Entorno de
Microsoft Excel y operaciones
básicas
Microsoft Excel es una herramienta ofimática, es decir que se pueden hacer aplicaciones para realizar los trabajos de oficina mucho más simples, pero no solo se pueden hacer aplicaciones que tengan que ver con soluciones contables, financieras etc. Si no que también adicionarle a esto la solución de problemas de ingeniería que impliquen procedimientos más robustos y cálculos más elaborados.
¿Qué es Microsoft Excel?
Recordemos que son las
operaciones aritméticas
Una operación aritmética, son procedimientos matemáticos que implica el manejo elemental de los números y estas son: Suma, Resta, Multiplicación y División.
En Excel podemos hacer e s t a s o p e r a c i o n e s , d e manera sencilla.
La clave es saber los símbolos de cada operación y estos son:
(+) Para la suma (-) Para la resta
(*) Para la multiplicación (/) Para la división
Interfaz primaria
Celdas: Como se comentaba anteriormente, cada celda tiene una dirección o identificador, que empieza por la columna y
después la fila por ejemplo la
celda A1 corresponde a la primera celda
Propiedades de un libro en Excel
“Para verificar las propiedades del libro que hemos creado, da clic izquierdo,
sobre Archivo y luego Opciones, aparecen aquí las propiedades de nuestro libro podemos modificarlas a nuestro gusto. Podemos observar que tenemos muchas opciones que podemos modificar. Aunque por defecto las dejamos tal cual, de vez en cuando podemos echarle un vistazo si requerimos de algún complemento externo o simplemente cambiar algunos parámetros” (Enguita, G. J. 2015)
“Si deseamos ocultar unas filas o columnas, podemos hacerlo de las siguientes maneras: Si queremos ocultar la fila o filas de las celdas activas, (es decir de las celdas que tenemos seleccionadas) vamos a la cinta de opciones, y en la ficha de INICIO, grupo Celdas, pulsamos sobre la flechita de Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar filas”. (Enguita, G. J. 2015)
Ocultar o mostrar filas y columnas
¿Por qué ocultar filas o columnas?
“Una práctica muy común es ocultar columnas o filas que contengan fórmulas de cálculos intermedios dentro de un reporte. Así no serán visibles, es algo parecido a encapsulamiento de datos, para protegerlos y que no sean visibles por terceros que puedan modificar algún procedimiento importante”. (Enguita, G. J. 2015)
“Poner nombre a una celda o rango de celdas tiene, entre otras, 2 aplicaciones muy útiles: una para poder utilizar el nombre de una celda o rango de celdas en lugar de las referencias absolutas, la otra es para identificar las celdas cambiantes en los resúmenes de escenarios. El método más rápido para poner nombre a una celda o rango de celdas es seleccionar el rango o la celda, escribir el nombre en el cuadro de nombres y pulsar la tecla Enter. El nombre debe escribirse sin espacios y utilizando caracteres alfanuméricos. No puede contener solamente valores numéricos”. (Enguita, G. J. 2015)
Establecer nombre a las celdas
Asignando nombres a las celdas y rangos de celdas
1. Selecciona la celda A1 y en el cuadro de nombres escribe: Nombre y pulsa la tecla Enter
2. Selecciona la celda B1 y en el cuadro de n o m b r e s e s c r i b e Salario_liquido y pulsa la tecla Enter hay que tener en cuenta que el n o m b r e n o d e b e contener espacios en blanco.
3. Selecciona las celdas C1:C3 los dos puntos es el rango, es decir se hay tres celdas seleccionadas la C1, C 2 y C 3 , b a s t a c o n seleccionar la celda C1 y sin soltar el clic izquierdo arrastramos hasta la C3. Al seleccionarlas cambiamos el nombre del rango a importes
Uso de plantillas en Excel
Las plantillas son libros de Excel que utilizamos como modelos de otros libros. Si trabajamos habitualmente con un tipo de libro, nos ahorrará bastante trabajo comenzar a partir de una plantilla. En otros casos nos puede servir como documento de trabajo rápido.
1. Archivo-Nuevo-Plantillas de Office
- Agendas - Calendario - Diseño de
Fondo - Facturas - Horarios - Informes - Informes de
gastos
- Instrucciones - Inventarios - Listas
- Presupuestos - Programaciones - Programadores - Recibos
Operaciones en Excel
Primero que todo vamos a llenar las celdas con datos para poder
manipularlos, para eso haremos una tabla con valores de ventas
de un local y sacar el promedio de las mismas.
Dando formato a la tabla
En la anterior diapositiva vimos como creamos unos datos de ventas
semanales de una compañía x, que van de lunes a sábado. Para darle un toque
más elegante y presentable a la vista, usaremos los formatos de tabla, los
podemos crear a gusto nuestro o simplemente usando los que Microsoft Excel
nos ofrece. Aquí le daremos un formato nosotros mismos y quedará de la
siguiente manera:
Utilizando bordes, formato de
número contable y copiar formato
1. Para darle los bordes nos d i r i g i m o s a l a b a r r a d e herramientas y elegimos la opción de todos los bordes
2. Para utilizar el signo $ para referirnos a movimientos de dinero, dar clic sobre la celda C4 y nos remitimos a la opción formato de número de contabilidad, si no aparece el símbolo pesos ($), dar clic sobre más formatos de contabilidad y seleccionar las opciones que más nos guste.
3. Por último podemos copiar el formato a todas las celdas con esta opción, basta con seleccionar la celda C4 y dar clic en copiar formato a continuación dar clic a la celda C5 y
¡listo! El formato ha quedado copiado.
Repetimos el procedimiento para las demás celdas
Sumando el valor de cada venta (manipulando celdas)
1. Basta con situarnos en la celda C10 y poner el operador igual (=).
Este operador nos permite hacer cálculos aritméticos con las celdas y es importante que si vamos a sumar, restar, multiplicar y dividir valores, este operador debe ir antes de cualquier cálculo matemático. Adicionalmente podemos seleccionar la celda y remitirnos a la barra de fórmulas y poner el operador igual.
2. Después podemos seleccionar las celdas que queremos operar al dar clic sobre la celda deseada, en este caso haremos primero una suma de todas las ventas.
Sumando el valor de cada venta (manipulando celdas)
1. Al tener todas las celdas involucradas en nuestra suma,
basta con pulsar la tecla Enter y el resultado se verá
reflejado en la celda C10, también podemos usar la barra de
fórmulas e ir escribiendo cada celda a la que queremos
sumar
Sumando el valor de cada venta (manipulando celdas)
Como nos piden el promedio de las ventas semanales, lo único que nos restaría por hacer es dividir la suma total de las ventas entre el número de días, que en este caso es 6.
Podemos hacer uso del nombramiento de celdas sencillas o rangos de ella, para eso seleccionamos todas las celdas que involucren las ventas, en este caso C4:C9 y en el cuadro de nombre reemplazamos por ventas Días y damos Enter.
Adicionalmente a la celda C10 la nombramos con total.
Sumando el valor de cada venta (manipulando celdas)
Hacemos uso de la función Suma y ponemos como argumento que datos vamos a sumar, en este caso ventas Dias que fue el nombre asignado para ese conjunto de celdas.
Al dar en la tecla Enter
simplemente nos arrojará el
resultado de la suma, ahora sobre la celda C11 ponemos lo siguiente
La palabra total hace referencia al nombre que le asignamos a esa celda, luego para obtener el promedio simplemente lo dividimos entre 6 que es el número de día totales de venta y al dar la tecla Enter tenemos:
Bibliografía
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