Naturaleza del cargo
Planificar, dirigir, organizar, coordinar, evaluar y supervisar las actividades técnicas y administrativas del Departamento de Administración Hacendaria asegurando la gestión y administración eficiente de los recursos tributarios y financieros que permitan el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la oportuna disposición de recursos al Sector Municipal.
Clase a la que pertenece el cargo
Jefe de Departamento
Línea de reporte y supervisión del cargo
Reporta a: Director(a) Ejecutivo(a)
Supervisa a: Personal asignado al área con nivel de encargados, ejecutivos, técnicos, administrativos u operativos.
Principales funciones y responsabilidades
ACTIVIDADES GENERALES
1. Planificar, dirigir, organizar, coordinar, supervisar, integrar y proponer el Plan Operativo Institucional, presupuestos, proyectos estratégicos, planes de trabajo específicos del Departamento y sus dependencias, velando porque éstos se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos y procurando la consecución y asignación oportuna de los recursos materiales, humanos y financieros necesarios que aseguren el logro de los objetivos organizacionales de su departamento, así como proponer los cambios, ajustes y soluciones que correspondan producto de su ejecución, seguimiento y evaluación. 2. Planificar, dirigir, coordinar, organizar, supervisar la programación y desarrollo de proyectos, investigaciones, estudios, análisis y programas variados propios del Departamento a su cargo.
3. Formular y proponer cambios o mejoras a las disposiciones técnicas y administrativas que regulan su campo de actividad cuando así aplique, asegurando que se trabaje de forma integrada y alineada a las directrices nacionales que regulan su campo de acción, las metas institucionales y las variables que conforman el entorno.
4. Asignar, orientar y supervisar las labores encomendadas al personal a su cargo, velando porque las mismas se desarrollen en cumplimiento a las normas técnicas y jurídicas vigentes y aplicables a su campo de actividad.
5. Dirigir, organizar, coordinar, asignar, supervisar, evaluar y dar seguimiento al cumplimiento eficaz y eficiente de las metas asignadas al personal a su cargo; orientando, analizando y resolviendo problemas que se presentan en el desarrollo de las actividades, emitiendo directrices y procedimientos a aplicar, asegurando la adecuada inducción a los puestos de trabajo, valorando su rendimiento y contribución al logro de los objetivos.
6. Planificar, dirigir, organizar, coordinar, supervisar y evaluar constantemente los procesos, métodos y procedimientos de las actividades a su cargo, asegurando que los productos y servicios que se brindan a los personas usuarias internos y usuarios externos, reúnan las características de cantidad, exactitud, rapidez, calidad y oportunidad requeridas.
7. Dirigir, organizar, coordinar, supervisar, mantener, mejorar y evaluar el Sistema de Control Interno del Departamento a su cargo y sus dependencias, coordinando la implementación y aplicación de las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento, en concordancia con la normativa vigente en materia de control interno.
8. Dirigir, coordinar, promover, controlar y velar que las actividades que se desarrollan en el departamento y sus dependencias, se realicen en forma conjunta con funcionarios de otras dependencias internas o externas cuando así se requiera, en procura de generar el trabajo en equipo necesario para el logro de los objetivos institucionales.
9. Organizar, coordinar y supervisar la preparación de material divulgativo e informes técnicos de cumplimiento y rendición de cuentas de las actividades propias del departamento que dirige, indicando las acciones o medidas correctivas para el logro de los objetivos anuales y emitir las recomendaciones necesarias a sus superiores en caso que se identifiquen riesgos que estén fuera de su ámbito de control directo.
10. Representar a la institución en foros, seminarios, reuniones y actividades diversas relacionadas con su ámbito de competencia o cuando así sea requerido, así como dictar conferencias, charlas u otras actividades similares, relacionadas con la materia de su competencia y en el campo de su actividad o formación profesional.
11. Comunicar de forma oportuna, toda aquella información necesaria o relevante para que el personal a su cargo desarrolle las actividades asignadas y velar porque la información sea trasladada a todos los interesados, así como promover programas y actividades de capacitación para sus colaboradores, con el fin de procurar la actualización de conocimientos y su desarrollo laboral.
12. Permanecer actualizado en su área de especialidad, así como sobre los cambios y nuevas tendencias que se presentan en el entorno nacional e internacional que impactan directa o indirectamente su campo de acción.
13. Atender y resolver todos los requerimientos de información tales como reuniones, consultas verbales o escritas e informes, que presentan sus superiores, colaboradores, compañeros y público en general, así como brindar asesorías y capacitaciones que en materia de su especialidad le presenten, tanto dependencias externas, como internas.
14. Revisar, corregir y firmar informes, cartas, memorandos y otros documentos variados que se confeccionan y tramitan en la dependencia bajo su responsabilidad, verificando que sean preparados de manera exacta y de acuerdo con los procedimientos respectivos y asegurando su correcto y oportuno trámite.
15. Asegurar el adecuado manejo de valores, archivos, registros, informes y todo tipo de documentación que se genere en la dependencia a su cargo, así como coordinar el reporte oportuno de las fallas del equipo que se emplea para el trabajo en la dependencia que dirige.
16. Velar y controlar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las diferentes actividades a su cargo.
17. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en las específicas.
ACTIVIDADES ESPECÍFICAS
1. Planificar, dirigir, organizar, coordinar, evaluar y supervisar el establecimiento y complimiento de las políticas y lineamientos que definen el quehacer del área y unidades a cargo de Administración Tributaria y Financiero, previa aprobación del superior inmediato. 2. Planificar, dirigir, organizar, coordinar, evaluar y supervisar la actualización y correcta
aplicación de las disposiciones legales establecidas, en lo que respecta al ámbito tributario, contable, financiero y presupuestario de la Institución.
3. Planificar, dirigir, organizar, coordinar, evaluar y supervisar la elaboración de estudios financieros, presupuestarios, tributarios y contables que sean requeridos, para asesorar a las autoridades superiores en la toma de decisiones vinculadas con la gestión hacendaria del Instituto.
4. Participar, planificar, dirigir, organizar, coordinar, evaluar y supervisar el establecimiento y cumplimiento de los controles internos, lineamientos y procedimientos para el cobro oportuno y eficiente, así como la recaudación, pago y custodia de los recursos de la Institución.
5. Planificar, dirigir, organizar, coordinar, evaluar y supervisar el establecimiento de los sistemas y procedimientos contables según las normas y principios vigentes en la materia; así como asegurar el acatamiento de las recomendaciones y disposiciones legales que emanen de los órganos competentes en materia financiera o legal.
6. Planificar, dirigir, organizar, coordinar, evaluar y supervisar la adecuada gestión de los registros contables, financieros y administrativos de la Institución, así como el registro financiero contable del Fondo de Ahorro y Préstamo del IFAM (FODEAP).
7. Planificar, dirigir, organizar, coordinar y supervisar la elaboración del presupuesto Institucional, proporcionando de manera oportuna la información requerida para la formulación presupuestaria de ingresos y egresos.
8. Planificar, dirigir, organizar, coordinar y supervisar la adecuada y oportuna asesoría en lo que respecta a la interpretación y aplicación de la legislación tributaria, presupuestaria y financiera de su competencia, cuando así sea solicitado por las diferentes dependencias de la Institución que lo requieran.
9. Planificar, dirigir, organizar, coordinar y supervisar la oportuna disposición de los recursos financieros requeridos para garantizar el cumplimiento de las obligaciones de la Institución con terceros (proveedores y personal).
10. Planificar, dirigir, organizar, coordinar y supervisar, revisar y aprobar la oportuna elaboración, presentación y ajuste de los estados financieros y de resultados, así como las recomendaciones respectivas que coadyuden al cumplimiento de los objetivos y metas establecidas.
11. Planificar, dirigir, organizar, coordinar y supervisar el diseño, sistematización, automatización y actualización de los datos, formularios u otros requeridos para obtener y procesar la información financiera, presupuestaria, contable y tributaria; en conjunto con las unidades de Administración Tributaria y Financiero.
12. Planificar, dirigir, organizar, coordinar y supervisar la elaboración de los insumos requeridos por la unidad de Gestión de Servicios Técnicos y de Financiamiento, para la elaboración de los informes técnicos de costos relacionados con los productos y servicios que conforman la oferta programática del IFAM, lo que permita definir adecuadamente las tarifas asociadas a
los mismos.
13. Planificar, dirigir, organizar, coordinar y supervisar la elaboración de los insumos requeridos por la unidad de Gestión de Servicios Técnicos y de Financiamiento, para la elaboración de los informes técnicos de costos relacionados con los productos y servicios que conforman la oferta programática del IFAM, lo que permita definir adecuadamente las tarifas asociadas a los mismos.
14. Planificar, dirigir, organizar, coordinar y supervisar el desarrollo de leyes, reglamentos, normas, estrategias, políticas, procedimientos y disposiciones técnicas y administrativas que regulen su campo de acción y velar porque se lleven a cabo.
15. Planificar, dirigir, organizar, coordinar y supervisar la fiscalización de la contratación que realice la Institución de profesionales, técnicos o especialistas acordes al ejercicio de esta dependencia, de acuerdo a los requerimientos inicialmente establecidos en coordinación con la unidad de Adquisiciones y Contrataciones.
Condiciones ambientales y organizacionales
1.
Supervisión recibida
Trabaja con independencia, siguiendo políticas, estrategias, planes, lineamientos y directrices aplicables a su área de competencia, así como la legislación que define y regula las actividades del Instituto.
Su trabajo es evaluado por su superior jerárquico en virtud del cumplimiento de los objetivos y metas establecidas en el Plan Estratégico y Planes Operativos Institucionales, su aptitud para dirigir, organizar e integrar al personal y la motivación que logra de éste, así como por la oportunidad y eficacia de las acciones y medidas adoptadas para el cumplimiento de los objetivos de la dependencia bajo su responsabilidad.
2.
Supervisión ejercida
Le corresponde dirigir, orientar, organizar, coordinar, asignar y supervisar el trabajo de personal profesional, técnico, administrativo y operativo del departamento que tiene a su cargo, asumiendo responsabilidad por la oportunidad y calidad de las labores encomendadas a éstos, que aseguren el cumplimiento de los objetivos de la dependencia.
El trabajo implica responsabilidad por la toma de decisiones vinculadas con el Departamento que dirige, para lo cual deberá planear, coordinar, dirigir y supervisar las actividades que competen al departamento a su cargo, los procesos y los puestos adscritos a éste.
Es responsable de asegurar que se cumple con el propósito de los programas, planes, metas y objetivos establecidos para el Departamento a su cargo,
Las actividades que ejecuta pueden ser heterogéneas y diversas en cuanto a su naturaleza y objetivos, propias de la dinámica del Departamento y las demandas del Régimen Municipal que atiende.
Las labores exigen ser realizadas con esmero, dedicación, oportunidad y debe prevenir, detectar y resolver situaciones conflictivas de diversa índole de manera oportuna y acertada. Es responsable por su trabajo y el trabajo asignado a sus colaboradores, por lo que debe dar seguimiento para que éste reúna las características de calidad y oportunidad requeridas y es responsable también por los aportes y contribuciones que efectúe al proceso de trabajo bajo su responsabilidad.
Es responsable por el manejo discrecional de la información confidencial que conoce en el ejercicio de sus funciones, cuya revelación, sin la autorización debida, puede originar conflictos, inconvenientes de trascendencia y perjuicios de diversa índole.
Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público.
4.
Responsabilidad por relaciones de trabajo
La actividad origina relaciones constantes con superiores, colaboradores, funcionarios municipales, funcionarios de instituciones públicas, organismos internacionales y de empresas privadas, nacionales y extranjeras, y público en general, todas la cuales deben ser atendidas con confidencialidad, tacto y afabilidad, fomentando así relaciones armoniosas y una alta calidad en el servicio.
5.
Responsabilidad por equipo, materiales y valores
Es responsable por optimizar los recursos financieros, tecnológicos y materiales que le son suministrados para el desarrollo de las actividades propias y del departamento bajo su responsabilidad, impulsando y fomentando la polifuncionalidad y el desarrollo de actividades en equipo.
Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y materiales necesarios para realizar el trabajo.
6.
Condiciones de trabajo
El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución e igualmente le corresponde visitar los gobiernos locales, otras instituciones públicas y empresas privadas o incluso realizar giras a diferentes lugares del país, así como laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten, situación que deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la Administración y asegurando las previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada extraordinaria.
La actividad demanda la capacidad para analizar situaciones e información muy variada, con el fin de emitir criterio profesional, adaptarse a circunstancias cambiantes en forma permanente y promover una toma de decisiones oportuna y eficaz.
Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo puede originar situaciones de alto estrés.
7.
Consecuencia del error
Los errores cometidos pueden provocar pérdidas económicas cuantiosas, daños, atrasos o confusiones en la planeación y la dirección de las actividades desempeñadas, la calidad del servicio, la toma de decisiones y el desempeño organizacional del Departamento a su cargo, creando una mala imagen Institucional.
Un error en el ejercicio de sus funciones puede originar responsabilidad administrativa, civil, penal, pecuniarias, compromiso subsidiario del Estado, así como nulidad de las actuaciones a su cargo en caso de que incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de conformidad con el marco jurídico vigente.
Además, la revelación de información confidencial puede causar perjuicios a la organización y hasta daños morales a terceras personas.
Competencias base asociadas al cargo
Competencias Niveles por competencias
1
Inicial Básico Óptimo Experto
1. Orientación de servicio al usuario interno y externo
2. Planificación y Organización
3. Trabajo en equipo y cooperación
4. Flexibilidad y adaptación al cambio
5. Comunicación Asertiva
6. Liderazgo
7. Construcción de relaciones interpersonales positivas
8. Negociación y Solución de Conflictos
9. Capacidad para aprender e investigar
10. Compromiso y calidad organizacional
Conocimientos técnicos y/o específicos
Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio.
Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre:
Constitución Política de la República de Costa Rica
Ley General de la Administración Pública
Código Procesal Contencioso Administrativo
Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos
Ley General de Control Interno
Manual de Normas de Control Interno (CGR)
Ley General de Archivo
Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública
Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento
Código de Trabajo
Código Municipal
Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM
Código de Normas y Procedimientos Tributarios
Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos.
Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su
accionar.
Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas:
Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como:
procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución.
Manejo de sistemas informáticos para la gestión financiera y tributaria.
Gestión Tributaria
Gestión Financiera
Normas Internacionales de Información Financiera (NICSP)
Administración de Proyectos
Planificación Estratégica
Gestión de Gestión de Riesgos y Control Interno
Gerencia Pública
Gestión del Recurso Humano
Requisitos del cargo
Formación Académica
Licenciatura o posgrado2 en Administración Pública, Economía, Administración, Administración
de Empresas, Finanzas, Contaduría Pública o afines a las indicadas. Preferiblemente con especialidad en Gerencia Financiera, Contaduría y Finanzas o afines a éstas.
Experiencia
Siete años de experiencia en labores profesionales relacionadas con el puesto, con la especialidad de éste o bien con su formación profesional, de los cuales al menos tres años debe haber supervisado personal profesional o coordinando grupos profesionales de trabajo de forma permanente o temporal (si es temporal, la suma de estos períodos deberá cumplir con el tiempo establecido).
Requisitos legales
Incorporación al colegio profesional respectivo, cuando su ley así lo establezca para el ejercicio del correspondiente grado y área profesional.
Licencia de conducir B1 vigente.3
Condición especial del puesto
Rendir declaración de bienes y rendición de la garantía o póliza de fidelidad cuando por ley
así se indique para el ejercicio del puesto o cargo.
3 Se exceptuará de este requisito en este cargo, a aquellas personas con algún tipo de discapacidad que impida el cumplimiento del mismo, previa presentación de certificación médica extendida por profesionales médicos de la Caja Costarricense de Seguro Social, que así lo confirme
