PROCEDIMIENTO RECUPERACIÓN DE CUOTAS ANTE PROSOC

1.0 OBJETIVO

1.1 RECUPERAR CUOTAS CONDOMINALES POR VIVIENDA QUE NO ATENDIERON EL OFICIO DE INVITACION DE PAGO O INCUMPLIMIENTO EN LOS CONVENIOS DE PAGO.

2.0 ALCACE

2.1 ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS

2.2 AUXILIAR DE ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS 2.3 CONTADOR

2.4 MENSAJERO

3.0 POLITICAS

3.1 EL ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS Y/O EL AUXILIAR DE ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS DEBERAN ASISTIR CON 10 MIN DE ANTICIPACION A LAS AUDIENCIAS.

3.2 EL ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS DEBE EVITAR HASTA DONDE LE SEA POSIBLE SOMETERSE AL PROCEDIMIENTO ARBITRAL

4.0 RESPONSABLE

4.1 ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS

5.0 DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA

5.1 QUEJOSO CONDOMINAL: ES EL ADMINISTRADOR DE CADA CONDOMINIO Y/O EL ADMINISTRDOR DE CONJUNTOS QUE PRESENTA EL ESCRITO PARA RECUPERACION DE CUOTAS CONDOMINALES

5.2 REQUERIDO: CONDOMINO QUE OMITE LA REALIZACION DE LOS PAGOS DE CUOTAS CONDOMINALES

5.3 DEJAR A SALVO LOS DERECHOS: MANIFESTACION VERBAL DE LA ADMINISTRACION DE CONJUNTOS QUE ASIENTA LA PROSOC EN EL ACTA DE COMPARECENCIA O CONVENIO PARA PROTEGER EL DERECHO DE COBRO DE CUOTAS CONDOMINALES

5.4 OFICIO DE REQUERIMIENTO DE PAGO: DOCUMENTO MEDIANTE EL CUAL SE SOLICITA A LA PROCURADORIA SOCIAL SE CITE AL CONDOMINIO MOROSO

5.5 USO DE PALABRA: MANIFESTACION VERBAL QUE OTORGA EL CONCILIADOR AL QUEJOSO Y AL REQUERIDO PARA EXPRESAR EL RESUTADO DE LA CONCILIACION

5.6 ABOGADO CONCILIADOR: PERSONAL ADSCRITO A LA PROSOC CUYA FUNCION ES DIRIGIR Y MEDITAR LA AUDIENCIA DE CONCILIACION

PROCEDIMIENTO RECUPERACIÓN

DE CUOTAS ANTE PROSOC

5.7 CONVENIO: ACUERDO ESTABLECIDO ENTRE EL REQUERIDO Y EL QUEJOSO PARA EL PAGO DE CUOTAS CONDOMINALES 5.8 PROCEDIMIENTO ARBITRAL: ES EL SOMETIDO POR MUTUO ACUERDO DEL QUEJOSO Y EL REQUERIDO MEDIANTE UN ARBITRO QUE RESOLVERA CONFORME A LA LEY LA PROBLEMÁTICA

6.0 PROCEDIMIENTO

CONTADOR

6.1 EMITIR POR MEDIO DEL SISTEMA EL ESCRITO REQUERIMIENTO DE PAGO ANTE LA PROSOC, AL NO HABER RECIBIDO EL PAGO CORRESPONDIENTE POR MEDIO DE LA RECUPERACION ADMINISTRATIVA

6.2 ENTREGAR AL ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS LOS RECIBOS POR CUOTAS Y MOROSIDAD PENDIENTES DE PAGO PROPORCIONANDO UNA RELACION PARA RECABAR ACUSE DE RECIBO

ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS

6.3 RECABAR LA DOCUMENTACION NECESARIA PARA INGRESAR EL REQUERIMIENTO DE PAGO EN LA PROSOC:

 COPIA DE ACTA DEASAMBLEA DE ESTABLECIMIENTO DE LAS CUOTAS  COPIA DE LA CONSTANCIA DEL ADMINISTRADOR

 COPIA DE LOS RECIBOS PENDIENTES DE PAGO  CEDULA DE INGRESO A LA PROSOC DEL ESCRITO

 CARTA PODER PARA PODER ASISTIR A LA AUDIENCIA EN REPRESENTACION DEL ADMINISTRADOR DEL CONDOMINIO CORRESPONDIENTE

MENSAJERO

6.4 RECABAR FIRMA EN EL OFICIO DE REQUERIMIENTO DE PAGO ANTE LA PROSOC DEL ADMINISTRADOR DEL CONDOMINIO CORRESPONDIENTE

ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS

6.5 REVISAR QUE LA FIRMA HAYA SIDO RECABADA Y FIEMAR LA CEDULA DE INGRESOS A LA PROSOC

AUXILIAR ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS 6.6 OBTENER LOS SIGUIENTES JUEGOS DE COPIAS:

MENSAJERO

6.7 ENTREGAR ANTE LA PROSOC LA DOCUMENTACION CON ORIGINAL Y 2 COPIAS

6.8 SOLICITAR SELLO DE ACUSE DE RECIBO DE LOS DOCUMENTOS EN EL ESCRITO REQUERIMIENTO DE PAGO ANTE LA PROSOC

AUXILIAR DE ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS

6.9 RECIBIR LOS CITATORIOS Y OBTENER EL AUTO-ADMISORIO DE LA QUEJA VERIFICANDO LOS DATOS DEL REQUERIDO CONDOMINAL, FECHA, HORA DE AUDIENCIA Y NUMERO DE MESA

6.10 ELABORAR EL CALENDARIO DE AUDIENCIAS

ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS Y/O AUXILIAR DE ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS

6.11 DETERMINAR QUE AUDIENCIAS SON ATENDIDAS POR EL ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS Y CUALES POR EL AUXILIAR ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS, DEPENDIENDO DEL GRADO DE DIFICUTAD DE CADA UNA

6.12 ANALIZAR CASO POR CASO DE ACUERDO A POLITICAS DECONDONACION DE RECARGOS, PLAZO DE PAGO O DEJAR A SALVO LOS DERECHOS, DE ACUERDO A LAS POLITICAS DE RECUPERACION ANTE LA PROSOC

6.13 LLEVAR A CABO LA AUDIENCIA DE ACUERDO A LA ESTRATEGIA YA FIJADA PARA CADA CASO

ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS O AUXILIAR DE ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS

6.14 LLEVAR A LAS AUDIENCIAS LA CARTA PODER QUE EMITE EL ADMINISTRADOR DEL CONDOMINIO AL ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS Y AL AUXILIAR DE ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS Y LOS RECIBOS PENDIENTES DE PAGO DE CADA CONDOMINO 6.15 PRESENTARSE CON DIEZ MINUTOS DE ANTICIPACION A LA AUDIENCIA Y ESPERAR LA LLAMADA DEL ABOGADO CONCILIADOR DE LA MESA CORRESPONDIENTE

6.16 PREGUNTAR AL CONCILIADOR SI EL REQUERIDO RECIBIO LA NOTIFICACION PERSONALMENTE, EN CASO DE SER ASI Y NO PRESENTARSE, VERIFICAR QUE SE IMPONGA LA MULTA CORRESPONDIENTE

6.17 EN CASO DE QUE EL REQUERIDO NO SE PRESENTE, EN EL USO DE LA PALABRA SOLICITAR UNA NUEVA FECHA DE AUDIENCIA Y DEJAR A SALVO LOS DERECHOS

6.18 EN CASO DE PRESENTARSE EL REQUERIDO O SU REPRESENTANTE, REALIZAR AUDIENCIA CONFORME A LA ESTRATEGIA PLANEADA

6.19 EN CASO DE NO LLEGAR A UNA CONCILIACION O CONVENIO DE PAGO, DEJAR A SALVO LOS DERECHOS

6.20 EN CASO DE QUE EL REQUERIDO CONDOMINAL ESTE DISPUESTO A CONVENIR, DEBE SEGUIRSE LA ESTREGIA DE ACUERDO A LA SIGUIENTE TABLA DE CONDONACION:

PRIMER ESCENARIO SEGUNDA ESCENARIO CONDONACION DE INTERES PLAZO DE PAGO CONDONACION DE INTERES PLAZO DE PAGO

50%

QUINCE

DIAS

40% UN MES 30% DOS MESES 20% TRES MESES 10% CUATRO MESES 5% CINCO MESES 0% SEIS MESES

6.21 SI PAGA EL 100% DEL ADEUDO EN LA AUDIENCIA, DE ACUERDO AL ESCENARIO UNO DE LA TABLA, EL ADMINISTRSDOR DE CONJUNTOS DEBE ENTREGAR LOS RECIBOS FIRMADOS Y CONDONAR INTERESES DE ACUERDO A LA TABLA DE CONDONACION, ASENTADO EN EL CONVENIO QUE POR HABER EN UNA SOLA EXHIBICION SE LE CONDONARAN RECARGOS

6.22 SI EL CONDOMINIO PAGA UNA PARTE DE LA DEUDA Y EL RESTO A PLAZOS SE CONDONARAN LOS INTERESES DE ACUERDO AL ESCENARIO DOS DE LA TABLA

6.23 UNA VEZ ACORDADO EL CONVENIO CON EL REQUERIDO, EN EL USO DE LA PALABRA MANIFESTAR AL ABOGADO CONCILIADOR LOS TERMINOS, PLAZOS, FECHAS Y CONDICIONES DE PAGO, MANIFESTANDO QUE AL SEGUNDO INCUMPLIMIENTO DEL CONVENIO SE PROCEDERA POR LA VIA JUDICIAL Y SOLICITAR SE EXPIDA COPIA CERTIFICADA

6.24 EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DEL CONVENIO, EL ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS CONVOCARA A UNA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DONDE SE PONE A CONSIDERACION SI SE PROCEDERA POR LA VIA JUDICIAL Y AUTORICE EL PAGO DE HONORARIOS DE UN ABOGADO

6.25 UNA VEZ QUE EL ABOGADO CONCILIADOR ENTREGUE EL ACTA DE LA CONCILIACION, VERIFICAR QUE ESTEN BIEN ASENTADOS LOS DATOS DEL REQUERIDO Y LOS TERMINOS DEL CONVENIO, RECABANDO FIRMA DEL REQUERIDO Y DEL CONCILIADOR

6.26 EN CASO DEL QUE EL REQUERIDO SE PRESENTE Y NO SE LLEGUE A CONVENIO, EN EL USO DE LA PALABRA DEJAR A SALVO LOS DERECHOS Y SOLICITAR COPIA CERTIFICADA

6.27 QUIEN PRESIDIO LA AUDIENCIA DEBE CONCENTRAR LAS ACTAS DE LA AUDIENCIA EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE 6.28 ENTREGAR AL CONTADOR COPIA DE LOS RECIBOS PAGADOS, EFECTIVO Y COPIA DE PAGO

AUXILIAR ADMINISTRADOR DE CONJUNTOS

6.29 ELABORAR EL CONTROL DE CONVENIOS DE PAGO ESTABLECIDOS EN LA CONCILIACION 6.30 DAR SEGUIMIENTO A LAS CONVENIOS ESTABLECIDOS EN LA CONCILIACION

6.31 ARCHIVAR LOS RECIBOS NO PAGADOS PARA CONTROL

CONTADOR

6.32 CONTABILIZAR LOS PAGOS Y CAPTURARLOS EN EL SISTEMA

7.0 REFERENCIAS 8.0 FORMATOS

8.1 CEDULA DE INGRESO A LA PROSOC

8.2 REQUERIMIENTO DE PAGO ANTE LA PROSOC 8.3 CARTA PODER