INFORME PORMENORIZADO DEL
ESTADO DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Oficina Nacional de Control Interno -ONCI
Marzo 2015
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
o quien haga sus veces: Carlos Manuel Llano Álzate
Período evaluado: Noviembre de 2014-Febrero 2015
Fecha de elaboración: Marzo 19 de 2015
En cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y al Decreto 943 de 2014 por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI- , la Universidad Nacional de Colombia a continuación presenta informe detallado de avances en cada uno de los dos (2) Módulos del Modelo Estándar de Control Interno “MECI”– Módulo de Control de Planeación y Gestión, Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento - y en su Eje Transversal Información y Comunicación.
Este informe guarda coherencia con el formato que el Departamento Administrativo de la Función Pública puso a disposición para tal efecto. De igual forma, y como un elemento pedagógico sobre la estructura de sus Módulos y el Eje Transversal y la forma como la Universidad Nacional de Colombia les dado cumplimiento, se hace una descripción con algunos de sus registros de implementación en el Sistema Integrado de Gestión.
Para la elaboración del presente informe se retoma el resultado de la evaluación al cuatrimestre noviembre de 2014 - febrero 2015, además de la actualización propuesta por el DAFP en el Decreto 943 de 2014 al MECI, el resultado de las auditorías internas a cargo de la Oficina Nacional de Control Interno, señalando las principales acciones de mejoramiento que se han comprometido y su estado de implementación a la fecha de corte de este informe.
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
AVANCES
1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO
Durante el último trimestre de 2014 bajo la orientación de la Vicerrectoría General y la Oficina Nacional de Control Interno se realizó una reunión con los involucrados en impulsar y formalizar los avances logrados con el Compromiso Ético – Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo, Dirección Nacional de Bienestar y Dirección Nacional de Planeación y Estadística, DNPE, entre quienes se definieron tareas para dar cumplimiento a la interiorización del Compromiso Ético. Éste, tiene como principio promover el libre desarrollo de conductas positivas que contribuyan al bien de la Universidad, de sus miembros y de la sociedad que la hace posible, además, se constituye en un marco de referencia para la reflexión en torno a procesos de formación integral de personas, profesionales y ciudadanos, y sensibilización hacia formas de convivencia armónicas que construyan confianza interna y externamente, Así, este Compromiso Ético pretende convertirse en una brújula que oriente el fortalecimiento del carácter institucional y el cumplimiento de la misión de la Universidad Nacional de Colombia. Igualmente, la Universidad dentro de su estructura académica, cuenta con el Comité Nacional de Ética en Investigación, órgano consultivo de la Vicerrectoría de Investigación y tiene dentro de sus funciones colaborar con la Vicerrectoría de Investigación en los procesos de formulación de criterios éticos institucionales sobre la investigación.
A través de la Resolución de Rectoría No 28 de 2012 y la Circular 004 de 2014 de la Vicerrectoría General, establece los lineamientos de inducción y reinducción para los estudiantes de pre y posgrado y servidores públicos docentes y administrativos de la Universidad Nacional de Colombia. La misma establece como fin de los procesos de inducción el Fortalecimiento del entorno ético, y define como uno de los módulos a incluir en estas actividades el Fortalecimiento del entorno ético y promoción de la convivencia (ver artículo 7- numeral 6 y artículo 12 - numeral 5 de la resolución en mención, la cual puede ser consultada a través de
http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/portal/home.jsp ).
A través del Acuerdo 018 de 2008 del Consejo Superior Universitario CSU, se tienen definidos los lineamientos y el procedimiento para el otorgamiento de distinciones y estímulos al personal administrativo y tiene como propósito principal, exaltar los méritos excepcionales y los servicios sobresalientes prestados por los servidores públicos administrativos. El Macroproceso de Gestión de Talento Humano, ha estado trabajando en un proyecto de Acuerdo que reglamentará la política de incentivos a los servidores públicos del nivel administrativo en la Universidad Nacional de Colombia.
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
En el marco del actual Plan Global de Desarrollo 2013-2015 “Calidad Académica y Autonomía Responsable” y su programa “Gestión de Calidad y Desarrollo Organizacional”, la Vicerrectoría General de la Universidad, en su función de coordinación del Sistema Integrado de Gestión UN, adelantó durante la vigencia 2014 acciones encaminadas al cierre de compromisos de vigencias anteriores, formulación de lineamientos y actividades dirigidas a reorientar el sistema, acompañamiento y asesoría a procesos en componentes de calidad, fortalecimiento de la gestión por procesos, actualización de metodologías y de procedimientos obligatorios de calidad, análisis e identificación de aspectos comunes de normas de gestión, ejercicio de auditoria interna y auditoría externa. Igualmente, en cumplimiento de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno - MECI 2014 – la coordinación del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia, desarrolló durante el II semestre de 2014 en su totalidad la fases de Conocimiento y de Diagnóstico y avanzó significativamente en las fases de Planeación de la actualización, Ejecución y Seguimiento, quedando pendiente para comienzos de la vigencia 2015 la fase de Cierre. A diciembre 31 de 2014 se presentó un avance del 86% en la implementación de la actualización del MECI, centrando los esfuerzos en aspectos como: administración del riesgo, gestión del talento humano, y direccionamiento estratégico.
A partir de los lineamientos establecidos por la Vicerrectoría General para el Sistema de Calidad Institucional en 2013 y 2014 (VRG 529 de 2013 y VRG 391 de 2014), los procesos en general realizaron revisión de su documentación iniciando con la caracterización correspondiente.
Respecto a los Procesos y Macroprocesos; al iniciar el año 2013 la Universidad contaba con 63 procesos con su respectiva caracterización documentada. Durante 2014 se realizaron ajustes en las caracterizaciones de 10 de los 16 macroprocesos existentes, y en algunos casos se simplificaron procesos como en Gestión de la Investigación, Gestión de la Extensión, Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios, Seguridad Social en Salud y Planeación Operativa, en los cuales se redujo el número de procesos pasando de 16 a 4. A la fecha la Universidad tiene identificado y documentado un total de 51 procesos con su respectiva caracterización vigente.
Los 37 procesos cuya caracterización se encuentra vigente con fecha de aprobación anterior al 2014, vienen adelantando las actividades necesarias para actualizar toda su documentación (caracterización, normograma, procedimientos, formatos, guías, instructivos y manuales).
Actualmente, en el Módulo de Documentos del Soft Expert existen 2114 documentos registrados entre formatos, guías, instructivos, manuales, procedimientos y caracterizaciones, ya sea que se encuentren en trámite (elaboración o actualización) o vigentes.
Por otro lado, el proceso de programación y aprobación del presupuesto general de la Universidad para la vigencia fiscal 2015 inició el 31 de julio y culminó el 30 de diciembre de 2014, mediante un trabajo conjunto entre la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y la DNPE. El proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos fue aprobado mediante Acuerdo 176 del 16 de diciembre de 2014 del Consejo Superior Universitario, por un valor total de UN BILLON CUATROCIENTOS CUARENTA Y SIETE MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA Y CINCO MILLONES SEISCIENTOS CINCO MIL CUATROCIENTOS VEINTIOCHO PESOS ($1,447,855,605,428). De este valor, OCHOCIENTOS UN MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y CUATRO MILLONES CUATROCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL CUATROCIENTOS DOCE PESOS ($801,894,475,412) corresponden a aportes de la Nación (Ley 30 de 1.992) y SEISCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL NOVECIENTOS SESENTA Y UN MILLON CIENTO TREINTA MIL DIECISEIS PESOS ($645,961,130,016) a recursos propios que se estiman recaudar durante la vigencia 2015.
Sumado a lo anterior, según el memorando 269 de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa del 13 de marzo del año en curso, la Universidad actualmente cuenta con un procedimiento denominado “Administrar PAC1” cuyo alcance es administrar los
recursos de la nación. Este procedimiento debe ser ajustado de acuerdo con el artículo 41 del régimen financiero, actividad que está en proceso de los recursos y la liquidez de tesorería.
Teniendo en cuenta que el Consejo Superior Universitario mediante Acuerdo 175 del 4 de noviembre de 2014 autorizó “…un cupo de
endeudamiento hasta por doscientos mil millones de pesos para el desarrollo de proyectos de infraestructura física y dotación y de infraestructura tecnológica (estudios, diseños y obras) de todas las sedes de la Universidad y para la construcción y dotación del Hospital Universitario fases 1 y 2", para el cual la Universidad podrá hacer uso de la línea de redescuento con tasa compensada de
la Financiera de Desarrollo Territorial S.A. FINDETER, en el mes de diciembre de 2014 la DNPE convocó a los vicerrectores nacionales y de sede, a los directores de sedes de frontera, a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, a los Jefes de Planeación y a los responsables de planeación de todas las sedes a un ejercicio de priorización de inversiones a ejecutarse con
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dichos recursos.
De acuerdo con la información presentada por la Dirección Nacional de Planeación y Estadística, dicho ejercicio se llevó a cabo el 10 de diciembre de 2014 y en el cual cada sede presentó su propuesta de proyectos, con su respectiva argumentación académica, técnica y económica, diferenciando los proyectos a financiar con la estampilla, cuyo horizonte es a 20 años, de los proyectos a financiar con crédito FINDETER, que en principio serán los que sea necesario ejecutar en los próximos cuatro años
Por otro lado, en el 2014 la Dirección Nacional de Planeación y Estadística, DNPE, inició el proceso de elaboración de una nueva propuesta de Régimen de Planeación y Evaluación de Resultados, que modifica la propuesta inicialmente presentada para aprobación del Consejo Superior Universitario en el año 2011. Las modificaciones se están haciendo especialmente en lo concerniente en los principios, análisis prospectivo, planeación estratégica, planeación operativa, sistema de indicadores estratégicos, rendición pública de cuentas y estatuto anticorrupción, se pretende corregir debilidades señaladas en los planes de mejoramiento de acreditación institucional como la ausencia de una planeación de largo plazo e integrar los diversos componentes de una gestión eficaz. Para garantizar una construcción colectiva de estas propuestas se hacen regularmente reuniones nacionales de jefes y responsables de planeación de todas las sedes de la Universidad; las cuales dependiendo de la agenda, se amplían con los líderes funcionales de calidad, de infraestructura física, entre otros.
De otro lado, la Universidad Nacional de Colombia cuenta con el Banco de Proyectos, BPUN, instrumento del Sistema de Planeación básico para el cumplimiento de la función de planeación en las distintas sedes y facilita la labor de los directores de los proyectos de inversión de gestión y soporte institucional. Como resultado de un proceso de mejoramiento continuo y teniendo en cuenta que el aplicativo BPUN inició en el año 2005 utilizando el software y las herramientas disponibles en esa época, y dados los constantes cambios en la tecnología y las tendencias del software, surgió la necesidad de una actualización del software para garantizar que este sea compatible con otros sistemas y tecnologías y que de esta forma cumpla los requisitos de seguridad, compatibilidad, escalabilidad y estabilidad que se requieren hoy en día.
En este sentido, para garantizar el funcionamiento del aplicativo BPUN en mejores condiciones, en el marco del proyecto de inversión “Evaluación, Definición, Rediseño y Puesta en Operación de la Integración para los Sistemas de Misión Critica (Sara, Quipu
y Sia) de la Universidad Nacional de Colombia” se llevó a cabo la contratación del Ingeniero desarrollador de las fases anteriores
para realizar en una primera etapa, los ajustes referidos a controles de seguridad y adaptación a nuevas tecnologías. En un segundo orden se contratarán las actividades de documentación técnica y de usuario y los nuevos requerimientos del aplicativo.
De igual manera, y enmarcado en el banco de Proyectos de la Universidad Nacional de Colombia, en el mes de marzo de 2014 se aprobó la formulación detallada del proyecto de inversión “Construcción de la visión y el plan prospectivo de la Universidad Nacional
a 2034”,en el desarrollo del proyecto en su Etapa I, se elaboró un primer documento de marco conceptual y de procedimiento para la
construcción de la visión y el plan prospectivo de la Universidad Nacional de Colombia al año 2034, en dicho marco se propuso la planeación estratégica situacional y el planeamiento dinámico como la metodología más adecuada para esta fase, a diferencia de la planificación tradicional o normativa. Como segunda etapa de un proyecto macro, durante el año 2015 se realizará la difusión masiva de los principales resultados de la etapa I. La estrategia central a utilizar será una feria itinerante con posters que dan cuenta de las tendencias, las propuestas específicas y los escenarios que se formularon en los escritos que hacen parte de los tres volúmenes publicados. También se organizarán eventos en todas las sedes de la UN para el lanzamiento de las publicaciones y la discusión de sus propuestas.
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
La Universidad a través de la Vicerrectoría General, durante la vigencia 2014, inició el ejercicio de actualización de los documentos relacionados con la Gestión del Riesgo en la Universidad Nacional de Colombia, teniendo en cuenta las herramientas documentales como la Guía de Administración del Riesgo DAFP 2011, el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 y la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 31000. De igual manera, se contempló en los nuevos lineamientos lo correspondiente a la gestión de riesgos de corrupción. Se fusionaron la Guía de Administración del Riesgo U-GU-15.001.003 y la Guía de Evaluación de la Gestión del Riesgo U-GU-15.001.007 para simplificar documentación y actualizar la información general.
Durante la vigencia 2014 la Dirección Nacional de Planeación y Estadística de la Universidad orientó, facilitó y consolidó las acciones de formulación y desarrollo del Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano “Por la Probidad y Transparencia en la
Universidad Nacional de Colombia”, de acuerdo al Decreto 2641 de 2012. En este sentido, se dispuso de un documento borrador del
como base fundamental para el fomento de la transparencia en la Institución y su comunidad universitaria; así mismo, relaciona los antecedentes, debilidades y fortalezas de la institución, los resultados obtenidos en materia de calificación en los distintos rankings, los avances del sistema de calidad en construcción de objetivos, políticas, riesgos y buen trámite y la construcción de los macroprocesos relacionados. Se publicó en el sitio web de la Universidad una matriz de formulación del Plan Anticorrupción 2014, donde se registraron las actividades a ejecutar asociadas a los componentes de: Riesgos de corrupción, estrategia antitrámites, rendición de cuentas y atención al ciudadano, los cuales están contemplados en el documento guía "Estrategias para la
Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano" elaborado por la secretaria de transparencia de la Presidencia de
la República.
DIFICULTADES
1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO
Si bien se ha trabajado en el tema de los procesos de inducción y reinducción se evidencia que aún no es oportuno el proceso de inducción al personal administrativo y docente que ingresa a la Universidad, se reflejan periodos superiores a un semestre académico sin que el personal conozca de los aspectos que faciliten los objetivos trazados para este proceso, igualmente, el nivel de participación en los procesos de reinducción es aún bajo respecto al total de la población docente y administrativa. Las estadísticas de reinducción en la vigencia evaluada fueron bajas, sin embargo los macroprocesos de Gestión Del Talento Humano y Bienestar Universitario coordinaron varios encuentros con el fin de evaluar acciones para fortalecer las jornadas de inducción y/o reinducción para docentes y administrativos, que serán implementadas durante la vigencia 2015.
A nivel de la Dirección Nacional de Personal Académico y Administrativo aún están pendientes las siguientes actividades: no se evidencian avances para la adopción de documentos e instrumentos con los principios y valores de la Institución, es decir hay ausencia de una campaña de divulgación del ideario ético de la Universidad; continua en proceso de revisión el proyecto de Acuerdo que reglamentará la política de incentivos a los servidores administrativos de la Universidad; faltan definir los recursos para medición del clima laboral.
Por último, la Universidad no tiene establecido un plan de mejoramiento individual, se evidencian dos procedimientos relacionados con el sistema de evaluación al personal de la Universidad Nacional de Colombia: Evaluación del Desempeño de Cargos Académico Administrativos y Evaluación del Desempeño del Personal Docente, al igual que dos formatos denominados Formato Evaluación Cargo Académico Administrativo y Formato Valoración del Mérito. El registro actual para la Evaluación del Personal en Carrera Administrativa, se cuenta con un formato que permite realizar una evaluación básica del empleado, establecida mediante la concertación de objetivos, metas y funciones o tareas del evaluado.
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
En cumplimiento de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno - MECI 2014, el cual se encontraba al 31 de diciembre de 2014 con un grado de avance del 86%, es preciso que la Universidad durante estos primeros meses del 2015 desarrollen la respectiva fase de cierre de acuerdo con lo contemplado en el Decreto 943 del 2014. Igualmente y teniendo en cuenta el informe parcial presentado por la Coordinación Técnica del Sistema Integrado de Gestión, es preciso enfocar los esfuerzos en componentes como: administración del riesgo, autoevaluación institucional y direccionamiento estratégico (elementos indicadores de gestión). A nivel de los proyectos de inversión, falta un seguimiento más riguroso por parte de los directores de proyectos al cronograma de actividades inicialmente establecido, lo cual se manifiesta en el vencimiento de las fechas de culminación de las actividades programadas. En ese sentido, la Dirección Nacional de Planeación y Estadística DNPE, manifestó que revisará el funcionamiento continuo de la alerta que se creó en el Banco de Proyectos de la Universidad para indicarle a los directores de proyecto con 15 días de anterioridad el vencimiento de las actividades, para que los directores tramiten oportunamente las solicitudes de modificación al cronograma, adicional a esto, la DNPE se encuentra preparando el Régimen de Planeación en el cual incluirán nuevos lineamientos para el Sistema de Planeación de la UN.
Por otro lado es necesario seguir avanzando en la estandarización de los procedimientos de manera que se unifiquen las prácticas en las diferentes sedes y con ello se logre una mayor celeridad y control en la ejecución de los mismos, a la vez que se contribuye con el fortalecimiento del modelo de operación por proceso. En el proceso de validación de los documentos Manual de Procesos y Procedimientos y del Manual de Mejor Gestión se encontró que respecto a los requisitos de las normas técnicas aplicables a cada
modelo de gestión implementado en la Universidad, aún existen algunas brechas a asegurar, en ese sentido hoy se cuenta con una versión preliminar del Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad que está en proceso de discusión y ajuste.
1.3 COMPONENTE IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
Aunque la Universidad realizó actualizaciones a la política de riesgos, al mapa de riesgos estratégico y se contempló en los nuevos lineamientos lo correspondiente a la gestión de riesgos de corrupción , sin embargo, se hace necesario que la Universidad analice e identifique de manera completa en todos los procesos de la universidad los posibles riesgos, y adicionalmente, es preciso que se evalúe la efectividad de los controles aplicados, lo cual permite realizar un análisis de riesgos no solo a los procesos que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos de la Universidad, sino en general a todos los procesos que se desarrollan en la Institución. Respecto al desarrollo del Plan Anticorrupción 2014 se observaron por parte de la DNPE, algunas dificultades como: i) poco conocimiento a nivel institucional frente a temas de transparencia, probidad y lucha contra la corrupción; ii) confusión conceptual frente al tema de riesgos de proceso y riesgos de corrupción y a las maneras concretas de gestionarlos; iii) concentración de acciones en dependencias del nivel nacional y escasa participación de las sedes en la formulación y ejecución del Plan anticorrupción; y iv) falta un mecanismo de consulta frente a temas de interés y sugerencias para abordar el Plan Anticorrupción en cada vigencia.
Como ya se indicó, dada la alta dispersión sobre la conceptualización y la medición a través de indicadores de la Universidad y su potencial impacto en la imagen institucional, se avanzó en la construcción del “Marco conceptual y metodológico para la medición de la gestión en la Universidad Nacional de Colombia”, por lo cual es preciso que durante la vigencia 2015 se consolide esta tarea.
2. MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AVANCES
2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Al finalizar la vigencia 2014, la Vicerrectoría General consecuentemente con los lineamientos y rutas criticas concebidos desde la perspectiva de gestión por procesos y la mejora continua en 2013 y 2014 (VRG 529 de 2013 y VRG 391 de 2014), convocó a los líderes de procesos en el Nivel Nacional a una jornada de evaluación de la gestión de calidad correspondiente a la vigencia 2014. La jornada se llevó a cabo en 2 sesiones el 16 de diciembre de 2014 y el 29 de enero de 2015.
De esta manera los líderes de procesos hicieron mención de la gestión del Sistema de Calidad institucional desde los componentes de liderazgo y compromiso institucional, desempeño de procesos, buenas prácticas de gestión y automatización de procesos. De igual forma, definieron un plan de trabajo ejecutable en 2015 para el mantenimiento de los elementos del Sistema Integrado de Gestión.
De otro lado, y de acuerdo a la socialización del procedimiento U-PR-14.002.002 (Revisión por la Dirección) y al comunicado de la Vicerrectoría General VRG-142 del 13 de marzo de 2015, las Direcciones de las Sedes realizaron el ejercicio de Revisión, el cual consta de un informe y una reunión con la Alta Dirección en la cual se revisan las acciones de mejora pertinentes y se concluye sobre la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión, dichos resultados fueron remitidos a la Vicerrectoría General para su consolidación y la elaboración del informe institucional de Revisión por la Dirección.
En el caso de las Sedes de Presencia Nacional, se realizó autoevaluación del Programa Especial de Admisión y Movilidad Académica (PEAMA) en conjunto con la Vicerrectoría Académica, a partir de la cual se estableció un conjunto de acciones de mejora proyectadas en función de optimizar los distintos procesos, con el fin de garantizar mejores tasas de ingreso, permanencia y satisfactorio egreso de los estudiantes
2.2 COMPONENTE AUDITORIA INTERNA
La Oficina Nacional de Control Interno, ONCI, cuenta con un Plan de Trabajo en el que se incluyen los siguientes grupos de actividades: a) Actividades propias de la dirección, b) Fortalecimiento institucional, c) Plan Nacional de Auditorias de Control Interno, d) Otras actividades de control. El Plan de Auditorías fue aprobado mediante el Acta No 01 del 29 de enero de 2015 del Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno, y posteriormente ha sido socializado en los subcomités de control interno de las diferentes sedes de la Universidad.
En cuanto al plan de actividades realizado por la ONCI durante la vigencia 2014, a 31 de diciembre de 2014, presentó el siguiente nivel de cumplimiento: i) Actividades propias de la dirección (100%), ii) Fortalecimiento institucional (100%), iii) Plan Nacional de Auditorías de Control Interno (83%), iv) Otras actividades de control (96%). Igualmente este plan de actividades presentó a diciembre de 2014 un Nivel General de Avance del 95%.
Como parte de las medidas que permiten la ejecución de los programas de auditoría, la ONCI en sus evaluaciones independientes efectuadas durante la vigencia 2014, planteó en total 65 auditorías, se adicionaron 12 auditorías, se aplazaron 6 auditorías, se ejecutaron 60 auditorias, están con informe preliminar 4 auditorías, en proceso 7 y ninguna quedó pendiente de iniciar a diciembre 31 de 2014. Durante la vigencia 2014 se realizó solicitud de modificación al Programa de Auditorías Internas del Sistema de Calidad aprobado en septiembre de 2013, incluyendo la realización de auditorías internas en dos ciclos más, unos durante el II semestre de 2014 y el último ciclo durante el primer semestre de 2015. En total se auditaron nueve (9) macroprocesos correspondientes en el programa específico a treinta cuatro procesos (34) para un total de ochenta y cuatro (84) auditorías internas en la Universidad para la vigencia 2014. Luego del ejercicio de la Auditoría, en la Universidad se evidenciaron 775 hallazgos, de los cuales el 69% son hallazgos positivos y el 31% hallazgos negativos. El 80% de los hallazgos negativos estuvieron dirigidos al Control de Documentos, Gestión del Riesgo, Acciones Correctivas, Mejora Continua, Acción preventiva y servicio no conforme. En cuanto a los procesos con mayor número de no conformidades, en orden fueron: Comunicación, Bienestar universitario, Gestión administrativa y financiera, Gestión de talento humano y Gestión de recursos y servicios bibliotecarios.
2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
La Universidad en el marco de los procesos de evaluación realizados dentro de sus auditorías internas, auditorias de calidad y auditorías realizadas por los entes de control externo (caso Contraloría General de la República), y producto de las observaciones presentadas, suscribe planes y compromisos de mejoramiento tendientes a través de acciones y metas a dar solución oportuna a los hallazgos encontrados, dichas acciones correctivas y preventivas son relacionadas a nivel de procesos y procedimientos y son notificadas a las personas responsables de los mismos.
Respecto al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, CGR, a 31 de diciembre de 2014 presenta un cumplimiento del 93.71% y un grado de avance del 69.23%, del total de las 278 actividades formuladas para los 120 hallazgos registrados por la CGR en la auditoría realizada. Del avance se reportaron 211 actividades cumplidas, 53 en proceso y 14 incumplidas, el informe de seguimiento fue presentado al Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno el 31 de octubre de 2014. Este informe de seguimiento puede ser consultado en http://www.unal.edu.co/control_interno/Informesexternos/Informes%202015/I_AVANCE_%20CGR_CUARTO_TRI_2014_31_12.pdf Así mismo, y como parte de la gestión del mejoramiento del Sistema de Calidad Institucional, durante 2014 se generaron 56 planes de mejoramiento registrados en el Módulo de Acción del Soft Expert, correspondientes a la autoevaluación de los procesos en el Nivel Nacional, Sede Bogotá, Sede Medellín y Sede Manizales.
La Universidad a través de los procesos evaluados en la vigencia 2014 por la Oficina Nacional de Control Interno, se tienen suscritos compromisos de mejora, acorde con las recomendaciones realizadas por la ONCI. Para el presente trabajo, se tuvieron en cuenta para el seguimiento a los compromisos de mejoramiento las evaluaciones independientes realizadas por la Oficina Nacional de Control Interno comprendidas en los periodos del 1 de enero de 2013 al 31 de julio de 2014 dando como resultado un total de 140 acciones monitoreadas, 63 acciones cumplidas, 47 acciones incumplidas y 30 en proceso de implementación.
DIFICULTADES
2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
Aunque se realizan actividades de autoevaluación, ésta aún no es una práctica generalizada al interior de las unidades administrativas
2.2 COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA
No se cuenta con un mapa de riesgos actualizado. Durante el primer trimestre de 2015 se tiene previsto el análisis de los riesgos que actualmente afectan el proceso de auditoría interna.
Por otro lado, se deben dinamizar por parte de la Oficina Nacional de Control Interno para la vigencia de 2015 las charlas de autocontrol dentro de la política de fortalecimiento institucional.
2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
El Plan de mejoramiento suscrito con la CGR en febrero de 2013 presentó a diciembre 31 de 2014, un cumplimiento del 93.7% y un grado de avance del 69.2%. Así mismo, de los compromisos de mejoramiento formulados por las áreas producto de las evaluaciones de la Oficina de Control Interno, se encuentra que la última medición realizada en septiembre de 2014, el nivel de cumplimiento y de actividades en proceso era del 65%, mientras el grado de incumplimiento estaba en un 35%. Los resultados mencionados evidencian que los planes de mejoramiento suscritos han sido parcialmente eficaces en la solución de las situaciones encontradas en los procesos de evaluación tanto internos como externos que se han realizado, si bien una buena parte de las acciones correctivas y preventivas formuladas han dado solución a la problemática encontrada, en la verificación que se hace de las mismas se encuentra que en algunos de los procesos a pesar de las acciones formuladas las inconsistencias continúan, por lo cual se hace necesario hacer una reformulación de algunas de las acciones cuya efectividad no ha sido la esperada.
Persiste la debilidad respecto a que la Universidad no tiene establecidos planes de mejoramiento individual, por lo cual es preciso que la Universidad oficialice estos planes de mejoramiento individual que contengan los compromisos que asume el servidor con el fin de superar las brechas presentadas entre su desempeño real y el desempeño que se espera de él.
3. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN AVANCES
3.1 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Respecto a los Sistemas de Información, la Universidad cuenta con diversos sistemas que le permiten administrar su información: sistema de Información Académica (UXXI, Universitas, UNALSIA), de Talento Humano (SARA), de Información Financiera (QUIPU); de Bibliotecas (ALEPH), de Egresados (SIE) y Sistema de Información de Calidad, entre otros. Durante la vigencia 2014 se le realizaron actualizaciones y mantenimientos a los sistemas mencionados, es así como, durante la vigencia se diseñó el modelo de interoperabilidad para establecer la integración de los Sistemas de Información Institucionales, inicialmente para los aplicativos SARA, SIA y QUIPU; con el trabajo realizado se identificaron algunos aspectos que requieren ser analizados para lograr una mejor integración entre los sistemas de información.
En cuanto al manejo del Sistema de Quejas, peticiones, reclamos o denuncias, mediante Resolución 464 de 2014, le fue asignada la función del sistema a la Vicerrectoría General y es a través de la línea gratuita 018000 912597 y de los correos electrónicos destinados en cada una de las Sedes de la Universidad que se recepcionan las solicitudes. De manera particular y en atención a ser nuestro principal y más frecuente usuario, se ha implementado el Modulo de Atención de Solicitudes Estudiantiles SIASE, que permite a los estudiantes de pregrado de la Universidad, presentar y consultar las solicitudes estudiantiles ante los Comités Asesores, Consejos de Facultad y Consejos de Sede.
la mejora de sus procesos, durante la vigencia 2014 se presentó y avaló un estudio que permite la interacción entre los sistemas de Calidad y el Sistema de Archivo de la Universidad, a través de una metodología que permite el análisis simultáneo de actualización de TRD y elaboración de procedimientos en las dependencias y procesos de la institución. El estudio de interacción en referencia, logra de inmediato poder reforzar el análisis teniendo los componentes de normatividad aplicable a los procesos, las TRD que a través de sus series y/o subseries documentales y tipologías documentales que se integran de forma asertiva con los registros que se encuentran en los procedimientos y con el control documental que se ve reflejado en la norma NTC-GP 1000 norma de calidad que acoge la entidades educativas del estado. En ese sentido, las TRD de la institución que sean actualizadas, estarán articuladas con los procedimientos de la misma. En la actualización de TRD se presentaron los siguientes avances: se presentaron 23 propuestas de las cuales se aprobaron 19 TRD, las cuales actualizan a su vez otras 56 TRD en todos los niveles de la institución; eliminaciones documentales: se presentaron 51 solicitudes (35 de la sede Medellín y 7 de la sede Bogotá), de las cuales se aprobaron 42 solicitudes; adicionalmente, se ajustó y aprobó la Codificación para las TRD de la institución.
Así mismo la Universidad cuenta con un sistema de información normativa, jurisprudencial y de conceptos “Régimen Legal”
http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/portal/home.jsp , aplicativo a través del cual se publican diariamente todas las normas de carácter general que sean expedidas por las autoridades de la Universidad, entre acuerdos y resoluciones del Consejo Académico, Consejo Superior Universitario, Consejo Directivo y Rectoría, así como conceptos, circulares, instructivos, leyes, notas, documentos de relatoría entre otros.
Por medio de la Rendición de Cuentas, la Universidad brinda un espacio que propicia ante su comunidad universitaria y ante diversos grupos de interés y sectores de la ciudadanía, informar y explicar sobre el cumplimiento de la misión institucional en una vigencia específica, fortaleciendo así el sentido de lo público y el control social en el manejo de los recursos y contribuyendo al desarrollo y consolidación de los principios de transparencia, participación, responsabilidad y evaluación, consignados en el Estatuto General de la Universidad. Mediante la expedición del Acuerdo del Consejo Superior Universitario 139 del 1 de Abril de 2014, y su reglamentación mediante la Resolución de Rectoría 439 de 2014, se transformó la Jornada Pública de Rendición de Cuentas de la Universidad Nacional de Colombia, en un proceso permanente, igualmente, se elaboró la guía de orientación metodológica y de imagen del proceso permanente de rendición de cuentas que puede ser consultada en el siguiente link: http://rendiciondecuentas.unal.edu.co/docs/.
DIFICULTADES
3.1 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Actualmente no se cuenta con una política al interior de la Universidad que establezca una orientación precisa para el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el Decreto 2693 de 2012 “Por el cual se establecen lineamientos generales de la Estrategia de
Gobierno en Línea de la Republica de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones”.
En cuanto al cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 respecto a la actualización en la página web de información general de la Universidad, en términos generales se cumple con la norma, sin embargo, aún persisten debilidades en información relacionada con el directorio de cargos en el cual se indique las categorías de los servidores públicos, teléfonos de los despachos, y escalas salariales.
Respecto a los Sistemas de Información, si bien durante la vigencia 2014 se le realizaron actualizaciones y mantenimientos a los sistemas mencionados, así como durante la vigencia se diseñó el modelo de interoperabilidad para establecer la integración de los Sistemas de Información Institucionales, aún se presentan algunas dificultades superables para lograr una óptima integración entre los sistemas de información, lo cual permita brindar información consistente y oportuna a los diferentes estamentos de la Universidad y la comunidad en general.
Adicionalmente, la Universidad no cuenta con un sistema de información que le permita administrar de manera eficiente la correspondencia recibida y generada por la institución, a nivel local en las diferentes sedes y facultades se tienen implementadas soluciones para la administración de la correspondencia interna.
A pesar que se han presentado avances en la articulación del SQRYS de la Universidad con los numerales 7.2, 7.2.3 y 8.2.1 de la NTC-GP 1000: 2009, la Universidad presenta aún deficiencias (principalmente en las fases de distribución y seguimiento) en el Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias. En informes presentados por la Oficina Nacional de Control Interno se indica que aún no se dispone de procedimientos estandarizados para la Universidad en su conjunto, que permitan administrar el SQRYS de manera
homogénea, esta debilidad es aún mayor en cuanto no se ha avanzado de manera significativa en la propuesta y adopción de la normatividad que permita articular y actualizar las normas internas con las externas tales como la Ley 1474 de 2011.
En cuanto a la eficacia de la Universidad en validar los procesos una vez se ha recibido información de los usuarios externos e internos, es preciso indicar que sin un sistema automatizado que muestre la información organizada, realizar un análisis que permita en tiempo real y de manera oportuna toda la información recolectada de SQRYP, es una tarea muy difícil, además la universidad no cuenta con una oficina para la atención a la ciudadanía, lo cual agilizaría en algunos casos la validación de los procesos.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La Universidad Nacional de Colombia de acuerdo con los resultados de la Matriz de Diagnóstico MECI 20142, se encuentra en un
nivel de madurez Satisfactorio, lo que sugiere que debe continuarse con actividades de mantenimiento para el sostenimiento e implementación total a largo plazo.
La Universidad a través de los procesos evaluados en la vigencia 2014 por la Oficina Nacional de Control Interno y por los entes de control externo, como la Contraloría General de la República , tiene suscritos compromisos de mejora, acorde con las recomendaciones realizadas , con el fin de que se creen acciones que permitan mejorar las actividades realizadas en los procesos.. El procedimiento U-PR-14.002.002 que tiene como objetivo revisar el Sistema Integrado de Gestión por parte de la Alta Dirección de la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua, fue revisado y ajustado en febrero de 2014 de manera participativa desde la Vicerrectoría General con los equipos técnicos del Sistema Integrado de Gestión de las Sedes Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira y Sedes de Presencia Nacional. A este respecto se tiene programado para el primer trimestre de esta vigencia nuevas reuniones con las diferentes instancias a nivel de Sede con el propósito de realizar el Informe Institucional de Revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión
RECOMENDACIONES
Es necesario seguir avanzando en la estandarización de los procedimientos de manera que se unifiquen las prácticas en las diferentes sedes y con ello se logre mayor celeridad y control en la ejecución de los mismos, a la vez que se contribuye con el fortalecimiento del modelo de operación por procesos.
Fortalecer el componente de administración del riesgo, centrando la gestión en aquellos riesgos de mayor impacto en los objetivos estratégicos, considerando que en la medida en que aumenta el número de planes de tratamiento formulados disminuye la capacidad de implementación y seguimiento de los mismos.
Unificar y consolidar mecanismos y procedimientos estandarizados para el seguimiento y verificación de la calidad y oportunidad de las respuestas dadas a las sugerencias, quejas, reclamos y derechos de petición, recibidos en las diferentes sedes; así como la autoevaluación del sistema
Avanzar en el proceso de adquisición e implementación de una solución informática, para la administración eficiente de la correspondencia recibida y generada por la Institución.
Finalmente, es importante realizar actividades en la etapa previa a la audiencia pública de rendición de cuentas, con grupos de interés tales como: estudiantes-padres de familia, docentes y personal administrativo de la Universidad, como actores principales de la institución. Igualmente, es conveniente que se consulte a la comunidad sobre los temas de interés a presentar por los directivos de la Universidad en la audiencia pública de rendición de cuentas.
CARLOS MANUEL LLANO ALZATE
Jefe Oficina Nacional de Control Interno
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Diagnóstico elaborado por la Vicerrectoría General de la Universidad Nacional, con base en la Matriz de Diagnóstico elaborada por la Universidad Tecnológica de Pereira, suministrada por el DAFP
