PLIEGOS DE COTIZACIÓN DE SERVICIOS
“EMPRESA PÚBLICA DE HIDROCARBUROS DEL ECUADOR, EP PETROECUADOR” CO-EPP-DCTR-04-2013
Objeto de la Contratación:
“SERVICIO DE SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y LOGÍSTICA PARA LA MOVILIZACIÓN DE LOS SERVIDORES Y OBREROS DE LA EP
PETROECUADOR”
CO-EPP-DCTR-04-2013 ÍNDICE
SECCIÓN I: CONVOCATORIA
SECCIÓN II: OBJETO DE LA CONTRATACIÓN SECCIÓN III: CONDICIONES GENERALES
3.1 Comisión Técnica
3.2 Compromiso de asociación o consorcio 3.3 Bonificación por sorteo
3.4 Autoinvitación
3.5 Documentos notariados 3.6 Inhabilidades
3.7 Modelos obligatorios de pliegos 3.8 Obligaciones del Oferente 3.9 Modificación de los Pliegos 3.10 Convalidación de errores de forma 3.11 Causas de Rechazo
3.12 Adjudicación y Notificación 3.13 Garantías
3.14 Cancelación del Procedimiento
3.15 Declaratoria de Procedimiento Desierto 3.16 Adjudicatario Fallido
3.17 Proyecto de Contrato 3.18 Reajuste de Precio
3.19 Moneda de Cotización y Pago 3.20 Reclamos
3.21 Administración del Contrato
SECCIÓN IV: CONDICIONES ESPECÍFICAS 4.1 Vigencia de la oferta 4.2 Plazo de Ejecución 4.3 Precio de la Oferta 4.4 Forma de Pago 4.5 Anticipo 4.6 Método de evaluación 4.7 Obligaciones del Contratista 4.8 Obligaciones de la Contratante 4.9 Forma de presentar la oferta 4.9.1 Requisitos mínimos
4.9.1.1 Oferta Técnica 4.9.1.2 Oferta Económica
4.10 Cronograma del procedimiento de Cotización 4.11 Especificaciones Técnicas
CO-EPP-DCTR-04-2013 SECCIÓN V: PROYECTO DE CONTRATO
SECCIÓN VI: FORMATOS DE FORMULARIOS Formulario No.1: Carta de Presentación y Compromiso. Formulario No. 2: Datos Generales del Oferente. Formulario No. 3: Experiencia del oferente: Formulario No. 4: Carta de Confidencialidad. Formulario No. 5: Valores de la oferta Formulario No. 6: Componentes a ofertar
Formulario No. 7: Información de accionistas (para personas jurídicas). Formulario No. 8: Declaración del Agregado Nacional.
Formulario No. 8A: Cálculo del porcentaje del valor agregado nacional.
SECCIÓN VII: FORMATOS DE MODELOS DE GARANTÍAS-Condiciones Particulares (Presentará sólo el adjudicatario)
CONDICIONES PARTICULARES
Formato “A”: PÓLIZA DE FIEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
CO-EPP-DCTR-04-2013 “SECCIÓN I”
CONVOCATORIA
La Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, convoca al presente proceso de Cotización de Servicios, para realizar un contrato para el “SERVICIO DE SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y LOGÍSTICA PARA LA MOVILIZACIÓN DE LOS SERVIDORES Y OBREROS DE LA EP PETROECUADOR” de acuerdo a los siguientes términos: Los Pliegos de Cotización de Servicios han sido aprobados por el ingeniera Elsa Rueda, Subgerente de Gestión Administrativa enc., de la EP PETROECUADOR, mediante Resolución No. ICO-EPP-DCTR-04-2013 de 17 de abril de 2013.
Se invita a presentar ofertas a los cinco (5) proveedores elegidos mediante sorteo público realizado a través del portal www.compraspublicas.gob.ec, a los profesionales, micro o pequeñas empresas, asociaciones o consorcios de éstas, o a los compromisos de asociación o consorcio que estén habilitadas en el Registro Único de Proveedores (RUP), preferentemente domiciliados en la provincia de Pichincha, de acuerdo a lo que establecen los Arts. 50 y 52 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP). De acuerdo a la Resolución INCOP No. 039-2010 de 27 de febrero de 2010, los proveedores que resultaren sorteados, obtendrán una bonificación de dos (2) puntos, que deberá constar obligatoriamente en los parámetros de evaluación de los Pliegos.
Además, las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, asociaciones de éstas o consorcios, o compromisos de asociación o consorcio, legalmente capaces para contratar y habilitados en la categoría del servicio requerido en este proceso, podrán autoinvitarse a través del portal www.compraspublicas.gob.ec, hasta antes de la fecha límite para presentación de ofertas, para participar en este proceso, según el cronograma previsto.
Los oferentes que participen individualmente o en asociación, deberán constar como proveedores habilitados en el RUP, conforme lo dispone el Art. 18 de la LOSNCP.
El Presupuesto Referencial es de USD $ 346.654.57 (TRESCIENTOS CUARENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS CINCUENTA Y CUATRO CON 57/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA), sin incluir el IVA, por el período de 1 (uno) año.
El Contrato será ejecutado a partir de la suscripción del mismo, según el cronograma adjunto a los presentes Pliegos.
Las condiciones generales de esta invitación son las siguientes:
1.- Los Pliegos están disponibles, sin ningún costo, en el portal www.compraspublicas.gob.ec, de conformidad con lo previsto en el Art. 31, inciso 4 de la LOSNCP.
2.- Los interesados podrán realizar preguntas hasta la fecha y hora establecidas en el Cronograma. La Comisión Técnica absolverá las preguntas y formulará las aclaraciones necesarias, de ser el caso, a través del Portal de Compras Públicas.
CO-EPP-DCTR-04-2013 3.- La oferta técnica y económica se presentará de forma física, en la Secretaría de la Comisión Técnica, ubicada en la calle Alpallana s/n y Av. 6 de Diciembre (Edificio El Rocío II, 3er piso), Coordinación General de Contratos de la EP PETROECUADOR, según lo establecido en el Cronograma del proceso y de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento General de la LOSNCP;
adicionalmente, la oferta
técnica, deberá incluir una impresión del formulario que contendrá la oferta económica
, que previamente deberá subirse a través del portal www.compraspublicas.gob.ec.Se entenderá por oferta económica de Servicio, al contenido del formulario No. 5; sin embargo, los oferentes subirán al Portal www.compraspublicas.gob.ec, como oferta económica el monto total del presupuesto referencial, el mismo que incluye los costos por servicios y reembolso de pasajes y, una impresión del mismo, se adjuntará a la oferta técnica. El valor que se incluya en el formulario No. 5 servirá para la evaluación de la oferta.
4.- La oferta deberá presentarse, por la totalidad de lo requerido.
5.- La evaluación de las ofertas se realizará aplicando los parámetros de calificación previstos en estos Pliegos, conforme lo dispone el Art. 54 del Reglamento General de la LOSNCP.
6.- Los pagos del Contrato se realizarán con cargo a los fondos propios provenientes de la EP PETROECUADOR y de las Unidades de Negocio, de la Partida Presupuestaria 9.20.200 denominada “VIATICOS Y PASAJES”.
7.- Los requerimientos mínimos que deberá tener la documentación técnica de la oferta, para ser considerada, se señalan en la Sección IV “CONDICIONES ESPECÍFICAS” de los Pliegos.
8.- El procedimiento se ceñirá a las disposiciones de la LOSNCP, su Reglamento General, las resoluciones del INCOP y estos Pliegos.
9.- El código del Registro Único de Proveedores (RUP) en el cual se realizará la invitación es: 67811, denominado “VENTA DE BILLETES DE VIAJE, ALOJAMIENTO A VIAJES ORGANIZADOS A COMISIÓN O POR CONTRATO”
Ing. Elsa Rueda
SUBGERENTE DE GESTION ADMINISTRATIVA, ENC
CO-EPP-DCTR-04-2013 ”SECCIÓN II”
OBJETO DE LA CONTRATACIÓN
Este procedimiento precontractual tiene como propósito seleccionar la agencia de viajes que brinde el servicio de suministro de pasajes aéreos internacionales y logística para la movilización de los servidores y obreros de la EP PETROECUADOR, en las mejores condiciones administrativas, técnicas y económicas para la EP PETROECUADOR, por el periodo de 1 (AÑO) año contados a partir de la suscripción y registro del contrato, de conformidad con la Resolución No. 62 del Instituto Nacional de Compras Públicas.
CO-EPP-DCTR-04-2013
“SECCIÓN III”
CONDICIONES GENERALES
3.1.- Comisión Técnica: Todo proceso de cotización presupone la conformación obligatoria de una Comisión Técnica, que estará integrada de acuerdo al Art. 18 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. La Comisión Técnica designada, se encargará de la revisión de los Pliegos, de las fases de preguntas y respuestas, análisis y evaluación de las ofertas técnicas y económicas, convalidación de errores, calificación de participantes, de acuerdo a lo previsto en el Art. 49 de la LOSNCP.
Esta Comisión, incluso en el caso de haberse presentado una sola oferta, hará el análisis respectivo, considerando los parámetros de calificación establecidos en estos Pliegos; y, recomendará al Subgerente de Gestión Administrativa la EP PETROECUADOR, la adjudicación o la declaratoria de procedimiento Desierto.
3.2.- Compromiso de asociación o consorcio: Cuando exista un compromiso de asociación o consorcio, para la participación en cualquier procedimiento de Cotización, todos los miembros de la asociación deberán constar como proveedores habilitados en el RUP al tiempo de presentar la oferta y se designará un Procurador Común de entre ellos, que actuará a nombre de los comprometidos. En caso de ser adjudicados, los comprometidos deberán constituirse en asociación o consorcio e inscribir tal persona jurídica en el RUP, previa la firma del Contrato, dentro del término previsto para la firma del mismo; en caso contrario, se declarará a los integrantes del compromiso de asociación o consorcio como adjudicatarios fallidos.
3.3.- Bonificación por sorteo: De acuerdo a la Resolución INCOP No. 039-2010 de 27 de febrero de 2010, los proveedores que resultaren sorteados obtendrán una bonificación de dos (2) puntos, la que deberá constar obligatoriamente en los parámetros de evaluación de los Pliegos.
En consecuencia, la suma total de los demás parámetros de valoración establecidos en este procedimiento, no podrá ser mayor a 98/100 puntos.
3.4.- Autoinvitación: El proveedor que a la fecha de la Convocatoria no se encuentre habilitado en el RUP, en la categoría 67811 “VENTA DE BILLETES DE VIAJE, ALOJAMIENTO A VIAJES ORGANIZADOS A COMISIÓN O POR CONTRATO”, correspondiente al objeto del proceso de contratación y tenga las condiciones técnicas y legales para participar en él, podrá recategorizarse en la actividad respectiva, para lo cual deberá acudir a las oficinas del INCOP y presentar los documentos respectivos.
La autoinvitación es una opción del portal www.compraspublicas.gob.ec, que aparecerá una vez realizada la recategorización y que podrá utilizarse hasta la fecha límite de entrega de ofertas, según el cronograma del proceso. Si el proveedor se encuentra habilitado en el RUP en la categoría correspondiente y no fue invitado por no haber sido sorteado, podrá autoinvitarse al procedimiento de Cotización mediante la opción que se le habilitará en el Portal, en el procedimiento respectivo.
CO-EPP-DCTR-04-2013 3.5.- Documentos Notariados: No se exigirá a los oferentes que la documentación presentada sea notariada; únicamente el oferente adjudicatario, deberá cumplir con la entrega de los documentos originales y/o copias notariadas.
3.6.- Inhabilidades: No podrán participar en el presente procedimiento precontractual, por sí o por interpuesta persona, las personas que incurran en las inhabilidades generales y especiales, de acuerdo a los Arts. 62 y 63 de la LOSNCP y, 110 y 111 del Reglamento General de la LOSNCP.
De manera obligatoria, los oferentes deberán llenar el formulario establecido en la Resolución INCOP 037-09, de 27 de noviembre de 2009 (que sustituye a la Resolución INCOP No. 028-09).
3.7.- Modelo obligatorio de Pliegos: Los oferentes, de forma obligatoria, presentarán su oferta utilizando el modelo de pliegos establecido por el INCOP.
3.8.- Obligaciones del Oferente: Los oferentes deberán revisar cuidadosamente los Pliegos y cumplir con todos los requisitos solicitados en ellos. La omisión o descuido del oferente al revisar los documentos, no le relevará de sus obligaciones con relación a su oferta.
3.9.- Modificación de los Pliegos: La Comisión Técnica podrá emitir aclaraciones o modificaciones de los Pliegos, por propia iniciativa o a pedido de los participantes, siempre que éstas no alteren el Presupuesto Referencial ni el objeto de la contratación; modificaciones que deberán ser publicadas en el portal www.compraspublicas.gob.ec, hasta el término máximo para responder preguntas o realizar aclaraciones.
Así mismo, el Subgerente de Gestión Administrativa, podrá cambiar el cronograma con la motivación respectiva; cambio que será publicado en el portal www.compraspublicas.gob.ec y podrá realizarse hasta la fecha límite de la etapa de respuestas y aclaraciones.
3.10.- Convalidación de Errores de Forma: La Comisión Técnica está obligada a analizar en profundidad cada una de las ofertas presentadas, a fin de determinar todos los errores de forma existentes en ellas; y, notificará a cada uno de los oferentes sobre el requerimiento de convalidación respectivo, a través del portal www.compraspublicas.gob.ec.
Si se presentaren errores de forma, las ofertas podrán ser convalidadas por los oferentes en un término de dos (2) días, de acuerdo al cronograma establecido en estos Pliegos. Así mismo, dentro del período de convalidación, los oferentes podrán integrar a su oferta, documentos adicionales que no impliquen modificación del objeto de la misma, conforme al Art. 23 del Reglamento General de la LOSNCP. Los oferentes notificados podrán convalidar tales errores para efectos de ser calificados.
En este proceso la EP PETROECUADOR, requerirá que los documentos correspondientes, luego de haberlos subido al Portal de Compras Públicas, sean entregados físicamente en la Coordinación General Contratos de la EP PETROECUADOR.
Si la Comisión Técnica, al analizar las ofertas presentadas, determina la existencia de uno o más errores de forma, deberá reprogramar el cronograma del proceso, en función del término concedido a los oferentes para efectos de que convaliden los errores de forma notificados.
CO-EPP-DCTR-04-2013 3.11.- Causas de Rechazo: Luego de evaluados los documentos del Sobre Único, la Comisión Técnica rechazará una oferta por cualquiera de las siguientes causas:
3.11.1.- Si no cumpliera con todos los requisitos mínimos exigidos, así como con las condiciones generales, especificaciones técnicas y formularios de estos Pliegos.
3.11.2.- Si se hubiera entregado la oferta en un lugar distinto al fijado o después de la hora establecida para ello.
3.11.3.- Cuando las ofertas contengan errores sustanciales y/o evidentes, que no puedan ser convalidados por no ser errores de forma.
3.11.4.- Si el contenido de los formularios presentados difiere del solicitado en los Pliegos, condicionándolos o modificándolos, de tal forma que se alteren las condiciones previstas para la ejecución del Contrato.
3.11.5.- Si se presentaren documentos con tachaduras o enmiendas no salvadas cuando no puedan ser convalidadas, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 23 del Reglamento General de la LOSNCP. Una oferta será descalificada en cualquier momento del proceso, si se comprobare falsedad o adulteración de la información presentada.
No se aceptarán ofertas alternativas. Ningún oferente podrá intervenir con más de una oferta. La adjudicación se circunscribirá a una oferta calificada.
3.12.- Adjudicación y Notificación: El Subgerente de Gestión Administrativa de la EP PETROECUADOR, en base a la recomendación efectuada por la Comisión Técnica, luego de la respectiva evaluación, resolverá sobre la adjudicación del presente proceso a la oferta más conveniente, conforme a los términos establecidos en el Art. 6, numeral 18 de la LOSNCP, mediante resolución motivada.
La notificación de la adjudicación se la realizará a través del portal www.compraspublicas.gob.ec, con la respectiva resolución de adjudicación emitida por el Subgerente de Gestión Administrativa de la EP PETROECUADOR.
3.13.- Garantías: En este Contrato, el adjudicatario deberá presentar la siguiente garantía, prevista en los Arts. 74 y 75 de la LOSNCP:
3.13.1.- La garantía de fiel cumplimiento del contrato, que se rendirá por un valor igual al cinco por ciento (5%) del monto total del Contrato, sin incluir el IVA.
La garantía será entregada en cualquiera de las formas establecidas en el Art. 73, numerales 1 y 2, de la LOSNCP.
La garantía permanecerá en custodia de la Coordinación Sénior de Tesorería y se devolverá conforme lo previsto en el Art. 77 de la LOSNCP.
CO-EPP-DCTR-04-2013
3.14.- Cancelación del Procedimiento: En cualquier momento comprendido entre la invitación y hasta veinticuatro (24) horas antes de la fecha de presentación de las ofertas, el Subgerente de Gestión Administrativa de la EP PETROECUADOR, podrá declarar cancelado el procedimiento mediante resolución debidamente motivada, de acuerdo a lo establecido en el Art. 34 de la LOSNCP.
3.15.- Declaratoria de Procedimiento Desierto: El procedimiento será declarado desierto antes de la adjudicación, en los casos previstos en el Art. 33 de la LOSNCP.
Dicha declaratoria la realizará el Subgerente de Gestión Administrativa de la EP PETROECUADOR, mediante resolución motivada. Una vez declarado desierto el procedimiento, el Subgerente de Gestión Administrativa de la EP PETROECUADOR, podrá disponer su archivo o su reapertura.
3.16.- Adjudicatario Fallido: En caso que el adjudicatario no celebrare el Contrato dentro del término de quince (15) días de haber sido notificado sobre la adjudicación, por causas que le sean imputables, el Subgerente de Gestión Administrativa de la EP PETROECUADOR, le declarará adjudicatario fallido; y, una vez que notifique de esta condición al INCOP, procederá de conformidad con los Arts. 35 y 98 de la LOSNCP.
Así mismo, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 114 del Reglamento General de la LOSNCP, la EP PETROECUADOR, llamará al oferente que ocupó el segundo lugar en el orden de prelación para que suscriba el Contrato, el cual deberá cumplir con los requisitos establecidos para el oferente adjudicatario, incluyendo la obligación de mantener su oferta hasta la suscripción del Contrato. Si el oferente llamado como segunda opción no suscribe el Contrato, la EP PETROECUADOR, declarará desierto el proceso, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable al segundo adjudicatario fallido.
3.17.- Proyecto de Contrato: Notificada la adjudicación, dentro de un término de veinte (20) días contados a partir de la misma la EP PETROECUADOR, formalizará el proyecto de contrato, que es parte integrante de estos Pliegos, de acuerdo a lo establecido en los Arts. 68 y 69 de la LOSNCP y, 112 y 113 de su Reglamento General.
3.18.- Reajuste de Precio: El valor de este Contrato es fijo y no estará sujeto a reajuste por ningún concepto, de acuerdo a lo dispuesto en el Art. 131, inciso segundo, del Reglamento General de la LOSNCP; es decir, las Partes que suscriben el Contrato, expresamente dejarán constancia en el mismo, sobre su renuncia al reajuste de precios.
3.19.- Moneda de Cotización y Pago: Las ofertas deberán presentarse en Dólares de los Estados Unidos de América. Los pagos se realizarán en la misma moneda. La EP PETROECUADOR y los oferentes deberán considerar la tarifa del Impuesto al Valor Agregado (IVA) vigente, de acuerdo con la Ley de Régimen Tributario Interno.
3.20.- Reclamos: Para el evento que los oferentes o el adjudicatario presenten reclamos relacionados con su oferta, se deberá considerar lo establecido en los Arts. 102 y 103 de la LOSNCP, según el procedimiento que consta en los Arts. 150 al 159 de su Reglamento General.
3.21.- Administración del Contrato: La EP PETROECUADOR, designará de manera expresa un Administrador(a) del Contrato, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una
CO-EPP-DCTR-04-2013 de las obligaciones derivadas del mismo. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar.
3.22.- Reglas de Participación: Las entidades contratantes deberán exigir y verificar el cumplimiento obligatorio de las siguientes reglas de participación de oferentes en la contratación de bienes, obras y servicios, incluidos los de de consultoría: que se realicen mediante los procedimientos de licitación, cotización, concurso público y lista corta, según corresponda, sea por régimen común o por régimen especial. Inclusive los que realicen las empresas públicas, conforme lo siguiente:
a. La experiencia del oferente no podrá ser acreditada a través de una tercera o interpuesta persona, sea esta natural o jurídica. Para consorcios, se acreditará la experiencia de las personas naturales o jurídicas que lo conformen.
b. La experiencia de personas jurídicas, que participen independientemente o a través de compromisos de asociación o consorcios conformados se acreditará siempre que cuenten con al menos DOS AÑOS de existencia legal;
c. En caso de personas jurídicas, la entidad contratante verificará que el patrimonio del oferente sea igual o superior a la siguiente relación con el presupuesto referencial del procedimiento de contratación:
PRESUPUESTO REFERENCIAL MONTO QUE DEBE CUMPLIRSE DEL PATRIMONIO US.D. EN USD. FRACCIÓN BÁSICA EXCEDENTE
0 – 2000.000.00 25% del presupuesto referencial ---
200.000 – 500.000 50.000.00 20% sobre el exceso de 250.000.00 500.000 – 10’000.000 100.000.00 10% sobre el exceso de 1’000.000.00 10’000.000.00 en adelante 1’000.000.00 Más del 5% sobre el exceso de 20’000.000.00
CO-EPP-DCTR-04-2013
“SECCIÓN IV”
CONDICIONES ESPECÍFICAS
4.1.- Vigencia de la Oferta: Las ofertas se entenderán vigentes hasta la fecha de celebración del Contrato, de acuerdo a lo establecido en el Art. 30 de la LOSNCP.
4.2.- Plazo de Ejecución: El plazo del Contrato será de 1 (un) año a partir de la suscripción del mismo. 4.3.- Precio de la Oferta: El valor de la oferta para prestar el “SERVICIO DE SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y LOGÍSTICA PARA LA MOVILIZACIÓN DE LOS SERVIDORES Y OBREROS DE LA EP PETROECUADOR ”, deberá cubrir todas las actividades y costos necesarios para que el oferente preste los servicios objeto de la contratación en cumplimiento de las especificaciones técnicas y a plena satisfacción de la entidad contratante.
Se entenderá por oferta económica de Servicio, al contenido del formulario No. 5; sin embargo, los oferentes subirán al Portal www.compraspublicas.gob.ec, como oferta económica el monto total del presupuesto referencial, el mismo que incluye los costos por servicios y reembolso de pasajes y, una impresión del mismo, se adjuntará a la oferta técnica. El valor que se incluya en el formulario No. 5 servirá para la evaluación de la oferta.
Los precios presentados por el oferente son de su exclusiva responsabilidad. Cualquier omisión se interpretará como voluntaria y tendiente a conseguir precios que le permitan presentar una oferta más ventajosa.
4.4.- Forma de Pago: Los pagos se realizarán de la siguiente manera:
a) La agencia de viajes presentará a la EP PETROECUADOR, la factura de conformidad con la Ley de Régimen Tributario Interno y se incluirá junto a esta, un reporte con la siguiente información: aerolínea, ruta, nombre del servidor público y/u obrero, fecha de viaje, número de ticket, feed de emisión y el valor total, de los tickets emitidos.
b) Los pagos se realizarán de manera mensual, dentro de los 30 días posteriores de la fecha de recepción y aprobación de las facturas.
4.5.- Anticipo: No existe anticipo
4.6.- Método de Evaluación: De manera general, la evaluación de las ofertas se encaminará a proporcionar una información imparcial sobre si una oferta debe ser rechazada y cuál de ellas cumple con el concepto de buen servicio y de mejor costo, en los términos establecidos en el Art. 6, numeral 18, de la LOSNCP.
El cumplimiento de especificaciones técnicas serán de carácter obligatorio y será evaluado bajo el sistema (“cumple o no cumple” o “check list”), a los oferentes que cumplan con todos los requisitos establecidos en sección IV en el numeral 4.11 de estos pliegos.
CO-EPP-DCTR-04-2013
Posteriormente pasarán a la fase de evaluación con puntaje, valorando tanto la propuesta técnica como la económica en función de los parámetros de calificación previstos en los Pliegos, los que deberán ser objetivos e individualizados para cada caso, en función de las prioridades de la EP PETROECUADOR.
PARAMETRO SOLICITADO CUMPLE NO
CUMPLE
Impresión desde el Portal del formulario de la oferta económica.
La Carta de Presentación y Compromiso Formulario No. 1
Datos Generales del Oferente Formulario No. 2
Experiencia del oferente Formulario No. 3
Carta de Confidencialidad Formulario No. 4
Valores de la oferta Formulario No. 5
Detalle de especificaciones técnicas a ofertar: en este formulario el oferente deberá incluir. La descripción detallada del servicio a ofertar de conformidad a lo establecido en las especificaciones técnicas de estos Pliegos
Formulario No. 6 Componentes del servicio ofertado Información de Accionistas (para personas jurídicas). Formulario No. 7
Formulario No. 8: Declaración del Agregado Nacional.
Formulario No. 8A: Cálculo del porcentaje del valor agregado nacional. DOCUMENTOS ADICIONALES:
a) Licencia metropolitana única de funcionamiento de establecimientos y actividades (LUAE)
b) Certificado IATA (Certificado respectivo emitido por el mismo organismo)
c) Certificado de la Superintendencia de Compañías, justificando al menos 5 años de existencia como Agencia de Viajes.
d) Certificado del sistema de reservaciones, sea Sabre o Amadeus u otro que le permita coordinar las reservas de los vuelos internacionales, con el fin de garantizar el buen manejo y asesoramiento en los pedidos
e) Contar con oficinas en las principales ciudades del país (Quito-Guayaquil) para dar a asistencia en el aeropuerto, (Deberá adjuntar Organigrama respectivo de la empresa y direcciones de oficinas en las distintas ciudades del País
CO-EPP-DCTR-04-2013
PARÁMETROS DE EVALUACIÓN PUNTAJE
EXPERIENCIA GENERAL 30
EXPERIENCIA PERSONAL TECNICO 13
OFERTA ECONOMICA SERVICIOS 30 PARTICIPACIÓN NACIONAL (*) 10 PARTICIPACIÓN MYPES (**) 10
PROVEEDOR LOCAL (***) 5
BONIFICACIÓN POR SORTEO (****) 2
TOTAL: 100
a) EXPERIENCIA GENERAL (30 puntos ) Formulario No. 3 Calidad de Servicio
Deberá presentar al menos 3 (tres) certificados de experiencia respecto de la calidad del servicio brindado conforme el objeto de esta contratación, documentos que deberán incluir nombre y número de teléfono de persona de contacto a fin de verificar la información remitida. (4 puntos c/u)
Facturación Anual
La CONTRATISTA deberá demostrar documentadamente la sumatoria de la facturación anual de ventas totales de la agencia con ingresos de al menos 350.000,00 dólares. (18 puntos) EXPERIENCIA PERSONAL TÉCNICO (13 puntos)
Evaluación de Atributos del Personal Técnico Principal
Se evaluarán los siguientes aspectos, calificando con la totalidad de la puntuación o con 0 (cero) si no se da cumplimiento a lo solicitado. CARGO PERFIL EXPERIENCIA PROFESIONAL MINIMO (AÑOS) PUNTUACIÓN ADMINISTRADOR (EJECUTIVO DE CUENTA) Ingeniería en Administración de Empresas, Turismo o Similar 5 7 DOS ASISTENTES DE
RESERVAS Bachiller 3 3 CADA UNO
Para la evaluación se procederá de la siguiente manera: Perfil
CO-EPP-DCTR-04-2013 Experiencia profesional
Se asignará el máximo puntaje a aquellos que, mediante certificados de trabajo, prestación de servicios o cualquier otra forma contractual, demuestren el tiempo de experiencia requerida para el objeto de la contratación.
b) OFERTA ECONÓMICA SERVICIOS (30 puntos)
Se calificará con el total del puntaje a la oferta de los servicios detallados en el formulario No. 5, cuyo monto total sea el más bajo. A las demás ofertas se calificará en forma inversamente proporcional.
PARTICIPACIÓN NACIONAL (*)
(*) Un servicio se entiende como nacional cuando el oferente es una persona natural o jurídica domiciliada en el territorio nacional y más del 60% de su oferta representa el costo de la mano de obra, materias primas e insumos nacionales.
PARTICIPACIÓN MYPES (**)
(**) El proveedor será considerado como micro o pequeña empresa (MYPE), si cumple con lo establecido en el Art. 16 del Reglamento General de la LOSNCP, para cada caso.
PROVEEDOR LOCAL (***)
(***) El proveedor local es aquel domiciliado en el cantón donde se destinarán los bienes y servicios objetos de la contratación.
BONIFICACIÓN POR SORTEO (****)
(****) La bonificación por sorteo corresponderá a los cinco proveedores que hayan sido sorteados en forma aleatoria por el sistema, de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución INCOP No. 039-2010, de 27 de febrero de 2010.
4.7.- Obligaciones del Contratista:
- La Contratista ejecutará el SERVICIO DE SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y LOGÍSTICA PARA LA MOVILIZACIÓN DE LOS SERVIDORES Y OBREROS DE LA EP PETROECUADOR, de acuerdo a las especificaciones técnicas suministradas por la EP PETROECUADOR en la Sección 4 de estos Pliegos.
- El Contratista debe asegurar una correcta y legal ejecución del Contrato en los términos establecidos en el mismo. Deberá cumplir con la legislación ecuatoriana en la materia relacionada con la ejecución del Contrato.
- Los sueldos y salarios se estipularán libremente, pero no serán inferiores a los mínimos legales vigentes en el País. El contratista deberá pagar los sueldos, salarios y remuneraciones a su personal,
CO-EPP-DCTR-04-2013 sin otros descuentos que aquellos autorizados por la ley y en total conformidad con las leyes vigentes. Los contratos de trabajo deberán ceñirse estrictamente a las leyes laborales del Ecuador. Las mismas disposiciones aplicarán los subcontratistas a su personal.
- El CONTRATISTA se obliga al cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Código del Trabajo y en la Ley del Seguro Social Obligatorio, adquiriendo, respecto de sus trabajadores, la calidad de patrono, sin que la EP PETROECUADOR, tenga responsabilidad alguna por tales cargas, ni relación con el personal que labore en la ejecución de los trabajos, ni con el personal de la subcontratista.
4.8.- Obligaciones de la EP PETROECUADOR:
- Responder oportuna y en forma amplia a todas las preguntas que realicen los proveedores en la etapa correspondiente del proceso y brindar las aclaraciones que fueren necesarias en el marco de los Pliegos del objeto de contratación.
- De ser el caso, dar solución a las peticiones y problemas que se presenten en la ejecución del Contrato, en un plazo máximo de 24 horas contados a partir de la petición escrita formulada por el Contratista.
- Designar al administrador del contrato, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato y adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar.
- Verificar que el servicio objeto del contrato, se realice de acuerdo a los requerimientos técnicos establecidos por la Subgerencia de Gestión Administrativa de la EP PETROECUADOR, y a entera satisfacción de la Entidad.
- Cancelar a favor del CONTRATISTA, los valores facturados de conformidad con la forma de pago constante en el contrato.
- Elaborar el Acta de Recepción Definitiva una vez finalizado el Contrato.
4.9.- Forma de Presentar la Oferta: La oferta económica se presentará en forma electrónica a través del portal www.compraspublicas.gob.ec hasta la fecha y hora establecidas en el cronograma del proceso; y, se presentará en forma física, tanto la económica como la técnica, en un sobre cerrado, debidamente encuadernada o anillada, numeradas las hojas y rubricadas cada una de ellas por el oferente, en la Secretaría de la Comisión Técnica, ubicada en la calle Alpallana s/n y Av. 6 de Diciembre (Edif. El Rocío II, 3er piso), Coordinación General de Contratos de la EP PETROECUADOR.
El oferente incluirá en su oferta, la impresión del formulario que contendrá la oferta económica subida al Portal de Compras Públicas, así como la información que se determina en los formularios que constan en la Sección VI. Pueden utilizarse formatos elaborados en ordenador, a condición que la información sea la que se solicita.
CO-EPP-DCTR-04-2013 4.9.1.- Requisitos Mínimos:
4.9.1.1.- Oferta Técnica:
a)
Impresión desde el Portal del formulario de la oferta económica.b)
Formulario No.1: Carta de Presentación y Compromiso.c)
Formulario No. 2: Datos Generales del Oferente.d)
Formulario No. 3: Experiencia del oferente:e)
Formulario No. 4: Carta de Confidencialidad.f)
Formulario No. 5: Valores de la ofertag)
Formulario No. 6: Componentes a ofertarh)
Formulario No. 7: Información de accionistas (para personas jurídicas).i)
Formulario No. 8: Declaración del Agregado Nacional.j)
Formulario No. 8A: Cálculo del porcentaje del valor agregado nacional. DOCUMENTOS ADICIONALES Licencia metropolitana única de de funcionamiento de establecimientos y actividades (LUAE)
Contar con Certificado IATA (Certificado respectivo emitido por el mismo organismo); Certificado de la Superintendencia de Compañías, justificando al menos 5 años de existencia
como Agencia de Viajes
Contar con oficinas en las principales ciudades del país (Quito-Guayaquil) para dar a asistencia en el aeropuerto, (Deberá adjuntar Organigrama respectivo de la empresa y direcciones de oficinas en las distintas ciudades del País);
Presentar certificado del sistema de reservaciones, sea Sabre, Amadeus u otra, que le permita coordinar las reservas de los vuelos internacionales, con el fin de garantizar el buen manejo y asesoramiento en los pedidos.
El oferente, para ser considerado deberá:
a) Ofertar todos y cada uno de los servicios requeridos. No podrá variar las cantidades y unidades establecidas.
b) Los precios no deberán incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA). c) Presentar la oferta técnica con todos los Formularios solicitados.
4.9.1.2.- Oferta Económica: Se entenderá por oferta económica de Servicio, al contenido del formulario No. 5; sin embargo, los oferentes subirán al Portal www.compraspublicas.gob.ec, como oferta económica el monto total del presupuesto referencial, el mismo que incluye los costos por servicios y reembolso de pasajes y, una impresión del mismo, se adjuntará a la oferta técnica. El valor que se incluya en el formulario No. 5 servirá para la evaluación de la oferta.
4.10.- Cronograma del procedimiento de Cotización: El cronograma que la EP PETROECUADOR establece para realizar este procedimiento de Cotización de Servicios, que constará en el portal www.compraspublicas.gob.ec, es el siguiente:
CO-EPP-DCTR-04-2013
ETAPA DÍA HORA
Publicación 17-abril-2013 15:00
Límite preguntas 19-abril-2013 15:00
Límite respuestas y aclaraciones 24-abril-2013 15:00
Límite de entrega de oferta técnica y económica 29-abril-2013 10:00
Apertura de ofertas 29-abril-2013 11:00
Adjudicación estimada 03-mayo-2013 16:30
El término para la convalidación de errores será de tres (3) días.
Si la EP PETROECUADOR, al analizar las ofertas presentadas, determina la existencia de uno o más errores de forma, se deberá reprogramar el cronograma del proceso, en función del término concedido a los oferentes para efectos que convaliden los errores de forma notificados, para lo cual se tomará en cuenta el siguiente cronograma que contemplará una nueva fecha de adjudicación:
CONCEPTO DÍA HORA
Límite para solicitar convalidación de errores Límite para convalidar errores
Adjudicación estimada
La carátula del sobre que contendrá la oferta técnica, será la siguiente:
COTIZACIÓN DE SERVICIOS CO-EPP-DCTR-04-2013
SOBRE ÚNICO Ing.
Elsa Rueda
SUBGERENTE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, ENC EP PETROECUADOR
Presente.-
Ref.: “SERVICIO DE SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y LOGÍSTICA PARA LA MOVILIZACIÓN DE LOS SERVIDORES Y OBREROS DE LA EP
PETROECUADOR” PRESENTADA POR: ____________________________________
No se tomarán en cuenta las ofertas entregadas en otro lugar o después del día y hora fijados en el cronograma, para su entrega-recepción.
La Secretaría de la Comisión Técnica, conferirá un comprobante de recepción por cada oferta entregada y anotará, tanto en los recibos como en el sobre de la oferta, la fecha y hora de recepción.
CO-EPP-DCTR-04-2013 4.11.- Especificaciones Técnicas:
4. 11.1 ESPECIFICACIONES GENERALES
Contar con un sistema de reservaciones, sea SABRE; AMADEUS u Otro, con el fin de garantizar el buen manejo y asesoramiento en los pedidos
La Agencia de Viajes deberá desarrollar a favor de la EP PETROECUADOR, todas las actividades propias que contempla el artículo 78 del Reglamento General de Actividades Turísticas vigente
En su capacidad como agencia de viajes formalmente establecida y con afiliación y/o representación a red mundial, deberá estar debidamente autorizada bajo las leyes y reglamentos vigentes de la República del Ecuador así como de las instituciones internacionales (IATA) que regulan todo lo relacionado con el área y proporcionar los servicios correspondientes.
4.11.2 REQUERIMIENTOS DEL OBJETO DEL CONTRATO
La Agencia de Viajes proporcionará los siguientes servicios a la Empresa Pública de Hidrocarburos, brindando un trato personalizado y eficiente a todo el personal que requiera sus servicios a nivel internacional, además de lo establecido en el artículo 78 del Reglamento General de Actividades Turísticas vigente.
“Art. 78.- Actividades.- Son actividades propias de las agencias de viajes las siguiente, que podrán ser desarrolladas dentro y fuera del país:
La mediación en la reserva de plazas y venta de boletos en toda clase de medios de transporte, locales o internacionales;
La reserva, adquisición y venta de alojamiento y servicios turísticos, boletos o entradas a todo tipo de espectáculos, museos, monumentos y áreas protegidas en el país y en el exterior; La organización, promoción y venta de los denominados paquetes turísticos, entendiéndose
como tales el conjunto de servicios turísticos (manutención, transporte, alojamiento, etc.), ajustado o proyectado a solicitud del cliente, a un precio preestablecido, para ser operados dentro y fuera del territorio nacional;
La prestación e intermediación de servicios de transporte turístico aéreo, terrestre, marítimo y fluvial a los viajeros dentro y fuera del territorio nacional;
El alquiler y flete de aviones, barcos, autobuses, trenes y otros medios de transporte para la prestación de servicios turísticos;
La actuación como representante de otras agencias de viajes y turismo nacionales o extranjeros, en otros domicilios diferentes al de la sede principal de la representada, para la venta de productos turísticos;
La tramitación y asesoramiento a los viajeros para la obtención de los documentos de viaje necesarios;
La entrega de información turística y difusión de material de propaganda;
La intermediación en venta de pólizas de seguros inherentes a la actividad turística;
El alquiler de útiles y equipos destinados a la práctica de turismo deportivo y especializado; La intermediación en la venta de paquetes turísticos que incluyan cursos internacionales de
CO-EPP-DCTR-04-2013 La intermediación en el despacho de carga o equipaje por cualquier medio de transporte.” LOGÍSTICA DE VIAJES:
Cotización y Adquisición de boletos de transporte aéreo Internacional, para el personal de la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, las mismas que deben ser en tarifas y clases económicas.
Preparar itinerarios para todo viaje oficial previo a la partida del viajero que incluyan la siguiente información: horas de partida y llegada a los diferentes destinos, números de vuelo, línea aérea, horas de anticipación para presentarse en el aeropuerto, asiento asignado, clase, penalizaciones, requisitos y restricciones que deban tomarse en cuenta a la hora de realizar el vuelo; y otras indicaciones relevantes para el viaje. En dicho itinerario se incluirá un número telefónico de la Agencia de Viajes para soporte del viajero y que esté disponible las 24 horas para que pueda ser contactado.
Emisión de boletos aéreos: La emisión de boletos se realizará con base al itinerario aprobado por la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, utilizando en todo momento como principio básico aplicar la ruta más directa hacia el lugar de destino con la tarifa y clase más económica disponible. La Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, proporcionará a la Agencia que resulte favorecida en este proceso, las políticas y regulaciones detalladas sobre la materia, con el fin de que sea puesto en práctica por las personas que se designe para dar el servicio.
Efectuar la asignación de asientos específicos en el momento de hacer las reservas (pre chequeo) en coordinación con el Administrador del Contrato. Esto debe hacerse teniendo en cuenta cualquier consideración especial que el viajero pueda tener. Aunque no sea responsabilidad directa de la Agencia, si la línea aérea efectuara cambios a la hora de realizar el vuelo, ésta si deberá alertar sobre esta situación al viajero, a la hora de entregarle el boleto o bien indicarlo en el itinerario que le proporcione.
Entrega del boleto emitido: La agencia de viajes enviará por correo electrónico el boleto electrónico emitido al Administrador de este contrato y él a su vez enviará al pasajero el boleto electrónico emitido por la agencia de viajes.
Pre chequeos: la Agencia deberá facilitar la confirmación anticipada de viaje de los servidores y/o obreros o del personal para evitar demoras en los vuelos.
La Agencia de Viajes, a través de sus negociaciones y alianzas con las aerolíneas Internacionales, debe permitir obtener ahorros significativos en costos y/u obtención de otros beneficios para la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR. La agencia de viajes realizará la gestión ante las líneas aéreas e informará, tramitará y llevará
un control de las millas corporativas acumuladas por aerolínea. En caso de premios por millas acumuladas, boletos con puntos, los mismos serán otorgados a la EP PETROECUADOR. Brindará información regular sobre los beneficios y especialmente sobre los pasajes gratuitos acumulados por la EP PETROECUADOR. Se establece que cualquier tipo de compensación
CO-EPP-DCTR-04-2013 (por ejemplo pasajes gratuitos) no puede ser aceptada por directivos, servidores y/u obreros de la EP PETROECUADOR, según las Normas Internas de Administración del Talento Humano,
dichos beneficios, estimados monetariamente deberán estar reflejados en reducciones
sobre el costo de pasajes.
Gestión de Upgrades de cortesía: Sin que represente un costo adicional para la EP PETROECUADOR, y dependiendo de la disponibilidad y política en las aerolíneas, la agencia de viajes realizará esfuerzos para obtener upgrades y/o ascensos.
Manejo de reclamos con las aerolíneas así como efectuar los cambios o cancelaciones requeridas, obteniendo los reembolsos que correspondan a favor de la EP PETROECUADOR, cuando apliquen; tomando en cuenta que los boletos emitidos no sea en tarifas promocionales. La agencia de viajes deberá capacitar al personal designado de la Empresa Pública de
Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, sobre clases de boletos existentes, las restricciones que le aplican a cada una y cualquier otra información que facilite la buena comunicación y servicio.
4.11.3 HORARIOS DE SERVICIO Y CONTACTOS
Para ofrecer un servicio adecuado, el horario normal para solicitar las reservas, emisión de pasajes y cotizaciones a la agencia de viajes será de 08:00 a 19:00 horas, de lunes a viernes y sábados de 08:00 a 16:30.
La Agencia de viajes entregará a la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador EP PETROECUADOR, una lista de nombres, direcciones, números telefónicos y servicios de localizadores del personal asignado.
Designará uno o varios miembros de su personal que podrán ser contactados para proporcionar servicios de viaje en casos de emergencia, fuera del horario de trabajo, fines de semana, feriados o mientras las oficinas de la agencia de viajes permanezcan cerradas. Para tal efecto la agencia de viajes deberá tener medios de comunicación accesibles las 24 horas del día para emergencias (línea de teléfono, celular o localizador). Esta información deberá ser actualizada periódicamente
4.11.4 REQUISITOS FUNCIONALES DEL BIEN O SERVICIO
En su capacidad como Agencia de Viajes formalmente establecida y con afiliación y/o representación a la red mundial, deberá estar debidamente autorizada bajo las leyes y reglamentos vigentes de la República del Ecuador, así como de la institución internacional (IATA).
4.11.5 PERSONAL ASIGNADO
La Agencia de Viajes ganadora deberá contar dentro de sus instalaciones, con el personal altamente calificado, para asegurar la buena comunicación en el servicio diario con la EP PETROECUADOR, quienes deberán cumplir con los siguientes requisitos:
CO-EPP-DCTR-04-2013 1. Experiencia en el manejo de cuentas corporativas.
2. Con suficiente madurez y experiencia para tomar decisiones, dispuestos(as) a aprender y aplicar las regulaciones de viaje de la EP PETROECUADOR.
3. Experiencia en atención al viajero, capacidad de trabajo en equipo y habilidades de comunicación.
4. Conocimiento de manejo de sistemas de reservaciones y tipo de boletos que emiten las líneas aéreas.
4.12.- Presupuesto Referencial: El Presupuesto Referencial estimado para la realización del SERVICIO DE SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y LOGÍSTICA PARA LA MOVILIZACIÓN DE LOS SERVIDORES Y OBREROS DE LA EP PETROECUADOR, es de USD 346.655.00 (TRESCIENTOS CUARENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS CINCUENTA Y CINCO CON 00/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA) sin incluir el IVA, con sujeción al Plan Anual de Contrataciones del 2013, monto que incluye los costos por servicios y reembolso de pasajes emitidos.
CO-EPP-DCTR-04-2013 “SECCIÓN V”
PROYECTO DE CONTRATO
COMPARECIENTES
Comparecen a la celebración del presente Contrato, por una parte la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, representada por la ingeniera Elsa Rueda, en calidad de Subgerente de Gestión Administrativa enc., de la EP PETROECUADOR, a quien en adelante se le denominará la “EP PETROECUADOR o CONTRATANTE”; y, por otra, (Nombre del contratista y de ser el caso del representante legal), a quien en adelante se le denominará el “CONTRATISTA”. Las Partes se obligan en virtud del presente Contrato, al tenor de las siguientes cláusulas:
Primera.- ANTECEDENTES
1.1.- Mediante Decreto Ejecutivo No. 315 de 6 de abril de 2010, el señor Presidente Constitucional de la República creó la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR como una persona de derecho público con personalidad jurídica, patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa y de gestión, con domicilio principal en el cantón Quito, provincia de Pichincha.
1.2.- Mediante Acta No. DIR-EPP-01-2011-01-17 de 17 de enero de 2011 el Directorio de la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, nombró al Ing. Marco Calvopiña, Gerente General Encargado de la referida Empresa
1.3.- De conformidad con los Arts. 22 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP), 25 y 26 de su Reglamento General, el Plan Anual de Contrataciones de la EP PETROECUADOR, contempla la contratación el “SERVICIO DE SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y LOGÍSTICA PARA LA MOVILIZACIÓN DE LOS SERVIDORES Y OBREROS DE LA EP PETROECUADOR
1.4.- Mediante Resolución No. 20111 24 de 12 de mayo de 2011, el Gerente General (E) de la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, resolvió reformar el “PROCEDIMIENTO: DESCONCENTRACIÓN EMPRESARIAL PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES, CONTRATACIÓN DE OBRAS, SERVICIOS Y CONSULTORÍA”, el cual sustituye a las versiones anteriores de dicho procedimiento y contiene los respectivos niveles de aprobación.
1.5.- Mediante Resolución No. ICO-EPP-DCTR-04-2013 de …. de …….. de 2013, el Subgerente de Gestión Administrativa de la EP PETROECUADOR, resolvió autorizar el inicio del proceso de contratación, aprobar los Pliegos elaborados por la Coordinación General de Contratos y el área requirente y, el cronograma del proceso de cotización de servicios No. CO-EPP-DCTR-04-2013, para contratar el SERVICIO DE SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y LOGÍSTICA PARA LA MOVILIZACIÓN DE LOS SERVIDORES Y OBREROS DE LA EP PETROECUADOR.
CO-EPP-DCTR-04-2013
1.6.- Se cuenta con la existencia y suficiente disponibilidad de fondos en la Partida Presupuestaria 9.20.200 “VIATICOS Y PASAJES”, conforme consta en la Certificación Presupuestarias No. 0194-DFIN/PRE/2013 del 24 de enero de 2013.
1.7.- Se realizó la respectiva convocatoria para participar en el procedimiento de cotización de servicios, el (día) (mes) de 2013, a través del portal www.compraspublicas.gob.ec.
1.8.- Luego del proceso correspondiente, el Subgerente de Gestión Administrativa de la EP PETROECUADOR, mediante Resolución No. ……. de (día) de (mes) de 2013, adjudicó la ejecución del Contrato para dar el “SERVICIO DE SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y LOGÍSTICA PARA LA MOVILIZACIÓN DE LOS SERVIDORES Y OBREROS DE LA EP PETROECUADOR” al oferente (nombre del adjudicatarioy de ser el caso la representación legal y el nombre).
Segunda.- OBJETO DEL CONTRATO
El CONTRATISTA se obliga con la EP PETROECUADOR, a la prestación el SERVICIO DE SUMINISTRO DE PASAJES AÉREOS INTERNACIONALES Y LOGÍSTICA PARA LA MOVILIZACIÓN DE LOS SERVIDORES Y OBREROS DE LA EP PETROECUADOR, por el lapso de (1) un año a partir de la celebración del contrato, a entera satisfacción de la CONTRATANTE, según las características y especificaciones técnicas constantes en la oferta, así como en los Pliegos que rigieron el proceso de contratación.
Tercera.- DOCUMENTOS DEL CONTRATO
A más de los que constan en la cláusula de antecedentes forman parte integrante del Contrato, los siguientes documentos:
a) Los Pliegos.
b) La oferta presentada por el CONTRATISTA.
c) Los documentos que comprueben la calidad de los comparecientes y su capacidad para celebrar el Contrato.
d) Registro Único de Contribuyentes (RUC). e) Registro Único de Proveedores (RUP).
Cuarta.- INTERPRETACIÓN Y DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
4.1.- Los términos del Contrato deben interpretarse en su sentido literal y obvio, a fin de revelar claramente la intención de los contratantes. En todo caso, su interpretación sigue las siguientes normas:
a) Cuando los términos estén definidos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP) o en este Contrato, se atenderá su tenor literal.
b) Si no están definidos, se estará a lo dispuesto en el Contrato en su sentido natural y obvio, de conformidad con el objeto contractual y la intención de las Partes. De existir contradicciones entre el Contrato y los documentos del mismo, prevalecerán las cláusulas del Contrato.
CO-EPP-DCTR-04-2013
c) El contexto servirá para ilustrar el sentido de cada una de sus partes, de manera que haya entre todas ellas, la debida correspondencia y armonía.
d) En su falta o insuficiencia se aplicarán las normas contenidas en el Título XIII del Libro IV de la codificación del Código Civil “De la Interpretación de los Contratos”.
4.2.- De existir contradicciones entre el Contrato y los documentos del mismo, prevalecerán las normas del Contrato. De existir contradicciones entre los documentos del Contrato, será la EP PETROECUADOR la que determine la prevalencia de un texto, de conformidad con el objeto contractual.
Quinta.- MONTO DEL CONTRATO
5.1.- El monto total que la EP PETROECUADOR pagará al CONTRATISTA, por el servicio efectivamente realizado y objeto de este Contrato, es el de USD ………. (………… DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA), sin incluir el IVA; de conformidad con la oferta económica presentada por el CONTRATISTA y que se desglosa a continuación:
Cuantía del contrato sin IVA: USD
(+) 12% IVA : USD
Monto Total Contrato: USD
Sexta.- FORMA DE PAGO
6.1.- La agencia de viajes presentará a la EP PETROECUADOR, la factura de conformidad con la Ley de Régimen Tributario Interno y se incluirá junto a esta, un reporte con la siguiente información: aerolínea, ruta, nombre del servidor público y/u obrero, fecha de viaje, número de ticket, feed de emisión y el valor total, de los tickets emitidos.
Los pagos se realizarán de manera mensual, dentro de los 30 días posteriores de la fecha de recepción y aprobación de las facturas.
6.2.- Los servidores que injustificadamente retarden o retengan el pago de valores establecidos en el presente Contrato, serán sancionados de acuerdo a lo establecido en el Art. 101 de la LOSNCP. 6.3.- Todos estos valores se pagarán con cargo a la Partida Presupuestaria 9.20.200.00 “VIATICOS Y PASAJES”, conforme la Certificación Presupuestaria No. 0194-DFIN/PRE/2013 de 24 de enero de 2013.
Séptima.- GARANTÍAS
7.1.- El CONTRATISTA entregará a favor de la EP PETROECUADOR, las siguientes garantías:
a) Garantía de Fiel Cumplimiento: El CONTRATISTA previa la suscripción del Contrato, para seguridad del cumplimiento de éste y para responder por las obligaciones que contrajera a favor de terceros, relacionados con el mismo, rendirá a favor de la EP PETROECUADOR una garantía
CO-EPP-DCTR-04-2013 de las señaladas en el Art. 73, numerales 1 y 2 de la LOSNCP, por un monto equivalente al cinco por ciento (5%) de la cuantía del Contrato sin el IVA.
La garantía deberá ser incondicional, irrevocable y de cobro inmediato, renovable a pedido de la EP PETROECUADOR con la condición expresa que dicha garantía se pagará inmediatamente a su sola presentación por parte de la CONTRATANTE. La garantía será otorgada en Dólares de los Estados Unidos de América por un banco o compañía de seguros, legalmente constituido y establecido en el País, para lo cual, se utilizará el texto de las Condiciones Particulares de los formatos de garantías que constan en los Pliegos.
El CONTRATISTA mantendrá vigente esta garantía, hasta la suscripción del Acta de Recepción Definitiva, por lo que deberá ser renovada tantas veces sean necesarias, con quince (15) días de anticipación a su vencimiento. En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales o de sus compromisos para con terceros, relacionados con este Contrato, inclusive de sus trabajadores, la CONTRATANTE en el momento que considere conveniente, hará efectiva la garantía pudiendo dar por terminado el Contrato.
Esta garantía será devuelta a la firma del Acta de Recepción Definitiva, de conformidad con lo previsto en el Art. 77 de la LOSNCP. Esta garantía estará en custodia de la Coordinación de Tesorería.
7.2.- Ejecución de las garantías: Las garantías contractuales podrán ser ejecutadas por la CONTRATANTE en los siguientes casos:
a) La de Fiel Cumplimiento del Contrato:
Cuando la CONTRATANTE declare anticipada y unilateralmente terminado el Contrato por causas imputables al CONTRATISTA.
Si el CONTRATISTA no la renovare quince (15) días antes de su vencimiento.
Octava.- PLAZO
El plazo del presente contrato será de un (1) año a partir de la suscripción del mismo.
Novena.- PRÓRROGAS DE PLAZO
9.1.- La EP PETROECUADOR, prorrogará el plazo total o los plazos parciales, en los siguientes casos y siempre que el CONTRATISTA así lo solicite por escrito, justificando los fundamentos de la solicitud, dentro del plazo de cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la fecha de producido el hecho que motiva la solicitud:
a) Por fuerza mayor o caso fortuito aceptado como tal por la CONTRATANTE. Tan pronto desaparezca la causa de fuerza mayor o caso fortuito, el CONTRATISTA está obligado a continuar con la ejecución del Contrato, sin necesidad que medie notificación por parte del Administrador(a) del Contrato.
CO-EPP-DCTR-04-2013 b) Por suspensiones ordenadas por la EP PETROECUADOR, y que no se deban a causas imputables
al CONTRATISTA.
9.2.- Las prórrogas de plazos parciales serán autorizadas por escrito y motivadamente por el Administrador(a) del Contrato. Cuando las prórrogas de plazo modifiquen el plazo total, se necesitará la autorización del Subgerente de Gestión Administrativa, previo informe fundamentado del Administrador(a) del Contrato. En todo caso, el Subgerente de Gestión Administrativa podrá aceptar o no el informe al tomar su decisión de conceder o negar la prórroga de plazo, la cual deberá estar motivada.
Décima.- MULTAS
10.1.- El CONTRATISTA conviene en pagar a la EP PETROECUADOR, en concepto de multa, la cantidad equivalente al dos por mil del valor total del Contrato sin IVA, por el incumplimiento en la ejecución de las obligaciones contractuales de acuerdo a este Contrato y sus Pliegos; excepto en caso fortuito o fuerza mayor, conforme lo dispuesto en el Art. 30 de la Codificación del Código Civil, debidamente comprobado y aceptado por la EP PETROECUADOR, para lo cual el CONTRATISTA notificará a la CONTRATANTE dentro de las veinticuatro (24) horas subsiguientes a la fecha de ocurridos los hechos. Cumplido el término, de no mediar dicha notificación, se entenderá como no ocurridos los hechos que alegue el CONTRATISTA como causa, para la no prestación del servicio al cual está obligado y se le impondrá la multa prevista anteriormente.
10.2.- La EP PETROECUADOR queda autorizada por el CONTRATISTA para que haga efectivas las multas impuestas, de los valores que por este Contrato le corresponde recibir sin requisito o trámite previo alguno. De igual forma podrá la EP PETROECUADOR, pedir la ejecución de la garantía de fiel cumplimiento para cubrir el monto de las multas que hubiere impuesto.
10.3.- Si el valor de las multas impuestas llegare a superar el equivalente al cinco por ciento (5%) del monto del Contrato sin el IVA, la EP PETROECUADOR podrá declarar anticipada y unilateralmente la terminación del Contrato.
10.4.- El pago de multas no libera al CONTRATISTA del cumplimiento de la obligación principal, esto es, del cumplimiento exacto de los términos del presente Contrato.
10.5.- Las multas serán pagadas por el CONTRATISTA, mediante cheque certificado o giro bancario a la orden de la EP PETROECUADOR.
10.6.- El pago de las multas no le exonerará al CONTRATISTA de indemnizar los daños y perjuicios que su eventual incumplimiento ocasione a la EP PETROECUADOR.
Décimo Primera.- DEL REAJUSTE DE PRECIOS
CO-EPP-DCTR-04-2013
Décimo Segunda.- CESIÓN DE CONTRATOS Y SUBCONTRATACIÓN
12.1.- El CONTRATISTA no podrá ceder, asignar o transferir en forma alguna ni todo ni parte de este Contrato.
12.2.- El CONTRATISTA podrá subcontratar con terceros, registrados y habilitados en el RUP, parte de sus prestaciones, dentro del porcentaje permitido en el Art. 79 de la LOSNCP.
12.3.- El CONTRATISTA será el único responsable ante la EP PETROECUADOR por los actos u omisiones de sus subcontratistas y de las personas directa o indirectamente empleadas por el mismo. Décimo Tercera.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
13.1 Son obligaciones de la contratista las ya establecidas en el presente Contrato y en las indicadas en las Especificaciones Técnicas constantes en la Sección 4 de los Pliegos, el CONTRATISTA, está obligado a cumplir con cualquiera otra que se derive natural y legalmente del Objeto del Contrato y sea exigible por constar en cualquier documento del mismo o en norma legal específicamente aplicable.
13.2 Cotización y Adquisición de boletos de transporte aéreo Internacional, para el personal de la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, las mismas que deben ser en tarifas y clases económicas.
13.3 Preparar itinerarios para todo viaje oficial previo a la partida del viajero que incluyan la siguiente información: horas de partida y llegada a los diferentes destinos, números de vuelo, línea aérea, horas de anticipación para presentarse en el aeropuerto, asiento asignado, clase, penalizaciones, requisitos y restricciones que deban tomarse en cuenta a la hora de realizar el vuelo; y otras indicaciones relevantes para el viaje. En dicho itinerario se incluirá un número telefónico de la Agencia de Viajes para soporte del viajero y que esté disponible las 24 horas para que pueda ser contactado.
13.4 Emisión de boletos aéreos: La emisión de boletos se realizará con base al itinerario aprobado por la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, utilizando en todo momento como principio básico aplicar la ruta más directa hacia el lugar de destino con la tarifa y clase más económica disponible. La Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, proporcionará a la Agencia que resulte favorecida en este proceso, las políticas y regulaciones detalladas sobre la materia, con el fin de que sea puesto en práctica por las personas que se designe para dar el servicio.
13.5 Efectuar la asignación de asientos específicos en el momento de hacer las reservas (pre chequeo) en coordinación con el Administrador del Contrato. Esto debe hacerse teniendo en cuenta cualquier consideración especial que el viajero pueda tener. Aunque no sea responsabilidad directa de la Agencia, si la línea aérea efectuara cambios a la hora de realizar el vuelo, ésta si deberá alertar sobre esta situación al viajero, a la hora de entregarle el boleto o bien indicarlo en el itinerario que le proporcione.
CO-EPP-DCTR-04-2013
13.6 Entrega del boleto emitido: La agencia de viajes enviará por correo electrónico el boleto electrónico emitido al Administrador de este contrato y él a su vez enviará al pasajero el boleto electrónico emitido por la agencia de viajes.
13.7 Pre chequeos: la Agencia deberá facilitar la confirmación anticipada de viaje de los servidores y/o obreros o del personal para evitar demoras en los vuelos.
13.8 La Agencia de Viajes, a través de sus negociaciones y alianzas con las aerolíneas Internacionales, debe permitir obtener ahorros significativos en costos y/u obtención de otros beneficios para la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR. 13.9 La agencia de viajes realizará la gestión ante las líneas aéreas e informará, tramitará y llevará
un control de las millas corporativas acumuladas por aerolínea. En caso de premios por millas acumuladas, boletos con puntos, los mismos serán otorgados a la EP PETROECUADOR. Brindará información regular sobre los beneficios y especialmente sobre los pasajes gratuitos acumulados por la EP PETROECUADOR. Se establece que cualquier tipo de compensación (por ejemplo pasajes gratuitos) no puede ser aceptada por directivos, servidores y/u obreros de la EP PETROECUADOR, según las Normas Internas de Administración del Talento Humano,
dichos beneficios, estimados monetariamente deberán estar reflejados en reducciones
sobre el costo de pasajes.
13.10 Gestión de Upgrades de cortesía: Sin que represente un costo adicional para la EP PETROECUADOR, y dependiendo de la disponibilidad y política en las aerolíneas, la agencia de viajes realizará esfuerzos para obtener upgrades y/o ascensos.
13.11 Manejo de reclamos con las aerolíneas así como efectuar los cambios o cancelaciones requeridas, obteniendo los reembolsos que correspondan a favor de la EP PETROECUADOR, cuando apliquen; tomando en cuenta que los boletos emitidos no sea en tarifas promocionales. 13.12 La agencia de viajes deberá capacitar al personal designado de la Empresa Pública de
Hidrocarburos del Ecuador, EP PETROECUADOR, sobre clases de boletos existentes, las restricciones que le aplican a cada una y cualquier otra información que facilite la buena comunicación y servicio.
13.13 El CONTRATISTA se obliga al cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Código del Trabajo y en la Ley del Seguro Social Obligatorio, adquiriendo respecto de sus trabajadores, la calidad de patrono, sin que la EP PETROECUADOR, tenga responsabilidad alguna por tales cargas, ni relación con el personal que labore en la ejecución de los trabajos, ni con el personal de la subcontratista.
Décimo Cuarta.- OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE
a) Proporcionar la información con la que cuente, relacionada con el servicio a suministrar. b) Designar un administrador (a) del contrato.
CO-EPP-DCTR-04-2013
c) Por intermedio del administrador(a) del contrato, adoptar las medidas necesarias para el normal cumplimiento del Contrato.
d) Verificar que el servicio objeto del Contrato, se realice de acuerdo a los requerimientos técnicos establecidos por la Subgerencia de Gestión Administrativa de la EP PETROECUADOR, y a entera satisfacción de la Entidad.
e) Cancelar a favor del CONTRATISTA, los valores facturados de conformidad. f) Elaborar el Acta de Recepción Definitiva una vez finalizado el Contrato.
Décimo Quinta.- DE LA ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
15.1.- La EP PETROECUADOR, designará a un administrador(a) del contrato, quien deberá atenerse a las condiciones generales y específicas de los Pliegos que forman parte del presente Contrato, la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento.
15.2.- El CONTRATISTA deberá canalizar y coordinar con el administrador(a) del contrato, todas y cada una de las obligaciones contractuales aquí convenidas.
15.3.- El administrador(a) del contrato, queda autorizado(a) para realizar las gestiones inherentes a su ejecución, incluyendo lo que se relaciona con la aceptación o no de los pedidos de prórroga parcial que puede hacer el CONTRATISTA; pero, la autorización de la prórroga que varíe el plazo total del Contrato, le corresponderá al Subgerente de Gestión Administrativa .
15.4.- El administrador(a) será el encargado(a) de velar por el cumplimiento de las normas legales y compromisos contractuales por parte del CONTRATISTA. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar.
15.5.- Las multas que imponga el administrador(a) del contrato al CONTRATISTA, deberán constar por escrito, estar debidamente fundamentadas y notificadas a éste.
15.6.- El administrador(a) del contrato, reportará al Subgerente de Gestión Administrativa de la EP PETROECUADOR, sobre todos los aspectos operativos, técnicos, económicos y de cualquier naturaleza, que pudieren afectar al cumplimiento del objeto del contrato y dejará constancia escrita de sus actuaciones en el expediente del Contrato, remitiendo copia de sus comunicaciones a la Coordinación General de Contratos de la EP PETROECUADOR.
15.7.- El administrador(a) del contrato, formará parte de la comisión de entrega-recepción definitiva y, suscribirá el acta respectiva, verificando que contengan los requisitos establecidos en el Art. 124 del Reglamento General de la LOSNCP; esto es: los antecedentes, condiciones generales de ejecución, condiciones operativas, liquidación económica, liquidación de plazos, constancia de la recepción, cumplimiento de las obligaciones contractuales, reajustes de precios pagados o pendientes de pago y cualquier otra circunstancia que se estime necesaria.
