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Viabilidad financiera en la implementación
de nuevas tecnologías en el proceso de cuentas por pagar de la Compañía Canacol Energy Colombia SA
José Manuel Benito Cabrera Ángela Morales Agudelo Luis Hernando López Padilla
Compensar Unipanamericana Fundación Universitaria Facultad de ciencias empresariales
Contaduría Pública Bogotá, Colombia
2014
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Viabilidad financiera en la implementación
de nuevas tecnologías en el proceso de cuentas por pagar de la Compañía Canacol Energy Colombia SA
José Manuel Benito Cabrera Ángela Morales Agudelo Luis Hernando López Padilla
Proyecto de trabajo de Grado presentado como requisito para optar al título de: Profesional en Contaduría Publica. Contador Público
Director (a):
William Fernández Meléndez Línea de Investigación:
Análisis Financiero Grupo de Investigación:
Grupo de Estudios en Gestión Empresarial
Compensar Unipanamericana Fundación Universitaria Facultad de ciencias empresariales
Contaduría Pública Bogotá, Colombia
2014
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Dedicatoria
Dedicamos este trabajo de grado a Dios A nuestros Padres Al Profesor William Fernández Meléndez A la comunidad Académica Panamericana y A las personas que creyeron en nuestras capacidades
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Agradecimientos
Agradecemos el apoyo y la colaboración a Canacol Energy Colombia SA y Scad Colombia por abrirnos las puertas de su empresa para colaborarnos en nuestro proyecto, también damos gracias por facilitarnos la información requerida al señor ingeniero de sistemas Jerson Equis Coordinador del departamento de IT de Canacol Energy Colombia SA por brindar nuestra solicitud estadística acerca de los procesos de impresión de la compañía, para que de esta manera se lograra desarrollar la investigación y darle el correcto enfoque para proponer una posible solución que ayude a disminuir el factor de riesgo en el manejo de sus activos. De la misma forma agradecemos el apoyo de los docentes del grupo de investigación en Gestión Empresarial de la Universidad Panamericana, quienes siempre
estuvieron prestos a brindarles asesorías y orientaciones pertinentes para el desarrollo de nuestra investigación.
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Declaración
Los autores certifican que el trabajo enviado es de su autoría, para su elaboración se han respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de la misma forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400 palabras. Por tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por identidad. Los autores son responsables del
contenido y de los juicios y opiniones emitidas.
Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del trabajo de investigación titulado nuevas tecnologías en el proceso de cuentas por pagar de la Compañía Canacol Energy Colombia SA, siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al trabajo, sus autores y otros.
Investigadores:
JOSE MANUEL BENITO CABREJO
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ANGELA MORALES AGUDELO
LUIS HERNANDO LOPEZ PADILLA
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Contenido
Resumen ……..………..10
Palabras Clave ………...14
Abstract – Keywords ……….15
Introducción ………...17
Justificación ………...19
Objetivos General y Objetivos específicos ………...21
Capítulo 1. Marco referencial …...……….22
1.1 Antecedentes ………22
1.2 Bases teóricas o Marco conceptual ………..28
1.3 Marco legal ……….42
Capítulo 2. Diseño Metodológico ..……….………...47
2.1 Tipo de diseño ……….48
2.2 Hipótesis ………..49
2.3 Población y muestra ……….50
2.4 Instrumentos ………50
2.5 Procedimiento ………..50
2.6 Consideraciones éticas ………..51
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Capítulo 3.
Resultados ……….52 Comentarios o discusión (aportes) ………. 62 Lista de Referencias ………..………... 63
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Resumen
Para manejar el desarrollo de la globalización en Colombia debemos tener claro que estamos en un país en desarrollo que no cuenta con el suficiente apoyo tecnológico y científico y con un conflicto interno que se ha convertido en un verdadero obstáculo, pero pese a esto las personas que quieren convertir al país en una nación competitiva, han creado estrategias para alcanzar un estatus y
estimular la forma de pensamiento del ciudadano para hacerlos realidad.
En Colombia la apertura económica la creación de empresa, la estabilidad monetaria la apertura total de mercados en las zonas de frontera y por supuesto el libre comercio, estos factores están encaminados a la creación de nuevos empleos que ayudaran a generar estabilidad económica y a mejorar la calidad de vida del pueblo. Los vínculos establecidos con otro países en especial por estados unidos nos demuestran que el gobierno esta haciendo lo posible por entrar en la era de la globalización. Colombia es un país que intenta estar a la vanguardia con los avances tecnológicos lo cual es indispensable para establecer comparación con otros países, no se tiene el desarrollo requerido pero se trata de estar actualizado.
Sin duda uno de los mas grandes avances es la informática, que debe ser utilizada en nuestra sociedad ya que Colombia es una economía emergente, con altos
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beneficios en la producción agrícola y minera, teniendo uno de los mas grandes índices de biodiversidad y estar con una privilegiada ubicación geográficamente, nuestros productos bandera son la el café , la producción textil y la industria petrolera. La globalización con todos sus beneficios esta un poco lejos del alcance de Colombia elementos destructivos como el narcotráfico el terrorismo y las armas están estancando. El país deberá seguir avanzando en la recuperación de la macroeconomía, el fortalecimiento del sector financiero, la ampliación de la infraestructura vial, la inversión extranjera y las exportaciones y la forma de pensamiento. “Heráclito decía no hay una persona que se bañe dos veces en el mismo rio. Porque el rio cambia y las personas cambiamos”, la única constante es el cambio en lo social en lo cultural en lo educativo y por supuesto en la economía y la tecnología, cuando pensamos en el cambio que está dando el mundo debemos centrarnos en las oportunidades que este genera el concepto la inteligencia de negocios de la mano de las tecnologías tomando grandes
volúmenes de información haciendo análisis muy complejos para poderlos
entregar al consumidor al tomador de decisiones de manera rápida y eficiente, las tendencias que generan la tecnologías deben ser incorporadas a las
organizaciones para obtener cambios positivos, la mayoría de barreras que existen en el día a día son autoimpuestas, el pensar que el cambio transformará la calidad del servicio a nuestros clientes internos y externos.
La prosperidad de las organizaciones debe estar atada a la innovación creando calidad de vida a las familias. A través del ministerio de comercio, el ministerio de tecnología de las comunicaciones y el ministerio de educación Colombia ha creado más de 15 programas que impulsan la innovación desde todos
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los ángulos educación desarrollo profesional y uso de tecnologías. La
competitividad empresarial es un fenómeno sistemático en donde se tiene en cuenta el desarrollo empresarial, la innovación, la infraestructura física, el talento humano y la internacionalización , la institucionalidad debe ser transversal para ser competitiva, en concreto la competitividad es la unión de un país para generar condiciones productivas a partir de la dinámica de las condiciones de
infraestructura humana logística y de procesos, una empresa es competitiva cuando se tiene la capacidad de explotar eficientemente los factores productivos capital, tierra, trabajo y conocimiento así se crea un entorno competitivo. La competitividad de un país se puede asociar al nivel de productividad y capacidad de su industria para innovar, la manera como las empresas emplean sus recursos y lo innovadores que pueden ser para añadir un valor agregado a los procesos y productos desarrollados.
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La empresa que ha implementado procesos de transformación con cambios estructurales de sus aparatos productivos manteniendo logros sostenidos en el tiempo ha definido trazado agendas de competitividad.
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Palabras Claves
Tecnología, Competitividad, Productividad, Eficiencia, Status,Globalización, Prosperidad, Competitividad, Capital intelectual, Capital social, Responsabilidad social, Desarrollo sostenible, Gestión de la información.
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Abstract
To handle the development of the globalization in Colombia, we must have clear that we are in a country that does not possess the sufficient technological and scientific support. The entrepreneurship and the free trade are factors that were helping to improve the quality of life of the people. The links established with USA us demonstrates that the government this doing everything possible for entering in the age of the globalization. One of the most biggest advance is the computer science that it must be used in our society, since Colombia is an society company with high benefits in the agricultural production, miner, the textile production and the petroleum industry. Thanks to the drug trafficking and the terrorism, Colombia is a far from reaching the globalization. The country will have to continue advancing in the recovery of the macroeconomics, road infrastructure and the form of thought, the managerial competitiveness is a
systematic phenomenon where it is born in mind, the managerial development, the innovation, the human talent and the internationalization .
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Keywords
Technology, Competitiveness, Productivity, Efficiency, Status, Globalization, Prosperity, Intellectual Capital, Share Capital, Social Responsibility, Sustainable Development, Management of the information.
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Introducción
La investigación se llevará a cabo en Canacol Energy Colombia SA tendrá como aspecto principal el análisis de factibilidad económica en la posible
implementación de nuevas tecnologías en su área financiera especialmente en cuenta por pagar, ya que en este departamento esta identificado la complejidad de su proceso.
Un proceso que es ajeno al crecimiento de la compañía en cuanto a su labor. Se llevará a cabo un aserie de actividades que se planificaran, ejecutarán supervisarán con recursos finitos para lograr obtener el mejor resultado.Además se realizarán trabajos con fechas definidas de inicio y finalización, una
especificación clara del objetivo o alcance a la investigación, estableciendo un presupuesto pre-establecido. Se buscará que la compañía pueda crecer y alcanzar sus objetivos estratégicos. Esta efectividad se podrá medir cuando se gestione efectivamente cada actividad programada que se refleja en el resultado final de la operación, para superar los procesos rutinarios. La investigación esta orientada a la de un objetivo económico de mejora del servicio y por supuesto de la imagen de la compañía.
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El surgimiento definición y constatación de un problema dentro de la organización hace crecer la oportunidad de generar cambios y adaptar las
situaciones y herramientas generadas con la adopción de las nuevas tecnologías en las distintas áreas de la compañía.
Esta investigación buscará aportar una conclusión, un conjunto de nuevos conocimientos una disciplina y en materia concreta, en un principio totalmente desconocido para que la organización sea beneficiada. La consolidación de los estudios en disciplina relativa a información y documentación está en
aumentando, Se diseñara un proyecto de análisis del conocimiento o un estado comparativo de los resultados de los estudios tocantes a un determinado tema archivísticos sin preocuparse por la aplicación práctica de los resultados
El alcance de esta investigación se limitará a estudiar y analizar la información disponible cerca de los aspectos técnicos , económicos de el proceso documental de AP de Canacol Energy Colombia SA . La complejidad del problema se abordara, teniendo en cuenta la posibilidades de éxito de este proyecto Para esto es necesario crear un conjunto de actividades en concreto que pongan en relieve los aspectos considerados: técnicos económicos y jurídicos. Se debe tomar como como ejemplo de investigación un proyecto de novedad o reforma que buscará la viabilidad financiera de un nuevo servicio que ayudará a que la compañía.
mejore para que sus procesos se desarrollen sin ningún tipo de contratiempo. Es necesario conocer la dimensión técnica para que esta pueda ser entendible y aplicada de acuerdo a la naturaleza de la operación en una parte que podría llamarse experimental que me dirá el impacto positivo o negativo en el proceso en la operación de la compañía.
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Justificación
Esta investigación se realiza teniendo en cuenta el punto de vista de funcionarios de CANACOL que reconocen una situación en la compañía e identifican un problema al que no se le ha prestado la debida atención, el cual hasta el momento no se le han planteado alternativas de mejoras.
El crecimiento de la compañía es de un 300% lo cual llevará a que la organización adopte nuevas políticas, nuevos procedimientos y posibles mapas de riesgos, donde se puedan fundamentar los diferentes componentes que llevaron a un crecimiento acelerado de su nivel físico y productivo.
El foco principal será el componente administrativo y financiero, como se mencionó anteriormente, los procesos fueron totalmente modificados el nivel de correspondencia recibida aumentó casi en 90% (DEPARTAMENTO DE IT CANACOL ENERY COLOMBIA SA), en el área financiera el nivel de facturación también se incrementó un 500 (DEPARTAMENTO DE IDEAS ADMINISTRACION DEL EL SOFWARE), estas son las áreas en donde se realizará la investigación. Es por esta razón que se reconoce el problema ya que los procesos que se debieron implementar para el manejo de esta situación no se han realizado, teniendo en cuenta que el manejo es totalmente manual, en el caso del área financiera, el proceso de recepción de facturación se encuentra
totalmente aislado del proceso contable en donde la facturación pasa por varios funcionarios y es ahí donde se crea un cuello de botella que puede traer varios inconvenientes como la pérdida de documentos y el manejo de varios archivos físicos que dificultan y entorpecen el proceso contable. Es en este momento donde
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la propuesta del aplicativo de automatización de documentos ayudará a minimizar el riesgo, sería de gran ayuda.
El manejo de un archivo digital, que es lo que se propone, solucionara el problema que tiene CANACOL ya que los documentos pueden viajar a los diferentes usuarios de la información sin tener la necesidad de manipular manualmente documentos, en los procesos de recepción, causación, impuestos y pagos se convertiría en aliciente que le dará agilidad al proceso minimizando la ocurrencia de errores, la detección de los mismos, los tiempos de respuesta y generando reportes en tiempo real.
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Objetivo General y Objetivos específicos
Objetivo General
● Demostrar y validar los beneficios financieros en el control y eficiencia en los procesos documentales, que generará la implementación de nuevas TIC en la automatización documental para las empresa CANACOL
Objetivos específicos
● Establecer si existen beneficios financieros en la implementación de tecnologías de automatización documental CANACOL.
● Optimizar el espacio físico utilizado para almacenar el archivo contable
● Disminuir los costos de la impresión donde suponen unos significativos ahorros de costos
● Acelerar la búsqueda y recuperación más ágil y sencilla de la información
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Capítulo 1.
Marco referencial o teórico 1.1 Antecedentes
A finales de 1940 con la aparición de la primera computadora, la cual actuaba con una serie de micro interruptores que permitían introducir los
programas en la memoria del computador, para esta época no existían los sistemas operativos, y los programadores deberían interactuar con el hardware sin ayuda externa. Este proceso hacia que la implementación de cada computador tomara más tiempo.
Para este entonces los computadores eran maquinas muy costosas lo que las hacía muy solicitadas y solo se podían utilizar en lapsos de tiempo muy cortos.
En la década de los 50 con el fin de facilitar la interacción entre
computador y personas, existe un avance en el sistema operativo simple, donde aparece el monitor residente, el proceso por lotes y el almacenamiento temporal.
El monitor residente tenía un funcionamiento simple, se limitaba a cargar programas a memoria leyéndolos de una cinta o de tarjetas perforadas y
ejecutarlos, el inconveniente que tenía era tiempos de ejecución entre proceso y proceso. (ARCHIVO GENERAL DE LA NACION REPUBLICA
ESTABLECIMIENTO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA, 2005)
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El procesamiento por lotes contaba de una misma cinta o tarjeta donde se cargaban varios programas donde no se perdiera tiempo cambiando cinta a cinta y así ejecutar en menos tiempo.
El objetivo del almacenamiento temporal era disminuir el tiempo de carga de los programas y la salida de los datos con la ejecución de su tarea.
En la década de 1960 se produjeron cambios notorios en la informática, es aquí donde aparece el circuito integrado orientado a incrementar el potencial de los ordenadores.
Es aquí donde aparece el sistema multiprogramado donde la memoria principal alberga más de un programa, también está el tiempo compartido donde un sistema hace un buen uso de la electrónica disponible en donde existen varios usuarios con un terminal en línea utilizando el método de tiempo compartido.
El tiempo real se usa en entornos en donde se acepta y se procesa en tiempos muy breves un gran números de sucesos, en la mayoría son externos al ordenador, teniendo en cuenta que el sistema no respeta las restricciones de entrega de las operaciones donde el sistema empieza a presentar fallas.
El multiprocesador es un diseño que no se encuentra en ordenadores de monoprocesador, con esto deriva un problema del hecho que dos programas no se pueden ejecutar al tiempo en esta máquina porque pueden cruzar la información de cada archivo entre sí. (GIRALDO RIOS, 2014)
Existen don soluciones para este problema; la arquitectura NUMA, donde cada procesador tiene acceso y control exclusivo a una parte de la memoria y, está la arquitectura SMP, donde todos los procesadores comparten toda la memoria,
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con esto dan solución al problema presentado ya que cada archivo queda independiente utilizando parte de la memoria sin cruce de información entre archivos. (RUBIO , PROYECTOS ARCHIVISTICOS, 2011)
En la década de los 70 crean el sistema UNIX, el cual lo implementaron por 10 años, fue un fracaso por lo cual desapareció en los años 80.
En la década de los 80 se crean los circuitos a gran escala – chips que contenían miles de transistores en un centímetro cuadrado, empezó el auge de los computadores personales. El objetivo principal era que el sistema operativo fuera más amigable, siguiendo menús, e interfaces gráficas. Esto reducía la rapidez del sistema pero era más eficaz, práctico y simple para la manipulación de los usuarios.
En los años de 1981 Microsoft compro un sistema operativo llamado QDOS al cual realizo pocas modificaciones y se convirtió en la primera versión de MS- DOS. A partir de aquí este sistema tuvo varias modificaciones hasta llegar a la versión 8 en Windows Millenium, a partir de la cual deja de existir MS – DOS como sistema operativo.
En la década de los 90 se crea una versión mejorada de UNIX, este sistema trabajaba en modo comandos. Hoy en día el sistema dispone de ventanas por un servidor gráfico con el que cuenta. (ARCHIVO GENERAL DE LA NACION REPUBLICA ESTABLECIMIENTO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA, 2005)
Soluciones en captura automática de datos SCAD desde 2004 están dedicados a proveer servicios y soluciones para la automatización documental en
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Latinoamérica son altamente especializados y cuentan con las tecnologías y experiencia que pueden hacer su negocio más eficiente y competitivo SCAD Colombia Ltda. ha implementado soluciones y/o en la actualidad brinda soporte técnico en los siguientes países Colombia, Venezuela, Brasil, Perú, chile, México, república dominicana, costa rica, el salvador, Nicaragua, Guatemala y puerto rico los datos de contacto son SCAD Colombia Ltda. calle 37 nª 16-29 Bogotá
Colombia teléfono (+571) 7427003.
Dentro de la propuesta cabe destacar algunos que anteceden a este el trabajo presentado en la facultad en administración de negocios internacionales de la universidad del rosario el trabajo plan de mercadeo: caso SCAD Colombia Ltda. por correa Acevedo Andrés Felipe 2012 Bogotá trabajo de grado para optar el título de administrador de en negocios internacionales SCAD Colombia es una empresa que provee soluciones para la autorización documental a nivel
latinoamericano actualmente distribuye una solución desarrollada por la empresa readsoft de Suecia llamada process director la solución hoy en día no tiene niveles de reconocimiento ni de ventas esperadas sin empergo tiene un mercado
interesante e inexplorado en su mayoría para el año 2012 SCAD Colombia pretende buscar la manera que le permita obtener los objetivos establecidos para la dicha solución del mercado el presente documento plan de mercado coas SCAD Colombia propone una serie de análisis y estrategias puede seguir con el fin de conseguir los resultados esperados los objetivos de este trabajo es investigar hacer un análisis y describir la instalación de la gestión contable para garantizar una solida información de primera línea que abarque los aspectos básicos del área económico contable se impone un método de trabajo en el que las soluciones
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informáticas tengan un resultado protagonismo controlar los sistemas sin los medios de la informática pone nuestro alcance resulta poco competitivo el ciclo
de facturación engloba las operaciones más importantes de la gestión comercial comienza al facilitar al ordenador la información que genera los pedidos recibidos de clientes o por la venta directa de artículos (sin que medie ningún pedido previo) y permite obtener los albaranes y/o facturas al introducir los datos referentes a las ventas de un periodo.
El aporte que presta esta labor al trabajo de investigación es marcar un precedente ante la experiencia descriptiva de una empresa como es el SCAD Colombia Ltda. En parametrización de la empresa en contabilidad en ciclo de facturaciones que permite la comprobar el relevante en la transición de los procesos para las empresas en Colombia.
La especialidad la automatización documenta para SCAD Colombia Ltda.
El junio 1 de 2011 SCAD Colombia asistió al evento tendencias de venta directa organizado por S4DS. Este evento se realizó en Medellín el día 1 de junio y en Bogotá el día 2 de junio fue una oportunidad muy interesante de conocer lo que está pasando en negocio de venta directa y las tendencias a nivel mundial.
SCAD Colombia se especializa en automatización de procesos
documentales para las compañías de venta directa hemos desarrollado un servicio a través del cual procesamos en modalidad outsourcing todos los documentos de
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negocio y entregamos toda la infraestructura requerida a los clientes sin ninguna inversión.es un modelo muy novedoso bajo el cual están atendiendo
satisfactoriamente a las compañías más grandes de este sector en Colombia 31 de agosto de 2010 SCAD implementara solución de pago a proveedores en SAP está próximo a iniciar la implementación del proyecto de automatización de pago de proveedores en SAP R/3 en una de las compañías más importantes de Colombia este proyecto permitía a los clientes automatizar el proceso de pago de aproximadamente 75000 facturas al año. (SCAD COLOMBIA, 2011)
Al 1 de febrero de 2011 finalizada implementación de automatización de cuentas por pagar integrada a SAP SCAD Colombia con el apoyo de readsoft chile ha culminado exitosamente y el periodo de tan solo 3 meses la
implementación de la primera solución de automatización del proceso de cuentas por pagar en una importante compañía del sector petrolero esta implementación es muy importante por la capacidad de procesar aproximadamente 75000 facturas de proveedores al año los mayores beneficios para nuestro cliente se centran
principalmente en:
· Mejor visibilidad del estado de pagos pendientes
· Reducción de costos operativos en aproximadamente un 70%
respecto a la operación manual
· Mayor control de flujo de caja
· Mejor control de posibles fraudes
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· Pagos oportunos
1.2 Marco Conceptual
En los últimos quince años, están ocurriendo algunos fenómenos que rompen los paradigmas que están generando cambios en los profesionales de la información entre estos acontecimientos podemos mencionar el surgimiento de una nueva sociedad llamada sociedad de la información , que sustituye la sociedad industrial o la sociedad pos-industrial , esta nueva sociedad pasa a hacer la
materia prima del desarrollo. (LA NOTA ECONOMICA , 2014)
Esta nueva sociedad se caracteriza por compartir los recursos, una sociedad que busca el bien común, pero algunos opositores a esta sociedad la catalogaban como una sociedad perversa y feudal puesto que los nuevos dueños serían las grandes fuerzas dominantes. En un segundo plano con la innovación tecnológica plano en especial el internet, proporcionara el acceso a la información en tiempo real y creando condiciones para la multiplicación infinita de esta
información que facilitaría un comunicación más fluida.
El tercer proceso fue el proceso de globalización con el fin de unir las fronteras para lograr que la sociedad y la economía se hicieran más competitivas.
A continuación señalaremos cinco características que posee la información La información es la metería prima de la tecnología, la cual se desarrolla para permitir que el hombre actué sobre la información.
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La penetrabilidad de los efectos de la tecnología s nuevas tecnologías. La información es parte de toda actividad humana, sea colectiva o individual, por lo tanto todas estas actividades serán moldea das por estas tecnologías.
La lógica de redes, que gracias a la tecnología s de la información pueden ser aplicadas a cualquier tipo de proceso y organización
La flexibilidad que facilita la tecnología, que permite alteraciones y reorganizaciones sin ir en contra de las políticas de las organizaciones
La convergencia de la tecnología específica para un sistema integrado, lo que significa que diversas áreas del saber se integren en los sistemas de
información
Con la revolución tecnológica, se da pie a una sociedad civil mucho más activa, que se organiza alrededor de varios temas produciendo conocimientos, en la medida de sus organizaciones y reivindicaciones. Las empresas presionadas por la competitividad, acaban convirtiéndose en centro de producción de
investigación y de saber. Muestra más avanzada sea la pirámide tecnológica, mas productora del saber se hace la empresa. De la misma forma, los institutos de la investigación, sean gubernamentales o no, se mueven en torno de intereses difusos en función de presiones del mercado o del gobierno.
En este un contexto académico y principalmente empresarial en el que la información adquiere un formato electrónico, comienzan a surgir nuevas
profesiones y consecuente mente nuevos especialistas , tales como el especialista en DRM ( Digital Rights Management) , GERENTE DE DERECHOS
DIGITALES, el ERM (Enterprise Electonics Rights Management), o Gerente de derechos electrónicos. Son nuevas profesiones nacidas de las diferentes faces que
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la información va tomando en su forma electrónica. Abordan problemas desde la protección de archivos digitales, hasta la responsabilidad por asegurar la
confiabilidad de la información dentro y fuera de la empresa. Estarán abastecidos de los instrumentos de seguridad ya existentes y nuevos agentes inteligentes para la detección y limpieza de ocurrencias del mal uso de la información. (RUBIO, 2012)
La revolución de la tecnología trajo algunos grandes desafíos para las organizaciones que almacenan y difunden información. Generalmente los
Profesionales de La información enfrentan, con gran estancia, todo proceso de cambio. Una dela cuestiones mas complejas cunado se estudia la preservación de los archivos digitales es el dialogo entre los archivistas y el ingeniero de sistemas
En este sentido la organizaciones activamente envueltas en la gestión y preservación de los archivos electrónicos, concluyeron que las competencia de la tecnologías de La información y comunicación, en gestión de sistemas y
desarrollo de software y competencias archivistas son complementarias, pues cada especialista debe contar con conocimientos básicos sobre el papel de los
profesionales que se desarrollan en cada área. Es así como los ingenieros de sistemas no necesitan convertirse en archivista calificados y viceversa, los archivistas no necesitan ser especializados en programación de sistemas, pues cada uno debe ser capaz de manejar un lenguaje común que les brinde la
posibilidad de debatir sus necesidades y posibilidades. En las organizaciones en las cuales la gestión de archivo es física y hay distancia con la gestión de sistemas,
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la comunicación tiende hacer poco frecuente y eficaz, caracterizada en algunos momentos por el deseo y en otras por la hostilidad.
Según Thomas (2005), que estudio los factores condicionantes, los problemas fundamentales de la presentación digital fueron divididos en siete categorías:
1. Carencia de políticas evaluación: las implicaciones para la definición de
prioridades y criterios de selección son muy graves en el ambiente informático. La fuente digital no seleccionada para tratamiento activo de preservación en las fases iniciales tiene gran posibilidad de perderse o no tener uso en el futuro
2. Carencia de políticas de descripción. La naturaleza compleja de la tecnología exige que se aborde la descripción más detallada de los objetos digitales para su manutención. La integración interna como externa, se hace esencial
3. Vulnerabilidad física: hardware y los medios de comunicación en los que los objetos digitales se almacenan son inherentemente inestable. Sin ambientación y manutención adecuada, pueden deteriorarse rápidamente, aunque no parecen afectados externamente
4. Vulnerabilidad lógica: el ambiente informático es propicio para los cambios- algunos de los cuales resultan de necesidades del propio gerenciamiento del ambiente-, lo que puede comprometer la integridad, la autenticad y la historia de los objetos digitales
5. Alta obsolescencia tecnológica: la velocidad de los cambios tecnológicos en el ambiente tecnológico reduce el tiempo para la necesaria reacción. El ciclo de renovación es corto-de tres a cinco años-, al contrario de décadas o siglos
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asociados a la preservación de objetos físicos. La obsolescencia tecnológica es generalmente vista como la principal amenaza técnica para garantizar el acceso continuado al objeto físico
6. Alta dependencia tecnológica: todos los objetos digitales requieren hardware y software específicos para poder tener acceso a ellos. Esa tecnología- amplia y la mayoría de las veces, propietaria-requiere ajustes contractuales adecuados que no se pueden negociar con facilidad.
7. Dificultad de obtención de experiencia. La tecnología envuelta en el acceso a objetos digitales requiere gran diversidad de mano de obra especializada y actualizada para su funcionamiento y manutención.
Tomas (2005), basado en el modelo de referencia Open Archival
Información System (OASIS), identifico nueva acciones , llamadas requisitos, que se deben observar de forma progresiva en la preservación de los documentos electrónicos
Fijar los límites que se quieren preservar: aunque la naturaleza de
multimedia e hipertextual de los objetos digitales sea ventajosa desde el punto de vista de la navegación, para los fines de la prevención es necesario prevenir claramente que elementos serán efectivamente mantenidos.
Preservar el contenido: manutención de la capacidad de tener acceso al contenido en su nivel más bajo, como un archivo de texto en ASCII,
independientemente del establecimiento de variaciones de fuentes y características de formato. (ERNEST, 2004)
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Preservar la presentación: el contenido es presentado visualmente
mediante la aplicación de fuentes de diversos formatos y tamaños, uso de espacio en blanco, columnas, márgenes, encabezados, notas al pie, paginación, entre otros.
Preservar la funcionalidad: los objetos digitales pueden contener componentes multimedia, esto se refiere, a contener textos, gráficos, audio y video integrados, existir en formatos hipertexto, es decir, con capacidad de desviarse dinámicamente para otros puntos del propio documento o para otro documento; por ser un contenido dinámico, poseer un contenido dinámico , o sea, generado automáticamente a partir de banco de datos; o tener funciones de navegación que son barras de herramientas que facilitan la investigación por palabras clave o tablas interactivas de contenidos.
Preservar la autenticidad: es necesario garantizar que el objeto accedido sea exactamente aquel que se procura y que las posibles transformaciones por las que haya pasado, para mantener su accesibilidad, preservando su forma original.
Acompañar el objeto digital a lo largo del tiempo: los objetos digitales corren el riesgo de ser alterados, copiados o modificados inmediatamente después de su creación. En cualquier referencia al objeto digital, es necesario localizarlo en la edición o versión correcta.
Preservar la procedencia: identificar el origen del objeto y detallar su historial ayuda a confirma su autenticidad e integridad.
Preservar el contexto: los objetos digitales se definen por su dependencia de hardware y software, sus modos de distribución y sus relaciones con otros objetos digitales. Preservar la presencia física: la presencia física representa el archivo físico, esto es, la capa primitiva de soportes de la información a
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presentar; se refiere por tanto a los archivos de computador, a las series de ceros y unos que son la base para el significado del objeto digital. En verdad como, como afirma Rondinelli (2002) el advenimiento del documento digital obliga a la revisión de todo conocimiento archivístico.
El grado de esta reflexión ha dividido la comunidad archivística
internacional. Algunos, como Dollar (1994) considera que la práctica y principios archivistas deben ser redefinidos. Otros concuerdan con Peterson (1989), cuando afirma "gerencia documentos electrónicos no significa crear nuevas teorías archivísticas. Los principios archivísticos tradicionales continúan guiando la práctica archivística. Esta crecerá y cambiara, pero los principios permanecerán”
En este contexto surgieron tres grandes proyectos internacionales formulados por la Universidad de Britih Columbia en Canadá, la universidad de Pittsburg en los Estados Unidos y el Archí Nacional de Australia (RONDINELLI, 2002), basado en las inquietudes de cómo crear documentos digitales archivísticos fidedignos y como mantenerlos auténticos a lo largo del tiempo. En verdad, muchas de las investigaciones se encuentran basadas con las seis funciones archivistas indicadas en el esquema de referencia de Open Archival Información Sistema – (OAIS)- (Consultative Comité For space Data Systems-CCSDS, 2002), esquema conceptual que disciplina y direcciona a la preservación y manutención del acceso a la información digital a largo plazo. En el primer nivel de detalle se encuentran seis funciones archivísticas a ejercer:
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Admisión servicios y procesos que reciben paquetes de información de los productos Admisión servicios y procesos que reciben paquetes de
información de los productos.
Desde el punto de vista de la elaboración de proyectos informáticos los profesionales que estemos a cargo esta función abordamos la ejecución de unas faces de análisis, diseño y desarrollo. En este sentido, y a partir del echo que en el tema de la Gestión Documental aún se presentan muchas inquietudes y sean han identificado vacíos, los cuales deben ser el objeto de análisis en el proyecto de automatización del PGD , la etapa de análisis se inició con la identificación de necesidades y requerimientos en torno a tales falencias.
Frente a la detección de necesidades, inicialmente relacionadas relacionar algunos antecedentes recolectados de la documentación y otros aportes hechos por algunas personas relacionadas con la Gestión Documental los últimos años 1. ALA, Revista de la A de asociación Latinoamericana Archivos, se reseñó por
parte de una ONG en relación con el tema de la documentación” La regla empírica básica para conservar materiales consiste en si la meta es conservar, entonces se debe usar la conservación del papel y/o microfichas. Si la meta es difundir el material entonces se debe digitalizar”. Se llama la atención sobre la atención sobre la trasferencia de la tecnología, es decir se aborda la importancia de la migración, pero se concluye que para una ONG, generalmente con escasos recursos, es una tarea difícil sobre todo si el requerimiento en forma permanente.
2. Otra intervención encontrada en la misma revista ALA, es el artículo escrito por la señora Elisa Carolina Santos Canaleja, subdirectora de Archivos Estatales
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de España, titulado “ como mejorar las relaciones en los archivos y la sociedad”, en el cual afirma que “conviene señalar que en los últimos años los archivos como reflejo del derecho de cultura de los ciudadanos, se han ido considerando no solo como instrumentos de conservación de la memoria histórica sino también como medios para la promoción y enriquecimiento del patrimonio histórico. En cuanto a dificultades de la autoría hacia énfasis en lo siguiente: “la heterogeneidad del público, por tanto, ha diversificado por sí mismo, la actividad archivista
relacionada con la difusión. Esta difusión del archivo ha de ser tratada de manera diferente según provenga de archivo administrativos o archivos históricos”.
También afirma que la “las bases de datos documentales han de atenerse a un normalización para que la información sea precisa y no redundante, por eso los archiveros deben emplear técnicas documentales de indización y normalizar la descripción y la termología
3. Annia Hernández Quintana del Archivo Nacional de Cuba escribió un artículo sobre “Recuperación de información, meta información y tratamiento léxico”, en el cual manifestaba que “los términos que constituirán los instrumentos para romper la información, son la sustanciación de la amplitud léxica y gramatical del lenguaje natural y de be garantizar la univocidad entre la palabra y el concepto”, como se observa, igualmente da mucha importancia al tema de la normalización.
4. Leonardo Guzman en su momento Coordinador del archivo General de la Nación de Colombia , en su artículo “El documento electrónico” indico que “ la realidad modifica por completo nuestros conceptos sobre el original y la copias”,
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haciendo referencia a la dificultad para identificar con claridad la cantidad de originales y copias de documentos en archivos magnéticos y digitales. También llamaba la atención sobre el descubrimiento que se estaba haciendo de “que los medios usados para preservar la información pueden ser tan frágiles que algunos quizás no serán confiables en la siguiente década”.
5. En el seminario realizado en c en el 2010 se trató el tema de las “Políticas Nacionales de Automatización de Archivos”. En el marco del evento el señor Leonardo Guzmán afirmo que” en el marco informático la multiplicidad de alternativas y el vertiginoso avance, hacen cada vez más complejo el uso dirigido a las actividades completas e integradas”.
De tal afirmación vale la pena resaltar el énfasis que hizo en el carácter integral que deben garantizar los aplicativos, que no deben ser parcializados sino que se debe abordar un software de automatización de manera conjunta con los procesos archivistas en el marco del ciclo vital de los documentos. Reitera asimismo lo relativo al control del lenguaje e insiste en la normalización del proceso descriptivo.
6. Teresa Bermúdez Muños, en su artículo “La estrategia archivista en Costa Rica
“, publicado en la revista ALA 2010, planteo varios problemas. en primer lugar indico, que “para garantizar la conservación a largo plazo de los documentos con valor permanente, debe involucrarse más activamente en su concepción, creación, utilización y mantenimiento”. Es muy interesante este aporte, porque indica la importancia de pensar en los procesos de conservación y acceso al documento en cualquier momento. Por otra parte indico la importancia de la diplomacia
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documental, frente a lo cual decía que, “es un herramienta sumamente importante que se puede aplicar a los nuevos soportes, para garantizar la conservación del contenido, el contexto y la estructura delo s documentos con valor permanente 7. Consultores en Informática Documental de España, escribieron un artículo en el
que menciona que “acarrea no pocos problemas lo que tiene que ver con la intranet ya que cuando se parte de la premisa de que tratamos la gestión de documentación como un simple conjunto de herramientas tecnológicas que Permiten trabajar, producir y acceder mejor a los documentos, se esta obviando
todo el componente organizativo y funcional del sistema. Esta coexistencia de la documentación en papel con datos y documentos electrónicos se produce en la mayoría de las organizaciones, sin que existan políticas claras sobre el tratamiento que se debe aplicar a los diferentes soportes. El rediseño y la reingeniería de procesos han concentrados sus grandes esfuerzos en la supresión de documentos en papel, esto ha afectado en mayor o menor medida lo que podríamos denominar documentos operativos, al desaparecer los contenidos de esos antiguos
documentos. Han pasado a formar parte de la base de datos transaccionales de las empresas sin embargo, el cambio el cambio en procedimientos no ha ido
acompañado de reformulación de las políticas, sobre lo que es necesario preservar su valor jurídico o informativo, y aquello que puede ser susceptible de
destrucción.
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ANALISIS FINANCIERO
Teniendo en cuenta el manejo de impresiones que se manejan mensual son alrededor de 75.000 copias mensuales incurriendo en un costo total de $70 pesos por cada una, lo que se propone es que disminuyan la impresión de estas facturas en un promedio del 80% digitalizándolas para que los usuarios las puedan ver por medio de sus ordenadores sin necesidad de manejarlas físicas manipulando un programa que facilita Scad Colombia llamado M - Files.
A continuación se explicara los beneficios del programa:
Convertir una imagen en papel a una imagen que pueda ser reconocida en su totalidad por un computador al digitalizar los documentos mediante el escáner Fujitsu fi-7160 el cual permite:
Digitalizar 120 imágenes por minuto reduciendo el tiempo de escaneado
reduciendo costos para este y para futuros procesos aplicables en toda la organización.
Protege los documentos con sensores acústicos los cuales detectan el
ruido del papel al escanearse y paran la tarea cuando el documento puede llegar a dañarse.
Asegura que la inclinación del papel al escanearse sea la correcta
asegurándose que cada documento se capta con la mayor precisión y simplicidad.
El escáner reconoce documentos que cuentan con archivos adjuntos de papel, notas o sitios pegajosos por lo cual excluye esta zona y envía una notificación.
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Puede escanear notas adhesivas, recibos y etiquetas grabadas.
Ahora describiremos algunos beneficios que SCAD Colombia a través de M-Files puede trasladarle a Canacol:
Recupera documentos de una manera flexible y rápida, las búsquedas
pueden hacerse a partir de la meta data (índices), en el caso de formatos de documento tipo office la búsqueda se puede hacer por el contenido.
Presenta sistema de flujos de trabajo (workflow), para hacer más eficientes los procesos de negocio.
Los documentos en papel pueden ser incorporados automáticamente a M- Files desde el escáner.
M-Files se integra de forma transparente con el ambiente Windows y todas
las aplicaciones Windows, a través de una interfaz común a todos y asegurando que toda la organización consistentemente adopte el sistema.
M-Files también incluye una interfaz web, permitiendo el acceso remoto desde cualquier plataforma.
Toda la historia del documento es guardada automáticamente, esto permite que versiones antiguas de un documento sean recuperables.
M-Files incorpora funciones “Check in” and “Check out” para eliminar el
riesgo de pérdida de información cuando se realizan cambios simultáneos por múltiples usuarios.
La administración de la seguridad para controlar el acceso y los permisos de modificación de los archivos es fácil y flexible.
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El drive virtual único de M-Files es extremadamente rápido y confiable,
permitiendo desempeño local y offline con sincronización automática e inteligente cuando se está viajando o cuando el servidor no esté disponible debido a una falla en el sistema.
El costo de inversión al que incurriría Canacol en la compra de esta herramienta seria la siguiente:
Con los valores antes mencionados podemos observar lo siguiente:
La impresión de las facturas mensuales esta por un valor promedio de $70
pesos unidad y se imprimen 75.000 copias, valor total $5.250.000.oo mensual.
Realizando la inversión de la automatización documental se cancelaria por esto un valor de $12.932.325. fuera de impuestos.
Con los datos antes mencionados sed puede calcular la tasa interna de oportunidad (TIR) para el siguiente proyecto.
Descripción Vr. Unitario Cantidad Vr. Total
Licencias M-Files $ 1,138,500 5 $ 5,692,500
Soporte Anual M-Files (25% valor licencias) $ 284,625 5 $ 1,423,125 Servicios Profesionales (Instalación y Entrenamiento) $ 1,357,000 2 $ 2,714,000 Scanner Fujitsu fi-7160 (60 ppm) $ 3,102,700 1 $ 3,102,700 Total Implementación Solución (antes de IVA) $ 12,932,325
PRECIO SOLUCION PARA GESTION DE FACTURAS
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La TIR se puede definir como como el rendimiento o costo sobre la inversión inicial ganada sobre un saldo no recuperado para el ejemplo se tomaría como gasto.
1.3 Marco legal
ARTÍCULO 26. FACTURA ELECTRÓNICA.
Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.
La posibilidad de cobrar un servicio con fundamento en la expedición de una factura electrónica se sujetará al consentimiento expreso, informado y por escrito del usuario o consumidor del bien o servicio”
Comentario
La factura electrónica está contemplada en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario como uno de los “documentos equivalente a la factura de venta”. El Gobierno nacional, mediante el decreto 1094 de junio 21 de 1.996 había efectuado la respectiva reglamentación sobre lo que son las “facturas electrónicas” y los requisitos que deben cumplir quienes la expidan. En dicho decreto se había establecido lo siguiente
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DECRETO NÚMERO 1094 DE 1996
“Por medio del cual se reglamenta el artículo 616-1 del estatuto tributario”.
El Presidente de la República de Colombia,
en uso de las facultades constitucionales y legales, y en especial de las conferidas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y el artículo 616-1 del Estatuto tributario,
DECRETA:
Factura electrónica
ARTÍCULO 1º—Definición. Para los efectos del presente decreto, entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador a otro.
ARTÍCULO 2º—La factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta. Las personas o entidades que opten por utilizar la factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta, deberán hacerlo a través de una red de valor agregado, de acuerdo a lo establecido en el presente decreto.
El agente emisor de la factura electrónica será responsable ante la administración tributaria por el cumplimiento de los requisitos que la ley contempla para la factura, los cuales deberán figurar en códigos estándar.
ARTÍCULO 3º—Empresas administradoras de redes de valor agregado. Las personas o entidades que se encuentran autorizadas por el Ministerio de Comunicaciones para prestar el servicio de valor agregado, que deseen
intermediar en la transmisión electrónica de facturas de acuerdo a lo previsto en el
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presente decreto, deberán registrarse ante la subdirección de fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a más tardar treinta (30) días antes del inicio de dicha actividad. Para quienes se encuentren operando, el plazo se contará a partir de la vigencia del presente decreto.
La solicitud de registro deberá cumplir los siguientes requisitos:
a) Demostrar por cualquiera de los medios probatorios establecidos para el efecto, que la persona o entidad tiene su residencia o domicilio en Colombia;
b) Acreditar que el nodo central de la red de valor agregado, se encuentra localizado dentro del territorio nacional. Entiéndase por nodo central todos los equipos de computación, comunicaciones, almacenamiento y software utilizados para administrar la red de valor agregado y sus buzones electrónicos;
c) Presentar copia de la autorización del Ministerio de Comunicaciones;
d) Será necesario demostrar que la transmisión de la factura y los demás documentos contables que afectan una transacción de venta o prestación de servicios, se hará a través de la red que administra, utilizando el lenguaje estándar universal denominado Edifact, y
e) Informar el número estándar de localización empresarial de cada uno de sus afiliados, emisores y receptores, debiendo informar a la subdirección de
fiscalización cualquier cambio en los suscriptores, dentro de los primeros quince (15) días del mes siguiente a la modificación, cuando sea del caso.
PAR. 1º—Sobre la solicitud de registro el subdirector de fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, deberá pronunciarse dentro de los quince (15) días siguientes contados a partir de su presentación en debida forma.
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Contra la providencia que resuelve la solicitud únicamente procede el recurso de reposición ante el subdirector de fiscalización el cual debe interponerse por el representante legal o apoderado dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación. El recurso de reposición presentado en debida forma será resuelto dentro del mes siguiente a su interposición.
PAR. 2º—En el evento que la empresa administradora de la red decida conectarse a otras redes con posterioridad al registro, deberá informar a la subdirección de fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por lo menos con treinta (30) días de anticipación a la conexión. En igual forma se procederá cuando las condiciones técnicas de la red o alguno de sus elementos cambie por cualquier circunstancia. (LEGIS , 2014, pág. 405)
ARTÍCULO 4º—Buzón electrónico fiscal. Los administradores de redes de valor agregado registrados ante la subdirección de fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, deberán poner a disposición de la entidad un buzón electrónico, en el cual se registren todas las transacciones de venta o prestación de servicios y los ajustes a las mismas.
Sin perjuicio de lo anterior, el administrador de la red de valor agregado conservará la siguiente información, para ponerla a disposición de la administración tributaria:
a) Nombre o razón social y NIT del emisor de la factura con indicación de la fecha de transmisión e identificación de los receptores, y
b) Nombre o razón social y NIT del receptor de la factura con indicación de la fecha de recepción e identificación de los emisores.
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Deberá dejarse constancia de las transmisiones de datos no exitosos o intercambios incompletos.
ARTÍCULO 5º—Factura electrónica como soporte fiscal. El registro electrónico que cumpla los requisitos señalados en el presente decreto servirá como soporte fiscal de los ingresos, costos, deducciones, pasivos, impuestos descontables por concepto de IVA y demás operaciones.
Excepcionalmente cuando no sea posible acceder a la red se podrá exigir la impresión en papel de una factura o un lote de las mismas, en las condiciones que previamente señale la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales.
En todo caso los archivos magnéticos y el software utilizado para el intercambio de documentos a través de la red, deberá conservarse por el término establecido por el artículo 632 del estatuto tributario.
ARTÍCULO 6º—Procedimiento y sanciones. A la factura electrónica se le aplicará el procedimiento y sanciones previstos en el estatuto tributario.
ARTÍCULO 7º—Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su expedición.
Con la norma aprobada en la ley 962 de 2.005, lo que se debe entender es que quienes expidan “facturas electrónicas” ya no están obligados a hacerlo
únicamente mediante las entidades mencionadas en el artículo 2 del decreto 1.094, sino que podrán hacerlo usando cualquier otro tipo de tecnología la cual debe garantizar la autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de sus conservación. Ante tal disposición, va a ser necesario que en próximos días el Gobierno Nacional expida alguna reglamentación pertinente que modifique al decreto 1094 de junio de 1996 o que indique cuáles requisitos deben
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cumplir las tecnologías a través de las cuales se expidan las “facturas electrónicas” (DECRETO NÚMERO 1094 DE 1996)
Capítulo 2.
Diseño Metodológico
El diseño metodológico utilizado en esta investigación será descriptivo, ya que se realizara un seguimiento de los procesos preestablecidos en el área de cuentas por pagar de la compañía. Canacol Energy es una compañía del sector petrolero que cuenta con un gran volumen de proveedores que mes a mes
entregan sus y que según los términos de negociación deberán ser canceladas a 30 días. En ocasiones algunas facturas deberán ser cancelada de manera inmediata como por ejemplo las correspondientes a servicios públicos, arriendos leasing financieros pólizas y anticipos. Estas facturas deberán no superar un tiempo mayor a un día para cumplir con su ciclo contable, pero los procesos que la compañía maneja no permiten emitir las alertas que permitan identificar un posible riesgo al no realizar el correspondiente pago.
Debido a la gran cantidad de documentos físicos se empezaron a presentar inconvenientes como lo son pérdidas de documentos, demoras en los pagos a los proveedores y gran volumen de impresiones por cada factura que ingresa para la distribución del departamento que la requiere.
SCAD proveerá una solución para la gestión documental de las mismas, minimizando el riesgo de pérdida o deterioro del documento, y al mismo tiempo reduciendo costos en la reproducción de papeles, dado que el uso del documento se realizará a través de la imagen y no de la factura física.
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2.1 Tipo de diseño o estudio
El estudio se realizará de manera cuantitativa ya que nos basaremos en datos estadísticos para realizar el análisis del proyecto a proponer, estos datos serán suministrados por el área de IT de la compañía con respecto al volumen de copias y fotocopias y con respecto a el porcentaje de facturación el área de cuentas por pagar.
También se tendrá en cuenta para el estudio la información otorgada por Canacol Energy que se compone de las cuentas por cobrar que ingresan
diariamente y, la propuesta que realizara Scad para la implementación de la automatización de las facturas que ingresan a esta entidad.
2.2 Sistema de hipótesis y variables: realidad problemática. la posible implementación en la empresa canacol los sistemas de información de capturas de documentos o digitalización de documentos para mejorar los beneficios y la eficiencia de la organización mediante la aplicación de nuevas tecnologías capacitaciones de los usuarios y la importancia de obtener un sistema de administración de documentos.
¿En qué medida la automatización de documentos determina la reducción de costos las soluciones de administrar documentos físicos en imágenes por escaneo y electrónico y la decisión de implementar las nuevas tecnologías en la empresa
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de canacol energy si es necesario modificar su sistema de cuentas por cobrar de manera física?
Cambios en el sistema de facturación y reducción de costos de los soportes de cuentas por pagar físicos en documentos electrónicos
Automatización de documentos e implementación de nuevas tecnologías
2.3 Población y muestra: La población impactada es Canacol Energy, departamento de cuentas por cobrar.
2.4 Instrumentos: los instrumentos que se utilizaran son los siguientes:
● El instrumento de observación en cuanto a las facturas ingresadas con el fin analizar cuantas facturas serán digitalizadas y cuanto sera el ahorro de tiempo y dinero para la empresa Canacol.
● Recolección de datos: verificando la cantidad de facturas, el nivel de riesgo de pérdida y la demora en el ingreso a cada departamento para su causación y respectivo pago.
2.5 Procedimiento
El procedimiento que llevaremos a cabo será el siguiente:
Analizaremos la el fenomeno de la digitalización documental en el mundo
medidos en la últimas décadas realizando un énfasis en sus inicios, analizaremos los beneficios que esta tecnología impacta en los distintos escenarios donde se desarrollan, los beneficios a mediano y largo plazo, consultaremos las distintas
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empresas que se dedican a prestar este servicio partiendo del punto de vista del sector en donde la empresa desarrolla su objeto social. Analizaremos la
problemática que puede generar la no inclusión del desarrollo sistemático dela información en la organizaciones, pero también se analizará los pro y los de este mecanismo de sistematización documental. Solicitaremos a Scad de Colombia empresas dedicada a la sistematización de información una posible herramienta que ayude a mitigar el riesgo que presenta Canacol Energy en su proceso de cuentas por pagar.
Posteriormente presentaremos ante Canacol Energy una propuesta para que sea evaluada. Es de resaltar que la responsabilidad social frente a este tema debe ser un componente vital de las compañías la preservación del medio ambiente y es uno de sus rublos mas importantes
2.6 Consideraciones éticas:
Canacol implementa políticas referentes a su responsabilidad social con énfasis en la práctica ambiental en desarrollo de su objeto social con nuevas estrategias podrá incorporar herramientas que en su operación no la productiva sino también la metódica generaran en sus trabajadores la oportunidad de ser más metódicos y analíticos y dejar de pensar como máquinas para poder llegar al análisis más de la información con la ayuda de la teología. Además se encontró un una filosofía Barriles limpios es una filosofía de trabajo que se inculcó a los empleados en el sector petrolero y que compañías como Ecopetrol, Pacific Rubiales y Canacol han recogido como un compromiso con la sociedad.
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El término barril limpio se entiende como la producción de petróleo sin accidentes, sin incidentes ambientales y en armonía con los grupos de interés, según Ecopetrol.
Estas estrategias pretenden generar confianza en sus siete grupos de interés, que son clientes, empleados, socios, comunidades, Gobierno, inversionistas y familiares.
Para poder lograr que esas estrategias de responsabilidad social, y específicamente en la de producir barriles limpios, sean efectivas, el seguimiento y control a las acciones es primordial. De esa forma se van a satisfacer a los grupos de interés, y evitar cualquier accidente que se pueda generar. Con estas estrategias, las
compañías petroleras buscan cumplir con sus compromisos y objetivos para hacer del negocio rentable y mantener los compromisos con sus grupos de interés. Pero en concordancia a su objeto social, es decir Implicación en el comportamiento ético las personas manos máquina y más pensantes. (LA REPUBLICA , 2014)
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Capítulo 3.
● Se puede demostrar y validar los beneficios financieros en el control y eficiencia en los procesos documentales, que generará la implementación de nuevas TIC en la automatización documental para las empresa
CANACOL
Resultados
● Establecer si existen beneficios financieros en la implementación de tecnologías de automatización documental CANACOL.
En la organización Canacol Energy Colombia SA se realizó un análisis de su proceso en gestión documental, enfocado en el área financiera, y especialmente en el área de AP. En este departamento se centraliza la recepción de facturación de toda la compañía, y de sus vinculadas. En el año 2010 esta compañía
Canadiense estaba representada en Colombia por un pequeño bloque petrolero llamado Rancho Hermoso que representaba el 90% de sus ingresos y por supuesto de la producción. Este pequeño complejo petrolero generaba al mes de 40 a 60 facturas en el mes, era una operación compleja y pequeña que no requería de un equipo amplio en el área de contabilidad, que en ese entonces estaba integrada por sólo cinco personas. En las distintas áreas de la compañía ocurría la misma
situación la planta de personal no supera las cincuenta personas (Fuente departamento de RRHH) Canacol Energy). Pero a comienzos del año 2011 la compañía fue adquirida por La petrolera Canadiense Canacol Energy Colombia
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SA que invertirá cerca de usd 300.000.000 e incrementar la producción
perforando nuevos campos y participando en las ruedas de negocios ofertadas por ANH en donde se ofertaron bloques productores.
Fue de esta manera que Canacol Energy creció en un porcentaje estimado del 500%, al igual que su capacidad instalada y su planta de personal. Cuando la operación alcanza dichas dimensiones se requieren nuevos procesos que estén atados a dicho crecimiento en cada uno de los departamentos que hacen parte de la operación.
Es por este motivo que el en foco que se está analizando es el área financiera en donde los procesos siguen igual. Es de resaltar que la compañía adquiere un nuevo software contable con aplicaciones exclusivas del sector petrolero y especializado en este tema con parámetros que facilitan los distintos reportes, a casa matriz, a los administradores, a los entes reguladores y
fiscalizadores y de control (Dian Superintendencia de sociedades, Ministerio de Minas y Energía, Superintendencia financiera y Ecopetrol )
Se tiene claro que el primer paso en el proceso de esta rendición de informes es el área de AP donde se consolida la información, pero su proveedor de información el proveedor quien después de realizar el respectivo servicio o entrega del suministro debe entregar su correspondiente documento equivalente para que se procesado, es en este punto donde la compañías no ha tenido en cuenta el riego que se presenta al aplicar procesos manuales que entorpecen, retrasan y ponen en peligro la autenticidad de la información que se maneja en un porcentaje muy alto.
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A continuación se relacionara los movimientos de facturación para la compañía en el periodo enero del 2014 al 30 de septiembre del 2014, en donde podremos analizar el crecimiento del flujo de facturas.
● Se pueden optimizar espacios físicos utilizado para almacenar el archivo contable
Con el análisis realizado se pudo establecer que se generaran beneficios no solamente económicos sino también beneficios al os cuales no se les puede asignar un valor monetario. Entre estos tenemos minimizar el riesgo de perdida de factura, obtener información en tiempo real, evitar reprocesos y cuellos de botella el espacio físico donde se almacena la factura podrá ser optimizado y no se vera tan congestionado.
● Se podrán Disminuir los costos de la impresión donde suponen unos significativos ahorros de costos acelerar la búsqueda y recuperación más ágil y sencilla de la información
La inversión
El estudio de factibilidad económica se mide teniendo en cuenta la tasa interna de retorno en la que, la cual nos permitirá saber en cuanto tiempo se recuperara la inversión.
La impresión de las facturas mensuales esta por un valor promedio de $70
pesos unidad y se imprimen 75.000 copias, valor total $5.250.000.oo mensual.
Realizando la inversión de la automatización documental se cancelaria por esto un valor de $12.932.325. fuera de impuestos.
