CONTABILIDAD GENERAL

(1)

MÓDULO FINANCIERO SIESA 8.5

CONTABILIDAD GENERAL

1. PREDEFINIDOS:

Sirve para parametrizar registros contables cuyas contabilizaciones con relación a las cuentas y valores proporcionales asignados no cambian, es decir, son constantes. Para ello, basta con determinar el porcentaje a asignar y las cuentas que participan incluyendo (iva, retenciones).

Ej. Aprendiendo Vengo Ltda. Quiere realizar un predefinido para el servicio de energía, determinando que el valor que la empresa EPSA LTDA. le cobre, lo distribuya en los dos departamentos con los siguientes porcentajes por área:

Área administrativa 50% Área de ventas 50%

Entonces haciendo el predefinido quedaría: 513530 ENERGIA ELÉCTRICA 50% 523530 ENERGIA ELÉCTRICA 50%

233550 SERVICIOS PÚBLICOS 100% Para llegar a este proceso es necesario:

1.1. Haber creado el año y lapsos por estructura básica

1.2. Actualizar grupos de centros de costos con sus respectivas estructuras (centros de costos), fundamental tener el 199 (otros generales de administración por distribuir) y el 299 (otros generales de ventas por distribuir)

1.3. Actualizar flujo de caja o flujo de efectivo, de

acuerdo a las necesidades de la empresa: ejemplo paga cada pago

1.4. Crear el centro de costos que afectaría el ingreso, costo o gasto, ejemplo:

(2)

Fuente: El autor

1.5. Tener creadas todas las cuentas que hacen parte de las transacciones. Si estas cuentas son de PYG amarrarlas a grupo de centro de costos pertinente (centro de ventas o centros de administración).

Recordar tambien que las cuentas de costos y gastos por pagar (2335xx) su comportamiento es saldos por documento (y no son cuentas por pagar, sino Otras (SxD) – de lo contrario no funcionan en los predefinidos. 1.6. Amarrar al grupo de centro de costos tal como lo haya

manejado la empresa: Centro o departamento (verificar en grupo de centro de costos)

Fuente: El autor

CA (centro administrativo), porque el grupo 51 son gastos de Admón.

(3)

1.7. Si en la transacción participan cuentas de impuestos(IVA) y retenciones (por renta, iva, ica, entre otras), tener actualizadas sus respectivas tasas.

1.8. Actualizar la fecha por el módulo Financiero (diferente a lo que se hace por estructura básica). Por la ruta: contabilidad general; CALENDARIO: En esta opción se permite realizar el cierre o apertura de fechas, de manera independiente para el módulo de CONTABILIDAD, teniendo en cuenta la siguiente ruta: financiero, contabilidad general, C, calendario, apertura y se selecciona el mes y año a trabajar (ejemplo año 2019 mes de diciembre, sería (1912), y para dar apertura al día que se necesite, con tan solo dar enter, el sistema automáticamente cambia de cerrado a abierto.

1.9. TODOS LOS DOCUMENTOS Deben estar creados, para su utilización.

Código TIPO DE DOCUMENTO RC RECIBO DE CAJA CG CONSIGNACION EE EGRESO EN EFECTIVO EB EGRESO DE BANCOS FV FACTURA DE VENTA CC CAUSACION DE COMPRAS NB NOTAS BANCARIAS NC NOTAS DE CONTABILIDAD NI NOTAS INTERNAS GC GASTOS CAUSADOS

2. PARAMETRIZACIÓN DE LOS PREDEFINIDOS: Para realizar el registro de los predefinidos, entramos por la ruta:

financiero, contabilidad general, C, Registros predefinidos-contabilidad, actualización, de esta manera llegamos al siguiente pantallazo:

(4)

Fuente: El autor

Posteriormente, le damos el codigo al predefinido a crear, un ejemplo seria el propuesto al inicio del módulo financiero de esta guia con la energía.:

Donde nos preguntan si vamos a copiar predefinido (allí no se coloca nada, SE LE DA ENTER).

Fuente: El autor

Se inicia a digitar cada una de las cuentas que se afectan en el predefinido con sus respectivos porcentajes, que necesariamente no es el 100% el total final, porque el porcentaje cambia, si en la transacción participa el iva.

(5)

Quedando listo de la siguiente manera para hacer la nota de causación en el momento que llegue la factura de la empresa que provee el servicio.

Fuente: El autor

2.1. HABILITA DOCUMENTOS: En esta ruta se deben crear los documentos a utilizar para contabilizar los predefinidos, Para efectos de garantizar que los documentos sean registrados únicamente en los módulos que corresponde y agilizar los procesos de captura de transacciones, se hace necesaria la

Si no se tiene centro de costos específico se coloca el 199 (otros de administración por distribuir) o 299 si el gasto es del grupo 52

(6)

habilitación de los documentos dentro de cada una de las clases o tipos de captura de registros del sistema.

Primero hago la habilitación automática por la siguiente RUTA:

financiero, Contabilidad general, C, Habilita documentos, habilitación automática.

Fuente: El autor

Despues de la habilitacion automática, habilitamos por clase de documentos por la opción: Estando en C-CALENDARIO HABILITA DOCUMENTOS, Por clase – Actualizacion y se empieza a actualizar los documentos que vamos a utilizar para contabilizar los predefinidos.

(7)

De esta manera y ya teniendo creado los documentos con anterioridad, se guarda en la cajita de NOTAS CONTABLES, los que tengan que ver con esta categoría. En este caso, sería el documento de GASTOS CAUSADOS (donde se contabilizarán los gastos que se afecten a través del predefinido).

Fuente: El autor

Seleccionar Notas contables y alli se pueden amarran los siguientes documentos, que pertenecen a esta categoría:

(8)

2.2. Después de tener todos los pasos anteriores listos incluyendo terceros o beneficiarios que hacen parte de la transacción (Para optimizar tiempo), Se puede proceder a registrar la contabilización del predefinido a través de la siguiente ruta: Financiero, contabilidad general, contabilidad, Notas contables, y se sigue el procedimiento de selección de empresa y C.O. (principal inicialmente), seleccionando el documento pertinente para el registro del movimiento:

Fuente: El autor

NOTA: SI POR ERROR Y SE ENVÍA A IMPRESIÓN, este

se puede habilitar para su modificación por la

ruta:

Financiero,

contabilidad

general, C, Habilita documentos, Habilita para

impresión

y se selecciona el documento a

habilitar.

En el siguiente ejemplo, se presenta si la

equivocación fuese en el documento de gastos

causados NO. 0001

(9)

Fuente: El autor

TAREA: Dentro del trabajo que estamos haciendo clase a clase, realizar los siguientes predefinidos:

(10)

a) Hacer predefinidos para Acuavalle Ltda. Nit. 990.120.310, la empresa Calle 8 No. 10-36 Roldanillo, estima 60% admón. y el resto para ventas. b) Estructurar predefinido (40% admón. 60% ventas) para el contrato de arrendamiento con Inmobiliaria Vélez Ltda. (48-05-42-07-14) Nit. 916.141.310, calle 56 No. 11-30 Pereira, cuyo valor es de $1.000.000 más iva.

c) Estructurar predefinido (80% admón. y 20% ventas) para el contrato honorarios contador Ana Lucia Toro (49-05) Nit. 66.701.436, calle 10 No. 5-27 Roldanillo, cuyo valor es de $300.000 mes.

3. REGISTRO CONTABLE DE LOS PREDEFINIDOS (CAUSACIÓN)

Aún no se ha contabilizado los predefinidos. Después de haber realizado todos los parámetros anteriores, se está listo para hacer la causación contable en el momento que llegue el documento que legaliza el hecho económico (factura, por ejemplo), para así finiquitar contablemente el predefinido. La contabilización se realiza a través de notas contables por el módulo financiero, por la ruta:

FINANCIERO, CONTABILIDAD GENERAL, CONTABILIDAD, NOTAS CONTABLES, NOTAS CONTABLES:

Suponer que para el predefinido realizado en esta guía (servicio de energía), llega la factura, esta sería la información a registrar:

FP-4136 EMPRESA DE ENERGIA S.A. Nit. 899.999.325 (05,48,09,07-42-14), Carera 36 No. 8-96 Cali. Tel. 8341100, por valor de $250.000, servicio de energia del mes.

En el video adjunto, haremos las indicaciones sobre la contabilización.

(11)