Proyecto de implementación de un sistema de gestión de almacenes bajo el enfoque de cadena de suministro: caso empresa Fideos Anita

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(1)FACULTAD DE INGENIERÍA Carrera de Ingeniería Empresarial y de Sistemas. PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES BAJO EL ENFOQUE DE CADENA DE SUMINISTRO: CASO EMPRESA FIDEOS ANITA Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional de Ingeniero Empresarial y de Sistemas. MORENO MINAYA, VICTOR FERNANDO Asesor: Luis Alcantara Gavidia Lima – Perú 2018.

(2) Dedicatoria. A Dios por estar presente en cada paso que doy.. A mis padres Fernando y Aida y mis hermanas por su amor, empuje y aliento para mejorar cada día.. A Ángela mi amada esposa e hijas Flavia Victoria, Gabriela Fernanda, Lucía Isabel y Zoe Sofía. mis. compañeras. de. viaje,. por. comprenderme, apoyarme y ser mi inspiración a seguir creciendo..

(3) Agradecimiento. Quiero agradecer a la Divinidad por permitirme vivir este momento.. También agradezco a cada una de las personas que con su personalidad fueron aportando en mi aprendizaje día con día, a mis profesores, amigos. y compañeros, en. especial al profesor Luis Alcántara quien supo guiarme en hacer posible este trabajo.. En especial quiero agradecer a mis padres por el aporte que brindan durante mi crecimiento profesional..

(4) INDICE. INTRODUCCIÓN. 3. GENERALIDADES DE LA EMPRESA. 4. Datos Generales. 4. Reseña Histórica. 4. Organigrama de la empresa. 5. Productos. 5. Relación de la empresa con la sociedad. 5. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 6. Definición del Problema. 6. Análisis de situación actual. 7. Descripción de la cadena de suministro. 7. Estructura de procesos internos que soporta la cadena de suministros. 8. Análisis de la gestión de almacenes Objetivos. 10 13. General.. 13. Específicos.. 13. Alcances y limitaciones. 13. Análisis de alternativas de solución. 14. Evaluación de esfuerzo MARCO TEORICO Cadena de suministro Estrategias Logísticas Gestión de Almacenes. 14 15 15 17 18. Objetivos.. 18. Beneficios. 18. Proceso clave para la gestión de almacenes.. 19. Tipos y funciones de almacenes.. 20. Sistema de Libros Electrónicos PLE. 21. Rational Unified Process (RUP). 23. Estructura de RUP. 24. Fases.. 24. Disciplinas.. 25. Marco de trabajo RUP. 27. DESARROLLO DEL PROYECTO. 28.

(5) Situación inicial del Modelo de Negocio. 28. Proceso de logística.. 29. Proceso de operaciones.. 29. Proceso de ventas.. 30. Gestión del Proyecto. 31. Planificación del proyecto.. 31. Cronograma de proyecto. 32. Evaluación y análisis financiero.. 33. Análisis. 37. Diseño.. 43. Construcción e implementación.. 46. Pruebas.. 50. ANALISIS Y RESULTADOS. 51. CONCLUSIONES. 54. RECOMENDACIONES. 55. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. 56.

(6) INDICE DE FIGURAS. Figura 1: Organigrama de la empresa. 5. Figura 2: Esquema de operaciones de la empresa. 7. Figura 3: Proceso de Operaciones. 8. Figura 4: Mapa de procesos internos. 8. Figura 5: Diagrama Causa y Efecto. 11. Figura 6: Flujo de información Cadena de Suministro. 15. Figura 7: Fases y flujos del RUP. 24. Figura 8: Fases e Hitos. 24. Figura 9: Modelo actual de Negocio. 28. Figura 10: Cronograma de actividades. 32. Figura 11: Proceso de almacenes. 36. Figura 12: Modelo de Caso de Uso de Negocio. 38. Figura 13: Diagrama de Casos de Uso del Sistema. 42. Figura 14: Diagrama de Clases. 44. Figura 15: Diagrama de diseño de base datos.. 45. Figura 16: Interface de registro de almacenes.. 46. Figura 17: Interface de registro de movimientos de ingreso a almacenes.. 47. Figura 18: Interface de registro de movimientos de salidas de almacenes.. 48. Figura 19: Interface de consulta de stocks de almacenes. 49. Figura 20: Requerimientos de Existencias. 51. Figura 21: Despachos por colaborador. 52. Figura 22: Ordenes despachadas con Error. 53.

(7) INDICE DE TABLAS. Tabla 1: Matriz FODA. 10. Tabla 2: Evaluación del esfuerzo. 14. Tabla 3: Tipo de Movimiento SUNAT. 22. Tabla 4: Costos de personal para el desarrollo del proyecto. 33. Tabla 5: Requisitos de Hardware. 33. Tabla 6: Requisitos de Software. 33. Tabla 7: Evaluación Financiera, expresada en soles.. 34. Tabla 8: Calculo de mejora de utilidades. 35. Tabla 9 Actores de Negocio. 37. Tabla 10 Casos de Uso de Negocio. 37.

(8) 3 INTRODUCCIÓN. FIDEOS ANITA es una empresa que fue evolucionando a lo largo del tiempo, y sus directivos se han dado cuenta de la importancia y el impacto positivo que aporta el tener una buena gestión de sus almacenes, debido a que un almacén es un área de servicio y por lo tanto está relacionado con todas las áreas dentro de la organización, y en principal con todos los procesos involucrados en la cadena de suministros, afectando también de manera directa los niveles de rentabilidad. La gestión de almacenes tiene como rol esencial el control y exactitud de los inventarios y por lo tanto necesita de herramientas que le permitan obtener información real y confiable de todas las transacciones ocurridas dentro de su ámbito de proceso, es por este motivo que un sistema de información de gestión de almacenes es la herramienta indicada que ayuda a los usuarios a obtener información necesaria para la toma de decisiones y optimización de los recursos disponibles. El proyecto propuesto para el siguiente trabajo, es la implementación del Sistema de Gestión de Almacenes, de la empresa FIDEOS ANITA, dicho proyecto fue motivado debido a la gran importancia que tiene la gestión de los almacenes dentro de una organización. En el presente documento, se trata de plasmar la información más relevante para el entendimiento del objetivo del proyecto, que es el de proporcionar información real y confiable de todos los almacenes e inventarios de la organización. En dicha información encontraremos lo siguiente: La descripción de los principales procesos de negocio y su interacción con el área de almacenes. Los conceptos y las metodologías de trabajo usadas con los integrantes del equipo de desarrollo. Y una visión general de la arquitectura de desarrollo aplicada en este proyecto.. Palabras Clave: Gestión de Proyectos, Metodologías de Desarrollo de software, Cadena de Suministro y Gestión de Almacenes..

(9) 4 GENERALIDADES DE LA EMPRESA. Datos Generales. FIDEOS ANITA S.A. es un molino harinero peruano el cual inició sus operaciones en marzo de 1996 y se encuentra ubicada en Carretera central 869, Santa Anita, Lima.. Se clasifica como mediana empresa por la cantidad de trabajadores y al volumen de ventas ya que se estima que la oferta en el mercado peruano de productos farináceos (harinas y fideos) se concentra en Alicorp, Molitalia, Cogorno y FIDEOS ANITA, empresas que representan en conjunto alrededor del 70.0% de la capacidad instalada de fideos y el 80.0% de molienda.. Reseña Histórica. FIDEOS ANITA S.A., es una empresa creada para incursionar en el rubro de la harina de trigo y sus derivados (fideos, sémolas y galletas) y en la actualidad pasó a ocupar el segundo lugar en este segmento.. También, ha emprendido con éxito el camino de la internacionalización. Sus productos ahora tienen presencia en mercados de Sudamérica, América Central, el Caribe y Asia. En total, la marca Anita compite en siete países aparte del Perú y es líder en ventas en Nicaragua..

(10) 5 Organigrama de la empresa. Figura 1: Organigrama de la empresa Fuente: MOF Fideos Anita. Productos Harinas Fideos Cortos Fideos Largos Galletas Afrecho y Salvado. Relación de la empresa con la sociedad. Un pilar indispensable para FIDEOS ANITA ha sido la innovación. Así, desde el 2003 la empresa desarrolló investigaciones para lograr una semilla de trigo que se adapte mejor a las condiciones del país y que ofrezca rendimientos sobre el promedio mundial. “Después de muchos años logramos la semilla ANITA T.4, que posteriormente fue reconocida por el Ministerio de Agricultura como una de las mejores seis semillas peruanas. Con ella realizamos cadenas productivas de trigo en varias zonas del país: La Libertad (Otuzco, Julcán, Santiago de Chuco), Lima, Pisco, Junín y Huancavelica, con rendimientos interesantes”..

(11) 6 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Definición del Problema. FIDEOS ANITA es una organización cuyo objetivo de negocio es la producción y comercialización de alimentos derivados del trigo, para lo cual cuenta con diversos almacenes que le permiten mantener los inventarios físicos de todos los recursos necesarios para poder cumplir con los pedidos y requerimientos de sus clientes tanto internos como externos. Estos almacenes contienen y agrupan existencias tales como: materias primas, insumos, envases, embalajes, herramientas, productos en proceso de producción y productos terminados, las cuales son gestionadas según su clasificación y uso por las diferentes áreas de procesos como son Logística, Producción y Ventas. La problemática en la gestión de dichos almacenes, se centra en el flujo de información de la cadena de suministro la cual es interrumpida debido a la falta de integración de la información de los almacenes con los demás procesos de negocio. Dicho flujo de información se origina con la generación de un pedido ya sea por parte de un cliente interno el cual puede ser gestionado por las áreas de logística, producción y mantenimiento o un requerimiento gestionado por el área de ventas, el cual luego de ser registrado ingresa al proceso de logística, que se encarga de gestionar la compra de existencias necesarias, así como el posterior ingreso y salida de los almacenes según su clasificación, uso y origen, para luego el área de almacén según la información registrada pueda gestionar y actualizar los stocks e inventarios, pero es en la gestión del almacén de producción donde se originan los problemas de flujo de información, ya que al no estar integrado a los demás procesos de la cadena de suministros existen actividades manuales de registro de información que ocasiona en diferentes momentos el sobre stock de algunas existencias elevando los costos de producción así como también al no informar a tiempo la producción de productos terminados genera una mala atención a los clientes. De dicha problemática se deriva la baja productividad en las áreas involucradas, la mala calidad de la información, lentitud de atención de pedidos y requerimientos, deficiencia en el control y organización de stock y la falta e integración de información entre las áreas y procesos de negocio..

(12) 7 Análisis de situación actual. Descripción de la cadena de suministro. En esta parte vamos a detallar el conjunto de actividades que participan en la cadena de suministro de la empresa Fideos Anita, tratando de identificar los procesos críticos que tiene que poner énfasis la gerencia de Logística, en su función estratégica de abastecimiento de existencias y servicios que participan en la elaboración de los productos terminados.. Figura 2: Esquema de operaciones de la empresa Fuente: Propia.. En la actualidad Fideos Anita inicia sus procesos de operaciones bajo el enfoque de procesos pull, planificando su producción de acuerdo a la demanda de mercado, procurando así controlar el consumo de recursos como son maquinarias, equipos y mano de obra..

(13) 8 Según el esquema del área operaciones el proceso inicia con una orden de compra de los clientes la cual es recepcionada por el área de ventas, dicha orden puede contener más de un producto, luego según la disponibilidad de stocks pasa al proceso de Operaciones en el cual se ejecuta un plan de producción que involucra el abastecimiento por parte del área de Logística, para luego de ser procesado es despachado al cliente.. Figura 3: Proceso de Operaciones Fuente: Propia.. Estructura de procesos internos que soporta la cadena de suministros. Figura 4: Mapa de procesos internos Fuente: Propia..

(14) 9 Procesos direccionales: Son los directamente relacionados a la alta dirección y que integran a los procesos de planificación estratégica las cuales deben estar alineados a los objetivos y metas de la organización y que a su vez conforman la cadena de valor al cliente. La asignación de recursos incluye los procesos relacionados a la gestión del capital humano y el uso eficiente de recursos disponibles, y así mismo los procesos de Gestión de la Calidad aseguran y garantizan el uso de las políticas y normas en la empresa y la satisfacción del cliente.. Procesos Clave: Se conforma por los procesos que permiten cumplir y satisfacer las necesidades de los clientes como son la gestión de ventas, logística de entrada, operaciones y logística de salida.. Procesos de Soporte: También llamados procesos de apoyo puesto que complementan los procesos definidos anteriormente. Estos procesos según su desempeño pueden también determinar el éxito o fracaso del cumplimiento de metas y objetivos de la organización, para el caso de Fideos Anita se cuenta con los procesos de finanzas, mantenimiento, contabilidad, recursos humanos y tecnologías de información..

(15) 10 Análisis de la gestión de almacenes. Para poder analizar el caso de deficiencia en la Gestión de Almacenes de la empresa Fideos Anita y poder tener una visión más clara de la situación actual, se desarrolló la matriz FODA que a continuación se presenta:. Tabla 1: Matriz FODA FORTALEZAS Espacios amplios para almacenamiento. Equipos de almacenamientos propios. Materiales y repuestos de alta calidad. Organización con disposición al cambio.. DEBILIDADES Proceso de inventario Manual. Materiales no están debidamente identificados. Pérdida de Materiales. Falta capacitación de personal. Falta de orden en almacenes. Demora en ubicación de materiales. Demora en despachos de existencias. Falta de disponibilidad de materiales. Falta de disponibilidad de información confiable y veraz. No existe una base de datos única para consulta de inventarios. No existe una gestión de almacenes centralizada.. OPORTUNIDADES Disponibilidad de espacio para los almacenes. Cada área relacionada a almacenes cuenta con equipos de cómputo. Demanda de producción cada vez es mayor. Existen herramientas tecnológicas en el mercado. Proyecto de Sistema de Informático Integrado de Gestión.. AMENAZAS Problemas económicos en el país. Demoras de entrega de materia prima y existencias. Falta de Personal.. Según la evaluación realizada en cada una de las problemáticas expuestas en cada uno de los factores de la matriz, resalta la necesidad de mejorar los procesos internos y operativos de la organización siendo una necesidad inmediata el mejorar el sistema de información, así como el rediseño de algunos procesos lo cual permitirá definir las responsabilidades y asegurar el flujo continuo de información en la cadena de suministro..

(16) 11 Diagrama Causa y Efecto. Para realizar del diagrama se estudiaron seis elementos los cuales influyen de manera directa en la deficiencia en la gestión de almacenes de Fideos Anita.. Inexistencia plan de mantenimiento preventivo. Falta de Orden. Mal uso de espacio físico. Falta Supervisión. Falta de personal. No hay metodología de trabajo organizacional. Inexistencia plan de distribución de recursos (montacargas). No existen herramientas de evaluación de desenvolvimiento y efectividad de procesos ejecutados en almacén. Acumulación de pedidos. Registro manual de información de procesos. Deficiencia en gestión de almacenes Falta de stocks. Sobre stocks de herramientas. Figura 5: Diagrama Causa y Efecto Fuente: Propia.. Medio Ambiente La organización cuenta con una buena infraestructura, pero la falta de Orden y el mal uso de espacio físico dentro de los almacenes provoca retrasados en las atenciones de los requerimientos, así mismo al no tener un orden la zona de despacho colapsa produciendo equivocaciones y desperdicio de tiempo invertido en las atenciones de productos terminados.. Maquinaria y equipos Así como en el punto anterior Fideos Anita cuenta con montacargas, pero la inexistencia de un plan de distribución de recursos entre almacenes hace que muchas veces las atenciones de recepción o despacho no sean las óptimas necesarias para contribuir con los objetivos de las áreas involucradas, a esto se acompaña también la Inexistencia plan de mantenimiento preventivo.. Método La acumulación de pedidos genera retrasos que afectan en la calidad de atención a los clientes, no hay metodología de trabajo organizacional que involucre a.

(17) 12 todas las áreas de la organización, ya que los almacenes no están integrados a los procesos de negocio y el registro de información de procesos se realizada de forma manual y aislada por cada proceso de negocio.. Mano de Obra La falta de supervisión y la falta de personal hacen que por más que se cuente con la infraestructura necesaria, la eficiencia en las atenciones propias de la gestión de almacenes sea un caos puesto que no se determinan las responsabilidades para cada tipo de proceso.. Medición No existen herramientas de evaluación de desenvolvimiento y efectividad de procesos ejecutados en almacén, debido a que no se tiene una base de datos que permita un mejor control y un sistema que permita organizar dicha información en beneficio de las necesidades de los involucrados en la cadena de suministros.. Materiales El no contar con un control de stocks máximos y mínimos hace que la falta de stocks y el sobre stocks sean una constante de los retrasos para la producción y mantenimiento de equipos..

(18) 13 Objetivos. General. Implementar un Sistema de gestión de almacenes en la empresa FIDEOS ANITA S.A. el cual permitirá integrar todos sus almacenes con los procesos del negocio, teniendo como resultado una mejor gestión y control de sus inventarios.. Específicos. Permitir de manera sincronizada y en tiempo real el uso común de información resultante de la gestión de todos los almacenes. Permitir a los usuarios del sistema que de manera sincronizada y en tiempo real obtengan información relacionada a la cadena de suministro. Eliminar deficiencias de las actividades de registro manual de datos. Integrar el uso de equipos tecnológicos para la captura automática de datos. Realizar la integración del ERP con el Sistema de Gestión de Almacenes.. Alcances y limitaciones. La propuesta de este proyecto es poder resaltar la relevancia que tiene una buena gestión de almacenes dentro de una organización, debido a que una buena gestión es la base fundamental para el cumplimiento de los objetivos de una cadena de suministro. La implementación del Sistema de gestión de almacenes comprende la definición de los procesos básicos y operativos del mismo, así como la estandarización de la información que sustenta las operaciones de entrada y salida tal como son los motivos y documentación de referencia, así mismo comprende la automatización de tomas de inventarios mediante la adquisición de equipos tecnológicos que faciliten los diferentes tipos de operaciones. Las limitaciones encontradas son en relación al presupuesto de inversión en infraestructura tecnológica, puesto que el costo limita el nivel o cantidad de procesos involucrados para la automatización de la toma de datos para los inventarios..

(19) 14 Análisis de alternativas de solución. Para poder dar solución al problema se presentaron tres alternativas: Implementar software de Gestión SAP Business One. Implementar Software de Gestión Microsoft Dynamics. Implementar Software de Gestión In House. Evaluación de esfuerzo En el cuadro siguiente se muestra una primera evaluación cuyo objetivo es medir el esfuerzo y beneficio obtenido entre las soluciones propuestas:. Tabla 2: Evaluación del esfuerzo. # Integrantes Equipo de proyecto Costo Total Equipo de proyecto Tiempo de Desarrollo Puntaje x Beneficio Beneficio Alto [3]. Implementación Implementación Implementación SAP Dynamics In House 7 7 5 Alto. Medio. Medio. 24 semanas. 16 semanas. 17 semanas. 4. 6. 8. Beneficio Medio [2]. Beneficio Bajo [1]. Se observa que el costo de la implementación en SAP es el más alto y el tiempo de desarrollo es mayor en 7 semanas de una implementación In House, motivo por el cual la puntuación es la más baja. Por otro lado, con la segunda opción que es de Implementación de Dynamics podemos observar que tanto el costo es medio pero el tiempo de desarrollo es una semana menor que una implementación In House. En cuanto a la implementación In House podemos observar que mantiene igual que la opción de implementación de Dynamics donde el costo Medio y el tiempo de desarrollo bajo, pero que si gana mayor relevancia en la cantidad de integrantes del equipo de desarrollo. Por lo tanto, las mejores opciones a Implementar Dynamics e Implementación de In House.. Luego de haberse presentado las opciones y la evaluación previa el Directorio de la empresa determino que la implementación In House será la indicada para solucionar el problema planteado..

(20) 15 MARCO TEORICO. Se presenta los conceptos teóricos utilizados en el desarrollo de cada etapa del proyecto, donde se mencionan los siguientes temas: Cadena de Suministro, Gestión de Almacenes y metodología Racional Unified Process como marco de desarrollo del proyecto de software.. Cadena de suministro. La cadena de suministro se ha convertido en un concepto fundamental para que las organizaciones puedan entender la necesidad de integración de sus procesos core con la de sus proveedores y distribuidores, a través del flujo de materiales e información con la finalidad de generar una estrategia logística y a su vez una ventaja competitiva en el mercado en que se desarrolla.. Figura 6: Flujo de información Cadena de Suministro Fuente: Propia..

(21) 16 Para el Consejo de Profesionales de Administración de la Cadena de Suministro (CSCMP, 2016) la cadena de suministro es definida como “la gestión de todas las actividades de la cadena de suministro para maximizar el valor al cliente y lograr una ventaja competitiva sostenible, Las actividades de la Cadena de Suministro involucran todo, desde el desarrollo de producto, abastecimiento, manufactura hasta la logística, así como los sistemas de información necesarios para coordinar estas actividades” (CSCMP, 2016) Según Ballou (2014) “La cadena de suministro es un conjunto de actividades funcionales (transporte, control de inventarios, etc.) que se repiten muchas veces a lo largo del canal de flujo, mediante las cuales la materia prima se convierte en productos terminados y se añade valor para el consumidor” (p.7). Para García, J. (2016) “Podemos definir la cadena de suministro como los flujos de productos e información generados en una empresa desde el proveedor inicial de materias primas hasta la puesta a disposición del producto o servicio al cliente final. La composición del modelo de cadena de suministro es variada según la literatura y la forma de representarla también, pero todos ellos comparten un porcentaje muy alto de similitud” (p.51). Así mismo para Altez, C. (2017) “La cadena de suministro se interrelaciona con los procesos clave del negocio entre los eslabones que conforman la cadena. La gestión de la cadena de suministro hace énfasis en la relación del proceso interno de sus proveedores y sus clientes. La sinergia permite el trabajo en conjunto entre las organizaciones, el trabajo compartido beneficia a cada parte de la cadena de suministro” (p.20)..

(22) 17 Estrategias Logísticas. Entre los tipos de estrategias logísticas tenemos:. Estrategias de bajo costo. Este tipo de estrategia busca cumplir con la demanda al menor bajo costo posible, donde todas las empresas involucradas se alinean al mismo objetivo a través de asociaciones comerciales, estableciendo cada una su forma de trabajo para minimizar el inventario, acortar los tiempos de entrega y maximizar el desempeño de productos.. Estrategias eficientes. Tiene como propósito minimizar los inventarios y maximizar la eficiencia de las organizaciones siendo la base de para implementar el mismo las coordinaciones posibles de materiales y de servicios, normalmente son aplicados en organizaciones que tienen altos volúmenes de producción con productos o servicios estandarizados.. Estrategia de capacidad de respuesta. Este tipo de estrategia en las cadenas de suministro está orientada a la rapidez con que se atiende la demanda del mercado donde las organizaciones de este tipo mantienen gran capacidad de flexibilidad y precisión poniéndole más énfasis en diversificar tantos los bienes o servicios que ofrecen.. Estrategia de diferenciación. Esta estrategia está orientada a compartir la investigación de mercado formado sociedad con sus proveedores para desarrollar nuevos productos usando procesos modulares para facilitar la personalización masiva de productos..

(23) 18 Gestión de Almacenes. La gestión de los almacenes es la base fundamental de una buena gestión logística y por tal motivo está compuesta por una serie de objetivos y procesos, que definen las funciones y controles, así como el flujo de información a seguir para poder alinear los objetivos de área a los objetivos de la organización. Según Mauelon (2003) “La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados” (p 32).. Entre los principales objetivos y beneficios que se obtienen al implementa una buena gestión de almacenes se tiene:. Objetivos. Mejora en los tiempos de entrega. Información fiable y veraz. Reducción de Costos de inventarios. Maximización del volumen de disponible a la demanda. Minimizar operaciones de manipulación y distribución. Beneficios. Reducción de tareas administrativas. Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos. Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante. Mejora de la calidad del producto. Reducción de costos de almacenamiento. Reducción de tiempos de proceso tanto en preparación y despacho. Eleva el nivel de satisfacción del cliente..

(24) 19 Proceso clave para la gestión de almacenes..

(25) 20 Tipos y funciones de almacenes..

(26) 21 Sistema de Libros Electrónicos PLE. El sistema de libros electrónicos es una aplicación desarrollada por la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributarias SUNAT, cuya finalidad es de permitir a los contribuyentes generar en forma digital sus declaraciones de impuestos, además de sus libros contables.. Entre los libros aceptados por la aplicación se tiene: Libro Caja y Bancos. Libro de Inventarios y Balances. Libro de Retenciones incisos. Libro Diario. Libro Diario de Formato Simplificado. Libro Mayor. Registro de Activos Fijos. Registro de Compras. Registro de Consignaciones. Registro de Costos. Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas. Registro de Inventario Permanente Valorizado. Registro de Ventas e Ingresos.. Así mismo para desarrollar este aplicativo se ha utilizado una serie de datos estandarizados (ver tabla 3) que permite una codificación única los datos importantes de identificación de transacciones contables dentro de las organizaciones, donde para el caso de la gestión de almacenes se utiliza las tablas siguientes:.

(27) 22 Tabla 3: Tipo de Movimiento SUNAT N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 99. DESCRIPCIÓN VENTA NACIONAL COMPRA NACIONAL CONSIGNACIÓN RECIBIDA CONSIGNACIÓN ENTREGADA DEVOLUCIÓN RECIBIDA DEVOLUCIÓN ENTREGADA BONIFICACIÓN PREMIO DONACIÓN SALIDA A PRODUCCIÓN SALIDA POR TRANSFERENCIA ENTRE ALMACENES RETIRO MERMAS DESMEDROS DESTRUCCIÓN SALDO INICIAL EXPORTACIÓN IMPORTACIÓN ENTRADA DE PRODUCCIÓN ENTRADA POR DEVOLUCIÓN DE PRODUCCIÓN ENTRADA POR TRANSFERENCIA ENTRE ALMACENES ENTRADA POR IDENTIFICACIÓN ERRONEA SALIDA POR IDENTIFICACIÓN ERRONEA ENTRADA POR DEVOLUCIÓN DEL CLIENTE SALIDA POR DEVOLUCIÓN AL PROVEEDOR ENTRADA PARA SERVICIO DE PRODUCCIÓN SALIDA POR SERVICIO DE PRODUCCIÓN AJUSTE POR DIFERENCIA DE INVENTARIO ENTRADA DE BIENES EN PRÉSTAMO SALIDA DE BIENES EN PRÉSTAMO ENTRADA DE BIENES EN CUSTODIA SALIDA DE BIENES EN CUSTODIA MUESTRAS MÉDICAS PUBLICIDAD GASTOS DE REPRESENTACIÓN RETIRO PARA ENTREGA A TRABAJADORES RETIRO POR CONVENIO COLECTIVO RETIRO POR SUSTITUCIÓN DE BIEN SINIESTRADO OTROS.

(28) 23 Rational Unified Process (RUP). El Proceso Unificado Relacional es una metodología utilizada por los equipos de desarrollo de proyectos de software debido a que proporciona un acercamiento disciplinado a la asignación de tareas y responsabilidades.. El propósito principal de utilizar en el desarrollo del proyecto esta metodología, es garantizar el desarrollo de software de alta calidad, que se ajuste a la necesidad de sus usuarios finales con unos costos y calendarios predecibles.. Entre las principales características que definen al RUP tenemos:. Proceso dirigido por casos de uso: Los casos de uso son la herramienta principal para la implementación de las fases y disciplinas del RUP, las cuales corresponden a la definición de los roles y actividades que se realizan con la finalidad de alcanzar un fin dentro de los procesos de negocio de la organización.. Proceso Iterativo incremental: Es el modelo utilizado por RUP para el desarrollo de un proyecto de software, con el cual se promueve la implementación de proyectos en base a iteraciones permitiendo así separar el proyecto en tareas que se convierten en un tipo de mini proyectos los cuales también contienen objetivos que serán alcanzados a la implantación de cada iteración, agregando así mayor valor al entregable final puesto que el usuario o cliente podrá interactuar y probar el producto mientras se esté desarrollando otra iteración.. Proceso centrado en arquitectura: La Arquitectura de un sistema de información es la forma organizacional o estructura de sus componentes principales, y a su vez arquitectura ejecutable es llamada a la implementación por partes de un proyecto de sistemas, constituida por funciones y propiedades, permitiendo así que la calidad del producto o entregable pueda reaccionar en mejoras en todo el ciclo de desarrollo del proyecto..

(29) 24 Estructura de RUP. El proceso puede describirse en dos dimensiones, o a lo largo de dos ejes:. El eje horizontal que representa tiempo y muestra el aspecto dinámico del proceso, expresado en términos de ciclos, fases, iteraciones, y metas.. El eje vertical que representa el aspecto estático del proceso; como está descrito en términos de actividades, artefactos, trabajadores y flujos de trabajo.. Figura 7: Fases y flujos del RUP Fuente: The IBM Rational Unified Process for System z (2007). Fases. Dentro del ciclo de vida del proyecto está compuesta fases y cada fase por iteraciones que permiten generar nuevas versiones del producto, las fases son las siguientes:. Figura 8: Fases e Hitos Fuente: The IBM Rational Unified Process for System z (2007).

(30) 25. Fase de inicio. Define el ámbito y objetivos del proyecto. Se define la funcionalidad y capacidades del producto.. Fase de elaboración. Tanto la funcionalidad como el dominio del problema se estudian en profundidad. Se define una arquitectura básica. Se planifica el proyecto considerando recursos disponibles.. Fase de construcción. El producto se desarrolla a través de iteraciones donde cada iteración involucra tareas de análisis, diseño e implementación. Las fases de estudio y análisis sólo dieron una arquitectura básica que es aquí refinada de manera incremental conforme se construye (se permiten cambios en la estructura). Gran parte del trabajo es programación y pruebas. Se documenta tanto el sistema construido como el manejo del mismo. Esta fase proporciona un producto construido junto con la documentación.. Fase de transición. Se libera el producto y se entrega al usuario para un uso real. Se incluyen tareas de marketing, empaquetado atractivo, instalación, configuración, entrenamiento, soporte, mantenimiento. Los manuales de usuario se completan y refinan con la información anterior. Estas tareas se realizan también en iteraciones.. Disciplinas. Las disciplinas representan el flujo de tareas o actividades a desarrollar de manera secuencial en función a la culminación de la misma, a continuación, listamos las disciplinas establecidas en RUP:. Modelado del negocio. Tiene como objetivos comprender la estructura y la dinámica de la organización, comprender problemas actuales e identificar posibles mejoras, comprender los procesos de negocio..

(31) 26. Requerimientos. Tiene como objetivos establecer los requisitos del sistema, definir los alcances del sistema, y una interfaz de usuario, realizar una estimación del costo y tiempo de desarrollo.. Análisis y diseño. Esta disciplina define la arquitectura del sistema y tiene como objetivos trasladar requisitos en especificaciones de implementación.. Implementación. Tiene como objetivos implementar las clases de diseño como componentes, asignar los componentes a los nodos, probar los componentes individualmente, integrar los componentes en un sistema ejecutable.. Pruebas Tiene como objetivos verificar la integración de los componentes, verificar que todos los requisitos han sido implementados, asegurar que los defectos detectados han sido resueltos antes de la distribución.. Despliegue. Esta disciplina tiene como objetivos asegurar que el producto está preparado para el cliente, proceder a su entrega y recepción por el cliente.. Gestión y configuración de cambios. Es esencial para controlar el número de artefactos producidos por la cantidad de personal que trabajan en un proyecto conjuntamente.. Gestión del proyecto. Su objetivo es equilibrar los objetivos competitivos, administrar el riesgo, y superar restricciones para entregar un producto que satisface las necesidades de ambos clientes con éxito y los usuarios..

(32) 27 Ambiente. Esta disciplina se enfoca sobre las actividades necesarias para configurar el proceso que engloba el desarrollo de un proyecto y describe las actividades requeridas para el desarrollo de las pautas que apoyan un proyecto.. Marco de trabajo RUP Flujo de trabajo Requerimientos. Artefacto Visión del proyecto. Requerimientos del sistema. Diagrama de casos de uso y Especificación de casos de uso.. Análisis y Diseño. Diagrama de clases. Diagrama de estados. Diagrama de clases de diseño. Diagrama de secuencia de sucesos. Diagrama de componentes. Modelo entidad relación. Interfaz.. Implementación. Diagrama de despliegue.. Pruebas. Pruebas del sistema..

(33) 28. DESARROLLO DEL PROYECTO Situación inicial del Modelo de Negocio Partiendo de la necesidad de contar con un sistema de información que permita la integración de todos los procesos de negocio se realizó un análisis inicial a alto nivel de la organización, determinando así los procesos Core de negocio como son el Proceso de Logística, Proceso de Operaciones, y el Proceso de Ventas los cuales ayudarían a enfocar mejor los objetivos, el desarrollo e implementación del proyecto.. Figura 9: Modelo actual de Negocio Fuente: Propia.

(34) 29 Proceso de logística. Este proceso de negocio se encarga de cubrir las necesidades de abastecimiento de existencias y servicios tanto de colaboradores y clientes, así como el control de las cuentas por pagar y generar los respectivos informes financieros para el control contable. Dicho proceso se inicia con la generación de requerimientos por parte de los usuarios de la organización el cual se recepciona y es validada por el área de compras para luego poder iniciar la gestión y negociación con los proveedores, elegida la opción adecuada se emite una orden de compra la cual es atendida por el proveedor realizando la entrega de las existencias en los almacenes de la compañía, con la documentación respectiva el cual luego de ser validada pasa al área de tesorería actualizándose las cuentas por pagar, y donde previa autorización de gerencia se realiza su respectivo pago. Entre los almacenes que participan en este proceso tenemos:. Almacén de Existencias. Almacén de Envases y Embalajes. Almacén de Insumos. Almacén de Materias Primas.. Proceso de operaciones. Este proceso de negocio se encarga de la producción, para lo cual requiere contar con Materia Prima, Insumos, Envases y Embalajes los cuales pasan por el proceso de transformación y se convierten en productos terminados. Este proceso se divide en sub procesos, el primero que es el proceso productivo que se inicia con la generación de una Orden de Producción del área de Planificación la cual valida la necesidad de recursos e insumos, para luego solicitar la entrega a almacén y el almacenero valida el pedido luego lo prepara y entrega a producción, en el segundo sub proceso que es entrega de producción se inicia también con la orden de producción la cual ayuda al almacenero a validar los productos que debe recibir por parte de los responsables de producción..

(35) 30 Entre los almacenes que participan en este proceso tenemos:. Almacén de Envases y Embalajes Almacén de Insumos Almacén de Materias Primas Almacén de Transito Almacén de Producción Almacén de Productos en Observación. Proceso de ventas. Este proceso de negocio se encarga de la atención al cliente, generando documentos tales como cotizaciones, Facturación y ordenes de despacho, así mismo actualiza las cuentas por cobrar pagar y generar los respectivos informes financieros para el control contable. En este proceso todo se inicia con la generación del pedido de atención por parte de los clientes externos de la organización la cual es gestionada por el representante de ventas donde luego de realizar las acciones propias de la venta se genera una orden de despacho la cual es recepcionada por el almacenero el cual prepara el pedido y luego entrega la mercadería al cliente que inicio el proceso.. Entre los almacenes que participan en este proceso tenemos:. Almacén de Productos Terminados Almacén de Devoluciones.

(36) 31 Gestión del Proyecto Es en esta fase de inicio que se definen las principales actividades que permitirían que el proyecto se desarrolle de manera exitosa y cumpla con las expectativas de cada uno de los usuarios involucrados en los procesos de gestión de almacenes.. Planificación del proyecto. Fase Inicio. Actividades Se desarrollar el enunciado del proyecto. Se desarrolla una lista preliminar de requerimientos planteados como casos de uso. Se desarrollar una planificación preliminar de iteraciones.. Herramientas Análisis de interesados Técnicas de facilitación. Diagrama de árbol de problemas.. Salidas Documento Visión. Modelo de Negocio. Especificación de Requerimientos.. Fase Actividades Elaboración Análisis a profundidad de requerimientos. Planificación del proyecto según los recursos disponibles.. Herramientas Reuniones de Juicio Expertos. Entrevistas. Cuestionarios.. Salidas Diagramas de caso de uso. Fase Actividades Construcción Gestionar el desarrollo del proyecto. Asegurar la calidad del producto. Organizar el equipo de desarrollo.. Herramientas Reuniones de Juicio Expertos. Reuniones de avance y aseguramiento de Calidad.. Salidas Diagrama de clases. Casos de prueba. Vista de implementación del Software o Producto Final.. Fase Transición. Herramientas Reuniones de Juicio Expertos.. Salidas Los manuales de usuario.. Actividades Se evalúa resultados. Se elabora lecciones aprendidas. Se cierra formalmente el desarrollo del proyecto del Sistema de Gestión de Almacenes..

(37) 32 Cronograma de proyecto. Para las actividades a realizar en el desarrollo del proyecto se ha estimado un tiempo aproximado de diecisiete semanas distribuyéndose de la siguiente manera:. Figura 10: Cronograma de actividades Fuente: Propia.

(38) 33 Evaluación y análisis financiero. Como ya fue mencionado, la empresa cuenta con la infraestructura necesaria y el equipo de desarrollo, por lo cual se consideró para efectos del presente documento mencionar a los colaboradores y el costo que representan para la empresa en función, solo al desarrollo del Sistema de gestión de almacenes. Tabla 4: Costos de personal para el desarrollo del proyecto Colaboradores. Canti. Sueldo costo N°. dad. empresa. mes. participación. Totales. Jefe de Proyecto. 1. 10,500. 2.5. 25,200. Arquitecto de software. 1. 7,500. 1.5. 15,000. 4. 5,250. 2.5. 43,500. Analistas. /. Desarrolladores. Total recursos de equipo de desarrollo S/.. 83,700. Tabla 5: Requisitos de Hardware Hardware Computadora Personal - Procesador core i3 - RAM 8Gb - HDD 500Gb Servidor - Procesador - RAM 32Gb HDD 500Gb. Marca. Cantidad. HP. 5. HP. 1. Tabla 6: Requisitos de Software SOFTWARE. VERSIÓN. LICENCIAS. 7. 5. Windows Server. 2012. 1. SQL Server Express. 2014. 1. Visual Studio Profesional. 2012. 1. Visual Studio Community. 2012. 4. Windows Profesional.

(39) 34 Evaluación Financiera. Para ratificar la decisión sobre el desarrollo de la implementación del Sistema de gestión de almacenes, se realizó una evaluación financiera mediante el VAN (valor actual neto). En dicha evaluación se identificaron los costos de personal, licencias y otros gastos del proyecto dando, así como resultado de la evaluación financiera el valor del VAN de S/. 338,402.61 (VAN > 0), permitiendo que el directorio aceptara el proyecto. Además se pudo estimar que posteriormente al mes cinco de la entrega del proyecto, se podrá recuperar la inversión realizada (véase la Tabla 7).. Tabla 7: Evaluación Financiera, expresada en soles..

(40) 35 El cálculo de la mejora en utilidad después de la implementación de proyecto, tiene como valor al mes de S/. 40,000.00 (cuarenta mil soles) el cual se obtiene de la eliminación de gastos y actividades que se generan de manera manual, tales como la toma de inventarios, control de almacenes independientes, despachos erróneos e insatisfacción de clientes (véase la Tabla 8).. Tabla 8: Calculo de mejora de utilidades Actividad / Gasto aproximado. S/.. Recursos Humanos x Inventario. 13,845.00. Perdida en almacén de envases y embalajes. 4,900.50. Perdida en almacén de insumos y aditivos. 2,141.70. Perdida en almacén de repuestos y accesorios. 9,601.33. Perdida en almacén de productos terminados. 9,511.47. Total. 40,000.00.

(41) 36 Modelado de Negocio Mapeo de procesos.. Figura 11: Proceso de almacenes Fuente: Propia Según se detalla el flujo de información de la gestión de almacenes en la Empresa FIDEOS ANITA S.A., el proceso se inicia con la Recepción de Existencias, las cuales pueden ser entregadas por parte de un proveedor, un usuario del sistema o por los encargados de producción dependiendo del proceso donde se origine el requerimiento, luego de verificar de manera manual las cantidades con los documentos de referencia, se solicita la validación por parte de los usuarios de Control de Calidad y en caso todo este correcto, se almacena y a su vez se actualizan los inventarios, de lo contrario se separa la existencia para luego generar una orden de devolución. Luego de haber actualizado los inventarios se notifica a los usuarios para que puedan retirar según requerimiento y solicitud de entrega las existencias del almacén y previa validación de la solicitud se prepara el despacho y su posterior entrega y finalización del proceso, caso contrario luego de la validación en caso sea una existencia que participa en el proceso productivo se realiza un traslado interno entre almacenes, pasa por el proceso de producción y luego se realiza la entrega a el almacén de productos terminados..

(42) 37 Análisis. En esta fase de análisis dentro del desarrollo de proyecto se presenta la identificación de requerimientos, así como el análisis y la definición base del proyecto. Modelo de casos de uso de negocio. A continuación se muestra la manera de cómo interactúa la gestión de los almacenes con su entorno de negocio, definiendo los actores que dan origen a determinadas actividades o casos de uso del negocio, y que a continuación se detalla los componentes: Tabla 9 Actores de Negocio Logística Proveedor Producción Cliente Cliente Interno. Área que gestiona el aprovisionamiento de existencias y define el almacén destino de las mismas. Quien atiende los pedidos gestionados por Logística. Luego del proceso productivo Producción gestiona el ingreso a los almacenes de productos terminado. Quien recoge la mercadería que compro por Ventas Todo aquel usuario o área que haya gestionado un requerimiento o perdido por atender en los almacenes.. Tabla 10 Casos de Uso de Negocio La actividad principal de este caso de uso de negocio es la de Validar Documentos. poder validar y verificar que tanto los documentos generados por la gestión de Logística con los documentos de atención de pedidos de los proveedores sean similares.. Actualiza Stock. Luego de la validación se registra el movimiento y se actualiza los stocks, dando conformidad así a la entrega. Habiéndose validado y registra el movimiento se distribuye y. Reponer Existencias. almacena las existencias según el almacén que le corresponda. Luego de la validación de documentos (Orden de Despacho. Despachar Pedido. por venta o Requerimientos de atención gestionados por Logística) y registro de movimientos, se procede a entrega las existencias..

(43) 38 Diagrama de Casos de Uso de Negocio – Gestión de Almacenes. Figura 12: Modelo de Caso de Uso de Negocio Fuente: Propia. Identificación de requerimientos Para poder definir e identificar los requerimientos del sistema y su tipo, se realizaron reuniones con los usuarios interesados, los cuales transmitieron sus necesidades y se interpretó de la siguiente manera: Requerimientos funcionales. N° 1. 2. Descripción El sistema permitirá la autentificación del usuario en el sistema. El sistema permitirá el uso de roles de seguridad por cada almacén. Los roles de seguridad posibles. Prioridad. Exigencia. 3. E. 3. E.

(44) 39 son: administrador, responsable y de usuario de consulta. El sistema permitirá el registro de los motivos que 3. originaran los movimientos de existencias en los 3. E. almacenes. 4. 5. El sistema permitirá el registro de documentos de. 3. E. 3. E. asignación de motivos del movimiento y los 3. E. referencia. El sistema permitirá el registro de las ubicaciones de distribución física de cada almacén. El sistema permitirá el registro de almacenes,. 6. documentos de referencia. El sistema permitirá registrar el movimiento de 7. ingresos de existencias al almacén, en función al 3. E. motivo y documento de referencia. El sistema permitirá registrar el movimiento de 8. salidas de existencias del almacén, en función al 3. E. motivo y documento de referencia. 9. 10. 11. El sistema permitirá registrar las devoluciones al. 3. E. 3. E. 3. E. código o transformación de existencias en el 3. E. almacén. El sistema permitirá registrar las devoluciones del almacén. El sistema permitirá registrar los traslados entre almacenes. El sistema permitirá registrar los cambios de. 12. almacén. El sistema valorizará las existencias en los 13. almacenes. definidos. como. valorizables 3. E. dependiendo al método de valuación definido. 14. El sistema actualizara los stocks por existencia y. 3. E. inventarios en cada almacén, por cada uno de los 3. E. almacén-existencia. El sistema permitirá el registro de toma de. 15. conteos realizados por el usuario responsable..

(45) 40. 16. 17. 18. 19. El sistema permitirá generar la consulta de stocks. 3. E. 2. E. 2. E. 3. E. almacén, 2. E. de los almacenes. El sistema permitirá generar la consulta de kardex de existencias por cada almacén. El sistema permitirá generar la consulta de kardex valorizado de existencias por cada almacén. El. sistema. permitirá. generar. la. consulta. consolidada de kardex de existencias. El sistema permitirá registrar solicitudes de. 20. anulación. de. movimientos. de. identificando al usuario. El sistema permitirá registrar la autorización de 21. anulación. de. movimientos. de. almacén. 2. E. información contable por cada movimiento de 3. E. actualizando. el. estado. del. movimiento. y. actualizado los stock de existencia. El sistema generará de manera automática 22. almacén, según sea necesario.. Requerimientos no funcionales. N°. 1 2. Descripción. El motor de base de datos a usar será SQL Server. Prioridad. Exige ncia. 3. E. 3. E. acceso de más de 1 usuario a la vez. El máximo 3. E. 2014. El lenguaje utilizado será C# y ASP.Net. El sistema es multiusuario, es decir, permitirá el. 3. soportado es de 15 usuarios a la vez. El sistema permitirá mantener la confidencialidad, 4. es decir, no permitirá accesos prohibidos en el 2. E. sistema. 5. La disponibilidad del sistema será 24x7.. 3. E.

(46) 41. Los requerimientos interpretados necesitan poder clasificarse y priorizarse, para ello se definen valores de exigencia y criticidad, los cuales se muestran en las tablas siguientes, respectivamente: Niveles de exigencia de los requerimientos en la construcción del sistema. Exigencia. Descripción. E. Exigible. D. Deseable. Tipos de criticidad en la construcción del sistema. Criticidad. Nivel. Máxima prioridad. 3. Mínima prioridad. 1.

(47) 42 Casos de uso del sistema. En relación a los requerimientos funcionales del sistema de van definiendo cada uno de las actividades, actores, responsabilidades y prioridades, dando como resultado los casos de uso del sistema, el cual es el paso previo para el desarrollo del proyecto.. Figura 13: Diagrama de Casos de Uso del Sistema Fuente: Propia.

(48) 43 Diseño.. Arquitectura de la solución. La arquitectura de la solución fue definida y heredada del proyecto principal y es en este sentido que podemos mencionar que fue seleccionada de acuerdo a las nuevas tecnologías, expectativas de crecimiento y la eficiencia en el servicio que se desea tener, En tal sentido, la definición de la arquitectura de la solución para este gran proyecto busca que la aplicación sea flexible, coherente, eficiente y sencilla de utilizarse. Dicha arquitectura del producto software se basa en un desarrollo sobre la plataforma Microsoft y en el patrón arquitectónico Modelo-Vista-Controlador (MVC), debido a que este patrón separa la aplicación en tres componentes: El “modelo” donde se implementa la lógica del negocio y el modelado de datos, y permite la persistencia de la información. La "vista" donde se despliega la interfaz gráfica a través de la cual el usuario interactúa, esta interfaz se crea en base al "modelo". El "controlador" el cual responde y maneja los eventos producidos por la interacción del usuario con la "vista".. Las razones por la cuales se decidió por la elección de este patrón arquitectónico fueron: Disminuye la complejidad de comunicación del código fuente gracias a la separación diferenciada de modelo, vista y controlador. Facilita la tarea de pruebas unitarias en el desarrollo de software porque separa la lógica de eventos, lógica de negocio y lógica de la interfaz usuaria. La existencia del framework "ASP.NET MVC" que permite sacar el máximo provecho a esta arquitectura..

(49) 44 Diagrama de clases. Este diagrama representa las clases y sus relaciones, las cuales serán implementadas en el software a desarrollar, así como los métodos y atributos finales, que permitirán una buena orientación al equipo de desarrollo en dicha fase. En este diagrama podremos observar las clases que participan en la gestión de los almacenes, la cual consiste en el mantenimiento de las tablas principales y el registro de los movimientos de ingreso y salida de almacenes con sus respectivos requisitos de información de referencia.. Figura 14: Diagrama de Clases Fuente: Propia.

(50) 45. Diseño de base de datos.. El propósito de este artefacto es mostrar el modelo de base datos que se va a utilizar para apoyar la persistencia de datos del proyecto en los diferentes módulos del proyecto. En este diagrama se definen las tablas que usará el sistema, así como los atributos de cada una y las relaciones con las demás tablas.. Figura 15: Diagrama de diseño de base datos. Fuente: Propia.

(51) 46 Construcción e implementación. Diseño de la interface gráfica. Mantenimiento de almacenes. Figura 16: Interface de registro de almacenes. Fuente: Propia.

(52) 47 Registro de movimiento de ingresos a almacén.. Figura 17: Interface de registro de movimientos de ingreso a almacenes. Fuente: Propia.

(53) 48 Registro de movimiento de salidas de almacén.. Figura 18: Interface de registro de movimientos de salidas de almacenes. Fuente: Propia.

(54) 49 Consulta de stock de almacenes. Figura 19: Interface de consulta de stocks de almacenes Fuente: Propia.

(55) 50 Pruebas. Durante el desarrollo del proyecto se va a propiciar la partición de los usuarios y responsables, lo cual se derivará en casos de pruebas, ya que de la mano de los usuarios se comprobará que cada parte del sistema cumple con lo que se propone en el documento de especificación de requerimientos del sistema.. Pruebas de condiciones de entrada..

(56) 51 ANALISIS Y RESULTADOS. Objetivo: Permitir de manera sincronizada y en tiempo real el uso común de información resultante de la gestión de todos los almacenes.. Indicador: Reducción de costos logísticos del almacén por stocks.. Antecedentes: Según información histórica de los últimos doce meses, el promedio de 5.93% del número total de existencias compradas con requerimiento, generaban duplicidad de información y por consiguiente el sobre stock de existencias en los almacenes, lo cual implica el incremento de los costos logísticos por cada existencia al estar dentro del almacén (véase figura 20).. Resultados: Luego del análisis comparativo de información, luego de la implementación del sistema se determinó que el porcentaje de requerimientos duplicados se redujo al 0%, concluyendo así que contar con información en tiempo real permite una mejor visión de los stocks, permitiendo así mismo al usuario determinar si es necesario o no una inversión en recursos.. Figura 20: Requerimientos de Existencias Fuente: Fideos Anita..

(57) 52 Objetivo: Eliminar deficiencias de las actividades de registro manual de datos.. Indicador: Cantidad de fardos despachados por colaborador.. Antecedentes: Según evaluación de información histórica del semestre anterior a la fecha de implementación del sistema de gestión de almacenes, un colaborador de almacén responsable de despacho realizaba un promedio de 830 entregas diarias, pero al no contar con una herramienta de control, no existía información real de las perdidas por mala manipulación de mercaderías.. Resultados: Luego de la implementación del software de gestión, la mejora se ve reflejada en aumento mensual de productos despachados con el correcto tratamiento de criterios de rotación, exactitud en la mercadería despachada y disminución en los tiempos de entrega, donde usan como datos el promedio máximo del número de productos despachados por día entre el número de trabajadores asignados a despacho, lo cual nos da un resultado promedio diario de 1900 fardos despachados.. Figura 21: Despachos por colaborador Fuente: Fideos Anita..

(58) 53 Objetivo: Integrar el uso de equipos tecnológicos para la captura automática de datos.. Indicador: Disminución de órdenes despachadas erróneamente.. Antecedentes: Según formula de medición aplicada el porcentaje de órdenes mensuales que fueron atendidas de manera errónea en el último semestre anterior a la fecha de implementación tenía, un promedio mensual de 1.43%.. Dicho resultado es hallado de la división de las cantidades de ordenes despachadas erróneamente, las cuales fueron debidamente anuladas con el motivo de referencia: “Error en entrega de mercadería” sobre la cantidad total de órdenes.. Resultados: Con la implementación del sistema se ha disminuido el porcentaje de despachos erróneos a 0.53%, lo cual se ve reflejado en la disminución de clientes Insatisfechos, aumento de órdenes de despacho, y el aumento de las ventas.. Figura 22: Ordenes despachadas con Error Fuente: Fideos Anita..

(59) 54. CONCLUSIONES. Se concluye que la implementación del Sistema de Gestión de Almacenes ha permitido agilizar los procesos de negocio y por consiguiente tener la trazabilidad total de las existencias, lo cual permite al sistema proporcionar información exacta y veraz de los stocks de almacén.. La implementación del Sistema de Gestión de Almacenes ha permitido agregar valor a las actividades de los usuarios del sistema puesto que cuentan con información real, la cual es procesada en línea desde el registro de la información que se genera por los movimientos propios de existencias en los almacenes.. Al automatizar los procesos involucrados en la gestión de almacenes, se optimizo la eficiencia de cada uno de los mismos, debido a que se logró eliminar en su totalidad los procesos manuales que se realizaban, esto permitió también eliminar la duplicidad de información generada por intervención de varios usuarios en un mismo proceso, además de agilizar el flujo de información asiéndola cada vez más confiable.. La integración de equipos tecnológicos que permiten la captura de datos, al Sistema de Gestión de Almacenes ha impactado de manera favorable disminuyendo los márgenes de error que ocurrían al momento de registrar información de los movimientos de almacenes, evitando la duplicidad de información y actualizando de manera inmediata los stocks de almacenes.. Con un proceso de gestión de almacenes ordenado, con una buena gestión de aprovisionamiento, disponibilidad de stocks y fiabilidad de la información, se ha conseguido elevar el nivel de eficiencia con relación a la atención de los clientes tanto internos como externos, y por consiguiente se consiguió la reducción en los costos de logística para la administración de almacenes..

(60) 55 RECOMENDACIONES. Toda existencia que ingrese o se retire de las instalaciones de la empresa deberá ser registrada en el sistema, lo cual permitirá optimizar la gestión de los almacenes.. Se debe establecer procedimientos administrativos por cada área para que la información sea registrada cada vez que ocurra un evento involucrado con la gestión de los almacenes, llámese actualizaciones de stock por movimientos de ingresos y salidas de almacenes.. Se recomienda establecer rangos de tiempos y asignar recursos para que cada cierto tiempo se revise y se depure el catálogo de existencias para así evitar duplicidad de información, tanto en el detalle de la existencia como el control dentro de los almacenes.. Es recomendable capacitar a los usuarios en el tratamiento y el buen uso de los equipos tecnológicos para la toma de datos.. Así miso establecer planes de contingencia en caso la comunicación de los equipos con la red de la organización sea interrumpida.. Se recomienda capacitación constante al personal encargado de almacenes para que mantenga el flujo de información constante, ya que es necesaria para garantizar la continuidad del negocio con relación a la recepción y salida de existencias de cada almacén.. Luego de la implementación del proyecto se recomienda mantener un equipo de desarrollo con capacitación continua en nuevas tecnologías, lo cual permitirá así evolucionar en el tiempo el Sistema Informático Integrado de Gestión y avanzar acorde con los objetivos del área de tecnología y los propios de FIDEOS ANITA..

(61) 56 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. Altez, C. (2017). La Gestión de la Cadena de Suministro: El Modelo Score en el Análisis de la Cadena de Suministro de una PYME. Magister Pontificia Universidad Católica del Perú B.Chase, R. (2014). Administración de Operaciones, Producción y Cadena de Suministro. México: Mc Graw Hill. Institute, P. M. (2014). La Guía del PMBOK 5ta edición en español. Project Mangement Institute, Inc. Ivar Jacobson, G. B. (2000). El proceso unificado de desarrollo de software. Editorial Addison Wesley . Fraguela, JA. (2011). La integración de los sistemas de gestión. Necesidad de una nueva cultura empresarial / Universidad Nacional de Colombia. García, J. (2016). Gestión de la Cadena de Suministro: Análisis del uso de las TIC y su Impacto en la eficiencia. Doctorado. Universidad Complutense de Madrid. Kendall, K. E. (2005). Análisis y diseño de sistemas. México: sexta edición, Gesi Asociación México de Teoría de análisis y diseño. Kniberg, H. (2008). Scrum desde las trincheras. Martin Fowler, K. (1999). UML Gota a Gota. Roger, P. (2007). Ingeniería del Software, un enfoque. España: Mc GRAW–HILL / Interamericana de España S.A. Porter, ME. (1992). Estrategia Competitiva, técnicas para el análisis de los sectores industriales / Ed. CECSA.

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