1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN
Definir las actividades del procedimiento Plan Anual Mensualizado de Caja-PAC-, referente a Recibir ley anual de presupuesto de la vigencia fiscal, el decreto de liquidación del presupuesto y la meta global de pago determinada por el Consejo Nacional de Política Fiscal- CONFIS-, la resolución de desagregación del presupuesto. Cargar el presupuesto en el Aplicativo del Presupuesto- ERP-. Elaborar acuerdo del Plan Anual Mensualizado de Caja-PAC-: elaborar PAC ingresos y PAC gastos, PAC reservas presupuestales y de cuentas por pagar. Presentar documento PAC a Superintendente para su posterior presentación al Consejo Directivo. Presentar PAC a Consejo Directivo para su aprobación
El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de notariado y registro, nivel central, y tiene como clientes externos al Ministerio de Hacienda y crédito público y a los órganos de control.
ALCANCE:
Inicia: Recibir ley anual de presupuesto de la vigencia fiscal, el decreto de liquidación del presupuesto y la meta global de pago determinada por el Consejo Nacional de Política Fiscal- CONFIS.
¿Qué hace?: Recibir ley anual de presupuesto de la vigencia fiscal, el decreto de liquidación del presupuesto y la meta global de pago determinada por el Consejo Nacional de Política Fiscal- CONFIS-
Cargar el presupuesto en el Aplicativo del Presupuesto- ERP-. Elaborar acuerdo del Plan Anual Mensualizado de Caja-PAC-: elaborar PAC ingresos y PAC gastos, PAC reservas presupuestales y de cuentas por pagar (Un solo documento). Presentar documento PAC a Superintendente para su posterior presentación al Consejo Directivo. Presentar PAC a Consejo Directivo para su aprobación
Termina: Aprobación del PAC por parte del Consejo Directivo 2. RESPONSABLES:
Responsable estratégico: Directora Financiera, Jefe Oficina Asesora de Planeación, Secretario General y Superintendente de Notariado y Registro. Responsable operativo: Profesional universitario coordinador grupo de tesorería y cartera, profesional universitario coordinador grupo de presupuesto y técnico administrativo.
3. DEFINICIONES:
Grupo interno de trabajo: Grupo que opera con base en la modalidad de trabajo en equipo, para garantizar la productividad, metas y resultados del proceso y actuarán comprometidos con el mejoramiento de la prestación del servicio al ciudadano. (definido en la resolución 3930 del 13 de junio de 2007 emitida por la SNR).
Programa Anual de Caja: Es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles para efectuar el pago de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales incorporadas en el Presupuesto. El CONFIS define la meta global de pagos y el Consejo Directivo aprueba el PAC
Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento registro de documentos.
1. Histogramas: para mostrar comportamientos de ingresos, egresos y hacer comparaciones de datos del registro
2. Hojas de cálculo: Manejadas desde el sistema para generar informes de recaudos y egresos mes a mes.
3. PHVA
Planear: Planear la elaboración del PAC y el cargue del presupuesto en el aplicativo ERP.
Hacer: Recibir ley anual de presupuesto de la vigencia fiscal, el decreto de liquidación del presupuesto y la meta global de pago determinada por el Consejo Nacional de Política Fiscal- CONFIS-. Resolución de desagregación del presupuesto. Cargar el presupuesto en el Aplicativo del Presupuesto- ERP-. Elaborar acuerdo del Plan Anual Mensualizado de Caja-PAC-: elaborar PAC ingresos y PAC gastos, PAC reservas presupuestales y de cuentas por pagar (Un solo documento). Presentar documento PAC a Superintendente para su posterior presentación al Consejo Directivo. Presentar PAC a Consejo Directivo para su aprobación
Verificar: verificar los compromisos de la entidad, la ley de presupuesto, la desagregación del presupuesto y el cargue en el ERP.
Actuar: Definir estrategias para mejorar la elaboración del plan anual Mensualizado de caja.
Definir formatos: Definidos por la SNR y el MHCP
4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL DESCRIPCIÓN. ¿CÓMO? Acuerdo aprobada Descripción de actividades:
1. Recibir ley anual de presupuesto de la vigencia fiscal, el decreto de liquidación del presupuesto y la meta global de pago determinada por el Consejo Nacional de Política Fiscal- CONFIS- y la Resolución de desagregación del presupuesto. Cargar el presupuesto en el Aplicativo del Presupuesto- ERP-. Recepcionar de la Oficina de Informática, Oficina Asesora de Planeación y Grupo de Infraestructura el proyecto de PAC de los proyectos de inversión a cargo de cada una de las dependencias.
2. Elaborar acuerdo del Plan Anual Mensualizado de Caja-PAC-: elaborar PAC ingresos y PAC gastos, PAC reservas presupuestales y de cuentas por pagar (Un solo documento). Remitirlo a Secretaria General para su revisión y análisis.
3. Presentar documento PAC a Superintendente para su posterior presentación al Consejo Directivo.
4. Presentar PAC a Consejo Directivo para su aprobación: Convocar al Consejo Directivo para aprobar acuerdo de PAC de la vigencia, reservas y cuentas por pagar.
5. Archivar el acuerdo, para iniciar la ejecución presupuestal
Responsable: Secretario General, Director Financiero y profesional universitario coordinador del grupo de presupuesto.
Conocimiento: Estatuto Orgánico de Presupuesto y normas adicionales sobre la materia y manejo de tesorería. Valor agregado: Adecuada distribución del PAC para la efectiva ejecución presupuestal
Recursos esenciales: PC, impresora, internet, papelería y útiles de escritorio. Dotación de oficina.
Normatividad: Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares de demás actos administrativos
Herramientas de control: verificar la adecuada distribución del PAC y el cargue al ERP Anual
Frecuencia:
Tecnología (M.A.S): automatizado
Modificaciones al PAC
Descripción de actividades:
1. Recibir el decreto de adición o reducción.
2. Efectuar un traslado presupuestal entre conceptos. 3. Elaborar proyecto de modificación de PAC de rentas
y gastos de la entidad y remitirlo a Secretaria General para su revisión y análisis.
4. Convocar al Consejo Directivo para aprobar acuerdo de PAC de la vigencia, reservas y cuentas por pagar.
5. Archivar el acuerdo, para su ejecución.
Responsable: Secretario General, Director Financiero y profesional universitario coordinador del grupo de presupuesto.
Conocimiento: Estatuto Orgánico de Presupuesto y normas adicionales sobre la materia y manejo de tesorería. Valor agregado: Adecuada distribución del PAC para la efectiva ejecución presupuestal
Recursos esenciales: PC, impresora, internet, papelería y útiles de escritorio. Dotación de oficina.
Normatividad: Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares de demás actos administrativos
Herramientas de control: verificar la adecuada distribución del PAC y el cargue al ERP Anual
Frecuencia:
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1 Documentos asociados
• Norma NTC-GP: 1000-2004. Sistema de gestión pública de la calidad.
• Manual de calidad.
• Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 169.
• Decreto 1599 de 2005 “Modelo Estándar de control interno.
• Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos, visión, misión y valores.
5.2 Requisitos aplicables:
• Norma: NTCGP: 1000:2004.
• Metodologías.
• Manual de presupuesto.
• Ley de presupuesto de la vigencia
• Estatuto Orgánico de Presupuesto
• Instructivo de Programación emitido por el MHCP
6. NOTAS DE CAMBIO.
VERSION FECHAS NATURALEZA DEL CAMBIO
Versión 01 11/10/07 Diseño del procedimiento Versión 02 14-10-09 Ajustes al procedimiento 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código Nombre
Revisó:
Fredy Hernández
Indira Chaparro Salamanca
Aprobó:
Alberto Higuita Góez
