Controlar y confrontar que los valores correspondientes a los pagos o abonos realizados por el paciente o lo clientes coincidan con la información suministrada por el sistema.
2. ALCANCE
El alcance de proceso esta dimensionado desde el ingreso de los pagos recaudos por Clínica versalles por la prestación de los diferentes servicios y registro en el sistema de información, hasta el correspondiente cuadre de caja final.
3. DESARROLLO
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION RESPONSABLES
1. Recibir del paciente la cancelación por la prestación de un servicio de atención Médica en la clínica versalles.
2. Revisar documentos soportes por la prestación del servicio médico, valida el medio de pago; en los casos que sea medio electrónico; se da cumplimiento al proceso para verificación de documentos que garanticen la no ocurrencia de fraude o suplantación. Para los casos de pago en efectivo, se cuenta el dinero, revisan los billetes y establecen que sean auténticos y procede a poner el dinero o el Boucher de pago en el cajón monedero.
3. Registrar el pago por la atención médica, en el módulo de Tesorería/ Ingreso y recibo paciente. Se registran todos los
ingresos recibidos,
independientemente del medio de pago utilizado por el paciente , ya sea cancelación total del servicio
Cliente
Cajero
Cajero INICIO
1. Recibir del paciente la cancelación por la prestación de un servicio de atención Médica
2. Revisar y verificar documentos soportes por la prestación del servicio médico.
3. Registrar el pago de por la atención medica
NO
4. Solicitar al asistente de facturación que realice anulación de facturas o recibos de caja que no correspondan al cuadre de caja, estos se anularan dentro del proceso diario de validación. Entre los documentos a anular están, error de código, mal ingreso de datos, error al cargo de empresa, traslado de cita o error de naturaleza paciente errado.
5.La anulación de facturas o de los recibos de caja, se deberá hacer ingresando al módulo Tesorería/Ingresos/Anular recibo de caja, se deberá cargar el número del recibo, dar “Enter”, digitar el motivo de anulación y guardar el documento
6. Identificar los billetes con el sello personalizado, se debe verificar que el valor del cuadre sea igual al valor recibido por todos los medios de pago. Se procede a realizar arqueo definitivo y cierre de caja, se imprime el documento del cierre y se anexan los soportes correspondientes.
En caso de detectarse inconsistencias en el arqueo y cierre de caja, esto es sobrante de facturación
**Realizar proceso de recuperación de dinero el cual queda en responsabilidad del cajero al momento de detectar un faltante en el arqueo. Cajero Asistente de facturación o coordinadora de sede Cajero 4. Solicitar al asistente de
facturación que realice anulación de facturas o recibos de caja que no correspondan al cuadre de caja.
A
5. Digitar el motivo de anulación y guardar el documento
6. Realizar arqueo definitivo y cierre de caja,
¿El valor del cuadre de caja es igual al valor recibido? recibido SI Realizar proceso de recuperación de dinero. B NO
7. Realizar arqueo de base en presencia del cajero saliente, y este entrega las llaves de custodia donde se encuentran las bases de cada punto de pago al cajero asignados según programación de turnos.
8. Verificar los valores y la entrega de todas las llaves de la sede, procede a guardarlas en bolsa de lona destinada para el proceso y se hace el cierre con el zuncho de seguridad. De esta manera hace la entrega de lo anteriormente relacionado al guarda de turno y firma planilla de recibido a satisfacción. Esto para la sede de San Marcos.
Si la sede presta servicio las 24 horas, se entrega la base contada y se firma al recibido a satisfacción al turno entrante. En Yumbo, el personal de caja conserva las llaves y firma la plantilla de custodia y verificación 9. Verificar la bolsa con las llaves ver (Anexo 1.), las condiciones en las que se encuentran el elemento de seguridad y procede a la apertura de la misma y hará entrega de llaves a un cajero de estación.
10. verificar el valor de la base e informar cuando salga novedades antes de iniciar labores.
11. Depositar el dinero de la caja fuerte, proceso que se hará en presencia de un testigo que previamente ha sido designado. En cada una de las sedes se debe proceder a la firma de la planilla de ingreso a la caja fuerte, quedando de esta manera
Cajero Asignado
Cajero Asignado
Cajero
Cajero
Cajero 7. Realizar arqueo de base en
presencia del cajero saliente
8. Verificar los valores y entrega de todas las llaves de la sede
9. verificar las condiciones en las que se encuentran el elemento de seguridad y procede a la apertura de la misma.
10. verificar el valor de la base.
11. Depositar el dinero de la caja fuerte y proceder ala de la planilla de ingreso a la caja fuerte.
B
12. Entregar el cuadre de caja el cual debe estar firmado por los responsables y contara con los soportes de anulación y devolución. Esta entrega se hará en la estación del primer piso de consulta externa en San Marcos, en sede principal; se deja en la estación de urgencias y hospitalización, en yumbo en urgencias y consulta externa. 13. Realizar cuadre de caja general en el área asignada por la institución para realización de este procedimiento en cada sede. Nota: el área debe cumplir con la seguridad necesaria para un proceso de manejo de efectivo, así mismo es responsabilidad de cada una de las personas intervinientes ceñirse a los procesos y tomar las debidas precauciones. En sede principal la persona asignada debe pasar primero a hospitalización en compañía del testigo se hace la apertura de la caja; luego en compañía del guarda de seguridad se pasa a urgencias y se realiza la apertura de la caja fuerte, luego en compañía del guarda de seguridad se traslada administración a la oficina de tesorería donde se realiza el cuadre. Para los casos de yumbo y San Marcos, el proceso se hará en cada una de las sedes. Se deberá Fajar y guardar en la caja fuerte el dinero recaudado y guardado, el cual posteriormente será retirado, entregado y transportado a través de la empresa de transporte de valores. Cajero Asistente de facturación o coordinadora de sede 12. Entregar el cuadre de caja en
el lugar designado
13. realizar cuadre de caja general de cada sede en el área signada por la institución para el procedimiento.
C
14. A sede principal se debe enviar de manera diaria los arqueos provisionales, los cuales deberán contar con el resumen de recibidos de caja, resumen de los cuadres y la copia original del registro de envío del dinero firmado por el personal del carro transportador de valores.
15. Verificar el cuadre de caja general con los valores consignados
16. Verificar aleatoriamente cualquiera de los cuadres consolidados de las sedes, hacer de esta manera arqueos aleatorios en los cierres y aperturas de los turnos.
Asistente de facturación o coordinadora de sede Dirección Tesorería y Cartera Contraloría 4. CONDICIONES GENERALES
El uso y acceso a los diferentes sistemas de información es responsabilidad de cada uno de los usuarios.
El uso y la custodia del usuario y contraseña para acceso a los sistemas de información es responsabilidad de cada uno de los colaboradores de la clínica
Los usuarios y contraseñas son de uso personal e intransferible
Es responsabilidad de cada uno de los colaboradores de la clínica toda información que sea grabada, anulada, borrada, y/o sustraída en los diferentes sistemas de información del usuario con usuario y contraseña personal.
Siempre y sin excepción alguna cuando el cajero debe retirarse de su puesto de trabajo, deberá cerrar e modulo de Tesorería/ Ingreso y recibo de paciente y comprobar que se haya hecho efectivamente el cierre del sistema.
Es responsabilidad del cajero la custodia y manejo del dinero recibido y de la llave del cajero
En caso de que haya devoluciones por aprobar no se podrá cerrar la caja hasta que estén aprobadas por la asistente de facturación o coordinadora de la sede.
Los soportes requeridos para el cierre de caja son: recibos de caja anulados, devoluciones (realizadas y aprobadas) y la factura del paciente particular.
Cuando la asistente de facturación o coordinadora de sede no se encuentre disponible, la anulación y aprobación de las devoluciones estará a cargo de la coordinadora asignada.
Asistente facturación debe revisar los cuadres de caja teniendo en cuenta : Que los recibos anulados estén debidamente reemplazados
Adjuntar al arqueo los soportes de las facturas o recibos anulados, los cuales deben contener el motivo de anulación, la firma de la persona que la autorizo y el número del documento que lo remplazo; igualmente ocurre con la devolución
14. enviar de manera diaria los arqueos provisionales a la sede principal.
15. Verificar el cuadre de caja general con los valores consignados.
16. Verificar aleatoriamente cualquiera de los cuadres consolidados de las sedes.
FIN D
cierre contable y durante el mes despachar el dinero tres veces a la semana, la llamada se realizara de un teléfono o celular y de la oficina de recaudo o áreas restringidas, en los casos donde se determine que el valor del recaudo amerita la solicitud de un servicio adicional de transporte de valores no programado, la dirección de tesorería se encargara de coordinar dicho servicio.
La asistente de facturación o coordinadora de la sede es la responsable de la aprobación de las devoluciones a recibos de caja realizados por cada cajero, en este caso se deberá adjuntar los documentos necesarios que respalden la devolución y que ser avalados en una revisión del proceso por parte de la contraloría de la clínica.
La oficina donde se adelanta el proceso de cuadre general es un área de acceso restringido, por lo tanto solo se permite el ingreso al personal autorizado
Durante la jornada laboral, la asistente de facturación pasara por las estaciones recogiendo los documentos para anular
Vía telefónica la asistente de facturación atenderá las solicitudes de la diferente área (capitar pacientes, aprobar devoluciones, cerrar ingresos, etc.)
Para el cambio de dinero, se llamara a cada estación con el fin de conocer la necesidad ,así con la información del requerimiento, la asistente de facturación se traslada a cada estación para realizar el cambio, el desplazamiento se realizara por las áreas internas de la sede ( se excluye principal y yumbo)
Cuando se esté realizando el proceso de cuadre de caja, se informara al guarda de seguridad, para que este verifique el personal que está ingresando a cada sede (aplicada donde hay vigilancia externa). Mientras se realiza el cuadre de caja y dinero está por fuera de la caja fuerte , se debe cerrar la puerta
con llave y no se permitirá el ingreso de ninguna persona
Los cuadres de caja y los retiros de las cajas fuertes no se realizaran a la misma hora, por lo tanto se deben realizar en horarios aleatorios
La responsabilidad de las llaves de la oficina donde se realiza el cuadre de caja, al igual que las claves de la caja fuerte estarán a cargo de la asistente de facturación o coordinadora de cada sede, adicionalmente se conservara un duplicado en sobre cerrado, dentro de la caja fuerte en la dirección de tesorería de la sede principal, bajo la responsabilidad de la dirección
Al momento de realizar movimiento por parte de la transportadora, el guarda deberá permanecer con la puerta cerrada bajo llave y en la parte externa de la sede (para direccionar y orientar a los pacientes). La seguridad de la puerta del recaudo la debe realizar el escolta de la transportadora.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No Aplica.
6. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION No. FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO
01 7-Feb-2011 Documento original
02 10-Julio-2013 Actualización de Documento
Elaborado por: Lyda Echeverry
Cargo: Directora de Tesorería y Cartera Firma: ________________________ Revisado por: Lucy Gómez Cargo: Contralora Firma:___________________________ Aprobado por: Sandra Obonaga
Cargo: Gerente Financiera
Firma:___________________ Janeth Cristina Vásquez Ortiz Cargo: Gerente General Firma:
ANEXO 1. INSTRUCTIVO PARA LA CUSTODIA DE LLAVES POR ESTACIÓN
El cajero que tengo turno de 1:00p.m a 7:00p.m será el responsable de custodiar las llaves. En caso de que ninguno tenga este turno se hará responsable el que tenga turno de 6:45ª.m a 7:00p.m
2. El cajero antes de entregar las llaves deberá tener las monedas de su base organizadas en tacos de $2.000 con cinta de enmascarar para facilitar el conteo al cajero que le recibirá las llaves, la cual debe verificar que la base está completa; en caso de existir algún faltante o sobrante este lo debe reportar inmediatamente a la asistente de facturación o a la coordinadora administrativa
Después de que el cajero saliente verifique con el cajero responsable de las llaves que la base este completa se procederá a cerrar la caja y retirar las llaves
El cajero saliente entregara las llaves al responsable quien diligenciara la planilla de custodia de llaves. Estas planillas estarán numeradas en orden ascendente, tendrá un consecutivo para cada estación y el sello original de clínica Versalles.
La planilla contiene la siguiente información: fecha, nombre de los cajeros que entregan las llaves, hora de entrega y firma de cada uno de ellos, firma del cajero que entrega la tula, cajero que entrega la tula firma dos veces ( en constancia de que entrega llaves y en constancia de que entrega tula),firma el testigo quien es el que le hace el conteo de la base al cajero responsable de las llaves, firma del guarda de la portería externa, y firma de la asistente y/o coordinadora de la sede quien recibirá en custodia las 4 tulas y las 4 carpetas. El que recibe la tula, se debe diligenciar el número de sello (tirilla de seguridad). Este documento no debe tener enmendaduras ni tachones y deberá quedar diligenciado totalmente y mantener el consecutivo
Cada tula deberá contener las 3 llaves de las cajas de cada estación. Para el área de fisioterapia será diferente ya que en esta área no hay cámara de seguridad, por lo cual la funcionaria entregara el dinero de la base a la persona de la estación de Comfenalco encargada de la tula. Al día siguiente la asistente reclamara la base, la entregara a la auxiliar de fisioterapia y esta la contara en su presencia
El cajero responsable deberá revisar minuciosamente el estado de la tula y proceder a col ocar el sello de seguridad, esta se entregara junto con la carpeta de plantilla de custodia de llaves al personal de seguridad ubicado en la portería externa ( guarda que recibe turno de la noche), el cual deberá verificar en la planilla el número del sello de seguridad y firmar como recibido y como testigo
Al día siguiente a las 6:45 a.m. la asistente de facturación y/o coordinadora recogerán en portería las tulas y planillas las cuales firmara el portero como entregadas. Se procederá a abrir cada tula en la estación correspondiente, cada cajero ara el conteo de la base ante de empezar a entender usuarios, después de la entrega de llaves el cajero tendrá 15 minutos para reportar alguna novedad. pasado este tiempo cualquier novedad presentada será responsabilidad del cajero
