Plan de Contingencia y Medidas Organizativas

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Plan de Contingencia y Medidas Organizativas para la vuelta al trabajo presencial – Alerta Coronavirus COVID-19

CÓDIGO ÁREA - UNIDAD PROCESO/S IMPLICADO/S CONTACTO / INFORMACIÓN VERSIÓN

TBD ASSGG - RRHH RRHH [email protected] 29-SEPTIEMBRE-2021

INSTITUTO DE ASTROFÍSICA DE CANARIAS

C/ Vía Láctea, s/n. 38200 – San Cristóbal de La Laguna. Santa Cruz de Tenerife. España www.iac.es

Plan de Contingencia y Medidas Organizativas

Aprobado en Comité de Dirección del IAC, CD34/21, de 29 de septiembre de 2021.

ANTECEDENTES:

Desde que el día 11 de marzo de 2020 la Organización Mundial de la Salud declarara pandemia internacional la situación de emergencia ocasionada por el brote epidémico de COVID-19, se adoptaron las primeras medidas urgentes para hacer frente a la propagación de la enfermedad.

Asistimos ahora a una mejora de la situación sanitaria por la disminución de la incidencia de la COVID- 19, como resultado del proceso de vacunación masiva con pauta completa en prácticamente todas las franjas de edad que ha permitido que se dictara el Real Decreto Ley 13/2021, de 24 de junio.

En este nuevo contexto, y con fecha 15 de septiembre de 2021, la Secretaría de Estado de Función Pública ha dictado Resolución sobre la revisión de medidas a adoptar por la Administración General del Estado (AGE) frente a la COVID-19, con objeto de regular la normalización de la presencia física del personal de la AGE en la prestación ordinaria de los servicios, manteniendo las medidas y recomendaciones de prevención establecidas por las autoridades sanitarias y la legislación vigente.

Asimismo, con fecha 20 de septiembre, el Subsecretario de Ciencia e Innovación ha firmado una Resolución Marco para la aplicación de la citada Resolución de la Secretaría de Estado de Función Pública, a los servicios centrales de este Ministerio y a los organismos y entidades vinculadas, como el IAC.

En el marco de estas resoluciones y, en concreto, en el ámbito de seguridad y salud laboral, los organismos como el IAC debemos actualizar, en nuestro ámbito organizativo, nuestro “Plan de Contingencia y Medidas Organizativas”, tomando como base los criterios, pautas y recomendaciones que fijen las autoridades sanitarias competentes en cada momento, así como a la normativa aplicable de prevención de riesgos laborales.

En este sentido, es necesario avanzar en la accesibilidad de la ciudadanía a los servicios públicos con un mayor volumen de presencialidad, conjugado con la preservación de la salud y minimizando los riesgos tanto para el personal al servicio de la Administración General del Estado como de la ciudadanía usuaria de los servicios públicos.

El IAC, desde los inicios de esta situación, trabajó en el desarrollo de medidas preventivas necesarias para evitar la propagación de la enfermedad COVID-19 en nuestros centros de trabajo. Fruto de este trabajo y gracias a la colaboración del personal de todos los centros, hemos conseguido evitar brotes de contagios y el número de casos detectados ha sido muy bajo.

El presente documento recoge, dentro del ámbito del IAC, las medidas organizativas y preventivas, que serán de aplicación al personal del IAC en todos los centros de trabajo (sedes y observatorios) desde el 1 de octubre de 2021, y durante el periodo de vigencia de las mencionadas resoluciones ministeriales.

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Plan de Contingencia y Medidas Organizativas para la vuelta al trabajo presencial – Alerta Coronavirus COVID-19

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Documentos de referencia:

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Resolución de la Secretaría de Estado de Función Pública, de 15 de septiembre, sobre revisión de las medidas a adoptar en la Administración General del Estado frente a la COVID-19 ante la evolución de la situación sanitaria y el avance de la vacunación.

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Resolución Marco de la Subsecretaría de Ciencia e Innovación, de 20 de septiembre de 2021, por la que se aplica a los Servicios Centrales del Ministerio de Ciencia e Innovación y a los organismos y entidades vinculadas, dependientes y adscritas al departamento la resolución de la Secretaría de Estado de Función Pública, de 15 de septiembre de 2021, sobre revisión de las medidas a adoptar en la Administración General del Estado frente a la COVID-19 ante la evolución de la situación sanitaria y el avance de la vacunación.

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Ley 2/2021, de 29 de marzo, de medidas urgentes de prevención, contención y coordinación para hacer frente a la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19

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Real Decreto- ley 13/2021, de 24 de junio, por el que se modifican la Ley 2/2021, de 29 de marzo, de medidas urgentes de prevención, contención y coordinación para hacer frente a la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19, y el Real Decreto-ley 26/2020, de 7 de julio, de medidas de reactivación económica para hacer frente al impacto del COVID-19 en los ámbitos de transportes y vivienda.

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DECRETO 78/2020, de 12 de noviembre, del Presidente del Gobierno de Canarias, por el que se establecen medidas en el ámbito de la isla de Tenerife en aplicación del Real Decreto 926/2020, de 25 de octubre, por el que se declara el estado de alarma, para contener la propagación de infecciones causadas por el SARS-COV-2. Boletín Oficial de Canarias de 13 de noviembre de 2020.

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Procedimiento de actuación para los Servicios de Prevención de Riesgos Laborales frente a la exposición al SARS-CoV-2 (16 de julio de 2021)

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Resolución de 22 de julio de 2021, por la que se da publicidad al Acuerdo de la Comisión Bilateral de Cooperación Administración General del Estado-Comunidad Autónoma de Canarias, en relación con la Ley 1/2021, de 29 de abril, por la que se establece el régimen sancionador por incumplimiento de las medidas de prevención y contención frente al COVID-19 en la Comunidad Autónoma de Canarias. Boletín Oficial de Canarias de 6 de septiembre de 2021.

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Evaluación de Riesgos en situaciones de exposición al Covid-19. SPA Quirón Prevención y UPRL.

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1. ALCANCE

El objetivo del presente documento es actualizar las medidas organizativas y preventivas establecidas en el IAC en base a las últimas resoluciones aplicables a la Administración Pública. Todo lo aquí recogido será de aplicación para el personal del Instituto de Astrofísica de Canarias (IAC), incluidos todos sus centros de trabajo (Sedes y Observatorios), personal colaborador y visitantes, así como a cualquiera que desarrolle una actividad en nuestras instalaciones.

2. JORNADA DE TRABAJO

La modalidad ordinaria de prestación de servicio para todo el personal será la presencial. El cumplimiento de la jornada de trabajo se realizará de la siguiente manera:

a) Presencia física en el centro de trabajo, de lunes a viernes en el horario habitual establecido en la resolución por la que se dictan instrucciones sobre jornada y horarios de trabajo del personal al servicio de la Administración General del Estado y en el calendario laboral aprobado en el IAC, según el régimen de dedicación de cada puesto.

b) Podrá realizarse por medios telemáticos, previa autorización y siempre que las funciones sean susceptibles de prestarse a distancia, hasta un 20% de la jornada de trabajo semanal que se acumulará en un día completo¹.

El Servicio de Prevención Ajeno actualizará, en función de la pauta de vacunación, el nivel de riesgo del personal considerado especialmente sensible de acuerdo con los criterios y pautas establecidos en el Procedimiento para los servicios de prevención de riesgos laborales vigente en cada momento.

En los siguientes supuestos, se puede excepcionar hasta el 100% de la jornada semanal de la presencia física en el centro de trabajo, realizando sus funciones por medios telemáticos:

a) Personal que se catalogue por el Servicio de Prevención Ajeno como especialmente sensible por inmunodeficiencia o en tratamiento por cáncer o lo que así se determine por el servicio de prevención ajeno de acuerdo a la situación de alerta del momento.

b) Personal que se encuentre en cuarentena obligatoria en relación con la COVID-19, debidamente justificada, así como cuando la cuarentena afecte a las personas menores o dependientes a su cargo.

c) Asimismo, y como adicional medida preventiva para evitar la transmisión en nuestros centros de trabajo, cuando así lo evalúe y comunique la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales, contrastando con los criterios del Servicio de Prevención Ajeno.

1 Si bien la Resolución Marco de la Subsecretaría de Ciencia e Innovación de 20 de septiembre de 2021 indica la posibilidad de realizar parte de la jornada laboral por medios telemáticos en jornada de tarde, el personal del IAC tiene jornada continua sin excepción, con los correspondientes márgenes de flexibilidad y descanso, tal y como se detalla en el Calendario Laboral. Por tanto, la realización de jornada por medios telemáticos en el IAC, hasta el 20%, puede realizarse, en su caso, mediante un día completo.

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3. NOTIFICACIÓN DE CASOS.

La colaboración del personal en la detección precoz de todos los casos compatibles con COVID-19 y sus contactos es fundamental para controlar la transmisión. Es por ello necesario que se siga comunicando, en caso de comenzar con algunos de los síntomas compatibles con COVID o hayan estado en contacto estrecho con una persona que haya sido diagnosticada en la enfermedad, con la Unidad de Prevención de Riesgos Laborales [email protected], incluyendo la información respecto a personas con las que ha mantenido un contacto más cercano en el IAC:

- Tipo de síntomas o contacto estrecho con personas positiva en prueba Covid.

- Inicio de síntomas si los tuviera.

- Personas del IAC con las que ha estado en contacto a menos de 2 metros de distancia, sin mascarilla y/o ventilación.

En caso de que se encuentren en el centro de trabajo, previa notificación por correo electrónico a su mando con copia a la [email protected], o por teléfono en caso de que por email no fuera posible, abandonarán el centro y lo comunicarán al 900-112- 061, siguiendo las indicaciones que desde este servicio se le indiquen.

4. PRUEBAS DIAGNÓSTICAS (PCR, Prueba de Antígenos)

Pruebas PCR. – Sigue disponible, hasta nuevo aviso, la realización de pruebas PCR para el personal que se desplace en comisión se servicio a otros países o instalaciones donde sea un requisito de entrada. Para solicitarlas, deben ponerse en contacto con [email protected] como mínimo una semana antes, incluyendo en su solicitud: nombre y apellidos, NIE/DNI, y la fecha en la que se deben realizar la prueba para cumplir con los requisitos que les soliciten en el país o instalación a la que se desplazan.

Test de antígenos. - También tenemos disponible la realización a través de laboratorios contratados al efecto, la realización de test de antígenos para aquellas situaciones, donde sea necesaria la realización de esta prueba y poder evitar contagios masivos, siempre siguiendo el criterio establecido por el Servicio Canario de Salud.

5. MEDIDAS PREVENTIVAS EN LOS CENTROS DE TRABAJO

a) Ventilación: Medidas de ventilación cruzada en todos los despachos individuales o compartidos.

b) Limpieza y desinfección: Los trabajadores deben disponer de agua y jabón en todos los baños de los centros de trabajo, así como de gel hidroalcohólico y desinfectantes con actividad virucida en aquellas zonas lejos de los lavabos. La empresa de limpieza sigue desinfectando las superficies de uso común como son los pomos de puertas, baños, etc. El personal usuario de mesas de cafetería, herramientas, etc debe hacer lo propio. En caso de que se notifique un caso sospechoso o positivo, se informará a la empresa de limpieza para la desinfección del despacho o zona de trabajo del mismo.

c) Puestos de trabajo:

Oficinas: Se han dispuesto de manera que haya una distancia entre ellos de 1,5 metros. En aquellos despachos compartidos donde no ha sido posible esta separación, se han instalado mamparas separadoras entre puestos. Adicionalmente, en los despachos compartidos, se debe usar mascarilla

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de forma obligatoria (BOC, de 6 de septiembre de 2021). Evitar el uso compartido de documentación en papel, teléfonos, material de oficina, impresoras, o equipamiento compartido similar. En el caso que se dé la situación anterior, el personal deberá seguir las instrucciones difundidas de buena higiene de manos, antes y después de la manipulación de estos elementos. Para minimizar esta probabilidad de contagio, se procurará agrupar en el tiempo este tipo de actividades.

Se mantendrá una política de mesas limpias de papel y utensilios no necesarios para el trabajo.

Finalizada la jornada, las mesas deberán quedar totalmente diáfanas, salvo los medios informáticos.

Puestos no de oficinas: Los trabajadores que ocupen puestos de trabajo fuera de oficinas, donde se muevan continuamente y se pierda la distancia de seguridad (laboratorios, talleres, trabajadores de puestos de mantenimiento), deberán usar en esas condiciones mascarilla FPP2. Minimizar el número de trabajadores que accedan a una misma zona al mismo tiempo.

El objetivo es mantener la distancia social recomendada tanto entre aquellos que estén transitando por esas zonas como con aquellos que se encuentren situados en sus puestos de trabajo.

En el caso de Talleres, Mantenimiento Instrumental, o cualquiera susceptible de compartir herramientas, máquinas o similares, se planificará el uso de las mismas de manera que se intente dividir estas zonas de trabajo por pasillos o áreas, evitando en la medida de lo posible el uso compartido. En caso de que esta medida no se pueda llevar a cabo en algún momento, se limpiarán las superficies de contacto de las mismas con líquido virucida.

d) Las mesas de cafetería, office, vestuarios y zonas comunes: Deben mantenerse en las zonas donde se han colocado, sin que sea posible su agrupación. En cada mesa simple de uso habitual 4 personas, solo podrá sentarse un usuario, para garantizar esta distancia. El uso de estas zonas se hará de forma escalonada, evitando masificaciones en horas punta. Se ruega a los usuarios que no ocupen las mesas de estas zonas por tiempo más del necesario, para favorecer que el resto de usuarios pueda hacer uso de las mesas para la comida.

En estas zonas se dispone de líquido desinfectante y papel para la limpieza de la mesa por parte del usuario de la misma tras su uso.

e) Aforos: En las salas de reuniones, aulas, laboratorios, debe respetarse en todo momento el aforo señalado en su entrada que se fijará en base al nivel de alerta de la isla correspondiente. En las salas de reuniones y aula, el personal ocupará los sitios, lo más separados posible.

f) Pasillos y zonas de paso: Debe evitarse, formar grupos estáticos en zonas de paso, escaleras, dando preferencia al uso de videoconferencias, correos electrónicos, llamadas telefónicas, para las consultas a otros departamentos o trabajadores. Circular en los pasillos y escaleras por su lado derecho.

g) Mascarillas FFP2: Las personas catalogadas como vulnerables que acudan al centro de trabajo, o aquellas que, por su reciente incorporación, no haya pasado revisión médica por Vigilancia de la Salud deberán ir provistos de mascarillas tipo FFP2. También podrán hacer uso de las mismas todas aquellas personas que lo soliciten. Las mascarillas, serán entregadas en las garitas y recepciones de los distintos centros de trabajo.

h) Baños y ascensores: El uso de los baños y ascensores respetará el aforo señalado en el acceso;

se tendrá que esperar por fuera a que salga quien lo ocupa. Si es posible, priorizar la utilización de escaleras en lugar de ascensor.

Se dispondrá en los baños de pulverizador desinfectante, para aplicar por la persona antes y tras su uso.

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i) Vehículos del IAC: El uso de vehículos del IAC se hará, en la medida de lo posible, de forma individual, desinfectándose cada vehículo tras su uso. En caso de que no sea posible este uso individual, será ocupado como máximo por dos personas en diagonal y filas distintas. Ambos irán provistos de mascarilla FFP2 durante todo el trayecto y con las ventanas abiertas para favorecer la ventilación cruzada. Se cambiarán las emisoras de todos los coches a modalidad manos libres.

Se realiza la desinfección diaria de los vehículos del IAC previo al uso por el siguiente trabajador. Se marcará sobre el volante del vehículo que la desinfección se ha llevado a cabo, y fecha y hora de la misma. Sólo en el caso de que pueda asegurarse que el usuario anterior fue la misma persona que accede inmediatamente después al mismo vehículo, no será necesaria esa desinfección; si bien, es también recomendable.

j) Residencias de los OOCC: Se establecerá una ocupación para las Residencias del Observatorio del Teide y del Roque de los Muchachos en función del nivel de alerta decretado por la isla correspondiente. Tras el uso de las habitaciones, el personal de limpieza realizará sus funciones, utilizando desinfectantes recomendados. Cada habitación, una vez desinfectada, podrá ser usada por un nuevo usuario con un intervalo de tiempo que será ajustado al nivel de alerta de ese momento.

k) Empresas externas: Las empresas que presten su servicio en todas las sedes y observatorios del IAC, lo harán bajo cumplimiento de sus protocolos de medidas preventivas, al igual que de las recomendaciones e instrucciones descritas en el presente documento.

l) Horario de acceso a los centros de trabajo: Se elimina la limitación de acceso y presencia en los centros de trabajo del IAC que, en el caso de las sedes, establecía las 18:30 horas como hora límite de permanencia. En todo caso, deberán extremarse las medidas preventivas recogidas en el presente Plan durante el tiempo de permanencia. El acceso y presencia en las sedes del IAC, durante los fines de semana y festivos, sigue siendo restrictivo, y sólo ante circunstancias debidamente justificadas y aprobadas por los correspondientes Coordinadores de Área, que informarán a los servicios de seguridad para posibilitar dichos accesos.

m) Cancha de deportes en la sede central del IAC: Queda autorizado el uso de la cancha de deportes de la sede central del IAC. Se indicarán las medidas específicas de uso y aforo para esta cancha, durante su uso.

n) Visitas, proveedores y suministros: Se evitará en la medida de lo posible el acceso de vistas, proveedores, mensajería, etc., a las instalaciones de los centros de trabajo del IAC, procurando que el punto de entrega sea a la entrada del recinto. Desde la Unidad de Contratación se le comunicará a la empresa de transporte las normas para la entrega de mercancías (lugar, hora, y cualquier otra medida que estimen oportuno), se asegurarán de que la mercancía recibida (paquetes o cartas), sean desinfectadas por nuestro propio personal antes de su manipulación.

Las personas que accedan a los centros de trabajo, lo deberán hacer provistos de mascarilla en todo momento.

La entrada al centro de familiares o visitas que no sean de trabajo, será regulada en función del nivel de alerta, en los anexos de este documento. En todo caso, deberá evitarse su entrada, especialmente la de menores de edad.

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6. REUNIONES Y VIAJES

Con carácter general, las reuniones se celebrarán presencialmente o mediante videoconferencia o modalidad mixta, respetando el aforo máximo establecido para cada sala por los servicios de prevención. Se evitarán, en lo posible, las reuniones que impliquen desplazamientos a otra localidad, así como los viajes de trabajo siempre que puedan utilizarse medios tecnológicos como la videoconferencia.

7. CURSOS Y ACTIVIDADES FORMATIVAS

Las unidades responsables de la organización de cursos y actividades formativas desarrollarán, con carácter prioritario, su actividad mediante medios telemáticos, con la finalidad de minimizar los posibles riesgos para la salud, respetando en todo caso los términos que determinen las autoridades sanitarias.

8. PROCESOS SELECTIVOS

Las convocatorias de procesos selectivos continuarán su tramitación y ejecución ordinaria, debiendo respetar en todo caso las indicaciones que realicen las autoridades sanitarias.

Se impulsará el uso de medios de carácter telemático tanto en las pruebas de examen como en los ejercicios de lectura presencial de carácter individual por parte de la persona candidata.

9. ATENCIÓN AL PÚBLICO

En los servicios establecidos de atención al público (Registro General del IAC) se mantiene la necesidad de cita previa al menos hasta el 31 de diciembre de 2021.

En todo caso se limitará el aforo de la ciudadanía en la atención presencial en función del espacio disponible para atención al público y se adoptarán las medidas de prevención para garantizar la seguridad y salud de acuerdo con lo que establezca la normativa vigente.

El horario de atención presencial, por parte del Registro General del IAC, y hasta nuevo aviso, será de Lunes a Viernes, de 09:00 a 14:00 horas, con cita previa.

10.FORMACIÓN E INFORMACIÓN DEL PERSONAL

Para garantizar la formación e información de los trabajadores del IAC (artículo 19 de la Ley de PRL), todo el personal del IAC de nuevo ingreso, seguirá recibiendo la formación necesaria establecida por el Servicio de Prevención Ajeno respecto a los riesgos y medidas preventivas COVID.

11.VIGILANCIA DE LA SALUD

Como se viene haciendo desde el inicio de la situación epidemiológica, los trabajadores

pasarán entrevista con el Servicio de Prevención para la detección de la posible

vulnerabilidad, junto con la revisión médica o de forma independiente si se trata de

trabajadores que ya ocupaban plaza antes de decretarse la situación de alerta.

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12.PLANES DE EMERGENCIA

En lo que se refiere a emergencias, se dispondrá de mascarillas FFP2 y guantes de reserva para este tipo de actuaciones, en las que la distancia de seguridad de 2 metros no se pueda mantener.

13.OTRAS ACTUACIONES

Comité de Seguridad y Salud y Delegados de Prevención: Según se establece en el artículo 18

“Información, consulta y participación” y el Capítulo V “Consulta y participación de los trabajadores”

de la Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales, este documento, así como sus posibles adaptaciones o actualizaciones, se traslada a los Delegados de Prevención y al CSS para su consulta y participación, con carácter previo a su aprobación.

Representantes de los trabajadores, CE: Asimismo, en lo que se refiere a las medidas organizacionales previstas también en este protocolo, o aquellas que se prevean adoptar en las distintas fases de desescalada, serán trasladadas al Comité de Empresa del IAC para su consulta y participación en ese ámbito.

Comité de Dirección: Corresponde al Comité de Dirección del IAC la aprobación del presente documento, una vez se hayan llevado a cabo los citados procesos de información y consulta.

Departamento de RRHH/ UPRL: Serán los encargados de recabar la información y elaborar los listados de personal, en base a los criterios de vulnerabilidad detectados por el Servicio de Vigilancia de la Salud. En aquellos casos que se detecten trabajadores vulnerables por el Servicio de Vigilancia de la Salud, se informará al mando y al CSS, tal y como se hace con las revisiones médicas.

Cartelería e información: Se dispondrá cartelería para informar y recordar las medidas de seguridad que se distribuirán por los centros de trabajo. A falta de cartelería oficial, la misma será elaborada por el IAC en base a los criterios y recomendaciones de organismos oficiales. La información respecto a la emergencia sanitaria se mantendrá accesible a través de la página interna tal y como se ha venido haciendo hasta el momento.

Este documento, su anexo y cualquier otra información de riesgos relacionada, estará disponible en la intranet del IAC, para el acceso del personal.

En aras de la seguridad y salud de todas las personas que conforman el IAC, todo el personal del centro está obligado al cumplimiento de las normas organizativas y de prevención relativas a la seguridad y salud establecidas en este plan de contingencia, y en las normas que lo puedan desarrollar para la eliminación o minimización de las situaciones de riesgo derivadas de la COVID-19. Deberán comunicar de inmediato cualquier situación que consideren que pueda presentar un riesgo para su seguridad y salud o la de terceros, así como cooperar con sus mandos directos para poder garantizar que las condiciones de trabajo sean seguras y no entrañen riesgos añadidos para la seguridad y la salud con motivo del COVID-19

Aprobado en Comité de Dirección CD34/21, de 29 de septiembre de 2021