UNIVERSIDAD ANDINA
“NÉSTOR CÁCERES VELÁSQUEZ”
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS
ESCUELA PROFESIONAL CONTABILIDAD
INFORME DE FINAL
INCIDENCIA DE LA AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO EN LA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA UNIVERSIDAD ANDINA
NÉSTOR CÁCERES VELÁSQUEZ-2014.
PRESENTADO POR:
Mgtr. JAVIER ISIDRO CUTIPA CARI
JULIACA – PERÚ
ÍNDICE
Pág RESUMEN
ABSTRACT
CAPÍTULO I EL PROBLEMA
1.1 EXPOSICIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA 01
1.2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 04
1.3 PLATEAMIENTO DEL PROBLEMA 06
1.3.1 PROBLEMA GENERAL 06
1.3.2 PROBLEMAS ESPECÍFICOS 06
1.4 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 06
1.5 OBJETIVOS 07
1.5.1 OBJETIVO GENERAL 07
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 08
CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL
2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN 09
2.1.1 INTERNACIONAL 09
2.1.2 NACIONAL 14
2.2 MARCO TEÓRICO 20
2.2.1 AUDITORÍA 20
2.2.1.1 FINALIDAD 21
2.2.1.2 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA 22
2.2.1.2.1 AUDITORÍA INTERNA 22
2.2.1.2.2 AUDITORÍA EXTERNA 24
2.2.1.2.3 AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS 27
2.2.1.2.4 AUDITORÍA OPERACIONAL 29
2.2.1.2.5 AUDITORÍA DE PROCEDIMIENTOS 29
2.2.1.3 TIPOS DE AUDITORÍA 30
2.2.1.4 ETAPAS DE LA AUDITORÍA 33
2.2.1.5 TÉCNICAS DE AUDITORÍA 35
2.2.1.6 INDEPENDENCIA 38
2.2.1.7 EL AUDITOR 39
2.2.1.8 ENFOQUE DE LA AUDITORÍA MODERNA 47
2.2.2 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 50
2.2.3 RIESGOS EN LA AUDITORÍA 51
2.2.3.1 RIESGO PROFESIONAL 52
2.2.3.2 RIESGO DE SATISFACCIÓN AL AUDITADO 54
2.2.3.3 RIESGO DE AUDITORÍA 55
2.2.3.4 RIESGO GLOBAL DE AUDITORÍA 60
2.2.4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 61
2.2.4.1 COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 72
2.2.4.1.1 AMBIENTE DE CONTROL 75
2.2.4.1.2 EVALUACIONES DE RIESGOS 78
2.2.4.1.3 ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 81
2.2.4.1.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 86
2.2.5 CONTROL INTERNO 92
2.2.5.1 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO 93
2.2.5.2 IMPORTANCIA 94
2.2.5.3 TIPOS DE CONTROL INTERNO 96
2.2.5.3.1 CONTROL EXTERNO 96
2.2.5.3.2 CONTROL INTERNO 97
2.2.5.3.3 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO 99
2.2.5.3.4 CONTROL INTERNO FINANCIERO 99
2.2.5.3.5 CONTROL INTERNO PREVIO 100
2.2.5.3.6 CONTROL INTERNO CONCOMITANTE 101
2.2.5.3.7 CONTROL INTERNO POSTERIOR 101
2.2.5.4 ANTECEDENTES EN LA APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO 103
2.2.5.5 EL CONTROL INTERNO EN LA ACTUALIDAD 105
2.2.5.6 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO 108
2.2.5.7 RELACIÓN DEL CONTROL INTERNO CON EL CICLO DE GESTIÓN 109 2.2.5.8 ELEMENTOS CLAVE DE TRÁNSITO HACIA LA VISIÓN ACTUAL DEL CI 110
2.2.5.9 EL CI EN EL MARCO DEL GOBIERNO CORPORATIVO 112
2.2.5.10 RELACIÓN DEL CI CON EL GOBIERNO CORPORATIVO 114
2.2.5.11 EL CONTROL INTERNO COMO PROCESO INTEGRAL 116
2.2.6 ENFOQUE COSO DEL CONTROL INTERNO 117
2.2.6.1 EL AMBIENTE DE CONTROL 117
2.2.6.1.1 FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN 118
2.2.6.1.2 INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS 120
2.2.6.1.3 ADMINISTRACIÓN ESTRATÉTICA 120
2.2.6.1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 122
2.2.6.1.5 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS 123
2.2.6.1.6 COMPETENCIA PROFESIONAL 124
2.2.6.1.7 ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONASABILIDAD 125
2.2.6.1.8 ORGANO DE CONTROL EMPRESARIAL 126
2.2.6.2 EVALUACIÓN DE RIESGOS 127
2.2.6.2.1 PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 128
2.2.6.2.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS 129
2.2.6.2.3 VALORACIÓN DE LOS RIESGOS 131
2.2.6.2.4 RESPUESTA AL RIESGO 133
2.2.6.3 ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 134
2.2.6.3.1 PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN 135
2.2.6.3.2 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES 136
2.2.6.3.3 EVALUACIÓN COSTO BENEFICIO 137
2.2.6.3.4 VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES 138
2.2.6.3.5 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 138
2.2.6.3.6 RENDICIÓN DE CUENTAS 139
2.2.6.3.7 CONTROLES PARA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN 140
2.2.6.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 142
2.2.6.4.1 FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN 143
2.2.6.4.2 INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD 144
2.2.6.4.3 SISTEMAS DE INFROMACIÓN 144
2.2.6.4.4 COMUNICACIÓN INTERNA 146
2.2.6.4.5 COMUNICACIÓN EXTERNA 147
2.2.6.5 SUPERVISIÓN 148
2.2.6.5.1 PREVENCIÓN Y MONITOREO 149
2.2.6.5.2 MONITOREO OPORTUNO DEL CONTROL INTERNO 150
2.2.6.6 SEGUIMIENTO DE RESULTADOS 152
2.2.6.6.1 REPORTE DE DEFICIENCIAS 152
2.2.6.6.2 IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS 152
2.2.6.7 AUTOEVALUACIÓN 154
2.2.7 EFECTIVIDAD DEL ENFOQUE COSO DEL CONTROL INTERNO 157
2.3 MARCO CONCENTUAL 160
2.3.1 AUDITORÍA 160
2.3.2 AUDITORÍA INTERNA 160
2.3.3 AUDITORÍA EXTERNA 161
2.3.4 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 161
2.3.5 AUDITORÍA FINANCIERA 161
2.3.6 AUDITORÍA OPERACIONAL 161
2.3.7 AUDITORÍA ESPECIAL 162
2.3.8 CONTROL 162
2.3.9 CONTROL INTERNO 162
2.3.10 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO 163
2.3.11 CONTROL INTERNO FINANCIERO 163
2.3.12 CONTROL POSTERIOR INTERNO 163
2.3.13 CONTROL POSTERIOR EXTERNO 164
2.3.14 ENTORNO DE CONTROL 164
2.3.15 AMBIENTE DE CONTROL 164
2.3.16 EFICIENCIA 165
2.3.17 EFICACIA 165
2.3.18 EVALUACIÓN DE RIESGOS 166
2.3.19 GESTIÓN 166
2.3.20 TECNOLOGÍA DE LA INFROMACIÓN 167
2.3.21 CONTROL GERENCIAL 167
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN 168
3.1.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 169
3.1.2 NIVEL DE INVESTIGACIÓN 169
3.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 170
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA 170
3.3.1 POBLACIÓN 170
3.3.2 MUESTRA 171
3.4 TÉCNICA E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN 172
3.4.1 TÉCNICAS 172
3.4.2 INSTRUMENTOS 173
3.5 HIPÓTESIS 173
3.5.1 HIPÓTESIS DE TRABAJO 173
3.5.2 SUB HIPÓTESIS 174
3.6 OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES E INDICADORES 174
3.7 CONTRASTACIÓN DE LA HIPÓTESIS 176
CAPÍTULO IV
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
4.1 RESULTADOS Y DISCUSIÓN 182
4.2 CONCLUSIONES 229
4.3 SUGERENCIAS 231
RESUMEN
En la Universidad Andina Néstor Cáceres Velásquez de la ciudad de Juliaca (UANCV), la importancia de tener un buen sistema de control interno permitiría comprobar la eficiencia y la productividad al momento de establecerlos. Es bueno resaltar, que la UANCV es de derecho privado, y si aplicaría controles internos en sus procesos académicos y administrativos, conduciría a tener un sistema más ágil, es por eso, la importancia de tener una auditoría de control interno que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión administrativa, porque el 41% manifiesta que el ambiente de control en la UANCV es deficiente y 15% es regular; por consiguiente es necesario hacer cambios con urgencia para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos académicos y administrativos.
El 54% opina es regular en la UANCV los mecanismos de administración estratégica, es decir las autoridades de la UANCV no conciben la auditoría de control interno como una poderosa herramienta de diagnóstico, análisis y toma de decisiones frente a la gestión administrativa para las unidades académicas y áreas administrativas. También 47% entiende que es deficiente en la UANCV los controles de riesgos de error de información financiera y 31% opina es regular, entonces, aun la autoridades universitarias, la asamblea universitaria y consejo universitario no están al pendiente de que existan políticas y procedimientos adecuados y suficientes con respecto a los riesgos de fraude; así como, dar seguimiento a una vigilancia permanente mediante reportes que se emitan de las diferentes oficinas de la UANCV, en la producción de servicios académicos, administración y finanzas.
resultados nos indican que los personales administrativos aun no aseguran confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y oportunidad de la información que generan y comunican. Para ello las autoridades de la UANCV deberían implementar una unidad de auditoría de control interno, que realice todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, para desarrollar adecuadamente las actividades académicas y administrativas, estableciendo responsabilidades a los decanos, directores, jefes de oficina y encargados de las todas las áreas administrativas, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos en el cumplimiento de la misión y visión de la UANCV.
ABSTRACT
In the Andean University Néstor Cáceres Velásquez of the city of Juliaca (UANCV), the importance of having a good system of internal control would allow to check the efficiency and the productivity to the moment to establish them. It is good to stand out that the UANCV is of private right, and if it would apply internal controls in its academic and administrative processes, it would drive to have a more agile system, it is for that reason, the importance of having an audit of internal control that is able to verify that the controls are completed to give a better vision on its administrative administration, because 41% apparent what the control atmosphere in the UANCV is faulty and 15% is to regulate; consequently it is necessary to make changes with urgency to reach and to ratify the efficiency, effectiveness, effectiveness and economy in all the academic and administrative processes.
The 54% says it is to regulate in the UANCV the mechanisms of strategic administration, that is to say the authorities of the UANCV don't conceive the audit of internal control as a powerful tool of diagnostic, analysis and taking of decisions in front of the administrative administration for the academic units and administrative areas. 47% also understands that it is faulty in the UANCV the controls of risks of error of financial information and 31% say it is to regulate, then, the university authorities, the university assembly and university advice are not even to the slope that they exist political and appropriate and enough procedures with regard to the fraud risks; as well as, to give pursuit to a permanent surveillance by means of reports that they are emitted of the different offices of the UANCV, in the production of academic services, administration and finances.
generate and they communicate. For it the authorities of the UANCV should implement an unit of audit of internal control that carries out the whole process of to design and to implement the system of internal control, to develop the academic and administrative activities appropriately, establishing responsibilities to the deans, directors, office bosses and in charge of those all the administrative areas, establishing measures of security, control and auto control and objectives in the execution of the mission and vision of the UANCV.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.6 EXPOSICIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
La Universidad Andina “Néstor Cáceres Velásquez”-UANCV, fue creada al fragor del esfuerzo e impulso de la población juliaqueňa y de un grupo de autoridades que visionaron a una Universidad para esta pujante provincia de San Román.
La UANCV, fue creada con la ley N° 23738 promulgada el 28 de diciembre del año 1983, dando inicio a su funcionamiento con las siguientes carreras universitarias: Contabilidad, Ingeniería Civil, Administración de Empresas, Derecho, Educación y Obstetricia.
Hoy la Universidad Andina tiene cuatro sedes (en Juliaca (sede central), Puno, Ilave y filial en Arequipa), ocho facultades académicas, 27 escuelas profesionales en el pre grado; programas de segundas especializaciones, diplomados, maestrías y doctorados; en las sedes principales y sedes itinerantes. El ingreso a la universidad se logra mediante dos exámenes de selección por año.
Por mucho tiempo el alcance del sistema de control interno estuvo limitado a las áreas económicas, se hablaba del mismo y se tenía la cultura de que era característico de las actividades de contabilidad y finanzas; el resto de las áreas operacionales y de hecho sus trabajadores no se sentían involucrados
Al implementar el control interno la organización debe garantizar el seguimiento apropiado a sus procesos realizados sino de nada sirve el trabajo ejecutado, como también se debe estar realizando revisiones y ajustes de acuerdo a las necesidades de las operaciones, a los resultados y las evaluaciones habidas.
La UANCV cuenta con una oficina encargada de colaborar en la adecuación de los controles internos establecidos, en la cual no se observa eficacia y eficiencia de los procesos de gestión administrativa, y es regular el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales de la UANCV, para mitigar riesgos. Asimismo, no logra cumplir con los objetivos y no aporta un enfoque sistemático y disciplinado, para poder evaluar y optimizar los procesos de gestión de riesgos, control y gestión administrativa; por consiguiente no agrega valor y no mejora en las operaciones; y, casi no evalúan la exposiciones de riesgo de la gestión de las autoridades universitarias, también no se audita las operaciones y de los sistemas informáticos, con respecto a: eficacia y eficiencia de las operaciones de índole administrativo - financiero y académico, confiabilidad e integridad de la información administrativa - financiera y académica, protección de activos, cumplimiento de normas, regulaciones y contratos.
Finalmente, el presente trabajo está referido a la manera en la cual la auditoría de control interno puede coadyuvar, con propiedad, el ejercicio adecuado en la gestión administrativa en la UANCV.
1.7 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
administrativos, conduciría a tener un sistema más ágil, es por eso, la importancia de tener una auditoría de control interno que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión administrativa.
El objetivo del presente trabajo de investigación, es caracterizar cómo la auditoría de control interno en la UANCV, por medio de manuales de procedimientos afianzaría las fortalezas de la universidad frente a la gestión administrativa. En razón de esta caracterización que adquiere la auditoría de control interno para las unidades académicas y áreas administrativas de la UANCV, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos académicos y administrativos.
medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento de la misión y visión de la UANCV.
En la perspectiva que planteo el problema observado en la UANCV, puedo afirmar que las unidades académicas y áreas administrativas de la UANCV, al no aplicar controles internos adecuados, podrían correr el riesgo de tener desviaciones en sus procesos académicos y administrativos, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para la gestión de la autoridades universitarias, e incluso podría llevar el mismo a una crisis de gestión administrativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de la gestión universitaria.
Finalmente, al problema observado de la realidad de la UANCV, resulta claro, que la aplicación de la auditoría de control interno incidiría favorablemente en la gestión administrativa; implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de incidir positivamente en la gestión administrativa de la UANCV.
1.8 PLATEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.8.1 PROBLEMA GENERAL
1.8.2 PROBLEMAS ESPECÍFICOS
a) ¿Cómo incide las actividades de control interno en la eficiencia de la gestión administrativa de la UANCV?
b) ¿Cómo incide el ambiente de control en la eficacia de la gestión administrativa de la UANCV?
c) ¿Cómo es la relación entre la auditoría del control interno y la gestión administrativa de la UANCV?
1.9 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
1.10 OBJETIVOS
1.10.1 OBJETIVO GENERAL
Caracterizar cómo la auditoría del control interno incide en la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa de la Universidad Andina Néstor Cáceres Velásquez.
1.10.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) Establecer cómo la actividad de control interno incide en la eficiencia de la gestión administrativa de la UANCV
b) Establecer cómo incide el ambiente de control en la eficacia de la gestión administrativa de la UANCV
c) Explicar cómo es la relación entre la auditoría del control interno y la gestión administrativa de la UANCV.
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.4 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
2.4.1 INTERNACIONAL
TÍTULO:
AUDITORIA UNIVERSITARIA Y CALIDAD AUTOR: Mª del Pilar T. Jiménez Tello Tesis doctoral, Barcelona, junio de 2007
RESUMEN
En los centros de Educación Superior no estamos teniendo en cuenta a la hora de evaluar que existen una pluralidad de inteligencias, y las pruebas de evaluación se siguen realizando en función de los estándares establecidos que fijan su fortaleza en la memoria del estudiante. Sin embargo, está más que demostrado que hay otras inteligencias, y que muchas veces el que tiene memoria no tiene la inteligencia de la creatividad, intuición, el espíritu emprendedor.
se hace, que aparentemente el transgresor de las normas “generalmente adoptadas” en el ámbito universitario es el auténtico creador e innovador, pero siguiendo los parámetros de medición establecidos siempre resultará mal evaluado. Hemos oído muchas veces que la creatividad y la locura van de la mano, y ello nos lleva a afirmar que vemos en la creatividad algo anormal fruto de ese caos en el que se desarrolla la nueva idea, obra, resultado de investigación, etc.
En los procesos de auditoría y evaluación, deberíamos tener auditores y evaluadores profesionales sin orejeras, para que pudieran observar y analizar todas esas singularidades. Uno de los retos de los evaluadores sería detectar algo singular, incluso aunque no lo identifiquen bien, porque reflejar eso que les ha llamado la atención puede ser un elemento que nos lleve a la identificación de nuevos valores que se pueden incorporar al proceso.
TÍTULO:
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA COMPAÑÍA DATUGOURMET CIA. LTDA.
AUTOR:Jimena Mercedes Segovia Villavicencio Universidad Central del Ecuador
RESUMEN:
El presente trabajo documenta el diseño e implementación de un Sistema de Control Interno para una empresa privada domiciliada en la ciudad de Quito – Ecuador; empresa dedicada a la venta de productos alimenticios de alta calidad; para supermercados, hoteles y restaurantes de prestigio o de comidas especializadas. El estudio inicia con la aplicación de la herramienta administrativa llamada FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), en busca de factores internos y externos, que contribuyan a la determinación, formulación e implementación de controles claves para el fortalecimiento de su ambiente de control.
TÍTULO:
CONTROL INTERNO Y SU INCIDENCIA EN LA RENTABILIDAD DE EMPRESA COBROS DEL NORTE S.A
AUTOR:Fátima Johana Paiva Acuña.
TÍTULO:
EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA CAJA DE AHORRO Y CRÉDITO ECOS DEL HUALLIL. AUTOR:Diana Elizabeth Sánchez Llanos
RESUMEN:
2.4.2 NACIONAL
TITULO:
LA AUDITORÍA PARA EL APROPIADO CONTROL INTERNO EN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA DE NIVEL SUPERIOR
AUTOR:Manuel Espinoza cruz.
Auspiciado por la Universidad Privada de Tacna
RESUMEN:
TÍTULO:
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL ÁREA DE ABASTECIMIENTO PARA DETECTAR RIESGOS OPERATIVOS EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE POMALCA -2012
AUTOR:Zarpan Alegría Diana Janeth
RESUMEN
descriptivo- explicativo. La investigación se considera relevante porque la ineficiencia en la implementación de un sistema de control trae consecuencias graves, como ineficiencia en la satisfacción de las necesidades de la población e incumplimiento de las metas propuestas. Tanto como el sector público y privado, son la clave para el desarrollo del país, y para ello debemos tener conocimiento sobre, aplicación de sus políticas y el cumplimiento de normas éticas. Dentro de las conclusiones de la evaluación del sistema de control interno del área de abastecimiento en la municipalidad distrital de Pomalca, se identificaron cinco riesgos potenciales originados como consecuencia de las deficiencias detectadas en cada área, dentro de los cuales tenemos; adquisición de productos innecesarios; excesivos costos de bienes adquiridos, extravió, deterioro, robo sistemático de los bienes almacenados; deficiente desempeño del recurso humano.
TITULO:
CONTROL INTERNO GERENCIAL COMO IMPULSO A LA GESTIÓN DE UNA EMPRESA PRIVADA DE TELECOMUNICACIONES.
AUTOR:Cachay Aliaga, Wilson James
Tesis para optar el grado Académico de Magister en Ciencias Contables con mención en Auditoría de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos
RESUMEN
situación de las telecomunicaciones en el Perú y la situación de las empresas operadoras. Comenta la problemática general y específica de los diferentes sistemas administrativos de gestión que afecta e impiden lograr un efectivo logro de metas y objetivos. Finalmente presenta conclusiones y recomendaciones del tema.
TITULO:
EL INFORME DE AUDITORÍA EN LA IDENTIFICACIÓN DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS, CIVILES Y PENALES COMO INSTRUMENTO DE CONTROL EN LA GESTIÓN PÚBLICA
AUTOR:Cartolín Pastor, Celia
Tesis para optar el grado Académico de magíster en contabilidad con mención en auditoría superior.
RESUMEN
organismos jurisdiccionales para el respectivo proceso judicial.
2.5 MARCO TEÓRICO
2.5.1 AUDITORÍA
El origen de la palabra es del verbo inglés to audit, que significa ‘revisar’, ‘intervenir’,1 y es utilizado principalmente en to audit accounting, que es el concepto de auditoría.
El origen etimológico de la palabra es del verbo latino audire, que significa ‘oír’, que a su vez tiene su origen en que los primeros auditores ejercían su función juzgando la verdad o falsedad de lo que les era sometido a su verificación principalmente oyendo.2
Samuel M. (2009); define que, “La Auditoria de Control Interno menciona que: “La Auditoria ha sido en el mundo, una práctica cada vez más extendida y de importancia creciente en los más diversos aspectos de la vida social, de negocios y gubernamental, Auditoria es el empleo o cargo del auditor, el tribunal o despacho del auditor, la auditoria es un método que busca acercar una materia sujeto a un criterio, en función de un objetivo superior de control”.
1Diccionario inglés—español-Aleman (1993). Editorial Cultural, Madrid. ISBN 84-86732-25-5
2Lattuca, Antonio; Mora, Cayetano y otros: Manual de Auditoría. Federación Argentina de Consejos
La auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado, que puede ser una persona, organización, sistema, proyecto o producto, con el objeto de emitir una opinión independiente y competente.
Aunque hay muchos tipos de auditoría, la expresión se utiliza generalmente para designar a la «auditoría externa de estados financieros», que es una auditoría realizada por un profesional experto en contabilidad, de los libros y registros contables de una entidad, para opinar sobre la razonabilidad de la información contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las normas contables.
La auditoría es una serie de métodos de investigación y análisis con el objetivo de producir la revisión y evaluación profunda de la gestión efectuada3.
2.5.1.1 FINALIDAD
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:
Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial
Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
3Amado Suárez, Adriana et al. (2008). Auditoría de comunicación, editorial La Crujía, Buenos Aires. ISBN
Descubrir errores y fraudes.
Prevenir los errores y fraudes
Estudios generales sobre casos especiales, tales como:
a. Exámenes de aspectos fiscales y legales
b. Examen para compra de una empresa ( cesión patrimonial) c. Examen para la determinación de bases de criterios de
prorrateo, entre otros.
Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica.
2.5.1.2 CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
Matías García y otros (2005); Afirma los siguientes tipos de auditoría:
2.5.1.2.1 AUDITORÍA INTERNA
Auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control.
determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.
Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.
parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.
2.5.1.2.2 AUDITORÍA EXTERNA
Responde a intereses ajenos a los de su propia conducción o administración, es por ello, que se requiere un profesional en ciencias económicas de criterio independiente, puesto que debería emitir opinión sobre el actuar de la administración que genera la información contable de la empresa y sobre la información generada en sí misma. En si la auditoría externa es el proceso de relevamiento y control de información, realizado por un tercero independiente al que preparo la información, con la única intención de establecer una cierta razonabilidad de la misma, y dando conocer un resultado final de su examen en forma escrita para que él mismo sea oponible a terceros.
con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.
La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc.
Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación.
Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.
2.5.1.2.3 AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS
establecer su razonabilidad y presentando los resultados del examen a través de su opinión, o dictamen.
Para un mejor examen de la información financiera contenida en los estados financieros básicos, ésta se descompone en partes manejables llamadas componentes, Estos componentes, también denominados circuitos o transaccionales, están referidos a ciclos operativos, tales como: Compras, Cuentas por Pagar, Pagos; Activo Fijo y Depreciación; Costos y Pasivos Laborales, Existencias, Costo de Producción y Costo de Ventas.
Los auditores independientes y las sociedades de auditoria son los que realizan este tipo de trabajo, apoyándose en la Normas Internacionales de Auditoria (NIAs). Los clientes requieren la Auditoria Financiera fundamentalmente porque desean conocer si sus estados financieros están razonablemente presentados y pueden confiar en ellos para tomar decisiones; algunos otros, felizmente cada vez menos, la requieren sólo por cumplimiento de disposiciones de los organismos de control.
En nuestro país se encuentran vigentes las NIAs; sin embargo, es de uso común el citar las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAs o SAS, por las iniciales en inglés).
NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA
La modernidad nos ha impuesto nuevos retos profesionales y estamos enfrentándolos. Las NIAs constituyen un requisito formal que debe cumplir el auditor independiente y éstas han ido adaptándose a los cambios, producto de la apertura de mercados y globalización.
Estas normas que han sido emitidas por la Internacional Federation of Accountants (IFAC), entidad que fue creada en 1977 para uniformizar la normatividad de los diferentes países que la conforman (de la cual Perú es país miembro), fueron codificadas en 1995 y comprende 36 secciones sobre normas y 10 secciones sobre prácticas. La IFAC ha realizado un importante esfuerzo, pero debe ser aún mayor para la armonización mundial de la auditoria.
Es necesario precisar que durante muchos años hemos utilizado como base de nuestro trabajo y redacción de informes las denominadas “Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas” (NAGAs), éstas han sido y son emitidas por el AICPA (siglas del: Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados); las NIAs, por su amplio espectro y países de aplicación, se constituyen en la consecuencia lógica del proceso de evolución de las NAGAs.
2.5.1.2.4 AUDITORÍA OPERACIONAL
auditado se pide un informe de recomendaciones que ayuda a la administración a mejorar su funcionabilidad.
2.5.1.2.5 AUDITORÍA DE PROCEDIMIENTOS
Esta auditoría busca la revisión en particular del cumplimiento de alguna regla, norma o reglamento determinado fijado previamente por la empresa, muchas compañías piden que se le realicen relevamientos del cumplimiento de la legislación laboral o previsional que dictamina del gobierno en busca de diferencias en cuanto a la aplicación de salarios mínimos de la actividad, complimientos de contratos, etc.
2.5.1.3 TIPOS DE AUDITORÍA4
Auditoría de comunicación, la realizada por un profesional, experto en comunicación e imagen, sobre los estados de la comunicación interna y externa de una organización.
Auditoría de estados financieros, la realizada por un profesional, experto en auditoría que realiza el examen sobre los estados financiero -llamados contables en algunos países- de una entidad o ente, con el fin de emitir una opinión independiente sobre el apego de dichos estados a las Normas Internacionales de Información Financiera u otra normatividad aplicable según la legislación o lineamientos particulares según la actividad del sujeto auditado.
Auditoría administrativa, es la técnica de control administrativo que examina -sistemática e integralmente- el grado de eficiencia en la aplicación del proceso administrativo a las distintas funciones de una entidad, así como la manera en que esta eficiencia influye en la efectividad de las mismas5.
Auditoría energética, una inspección, estudio y análisis de los flujos de energía en un edificio, proceso o sistema con el objetivo de comprender la energía dinámica del sistema bajo estudio.
Auditoría jurídica, la efectuada por un profesional del derecho, con capacidad y experiencia en derecho civil o militar que realiza la revisión, examen y evaluación de los resultados de una gestión específica o general de una institución o cuerpo, con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño.
Auditoría informática, proceso de recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema de información salvaguarda el activo empresarial, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organización y utiliza eficientemente los recursos.
Auditoría web, proceso cuya realización da lugar a un informe de las vulnerabilidades, riesgos, potenciales fallas de seguridad,
análisis de rendimientos y tiempos de carga, eficiencia del código, etc. de una página web.
Auditoría medioambiental, cuantificación de los logros y la posición medioambiental de una organización.
Auditoría social, proceso que una empresa u organización realiza con ánimo de presentar balance de su acción social y su comportamiento ético.
Auditoría de seguridad de sistemas de información, análisis y gestión de sistemas para identificar y posteriormente corregir las diversas vulnerabilidades que pudieran presentarse en una revisión exhaustiva de las estaciones de trabajo, redes de comunicaciones o servidores.
Auditoría de innovación, proceso de obtención información sobre la situación actual de la empresa frente a la innovación.
Auditoría política, revisión sistemática de los procesos y actividades, orientadas ideológicamente, de toma de decisiones de un grupo para la consecución de unos objetivos, en beneficio de todos.
Auditoría electoral, la realizada a sistemas electorales de los diferentes países con sistema democrático y se realizan para darle confiabilidad y transparencia al sistema.
Auditoría de accesibilidad, revisión de la accesibilidad de un sitio web por parte de un experto.
Auditoría de código de aplicaciones, proceso de revisar el código de una aplicación para encontrar errores en tiempo de diseño.
Auditoría Sarbanes-Oxley o auditoría SOx, revisión es practicada a las firmas de auditoría de las compañías que cotizan en bolsa, de acuerdo a lo prescrito por la ley Sarbanes-Oxley.
Auditoría científico-técnica, realizada a instituciones encargadas de la investigación científica y técnica en las diferentes áreas del trabajo humano.
Auditoría forense, cuando se revisan datos y documentos históricos de empresas y se comparan con el fin de detectar principalmente fraudes, robos, trucos fiscales, trucos contables o cualquier otra situación anómala en la que se investiga a los involucrados intelectuales y materiales del hecho; regularmente se hacen estimaciones en dinero de las cifras malversadas.
Auditoría de Prevención, constituye la única herramienta para poder hacer un seguimiento del cumplimiento efectivo de las actividades preventivas desarrolladas por las empresas, tanto si asumen la prevención como si la tienen externalizada parcial o completamente.
2.5.1.4 ETAPAS DE LA AUDITORÍA
Control Previo: Formulación, elaboración y aprobación de las distintas normas jurídicas y administrativas que sirven para regular, encuadrar y regir la ejecución de las operaciones y acciones de cualquier organización, ya sea de una empresa o entidad, así como de un área funcional.
Asimismo, estas normas pueden ser de carácter general y específico, así, por ejemplo:
o Reglamento Interno (R.I)
o Manual de Organización y Funciones (M.O.F.)
o Manual de Procedimientos (MM.PP)
o Diagramas de procedimientos (DD.PP)
o Instancias de autoridad- facultad para tomar determinadas decisiones.
o Niveles de autorización para firmar los comprobantes o documentos de pago.
Control Posterior: Es el examen y evaluación de las actividades, tareas y operaciones que fueron realizadas por el personal, después que estas han sido ordenadas y programadas. Dicho control es efectuado por los técnicos profesionales que tienen categoría de Auditores que tienen la facultad de practicar las Auditorias, con el objetivo fundamental de detectar deficiencias, errores e irregularidades que han sido cometidas por el personal ya sea en forma voluntaria o involuntaria en el grado de cumplimiento de sus responsabilidades.
2.5.1.5 TÉCNICAS DE AUDITORÍA
Las técnicas son recursos particulares de investigación que el auditor utiliza para obtener evidencias de auditoria. Las técnicas se clasifican en:
a) Estudio General
Consiste en la evaluación que hace el auditor en base a su criterio profesional, de las características generales de las empresas, para formarse una opinión preliminar de la situación administrativa, de control interno, procesos operativos y el contexto en que desarrolla sus actividades. Esta técnica es aplicada antes que cualquier otra, porque permite orientar al auditor en el uso de los otros recursos.
b) Análisis
El análisis generalmente se aplica a segmentos o rubros genéricos de los estados financieros, pudiendo ser de dos clases:
Análisis de saldos:
Luego de establecer los cargos y abonos de determinadas cuentas que tienen su compensación con los cargos y abonos de otras cuentas, el análisis se restringe a las partidas que quedaron pendientes y que forman el saldo neto de la cuenta en estudio.
Análisis del movimiento:
Cuando no es posible la identificación de cargos y abonos ente cuentas o cuando no convenga hacerlo, el análisis deberá realizarse agrupando homogéneamente movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo final de la cuenta en estudio.
c) Inspección
Partiendo del hecho que los datos de la contabilidad en diversas ocasiones representan la valorización de bienes materiales o documentos que pueden ser verificables, a la inspección se define como el examen físico de estos bienes o documentos con la finalidad de comprobar su existencia y autenticidad.
d) Confirmación
La empresa auditada solicita a los bancos, clientes y proveedores confirmación de los saldos de sus cuentas del activo y pasivo. Dicha información es enviada directamente a los auditores, a solicitud de la empresa, con la finalidad de cruzarlos con los registros contables.
e) Investigación
Esta técnica se utiliza generalmente para evaluar el control interno implementado y en funcionamiento en la empresa, se obtiene de los funcionarios, empleados de las diferentes áreas de la empresa.
f) Observación
Esta técnica puede definirse como una inspección menos formal, en la cual el auditor personalmente y de manera abierta o discreta verifica la forma como se realizan las operaciones.
h) Cálculo
Es la verificación aritmética de aquellas cuentas u operaciones que requieren fundamentalmente cómputos sobre bases indicas tales como: intereses, depreciaciones, compensación por tiempo de servicios, indicadores financieros, etc.
i) Verificación
Acción y efecto de examinar y comprobar la fehacientemente las operaciones contables. La verificación puede ser Selectiva o Parcial.
2.5.1.6 INDEPENDENCIA
El requisito básico para la realización de una auditoría es la independencia, que comprende los siguientes puntos:
Independencia mental: El estado mental que permite proporcionar una opinión sin ser afectados por influencias que comprometan el juicio profesional y su dirección, permitiendo a una persona actuar con integridad, y ejercer objetividad y escepticismo profesional.
Independencia aparente: Cuando se evitan hechos y circunstancias que sean tan importantes que un tercero juicioso e informado, con conocimiento de toda la información relevante, incluyendo cualesquiera salvaguardas que se apliquen, concluiría de manera razonable que la integridad, objetividad o escepticismo profesional del equipo auditor para atestiguar hubieran sido comprometidos.
2.5.1.7 EL AUDITOR
Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupación técnica.
Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el auditor cuenta con una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.
Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.
Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.
Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización
Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles
Revisar el flujo de datos y formas.
Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.
Evaluar los registros contables e información financiera. Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y
revisión continua de avances.
Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.
Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.
a. Conocimientos que debe poseer
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.
Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación:
Académica
Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir en el estudio.
Complementaria
Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.
Empírica
Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sin contar con un grado académico.
Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar él ó los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen. También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.
Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.
b. Habilidades y destrezas
En forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su carácter.
conveniente que, quien se dé a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes características:
• Actitud positiva.
• Estabilidad emocional. • Objetividad.
• Sentido institucional. • Saber escuchar. • Creatividad.
• Respeto a las ideas de los demás. • Mente analítica.
• Conciencia de los valores propios y de su entorno. • Capacidad de negociación.
• Imaginación.
• Claridad de expresión verbal y escrita. • Capacidad de observación.
• Iniciativa. • Discreción.
• Facilidad para trabajar en grupo. • Comportamiento ético.
c. experiencia
Por la naturaleza de la función a desempeñar existen varios campos que se tienen que dominar:
Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización. Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización. Conocimiento de esfuerzos anteriores
Conocimiento de casos prácticos.
Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de otra naturaleza.
Conocimiento personal basado en elementos diversos.
d. Responsabilidad profesional
El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.
Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en:
Preservar la independencia mental
Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridas
También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, porque debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una auditoría.
Es conveniente señalar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos.
Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen específicamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeño, destacando las siguientes:
Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organización que se va a auditar
Interés económico personal en la auditoría
Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas
Relación con instituciones que interactúan con la organización
Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o antiética
Los segundos están relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su función de manera puntual y objetiva como son:
Injerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para la ejecución de la auditoría.
Interferencia con los órganos internos de control
Presión injustificada para propiciar errores inducidos
En estos casos, tiene el deber de informar a la organización para que se tomen las providencias necesarias.
Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función está sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como:
Objetividad. - Mantener una visión independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.
Responsabilidad. - Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente. Integridad. - Preservar sus valores por encima de las
presiones.
Confidencialidad. - Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos.
Compromiso. - Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para la que presta sus servicios. Equilibrio. - No perder la dimensión de la realidad y el
significado de los hechos.
Institucionalidad. - No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organización a la que pertenece. Criterio. - Emplear su capacidad de discernimiento en forma
equilibrada.
Iniciativa. - Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.
Imparcialidad. - No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales.
Creatividad. - Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.
2.5.1.8 ENFOQUE DE LA AUDITORÍA MODERNA
a) Auditoria a medida, denominado también de “alcance variable”, dependiendo del objetivo fundamental y del tiempo comprendido en el examen. Considerar que una organización cambia frecuentemente.
b) Top Down,el trabajo siempre se va a realizar partiendo de los más altos niveles que nos lleven a seleccionar los mejores procedimientos de auditoria.
c) Aserciones como eje central del examen, consisten en evaluar las afirmaciones contenidas en la información financiera y resultados por componentes relacionados.
e) Evaluación global del riesgo, es importante considerar el riesgo general del trabajo a realizar en vez de riesgos individuales o por componentes, para la determinación del enfoque a elegir
f) Conocimiento acumulado, debe ser utilizado al máximo; por ello, la participación de los profesionales de mayor experiencia, sobre todo al inicio del trabajo (planeamiento)
g) Integración con sistemas,la dependencia cada vez mayor de los sistemas computarizados origina que el auditor utilice esta herramienta para hacer más eficiente su trabajo a la vez de revisar como es utilizado por el cliente.Además, utilizará el/los softwares más avanzados que están a su alcance para realizar su labor con gran eficiencia.
h) Relación con el Planeamiento Estratégico de la entidad,
el análisis SWOT, detalle de fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas que el auditor debe conocer para llegar a recomendaciones orientadas a la eficiencia y economía
i) Consideración de las áreas o unidades de la empresa como “Clientes”,
Cambio de pensamiento, lo que estamos prestando es un servicio interno o externo y que en cualquier caso será cobrado o compensado.
j) Consideración de mejoras en la entidad,
dimensionamiento, Reingeniería de Procesos, Benchmarking, Costos basados e actividades, calidad total, entre otros. El audito debe conocer a cabalidad tales cambios, ya que después tendrá que revisarlos
en el solucionador de sus problemas e inquietudes.
l) Asumir una actitud empática, el auditor debe ponerse en los zapatos del cliente, entender su posición, requerimientos, necesidades para prestar un servicio eficiente.
El auditor moderno debe pensar como el Gerente Moderno para ir a su ritmo y quizás más rápido. Charles knight, chairman of Emerson Electric Company, uno de los presidentes más jóvenes de la Junta Directiva de la citada compañía, nos da ejemplos de cómo ser un buen gerente, a través de sus diez reglas de oro, las que se mencionan:
1. Saber ordenar las prioridades 2. Jamás delegar lo esencial
3. Exigir mucho, de sí mismo y de los otros 4. Actuar rápido, reconocer el valor del tiempo 5. Informarse bien
6. Comprometerse
7. No ocuparse si no de lo posible 8. Saber perder
9. Ser justo y dedicado 10. Gozar del trabajo
2.5.2 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Enrique B. (2001);sostiene, define que la Auditoría Administrativa es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora
Objetivos de Auditoria Administrativa:
Entre los más sobresalientes para lograrlo se pueden mencionar:
De Control:Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
De Productividad: Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De Organización: Determinan que el curso de la auditoria apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
De Calidad: Disponen que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
De Cambio:Transforman a la auditoria en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
2.5.3 RIESGOS EN LA AUDITORÍA6
El auditor desde el momento que elabora su propuesta está expuesto a riesgos, que pueda involucrarse con personas que dañen su imagen, que su trabajo no satisfaga al cliente, que su examen no detecte situaciones importantes que deba mencionar en su informe, entre otros. Debe entonces, estar preparado para manejar y minimizar estos riesgos, es decir, que no sean de tal magnitud que lo afecten y mermen su profesionalismo, lo que redunda en el menor reconocimiento de los clientes.
Ante esta situación, el auditor debe reconocer los riesgos que se le presentan, partiendo de los riesgos propios de la empresa auditada que le puedan afectar, hasta los riesgos propios del auditor. A continuación, se detallan los riesgos fundamentales a tomar en cuenta por el auditor al realizar un examen.
Gráfico Nº 01
Fuente: Espinal J.(2003-2004)
2.5.3.1 RIESGO PROFESIONAL
Gráfico Nº 02
Fuente: Espinal J.(2003-2004)
Gerencia con mala reputación
Empresa con evidente deterioro en sus resultados (pérdidas sucesivas)
Empresas con partes relacionadas que realizan operaciones sospechosas
Asesores legales que también defienden a narcotraficantes Empresas que han sido relacionadas con lavado de dinero
Empresas cuyos compromisos públicos de ventas y obtención de resultados son desmesurados
Empresas observadas por organismos de supervisión y control
Empresa con reiterado incumplimiento de sus obligaciones
Empresas sancionadas/ multadas por la Administración Tributaria
2.5.3.2 RIESGO DE SATISFACCIÓN AL AUDITADO
Posibilidad que el auditor satisfaga las expectativas del cliente. Toda empresa y todo ejecutivo tienen metas y objetivos que cumplir y en muchos casos están referidos a situaciones que no pueden desarrollarlas con los elementos con que cuenta, es allí donde el auditor interviene, persuade al cliente, lo ausculta y determina una expectativa insatisfecha o se la crea de acuerdo a lo que ve a través de su experiencia.
Gráfico Nº 03
Fuente: Espinal J.(2003-2004)
2.5.3.3 RIESGO DE AUDITORÍA
Probabilidad que el informe del auditor contenga errores importantes. Para un mejor entendimiento lo dividimos en tres, como sigue:
Riesgo inherente:
a una cuenta o componente en particular, cliente o proveedor único, productos volátiles, riesgos de almacenamiento.
Riesgo de control:
Posibilidad que el sistema administrativo y de control implantado por la empresa no prevenga o no detecte errores o irregularidades significativos. Falta de protección de activos, conciliaciones bancarias atrasadas, controles gerenciales no realizados, deficiencias en cálculos de planillas que redundan en resultados, con situaciones que corresponden a deficiencias que debe evitar un adecuado sistema de control.
Como se deduce, ambos riesgos corresponden a la empresa auditada. El auditor debe tomarlos en cuenta por varias razones, lógica identificación de los riesgos a los que está expuesta la empresa, enfoque de trabajo a aplicar y la selección de sus procedimientos de auditoria, principalmente.
Gráfico Nº 04
Fuente: Espinal J.(2003-2004)
Riesgo de detección:
riesgo. Si el auditor realiza su examen de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoria, su riesgo de detección se verá disminuido.
De acuerdo con el proceso de la auditoria, los riesgos tienen que ser identificados fundamentalmente en la Etapa de Planificación, ya que como se ha mencionado, el riesgo de auditoria debe ser minimizado y esto se logra con la adecuada elección de los procedimientos.
Riesgos inherentes
Introducción de nuevos productos
La competencia ha reducido el precio de un producto similar o igual al nuestro Se ha incrementado el nivel de utilización de la planta
Los principales proveedores están experimentando dificultades financieras y podrían interrumpir la distribución de insumos y de suministros importantes
Las compras a ciertos proveedores se tienen que realizar en moneda extranjera y a plazo mayor de un año
Se realizan importantes transacciones con empresas vinculadas Importante incremento o disminución del personal
Cambio en el método de financiamiento para la adquisición de bienes de activos fijos
La Bolsa de Valores se encuentra afectada por factores externos y los precios de las acciones están muy volátiles
Inversiones significativas en empresas vinculadas Alto índice de endeudamiento
Modificación de los procedimientos de cobranza Incremento de deudores por ventas al crédito
Riesgos de Control
No se realizan revisiones periódicas de los costos laborales
Las liquidaciones de los empleados cesados/retirados no son controladas adecuadamente
El proceso de aprobación para adquirir activos fijos es inadecuado
Diferencias significativas entre el inventario físico de activo fijo y los registros contables
Los valores no son protegidos adecuadamente
No se actualizan periódicamente las inversiones de acuerdo a valores de mercado
Los cálculos de amortización de los seguros y alquileres pagados por adelantado y de los costos diferidos e intangibles no se revisan periódicamente
No existen límites de crédito debidamente formalizados
Diferencias frecuentes entre las cantidades despachadas y las requeridas para la ventea
Los registros permanentes de existencias no son confiables
Las compras de insumos exceden los requerimientos de producción Se ha realizado numerosos pagos duplicados a proveedores
2.5.3.4 RIESGO GLOBAL DE AUDITORÍA
Tabla Nº 01
Fuente: Espinal J.(2003-2004)
posibilidad que ocurran errores. Para una mejor comprensión, ver la tabla adjunto:
2.5.4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Según Cepeda (1996)7, el Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada. Su actuación comprende todas las actividades y acciones en los campos administrativos, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del régimen que las regula. El Sistema está conformado por los siguientes órganos: La Contraloría General de la República, como ente técnico rector; Todas las unidades orgánicas responsables de la función de control gubernamental; Las sociedades de auditoría externa independientes, cuando son designadas por la Contraloría General y contratadas, durante un período determinado, para realizar servicios de auditoría en las entidades: económica, financiera, de sistemas informáticos, de medio ambiente y otros.
Según la CGR (2006)8 , el control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión
7Cepeda Alonso, Gustavo (1996) Auditoría y control interno. Bogotá. Editorial Mc Graw Hill.
8Contraloría general de la República (2006) Normas de Control Interno de las entidades del Estado.
pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente.
Interpretando a la CGR (2006)9 , el control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior. El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes, sobre la base de las normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen las políticas y métodos de autorización, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección. El control posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o funcionario ejecutor, en función del cumplimiento de las disposiciones establecidas, así como por el órgano de control institucional según sus planes y programas anuales, evaluando y
9Contraloría general de la República (2006) Normas de Control Interno de las entidades del Estado.
verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes del Estado, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas trazadas y resultados obtenidos. Es responsabilidad del Titular de la entidad fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de la rendición de cuentas, propendiendo a que éste contribuya con el logro de la misión y objetivos de la entidad a su cargo. El Titular de la entidad está obligado a definir las políticas institucionales en los planes y/o programas anuales que se formulen, los que serán objeto de las verificaciones.
Analizando a la CGR (2006)10 , se entiende por control externo el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior. En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda. Para su ejercicio,
10Contraloría general de la república (2006) Normas de Control Interno de las entidades del Estado.
