UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE: INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A.
TEMA: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE Y FINANCIERO EN LA EMPRESA IMPORTADORA INTERTRADING ARDILA
CORPORATION CIA. LTDA. DE LA CIUDAD DE QUITO.AÑO 2015”
AUTORA: ESTEFANIA ELIZABETH ZAMBRANO ZAMBRANO
DIRECTOR: Eco. Paúl Rodríguez Muñoz MBA.
Dedicatoria
Con mucho amor y cariño a mi hijo por ser el motor de mi vida y animarme a seguir adelante y
por toda su paciencia y comprensión en aquellos momentos que no pude estar a su lado.
A mis padres Orley y Janeth.
A mis sobrinos Alejandra, Ariel, María José y Sheila, y a todos los que no creyeron en mí, que
en cada paso que daba hacia la culminación de mi carrera y que generan nuevas expectativas
en mi vida.
Agradecimiento
A Dios por todas las bendiciones recibidas a lo largo de mi vida y permitirme estudiar y
formarme como profesional, culminando mis estudios universitarios, una etapa muy
importante en mi vida, también por permitir ser parte de una familia maravillosa, por
bendecirme con mi adorado hijo Samir Alexander Jaramillo Zambrano, ya que siempre me
dieron ánimos y fuerza para no desmayar y seguir adelante, por el apoyo moral e incondicional
que me brindaron.
A mis amados padres Orley Zambrano y Janeth Zambrano, que gracias al apoyo que me
brindaron alentándome a seguir adelante en las metas propuestas.
Al Ing. Pablo Dávila, por aceptar guiarme en esta tesis, de igual manera al Eco. Paúl
Rodríguez, por aceptar ser mi director de tesis y ayudarme a corregir todos los errores
presentados en el desarrollo de la misma, por su ayuda incondicional como amigo y profesional.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial, junto a todo el personal docente y administrativo
por abrirme las puertas y poder formar parte de esta noble y prestigiosa institución.
A todas las personas que de una u otra manera aportaron al desarrollo de mis conocimientos
y experiencias, ayudándome a crecer como persona y ser una profesional, mi compromiso con
mi alma mater y la sociedad para velar por la ética y honestidad en todos los actos de mi vida
sean de trabajo u otra índole.
i
ÍNDICE DE CONTENIDO
CAPITULO I ... 1
INTRODUCCIÓN ... 1
1.1 Problema de la investigación ... 2
1.1.1 Problema a investigar ... 2
1.1.2 Objeto de Estudio Teórico ... 2
1.1.3 Objeto de Estudio Práctico ... 3
1.1.4 Planteamiento del Problema ... 3
1.1.5 Formulación del Problema ... 4
1.1.6 Sistematización del Problema ... 4
1.1.7 Objetivo General ... 4
1.1.8 Objetivos Específicos ... 4
1.1.9 Justificaciones ... 5
1.2 Marco Referencial ... 6
1.2.1 Marco Teórico ... 6
1.2.1.1 Clasificación de las empresas ... 7
1.2.1.2 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) ... 7
1.2.1.3 PYMES ... 9
1.2.1.4 Información Contable ... 10
1.2.1.5 COSO II ... 13
1.2.2 Marco Conceptual ... 16
CAPITULO II ... 18
MÉTODO ... 18
2.1 Nivel de estudio ... 18
2.2 Modalidad de investigación ... 18
2.3 Método ... 18
2.3.1 Población y Muestra ... 19
2.3.2 Selección de instrumentos de investigación ... 20
2.3.3 Procesamientos de datos ... 20
ii
2.3.5 Metodología Financiera ... 21
CAPÍTULO III ... 23
RESULTADOS ... 23
3.1 Diagnóstico ... 23
3.1.1 Medición del riesgo ... 23
3.1.1.1 Evaluación del riesgo en el control de caja ... 23
3.1.1.2 Evaluación del riesgo en proveedores ... 25
3.1.1.3 Evaluación del riesgo en cuentas por cobrar ... 27
3.1.1.4 Evaluación del riesgo en activos fijos ... 29
3.1.1.5 Evaluación del riesgo en recursos humanos ... 31
3.1.1.6 Evaluación del riesgo en la administración ... 33
3.1.1.7 3.1.1.7 Evaluación del riesgo en los inventarios ... 35
3.1.1.8 Evaluación de riesgo del software contable ... 37
3.1.2 Misión, Visión y Valores ... 46
3.1.2.1 Misión ... 46
3.1.2.2 Visión ... 46
3.1.2.3 Valores ... 46
3.1.3 Macroambiente: político, económico y social. ... 47
3.1.3.1 Factores políticos ... 47
3.1.3.2 Factores económicos ... 47
3.1.3.3 Factores sociales ... 48
3.1.4 Microambiente: Clientes, proveedores, competencia. ... 49
3.1.4.1 Clientes ... 49
3.1.4.2 Proveedores ... 49
3.1.4.3 Competencia ... 50
3.1.5 Matriz de evaluación de factores externos ... 51
3.1.6 Análisis interno ... 52
3.1.6.1 Subsistema de finanzas ... 52
3.1.6.2 Comercialización y ventas ... 67
3.1.6.3 Marketing ... 67
3.1.6.4 Organigrama ... 70
iii
3.2 Desarrollo de la propuesta ... 73
3.2.1 Procesos, políticas y procedimientos ... 73
3.2.1.1 Efectivos y equivalentes al efectivo ... 73
3.2.1.2 Bancos ... 79
3.2.1.3 Cuentas por cobrar ... 81
3.2.1.4 Inventarios ... 83
3.2.1.5 Cuentas por pagar ... 85
3.2.1.6 3.2.1.6 Compras ... 87
3.2.1.7 Ventas ... 89
3.2.2 Ejercicio contable ... 91
3.2.2.1 Estados financieros ... 91
3.2.2.2 Razones financieras ... 93
Razón pasivo capital = Pasivo a largo plazo / Capital contable ... 94
CAPÍTULO 4. ... 97
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 97
4.1 Conclusiones ... 97
4.2 Recomendaciones ... 98
BIBLIOGRAFÍA ... 99
iv
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Instrumento de recolección de información ... 20
Tabla 2. Metodología específica ... 21
Tabla 3. Etapas del proceso gerencial ... 22
Tabla 4. Lista diagnóstico de control interno para el control de caja ... 24
Tabla 5. Evaluación del riesgo control de caja ... 25
Tabla 6. Lista diagnóstico de control interno para la evaluación de proveedores ... 26
Tabla 7. Evaluación del riesgo proveedores ... 27
Tabla 8. Lista diagnóstico de control interno para la evaluación delas cuentas por cobrar .... 28
Tabla 9. Evaluación del riesgo de cuentas por cobrar ... 29
Tabla 10. Lista diagnóstico de control interno para los activos fijos ... 30
Tabla 11. Evaluación del riesgo activos fijos ... 31
Tabla 12. Lista diagnóstico de control interno de los recursos humanos ... 32
Tabla 13. Evaluación del riesgo de recursos humanos ... 33
Tabla 14. Lista diagnóstico de control interno para la Administración ... 34
Tabla 15. Evaluación del riesgo de administración ... 35
Tabla 16. Lista diagnóstico de control interno para la evaluación de inventarios ... 36
Tabla 17. Evaluación del riesgo de inventarios ... 37
Tabla 18. Lista diagnóstico de control interno para la evaluación del software contable ... 38
Tabla 19. Evaluación del riesgo de software contable ... 39
Tabla 20. Matriz consolidada de resultados y riesgo de control interno ... 40
Tabla 21. Conclusiones y recomendaciones de control interno ... 42
Tabla 22. Factores políticos ... 47
Tabla 23. Factores económicos ... 48
Tabla 24. Factores sociales ... 49
Tabla 25. Empresa competidoras ... 51
Tabla 26. Matriz de evaluación de factores externos ... 52
Tabla 27. Balance General años 2013, 2014 y 2015 ... 53
Tabla 28. Ecuación básica de la contabilidad ... 61
Tabla 29. Composición de los activos año 2015 ... 61
Tabla 30. Composición de los pasivos año 2015 ... 62
Tabla 31. Composición del patrimonio neto año 2015 ... 62
v
Tabla 33. Composición de los ingresos ... 66
Tabla 34. Composición de los costos de ventas y producción ... 66
Tabla 35. Composición de los gastos ... 67
Tabla 36. Relación de los principales productos de la empresa ... 68
Tabla 37. Matriz de evaluación de factores internos ... 72
Tabla 38. Procedimiento para la conciliación bancaria ... 79
Tabla 39. Procedimiento para la creación de cuentas por cobrar ... 81
Tabla 40. Procedimiento para el control de inventarios ... 83
Tabla 41. Procedimiento para el control de inventarios ... 84
Tabla 42. Procedimiento para la solicitud de créditos ... 85
Tabla 43. Procedimiento para la compra de mercancías ... 87
Tabla 44. Procedimiento de ventas ... 89
Tabla 45. Estado de resultado año 2016 ... 91
Tabla 46. Flujo de efectivo año 2016 ... 92
Tabla 47. Estado de resultado año 2016 ... 92
Tabla 48. Indicadores de liquidez ... 93
Tabla 49. Indicadores de endeudamiento ... 94
Tabla 50. Indicadores de actividad ... 95
vi
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Relación entre objetivos y componentes metodología COSO II ... 13
Figura 2. Distribución porcentual de la evaluación del riesgo para el control de caja. ... 25
Figura 3. Distribución porcentual de la evaluación del riesgo para la evaluación de proveedores. ... 27
Figura 4. Distribución porcentual de la evaluación del riesgo para la evaluación de cuentas por cobrar ... 29
Figura 5. Distribución porcentual de la evaluación del riesgo para la evaluación de los activos fijos. ... 31
Figura 6. Distribución porcentual de la evaluación del riesgo de los recursos humanos. ... 33
Figura 7. Distribución porcentual de la evaluación del riesgo administrativo ... 35
Figura 8. Distribución porcentual de la evaluación del riesgo en los inventarios ... 37
Figura 9. Distribución porcentual de la evaluación del riesgo del software contable ... 39
Figura 10. Resumen de la aplicación del cuestionario ... 41
Figura 11. Resumen del Cuestionario ... 41
Figura 12. Comportamiento de los activos ... 54
Figura 13. Comportamiento de los activos corrientes ... 55
Figura 14. Comportamiento del efectivo y equivalente del efectivo ... 55
Figura 15. Comportamiento de los documentos y cuentas por cobrar ... 56
Figura 16. Comportamiento de los inventarios ... 56
Figura 17. Comportamiento de los activos no corrientes ... 57
Figura 18. Comportamiento de las propiedades plantas y equipos ... 57
Figura 19. Total de pasivos ... 58
Figura 20. Comportamiento de los pasivos corrientes ... 58
Figura 21. Comportamiento de las cuentas y documentos por pagar ... 59
Figura 22. Comportamiento de los pasivos no corrientes ... 59
Figura 23. Comportamiento del patrimonio neto ... 60
Figura 24. Comportamiento de las ganancias de la empresa ... 60
Figura 25. Comportamiento de los ingresos ... 64
Figura 26. Comportamiento de los costos de venta y producción ... 64
Figura 27. Comportamiento de los gastos ... 65
Figura 28. Comportamiento de las utilidades del año ... 65
vii
Figura 30. Procedimiento para la creación del fondo de caja chica ... 76
Figura 31. Procedimiento para la reposición del fondo de caja chica ... 77
Figura 32. Procedimiento para el arqueo de caja chica ... 78
Figura 33. Procedimiento para la conciliación bancaria ... 80
Figura 34. Procedimiento para la creación de cuentas por cobrar ... 82
Figura 35. Procedimiento para la solicitud de créditos ... 86
Figura 36. Procedimiento para la compra de mercancías ... 88
Figura 37. Procedimiento de ventas ... 90
INDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Plan de cuentas de la empresa ... 101Anexo 2. Libro de diario ... 103
viii
RESUMEN
El proyecto de investigación se desarrolla en la empresa INTERTRADING ARDILA CORPORATION CIA. LTDA y su objetivo es el diseño de un sistema de control interno contable y financiero para la empresa con el fin de disponer de información contable y financiera de manera oportuna como herramienta efectiva para la toma de decisiones. Para ello se realiza un análisis de las principales tendencias teóricas del tema de investigación, se realiza un diagnóstico del sistema de control interno de la empresa así como un análisis externo de la misma como puntos de partidas para el desarrollo de las propuestas.
El desarrollo de la investigación se basa en la modalidad documental a partir de la revisión de la información contable, financiera y tributaria de la empresa y financiera de la empresa. Se utilizan métodos de investigación tales como: analítico, síntesis y deductivo. Para la obtención de la información necesaria en el desarrollo del proyecto se utilizan técnicas como: estudio bibliográfico y observación directa.
1
CAPITULO I
INTRODUCCIÓN
1
La empresa toma en consideración el entorno en que se desenvuelve y sus actividades que son las siguientes: importación, exportación, ensamblaje, maquilado y fabricación de productos importados de diferentes países. Con el fin de comercializar los productos e insertarlos en el mercado ecuatoriano, en tal sentido la empresa importadora arma productos para que se distribuyan en todo el País.
Lo anterior señalado demanda de una estructura administrativa, contable y financiera que definida adecuadamente a la actividad principal que son las importaciones que desarróllala unidad productiva, en esa perspectiva hablando específicamente de la función empresarial, para una empresa se hace relevante la aplicación de un sistema para el registro y control de todas y cada una de las transacciones económicas y financieras que efectúe durante un período de tiempo determinado en este caso el año 2015, debido a que es pertinente conocer la situación financiera interna y económica real en el que se desenvuelve la empresa importadora, así como la información en tiempo real que deben pasar por un proceso contable aplicando técnicas, métodos y demás instrumentos administrativos para que los resultados sean confiables.
Un sistema contable básicamente aplica procesos y procedimientos adoptados por la gerencia o sus directivos para asegurar que la empresa genere información económica financiera pertinente, cumpla con la normativa nacional e internacional y las leyes tributarias pertinentes, así como se aplique la parte legal a sueldos y salarios, administre adecuadamente sus inventarios y en general permita que un registro y control contable y financiero adecuado de sus movimientos y transacciones que la empresa realiza en el mercado nacional e internacional.
La información contable sirve para tomar decisiones adecuadas, además permite predecir los efectos futuros de dichas decisiones y dirigir la atención a los problemas, aciertos, e incidencias como amenazas y oportunidades futuras.
2 reflejados en el desempeño de su profesión de forma coherente en correspondencia al entorno donde desarrolla su actividad.
1.1 Problema de la investigación
1.1.1 Problema a investigar
La empresa investigada tiene muchas deficiencias al momento de registrar su información financiera esto ha ocasionado muchas dificultades con los tomadores de decisiones, los mismos que no tiene información disponible, clara y precisa de las facturas que ingresan y de los gastos que realiza la empresa, en ese conjunto de ideas las dificultades se presentan adicionalmente dentro del control y regulación de los organismos públicos que obligan a la empresa a presentar sus estados financieros y a pagar mensualmente los tributos. Las principales deficiencias que tiene la empresa las enlisto a continuación:
Se lleva la contabilidad de una manera empírica
La empresa no cuenta con un sistema sistematizado de registros contables
La información financiera no es oportuna ni disponible para la Gerencia
Los Estados Financieros tienen saldos distorsionados que no concuerdan con la realidad.
No existen políticas contables que respalden las grandes cuentas ni a los grandes proveedores.
Los ingresos no son clasificados adecuadamente por personal capacitado.
No se aplican los principios contables y la metodología moderna de contabilidad en las transacciones.
Los egresos que se reflejan en los gastos generales que tiene la empresa tienen muchos retrasos en los pagos a los proveedores.
Los tributos no se pagan oportunamente esto ocasionan multas mensuales y notificaciones por parte del ente estatal.
1.1.2 Objeto de Estudio Teórico
3
1.1.3 Objeto de Estudio Práctico
En esa perspectiva el objeto de estudio práctico se desarrollará analizando los beneficios económicos para la empresa en estudio que es la importación de partes y piezas para el armado y ensamblado de motores, y adicionalmente se pretende demostrar cuales serían las ventajas para la empresa y los accionistas cuando se desarrolle el sistema contable y financiero.
1.1.4 Planteamiento del Problema
La ejecución del proceso contable y tributario en la empresa “INTERTRADING ARDILA CORPORATION CIA. LTDA”, tiene muchas deficiencias a pesar de que se factura 43.000 dólares mensuales, todavía se lleva los registros contables de forma empírica (en un cuaderno de ingresos y egresos), además la empresa no cuenta con un sistema automatizado de registros contables, por lo tanto no es uniforme en cuanto a la aplicación de los criterios al momento de determinar la identificación de una cuenta. Esto implica que en la presentación de los Estados Financieros muchas cuentas se distorsionan en cuanto a su saldo por la falta de información contable y por insuficientes instrucciones específicas en el manejo de las mismas, lo que repercute negativamente en la empresa, debido a que la información financiera contable no refleja realmente el origen y la naturaleza de las transacciones procesadas.
En ese sentido de acuerdo con (Zapata, Contabilidad General con base en las NIIF, 2011)“Contabilidad es un sistema de información que mide las actividades de las empresas, procesa esta información en Estados y comunica los resultados a los tomadores de decisiones”, pero la empresa para este caso específico, no dispone de información contable, tampoco registra adecuadamente los registros contables, los estados financieros se los realiza de acuerdo al cuaderno de ingresos y egresos (pp.7).
En forma general si se refiere a los ingresos (facturas y notas de venta), éstos deben estar en relación directa con las cuentas afines: Ventas, IVA ventas y como contra cuentas, cuentas por cobrar clientes, impuestos retenido, lo que en la actualidad la empresa que funciona en la ciudad de Quito no pone en práctica principios contables y la metodología moderna de contabilidad; si se refiere a los egresos, asimismo, tienen que estar en relación directa con su naturaleza: Compras, mano de obra, gastos de operativos, gastos de ventas, gastos administrativos, gastos financieros, y otros gastos menores.
4 para el cumplimiento de sus obligaciones corriendo permanentemente el riesgo de caer en sanciones onerosas, multas, intereses de mora, que en forma directa afecta a las utilidades e intereses de los inversionistas y de su propio personal.
1.1.5 Formulación del Problema
¿La propuesta de un Diseño de Control Interno Contable y Financiero contribuye a disponer de información oportuna reflejada en los balances proyectados para la empresa, así como el mejoramiento de la eficiencia y eficacia del control de la empresa INTERTRADING ARDILA CORPORATION CIA. LTDA” Importadora de productos en la ciudad de Quito, para el año 2015?
1.1.6 Sistematización del Problema
1. ¿La elaboración del diagnóstico situacional de la empresa investigada, permite conocer los puntos fuertes y débiles en los cuales se desenvuelve la empresa importadora, así como determinar los diferentes factores externos que afectan a la misma?
2. ¿Cómo el diseño de control interno contable y financiero como herramienta de evaluación aplicando el sistema COSO II demuestra las deficiencias y riesgos de la empresa?
3. ¿El diseño del sistema de control interno contable y financiero, mejora el accionar de la empresa y habilitará controles que permitan identificar los riesgos y eventos a futuro?
4. ¿El diseño de un sistema de control interno contable y financiero para la empresa “INTERTRADING ARDILA CORPORATION CIA. LTDA” permite mejorar y optimizar el desempeño en los aspectos contables que actualmente maneja la empresa?
1.1.7 Objetivo General
Diseñar un Sistema de control interno contable y financiero para la empresa INTERTRADING ARDILA CORPORATION CIA. LTDA” importadora de productos de comercialización de la ciudad de Quito, con el fin de disponer de información contable y financiera de manera oportuna como herramienta efectiva para la toma de decisiones.
1.1.8 Objetivos Específicos
5 2. Realizar un diagnóstico del sistema contable y financiero en la empresa INTERTRADING ARDILA CORPORATION CIA. LTDA. importadora de productos de comercialización, para conocer los factores positivos y negativos que afectan a la empresa.
3. Diseñar un sistema de control interno contable y financiero para la empresa importadora, con el fin de lograr eficiencia y eficacia en sus operaciones y el mejoramiento de su efectividad.
1.1.9 Justificaciones
En la ciudad de Quito la urgencia de competir satisfactoriamente como empresa de importación y exportación de productos, aumenta cada vez más la necesidad de conocer y aplicar los diferentes conceptos relativos al área comercial, el control interno y su incidencia en el incremento de la competitividad es cada utilizado por la mayoría de empresas como una manera de lograr su ventaja competitiva.
Actualmente la empresa se desarrolla dentro del área de importación y exportación de productos para su ensamblaje y posterior comercialización, en los diferentes mercados internos y externos, el contar con un sistema de control interno permite a la misma conocer cuál es la rentabilidad real, el tener información contable y financiera confiable para tomar decisiones y pagar oportunamente los gastos y los respectivos impuestos, así como evaluar y controlar a la empresa en todas sus operaciones externas e internas.
La investigación propuesta busca mediante la aplicación de la teoría y la metodología de control interno, dar a conocer los sistemas existentes que se aplican en la parte contable y financiera, esto determina las diversas operaciones que dispone la empresa para transparentar los estados de cuentas y procedimientos contables y financieros en donde se establezcan políticas que contribuyan al fortalecimiento y mejoramiento de la empresa.
Para lograr el cumplimiento de los objetivos de este estudio se acude al apoyo en las aplicaciones de técnicas de investigación válidas en el medio como el cuestionario, las cédulas, los papeles de trabajo, las hojas de trabajo y las herramientas de control interno que le permita encontrar soluciones concretas a la entrega oportuna de los resultados contables y financieros.
6 del sistema de control interno que permite evaluar y controlar de manera oportuna la gestión contable.
1.2 Marco Referencial
1.2.1 Marco Teórico
MISIÓN
Una empresa no se define por su nombre, sus estatutos o su acta constitutiva. Se define por su misión. Solo una definición clara de la misión y el propósito de la organización hace posible tener objetivos de negocios claros y realistas. (Drucker)
VISIÓN
De acuerdo con(DAVID, 2008) una visión general de la administración estratégica “presenta un modelo practico e integrador del proceso, define sus actividades y términos básicos y analiza la importancia de la ética empresarial.
DEFINICIÓN DE EMPRESA
Según Mantilla B. (2011) nos indica que PYMES es:
Una pequeña y mediana empresa se caracteriza por:
No tienen obligación pública de rendir cuentas; y
Publican estados financieros con propósitos de información general para usuarios externos.
Las PYMES en el Ecuador se encuentran en particular en la producción de bienes y servicios, siendo la base del desarrollo social tanto produciendo, demandando y comprando productos o añadiendo valor agregado, por lo que se constituyen en un actor fundamental en la generación de riqueza y empleo.
El informe de la cámara de la pequeña industria de pichincha (CAPEIPI), declara que en el Ecuador, de acuerdo a su tamaño, las empresas tienen las categorías siguientes:
Microempresas: Emplean hasta 10 trabajadores, y su capital fijo (descontado edificios y terrenos) puede ir hasta 20 mil dólares.
7
Pequeña Industria: Puede tener hasta 50 obreros
Mediana Industria: Alberga de 50 a 99 obreros, y el capital fijo no debe sobrepasar de 120 mil dólares.
Grandes Empresas: Son aquellas que tienen más de 100 trabajadores y 120 mil dólares en activos fijos.
1.2.1.1 Clasificación de las empresas
En el Ecuador existen varios organismos relacionados con las empresas, que han realizado sus clasificaciones de pequeñas y medianas empresas, para esto se han validado de algunos parámetros para categorizar a cada una de ellas (supercias.gob.ec. RO 335 del 7de diciembre del 2010).
1.2.1.2 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), se tratan de las normas contables creadas por el IASB (International Accounting Standards Board). El IASB es un organismo independiente del sector privado que desarrolla y aprueba las Normas Internacionales de Información Financiera.
La aplicación de las NIIF en una empresa requiere del cumplimiento de los cuatro principios básicos que se mencionan a continuación:
1. Comprensibilidad: la información debe ser fácilmente comprensible para los usuarios, respecto a quienes se asume tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas, del mundo de los negocios, así como de contabilidad, y que tienen la intención y voluntad de analizar la información en forma razonablemente cuidadosa y diligente” (Escuela Superior Politécnica del Litoral, 2011).
8 representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente”(Escuela Superior Politécnica del Litoral, 2011).
4. Comparabilidad: Los usuarios deben ser capaces de comparar los Estados Financieros de una empresa a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las tendencias de la situación financiera y de sus resultados. También deben ser capaces de comparar los Estados Financieros de empresas diferentes, con el fin de evaluar su posición financiera, resultados y cambios en la posición financiera en términos relativos” (Escuela Superior Politécnica del Litoral, 2011).
Los cuatro principios mencionados anteriormente se aplican en las empresas mayormente para el tratamiento de la información que se genera en la misma a partir de su funcionamiento.
Objetivos de las NIIF
Las Normas Internacionales de Información Financiera representan una guía para los países que adopten su implementación. Las normas están compuestas por un grupo de directrices que establecen como debe ser el tratamiento de la información financiera en una empresa.
Las NIIF constituyen los estándares internacionales o normas en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual contable, ya que en ellas se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma como es aceptable en el mundo(Rivero Castañeda, 2013).
En el Ecuador la Superintendencia de Compañías mediante Resolución No. 08.G.D.DSC.010 del 20 de noviembre del 2008 estableció un cronograma de adopción; para este año todas las compañías que están bajo su control deben tener ya adoptado este sistema.
Alcance
Las Normas Internacionales de Información Financiera se utilizan para la presentación de los estados financieros de la empresa. La aplicación de esta Norma no es de obligatorio cumplimiento en todos los países aunque son varios los que las han adoptado para llevar a cabo la gestión contable, “las entidades aplicarán esta NIIF en sus primeros estados financieros bajo NIIF, además de los informes financieros intermedios cuando proceda” (Rejón, 2010).
Versiones de las NIIF
9 1. NIIF 1 Adopción por primera vez de las Normas Internacionales de
Información Financiera.
2. NIIF 2 Pagos Basados en Acciones. 3. NIIF 3 Combinaciones de Empresas. 4. NIIF 4 Contratos de Seguro.
5. NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones discontinuadas.
6. NIIF 6 Exploración y evaluación de recursos Minerales. 7. NIIF 7 Información a Revelar.
8. NIIF 8 Segmentos de Operación. 9. NIIF 9 Instrumentos Financieros.
1.2.1.3 PYMES
Las PYMES son el conjunto de pequeñas y medianas empresas que según el volumen de ventas, el capital social, el número de trabajadores, el nivel de producción y la composición de los activos, características particulares de dichas entidades económicas. En el país, las microempresas se dedican principalmente al: comercio al por mayor y por menor; agricultura, silvicultura y pesca; industrias manufactureras; construcción; transporte, almacenamiento y comunicaciones; bienes inmuebles y servicios prestados a empresas y; servicios comunales, sociales y personales. (SERVICIO DE RENTAS INTERNAS, PAG. 19, 2013)
Clasificación de las PYMES
Basándonos en el Reglamento a la Estructura del Desarrollo Productivo de Inversión, establecido en el Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, las PYMES se clasifican en:
CAPÍTULO I: CLASIFICACIÓN DE LAS MYPIMES (DECRETO EJECUTIVO 757, 2011).
Art. 106.- Clasificación de las MYPIMES.- Las categorías establecidas para el fomento y desarrollo empresarial de las micro, pequeñas y medianas empresas, son:
a) Micro empresa: Unidad productiva que tiene entre 1 a 9 colaboradores y el valor de ingresos brutos anuales iguales o menores a cien mil dólares americanos (US
10 b) Pequeña empresa: Unidad de producción que tiene de 10 a 49 colaboradores,
cuyos ingresos totales anuales oscilan entre cien mil uno (US$ 100.001,00) y un millón de dólares americanos (US$ 1’000.000,00).
c) Mediana empresa: Unidad de producción que tiene de 50 a 199 colaboradores, con ingresos brutos anuales entre un millón uno (USD 1’000.001,00) y cinco millones de dólares americanos (USD 5’000.000,00).
Importancia de las PYMES
En Ecuador, las PYMES se dedican a la producción de bienes y servicios, base para el desarrollo social produciendo, demandando y comprando productos o añadiendo valor agregado a los mismos, lo cual las convierte en fuentes generadoras de riqueza y empleo para beneficio de la sociedad ecuatoriana.
1.2.1.4 Información Contable
Cualidades de la información contable
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender para todos los que la utilizan.
La información es útil cuando es pertinente y confiable.
La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
Importancia de la contabilidad como sistema de información y control
11 industriales, de servicios públicos y privados que utilizan para tomar decisiones de negocios. Esta información es producto del proceso de registro y valoración de las transacciones que se realizan en las empresas.
Funciones de la contabilidad
Controlar: para que los recursos de las entidades puedan ser administrados en forma eficaz, es necesario que sus operaciones sean controladas completamente para establecer el proceso contable y cumplir con sus fases de: sistematización, valuación y registro.
Informar: el informar a través de los estados financieros los efectos de las operaciones efectuadas, independientemente de que modifiquen o no al patrimonio de las entidades, representa para sus directivos y propietarios:
1. Conocer cuáles son sus recursos, deudas, patrimonio, resultados y flujos de efectivo. 2. Observar y evaluar el logro de los objetivos estratégicos de la entidad que se han
alcanzado en el tiempo.
3. Medir la creación de valor de la empresa.
4. Comparar los resultados obtenidos en otros períodos y otras entidades de características similares.
5. Planear las operaciones futuras dentro del entorno económico y social en el que se desenvuelve.
6. Marco de conceptos para la preparación y presentación de estados financieros.
Los estados financieros se preparan y presentan para ser utilizados por usuarios externos de muchas empresas. A pesar de que dichos estados financieros pueden parecer similares a los de otros países, existen diferencias que probablemente han sido causadas por una gran variedad de circunstancias de índole social, económica y legal que influyen en las necesidades de los diferentes usuarios de estados financieros, al establecer regulaciones nacionales.
12 El Instituto de Investigaciones Contables del Ecuador (IICE) de la Federación Nacional de Contadores Públicos del Ecuador (FNCE) tiene como objetivo eliminar en la medida de lo posible tales diferencias mediante la búsqueda de la armonización de normas, principios contables y procedimientos relativos a la preparación y presentación de los estados financieros. Una mejor armonización se puede lograr mediante la preparación de estados financieros con el propósito de proporcionar información que sea útil en la toma de decisiones de naturaleza económica.
El IICE considera que los estados financieros preparados con este propósito satisfacen las necesidades comunes de la mayoría de los usuarios. Lo anterior es debido a que la mayoría de los mismos toman decisiones de índole económica por ejemplo:
La decisión de cuándo comprar, mantener o vender una inversión de capital.
Evaluar la responsabilidad de la gerencia.
Evaluar la habilidad de la empresa para pagar, y otorgar otros beneficios a sus empleados.
Evaluar la solvencia de la empresa para cumplir con el pago de obligaciones a terceros.
Determinar políticas fiscales.
Determinar utilidades a distribuir y dividendos.
Preparar y utilizar estadísticas nacionales de ingresos; o
Regular las actividades de las empresas.
El IICE reconoce sin embargo, que el gobierno en particular puede especificar requerimientos adicionales o diferentes para sus propios fines. Tales requerimientos no deben afectar los estados financieros publicados para el beneficio de otros usuarios a menos que dichos requerimientos satisfaga las necesidades informativas de esos otros usuarios.
13
1.2.1.5 COSO II
La COSO es una de las metodologías más aceptadas para implementar un sistema de control interno en una organización.
El informe COSO proporciona un marco de referencia aplicable a cualquier tipo de organización, diseñado principalmente para identificar potenciales riesgos y de esta manera administrarlos. El informe brinda a los directivos una visión global del entorno de la organización brindando niveles de seguridad y confianza en la toma de decisiones junto a la consecución de metas planteadas(Suárez Pardo, 2014).
Esta metodología ha evolucionado y en su versión II del año 2004 proponen la implementación de 8 componentes para implantar un sistema de control interno en la organización, figura 1. “El nuevo marco amplia la visión del riesgo a eventos negativos o positivos, o sea, a amenazas u oportunidades; a la localización de un nivel de tolerancia al riesgo; así como al manejo de estos eventos mediante portafolios de riesgos”. (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2004).
Figura 1. Relación entre objetivos y componentes metodología COSO II
14 El ambiente interno es el primero de los componentes que propone la metodología COSO II y constituye la piedra angular para la implementación de un sistema de control interno.
El ambiente interno abarca el talante de una organización, que influye en la conciencia de sus empleados sobre el riesgo y forma la base de los otros componentes de la gestión de riesgos corporativos, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente interno incluyen la filosofía de gestión de riesgos de una entidad, su riesgo aceptado, la supervisión ejercida por el consejo de administración, la integridad, valores éticos y competencia de su personal y la forma en que la dirección asigna la autoridad y responsabilidad y organiza y desarrolla a sus empleados. (Scribd, 2010)
Establecimiento de objetivos:
En este componente se definen los objetivos de la organización, estos constituyen la guía para el funcionamiento de la empresa “Es muy importante que la empresa tenga bien definido los objetivos, ya que servirán de base para aplicar políticas y estrategias necesarias para alcanzar los objetivos establecidos por la organización, y servirán de ayudan para analizar posibles riesgos que puedan ocurrir” (Scribd, 2010).
Identificación de eventos:
La identificación de eventos es el primer paso en el camino hacia la gestión de los riesgos de la organización. Este componente establece que la empresa debe tener identificado todos los eventos que representan una oportunidad o una amenaza para la realización de sus operaciones.
La incertidumbre existe y, por tanto, se deben considerar aspectos externos (económicos, políticos, sociales...) e internos (infraestructuras, personal, procesos, tecnología.) que afectan a la consecución de los objetivos del negocio. Resulta pues imprescindible dentro del modelo la identificación de dichos acontecimientos, que podrán ser negativos (que implican riesgos), o positivos (que implican oportunidades e incluso mitigación de riesgos) (Rubio, 2009)
Evaluación de riesgos:
La evaluación del riesgo permite establecer el grado de prioridad de cada riesgo, ello es posible a partir de la consideración de la probabilidad de ocurrencia, la frecuencia y el nivel de impacto del mismo. “La evaluación de riesgos se centrará inicialmente en el riesgo inherente (riesgo existente antes de establecer mecanismos para su mitigación), y
15 posteriormente en el riesgo residual (riesgo existente tras el establecimiento de medidas de control) “(Abella, Gestión, 2010)
Respuesta al riesgo
“La dirección debe evaluar la respuesta al riesgo en función de cuatro categorías: evitar, reducir, compartir y aceptar. Una vez establecida la respuesta al riesgo más adecuada para cada situación, se deberá efectuar una reevaluación del riesgo residual”(Abella, Gestión, 2010). La respuesta al riesgo se realiza a partir de la implantación de medidas correctivas y preventivas y se le conoce como plan de prevención de riesgos de la organización.
Actividades de control:
Las actividades de control permiten evaluar el funcionamiento de la organización. A través de estas actividades se puede verificar que los procesos se desarrollan de acuerdo con los procedimientos y normas establecidas, que la asignación de los recursos es correcta y que las personas actúan de acuerdo a las políticas empresariales.
Actividades de Control son las acciones establecidas por políticas y procedimientos para ayudar asegurar que las directivas de la administración para mitigar riesgos al logro de objetivos son llevadas a cabo. Las Actividades de Control son realizadas a todos los niveles de la entidad y en varias etapas del proceso de negocio, y sobre el ambiente de tecnología(COSO II, 2013).
Información y Comunicación:
El sistema de información en una organización permite identificar cual es la información relevante de la empresa y establece las políticas para su uso. Por otra parte la comunicación es un elemento estratégico para las organizaciones pues a través de ella se trasmite la imagen de la organización hacia colaboradores y públicos externos.
16
Supervisión y Monitoreo:
Este es el componente que cierra el sistema de control interno en una empresa y en el se garantiza que el diseño del sistema sea cumplido a cabalidad lo que proporciona que los resultados empresariales sean más eficientes.
La Administración tiene la responsabilidad de desarrollar, instalar y supervisar un adecuado sistema de control interno. Cualquier sistema aunque sea fundamentalmente adecuado, puede deteriorarse si no se revisa periódicamente. Corresponde a la administración la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. La evaluación busca identificar las debilidades del control, así como los controles insuficientes o inoperantes para robustecerlos, eliminarlos o implantar nuevos. (Meneses, 2010)
1.2.2 Marco Conceptual Sistema de Control Interno
De acuerdo con Withintong Ray (2005.pp.222) el significado y la importancia del control interno la designación son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude, tanto la malversación de activos como los informes financieros fraudulentos, contribuyen al control de la manufactura y otros procesos.
Sistema contable
El sistema contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres grandes propósitos.
1. Información interna para la gerencia que la utilizará en la planeación y control de las operaciones que se lleva a cabo.
2. Información interna a los gerentes, para uso en la planeación de la estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas generales y planes de largo alcance. 3. Información externa para los accionistas, el gobierno, y terceras personas.
17 El sistema contiene la clasificación de las cuentas y de los libros de contabilidad, formas, procedimientos, y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo, patrimonio, gastos y los resultados de las transacciones (Bravo, OP. CIT., 2011, p.17)
Procedimientos contables
Son la implementación de una serie secuencial de pasos o etapas a seguir en forma rigurosa para ejecutar los planes. Obligan a seguir normas detalladas que permiten cumplir con una tarea o alcanzar un objetivo preestablecido. En consecuencia, los procedimientos son sub-planes de otros planes mayores. Debido a su naturaleza detallada, generalmente están escritos y a disposición de quienes deben usarlos. Zapata P. (2012, pp. 87)
(Banco Central del Ecuador, 2015) En caso de mantener relaciones con agencias independientes [o asociadas¨, que es también usual, la relación contable será simple puesto que las mercaderías vendidas, bajo pedido y responsabilidad del agente comisionista, que deben sustentarse en la factura respectiva se contabilizarán como venta; más tarde el agente emitirá la factura correspondiente a sus comisiones ganadas por la gestión, en la que debe constar el IVA; la principal, previo a la emisión del cheque debe calcular y retener los impuestos a que haya lugar como: IVA y Renta. Este tema fue tratado ampliamente en el capítulo III, bajo el titulo ¨Mercaderías en consignación¨ [PP.473)
(Sarmiento, 2006) Establece el Impuesto al Valor Agregado IVA), que grava el valor de la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de la naturaleza corporal, en todas las etapas de su comercialización, y al valor de los servicios prestados, en la forma y en las condiciones que prevé esta Ley.
Para efectos de este impuesto, se considera transferencias:
1. Todo acto o contrato realizado por personas naturales o sociedades que tengan por objeto transferir el dominio de bienes muebles de naturaleza corporal, aun cuando la transferencia se efectué a título gratuito, independientemente de su designación o de las designaciones que pacten las partes;
2. La venta de bienes muebles de naturaleza corporal que hayan sido recibidos en consignación y el arrendamiento de estos con opción de compra-veta, incluido el arrendamiento mercantil, bajo todas sus modalidades; y,
18
CAPITULO II
MÉTODO
2
2.1 Nivel de estudio
Al establecer un manual de procedimientos contables y financiero para la empresa que se dedica a la Importación y Exportación al por mayor y menor de productos, dicho estudio se fundamenta en el área descriptiva porque comienza con la identificación de factores y va a cumplir los siguientes pasos: en primera instancia se elaborará un diagnóstico de la situación actual para conocer cómo se desarrolla la empresa dentro del sector empresarial. Para lo cual se comienza revisando los factores del sector interno y externo para cumplir con las operaciones comerciales así como, para identificar los puntos positivos y negativos que enfrenta, dentro del ámbito empresarial en el que se desarrolla sus actividades.
2.2 Modalidad de investigación
Para el desarrollo de la investigación se toma como referencia la modalidad documental, la misma que comienza con la revisión de la información contable, financiera y tributaria de la empresa y financiera de la empresa, esto permite ampliar y profundizar el conocimiento, también se apoya con registros de datos presentados en las instituciones de regulación y control de la actividad contable y financiera.
2.3 Método
Las fuentes de Información que se aplican son:
Fuente primaria:
Como fuente primaria para ésta investigación se mantiene una comunicación directa con el personal de la empresa, principalmente con el Gerente General y el personal que trabaja en las áreas tributarias y financieras.
Fuentes secundarias:
19 Para el desarrollo de la investigación se partió de lo siguiente:
Investigación de Campo: Este tipo de investigación es también conocida como in- situ ya que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio, para lo cual se ha diseñado una encuesta.
Investigación Bibliográfica: Es aquella que se realiza apoyándose en fuentes de carácter documental, estos es en documentos de cualquier especie, sirve para explorar que se ha escrito en la comunidad científica sobre un determinado tema o problema.
Los métodos que se aplican en la investigación son:
Método de Análisis: Este método es utilizado en la revisión de la literatura, en la revisión de estatutos, reglamentos y políticas institucionales. Adicionalmente se analizanla información financiera, contable y tributaria, para determinar las deficiencias de la empresa.
Método de Síntesis: Se utiliza este método principalmente en la estructuración del informe final con las conclusiones y recomendaciones, porque se va a sustentar la propuesta utilizando el método en mención.
Método Deductivo: Se parte de conocimientos generales de cada una de las áreas contable y tributaria, con esta documentación se evidenciarán las falencias de la empresa en estudio
Para el desarrollo de la investigación se utilizan las siguientes técnicas:
Bibliográfica: Recopilación de información de fuentes de libros, revistas especializadas, Internet.
Observación: Esta técnica permite utilizar información primaria y secundaria que sea pertinente y que se pueda utilizar en la investigación, para el desarrollo de cada uno de los objetivos propuestos. Para este caso se solicita información actualizada a la empresa para el año 2015porque la misma está disponible.
2.3.1 Población y Muestra
20
2.3.2 Selección de instrumentos de investigación
Se aplicaron estos instrumentos de recolección de información porque son los más adecuados para la investigación dentro de la carrera de contabilidad y auditoría.
Tabla 1. Instrumento de recolección de información
Instrumentos de recolección de información Aplicación
a) Cuestionarios y Entrevista Se elabora un cuestionario y entrevista para los colaboradores y Gerente respectivamente
b) Guía estructurada de entrevista Se diseña una guía de entrevista estructurada para la Gerencia de la empresa, para conocer la opinión sobre el problema de estudio.
c) Observación de campo
Se realiza una etapa inicial de observación participante en la Empresa, para identificar características, procesos internos y conductas propias de la misma.
Se realiza la revisión de literatura, para tratar de identificar las variables más comunes que se atribuyen al sistema de contabilidad en otros estudios realizados, así como los principales modelos teóricos que se han planteado sobre la compresión del fenómeno.
Elaborado por: Estefanía Zambrano Zambrano
2.3.3 Procesamientos de datos
Para el procesamiento de datos cuantitativos se utiliza el programa Excel, con el diseño de una matriz que recogen los siguientes datos: caja, proveedores, cuentas por cobrar, inventarios, activos fijos recursos humanos, tic y administrativos. Esto con la finalidad de realizar el cruce de variables en el área contable financiera y la evaluación del riesgo. Así mismo para el procesamiento de datos se aplica las metodologías que se utilizan dentro de la técnica contable como son: la aplicación de la normativa internacional de información financiera y la normativa internacional contable, para lo cual vamos a procesar los datos proporcionados por la empresa en estudio para el año 2015.
2.3.4 Metodología Específica:
21
Tabla 2. Metodología específica
Objetivos Específicos Metodología Descripción
Analizar las bases teóricas científicas que sirvan de sustento a la presente investigación con el fin de sustentar la misma.
Revisión bibliográfica
Se revisa la normativa estatutos y todo lo relacionado con la parte legal de la empresa en estudio. Adicionalmente se analiza información con respecto a teorías dentro de las páginas electrónicas de la biblioteca virtual SICYT
Realizar un diagnóstico del sistema contable a la empresa
INTERTRADING ARDILA
CORPORATION CIA. LTDA., importadora de productos de comercialización, para conocer los factores positivos y negativos que afectan a la empresa.
Análisis situacional de la empresa.
Se utiliza varias herramientas entre ellas en análisis FODA, para determinar los elementos positivos y negativos que afectan a la empresa y su entorno y se determinará la metodología financiera en base al método COSO I y COSO II que permiten diagnosticar a una empresa en las áreas contable y tributaria
Desarrollar un Manual de Procedimientos contables prácticos que satisfaga las necesidades dela empresa Importadora de productos de comercialización con el fin de mejorar su efectividad.
Análisis descriptivo del área contable y tributaria
Se determina el manual de procedimientos en base a las normativas actuales de información financiera y contable, que permitirá definir los procesos en cada una de las áreas
Implementar el Manual en la empresa Importadora de productos de comercialización con el fin de demostrar sus beneficios.
Se aplica capacitación, seguimiento y la evaluación del manual
Luego de diseñado el manual se implementa dentro de la empresa para lo cual se capacita al personal involucrado y se realiza un seguimiento y evaluación del mismo con el fin de retroalimentar su utilización y si la gerencia está de acuerdo se puede incluir dentro de los procesos de una manera sostenible
Elaborado por: Estefanía Zambrano Zambrano
2.3.5 Metodología Financiera
La metodología que se utiliza parte del control interno (Berbia, 2008), “la idea general de control forma parte de la teoría de la administración, está en el manejo o gobierno de hecho, cosas y en la dirección de los individuos. Controlar implica revisar, fiscalizar. Para efectuar control es necesario predeterminar objetivos. Pues sin objetivos el control no tiene sentido”( p.6).
Así mismo de habla de los componentes tradicionales del informe COSO, de la siguiente manera:
Ambiente de control
22
Actividades de control
Información y comunicación
Monitoreo
Para realizar una evaluación eficaz del sistema de control de cualquier empresa se debe considerar las funciones gerenciales que están enfocados en los componentes arriba mencionados.
Tabla 3. Etapas del proceso gerencial
Fuente:(Berbia, 2008)
Elaborado por: Estefanía Zambrano Zambrano
En esta investigación para complementar el modelo de control se aplica un modelo de control con los componentes anteriormente descritos del modelo COSO, los resultados de la medición del modelo se describe en el capítulo siguiente el cual forma parte del diagnóstico empresarial y permite considerar los riesgos más importantes que se presentan de acuerdo al (SAS 78), Sistema de Auditoria Estándar, que maneja la calidad del manejo de la información dentro de los diferentes componentes del sistema COSO.
Etapas del Proceso Gerencial Opciones más Adecuadas
para Logros Objetivos
Seguridad Razonable Éxito
Establecimientos objetivos nivel entidad Planeamiento estratégico
Fijación factores del ambiente de control Establecimiento objetivos nivel actividad Identificación y análisis de riesgos Administración de riesgos
Dirección de actividades de control Información y comunicación Monitoreo
23
CAPÍTULO III
RESULTADOS
3
En este capítulo se presentan los resultados de la investigación y se procede a realizar su análisis. Los resultados son obtenidos a partir de un análisis interno y externo de empresa INTERTRADING ARDILA CORPORATION CIA. LTDA.
3.1 Diagnóstico
3.1.1 Medición del riesgo
En este apartado se procede a realizar la evaluación de control interno en la empresa a partir de la medición del riesgo en los procesos que más influencia tienen en el riesgo contable. La evaluación es realizada teniendo en cuenta los resultados de la aplicación de los cuestionarios de control interno, ver anexo 1-.8. La tabla 13 se representa conclusiones y recomendaciones, a partir de los resultados.
3.1.1.1 Evaluación del riesgo en el control de caja
24
Tabla 4. Lista diagnóstico de control interno para el control de caja
Fuente: Cuestionario de control interno
Elaborado por: Estefanía Zambrano
Fecha
Hora Inic Hora Fin 10:30
N°
0 1 2 3 4
1 0 2 0 3 4 4 3 5 1 6 3 7 2 8 3 9 0 10 2 11 0 12 4 13 3 14 4 15 16 4 17 4 18 1 19 3 20 0 21 4 22 2 23 0 24 3 25 3 26 2 27 1
0 3 8 21 24 0
56 27
CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN DE LA ACTIVIDAD
0 No se realiza, no existe o es totalmente contraria las normas y procedimientos 1 Se reconoce pero no se realiza
2 Se reconoce y se realiza con deficiencia
3 Se realiza, sin embargo, no se ha implementado en su totalidad. 4 Se realiza correctamente
CAJA
MARTES 28 DE JULIO 2015
TOTALES
SUMATORIA DE LOS TOTALES
¿La persona encargada de caja cuenta con el apoyo en su proceso por parte ¿Se realizan cambios de claves de caja en forma períodica?
Esta prohibido que los fondos de caja menor sirvan, para cambiar cheques a empleados clientes o proveedores?
Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la caja menor?
¿Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo?.
Se codifican los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectuo el gasto?
Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja menor?
¿El procedimiento de reembolso de caja menor es suficientemente dinámico ¿Están separadas las funciones de custodia y manejo del fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y registros contables?.
Existen formatos apropiados para realizar los arqueos?
¿Existen formatos específicos para relacionar los gastos de caja menor?.
COMPONENTE VIII: MONITOREO
¿Verificar si el área de Caja cuenta con las seguridades del caso?
Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin?
¿Revisa con atención los datos que constan en la factura antes de proceder a su cobro ?
Identificandoun riesgo importante, se diseña acciones o planes de mejoramiento?
Al identifacar un riesgo, se evalua las posibles respuestas como: evitarlo, reducirlos compartirlos o aceptarlos?
COMPONENTE VII: INFORMACION & COMUNICACIÓN
Los cheques anulados son archivados con el sello correspondiente de anulado?
Cuenta la empresa con algun tipo de panificacion a mediano y largo plazo?
Se logran los objetivos planificados?
Existen mecanismoa adecuados para identifacar riesgos externos?
Existe un monto maximo para realizar desembolsos de caja chica?
¿Existe políticas de caja chica?
COMPONENTE V: RESPUESTA AL RIESGO
COMPONENTE VI: ACTIVIDADES DE CONTROL
PRINCIPAL BELLAVISTA Oe3 y LAGUNAS- QUITO SRTA. CRISTINA PEREZ
Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva?
PREGUNTAS COMPONENTE I: AMBIENTE INTERNO
COMPONENTE III: IDENTIFICACION DE EVENTOS COMPONENTE II: ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
C0MPONENTE IV: EVALUACION DEL RIESGO
M A R C A
10:00
Se definen en forma precisa los efes¿ctos de los posibles riesgos?
Agencia
Calificación N / A
Funcionario
Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos?
Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto ingresos como egresos?
25 Los resultados de la aplicación del cuestionario para el diagnóstico y evaluación del riesgo en el control de caja se presentan en la tabla 5.
Tabla 5. Evaluación del riesgo control de caja
0= No se realiza
1 = Se reconoce y no
realiza
2 = Se reconoce y
realiza
3 = Se realiza parcialmente
4 = Se realiza
correctamente TOTAL
0 3 8 21 24 56
0% 3% 7% 19% 22% 52%
Fuente: Cuestionario de control interno
Elaborado por: Estefanía Zambrano
Los resultados de la aplicación del cuestionario muestran que el nivel de confianza de control interno es del 52 % por lo que existe un 48 % de riesgo en el proceso de control de caja. Este riesgo se considera muy elevado para un proceso contable, implica que existen riesgos latentes que no se pueden controlar, ver figura 2.
Figura 2. Distribución porcentual de la evaluación del riesgo para el control de caja.
Fuente: Cuestionario de control interno
Elaborado por: Estefanía Zambrano
3.1.1.2 Evaluación del riesgo en proveedores
En la tabla 6 se presenta la lista de diagnóstico utilizada para evaluar el riesgo en la gestión de proveedores.
0= No se realiza; 0%
1 = Se reconoce y no realiza; 3%
2 = Se reconoce y realiza; 7%
3 = Se realiza parcilamente;
19% 4 = Se realiza
26
Tabla 6. Lista diagnóstico de control interno para la evaluación de proveedores
Fuente: Cuestionario de control interno
Elaborado por: Estefanía Zambrano
Fecha
Hora Inic Hora Fin10:30
N°
0 1 2 3 4
1 4 2 3 3 3 4 2 5 3 6 0 7 4 8 3 9 4 10 2 11 2 12 3 13 2 14 3 15 3 16 2 17 2 18 3 19 0 20 1
0 3 10 24 12 0
49 20
CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN DE LA ACTIVIDAD
0 No se realiza, no existe o es totalmente contraria las normas y procedimientos 1 Se reconoce pero no se realiza
2 Se reconoce y se realiza con deficiencia
3 Se realiza, sin embargo, no se ha implementado en su totalidad. 4 Se realiza correctamente
Existe un día a la semana ara pagos a proveedores?
COMPONENTE III: IDENTIFICACION DE EVENTOS
Las facturas pagadas tienen el sello de pagado y forma de pago? Existe algun listado de proveedores?
Al cierre se registran las compras con las facturas pendientes de recepción? Existe control presupuestario de las compras?
¿Da seguimiento adecuado a los abonos realizados?
PREGUNTAS M A R C A
10:00
¿El pago a Proveedores se lo realiza el último día de la semana por flujo?
COMPONENTE I: AMBIENTE INTERNO
COMPONENTE IV: EVALUACION DEL RIESGO
Calificación
Tienen politica de calificación de proveedores?
SUMATORIA DE LOS TOTALES
¿Custodia y organiza los documentos de valor , en orden y en un lugar seguro?
TOTALES
¿Existen notas de crédito a favor de la institución por proveedores. Realiza un flujo de caja considerando los pagos semanales a proveedores.
Esta centralizada la funcion de compras?
COMPONENTE VI: ACTIVIDADES DE CONTROL
COMPONENTE VII: INFORMACION & COMUNICACIÓN
COMPONENTE VIII:MONITOREO
N / A
PROVEEDORES
Funcionario
Agencia PRINCIPAL BELLAVISTA Oe3 y LAGUNAS- QUITO MARTES 28 DE JULIO DEL 2015 SRTA. CRISTINA PEREZ
¿Se reciben los documentos o facturas en la fecha señalada?
¿Los gastos o comprobantes de egreso sustentan los documentos adeudados?
¿Cuenta con un listado de proveedores? ¿Cómo sustenta las deudas a proveedores?
¿Revisa con atención los documentos que sustentan el pago a proveedores ¿La factura cuenta con el sello de recibido a la fecha de entrega ?
COMPONENTE II: ESTABLECIMIENTO DE ABJETIVOS:
Todo pago a proveedires se realiza mediante cheques?
Ante de realizar una compra, Gerencia autoriza el monto y condiciones de pago?
27 En la tabla 7 se presentan los resultados obtenidos de la aplicación del cuestionario de control interno a proveedores.
Tabla 7. Evaluación del riesgo proveedores
0= No se realiza
1 = Se reconoce y no
realiza
2 = Se reconoce y
realiza
3 = Se realiza parcialmente
4 = Se realiza
correctamente TOTAL
0 3 10 24 12 49
0% 4% 13% 30% 15% 61%
Fuente: Cuestionario de control interno
Elaborado por: Estefanía Zambrano
El nivel de confianza obtenido teniendo en cuenta los resultados del cuestionario es de un 61 %, por lo que el nivel de riesgo latente con los proveedores de un 39 %, estos valores se consideran regulares dentro de la gestión de proveedores.
Figura 3. Distribución porcentual de la evaluación del riesgo para la evaluación de proveedores.
Fuente: Cuestionario de control interno
Elaborado por: Estefanía Zambrano
3.1.1.3 Evaluación del riesgo en cuentas por cobrar
En la tabla 8 se presenta la lista de diagnóstico utilizada para la evaluación del riesgo en las cuentas por cobrar.
0= No se realiza; 0%
1 = Se reconoce
y no realiza; 4% 2 = Se reconoce y realiza; 13%
3 = Se realiza parcilamente;
30% 4 = Se realiza
28
Tabla 8. Lista diagnóstico de control interno para la evaluación delas cuentas por cobrar
Fuente: Cuestionario de control interno
Elaborado por: Estefanía Zambrano
Fecha
Hora Inic Hora Fin 9:30
0 1 2 3 4
1 1 2 4 3 2 4 1 5 0 6 2 7 4 8 4 9 10 11 3 12 4 13 4 14 3 15 4 16 0
0 2 4 6 24 0
36 16
CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN DE LA ACTIVIDAD 0
1 2 3 4
COMPONENTE II: ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Se registra opurtunamente las transferencia bancarias correspondiente a cuentas por pagar?
L aempresa elabora un listado semanal de las cuentas por pagar?
COMPONENTE III: IDENTIFICACION DE EVENTOS
La persona encargada de cobranza tiene acceso ala cuenta bancaria de la empresa?
COMPONENTE V: RESPUESTA AL RIESGO COMPONENTE IV: EVALUACION DEL RIESGO
Se realiza correctamente
Se realiza, sin embargo, no se ha implementado en su totalidad. Se reconoce y se realiza con deficiencia
SUMATORIA DE LOS TOTALES
M A R C A
TOTALES
¿La persona encargada tiene acceso a los movimientos bancarios?
PRINCIPAL BELLAVISTA Oe3 y LAGUNAS- QUITO SRTA. CRISTINA PEREZ
N° PREGUNTAS
Se reconoce pero no se realiza
No se realiza, no existe o es totalmente contraria las normas y procedimientos
9:00
Calificación N / A
¿Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar
CUENTAS POR COBRAR
¿Existe independencia entre el departamento de facturacion y cobranza?
¿Existe un listado mensual de los clientes que deben en la empresa ?
¿Existe un clima laboral apropiado para el desempeño del personal?
¿El personal cuenta con herramientas suficientes para el desarrollo de sus actividades?
VIERNES 28 NOVIEMBRE DE 2014 Funcionario
Agencia
COMPONENTE I: AMBIENTE INTERNO
COMPONENTE VI : ACTIVIDADES DE CONTROL
COMPONENTE VII: INFORMACION & COMUNICACIÓN
COMPONENTE VIII: MONITOREO ¿El personal esta capacitado para cumplir con sus funciones?
¿Existe un control adecuado de registros de transferencias bancarias? ¿se registra en su totalidad los pagos recibidos por transferencias?
Los clientes conocen el proceso de ingreso de pagos?
¿Los clientes informan puntualmente el motivo de las transferencias Se lleva un control de las cuentas por cobrar?
