Proceso Gestión de Calidad. Procesos del sistema de gestión de calidad Usuarios y partes interesadas. Listado maestro documentos Proveedores

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Actualizado en 04-10-04

Objetivo:

Alcance:

Responsable

Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios

Procesos del Sistema de gestión de calidad

Usuarios y partes interesadas Proveedores

Solicitud de creación, modificación ó eliminación de documentos

Gestión de procedimientos y documentos

Listado maestro documentos internos

Listado maestro documentos externos

Documentos internos y externos Actas de reunión

Procesos del sistema de gestión de calidad

Necesidades de registro de la información

Control de registros

Listado maestro de registros Registros

Listado general de préstamo de documentos originales

Procesos del sistema de gestión de calidad Usuarios proveedores Todos los procesos

Usuarios y partes interesadas Todo el personal

Notificación de no conformidad

Control de no conformidades

Control de no conformidades Estadísticas

Todos los procesos Planeación estratégica Planeación estratégica

Dueños de proceso

Representante de la dirección

Necesidades de auditoria

Realización de auditorías internas

Cronograma de auditorías Programa de Auditorias Lista de verificación Informe de auditoria Planeación estratégica Todo el personal Comunicación

Todos los procesos Usuarios y partes interesadas Proveedores

Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoria Resultados de la eficacia de las acciones tomadas

Acciones correctivas

Acción correctiva Informe con estadísticas

Procesos y responsables involucrados

Proveedores Planeación estratégica Usuarios y partes interesadas

Empleados Todos los procesos Usuarios y partes interesadas

Reporte de posibles problemas Sugerencias, Inquietudes Legislación y otra información Quejas, reclamos

Resultados de la eficacia de las acciones tomadas

Acciones preventivas

Acción preventiva Informe con estadísticas

Procesos y responsables involucrados

Planeación estratégica Proceso Gestión de Calidad

Aplicar herramientas administrativas para el control y mejora de la gestión administrativa de la universidad; Crear, modificar, eliminar, revisar, aprobar y controlar los documentos internos y externos; establecer, y mantener los registros. Establecer los requisitos para realizar las auditorías internas de calidad. Identificar planes de acción eficaces para eliminar las causas de problemas reales y potenciales de los procesos de la UPN que aseguren la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

Aplica para el control de los documentos y registros que integran el sistema de gestión de calidad y la realización de auditorías internas, el planteamiento de acciones correctivas y preventivas para todos los procesos y actividades incluidas en el sistema de gestión de calidad.

Este proceso es responsabilidad del representante de la dirección, quien programa las auditorias y la dependencia es responsable del control de los documentos y registros del sistema de gestión de calidad. Los jefes de las dependencias son responsables de implementar las acciones correctivas en forma oportuna para cerrar las no conformidades del sistema a que haya lugar.

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Actualizado en 04-10-04 Proceso Gestión de Calidad

Recursos Documentos Registros Requisitos Seguimiento

Infraestructura Hardware y Software-Red Papelería Archivadores Auditores PRO06ODP Gestión de procedimientos y documentos PRO08DSG Control de registros PRO03SGC Acciones correctivas PRO04SGC Acciones preventivas PRO05SGC Auditorías internas PRO06SGC Control de no conformidades

APL0024 Cuadro de control

FOR00064 Listado maestro de documentos internos

FOR00065 Listado maestro de documentos externos

FOR00066 Listado maestro de registros FOR00067 Listado general de préstamo de documentos

FOR00068 Listado de préstamo de documentos de gestión

FOR00069 Programa de auditorías FOR00070 Plan de auditoria FOR00071 Lista de verificación FOR00072 Informe de auditoria

FOR00073 Acción preventiva y correctiva FOR00074 No conformidad

NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

El seguimiento para asegurar la eficacia del proceso se realiza en forma permanente por medio de la revisión y actualización de los listados maestros (documentos internos, externos y registros). Con un cuadro de control se realiza seguimiento a las no conformidades, quejas, acciones correctivas y preventivas del sistema de gestión de calidad.

Indicador Formula

Frecuencia

Medición Metas Fecha

Número de auditorias # Auditorías realizadas

# Auditorías planificadas Cada 4 meses 1 Diciembre de 2004

Acciones correctivas Acciones correctivas cerradas

Acciones correctivas propuestas Bimestral 100% Diciembre de 2004

Acciones preventivas Acciones preventivas cerradas

Acciones preventivas propuestas Bimestral 100% Diciembre de 2004

No conformidades No conformidades cerradas

No conformidades levantadas Bimestral 100% Diciembre de 2004

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Objetivo:

Alcance:

Responsable

Oficina de desarrollo y planeación Coordinadores de proyecto

Unidades de seguimiento (vicerrectoras) Evaluación del PDI PRO04ODP Rector elegido

Dependencias

Ficha de evaluación de los proyectos Evaluación técnica del plan de desarrollo anterior

Programa de Ejecución Rectoral

Recomendaciones al PDI Plan de desarrollo institucional

Plan de desarrollo institucional FOR00017 Ficha de registro y actualización de proyectos

Listado de proyectos aprobados Oficio con proyectos

viabilizados

Todos los procesos del sistema de gestión de calidad Usuarios docentes y funcionarios Planeación financiera Presupuestal Procesos del SGC Dependencias Académicas y Administrativas de la UPN Necesidades, expectativas y satisfacción de los usuarios

Planificación de calidad

Matriz de factores de la política de calidad

Manual de calidad (incluye: mapa de procesos,

caracterizaciones, política de calidad)

Objetivos de calidad

Todo el personal Procesos del sistema de gestión de calidad Usuarios proveedores

Coordinadores de proyecto Presupuestal

Información avance de los proyectos Informes de ejecución presupuestal

de los proyectos Seguimiento de los proyectos del PDI

FOR0018 Ficha de seguimiento de proyectos Informe de seguimiento de proyectos de inversión Archivo Rectoría Dependencias UPN Proceso Planeación estratégica

Planificar, desarrollar y hacer seguimiento a las actividades de la Institución establecidas en el Plan de Desarrollo Institucional - PDI y la planificación de la calidad. Orientar a la Universidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de calidad que permita la mejora continua del servicio y de los procesos de la institución.

Aplica para la planificación y seguimiento de todos los procesos y actividades que desarrolla la UPN.

Este proceso es responsabilidad del Rector, quien se apoya en la Oficina de Desarrollo y Planeación para el plan de inversión y de funcionamiento, y un comité estratégico quien avala el Plan de Desarrollo Institucional - PDI, para que sea aprobado por el Consejo Superior.

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Actualizado en 11-10-04 Proceso Planeación estratégica

Procesos del SGC Desarrollo de la política de calidad,

objetivos de calidad y SGC Estadísticas con análisis de los indicadores y seguimiento de los procesos, no conformidades, y acciones correctivas y preventivas Desarrollo de los planes de acción de revisiones anteriores por la dirección Planes de mejora del personal Posibles cambios que afecten la integridad del SGC

Revisión por la dirección

Informe de revisión por la dirección y planes acción

Procesos del SGC Personal de la UPN Usuarios y proveedores

Coordinadores de proyecto Todos los procesos Presupuestal

FOR0018 ficha de seguimiento de los proyectos

Información desarrollo del PDI en los procesos

Informes de ejecución presupuestal del PDI

Evaluación PDI

Ficha de evaluación de los proyectos

Evaluación técnica del PDI

Archivo Rectoría

Dependencias UPN

Funcionarios

Quejas, reclamos, problemas No conformidades

Mails, informes de auditoría Resultados de la eficacia de las

acciones tomadas Mejoramiento

Acción correctiva Acción preventiva Procesos y responsables involucrados Proveedores Planeación estratégica Usuarios y partes interesadas

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Actualizado en 11-10-04 Proceso Planeación estratégica

Infraestructura

Hardware y Software-Red Papelería

Archivadores

PRO01ODP Plan de Desarrollo Institucional

APL00002 Banco de proyectos Programa de Ejecución Rectoral PRO01REC Planificación de calidad APLXXX Objetivos de calidad Manual de calidad

PRO03SGC Acciones correctivas PRO04SGC Acciones preventivas PRO06SGC Control de no conformidades

FOR00018 Formato de seguimiento y evaluación

FOR00017 Ficha de registro y actualización de proyectos Oficio con proyectos viabilizados Acta de planificación de calidad Ficha de evaluación de los proyectos Evaluación técnica del PDI

Informe de seguimiento de proyectos de inversión

FORXXXX Informe de revisión por la dirección NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5.1, 5.5.2, 5.6, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Acuerdo 107 de 1993 NOR00005 Decreto 2902 de 1994

NORXXX por el cual se aprueba el Acuerdo 076 de 1994, por el cual se fija la estructura interna de la Universidad Pedagógica Nacional.

Circular 005 de 2004 por la cual se designa el coordinador del sistema de gestión de calidad.

La vicerrectoria revisa (finanzas y formulación) los proyectos antes de su aprobación.

Comité Rectoral estudia y aprueba los proyectos. Consejo Superior aprueba el PDI.

2 veces al año se revisa el avance los proyectos en ejecución.

Evaluación de la gestión de los proyectos un semestre antes de la culminación del PDI. 2 veces al año se realiza la revisión por la dirección.

Frecuencia

Ejecución proyectos Actividades ejecutadas

Actividades planificadas Semestral 100% Diciembre de 2004

Objetivos de calidad De acuerdo al aplicativo De acuerdo al objetivo De acuerdo al objetivo De acuerdo al objetivo

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Objetivo:

Alcance:

Responsable

Planeación estratégica

Todos los centros de responsabilidad

Plan de desarrollo institucional Información consolidada de los formularios de programación

presupuestal (de sus respectivas unidades académicas o administrativas)

Anteproyecto presupuesto de funcionamiento

Formularios de programación presupuestal (Resolución N°. 0693 Manual de programación presupuestal NOR0071) Anteproyecto de presupuesto de funcionamiento

Todos los centros de responsabilidad

Oficina de Desarrollo y Planeación

Unidades de seguimiento (vicerrectorias o rectoría)

Fichas de formulación de proyectos de inversión

Presupuestación

Presupuesto

Acuerdo del Consejo Superior.

Contratación Servicios generales Personal

Presupuestal

Presupuestal Informe mensual de ejecución de

ingresos y de gastos Seguimiento a la ejecución presupuestal Análisis de ejecución _presupuestal

Rectoría Todos los procesos Dependencias UPN Presupuestal

Coordinadores de proyecto Entidades externas

Ejecución presupuestal

Solicitud de modificación presupuestal (oficio)

Recursos Modificaciones presupuesto de inversión

Adición y/o reducción presupuestal (oficio) Formato Solicitud de CDP Resolución de modificación al presupuesto

Coordinador de proyecto Todos los involucrados Presupuestal

Solicitudes de modificación. Análisis de ejecución presupuestal

Modificaciones presupuesto de funcionamiento

Adición y/o reducción presupuestal (oficio) Formato Solicitud de CDP Resolución de modificación al presupuesto

Presupuestal Proceso Planeación Financiera

Planear y ejecutar los recursos financieros de la Institución por medio del presupuesto anual de ingresos y gastos, para garantizar una optima distribución asignación de los mismos, así como generar nuevos ingresos, que permitan el desarrollo de la UPN.

Aplica para la proyección de ingresos y gastos de todos los rubros, la periodicidad del presupuesto es anual. Estos presupuestos incluyen recursos destinados para la inversión y funcionamiento de la UPN.

Este proceso es responsabilidad de la Oficina de Desarrollo y Planeación en lo correspondiente a la consolidación del presupuesto de funcionamiento e inversión de la Universidad, lo relacionado con ejecución, y seguimiento de presupuesto de funcionamiento corresponde a la Vicerrectoría Administrativa..

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Actualizado en 11-10-04 Proceso Planeación Financiera

Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoría

Resultados de la eficacia de las acciones tomadas Mejoramiento Acción correctiva Acción preventiva Procesos y responsables involucrados Proveedores Planeación estratégica Usuarios y partes interesadas

Infraestructura

Archivadores

PRO01VAD Anteproyecto presupuesto de funcionamiento

PRO02ODP Presupuestación Presupuesto

PRO05ODP Modificaciones al presupuesto de inversión Plan de Acción APL00003 Banco de Proyectos APL00004 PRO02VAD – Modificaciones Presupuesto de Funcionamiento APL00005 Presupuesto de Funcionamiento

FOR00018 Formato de seguimiento y evaluación

Oficios de adición o reducción presupuestal Formato de solicitud de CDP XXXX NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Acuerdo 029 de 2000 Estatuto financiero y presupuestal Resolución N°. 0693 Manual de programación presupuestal NOR0071. Resolución N°. 0694 Manual de ejecución presupuestal NOR0070.

Los centros de responsabilidad revisan la información entregada por los centros de costo.

El consejo superior aprueba el presupuesto, revisado por el rector y la comisión presupuestal y financiera. Presupuesto realiza un seguimiento a la ejecución presupuestal mensualmente y entrega informe a los centros de responsabilidad. La comisión presupuestal y financiera realiza seguimiento a la ejecución presupuestal mensualmente.

Frecuencia

Ejecución presupuestal gastos funcionamiento

$$$ recursos ejecutados

$$$ recursos apropiados Mensual 100% Enero de 2005

Ejecución presupuestal inversión $$$ recursos ejecutados

$$$ recursos apropiados Mensual 100% Enero de 2005

Ejecución presupuestal ingresos funcionamiento

$$$ recursos aforados Mensual 100% Enero de 2005

Ejecución presupuestal ingresos inversión

$$$ recursos aforados Mensual 100% Enero de 2005

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Objetivo: Alcance: Responsable

Todos las jefaturas de dependencia Aspirantes y funcionarios Planeación financiera

Requerimientos de personal Soportes de la competencia del personal

Disponibilidad financiera - CDP

Vinculación: reclutamiento, selección

Aspirante o funcionario elegido para vinculación o promoción

Dependencias UPN

Aspirantes y funcionarios Documentos para vinculación y

afiliaciones Vinculación: designación, contratación

(incluye seguridad social - AFP, EPS, ARP, caja de compensación)

Acto administrativo de vinculación y formalización Contrato Documentos de afiliación Funcionarios Dependencias Control interno

Entidades de seguridad social y pensiones

Dependencias UPN Programación de inducción

Disponibilidad de los instructores Inducción

Funcionario con inducción recibida

Funcionario Archivo Dependencias

Presupuestal

Oficina de Control Disciplinario - Rectoría

Cumplidos y novedades Registro presupuestal

Acto administrativo - Información resultados del personal

Nómina y situaciones administrativas

Nóminas de pagos Ejecución sanción (multa, llamado de atención, sanción o destitución) Funcionarios Tesorería Funcionarios amonestados Archivo Dependencias y personas Entidades externas Diagnóstico y necesidades de capacitación del personal Información servicios de

capacitación _{Desarrollo de personal}

Programa operativo Capacitación

Evaluaciones del personal, informe y constancia de participación

Tramites de pagos servicios de

Todas las dependencias y personal Archivo personal Presupuestal Normatividad Jefes de dependencia Programación evaluación de desempeño Instrumentos de evaluación Resultados evaluaciones Evaluación de desempeño

Programación para ejecución Instrumentos de evaluación aplicables

Informes estadísticos de desempeño del personal

Programas de estímulos

Jefes de dependencia

Rectoría, control interno, comisión de personal, departamento administrativo de la función pública Rectoría - funcionarios - planeación de calidad Proceso Personal

Administrar el talento humano, mediante el reclutamiento, vinculación, desarrollo, bienestar, planes de carrera y capacitación de todo el personal de la UPN hasta su desvinculación de la institución, aplicando los sistemas de remuneración aceptados en las normas.

Aplica para todo el personal de la UPN.

Este proceso es responsabilidad de la Vicerrectoria Administrativa y Financiera en la parte de funcionamiento, apoyada en la División de Personal en cabeza del Jefe de Personal.

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Actualizado en 19-10-04 Proceso Personal

Control interno Planeación estratégica Todas las dependencias

Informe de gestión por dependencias PDI

Necesidades de personal o atención de responsabilidades de las dependencias

Seguimiento y control del personal

Reubicación Acto administrativo

Todas las dependencias y funcionarios

Funcionarios Rectoría

Carta de renuncia

Destitución, terminación unilateral, mutuo acuerdo

Cumplimiento requisitos para pensión Desvinculación Acto administrativo y notificación Informes a instituciones gubernamentales Funcionarios o personas Dependencias Instituciones gubernamentales

Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoría Resultados de la eficacia de las acciones tomadas

Mejora del proceso de talento humano

Acción correctiva Acción preventiva Procesos y responsables involucrados Proveedores Planeación estratégica Usuarios y partes interesadas

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Salón de capitación Ayudas audiovisuales Instructores

Sistema de información Hardware y Software-Red Disponibilidad presupuestal para vinculación

Papelería Archivadores

Infraestructura (espacios de trabajo, teléfonos, otros)

Presupuestos - recursos financieros

PRO01GCT Contratación de servicios personales PRO02DPE Concurso abierto PRO11DPE Vinculación de supernumerarios y provisionales PRO03DPE Nómina

PRO08DPE Novedades de personal PRO07DPE Vacaciones

PRO01DPE Capacitación PRO04DPE Evaluación de desempeño administrativo PRO03SGC Acciones correctivas PRO04SGC Acciones preventivas PRO06SGC Control de no conformidades

Hoja de vida (registros de: identificación, educación, formación, habilidades, experiencia, comunicaciones, novedades, situación familiar, requisitos soportes de ingreso, seguridad social, pensiones, otros)

Acto administrativo de vinculación Contratos

Registro inducción

Registro de novedades (Nóminas de pagos, sanción, multa, llamado de atención, destitución, etc.)

Programa operativo y evaluaciones de resultados de capacitación

Certificados de asistencia y capacitación Programa ejecución de las evaluaciones de desempeño

Evaluación de desempeño de funcionarios Informes de resultados del desempeño Acto administrativo y notificación de desvinculación e informes a instituciones gubernamentales NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Ley 100 Decreto 2400/68 Decreto 1950/73 Ley 443/98 Ley 909/04

Las solicitudes de personal deben estar contempladas en el Plan de contratación de servicios personales y aprobadas por el Vicerrector al cual está adscrita la dependencia solicitante. Para vincular personal por contrato se requiere constancia de no existencia de personal disponible.

Para que un funcionario inicie labores se debe formalizar el acto administrativo y debe estar afiliado a las entidades de seguridad social y pensiones. Cumplimiento de requisitos para pensión.

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Frecuencia

Desempeño del personal Promedio de calificaciones de

desempeño de personal Trimestral 65% Marzo de 2005

Competencias

# Personal con competencias deseables

# Personal evaluado por competencias

Trimestral 80% Marzo de 2005

Vinculación del personal Sumatoria (Fecha solicitud - fecha

ingreso) Mensual 100% Vinculaciones <= 8 días Enero de 2005

Satisfacción de personal Promedio de satisfacción de personal Anual 60% Marzo de 2005

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Objetivo:

Alcance: Responsable

Planeación financiera Todos los procesos/dependencias

Acto administrativo aprobación Presupuesto

Formato de Solicitud de disponibilidad presupuestal y soportes (cuando aplique) Informe de constitución de reservas presupuéstales vigencia anterior

Recepción y estudio de información Apertura de libros Certificado de disponibilidad presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Ejecución presupuestal

Todas las dependencias

Rectoría

Contratación

Todas las dependencias/procesos

Acto administrativos: Afectan apropiación: Acuerdos, Resoluciones, Memorandos de traslados Afectan ejecución: Contratos,

Ordenes de compra, obra, suministro, servicio Cartas de invitación, Oficios, Resoluciones Facturas Pólizas Orden de pago Registro presupuestal Registro de cuentas por pagar

Registro de pagos efectivos

Registro presupuestal con los documentos soporte Orden de pago registrada Orden de pago efectivo registrada

Dependencias solicitantes Tesorería

Información presupuestal Registros Presupuéstales

Seguimiento y control de ejecución del presupuesto

Informe de ejecución presupuestal

Informe de ingresos y gastos de ejecución presupuestal

Todas las dependencias Contraloría (aprobado Rectoría)

Información presupuestal Ejecución presupuestal

Constitución de reservas

Rectoría Contraloría Archivo

Informe de constitución de reservas presupuéstales para siguiente vigencia (aprobada rectoría)

Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoría

Resultados de la eficacia de las acciones tomadas

Mejora del proceso presupuestal

Acción correctiva Acción preventiva Procesos y responsables involucrados Proveedores Planeación estratégica Usuarios y partes interesadas Proceso Presupuestal

Controlar la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos de la presente vigencia y la reserva presupuestal de la vigencia anterior de la UPN, mediante: La oportuna y confiable expedición de certificados de disponibilidad presupuestal, de conformidad con las solicitudes de los Jefes de dependencia o coordinadores de proyecto autorizados; Constitución de la reserva presupuestal y expedición de registros presupuéstales de los actos administrativos que soportan los compromisos; registro de las cuentas por pagar, y registro de pagos efectivos.

Aplica para todas las afectaciones presupuéstales que garanticen el adecuado y normal funcionamiento de la organización.

Este proceso es responsabilidad de la Vicerrectoria Administrativa y Financiera, apoyada por la División Financiera - Presupuesto, en cabeza del Jefe de presupuesto.

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Actualizado en 20-10-04 Proceso Presupuestal

Sistema de información Hardware y Software-Red Software SIDEF (Contraloría) Software PREDIS (Secretaria de Hacienda)

Papelería Archivadores

Infraestructura (espacios de trabajo, teléfonos, otros)

PRO02DFN - Certificado de Disponibilidad Presupuestal PRO03DFN - Certificado de Registro Presupuestal

PRO04DFN - Ordenes de pago PRO18DFN - Constitución de Reservas PRO06ODP Gestión de procedimientos y documentos

PRO08DSG Control de registros PRO03SGC Acciones correctivas PRO04SGC Acciones preventivas PRO06SGC Control de no conformidades

Certificado de disponibilidad presupuestal

Registro presupuestal Registro de cuentas por pagar Registro de pagos efectivos

NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 7.1, 7.5.1, 7.5.3, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5

Decreto 111/96 Estatuto general de presupuestos

Acuerdo 029/98 Estatuto presupuestal y financiero de la UPN

Los actos administrativos y compromisos adquiridos deben estar aprobados por el ordenador del gasto. Para vincular personal por contrato se requiere constancia de no existencia de personal disponible.

Para que un funcionario inicie labores se debe

Frecuencia

Oportunidad expedición CDP/CRP Sumatoria (Fecha expedición - fecha _{solicitud)/CDP y CRP} Mensual 100% de CDP y CRP expedidos _{en 2 días} Diciembre de 2004 Confianza expedición CDP/CRP # CDP o CRP con errores_{# CDP o CRP expedidos} Mensual 90% Diciembre de 2004

Oportunidad entrega informe ejecución presupuestal

(Fecha entrega real - fecha planificada)/informes de ejecución presupuestal Mensual 100% de informes de ejecución presupuestal expedidos en 10 días calendario Diciembre de 2004 Medición

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Consejo Académico Vicerrectoría Académica

Acuerdo de concurso público Oficio convocatoria

Selección y provisión de empleo

Acuerdo de concurso público Oficio convocatoria Perfil del cargo

Criterios de evaluación y ponderación de factores

Consolidado resultado del concurso o convocatoria

Informe de resultados convocatoria (catedráticos y ocasionales)

Resoluciones de lista de elegibles y desiertos

Resolución de clasificación Resolución de remuneración inicial

Candidatos a Docentes

Vicerrectoría Académica CIARP (Comité interno de asignación y reconocimiento de puntaje)

Todos los Departamentos y Facultades

Personal

Docente

Presupuestal

Solicitud de valoración (soportes de acuerdo a la valoración) CDP

Valoración docente

Estudio de asignación de puntaje Acta de sesión de comité

Oficio de información puntaje asignado Solicitud de disponibilidad presupuestal Oficio pagos (evaluadores externos) Resolución de reconocimiento (salarial y/o de bonificación) Archivo Docente Presupuestal Tesorería Personal/Docente/Facultades y Vicerrectoría Académica Proceso Reconocimiento

Gestionar los procesos académico-administrativos relacionados con los profesores universitarios, específicamente con: Estudiar la productividad académica de los profesores, asignar puntajes salariales y de bonificación, estudiar Hojas de Vida y asignar categorías, consolidar la evaluación del desempeño docente, registrar la carga académica de los profesores.

Aplica para todo el personal docente universitario de la UPN.

Este proceso es responsabilidad de la vicerrectoria académica, acompañada por el grupo de apoyo del Comité Interno de Asignación y Reconocimiento de Puntaje. Los departamentos o facultades realizan las actividades específicas relacionadas en los procedimientos.

(15)

Actualizado en 19-10-04 Proceso Reconocimiento

Departamentos Facultades

DAR División de Admisiones y Registro

CIUP Centro de Investigaciones de la Universidad Pedagógica DAE División de Asesorías y Extensión

Oficina de Planeación y Desarrollo

Plan de trabajo docentes (digital y físico)

Solicitudes de vinculación y clasificación

Formato de inhabilidades e incompatibilidades (ocasionales) Formato de novedades al plan de trabajo

Asignaturas

Proyectos de investigación aprobados

Proyectos de extensión

Proyectos de inversión Plan de Desarrollo Institucional PDI

Carga académica

Plan de trabajo oficial

Proyecto Resolución vinculación Proyecto Resolución de novedades

Personal, CIARP, Departamentos, Facultades Personal Normatividad Departamentos / Facultades Jefes de Departamentos / Facultades Departamentos / Facultades Programación evaluación de desempeño Instrumentos de evaluación de estudiantes/Autoevaluación de profesor/Jefe inmediato/Colegas Resultados evaluaciones/Actas Propuestas de mejora al proceso de evaluación de desempeño docente

Evaluación de desempeño docente-academicoadministrativos

Informe consolidado de evaluación desempeño de los docentes Reporte evaluación de desempeño docente

Resolución de asignación de puntaje por evaluación de desempeño

Vicerrectoría Académica-CIARP

Docente/Departamento-Facultad Personal-CIARP

Docente/Personal/CIARP

Todos los procesos Información

Seguimiento y control del personal

Informes - Estadísticas de los docentes MEN (ICFES, CESU, Viceministerio)

SNIES (sistema de información de educación superior) Dependencias UPN

Todos los procesos Partes interesadas

Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoría Resultados de la eficacia de las acciones tomadas

Mejora del proceso de reconocimiento

Acción correctiva Acción preventiva Procesos y responsables involucrados Planeación estratégica Partes interesadas

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Sistema de información Hardware y Software-Red Disponibilidad presupuestal para bonificaciones y evaluadores externos Evaluadores externos Papelería Archivadores Infraestructura (espacios de trabajo, teléfonos, otros) Presupuestos - recursos financieros

PRO01CAP - Asignación y Reconocimiento de Puntaje Salarial y por bonificación PRO02CAP – Vinculación Docentes de Planta PRO03CAP - Evaluación de Desempeño Docente PRO04CAP – Selección por Meritos

PRO05CAP – Concurso Abierto Docente

PRO06CAP – Vinculación Docentes de Cátedra y Ocasionales

Plan de trabajo

Hoja de vida (registros de:

identificación, educación, formación, habilidades, experiencia (al ingresar a la UPN), suspensiones, comisiones, Estudio de asignación de puntaje Solicitud de valoración (soportes de acuerdo a la valoración), de revisión, derechos de petición, copias de recursos de reposición

Acta de sesión de comité

Oficio de información puntaje asignado Resolución de reconocimiento Acuerdo de concurso público Oficio convocatoria Perfil del cargo

Criterios de evaluación y ponderación de factores

Consolidado resultado del concurso o convocatoria

Informe de resultados convocatoria (catedráticos y ocasionales) Resoluciones de lista de elegibles y desiertos

Proyecto resolución vinculación Resolución de clasificación Resolución de remuneración inicial Proyecto resolución de novedades Informe consolidado de evaluación

NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4, 6.2, 7.4, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

Decreto 1279/02

Acuerdo 038 del 2002 del consejo superior

Acuerdo 039 del 2002 del consejo académico

Cumplimiento en los tiempos de ejecución de las actividades para selección y provisión de cargos, valoración docente. Que los departamentos y facultades envíen a tiempo las evaluaciones de desempeño.

(17)

Frecuencia

Eficiencia en trámite valoración productividad

académica

Promedio solicitudes (Fecha

entrega - Fecha solicitud) Trimestral 100% en 45 días Marzo de 2005

Eficiencia en trámite valoración títulos

Promedio solicitudes (Fecha

entrega - Fecha solicitud) Mensual 100% en 30 días Diciembre de 2004

Productividad docente No. Puntos por tipo de

productividad por docente Semestral Junio de 2005

Desempeño del personal

Promedio de calificaciones de desempeño de docentes por

facultad

Semestral 80% Marzo de 2005

Asignación de puntajes conformes

Sumatoria 100 - (No puntajes con reclamaciones - No. Puntajes

asignados resueltos favorablemente)

Semestral 100% Diciembre de 2004

Asignación de categorías conformes

Sumatoria 100 - (Categorías con reclamaciones - Categorías

asignadas resueltas favorablemente)

Semestral 100% Diciembre de 2004

Carga académica conforme # Resoluciones de aclaración por

carga académica no conforme Mensual 0% Diciembre de 2004

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Dependencia solicitante Términos de Referencia CDP

Para Contratación de Personas Jurídicas: (Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio, fotocopia cedula de representante legal, Nit/Rut)

Para Invitaciones Públicas, soportes de acuerdo con Pliegos

Contratación Directa

Contrato Perfeccionado y Legalizado

Orden de Compra con acta de aprobación de pólizas (cuando se requiera)

Orden de servicio con acta de aprobación de pólizas (cuando se requiera)

Orden de Obra con acta de aprobación de pólizas (cuando se requiera)

Dependencia Solicitante Tesorería - Ordenes de Pago División de Personal - Proceso de Nómina

División Financiera - Registro Presupuestal

Para Contratación de Personal : Hoja de vida del personal con soportes (antecedentes disciplinarios, deudas con el estado, antecedentes penales, carta de la División de Personal, cédula, libreta militar)

Carta del contratista aceptando términos de referencia o aprobación de la propuesta del contratista.

Contratación de Servicios

Dependencia Solicitante Tesorería - Ordenes de Pago División de Personal - Proceso de Nómina

División Financiera - Registro Presupuestal

División de Servicios Generales Proceso Contratación

Realizar los trámites para la adquisición de bienes, suministros, servicios, realización de obras y demás que requiera la Universidad Pedagógica para la prestación de sus servicios.

Aplica para la realización de todos los procesos contractuales que ejecute la Universidad para sus diferentes áreas. Inicia con la solicitud del área y finaliza con el perfeccionamiento y la legalización del contrato

Este proceso en lo relacionado a contratos con formalidades plenas, es responsabilidad de la Oficina Jurídica. La División de Servicios Generales a través de las coordinaciones de Planta Física y Adquisiciones es responsable por la contratación sin formalidades plenas.

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Actualizado en 11-10-04 Proceso Contratación

Para Invitaciones Públicas, soportes de acuerdo con Pliegos

Invitación pública

Orden de Compra con acta de aprobación de pólizas (cuando se requiera)

División de Servicios Generales División Financiera - Registro Presupuestal

Dependencia solicitante Solicitud de Bienes, Obras y/o Servicios

División de Servicios Generales División Financiera - Registro Presupuestal

Quejas, reclamos, problemas No conformidades Mails, informes de auditoría Resultados de la eficacia de las acciones tomadas Mejoramiento Acción correctiva Acción preventiva Procesos y responsables involucrados Proveedores Planeación estratégica Usuarios y partes interesadas

Infraestructura

Archivadores

PRO01GCT Contratación Directa PRO02GCT - Invitación Pública PRO03GCT – Contratación de Servicios Personales

PRO09DPE Programación de Servicios Personales

Solicitud de bienes, suministros, servicios o realización de obras

Contrato Perfeccionado y Legalizado Orden de Compra Orden de servicio Orden de Obra NTC-ISO 9001:2000: 4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.3, 5.4, 6.1, 6.3, 7.4.2, 8.2.2, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Indicador Formula Frecuencia

Contratación

# Contratos solicitados

# Contratos elaborados Trimestral 80% Mar-05