PRESENTACIÓN
El Séptimo Programa Marco es el principal instrumento de financiación de Investigación, Desarrollo Tecnológico y Demostración de la Comisión Europea. Tiene un presupuesto asignado de 50.521 millones de euros a ejecutar durante su plazo de vigencia (2007-2013).
La normativa que regula los Programas Marco está dirigida a entidades con perfiles muy diversos por lo que, en ocasiones, puede resultar un tanto ambigua. Se ha elaborado esta guía para facilitar la comprensión y aplicación de la normativa, basándonos en la documentación legal que regula el Séptimo Programa Marco, en las consultas efectuadas a la Comisión Europea (CE) y en nuestra propia experiencia tras haber emitido más de tres mil Certificados de Auditoría durante el Quinto, Sexto y Séptimo Programa Marco.
Este documento se estructura en cuatro partes:
La primera enuncia las novedades con respecto a la edición anterior de esta guía. La inclusión de dichas novedades viene motivada por la necesidad de:
• Recoger las modificaciones realizadas por la Comisión Europea en algunas normas reguladoras del Séptimo Programa Marco; • Explicar con mayor detalle ciertos aspectos que han generado dudas entre los beneficiarios durante este periodo de tiempo. El objetivo de la segunda parte es servir de guía a aquellas entidades con experiencia en los Programas Marco anteriores para que conozcan las principales diferencias entre la normativa del Sexto y Séptimo Programa Marco.
En la tercera parte se han recopilado los que son, en base a nuestra experiencia, los problemas más frecuentes detectados en la justificación de cada tipo de gastos y se han sugerido las soluciones que se consideran más oportunas.
En la cuarta parte se puede encontrar información relevante para las entidades interesadas en participar en el Séptimo Programa Marco.
En la sección de “Documentación” de la página web de CET Auditores, S.L “www.cetauditores.com” se incluirán las posibles erratas contenidas en este documento. Invitamos a todos los lectores a consultar este apartado y a realizar cualquier matización, comentario o mejora enviando un correo electrónico a [email protected].
AVISO:
Este documento ha sido elaborado como una herramienta informativa para facilitar la adaptación al Séptimo Programa Marco. La aplicación de las normas y recomendaciones son de carácter genérico y deberán ser adaptadas a las circunstancias específicas de cada beneficiario, por lo que se recomienda un estudio exhaustivo de cada caso. CET Auditores, S.L. no asumirá ninguna responsabilidad respecto a la aplicación o interpretación que cada usuario realice de esta guía.
COPYRIGHT:
Todos los textos han sido elaborados por CET Auditores, S.L. y no pueden ser reproducidos sin citar la fuente.
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2.1. Estructura del Séptimo Programa Marco
2.2. Procedimiento para realizar consultas a la Comisión Europea 2.3. Eliminación de los modelos de costes
2.4. Detalle de las actividades y de los porcentajes de financiación 2.5. Ampliación del plazo para presentar la documentación 2.6. Determinación de los gastos indirectos
2.6.1.Cálculo de los gastos indirectos reales
2.6.2.Cálculo de los gastos indirectos basado en un tipo fijo (flat rate) 2.7. Aceptación de costes medios de personal
2.8. Tipos de Certificados de Auditoría
2.8.1.Certificado sobre Estados de Costes (Certificate on the Financial Statements) 2.8.2.Certificado Metodológico
2.9. Garantías financieras
2.10. Posibilidad de utilización de tarifas fijas para los gastos de viaje
2.11. Tarifas fijas para justificar la remuneración de los propietarios de empresas 2.12. Obligación de declarar los intereses generados por la prefinanciación 2.13. Realización de ajustes a los gastos declarados en periodos anteriores
2.14. Normativa específica aplicable a “Investigación en beneficio de las PYMES” e “Investigación en beneficio de Asociaciones de PYMES” del programa Capacidades
3. NORMATIVA Y PROBLEMÁTICA POR CATEGORÍAS DE COSTES
3.1. PersonalTarifa horaria (Personnel Rate) Horas imputadas al proyecto Caso especial: Consultores in house Caso especial: Retribuciones variables 3.2. Viajes
3.3. Equipos Amortizables 3.4. Consumibles
3.5. Terceras partes (Third Parties) 3.6. Ingresos del proyecto
3.7. Gastos Indirectos
3.8. Las auditorías de la Comisión Europea
4. DOCUMENTACIÓN DE UTILIDAD
ÍNDICE
13 15 15 15 17 17 20 23 24 25 25 29 33 33 34 35 37 37 7 11 39 42 42 52 54 54 57 61 64 66 72 74 75 811. PRINCIPALES CAMBIOS INTRODUCIDOS ENTRE LA PRIMERA Y LA
SEGUNDA EDICIÓN DE ESTA GUÍA
2. PRINCIPALES ASPECTOS FINANCIEROS DEL SÉPTIMO PROGRAMA
MARCO
PRINCIPALES CAMBIOS INTRODUCIDOS
ENTRE LA PRIMERA Y LA SEGUNDA
EDICIÓN DE ESTA GUÍA
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• En el punto 2.1 se ha introducido un apartado donde se describe la estructura del Séptimo Programa Marco y se realiza una breve descripción de los 5 programas que lo componen (Cooperación, Ideas, Personas, Capacidades y EURATOM);
• Se ha modificado el punto 2.2 con el objetivo de describir el nuevo procedimiento creado en el Séptimo Programa Marco para realizar consultas a la Comisión Europea;
• El punto 2.4 contiene un detalle de las actividades previstas en los proyectos del Séptimo Programa Marco y su financiación, con el objetivo de dar una visión más completa al lector con menor experiencia en Programa Marco;
• En el apartado 2.8.1 se han incluido los siguientes puntos:
o Aclaración efectuada por la Comisión Europea sobre la necesidad de los terceros que tengan relación con el beneficiario a través de la cláusula 10 de únicamente remitir el Certificado sobre Estados de Costes cuando su propia contribución financiera supere los 375.000,00 €;
o Posibilidad de envío voluntario del Certificado sobre Estados de Costes;
o Opción de no enviar el Certificado sobre Estados de Costes cuando el periodo haya sido audi-tado por la Comisión Europea.
• Se han actualizado los requisitos para solicitar el Certificado Metodológico (apartado 2.8.2.a);
• Se ha añadido en el punto 2.10, información sobre la posibilidad de declarar los gastos de viaje en base a tarifas fijas siempre y cuando se cumplan determinadas condiciones;
• Se ha incluido un apartado en el que se analiza la posibilidad de declarar en base a tarifas fijas, la remu-neración de los propietarios de empresas que actúen como beneficiarios (apartado 2.11);
• En el apartado 2.12 se detalla la información sobre las obligaciones que el Séptimo Programa Marco impone al coordinador de un proyecto en relación con la declaración de los intereses generados por la prefinanciación, las exenciones existentes y la posibilidad de declarar en el proyecto las comisiones bancarias generadas por el traspaso de fondos al resto de beneficiarios del proyecto;
• Se han actualizado todas las referencias del documento en cuanto a la obligatoriedad de obtener el Certificado Metodológico con anterioridad al envío del primer Estado de Costes utilizando tarifas medias de personal, puesto que este requisito ha sido eliminado por parte de la Comisión Europea;
• Se ha incluido información sobre cómo deben realizarse, en el Séptimo Programa Mar-co, los ajustes de los gastos declarados en periodos anteriores (apartado 2.13);
• En el apartado 2.14 se ha añadido una reseña relativa a las condiciones específicas que regulan la “Investigación en beneficio de las PYMES” e “Investigación en beneficio de Asociaciones de PYMES” ambas incluidas en el programa Capacidades;
• Se ha ampliado información en el apartado 3.1 en relación a los métodos de cálculo del gasto de personal y las horas productivas. En este mismo apartado se han actualizado los requisitos que tienen que cumplir los partes de horas para ser aceptables;
• En el apartado 3.5 se ha profundizado en el análisis de la figura de las terceras partes (third parties);
• Se ha añadido el apartado 3.8 con información a tener en cuenta relacionada con las auditorías económicas realizadas directamente por la Comisión Europea;
• Se ha ampliado la cuarta parte correspondiente a “Documentación de utilidad” con el listado completo de la documentación mencionada en esta guía, indicando dónde puede encontrarse.
PRINCIPALES ASPECTOS FINANCIEROS
DEL SÉPTIMO PROGRAMA MARCO
13 12
A continuación se detallan los principales aspectos financieros que caracterizan el Séptimo
Programa Marco de la Comisión Europea:
• Estructura del Séptimo Programa Marco (Punto 2.1);
• Procedimiento para realizar consultas a la Comisión Europea (Punto 2.2); • Eliminación de los modelos de costes (Punto 2.3);
• Detalle de las actividades y de los porcentajes de financiación (Punto 2.4); • Plazo para presentar la documentación (Punto 2.5);
• Determinación de los gastos indirectos (Punto 2.6); • Aceptación de costes medios de personal (Punto 2.7); • Tipos de Certificados de Auditoría (Punto 2.8); • Garantías financieras (Punto 2.9);
• Posibilidad de utilización de tarifas fijas para los gastos de viaje (Punto 2.10);
• Tarifas fijas para justificar la remuneración de los propietarios de empresas (Punto 2.11); • Obligación de declarar los intereses generados por la prefinanciación (Punto 2.12); • Realización de ajustes a los gastos declarados en periodos anteriores (Punto 2.13);
• Normativa específica aplicable a “Investigación en beneficio de las PYMES” e “Investigación en beneficio de Asociaciones de PYMES” del programa Capacidades (Punto 2.14);
2.1. Estructura del Séptimo Programa Marco:
El Séptimo Programa Marco está formado por cinco programas específicos:
Cooperación: El programa Cooperación apoya las actividades de investigación realizadas por diversas enti-dades científicas en cooperación transnacional y pretende alcanzar o consolidar el liderazgo en ámbitos clave de la ciencia y la tecnología.
Está subdividido en diez temas que reflejan los campos más importantes del conocimiento y de la tecnología en los que la excelencia en la investigación reviste especial importancia, con el objetivo de reforzar la capacidad de Europa para afrontar sus retos futuros en los ámbitos social, económico, ambiental, industrial y de salud pública.
Los temas definidos por la Comisión Europea son los siguientes:
o Salud;
o Alimentación, agricultura y pesca, y biotecnología;
o Tecnologías de la información y la comunicación;
o Nanociencias, nanotecnologías, materiales y nuevas tecnologías de producción;
o Energía;
o Medio ambiente (incluido cambio climático);
o Transporte (incluida la aeronáutica);
o Ciencias socioeconómicas y humanidades;
o Seguridad;
o Espacio.
• Ideas: El programa Ideas apoya la investigación en las fronteras del conocimiento de acuerdo, exclusivamen-te, con la excelencia científica. La investigación puede realizarse en cualquier área de la ciencia o la tecnología, ingeniería, ciencias socioeconómicas y humanidades. A diferencia del programa Cooperación, no hay obliga-ción de trabajar con socios de otros países. Los proyectos son puestos en práctica por «equipos independien-tes» a las órdenes de un «investigador principal». Dentro de este programa se incluyen los proyectos European Research Council (ERC).
• Personas: El programa Personas da apoyo a la movilidad de los investigadores y la promoción profesional, tanto para investigadores en Europa como a nivel mundial. Se aplica por medio de acciones llamadas Marie Curie y dispone de becas de investigación y otras medidas con las que apoyar a investigadores a desarrollar sus habilidades y competencias a lo largo de su carrera profesional.
2.2. Procedimiento para realizar consultas a la Comisión
Europea:
En Programas Marco anteriores, la Comisión Europea disponía de direcciones de correo electrónico para que los beneficiarios y usuarios plantearan las cuestiones que les surgieran durante la vida de los proyectos. En el Séptimo Programa Marco, la Comisión Europea ha creado una página web en la que se pueden realizar dichas consultas:
http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=enquiries
El servicio es prestado por una empresa subcontratada por la Comisión Europea que tiene el compro-miso de responder en un plazo máximo de 3 días a las preguntas sencillas. En caso de cuestiones complejas este plazo se puede ampliar hasta 15 días.
2.3. Eliminación de los modelos de costes:
En Programas Marco anteriores, el modelo de costes seleccionado por el beneficiario condicionaba la determinación de los gastos financiables.
Los tres modelos aplicables eran los siguientes: • Modelo de costes totales (Full Cost - FC);
• Modelo de costes totales flat rate (Full Cost Flat rate - FCF); • Modelo de costes adicionales (Additional cost - AC).
En el Séptimo Programa Marco estos modelos desaparecen, y en consecuencia, todos los beneficiarios pueden declarar la totalidad de sus gastos reales (incluida la dedicación al proyecto del personal contratado permanentemente).
2.4. Detalle de las actividades y de los porcentajes de
financiación:
Los porcentajes de financiación varían en función de las actividades llevadas a cabo en el proyecto. Éstas pueden ser:
a.) Investigación y desarrollo tecnológico: Conjunto de actividades que buscan crear nuevo conoci-miento, nueva tecnología o nuevos productos.
b.) Demostración: Actividades destinadas a demostrar la viabilidad de nuevas tecnologías que ofrecen una potencial ventaja económica pero que no pueden ser comercializadas directamente.
• Capacidades: Este programa refuerza las Capacidades de investigación que necesita Europa para poder convertirse en una economía próspera basada en el conocimiento.
Está compuesto por las siguientes áreas:
o Infraestructuras de investigación;
o Investigación en beneficio de las PYME;
o Regiones del conocimiento y apoyo a agrupaciones regionales de investigación;
o Potencial investigador de las Regiones de Convergencia;
o Ciencia y Sociedad;
o Apoyo al desarrollo coherente de las políticas de investigación;
o Cooperación internacional.
• EURATOM: El programa EURATOM abarca dos programas específicos: el primero incluye la realización de acciones directas en el ámbito nuclear por parte del Centro Común de Investigación (JRC) de la Comisión Eu-ropea, mientras que el segundo está compuesto por las acciones indirectas en los campos de la investigación en energía de fusión y fisión nuclear y radioprotección.
El desglose presupuestario entre los distintos programas es el siguiente (en millones de euros):
Tabla 1
(1) La suma de estos programas componen el presupuesto total del Séptimo Programa Marco (50.521 millones de euros).
Los programas de Cooperación (salvo las áreas temáticas de Espacio y Seguridad), Capacidades (con la excepción de la investigación en beneficio de las PYME) y EURATOM, comparten el mismo modelo de Acuerdo de Subvención.
Existe un modelo específico para el programa Personas, otro para el programa Ideas y otro compartido por las áreas de Espacio y Segu-ridad del programa de Cooperación y de Investigación en beneficio de las PYME del programa Capacidades.
La normativa general recogida en este documento es de aplicación a la totalidad de los programas. No obstante, es necesario conocer las particularidades de cada uno de ellos con el objetivo de asegurar una correcta justificación. Para ello habrá que dominar los Anexos 2 y 3 de cada modelo de contrato. A menudo se podrá ampliar la información con la Guía Financiera del programa correspondiente (“The Marie Curie Actions FP7 Financial Guidelines” o la “Guide for ERC Grant Holders”) y con Guías para los solicitantes que emite la Comisión Europea para determinadas acciones.
COOPERACIÓN
32.413
(1)7.510
IDEAS
(1)PERSONAS
4.750
(1)CAPACIDADES
4.097
(1)Acciones en el
EURATOM:
JRC
1.751
(1)EUROATOM
Acciones
Indirectas
2.751
17 16
ACTIVIDAD
FINANCIACIÓN
Investigación y desarrollo tecnológico 50% ó 75% (1)
Demostración 50%
Otras Actividades 100%
c.) Otras actividades: Cualquier actividad necesaria para la correcta realización de un proyecto que no esté incluida en alguna de las actividades descritas en los dos puntos anteriores. Deben ser comentadas detalladamente durante la fase de negociación. En el Séptimo Programa Marco se ha incluido dentro de este apartado la actividad de gestión y la de formación.
En el Sexto Programa Marco, los gastos de gestión (Management) no podían superar el 7% de la contribución financiera. En el Séptimo Programa Marco se ha eliminado ese límite. Únicamente se deberá cumplir, al igual que sucede con el resto de gastos, lo establecido en el artículo II.14 del Acuerdo de Subvención especialmente en lo relativo a economía y eficiencia.
Los porcentajes de financiación para los proyectos del Séptimo Programa Marco, establecidos por la Comisión Europea son los siguientes:
Tabla 2
(1) La aplicación de un porcentaje u otro depende de las características del beneficiario de la subvención. El general es del 50%, mientras que la financiación del 75% está limitada a los beneficiarios que cumplan alguno de los siguientes perfiles:
• Organismos públicos sin fines de lucro; • Centros de educación secundaria y superior; • Organizaciones de investigación no lucrativas; • Pequeñas y medianas empresas (PYMEs):
Considerando como tales aquellas entidades que cumplen de manera acumulativa los siguientes límites: cifra de ingresos infe-rior a 50 millones de euros, cifra total de balance infeinfe-rior a 43 millones de euros y menos de 250 trabajadores.
Debido a sus especiales características, las Acciones Coordinadas y de Soporte no tienen ni actividades de “In-vestigación y Desarrollo Tecnológico” ni de “Demostración”, únicamente “Otras Actividades”. De acuerdo con la normativa descrita anteriormente la financiación sería del 100%. Sin embargo, la Comisión Europea establece que estos casos son una excepción y dicho porcentaje únicamente se aplica a los gastos directos. La contribu-ción financiera de los gastos indirectos será como máximo del 7% de los gastos directos una vez excluida la subcontratación y los recursos puestos a disposición del beneficiario por terceros que no realicen el trabajo en las instalaciones del beneficiario.
2.5. Ampliación del plazo para presentar la
documentación:
En el Sexto Programa Marco, se establecía que la documentación técnica y financiera debía estar en posesión de la Comisión Europea en el plazo máximo de 45 días desde la finalización del periodo repos-tado. En el Séptimo Programa Marco, este plazo se amplía hasta los 60 días.
2.6. Determinación de los Gastos Indirectos:
Con anterioridad al desarrollo de los métodos previstos en el Séptimo Programa Marco para determinar los gastos indirectos, analizaremos qué se entiende por gasto directo e indirecto y cómo diferenciar am-bos conceptos.
La definición de gastos directos que proporciona la Guía Financiera es la siguiente: “Aquellos costes ele-gibles que pueden atribuirse directamente al proyecto y que son identificables por el beneficiario como tales, de acuerdo con sus principios contables y sus reglas internas habituales”.
Del citado texto se recoge que la clave para considerar un gasto como directo es que se pueda imputar a un proyecto concreto sin necesidad de utilizar un criterio de reparto. Los ejemplos más habituales de gastos directos son el gasto de personal técnico, el uso de equipos, la compra de consumibles, etc. siempre que estén relacionados con el proyecto.
La definición de gastos indirectos incluida en la Guía Financiera es la siguiente: “Aquellos costes que los beneficiarios no pueden identificar como directamente atribuibles a un único proyecto, pero que sí pue-den ser ipue-dentificados por su sistema de contabilidad como incurridos en relación directa con los costes directos atribuidos al proyecto”.
El rasgo común de los gastos indirectos es que, aunque son necesarios para el funcionamiento de la entidad y para la correcta consecución del proyecto, es imprescindible un criterio de reparto para deter-minar el importe susceptible de ser cargado a un proyecto concreto. Algunos ejemplos son el consumo eléctrico, el gasto de vigilancia, de limpieza, el sueldo del personal directivo y administrativo, el material de oficina, tóner, etc.
El Séptimo Programa Marco contempla la posibilidad de calcular los gastos indirectos de acuerdo con dos métodos:
• Cálculo de los gastos indirectos reales (Punto 2.6.1);
• Cálculo de los gastos indirectos basado en un tipo fijo (flat rate) (Punto 2.6.2).
El beneficiario deberá determinar sus gastos indirectos de acuerdo con el método de cálculo utilizado habitualmente.
El esquema general para decidir qué sistema de cálculo de gastos indirectos se puede utilizar es el siguiente:
Tabla 3
(*)Únicamente aplicable a proyectos que tengan actividades de “Investigación y Desarrollo Tecnológico” y el beneficiario sea uno de los siguientes tipos de entidad:
• Organismos públicos sin fines de lucro; • Centros de educación secundaria y superior; • Organizaciones de investigación no lucrativas; • Pequeñas y medianas empresas (PYMES).
El método de cálculo de los gastos indirectos debe ser único para todos los proyectos de una misma entidad. La Guía Financiera contempla la posibilidad de que el beneficiario pueda modificar el método de cálculo de gastos indirectos cuando se trate de un error. Para ello, el beneficiario deberá informar con la mayor brevedad posible a la Comisión Europea de la existencia del error y enviar un listado con los proyectos que se encuentran en dicha situación, así como, en determinados casos, un informe de un auditor. Tras la revisión de la documentación aportada, la Comisión Europea tomará la decisión de aceptar o rechazar el cambio.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo realizar el cálculo de la contribución financiera en función del sistema de justificación de gastos indirectos utilizado por el beneficiario, en una Acción Coordinada y de Soporte:
MÉTODO DE CÁLCULO DE COSTES INDIRECTOS
REALES (85% SOBRE LOS GASTOS DE PERSONAL)
MÉTODO DE CÁLCULO DE COSTES INDIRECTOS TARIFA FIJA DEL 60%
MÉTODO DE CALCULO DE COSTES INDIRECTOS TARIFA FIJA DEL 20%
TOTAL GASTOS DIRECTOS 138.000,00 € 138.000,00 € 138.000,00 € GASTOS PERSONAL 100.000,00 € 100.000,00 € 100.000,00 € SUBCONTRATACIÓN 25.000,00 € 25.000,00 € 25.000,00 € OTROS GASTOS 13.000,00 € 13.000,00 € 13.000,00 € TOTAL GASTOS INDIRECTOS 85.000,00 € 22.600,00 € 22.600,00 € TOTAL GASTOS 223.000,00 € 160.600,00 € 160.600,00 € CONTRIBUCIÓN FINANCIERA 145.910,00 € 145.910,00 € 145.910,00 € ¿DISPONE EL BENEFICIARIO DE CONTABILIDAD ANALÍTICA? SI NO GASTOS INDIRECTOS REALES (MÉTODO NORMAL) GASTOS INDIRECTOS REALES (MÉTODO SIMPLIFICADO) GASTOS INDIRECTOS TARIFA FIJA 20% GASTOS INDIRECTOS TARIFA FIJA 60% (*) GASTOS INDIRECTOS TARIFA FIJA 20%
PUEDE ELEGIR ENTRE PUEDE APLICAR
ACCIONES COORDINADAS Y DE SOPORTE: LA CONTRIBUCIÓN FINANCIERA MÁXIMA NO SUPERARÁ EL 7% DE LOS GASTOS DIRECTOS UNA VEZ EXCLUIDA LA SUBCONTRATACIÓN Y LOS RECURSOS PUESTOS A DISPOSICIÓN DEL BENEFICIARIO POR TERCEROS QUE NO REALICEN EL TRABAJO EN
LAS INSTALACIONES DEL BENEFICIARIO.
En este ejemplo hay dos aspectos a destacar:
1.- La única tarifa fija que puede ser utilizada en una Acción Coordinada y de Soporte para justificar los gastos indirectos es el 20%, en ningún caso se podrá declarar el 60%, ya que en este tipo de acciones no se realizan actividades de “Investigación y Desarrollo T ecnológico”. 2.- Como podemos comprobar, el cálculo de la contribución financiera es el mismo en los tres casos: la Comisión Europea reembolsará el 100% de los gastos directos. Para el cálculo de la contribución financiera, los gastos indirectos se limitarán, con independencia del método que utilice habitualmente el beneficiario, al 7% de los gastos directos una vez eliminada la subcontratación y los recursos puestos a disposición del beneficiario por terceros que no trabajen en las instalaciones del mismo. El cálculo efectuado es el siguiente: 138.000,00 € + ((100.000,00 +13.000,00) x 7%) = 145.910,00 €.
21 20
Ejemplo:
Cifra de gastos indirectos: 2.300.000,00 €
Número de trabajadores directos: 200 trabajadores Horas productivas por trabajador: 1.700 horas
Horas productivas totales de todo el departamento (200 trabajadores x 1.700 horas): 340.000 horas Gastos de personal directo: 7.200.000,00 €
Tabla 5
Supongamos que el gasto de personal cargado al proyecto es el siguiente:
Tabla 6 % GASTOS INDIRECTOS SOBRE GASTOS PERSONAL DIRECTO CÁLCULO TARIFA HORARIA DE GASTOS INDIRECTOS NUMERADOR 2.300.000,00 € 2.300.000,00 € DENOMINADOR 7.200.000,00 € 340.000 horas 31,94 % 6,76 €/hora NOMBRE GASTO TOTAL DE PERSONAL ( € ) A HORAS PRODUCTIVAS B TARIFA HORARIA GASTO PERSONAL ( € / HORA ) C = A/B HORAS DEDICADAS AL PROYECTO D TOTAL GASTO DE PERSONAL DEL PROYECTO ( € ) E = D*C PERSONA 1 40.000,00 1.700 23,53 354 8.329,62 PERSONA 2 27.000,00 1.700 15,88 273 4.335,24 TOTAL 67.000,00 627 12.664,86
2.6. 1. Cálculo de los gastos indirectos reales:
Este sistema únicamente puede ser utilizado por el beneficiario que disponga de una contabilidad analítica que le permita calcular sus costes indirectos reales y siempre que sea éste el método habitualmente empleado. Existen dos modalidades del mismo:
• Método normal: El beneficiario puede calcular los gastos indirectos reales a nivel de departamento o centro;
• Método simplificado: El beneficiario únicamente puede calcular los gastos indirectos reales a nivel de la organización, considerada globalmente.
Los gastos indirectos se distribuirán entre los distintos proyectos y actividades en que participe el beneficiario, de acuerdo con algún criterio de reparto razonable. Los criterios más habituales son: • Cálculo como porcentaje sobre el gasto de personal directo: Consiste en dividir el importe
de gastos indirectos entre el gasto de personal directo de la entidad. El resultado obtenido será un porcentaje. El importe de gastos indirectos susceptibles de ser cargados a un proyecto concreto se obtendrá aplicando el porcentaje sobre la cifra de personal cargada. Este método será el más beneficioso si el personal que participa en proyectos de investigación tiene un perfil salarial alto respecto al resto del personal. (Ver ejemplo, tabla 7).
• Cálculo como tarifa horaria: Se obtiene dividiendo la cifra total de gastos indirectos entre las horas productivas totales del personal. El resultado obtenido será una tarifa horaria única para todo el personal de la entidad. El importe de gastos indirectos que se cargará a un proyecto será el resultado de multiplicar la tarifa horaria por las horas dedicadas por el personal al proyecto. Este método será más beneficioso si el personal que participa en proyectos de investigación tiene un perfil salarial bajo respecto al resto del personal. (Ver ejemplo, tabla 8).
GASTOS INDIRECTOS
COSTE DE PERSONAL DIRECTO
GASTOS INDIRECTOS
HORAS PRODUCTIVAS TOTALES DEL PERSONAL
= € / Hora
2.6. 2. Cálculo de los gastos indirectos basados en un tipo fijo
(flat rate)
:
Este sistema puede ser empleado por cualquier beneficiario que lo desee. Existen dos porcentajes distintos susceptibles de ser aplicados sobre los costes directos una vez excluida la subcontratación y los recursos puestos a disposición del beneficiario por terceros que no realicen el trabajo en las instalaciones del beneficiario:- El tipo del 20% es el general.
- El tipo del 60% está reservado para organismos públicos sin ánimo de lucro, centros de educación secundaria y superior, organizaciones de investigación no lucrativas y PYMES, siempre que no puedan determinar sus costes indirectos reales. Podrá aplicarse a cualquier proyecto que incluya actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico.
Como se ha comentado en el punto 2.4, las Acciones Coordinadas y las Acciones de Soporte al no tener actividades de Investigación y Desarrollo Tecnológico sus gastos indirectos se calcularán de alguna de las siguientes formas:
- Tarifa fija del 20%: en caso que el beneficiario no disponga de contabilidad analítica. - Gastos indirectos reales: en caso que el beneficiario disponga de contabilidad analítica. Con independencia del método elegido, la contribución financiera de los gastos indirectos estará limitada al tipo del 7% aplicado sobre los gastos directos una vez excluida la subcontratación y los recursos puestos a disposición del beneficiario por terceros que no realicen el trabajo en las instalaciones del mismo.
En una Decisión adoptada por la Comisión Europea en Diciembre de 2009 se establece que, si alguno de los beneficiarios cumple los requisitos para declarar los gastos indirectos con la tarifa del 60% y un porcentaje de financiación para los gastos declarados bajo la actividad de RTD del 75%, podrán seguir utilizando dicho método incluso si dejaran de cumplir esas condiciones (1) durante la vida del proyecto.
En la misma línea la Comisión establece que si una entidad que determina sus gastos indirectos empleando una tarifa del 60% y, tras un cambio en el sistema contable, puede determinar sus gastos indirectos reales, únicamente deberá utilizar este cálculo en los proyectos que obtenga en el futuro.
(1) La aplicación de un porcentaje u otro depende de las características del beneficiario de la subvención. El porcentaje general es del 50%, mientras que la financiación del 75% está limitada a los beneficiarios que cumplan alguno de los siguientes perfiles:
· Organismos públicos sin fines de lucro; · Centros de educación secundaria y superior; · Organizaciones de investigación no lucrativas;
· Pequeñas y medianas empresas (PYMES): Considerándose como tales aquellas entidades que cumplen de manera acumulativa los siguientes límites: cifra de ingresos inferior a 50 millones de euros, cifra total de balance inferior a 43 millones de euros y menos de 250 trabajadores.
Opción 1: Cálculo del gasto indirecto como porcentaje sobre el gasto de personal directo:
Tabla 7
Opción 2: Cálculo del gasto indirecto como tarifa horaria:
Tabla 8
De las dos opciones planteadas en este ejemplo, la segunda resulta más ventajosa porque el personal que participa en el proyecto tiene un coste salarial inferior a la media del personal directo de la plantilla.
NOMBRE PERSONAL DELTOTAL GASTO PROYECTO ( € ) % GASTOS INDIRECTOS SOBRE GASTOS DIRECTOS ( € ) TOTAL GASTOS INDIRECTOS IMPUTABLES AL PROYECTO PERSONA 1 8.329,62 31,94% 2.660,48 PERSONA 2 4.335,24 31,94% 1.384,68 TOTAL 12.664,86 4.045,16 NOMBRE HORAS DEDICADAS AL PROYECTO CÁLCULO TARIFA HORARIA DE GASTOS INDIRECTOS TOTAL GASTOS INDIRECTOS IMPUTABLES AL PROYECTO PERSONA 1 354 6,76 € / hora 2.393,04 PERSONA 2 273 6,76 € / hora 1.845,48 TOTAL 627 4.238,52
25 24
CASOS PARTICULARES: IDEAS Y PERSONAS
Los proyectos financiados bajo el programa Ideas y Personas tienen su propio régimen de cálculo de gastos indirectos.
Para el programa Ideas, se calculará aplicando el 20% sobre el importe de gastos directos declarados, una vez eliminada la subcontratación y los recursos de terceros que no trabajen en las instalaciones del beneficiario.
En el caso del programa Personas dependerá del tipo de Marie Curie:
Si la desviación entre la media y los valores extremos de cada uno de los grupos de personal definidos por el beneficiario es:
• Inferior al 5%: la metodología será aceptada;
• Entre el 5% y el 25%: la metodología será aceptada, únicamente si el beneficiario participa o ha participado en 4 proyectos, con financiación comunitaria superior a 375.000,00 €, en el Sexto o Séptimo Programa Marco.
• Superior al 25%: la metodología no será aceptada;
Aspectos comunes a todos los Certificados de Auditoría:
¿Quién puede emitir un Certificado de Auditoría?Cualquier auditor externo que cumpla las siguientes condiciones: - Ser independiente del beneficiario;
- Cumplir los requisitos establecidos en la Octava Directiva (2006/43/EC de 17 de Mayo de 2006). A nivel nacional se concreta en estar inscrito en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC).
En caso de ser financiable, ¿en qué actividad se justificaría?
Se cargará al proyecto como gasto de Subcontratación bajo la actividad de gestión (Management).
2.8. Tipos de Certificados de Auditoría:
En el Séptimo Programa Marco se han previsto los siguientes Certificados de Auditoría: • Certificado sobre Estados de Costes (Punto 2.8.1)
•Certificado Metodológico (Punto 2.8.2) a) De costes reales de personal. b) De costes medios de personal. INTERNATIONAL TRAINING NETWORK (ITN)
INDUSTRY-ACADEMIA PARTNERSHIPS AND PATHWAYS (IAPP)
INTRA-EUROPEAN FELLOWSHIPS FOR CAREER DEVELOPMENT (IEF)
INTERNATIONAL OUTGOING FOR CAREER DEVE-LOPMENT (IOF)
INCOMING INTERNATIONAL FELLOWSHIPS (IIF)
10% DE LOS GASTOS DIRECTOS MENOS LA SUB-CONTRATACIÓN Y LOS TERCEROS TRABAJANDO FUERA DE LAS INSTALACIONES DEL BENEFICIARIO
SE CARGA UN IMPORTE FIJO POR INVESTIGADOR Y MES
CAREER INTEGRATION GRANTS (CIG) NO SE DECLARAN GASTOS INDIRECTOS
2.7. Aceptación de Costes Medios de Personal:
En el Quinto Programa Marco, la Comisión Europea admitía el cálculo de personal mediante el uso de tarifas medias, siempre y cuando no difirieran de manera significativa de los gastos reales. Al no estar definida qué desviación se consideraba significativa, se generó una situación de incertidumbre con algunos beneficiarios que llevó a prohibir de manera expresa el uso de tarifas medias en el Sexto Programa Marco.
En el Séptimo Programa Marco se decidió volver a aceptar el uso de tarifas medias. En un principio se establecía como requisito imprescindible la aportación de un Certificado Metodológico en el que un auditor certificara el sistema seguido para calcular dichas tarifas medias, informando de las desviaciones existentes (Ver apartado 2.8.2.b). Únicamente se podía utilizar el método de tarifas medias una vez que dicho Certificado Metodológico hubiera sido admitido por la Comisión Europea. A partir del comunicado “Simplificando la implementación del Programa Marco”, de 24 de Enero de 2011 de la Comisión Europea, esta obligación fue eliminada. No obstante, el beneficiario puede optar por presentar dicho certificado con el fin de confirmar que las tarifas utilizadas son aceptables por la Comisión Europea.
2.8. 1. Certificado sobre Estados de Costes
(Certificates on the Financial Statements)
:
¿Qué es un Certificado de Auditoría sobre Estado de Costes?
Documento en el que un tercero independiente (auditor) emite una opinión profesional del Estado de Costes (Form C) sobre el grado de cumplimiento de las condiciones financieras que regulan el Séptimo Programa Marco de la Comisión Europea.
¿Qué categorías de gastos se revisan en un Certificado de Auditoría sobre Estados de Costes? Todas las que se declaren en el Estado de Costes. Personal, viajes, equipos, consumibles, otros gastos, subcontratación y gastos indirectos.
¿Cuándo se emite un Certificado de Auditoría sobre Estados de Costes?
En el momento de presentar a la Comisión Europea los gastos soportados en relación con un proyecto. ¿Cuándo es obligatorio el Certificado de Auditoría?
Durante el Sexto Programa Marco debía presentarse obligatoriamente un Certificado de Auditoría sobre la totalidad de los Estados de Costes.
¿Cómo afecta la existencia de terceros en la obligación de remitir el Certificado sobre los Estados de Costes?
- Terceros que ponen recursos a disposición del beneficiario (mediando o sin mediar contraprestación): Los gastos incurridos se incluirán en el Estado de Costes del beneficiario y,
como consecuencia, la contribución financiera de los mismos computará a efectos de determinar si supera el límite de 375.000,00 €;
- Subcontratación: Los gastos facturados por el tercero se incluirán en el Estado de Costes
del beneficiario bajo el apartado de subcontratación. Serán computados para determinar si la contribución financiera supera los 375.000,00 €;
- Terceros vinculados al beneficiario a través de la clausula especial 10 1: Los gastos incurridos
por el tercero se declaran en un Estado de Costes distinto del presentado por el beneficiario. Estos Estados de Costes únicamente deberán ser auditados cuando la contribución financiera correspondiente al tercero supere los 375.000,00 €.
¿Es financiable el Certificado de Auditoría sobre Estado de Costes?
Sí. Siempre que sea obligatorio será financiado por la Comisión Europea dentro del proyecto bajo la actividad de gestión (Management). El único importe que deberá soportar el beneficiario es el IVA.
Ejemplo:
PERIODO ELEGIBLESCOSTES CONTRIBUCIÓNFINANCIERA ( 50 % ) CONTRIBUCIÓN FINANCIERA ACUMULADA NECESIDAD DE CERTIFICADO DE AUDITORÍA 1 760.000,00 € 380.000,00 € 380.000,00 € No es necesario certificado 2 100.000,00 € 50.000,00 € 430.000,00 € Certificado de los 2 periodos En el Séptimo Programa Marco, existen dos situaciones:
a) Proyectos de duración superior a 2 años: Será necesario un Certificado de Auditoría cada vez que la contribución financiera comunitaria acumulada de los Estados de Costes presentados supere los 375.000 €. A partir de ese momento el cómputo volverá a cero.
Si el beneficiario ha obtenido la aprobación del Certificado Metodológico únicamente se deberá enviar un Certificado de Auditoría en el último periodo de cada proyecto, siempre que se superen los 375.000,00 € de contribución financiera (ver apartado 2.8.2).
b) Proyectos de duración igual o inferior a 2 años (caso particular): Cuando la contribución financiera global solicitada por el beneficiario sea superior a los 375.000 € se enviará un único Certificado de Auditoría al final del proyecto. Ejemplo:
PERIODO ELEGIBLESCOSTES CONTRIBUCIÓNFINANCIERA ( 50 % ) CONTRIBUCIÓN FINANCIERA ACUMULADA NECESIDAD DE CERTIFICADO DE AUDITORÍA 1 170.000,00 € 85.000,00 € 85.000,00 € No es necesario certificado 2 250.000,00 € 125.000,00 € 210.000,00 € No es necesario certificado 3 290.000,00 € 145.000,00 € 355.000,00 € No es necesario certificado 4 120.000,00 € 60.000,00 € 415.000,00 € Certificado de los 4 periodos
5 740.000,00 € 370.000,00 € 370.000,00 € No es necesario certificado Tabla 10
Tabla 11
(1) CLAÚSULA 10: TERCEROS VINCULADOS A UN BENEFICIARIO [Unidades de Investigación Conjuntas (Unités Mixtes de Recher-che, unités propres de recherche etc.) Agrupaciones Europeas de Interés Económico (AEIE)/empresas afiliadas]
1. Los terceros citados a continuación están vinculados a [nombre del beneficiario] [nombre de la entidad jurídica]
[nombre de la entidad jurídica]
2. El beneficiario podrá imputar los costes que los terceros anteriormente citados hayan tenido al ejecutar el proyecto, atenién-dose, para ello, a lo dispuesto en el acuerdo de subvención. Estas contribuciones no se considerarán ingresos del proyecto. Los terceros especificarán los costes del proyecto, mutatis mutandis, con arreglo a lo dispuesto en la parte B del anexo II del acuerdo de subvención e imputarán sus costes subvencionables con arreglo a los principios establecidos en los artículos II .14 y II. 15. El beneficiario entregará a la Comisión:
- un estado financiero de cada tercero en el formato del formulario C; estos costes no se incluirán en el formulario C del beneficiario;
- los certificados de los estados contables y/o la metodología de cada tercero de conformidad con las disposiciones aplicables del presente acuerdo de subvención;
- como anexo al formulario C del beneficiario, se adjuntará un informe financiero resumido que presente de forma agrupada todos los costes subvencionables de cada tercero y del beneficiario, tal como estén especificados en sus estados contables.
Al presentar los informes mencionados en el artículo II.4, el consorcio especificará el trabajo realizado y los recursos desple-gados por cada tercero relacionándolo con el beneficiario correspondiente.
3. Los terceros cuyos costes impute el beneficiario estarán sujetos a controles y auditorías para comprobar que estos costes sean subvencionables, con arreglo a lo dispuesto en los artículos II.22 y 23.
4. El beneficiario será responsable exclusivo, respecto a [la Unión][Euratom] y los demás beneficiarios, de los terceros a él vinculados y se asegurará de que estos se atengan a lo dispuesto en el acuerdo de subvención.
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2.8.2.a. Certificado Metodológico de Costes Reales de Personal:
Concepto: Documento en el que un tercero independiente (auditor) emite una opinión profesional sobre el procedimiento empleado por el beneficiario en el cálculo del coste indirecto y del coste de personal.¿Es obligatorio?
No, es de carácter voluntario. Sin embargo, su emisión supone una serie de garantías y ventajas para el beneficiario.
¿Qué ventajas tiene para el beneficiario?
La primera y más importante es que, desde el momento en que la Comisión Europea aprueba el método, el beneficiario tiene la garantía de que la metodología empleada para calcular el coste de personal y gastos indirectos está de acuerdo con lo previsto en la normativa del Séptimo Programa Marco. De esta manera se evitan posibles problemas con futuras auditorías.
La segunda, es que reduce la periodicidad de los Certificados de Auditoría sobre los Estados de Costes de los proyectos. No obstante, conviene valorar el acogerse o no a esta última opción ya que normalmente resulta complicado para las entidades recopilar información que se remonta a varios años atrás.
2.8. 2. Certificado Metodológico:
El Certificado Metodológico ha sido creado en el Séptimo Programa Marco con el propósito de asegurar al beneficiario el pleno cumplimiento de la normativa que regula el cálculo del coste de personal y el indirecto (overhead).
Una vez aceptado el Certificado por la Comisión Europea, el método de cálculo establecido será válido para todos los Estados de Costes correspondientes a proyectos cofinanciados bajo el Séptimo Programa Marco, salvo que se produzca un cambio sustancial, bien en la metodología o en la organización de la entidad beneficiaria.
Existen dos tipos de Certificado Metodológico en función del sistema de cálculo del coste de personal:
Certificado Metodológico de Costes Reales de Personal (Punto 2.8.2.a.) Certificado Metodológico de Costes Medios de Personal (Punto 2.8.2.b.) ¿Es posible enviar de manera voluntaria el Certificado sobre Estados de Costes?
La versión 5 de la Guía Financiera contempla la posibilidad de que un beneficiario envíe voluntariamente el Certificado sobre Estados de Costes. Es importante mencionar que ese Certificado no será financiado por la Comisión Europea hasta que la contribución financiera acumulada del proyecto supere los 375.000,00 €.
El envío voluntario del Certificado hace que el contador de contribución financiera acumulada se ponga a cero y únicamente será obligatorio el envío del Certificado cuando se superen los 375.000,00 €. Utilizando el ejemplo anterior y suponiendo que el beneficiario decide enviar, voluntariamente el Certificado sobre Estados de Costes en el segundo periodo:
PERIODO ELEGIBLESCOSTES CONTRIBUCIÓNFINANCIERA ( 50 % ) CONTRIBUCIÓN FINANCIERA ACUMULADA NECESIDAD DE CERTIFICADO DE AUDITORÍA ENVÍO DEL CERTIFICADO 1 170.000,00 € 85.000,00 € 85.000,00 € No es necesario certificado No
2 250.000,00 € 125.000,00 € 210.000,00 € No es necesario certificado Sí (Periodos 1 y 2) 3 290.000,00 € 145.000,00 € 145.000,00 € No es necesario certificado No 4 120.000,00 € 60.000,00 € 205.000,00 € No es necesario certificado No 5 740.000,00 € 370.000,00 € 575.000,00 € Si es necesario Sí (Periodos 3, 4 y 5)
Una de las novedades introducidas en la versión 5 de la Guía Financiera es la posibilidad de no tener que aportar el Certificado sobre Estados de Costes de aquellos periodos que hayan sido auditados directamente por la Comisión Europea. El efecto que tienen estas auditorías es similar al del envío voluntario del Certificado sobre Estados de Costes, es decir, el contador de contribución financiera acumulada se pone a cero y únicamente habrá que enviar el Certificado de Auditoría cuando se supere, en los siguientes periodos el límite de 375.000,00 €.
2.8.2.b. Certificado Metodológico de Costes Medios de Personal:
Concepto:Documento en el que un tercero independiente (auditor) emite una opinión profesional sobre el procedimiento seguido por el beneficiario para determinar los gastos indirectos (overhead) y los gastos de personal mediante el cálculo de costes medios por categorías.
¿Es obligatorio?
Hasta la aprobación del Comunicado de la Comisión Europea de 24 de enero de 2011, era obligatorio siempre que el beneficiario declarara los gastos de personal en base a tarifas medias. En la actualidad este Certificado es totalmente voluntario.
¿Qué ventajas tiene para el beneficiario?
Las ventajas que aporta son equivalentes a las del Certificado Metodológico de Costes Reales de Personal (ver punto 2.8.2.a).
¿Cuándo se puede emitir?
En cualquier momento durante la vigencia del Séptimo Programa Marco. ¿Quién puede presentarlo?
Cualquier entidad interesada en confirmar el cumplimiento de la normativa en el cálculo de los costes medios de personal.
¿Es financiable?
Sí, siempre que se presente. El único importe que deberá soportar el beneficiario es el IVA. ¿Cómo se presenta?
El envío del Certificado debe hacerse a la siguiente dirección:
[email protected] ¿Qué formato tiene?
El Certificado Metodológico debe seguir el formato establecido en el Anexo VII del Acuerdo de Subvención.
¿Qué desviación es aceptada por la Comisión Europea? Ver punto 2.7.
¿Cuándo se puede emitir?
En cualquier momento durante la vigencia del Séptimo Programa Marco, previa solicitud a la Comisión Europea.
¿Quién puede solicitarlo?
Aquellos beneficiarios que cumplan alguno de los siguientes requisitos:
• Al menos 8 participaciones en el Sexto Programa Marco con una contribución financiera comunitaria para cada proyecto superior a 375.000,00 €;
• Al menos 4 participaciones, firmadas antes del 1 de Enero de 2010, en el Séptimo Programa Marco con una contribución financiera comunitaria para cada proyecto superior a 375.000,00 €;
• Al menos 8 participaciones en el Séptimo Programa Marco con una contribución financiera comunitaria para cada proyecto superior a 375.000,00 €.
¿Es financiable?
Sí, siempre que se cumplan las condiciones necesarias para poder ser solicitado. El único importe que deberá soportar el beneficiario es el IVA.
El personal de la Comisión Europea ha manifestado en numerosas ocasiones que se puede declarar como gasto directo en el Estado Financiero del proyecto que se desee, en el epígrafe de Subcontratación y bajo la actividad de gestión (Management). Este tratamiento puede parecer contradictorio si consideramos la definición de gasto directo proporcionada en el apartado 2.6 de esta Guía. De acuerdo con esta definición, la emisión de los Certificados Metodológicos no sería considerada gasto directo ya que no se pueden atribuir directamente a un proyecto concreto. Probablemente el motivo que subyace bajo las manifestaciones del personal de la Comisión Europea es el de facilitar al beneficiario la recuperación de su coste.
¿Cómo se solicita?
Mediante un correo electrónico remitido a la Comisión Europea en el que se enumeren los proyectos del Sexto y Séptimo Programa Marco en los que ha participado el beneficiario. Tanto la solicitud del Certificado como el envío del mismo deben realizarse a la siguiente dirección:
[email protected] ¿Qué formato tiene?
El Certificado Metodológico debe tener el formato establecido en el Anexo VII del Acuerdo de Subvención.
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2.9. Garantías financieras:
En Programas Marco anteriores, el riesgo financiero derivado de la concesión de grandes cantidades de dinero por parte de la Comisión Europea se cubría mediante avales y garantías presentadas por las entidades participantes. Estas garantías normalmente eran bancarias y aseguraban la devolución de los importes anticipados al beneficiario en caso de fraude, quiebra, etc.
En el Séptimo Programa Marco el enfoque cambió y se creó un Fondo de Garantía para cubrir dichas contingencias. Su funcionamiento es el siguiente:
• De la cantidad que el beneficiario recibe en concepto de prefinanciación, la Comisión Europea retiene un importe igual al 5% del total de la contribución financiera.
• La suma de las cantidades retenidas de todos los proyectos es depositada por la Comisión Europea en una cuenta bancaria que genera intereses.
• En el mismo instante en que finaliza un proyecto, se compara la cuantía correspondiente a los intereses generados de forma global por el fondo, con el importe total correspondiente a pérdidas producidas por quiebras de entidades, fraudes, etc. (Fallidos).
• Independientemente de la situación individual de la entidad y del proyecto, se pueden dar dos situaciones en función de los resultados del fondo en el momento de la comparación:
Intereses > Fallidos: se devuelve a los beneficiarios el total de la aportación realizada (5% de la contribución).
Intereses < Fallidos: se devuelve a los beneficiarios, como mínimo, el 80% de la aportación, por lo que como máximo pueden perder el 20% de la aportación al fondo de garantía.
Como excepción, aquellos beneficiarios que tengan la consideración de organismos públicos recibirán, en cualquier caso, el 100% de la cantidad retenida.
2.10.- Posibilidad de utilización de tarifas fijas para los
gastos de viaje:
A partir de la decisión de 23 de marzo de 2009 de la Comisión Europea, los beneficiarios podrán optar por declarar los gastos de viaje imputados a proyectos en base a tarifas fijas.
CERTIFICADO SOBRE ESTADOS DE COSTES CERTIFICADO METOLÓGICO DE COSTES REALES DE PERSONAL CERTIFICADO METOLÓGICO DE COSTES MEDIOS DE PERSONAL OBLIGATORIEDAD Consultar el acuerdo de subvención. Normalmente cuando la contribución financiera > 375.000 € Nunca Nunca EMISIÓN DEL CERTIFICADO
Máximo 60 días desde la finalización del
periodo a revisar En cualquier momento En cualquier momento
REVISIÓN DE Todos los gastos incluidos en el Estado de Costes
El procedimiento para declarar el gasto de personal y de los overheads El procedimiento para declarar el gasto de personal (con especial atención al método de cálculo de las medias)
y de los overheads NECESIDAD DE
SOLICITAR PERMISO A LA CE PARA ENVIAR
EL CERTIFICADO
No hay que solicitarlo Sí hay que solicitarlo No hay que solicitarlo
MODELO DE
CERTIFICADO Anexo VII del Acuerdo de Subvención -Form D Anexo VII del Acuerdo de Subvención- Form E Anexo VII del Acuerdo de Subvención- Form E EMISIÓN DE
CERTIFICADOS Cualquier auditor iinscrito en el ROAC e independiente del beneficiario
COSTE DEL CERTIFICADO siempre que se cumplan las condiciones mencionadas anteriormente.Financiable bajo la actividad de gestión (Management) A continuación se muestra un cuadro resumen de los distintos Certificados de Auditoría:
¿Qué gastos incluye la tarifa fija?
Incluye una cantidad por dietas de manutención (comidas, transporte local, fotocopias, teléfono, internet, etc.) y otra por alojamiento.
Los gastos de transporte no son cubiertos por las tarifas fijas y son los únicos que deben ser justificados en base al coste real.
¿Cuál es el importe de la tarifa?
El importe de la tarifa fija depende del país de destino del viaje y de la duración del mismo. En la siguiente página web se pueden consultar las tarifas establecidas por país:
ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/flat-rates-subsistence_en.pdf ¿Es obligatorio su uso?
El uso de las tarifas fijas siempre es opcional, nunca obligatorio. El hecho de utilizar esta opción en un proyecto concreto, no implica que el beneficiario deba aplicarla en otros proyectos.
¿Cuándo se puede utilizar?
En aquellos casos en los que lo prevea la convocatoria y el beneficiario escoja esta opción en la propuesta. El beneficiario deberá emplearla para la justificación de cualquier viaje del proyecto. El uso de la tarifa fija se aplicará siempre que la reunión se celebre fuera del lugar habitual de trabajo. ¿Cuál es la principal ventaja de este sistema?
La utilización de tarifas fijas simplifica el trabajo administrativo por parte del beneficiario en la justificación de gastos de viajes ya que, por ejemplo, no tendrá que eliminar el IVA de cada uno de los tickets que forman parte de la liquidación.
2.11.- Tarifas fijas para justificar la remuneración de los
propietarios de empresas:
A menudo, los propietarios de PYMES realizan trabajos para proyectos cofinanciados por la Comisión Europea sin recibir una contraprestación por parte de su empresa. De acuerdo con la decisión de fecha 24 de enero de 2011 de la Comisión Europea, el trabajo realizado por estas personas debe ser reembolsado, incluso en aquellos casos en los que el gasto correspondiente no se encuentre registrado contablemente.
Para ello se aplicará la tarifa dispuesta en el Programa de Trabajo del programa “Personas” del año de la publicación de la convocatoria, teniendo en cuenta la categoría profesional del propietario. Las horas productivas anuales a considerar serán 1.575 y la suma de las horas de dedicación a proyectos europeos no podrá, en ningún caso, superar esta cantidad.
2.12.- Obligación de declarar los intereses generados por
la prefinanciación:
La Comisión Europea realiza al coordinador del proyecto los siguientes pagos:
• Prefinanciación: El pago se produce durante los 45 días siguientes a la entrada en vigor del Acuerdo de Subvención. El importe recibido como prefinanciación se determinará en función de la duración del proyecto:
o Proyectos de más de dos periodos de justificación: 160% de la media de la contribución financiera del proyecto.
o Proyectos de uno o dos periodos de justificación: 60-80% del total de la contribución financiera.
• Pagos intermedios: Son los que se producen durante la vida del proyecto y corresponden a la cantidad aceptada en cada período de justificación. La suma de la prefinanciación más los pagos intermedios no podrá superar el 90% de la contribución financiera máxima.
• Pago final: Se produce tras la aceptación del informe final y equivale a la diferencia entre la contribución financiera, calculada en base a los gastos justificados, minorada en los importes pagados con anterioridad.
Aspectos a tener en cuenta:
• El personal de la Comisión Europea ha manifestado en numerosas ocasiones que las cuentas bancarias que se utilicen para los proyectos deben ser remuneradas de acuerdo con las condiciones del mercado.
• La Comisión Europea recomienda la apertura de una cuenta bancaria específica para realizar los ingresos y los pagos del proyecto, con el objetivo de poder identificar los intereses generados. En caso de no abrir dicha cuenta, el beneficiario debe asegurase poder determinar los intereses generados con exactitud.
• Es importante indicar que el cálculo de intereses únicamente afecta al importe recibido como prefinanciación ya que, de acuerdo con la normativa del Séptimo Programa Marco, la prefinanciación es propiedad de la Comisión Europea hasta el momento en que se realiza el pago final.
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• El importe de los intereses generados deberá ser declarado en el punto 3 del Estado de Costes (Form C). Este importe minorará los pagos posteriores.
Hay que distinguir dos situaciones:
• Proyectos formados por un consorcio: En este caso, el coordinador únicamente debe declarar los intereses generados por la parte de la prefinanciación recibida que corresponde al resto de socios del proyecto mientras permanece en su cuenta bancaria. En determinadas circunstancias, el coste de las transferencias realizadas por el coordinador al resto de socios podrá ser considerado como gasto directo del proyecto. 2
• Proyectos formados por un único socio: Los intereses deben calcularse sobre el importe total recibido de la Comisión Europea. Esta normativa suele ser de aplicación al Programa Ideas y a algunas acciones del Programa Personas.
• No será necesario declarar intereses cuando la cantidad recibida en concepto de prefinanciación sea inferior a 50.000,00 €.
• La Comisión Europea prevé que se pueda solicitar la exoneración de declarar intereses siempre que se cumpla alguna de las siguientes condiciones:
- Que el beneficiario, de acuerdo con la normativa nacional, tenga imposibilidad legal de abrir u operar con una cuenta que genere intereses;
- Que el beneficiario deba realizar unas tareas administrativas muy laboriosas para abrir y operar con una cuenta bancaria remunerada.
Siempre que el beneficiario pretenda aplicar alguna de las exoneraciones citadas, deberá elaborar una “Declaración sobre la imposibilidad o dificultad del beneficiario del Séptimo Programa Marco para depositar la prefinanciación en una cuenta bancaria generadora de interés”. La declaración deberá mencionar la ley, decreto, etc., que dificulta o imposibilita al beneficiario abrir la cuenta bancaria, así como justificar qué normativa le resulta de aplicación. El modelo de este documento será facilitado por la Comisión Europea durante la fase de negociación, a requerimiento del beneficiario.
La solicitud de exoneración deberá ser enviada, junto a los documentos justificativos, a la siguiente dirección de correo electrónico:
2.13.- Realización de ajustes a los gastos declarados en
periodos anteriores:
A menudo, es necesario que el beneficiario realice ajustes sobre los costes declarados en periodos anteriores. Este hecho puede ser debido a varias razones:
· Error o descuido al declarar algún gasto;
· Obtener información que no estaba disponible en el momento de reportar los gastos. Esta circunstancia suele producirse, por ejemplo, al reportar los gastos indirectos reales. Normalmente se declaran los gastos con la tarifa correspondiente al año anterior y en el siguiente periodo, una vez se dispone del cálculo real del año anterior, se realiza el correspondiente ajuste;
· Por normativa expresa de la Comisión Europea: En la normativa específica de las “Transnational Access Activities” se establece que, durante la duración del proyecto, se declararán los costes de acuerdo con la tarifa pactada en el contrato y que en el último periodo se efectuará el cálculo real y se analizará si procede realizar ajustes.
El Estado de Costes (Form C) del Sexto Programa Marco disponía de unas casillas específicas en las que se declaraban los ajustes a costes previamente reportados. En el Séptimo Programa Marco este procedimiento cambió y se debe presentar un nuevo Estado de Costes (Form C). Este documento deberá ser identificado como un “Estado de Costes de ajustes”, indicando el periodo al que hace referencia. En él únicamente se incluirán las diferencias entre las cantidades declaradas con anterioridad y las correctas.
2.14.- Normativa específica aplicable a “Investigación en
beneficio de las PYMES” e “Investigación en
beneficio de Asociaciones de PYMES” del programa
Capacidades:
La Comisión Europea ha creado dentro del programa Capacidades una acción dedicada exclusivamente a potenciar la investigación de las PYMES y de las Asociaciones de PYMES, ya que este tipo de entidades presentan factores diferenciadores que hacen que necesiten medidas concretas. Probablemente su principal distintivo sea que, habitualmente, no disponen de un departamento propio de I+D. Teniendo en cuenta este aspecto, la Comisión Europea ha creado la figura de los “RTD Performers” que participarán en el consorcio con el resto de PYMES.
2 La normativa considera que, en principio, las comisiones bancarias generadas como consecuencia de las transferencias realiza-das a los socios, tendrán la consideración de gastos indirectos. Únicamente podrá ser declarado como gasto directo del proyecto, lógicamente bajo la actividad de gestión (Management), cuando la política habitual del beneficiario sea considerar estos gastos como directos.
NORMATIVA Y PROBLEMÁTICA POR
CATEGORÍAS DE COSTES
3.
En la relación entre las PYMES y los RTD Performers es donde reside la mayor parte de los rasgosdiferenciadores de este programa que, básicamente, son los siguientes:
• Los RTD Performers rellenan su propio Estado de Costes (Form C) pero únicamente pueden cargar gastos en las actividades de “Gestión (Management)” y “Otros gastos”. Los gastos incurridos en “I+D” o “Demostración” deben ser facturados por los RTD Performers a la PYME correspondiente. Por lo que en la actividad de “I+D” del Estado de Costes de las PYMES figurará por una parte, la factura de los RTD Performers y, por otra, los gastos incurridos por las propias PYMES para determinar las especificaciones, los ensayos y la validación de resultados del proyecto.
• De acuerdo con lo comentado en el apartado 2.4 de esta Guía, la Comisión Europea únicamente financiará el 75% de este coste y el IVA no tendrá la consideración de gasto subvencionable. Estos hechos deberán ser tenidos en cuenta en el momento de distribuir la contribución financiera entre las PYMES.
• La contribución financiera máxima de la Comisión Europea nunca será superior al 110% del importe facturado por los RTD Performers a las PYMES.
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A continuación analizaremos, en rasgos generales, la normativa que regula cada una de las categorías de costes. En base a nuestra experiencia, comentaremos los problemas más frecuentes con los que suelen encontrarse los beneficiarios en la elaboración y justificación de los Estados de Costes y las posibles soluciones.
Requisitos para que un gasto sea elegible
El artículo 14.1 del Anexo II del Acuerdo de Subvención establece qué requisitos tiene que cumplir un gasto para ser elegible. El gasto debe:
• Ser real: Este hecho implica que no se admitirán gastos estimados, presupuestados o imputados. Si no se dispone de los gastos reales en el momento de elaborar el Estado de Costes (Form C), se tendrá que realizar una aproximación lo más exacta posible, siempre que esté de acuerdo con la política del beneficiario. Este hecho debe ser mencionado en los Estados Financieros.
• Haber sido incurrido por el beneficiario: El beneficiario deberá conservar la documentación soporte que acredite que se ha incurrido en los gastos justificados, incluidos los justificantes de pago, hasta cinco años después de la finalización del proyecto.
• Haber sido incurrido durante la duración del proyecto, con excepción de los costes relacionados con los informes finales y los Certificados sobre Estados de Costes: Únicamente los gastos incurridos durante la vida del proyecto son elegibles. La única excepción a esta norma son los gastos de preparación de los informes finales y Certificados de Auditoría del último periodo. Estos costes pueden producirse en un plazo máximo de 60 días desde la fecha de finalización del periodo. • Haber sido determinado de acuerdo con los principios y políticas del beneficiario: Los costes deben ser declarados de acuerdo con la legislación del país en el que se encuentre ubicado el beneficiario y de acuerdo con sus principios, políticas y procedimientos habituales. Es importante resaltar que este principio únicamente se aplicará en aquellos casos en los que los procedimientos del beneficiario no sean contrarios a la normativa establecida expresamente en el Acuerdo de Subvención. • Haber sido generado con el único propósito de conseguir los objetivos del proyecto de acuerdo con principios de economía, eficiencia y eficacia: Los costes deben ser necesarios para la correcta ejecución del proyecto. En caso de no haberse realizado el proyecto, no se habría incurrido en dichos gastos. Además deben haberse realizado teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia y eficacia que deben prevalecer siempre al tratarse de dinero público.
• Figurar registrado en la contabilidad del beneficiario y, en caso de contribuciones de terceros, registrado en su contabilidad: Un gasto únicamente será aceptable cuando se encuentre registrado en la contabilidad del beneficiario. En aquellos casos en los que un tercero ponga a disposición del beneficiario recursos sin mediar contraprestación, el gasto deberá estar registrado en las cuentas del tercero.
• Haber sido mencionado en el Anexo I del Acuerdo de Subvención: No es necesario que esa mención sea muy específica, pero sí deberá hacer referencia a todas las categorías de costes en que se prevé que se incurrirá para llevar a cabo el proyecto.
El artículo 14.3 del Anexo II del Acuerdo de Subvención establece los gastos que nunca tendrán la consideración de subvencionables:
• Impuestos indirectos identificables, incluido el IVA; • Intereses;
• Provisiones para pérdidas futuras; • Dividendos;
• Costes declarados o incurridos en relación con otro proyecto comunitario; • Gastos excesivos o extravagantes.
GASTOS DIRECTOS
3.1. Personal:
3.1 .1 Normativa básica:
El importe susceptible de ser subvencionado es el correspondiente al coste del personal en proporción a su dedicación al proyecto. Se obtiene multiplicando la tarifa horaria o coste/hora (personnel rate) de cada persona por el número de horas dedicadas al proyecto.
Procedamos a analizar por separado ambos conceptos:
a) Tarifa horaria (Personnel Rate)
De acuerdo con la normativa establecida por la Comisión Europea en el Séptimo Programa Marco, el beneficiario puede optar por declarar los costes de personal utilizando:
• Tarifa horaria real. • Tarifa horaria media.
La tarifa horaria real viene determinada por el cociente entre el coste total del trabajador y sus horas productivas.
a.1) El coste del trabajador: es la suma de todos aquellos conceptos que
representan un gasto para el beneficiario y se calcula de acuerdo con la política habitual del mismo. Los principales conceptos que se incluyen son sueldos y salarios, bonus o primas, seguridad social a cargo de la empresa y pólizas de seguros individualizadas.Con independencia de si el coste de personal se calcula en base a costes reales o medios, los gastos de personal pueden calcularse, en principio, siguiendo tres procedimientos:
• Gastos de personal del periodo exacto de ejecución del proyecto.
• Gastos de personal en función de la anualidad a la que correspondan las horas. • Gastos de personal de la última anualidad finalizada.
Ejemplo:
La Comisión Europea financia un proyecto bajo el Séptimo Programa Marco. Tiene una duración de 24 meses y está dividido en 2 periodos, el primero entre el 1 de marzo de 2011 y el 29 de febrero de 2012 y el segundo entre el 1 de marzo de 2012 y el 28 de febrero de 2013. La justificación de gastos de la primera anualidad se está realizando el 12 de marzo de 2012. Las horas productivas han sido determinadas de acuerdo con lo establecido en el Convenio Colectivo, 1.750 horas anuales. La única persona que ha participado en el proyecto es “Nombre 1”.
La información disponible sobre el coste de personal de “Nombre 1” es la siguiente:
El importe devengado en concepto de pagas extras en los meses de enero y febrero de 2012, lo calcularíamos de la siguiente manera:
Suponemos que “Nombre 1” ha dedicado al primer periodo del proyecto un total de 500 horas (450 horas en el año 2011 y 50 horas entre los meses de enero y febrero del año 2012).
MES IMPORTE (€) MES IMPORTE (€)
ENERO 4.000,00 JULIO 4.100,00 FEBRERO 4.000,00 AGOSTO 4.100,00 MARZO 4.000,00 SEPTIEMBRE 4.100,00 ABRIL 4.100,00 OCTUBRE 4.100,00 MAYO 4.100,00 NOVIEMBRE 4.100,00 JUNIO 8.000,00 DICIEMBRE 8.000,00
MES IMPORTE (€) MES IMPORTE (€)
ENERO 4.200,00 JULIO SIN DATOS A 12/03/12 FEBRERO 4.200,00 AGOSTO SIN DATOS A 12/03/12 MARZO SIN DATOS A 12/03/12 SEPTIEMBRE SIN DATOS A 12/03/12 ABRIL SIN DATOS A 12/03/12 OCTUBRE SIN DATOS A 12/03/12 MAYO SIN DATOS A 12/03/12 NOVIEMBRE SIN DATOS A 12/03/12 JUNIO SIN DATOS A 12/03/12 DICIEMBRE SIN DATOS A 12/03/12 Tabla 14
4.200,00 € X 2 MESES6 MESES = 1.400,00 €
AÑO 2011
