MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, CONTROL DE ALMACENES Y ACTIVOS FIJOS

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Toluca, Estado de México Noviembre 2020

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, CONTROL

DE ALMACENES Y ACTIVOS FIJOS

MANPRO-42031 CNDA-A9

C

PÁG.

INTRODUCCIÓN ... 3

MARCO JURÍDICO ... 4

UNIDAD DE INFORMACIÓN,PLANEACIÓN,PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN ... 6

Departamento de Contabilidad, Control de Almacenes y Activos Fijos... 6

Procedimiento 1: Registro contable-presupuestal ... 6

Objetivo: ... 6

Políticas ... 6

Desarrollo ... 7

Diagrama de flujo ... 8

Procedimiento 2: Toma de inventario físico de almacenes... 9

Objetivo: ... 9

Políticas ... 9

Desarrollo ... 11

Diagrama de flujo ... 13

PROCEDIMIENTO 3:INGRESO DEL VALOR, Y BAJAS CONTABLE-ADMINISTRATIVAS DE BIENES ... 15

Objetivo: ... 15

Políticas ... 15

Desarrollo ... 16

Diagrama de flujo ... 17

Anexos ... 18

HOJA DE AUTORIZACIÓN Y VALIDACIÓN ... 23

MANPRO-42031 CNDA-A9

I

Es atribución de la Secretaría de Administración y Finanzas, la elaboración de manuales de procedimientos para lograr el óptimo funcionamiento de las dependencias y unidades administrativas que integran el Poder Legislativo del Estado de México.

En cumplimiento al artículo 160 fracción XIX, del Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, se elabora el presente manual que tiene por objeto ser un instrumento normativo que describa de manera precisa y sistemática las actividades en forma ordenada, secuencial y detallada de los procedimientos de cada una de las funciones con objetivos, políticas diagramas de flujo y formatos utilizados, basados en la “Guía para la Elaboración de Manuales de Procedimientos”.

El presente manual es sujeto de revisión y actualización constante, en la búsqueda de la mejora continua y simplificación administrativa, basado en las variaciones de ejecución de procedimientos, normativa vigente, cambios de estructura orgánica y demás aspectos fundamentales que influyan en la operatividad del mismo.

La Secretaría de Administración y Finanzas y la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, ponen a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo del Estado de México el “Manual de Procedimientos del Departamento de Contabilidad, Control de Almacenes y Activos Fijos”, elaborado de manera conjunta por el Departamento de Normatividad, Organización y Desarrollo y la unidad administrativa usuaria.

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M

J

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

- Ley de Coordinación Fiscal.

- Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios.

- Ley de Ingresos de la Federación.

- Ley del Impuesto al Valor Agregado.

- Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios.

- Ley del Impuesto sobre la Renta.

- Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

- Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita.

- Ley General de Archivos.

- Ley General de Contabilidad Gubernamental.

- Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción.

- Código Fiscal de la Federación.

- Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

- Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

- Presupuesto de Egresos de la Federación.

Normatividad estatal

- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

- Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.

- Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México.

- Ley de Fiscalización Superior del Estado de México.

- Ley de Ingresos del Estado de México.

- Ley de Planeación del Estado de México y Municipios.

- Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de México y Municipios.

- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios.

- Ley del Sistema Anticorrupción del Estado de México y Municipios.

- Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.

- Código Administrativo del Estado de México.

- Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México.

- Código Financiero del Estado de México y Municipios.

- Decreto de Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México.

- Reglamento de la Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios.

- Reglamento de la Ley de Planeación del Estado de México y Municipios.

- Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México.

- Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México.

MANPRO-42031 CNDA-A9 - Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno

y Municipios del Estado de México.

- Plan de Desarrollo del Estado de México.

- Lineamientos para la Elaboración y Presentación del Informe Mensual de los Poderes Públicos, Organismos Auxiliares y Órganos Autónomos del Estado de México.

Normatividad del Poder Legislativo

- Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

- Manual General de Organización de la Secretaría de Administración y Finanzas.

- Normas Administrativas del Poder Legislativo del Estado de México.

- Manual de Información, Planeación, Programación y Evaluación del Poder Legislativo del Estado de México.

- Lineamientos Generales para la Evaluación de los Programas Presupuestarios del Poder Legislativo del Estado de México.

- Código de Ética de los Servidores Públicos de la Secretaría de Administración y Finanzas del Poder Legislativo del Estado de México.

- Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.

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U

I

, P

, P

E

Departamento de Contabilidad, Control de Almacenes y Activos Fijos

Procedimiento 1: Registro contable-presupuestal Objetivo:

Procesar transacciones expresadas en términos monetarios que se lleven a cabo en el Poder Legislativo al captar los diversos eventos económicos identificables y cuantificables que afectan bienes e inversiones, obligaciones y pasivos, así como el patrimonio, conforme a la normativa vigente.

Políticas

 El registro contable-presupuestal de las operaciones financieras del Poder Legislativo y los estados financieros se realizarán conforme a lo establecido en el Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México, que emita el Consejo Nacional de Armonización Contable (Conac) y demás normativa aplicable vigente.

 Los datos descritos en el formato de Solicitud programático-presupuestal (Anexo 1/0143 42000-F02- 20), así como la documentación soporte, cheque o transferencia serán las herramientas de control y registro de los momentos contable-presupuestales; mismos que se ingresarán al sistema contable.

 Se realizarán conciliaciones sistemáticas mensuales de los registros contable-presupuestales con los departamentos de Tesorería y Presupuesto.

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Desarrollo

Unidad administrativa Actividad

Núm. Descripción

Departamento de Contabilidad, Control de Almacenes y Activos Fijos (DCCAAF)

1 Recibe de la UIPPE Solicitud programático-presupuestal (Anexo 1/0143 42000-F02-20) con documentación soporte.

2 Registra en el sistema de contabilidad gubernamental y emite póliza con afectación al presupuesto de egresos devengado.

(Póliza).

3 Verifica el registro de las operaciones en el sistema de contabilidad gubernamental.

4 ¿Es correcto el registro? Sí/No.

5 Si, se realiza digitalización de documentos. Continua en actividad 7.

6 No, regresa a actividad 2.

7 Remite a Dirección de Finanzas solicitud programático- presupuestal con documentación soporte, así como listado de solicitudes.

Dirección de Finanzas 8 Recibe solicitud programático-presupuestal con documentación soporte, así como listado para su atención y regresa al DCCAAF.

DCCAAF 9 Recibe de la Dirección de Finanzas evidencia de su atención y

solicitud programático-presupuestal, con documentación soporte; registra en el sistema de contabilidad gubernamental y emite póliza con afectación al presupuesto de egresos pagado, (póliza y evidencia de atención).

10 Emite estados financieros.

11 Digitaliza documentos recibidos de la Dirección de Finanzas que se integran al archivo electrónico de la actividad 5; así como el legajo para archivo físico de trámite.

12 Realiza digitalización de estados financieros.

Fin

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Diagrama de flujo

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Procedimiento 2: Toma de inventario físico de almacenes

Objetivo:

Comprobar la existencia física de materiales y suministros que se encuentra en los diferentes almacenes del Poder Legislativo.

Políticas

 El levantamiento total del inventario físico de almacenes se llevará a cabo por lo menos dos veces al año en junio y diciembre en días hábiles, el cual deberá ser comprobado con registros contables y en el sistema interno de almacenes.

 El equipo de inventario se integrará por encargado del almacén y quien designe como apoyo, si así lo determina; representante DCCAAF; y personal designado por el Departamento de Control de la Dirección de Auditoría Interna (DC).

 Los almacenes permanecerán cerrados durante el periodo que dure el levantamiento del inventario semestral, por lo que los responsables de almacenes deberán tomar las precauciones necesarias para evitar que se vea afectada la operación, así como informar a las unidades administrativas usuarias.

 No formarán parte del levantamiento del inventario las existencias físicas que aún no estén registradas en el sistema, en los casos siguientes:

 Productos recibidos, pendiente de alta con la factura o remisión correspondiente.

 Devoluciones pendientes de registrar.

 Material pendiente de entregar.

 En la realización del inventario, se deberá efectuar un conteo, salvo en aquellos materiales y suministros que arrojen diferencias, complementándose con otro que las justifique o ratifique.

 El personal del DCCAAF podrá realizar inventarios esporádicos de control interno cuando lo considere necesario.

 Las causas de sobrantes o faltantes podrán ser las siguientes:

Sobrantes de inventario

a. Documentos fuente no registrados en el sistema interno de registro establecido.

b. Bienes entregados en menor cantidad a la establecida en el respectivo comprobante de salida.

c. Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante, este caso implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado, una vez identificados se realiza ajuste.

d. Otros (deberán especificarse por el encargado del almacén respectivo).

MANPRO-42031 CNDA-A9 Faltantes de inventario

a. Por merma: tratándose de bienes sólidos o líquidos que por su naturaleza puedan tener merma, siempre y cuando esté dentro cierta tolerancia.

b. Por negligencia o sustracción: el encargado del almacén es responsable del faltante.

c. Por volumen de movimiento: en estos casos se determinará los que corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de márgenes aceptables.

d. Otros (deberán especificarse por el encargado del almacén respectivo).

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Desarrollo

Unidad administrativa Actividad

Núm. Descripción

DCCAAF 1 Realiza la planeación para levantamiento de inventario.

(Cronograma).

2 Da a conocer logística de ejecución del levantamiento al equipo de inventario. (Correo u oficio de notificación, circular, cronograma).

Encargado de almacén 3 Recibe notificación para la toma de inventario. (Correo u oficio de notificación, circular, cronograma).

4 Designa al personal que deberá atender al equipo de inventario.

Departamento de Control 5 Recibe notificación y designa personal para participar en el inventario. (Correo u oficio de notificación, circular, cronograma).

DCCAAF 6 Entrega al equipo de inventario: mediante el formato “Listado

de toma de inventario”. (Anexo 2/0145 42031-F01-20).

Encargado de almacén 7 Da a conocer las existencias físicas que aún no estén registradas en el sistema, así como el formato “Relación de vales de salida pendientes de registro en el sistema” (Anexo 3/0146 42031-F02- 20) que aún no se registran en el sistema. (evidencia).

Equipo de inventario 8 Realiza conteo de materiales y suministros, que deberá contener: cantidad encontrada, unidad de medida y ubicación de ser el caso.

9 Realiza resumen de inventario.

10 ¿Se encontraron diferencias? Sí/No.

11 Sí, efectúa reconteo de diferencias, en presencia del encargado de almacén. Continua en actividad 13.

12 No, continúa en actividad 15.

13 ¿Persiste la diferencia? Sí/No.

14 Sí, la refrendan en la línea correspondiente del listado. Continua en actividad 16.

15 No, Realizan resumen de sobrantes y/o faltantes en el listado de toma de inventario.

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Unidad administrativa Actividad

Núm. Descripción

Equipo de inventario 16 Firman en cada hoja del formato “Listado de toma de inventario”. (Anexo 2/0145 42031-F01-20). reciben copia.

DCCAAF 17 Elabora acta para comunicar a la Secretaría de Administración y Finanzas resultado del inventario para conocimiento y fines consiguientes, con copia para unidades involucradas. (Acta).

Fin

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Diagrama de flujo

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P

3: I

,

-

Objetivo:

Registrar el valor de bienes en el sistema interno de registro y su baja contable-administrativa en los sistemas respectivos.

Políticas

 No se considerarán como activo no circulante los bienes intangibles, tales como licencias de software, redes, entre otros, sin embargo, se deberán establecer controles administrativos adecuados para su salvaguarda.

 En el caso de bienes de consumo inmediato o refacciones y herramientas se llevarán directamente al gasto.

 Para efecto de registro y control de bienes muebles, se referirá como valor de los mismos el consignado en el comprobante fiscal incluyendo gastos y costos relacionados con su adquisición, así como el IVA, a falta de éste, el valor estimado por perito o el que determine la unidad administrativa competente, se considerarán los bienes de idénticas características registrados en el inventario. Este valor deberá consignarse invariablemente en el registro de alta.

 Al tratarse de bienes muebles adquiridos en paquete, el comprobante fiscal deberá consignar el valor unitario de los mismos, en caso contrario, la DRM deberá obtener por escrito del proveedor su valor unitario al momento de la compra o, en su defecto, el valor estimado por perito o el que determine la unidad administrativa competente considerando bienes de idénticas características registrados en el inventario.

 El registro de los bienes muebles por costo unitario atenderá lo establecido en las Normas Administrativas del Poder Legislativo.

 Para baja en el sistema interno de registro de bienes se atenderá lo establecido en las Normas Administrativas del Poder Legislativo.

 El DCCAAF deberá resguardar originales de comprobantes fiscales de bienes muebles e inmuebles propiedad del Poder, cuyo valor sea igual o mayor a 70 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA), hasta su baja.

 Se realizarán conciliaciones de bienes muebles e inmuebles con el Departamento de Bienes Muebles.

MANPRO-42031 CNDA-A9

Desarrollo

Unidad administrativa Actividad

Núm. Descripción

UIPPE 1 ¿Es alta del bien? Sí/No.

2 Sí, envía formato: Solicitud programático-presupuestal, (Anexo 1/0143 42000-F02-20) con documentación soporte en la que se identifiquen bienes al DCCAAF.

DCCAAF 3 Recibe formato, captura en el sistema interno de registro de bienes el valor de los mismos. (Formato y comprobante fiscal).

4 Resguarda originales de comprobantes fiscales de bienes muebles e inmuebles propiedad del Poder, cuyo valor sea igual o mayor a 70 veces la UMA, hasta su baja. Continua en actividad 7.

UIPPE 5 No, recibe acta del Comité de Bienes Muebles e Inmuebles (CBMI) con documentación soporte para baja de bienes y turna al DCCAAF. (Acta y documentos).

DCCAAF 6 Recibe acta del CBMI con documentación soporte para baja de

bienes, realiza desincorporación de bienes en el sistema de contabilidad gubernamental y en el sistema interno de registro de bienes. (Acta y documentos).

7 Resguarda documentación soporte.

Fin

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Diagrama de flujo

MANPRO-42031 CNDA-A9

Anexos

Anexo 1: Formato de solicitud programático-presupuestal (Anexo 1/0143-42000-F02-20).

Anexo 2: Listado de toma de inventario (Anexo 2/0145-42031-F01-20)

Anexo 3: Relación de vales de salida pendientes de registro en el sistema (Anexo 3/0146-42031-F02-20)

(2) Fecha (día, mes, año): Fecha de elaboración Solicitud programático-presupuestal (3)

(4) Programa: Elija programa. (5) Proyecto: Elija proyecto.

(6) Dependencia: Elija dependencia.

(7) Clave unidad administrativa para afectación presupuestal Varias (anexo) ☐ (8) Beneficiario:

(9) Importe: Importe con letra:

(10) Justificación / observaciones:

(11) Nombre, cargo y firma de titular de unidad administrativa solicitante

Gasto por programa Gasto presupuestal

(12) Clave unidad

administrativa (13)

Actividad (14) Importe $ (16) Clave presupuestal (17) Importe $

(15) Total $ 0.00 (18) Total $

(19) Departamento de Programación (20) Departamento de Presupuesto O

C A

(21) Analista

Anexo 3/0143 42000-F02-20

Programación y Evaluación del Poder Legislativo del Estado de México.

Núm. Concepto

1 Folio: número progresivo asignado por la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación (UIPPE).

2 Fecha: seleccionar día, mes y año en que se presenta solicitud a la UIPPE.

3 Tipo de solicitud: seleccionar tipo de solicitud ―trámite adquisiciones (uso exclusivo Departamento de Adquisiciones), gastos a comprobar o para pago.

4

Programa: elegir clave y nombre que corresponde a la dependencia de acuerdo al Anexo 5. Catálogo de programas y proyectos del Manual de Información, Planeación, Programación y Evaluación del Poder Legislativo del Estado de México (MIPPEPLEM).

5 Proyecto: elegir clave y nombre que corresponde a la dependencia de acuerdo con Anexo 5. Catálogo de programas y proyectos del MIPPEPLEM.

6 Dependencia: elegir clave y nombre de acuerdo con Anexo 4. Catálogo de dependencias y unidades administrativas del

MIPPEPL MIPPEPLEM ^EM.

7 Clave unidad administrativa para afectación presupuestal: anotar unidad que recibe bien o servicio y es responsable, en su caso, por la comprobación del gasto.

8

Beneficiario: anote razón social del proveedor, empresa o prestador de servicio que presenta la mejor oferta del bien o servicio, servidor público o beneficiario del recurso.

En caso de gasto a comprobar, deberá anotarse adicionalmente nombre del servidor público que quedará como deudor diverso.

9 Importe: deberá expresarse en número y letra.

10 Justificación / observaciones: incluir datos como número de factura, descripción del bien o servicio, justificación del gasto, así como código del contrato, según corresponda.

11 Nombre, cargo y firma del titular de la unidad administrativa solicitante: anotar nombre, cargo y firma del servidor público responsable del trámite.

Gasto por programa

12 Clave unidad administrativa: de acuerdo con Anexo 4. Catálogo de dependencias y unidades administrativas acuerdo al MIPPEPLEM. 13 Actividad: indicar número que corresponda al gasto de acuerdo a la Programación Anual de Metas (^PAM) vigente.

14 Importe: cantidad que se asigna a la actividad en mención.

15 Total: suma de importes asignados a actividades correspondientes coincidiendo con el campo número 9.

Gasto presupuestal (uso exclusivo Departamento de Presupuesto)

16 Clave presupuestal: número asignado por el Departamento de Presupuesto, indica unidad administrativa y partida por objeto del gasto que corresponda al gasto, de acuerdo con MIPPEPLEM.

17 Importe: cantidad que se asigna a la clave presupuestal en mención.

18 Total: suma de los importes asignados a claves presupuestales correspondientes coincidiendo con los campos número 9 y 15.

19 Departamento de Programación, nombre y firma.

20 Departamento de Presupuesto, nombre y firma.

21 Nombre y firma del analista responsable de la codificación presupuestal.

Nota: presentar el formato para trámite en tres tantos.

Secretaría de Administración y Finanzas Inventario al Departamento de Contabilidad, Control de Almacenes y Activos Fijos Almacén de

Núm. Unidad de

medida Existencia Almacén Diferencia Precio

unitario Costo total Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación Fecha dd/mm/aa

Descripción artículo

Anexo 2/0145 42031-F01-20

Unidad administrativa:

LISTADO DE TOMA DE INVENTARIO

RELACIÓN DE VALES DE SALIDA PENDIENTES DE REGISTRO EN EL SISTEMA

Secretaría de Administración y Finanzas Inventario al

Departamento de Contabilidad, Control de Almacenes y Activos Fijos Almacén de

Núm. Unidad de

medida Cantidad

Anexo 3/0146 42031-F02-20

Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación

Descripción artículo

Fecha dd/mm/aa

MANPRO-42031 CNDA-A9

H

A

V

C.P. Luis David Miranda Gómez SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

Y FINANZAS

Dr. en E. J. Walfred José Gómez Vilchis M. en Ed. Elena Karina Castañeda Pagaza COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y

DESARROLLO ADMINISTRATIVO

UNIDAD DE INFORMACIÓN, PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y

EVALUACIÓN

L.D. Jehú López Sánchez C. Ever Alexander López Flores

ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO DE NORMATIVIDAD, ORGANIZACIÓN Y

DESARROLLO

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD, CONTROL DE ALMACENES Y ACTIVOS

FIJOS