Acta de integración y forma de operación del Grupo de trabajo para la Dirección de TIC (GTDTIC)

Acta de integración y forma de

operación del Grupo de trabajo

para la Dirección de TIC

(GTDTIC)

Agosto de 2016

Unidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones Secretaría de Comunicaciones y Transportes

Control de Cambios al Documento

Fecha Versión Descripción Autor

31/08/16 2.0

· Se incorpora el control de cambios y se alinea a la reforma al MAAGTICSI emitida el 4 de febrero del 2016

· Se unifica el rol de Secretario Ejecutivo y Secretario Técnico · Se define el tiempo para revisión y firmas de las listas de asuntos y

acuerdos

· Se definen condiciones para los suplentes

· Se definen tiempos para reprogramación de reuniones por falta de quorum

· Se definen las características para los casos de firmas autógrafas y/o digitales

· Se eliminan los nombres de la sección de registro de firmas debido a la rotación que se presenta en los titulares del grupo y a las suplencias, por lo que solo se conserva el rol y el área a la cual pertenece

Secretario Ejecutivo del GTDTIC

Objetivo

Establecer un vínculo de comunicación al interior del Sector que nos permita unificar criterios de los organismos en materia de Proyectos Estratégicos que involucren Tecnologías de Información y Comunicaciones, en un grupo de trabajo que valide y apruebe el uso y aplicación de las TIC.

Marco Jurídico

Con fundamento en:

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, artículo 36 fracción I, 48 y 49. Ley Federal de las Entidades Paraestatales, artículo 8º.

LINEAMIENTOS para la aplicación y seguimiento de las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal, punto 20 numeral 3.

Las atribuciones establecidas en los artículos 5º, fracción XXIII; artículo 6º, fracción IV; artículo 7º; fracciones XXV, XXVIII y XXXV; artículo 10º, fracciones II y XXI del “REGLAMENTO interior de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes” corresponde a la Unidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones establecer y promover la aplicación de políticas y normas en materia de informática.

De manera particular y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 8 y lo dispuesto en la sección PE-1 del anexo único del “ACUERDO que tiene por objeto emitir las políticas y disposiciones para la Estrategia Digital Nacional, en materia de tecnologías de la información y comunicaciones, y en la de seguridad de la información, así como establecer el Manual Administrativo de Aplicación General en dichas materias” publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de Mayo de 2014 y su reforma emitida el 4 de Febrero de 2016, son responsabilidades de la Unidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones la conformación de un Grupo de Trabajo para la Dirección de las Tecnologías de Información y Comunicaciones integrado por mandos superiores con capacidad de toma de decisiones sobre los objetivos metas y

proyectos institucionales habilitados a través del uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones así como analizar con perspectiva estratégica los trámites y servicios institucionales.

Alcance

En materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones:

Planeación del uso de las tecnologías de información y comunicaciones

· Verificar que las principales inversiones en materia de TIC se encuentren alineadas a los objetivos del Sector

· Manifestar las necesidades del Sector que puedan ser habilitadas a través del uso de las TIC

· Determinar las prioridades de las iniciativas de TIC alineadas con las prioridades Institucionales

· Analizar y gestionar los recursos necesarios para la ejecución de los proyectos

Evaluación

· Autorizar la Cartera Ejecutiva de Proyectos de TIC de la SCT, opcionalmente se podrán evaluar las Carteras

Ejecutivas de los Proyectos de TIC del Sector

· Analizar, a través del resumen ejecutivo, la evolución de la Cartera Ejecutiva de Proyectos de TIC de la SCT

Dirigir la seguridad de la información del sector

· Establecer la coordinación necesaria con el responsable de Seguridad de la Información (Titular de la UTIC)

para armonizar el Gobierno de TIC, la Administración de Riesgos y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

· Apoyar a la implantación, operación y mejora del SGSI de la SCT, así como las acciones que realice el Grupo

de Trabajo Estratégico de Seguridad de la Información

Roles

Nombre del

rol Descripción breve del rol Perfil

Presidente

· Encabezar el Grupo de Trabajo para la Dirección de TIC

· Designar roles y responsabilidades de cada miembro,

así como el funcionamiento del grupo de trabajo

· Atender las necesidades para la gobernabilidad de los

procesos y proyectos de la UTIC

· Tomar decisiones para la dirección y control de las TIC,

así como de la entrega efectiva de los procesos indicados en el MAAGTICSI · Conocimiento en temas de Tecnologías de Información y Comunicaciones · Liderazgo · Trabajo en Equipo Secretario Ejecutivo

· Participar en la toma de decisiones para dirección y

control de las TIC

· Analizar las oportunidades de aprovechamiento de las

TIC

· Coordinar todas las acciones para la operación del

grupo de trabajo, el seguimiento y cumplimiento de los acuerdos establecidos en el mismo

· Supervisar que los acuerdos del Grupo se asienten en

los formatos respectivos y se levante el acta de cada una de las sesiones, vigilando que la carpeta de información esté completa y se mantenga actualizada

· Presentar a consideración del Grupo para su análisis y

dictaminación las iniciativas y proyectos estratégicos de TIC

· Experiencia en Área de

Tecnologías de Información y Comunicaciones

· Conocimientos y experiencia en

buenas prácticas de TIC

· Liderazgo

· Trabajo en Equipo

Nombre del

rol Descripción breve del rol Perfil

control de las TIC

· Analizar las oportunidades de aprovechamiento de las

TIC

· Evaluar la eficiencia de los servicios de TIC

· Homologar la funcionalidad de las nuevas iniciativas de

TIC de acuerdo al modelo de TIC establecido en la Institución

· Conocimiento básico en materia

de TIC

· Experiencia en el área de

desempeño a su cargo

Invitado

· Persona cuya intervención se considere necesaria por

parte del presidente, secretario o vocal del grupo, para

cualquier aclaración de aspectos técnico,

administrativos o de otra naturaleza relacionada con los asuntos sometidos a la consideración del grupo de trabajo, los cuales participarán con voz pero sin voto

· Solo participarán durante la presentación y discusión del

tema para el cual haya sido invitado

· Conocimiento en la materia en

la que sea participe

Responsabilidades

Rol Descripción de las Responsabilidades

Presidente

· Instalar, presidir y clausurar las sesiones del Grupo en el lugar, fecha y hora indicados

· Dirigir y representar el grupo

· Autorizar la orden del día propuesta del Secretario Ejecutivo

· Revisar los actos de las sesiones ordinarias y extraordinarias que se celebran para su

distribución a los integrantes del Grupo

· Revisar que el Secretario Ejecutivo registre con precisión los actos de las sesiones,

justificación de la no inclusión en la orden del día de asuntos que las áreas hayan solicitado revisar y otros asuntos que por su importancia, se considere necesario incluir

· Ejercer su voto de calidad en aquellos casos en que el resultado de la votación efectuada

entre los integrantes del Grupo sea equivalente

· En caso de suplencia debidamente designada, el Suplente tendrá voz y voto, siempre y

cuando exista ausencia del Titular y que se encuentre presidiendo la reunión, en caso contrario solo tendrá voz

Secretario Ejecutivo

· Coordinar todas las acciones para la operación del grupo de trabajo, el seguimiento y

cumplimiento de los acuerdos establecidos en el grupo

· Expedir las Convocatorias a las sesiones ordinarias y extraordinarias, solicitadas por los

integrantes del Grupo

· Elaborar y vigilar que las Convocatorias, Órdenes del Día y los Listados de los asuntos a

tratar por los miembros del Grupo, se incluyan en las carpetas correspondientes, así como los soportes documentales necesarios, a fin de remitirlos a los participantes en el Grupo

· La remisión de documentación a que se refiere el numeral anterior, y que se tratará en la

sesión ordinaria y/o extraordinaria a celebrarse, podrá ser remitida vía correo electrónico o en forma física

· Elaborar el calendario de sesiones ordinarias, para que las someta a consideración del

Presidente del Grupo

· Levantar la lista de asistencia a las sesiones del Grupo para verificar que exista el quórum

necesario

· Supervisar que los acuerdos del Grupo se asienten en los formatos respectivos y se levante

el acta de cada una de las sesiones, vigilando que la carpeta de información esté completa y se mantenga actualizada

Rol Descripción de las Responsabilidades proyectos estratégicos de TIC

· Presentar ante el pleno del Grupo la Cartera Ejecutiva de Proyectos de TIC (PETIC) para

su revisión, opinión y, en su caso formulación de observaciones y recomendaciones, dentro del plazo establecido en la normatividad vigente aplicable

· Presentar ante el pleno del Grupo, trimestralmente las modificaciones o adecuaciones de la

Cartera Ejecutiva de Proyectos de TIC (PETIC), para su revisión y autorización

· Elaborar y circular el registro de asistencia de los miembros del Grupo, en cada una de las

sesiones

· Someter a consideración del Grupo los diversos asuntos de la Orden del Día

· Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del Grupo durante la sesión

· Dar seguimiento a los acuerdos establecidos durante las sesiones del Grupo, informando al

mismo de los resultados

· Enviar oportunamente a las áreas involucradas los acuerdos tomados

· Elaborar la Lista de Asuntos y Acuerdos de los asuntos tratados, estableciendo el

seguimiento de compromisos contraídos en las sesiones y vigilar su cumplimiento

Vocales

· Determinar la pertinencia, los niveles de innovación y la provisión de recursos para atender

las necesidades de la Secretaría presentadas al Grupo

· Presentar ante el grupo las necesidades que puedan ser habilitadas a través del uso de las

TIC

· Enviar al Secretario Ejecutivo los documentos de los asuntos que se deban someter a la consideración del Grupo, en un término de diez días naturales, antes de la reunión, de acuerdo a la programación establecida

· Analizar el orden del día y los documentos de los asuntos a tratar, así como pronunciar los

comentarios que estiman pertinentes y emitir el voto respectivo

· Vigilar el cumplimiento de los acuerdos emitidos por el Grupo en lo que a su área

corresponde

· Aportar la información que los miembros del Grupo consideren necesaria para el desahogo

de los asuntos correspondientes a su área, que se presenten en las sesiones

· Firmar la lista de asistencia, los actos de las sesiones a las que asistan, así como los listados de casos que se presenten a dictaminación del Grupo

Invitado(s)

· Servir de enlace entre el Grupo y el área que representa

· Proporcionar de manera fundada y motivada la orientación necesaria en torno a los asuntos

que se traten en el Grupo

· Tendrán participación en los casos en que se considere necesaria su intervención para

aclarar aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Grupo

· Proporcionarán la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área o Institución que lo haya designado

· Firmar la lista de asuntos y acuerdos a las que asistan

· Los invitados estarán obligados a guardar la debida reserva y confidencialidad, en caso de

que durante su participación tengan acceso a información clasificada con tal carácter en términos de la LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.

Participantes

Cargo del servidor público Rol o roles a desempeñar Observaciones

Oficial Mayor Presidente

· Representante del señor Secretario

· Podrá contar con personal de suplencia, que

Cargo del servidor público Rol o roles a desempeñar Observaciones

General o equivalente, el cual podrá contar con voz y voto

· Tiene voto de calidad en caso de

controversias

Titular de la Unidad de

Tecnologías de Información y Comunicaciones

Secretario Ejecutivo

· En caso de ausentarse el Presidente del

Grupo, podrá establecerse la suplencia a través del Secretario Ejecutivo del Grupo; adicionalmente la suplencia de la Presidencia del Grupo será cubierta por la asignación correspondiente a fin de legitimar la reunión; y se generará un oficio de asignación previo a la realización de la reunión. Subsecretario de Infraestructura Vocal NA Subsecretario de Transporte Subsecretario de Comunicaciones

Director General de Planeación

Director General de

Programación Organización y Presupuesto

Director General de Innovación Sectorial

Titular de la Coordinación de la Sociedad de la Información y el Conocimiento

Titular de la Coordinación

General de Puertos y Marina Mercante

Titular de la Coordinación

General de Centros SCT Titular del Órgano Interno de

Control Invitado permanente NA

Forma de Operación del Grupo

· En la primera sesión ordinaria, se acordará el Calendario de operación para la celebración de reuniones

ordinarias

· La Orden del día, junto con los documentos correspondientes a cada reunión se entregará a los integrantes

del Grupo cuando menos con 15 días naturales de anticipación y deberán contener como mínimo los siguientes apartados:

o Lista de asistencia

o Revisión de compromisos, en caso de existir o Asuntos a dictaminar por el Grupo

o Asuntos generales, en los que solo se presentarán asuntos de carácter informativo.

· Se realizarán tres recordatorios previos a la celebración de la sesión de la siguiente forma:

o Primer recordatorio 9 días naturales previos o Segundo recordatorio 5 días naturales previos o Tercer recordatorio 48 horas previas

· Los asuntos que se someten al Grupo se presentarán enlistados, en los que obtengan la información

resumida de los casos que se dictaminarán en cada sesión, así como los datos referentes a la autorización correspondiente

· Serán convocados y dirigidos por el Presidente, asistirán los vocales propietarios, asesores e invitados

especiales, en su caso

· De cada reunión se levantará la Lista de Asuntos y Acuerdos que será firmada por todos los que hubieran intervenido en ella, misma que se aprobará a más tardar en los 15 días naturales posteriores, y en la que deberá quedar constancia de los acuerdos tomados y de los compromisos pactados

· Únicamente se tratarán los temas contenidos en la orden del día

· Toda aquella información a ser presentada en la sesión (UTIC o del Sector en general) se solicitará al

responsable de la misma, teniendo como plazo de entrega 10 días naturales previos a celebrarse la sesión, en caso de no entregarse en el tiempo indicado el tema no podrá ser expuesto en la sesión, por lo que se considerará para la sesión ordinaria posterior, o en el caso de existir, para la sesión extraordinaria posterior a la sesión ordinaria del mes en cuestión.

Sesiones Extraordinarias

· Las sesiones extraordinarias se convocarán solo cuando existan asuntos debidamente justificados, previa

solicitud formulada por el titular del Área requirente, y podrán ser afectados a solicitud del presidente del Grupo, a fin de atender aquellos asuntos que por trascendencia así lo requieran y que no sea posible programar para las sesiones ordinarias

· El desarrollo de este tipo de sesiones se hará análogamente al procedimiento establecido para las sesiones

ordinarias

· El orden del día de las sesiones extraordinarias deberá contener exclusivamente los siguientes apartados:

o Lista de asistencia o Asuntos a dictaminar

· Al solicitarse la celebración de una reunión extraordinaria, los requerimientos e información de la misma

(asuntos a tratar y documentación necesaria que sustente la solicitud) se deberán entregar cuando menos con tres días hábiles de anticipación al Secretario Ejecutivo, a fin de que este realice con oportunidad sus funciones

· Se deberá convocar y remitir la Orden del Día y la información necesaria para dictaminación del Grupo,

cuando menos con dos días hábiles de anticipación a la fecha en que se programe, en caso de no observarse este plazo, la sesión no podrá celebrarse

Descripción del funcionamiento del Grupo

Las sesiones ordinarias del Grupo deberán ser programadas de manera trimestral; las sesiones tanto ordinarias como extraordinarias podrán realizarse de forma virtual utilizando las aplicativos disponibles en la Secretaría, incluyendo Telepresencia, acorde a la madurez del Grupo y conveniencia que determine el Presidente en conjunto con el Secretario Ejecutivo, cabe destacar que estas reuniones virtuales tienen la misma validez oficial como las presenciales y se regirán con los mismos tiempos de convocatoria y recepción de información. Los temas relativos para la toma de decisiones del Grupo serán enviados previo a la reunión y estarán fundamentados en los siguientes:

En materia de Iniciativas, Proyectos y Servicios de TIC

· Verificar que las principales inversiones en materia de Tecnologías de Información y Comunicaciones se

encuentren alineadas a los objetivos del sector

· Manifestar las necesidades del sector que puedan ser habilitadas a través del uso de las Tecnologías de la

· Discutir y analizar los proyectos estratégicos de Tecnologías de Información y Comunicaciones, relacionados a las necesidades del Sector

· Aprobar los proyectos estratégicos de Tecnologías de Información y Comunicaciones de la SCT y de manera

opcional o por petición , también se podrán evaluar proyectos estratégicos del Sector

· Apoyar la difusión, operación y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) de la SCT;

así como, las acciones que realice el Grupo de Trabajo Estratégico de Seguridad de la Información

· Utilizar la documentación que para este fin establezca el Secretario Ejecutivo del Grupo que deberá enviar dentro

de los plazos que para cada sesión señale

En materia de directrices o lineamientos

· Aprobarán los documentos relativos a lineamientos relacionados con el uso y aplicación de las Tecnologías de

Información y Comunicaciones

En materia de coordinación, fomentar la comunicación hacia

· El Titular de la Secretaría, todos los acuerdos y asuntos de interés del Grupo de Trabajo de la Dirección

· Órgano Interno de Control

· COCODI (Comité de Control y Desempeño Institucional)

· Unidad de Enlace para la Transparencia y Acceso a la Información

Otros elementos para el funcionamiento del Grupo

· Deberán celebrarse las sesiones necesarias para la autorización de la Cartera Ejecutiva de Proyectos de TIC de

la Secretaría, así como los avances trimestrales de la misma

· El Secretario Ejecutivo deberá presentar en la sesión del último trimestre de cada año el calendario de sesiones

para el año inmediato siguiente. En el caso de modificación a alguna fecha establecida en el calendario de las sesiones, el Secretario Ejecutivo previa autorización del Presidente del Grupo, informará por escrito a los integrantes con una anticipación de 15 días naturales, la nueva fecha en que se llevará a cabo la sesión

· En caso de no existir asuntos a tratar el Secretario Ejecutivo enviará comunicado de cancelación de la misma a

través de oficio con 10 días naturales de anticipación a la fecha en que se tenía prevista su celebración

· Los miembros del Grupo podrán nombrar a sus respectivos suplentes. Para fungir como suplentes, los servidores

públicos deberán contar con acreditación por escrito dirigida al Presidente y/o al Secretario Ejecutivo, de la que se dejará constancia en la lista de asuntos y acuerdos correspondiente; la asignación de suplencias se tomarán por una sola ocasión y/o podrán establecerse suplencias definitivas a efecto de evitar rotación y se pueda dar seguimiento a los temas expuestos, señalando además que las personas designadas estarán en condiciones de tomar decisiones

Durante la sesión

· La sesión se llevará a cabo si se cuenta con un quórum de la mitad más uno de los convocados a la misma, en

caso de no haber quórum se reprogramará la sesión, se tendrán los 15 días posteriores para definir la fecha de reprogramación, definiéndola como una reunión extraordinaria

· Para aquellos casos en que el participante sea suplente y no cuente con el oficio correspondiente de asignación,

se le tomará como asistencia pero no se le considerara con voto en el caso de así requerirse

· Los puntos de acuerdo se establecerán conforme al planteamiento de alguno de los miembros y bajo votación, en

caso de controversia, el Presidente tiene el voto de calidad. Los acuerdos se documentarán en la Lista de Asuntos y Acuerdos de la sesión, y de los cuales se generarán las acciones correspondientes.

· Si es viable, se generará de manera inmediata la Lista de Asuntos y Acuerdos de la sesión para la obtención de la

Después de la sesión

· El Secretario Ejecutivo enviará la Lista de Asuntos y Acuerdos de la sesión dentro de los 15 días naturales posteriores a la reunión.

· El Presidente del Grupo informará al Titular de la Secretaría acerca de los resultados, recomendaciones y

acuerdos del Grupo

Fecha de elaboración del documento

Elaboración: Octubre de 2014 Actualización: 31 Agosto de 2016

Registro de Firmas de los integrantes del Grupo

Rol y cargo del servidor público Firma

Presidente Oficial Mayor Secretario Ejecutivo

Titular de la Unidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones Vocal Subsecretario de Infraestructura Vocal Subsecretario de Transporte Vocal Subsecretario de Comunicaciones Vocal

Director General de Planeación Vocal

Director General de Programación Organización y Presupuesto Vocal

Director General de Innovación Sectorial Vocal

Titular de la Coordinación de la Sociedad de la Información y el Conocimiento

Rol y cargo del servidor público Firma Vocal

Titular de la Coordinación General de Puertos y Marina Mercante

Vocal

Titular de la Coordinación General de Centros SCT Invitado Permanente