I
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
CONTABILIDAD Y AUDITORIA TESIS
Diseño de un manual de políticas y procedimientos de control interno para La empresa Constructora Inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños” en la ciudad de Quito en el periodo 2012
Autor:
Francisco Xavier Carvajal Arteaga Director de Tesis:
II
APROBACION DEL TUTOR
Apruebo y declaro que la presente investigación fue realizada por Francisco Xavier Carvajal Arteaga bajo mi supervisión
III
AUTORIA DE TESIS
Yo, Francisco Xavier Carvajal Arteaga declaro bajo juramento que la presente tesis ha sido una investigación de mi autoría; que no ha sido presentado para ningún grado o calificación profesional en ninguna universidad.
Mediante la presente declaración de autoría de tesis cedo el derecho de propiedad intelectual de la tesis a la Universidad Tecnológica Equinoccial, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, por su Reglamento y por la normativa vigente
IV
DEDICATORIA
El presente trabajo está dedicado enteramente
a mi familia, a mi esposa, hijas ya que gracias
a su comprensión y apoyo inconmensurable se ha
llegado a este gran logro, a mi madre quien que ha
sembrado en mí, su valioso ejemplo de tenacidad y
constante lucha hacia el alcance de las metas propuestas
V
AGRADECIMIENTO
Al Ser Supremo:
Por brindarme la vida y la oportunidad de contar con personas que han servido de ejemplo y guía en cada una de mis actividades y proyectos.
A mi familia:
Por todo su apoyo, comprensión y guía incondicional brindado en todos y cada uno de mis paso.
A los docentes:
VI
INTRODUCCIÓN
“Juntos Construyendo Sueños” se inició en el 2010 con la finalidad de construir y promocionar proyectos inmobiliarios de excelente calidad, contribuyendo así con el déficit habitacional y el embellecimiento de las nuevas zonas residenciales de Quito, lo conforma un grupo de personas, todas ellas especializadas en diferentes actividades dentro del campo Inmobiliario y de la construcción.
“Juntos Construyendo Sueños” es un equipo y una Empresa de servicios Integrales, que le ofrece todos los servicios para que el cliente adquiera, venda o construya la propiedad con completa seguridad, conociendo el real estado y características.
Los valores exigen trabajar con transparencia, lo cual permitirá que “Juntos Construyendo Sueños”, se convierta en un grupo Empresarial sólido, en el sector de la Construcción, de las Inversiones y en el Sector Inmobiliario.
Para lograr los objetivos propuestos del presente manual, se estructuro los siguientes capítulos:
Capítulo 1: Señala el Objetivo del Proyecto en donde se enfoca el planteamiento del problema, objetivos, limitaciones.
Capítulo 2: Introduce al lector en la teoría que está basada la presente investigación.
Capítulo 3: Contiene la metodología aplicada de Control Interno y los Sistemas de Información.
VII
Capítulo 5: Presenta el desarrollo y diseño del Manual de políticas y procedimientos de control interno para la compañía
VIII ÍNDICE DE CONTENIDO
CAPÍTULO I ... 1
1. EL PROBLEMA ... 1
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 1
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 5
1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA O INTERROGANTES ... 5
1.4 DELIMITACION DE LA INVESTICACION ... 6
1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ... 6
1.6 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ... 7
1.6.1.- OBJETIVO GENERAL ... 7
1.6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 7
CAPITULO II ... 9
2. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL ... 9
2.1 EMPRESA ... 9
2.2 CLASIFICACION ... 9
2.2.1 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS ... 10
2.2.2 POR LA ACTIVIDAD QUE CUMPLE ... 11
2.2.3 POR EL TAMAÑO ... 14
IX
2.2.5 POR LA FORMA DE LA ORGANIZACIÓN DEL CAPITAL ... 18
2.3 CONTROL INTERNO ... 26
2.3.1 METODOS DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO ... 27
2.3.2 CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO ... 31
2.3.3 CONTROL INTERNO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA ... 32
2.3.4 CONTROL INTERNO DE FACTURACIÓN. ... 32
2.3.5 CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR ... 33
2.3.6 CONTROL INTERNO DE DOCUMENTOS POR COBRAR ... 33
2.4. MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO PARA LATINOAMERICA (MICIL) ... 34
2.5 COSO I………31
2.5.1 COMPONENTES ... 37
2.5.2 METODOLOGIA COSO I – CORRE - MICIL ... 47
2.6 POLÍTICA DE LA EMPRESA ... 48
2.6.1 DESARROLLO DE POLÍTICAS. ... 48
2.6.2 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LAS POLÍTICAS... 49
2.7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS ... 50
2.7.1 TIPOS DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS ... 50
X
2.8 NIC 11 CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN ... 52
CAPITULO III ... 55
3. MARCO METODOLÓGICO ... 55
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN ... 55
3.1.1 DESCRIPTIVA ... 55
3.1.2 BIBLIOGRÁFICA ... 55
3.1.3 CAMPO ... 55
3.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN ... 56
3.2.1 OBSERVACIÓN ... 56
3.2.2 ENCUESTAS ... 56
3.3 VALIDEZ Y CONFIABILIDAD ... 56
3.3.1 VALIDEZ ... 56
3.3.2 CONFIABILIDAD ... 57
3.4 POBLACIÓN Y MUESTRA ... 57
3.4.1 MUESTRA ... 57
3.5 PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO ... 57
3.6 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ... 58
3.7 PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS ... 58
XI
3.9 VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS ... 59
CAPITULO IV ... 60
4. INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS ... 60
CAPITULO V………68
5. PROPUESTA ... 68
5.1 TEMA ... 68
5.2 ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA ... 68
5.3 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO UTILIZANDO EL MÉTODO DE CUESTIONARIO ... 69
5.4 MISIÓN ... 71
5.5 VISIÓN ... 71
5.6 JUSTIFICACIÓN ... 71
5.7 OBJETIVOS ... 72
5.7.1 OBJETIVO GENERAL ... 72
5.7.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 72
5.8 DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES ... 73
5.8.1 INTRODUCCIÓN ... 73
5.8.2 OBJETIVOS ... 73
XII
5.8.4 POLÍTICAS CONTABLES A ESTABLECERSE EN LA CONSTRUCTORA
INMOBILIARIA “JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS” ... 74
5.9 ORGANIGRAMA PROPUESTO ... 77
5.10 RESPONSABLES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA CONSTRUCTORA INMOBILIARIA “JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS” ... 78
5.11PLAN DE CUENTAS ... 78
5.12 CUENTAS PRINCIPALES PARA LAS ACTIVIDADES DE LA INMOBILIARIA .. 82
5.12.1 ACTIVO CORRIENTE ... 82
5.12.2 ACTIVO NO CORRIENTE ... 92
5.12.3 CUENTAS DE PASIVO ... 97
5.12.4 CUENTAS DE INGRESO ... 102
5.12.5 CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS ... 103
5.12.6 FORMATOS DE ASIENTOS CONTABLES ... 105
5.12.7 PROCESO CONTABLE ... 109
CAPITULO VI ... 117
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 117
6.1 CONCLUSIONES ... 117
6.2 RECOMENDACIONES ... 118
BIBLIOGRAFÍA ... 120
XIII
XIV ÍNDICE DE CUADROS Y GRÁFICOS
Diagnóstico de la Empresa………1
Composición Accionaria………..4
Organigrama actual………..………...4
Clasificación de las empresas……… 10
Principales empresas de acuerdo a su actividad………...11
Principales empresas por el número de empleados………..14
Análisis de los resultados de las encuestas………60-67 Propuesta de nuevo organigrama……….77
1 CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las actividades diarias de la Constructora inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños” no cuentan con procesos de un buen control, tanto en lo contable como lo administrativo, lo que hace que el registro de cada una de las operaciones sean establecidas según el criterio de la persona profesional a cargo del área.
En la actualidad, se ha incrementado la demanda de nuevas construcciones, permitiendo que las empresa incremente sus clientes, pero al mismo tiempo esto hace que cada día sea mayor la complejidad del control interno de la misma organización.
Para los clientes, esto significa espera, debido a que no existen políticas explicitas que permitan dar agilidad a cada uno de los proyectos, que sumado a los largos procesos para la autorizaciones necesarias, crean una debilidad para la empresa, hasta el punto que los clientes busque nuevas alternativas de construcción.
2 Diagnóstico de la Empresa
1. Nombre o Razón Social
Constructora Inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños”
2. Domicilio Av. Patria y 10 de Agosto 3er piso 3. Tele fax (593-2) 244 0945
4. E-mail juntosconstruyendosueñ[email protected] 5. RUC 17921448208001
6. Constitución Quito, 01 de Enero del 2010 7. Presidente Sr. Milton José López Rea 8. Representante
Legal
M.Sc Arq. Cristian Raúl Cárdenas Rubio
9. Dirección de Planificación y construcciones
Arq. Mario Santander Rueda
10. Dirección administrativa y financiera
Sr. Julio Parreño Encalada
11. Asesor Legal Dr. Germán Rojas Cepeda 12. Referencias
Bancarias
Banco Internacional Cta. Cte. N° 02560007488 Banco del Pichincha Cta. Cte. N° 771713-7 13. Numero
patronal IESS
33.2023.98
14. Expediente Superintendencia de Compañías
3 Antecedentes
La Constructora Inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños”, es una empresa de nacionalidad ecuatoriana constituida en la ciudad de Quito, capital de la República del Ecuador, el 1ero de Enero del año 2010, con un plazo de duración de 60 años, los mismos que serán contados a partir de la inscripción en el Registro Mercantil, siendo esto desde el 10 de mayo del 2011, pudiendo prorrogarse cuando así lo decidiera la Junta General de Socios.
Historia
Escritura de Constitución
Escritura pública otorgada ante el notario del Distrito Metropolitano de Quito, Dr. Gustavo Endara Cáceres, el 1ero de Enero del año 2010 mediante resolución de la Superintendencia de Compañías N° 95.1.1.1.3069 del 15 de enero del 2010 e inscrita en el Registro Mercantil, Resolución N° 0075, tomo 132, del 21 de mayo del 2012. La Razón Social es: Constructora Inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños”
Capital Nominal $ 5.000,00 (cinco mil dólares americanos) Afiliación a la Cámara de la Construcción
Registro N° 5895- CQ, 14 de enero del 2010. Expediente Superintendencia de Compañías N° 53925-1998
4 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social Número Patronal 33.2023.98
Composición Accionaria
NOMBRE NACIONALIDAD APORTE
Cárdenas Rubio Cristian Raúl Ecuatoriano USD. 2.500,00 Santander Rueda Mario José Ecuatoriano USD. 1.850,00 Rojas Cepeda Germán Julio Ecuatoriano USD. 650,00
Total Aportes USD. 5000,00
Organigrama actual.
La empresa cuenta con varios servicios, y para un mayor control y eficiencia de los mismos, se encuentran dividida de la siguiente forma:
GERENCIA GENERAL
GERENCIA DE ADMINISTRACION
Y FINANZAS
COBRANZAS CONTABILIDAD Y
TESORERIA
RECURSOS HUMANOS
GERENCIA DE MARKETING Y
VENTAS
ASISTENTE DE VENTAS
GERENCIA DE PRODUCCION
OPERACIONES (CONTRATISTA) ASESORÍA
LEGAL
5
La gerencia, se encuentra a cargo del representan legal de la organización, y como personal de apoyo cuenta con los servicios profesionales de un asesor legal, para el control y organización de las actividades dispone de los servicios de una secretaría general.
El área de Administración y Finanzas, se encuentran conformada por el responsable de tota el área como lo es el gerente del área y a su cargo se encuentran apoyado por el asistente de contabilidad y tesorería y por el asistente de cobranza.
El área de Marketing y Ventas, se encuentra apoyando las actividades de la empresa el responsable del junto a él está un asistente para llevar a cabo las metas propuestas del área.
El área de Gerencia de Producciones, en esta área se encuentra dos personas más, primero está el responsable del área quien cuenta con un asistente para poder organizar todos los proyectos que se presente en la empresa
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Existe un manual de procesos y procedimientos de control interno para la inmobiliaria Juntos Construyendo Sueños?.
1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA O INTERROGANTES
¿La empresa posee normas y procedimientos para las actividades diarias?
¿El personal se ajusta con normas y reglamentos vigentes de contabilidad?
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¿Existen controles que certifiquen que el registro contable coincide con las actividades?
¿Se controla periódicamente las actividades?
¿Cuáles son las normas, procedimientos de contabilidad que asume la empresa?
1.4 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Aspecto: Registro y control de las actividades financieras contables Delimitación temporal: Periodo 2012
Delimitación espacial: Constructora Juntos Construyendo Sueños
1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
El manejo de una empresa implica conocer a la empresa y cada una de las actividades que en ella se realizan, pero además es necesario controlar y vigilar que estas actividades se den en forma eficiente y con calidad.
Por lo cual mediante la realización de la presente investigación se propone la implementación de un sistema de control interno, que mediante la aplicación de normas, procedimientos y reglamentos mejoren las actividades diarias de la organización.
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conocer las actividades que un buen profesional deberá realizar en el camino de obtener su profesionalización.
1.6 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 1.6.1.- Objetivo General
Preparar un manual de políticas y procedimientos de control interno para la Inmobiliaria Juntos Construyendo Sueños.
1.6.2 Objetivos Específicos
Identificar los procedimientos que deben tener un correcto control y vigilancia por parte de la empresa
Establecer los principales parámetros, que permitan una correcta evaluación del funcionamiento de la empresa.
Presentar una propuesta acorde a las necesidades de la empresa.
Dar a conocer las políticas contables de la compañía y establecer en los procedimientos la revisión y control periódico que garantice que la información procesada por otros departamentos y áreas antes de la integración contable es totalmente confiable
Elaborar manuales de procedimientos para cada actividad que se realice
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Prepara una descripción de puestos del área administrativa contable y delegación de responsabilidades para cada cargo del área
1.7 LIMITACIONES
Se puede considerar con las principales limitaciones al estudio de Normas Ecuatorianas de Contabilidad y NIFF para el siguiente manual.
9 CAPITULO II
2. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL 2.1 EMPRESA
“La Comisión de la Unión Europea sugiere: Se considerará empresa toda entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad económica. En particular, se considerarán empresas las entidades que ejerzan una actividad artesanal u otras actividades a título individual o familiar, las sociedades de personas y las asociaciones que ejerzan una actividad económica de forma regular”
La empresa es una entidad que se dedica a realizar actividades ya sean estas comerciales, de servicios o de transformación con el fin de tener una rentabilidad Definición: “Una empresa es una organización, institución o industria dedicada a actividades o persecución de fines económicos, financieros o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes y servicios de los demandantes”
2.2 CLASIFICACIÓN
En Ecuador, de acuerdo a su tamaño, las empresas tienen las siguientes características:
Microempresas: es aquella que emplea hasta 10 trabajadores, y su capital fijo (descontado edificios y terrenos) puede ir hasta 20 mil dólares.
Talleres artesanales: se caracterizan por tener una labor manual, con no más de 20 operarios y un capital fijo de 27 mil dólares.
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Mediana industria: alberga de 50 a 99 obreros, y el capital fijo no debe sobrepasar de 120 mil dólares.
Grandes empresas: son aquellas que tienen más de 100 trabajadores y 120 mil dólares en activos fijos.
2.2.1 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS Cuadro No. 1
SECTOR NUMERO
EMPRESAS
PROMEDIO EMPLEADOS POR EMPRESA
TOTAL
TRABAJADORES
PYMIS 15.000 22 330.000
Artesanías 200.000 3 600.000
Microempresas 252.000 3 756.000
TOTAL 467.000 1’686.000
De acuerdo al sector las empresas, las microempresas ocupan el primer lugar con un 54%, luego se encuentran las empresas de Artesanías con un 43% y las Pymis alcanzan el 3%.
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De acuerdo al total de trabajadores, tenemos en primer lugar a las microempresas con un 45%, luego están las empresas de Artesanías con un 35% y las Pymis con un 24%.
“Por la ubicación geográfica, las empresas se concentran en un 77% en Pichincha (Quito) y Guayas (Guayaquil), luego tenemos en un 15% a Manabí, Azuay y Tungurahua, y el 8% restante se distribuye a las demás provincias del país.”1
Las empresas se pueden clasificar desde varios puntos de vista:
Por la actividad que cumple, por el tamaño, por el sector al que pertenece, y por la forma de la organización del capital.
2.2.2 POR LA ACTIVIDAD QUE CUMPLE
Por la actividad que desarrolla las empresas pueden ser:
Comerciales, Industriales, Mercantiles, Financieras, de Transporte, y de Servicios. Cuadro No.2
PRINCIPALES EMPRESAS DEL ECUADOR DE ACUERDO A SU ACTIVIDAD
RANKING EMPRESAS ACTIVIDADES
2 CORPORACIÓN
FAVORITA
COMERCIO AL POR MAYOR Y MENOR
4 AMOVECUADOR INTERMEDIACIÓN FINANCIERA
6 PRONACA INDUSTRIA MANUFACTURERA
8 EMPRESA ELÉCTRICO
QUITO
SERVICIO
37 DIFARE COMERCIO LA POR MAYOR Y
MENOR
72 TROLEBÚS QUITO TRANSPORTE
1
12
Comerciales: Son aquellas que se dedican a la compra y venta de productos sin cambiar ni la forma, ni el fondo del producto. Son intermediarias entre el productor y el consumidor, su principal función es de compra/venta de productos terminados. Estas empresas pueden vender al por mayor, menor o pueden ser comisionistas, que son aquellas que venden lo que no es suyo o dan a consignación.
Mayoristas: cuando efectúan ventas en gran escala a otras empresas (minoristas), que a su vez distribuyen el producto directamente al consumidor.
Minorista: las que venden productos al menudeo, o en pequeñas cantidades al consumidor.
Comisionistas: se dedican a vender mercadería que los productores les dan a consignación, percibiendo pro esta función una ganancia o comisión.
Industriales: Son aquellas encargadas de transformar o modificar bienes, mediante un proceso productivo, para ser usados, comercializados o ser vendidos para sufrir otra transformación.
La actividad primordial es la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas, este tipo de empresas pueden ser: Extractivas. Son empresas que se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sean renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
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Mercantiles: Son aquellas que se dedican a actividades del comercio, como son las compras, las ventas, los contratos.
Una empresa mercantil, se encuentra regulada por la superintendencia de compañías y se caracteriza por perseguir un fin económico (lucrativo) con la ejecución en forma habitual de actividades mercantiles o actos de comercio.
Financieras: Son aquellas cuya actividad principal es la captación de depósitos y la concesión de créditos, como son: los bancos, cajas de ahorro y cooperativas de créditos.
Estas empresas, también prestan asesoría técnica en proyectos de desarrollo o impacto social y apoyan a sectores específicos de la actividad productiva mediante operaciones crediticias o de inversión.
Transporte: Son aquellas que se dedican al traslado de personas y bienes de un lugar a otro. Desde el inicio de las actividades económicas de la humanidad el transporte, constituyó una actividad primordial para el traslado de las mercancías, por lo que las empresas de transporte constituyen una de las actividades económicas fundamentales en los países y en las relaciones entre ellos.
Servicios: Son aquellas que prestan servicios a la comunidad, estas empresas pueden ser para servicios individuales o colectivos. Ej. Firma de auditores.
Las empresas de servicios comercializan servicios, que tienen las siguientes características:
- Intangibles, no se pueden tocas
14 2.2.3 POR EL TAMAÑO
Por el tamaño, las empresas, pueden ser, pequeñas, medianas y grandes:
PRINCIPALES EMPRESAS DEL ECUADOR POR EL NÚMERO DE EMPLEADOS
EMPRESA ACTIVIDAD EMPLEADOS
REYBANPAC AGRICULTURA 9039
CORP. EL ROSADO COMERCIO 7366
PETROECUADOR PETRÓLEO 6417
CORP. LA FAVORITA COMERCIO 5974
CNT TELECOMUNICACIONES 5955
PRONAZA INDUSTRIAS 5954
REAL INDUSTRIAS 4387
TIA COMERCIO 4207
INGENIO SAN CARLOS INDUSTRIAS 3549
AZÚCAR VALDEZ INDUSTRIAS 3097
www.supercias.gov.ec
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Estás empresas sólo pertenecen a una persona, pueden responder frente a terceros con todos sus bienes, con responsabilidad ilimitada, o hasta el monto del aporte para su constitución lo permita, por lo general son de carácter familiar.
Empresas medianas: Tienen un capital mayor y su producción es limitada al igual que sus clientes. El número de trabajadores oscila entre 21 y 100.
Su capital, número de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados, y muy regulares, el número de trabajadores es superior a 20 personas e inferior a 100. Por el tamaño, las empresas pueden ser Pymes, Pymis y microempresas.
Pymes, constituyen el conjunto de pequeñas y medianas empresas que de acuerdo a su volumen de ventas, capital social, cantidad de trabajadores y su nivel de producción o activos presentan características propias de este tipo de entidades económicas. Por lo general las pequeñas y medianas empresas se han formado realizando diferentes tipos de actividades económicas entre las que tenemos:
- Comercio al por mayor y menor - Agricultura, silvicultura y pesca - Industrias manufactureras - Construcción
- Transporte, almacenamiento y comunicaciones
- Bienes inmuebles y servicios prestados a las empresas. - Servicios comunales, sociales y personales
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cuero y calzado, madera y muebles, papel, imprenta y editoriales, productos químicos y plásticos, productos minerales no metálicos, productos metálicos, maquinaria y equipo.
Las Pymes, principalmente son compañías limitadas (37,3%) y aquellas que operan como personas naturales (35,2%)
Pymis, constituyen pequeñas y medianas industrias integradas por empresas con menos de 100 empleados y/o ventas brutas anuales menores.
Estas empresas tienen una baja dotación de personal y las funciones directivas son ejercidas por pocas personas entre las cuales existe, frecuentemente, una relación de familia. Generalmente, originadas en una exitosa, mantiene su perfil innovador en el que basan su permanencia en el mercado y penetración en otros nuevos.
En el mercado nacional las Pymis se dividen en dos grandes sectores institucionales: el privado, que constituyen el 79% y el público que equivale al 21%.
Según el MICIP y el INEC, en las provincias de Azuay, Guayas, Pichincha, Manabí y Tungurahua se asientan el 90% de los establecimientos de las Pymis.
Las principales actividades en las que se desarrollan las Pymis son: Productos Alimenticios y Bebidas, Productos Químicos y Plásticos, Productos Minerales no Metálicos y Productos Metálicos, Maquinarias y Equipos.
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Está constituido por un gran capital, un gran número de trabajadores y el volumen de ingresos al año, los trabajadores son superiores a 100 personas.
Controlan una porción sustancial del mercado, y ejercitan su poder sobre amplios segmentos de la población.
2.2.4 POR EL SECTOR AL QUE PERTENECEN
Sector privado: Son aquellas que están constituidas con capital de personas naturales o jurídicas del sector privado y su finalidad es 100% lucrativa.
Las empresas del sector privado, constituyen organizaciones de la producción en la que el negocio pertenece y es administrado por personas que asumen riesgos y están motivadas por el deseo de conseguir beneficios.
Este tipo de compañías están sujetas al control de la Superintendencia de Compañías.
Sector público: Son aquellas que están constituidas con capital del estado, y que son creadas por el Gobierno para prestar servicios públicos o satisfacer necesidades de carácter social.
Este tipo de empresas pueden ser:
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Desconcentradas, son aquellas que tienen determinadas facultades de decisión limitada, que manejan su autonomía y presupuesto, pero sin que deje de existir su nexo de jerarquía. Ej.: Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC)
Descentralizadas, son aquellas en las que se desarrollan actividades que competen al estado y que son de interés general, pero que están dotadas de personalidad, patrimonio y régimen jurídico propio. Ej.: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
Estatales, pertenecen íntegramente al estado, no adoptan una forma externa de sociedad privada, tiene personalidad jurídica propia, se dedican a una actividad económica y se someten alternativamente al derecho público y al derecho privado. Ej.: Procuraduría General del Estado
Sector mixto: Son aquellas que cuentan con capital del sector privado y del estado.
Se llaman de economía mixta por que pueden ser instituciones de derecho público conjuntamente con el capital privado.
En estas empresas, existe la participación tanto del estado, como privado para producir bienes y servicios. Su objetivo es que el estado tienda a ser el único propietario tanto del capital como de los servicios de la empresa.
2.2.5 POR LA FORMA DE LA ORGANIZACIÓN DEL CAPITAL
De acuerdo a la forma organizacional del capital, las empresas pueden ser:
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Su nombre debe ser una denominación o razón social, seguida de la expresión “Empresa Individual de Responsabilidad Limitada” o de las siglas “E.I.R.L.”, si no se usa la expresión o su sigla, el contribuyente responde con todos sus bienes aunque no estén vinculados a la citada empresa.
- Socios: Debe ser una persona física.
- Capital: Está determinado por el acto constitutivo.
- Estructura administrativa: Está administrada por uno o varios gerentes (el gerente puede ser el propietario de la empresa).
Sociedad o compañía: Cuando el capital está constituido mediante aporte de varias personas naturales o jurídicas. Se subdividen en, Aporte de personas (Comandita simple y nombre colectivo), y de aporte de capital (Sociedad anónima, Economía mixta, Compañía limitada y en comandita por acciones)
Comandita simple, es una sociedad formada por dos clases de socios: colectivos y comanditarios. Los socios comanditados responden limitadamente en las deudas sociales sólo con el importe que pusieron en la sociedad. Los socios colectivos responden personalmente e ilimitadamente con su propio patrimonio frente a las deudas sociales.
La razón social será, necesariamente, el nombre de uno o varios de los socios solidariamente responsables, al que se agregará siempre las palabras “compañía en comandita”, escritas con todas sus letras o la abreviatura que comúnmente suele usarse. El comanditario que tolerare la inclusión de su nombre en la razón social quedará solidaria e ilimitadamente responsable de las obligaciones contraídas por la compañía.
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socios comanditarios, cuya responsabilidad se limita al monto de sus aportes.
- Constitución: La compañía en comandita simple se constituirá en la misma forma y con las mismas solemnidades señaladas para la compañía en nombre colectivo.
- Capital: El socio comanditario no puede llevar en vía de aporte a la compañía su capacidad, crédito o industria. El socio comanditario no podrá ceder ni traspasar a otras personas sus derechos en la compañía ni sus aportaciones, sin el consentimiento de los demás, en cuyo caso se procederá a la suscripción de una nueva escritura social.
- Estructura administrativa: Cuando en una compañía simple hubiere dos o más socios nombrados en la razón social y solidarios, ya administren los negocios de la compañía todos juntos, o ya uno o varios por todos, regirían respecto de éstos las reglas de la compañía en nombre colectivo, y respecto de los meros suministradores de fondos, las de la compañía en comandita simple. Salvo pacto en contrario, la designación de administradores se hará por mayoría de votos de los socios solidariamente responsables y la designación sólo podrá recaer en uno de éstos. El administrador o administradores comunicarán necesariamente a los comanditarios y demás socios el balance de la compañía, poniéndoles de manifiesto, durante un plazo que no será inferior de treinta días contados desde la fecha de la comunicación respectiva, los antecedentes y los documentos para comprobarlo y juzgar de las operaciones. El examen de los documentos realizará el comanditario por sí o por delegado debidamente autorizado, en las oficinas de la compañía.
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La compañía en nombre colectivo se contrae entre dos o más personas que hacen el comercio bajo una razón social.
La razón social es la fórmula enunciativa de los nombres de todos los socios, o de algunos de ellos, con la agregación de las palabras “y compañía”
Sólo los nombres de los socios pueden formar parte de la razón social.
- Socios: Las sociedades en nombre colectivo deberán constituirse con dos o más socios.
- Capital: El capital de la compañía en nombre colectivo se compone de los aportes que cada uno de los socios entrega o promete entregar. Para la constitución de la compañía será necesario el pago de no menos del cincuenta por ciento del capital suscrito. Si el capital fuere aportado en obligaciones, valores o bienes, en el contrato social se dejará constancia de ello y de sus avalúos.
- Constitución: El contrato de compañía en nombre colectivo se celebrará por escritura público. La escritura de formación de una compañía en nombre colectivo será aprobada por el juez de lo civil, el cual ordenará la publicación de un extracto de la misma, por una sola vez, en uno de los periódicos de mayor circulación en el domicilio de la compañía y su inscripción en el Registro Mercantil.
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autorizadas para realizar todos los actos y contratos que fueren necesarios para el cumplimiento de los fines sociales.
Los administradores llevarán la contabilidad y las actas de las compañías en la forma establecida por la ley y tendrán su representación judicial y extrajudicial.
En las compañías nombre colectivo las resoluciones se tomarán por mayoría de votos, a menos que en el contrato social se hubiere adoptado el sistema de unanimidad. Más si un solo socio representare el mayor aporte, se requerirá el voto adicional de otro.
Sociedad anónima, se compone exclusivamente de socios cuya obligación se limita al pago de sus acciones. La denominación es libre, pero distinta de la de cualquier otra sociedad y al emplearse irá siempre seguida de las palabras Sociedad Anónima o de su abreviatura S.A.
- Socios: Las sociedades anónimas deberán constituirse con dos o más accionistas.
- Capital: El capital suscrito mínimo de la compañía deberá ser de ochocientos dólares. El capital deberá suscribirse íntegramente y pagarse en al menos 25% del valor nominal de cada acción. Si se tratare de constituir una compañía cuyo objeto sea la explotación de los servicios de transporte aéreo interno o internacional, se requerirá que tal compañía específicamente se dedique a esa actividad con un capital no inferior a veinte veces el monto señalado por la Ley de Compañías para las sociedades anónimas.
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pagada del capital social se protocolizará junto con la escritura de constitución.
La compañía puede constituirse en un solo acto, por convenio entre los que otorguen la escritura, o en forma sucesiva, por suscripción pública de acciones.
- Estructura administrativa: El contrato social fijará la estructura administrativa de la compañía. Para que la constitución sea aprobada, debe estar determinado en el contrato social, quién y quienes son los representantes judiciales y extrajudiciales. Esta representación podrá ser confiada a directores, gerentes, administradores u otros agentes, si el representante es un organismo social, éste actuará por medio de un presidente. No pueden ser administradores de la compañía, sus banqueros, arrendatarios, constructores o suministradores de materiales por cuenta de la misma.
Para desempeñar el cargo administrativo, el administrador deberá tener la capacidad necesaria para el ejercicio del comercio y no estar comprendido en las prohibiciones e incompatibilidades del Código de Comercio establece para ello.
Economía mixta, son aquellas, que están conformadas, por una parte con capital proveniente del estado y otra de particulares.
Entre estas empresas tenemos al estado, las municipalidades, los consejos provinciales y las entidades y organismos del sector públicos, las mismas que tienen participación de capital privado y gestión social.
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- Capital: Participan de capital público, por medio de aportes de dinero, de equipos, instrumentos agrícolas o industriales, bienes muebles e inmuebles, efectos públicos y negociables, así como también mediante la concesión de prestación de un servicio público por un periodo de tiempo determinado.
- Estructura comercial: Son aplicables a esta compañía las disposiciones relativas a la compañía anónima. Los estatutos establecerán la forma de integrar el directorio, en el que deberán estar representados necesariamente tanto los accionistas del sector público como los del sector privado, en proporción al capital aportado por uno y otro. Cuando la aportación del sector público exceda del cincuenta por ciento del capital de la compañía, uno de los directores de este sector será presidente del directorio.
En los estatutos, se determinarán los requisitos y condiciones especiales que resultaren adecuados, respecto a la transferencia de las acciones y a la participación en el aumento de capital de la compañía.
Al formarse la compañía se expresará claramente la forma de distribución de utilidades entre el capital privado y el capital público.
Las escrituras de constitución de las compañías de economía mixta, las de transformación, de reforma y modificaciones de estatutos, así como los correspondientes registros, se hallan exoneradas de toda clase de impuestos y derechos fiscales, municipales o especiales.
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entidad administrativa para el servicio de utilidad pública para el que fue constituida.
Compañía limitada en comandita por acciones, se compone de uno o varios socios comanditados que responden a las obligaciones sociales, y de uno o varios comanditarios que únicamente están obligados al pago de sus acciones.
La compañía en comandita por acciones existirá bajo una razón social que se formará con los nombres de uno o más socios solidariamente responsables, seguidos de las palabras “compañía en comandita” o su abreviatura.
- Socios: La compañía limitada en comandita por acciones se constituye con un mínimo de un socio comanditado y tres socios comanditarios.
- Capital: El capital de esta compañía se dividirá en acciones nominativas de un valor nominal igual. La décima parte del capital social, por menos debe ser aportada por los socios solidariamente responsables (comanditados), a quienes por sus acciones se entregarán certificados nominativos intransferibles.
- Estructura comercial: La administración de la compañía corresponde a los socios comanditados, quienes no podrán ser removidos de la administración social que les compete. En el contrato social se podrá limitar la administración a uno o más de éstos.
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fueren varios, esta participación se dividirá entre ellos según convenio, y a falta de éste en partes iguales
.
2.3 CONTROL INTERNO
“El control interno es un proceso, efectuado por la junta de directores de una entidad gerencia y otro personal, diseñado para proveer razonable seguridad respecto el logro de objetivos en las siguientes categorías: efectividad y eficiencia de operaciones, confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables” (Luna 92)
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos.
En las empresas se diseña y crean criterios para poder controlar y vigilar cada una de las operaciones que se realizan en la organización, por lo cual los controles se dividen ya sea por departamento, por área de importancia e incluso por las principales cuentas que muestran los movimientos más significativos.
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2.3.1 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
De este estudio y evaluación, el Contador Público podrá desprender la naturaleza de las pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello dependerá la extensión que deba dar a los procedimientos de auditoría de empleados y la oportunidad en que los va a utilizar para obtener los resultados más favorables posibles.
a) Método Descriptivo o de memorándum. b) Método flujogramas.
c) Método de Cuestionario.
2.3.1.1 MÉTODO DESCRIPTIVO O DE MEMORANDUM
El método descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y los registros que intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir las actividades de los departamentos o de los empleados aislada u objetivamente. Debe hacerse la descripción siguiendo el curso de las operaciones a través de su manejo en los departamentos citados.
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
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La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.
Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.
La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias.
La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto, y que puede consistir en:
A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran todos los aspectos de su revisión.
B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado.
Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente.
Ventajas:
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Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas:
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un índice de eficiencia.
2.3.1.2 MÉTODO DE FLUJOGRAMAS
El método de flujo gramas es aquel que se expone, por medio de cuadros o gráficos. Si el auditor diseña un flujo grama del sistema, será preciso que visualice el flujo de la información y los documentos que se procesan. El flujo grama debe elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que quiénes conozcan los símbolos puedan extraer información útil relativa al sistema. Si el auditor usa un flujo grama elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus símbolos y sacar conclusiones útiles respecto al sistema representado por el flujo grama.
Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres métodos es completo o eficaz, aisladamente, en todos los casos. En alguna tal vez sea aplicable el método de gráficos; en otros puede ser conveniente usar el método de cuestionarios y en otros puede ser más fácil o puede ser de mejor interpretación el método descriptivo. En frecuentes ocasiones se usa una combinación de los tres métodos; es decir el relevamiento específicamente, la recopilación de antecedentes y la comprobación de los mismos se lleva a efecto usando, tanto gráficos o flujo gramas, como cuestionarios o narrativos.
Ventajas:
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Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó.
Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno. Desventajas.
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porqué de estas respuestas.
Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.
De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano.
2.3.1.3 MÉTODO DE CUESTIONARIOS
Como parte de la preparación para el examen de estados financieros, el auditor debe elaborar el cuestionario de comprobación sobre control interno. Este documento está constituido por varias listas de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisión o que el auditor mismo contesta durante el curso de la auditoría basado en sus observaciones.
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esencial que el auditor entienda perfectamente los propósitos de las preguntas del cuestionario.
2.3.2 CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
El efectivo es una de las cuentas que mayor movimiento tiene dentro de una organización, por lo tanto se debe contemplar una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estas funciones incluyen el manejo de los depósitos o entradas de efectivo.
Estos procedimientos de control buscan la eficiencia y eficacia del manejo del efectivo, las principales tareas pueden resumirse en:
No permitir que ningún empleado maneje una transacción de principio a fin. Separar el manejo del efectivo de su contabilización y registro.
Contabilizar las entradas del efectivo de manera oportuna. Depositar diariamente las entradas del efectivo.
Efectuar todos los desembolsos mediante cheque o mediante transferencia electrónica de fondos.
Realizar controles periódicos sobre los saldos y entradas.
Las transacciones que mayormente deberían tener un buen control interno son todas aquellas que están directa o indirectamente involucradas con el efectivo de las operaciones, tales como:
Ventas en efectivo,
Cobro de clientes con crédito, Control de caja fuerte,
Transferencias electrónicas de fondos, Desembolsos en efectivo,
32 Reposiciones de caja chica.
2.3.3 CONTROL INTERNO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA
Otra de las cuentas de gran importancia en la organización son las cuentas bancarias, el control interno para esta cuenta busca verificar que el saldo que envía un banco en el estado de cuenta corriente coincida con el saldo que se mantiene en el libro de las cuentas bancarias.
La diferencia de estos saldos se puede deber a varios factores, los principales pudieran ser:
Cheques pendientes de cobro o pagos de clientes o proveedores. Depósitos pendientes o realizados a última hora.
Diferencias numéricas u omisiones en los libros de la Empresa. Cheques cargados por equivocación.
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Notas de débito que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, u otros cargos.
Errores u omisiones por parte de los Bancos.
2.3.4 CONTROL INTERNO DE FACTURACIÓN.
La empresas deberá poseer varios controles y uno de los más importante debería ser en la facturación, mediante la cual se encuentra registradas las operaciones de la organización, pero también se refleja las cantidades de los bienes o servicios entregados por la empresa.
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2.3.5 CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Debido a que no todas las ventas se realizaran en efectivo las organizaciones deben tener el correcto control sobre las cuentas de créditos, donde se refleja el derecho de cobro a diferentes clientes, y el total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en los diferentes registros.
Los controles que debería la empresa realizar para este tipo de cuenta y que le permita conocer su situación en cuanto a los créditos concedidos, pudieran ser:
Quienes aprueban los crédito.
Quienes emiten las facturas y Notas de créditos. Como se realiza la verificación de la factura. Quien aprobación los descuentos en las ventas
Cuáles son los controles para los libros y estados de cuenta por cliente.
2.3.6 CONTROL INTERNO DE DOCUMENTOS POR COBRAR
Al igual que los créditos que se pueden conceder, existen también documentos que representan valores a favor de la empresa, por lo cual estos deberán ser controlados y verificados para que la organización pueda realizar las respectivas gestiones de cobro.
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2.4. MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO PARA LATINOAMÉRICA (MICIL)
En una primera etapa, el marco integrado de control interno fue desarrollado por los requerimientos de los auditores externos, como base para determinar el grado de confiabilidad en las operaciones realizadas y registradas a partir de su evaluación. Con el desarrollo de las funciones de control y auditoria profesional las organizaciones han llegado a crear y constituir las “direcciones ejecutivas de auditoría interna” (DEAI) de las entidades y empresas, cuya principal actividad está dirigida a la evaluación del control interno en funcionamiento y obtener una razonable seguridad respecto al eficiente uso de los recursos y el eficaz logro de los objetivos para los cuales se creó la entidad.
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Instrucciones de los niveles superiores de las empresas.
Otros organismos profesionales de los países industrializados han definido su enfoque sobre el control interno, siempre basados en los criterios definidos en el Informe COSO, como son los siguientes: Criterio of Control (COCO) del Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA siglas del inglés), Cadbury del Instituto de Contadores del Reino Unido, King del Instituto de Contadores de Australia, entre los más difundidos.
En América Latina estamos conociendo e iniciando la aplicación del esquema y el método definido en el Informe COSO, con las adaptaciones dirigidas a obtener una mejor comprensión y utilización de los instrumentos y herramientas que incluye el documento y la filosofía que se utilizaría en la evaluación, de tal manera que la administración conoce y está informada de los criterios bajo los cuales sería evaluada
2.5 COSO I
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Hacia fines de Septiembre de 2004, como respuesta a una serie de escándalos, e irregularidades que provocaron pérdidas importante a inversionistas, empleados y otros grupos de interés, nuevamente el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, publicó el Enterprise Risk Management - Integrated Framework (COSO II) y sus Aplicaciones técnicas asociadas, el cual amplía el concepto de control interno, proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la identificación, evaluación y gestión integral de riesgo.
Este nuevo enfoque no sustituye el marco de control interno, sino que lo incorpora como parte de él, permitiendo a las compañías mejorar sus prácticas de control interno o decidir encaminarse hacia un proceso más completo de gestión de riesgo a nivel organizacional, este documento destaca la necesidad de que la alta dirección y el resto de la organización comprendan cabalmente la trascendencia del control interno, la incidencia del mismo sobre los resultados de la gestión, el papel estratégico a conceder a la auditoría y esencialmente la consideración del control como un proceso integrado a los procesos operativos de la empresa y no como un conjunto pesado, compuesto por mecanismos burocráticos.
A nivel regulatorio o normativo, el Informe COSO ha pretendido que cuando se
plantee cualquier discusión o problema de control interno, tanto a nivel práctico de las empresas, como a nivel de auditoría interna o externa, o en los ámbitos académicos o legislativos, los interlocutores tengan una referencia conceptual común, lo cual hasta ahora resultaba complejo, dada la multiplicidad de definiciones y conceptos divergentes que han existido sobre control interno.
Proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:
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Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El Control Interno puede juzgarse efectivo en cada una de las categorías anteriores respectivamente, si quienes lo llevan a cabo tienen seguridad razonable sobre que:
Comprenden la extensión en la cual se están obteniendo los objetivos de las operaciones de la entidad.
Los EEFF publicados se están preparando confiablemente. Se está cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.
Ya que el Control Interno es un proceso, su efectividad es un estado o condición del mismo en uno o más puntos a través del tiempo
2.5.1 COMPONENTES
38 a) Ambiente de control
b) Evaluación de riesgos c) Actividades de control d) Información y comunicación e) Supervisión
El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto del comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus actividades, y la importancia que le asignan al control interno.
Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente reinante que se evalúan los riesgos y se definen las actividades de control tendientes a neutralizarlos. Simultáneamente se capta la información relevante y se realizan las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo con las circunstancias.
El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. Así, la evaluación de riesgos no sólo influye en las actividades de control, sino que puede también poner de relieve la conveniencia de reconsiderar el manejo de la información y la comunicación.
No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide exclusivamente sobre el siguiente, sino que es interactivo multidireccional en tanto cualquier componente puede influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro.
39 a) AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.
Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.
Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en una organización.
Los principales factores del ambiente de control son:
La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento.
La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.
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En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administración y comités de auditorías con suficiente grado de independencia y calificación profesional.
El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organización.
b) EVALUACIÓN DE RIESGOS
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización (internos y externos) como de la actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien aquéllos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del mismo.
Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y con el cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares. Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento. A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
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Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.
Una definición del modo en que habrán de manejarse.
Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluación es similar al de los otros riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para quienes están inmersos en las rutinas de los procesos.
Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función del impacto potencial que plantean:
Cambios en el entorno.
Redefinición de la política institucional.
Reorganizaciones o reestructuraciones internas.
Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.
Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.
Aceleración del crecimiento.
Nuevos productos, actividades o funciones.
Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los más significativos a través de sistemas de alarma complementados con planes para un abordaje adecuado de las variaciones.
c) ACTIVIDADES DE CONTROL
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Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados:
Las operaciones
La confiabilidad de la información financiera
El cumplimiento de leyes y reglamentos
En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así sucesivamente.
A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:
Preventivo / Correctivos
Manuales / Automatizados o informáticos
Gerenciales o directivos
En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control, y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuales son las que les competen, debiéndose para ello explicitar claramente tales funciones.
La gama que se expone a continuación muestra la amplitud abarcativa de las actividades de control, pero no constituye la totalidad de las mismas:
Análisis efectuados por la dirección.
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Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálcalos, análisis de consistencia, pre numeraciones.
Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.
Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.
Segregación de funciones.
Aplicación de indicadores de rendimiento.
Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologías de información, pues éstas desempeñan un papel fundamental en la gestión, destacándose al respecto el centro de procesamiento de datos, la adquisición, implantación y mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los sistemas, los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones. A su vez los avances tecnológicos requieren una respuesta profesional calificada y anticipativa desde el control.
d) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor logro de los objetivos.
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales.
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Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones.
Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. No obstante resulta importante mantener un esquema de información acorde con las necesidades institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rápidamente. Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades estratégicas, a través de la evolución desde sistemas exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y control de las mismas.
Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para tomar decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y accesibilidad.
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y control. Cada función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control interno.
Asimismo el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades con el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué manera deben comunicar la información relevante que generen.
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La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar por parte de los directivos resultan vitales.
Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria, y en ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan importantes como los manuales de políticas, memorias, difusión institucional, canales formales e informales, resulta la actitud que asume la dirección en el trato con sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la integridad y una sólida cultura de control no tendrá dificultades de comunicación. Una acción vale más que mil palabras.
e) SUPERVISIÓN
Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.
El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales. Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevinientes.
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a) Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes aplican los controles, y los resultados de la supervisión continuada.
b) Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión (autoevaluación), la auditoría interna (incluidas en el planeamiento o solicitadas especialmente por la dirección), y los auditores externos.
c) Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas varíen, priman una disciplina apropiada y principios insoslayables.
La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los controles existan y estén formalizados, que se apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hábitos, y que resulten aptos para los fines perseguidos. d) Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de control probadamente buenos.
e) El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y complejidad de la entidad.
Existen controles informales que, aunque no estén documentados, se aplican correctamente y son eficaces, si bien un nivel adecuado de documentación suele aumentar la eficiencia de la evaluación, y resulta más útil al favorecer la comprensión del sistema por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la documentación requieren mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros.
f) Debe confeccionarse un plan de acción que contemple: - El alcance de la evaluación
