CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE CODELCO - CHILE
Mínimo Estándar del Plan de Ejecución del Proyecto
Temas y Contenido
SIC-P-007
(Rev. 0)
24 de abril de 2006
ÍNDICE 1. REFERENCIAS... 10 2. OBJETIVOS... 11 3. ALCANCE Y APLICACIÓN ... 12 4. DEFINICIONES... 16 5. RESPONSABILIDADES ... 17
6. CONTENIDO DEL PLAN DE EJECUCIÓN DE PROYECTO ... 18
6.1. Contenido – Resumen ...18
6.2. Contenido – Detalle...19
7. LINEAMIENTOS DETALLADOS PARA LA PREPARACIÓN DE PLANES DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS... 29
7.1. Definición de la Misión ...29
7.2. Estructura...31
7.2.1. Objetivos ...31
7.2.1.1 Definición de la Misión del Proyecto ...33
7.2.1.2 Objetivos Estratégicos ...33
7.2.1.3 Parámetros Clave de Resultados...33
7.2.1.4 Sensibilidades Económicas ...36
7.2.2. Alcance...36
7.2.2.1 Definición de Alcance ...37
7.2.2.2 Provisión de Ampliación Futura ...38
7.2.2.3 Propietario y Operador...39
7.2.2.4 Títulos de Explotación Minera y Propiedad de Terrenos ...39
7.2.2.5 Resumen del Alcance ...39
7.2.2.6 Alcance de la Extracción Minera...40
7.2.2.7 Alcance de la Planta de Proceso ...40
7.2.2.8 Alcance de la Infraestructura ...41
7.2.3. Criterios del Proyecto...41
7.2.3.1 Salud y Seguridad ...41
7.2.3.2 Criterios de Rendimiento ...41
7.2.3.3 Criterios Ambientales...41
7.2.3.5 Aspectos Críticos del Proyecto ...42
7.2.4. Organigrama ...42
7.2.4.1 Organigrama...42
7.2.4.2 Roles y Cargos ...45
7.2.4.3 Movilización y Desvinculación de Personal...45
7.2.4.4 Áreas de Responsabilidad y Funciones ...45
7.2.5. Límites de Autoridad ...45
7.2.5.1 Niveles de Autoridad del Proyecto ...45
7.2.5.2 Compromisos y Delegaciones ...46
7.2.5.3 Pagos ...48
7.2.5.4 Autoridad de Pagos ...48
7.2.5.5 Comunicados de Prensa y Comunicaciones...49
7.2.5.6 Caja Chica ...49
7.2.5.7 Viajes...49
7.2.5.8 Gastos ...49
7.2.5.9 Gestión Personal ...49
7.2.5.10 Delegación de Autoridades ...49
7.2.6. Matriz de Responsabilidades del Proyecto...50
7.2.6.1 Áreas ...50
7.2.6.2 Revisiones ...50
7.2.6.3 Funciones ...51
7.2.7. Procedimientos del Proyecto...58
7.2.8. Lecciones de Otros Proyectos ...58
7.2.9. Programa de Valorización ...59
7.3. Personal...67
7.3.1. Equipo del Proyecto ...67
7.3.1.1 Gestión ...67
7.3.1.2 Ingeniería...67
7.3.1.3 Construcción...68
7.3.1.4 Plan de Contratación ...68
7.3.2.2 Histograma ...71 7.3.2.3 Fuentes...71 7.3.2.4 Reclutamiento...72 7.3.2.5 Alineamiento...72 7.3.2.6 Inducciones ...72 7.3.3. Relaciones Industriales...72 7.3.3.1 Construcción...72 7.3.3.2 Operaciones ...73
7.3.4. Instalaciones del Proyecto...73
7.3.4.1 Oficinas...74
7.3.4.2 Servicios ...75
7.3.4.3 Tecnología Informática ...75
7.4. Planes de Gestión y Enfoque del Proyecto...76
7.4.1. Plan de Gestión del Proyecto ...76
7.4.1.1 Organigrama...76
7.4.1.2 Enfoque ...76
7.4.2. Plan de Seguridad ...76
7.4.3. Plan de Gestión de Riesgos...77
7.4.3.1 Objetivos de la Política ...77 7.4.3.2 Riesgos...78 7.4.3.3 Resultados...78 7.4.3.4 Metodología Global...79 7.4.3.5 Procesos...82 7.4.3.6 Implementación ...83 7.4.3.7 Responsabilidades ...84 7.4.3.8 Informes...85 7.4.4. Plan Ambiental...85 7.4.5. Estrategia Tecnológica...86 7.4.5.1 Requerimiento de Licencias...86 7.4.5.2 Roles y Obligaciones ...86 7.4.5.3 Informes...86 7.4.6. Plan de Ingeniería ...86
7.4.6.1 Fuentes...88 7.4.6.2 Enfoque ...88 7.4.7. Contratación ...88 7.4.7.1 Principio...88 7.4.7.2 Plan de Contratación ...89 7.4.7.3 Descripción...90
7.4.7.4 Forma de los Contratos ...90
7.4.8. Plan de Abastecimiento ...92 7.4.8.1 Enfoque de Abastecimiento ...92 7.4.8.2 Programa de Compras...93 7.4.8.3 Licitantes ...97 7.4.8.4 Evaluación ...97 7.4.8.5 Aprobación de Adjudicaciones...97
7.4.9 Plan de Garantía y Control de Calidad ...97
7.4.9.1 Ingeniería...98
7.4.9.2 Suministro...99
7.4.9.3 Construcción...99
7.4.10 Programa de Relaciones Comunitarias...99
7.4.11 Gestión de Grupos de Interés (sólo si Codelco está en “joint venture”) ...100 7.4.11.1 Capital Accionario...100 7.4.11.2 Pasivos ...100 7.4.11.3 Operaciones ...100 7.4.11.4 Comercialización ...100 7.4.11.5 Clientes...100
7.4.12 Estructura de Desglose del Trabajo ...100
7.5. Gestión de Controles...100
7.5.1. Introducción y Enfoque Global...100
7.5.2. Presupuesto...104
7.5.2.1 Base de Presupuesto...104
7.5.2.2 Proyección de Costos ...104
7.5.2.4 Costos ...106
7.5.2.5 Control de Cambios y Tendencias ...106
7.5.3. Cronograma ...107
7.5.3.1 Cronograma del Proyecto ...107
7.5.3.2 Ruta Crítica...110
7.5.3.3 Hitos ...110
7.5.3.4 Medición del Avance...111
7.5.3.5 Dotación de Personal...111
7.5.3.6 Informes...111
7.5.4. Gestión de Tendencias y Cambios...112
7.5.4.1 Control de Tendencias...112
7.5.4.2 Control de Cambios ...112
7.5.4.3 Informes de Tendencias y Cambios...112
7.5.4.4 Medición de Avance ...113
7.5.4.5 Informes...113
7.6. Sistemas de Comunicación e Informes...113
7.6.1. Informes ...113
7.6.1.1 Informes Ejecutivos Mensuales ...113
7.6.1.2 Informes Semanales y Mensuales del Gerente de Proyecto .114 7.6.1.3 Reuniones de Coordinación...115
7.6.1.4 Calendario del Proyecto...115
7.6.1.5 Sistema Informático ...115 7.6.1.6 Sistema de Archivos ...116 7.6.1.7 Control de Documentos ...116 7.6.2. Comunicaciones ...116 7.6.3. Sistemas Informáticos...117 7.6.3.1 Fundamento ...117 7.6.3.2 Estructura ...117 7.6.3.3 Equipos y Programas...118 7.6.3.4 Almacenamiento y Respaldo ...118 7.7. Construcción...119
7.7.1.1 Programas de Seguridad ...121
7.7.1.2 Seguridad y Acceso...121
7.7.1.3 Salud Ocupacional...122
7.7.2. Terrenos ...122
7.7.3. Sitio...122
7.7.3.1 Primeros Auxilios en Terreno...123
7.7.3.2 Oficinas en Terreno ...123
7.7.3.3 Áreas de Recepción ...123
7.7.3.4 Reglamentos para Contratistas...123
7.7.4. Logística...123
7.7.4.1 Fuentes de Suministro ...123
7.7.4.2 Transporte ...123
7.7.4.3 Recepción...124
7.7.4.4 Descarga ...124
7.7.5. Instalaciones Temporales y Servicios ...124
7.7.5.1 Generalidades ...124 7.7.5.2 Campamento ...125 7.7.5.3 Edificios Temporales...125 7.7.5.4 Servicios ...125 7.7.5.5 Servicios de Alimentación...125 7.7.5.6 Seguridad ...125
7.7.5.7 Alojamiento e Instalaciones fuera del Sitio...125
7.7.6. Programas de Manejo de Emergencias...125
7.7.6.1 Incendios ...125
7.7.6.2 Evacuación del Sitio ...125
7.7.6.3 Urgencia Médica...125
7.7.6.4 Emergencia Ambiental...125
7.8. Aspectos Comerciales y Administrativos ...125
7.8.1. Administración...126
7.8.1.1 Visitas a la Oficina ...126
7.8.1.4 Registro de Convenios...127
7.8.1.5 Registro de Licencias y Permisos ...127
7.8.2. Aspectos Financieros...127 7.8.2.1 Flujo de Caja ...129 7.8.2.2 Gestión Cambiaria ...129 7.8.3. Contabilidad...129 7.8.3.1 Procedimientos ...129 7.8.4. Seguros ...130 7.8.4.1 Pólizas...130 7.8.4.2 Procedimientos ...130 7.8.4.3 Informes de Incidentes...130
7.8.5. Relaciones Públicas y Publicidad ...130
7.8.5.1 Registro de Contactos con la Comunidad y los Medios ...130
7.8.5.2 Comunicados de Prensa...130
7.8.5.3 Boletines...131
7.8.5.4 Diarios Murales...131
7.8.6. Aspectos Legales ...131
7.8.6.1 Asesoría Legal...131
7.8.6.2 Revisiones y Modificaciones Legales...131
7.9. Término del Proyecto ...131
7.9.1. “Precommissioning” ...131 7.9.2. Pruebas ...132 7.9.3. “Commissioning” ...132 7.9.4. Capacitación ...132 7.9.5. Manuales ...133 7.9.6. Primer Llenado...133 7.9.7. Repuestos ...133
7.9.8. Fallas y Demandas de Garantía ...133
7.9.9. Traspaso ...133
7.9.10.Plan de Cierre ...133
7.10. Auditoría ...134
7.10.2.Finanzas ...134
7.10.2.1 Auditoría Interna ...135
7.10.2.2 Auditores Externos ...135
7.10.2.3 Relación entre las Auditorías Internas y Externas...135
7.10.2.4 Duración o Calendario de Auditorías ...136
7.11. Revisiones de Pares ...136
7.11.1.Enfoque ...136
7.11.2.Calendario ...136
7.11.3.Revisiones Especiales de Pares...136
7.11.4.Post Revisiones de Cierre...136
8. ANEXOS DEL PLAN DE EJECUCIÓN DE PROYECTO ... 137
1. REFERENCIAS
Los documentos relacionados con el presente procedimiento son los siguientes:
• Manual de Inversión de Capital, documento SIC-M-001, que requiere que los Planes de Ejecución de Proyectos se definan bajo los lineamientos y requisitos establecidos en el presente mínimo estándar SIC-P-007.
• Procedimientos SIC-P-001, SIC-P-002, SIC-P-003, SIC-P-004 los cuales establecen los contenidos y calidad exigida a los estudios para Proyectos Mayores en sus etapas de perfil, prefactibilidad y factibilidad.
• Procedimiento SIC-P-005, el que define las base de estimación de costos de capital y operación para los proyectos en sus distintas etapas de desarrollo.
• Instructivo SIC-I-009, el que define un ejemplo a ser utilizado como guía para la elaboración del Plan de Ejecución del Proyecto.
• Instructivo SIC-I-010, el que describe los elementos principales de la Estructura de Desglose de Trabajo (WBS).
2. OBJETIVOS
Con el fin de asegurar que todos los proyectos se ejecuten en absoluta concordancia con el sistema de inversión, se ha formulado un mínimo estándar de planificación de la ejecución de los proyectos.
Debido a la gran diversidad de los proyectos, el presente mínimo estándar especifica los lineamientos que deben seguirse al preparar los planes de ejecución de proyectos que se aplicarán, independientemente de su tamaño, naturaleza, complejidad o emplazamiento del proyecto específico.
Cada proyecto de Codelco requerirá enfoques distintos y la capacidad de reaccionar ante los problemas que surjan. El presente mínimo estándar no disminuye la exigencia de que el personal del proyecto cumpla con los desafíos del proyecto adaptándose a ellos, sino que garantiza que no se comprometa el cumplimiento del objetivo principal de lograr mínimos estándares en la gestión del proyecto.
Durante la ejecución del proyecto, el rol del Gerente de Proyectos consiste en garantizar que se cumplan los criterios de las políticas de seguridad, medioambiente y relaciones externas además de que el alcance, la calidad, el costo y el tiempo estipulados en el plan de ejecución de proyecto se logren y sean aprobados por las instancias autorizadas.
Es necesario crear las estructuras, planificar el trabajo de ejecución, comprometiendo recursos e informando el avance con respecto al plan de ejecución del proyecto. Por consiguiente, la forma en que se prepara y utiliza un PEP es fundamental para que sea integral y esté bien estructurado.
El presente mínimo estándar entrega los lineamientos que deben seguirse al preparar un plan de ejecución de proyecto y su relación con otros procedimientos y sistemas de proyectos.
3. ALCANCE Y APLICACIÓN
El presente mínimo estándar se aplica a todos los proyectos que deben ejecutarse conforme a los términos del sistema y el manual de inversión de capital SIC-M-001. Su alcance abarca las etapas de ejecución del proyecto a partir del término del estudio de factibilidad pasando por las siguientes etapas:
1. Definición y movilización del proyecto 2. Ejecución del proyecto
3. Inicio de operaciones
El término de la etapa del estudio de factibilidad (tratada en el mínimo estándar SIC-P-004 de Codelco) es el momento en que se publica el informe definitivo del estudio y el plan de ejecución del proyecto.
Los siguientes son los tramos de la ejecución del proyecto:
i. Establecimiento de los sistemas y procedimientos de la etapa de ejecución del proyecto
ii. Organización de la dotación de personal para el proyecto
iii. Actividades de obtención de permisos y licencias para el proyecto iv. Aprobación para ejecutar el proyecto
v. Ejecución del proyecto
vi. Definición de los recursos especializados y la capacidad para operar el proyecto vii. Inicio de las operaciones hasta el término mecánico y el “precommissioning” viii. Informe de cierre del proyecto y traspaso a operaciones
ix. Actividades de post revisión del proyecto
La figura 1 muestra la relación entre el término del estudio de factibilidad y la preparación del plan de ejecución del proyecto.
Durante las etapas de definición, movilización, ejecución y puesta en marcha de cada proyecto, deberá prepararse un plan integrado de ejecución del proyecto (PEP) que vincule todas las etapas y/o componentes del proyecto. El PEP es un documento estratégico que define la forma de cumplir con el alcance del trabajo y los requisitos del proyecto definiendo enfoques, estrategias y breves descripciones de aspectos pertinentes del proyecto como resumen del proyecto global.
Será un documento separado del estudio de factibilidad y otros documentos de planificación y estarán unidos en ciertos casos por las referencias o definiciones del enfoque de entrega del proyecto, así como los estándares y procedimientos que deben adoptarse.
El PEP extraerá del estudio de factibilidad las definiciones básicas de alcance, costo o calidad y designará los demás documentos pertinentes de política además de asignar las responsabilidades por la ejecución de las actividades de Codelco.
Deberá definir y resumir los parámetros e indicadores clave de resultados incluidos en el estudio de factibilidad y aprobados por el Directorio, de manera que haya total correspondencia entre el estudio de factibilidad y el PEP. Designará las políticas y los procedimientos que son pertinentes y asignará las responsabilidades para la ejecución de las actividades de Codelco.
El PEP deberá finalizarse y entrar en vigencia a la fecha en que se aprueba e inicia el proyecto, debiendo seguir vigente hasta le término de la puesta en marcha y el traspaso a operaciones.
Por lo general, no cambiará durante la etapa de ejecución a menos que haya una modificación importante que exija su corrección. La mayoría de las enmiendas son cambios a los anexos del PEP.
Una vez aprobado el compromiso del proyecto, el PEP definitivo y actualizado se transformará en la base del proyecto.
La subsiguiente figura 2 presenta el diagrama de la estructura global, el alcance y la aplicación preparatorios de un PEP.
Figura 1 – Relación entre el Término del Estudio de Factibilidad y el Plan de Ejecución del Proyecto
Relación entre el Estudio de Factibilidad y el Plan de Ejecución de Proyecto
Estudio de Factibilidad Integrar el estudio al plan de ejecución del proyecto Desarrollo y Redacción Redacción Definitiva Movilización y definición del proyecto Estudio de Factibilidad Preliminar
Informe Definitivo del Estudio Aprobación del Proyecto Aprobación del proyecto y compromiso de fondos del Directorio
Plan Ejecución del Proyecto (PEP)
PEP en uso PEP
declarado definitivo
Líneas referenciales Pasar a ser parte del PEP
Políticas corporativas y plan de negocios de Codelco
Definición de la misión del proyecto (Objetivos)
Plan de ejecución del proyecto de CODELCO Plan de ingeniería Procedimientos de control del proyecto Procedimientos estándar Descripción de funciones de los cargos del personal
Matriz de responsabilidades
Estructura de desglose del trabajo - WBS
Estructura de desglose de la organización - WBO
Niveles de autoridad
Alcance de los servicios Servicios de apoyo de
consultoría
Programa de seguridad y salud ocupacional
Programa de gestión de empleados
O Lineamientos y datos referenciales de desarrollo
del proyecto
Sistema de inversión de capital de Codelco
Estudio de Factibilidad de Codelco Estructura de desglose Alcance Presupuesto Enfoque Estrategia de contratación Programa de gestión de riesgos
Estructura de informes Estrategia tecnológica Organización Hitos Programa de gestión riesgos Cronograma Y Procedimientos especiales Documentos Plan de contratación Plan de abastecimiento Programa de aseguramiento de la calidad Programa de relaciones comunitarias Programa de gestión de grupos de interés Políticas de Codelco
4. DEFINICIONES
DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN
Definición del Trabajo Breve descripción del trabajo por realizar, generalmente por paquete de trabajo
Ingeniero de Estudio o Consultor de Estudio
Cualquier firma de ingeniería o consultora contratada por Codelco para realizar el estudio o asistir a Codelco en su realización
Plan de Ejecución del Proyecto
Contempla la programación de actividades desde la
aprobación del proyecto hasta el “commissioning”, tratando los objetivos, la estrategia, los recursos, los procedimientos, etc.
5. RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDAD FUNCIÓN
GCEI Mantiene y mejora el presente mínimo estándar.
Revisor de Pares Recomienda modificaciones y mejoras al presente mínimo estándar.
Miembros del Equipo del Proyecto
Emplean el presente mínimo estándar para asesorar y orientar los aportes al Gerente de Proyecto
Gerentes de Proyecto Emplean el presente mínimo estándar en la preparación del plan de ejecución del proyecto.
VCP Recomienda cambios del presente mínimo estándar. Asegurar que los Gerentes de Proyecto cumplan con el presente mínimo estándar.
6. CONTENIDO DEL PLAN DE EJECUCIÓN DE PROYECTO 6.1. Contenido – Resumen
El mínimo estándar obligatorio del contenido de un plan de ejecución de proyectos resumido es el siguiente:
• Introducción, Contexto y Estructura • Definición de la Misión
1. Organigrama del Proyecto 2. Personal
3. Planes de Gestión y Enfoque del Proyecto 4. Gestión de Controles
5. Sistemas Informáticos y de Comunicaciones 6. Construcción
7. Aspectos Comerciales y Administrativos 8. Término del Proyecto
9. Auditorías
10. Revisiones de Pares Apéndices
De preferencia, los capítulos de un plan de ejecución de proyecto deben conservar el orden previo, pero en ciertas circunstancias especiales se puede modificar para adaptarse al proyecto específico, caso a caso.
6.2. Contenido – Detalle
A continuación se presenta el mínimo estándar para el nivel de detalle de los temas del plan de ejecución del proyecto.
Aunque es posible cambiar el orden temático de un capítulo específico para adaptarse a un proyecto determinado, el mínimo estándar es que se considere cada tema y una de las siguientes decisiones:
(a) Incluir la descripción de un tema específico en el enfoque del plan de ejecución del proyecto
(b) Hacer referencia o anexar datos existentes para abordar el tema
(c) Decidir que el tema no necesita tratarse o que no es pertinente y entonces indicar “No se aplica”
6.2 Contenido – Detalle – Continuación
PLAN DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO – TABLA DE MATERIAS CONTEXTO
ORGANIGRAMA GLOBAL DEL PEP CONTROL Y DISTRIBUCIÓN
DEFINICIÓN DE LA MISIÓN DEL PROYECTO
1. ESTRUCTURA
1.1 OBJETIVOS
1.1.1 Definición de la Misión del Proyecto 1.1.2 Objetivos Estratégicos
1.1.3 Indicadores Clave de Resultados 1.1.4 Sensibilidades Financieras 1.1.5 Estudio de Factibilidad
1.1.6 Aprobación de Gastos de Capital
1.2 ALCANCE
1.2.1 Definición del Alcance
1.2.2 Provisión para Futuras Ampliaciones 1.2.3 Propiedad y Operatividad
1.2.4 Títulos Mineros y de Tierras 1.2.5 Resumen del Alcance
1.2.6 Alcance de la Explotación Minera 1.2.7 Alcance de la Planta de Procesamiento 1.2.8 Alcance de la Infraestructura
1.3 CRITERIOS DEL PROYECTO
1.3.1 Seguridad y Salud Ocupacional 1.3.2 Criterios de Desempeño
1.3.3 Criterios Ambientales 1.3.4 Aspectos Operativos
1.3.5 Aspectos Críticos del Proyecto
1.4 ORGANIGRAMA
1.4.1 Organigrama 1.4.2 Roles y Cargos
1.4.3 Movilización y Desvinculación del Personal 1.4.4 Áreas y Funciones de Responsabilidad
6.2 Contenido – Detalle – Continuación 1.5 LÍMITES DE AUTORIDAD
1.5.1 Niveles de Autoridad del Proyecto 1.5.2 Compromisos y Delegaciones 1.5.3 Pagos
1.5.4 Responsabilidad de Autorización de Pagos 1.5.5 Comunicados de Prensa y Comunicaciones 1.5.6 Caja Chica
1.5.7 Viajes 1.5.8 Gastos
1.5.9 Administración del Personal 1.5.10 Delegación
1.6 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES DEL PROYECTO
1.6.1 Áreas 1.6.2 Revisiones
1.7 PROCEDIMIENTOS DEL PROYECTO
1.7.1 Fundamento 1.7.2 Referencias
1.8 LECCIONES DE OTROS PROYECTOS 1.9 PRACTICAS DE AGREGACIÓN DE VALOR
1.9.1 Alcance de Programas
1.9.2 Determinación de Oportunidades
2. PERSONAL
2.1 EQUIPO DEL PROPIETARIO – CARGOS CLAVES
2.1.1 Gerencia 2.1.2 Ingeniería 2.1.3 Construcción
2.1.4 Plan de Dotación de Personal
2.2 RECURSOS HUMANOS – ETAPA DE EJECUCIÓN
2.2.1 Análisis de Requerimientos 2.2.2 Histograma 2.2.3 Fuentes 2.2.4 Reclutamiento 2.2.5 Alineamiento 2.2.6 Inducciones
6.2 Contenido – Detalle – Continuación 2.3 RELACIONES INDUSTRIALES
2.3.1 Construcción 2.3.2 Operaciones
2.4 INSTALACIONES DEL PROYECTO
2.4.1 Oficinas 2.4.2 Servicios
2.4.3 Tecnología Informática
3. PLANES DE GESTIÓN Y ENFOQUE DEL PROYECTO 3.1 PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO
3.1.1 Organigrama 3.1.2 Enfoque
3.1.3 Paquetes de Contratos Principales
3.2 PROGRAMA DE SEGURIDAD
3.2.1 Política
3.2.2 Programa de Gestión 3.2.3 Protocolos
3.2.4 Procedimientos
3.3 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS
3.3.1 Objetivos de la Política 3.3.2 Riesgos 3.3.3 Resultados 3.3.4 Metodología Global 3.3.5 Proceso 3.3.6 Implementación 3.3.7 Responsabilidades 3.3.8 Informes 3.4 PLAN AMBIENTAL 3.4.1 Enfoque de Sustentabilidad 3.4.2 Política de Sustentabilidad 3.4.3 Plan Ambiental 3.4.4 Permisos y Licencias 3.4.3 Cumplimiento e Informes
6.2 Contenido – Detalle – Continuación 3.5 ESTRATEGIA TECNOLÓGICA 3.5.1 Requerimiento de Licencias 3.5.2 Roles y Obligaciones 3.5.3 Informes 3.6 PLAN DE INGENIERÍA 3.6.1 Fuentes 3.6.2 Enfoque 3.7 ESTRATEGIA DE CONTRATACIÓN 3.7.1 Principio 3.7.2 Plan de Contrato 3.7.3 Descripción
3.7.4 Forma de los Contratos
3.8 PLAN DE ABASTECIMIENTO 3.8.1 Enfoque de Abastecimiento 3.8.2 Programa de Compras 3.8.3 Licitantes 3.8.4 Evaluación 3.8.5 Aprobación de Adjudicaciones
3.9 ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD
3.9.1 Ingeniería 3.9.2 Suministro 3.9.3 Construcción
3.10 PROGRAMA DE RELACIONES COMUNITARIAS
3.10.1 Nacional 3.10.2 Regional 3.10.3 Gobierno Local 3.10.4 Comunidad
3.10.5 Propietarios de los Terrenos
3.10.6 Organizaciones No Gubernamentales 3.10.7 Medios de Comunicación
6.2 Contenido – Detalle – Continuación 11 GESTIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS
3.11.1 Capital Accionario ) Solamente se aplica
3.11.2 Pasivos ) si un socio de “joint venture” 3.11.3 Operaciones ) o clientes participan
3.11.4 Comercialización ) en el proyecto 3.11.5 Clientes
3.12 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO
3.12.1 Estructura Global
3.12.2 Niveles de Desglose 3 y 4
4. GESTIÓN DE CONTROLES
4.1 INTRODUCCIÓN Y ENFOQUE GLOBAL 4.2 PRESUPUESTO
4.2.1 Base del Presupuesto 4.2.2 Proyección de Costos
4.2.3 Control de Presupuesto y Costos 4.2.4 Costos
4.2.5 Sistema de Costos
4.3 CRONOGRAMA
4.3.1 Cronograma del Proyecto 4.3.2 Ruta Crítica
4.3.3 Hitos
4.3.4 Medición de Avance 4.3.5 Dotación de Personal 4.3.6 Informes
4.4 GESTIÓN DE TENDENCIAS Y CAMBIOS
4.4.1 Control de Tendencias 4.4.2 Control de Cambios
4.4.3 Informe de Tendencias y Cambios 4.4.4 Medición del Avance
4.4.5 Dotación de Personal 4.4.5 Informes
6.2 Contenido – Detalle – Continuación 5. SISTEMAS DE COMUNICACIÓN E INFORMES
5.1 INFORMES
5.1.1 Informes Ejecutivos Mensuales
5.1.2 Informes Semanales y Mensuales de los Gerentes de Proyectos 5.1.3 Reuniones de Coordinación
5.1.4 Calendario del Proyecto 5.1.5 Sistema Informático 5.1.6 Sistema de Archivos 5.1.7 Control de Documentos 5.2 COMUNICACIONES 5.2.1 Fundamento 5.2.2 Aprobaciones 5.3 SISTEMAS INFORMÁTICOS 5.3.1 Fundamento 5.3.2 Estructura 5.3.3 Equipos y Programas 5.3.4 Almacenamiento y Respaldo 6. CONSTRUCCIÓN
6.1 SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
6.1.1 Generalidades 6.1.2 Programas de Seguridad 6.1.3 Seguridad y Acceso 6.1.4 Salud Ocupacional 6.2 TERRENOS 6.2.1 Sitio 6.2.2 Acceso
6.2.3 Trazado del sitio 6.2.4 Vecinos
6.3 SITIO
6.3.1 Primeros Auxilios en Terreno 6.3.2 Oficinas en Terreno
6.3.3 Áreas de Recepción
6.2 Contenido – Detalle – Continuación 6.4 LOGÍSTICA 6.4.1 Fuentes de Suministro 6.4.2 Transporte 6.4.3 Recepción 6.4.4 Descarga
6.5 INSTALACIONES TEMPORALES Y SERVICIOS
6.5.1 Generalidades 6.5.2 Campamento 6.5.3 Servicios de Alimentación 6.5.4 Edificios Temporales 6.5.5 Servicios 6.5.6 Seguridad
6.5.7 Alojamiento e Instalaciones fuera del Sitio
6.6 PROGRAMAS DE MANEJO DE EMERGENCIAS
6.6.1 Terremotos 6.6.2 Incendios 6.6.2 Evacuación 6.6.3 Urgencia Médica 6.6.4 Emergencia Ambiental
7. ASPECTOS COMERCIALES Y ADMINISTRATIVOS 7.1 ADMINISTRACIÓN
7.1.1 Visitas a la Oficina 7.1.2 Visitas a Terreno 7.1.3 Registro de Garantías 7.1.4 Registro de Acuerdos
7.1.5 Registro de Licencias y Permisos
7.2 ASPECTOS FINANCIEROS
7.2.1 Flujo de Caja 7.2.2 Gestión Cambiaria
7.2.3 Informe Financiero Mensual 7.2.4 Informe Financiero Anual
7.3 CONTABILIDAD
6.2 Contenido – Detalle – Continuación 7.4 SEGUROS 7.4.1 Políticas 7.4.2 Procedimientos 7.4.3 Informes de Incidentes 7.4.4 Demandas
7.5 RELACIONES PÚBLICAS Y PUBLICIDAD
7.5.1 Registro de Contactos con la Comunidad y los Medios 7.5.2 Comunicados de Prensa
7.5.3 Boletines 7.5.4 Diarios Murales
7.6 ASPECTOS LEGALES
7.6.1 Asesoría Legal
7.6.2 Revisiones y Modificaciones Legales
7.7 PERMISOS Y LICENCIAS
7.7.1 Registro 7.7.2 Solicitudes
8. TERMINACIÓN DEL PROYECTO 8.1 “PRECOMMISSIONING” 8.2 PRUEBAS 8.3 “COMMISSIONING” 8.4 CAPACITACIÓN 8.5 MANUALES 8.6 PRIMER LLENADO 8.7 REPUESTOS
8.8 DEFECTOS Y RECLAMOS DE GARANTÍAS 8.9 TRASPASO
6.2 Contenido – Detalle – Continuación 9. AUDITORÍA
9.1 REVISIONES DEL PROYECTO 9.2 ASPECTOS FINANCIEROS
9.2.1 Auditor Interno 9.2.2 Auditorías Externas
9.2.3 Relación entre Auditores Internos y Externos 9.2.4 Duración y Calendario de las Auditorías
10. REVISIONES DE PARES 10.1 ENFOQUE
10.2 PROGRAMACIÓN
10.3 REVISIONES ESPECIALES DE PARES 10.4 POST REVISIONES DE CIERRE
ANEXOS
A PLANO DEL SITIO
B ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
C DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
D ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO
E ALCANCE DEL TRABAJO
F CRONOGRAMA DETALLADO
G PRESUPUESTO DETALLADO
H PLAN DE ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD I REGISTRO DE RIESGOS Y PLAN DE MITIGACIÓN J ÍNDICES DE AVANCE
K CALENDARIO DEL PROYECTO
L SISTEMA DE ARCHIVOS DEL PROYECTO M ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS DEL PROYECTO N LISTA DE PARTICIPANTES DEL PROYECTO
7. LINEAMIENTOS DETALLADOS PARA LA PREPARACIÓN DE PLANES DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS
El presente capítulo (7) del manual de procedimiento describe los contenidos de todos los capítulos y temas señalados anteriormente en el capítulo 6.
En la mayoría de los casos, las descripciones explican la información y la razón de porqué se necesita, en tanto que en otros, se entrega un ejemplo resumido.
La numeración de cada una de las cláusulas del capítulo 7 sigue exactamente el orden y la numeración previos de los temas, pero precedida del 7 correspondiente al capítulo.
7.1. Definición de la Misión
Todos los proyectos deben contener una formulación clara y concisa de su misión, la que deberá idealmente basarse en los parámetros clave de resultados establecidos durante el estudio y aprobados como decisión de inversión por el CICE o el CID.
Por lo general, los objetivos de desarrollo de un proyecto de Codelco deberán precisarse en la definición de la misión, presentada como carátula del plan de ejecución del proyecto (“PEP”).
Todo el personal de Codelco involucrado en el proyecto deberá procurar que su participación en el proyecto sea coherente con la descripción de la misión. En ella, se deberán abordar los siguientes aspectos:
VISIÓN
Desarrollar el [proyecto] como una planta de costo [cuartil inferior, mínimo], empleando las mejores prácticas internacionales en su diseño y funcionamiento. El compromiso permanente del proyecto será mejorar continuamente sus factores de costos y calidad, teniendo siempre presente las necesidades operacionales y del proyecto.
OBJETIVOS DEL PROYECTO
Ejecución: Diseñar, construir y “commission” las instalaciones, la planta y la infraestructura del proyecto en un plazo de [x] meses y con un presupuesto de [Y] millones de dólares. Lograr los criterios de calidad establecidos en el estudio de factibilidad, de manera que la producción de la planta use exclusivamente prácticas laborales seguras y minimice el impacto ambiental.
Operaciones Iniciales: Lograr la especificación de capacidad de la planta dentro de los criterios de tiempo, costo y rendimiento establecidos en el estudio de factibilidad, de modo que el proyecto logre su objetivo de situarse en el cuartil inferior de costos, para luego poner en funcionamiento las instalaciones, la planta y la infraestructura usando prácticas laborales seguras y minimizando el impacto ambiental.
FILOSOFÍA DEL PROYECTO
• Mantener el índice de accidentes en cero y la menor tasa de informe de incidentes de seguridad
• Actuar de manera ambientalmente responsable, con cero informes de incidentes
• Aceptar el desafío de lograr estándares de calidad de nivel mundial
• Adoptar sólo los mejores métodos e ideas de ejecución de proyectos para responder al desafío
• Incentivar las ideas innovadoras en la entrega del proyecto
• Establecer un entorno de trabajo saludable y armonioso para todo el personal del proyecto
• Lograr el compromiso de todos los miembros del equipo y las organizaciones del proyecto para cumplir estos objetivos
……… ………..
Nombre – Gerente de Proyecto Nombre – G.G. de Operaciones
……….. ……….
7.2. Estructura 7.2.1. Objetivos
Los objetivos estratégicos de ejecución del proyecto deberán describir y abarcar los siguientes aspectos:
• Gestión del Proyecto • Movilización del Proyecto • Controles del Proyecto • Ingeniería
• Abastecimiento de Equipos y Materiales • Aseguramiento y Control de Calidad • Formación de Contratos • Construcción • “Commissioning” • Gestión de Cambios • Informes • Traspaso a Operaciones
El Gerente de Proyecto de Codelco responsable de gestionar el proyecto y dirigir las actividades de ejecución deberá inferir estos objetivos estratégicos.
Se puede ilustrar la estructura general del proyecto para lograr los objetivos estratégicos como indica el siguiente diagrama:
Figura 3 Estructura Global del Proyecto
EQUIPO DE OPERACIONES DE CODELCO Cliente (usuario) Gerente de Operaciones EQUIPO COMERCIAL DE AS DIVISIONES DE CODELCO Finanzas Comercialización Relaciones Públicas Aspectos Legales EQUIPO DE PROYECTO DE CODELCO Gerente de Proyecto Unidad de negocio – cliente
Director del Proyecto Codelco
Gestión corporativa o socios, “joint venture”
Contratistas de Construcción
PROVEEDOR (ES) DE
TECNOLOGÍA CONSULTOR EPCM O
CONTRATISTA DE EJECUCIÓN (#)
)
Proveedores
7.2.1.1 Definición de la Misión del Proyecto
La definición de la misión del proyecto se deberá incluir en el PEP de acuerdo con las precisiones de la introducción del presente capítulo.
7.2.1.2 Objetivos Estratégicos
Los resultados del plan estratégico de negocios Codelco que se busca lograr con el proyecto se deberán incluir en la definición de la misión o incorporarlos a los parámetros clave de resultados del proyecto.
7.2.1.3 Parámetros Clave de Resultados
Parámetros Globales
Los parámetros clave de resultados son esenciales para definir los resultados meta calificables; por lo tanto, se deben establecer claramente, ya que constituyen las medidas que en última instancia utiliza la Gerencia para evaluar el éxito o fracaso del proyecto.
En general, los parámetros clave de resultados del proyecto a nivel de gerencia se deben definir como en el siguiente ejemplo.
La Planta se diseñará para alcanzar una capacidad de producción de x tpa usando el mineral especificado en base a una recuperación general de [xx%] para la instalación de la planta. El trazado de la planta permitirá una expansión futura hasta una capacidad máxima de [x+y] tpa, que se espera alcanzar el [fecha]. El grado de frecuencia de lesiones con tiempo perdido (LTIFR) y los avisos ambientales serán cero. El costo de la planta no será superior a X millones de dólares.
Los parámetros clave de resultados se deberán presentar como una tabla que contenga los siguientes aspectos:
• Objetivos
• Mínimos estándares por alcanzar
• Tramo (si es posible), como en el siguiente ejemplo:
Parámetro Objetivo Capacidad 100.000 tpa Recuperación 92% Aumento de Capacidad 100.000 LTIFR 0 Anuncios Ambientales 0 Costo $250M
Parámetros de Rendimiento de Equipos Clave
En muchos casos, el rendimiento de los equipos principales determinará el desempeño de la mina o la planta; por lo tanto, estas unidades se deberán incluir en el PEP para cuantificar los resultados del proyecto.
Por lo general, los equipos clave esenciales para el desempeño del proyecto se definen a través de los parámetros clave de resultados, como por ejemplo:
• Molino SAG (Kw)
• Producción Total Planta Concentradora • Capacidad Planta Filtración – Placa de ID
Parámetros Cantidades Clave
Por lo general, se definen las cantidades que se pueden determinar como referencias clave durante la etapa de ejecución del proyecto como parte de los informes de parámetros clave de resultados. Por consiguiente, los informes de avance elaborados por el Gerente de Proyecto deberán señalar lo siguiente:
• Cantidades del estudio
• Proyecciones de cantidades del proyecto
Sólo ejemplos
Evaluar como parte del análisis de riesgos
Las cantidades podrían constar de parámetros como los siguientes:
• Horas-hombre de ejecución para: - Ingeniería
- Gestión fuera del sitio
- Gestión en el sitio – horas-hombre directas e indirectas
• Horas del equipo del proyecto
• Volúmenes de movimientos de tierra (m³) • Hormigón (m³)
• Acero estructural (toneladas) • Equipos mecánicos (número) • Cañerías (m)
• Equipos eléctricos (número) • Cableado eléctrico (m) • Instrumentos (número) • Transporte
Estas cantidades o volúmenes clave pueden servir de referencia para el seguimiento:
Cantidad Clave Cantidad del Estudio Cantidad del Proyecto Cantidad Proyectada Movimientos de Tierra 100.000m3 110.000m3 110.000m3 Hormigón 20.000m3 25.000m3 30.000m3 etc. Especificación de Resultados
Las características clave de los resultados finales que el proyecto debe lograr normalmente se especifican en el PEP.
El PEP deberá enumerar características clave como la tasa de extracción y de alimentación, la disponibilidad, la recuperación y las tasas de producto derivadas del estudio de factibilidad.
7.2.1.4 Sensibilidades Económicas
Es importante que el equipo de ejecución del proyecto comprenda las sensibilidades económicas de la decisión de inversión.
El plan ejecución del proyecto deberá reproducir el análisis de sensibilidad de la evaluación económica del proyecto indicando los siguientes valores:
VAN y TIR En relación con Costo de capital En relación con Cronograma
En relación con Costos de operación
El capítulo de la sensibilidad económica deberá precisar los siguientes aspectos:
• Los costos de demora del proyecto por mes
• El impacto en la TIR y el VAN por $M de aumento de costos de capital
7.2.2. Alcance
La etapa de ejecución de los proyectos se puede desglosar en las siguientes etapas:
• Etapa de definición y movilización - Asignación de personal clave
- Formulación de políticas y procedimientos - Selección de personal para el proyecto • Etapa de Ejecución
Desde la aprobación del proyecto hasta el término del “precommissioning” de la planta
El plan de ejecución del proyecto debe definir el alcance del trabajo del proyecto o de cada etapa del mismo que realizarse durante la ejecución, debiendo establecer en cada caso la línea referencial de control adecuada (por ejemplo: estudios de factibilidad revisión [ x ] del [ fecha ]).
En el PEP, se deberá incluir un resumen del alcance del trabajo del proyecto como anexo (E), a modo de documento de control. También debe determinarse cualquier componente del alcance que no se encuentre incluido en el proyecto, es decir, que corresponda a otras entidades de Codelco o a partes ajenas al
proyecto (por ejemplo, proveedores externos como el gobierno, contratistas, etc.).
El plan de ejecución del proyecto deberá indicar los procedimientos de Codelco que deben seguirse para determinar, modificar o variar el alcance del trabajo.
• Etapa de “Commissioning” y Puesta en Marcha
La etapa de “commissioning” y puesta en marcha involucra al grupo de operaciones de Codelco con el respaldo del equipo de proyecto de Codelco poner la planta en a producir y lograr los criterios especificados de rendimiento. El PEP deberá describir las líneas generales de un programa para movilizar progresivamente el personal de operaciones con prioridad al inicio del “commissioning” y la puesta en marcha.
Las actividades de producción, geología, remoción de la sobrecarga de estéril y acopio de mineral pueden comenzarse con anterioridad y avanzarse para respaldar el “commissioning” y la puesta en marcha si el plan requiere que se realicen estas actividades.
Al redactar la definición del alcance del proyecto, se deberá indicar si el “precommissioning” y “commissioning” están incluidos o excluidos.
7.2.2.1 Definición de Alcance
Deberá documentarse, definirse y establecerse el alcance de trabajo del proyecto al principio de la etapa de ejecución. El alcance de trabajo que debe cubrir el PEP está definido en la estructura de desglose del trabajo desarrollada durante las etapas de estudio conforme al anexo D, con una breve descripción escrita del alcance de trabajo de cada área generalmente presentada en anexo E.
Por lo general, la responsabilidad y autoridad del alcance del proyecto se asigna como se indica a continuación a través de la estructura de desglose del trabajo:
Área de WBS Responsabilidad de Ejecución Autoridad de Ejecución Informes a
100 Geología Codelco Gerente de
Operaciones de Codelco
Área de WBS Responsabilidad de Ejecución Autoridad de Ejecución Informes a
200 Minería Codelco Gerente de
Operaciones de Codelco
300 Etc.
400 Planta de Proceso Contratista EPCM Gerente de Operaciones de Codelco 500 Infraestructura Contratista EPCM 600 700 800 900
7.2.2.2 Provisión de Ampliación Futura
En el plan de ejecución del proyecto, se deberán definir los criterios del proyecto de Codelco que permiten tomar provisiones para futuras ampliaciones a través de afirmaciones como las siguientes:
(a) No se permitirá ninguna conexión o enlace en las
instalaciones iniciales. O
(b) El trazado deberá estipular la ampliación futura de hasta
[X%] del inicio sin multas excesivas por los costos de aumento del trazado de la planta.
O
(c) Todos los circuitos del proceso deberán tener una
capacidad incorporada de 50% más que la capacidad inicial para permitir ampliaciones futuras.
El trazado aprobado del sitio y los diagramas de flujo de procesos o planos de cañerías e instrumentación deberán mostrar todas las provisiones para ampliaciones futuras y el alcance de trabajo deberá indicar todo requisito físico.
7.2.2.3 Propietario y Operador
Si el proyecto es “joint venture” entre Codelco y otra empresa, el PEP deberá establecer claramente lo siguiente:
(a) El propietario del proyecto, la entidad vehículo así como los nombres, las direcciones y los funcionarios de la empresa
(b) El operador del proyecto
Es necesario precisar la información, puesto que es un componente clave de todas las órdenes de compra y los contratos adjudicados por el proyecto.
7.2.2.4 Títulos de Explotación Minera y Propiedad de Terrenos
Conforme al punto 7.2.2.3, es de suma importancia que el plan de ejecución del proyecto indique los propietarios correctos del contrato de explotación minera y los títulos de propiedad de los terrenos.
7.2.2.5 Resumen del Alcance
El plan de ejecución del proyecto deberá describir el alcance del proyecto en una forma organizada como se indica en el siguiente diagrama:
Figura 4 Resumen del Alcance
7.2.2.6 Alcance de la Extracción Minera
El plan de ejecución del proyecto debe definir claramente el alcance de extracción minera incluido en el proyecto así como los elementos del alcance que se consideran operaciones.
7.2.2.7 Alcance de la Planta de Proceso
Como el diagrama anterior Estructura de
Desglose del Trabajo (WBS)
Libro del Alcance
Áreas Subáreas Sistemas Equipos Materiales Etiquetados Materiales a Granel Paquetes de Trabajo Tareas Actividades Entregables
Descripción de cada elemento de alcance por WBS. Proceso y
Funcionalidad
Referencias a documentos relacionados con criterios y características físicas
Descripciones de áreas civil, estructural,
mecánica, etc. con resumen de alcance de características ►PFD ►P & ID ►Listados de Equipos ►Criterios de Diseño ►Hojas de Datos Cantidades y precios – capacidad, tamaño y peso
Líneas referenciales de estimación (fuentes externas e
internas)
Aspectos de construcción, especiales
ESTRUCTURA CONTENIDO DEL ALCANCE DE TRABAJO ANEXO E DEL PEP
7.2.2.8 Alcance de la Infraestructura
Como el diagrama anterior
7.2.3. Criterios del Proyecto
7.2.3.1 Salud y Seguridad
Consúltese el manual de política y procedimientos de seguridad y salud ocupacional de Codelco respecto a los criterios que deben usarse en esta materia.
7.2.3.2 Criterios de Rendimiento
Por lo general los criterios de rendimiento del proyecto se definen en el estudio de factibilidad y deberán cubrir los siguientes aspectos:
• Tasas de flujo másico
• Diseño y potencias máximas • Propiedades químicas • Alimentación de mineral • Producto
• Consumo de servicios básicos • Ciclos de operación
Estos criterios se deben extraer del estudio de factibilidad e incluir en el presente plan de ejecución del proyecto.
7.2.3.3 Criterios Ambientales
Los criterios ambientales se definen generalmente en el estudio de impacto ambiental de Codelco y deben expresarse en términos simples en el plan de ejecución del proyecto.
7.2.3.4 Aspectos de Operaciones y Mantenimiento
En el plan de ejecución del proyecto, se deben señalar los siguientes aspectos como mínimo estándar:
• Participación de la División de operación de Codelco en las etapas de diseño, abastecimiento y construcción
• Participación del personal de mantenimiento en la evaluación de los diseños del proyecto
• Períodos de detención y conexiones que se han dejado
• Post producción permitida durante la construcción y el “commissioning”
• Rol de operaciones de Codelco durante el “precommissioning”, traspaso y “commissioning”
7.2.3.5 Aspectos Críticos del Proyecto
El Gerente del Proyecto debe evaluar el capítulo de evaluación de riesgos del estudio de factibilidad, la ruta crítica del cronograma y la sensibilidad de la evaluación económica para precisar los siguientes puntos:
• Los aspectos críticos que podrían tener un impacto negativo en el proyecto
• El motivo de tal impacto
• La posible causa de tales impactos • Los medios para mitigar estos aspectos
Los aspectos críticos del proyecto son equivalentes a un nivel de alta gestión esencial de los desafíos que enfrenta el Gerente del Proyecto.
7.2.4. Organigrama
7.2.4.1 Organigrama
En la página siguiente se ilustra el organigrama tipo de proyecto.
Se deberá definir y autorizar este organigrama durante la preparación del plan de ejecución del proyecto, aplicándose a las siguientes etapas:
• Ejecución
Figura 5 Organigrama Tipo – Global DIRECTORIO VICEPRESIDENTE DE PROYECTOS GERENTE DE PROYECTO RELACIONES CON LA COMUNIDAD Y EL GOBIERNO MEDIOAMBIENTE SEGURIDAD Y SALUD SERVICIOS COMPARTIDOS FINANZAS ASPECTOS LEGALES - Gerente de Producción - Gerente de Mantenimiento - Gerente de Ingeniería - Gerente de Suministros - Gerente de Administración Funciones Corporativas: RECURSOS HUMANOS PRESIDENTE EJECUTIVO Gerente de Operaciones (Proyecto Futuro) PROYECTO Véase la Figura 4 –Gerente de División
GERENTE DE “COMMISSIONING” APOYO TÉCNICO ENCARGADOR DE PLANIFICACIÓN INGENIEROS GERENTE DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN ASESOR(ES) LEGAL(ES) CONTROLADOR FINANCIERO SUPERVISORES DE LA CONSTRUCCIÓN ENCARGADO DE RR.HH. MANDO DE SEGURIDAD INGENIERO DE LA OBRA GERENTE DE LA OBRA CONTRATISTAS DE EJECUCIÓN VICEPRESIDENTE DE PROYECTO SECRETARIO GERENTE DE ABASTECIMIENTO Y CONTRATOS GERENTE DE INGENIERÍA GERENTE DE CONTROL EQUIPO AMBIENTAL ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD INGENIERO CONTROLADOR DE DOCUMENTOS INGENIERO DE PLANIFICACIÓN INGENIERO DE COSTOS GERENTE DE PROYECTO INGENIERO DE PROCESOS GERENTE DE OPERACIONES ESTABLECIMIENTO DE OPERACIONES PREPRODUCCIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO GERENTE DE SISTEMAS INFORMÁTICOS COORDINADOR(ES) DE SISTEMAS INFORMÁTICOS ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD DESPACHO ADMINISTRACIÓN
7.2.4.2 Roles y Cargos
Los roles del personal de Codelco durante las etapas de ejecución, puesta en marcha y “commissioning” están definidos generalmente en el plan de ejecución del proyecto y documentados con descripciones de funciones anexadas al mismo.
7.2.4.3 Movilización y Desvinculación de Personal
La movilización del personal del equipo de proyecto de Codelco se hará conforme al cuadro de dotación del estudio de factibilidad, la que debe validarse e incluirse en el plan de ejecución del proyecto, reflejando las actividades definidas en el cronograma del proyecto incorporado al PEP por el equipo.
7.2.4.4 Áreas de Responsabilidad y Funciones
En el plan de ejecución del proyecto, deberán enumerarse las responsabilidades de los gerentes clave de Codelco por función y área.
Para mayores detalles, consúltese el punto 7.2.6.
7.2.5. Límites de Autoridad
7.2.5.1 Niveles de Autoridad del Proyecto
Se deberán revisar los niveles de autoridad de la política MAP de Codelco para aplicarlos a todas las actividades del proyecto. Por lo general, los procedimientos de delegación de autoridad de Codelco definen los niveles de autoridad que se aplican a los proyectos de inversión de capital.
NIVEL PERSONAL AUTORIZADO
Nivel 0 Directorio y Presidente Ejecutivo si procede
Nivel 1 Director de Proyectos (o si lo designa el Directorio, también Gerente General de Operaciones)
NIVEL PERSONAL AUTORIZADO Nivel 3 Cargos del personal de ejecución, por ejemplo:
Gerente de Aseguramiento y Control de Calidad Gerente de Procesos
Gerente de Ingeniería Gerente de Medioambiente Gerente de Control
Gerente Principal de Abastecimiento y Contratos
Gerente Comercial Gerente de Obra
Gerente de “Commissioning”
Cargos del personal de preproducción y puesta en marcha
Gerente de Producción
Gerente de Mantenimiento e Ingeniería Gerente de Suministros
Gerente de Administración Nivel 4 Supervisores
Nivel 5 Otro personal
7.2.5.2 Compromisos y Delegaciones
El plan de ejecución del proyecto deberá incluir una base para determinar que los compromisos son contratos, órdenes de compra y avisos de compromiso respecto del suministro de bienes y servicios o la instalación de obras en terreno, lo que implicará que Codelco incurra una obligación de pago. Por lo general, el PEP deberá definir lo siguiente:
a) Aprobaciones dentro del presupuesto
(Los valores detallados del presupuesto se aplican sin recurrir a fondos de contingencia).
El PEP debe ) definir ) cumplir con ) la política ) MAF de ) Codelco ) Notas:
(i) El Gerente de Contratos y Abastecimiento debe revisar todos los contratos o las órdenes de compra superiores a [$].
(ii) Las aprobaciones sólo se aplican a asignaciones en las áreas en que la persona que autoriza tiene responsabilidad presupuestaria.
(iii) Las asignaciones sólo se harán cuando los términos y las condiciones estándar del contrato o la orden de compra cumplan con los términos estándar de [Cliente]. Para compras o contratos que difieran sustancialmente de los términos y las condiciones estándar, se requiere aprobación de nivel 2.
(iv) Los presupuestos se deben describir en el cuarto nivel.
(v) Si la asignación es sólo parte de una partida presupuestaria de cuarto nivel, entonces el valor que determina quién aprueba es el valor total de esa partida, no el valor de la asignación.
b) Aprobación fuera de presupuesto
(i) Fuera de presupuesto, hay reservas de contingencia adecuadas o fondos no asignados disponibles en el tercer nivel para transferencia.
(ii) Si se contempla algún acceso a los fondos de contingencia, se requiere la aprobación de una autoridad de asignación de contingencias de nivel 1 para todas las partidas superiores a $100.000 y de nivel 2 para las inferiores a esa suma.
MONTO SOBRE LO PRESUPUESTADO
NIVEL INFERIOR
$[ ] o más Nivel 1
Más de $[ ] a $[ ] Nivel 2 autorizado por Nivel 1
VALOR NIVEL INFERIOR
Más $[ ]M Nivel 0
Cualquier monto dentro del presupuesto hasta $[ ]M
Nivel 1
Menos de $[ ]M Nivel 2
Hasta $[ ]M Nivel 3
MONTO SOBRE LO PRESUPUESTADO
NIVEL INFERIOR Más de $[ ] a $[ ] Nivel 3 autorizado por Nivel 2
Hasta $[ ] Nivel 3
(vi) El uso de fondos de contingencia en gastos directos e indirectos queda a la total discreción del gerente de proyecto basándose en los procedimientos del mismo.
c) Aprobaciones fuera del presupuesto (Sin contingencia o fondos disponibles)
MONTO SOBRE LO PRESUPUESTADO
NIVEL INFERIOR
Más de $[ ] Nivel 1
Todos los artículos hasta $[ ] Nivel 2 autorizado por Nivel 1 d) Vehículos Automotores
MONTO SOBRE LO PRESUPUESTADO
NIVEL INFERIOR Cualquier valor Nivel 2
7.2.5.3 Pagos
Los pagos se harán utilizando el procedimiento estándar de autorización y desembolso de Codelco.
El plan de ejecución del proyecto deberá establecer el proceso de aprobación de pagos y solicitud de cheques o transferencia electrónica de fondos.
7.2.5.4 Autoridad de Pagos
Conforme a los procedimientos MAF de Codelco y el presente documento, dejando constancia de cualquier delegación en el plan de ejecución del proyecto
7.2.5.5 Comunicados de Prensa y Comunicaciones
El plan de ejecución del proyecto deberá precisar lo siguiente: a) Comunicaciones
Todas las comunicaciones deberán dirigirse al nivel 1, es decir al Vicepresidente de Proyectos, quien las referirá al Presidente Ejecutivo, etc. cuando corresponda.
b) Comunicados de Prensa
Nivel 1 autorizado por Nivel 0 antes de publicar
7.2.5.6 Caja Chica
El PEP deberá hacer referencia a la política MAF de Codelco o precisar lo siguiente sobre el procedimiento de caja chica:
i. Autoridad para presentar solicitudes ii. Autoridad para autorizar
iii. Gestión e informes
7.2.5.7 Viajes
El plan de ejecución del proyecto deberá señalar que los viajes deben atenerse a las políticas de Codelco o declarar una política especial de viajes de requerirse y aprobarse.
7.2.5.8 Gastos
El PEP deberá precisar que los gastos serán conforme a las políticas MAF de Codelco, particularmente en lo que dice relación con gastos de viaje y alojamiento.
7.2.5.9 Gestión Personal
El PEP deberá indicar que la gestión de personal deberá conformarse a las políticas de Codelco.
7.2.5.10 Delegación de Autoridades
En el PEP, deberá precisarse que la delegación de autoridad deberá cumplir con las políticas de Codelco.
7.2.6. Matriz de Responsabilidades del Proyecto
Se deberán definir las responsabilidades por área y función en el plan de ejecución del proyecto en base a dos (2) tipos de especificaciones.
7.2.6.1 Áreas
Por área de la estructura de desglose del trabajo, como en el siguiente ejemplo:
WBS Área Responsabilidad
100 Geología Geólogo en Jefe de Codelco 200 Minería Gerente de Minería de Codelco 300 Planta de
proceso
Contratista EPCM ante el Gerente de Proyecto de Codelco
400 Servicios Contratista EPCM ante el Gerente de Proyecto de Codelco
500 Infraestructura en terreno
Contratista EPCM ante el Gerente de Proyecto de Codelco
600 Infraestructura fuera de terreno
Gerente de Proyecto de Codelco
700 Costos indirectos
Contratista EPCM
800 Costo del Propietario
Gerente de Proyecto de Codelco
900 Preproducción Gerente General de Operaciones de Codelco
7.2.6.2 Revisiones
A modo de ejemplo solamente, el siguiente cuadro presenta la matriz de responsabilidades de las actividades de revisión de un proyecto.
Ingeniería D e s a rr o ll a r y P ro p o rc io n a r F u n d a m e n to R e v is ió n G lo b a l R e v is ió n D e ta ll a d a S ó lo A u d it o rí a S e R e q u ie re A p ro b a c ió n S o li c it u d d e A u to ri z a c ió n E je c u c ió n D ir e c ta d e l P ro p ie ta ri o R e s p o n s a b le d e l E q u ip o d e l P ro p ie ta ri o In fo rm a a l G e re n te d e l P ro p ie ta ri o Notas
1 Diseño conceptual GI GP Puede entregarlo el
propietario.
2 Criterios de diseño GI GP Deberá dirigir el
propietario. 3 Parámetros de diseño de ingeniería GI GP Deberá dirigir el propietario. 4 Estructura de desglose del trabajo GO GP Estructuración crítica 5 Diagramas de flujo de procesos GI DP
6 P & ID Etc. Etc.
7 Trazados de la planta
8 Programas de
aseguramiento de calidad
9 Numeración de equipos Esencial para el
control de los activos 10 Formato de
especificaciones de planos
Área, tipos – aportes
de operaciones
11 Traspaso de documentación
Derechos – propiedad
Ingeniería D e s a rr o ll a r y P ro p o rc io n a r F u n d a m e n to R e v is ió n G lo b a l R e v is ió n D e ta ll a d a S ó lo A u d it o rí a S e R e q u ie re A p ro b a c ió n S o li c it u d d e A u to ri z a c ió n E je c u c ió n D ir e c ta d e l P ro p ie ta ri o R e s p o n s a b le d e E q u ip o d e l P ro p ie ta ri o In fo rm a a l G e re n te d e l P ro p ie ta ri o Notas 12 Especificaciones principales de ingeniería 13 Permisos y aprobaciones obligatorios Construcción y operaciones 14 Selección de equipos 15 Planos de disposición general
16 Cambios en el diseño Impacto en costos y
tiempo 17 Cronograma de
ingeniería
Monitoreo del avance
18 Definiciones de alcance El propietario debe
dirigir. 19 Manuales de operación y
mantenimiento
20 Reuniones Asistencia del
propietario
Código para el Personal: DP – Director de Proyectos, GG GC – Gerente de Control
GP – Gerente de Proyecto GF – Gerente de Finanzas
GI – Gerente de Ingeniería GO – Gerente de Obras o de Construcción
Abastecimiento y Contratos D e s a rr o ll a r y P ro p o rc io n a r F u n d a m e n to R e v is ió n G lo b a l R e v is ió n D e ta ll a d a S ó lo A u d it o rí a S e R e q u ie re A p ro b a c ió n S o li c it u d d e A u to ri z a c ió n E je c u c ió n D ir e c ta d e l P ro p ie ta ri o R e s p o n s a b le d e l E q u ip o d e l P ro p ie ta ri o In fo rm a a l G e re n te d e l P ro p ie ta ri o Notas General
1 Confidencialidad Política de tecnología
2 Derechos de aduana Lineamientos
3 Cambio de divisas Cobertura de riesgo
4 Impuesto a las ventas Exenciones
Adquisiciones 1 Plan de abastecimiento 2 Condiciones especiales de compra 3 Condiciones generales de compra 4 Listas de propuestas 5 Compromiso y adjudicación
6 Órdenes de compra cumplida
Contratos
Abastecimiento y Contratos D e s a rr o ll a r y P ro p o rc io n a r F u n d a m e n to R e v is ió n G lo b a l R e v is ió n D e ta ll a d a S ó lo A u d it o rí a S e R e q u ie re A p ro b a c ió n S o li c it u d d e A u to ri z a c ió n E je c u c ió n D ir e c ta d e l P ro p ie ta ri o R e s p o n s a b le d e E q u ip o d e l P ro p ie ta ri o In fo rm a a l G e re n te d e l P ro p ie ta ri o Notas 2 Condiciones especiales de contrato 3 Condiciones generales de contrato 4 Listas de propuestas 5 Compromiso y adjudicación 6 Contratos conformes Convenios
1 Acuerdos de servicios Confidencialidad y
propiedad intelectual
2 Acuerdos de suministro Aportes de