ACTA DE ACLARARIONES 1
Proceso A2017-0001437
Acuerdo de Largo Plazo para la prestación de los servicios de Auditoría para el Programa
de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD, otras agencias y proyectos, de acuerdo a
las necesidades
1. De conformidad con el modelo de términos de referencia para las auditorías financieras de HACT, requerimientos en los servicios de auditoría solicitados (Punto E y Anexo 1), los auditores deben certificar, expresar una opinión y cuantificar el impacto financiero neto en cada una de las siguientes áreas: (i) Informe de los Gastos del PNUD – el CDR – durante el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 20__ (ii) Informe de la posición de Caja presentado por el Proyecto a fecha de 31 de diciembre del 20__ (iii) Informe del estado de activos y equipo a fecha de 31 de diciembre del 20__.
Quiere decir que solo se requiere un solo informe anual, y otro informe final, en caso de que un proyecto culmine durante el período?
RESPUESTA: Se requiere un informe final por proyecto auditado.
2. De conformidad con la Sección 3: Términos de Referencia (TdR), punto B. Descripción del proyecto, pagina 31, indica: 1. Antecedentes. El PNUD y sus proyectos han venido contratando los servicios de auditoría mediante la figura de Acuerdo de Largo Plazo, pero en vista que el acuerdo suscrito está próximo a
vencerse, se adelantará un proceso Licitatorio público para contratar dichos
servicios para el periodo 2018-2020.
Quiere decir que la auditoría de enero 1, 2017 a diciembre 31, 2017, está siendo ejecutada actualmente por una Firma de Auditores cuyos informes serán entregados en el primer cuatrimestre del 2018?.
RESPUESTA: No, la auditoria se lleva a cabo de acuerdo con la planeación que el PNUD realice
Los nuevos Auditores para el periodo 2018 – 2020, empezaran su labor en enero de 2018, planeando la auditoría y revisando y entregado informes que se vayan terminado en éste período?
RESPUESTA: La vigencia del LTA será para el período 2018 – 2020. En el momento que se requiera, el PNUD solicitará cotización correspondiente para el ejercicio de auditoria a realizar, basados en la planeación que el PNUD realice. Los procesos de auditoría se realizan en períodos especiales. No es un ejercicio permanente.
Para efectos de calcular costos de la auditoría, requerimos conocer cuántas agencias y proyectos son los que requieren auditoría y su lugar de ubicación de los que ocasionalmente, requieren desplazase a otras ciudades?
RESPUESTA: La información será suministrada al inicio de cada ejercicio de auditoria. Lo que se requiere es el valor de cada profesional solicitado- como se indica en dicho documento los costos de viajes serán reconocidos por separados a los costos propios de la auditoria
4. Para el socio de auditoría ustedes están exigiendo como requisito habilitable tener una especialización; respetuosamente solicitamos incluir también como válido un postgrado en maestría, es decir, que el candidato puede presentar ya sea una especialización o una maestría para cumplir con este requisito.
RESPUESTA: El título de maestría se considera válido para cumplir con el requisito
5. En el numeral F de la sección 3 Términos de Referencia se indica que la localización de los trabajos se encuentra en Bogotá y ocasionalmente en otras ciudades. Preguntamos si en el evento que se requiera desplazamientos a otras ciudades cómo se manejan los gastos de viaje, éstos serían reconocidos por separado, asumidos por ustedes o por el proyecto?
RESPUESTA: En caso de ser necesario realizar viajes en el desarrollo de la auditoría, los costos de viajes serán reconocidos por separados a los costos propios de la auditoria, sin embargo, deberán ser presupuestados al momento de presentar la cotización de cada proceso de auditoría como tal.
6. En la sección 7 Formulario de la Propuesta Financiera, ustedes indican el número de horas por año estimado por cada perfil, muy respetuosamente preguntamos cómo se calcularon dichas horas y porque las horas asignadas para el auditor semi-senior y auditor junior son inferiores a las del auditor semi-senior, cuando éste generalmente es quien supervisa el trabajo de los auditores semi- senior y junior?
RESPUESTA: Las horas se calcularon teniendo en cuenta promedios de anteriores ejercicios de auditorías similares.
7. En la sección 3 de los Términos de Referencia, numeral 9 se indica la Liquidación de los daños y perjuicios y se señala que por el incumplimiento en la entrega de los productos por cada día de mora se deducirá del pago el equivalente al 2,5% del precio de los productos entregados con retraso hasta alcanzar una deducción máxima del 10%. Solicitamos incluir que sólo se cobrará dicha sanción en caso de incumplimiento imputable al contratista, dado que en oportunidades el incumplimiento se debe a demoras del ente ejecutor en la entrega de los insumos para realizar la auditoría, en cuyo caso la demora no puede ser imputada al contratista y por consiguiente no habría lugar a la sanción antes señalada.
8. En el numeral 11 de la sección 3 de los Términos de referencia se indican las responsabilidades del contratista, en el punto V señala: " Presentar informes mensuales con la relación de los servicios prestados, incluyendo informes de cartera, estadísticas, etc.". Ahora en el numeral 8 de la misma sección 3 de los Términos de referencia se indica como entregables informes preliminares e informes finales, con lo cual no existe concordancia de los productos exigidos al contratista, favor revisar.
RESPUESTA: Se aclara que el numeral 11 se refiere específicamente a informes del desarrollo del LTA y, el numeral 8 se refiere a los informes que se deben entregar por proyecto auditado en los subcontratos que se deriven de este LTA
9. Preguntamos si los honorarios de esta auditoría se encuentran exentos del valor del impuesto sobre las ventas IVA.
RESPUESTA: No se debe incluir el valor de IVA.
10. En la sección 5 Formulario de Información del Proponente en el literal 9 señala que se deben indicar monto y descripción de los tres (3) contratos más grandes realizados durante los últimos cinco (5) años. Preguntamos si estos contratos deben corresponder a trabajos ejecutados para Organismos de Cooperación Internacional o deben corresponder a cualquier contrato ejecutado por la firma en dicho periodo.
RESPUESTA: Son los 3 contratos de auditoria más grandes que tengan.
11. En la sección 6 Formulario de la Propuesta Técnica, en la sección 3 Personal señala que cada profesional debe adjuntar mínimo tres (3) referencias laborales; solicitamos muy respetuosamente eliminar este requisito teniendo en cuenta que en el caso de la Firma tenemos profesionales vinculados con la Firma desde hace varios años donde su único empleador ha sido la Firma. Por supuesto el profesional debe cumplir con los requisitos académicos y de experiencia solicitados en los Términos de referencia.
RESPUESTA: Son Referencias Laborales, no certificados laborales y si no posee sino una referencia colocar solo la que tenga
12. En la sección 7 Formulario de la Propuesta Financiera se indica que se calculará sobre el total de los honorarios un 15% como reserva adicional, muy respetuosamente preguntamos a que se refiere esta reserva adicional y como se facturaría.
13. Teniendo en cuenta que los temas de inhabilidades y conflictos de interés son importantes y con los cuales estamos de acuerdo, muy respetuosamente preguntamos si nos pueden indicar la lista de entidades ejecutoras que eventualmente podrían ser auditadas a efectos de determinar si algún consultor interesado en el presente proceso tiene vínculos como asesor, auditor, revisor fiscal, etc, que podrían limitar su participación en el presente proceso
RESPUESTA: En este momento no es viable pues no se tiene definido el pan de auditoria. La información será suministrada al inicio de cada ejercicio de auditoria
14. Favor indicarnos el nombre del coordinador(a) del PNUD, ya que a dicha persona se debe dirigir la carta de presentación de la propuesta.
RESPUESTA: Se debe dirigir a Pablo Ruiz Hiebra- Director de País
15. En la sección 6 Formulario de la Propuesta Técnica contempla la sección 2 denominada Enfoque y Plan de Ejecución, en dicha sección se encuentra el numeral 2.3 que indica lo siguiente: " Plazos de ejecución: El proponente deberá presentar un diagrama Gantt o un calendario del Proyecto indicando la secuencia detallada de las actividades que se llevarán a cabo y el tiempo correspondiente". Con la información suministrada en los términos de referencia no es posible construir dicho diagrama; por lo tanto muy respetuosamente solicitamos nos informen detalles sobre los proyectos a auditar, fechas de corte, fecha que cubre la auditoría, fechas de entrega de informes y otra información que permitan construir dicho diagrama.
RESPUESTA: Esta información será necesaria en cada ejercicio de auditoria, más no en la propuesta del LTA
16. Si es posible favor indicar para cada proyecto objeto de auditoría, nombre del ejecutor, objeto del proyecto, monto del proyecto, fecha de inicio, fecha de terminación, ubicación, valor ejecutado hasta la fecha y demás información pertinente.
RESPUESTA: La información será suministrada al inicio de cada ejercicio de auditoria
17. En cada proyecto pueden existir varios cofinanciadores: el Estado, el PNUD, contrapartida territorial u otras agencias. Preguntamos si los valores a auditar corresponden únicamente los recursos provistos por el PNUD y el Gobierno Central o se incluye contrapartidas y/o asignaciones de otras Agencias, en caso afirmativo favor discriminar lo correspondiente por cada proyecto.
RESPUESTA: Es posible que se audite cualquiera de los recursos mencionados. Se informará al inicio de cada ejercicio de auditoria.
18. Se indica que la documentación original a revisar podrá encontrarse en PNUD y en otros lugares; por favor podrían describirnos la ubicación geográfica de estos otros lugares y que tipo de documentación se tendrá allí.
19. El proyecto tiene previsto ejecutar contrapartida, de ser así: a. Se solicita la auditoría para este monto,
b. A cuánto ascendería su valor en dinero y en especie,
c. Cuantos contratos se tienen previstos tener bajo estos aportes de contrapartida.
RESPUESTA: La información será suministrada al inicio de cada ejercicio de auditoria
20. ¿Cuantos contratos se ejecutarán en la ejecución del proyecto?
RESPUESTA: No es clara la inquietud
21. ¿Cuánto personal está vinculado a la ejecución del proyecto?
RESPUESTA: No es clara la inquietud
22. ¿Cuál es el monto de lo recursos a ejecutar?
RESPUESTA: Dependerá del Plan de auditoría definido por el PNUD. Se informará al inicio de cada ejercicio de auditoria.
23. En relación con los recursos a ejecutar ¿cuánto se tiene previsto ejecutar para cada uno de los años de la vigencia del proyecto?
RESPUESTA: Dependerá del Plan de auditoría definido por el PNUD. Se informará al inicio de cada ejercicio de auditoria.
24. Teniendo en cuenta los requerimientos establecidos en los términos de referencia para el cargo de Auditor Junior, entendemos que se calificara la participación del profesional en procesos de auditoria a proyectos.
RESPUESTA: Si, así es
25. En relación con el formulario se la sección 9 y la garantía de ejecución, entendemos que serán requeridos después de adjudicado el proceso.
RESPUESTA: Si así es
26. El numeral 1.1. de la Sección 6 “Formulario de Propuesta Técnica” solicita una breve descripción del proponente como entidad, amablemente nos dirigimos al PNUD para confirmar si aportando el Certificado de Existencia y Representación Legal en el cual se encuentra comprendido el objeto social, el año y el país de constitución, los tipos de actividades y estatutos sociales se cumple con la descripción solicitada. Por favor confirmar si es necesario aportar extracto de los estatutos sociales.
RESPUESTA: Lo que se solicita se una breve descripción de la firma (brochure)
calificación de crédito, calificación industrial, etc.”, amablemente solicitamos al PNUD aclarar a qué documento hace referencia de acuerdo con el sistema colombiano, debido a que los estados financieros no se reportan a la DIAN ni tampoco incluyen calificación de riesgo ni calificación industrial. Por favor confirmar si es una Declaración de Renta a la cual se hace referencia.
RESPUESTA: Si así es
28. Las horas estimadas en la Sección 7 son las horas base sobre las cuales tenemos que hacer la propuesta económica o estas se pueden modificar?
RESPUESTA: Las horas estimadas sobre las que deben presentar la propuesta NO se pueden modificar
