UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ
Facultad de Ciencias Económicas Carrera Ingeniería en Auditoria TRABAJO DE TITULACIÓN
Modalidad
Proyecto de investigación
Previo a la obtención del título de:
Ingeniera en Auditoria
TEMA:
“EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO Y
SU IMPACTO EN LOS PROCESOS DE COMPRA - VENTA DEL MINIMARKET
KATHERINE.” .
AUTOR:
MELISSA GEANELLA MATUTE INDIO
TUTOR (A):
Eco. Gloria Chiquito Tigua
CERTIFICACION DEL TUTOR DEL PROYECTO
Eco. Gloria Chiquito Tigua, Docente de la Universidad Estatal del Sur de Manabí “UNESUM” en calidad de Tutor del Proyecto de Investigación, titulado: “EL MANEJO Y CONTROL ADMINISTRATIVO Y SU IMPACTO EN LOS
PROCESOS DE COMPRA – VENTA DEL MINIMARKET KATHERINE”
CERTIFICA
Que el mencionado trabajo ha sido realizado bajo mi tutoría con vigilancia periódica en su desarrollo y elaborado con entera responsabilidad por el estudiante de la Carrera de Ingeniería en Auditoría: Melissa Geanella Matute Indio, egresada de la carrera antes mencionada con el fin de obtener el Título de Ingeniera en Auditoria, de conformidad con las disposiciones reglamentarias establecidas para el efecto, considero dicho informe investigativo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a evaluación.
Por lo tanto, autorizo la presentación del mismo ante el organismo pertinente, para que sea sometido a evaluación del jurado examinador que el Consejo de Titulación designe.
Jipijapa, Abril 23 del 2017
DECLARATORIA DE AUDITORIA
Las opiniones, ideas, análisis, interpretaciones, comentarios y demás aspectos relacionados con el tema que se investiga: “EL MANEJO Y CONTROL
ADMINISTRATIVO Y SU IMPACTO EN LOS PROCESOS DE
COMPRA - VENTA DEL MINIMARKET KATHERINE”, son de exclusiva responsabilidad de la autora: Melissa Geanella Matute Indio y los derechos patrimoniales de la Universidad Estatal del Sur de Manabí.
UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANABÍ
Facultad de Ciencias Económicas
Carrera Ingeniería en Auditoria
APROBACION TRIBUNAL
Los miembros del Tribunal Examinador aprueban el trabajo de Titulación sobre el Tema: “EL MANEJO Y CONTROL ADMINSTRATIVO Y SU IMPACTO EN LOS PROCESOS DE COMPRA - VENTA DEL MINIMARKET KATHERINE”, del egresado Sra. Melissa Geanella Matute Indio.
Ing. Roberto Yoza Rodríguez F. ___________________________
Ing. Adela Lucio Pillasagua F. ___________________________
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios porque ya que espiritualmente me ha iluminado dándome fuerza y fe para luchar día a día y especialmente para culminar con éxito este trabajo.
A nuestros seres queridos en especial mis padres que me brindaron su apoyo incondicional en todo momento.
A la Universidad Estatal del Sur de Manabí principalmente a la Carrera de Ingeniería en Auditoria que a sido mi templo de conocimiento y a la que siempre defenderé entregándome enteramente a mi profesión.
A los docentes por habernos impartido sus sabios conocimientos, valores y como no ejemplos de superación
A mi Tutor quien con su paciencia y enseñanza supo transmitirme sus conocimientos para culminar esta etapa de mi vida siendo mi proyecto de investigación
DEDICATORIA
INDICE GENERAL
CERTIFICACION DEL TUTOR DEL PROYECTO ... i
DECLARATORIA DE AUDITORIA ... ii
APROBACION TRIBUNAL ... iii
AGRADECIMIENTO ...iv
DEDICATORIA ... v
INDICE GENERAL ...vi
INDICE DE TABLAS ... viii
INDICE DE FIGURAS ... viii
RESUMEN ... ix
I. TÍTULO DEL PROYECTO ... 1
II. INTRODUCCIÓN ... 2
III. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 3
IV. OBJETIVOS ... 5
4.1 Objetivo General ... 5
4.2 Objetivos Específicos ... 5
V. JUSTIFICACIÓN ... 6
VI. MARCO TEÓRICO ... 6
6.1 Antecedentes de la Investigación ... 6
6.2 Marco Referencial ... 8
6.2.1 Manejo Y Control Interno En Empresas ... 8
6.2.2 Control ... 8
6.2.3 Control Interno ... 9
6.2.4 Control interno administrativo ... 9
6.2.5 Control interno Financiero ... 14
6.2.6 Control Externo ... 14
6.2.7 Mejoras de los procesos de control interno ... 15
6.2.8 Control de Inventario ... 15
6.2.9 MINIMARKET ... 15
6.2.10 Clientes ... 17
6.2.11 Proveedores ... 17
6.2.12 Proceso de Compras ... 18
6.2.13 Proceso de Ventas ... 20
6.2.14 El inventario Actual (final) ... 20
6.2.16 Ultimas entradas primeras salidas (LIFO) ... 21
6.2.17 Precio promedio ponderado (PMP) ... 21
6.2.18 Manual Contable ... 21
6.3 MARCO CONCEPTUAL ... 22
VII. METODOLOGÍA O DISEÑO METODOLÓGICO ... 23
7.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN ... 23
7.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN ... 24
7.3 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ... 24
7.3.1 Encuestas ... 24
7.3.2 Entrevistas ... 24
7.3.3 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS ... 25
7.4 POBLACION Y MUESTRA ... 25
VIII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ... 26
IX. RECURSOS ... 27
X. HIPÒTESIS ... 29
10.1 Hipótesis General ... 29
10.2 Hipótesis Específicas ... 29
XI. TABULACIÓN DE RESULTADOS ... 31
XII. CONCLUSIONES ... 38
XIII. RECOMENDACIONES ... 38
XIV. BIBLIOGRAFIA ... 39
INDICE DE TABLAS
TABLA Nº1………31
TABLA Nº2………... 32
TABLA Nº3………33
TABLA Nº4………....34
TABLA Nº5………....35
TABLA Nº6………....36
TABLA Nº7………37
INDICE DE FIGURAS FIGURA Nº1………31
FIGURA Nº2………32
FIGURA Nº3………33
FIGURA Nº4………34
FIGURA Nº5………35
FIGURA Nº6………36
RESUMEN
La investigación consiste en la evaluación del manejo y control de los procesos de compra - venta del Minimarket Katherine lo que permitirá tener un dictamen o resultado; mediante la auditoria en su correcto análisis y aplicación; mejorara los procedimientos administrativos y financieros, y de esta manera es posible que se tomen mejores y acertadas decisiones a futuro. Mediante el desarrollo de la investigación se ha logrado evidenciar las debilidades que presenta el Minimarket.
En el transcurso de esta indagación se utilizaron los métodos y técnicas propicias para el desarrollo y finalización, recopilación de la información necesaria desde fuentes fidedignas y bibliográficas, así como la encuesta y entrevistas al personal que labora en la empresa. El resultado de este trabajo queda evidenciado y plasmado n el informe de resultados que se presenta desde donde se planifica claramente las recomendaciones para la mejora continua en los procesos del Minimarket Katherine mediante la aplicación de un control interno adecuado a sus necesidades.
PALABRAS CLAVES: Procesos, auditoria, administrativo, debilidades, control.
I. TÍTULO DEL PROYECTO
II. INTRODUCCIÓN
En una economía globalizada donde la tecnología avanza a pasos acelerados, la comunicación es casi instantánea con la utilización de diferentes herramientas tecnológicas y el comercio entre países se realiza de forma rápida, las empresas han comprendido que necesitan ser productivas para que en los mercados donde orientan u ofertan bienes y servicios puedan ser competitivas, y una forma de lograrlo es mejorando o desarrollando controles internos que les permitan medir a través de indicadores establecidos para el efecto variables significativas como la eficiencia, efectividad, eficacia, rentabilidad o calidad, entonces se puede evidenciar que el control interno como una herramienta de gestión debe estar presente en todas las organizaciones; puesto que permite desarrollar en forma eficiente los procesos establecidos ya sean estos administrativos contables u operativos, dotándoles a los directivos información confiable para la correcta toma de decisiones.
El control administrativo comprende un plan de organización que comprenda políticas, normas así como los métodos y procedimientos adoptados en el proceso administrativo y operativo para alcanzar objetivos y metas de la organización logrando obtener un completo registro proporcionando la información necesaria. Se puede indicar que esta aporta favorablemente a las empresas ya que por medio de un debido control se puede apreciar las deficiencias o irregularidades existentes en las áreas examinadas apuntando a las posibles soluciones.
Minimarket Katherine encargada de satisfacer las necesidades de las personas acorde a las exigencias de la modernidad participando en un mercado muy competitivo de manera que su situación empresarial sea perfeccionada y evolucione constantemente en cuanto a las preferencias de los clientes; fue escogida para conocer el grado en el que se encuentra el manejo y control administrativo en los procesos de compra y venta con el fin corregir fallas o errores existentes o prevenir nuevos errores en los procesos y así poder emitir conclusiones y recomendaciones para llevar una administración eficiente y eficaz que le servirán para obtener óptimos resultados, tomar las decisiones más oportunas y saber llevar la competitividad.
III. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la actualidad el mundo cambia a ritmo acelerado enfatizando como una parte primordial el conocimiento, así como difusión, producción y acomodación a nuevas tecnologías. El desarrollo de un país depende de formular estrategias en el campo de la organización económica.
Los negocios hoy en día son complementarios para compensar las necesidades de las personas es aquí donde se aprecia la competencia de acuerdo al tipo de necesidad que brinde y es aquí donde se pueden ver afectados aquello dependiendo el tipo de estrategia que apliquen.
Es por tanto, que la siguiente investigación lleva la labor de acometer esta problemática, Minimarket Katherine carece de manuales políticas y reglamentos, se encuentran deficiencia en la administración por lo que no cuenta con una persona que este perennemente en el negocio que controle y aprecie las actividades que se llevan a cabo. Indicando también una falta de inventario puesto que no se cuenta con un control manual ni automatizado en la mercadería que entra y sale lo que causaría pérdidas económicas para el propietario.
La administración y planificación del Minimarket Katherine se ha venido desarrollando por personas con un nivel bajo de conocimientos administrativos lo que no ha permitido desarrollar su gestión con lo que respeta al direccionamiento del recurso humano que labora en la entidad, y esto provoca que allá falencias en ciertas áreas
Por lo tanto una vez que se realizó el recorrido se han logrado observar que existen muchas inexactitudes, por lo que la falta de control y el no adecuado manejo de la administración son causales para que los procesos tanto internos impidan que el negocio pueda crecer de forma productiva y económica para tener óptimos resultados, existiendo un buen ambiente laboral para que los clientes cuenten con atención culta y esmerada.
Formulación del Problema
¿De qué manera influye el manejo y control administrativo en los procesos de compra - venta del Minimarket Katherine?
Preguntas derivadas – sub preguntas
¿Cómo incide el diagnóstico del manejo y control administrativo en los procesos de compra - venta del Minimarket Katherine?
¿Cómo se puede mejorar los procesos operativos y contables en el Minimarket Katherine?
¿Cuál es el beneficio que se obtiene al realizar una Auditoria en el Minimarket Katherine?
IV. OBJETIVOS
4.1 Objetivo General
Determinar el manejo y control administrativo y su impacto en los procesos de compra venta del Minimarket Katherine.
4.2 Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual de los procesos de compra - venta del Minimarket Katherine.
Verificar los procesos operativos y contables en el Minimarket Katherine.
V. JUSTIFICACIÓN
El presente trabajo busca a través de una investigación planificada, organizada con la utilización de los recursos adecuados y el control necesario en el proceso de auditoria determinar la situación actual de Minimarket Katherine la cual tiene la ardua tarea de brindar a la colectividad un servicio para la satisfacción de necesidades logrando de esta forma ganarnos la fidelidad y preferencia de los clientes también se prevé observaciones para el mejoramiento del proceso que se maneja en el establecimiento para que pueda llegar a cumplir eficaz y eficientemente los objetivos planteados en la institución.
La finalidad que se pretende con determinar el manejo y el control administrativo es constituirlo en una herramienta útil para mejorar la administración estableciendo planes y procedimientos que permita mejorar considerablemente la gerencia y constituirse como empresa competitiva y bien organizada.
La aportación está en promover una cultura de constante control y manejo; con relación a las personas que se beneficien con el desarrollo de la investigación, para el mejoramiento y funcionamiento será el Minimarket Katherine y por ende el personal que la labora en el mismo de igual manera a los clientes que mantiene relación directa con la empresa brindándoles una atención de calidad eficiente y eficaz.
VI. MARCO TEÓRICO
6.1 Antecedentes de la Investigación
La revisión y análisis de estudios relacionados con la investigación planteada permiten establecer algunos puntos de alcance sujetos al problema objeto de estudio. A continuación se hace énfasis a algunos trabajos de investigación con sus resultados, en función la variable objeto de estudio.
(Roberto Carlos Angamarca Andrade, 2012) Estableció en su tesis titulada “Aplicación de Control Interno para los procesos de Compra y Venta al Supermercado Megamarket Calle & Hijos “. Universidad Politécnica Salesiana Sede Cuneca.
Concluyendo defino que el supermercado Megamarket no lleva un control adecuado en todos sus procesos existentes porque existía segregación de responsabilidades.
Lo que se considera que al aplicar el control interno en los procesos de compra y venta del supermercado se proporcionara una seguridad razonable mediante la efectividad y eficiencia de de las operaciones y como no la confiabilidad de información financiera y cumplimiento de leyes
(Karla Idrovo, 2015) , estableció en su tesis titulada “Control Interno Administrativo a la Ferretería Caica “Universidad de Cuenca, Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas.
Mediante la aplicación del control administrativo a la Ferretería Caica permitió medir la eficiencia y eficacia de la entidad, identificar deficiencias al momento de realizar operaciones en la empresa a la vez conocer la situación real de la misma pudiendo detectar riesgos para luego prevenirlos, alcanzar los objetivos y así lograr una correcta organización en los departamentos
Concluyendo se define que al aplicar un control administrativo en cualquier empresa que sea conlleva a obtener ventajas muy favorables como cumplir metas, mejorar los procesos existentes y así tomar decisiones acertadas para bienestar de la empresa.
(Velázquez, 2013) Estableció en su tesis titulada “Control Interno aplicable al área administrativa en la compañía Isernin C.A” Universidad Salesiana Sede Quito.
En el estudio realizado a la compañía Isernin C.A se pudo evidenciar posibles fraudes, remuneración inapropiada, actividades retrasadas y procedimientos no aplicados.
Es decir que se tiene que evaluar periódicamente los procesos administrativos y contables para establecer la correcta ejecución de operaciones con el fin de preservar la eficiencia eficacia y economía de la organización.
6.2 Marco Referencial
6.2.1 Manejo Y Control Interno En Empresas
(Poch, 2006)El manejo y control interno que existe en las empresas se ha podido ver que no es el adecuado ya que existe preocupación que últimamente empresas se encuentran quebradas en reestructuración y otras declaradas insolventes cuando se analiza esta problemática se piensa en la importancia del control interno a efectos de que pueda permitir que la empresa subsista y desarrolle. El procedimiento de control se define aquellas políticas que la gerencia a establecido para lograr los objetivos de la entidad.
Los procedimientos para mantener un buen control interno son:
Delimitación de responsabilidades Segregación de funciones
Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad Rotación de deberes
Evaluación de sistemas computarizados Evitar uso de efectivo
Orden y aseo
Inspecciones e inventarios físicos frecuentes Registros contables y de información Conservación de documentos
El control interno es primordial en toda entidad ya que en base a ello se puede tener una mejor administración en las diferentes áreas y que la entidad pueda cumplir sus metas propuestas.
6.2.2 Control
Concluyendo definimos que el control es fundamental en una empresa para saber la realidad de la misma y que sus actividades se cumplan a cabalidad.
(Rojo, 2000) Un sistema de control permite a los directivos a suministrar información permitiendo conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momentooportuno.
6.2.3 Control Interno
El control interno ha sido diseñado y aprovechado como un sistema más importante para el cumplimiento de los objetivos y que cumpla con las normas fiscales y tributarias.
“el control interno es un proceso realizado por el consejo de administración, los directivos y otros personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la consecución de objetivos y metas.” (Ares, Randal, & Mark, 2007)
Con lo expuesto concluimos que el control interno es un sistema realizado por personal profesional muy importante para el cumplimiento de los objetivos y metas ofreciendo seguridad a la hora de razonar y verlos resultados de los objetivos y las metas propuestas de la institución.
6.2.4 Control interno administrativo
Es el plan que tiene la organización las programaciones y registros que conciernen a los procesos de decisión, avenencias y acción que realiza la gerencia en el desarrollo de la eficiencia de las operaciones y logros de las metas y objetivos proyectados.
Control interno administrativo es un plan que tiene cada institución u organización en cuanto a sus registros y procesos que realiza la gerencia en el desarrollo en las metas proyectadas al momento de realizar cualquier trámite de la gerencia y transmisiones administrativas de la empresa para que sean positivos.
Elementos:
1) Organización (estructura organizacional)
Mediante la organización se define la autoridad y responsabilidad, estableciendo líneas de comunicación y jerarquización de puestos; a la vez permite asignar las labores correspondientes de cada cargo con el fin de facilitar el cumplimiento de funciones, evitando duplicidad de funciones o de mando y coadyuvar al logro de los objetivos de la empresa.
Los elementos que intervienen en la organización son: Dirección
La cual implica asumir la responsabilidad de la política general de la entidad y de las decisiones tomadas en su desarrollo.
Coordinación
Consiste en adoptar las obligaciones de las partes integrantes de la organización a un todo homogéneo y armónica, que prevea los conflictos propios de invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad.
División de funciones
Significa definir claramente la independencia de las funciones de operación, custodia y registro. El principio básico de control interno, en este aspecto, indica que ninguna unidad administrativa debe tener acceso a los registros contables en que se controla su propia operación. Bajo el mismo principio, el área de contabilidad no debe tener funciones de operación o de custodia, sino concentrarse en el registro correcto de datos, es decir, verificar sus respectivas autorizaciones y evidencias de controles aplicables, así como presentar los informes y análisis que requiera la administración para controlar adecuadamente las operaciones de la entidad.
Asignación de responsabilidades y autoridad
2) Procedimientos
La existencia del control interno administrativo no se demuestra solo con una adecuada administración, pues es necesario que en sus principios se aplique en la práctica mediante procedimientos escritos que garanticen la solidez de la misma, es decir, en el control administrativo también es importante tomar en cuenta el establecimiento de sus políticas, manuales de procedimientos, catálogos de cuenta, flujogramas, instructivos y todos aquellos elementos que permitan al personal tener un conocimiento de la empresa donde labora y de sus actividades a desempeñar, evitando pérdidas de tiempo, dudas, tareas no cumplidas, etc., y por lo tanto el incumplimiento de los objetivos de la empresa.
Planeación y sistematización
Es deseable implantar un instructivo general o una serie de instructivos sobre funciones de dirección y coordinación, división de labores y funciones, sistema de autorizaciones y fijación de responsabilidades.
Por lo general estos instructivos asumen la forma de manuales de procedimientos cuyo objetivo es asegurar el cumplimiento (por parte del personal) de las prácticas que dan origen a las políticas de la entidad, uniformar los procedimientos, reducir errores, abreviar el periodo de entrenamiento del personal y eliminar o reducir el número de órdenes verbales y de decisiones apresuradas.
Por ejemplo, en el área de la contabilidad, la planeación y sistematización exigen al menos un catálogo de cuentas con su respectivo instructivo para el manejo de cada una. Lo óptimo es contar con una guía de contabilización, así como un flujograma del trámite contable y manual de procedimientos aplicables a las formas, registros e informes contables.
Registros y formas
Un buen sistema de control interno administrativo, debe aplicar procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y gastos; así también debe contar con documentos que respalden todas las operaciones, cabe señalar que el diseño y uso de formatos varían de acuerdo a las necesidades de cada empresa.
Informes
Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la organización, y personal encargado de realizarlas, el elemento más importante del control es la información interna. En este sentido, desde luego, no basta la preparación periódica de informes internos, sino un estudio cuidadoso por parte de personas con capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias.
Los informes contables y los complementarios administrativos y operacionales, constituyen un elemento muy importante del control interno desde la preparación de balances mensuales y estados de resultados, hasta las hojas de distribución de adeudos de clientes por antigüedad o de obligaciones por vencimientos.
Las actividades de producción y distribución pueden vigilarse de cerca mediante informes periódicos, analíticos y comparativos, tales como, informes de ventas y de costos, análisis de variaciones de eficiencia y tiempo ocioso, etc.
3) Personal
Por sólida que sea la organización de unas entidades económicas y adecuadas los procedimientos implantados, el sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si las actividades diarias no están continuamente en manos del personal idóneo. Los elementos que intervienen en este aspecto son los siguientes:
Reclutamiento y selección
Deben identificarse las fuentes ideales para reclutar personal, sin olvidar la gran ventaja que representa promocionar a aquellos empleados cuyos méritos, capacidad, lealtad, eficiencia y buen desempeño los haga acreedores a un ascenso.
Un elemento indispensable del control lo constituye el contar con un perfil de puesto que permita reclutar al personal idóneo para el mismo, es decir, el seleccionado debe reunir las características que requiere el puesto, para el cual fue contratado y no contratar a una persona para luego hacerle un puesto a su medida.
Entrenamiento
Mientras más y mejores programas de capacitación se encuentren en vigor, más apto será el personal encargado de las diversas responsabilidades. El mayor grado de control interno logrado permite la identificación clara de las funciones y responsabilidades de cada empleado, así como la reducción de ineficiencia y desperdicio.
Eficiencia
Después de la capacitación, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado en cada actividad. El interés de la administración por medir y alentar la eficiencia constituye un coadyuvante del control interno.
Moralidad
Es obvio que la moralidad es una de las columnas sobre las que descansa la estructura del control interno. Los requisitos de admisión y el constante interés de los directivos por el comportamiento del personal son aportaciones importantes para el control. Por tanto, las variaciones periódicas y un sistema de rotación de personal deben ser obligatorios hasta donde lo permitan las necesidades de la entidad. El complemento indispensable de la moralidad del personal como elemento de control interno se encuentra en las fianzas de fidelidad que deben proteger a la entidad contra manejos indebidos.
Retribución
Es indudable que un personal adecuadamente retribuido ayuda a lograr los propósitos de la entidad y concentra su atención en cumplir con eficiencia, más que en hacer planes para desfalcar a la entidad. Los sistemas de retribución al personal, planes de incentivos y permisos, pensiones por vejez y oportunidad que se le brinde para plantear sus sugestiones y problemas personales constituyen elementos importantes del control interno.
4) Supervisión
Como se ha dicho, no es suficiente el diseño de una buena organización, sino también la vigilancia constante, para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organización. La supervisión se ejerce en diferentes niveles, por distintos funcionarios y empleados y en forma directa e indirecta.
Una buena planeación y sistematización de procedimientos y un buen diseño de registros, formas e informes, permite la supervisión casi automática del control interno.
En entidades de mayor importancia, la supervisión de este tipo de control requiere de un auditor interno o de una unidad administrativa de auditoría interna que actué como vigilante constante del cumplimiento de la entidad con los otros elementos de control: organización, procedimientos y personal. Por tanto, la función de auditoría que vigila la existencia constante del control interno es, a su vez, un elemento muy importante de este.
Cuando no es posible sostener un grupo de auditoría interna, un buen plan de organización debe asignarse a algunos funcionarios las atribuciones más importantes de dicha auditoría para que efectúen reconocimientos periódicos del sistema integral de control interno de la entidad.
6.2.5 Control interno Financiero
Es el plan que tiene la organización y los procedimientos, los registros así como la protección de los registros de recursos y la verificación de fidelidad y confiabilidad de los estados y registros financieros.
El control interno financiero contiene controles de los sistemas de autorización, consentimiento y segregación de obligaciones de los registros contables.
6.2.6 Control Externo
6.2.7 Mejoras de los procesos de control interno
La sección 404 establece para los auditores la obligación de incluir en el informe de auditoría su opinión sobre el control interno de la entidad auditada y por otro lado de la evaluación que previamente ha hecho la dirección (Barquero, 2013)
Concluyo según lo pronunciado el auditor emite sobre el control interno de su cliente debe ser llevado de un proceso similar al de la compañía un material esencial a las compañías en el control interno sobre la información financiera de la compañía no sea prevenido o detectando a tiempo.
6.2.8 Control de Inventario
(Redondo, 2001)El control sobre los inventarios es importante ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios los aspectos a tener en cuenta son un conteo físico, mantenimiento eficiente de compras, recepción, permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros, mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a perdidas en ventas.
Los elementos de un buen control de inventarios es:
Conteo físico de los inventarios, no importando el sistema que utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque Permitir el acceso al inventario a personas ajenas de los registros contables Comprar el inventario en cantidades económicas
Mantener suficiente inventario a disposición para prevenir situaciones de déficit
El control de inventario es de gran importancia ya que la inexistencia de aquello puede incurrir en pérdidas económicas a la entidad ya que no se lleva un control tanto del inventario que entra, que sale y el que se mantienen en existencia.
6.2.9 MINIMARKET
cercanías a zonas residenciales o ejecutivas, como afueras de las ciudades y aledaños a autopistas y avenidas de alto tráfico.
Siendo empresas con un alto sentido de servicio que se dedica a la comercialización de los productos básicos de la canasta familiar, brindando calidad, seguridad y economía en todos nuestros productos en el punto de venta, además contando con un personal de calidad humana en cada una de las áreas, atendiendo a los clientes de una manera oportuna y amable el cual es nuestro factor diferenciador, la calidad humana los empleados. Sus principales líneas de productos son las bebidas, botanas, abarrotes, productos de limpieza, etc.
6.2.9.1 Características
Las características habituales de un minimarket son:
Su característica principal es que el cliente entra al negocio en modalidad de autoservicio. Estas tiendas suelen ser negocios excelentes y muy rentables si están planificados, administrados y ubicados estratégicamente
Ofrecen una amplia gama de productos que se agrupan en tres grandes divisiones: Producto alimenticio, que suponen alrededor del 60 % del volumen de ventas, artículos de uso personal y complementario del hogar.
Suelen complementar su oferta con centros comerciales u otros grandes almacenes que suelen situarse en el entorno.
Sus grandes dimensiones y el hecho de situarse a las afueras reducen los costes operativos y de instalación lo que facilitan un menor precio de los artículos, con márgenes comerciales reducidos y gran volumen de productos vendidos.
Existen diferentes variaciones del concepto de minimarket:
Minimarket compacto: Establecimientos de superficie mediana, que poseen una línea completa de alimentos, además de una pequeña selección de mercancías generales. Por lo general este tipo de tiendas están ubicadas en zonas comerciales, barrios residenciales y pequeñas ciudades.
6.2.9.2 Ubicación
Este es un aspecto determinante para el éxito de un negocio de minimarket ya que debe estar ubicado en un lugar con alto tráfico de personas sin que el costo del mismo te impida obtener una utilidad y manejar un crecimiento controlado.
Algunas características importantes que debe tener el local son:
Cercano a áreas residenciales, escolares y ejecutivas.
Área de bodega con acceso por parte de los proveedores.
6.2.9.3 Funciones y Personal del Negocio
Para el óptimo funcionamiento se deberán definir y delegar las siguientes responsabilidades:
Contratación y supervisión del personal
Encargado de ventas, mercadeo y comercialización
Personal de limpieza
Encargado de caja
Ayudantes
Contador general / administrador
6.2.10 Clientes
Es el protagonista de la acción comercial, por esa razón es dar buena respuesta a sus demandas y resolver cualquier tipo de sugerencia.
6.2.11 Proveedores
6.2.12 Proceso de Compras
La compra es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición.
Para aclarar el concepto antes analizado, debes tener presente que existen características propias de todo proceso de compras, las cuales te detallamos a continuación:
Función de Compras: Es aquella que relaciona a las distintas áreas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.
Importancia de Compras: Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa. Además la colaboración en la administración de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar, puede traer consigo mayor economía y ganancias para la Empresa.
Organización de Compras: Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades también van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamaño, organización y situación geográfica. Dentro de todas la diferencia, podemos, establecer algunas semejanzas entre ellas como son: La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas.
El ciclo de Compras
Como te habrás dado cuenta el proceso de compra de una empresa no es fácil de realizar ya que se debe tener una organización adecuada y acorde a las necesidades propias de ellas. A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras:
Acompañamiento de Pedido (Follow-Up). Control de la Recepción del Material Comprado.
Representemos el ciclo de compras en el siguiente esquema:
Otros
Elige, trata y negocia con proveedores que permita el abastecimiento frecuente
Selecciona el proveedor para analizar las ofertas que proponen e identificar la mejor alternativa que se ajusta a las necesidades
Analiza y cotiza precios
Recepción y revisión de adquisiciones
Mantiene precios competitivos con la competencia
El presupuesto de compras ofrece para la empresa, las ventajas siguientes:
Permite que los inventarios se mantengan a niveles óptimos 1. Existencias necesarias para servir eficazmente a la clientela 2. Protección en contra de riesgos por escases de productos 3. Costos de mantenimiento razonables
Permite tener inventarios bajos a través de un aumento de rotación presenta un estado de mayor liquidez en la empresa.
Las compras se concentran en artículos que tienen más movimientos.
6.2.13 Proceso de Ventas
En el Proceso de Compras, determinaremos que éste es un ciclo constante de aquellas empresas, que requieren de la obtención de bienes y servicios de otras empresas (proveedores). Producto de este ciclo nace el proceso de ventas; el cual lo podemos distribuir en las siguientes etapas:
Recepción y Revisión de la Orden de Compra o Nota de Pedido, emitida por el cliente.
Despacho de Mercaderías o Materiales Requeridos.
Revisión Posterior al Despacho Realizado (sí corresponde emisión de la documentación para regularizar errores).
Recepción de Ingresos de Valores Involucrados en la venta.
A continuación analizaremos cada una de las etapas del Proceso de Ventas, sin antes de que respondas la siguiente pregunta:
Otros
Mantener abastecido de todo tipo de productos que permitan el incremento del nivel de ventas
Establece precios
Mantener afiches sobre un nuevo producto
Dar seguimiento a las solicitudes de creditos
Garantiza la conformidad del cliente a través de la atención inmediata
6.2.14 El inventario Actual (final)
6.2.15 Primeras entradas primeras salidas (FIFO)
Considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. El costo de la venta por tanto será el más antiguo de los precios de adquisición existentes. Este método de primera entrada primera salida abreviado PEPS supone que las existencias inventariadas coinciden con las últimas entradas.
6.2.16 Ultimas entradas primeras salidas (LIFO)
Entiende que la ultima mercancía que entra es la primera que sale . En consecuencia el valor de costo de la ultima venta será igual al precio de la adquisición de la ultima mercancía comprada y por tanto quedan como existencias finales las entrdas mas antyiguas .Ultima entrada primera salida abreviado UEPS
6.2.17 Precio promedio ponderado (PMP)
El valor de costo de la venta es la media ponderada de los distintos precios de entrada en función del volumen de unidades adquiridas a cada uno de los precios. Ello tiene como resultado, en las condiciones actuales del mercado, un costo intermedio entre los dos anteriores.
6.2.18 Manual Contable
Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información e instrucciones para:
El uso adecuado de la nomenclatura contable de una empresa.
Para aplicar criterios consistentes en el uso de las cuentas.
Para ayudar a obtener informes y estados financieros que presenten información confiable y de acuerdo a las necesidades de la empresa u organización.
6.3 MARCO CONCEPTUAL
Políticas.- declaraciones generales que guían al pensamiento durante la toma de decisiones.
Procedimientos.- planes que se establecen un método para manejar las actividades.
Compras: Adquisición de materiales a través de negociaciones de precios.
Ventas: Entrega de un producto o material a cambio de dinero.
Organización: Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización.
Control: es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa.
Administración: La administración es una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes.
VII. METODOLOGÍA O DISEÑO METODOLÓGICO
7.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
La investigación ha sido realizada tomando en cuenta las fuentes de información, procediendo metodológicamente, analizando los datos e información obtenida del Minimarket Katherine, sujeta de la presente investigación.
De acuerdo a la investigación de campo fue a nivel:
Investigación de Campo
Es el análisis sistemático de problemas de la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender la naturaleza y factores constituyentes. Se basa en el estudio que permite la participación real del investigador desde el mismo lugar donde ocurren los hechos, el problema, la fenomenología en consideración.
Descriptivo
7.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
En el presente trabajo se emplearan métodos como:
Método Bibliográfico: se obtuvo toda la bibliografía referente a este tema de investigación, la misma que se pudo confrontar con los datos de la investigación de campo.
Método Estadístico: se lo utilizará para interpretar la información de los cuadros estadísticos y para graficar los resultados de la investigación.
Método Propositivo: porque se presenta una propuesta que para este proyecto es la Auditoría Administrativa en los procesos del Minimarket Katherine.
7.3 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Para el desarrollo del siguiente trabajo se utilizaran fuentes primarias, proveniente de las personas que laboran en la planta purificadora de agua y los consumidores, es decir la información de primera mano.
Las fuentes secundarias se las establecerán mediante consultas de libros, artículos, en páginas web y documentos informativos provenientes de las mismas.
7.3.1 Encuestas
La técnica de las encuestas se utilizara para recolectar información analizando el ambiente interno y externo y para que sirva como fundamento para dicha investigación..
7.3.2 Entrevistas
7.3.3 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS
Se procederá a ordenar la información de manera que facilite la tabulación de los datos obtenidos para después interpretar los resultados y tener una presentación lógica de los datos con relación a los objetivos e hipótesis formulado en la investigación.
7.4 POBLACION Y MUESTRA
Para obtener resultados confiables, pertinentes y suficientes para ser analizados y cuantificados en la investigación, el tamaño de la muestra que se ha estimado es el total de los empleados, mismas que deben contar con los requisitos establecidos para su constitución quienes proveerán de información valiosa para su procesamiento en el desarrollo de la investigación.
VIII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 X
2 X
3 Planteamiento del problema X
5 X
7 X X
9 X
10 X
12 X
13 X
14 X
15 X X X X X
16 X 17 X X X X X Bibliografía
Elaboracion de Propuesta Anexos S ustentaciòn 4 6 8 11 Recursos Hipòtesis
Tabulaciòn y Análisis de Resultados
Conclusiones Recomendaciones Justificación
Elaboracion de Objetivo General y Objetivos Especificos.
Desarrollo del Marco Teòrico
Análisis de la Metodologìa de la Investigacion o Diseño Metodològico
ABRIL
Recoleccion de informacion
Introduccion
Formulacion de las subpreguntas
de Investigacion X X
IX. RECURSOS
Humanos
Investigador
Tutor
Personal del Minimarket Katherine
Económicos
Movilización
Viáticos
Materiales de Oficina
Materiales
Resmas de papel
Cd
Textos relaciones con el tema de investigación
Fotocopias
Tecnológicos
Equipo de cómputo
Impresora
Scanner
Internet
Software (Microsoft Office)
Flash memory
X. PRESUPUESTO
Rubros Cantidad Unidad
de Medida
Costo Unitario
Costo Total
Fuentes de Financiamiento
Autogestión Aporte Externo
Internet 170 Hora 0.65 110.50 X
Esferos 4 U 0.30 1.20 X
Impresiones primer borrador
3 U 9.00 27.00 X
Impresiones
corrección 3 U 10.00 30.00 X
Carpetas 6 U 0.30 1.80 X
Movilización 25.00 X
Otros
imprevistos 30.00 X
XI. HIPÒTESIS
10.1 Hipótesis General
El manejo y control administrativo influye en los procesos de compra - venta del Minimarket Katherine
10.2 Hipótesis Específicas
El diagnóstico de la situación actual dará a conocer las inconsistencias que reflejan los procesos de compra - venta del Minimarket Katherine interna y externamente.
La verificación de los procesos operativos y contables en el Minimarket Katherine identifican riesgos y deficiencias de control.
TABULACIÓN DE
XII. TABULACIÓN DE RESULTADOS
ENCUESTA AL PERSONAL
1. ¿Cuánto tiempo lleva formando parte de la Empresa?
TABLA #1
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
1-6 meses 2 22
6-12 meses 3 33
12 a mas 4 44
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados 2 empleados expresaron que forman parte de la empresa de 1-6 meses correspondiendo al 22%, 3 empleados de 1-6-12 meses correspondiendo al 33% y 4 empleados de 12 a más con un total del 44% es decir que 4 empleados son los que mayor tiempo llevan laborando en la empresa .
0 20 40 60 80 100 120
1-6 meses
6-12 meses 12 a mas TOTAL
GRÁFICO #1
2. ¿Conoce de la existencia de un manual de funciones que posea la entidad?
TABLA #2
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 0 0
NO 9 100
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados los 9 empleados con un total del 100% dieron a conocer que no conocen de la existencia de un manual de funciones.
0 20 40 60 80 100 120
SI NO TOTAL
GRÁFICO #2
3. ¿Piensa usted que el personal toma decisiones con base a las actividades que se realizan?
TABLA #3
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 6 67
NO 3 33
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados 6 empleados con un SI el 67% dieron a conocer que el personal toma decisiones en base a las actividades que se realizan mientras que los 3 empleados restantes con un 33% dijeron que no.
0 20 40 60 80 100 120
SI NO TOTAL
GRÁFICO #3
4. ¿Cómo considera usted el ambiente laboral en la empresa?
TABLA #4
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
BUENO 4 44
REGULAR 3 33
MALO 2 22
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados 4 empleados dieron a conocer que el ambiente laboral es bueno con un 44%, 3-regular con un 33% y 2-malo con un 22% .
0 20 40 60 80 100 120
BUENO REGULAR MALO TOTAL
GRÁFICO #4
5. ¿Existe algún sistema que permita efectuar de manera eficiente la evaluación del desempeño de la persona que laboran en la empresa?
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 0 0
NO 9 100
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados los 9 empleados expresaron que no existe sistema en el que permita efectuar el desempeño de ellos.
0 20 40 60 80 100 120
SI NO TOTAL
GRÁFICO #5
6. ¿Tiene conocimiento de cómo llevar una planificación, organización, dirección y control dentro del Minimarket?
TABLA #6
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 2 22
NO 7 78
TOTAL 9 100
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados 2 empleados indicaron que Si con un 22% tienen conocimiento de llevar una planificación, organización, dirección y control en el Minimarket, mientras 7 indicaron que No con un 78% conocen de lo antes mencionado.
0 20 40 60 80 100 120
SI NO TOTAL
GRÁFICO #6
7. ¿Considera usted que Minimarket Katherine aplique una auditoria administrativa para mejorar los procesos de compra y venta del Minimarket Katherine.
Fuente: Encuesta aplicada al personal del Minimarket Katherine Elaborado por: Melissa Matute Indio
Análisis:
Del total de los encuestados los 9 empleados manifestaron que Si con un 100% consideran que se aplique una auditoria administrativa para mejorar los procesos del Minimarket.
TABLA #7
ALTERNATIVA FRECUENCIA %
SI 9 100
NO 0 0
TOTAL 9 100
0 20 40 60 80 100 120
SI NO TOTAL
GRÁFICO #7
XII. CONCLUSIONES
Una vez finalizada la presente investigación se determinaron las siguientes conclusiones:
Se puede indicar que la investigación evidenció que Minimarket Katherine no cuenta con un manual de funciones establecido lo cual no permite que se establezcan responsabilidades a los funcionarios. y se puedan corregir deficiencias en los procesos.
El personal que labora en la empresa en su mayoría tiene poco o nada de conocimiento en cuanto a los procesos administrativos lo que no accede a llevar un control y manejo adecuado.
La empresa no cuenta con un control e inventario manual ni automatizado lo cual no permite conocer la cantidad de productos existentes y faltantes.
XIII. RECOMENDACIONES
Con las conclusiones establecidas, se plantean las siguientes recomendaciones:
Crear un manual de funciones que es de vital importancia para toda empresa para asignar las funciones y responsabilidades a los funcionaros y para fortalecer su desarrollo.
Capacitar al personal para que tengan conocimiento sobre los procesos administrativos y así la empresa pueda corregir las deficiencias que carece.
Implementar un sistema de control de inventario ya que a más de llevar una debida contabilización y organización, no se tenga a futuro perdido económicas.
XIV. BIBLIOGRAFIA
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Suntasig, E. (2012). Metodologia.
Velázquez, M. S. (2013). Universidad Salesian Sede Quito . Quito.
PROPUESTA Datos Informativos
Título de la Propuesta:
Auditoria Administrativa a los procesos del Minimarket Katherine
Motivo del Examen:
Desarrollar una Auditoria Administrativa al MINIMARKET KATHERINE con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente en cuanto se refiere a sus procesos.
Objetivo General:
Determinar la efectividad de los procesos y el nivel de cumplimiento del control interno que mantiene Minimarket Katherine.
Objetivos Específicos:
Evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos del Minimarket Katherine.
Evaluar el control interno de cada componente a auditar.
Emitir conclusiones y recomendaciones del examen a realizar.
Alcance del examen:
La auditoría se realizara desde el día 20 de Febrero hasta el 27 de Marzo del 2017, el cual concluirá con la entrega del informe.
Declaración de Confidencialidad: Es mi compromiso manejar de manera confidencial y reservada toda la información que me proporcione la empresa durante el proceso de auditoría.
Resultado al concluir el examen: Informe Final
Trabajo realizado por: Melissa Geanella Matute Indio
PRESENTACIÓN
La presente Auditoria en el Minimarket Katherine, que se encuentra ubicada en en la calle Colón entre Tungurahua y Noboa en el cantón Jipijapa, se la escogió porque se necesita tener conocimiento como se encuentra en cuanto a la rentabilidad y si mantiene pérdidas y ganancias.
Esta investigación fue realizada en cuatro Fases entre las cuales tenemos:
FASE I
Conocimiento o diagnóstico preliminar: Esta fase se realizó con visita a la empresa para observar el funcionamiento de la entidad, se revisaron documentos referentes a la constitución de la misma, se realizó una evaluación de estructura de control interno.
FASE II
Planificación: Habiendo hecho la visita a la entidad, recopilando información se comienza a analizar todo lo recaudado y observado re realiza una evaluación de control interno por cada componente que estarán enfocados en la investigación, elaborando programas cuestionarios y matrices.
FASE III
Ejecución: Se comienza con la aplicación de programas preparados y se trabaja en la preparación de papeles de trabajos se logra obtener los hallazgos por los componentes auditados, definiendo así una estructura para realizar el informe.
FASE IV
Jipijapa, 16 de Febrero del 2017 Señora
Melissa Matute
Auditora Jefe De Equipo Presente.
Autorizo a usted en calidad de jefe de equipo, realice una auditoría administrativa al MINIMARKET KATHERINE, ubicado en el cantón Jipijapa Provincia De Manabí, por el periodo comprendido entre el 20 de Febrero del 2017 hasta el 27 de Marzo de 20017. El objetivo es:
General:
Determinar la efectividad de los procesos administrativos y el nivel de cumplimiento del control interno que mantiene MINIMARKET KATHERINE
Atentamente
ORDEN DE TRABAJO
Jipijapa, 16 de Febrero del 2017
Señora
Rosi Mirelli Muñiz Lucio
PROPIETARIA DEL MINIMARKET KATHERINE Cuidad
De mi consideración:
Por medio de este preste me dirijo a usted, para darle a conocer la confirmación de la aceptación y entendimiento de este compromiso.
La auditoría administrativa será realizada con el propósito de conocer la efectividad de los procesos administrativos y operaciones entre el 20 de Febrero del 2017 hasta el 27 de Marzo del 2017, la misma servirá de guía para el logro de las expectativas a corto y largo plazo. Espero una colaboración total con su personal y confiamos en que ellos pondrán a disposición la documentación e información que se requiera en relación con la auditoria. Le agradezco la atención a la presente.
Atentamente.
CARTA DE COMPROMISO
Jipijapa 16 de Febrero del 2017 Señora
Rosi Mirelli Muñiz Lucio
PROPIETARIA DEL MINIMARKET KATHERINE Presente.-
De mis consideraciones:
Por medio de la presente como representante de la firma de auditoría, yo Melissa Geanella Matute Indio con CI.131652017-8; manifiesto la aceptación de la auditoria administrativa para el MINIMARKET KATHERINE desde el 20 de Febrero del 2017 hasta el 27 de Marzo del 2017.
Se aplicará una auditoria administrativa a todas la áreas de la empresa, cuyo objetivo es emitir un informe que contenga conclusiones y recomendaciones, y de esta manera poder contribuir con la información para mejorar el cumplimiento de la normativa legal que actualmente está vigente en la empresa. Como auditora asumo la responsabilidad completa de la buena utilización y confidencialidad de la información de la entidad. Espero la colaboración y confianza necesaria del personal, que podrán a disposición todos los registros, documentación y otra información que se necesite en relación con la auditoria. Por la atención que le dé a la presente, sírvase firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para de esta forma indicar su conocimiento y acuerdo sobre los arreglos realizados para llevar a cabo la auditoria administrativa.
Atentamente Aceptado por:
________________ ____________________
Melissa Matute Sra. Rosi Muñiz Lucio
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
1 Elaboración y pres entación de propues ta de auditoria x 2 Elaboración y firma del contrato de auditoria x
3 Elaborar el plan de auditoria x
4
Realizar un recorrido por las ins talaciones del Minimarket Katherine.
x
5 x
6 x
7 Entrevis ta con el Gerente-Propietario x
8 Entrevis ta con el Contador x
9 Elaboración del cronograma de actividades . x
10 Reporte de la planificación x
11 Evaluación del control interno x
12 Medición de los ries gos x
13 Anális is FODA de la entidad auditada x
14 Revis ión de todos los proces os que s e realiza Minimarket Katherine. x
15 Determinar las área críticas en los proces os x
16 Realización de la hoja de hallazgos x
17 Preparar borrador del informe x
18 Revis ión del informe con el cliente x
19 Emis ión del Informe Final x
FASE IV INFORME DE LA AUDITORIA FASE III EJECUCION
Nº
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
FEBRERO MARZO
Recopilar informacion general de la empres a.
NOMBRE RESPONSABLE
FASE I
CONOCIMIENTO
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
REF. P/T
AC-CP-2
Elaborado por: M.M
Fecha: 20/02/2017
INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD
MINIMARKET KATHERINE fue constituida en el 2008, su propietario mediante una gestión de préstamo bancario aproximadamente de $10.000,00 pudo instalar este negocio teniendo como actividad la venta de productos de primera necesidad para el consumo humano del día a día se encuentra ubicado en su domicilio en la calle Colón entre Tungurahua y Noboa en el cantón Jipijapa, como tal está obligada a llevar contabilidad para efectuar sus respectivas obligaciones tributarias como: Declaración de Impuesto a la Renta, Declaraciones de Retenciones a la Fuente, Declaración mensual del IVA, Anexos Transaccionales.
En el respectivo recorrido de las instalaciones del Minimarket Katherine siendo las 10:00am en compañía de su Gerente- Propietaria Sra. Rosi Muñiz Lucio y su contador Sr. Antonio Pinargote, el mismo que fue realizado obteniendo el siguiente resultado.
Al ingresar se visualiza todos los productos del consumo diario o vital para el ser humano, los mismos están ubicados en diferentes perchas, en el mismo lugar se encuentra un escritorio donde se encuentra todo lo que tiene que ver con archivos y documentos.
Siguiendo el recorrido se encuentra una pequeña bodega donde se recepta o almacena la mercadería nueva.
Al realizar la visita preliminar pude constatar de lo siguiente:
1. La organización no cuenta con una adecuada infraestructura a lo que se refiere el inadecuado compartimiento
2. La bodega no se encuentra organizada ni su inventario bien almacenado-registrado. 3. No cuenta con un sistema contable para registrar las ventas solo registros en hojas
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
REF. P/T
AC-CP-3
Elaborado por: M.M
Fecha: 20/02/2017
INFRAESTRUCTURA.
MINIMARKET KATHERINE, está ubicado en el domicilio del propietario Colón entre Tungurahua y Noboa en el cantón Jipijapa, es notorio que no cuenta con un espacio adecuado para la organización de la mercadería como también en la bodega para almacenarla.
MISION - VISION
En el Minimarket Katherine no se ha elaborado la Misión ni Visión
OBJETIVOS
Cubrir las necesidades de los clientes más exigentes brindando productos de calidad
METAS
Mantener atención culta y esmerada para seguir obteniendo la fidelidad de los clientes y así ir evolucionando.
POLÍTICAS
No existe ningún tipo de políticas internas
ESTRATEGIAS No posee estrategias
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
GERENTE (PROPIETARIA)
CONTADOR
AUXILAR CONTABLE
VENDEDOR 1
VENDEDOR 2
VENDEDOR 3
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
REF. P/T
AC-CP-3/2
Elaborado por: M.M
Fecha: 20/02/2017
La información recopilada dentro de la empresa es que cuenta 9 empleados cada uno cumple una función diferente dentro su área. En la actualidad la empresa cuenta con el Gerente que es el Propietario, tiene 1 contador con 1 auxiliar contable que se encarga de llevar los ingresos y egresos para conocer las ganancias o pérdidas que puede llegar a tener la empresa así como también sus asuntos tributarios.
Así mismo tenemos cuatro empleado de planta son los que pasan dentro de la empresa para dar la respectiva atención de los clientes, el chofer cuando se amerita a alguna actividad sobre la misma empresa y el conserje que se encarga de la limpieza de la misma.
De esa manera llevamos las funciones laborables de la empresa.
Además dichos empleados no cuentan con contratos refrendados en el Ministerio de trabajo como se debería constar.
EL PERSONAL RELACIONADO A LA EMPRESA La nómina de personal relacionado en la empresa actual Gerente – Propietario: Sra. Rosi Muñiz Lino
Contador: Sr. Efrén Lino Pin
ENTREVISTAS
REF. P/T
AC-CP-4
Elaborado por: M.M
Revisado por: Fecha:20/02/2017 AUDITORIA ADMINISTRATIVA
CARGO: GERENTE (PROPIETARIA) NOMBRE: SRA. ROSI MUÑIZ LINO
DIRECCIÓN: COLÓN ENTRE TUNGURAHUA Y NOBOA Objetivo:
Determinar el grado de eficiencia y eficacia de la administración de gerencia.
1. ¿El negocio cuenta con los permisos que establece la ley? Si ya que es un requisito para su funcionamiento.
2. ¿Cuál es la jornada de trabajo establecido dentro de la empresa? La jornada de trabajo es de 06h00am – 10h00pm, en ocasiones especiales como festividades en horas más tarde.
3. ¿Cuántos empleados dispone la empresa para el desenvolvimiento eficiente? Disponemos de 9 empleados; el gerente general que es la propietaria 3 vendedores, 1 contador que en representación esta 1 auxiliar contable, 1 chofer, 1 conserje y 1 bodeguero.
4. ¿Cada que tiempo adquiere la mercadería? Dependiendo de las adquisiciones de los clientes.
5. ¿Se hacen constataciones físicas de inventario?
