UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL FINANCIERO –
CONTABLE, COMO HERRAMIENTA PARA LA TOMA DE
DECISIONES EN LA EMPRESA AFP GÉNESIS
ADMINISTRADORA DE FONDOS Y FIDEICOMISOS S.A.
2013”
Tesis previa a la obtención del título profesional de:
Licenciado en Contabilidad y Auditoría – Contador Público
AUTORA:
TERESA GEORGINA LALAMA VÁSQUEZ
DIRECTORA DE TESIS:
MSC. ALEXANDRA GUTIÉRREZ
CERTIFICACIÓN
Master Alexandra Gutiérrez
DOCENTE DE LA FACULTAD DE
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL QUITO
CERTIFICA:
Que el presente trabajo realizado por la estudiante Teresa Georgina Lalama Vásquez, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.
Guayaquil, Julio de 2013
AUTORÍA
Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo, son de exclusiva responsabilidad de la autora.
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
A todas las personas que de una u otra manera hicieron posible que pudiera terminar con éxito mi trabajo de investigación.
INDICE GENERAL
Pág.
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ……….. i
AUTORÍA DE TESIS ………... ii
DEDICATORIA ………. iii
AGRADECIMIENTO ……… iv
RESUMEN ………. xiii
SUMARY ……… xiv
CAPITULO I EL PROBLEMA 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1 1.1.1 Formulación del problema ………... 3
1.1.2 Preguntas directrices ……… 4
1.2 OBJETIVOS ………... 4
1.2.1 Objetivo general ………. 4
1.2.2 Objetivos específicos ……… 4
1.3 JUSTIFICACIÓN ……… 5
1.4 IDEA A DEFENDER O HIPÓTESIS …………... 5
1.5 VARIABLES ……… 5
1.5.1 Variables dependientes ……… 6
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1 FUNDAMENTO TEÓRICO ……….. 7
2.1.1. El papel de la información contable en la
administración de empresas competitivas ….... 7
2.1.1.1. Nuevas tendencias en la Administración de los
negocios ……….. 7
2.1.1.2 Desafíos ante la integración de bloques
económicos ……… 10
2.1.1.3 Naturaleza de la información contable ……….. 11
2.1.1.4 Efectos de la inflación en la información
contable ……….. 11
2.1.1.5 Comparación de la contabilidad financiera y la
contabilidad administrativa ……….. 12
2.1.1.6 El papel de la Contabilidad Administrativa en la
planeación ……… 13
2.1.1.7 El papel de la Contabilidad Administrativa en el
control administrativo ……… 14
2.1.1.8 El papel de la Contabilidad Administrativa en la
toma de decisiones ……… 14
2.1.1.9 El papel del Contralor ……… 15
2.1.1.10 Actitudes de los Contadores que proveen la
2.1.2 Conceptos, clasificaciones y comportamiento
de los costos ……….. 17
2.1.2.1 Naturaleza y conceptos fundamentales ………. 17
2.1.2.2 Clasificación de los costos ………... 18
2.1.2.3 El comportamiento de los costos y el uso de
los recursos ……… 19
2.1.2.4 Métodos para segmentar los costos
semivariables ………. 20
2.1.3 Sistemas de información administrativos
contemporáneos ……….... 22
2.1.3.1 El cambio de solo acumular costos para la
administración de costos ……….. 22
2.1.3.2 Determinación adecuada del costeo de los productos y servicios a través del costeo basado en actividades ………..
23
2.1.3.3 Cómo evitar que fallen los programas de reducción de costoso usando el costeo basado en actividades ………
25
2.1.3.4 Administrar con base en actividades …………. 25
2.1.3.5 Sistema de administración de costo ………….. 26
2.1.3.6 Las nuevas tendencias de los sistemas de
costeo basado en metas ……….. 27
2.1.4 Filosofías administrativas contemporáneas …..
2.1.4.2 Ciclo de vida del costo ……….. 29
2.1.4.3 Teoría de las restricciones ………... 30
2.1.4.4 Justo a tiempo ... 30
2.1.4.5 Costos de calidad ……….. 31
2.1.5 El modelo o relación costo-volumen.-utilidad . 31 2.1.5.1 El punto de equilibrio ……… 31
2.1.5.2 Supuesto del modelo ……… 32
2.1.5.3 La planeación de utilidades y la relación costo-volumen-utilidad ………. 32
2.1.5.4 La gráfica volumen-utilidad ……….. 33
2.1.5.5 Análisis de cambios en las variables del modelo costo-volumen-utilidad ……… 34
2.1.5.6 Análisis de las variaciones en los márgenes de contribución ……… 36
2.1.5.7 El modelo costo-volumen-utilidad y el costo basado en actividades ……… 37
2.1.5.8 El modelo costo-volumen-utilidad, y análisis de sensibilidad. El punto de equilibro ………. 37
2.1.6 El papel de la información administrativa para la toma de decisiones ante la globalización ….. 38
2.1.6.1 Relevancia de la información para la toma de cisiones ante la globalización ……….. 38
2.1.6.3 Tipos de datos en las decisiones ……… 39
2.1.6.4 Análisis Marginal ……… 40
2.1.6.5 Modelo para la toma de decisiones a corto
plazo ……… 40
2.1.6.6 Costos de oportunidad ………. 40
2.1.6.7 Principales decisiones a corto plazo ………….. 41
2.1.6.8 Fijación de precios ……… 41
2.1.6.9 Importancia de la ética en la toma de
decisiones tácticas ……… 42
2.2 FUNDAMENTO LEGAL ……… 42
2.2.1 Principios contables básicos ……… 42
2.2.2 Normas técnicas contables de valoración,
preparación e información financiera …………. 45
2.2.3 Las NIIF`s para Pymes ……… 49
2.2.4 Ley orgánica de régimen tributario interno …… 52
2.2.4.1 Retención en la fuente de impuesto a la renta . 52
2.2.4.2 Retención del impuesto al valor agregado …… 56
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Tipos de investigación ……….. 60
3.2 Técnicas reinvestigación ………. 60
CAPÍTULO IV
SITUACIÓN DIAGNÓSTICA DE LA
EMPRESA
4.1 Antecedentes ………. 75
4.2 Objetivos ………. 76
4.3 Productos ……… 77
4.4 Estructura organizacional ……….... 82
4.5 Reglamentos ……….. 84
4.6 Análisis de FODA ……….. 84
CAPÍTULO V LA PROPUESTA 5.1 Título ………... 86
5.2 Presentación ……….. 86
5.3 Objetivos ………. 87
5.4 Fundamentación ……… 88
5.5 Ejercicio práctico ……… 117
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones ……….. 137
6.2 Recomendaciones ………. 137
BIBLIOGRAFÍA ……… 139
ANEXOS ……… 141
Anexo 1 Encuesta realizadas al personal de AFP Génesis S.A. ……….. 141
Anexo 2 Reglamentos de los fondos que administra AFP Génesis S.A. ………. 145
Fondo Máximo ………... 145
Fondo Cesantía ………. 148
INDICE DE TABLAS Tabla 1 Proceso toma de decisiones ……… 65
Tabla 2 Sistema de información gerencial ……….. 66
Tabla 3 Metodología proceso toma de decisiones ……. 67
Tabla 4 Revisión costo/beneficio ……….. 68
Tabla 5 Contabilidad fuente de información ……… 69
Tabla 6 Disponibilidad de la información ……… 70
Tabla 8 Capacitación de personal ………. 72
Tabla 9 Cambio de herramienta de trabajo ………. 73
INDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1 Proceso toma de decisiones ……… 65
Gráfico 2 Sistema de información gerencial ……….. 66
Gráfico 3 Metodología proceso toma de decisiones ……. 67
Gráfico 4 Revisión costo/beneficio ……….. 68
Gráfico 5 Contabilidad fuente de información ……… 69
Gráfico 6 Disponibilidad de la información ………. 70
Gráfico 7 Supervisión de las inversiones ……… 71
Gráfico 8 Capacitación de personal ………. 72
RESUMEN
La presente tesis consiste en la elaboración de una propuesta de un Diseño de un Sistema de Control Financiero, como herramienta para la toma de decisiones para la empresa AFP Génesis Administradora de Fondos y Fideicomisos S.A., cuyo objetivo principal es la entrega de información relevante y oportuna que sirva de apoyo en la toma de decisiones de las áreas administrativa y contable, en el menor tiempo posible y con la seguridad y exactitud que caracteriza a la información contable.
A través de este trabajo se pueden conocer o dar una idea de los puntos débiles de la empresa, lo que permitirá poner mayor enfoque en ellos y lograr así convertirlos en fortalezas, mejorando también el desempeño de sus actividades administrativas, financieras y contables.
Al diseñar este sistema enfocado en el rubro principal de los ingresos de la compañía, se logrará optimizar tiempo y recurso humano en el desarrollo de las actividades contables, convirtiendo los registros contables en información de mayor precisión y seguridad.
SUMMARY
This thesis is the development of a proposal for a Design Financial Control System as a tool for decision making for the company AFP Genesis and Trusts Fund Administration SA, whose main objective is the delivery of relevant and timely that supports the decision-making of administrative and accounting areas in the shortest time possible and with the security and accuracy that characterizes accounting information.
Through this work we can know or give an idea of the weaknesses of the company, which will put more focus on them and turn them into strengths to achieve and also improving the performance of its administrative, financial and accounting.
In designing this system focused on the main item of income of the company, was able to optimize time and human resources in the development of accounting activities, accounting records becoming more accurate information and safety.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
AFP GÉNESIS S.A. nació el 13 de marzo de 1995, ante la posibilidad de una Reforma Previsional que daría paso a que entidades privadas entren en competencia con el sector público, en la administración de los Fondos de Pensión de los trabajadores ecuatorianos.
AFP Provida entra en la sociedad con un 25% de participación y adquirió el 75% restante en el año 2001, cuando se efectuó la venta de las acciones por parte de Filanbanco.
AFP Provida a su vez pertenece, desde el año 1999, a uno de los Grupos Financieros más importantes, sólidos y reconocidos a nivel mundial, Banco Bilbao Vizcaya Argentaria (BBVA) con sede en España, un Grupo con más de un siglo y medio de experiencia en operaciones financieras, con más de 47 millones de clientes, en 30 países de América, Europa, Asia y Oceanía.
Han pasado 19 años y AFP Génesis S.A., gracias a su trayectoria y al respaldo internacional, se ha convertido en la primera Administradora de Fondos de Inversión especializada en previsión, cuyo objetivo es invertir y administrar los fondos de sus clientes para ofrecer una atractiva rentabilidad del mercado, dentro del marco de seguridad de inversión. De esta forma, los ecuatorianos pueden contar con un respaldo concreto y seguro para su retiro laboral y ante cualquier contingencia imprevista.
ámbitos enfrentan numerosos hechos y circunstancias (casi siempre fuera de control) que influyen en el proceso de la toma de decisiones.
No existe un método único que las empresas puedan emplear en todas las situaciones. La persona que toma una decisión debe definir con exactitud el problema en cuestión, después debe generar soluciones alternativas y evaluarlas y, por último tomar la decisión.
La necesidad de una herramienta de información que proporcione a una empresa la condición relevante para la toma de decisiones varía mucho, al igual que la cantidad de riesgo que calcularía cada persona.
La clase, la cantidad y la fiabilidad de la información influyen en el grado de riesgo, en la que la empresa tomará la decisión y utilice una probabilidad objetiva o una subjetiva para calcular el resultado.
La gestión empresarial, indistintamente del sector al cual pertenezca, es un proceso dinámico que impone a sus administradores, combinar sus habilidades gerenciales con la información que requieren para efectuar el análisis de los problemas o situaciones particulares o generales que se presentan en el día a día, al gestionar una empresa.
1.1.1 Formulación del problema
Todo proceso de toma de decisiones se sustenta en información que utilizan los ejecutivos de toda empresa, ya sea por medio de estados financieros, cuadros resúmenes (costos-gastos) de actividades de la empresa, investigaciones propias (mercado) y/o contratadas, etc. Toda empresa debe contar con una herramienta que proporcione esta información para constatar sus cifras reales contra los resultados esperados (proyecciones), realizando simulaciones de los estados financieros.
AFP Génesis S.A., como toda empresa moderna que opera en una economía globalizada, no es ajena a los eventos descritos anteriormente y que anteceden el proceso de toma de decisiones; necesita de una herramienta que facilite la información para facilitar la toma de decisiones en los diferentes escenarios en torno al cual gira el negocio, que en este caso se lo realiza a través de la Administradora de Fondos, que tiene a su cargo 6 fondos para administrar. De dichos fondos se generan los ingresos mensuales de la compañía, recurriendo para cualquier análisis a reportes y cálculos manuales, obtención de la información a través de las bases de datos, requiriendo cuadros estadísticos al Departamento de Sistemas, los cuales no están estandarizados así como tampoco automatizados, lo que representa en la práctica una desventaja a los ejecutivos al momento de tomar decisiones que involucran el futuro de la empresa.
1.1.2 Preguntas Directrices
¿Pueden los administradores de AFP Génesis S.A. tomar decisiones que involucre el movimiento de recursos financieros sin el aporte de la contabilidad?
¿El proceso de toma de decisiones es único y exclusivamente para la empresa privada?
¿La contabilidad contribuye al mejor control y manejo de los recursos financieros, materiales y humanos de la empresa?
1.2 OBJETIVOS 1.2.1 Objetivo General
Elaborar un sistema de control financiero como herramienta para la toma de decisiones empresariales que contribuyan al mejoramiento de la ventaja competitiva de la empresa AFP Génesis S.A.
1.2.2 Objetivos Específicos
• Determinar el diagnóstico del problema en la empresa AFP Génesis S.A.
• Fundamentar el sistema de control financiero, a través de conceptos científicos teóricos y prácticos que permitan el sustento adecuado del sistema.
• Recopilar, clasificar y organizar la información por medio de la aplicación de las técnicas de investigación.
1.3 JUSTIFICACIÓN
La citada herramienta permitirá a la empresa:
• Contar con una herramienta sólidamente sustentada en estudios basada en parámetros técnicos, como son el cuantitativo y cualitativo.
• Reducir técnicamente la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones.
• Adoptar decisiones oportunas que permitan administrar los recursos de la empresa de manera eficiente y efectiva.
• Mantener y mejorar la ventaja competitiva que posee la empresa respecto a sus competidores (indirecto).
• Ampliar su participación en el mercado, contribuyendo de esta manera a mejorar la rentabilidad para sus accionistas (indirecto).
• Contribuir de manera indirecta a mejorar la recaudación tributaria aportando más tributos en función de los resultados obtenidos.
1.4 IDEA A DEFENDER O HIPÓTESIS
Basados en la práctica que día a día experimenta Génesis, por la serie de reportes y análisis que debe preparar en base a sus afiliados, partícipes, cotizaciones, ingresos, gastos, y demás rubros existentes, los cuales en su totalidad son trabajados manualmente, surge la imperiosa necesidad de su automatización, considerando para esto que los resultados de estos reportes son los que servirán para la toma de decisiones.
1.5 VARIABLES
1.5.1 Variables dependientes
• Gestión y control interno como factor principal que afectaría directamente las decisiones que tome la empresa.
• Proceso y toma de decisiones en la empresa y formular las mejoras correspondientes.
• Procesos ágiles de adquisición de insumos activos o pasivos.
• Pago a tiempo y cumplimiento de las obligaciones tributarias.
• Información confiable que sustente las decisiones que se adoptan.
1.5.2 Variables independientes
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1 FUNDAMENTO TEÓRICO
2.1.1 EL PAPEL DE LA INFORMACIÓN CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS COMPETITIVAS
2.1.1.1 Nuevas tendencias en la Administración de los Negocios
El grado de competitividad que vive el mundo entero ha provocado grandes reingenierías y reconversiones en las organizaciones, que junto con el proceso de globalización conlleva a cambiar los estilos de administración de las empresas.
Entre las nuevas tendencias que existen en la administración de negocios están:
1. Cambios irreversibles.
2. El desarrollo e integración en los sistemas de información. 3. Herramientas para mejorar la competitividad.
1. Cambios irreversibles, para facilitar la toma de decisiones:
a) Control de calidad.- Es crear cultura de trabajo, que compromete al recurso humano con el mejoramiento continuo, de tal forma que con el tiempo se logre la productividad y liderazgo en costos que le permitirá competir.
c) El tiempo como factor clave.- La variable más importante a considerar para la toma de decisiones. Toda organización siempre va a requerir diseñar, producir, vender, entregar y cobrar, tratando de minimizar el tiempo aumentando a su vez la liquidez.
2. El desarrollo e integración en los sistemas de información, todo
sistema se ve marcado por el desarrollo tecnológico que avanza aceleradamente.
Entre las tecnologías de información tenemos:
ERP (Enterprise Resource Planning).- Conjunto de actividades soportadas por aplicaciones multimódulos que ayudan al administrador a manejar las partes más importantes del negocio.
SCM (Suplí Chain Management).- Materiales, información y recursos financieros que fluyen a través de un proceso desde el proveedor hasta el cliente final, pero para esto, ya pasó por el fabricante, distribuidor y detallista.
CRM (Customer Relatinoship Management).- Son las metodologías, software y capacidades de internet que ayudan a la gerencia en la relación con los clientes de una forma muy organizada.
BI (Business Intelligence).- Aplicaciones y tecnologías utilizadas para recabar información, analizarla y dar acceso a la base de datos a los administradores, que le ayudarán a la toma de decisiones.
3. Herramientas para mejorar la competitividad
Estas herramientas son aquellas capaces de crear valor tanto para sus clientes como para sus accionistas, cumpliendo a su vez la estrategia del negocio.
Entre las herramientas tenemos:
a) Justo a tiempo.- Es crear un producto cuando es necesario, y en la cantidad que los clientes demandan, lo que permite reducir considerablemente los inventarios.
b) Costeo basado en actividades.- Es determinar correctamente el costo del producto o servicio, ignorando lo que demandan los usuarios, por lo que se requiere un sistema que determine que actividades agregan valor y cuáles no.
c) Target Costing.- Herramienta que ha tomado mayor relevancia en las empresas en su proceso de costeo, ya que el precio de un producto o un servicio estará siempre influenciado por el mercado.
d) El crecimiento del sector de servicios.- El sector servicios está dividido en sector primario representado por la actividad agropecuario, el sector secundario por la actividad de manufactura, y el sector terciario que está dado por el comercio y los servicios, siendo este último el que mayor desarrollo ha tenido.
f) Sigma.- Promueve una mejora continua con el fin de eliminar casi todos los defectos de los productos o servicios que la compañía ofrece.
2.1.1.2 Desafíos ante la integración de bloques económicos
Las ventajas competitivas basadas en la inteligencia humana, están reemplazando las ventajas de la naturaleza, lo que va hacer que se dependa más de nuevas tecnologías de proceso que de nuevas tecnologías de producto.
Existen dos variables fundamentales que permiten lograr una estrategia competitiva:
1) La utilidad que generan los diferentes sectores industriales. Los cinco factores que afectan las utilidades son:
• Entrada de nuevos competidores.
• Amenaza de sustitutos.
• Poder de la negociación de los compradores.
• Poder de negociación de los proveedores.
• Rivalidad entre los competidores existentes.
Estas cinco fuerzas afectan el precio, los costos y la inversión.
2) Ubicar la posición de la empresa dentro de su sector industrial, permitirá ver si la utilidad es superior o inferior a la utilidad promedio de sector.
El que una empresa se ubique bien dentro de su sector depende de:
• El liderazgo en costos
• La diferenciación
2.1.1.3 Naturaleza de la información contable
La contabilidad ya no es solo el registro de hechos históricos, se ha convertido en una herramienta informativa que facilita la toma de decisiones internas y externas dentro del proceso administrativo.
Existen varias divisiones de la contabilidad:
Contabilidad Financiera.- Sistema de información orientado a proporcionar
información a terceras personas relacionadas con la empresa, como son accionistas, inversionistas, con el fin de facilitar la toma de sus decisiones.
Contabilidad Fiscal.- Sistema de información orientado en dar cumplimiento
a las obligaciones tributarias de empresa.
Contabilidad Administrativa.- Sistema de información al servicio de
necesidades de administración.
Esta división ayuda también facilitar las funciones de planeación, control y toma decisiones.
2.1.1.4 Efectos de la inflación en la información contable
La inflación puede afectar directamente a los siguientes rubros principalmente:
a) Efectos sobre los principios contables
• Sobre el principio Unidad de medida, la moneda no podrá funcionar como elemento homogenizador de las partidas contables.
• Sobre el principio de precio de adquisición, el patrimonio deja de ser representativo.
b) Efectos sobre el balance
• Deudas no actualizables.
• Los pasivos no monetarios no son representativos en la medida en que los activos tampoco lo son.
• Los elementos de valor fijo representan valores actuales, al margen de las variaciones que hayan existido de su poder adquisitivo.
c) Efectos sobre la cuenta de resultados
• Determinación incorrecta del beneficio después de impuestos.
• Mayor pago de impuestos.
• Descapitalización.
• Los ingresos no pueden ser comparables con otros ejercicios económicos.
2.1.1.5 Comparación de la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa
Contabilidad Financiera • Es obligatoria.
• Requiere un modelo específico.
• Genera información sobre el pasado o hechos históricos de la empresa.
• La información financiera tiene que ser generada de acuerdo a determinadas normas.
• Determina la utilidad con precisión.
• Informa sobre los sucesos ocurridos en ella.
• No se apoya en otras disciplinas.
Contabilidad Administrativa • Es opcional.
• Está enfocada hacia el futuro.
• No está regulada por normas de información financiera.
• No determina una utilidad con precisión.
• Para la toma de decisiones se basa en áreas o segmentos.
• Se apoya en otras disciplinas como: estadística, economía, investigación de operaciones, finanzas.
2.1.1.6 El papel de la Contabilidad Administrativa en la planeación
La planeación es necesaria en la contabilidad administrativa por los siguientes motivos:
• Para prevenir cambios del entorno.
• Para integrar objetivos y decisiones de la organización.
• Útil como medio de comunicación, coordinación y cooperación.
• Con una adecuada planeación se logra mayor efectividad en las operaciones.
Por esto necesario conocer el término de planeación que como indica Ramírez (2010, p. 16) es el “Diseño de acciones cuya misión es cambiar el objeto de la manera en que este haya sido definido”.1
La ayuda que recibe la contabilidad administrativa de la planeación es operativa, y consiste en hacer un diseño de acciones, cuyo fin principal es alcanzar los objetivos que se desean en un período determinado, con la ayuda de algunas herramientas, como son: presupuesto y modelo costo-volumen-utilidad.
1
2.1.1.7 El papel de la Contabilidad Administrativa en el control administrativo
El rol que cumple la contabilidad administrativa es para un mejor control, ya que cuando se cumple una operación o actividad, se deben medir los resultados y compararlos, a través de estándares fijados, de tal manera que los recursos se hayan utilizado con efectividad y eficiencia.
El control administrativo se efectuará a través de informes que generarán cada uno de los departamentos o áreas y detectar cualquier posible desviación.
Por esto es importante considerar que en los países administrativos, el principio administrativo es “Sistema que no se controla, se degenera”.
2.1.1.8 El papel de la Contabilidad Administrativa en la toma de decisiones
Como bien se sabe la contabilidad administrativa contribuye a la toma de decisiones, y ayuda para que esta decisión sea mejor, de acuerdo a la calidad de información que se posea.
Toda decisión está en función de la información disponible, las decisiones son diarias, unas rutinarias y otras no, podrán ser grandes o pequeñas.
Pero es importante saber esta toma de decisiones como se va a realizar, para lo que es importante considerar los siguientes pasos:
• Análisis
• Decisión
2.1.1.9 El papel del Contralor
Toda organización tiene una razón de ser, es decir, producir un bien o servicio, por lo que las áreas dedicadas a lograr producir, son las denominadas funciones de línea, y las que se encargan de que los departamentos en líneas sean eficientes son los departamentos de staff o de servicio.
Y es en estos departamentos de servicios que se encuentra la Contraloría, y en la cabeza el Contralor, quien tiene autoridad sobre los subordinados de línea, y en los otros departamentos solo tiene autoridad de consejo y ayuda con respecto a las funciones de planeación, control administrativo y toma de decisiones.
Es muy importante conocer que el Contralor es responsable de la información y que la contabilidad administrativa cumpla su función, para lo que es necesario conocer las principales actividades de contralor.
• Contabilidad financiera.
• Cumplimiento de obligaciones fiscales.
• Auditoria interna.
• Salvaguarda de activos.
• Presupuestos y planeación.
• Control administrativo.
• Diseño, informe y evaluación del desempeño.
• Estudios especiales.
• Procesamiento de datos.
2.1.1.10 Actitudes de los contadores que proveen la contabilidad administrativa.
En toda actividad que se desarrolle, la ética cumple un papel importante, ya que siempre todos buscamos un servicio profesional, y esto es lo que buscan los usuarios de la información contable, por lo que las principales actitudes éticas que deben tener quienes proveen la información es:
• Competencia
• Objetividad
• Integridad
• Confidencialidad
Competencia.- Significa estar atento a todos los cambios administrativos,
trabajando siempre de acuerdo a las leyes y demás regulaciones vigentes, basándose siempre en un análisis claro y profundo de la información.
Objetividad.- Proporcionar siempre información objetiva, facilitando siempre
lo pertinente y necesario.
Integridad.- Deberá mantenerse siempre imparcial ante discrepancias
particulares, aceptando y comunicando las limitaciones profesionales.
Confidencialidad.- Siempre deberá mantener en secreto la información que
2.1.2 CONCEPTO, CLASIFICACIONES Y COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS.
2.1.2.1 Naturaleza y conceptos fundamentales.
Para tener una visión más clara, es necesario conocer previamente ciertos conceptos para una mejor interpretación.
Estos conceptos básicos son acerca de las diferentes formas de organización: negocio, empresa e industria.
Negocio.- Es toda actividad que persigue lucro, siendo este su objetivo
principal, la obtención de beneficios económicos y a su vez satisface las necesidades de los consumidores.
Empresa.- Es la organización destinadas a ofrecer bienes y servicios a los
consumidores. Las empresas tienen algunas responsabilidades como son:
• Atender las necesidades de sus clientes.
• Generar ganancias para sus inversionistas.
• Pagar remuneraciones legales y justas a su personal.
• Mantener el prestigio de la organización.
Industria.- Es la que orienta sus recursos a la misma actividad productiva,
llegando siempre a la producción final.
Costo.- Se entiende por costo según lo indica Ramírez (2010, p. 36) “la
suma de erogaciones en que incurre una persona física o moral para la adquisición de un bien o servicio, con la intención de que genere ingresos en el futuro”.2
Costo-activo.- Se da cuando se incurre en un costo cuyo potencial de
ingresos va más allá del potencial de un período.
2
Costo-gasto.- Corresponde a la porción del activo o desembolso de
efectivo que ha contribuido al esfuerzo productivo en un período.
Costo-pérdida.- Es la suma de los desembolsos efectuados, pero que no
generó los ingresos esperados.
2.1.2.2 Clasificación de los costos
Los costos se clasifican en:
1. De acuerdo a la función en la que incurren: a) Costos de producción.
b) Costos de distribución o venta. c) Costos de administración. d) Costos de financiamiento.
2. De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento o producto:
a) Costos directos. b) Costos indirectos.
3. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados: a) Costos históricos.
b) Costos predeterminados.
4. De acuerdo con el tiempo en que se cargaron a los ingresos. a) Costos de período.
b) Costos del producto.
5. De acuerdo con el control que se tiene sobre la ocurrencia de un costo: a) Costos controlables.
6. De acuerdo con su comportamiento: a) Costos variables.
b) Costos fijos.
c) Costos semi-variable.
7. De acuerdo con su importancia para la toma de decisiones: a) Costos relevantes.
8. De acuerdo con la clase de sacrifico en la que se ha incurrido. a) Costos desembolsables.
b) Costos de oportunidad. c) Costos virtuales.
9. De acuerdo a un cambio que se origine por un aumento o disminución de la actividad.
a) Costos diferenciales. b) Costos sumergidos.
10. De acuerdo con la relación e la disminución de actividades. a) Costos evitables.
b) Costos inevitables.
2.1.2.3 El comportamiento de los costos y el uso de los recursos
Los costos se clasifican en función de su comportamiento en tres categorías:
• Costos Fijos
• Costos Variables
• Costos Semivariables (semifijos o mixtos)
Costos Fijos.- Si el costo permanece constante, independiente de que
Costos Variables.- Si el costo no permanece constante ante una
determinada actividad.
Costos Semivariables.- Si un costo se mantiene en una determinada
cantidad, aún sin que se lleve a cabo alguna actividad, pero se incrementa al incrementarse ésta.
2.1.2.4 Métodos para segmentar los costos semivariables
Existen varios métodos para segmentar los costos semivariables, y que esta segmentación sea en mayor o menor grado de exactitud.
Estos métodos son:
• Métodos de estimación directa.
• Método punto alto-punto bajo.
• Métodos a través de diagramas de dispersión.
• Métodos estadísticos.
Método de estimación directa.- Los métodos de estimación directa se
utilizan solo en los siguientes casos:
- Cuando una partida por su naturaleza no puede estar sujeta a análisis estadístico.
- Cuando se crean nuevos departamentos que originen costos.
- Cuando se adquieren nuevos equipos o maquinarias que originen costos. - Cuando se producen cambios en los métodos.
a) Basados en estudio de tiempos y movimientos.- Este método se utiliza cuando no se tiene un registro de costos históricos adecuado o cuando se trata de una situación nueva en la organización.
b) Basados en el análisis de la administración del os datos históricos.- En este caso es muy importante mantener un registro histórico adecuado, ya que en base a este análisis de costos históricos es que determinará el comportamiento de los costos, la interpretación de las políticas administrativas y la experiencia profesional subjetiva.
Método punto alto-punto bajo.- El método punto alto-punto bajo parte de
los siguientes supuestos:
- Los puntos altos y los más bajos son considerados los más representativos para explicar el comportamiento habitual de los costos de la empresa.
- Se presenta una relación lineal entre los costos variables y los generados de este costo.
- No se presentan factores estacionales que afecten positiva o negativamente el comportamiento lineal de los costos fijos o variables.
Por esto, el método punto alto-punto bajo se dirige a la estimación de la parte fija y de la parte variable de un costo, los cuales se calculan a través de una interpolación aritmética entre los 2 niveles.
Si se revisa la ecuación de los costos semivariables, que es: CSV = a + bx, esta interpolación da como resultado la pendiente de la línea que representa la tasa de costos variables (b) y la parte en que dicha línea intercepta el eje Y (costo fijo, a).
Métodos a través de diagramas de dispersión.- Este método es el
complemento del método punto alto-punto bajo, que siempre utilizará dos puntos, y que no siempre son representativos en función del costo que se está analizando.
Métodos estadísticos.- Dentro de los métodos estadísticos más utilizados,
tenemos, el análisis de la regresión, que mide la relación entre una variable dependiente y una o más variables independientes.
Este análisis a su vez se divide en:
Regresión simple.- Cuando la relación es entre una variable dependiente y
una variable independiente.
Regresión múltiple.- Cuando la relación es entre una variable dependiente
y varias variables independientes.
2.1.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS
CONTEMPORÁNEOS.
2.1.3.1 El cambio de solo acumular costos por administración de costos
Es claro que no se puede ir hacia la acumulación de costos, tiene que dirigirse todo hacia una buena administración de costos, que va conllevar a su vez una mejora continua, mejor posición competitiva de la empresa y mejor rentabilidad y liquidez.
2.1.3.2 Determinación adecuada del costeo de los productos y servicios a través del costeo basado en actividades
Antes de conocer la forma adecuada de determinar el costeo de los productos, es importante conocer que es el sistema de costeo de actividades.
Sistema de costeo basado en actividades.- Este sistema es una de las
mejores herramientas, ya que facilita el proceso de toma de decisiones, así como permite el diseño de estrategias de las empresas, y ofrece información más exacta y confiable acerca de los costos. Por lo que podemos decir que el costeo de actividades es un sistema que inicialmente acumula los costos de cada actividad en una organización y luego aplica los costos de las actividades a los productos y servicios.
También es importante establecer la diferencia que existe entre los dos tipos de costeo que existen que son el costeo tradicional y el costeo basado en actividades. El costeo tradicional apunta a prorratear los costos entre los productos, utilizando una tasa predeterminada, mientras que el costeo basado en actividades efectúa un proceso de estimación que buscar estar lo más cercano posible a la realidad para luego asignar los costos a los productos o servicios.
Para aplicar correctamente el costeo basado en actividades hay que tomar en cuenta las siguientes fases:
• Identificar las actividades.
• Asignar los costos a las actividades.
• Asignar los costos de las actividades a otras actividades.
• Asignar los costos al producto.
Identificar las actividades.- Para identificar las actividades es importante
- Toda actividad debe tener un resultado.
- Toda actividad debe tener un cliente para ese producto.
- Toda actividad debe absorber una proporción importante de tiempo de una persona.
Para esto sabemos que actividad “es una acción realizada por una persona o una máquina para entregar algo a otra persona””3 , como lo indica Ramírez (2010, p. 83).
Toda actividad requiere observaciones y entrevistas en la zona de trabajo, en el que se cuestionará e recurso humano, el tiempo que se invierte, los beneficiarios del producto.
Asignar los costos a las actividades.- Una vez que se identifica ahora
corresponde determinar el costo en que se incurre para realizar cada una de estas actividades, quiere decir, que deberán identificarse: la mano de obra utilizada, el tiempo, los materiales, consumo de energía y otras variables más.
Un factor importante para determinar los costos a las actividades es el Cost Driver, que es una medida cuantitativa utilizada para determinar lo que se invierte de un recurso en una actividad.
Asignar los costos al producto.- Luego que se determina el costo de la
actividad, se le asigna el costo al producto, que es a través de una “tasa predeterminada por cada detonador de costo y luego se multiplica por la base real utilizada por cada actividad, para obtener cuánto se le habrá de asignar a cada producto por la actividad consumida para poder producirlo”.4
3
Contabilidad Administrativa, octava edición, David Noel Ramírez Padilla, pág. 83. 4
2.1.3.3 Como evitar que fallen los programas de reducción de costos usando el costeo basado en actividades
Para evitar que fallen los programas de reducción de costos, toda empresa que está en proceso de mejora, le será imprescindible seguir los siguientes pasos:
Paso 1. Situación actual de la empresa con base en actividades. Paso 2. Actividades que no agregan valor eliminarlas.
Paso 3. Crear un programa de orden en la organización. Paso 4. Establecer cada cliente-proveedor interna. Paso 5. Crear un sistema para medir los avances.
2.1.3.4 Administrar con base en actividades
Para administrar con base en actividades, es indispensable contar con información de las actividades realizadas y sus costos, lo cual a su vez permite realizar un análisis para establecer prioridades en los esfuerzos que van a tener que realizarse.
Para estos se deberá considerar lo siguiente:
• Se deberá identificar las oportunidades de mejora y formas de alcanzar la excelencia.
• La administración con base en actividades tiene dos objetivos principales:
a) Incrementar el valor agregado, siempre en beneficio del cliente. b) Incrementar las utilidades de la empresa a través del valor agregado que se le proporcionó al cliente.
• Como bien se sabe el costeo en actividades ayuda principalmente al mejoramiento continuo:
a) Identificar las actividades innecesarias. b) Analizar las actividades significativas.
• Como premisa fundamental se debe costear con base en actividades, por que:
a) Las actividades pueden visualizarse. b) Las actividades consumen recursos. c) Las actividades son fáciles de entender. d) Las actividades enlazan planeación y control.
e) Las actividades facilitan el entendimiento de los generadores. f) Las actividades proporcionan la base para un mejoramiento continuo.
2.1.3.5 Sistema de administración de costo
Para que el administrador pueda decidir cuánto cobrar por un producto o servicio y poder hacerle frente a la competencia, tiene que hacer una estimación razonable de los recursos que se requieren para elaborarlo, por lo que el método más conveniente es el Sistema de administración de costo (SAC).
Para poder diseñar e implementar el SAC se basa en el proceso de planeación estratégica que dice:
a) Deberá plantear una misión clara de la empresa.
b) Deberá determinar procesos claves y objetos de costo. c) Deberá determinar los procesos o áreas de apoyo. d) Deberá definir los objetivos de cada proceso.
e) Deberá establecer los objetivos principales de cada proceso.
Los módulos que integran un SAC son:
a) Módulo de costos directos o variables. b) Módulo de costeo basado en actividades. c) Módulo de rentabilidad.
e) Módulo de análisis de la cadena de valor. f) Módulo de costos de calidad.
g) Módulo de sistemas de indicadores.
h) Interrelación del sistema de administración de costos con la contabilidad financiera.
2.1.3.6 Las nuevas tendencias de los sistemas de costeo basado en metas
El costeo basado en metas, o también conocido como target costing, es una de las herramientas de costeo que mayor relevancia ha tenido en los últimos tiempos por su gran utilidad.
El costeo basada en metas, toma en cuenta la realidad del momento, que es, que los mercados son los que deciden el precio de los bienes y servicios y no los productores.
Por esto y con el fin de aplicar un costeo de metas correcto:
• La compañía deberá empezar analizando la posición estratégica del producto con respecto al resto de productos de la firma y con los productos ofrecidos por la competencia.
• Determinar cuál sería el precio que pagará el mercado por el nuevo producto.
• El producto se debe diseñar, considerado el costo meta que asegure el margen de utilidad que estableció la administración.
El objetivo principal del costeo basado en metas se resume en los siguientes puntos:
• Orientar los productos a la capacidad adquisitiva del cliente.
• Tratar los costos del producto como una variable independiente.
Antes de dar inicio al costeo basado en metas se debe tener en cuentas los pasos siguientes:
• Determinar que necesidad del mercado desea satisfacer la empresa.
• Establecer el precio de venta del producto.
• Determinar el costo meta a alcanzar.
• Costos en los que incurrirá el producto.
• Recursos y tiempo utilizados.
2.1.4 FILOSOFÍAS ADMINISTRATIVAS CONTEMPORÁNEAS 2.1.4.1 Teoría del valor y cadena de valor
Teoría del valor
Concepto.- Se dice que es una energía o fuerza que motiva la acción
humana, es decir, es aquello que atrae a las personas, hacia los diferentes objetos o servicios, que satisfacen o no sus necesidades.
La teoría del valor ayudará a las organizaciones que la apliquen, a que tengan ventajas para competir en cuanto al diseño del producto, para que tengan la mejor calidad y agreguen valor pero a un bajo costo.
La creación de valor también se basa en el conocimiento, y aplicada a la compañía mientras mayor es el conocimiento de la compañía mejor serán las soluciones que se encuentre para la misma y su mercado.
Cadena del valor
Concepto.- “La cadena de valor es el conjunto de actividades creativas que
enlazan todo el camino de producción, desde la materia prima hasta la última actividad realizada para entregar el producto terminado en manos del consumidor final”.5
5
Es importante considerar que el administrador deberá calcular el valor de la empresa a través del conocimiento y del análisis de la estructura de los costos, y luego esto compararlo con el valor que el cliente da a sus productos, y así pueda compensar fallas y poder resolverlas.
Para una medición estratégica del valor, existen dos tipos de generadores que a su vez se dividen en:
a) Generadores de valor del cliente
• Tiempo de respuesta
• Tiempo de diseño
b) Generador de valor del negocio
• Niveles de precios
• Inversiones oportunas
• Alianzas estratégicas
• Crecimiento de las ventas
2.1.4.2 Ciclo de vida del costo
Otra herramienta para llevar una administración estratégica basada en costos, a parte de la cadena de valor, es el ciclo de vida del costo, o ciclo de vida de un producto.
El ciclo de vida de un producto tiene diferentes apreciaciones, dependiendo desde el punto de vista que se lo analice:
a) Desde el punto de vista de mercadotecnia:
• Introducción al mercado del producto.
• Crecimiento del producto en el mercado.
• Maduración donde el producto está posesionado.
b) Desde el punto de vista de producción:
• Investigación y desarrollo.
• Diseño.
• Etapas de pruebas.
• Producción y actividades de logística.
c) Desde el punto de vista del cliente:
• Comprar
• Operar
• Mantener el producto
• Disponer el producto.
2.1.4.3 Teoría de las restricciones
El modelo de las restricciones tiene cinco etapas para lograr la meta de mejorar las empresas:
• Identificar las restricciones de la organización.
• Determinar como lograr ventajas con el uso de estas restricciones.
• Subordinar las decisiones.
• Implementar un programa de mejoramiento continuo para reducir las limitaciones de las restricciones que ya existen.
Es importante considerar que las restricciones así se apliquen por primera vez, lograrán mejorar las utilidades de la empresa, pero siempre aparecerán más restricciones, por lo tanto esta teoría debe ser revisada continuamente su aplicación en la empresa.
2.1.4.4 Justo a tiempo
Esta es una nueva forma de administrar los inventarios, Justo a tiempo, cuyo objetivo principal es reducir el costo de los inventarios.
• Aumenta las utilidades al eliminar los costos innecesarios.
• Mejora la posición competitiva de la empresa.
• Mejora el proceso de producción.
• Promueve el trabajo en equipo al delegar a trabajadores, autoridad y responsabilidad para toma de decisiones.
• Mantiene relación estrecha con el proveedor.
2.1.4.5 Costos de calidad.
Existe la filosofía del control de calidad, cuyo objetivo es promover a que en todos aquellos que colaboran en una empresa exista el compromiso de mejoramiento continuo, tanto de los proceso como de las áreas.
Este control de calidad generará un incremento en las utilidades de las organizaciones y en su liquidez, debido a la reducción de sus costos de calidad y al incremento en sus ventas al ofrecer un buen producto o servicio a sus clientes.
2.1.5 EL MODELO O RELACIÓN COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD. 2.1.5.1 El punto de Equilibrio
Punto de equilibrio “es aquella cantidad de producción vendida a la cual los ingresos totales son iguales a los costos totales, es decir, la cantidad de producción vendida, da como resultado US$ 0 de utilidad”.6
Esto es normal porque toda organización siempre va planificar sus operaciones, y en esta planificación se buscará siempre que los ingresos sean iguales a los costos.
6
2.1.5.2 Supuestos del modelo
Para analizar los resultados de este modelo, se deben considerar los siguientes supuestos:7
• Tanto la función de ingresos como la de costos tienen un comportamiento lineal, lo cual es válido dentro de un nivel relevante, de tal manera que el fundamento de linealidad no se aplica en niveles o volúmenes extremadamente alto o bajos.
• Existe sincronización perfecta entre el volumen de ventas y el de producción, lo cual trae como consecuencia que los inventarios de artículos terminados permanezcan constantes.
• Existe la posibilidad de una perfecta diferenciación de los costos en fijos y variables.
• El cambio de alguna de las variables no tiene efecto sobre las demás, que se suponen permanecen constantes.
• Durante la búsqueda del punto de equilibrio no se produce modificación alguna de la eficacia y la eficiencia de los insumos que intervienen en la organización.
• Este modelo se basa en la utilización de una sola línea en la empresa: el denominador del modelo es el margen de contribución por línea y no de un conjunto de líneas, para esta limitación existe el cálculo del punto de equilibrio para varias líneas.
2.1.5.3 La planeación de utilidades y la relación costo-volumen-utilidad
El modelo costo-volumen-utilidad ayudará a los administradores a determinar que acciones se deben seguir para cumplir un objetivo, que es la utilidad.
7
Estas utilidades deben ser suficientes para remunerar el capital invertido en la organización.
Con esto modelo se puede determinar cuánto hay que vender, a qué costo, a qué precio, para lograr alcanzar determinada utilidad.
Para determinar qué cantidad de unidades deben vender y en qué cantidad se debe aplicar lo siguiente:
2.1.5.4 La gráfica volumen-utilidad
Otra de las formas más conocidas de determinar el punto de equilibrio, es mediante la gráfica volumen-utilidad.
Con el método gráfico se puede apreciar más rápidamente la situación de la empresa, en el que:
• El eje horizontal representa el volumen e las ventas en unidades.
Gráfico No. 1
Elaborado por: Wikipedia
Fuente: Wikipedia
2.1.5.5 Análisis de cambios en las variables del modelo costo-volumen-utilidad
El modelo costo-volumen-utilidad es conocido también como Análisis de sensibilidad o simulación, que permite conocer los resultados de las acciones antes de realizarlas.
Los cambios que se pueden generar son:
a) Cambios en la variable de los costos unitarios.- Para incrementar las
utilidades y hacer bajar el punto de equilibrio, lo más conveniente es reducir los costos variables. Esto se da utilizando los recursos o insumos más baratos que los que se esté utilizando actualmente.
b) Cambios en la variable de precio.- En este tipo de cambio se debe
• Ya no se hace negocios en base a precios, sino mediante reducción de costos.
• Hay excepciones en los que si se puede considerar el precio, y es cuando hay descuentos, rebajas., etc.
• Se debe considerar también el mercado en el que se colocan los productos.
c) Cambios en la variable de costos fijos.- En este caso también puede
haber variación, y si se presenta el caso de que se incrementan los costos fijos, la empresa tiene que realizar esfuerzos adicionales para cubrirlos.
d) Análisis de la variable volumen.- Para este caso, un incremento en el
volumen representa un incremento en las utilidades.
e) Importancia y síntesis de la simulación en las diferentes variables del mercado.- En este punto es importante simular diferentes acciones
como si realmente estuvieran sucediendo, y esto se logrará comparando lo presupuestado con lo real. Las variables a considerar en esta simulación son:
a) Costos: Lo importante es reducirlos, mejorando la eficiencia y eficacia, utilizando para esto las diferentes herramientas de control administrativo, como son: sistema de costeo basado en actividades, presupuestos, etc.
b) Precios: Lo importante es revisar los precios con la competencia, ya sea para incrementar el volumen o reducir los costos variables.
d) Composición en ventas: Siempre se sabe que producto tiene mejor salida, por lo que hay que considerar venden más de aquellas líneas que tienen mayor margen de contribución.
2.1.5.6 Análisis de las variaciones en los márgenes de contribución
Las variaciones en los márgenes de contribución se presenta principalmente en las siguientes variables:
1. Variación en el volumen de ventas.- Esta variación se puede
manifestar de la siguiente forma:
a) “El margen de contribución que la compañía hubiera tenido si se hubiesen vendido lo que el presupuesto indicaba en cuanto a número y margen de contribución unitario.
b) El margen de contribución que la compañía hubiera tenido con las unidades realmente vendidas si se hubiera mantenido el margen de contribución presupuestado”.8
2. Variación en precio de venta.- Cualquier variación en el precio de venta
generará variación en el margen de contribución unitario. Hay que tomar en cuenta que no siempre una variación desfavorable en el precio de venta perjudicará el desarrollo de la organización, puede tener un efecto contrario, que generará un efecto favorable.
3. Análisis CVU en instituciones sin fines de lucro.- El ingreso que
pueda generar una empresa, en estos tiempos, se vuelve el objetivo principal de creación de una organización, pero como bien sabemos existe un grupo de empresas enmarcadas como instituciones sin fines de lucro, que lo que buscan es satisfacer una función social.
8
2.1.5.7 El modelo costo-volumen-utilidad y el costeo basado en acti - vidades
El modelo costo-volumen-utilidad puede ser muy útil si utiliza de manera conjunta con el costeo basado en actividades, ya que los costos se dividen en aquellos que se relacionan con las unidades producidas y aquellos que no se relacionan con las unidades producidas.
La utilidad de este modelo, basado en actividades, es que no solo se utilice el volumen de unidades para determinar los costos, sino que se lo clasifique en cuatro categorías diferentes:
a) Los costos que se modifican en función de las unidades vendidas.
b) Los costos que se modifican de acuerdo al tiempo de preparación para la corrida.
c) Los costos relacionados con los departamentos de apoyo.
d) Los costos que se modifican en función de algún factor ajeno a las anteriores.
2.1.5.8 El modelo costo-volumen-utilidad y análisis de sensibilidad. El punto de equilibrio.
Como bien se conoce “se ha explicado que la contabilidad administrativa se hace presente en las empresas a través de diferentes herramientas de planeación, como los presupuestos y el modelo costo-volumen-utilidades. Ambas herramientas se aplican utilizando la técnica denominada simulación, ideada para diseñar y elegir las mejores acciones que colocarían a la empresa en el lugar deseado por la administración”.9
El análisis de sensibilidad tiene mucha utilidad ya que sirve para evaluar los cursos alternativos de acción, basados en hechos y suposiciones.
9
La simulación presenta algunas ventajas que son:
a) Permite experimentar con un modelo y no con el real. b) Facilita la proyección de hechos futuros.
c) Ayuda a que la empresa conozca con anticipación los efectos que pueden haber en la rentabilidad y liquidez.
d) Se puede utilizar de manera independiente cada una de las variables que intervienen.
e) Disminuye el riesgo del negocio cuando se enfrenta un problema.
Con esto se demuestra claramente que tanto el modelo costo-volumen-utilidad junto con el análisis de sensibilidad permitirán a la administración su labor de planificar.
2.1.6. EL PAPEL DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA EN LA TOMA DE DECISIONES A CORTO PLAZO
2.1.61 Relevancia de la información para la toma de decisiones ante la globalización
Ante el desarrollo tecnológico acelerado que viven todos los países, todas las organizaciones están obligadas a entrar en la misma línea del crecimiento tecnológico, ya que para competir es necesario tener excelentes sistemas de telecomunicaciones y buenos sistemas de información.
Por esta razón la tecnología de contabilidad administrativa ha adquirido gran importancia, sin olvidar que para ser competitivo también se requiere escuchar al cliente y eliminar lo que no agregue valor para el.
Como dice Michael Porter en su libro en 1985 (p. 15) “la cadena de valor es la tecnología por excelencia para diagnosticar que actividades agregan o no valor y para crear ventajas estratégicas”10
10
2.1.6.2 Naturaleza de la información
Cada organización tiene que realizar siempre una constante revisión, para saber como aprovechar sus insumos de la mejor manera, tanto a corto como a largo plazo, logrando siempre maximizar el valor de la empresa, por lo que los ejecutivos deberán tomar las decisiones más acertadas, y no lo podrían realizar si no cuenta con la información necesaria, especialmente en la contabilidad administrativa.
La administración tiene que enfrentar dos tipos de decisiones: a corto plazo y a largo plazo. Las decisiones a corto plazo se pueden realizar y luego efectuar correctivos si no se está de acuerdo, pero en las decisiones a largo plazo no se acepta marcha atrás.
La información generada por la contabilidad tiene mucha importancia, pero no es la única que debe tomarse en cuenta, habrá otros factores cuantitativos y cualitativos que ayudarán a la toma de decisiones.
2.1.6.3 Tipos de datos en las decisiones
Cuando se habla del modelo costo-volumen-utilidad sabemos que los costos tienen su clasificación, que es en fijos y variables.
Cuando hablamos de decisiones a corto plazo, los costos se clasifican en relevantes e irrelevantes, siendo los relevantes los que pueden ser incrementados o disminuidos ante un determinado curso de acción, siendo estos también desembolsables; mientras que los irrelevantes son cuando permanecen constantes.
2.1.6.4 Análisis marginal
El análisis marginal, llamado también incremental consiste en determinar el monto en que aumentaron o disminuyeron los ingresos debido a una decisión específica, así como los cambios que esta decisión provocó en los costos. Por lo que la presentación y el manejo de datos se debe dar de tal forma que se puedan analizar mediante el sistema marginal, los costos o ingresos que se verán alterados por la decisión que se vaya a tomar.
2.1.6.5 Modelo para la toma de decisiones a corto plazo
En este modelo es importante considerar siete pasos a seguir:
1. Definir el problema.
2. Identificar alternativas como posibles soluciones al problema.
3. Identificar los costos y beneficios relacionados con cada una de las alternativas factibles.
4. Totalizar los costos relevantes y los beneficios de cada alternativa. 5. Considerares factores cualitativos.
6. Considerar factores cualitativos. 7. Tomar una decisión.
2.1.6.6 Costos de oportunidad
El costo de oportunidad es lo que se deja de ganar por no elegir una determinada opción; o también puede surgir un ahorro debido a que la capacidad instalada para fabricar el producto se puede canalizar hacia otras actividades.
2.1.6.7 Principales decisiones a corto plazo
Estas decisiones a corto plazo son las que comúnmente enfrentan las empresas:
a) “Seguir fabricando una pieza o mandarla a fabricar externamente. b) Eliminar una línea o un departamento.
c) Cerrar la empresa o seguir operándola. d) Aceptar o rechazar un pedido especial. e) Eliminar una línea o un producto. f) Agregar una nueva línea de productos.
g) Decidir cuál es la mejor combinación de líneas. h) Cerrar una sucursal o seguir operando
i) Trabajar un solo turno.
j) Disminuir o aumenta la publicidad. k) Operar en uno o varios mercados
l) Agregar ciertas operaciones a una línea. k) Modificar el plazo de crédito de los clientes. l) Ofrecer o no descuentos, para reducir la cartera. m) Aprovechar el descuento que se presenta. n) Cambiar o no los niveles de inventarios”.11
2.1.6.8 Fijación de precios
Otro de los grandes problemas que enfrenta la administración de una empresa, es la fijación del precio al cual se va a vender. Por lo que existen varios métodos para fijar precios, ya que todas las organizaciones, así controlen o no los precios deberán conocer y analizar estos métodos para la fijación de los mismos:
Se detalla:
11
a) Los que se basan en el costo total. b) Los que se basan en el costeo directo. c) Los que se basan el rendimiento deseado. d) Los que se basan en cláusulas escalatorias.
e) Los que se basan en un determinado valor económico. f) Los que se basan en el costeo sobre metas.
2.1.6.9 Importancia de la ética en la toma de decisiones táctica
Los temas éticos y la toma de decisiones táctica giran en torno a la forma en que las decisiones son adoptadas e implementadas. Los costos relevantes son usados también en la toma de decisiones tácticas.
2.2 FUNDAMENTO LEGAL
2.2.1 Principios contables básicos
Para todo proceso contable así como para la preparación de los estados financieros, como producto principal de todo proceso contable, se requiere seguir reglas, principios y criterios enmarcadotes en el concepto contable. A estos conjuntos de reglas o principios se les denomina Principios Contables Generalmente Aceptados o Criterios Contables Generalmente Aceptados.
Los principios contables se pueden clasificar de acuerdo a los criterios:
Principio fundamental o postulado básico
• Equidad.- En toda organización se hallan diversos intereses que deben reflejarse en los estados financieros, no debiendo reflejarse datos que afecten los intereses de uno y prevaleciendo los de otros.
Principios de fondo o de valuación
• Valuación al costo.- Establece que los activos de una empresa deben ser valuados al costo de adquisición, y que las fluctuaciones que puedan existir en la moneda no deben incidir en esa valuación.
• Realización.- Indica que la utilidad se obtiene una vez que se ha ejecutado la operación mercantil, no antes, es decir, que los resultados económicos se computan cuando sean realizados. El término realizado participa en forma directa con el concepto devengado.
Principios que hacen a las cualidades de la información
• Objetividad.- Los cambios que se generen en los activos, pasivos y patrimonio, deben registrarse en los registros contables, inmediatamente después de sucedido.
• Exposición.- Los estados financieros deben contener toda la información para una adecuada interpretación de la situación financiera de la empresa.
• Conservatismo.- La operación del sistema contable no se da de manera automática, ni sus principios proporciona una guía suficiente, por lo que se debe aplicar juicio profesional para operar y para obtener información, por lo que es necesario considerar lo siguiente:
o “No sobrestimar activos ni subestimar pasivos.
o No anticipar ingresos ni eliminar gastos.
o Registrar y presentar hechos objetivos.
o Entre dos alternativas, se debe escoger siempre la más conservadora”.12
12
