La importancia de la gestión de costos en las empresas
Un enfoque desde los distintos sistemas de costeo1.Los costos en las empresas: objetivos,
etapas.
2.El cálculo de costos: problemas
comunes.
3.Los distintos sistemas de costeo y sus
características.
4.Conclusiones: costos ocultos, control
de costos.
TEMARIO
Disertante:
Cra MBA Silvina Talamoni
Programa de Mejora de la Productividad INTI-Córdoba
Objetivos del Cálculo de Costos
La mayoría de las Pymes calculan sus costos con el fin de:
1.Fijar un precio de venta, ya que:
Precio de venta=costo total unitario + margen de utilidad
2. Conocer el resultado del negocio:
Ingresos-costos totales=resultados (positivos o negativos)
Sin embargo, un buen sistema de costeo es mucho más que esto: es una
HERRAMIENTA DE PLANIFICACION, CONTROL Y GESTION.
El cálculo de los costos es fundamental para TOMAR CUALQUIER
DECISICION dentro de TODAS las áreas de la empresa. Por eso es
importante
DEFINIR EL OBJETO DE COSTOS.
Etapas del Desarrollo de Costos en las Empresas
1. Proporcionar informes relativos a costos para valuar el inventario (balance general), fijar y/o negociar precios y medir la utilidad (estado de resultados).
2. Ofrecer información para el planeamiento y el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (detección de desvíos, reducción de costos, mejorar la eficiencia).
3. Proporcionar información para fundamentar la toma de decisiones (decidir comprar o producir, agregar o discontinuar productos, aceptar o no ordenes especiales).
Las herramientas de análisis de costos permiten realizar análisis más
objetivos, pero deben complementarse con la experiencia y la intuición del
empresario o las autoridades de la empresa.
El principal desafío de las Pymes es generar información de costos
La gestión de costos
Hoy, la mayoría de los empresarios Pymes conducen su empresa mediante una gestión INFORMAL. Recién en situaciones de crisis general o cuando existen problemas
financieros en la compañía, se empiezan a enfocar en los COSTOS.
Los datos provenientes de la contabilidad tradicional NO están preparados para la toma de decisiones, sino es necesario adecuarla a cada propósito.
TEORIA DE LA REALITIVIDAD DEL COSTO: existen costos distintos para propósitos distintos.
Pueden elaborarse distintos informes de costos como costos por productos, presupuestos, informes de desvíos, informes evolutivos, informes de punto de equilibrio, etc.
Cada informe implica clasificar y exponer los costos de manera tal que permita cumplir con el objetivo del análisis, siguiendo determinados criterios técnicos. Un error muy común es utilizar la misma información para todo…
El costeo de un producto
La mayoría de las empresas determinan su precio de venta partiendo del siguiente esquema:
+Costo de la materia prima +Costo de la mano de obra
+Cuota o porcentaje de “Gastos generales”: incluye alquileres, sueldos de supervisores, impuestos, gastos de mantenimientos, gastos de administración, etc… =COSTO TOTAL
+ MARGEN DE UTILIDAD (MARK UP) =PRECIO DE VENTA
Determinar los consumos de las materias primas y los tiempos de la mano de obra de cada producto conlleva ciertas dificultades, de manera tal que la persona responsable de hacerlo deberá poseer experiencia en el tema de modo que los eventuales “errores” sean reducidos a límites tolerables. Por ello, es importante el trabajo en equipo entre
Los problemas en el cálculo del costos del producto
NO existen costos EXACTOS, pero un sistema de costeo razonable y
adecuado puede evitar tomar decisiones equivocadas.
Costo del Producto COSTOS FIJOS: son
sensibles al nivel de producción.
COSTOS
INDIRECTOS: la cuota de costos a cargar depende del criterio elegido (base de asignación)
Ejemplo: prorrateo o asignación de costos indirectos
Datos iniciales:
Estado de Resultado
Ventas $ 4.000.000 1 Costo de materia prima $ 2.000.000
2 Costo de mano de obra $ 800.000
3 Gastos generales $ 1.000.000 Resultado $ 200.000 4 Precio de venta $ 300 5 Costo unitario de MP $ 100 6 nº empleados MOD 40 7 hs anuales prom/emp 1600 8 hs de MOD/unidad 10 CALCULOS Precio de venta $ 300 Materia prima $ 100
MOD $ 125 valor hora promedio*hs de procesamiento/unidad
Gastos grales ????? $ 12,50 10
Costo total $ 225
Ejemplo: prorrateo o asignación de costos indirectos
El Sistema de Costeo utilizado se denomina de “Tasa Única” porque imputa los gastos generales sobre la base de un solo parámetro: materia prima o mano de obra
Tasa de aplicación de los Gastos Grales:
a) En función a la materia prima GG/Materia prima 0,50
$ Por cada $ de materia prima, incurro en $0.5 de GG
b) En función a la mano de obra GG/Mano de obra Por cada $ de mano de obra, incurro en $1.25 de GG 1,25
$ Por lo tanto, el cálculo en cada caso sería:
Precio de venta $ 300 Precio de venta $ 300 c Materia prima $ 100 c Materia prima $ 100
d MOD $ 125 d MOD $ 125
e Gastos grales $ 50 c*a e Gastos grales $ 156 d*b
Costo total $ 275 Costo total $ 381
Características de un buen sistema de costeo
•
Analítico
: permite localizar los puntos fuera de control, es decir, dónde se producen losdesvíos y su responsable.
•
Operativo
: es capaz de aportar información para que el empresario pueda tomar decisiones.Respecto del Sistema de Costeo de Tasa Única, se puede decir que
NO
es:• Analítico: porque agrupa una serie de costos considerablemente distintos, dificultando el control de gestión de cada uno de ellos.
• Operativo: supone que cada aumento en la materia prima o mano de obra genera un aumento de la misma proporción en todos los conceptos incluidos en los gastos generales.
Esta generalidad produce una sobrecarga de gastos generales en productos con elevada incidencia en materia prima y viceversa (o mano de obra, si fuese la base de
El sistema de costeo tradicional o por centros de costos
Utiliza DISTINTAS bases de asignación de costos para los DISTINTOS costos indirectos.
BASE DE ASIGNACIÓN
Base de distribución
Tasa de aplicación de costos indirectos
Inductor de costos
COSTOS INDIRECTOS
OBJETO DE COSTOS
CENTRO DE COSTO
PRODUCTO
OBJETO DE COSTOS
OBJETO DE COSTOS
CENTRO DE COSTO
El sistema de costeo tradicional o por centros de costos
PASOS
1. Identificar los costos directos a los productos: MATRIZ INSUMO/PRODUCTO 2. Determinar la cantidad y precio de cada material directo.
3. Clasificar la mano de obra por sector y determinar el costo laboral total (incluyendo las cargas sociales, SAC, premios, vacaciones, etc.)
4. Definir los centros de costos:
5. Distribuir los costos de conversión (MOD+CIF) entre los distintos centros de costo
(DISTRIBUCION PRIMARIA)
6. Distribuir los costos de los departamentos de servicio a los productivos. DISTRIBUCION SECUNDARIA-método secuencial
Corte Ensamble y armado Pintura y terminado
Administración
de Fábrica Mantenimiento Depósito
(+) (+) (+) (+) (+) (+)
Corte Ensamble y armado Pintura y terminado
Administración
de Fábrica Mantenimiento Depósito
Método Tradicional de Costeo: PASOS
7. Distribuir los costos de los departamentos productivos a los productos o servicios prestados.
RESUMEN:
Corte Ensamble y armado Pintura y terminado Sillas
(-) (-) (-)
Mesas
COSTOS DIRECTOS PRODUCTOS
CENTROS Base de asignación
PRODUCTIVOS COSTOS
INDIRECTOS Base de asignación
Base de asignación
CENTROS DE APOYO
Características del Sistema de Costeo Tradicional
•
Analítico
: permite localizar los puntos fuera de control, es decir, dónde se producen losdesvíos y su responsable.
•
Operativo
: es capaz de aportar información para que el empresario pueda tomar decisiones.Respecto del Sistema de Costeo Tradicional, se puede decir que es:
• Analítico: porque permite localizar los excesos de consumo, de manera que se puede conducir una gestión bajo control, y utiliza distintas bases de asignación para los diferentes costos, teniendo en cuenta el grado de correlación elegida y el costo a imputar. • NO Operativo: no permite responder a preguntas tales como, cuál es la rentabilidad de
mis productos, cuál es el nivel de ventas mínimo que cubre todos mis costos, cuál es el precio mínimo al que debo vender, me conviene continuar o discontinuar una línea de producto determinada?
Repasando, un buen sistema de costeo es:
La aplicación de este sistema de costeo requiere conocer el proceso productivo, elegir los centros de costos y analizar cada ítem de costos y su base de asignación más
Prorrateo o asignación de costos indirectos
La elección de la base de asignación puede basarse en los siguientes criterios:
Relación causa-efecto: gastos de mantenimiento/horas requeridas en cada máquina.
Beneficios recibidos: publicidad institucional/unidades vendidas
Capacidad para soportar costos: cuando el precio de venta lo define el mercado.
Nº de unidades producidas, kg o litros Nº de unidades vendidas, kg o litros Nº hs hombre
Nº hs máquina Nº de montajes Nº de ensambles
Nº unidades inspeccionadas (calidad) Nº de reparaciones
Nº de cajas en stock
Nº de entregas, nº de embarques, nº de cajas enviadas Nº de empleados, nº de vendedores
Nº de unidades transportadas
Nº de clientes, nº de visitas a clientes Nº de pedidos, remitos, facturas, ordenes
Costo MOD
Costo materiales directos Costo primo
Costo de conversión Costo de los repuestos Costo de las reparaciones
Valor de los activos (servicio de vigilancia) Ventas en pesos
Precio de venta Tamaño del pedido Valor del pedido Km recorridos
Tiempo invertido (en producir, vender, controlar)
Diámetro Superficie Peso
Este sistema de costeo requiere clasificar los costos en fijos y variables
Análisis marginal
Los costos variables se relacionan con el nivel de actividad.
Los costos fijos se relacionan con la estructura o capacidad instalada de la empresa.
El Análisis Marginal para la toma de decisiones
A pesar que todos los productos tienen una CMg positiva, la empresa está obteniendo pérdidas. Sin embargo, qué pasaría si se elimina alguno de los productos?
.
Informes de costos bajo el enfoque del Margen de Contribución
Conclusión:
conceptualmente, la CMg representa el exceso de ingresos sobre los costos variables; es lo que contribuye cada producto a cubrir los costos fijos, y una vez cubiertos, a generar un beneficio.IMPORTANTE: la separación entre costos fijos y variables debe incluir tanto los costos de producción como los costos administrativos, comerciales y financieros.
DATOS INICIALES Producto A Producto B Producto C
Unidades 250 180 210
Precio de venta $ 25,00 $ 18,00 $ 21,00 Costo variable unitario $ 15,00 $ 12,00 $ 17,00
Costos Fijos 30.000
CALCULOS Producto A Producto B Producto C Total
Ventas $ 6.250,00 $ 3.240,00 $ 4.410,00 $ 13.900,00 Costos Variables $ 3.750,00 $ 2.160,00 $ 3.570,00 $ 9.480,00
Margen de contribución $ 2.500,00 $ 1.080,00 $ 840,00 $ 4.420,00
Costos fijos $ 30.000,00
Características del Análisis Marginal
•
Analítico
: permite localizar los puntos fuera de control, es decir, dónde se producen losdesvíos y su responsable.
•
Operativo
: es capaz de aportar información para que el empresario pueda tomar decisiones.Respecto el Análisis Marginal, se puede decir que es:
• NO es analítico: cuando clasifica los costos por su comportamiento y no por función y/o centro de costo o no segrega cada ítem de costo, sino los trata globalmente.
• Operativo: permite responder a preguntas tales como, cuál es la rentabilidad de mis productos, cuál es el nivel de ventas mínimo que cubre todos mis costos, cuál es el precio mínimo al que debo vender, me conviene continuar o discontinuar una línea de producto determinada?
RESUMIENDO…
SISTEMA DE COSTEO ANALITICO OPERATIVO
TASA UNICA NO NO
ANALISIS MARGINAL (mal llamado costeo variable o directo) NO SI
COSTEO POR CENTROS DE COSTOS (costeo integral o por asborción) SI NO
¿Cómo hacemos para elegir entre sistemas alternativos de costeo?
Sobre la base de la relación beneficio-costo, tener en cuenta las metas
deseadas y el costo del sistema implicado.
Por ejemplo:Conocer el costo total de mis productos y fijar precio Tomar decisiones estratégicas o tácticas
Los costos y la toma de decisiones
Modelos de Fijación de Precios
El elemento más importante para la fijación de precios es el mark up que debe agregarse a la base de costos para determinar el precio. Este margen debe ser lo suficiente para cubrir TODOS los costos (fijos/variables) y obtener el rendimiento deseado.
Existen dos formas de determinar el precio de venta:
Enfoque de Costo Total Producto A Enfoque del Margen de Contribución Producto A
Materiales directos $ 6 Materiales directos $ 6
Costos de conversión variables (*) $ 3 Costos de conversión variables $ 3
Costos de conversión fijos $ 11 Gastos de adm y venta variables $ 2
Costo total de producción $ 20 Total de costos variables $ 11
Margen 10 50% Margen 19,03 173% Precio de venta $ 30 Precio de venta $ 30
(*) costos de conversión: mano de obra directa+costos indirectos de fabricación
Aunque aparentemente no hay diferencias entre cada método, el segundo deja de lado los costos fijos unitarios (que siempre son algo arbitrarios).
Algunas empresas incorporan los gastos administrativos y comerciales al costo de producción, y recién allí le agregan el mark up.
CONCLUSIONES
En las Pymes, los costos OCULTOS representan alrededor
del 30% de los costos totales.
Causas:
• Productos reprocesados • Excesos de stock
• Ausencia de puntos de control en el proceso • Falta de compromiso del grupo
• Falta de capacitación
• Ausencia de mantenimiento preventivo
• Existencia de tiempos muertos en el traslado y manipulación de materiales Hoy, la mayoría de los empresarios industriales están más
preocupados por aumentar su producción que en analizar sus costos, cuando una mejora en la productividad les permitiría fabricar más y disminuir costos simultáneamente.
CONCLUSIONES
La gestión de costos
No busque en el asesoramiento profesional una “receta” para
reducir costos, sino genere información que le permita detectar
puntos fuera de control.
Los programas de reducción de costos ayudan a las compañías a crear una CULTURA de planificación y administración de costos.
Tipos Descripción Ejemplos Alternativas
Capacidad Depreciaciones, seguros, impuestos Operación Sueldos, mantenimiento, servicios públicos
Programables Capacitación, publicidad
Eliminar estructura, renegociar precio, obtener beneficio impositivo
Idem, más políticas de restricción, cambios tecnológicos, MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD Controlables por la empresa.
Reducción de costos fijos
Estructura
Puesta en marcha Decisión
CONCLUSIONES
Algunas pautas sugeridas para gestionar costos:
•Eliminar fallas, desperdicios y en general cualquier actividad que no agregue valor. •Armar presupuestos o flujos de fondos a corto, mediano y largo plazo.
•Tener un “controller” en la empresa independiente de quienes compran y/o utilizan los recursos.
•Promover la competencia entre los proveedores por las compras que realiza la empresa. •Evaluar a fondo las distintas alternativas de financiación.
•Solicitar justificación de todo pedido de compra.
•Analizar la tercerización y/o asociación con clientes/proveedores para una mayor integración en la cadena de valor.
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