i PORTADA
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Campus Arturo Ruiz Mora
Santo Domingo
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
CARRERA DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
Tesis previa a la obtención del Título de:
LICENCIADA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO APLICADO A LA EMPRESA COVENTA CIA. LTDA. SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 2010.
Estudiante: IVETH KATERINE JÁCOME FREIRE
Director de Tesis ING. BOLÍVAR CEVALLOS
ii
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO APLICADO A LA EMPRESA COVENTA CIA. LTDA. SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 2010.
Ing. Bolívar Cevallos
DIRECTOR DE TESIS ___________________
APROBADO
Eco. Raúl Luna
PRESIDENTE DE TRIBUNAL ____________________
Dra. Clemencia Carrera
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ____________________
Ing. Patricio Pérez
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ____________________
iii Hoja de responsabilidad del autor
Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora
Iveth Katerine Jácome Freire Nombre: Iveth Katerine Jácome Freire
Institución: Universidad Tecnológica Equinoccial Campus Arturo Ruiz Mora
Santo Domingo
Tema del Proyecto:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO APLICADO A LA EMPRESA COVENTA CIA. LTDA. SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 2010.
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Campus Arturo Ruíz MoraSanto Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Master
Katiusca Rosero
DIRECTORA ACADÉMICA UTE – Santo domingo
Presente.-
Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigativo realizado por la señora: IVETH KATERINE JÁCOME FREIRE, cuyo tema es: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO APLICADO A LA EMPRESA COVENTA CIA. LTDA. SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 2010”, ha sido elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes por lo cual autorizo su respectiva presentación.
Particular que informo para los fines pertinentes.
Santo Domingo……de………..del 2011.
Atentamente,
v
DEDICATORIA
La presencia de las personas más importantes en mi vida, han sido el motor que han fortalecido los momentos que necesitaba para seguir en la lucha por conseguir las metas diarias en mi vida. Gracias a mi madre por ser el modelo de sabiduría, entrega y sacrificio que me ha enseñado a cumplir con las responsabilidades emprendidas, a ella y mis hijos les dedico este trabajo que da el cierre a mi carrera universitaria, para seguir en la competencia diaria.
vi
AGRADECIMIENTO
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TABLA DE CONTENIDO
Portada ...i
Hoja De Sustentación Y Aprobación De Los Integrantes Del Tribunal ... ii
Hoja De Responsabilidad Del Autor ... iii
Informe De Aprobación Del Director De Tesis ... iv
Dedicatoria ... v
Agradecimiento ... vi
Tabla De Contenido ...vii
Índice ...vii
Índice de Cuadros ...xii
Índice de Gráficos ... xiii
Índice de Anexos ... xiv
Resumen Ejecutivo ... xv
ÍNDICE CAPITULO I INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes ... 1
1.2 Planteamiento del problema ... 2
1.2.1 Diagnóstico ... 2
1.2.2 Pronóstico ... 3
1.2.3 Control del Pronóstico... 3
1.2.4 Sistematización ... 3
1.2.5 Tema ... 4
1.3 Objetivos ... 4
1.3.1 Objetivo General ... 4
1.3.2 Objetivos Específicos ... 4
1.4 Justificación ... 4
1.4.1 Impacto Metodológico ... 5
viii
1.4.2 Impacto Práctico ... 5
+1.4.3 Viabilidad de la Propuesta ... 6
1.5 Idea a defender ... 6
1.6 Variables e Indicadores ... 6
1.6.1 Variable Independiente ... 6
1.6.2 Variable Dependiente ... 7
1.6.3 Indicadores ... 7
1.7 Marco Metodológico ... 7
1.7.1 Unidad de análisis o estudio ... 7
1.7.2 Población y Muestra... 7
1.8 Fuentes y Técnicas de Investigación ... 8
1.8.1 Fuentes Primarias ... 8
1.8.2 Fuentes Secundarias ... 9
1.9 Análisis de datos ... 9
1.10 Tabulación de datos ... 9
CAPÍTULO II MARCO DE REFERENCIA 2.1 Marco Teórico ... 10
2.1.1 La Administración ...10
2.1.2 Importancia de la Administración ...11
2.2 El proceso Administrativo ...12
2.2.1 Planificación ...12
2.2.1.1Planificación estratégica ...13
2.2.1.2Análisis FODA ...14
2.2.2 Organización ...15
2.2.2.1Recursos Humanos ...16
2.2.2.2Organigrama ...17
2.2.3 Dirección ...17
2.2.4 Control ...18
2.2.4.1Control Interno ...18
ix
2.2.4.3Elementos de control ...19
2.2.4.4Políticas de una empresa ...22
2.2.4.4.1 Política de Ventas ...22
2.2.4.4.2 Política Financiera ...22
2.2.4.4.3 Política de Compras ...22
2.2.4.4.4 Política de Personal ...23
2.2.4.5Manual ...23
2.2.4.5.1 Objetivos de los manuales. ...23
2.2.4.5.2 Tipos de manuales ...24
2.2.4.5.3Por su contenido: ...24
2.2.4.6Flujo grama ...27
2.2.4.6.1 Características de los diagramas de Flujo. ...28
CAPÍTULO III SITUACIÓN ACTUAL DE COVENTA CIA. LTDA 3.1 Antecedentes ... 29
3.2 Ubicación Geográfica ... 30
3.3 Metodología ... 30
3.3.1 Diseño de la Investigación ...30
3.3.2 Tipo y Nivel de la Investigación ...31
3.3.3 Método de la Investigación ...31
3.4 Análisis FODA ...31
3.5 Análisis de Situación actual de COVENTA CÍA. LTDA. ...33
3.6 Organización Estructural ...35
3.6.1 Estructura Administrativa Actual ...35
3.6.2 Organigrama Estructural ...35
3.6.2.1Funciones ...35
3.7 Proceso Operativo de la Empresa ...38
3.7.1 Compras ...38
x
3.7.3 Inventario por Vendedor ...39
3.7.4 Venta de Libros ...40
3.7.5 Cobranza ...40
3.8 Aplicación de Técnicas de Investigación ...41
3.9 Resumen de las Encuestas ...55
CAPÍTULO IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO APLICADO A LA EMPRESA COVENTA CIA. LTDA. 4.1 Introducción ... 57
4.2 Misión ... 58
4.3 Visión ... 58
4.4 Objetivos ... 58
4.5 Valores corporativos ... 58
4.6 Políticas ... 59
4.6.1 Políticas Generales de la Empresa ...59
4.6.2 Políticas de Ventas ...59
4.7 Estrategias ...60
4.7.1 Estrategias Administrativas ...61
4.7.2 Estrategias de Control ...64
4.8 Organigrama Estructural propuesto ...66
4.9 Organigrama Funcional propuesto ...67
4.9.1 Manual de funciones ...67
4.9.2 Esquema del Manual de Funciones...68
4.10 Manual de Procedimientos Administrativos. ...73
4.10.1 Objetivo General. ...73
4.10.2 Objetivos Específicos. ...74
4.10.3 Elaboración del Manual ...74
4.10.3.1 Simbología...74
xi
4.10.4.1 Simbología...75
4.11 Control Interno ...94
4.11.1 Control Interno sobre transacciones de Ventas a Crédito. ...94
4.11.2 Control Interno sobre Ciclo de Egresos y Gastos Transacciones de Compra y desembolso de Efectivo. ...94
4.11.3 Controles Físicos y Verificación del Inventario. ...95
4.11.4 Control Interno sobre las Transacciones de Nóminas. ...96
4.11.5 Control Interno del Sistema de Software. ...96
4.12 Gastos de Aplicación...96
CAPÍTULO V 5.1 CONCLUSIONES ... 98
5.2 RECOMENDACIONES ... 100
BIBLIOGRAFÍA ... 100
xii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1:Tabulación de la primera pregunta de la encuesta a empleados ... 47
Cuadro Nº 2:Tabulación de la segunda pregunta de la encuesta a empleados ... 48
Cuadro Nº 3:Tabulación de la tercera pregunta de la encuesta a empleados ... 49
Cuadro Nº 4:Tabulación de la cuarta pregunta de la encuesta a empleados ... 50
Cuadro Nº 5:Tabulación de la quinta pregunta de la encuesta a empleados ... 51
Cuadro Nº 6:Tabulación de la sexta pregunta de la encuesta a empleados ... 53
Cuadro Nº 7:Tabulación de la séptima pregunta de la encuesta a empleados ... 54
Cuadro Nº 8:Presupuesto, cuadros de Misión, Visión, trípticos ... 61
Cuadro Nº 9:Presupuesto Cultura Organizacional ... 62
Cuadro Nº 10:Presupuesto curso de Liderazgo ... 62
Cuadro Nº 11:Presupuesto Seminario de NIIF ... 63
Cuadro Nº 12:Presupuesto Seminario Atención al Cliente ... 63
Cuadro Nº 13Presupuesto Adecuación Oficina ... 64
Cuadro Nº 14:Presupuesto paquete de software ... 65
Cuadro Nº 15:Organigrama estructural propuesto ... 66
Cuadro Nº 16:Simbología del Manual de Prodcedimientos ... 74
Cuadro Nº 17:Simbología del Flujograma ... 75
Cuadro Nº 18:Abreviaturas del Flujograma ... 76
xiii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico Nº 1:Elaboración de un Plan Estratégico ... 13
Gráfico Nº 2:Análisis FODA ... 15
Gráfico Nº 3:Ubicación Geográfica de Coventa Cía Ltda. ... 30
Gráfico Nº 4:Organigrama estructural de la empresa ... 35
Gráfico Nº 5:Tabulción de la primera pregunta de la encuesta a empleados ... 47
Gráfico Nº 6:Tabulación de la segunda pregunta de la encuesta a empleados ... 48
Gráfico Nº 7:Tabulación de la tercera pregunta de la encuesta a empleados ... 49
Gráfico Nº 8:Tabulación de la cuarta pregunta de la encuesta a empleados ... 50
Gráfico Nº 9:Tabulación de la quinta pregunta de la encuesta a empleados ... 52
Gráfico Nº 10:Tabulación de la sexta pregunta de la encuesta a empleados ... 53
Gráfico Nº 11:Tabulación de la séptima pregunta de la encuesta a empleados ... 54
Gráfico Nº 12:Flujograma del proceso de compras de Mercadería ... 77
Gráfico Nº 13:Flujograma del proceso de Venta de libros ... 80
Gráfico Nº 14:Flujograma de proceso de cobranza ... 83
Gráfico Nº 15:Flujograma del proceso de Inventario de Mercadería ... 84
Gráfico Nº 16:Flujograma del proceso de Ejercicio Contable ... 87
Gráfico Nº 17:Flujograma del proceso de Devolución de Mercadería ... 89
Gráfico Nº 18:Flujograma del proceso de Cierre de ventas diario ... 91
xiv
ÍNDICE DE ANEXOS
ANEXO 1: Hoja de registro de inventario de mercadería ... 105
ANEXO 2:Formato de Contrato para venta de libros ... 106
ANEXO 3:Formato de Recibo de cobranza ... 107
ANEXO 4:Hoja de informe de cobranza ... 108
ANEXO 5:Formato de entrevista al Gerente de Coventa ... 108
ANEXO 6:Formato de entrevista a experto en Administración ... 109
ANEXO 7:Formato de entrevista dirigida a Ingeniero en Sistemas ... 110
ANEXO 8:Formato de encuesta dirigida a empleados de Coventa Cía.Ltda ... 111
ANEXO 9:Cotización de Curso de Liderazgo empresarial ... 113
ANEXO 10:Cotización Seminario de NIIF ... 114
ANEXO 11:Cotización Seminario de Atención al Cliente... 115
ANEXO 12:Cotización de adecuación de Oficina ... 117
ANEXO 13:Cotización de Sistema de Software ... 118
xv
RESUMEN EJECUTIVO
La presente tesis consiste en el desarrollo de un Manual de Procedimientos y Control Interno aplicado a la empresa Coventa Cía. Ltda. El objetivo principal es entregar a la empresa una herramienta para trabajar eficazmente y con calidad, debido a que Coventa ha venido laborando de una forma empírica, lo que ha hecho que el personal que labora en la empresa no tenga claras las actividades y la secuencia ordenada que hay que seguir para cumplirlas; lo que hace necesario que esta trabaje bajo un sistema de procesos que le permita incrementar al máximo su eficiencia competitividad, para lograr que se desarrolle la iniciativa, creatividad y responsabilidad de cada uno de los empleados.
Para lograr lo anteriormente descrito, se recopilo información tanto a nivel primario como secundario clasificándola en los siguientes capítulos:
En el capítulo I se describe el problema de investigación realizando una breve descripción del tema de estudio, los objetivos, metodología utilizada y la Justificación para implementar el Manual de Procedimientos Administrativos y Control Interno en la empresa.
En el capítulo II detallan todas aquellas teorías y conceptos, que sirven de guía para desarrollar el manual
xvi
En el capítulo IV se desarrolla la propuesta del Manual de Funciones, de Procedimientos con sus respectivos diagramas de Flujo para un mejor entendimiento, y de los Controles a aplicarse, estrategias que ayudaran a el normal desarrollo de las actividades y que además facilitaran el cumplimiento de los objetivos de la empresa en cuanto a laborar eficazmente aprovechando al máximo el recurso económico y humano con que se cuenta.
1 CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1 ANTECEDENTES
Coventa Cía. Ltda.es una empresa dedicada a la distribución y venta de libros de carácter científico, técnico, didáctico, cultural, entretenimiento, es decir una gran variedad de temas, dirigidos a un mercado que abarca todas las edades; la venta se realiza con vendedores puerta a puerta; asentada en la ciudad de Santo Domingo de los Tsachilas desde 1989, cuenta con un personal de 4 personas en el área Administrativa, 20 vendedores y 2 cobradores.
Cuando un negocio comienza, usualmente es pequeño y las pocas personas que colaboran en él se conocen entre sí, quienes allí empiezan a laborar se encuentran muy motivados por la cercanía de sus relaciones y la convicción de que el éxito depende de los esfuerzos de cada uno, de lo que hagamos en el trabajo diario. Por lo demás, las retribuciones de una empresa pequeña y nueva requieren de esfuerzos grandes a saber, procesos, políticas y métodos son informales en ella.
La empresa ha sido manejada en forma empírica y muestra carencias de avance en la organización, pues no se ha definido un proceso administrativo claro acorde a las necesidades de la empresa.
2 1.2 Planteamiento del problema
La empresa al ser maneja de forma empírica presenta una serie de deficiencias, puesto que no está organizada y no posee un control adecuado de sus operaciones.
1.2.1 Diagnóstico
Actualmente en la empresa el Control de Gestión administrativa no está diseñado para ayudar a la toma de decisiones, ni a coordinar las acciones, pues no dispone de una organización estructural y funcional, esto lo refleja al momento que el personal administrativo no tiene una tarea específica, provocando cruce de funciones.
Es necesaria la programación operacional, tomando como ejemplo el inventario de mercadería, no se lo realiza de manera clara y precisa al no disponer de la documentación y formatos idóneos requeridos para este proceso más bien se lo lleva en forma desordenada, provocando pérdida de la mercadería. Situaciones como esta no permiten estimular el resultado de la actividad que se aspira que realice cada área. Por tanto Coventa Cía. Ltda., no ha logrado establecer un Control Interno administrativo con un enfoque estratégico, que sea capaz de medir el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos, teniendo en cuenta que la evaluación del mismo define fortalezas y debilidades, dando una razonable seguridad de que las operaciones se realizan en términos de economía, eficiencia y eficacia.
3 1.2.2 Pronóstico
De continuar esta situación no se podrá lograr la eficiencia y eficacia para alcanzar las metas de la organización, con el riesgo de perder clientes y no obtener la rentabilidad que se planteó como parte del objetivo al crear esta organización.
1.2.3 Control del Pronóstico
Si tomamos en cuenta que al realizar el cambio estructural y de procedimientos mejora las funciones específicas de cada colaborador, de esta manera tendrán responsabilidad directa sobre sus actividades, y el trabajo será realizado eficazmente, orientando a la organización hacia sus objetivos.
Realizando este Manual de Procedimientos estaremos encaminando a Coventa Cía. Ltda. a lograr la eficiencia administrativa y adaptarnos al sistema comercial en Santo Domingo de los Tsáchilas y demás lugares donde opera la empresa.
1.2.4 Sistematización
¿Qué teorías permitirán establecer el Manual de procedimientos y control interno Administrativo?
4 1.2.5 Tema
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO APLICADO A LA EMPRESA “COVENTA CÍA. LTDA.” EN SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS, 2010.
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo General
• Elaborar un manual de procedimiento y control interno Administrativo; mediante la esquematización de procesos para lograr el mejor rendimiento de la empresa Coventa Cía. Ltda.
1.3.2 Objetivos Específicos
• Evaluar la situación de la empresa mediante un análisis FODA.
• Diseñar la estructura organizacional de la empresa.
• Determinar la programación operacional aplicable a la empresa.
1.4 Justificación
5
precisará de la ayuda del manual respectivo como fuente de información para poder llevar a cabo de manera ordenada las funciones administrativas.
Se hace necesario que Coventa cía. Ltda. Cuente con un instrumento que sirva de apoyo para la comprensión e interpretación del proceso administrativo, que ayude a determinar un sistema de control. Por esta razón, la administración está buscando la manera de ser más efectiva y dinámica, creando técnicas de especialización en las distintas áreas y moldeando en el tiempo líneas de tendencia que le demuestren lo eficiente que han sido en el cumplimiento de sus objetivos y que les permita la orientación del trabajador en las diferentes funciones que estos desempeñan; documentando el trabajo realizado por el personal de cada departamento.
Cabe destacar que el propósito de este trabajo es la creación de un manual de procedimientos administrativos y Control interno administrativo, el cual le servirá de esquema práctico para que las personas que hagan uso del mismo, puedan mejorar y perfeccionar cada vez más las funciones que allí desempeñan y que la presentación del trabajo que estás realicen sea el más adecuado, lograr así los objetivos y metas fijadas por la administración.
1.4.1 Impacto Metodológico
Esta investigación está fundamentada en principios teóricos comprendidos dentro de la gestión administrativa debido a que para ser competitivos y asegurar la permanencia en el mercado hay que innovarse y hacer los correctivos necesarios.
1.4.2 Impacto Práctico
6
que las políticas establecidas en un inicio se apliquen, a través de un adecuado sistema de control.
Por esta razón al realizar este manual de procedimientos en la empresa Coventa, ayudará a tener un mayor y mejor control en el proceso operativo, optimizando recursos y aumentando la cadena de valor a cada una de las actividades para brindar un servicio de calidad, y de esta manera se podrán eliminar actividades innecesarias, reduciéndose costos en las actividades.
1.4.3 Viabilidad de la Propuesta
El tema propuesto es posible llevarlo a cabo, ya que se cuenta con información y recurso humano dispuesto a colaborar, para el cumplimiento de los objetivos y realizando paso a paso las actividades que se planteen para la ejecución de este manual. Además el proceso investigativo del tema desarrollado se fundamenta en revisiones en material bibliográfico, Internet, entrevistas y consultas a expertos.
1.5 Idea a defender
La aplicación del Manual de Procedimientos y control Interno dentro de la empresa Coventa Cía. Ltda., permitirá obtener mayor rendimiento en las operaciones que realizan logrando eficiencia y eficacia.
1.6 Variables e Indicadores
1.6.1 Variable Independiente
7 1.6.2 Variable Dependiente
• Proceso Organizacional
• Programación operacional
• Sistema de control operacional
1.6.3 Indicadores
• Estructura organizacional
• Eficiencia en los procesos operacionales
• Amplitud del sistema de control
• Situación Financiera
1.7 Marco Metodológico
1.7.1 Unidad de análisis o estudio
La investigación para el Manual de Procedimientos y Control se realizará en la empresa “Coventa Cía. Ltda.” dedicada a la distribución de libros de carácter científico, técnico, cultural, desarrollo psicomotriz, entretenimiento;
1.7.2 Población y Muestra
8
Para el cálculo de la muestra se utilizó la siguiente fórmula:
n = 24 entrevistas
En donde:
N = Tamaño de la Población (26) n = Tamaño de la muestra
Z = Nivel de confianza dado (95% en donde Z = 1.96) E = Margen de Error de estimación (5%)
p= Probabilidad de éxito (50%) q= Probabilidad de fracaso (50%)
Por el tamaño de la población se tomará en cuenta al total de empleados (26) para realizar las entrevistas.
1.8 Fuentes y Técnicas de Investigación
1.8.1 Fuentes Primarias
• Entrevistas y Encuestas.- se aplica encuestas a los que integran la organización y a los clientes, para conocer cuál es su percepción acerca de la misma.
• Consultas a expertos.- se realiza consultas a las personas que tengan conocimiento acerca del tema objeto de investigación.
9
• Revisión de Archivos y documentos.- Se analiza información de los archivos y documentos existentes.
1.8.2 Fuentes Secundarias
• Bibliográficas.- Se revisarán libros, diccionarios, folletos, revistas, etc. es decir todos los documentos bibliográficos posibles.
• Internet.- Se realiza las respectivas consultas, cuando no encuentra en libros.
1.9 Análisis de datos
Para el análisis de datos, se recolecta y procesa las encuestas y entrevistas aplicadas, además los informes sobre la observación realizada, para posteriormente proceder a la tabulación y obtener resultados aplicando este sistema, mediante métodos estadísticos.
1.10 Tabulación de datos
10 CAPÍTULO II
2 MARCO DE REFERENCIA
2.1 Marco Teórico
2.1.1 La Administración
Es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal, dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual la persona se pueda desempeñar entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr así fines determinados.
La estructura y procedimiento administrativo es parte fundamental en la empresa se puede decir que de ella depende que estén bien encaminados los recursos con que cuenta para cumplir los objetivos trazados por lo que me apoyare en la teoría de la Administración.
“El termino Administración se refiere al proceso de coordinar e integrar actividades
de trabajo para que estas se lleven a cabo en forma eficiente y eficaz con otras
personas y por medio de ellas”. 1
Koontz y O’Donnell nos da la siguiente definición: “La dirección de un organismo
social y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a
sus integrantes”.
1
11
Dentro de una Empresa la administración consiste en organizar recursos humanos y económicos para producir bienes y servicios que solicitan los clientes con el fin de que se alcancen los objetivos de la organización.
La administración puede verse también como un proceso. “Según Fayol dicho proceso
está compuesto por funciones básicas: planificación, organización, dirección,
coordinación y control, estos no son independientes, sino que están totalmente
interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su
estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución(o tal vez
en forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la
planificación o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho
alejamiento. Finalmente del control realizado puede surgir una corrección en la
planificación lo que realimenta el proceso”2
Según el concepto de Fayol los procesos de la administración no pueden realizarse separadamente, ya que cada uno de ellos es el seguimiento del otro, si no se cumple esta sistematización no se puede hablar de una administración, la acción en un área afecta al resto de la organización.
2.1.2 Importancia de la Administración
La Administración tiene importancia porque por medio de ella nos permite utilizar en forma correcta y racional todos los recursos de la empresa sea esta pública, privada, industrial de comercio o de servicios para de esta forma llegar a cumplir los objetivos de la organización.
2
12
No sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor ubicación, si todo lo anterior no va acompañado del elemento humano necesario para dirigir las actividades.
2.2 El proceso Administrativo
Esta función es la más elemental de las funciones administrativas. Implica la
selección de misiones y objetivos, así como las acciones para alcanzarlos; requiere
toma de decisiones, es decir, la elección entre cursos de acción futuros y
alternativos”.3
El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, las mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Es la interacción de la Planificación, Organización, Dirección y Control.
2.2.1 Planificación
“Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y
acciones, y que basen sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades”4
Supone analizar y estudiar los objetivos propuestos así como la forma en la que vamos a conseguirlos. Planificar es una herramienta de acción para decidir que vamos hacer y
3
Elementos de Administración, Enfoque Internacional, sexta Edición (2002), Mac Graw Hill, Harold Koontz Heinz Weirich, Capítulo 4, pág.74
4
13
porque, supone crear un plan. Crear un plan tiene muchos beneficios pero sobre todo clarifica muchas dudas acerca del trabajo a realizar
2.2.1.1 Planificación estratégica
La Planificación Estratégica es un proceso a través del cual se desarrollan e implementan planes para alcanzar los propósitos y objetivos trazados por la alta dirección en un ámbito de negocios mediante la creación de estrategias financieras, de recursos humanos, de tecnologías de la información y de marketing entre otras.
El siguiente gráfico explica de una forma más detallada este concepto.
Gráfico Nº 1
Fuente: Investigación de campo
14 2.2.1.2 Análisis FODA
FODA, es la sigla usada para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
- Las Fortalezas son aquellas características de la empresa que la diferencian en forma positiva al compararse con otras y en consecuencia potencian las posibilidades de crecimiento y desarrollo.
- Las Debilidades son sus falencias, los aspectos en los cuales será necesario actuar rápidamente para no quedar en situación crítica. Una de sus consecuencias puede ser la pérdida de participación en el mercado. Debemos tener en cuenta que las debilidades son la puerta de entrada de las amenazas.
- Las Oportunidades son las posibilidades que presenta el mercado, que solo podrán ser aprovechadas si la empresa cuenta con las fortalezas para ello.
15 Gráfico Nº 2 Tema: Análisis FODA
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: fannygch.blogspot.com
Entonces resulta necesario aprovechar las Oportunidades que presenta el mercado de trabajo para lo cual resulta vital potenciar las Fortalezas, y superarse para que las Debilidades (que es necesario convertir en fortalezas) no se conviertan en una Amenaza que impida la supervivencia de la empresa. De manera fundamental a través de la realización de nuevos negocios, actualización de la tecnología, la creación de una organización eficiente, y la capacitación de los Recursos Humanos.
2.2.2 Organización
“La teoría de la organización se apega a los métodos empleados por las ciencias
sociales y utiliza para las investigaciones, desde los estudios de casos, hasta los
experimentos de campo. Los niveles de análisis recorren la organización desde los
estratos más elevados, en donde se analizan las variables relacionadas con el medio
externo, la cultura, la tecnología y la estructura, hasta los puntos de decisión y de
conflictos internos, pasando por todas las etapas tradicionales del proceso
16
acepción de organizar, la asignación de personal, la dotación de recursos, la
dirección y el control”. 5
Las pequeñas empresas muchas veces caen en el error de dejar el desarrollo de sus actividades a la buena intención, dependiendo de sus directivos de la tradición y capacidades profesionales de cada uno de sus funcionarios o empleados se carece de una organización administrativa funcional y responsable que aseguran una correcta aplicación de los recursos disponibles por lo que esta investigación se basa primordialmente en la teoría organizacional, tomando en cuenta el marco en que se desenvuelva la empresa su organización y estructura, organización y productividad.
Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir.
2.2.2.1 Recursos Humanos
Recursos humanos es “La caracterización más amplia del factor trabajo, para un
tratamiento complejo de su mejor aprovechamiento por medio de las técnicas
laborales de management y de responsabilidad” 6
“Conjunto de personas que prestan su trabajo en una empresa por extensión,
conjunto de prácticas encaminadas al reclutamiento, formación y reciclaje de los
trabajadores de la misma”7
5
http://www.excelencia.uat.edu.mx/.../paradigmas
6
Diccionario de Economía y Finanzas, Alianza editorial, pag.449
7
17
Como apreciamos en los conceptos de Recursos Humanos, estos ligados íntimamente con relación a la superación del trabajador dentro de la organización desarrollando un plan estratégico integrado con todas las disciplinas de negocios.
Generalmente los gerentes tienden a dedicar más tiempo a la administración de los activos fijos de la empresa que a la administración de los recursos humanos, la razón es simple eso es más fácil. Un activo fijo no le responde, las personas si lo hacen.
Hasta hace poco, la productividad de los recursos humanos no era importante. Ahora es un tema de actualidad.
2.2.2.2 Organigrama
El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación.
2.2.3 Dirección
“Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo
planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones.
Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado”8
Es la aplicación de los conocimientos en la toma de decisiones; para la discusión de este papel se debe saber cómo es el comportamiento de la gente, como individuo y como grupo. Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales para alcanzar los objetivos de una organización.
8
18 2.2.4 Control
“El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades
reales se ajusten a las actividades proyectadas. De hecho, el control está mucho más
generalizado que la planificación. El control sirve a los gerentes para monitorear la
eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. Una parte
esencial del proceso de control consiste en tomar medidas correctivas que se
requieren”.9
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.
2.2.4.1 Control Interno
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración.
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19 2.2.4.2 Control Interno Administrativo
Se refiere básicamente a las actividades que tiene la empresa que no se consideran financieras. Comprenden todos los métodos y procedimientos relacionados principalmente con la eficiencia operacional y la adherencia a las políticas de la empresa que no contienen aspectos financieros; por ejemplo elaborar informes de actividades de cada uno de los jefes de área, incluyen controles como análisis estadísticos, estudio y movimientos, programas para entrenamiento del personal y control de calidad. Este control básicamente se centra en la organización de los recursos humanos.
2.2.4.3 Elementos de control
1) Plan de la organización: Debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones (compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben costar por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar decisiones y además se debe velar por una adecuada separación de funciones.
2) Transacciones: Se deben realizar con el cumplimiento de las siguientes etapas:
Autorización
Aprobación
Ejecución
Registro
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1. Autorización de la venta por la gerencia, a aquellos clientes que cumplan ciertos requisitos.
2. El gerente de créditos aprueba la venta por un determinado monto.
3. Se ejecuta la transacción y se confecciona la factura y se entrega la mercadería al cliente.
4. Se registra la venta en el departamento de Contabilidad
3) Separación de funciones contables y custodia de los activos crea un fuerte control interno.
4) Separación de responsabilidades para funciones afines.
Por ejemplo en la venta de mercadería se da las siguientes funciones afines sobre las cuales se debe efectuar una separación de funciones:
Entrega de mercadería
Registro de Cuentas por Cobrar
Recaudación de la deuda
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6) La rotación de empleados, fortalece el control interno ya que cuando las personas saben que otro trabajador va a tomar sus funciones, manejaran los registros con mayor cuidado ciñéndose a los procedimientos establecidos. Exigir a los empleados a hacer uso de sus vacaciones y que otra persona continué con las funciones asignadas.
7) Documentación Pre numerada para órdenes de compra, facturas de venta, cheques, comprobantes de Ingreso, Egreso y Traspaso
8) Personal competente. El mejor sistema de control interno no funcionará si el personal no tiene el suficiente nivel de competencia.
9) Pronósticos Financieros. Si la empresa ha fijado metas para sus áreas estas pueden compararse mes a mes con lo real e identificar e investigarse de inmediato si existe alguna divergencia.
10)Auditoría Interna. El auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la eficiencia de las operaciones de cada departamento.
CONSIDERACIONES
1. El control interno debe revisarse continuamente. (actualización)
2. Limitación del control interno. Dos o más empleados que trabajen coludidos pueden burlar el sistema.
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4. El control interno no se debe plantear solo en términos de prevención de fraudes sino como un medio para aumentar la eficiencia operacional.
5. Al establecer el control interno no se debe perder de vista el costo los que no deben ser mayores que los beneficios
2.2.4.4 Políticas de una empresa
“Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales
a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez
dentro de una organización”.
2.2.4.4.1 Política de Ventas
Una empresa, de cualquier índole, tiene como finalidad colocar sus productos en un volumen suficiente en el mercado. La política de ventas debe, consecuentemente planearse sobre una base cierta de consumo.
2.2.4.4.2 Política Financiera
El aspecto Financiero constituye en una empresa la parte medular, por cuanto se ocupa de administrar el patrimonio de ésta y debe procurar disponer a tiempo los medios económicos suficientes y más convenientes para la producción y distribución de los artículos.
2.2.4.4.3 Política de Compras
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Desde luego la calidad se refiere a la clase de artículos que se desean, la cantidad de las compras se determina, ya sea de manera directa o indirecta, a partir de las necesidades que señala el departamento de producción o de ventas según la actividad de la empresa.
2.2.4.4.4 Política de Personal
La actividad relacionada con la política de personal implica las siguientes tareas:
- Apreciación de los valores relativos a los puestos.
- Determinación de los niveles de sueldos y jornales que prevalecen en el medio externo.
- Condiciones de contratación. - Condiciones de ocupación
- Remuneración de trabajos destacados. - Ayudas económicas.
- Instalaciones de carácter Social. - Posición frente a los sindicatos
2.2.4.5 Manual
Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.
2.2.4.5.1 Objetivos de los manuales.
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• Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos).
• Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos).
• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos)
• Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica).
• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).
• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales (manuales administrativos).
2.2.4.5.2 Tipos de manuales
2.2.4.5.3 Por su contenido:
2.2.4.5.3.1 Manual de Organización
El manual de organización describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.
2.2.4.5.3.2 Manual de Políticas
25 2.2.4.5.3.3 Manual del especialista
El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
2.2.4.5.3.4 Manual del empleado
El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc.
2.2.4.5.3.5 Manual de Procedimientos
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución
26 • Información relativa a su institucionalidad
• Nombre del manual, que consiste en dotarle de una personalización al documento con el cual se le identifica en la empresa
• Objetivo, señala o indica el propósito o fin que pretendemos lograr con este instrumento administrativo
• Alcance o ámbito de gestión que nos permite determinar el radio de acción del mismo.
• Procedimiento, nos detalla en forma secuencial y pormenorizada todo el proceso, cada capítulo, sección, acción o normativa, deberá identificarse con un número de literal o artículo numérico en forma secuencial.
2.2.4.5.3.6 Manual de funciones
Un manual de funciones o manual de organización comprende las funciones o responsabilidades de cada área de la empresa, por ejemplo gerencia, producción, ventas, etc., describiendo como se intervienen en el funcionamiento general de la empresa, contiene la visión, misión, los objetivos, metas y la descripción de cada área así como sus responsabilidades.
2.2.4.5.3.7 Manual de Normas Administrativas
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refiere específicamente a las normas que delimitan el comportamiento y la convivencia de los empleados de la compañía
2.2.4.5.3.8 Manual de Propósito múltiple
El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.
Por su función específica:
- Manual de producción. - Manual de compras. - Manual de ventas. - Manual de finanzas. - Manual de contabilidad. - Manual de crédito y cobranza. - Manual de personal.
- Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones.)
2.2.4.6 Flujo grama
Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones movimientos o relaciones de todo tipo por medio de símbolos. Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica.
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producir resultado. Permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción.
2.2.4.6.1 Características de los diagramas de Flujo.
Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su compresión y asimilación por tanto dejan de ser prácticos.
De forma visible a un sistema o proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
29 CAPÍTULO III
3 SITUACIÓN ACTUAL DE COVENTA CÍA. LTDA.
3.1 Antecedentes
En el año 1989 muchas empresas comienzan a realizar una cobertura total en el campo de la orientación y formación de la Autoeducación de nuestros semejantes y dadas las circunstancias nos proponemos formar una comercializadora de servicio a la cultura en Sto. Domingos de los Colorados en ese entonces se llamaba así hoy Santo Domingo de los Tsáchilas.
Cobranzas, Contabilidad y Ventas con su significado en su respectiva sigla COVENTA, lanzada al mercado en convenio con Editorial Ecualibro S.A. representantes para el Ecuador del grupo Editorial Océano de Barcelona- España, Editorial Grijalvo concesionario de México en Ecuador, Interamericana y Panamericana representada por Litesa S.A. desde U.S.A. en Ecuador, libros de carácter Técnico Científico .
Si tomamos en cuenta la gran apertura de servicios a la colectividad sin miramientos de tipo de clases sociales, hemos llegado a un sinnúmero de clientes, para la superación y el conocimiento de nuestros amables lectores, nuestro lema es el servicio. Del mismo modo que los negocios evolucionan, es típico que cada organización experimenta una forma de desarrollo desde su constitución y a través de su crecimiento y madurez.
30 3.2 Ubicación Geográfica
Coventa Cía. Ltda. se encuentra en Santo Domingo de los Tsachilas, está ubicada en el centro de la ciudad en las calles Galápagos 406 y Cuenca, Oficina:310.
Gráfico Nº 3
Tema: Ubicación de Coventa Cía. Ltda.
Fuente: Coventa Cía. Ltda.
Elaborado por: Katerine Jácome
3.3 Metodología
3.3.1 Diseño de la Investigación
Para realizar esta investigación se hizo necesario poner en práctica herramientas emanadas en la investigación de campo, con apoyo en la investigación documental, con
Ofic.310
Calle cuenca C
a
l
l
e
G
a
l
á
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observación directa y la entrevista con el personal que labora en los diferentes departamentos.
3.3.2 Tipo y Nivel de la Investigación
Explorativa: Porque se va a establecer el diagnóstico de la situación actual de la empresa “Coventa Cía. Ltda.”
Descriptiva: Este tipo de investigación nos permite realizar una descripción en forma detallada y ordenada del objeto de estudio, en este caso conocer todo sobre la empresa.
3.3.3 Método de la Investigación
Analítico: Este permite realizar una revisión de la situación del objeto de la investigación, para la obtención de información precisa y necesaria que coopere con la investigación y la búsqueda de soluciones.
Inductivo: La investigación partió de hechos particulares hasta llegar a conclusiones generales.
Estadístico: aplicando porcentajes, graficas
3.4 Análisis FODA
FORTALEZAS:
o Diversidad de Títulos de Obras o Facilidades de pago
32 o Precio competitivo
o Personal de ventas con amplia experiencia.
DEBILIDADES:
o No cuenta con una adecuada estructura organizativa o No hay políticas administrativas
o Alto porcentaje de Cartera Vencida 25%
o Falta de aplicación de tecnología (sistema contable computarizado)
o Pérdida de dinero para la empresa por la pérdida de mercadería debido a la falta de información respecto a las entradas y salidas de mercadería.
OPORTUNIDADES:
o Ubicación de la empresa en un lugar estratégico. o Posibilidad de expansión hacia los alrededores. o Diversidad de proveedores
o Aumento en el índice de la población profesionalizada y con entrenamiento especializado.
AMENAZAS:
o Altos costos de los libros o Crecimiento de la competencia o Consultas pedagógicas por Internet
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3.5 Análisis de Situación actual de COVENTA CÍA. LTDA.
La administración de la empresa Coventa Cía. Ltda., se maneja de forma empírica basado en la experiencia de su propietario, en esta empresa trabaja un número reducido de personal administrativo, el poder de mando está en una sola persona que es el dueño, director general, director de ventas, jefe de personal, jefe de financiamiento, abogado, etc. Al recargar todas estas tareas se hace difícil el conocimiento profundo de todas las ramas de dirección empresarial y el cumplimiento de los mismos trae contratiempos como el no poder ausentarse ya que no hay quien tome decisiones en su lugar. La planificación se limita a supuestos cálculos de los requerimientos para satisfacer la demanda de los clientes.
En cuanto a la organización no se lleva de acuerdo algún método establecido, para lograr la eficiencia en sus operaciones, el personal administrativo siempre está atareado en sus funciones delegadas haciéndose difícil para el dueño y gerente de la empresa delegar responsabilidades además no cuenta con un manual de funciones que establezca las labores que debe cumplir cada empleado.
No están establecidas las políticas de Venta o de Cobros, un ejemplo es que se calcula los promedios de estas en base a las asignaciones de cartera por sector y tan solo se cumple con un 75%, del restante no se tienen datos pues no han sido supervisados, pues el encargado de esta tarea de supervisión es el Gerente y no siempre puede hacerlo.
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Algo esencial son las compras se hacen de acuerdo a la experiencia del bodeguero basado en la demanda o pedidos que realizan los vendedores, o porque se terminó el stock de determinado libro, no existe un estudio real de todos los títulos y saber cuál es el más conveniente, ya que las ventas responden a muchas circunstancias como puede ser que el vendedor cree la necesidad o debido a la época escolar, según la especialización o sectores donde se va a ofrecer.
El control es el último aspecto tomado en cuenta dentro de esta empresa, no hay referentes de control de personal, de inventarios, y de cuentas por cobrar de las ventas a crédito. Un ejemplo es la responsabilidad que tiene el vendedor al momento de llevarse los libros se lo hace a consignación la cual es registrada en un cuaderno sin firma de responsabilidad provoca desinterés en el vendedor por el destino y conservación del buen estado del libro.
Se han dado casos en las que los vendedores se llevan los libros y no regresan lo que provoca pérdida para la empresa
Tomando en consideración aspectos de la estructura cuando el negocio ha alcanzado un tamaño mediano la organización y las barreras generan problemas de comunicación y de flujo de trabajo, el cambio se tornó entonces lento al igual que la obtención de resultados. Cada cambio se plantea con las mejores intenciones y así todos brindan beneficios verdaderos, no obstante al aplicarlas como elementos adicionales a la estructura del negocio, logran complicarlo posteriormente.
35 3.6 Organización Estructural
3.6.1 Estructura Administrativa Actual
La empresa Coventa Cía. Ltda., no cuenta con un organigrama estructural se trabaja de forma empírica, pero podemos establecer que se desarrolla de la siguiente manera:
3.6.2 Organigrama Estructural
Gráfico Nº 4
Tema: Organigrama Estructural de la empresa
Fuente: Investigación de campo.
Elaborado por: Katerine Jácome/2011
3.6.2.1 Funciones
Gerente General:
• Está a cargo del representante de la empresa y sus funciones son las siguientes: • Controla la función financiera y de ventas
36 • Hace las liquidaciones tributarias • Dirige las actividades de la empresa
• Supervisa el desenvolvimiento de las actividades de cada uno de los trabajadores de la empresa
• Supervisa la cobranza
• Hace los pedidos de mercadería.
Asistente:
• Recibe la cobranza
• Lleva un registro de Ingresos y egresos de las actividades diarias en la empresa. • Realiza los depósitos a las cuentas de los proveedores según indique el gerente. • Liquida las comisiones a los Vendedores y Cobradores.
• Recibe pedidos de las obras por parte de los vendedores • Realiza la asignación de tarjetas para los cobradores • Entrega viáticos a vendedores y cobradores
• A manera de inventario de mercadería (libros) lleva un registro en una hoja de control los libros consignados descargados con los contratos entregados por cada vendedor. Esto se lo hace a mano por cada uno de los vendedores.
Auxiliar Contable:
• Es la encargada del manejo de Kardex interno y recepción de documentos de vendedores.
• Actualiza los saldos en el kardex interno, registrando los pagos registrados en la recibera entregados por los cobradores o vendedores.
• Llena los kardex de los contratos nuevos.
37 • Realiza la asignación de tarjetas de Cobranza • Entrega las tarjetas de cobranza a los cobradores • Realiza listas de precios
• Archiva documentos
• Realiza informes de tarjetas que no son abonadas.
Vendedores:
Son los encargados en distribuir los títulos (libros) a todos los clientes en la modalidad de venta puerta a puerta reciben un sueldo básico más el 5% de comisión del total de las ventas realizadas en el mes sobre el precio de venta al público, además de esto realizan la cobranza de los créditos realizados fuera de la ciudad, de esta cobranza también ganan el 5% del valor total de la recaudación. Para registrar la venta utilizan contratos diseñados para la empresa.
Cobradores:
Están encargados de realizar la cobranza en los diferentes sectores de Santo Domingo, para esto utilizan las tarjetas de cobranza proporcionadas por la auxiliar contable, y recibos autorizados, para entregar la cobranza en la oficina llenan un informe de cobranza donde detallan la misma. Reciben el sueldo básico más una comisión del 5% del total recaudado.
Bodeguero:
38 3.7 Proceso Operativo de la Empresa
3.7.1 Compras
Se lo realiza en base a la experiencia y a la información proporcionada por el bodeguero, lo que falte en stock dentro de la bodega; los pedidos que hacen los vendedores y con una revisión de los contratos ingresados evalúa que libro tiene mayores ventas entonces el gerente reúne esta información y hace los pedidos; y no se lo realiza mediante control de inventarios, no se ejecuta un conteo de las existencias en consignación que aún no están vendidas. Existe desconocimiento de las funciones o actividades, ya que, la bodega no cuenta con un documento formal que le permita llevar la secuencia lógica de las actividades en cada uno de los pasos que conforman el procedimiento de entrada y salida de los libros.
Luego del proceso antes descrito el gerente hace la negociación y fija los plazos a pagarse la mercadería si se trata de crédito.
Sus relaciones comerciales con diferentes empresas asentadas en Quito y Guayaquil, las mismas que ofrecen una variada gama de Diccionarios, Enciclopedias, libros técnicos, libros de carácter científico, libros de investigación, entre ellas enumeramos las siguientes:
Culturesa Quito
Edarsi Quito
Edicersa Quito
Edidec Quito
Edisan Guayaquil
Edimecien Quito
Ineditec Guayaquil
Diseli Guayaquil
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Los pedidos se realizan por teléfono o mediante los agentes de comercializadores que envían algunas empresas, una vez que se hace el pedido, estos llegan en un promedio de 24 horas. El pago se lo realiza con cheques que se depositan en las cuentas bancarias correspondientes a cada proveedor, o en algunos casos los cheques son entregados a los cobradores que envía la empresa proveedora.
3.7.2 Inventario General
Una vez que llegan las obras el bodeguero comprueba que estén completas y las coloca en las perchas, luego pasa la factura a la asistente de gerencia para que pasen los datos en un archivo de Excel destinado para el control de las obras que ingresan cada mes el saldo exacto de los libros no se sabe porque no se descargan con los contratos, consignaciones y devoluciones, cuando se quiere saber si hay algún libro específicamente, se realiza el conteo físico.
3.7.3 Inventario por Vendedor
La consignación de libros, la realiza el bodeguero en un cuaderno dividido en partes para cada vendedor, estos datos se entregan a la asistente de gerencia para pasarlos en una hoja de control (anexo 1) sin registrar ninguna firma de responsabilidad de destino del libro por parte del vendedor, de la misma manera se procede en las devoluciones. Luego de tener este listado se descargan con los contratos que cada vendedor entrega, para saber el saldo de libros que tiene que revisarse hoja por hoja para ver qué obra no está vendida y sacar un listado de estas.
40 3.7.4 Venta de Libros
Este proceso comienza cuando el vendedor llega a la oficina entonces ya el ha planificado donde va a vender y que textos necesita, pide al bodeguero los libros en consignación, si hay en existencias el bodeguero le entrega y anota en el cuaderno destinado para consignaciones, luego la Asistente le entrega los viáticos, que consiste en los pasajes de ida y vuelta al lugar donde vaya más $2,00 para el almuerzo(por día de trabajo), sale de la oficina a las diferentes zonas del país en búsqueda de clientes recorre puerta a puerta hasta cerrar las ventas, los requisitos que debe tener el cliente son los especificados en el contrato (anexo 2) en el momento en que el vendedor le entrega el libro el cliente deberá cancelar el 25% de valor del libro como cuota inicial, además deberán firmar una letra de cambio que esta anexa al contrato por la diferencia o cantidad de crédito otorgada según la evaluación del vendedor.
Esta cuota inicial debe ser entregada por el vendedor en la oficina adjunto a los contratos.
Si es venta de Contado la empresa a establecido un descuento del 15 hasta un 20% según el libro, el vendedor recibe una comisión equivalente al 10% en estas ventas.
El plazo de crédito que se otorga al cliente va de acuerdo al valor del libro y está especificado en la lista de precios que se entrega a cada vendedor, y está comprendido entre 3 y 12 meses.
3.7.5 Cobranza
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Luego de la recaudación debe entregar el dinero en la oficina adjunto al informe de cobranza diseñado para el efecto. (Anexo 4)
Además los vendedores que hacen ventas fuera de la ciudad, los más antiguos realizan la cobranza de sus tarjetas aduciendo que no quieren perder sus clientes. Porque se han dado casos en que un cliente termina de pagar un crédito y el cobrador es quien le vuelve a vender otra obra sin informarle al vendedor pues no hay ninguna política que prohíba la venta de libros al cobrador.
3.8 Aplicación de Técnicas de Investigación
Para las entrevistas y cuestionarios que se aplicaron, se tomó en cuenta primeramente al gerente propietario con el objeto de conocer cuál es la perspectiva que él tiene de la empresa acerca de la situación actual de su empresa, además de conocer su opinión en la solución de problemas.
La segunda entrevista se realizó a un Administrador de empresas, con el fin de obtener un criterio asertivo acerca de lo que implica la organización y el Control dentro de una empresa.
La tercera entrevista se realizó a un Ingeniero en Sistemas, para conocer los beneficios que aportaría a la empresa el automatizar los procesos que en ella se realizan.
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A.- Entrevista dirigida al Sr. Gerente Propietario.
Se realizó una entrevista al Gerente propietario de la Empresa Coventa Cía. Ltda. (Anexo No 5)
Al realizar esta entrevista se obtuvo lo siguiente:
1.- ¿En qué año fundó la empresa Coventa Cía. Ltda.?
El fundó la empresa Coventa hace 22 años en la ciudad de Santo Domingo de los Tsachilas.
2.- ¿Qué nivel de instrucción tiene Usted?
Tiene instrucción Superior en Administración de empresas pero no concluyó sus estudios, empezó primeramente trabajando para una empresa originaria de Venezuela “Noguera” distribuidora de libros en el Ecuador asentada en Quito, donde se desempeñó como Recaudador, lugar en que inició su entrenamiento en este negocio.
3.- ¿Cuál es la razón por la que Coventa, permanece en el mercado?
Manifiesta que su estrategia para lograr una ventaja competitiva es la atención permanente, la innovación de títulos de obras hace que la relación comercial se amplíe, gracias a los proveedores con que cuenta y así conseguir beneficios mutuos para la empresa y el cliente.
4.- ¿Aplica en su empresa el proceso Administrativo?
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5.- ¿Están definidas las políticas, o normas para cada área dentro de la empresa?
Solo están delimitadas de acuerdo a su experiencia, el momento que alguien ingresa a trabajar en uno de los puestos administrativos el se encarga de decirle lo que tiene que hacer.
6.- ¿Aplica algún sistema Contable?
No cuenta con ningún sistema contable, lleva libro de ingresos y gastos, lo realiza en una hoja de Excel que realiza la Asistente Administrativa.
7.- ¿Considera que es necesario implementar un manual de funciones para el mejor rendimiento operacional en la empresa?
Manifiesta que si es importante porque le ayudaría a delimitar funciones y responsabilidades, además contar con un personal organizado. Pues en estos últimos años ha tenido muchos inconvenientes con el personal de ventas y los cobradores, por el tema de ventas.
8.- ¿Considera que es necesario implementar un Sistema de Control en la empresa?
Manifiesta que es importante porque no ha podido cuadrar efectivamente el inventario de libros. Además ha notado que la cobranza ha ido decreciendo, por lo que siempre tiene que estar saliendo a supervisar personalmente la situación de la cartera de clientes.
B.- Entrevista dirigida a Experto en Administración de Empresa.
Se realizó una entrevista a un Ingeniero Comercial (Anexo No 6)
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El término organización es vital dentro de la pequeña y mediana empresa porque es un determinante de los costos por ejemplo una empresa sin organización puede gastar tiempo y recursos que lo podrían utilizar en una mayor producción y cumplir aquel principio organizacional un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
2.- ¿Es necesario un esquema de relaciones organizativas en una pequeña o mediana empresa?
Claro que si porque debemos establecer funciones y responsabilidades asignadas a cada uno de los que conforman una empresa. Por ejemplo presupuestos de horas para la realización de un trabajo, plan de trabajo para una campaña de ventas, etc.
3.- ¿Cuáles son los puntos clave o estratégicos para organizar una empresa librera?
Establecer el tipo de libros a vender, mercados que vamos a atender, Sistemas y planes de créditos, y/o precios, capacitación y motivación del personal en general, supervisión integral constante
4.- ¿Dentro del plan organizativo como participa el recurso humano?
El Recurso Humano es de vital importancia ya que es una empresa de tipo comercial, donde la parte de atención y orientación hacia lo que el cliente necesita lo puede desarrollar mucho mejor el individuo o vendedor, además que si el personal esta a gusto se facilitan las labores y se puede llegar a los objetivos.
5.- ¿Qué importancia tiene el Control en la organización?