1. No han sido expuestos de manera clara la visión y Misión que tiene Coventa Cía. Ltda., aspecto fundamental para lograr los objetivos
2. Es necesario mejorar el proceso administrativo.
3. Es necesario llevar un adecuado registro de todas y cada una de las operaciones que conforman el proceso productivo de la empresa
4. Un alto porcentaje coincide en mejorar el ambiente laboral para esto debe estar bien estructuradas las funciones de cada puesto.
5. No existe un manual de funciones que establezca las responsabilidades de cada empleado, pues se lo hace solo verbalmente.
6. La comunicación en los niveles superiores y empleados es muy buena pero puede mejorar.
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7. Es necesario la implementación de seminarios, o capacitación al personal, para que se sienta motivado y orientado en lo referente a Relaciones Humanas y de funciones administrativas, y de atención al cliente.
8. Debido al Volumen de información que maneja la empresa se sugiere la implementación de u Sistema de Información computarizado.
57 CAPÍTULO IV
4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO APLICADO A LA EMPRESA COVENTA CIA. LTDA.
4.1 Introducción
Partiendo del análisis de la situación actual en que esta empresa se desenvuelve, es necesaria la elaboración de un Manual de Procedimientos y control Interno, que tiene el propósito de servir como un instrumento de apoyo en su funcionamiento, al conjuntar en forma sencilla, objetiva, ordenada, secuencial las operaciones en ella realizadas.
Constituye una fuente formal y permanente de información y orientación sobre la forma de ejecutar una actividad determinada, con apego a las normas y políticas que se establezcan con una visión integral del funcionamiento y operación de la empresa, que permita la optimización de tiempo y recurso.
Funciona como mecanismo de inducción y orientación para el personal, facilitando su incorporación a nuevos empleados, permite la interacción de las distintas unidades o coordinaciones a través del flujo de información (instrucciones) que tienen como objetivo el logro de determinadas actividades.
Logrando con ello, que el usuario sin necesidad de consultar a los niveles superiores disponga de la información que requiera para realizar determinada tarea.
Este Manual de Procedimientos tendrá que actualizarse en la medida que se presenten cambios en su contenido, o en la estructura de la empresa, debiendo ser revisado cada año.
58 4.2 Misión
Satisfacer las necesidades y exigencias de los clientes a través de la distribución de títulos de obras de excelente calidad refiriéndose tanto en su contenido como a su presentación, a precios competitivos, utilizando recursos humanos calificados, contribuyendo al enriquecimiento del conocimiento y la cultura en nuestro país”
4.3 Visión
“Lograr la supremacía comercial dentro de nuestro mercado editorial a través de la capacitación del personal desarrollando el más alto potencial de productividad y creatividad, que nos ayude a incrementar la cartera de clientes”
4.4 Objetivos
• Ingresar a cada hogar del país con obras de nuestro fondo editorial, que cumpla con las expectativas del cliente y de esta manera obtener beneficios mutuos, que permitan el desarrollo económico de la empresa.
• Contar con un Sistema de Ventas y Distribución que permita trabajar con eficiencia y eficacia en términos de atención al cliente, respuesta inmediata, compromiso y puntualidad.
• Desarrollar un sistema de control estableciendo funciones de cada puesto, que permita coordinar de mejor manera las actividades de la empresa.
• Realizar capacitación continua al personal como una de las prioridades básicas en la empresa.
4.5 Valores corporativos
Espíritu constructivo.-Hace referencia a la actitud positiva, al optimismo, a la creatividad y buena fe que deben prevalecer en la intención y en la acción de quienes laboran en la empresa Coventa Cía. Ltda.
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Trabajo en equipo.-Lograr un excelente ambiente interno que se refleja en el desarrollo normal de las actividades en caminadas a lograr los objetivos, acordes a la visión y misión de la empresa.
Responsabilidad.- Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas.
Calidad.-Proporcionar siempre un trato amable y honesto al cliente ofreciéndole nuestros productos oportunamente, cumpliendo siempre con las expectativas requeridas.
La eficiencia.- Puesta al servicio de la productividad en todos los procesos.
4.6 Políticas
4.6.1 Políticas Generales de la Empresa
Responsabilidad de presentarse al trabajo a las 8:30 a.m. todos los días laborales. El personal Administrativo vestirá de uniforme.
Fomentar la oportunidad de crecimiento dentro de la empresa. Realizar todo trabajo con excelencia
Capacitación a todos los niveles.
Llenar y entregar la documentación requerida para cada proceso.
Todos los procesos que realicen cada uno de los empleados se harán de acuerdo a lo estipulado en el Manual de funciones y procedimientos creado para el efecto.
Los pagos de las nóminas de empleados se efectuara cada fin de mes. 4.6.2 Políticas de Ventas
Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, ofreciéndole un producto de calidad.
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Los plazos de los pagos en ventas a crédito serán financiados de 2 a 6 meses según el valor de la obra, estos publicados en las listas de precios.
Las ventas de contado tendrán un descuento del 15% del P.V.P.
El incentivo por porcentaje de ventas es del 5% del total de ventas mensual que haya efectuado el vendedor y será pagado a partir del día 20 del siguiente mes. El vendedor recibirá un 10% de comisión en ventas de contado sobre el P.V.P.
del libro
El incentivo por porcentaje de cobranza es de 3% del total recaudado en el mes por el recaudador, este será pagado a partir del día 20 del siguiente mes.
La cobranza de los saldos de los créditos los realizara únicamente el cobrador. Se considerara como cuenta vencida y sujeta a cobro por vía legal a partir de 60
días de retraso.
En caso de que el cliente no pueda pagar su crédito puede hacer la devolución del libro para dar por terminada su obligación crediticia, el libro deberá estar en buenas condiciones para ser aceptado; para esto se hará el correspondiente ajuste, la empresa no hará devolución del valor abonado hasta ese momento en efectivo, se emitirá una nota de crédito a favor del cliente para futuras compras por el respectivo valor.
Los libros consignados a los vendedores, podrán permanecer en su poder por el lapso de 72 horas luego de esto si no existe devolución se procederá a facturarlos a su nombre para ser descontado de su sueldo.
Las consignaciones y devoluciones se realizaran en bodega previa autorización de la Asistente Administrativa.