Sistema de gestión de documentos SGDJPA orientado a la Web para el adecuado manejo de información en las diferentes áreas de la jefatura provincial antinarcóticos en el cantón Santo Domingo

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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE SISTEMAS

PROYECTO INTEGRADOR DE FIN DE CARRERA PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMÁTICA.

TEMA: SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS SGDJPA ORIENTADO A LA WEB PARA EL ADECUADO MANEJO DE INFORMACIÓN EN LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA JEFATURA PROVINCIAL ANTINARCÓTICOS EN EL CANTÓN SANTO DOMINGO

AUTORES: TORRES CADENA BRICEYDA LETICIA DIAZ LANCHE TOBIAS ISRAEL

TUTOR: DR. CAÑIZARES GALARZA FREDY PABLO, MGS.

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CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo. Ing. Diego Paul Palma Rivera Mgs., en calidad de lector del Proyecto de Titulación.

CERTIFICO:

Que el presente trabajo de titulación realizado por la Srta. TORRES CADENA BRICEYDA LETICIA y el Sr. DÍAZ LANCHE TOBÍAS ISRAEL sobre el tema SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS SGDJPA ORIENTADO A LA WEB PARA EL ADECUADO MANEJO DE INFORMACIÓN EN LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA JEFATURA PROVINCIAL ANTINARCÓTICOS EN EL CANTÓN SANTO DOMINGO, ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la Universidad Regional Autónoma de los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su presentación.

Santo Domingo, marzo del 2019

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DEDICATORIA

Principalmente quiero dedicar el presente logro a Dios, ya que me ha dado la vida, sabiduría, guía y las fuerzas para poder seguir adelante hasta este momento tan importante lleno de anécdotas las cuales me ayudaron a formarme como ser humano.

A mi madre Elvia Cadena quien gracias a su apoyo incondicional pude lograr estudia y llegar a cumplir esta meta y quien siempre estuvo hay apoyándome, mi tía Olga Cadena quien la considero mi segunda mamá por siempre apoyarme a que siga adelante siempre brindándome consejos, mi prima María Quintana quien siempre me dijo que no me rindiera a pesar de los problemas que se presentaron y a mi hermano Damián por su compañía.

A toda mi familia Cadena quienes siempre estuvieron pendientes apoyándome en cada paso que daba gracias por sus consejos.

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DEDICATORIA

Porque la metas no se logran solas, sino con esfuerzo y sacrificio, mi carrera universitaria es por ello que dedico este logro a mi madre Gloria María Lanche Aguirre, ya que gracias a su apoyo y sabiduría influyeron en mi la superación para lograr paso a paso parte de mis objetivos en la vida. Ya que creen en mí, os demuestro que este título tendrá mi nombre, pero el valor invaluable tiene los suyos porque gracias a la entera confianza en mí me acompañan a cumplir día a día mis metas.

A mis demás familiares, tíos (as) y abuelitos (a) que confiaron en mí el día a día en mis deseos de superarme día tras día, y me apoyaron cada instante en el que lo necesite.

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RESUMEN

El presente trabajo de Investigación se basa principalmente en la importancia que representa la información en las instituciones públicas y específicamente en la Jefatura Provincial Antinarcóticos como institución encargada de velar por la Seguridad Ciudadana.

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ABSTRACT

This research work is mainly based on the importance that represents information in public institutions and specifically the Anti-narcotics Provincial Headquarters as the institution responsible for ensuring Citizen Security.

The main objective of this research is to implement a document management system oriented to the web in order to solve and automate the processes of document management thus establishing a correct control of the documentation generated in the institution.

The Research Methodology applied to this project is based on the qualitative and quantitative paradigm, predominating the quantitative methodology since the information obtained was applied to the staff working at the Headquarters and the interview to the Head of Administrative Area, analyzing the data in a numerical way.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS Pág. PORTADA

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD

DERECHOS DE AUTOR

CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN DEDICATORIA

RESUMEN ABSTRACT

FUNDAMENTACIÓN DEL TEMA: NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA 1

PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA PROFESIONAL A RESPONDER... 1

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA... 2

ÁRBOL DEL PROBLEMA ... 2

OBJETIVOS ... 3

OBJETIVO GENERAL ... 3

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 3

ASIGNATURAS QUE INTEGRAN EL PROYECTO... 4

Bases de datos ... 4

MySQL ... 4

Estadística ... 5

Programación Web ... 5

Intranet Extranets ... 7

Seguridad Informática ... 8

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METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 19

Modalidad y Tipo de la Investigación ... 19

Investigación aplicada ... 19

Investigación Bibliográfica ... 19

Descriptiva ... 20

Explicativa ... 20

Técnicas e Instrumentos de la Investigación ... 20

Método Inductivo – Deductivo ... 20

Método de recolección de la Información ... 20

Técnicas ... 20

Instrumentos ... 20

POBLACIÓN Y MUESTRA ... 21

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ... 21

PRESENTACIÓN DE RESULTADOS CON LA PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA PROFESIONAL PLANTEADO... 27

TEMA DE LA PROPUESTA ... 27

OBJETIVOS DE LA PROPUESTA ... 27

Objetivo General de la Propuesta ... 27

Objetivos Específicos ... 27

JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA... 27

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ... 28

PRESUPUESTO DEL PROYECTO ... 29

DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 30

Modelo en Cascada ... 30

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Diseño del sistema y del software ... 32

Implementación y prueba de unidades ... 32

Integración y prueba del sistema ... 32

Funcionamiento y mantenimiento ... 32

Modelo físico de la Base de datos ... 33

Diagramas UML ... 34

Diseño de Interfaz del Sistema ... 39

CONCLUSIONES ... 46

RECOMENDACIONES ... 47 BIBLIOGRAFÍA

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ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1:Población ... 21

Tabla 2:Gestión de la Información ... 22

Tabla 3:Manejo de los documentos ... 23

Tabla 4:Manejo de un Sistema de Gestión Documental ... 24

Tabla 5:Uso de un Sistema de Gestión documental ... 25

Tabla 6:Registro de información y gestión de documentos ... 26

Tabla 7:Costos del Desarrollo del Sistema ... 29

Tabla 8:Gastos de Recursos Materiales y Tecnológicos ... 29

Tabla 9:Gastos de Servicios ... 30

Tabla 10:Total ,generado por costos y gastos ... 30

Tabla 11:Entidad Roles ... 13

Tabla 12_Entidad Usuarios ... 13

Tabla 13:Entidad Personal policial ... 13

Tabla 14:Entidad Detenidos ... 14

Tabla 15:Entidad Tipo de evidencias ... 14

Tabla 16:Entidad Sub tipo Evidencias ... 14

Tabla 17:Entidad evidencias ... 15

Tabla 18:Entidad Casos ... 15

Tabla 19:Entidad Actas de evidencias ... 16

Tabla 20:Entidad menús ... 16

Tabla 21:Entidad Permisos ... 16

Tabla 22:Entidad Documentos ... 17

Tabla 23:Entidad tipo documentos ... 17

Tabla 24:Entidad solicitudes usuarios ... 17

Tabla 25:Entidad estados ... 18

Tabla 26:Entidad áreas ... 18

Tabla 27:Entidad cargos ... 18

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Tabla 29:Entidad Cantón ... 19

Tabla 30:Entidad Parroquias ... 19

Tabla 31:Acción de los botones de los registros ... 22

Tabla 32:Acción de los botones del registro de nuevo usuario ... 23

Tabla 33:Acción de botones del formulario de permisos ... 24

Tabla 34:Accion de los botones del registro de permisos ... 24

Tabla 35:Acción de los botones del formulario del registro de personal ... 25

Tabla 36:Acción de los botones del Registro de personal policial ... 26

Tabla 37:Acción de los botones del Registro de Oficios recibidos ... 27

Tabla 38:Acción de los botones del formulario detenidos ... 28

Tabla 39:Acción de botones de un nuevo registro detenidos ... 29

Tabla 40:Acción de botones del formulario de registro de evidencias ... 31

Tabla 41:Acción de botones del registro de evidencias ... 31

Tabla 42:Acción de botones del formulario de registro de casos ... 32

Tabla 43:Acción de los botones de un nuevo registro de actas ... 33

Tabla 44:Acciones de botones de los registros de actas ... 34

Tabla 45:Acción de botones de un nuevo registro de actas ... 35

Tabla 46:Acción de los botones del formulario registro de documentos ... 36

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ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1:Cronograma de actividades ... 28

Ilustración 2:Modelo en Cascada ... 31

Ilustración 3:Modelo físico de la Base de datos ... 33

Ilustración 4:Registro de nuevo usuario ... 34

Ilustración 5:Diagrama de caso de uso del Formulario Login de Usuario ... 34

Ilustración 6:Diagrama de secuencia del Formulario de Login del usuario ... 35

Ilustración 7:Diagrama de caso de uso para un nuevo registro de información ... 35

Ilustración 8:Diagrama de Secuencia para un nuevo registro de información ... 36

Ilustración 9:Diagrama de caso de uso para la Actualización de un Registro ... 36

Ilustración 10:Diagrama de secuencia para la actualización de un registro ... 37

Ilustración 11:Eliminar Registro ... 37

Ilustración 12:Diagrama de Secuencia para la eliminación de un registro ... 38

Ilustración 13:Requerimientos de los Usuarios ... 38

Ilustración 14:Interfaz del Login de usuario ... 39

Ilustración 15:Interfaz del Administrador ... 39

Ilustración 16:Registro de Usuarios ... 40

Ilustración 17:Asignar Permisos a los Usuarios ... 40

Ilustración 18: Gráficos estadísticos detenidos ... 41

Ilustración 19:Gráficos estadísticos casos ... 41

Ilustración 20:Gráficos estadísticos evidencias ... 41

Ilustración 21:Interfaz del Usuario Secretaria ... 42

Ilustración 22:Formulario Registro Personal ... 42

Ilustración 23:Formulario de Registros de evidencias ... 43

Ilustración 24:Registro de Casos ... 43

Ilustración 25:Registro de actas ... 44

Ilustración 26:Formulario de requerimientos de los usuarios ... 44

Ilustración 27:Registro de documentos ... 45

Ilustración 28:Visualización de los documentos ... 45

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Ilustración 30:Panel administrativo del administrador ... 21

Ilustración 31:Formulario de usuarios ... 21

Ilustración 32:Visualización del registro ... 22

Ilustración 33:Registro de un nuevo usuario ... 22

Ilustración 34:Formulario de asignación de permisos ... 23

Ilustración 35:Formulario de registro de los permisos ... 24

Ilustración 36:Formularios del Registro de Personal ... 25

Ilustración 37:Formulario de un nuevo registro de un personal policial ... 26

Ilustración 38:Formulario de Registro de Oficios Recibidos ... 27

Ilustración 39:Formulario de Registros de detenidos ... 28

Ilustración 40:Formulario de un nuevo registro de un detenido ... 29

Ilustración 41:Formulario del registro de evidencias ... 30

Ilustración 42:Formulario de un nuevo registro de evidencias ... 31

Ilustración 43:Formulario de registros de casos ... 32

Ilustración 44:Formulario de un nuevo registro de casos ... 33

Ilustración 45:Formulario de Registro de actas ... 34

Ilustración 46:Formulario de un nuevo registro de actas ... 35

Ilustración 47:Formulario de Registro de Solicitudes de los usuarios ... 36

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ÍNDICE DE ANEXOS Anexo A: Carta de aprobación del Perfil de Proyecto Integrador

Anexo B: Cartas de implementación de la Jefatura Provincial Antinarcóticos Anexo C: Entrevista

Anexo D: Encuesta

Anexo E: Diccionario de datos Anexo F: Manual de Usuario

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FUNDAMENTACIÓN DEL TEMA: NECESIDAD, ACTUALIDAD E IMPORTANCIA

En el Cantón Santo domingo se encuentra ubicada la Jefatura Provincial Antinarcóticos en el cual se desarrolla un sin número de procesos los cuales no son viabilizados peor aún automatizados en el manejo de la información y procesamiento de inteligencia. Por lo que con lleva que la información no cumpla con los parámetros de compartimentación de la misma, para los cual se necesita la implementación de aplicaciones orientadas a la web en cada una de las áreas manejando así la confidencialidad de la información y compartimentación, ya que esta implementación y desarrollo de aplicaciones orientadas a la web ayudaran a la automatización de varios procesos de las áreas de administración de la información en la Jefatura Provincial Antinarcóticos.

En la actualidad los procesos relacionados con la información que se desarrollan en la Jefatura no son administrados correctamente con la implementación de un sistema orientado a la web lo que se busca es brindar un correcto manejo a la administración de la información, ya que de esta manera cada área involucrada en el cruce de la información podrá ser manejada cumpliendo con principios tales como: confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad.

La importancia de la implementación de nuevas tecnologías son de gran beneficio para la Jefatura Provincial Antinarcóticos ya que no solo se manejaría de mejor manera la información, además del procesamiento de la misma tanto en datos estadísticos u comparativos, el cual servirá para el procesamiento de inteligencia. Con el fin de brindar un respaldo seguro de toda la información que se administre y procese las mismas que podrán ser compartimentadas por cada una de sus áreas.

PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA PROFESIONAL A RESPONDER

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Para poder mejorar dichos procesos es necesario tomar en cuenta estos detalles:  El inusual manejo de la recepción de documentos.

 La administración de la Información en las diferentes áreas de trabajo de la Institución no es la adecuada porque no existe un control de la documentación que se maneja de manera reservada.

 Carecen de un modelo de resultados estadísticos y/o comparativos de las actividades realizadas.

 No disponen de una base de datos que brinde una automatización, disponibilidad y respaldos de la información privilegiada de las actividades realizadas por parte del talento humano.

El elemento principal que se ha tomado en cuenta para el desarrollo de este proyecto es determinar el manejo de la Información en las áreas administrativas de la Jefatura Provincial antinarcóticos y lograr orientar los procesos necesarios para el desempeño y crecimiento de la Unidad policial.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo ayudar a gestionar los procesos del manejo de Información en las áreas administrativas de la Jefatura Provincial Antinarcóticos del Cantón Santo Domingo?

ÁRBOL DEL PROBLEMA

Figura 1:Árbol de Problema

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3 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Implementar un Sistema de Gestión de documentos SGDJPA orientado a la web para el adecuado manejo de información en las diferentes áreas de la Jefatura Provincial Antinarcóticos en el cantón Santo Domingo.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Fundamentar científicamente las bases teóricas referentes a los recursos de desarrollo, modelos de aplicación al objeto de estudio y los elementos relacionados con la Gestión Documental.

 Desarrollar una investigación de campo mediante la aplicación de encuestas y así poder determinar los principales inconvenientes que se presentan en las áreas de administración de la Información de la Jefatura Provincial Antinarcóticos.

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ASIGNATURAS QUE INTEGRAN EL PROYECTO Bases de datos

Los conocimientos adquiridos en la materia de Base de datos permitieron diseñar el modelo entidad relación de la información, estructurar las tablas y definir los campos a utilizarse en el Sistema además de realizar las consultas necesarias que brinden respuestas al problema planteado.

MySQL

Es un sistema de administración de bases de datos relacional, se trata de un programa capaz de almacenar una enorme cantidad de datos de gran variedad y de distribuirlos para cubrir las necesidades de cualquier tipo de organización, desde pequeños establecimientos comerciales a grandes empresas y organismos administrativos.

MySQL incluye todos los elementos necesarios para instalar el programa, preparar diferentes niveles de acceso de usuario, administrar el sistema y proteger los datos, este lenguaje permite crear bases de datos, así como agregar, manipular y recuperar datos en función de criterios específicos. (Gilfillan, 2011)

Algoritmos

La aplicación de la asignatura de Algoritmos se utilizó al momento de diseñar todos los procesos que se utilizaran en el funcionamiento del Sistema y lograr así plantear las posibles soluciones de problema.

Lenguaje Unificado de Modelado

El Lenguaje Unificado de Modelado es una de las herramientas más emocionantes en el mundo actual del desarrollo de sistemas. Esto se debe a que permite a los creadores de sistemas generar diseños que capturen sus ideas en una forma convencional y fácil de comprender para comunicarles a otras personas.

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5 Estadística

La aplicación de la asignatura de Estadística se utilizó al momento de realizar la tabulación de las encuestas obteniendo los resultados pertinentes y también se utilizó cuando se seleccionó los datos para la representación de los gráficos estadísticos que se desean presentar.

Programación Web

La materia de Programación Web es la base principal del desarrollo de la Propuesta del presente proyecto mediante la cual se establece la programación del código y de todos sus componentes a utilizarse en la presentación del Sistema, además para el desarrollo se utilizó el framework CodeIgniter, el lenguaje de programación PHP y las herramientas necesarias para su correcto funcionamiento.

La programación del Sistema web se desarrolló con las siguientes herramientas: PHP

Es un acrónimo recursivo para “PHP:Hypertext Preprocessor”, es un lenguaje interpretado libre, usado originalmente solamente para el desarrollo de aplicaciones presentes y que actuaran en el lado de servidor, capaces de generar contenido dinámico en la World Wide Web.El código es interpretado en el lado del servidor por el módulo PHP, que también genera la página web para ser visualizada en el lado del cliente.

Se trata de un Lenguaje extremadamente modularizado lo que lo hace ideal para la instalación y el uso en servidores web. (Arias, 2015)

Es un lenguaje interpretado del lado del servidor que surge dentro de la corriente denominada código abierto, se caracteriza por su potencia versatilidad, robustez y modularidad. Al igual que ocurre con tecnologías similares, los programas son integrados directamente dentro del código HTML. (Cobo, Goméz, Pérez, & Rocha, 2005)

Framework CodeIgniter

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comúnmente necesarias, así como una interface simple y estructura lógica para acceder a estas librerías. CodeIgniter permite creativamente enfocarse en su proyecto minimizando la cantidad de código necesaria para una tarea dada.

CodeIgniter usa el acercamiento Modelo-Vista-Controlador que permite una buena separación entre la lógica y presentación, esto es particularmente bueno para el proyecto en los cuales los diseñadores están trabajando con sus archivos de plantilla ya que el código en esos archivos será mínimo. (Martínez, Ruíz, & Waisbrot, 2008)

Algunas de las principales características de CodeIgniter según los autores Martínez, Ruíz y Waisbrot son las siguientes:

 Sistema Basado en Modelo-Vista-Controlador  Compatible con PHP 4

 Extremadamente liviano

 Clases de bases de datos llenas de características con soporte para varias plataformas  Formulario y Validación de datos

 Manejo de Sesión

 Clase de Envío de Email. Soporta Archivos Adjuntos, email de texto/HTML, múltiples protocolos (sendmail, SMTP, and Mail) y más

 Clase de carga(upload) de archivo  Paginación

 URLs amigables a motores de búsqueda

Sistemas de Información

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7 Patrón Modelo Vista Controlador

Es un patrón de arquitectura de software encargado de separar la lógica del negocio de la interfaz del usuario y es el más utilizado en aplicaciones Web, ya que facilita la funcionalidad, mantenibilidad y escalabilidad del sistema de forma simple y sencilla a la vez que permite no mezclar los lenguajes de programación en el mismo código. (Bahit, 2011) Modelo Vista Controlador divide las aplicaciones en tres niveles:

 Modelo: Representa la lógica de negocios es el encargado de acceder de forma directa a los datos actuando como intermediario con la base de datos.

 Vista: La vista es la encargada de mostrar la información que es presentada al usuario de forma gráfica y legible.

 Controlador: Es el intermediario entre la vista y el modelo, además es quien controla las interacciones del usuario solicitando los datos al modelo y entregándolos a la vista para que ésta, lo presente al usuario, de forma ordenada.

Organización de tres capas

Las aplicaciones con organizaciones en tres capas están estructuradas alrededor de tres niveles físicos: cliente aplicación y base de datos. La aplicación contiene la lógica del negocio que corre en un servidor y se comunica con el cliente utilizando HTTP.

El cliente en una aplicación web es el navegador que corre el HTML generado por la capa de aplicación, en general es posible construir aplicaciones con separación de tres capas sin recurrir a un framework pero se pierde la ventaja de utilizar el poderío de las herramientas para crear un código más organizado y con mayor velocidad. (Avila, 2015)

Intranet Extranets

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8 Servidor Apache

Es el Servidor web más popular de la actualidad, abarca el 70% de todos los servidores web instalados, se trata de un software de código abierto que utiliza una licencia de tipo Apache License GPL de Linux.

Dispone de una multitud de módulos que convierten a Apache en un servidor capaz de gestionar todo tipo de aplicaciones lo que también le convierte en el servidor de aplicaciones más popular de la actualidad. (Sánchez Asenjo, 2011)

Seguridad Informática

La aplicación de la materia de Seguridad Informática en el funcionamiento del Sistema es brindar la integridad de los datos garantizando así también la disponibilidad de la Información en todo momento permitiendo acceder a los usuarios de manera segura y confiable a la Información. También es indispensable determinar que la información generada en el Sistema se maneje de manera reservada.

Investigación Científica

El principal objetivo que tiene en este presente proyecto la materia de Investigación Científica es recolectar la información, procesar los datos obtenidos, además de plantear los factores que causan el problema y determinar la solución mediante la propuesta.

Mediante el uso de técnicas investigativas se recopilo la siguiente información: Las Tecnologías de la Información

Las Tecnologías de la Información (TI) se refieren a herramientas basadas en computadoras que las personas utilizan para trabajar con información dentro de una organización.

Las TI están transformando las organizaciones modernas y suponiendo un gran impacto y cambio social en los individuos, la sociedad y el entorno, además están facilitando la vida a las personas que se pueden comunicar, colaborar y compartir.

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9 Los Sistemas en la empresa y la estrategia

Las empresas modernas poseen y manejan unas enormes cantidades de informaciones que les permiten analizar los resultados obtenidos, tomar decisiones con rapidez y orientar sus estrategias convenientemente, cuanto más evoluciona la empresa y hace frente a una mayor competencia ,las informaciones que trata se vuelven más complejas, por lo que la organización de su sistema de información no debe dejarse al azar sino que debe basarse en un estudio realizado con máxima seriedad y acompañado de una posterior reflexión .

La informatización de una empresa es una acción estratégica que trata un recurso estratégico como es la información y por lo tanto debe acometerse de manera reflexiva mejorando la calidad de los procesos estudiados y proporcionando un mejor nivel de servicio a sus usuarios. (Díaz & Navarro, 2013)

Los Sistemas y Tecnologías de la Información en la empresa

Hoy en día, los Sistemas de Información juegan un papel cada vez más importante en las modernas organizaciones empresariales en este nuevo contexto los Sistemas y las Tecnologías de la Información y Comunicación se han convertido en un elemento esencial como motor de cambio y fuente de ventajas competitivas.

Las TIC’s han permitido acelerar el proceso de creación y distribución del conocimiento científico y tecnológico potenciando las capacidades de los agentes económicos, en definitiva, se puede afirmar que la información y las nuevas tecnologías que la soportan aparecen como un nuevo factor productivo que se suma a los factores tradicionales, trabajo y capital lo que da lugar a un nuevo escenario en el que la información y el conocimiento son elementos básicos para las empresas. (Goméz Vieites, Suárez Rey, 2009)

Historia del documento

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La idea de obtener una hoja o folio flexible mediante comprensión de fibras vegetales provine de los chinos, ya expertos en seda a la que podríamos considerar un “papel” de origen animal, apenas el hombre comenzó a escribir tuvo la idea de reproducir lo que escribía, las primeras reproducciones se obtuvieron sobre cera y barro mediante sellos cilíndricos y moldes. Todos estos cambios tecnológicos han llevado siglos primero la narración de hechos fue verbal, luego apareció la imprenta y el documento ya pudo ser impreso varias veces, lo que no ocurría con los papiros y pergaminos, después así pasando a la máquina de escribir y al linotipo en las imprentas.

Ahora tenemos la computadora que no solo nos permite producir un documento en forma rápida, sino que además se puede establecer la comunicación entre oficinas y computadoras precisando que sucedió con el documento, que cambios son necesarios hacerle y su debido procesamiento. (Aguilar Alvarado, 2010)

Según la autora Aguilar Alvarado los documentos tienen tres fines primordiales:  Servir de soporte a la información contenida

 Ayudar a la labor de la institución o empresa dejando constancia del trabajo realizado.  Ayudar a la consecución de los fines propuestos y aprobar hechos o sucesos.

Definición de documento

Desde el punto de vista archivístico el documento es cualquier testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual o legible que posee una información que ha sido producido en función de las actividades de una entidad y se custodia con una finalidad administrativa, jurídica o científica.

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11 Gestión Documental

Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los aspectos relacionados con

creación, recepción, organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de documentos. (Russo, 2009)

La gestión documental hace referencia a la serie de técnicas, protocolos y aplicaciones informáticas que tienen por objeto la adecuada administración del flujo documental durante todo el ciclo de vida de cada documento. La finalidad de la gestión documental es alcanzar los más elevados niveles de eficacia, eficiencia y funcionalidad. (García, 2015)

Funciones de la gestión documental

La gestión documental está integrada por las siguientes funciones aplicadas a los documentos: la identificación, la valoración, la organización, la descripción, la conservación, el acceso y el servicio. (Editorial CEP, 2016)

La gestión documental implica las siguientes funciones:

 La definición de los sistemas de información con el fin de garantizar la capacidad de estos sistemas para generar los metadatos necesarios que han de asociarse al documento para su adecuada gestión.

 La regulación de los procedimientos con el objeto de determinar los criterios de valoración para la selección, transferencias de la custodia y el acceso.

 El diseño de documentos para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad, y contextualización.

Sistema de Gestión Documental

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Los Sistemas de gestión documental previamente existentes tienen muchas características en común con la tradicional formula de archivo en ficheros, con la diferencia de que cabe hacer búsquedas a través de los índices de dichos documentos, recuperar previas versiones de cada uno de los documentos y acceder a los documentos desde cualquier punto a través de la red de internet.

Además, un Sistema adecuado de gestión documental tendrá que contar con los medios de almacenamiento. indexación, sistemas de seguridad y facilidad de recuperación. (García, 2015)

Ventajas de un Sistema de Gestión documental

Puede afirmarse que un Sistema de Gestión documental se ocupa del procesado, almacenamiento, búsqueda, recuperación y distribución de documentos al conjunto de usuarios que operan en el mismo. (Valhondo, 2010)

Según el autor Valhondo algunas de las ventajas que aporta un sistema de gestión documental a la organización son:

 La reducción de costos de los procesos empresariales en los que está involucrada la gestión documental, mediante rediseño de procesos, sustitución del trabajo administrativo no productivo y reducción del espacio físico de almacenamiento.  Reducción de los ciclos de trabajo aumentando la concurrencia de las distintas

actividades necesarias.

 Unificación de los procesos empresariales en los distintos ámbitos departamentales y geográficos, potenciando los canales formales y procedimientos de trabajo lo que facilitara el cumplimiento de los requerimientos de los sistemas de calidad imponen.  Aumento de las capacidades de comunicación en toda la organización mejorando la

integridad y seguridad de la información. La Gestión documental en las empresas

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todo el ciclo de vida de cada documento. La finalidad de la gestión documental es alcanzar los más elevados niveles de eficacia, eficiencia y funcionalidad.

En función de la empresa u organización concreta de que se trate las empresas o entidades públicas pueden contar con un porcentaje más o menos relevante de información, por lo que la gestión documental alcanzara en algunas empresas una importancia fundamental en el área de la gestión administrativa.

Un sistema adecuado de gestión documental habrá de contar con los medios de almacenamiento, indexación, sistemas de seguridad y facilidad de recuperación, dentro del aspecto de la seguridad será básico que se asegure la integridad de cada uno de los documentos que integran el flujo documental de la empresa.

En la actualidad numerosas empresas emplean software de gestión documental, los denominados gestores documentales que hace posible la publicación, utilización y conservación, bien se trate de documentos generados originalmente en formato digital o que posteriormente hubiesen sido digitalizados. (García, 2015)

Gestión de contenidos

La administración de la información escrita es comúnmente gestionada en la organización por los Centros de documentación quienes tienen el rol de ser “la puerta de entrada” de los archivos que transitan por las diferentes unidades organizativas; son aquellos los que de alguna manera organizan y compilan los documentos además anuncian, seleccionan, procesan, recuperan y distribuyen la información en respuesta a las necesidades y demandas específicas de los usuarios.

En casi la totalidad de las ocasiones la diseminación de los documentos escritos se efectúa de manera estructurada, mediante procedimientos que permiten suministrar a cada usuario o grupo de estas referencias de archivos que sean de su interés actual previamente conocidos, fundamentalmente material administrativo y de gestión.

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prometan ofrecer bondades como :interacción oportuna de los documentos de archivo, preservación de la memoria histórica de la empresa y la adquisición de habilidades alternativas que ofrezcan a los clientes un nivel de calidad optimo y confiable para la atención de un servicio. (Gravina, 2012)

Organización documental

Según el autor Pozo menciona que se puede decir que las operaciones en cadena se organizan en forma continua, un tras de otra. Todos estos elementos tienen una gran importancia para el funcionamiento de todo sistema de gestión documental, ya que ofrece información a los usuarios que la solicitan. . (Pozo, 2015)

Estas operaciones son las siguientes:

 Tratamiento documental: Comprende todo el conjunto de operaciones realizadas por el documentalista con el fin de transformar las informaciones contenidas en los documentos.

 Búsqueda documental: Una vez que estén analizados los documentos, estos de organizan en la memoria documental a partir de la cual se llevaran a cabo los procedimientos de búsqueda o recuperación de la información elaborada.

 Difusión documental: Son los procedimientos necesarios para llevar a cabo la difusión general o especifica de documentos.

 Difusión Selectiva de la Información: Se trata de la distribución parcial de la información preparada para las necesidades específicas de un usuario o grupos de usuarios

Las Organizaciones

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Dependiendo de su procedencia la información de una organización se puede categorizar en tres tipologías según Russo:

 Ambiental: Son las fuentes de información que se utilizan, es el material que forma el conjunto de documentación de la empresa.

 Interna: Es la documentación operativa

 Corporativa: Es la información que la empresa comunica al exterior. Características que debe cumplir la información

Según los autores Gómez y Suarez la información será útil para la organización en la medida en que facilite la toma de decisiones y para ello ha de cumplir una serie de requisitos entre los que se cabe citar (Goméz & Suárez, 2009):

 Exactitud: La Información ha de ser precisa y libre de errores.

 Completitud: La Información debe contener todos aquellos hechos que pudieran ser importantes para la persona que la va a utilizar.

 Economicidad: El coste que se debe incurrir para obtener la información debería ser menor que el beneficio proporcionado por esta a la organización.

 Confianza: Para dar crédito a la información obtenida se ha de garantizar tanto la calidad de los datos utilizados como de las fuentes de información.

 Relevancia: La Información ha de ser útil para la toma de decisiones, en este sentido conviene evitar todos aquellos hechos que sean superfluos o que no aporten ningún valor.

 Nivel de detalle: La Información debería presentar el nivel de detalle indicado a la decisión que se destina. Se debe proporcionar con la presentación y el formato adecuado para que resulte sencilla y fácil de manejar.

 Oportunidad: Se debe entregar la Información a la persona que corresponde y en el momento en que esta la necesita para poder tomar una decisión.

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16 La Información para las empresas

Cada día más las empresas dependen en mayor medida de la Informaciones las Tecnologías de la Información, de las Comunicaciones que la procesan y de los Sistemas de Información en los que se apoya su gestión. La Información es uno de los activos más importantes hoy en día de las organizaciones y de manera especial para algunas compañías que operan en determinados sectores de actividad en donde este recurso se convierte en crítico. (Heredero, y otros, 2006)

La administración de los documentos en las empresas publicas

Según García Morales determina que desde sus orígenes las administraciones públicas han basado sus actividades en la documentación para que quedara constancia de su actividad, la emisión de documentos públicos y su conservación han sido siempre una necesidad de los Estados y es la base de la creación de los archivos. A partir de la revolución de la imprenta las administraciones se convirtieron en grandes usuarios de documentos, fenómeno que se vio acelerado en la sociedad postindustrial convirtiéndose en una economía en la que cada vez adquiría más importancia la información.

Lo que desde el siglo XVI se venía habiendo en papel comenzó a cambiar drásticamente a mediados del siglo XX con la introducción de las tecnologías informáticas en las administraciones: ordenadores, faxes, fotocopiadoras, bases de datos, sofisticadas aplicaciones de gestión ,herramientas ofimáticas ,Internet ,correo electrónico han facilitado enormemente el trabajo administrativo y han modificado progresivamente la forma de documentar las actividades y de comunicarse de una mejor manera con los ciudadanos. (García Morales, 2013)

Documentos electrónicos y la evolución de la gestión documental

(34)

17

Los documentos electrónicos se nos presentan como entidades lógicas o virtuales cuya fiabilidad y autenticad es necesario garantizar a los usuarios, asegurando además la supervivencia futura de los documentos.

El avance de la automatización y la paulatina evolución hacia la administración electrónica tuvieron un gran impacto en la tradicional practica archivística, que debió responder a las nuevas necesidades y retos que plantea el entorno digital .A finales de los años noventa los archivos nacionales de Australia, Canadá y Estados Unidos crearon el grupo G4 para investigar iniciativas prácticas para mejorar la gestión de documentos en el sector público y sus reflexiones trascendieron a los profesionales de todo el mundo.

Las tecnologías de la información también producen un cambio importante en las formas de trabajo y los modelos de gestión o management empresarial, se impone progresivamente una orientación hacia la gestión por procesos, la visión de la información y del conocimiento como un activo más de la empresa. (García Morales, 2013)

La distribución electrónica de los documentos

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18

De este modo las empresas anhelan agregar mayor movilidad a la forma como fluye su información mediante mecanismos que aseguren un rendimiento constante en el tiempo a través de:

 La administración segura de los contenidos  La gestión de sus contenidos WEB

 El acceso dinámico a los registros  La integración con los procesos

 La aplicación de ambientes colaborativos

La intervención de la tecnología en los procesos informativos

Cualquier actuación sobre los documentos, manipulándolos y manejándolos para acceder o derivar información de sus contenidos implica la intervención de algún tipo de tecnología, los sistemas de información suelen aprovechar los avances tecnológicos para incrementar sus capacidades y reducir sus limitaciones.

La asociación de los ordenadores y la ciencia de la información es evidente pues los documentos custodian la información y los ordenadores son máquinas pensadas para el tratamiento de la información, pero la intervención de la tecnología ha estado siempre presente en las actividades de los sistemas documentales ya que la organización propia de cada sistema así lo requiere.

(36)

19 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Modalidad y Tipo de la Investigación

La presente investigación se basa en el paradigma cualitativo y cuantitativo predominando la metodología cuantitativa ya que para la obtención de la información se utilizó la aplicación de encuestas al personal policial que labora en las áreas de la Jefatura y la entrevista al Director General de la misma, analizando así los datos de manera numérica.

Sin embargo, lo cualitativo se reflejó al momento de evidenciar la situación actual del objeto de estudio y al determinar las características que intervienen en la Investigación.

Investigación aplicada

Investigación aplicada se integra en la Investigación porque está orientada a solucionar de forma practica el problema encontrado en la gestión y administración de la Información en las áreas de la Jefatura Provincial Antinarcóticos.

Los tipos de Investigación por los objetivos serán: Investigación de Campo.

La Investigación de campo se aplicará para obtener los datos de la percepción que tiene el Señor Mayor de la Policía y el personal que labora en la Jefatura mediante la aplicación de entrevistas y encuestas.

Investigación Bibliográfica

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20 Los alcances de la Investigación serán los siguientes: Descriptiva

La aplicación de la Investigación descriptiva nos permite conocer las situaciones que se presentan en cada uno de los procesos y actividades de las áreas de administración de la Información.

Explicativa

Su aplicación en la Investigación permite identificar las causas y efectos que ocasionan el problema planteado y buscar así una solución factible mediante la propuesta del presente proyecto.

Técnicas e Instrumentos de la Investigación Método Inductivo – Deductivo

Este método es utilizado en la Investigación porque este comienza de lo particular a lo general y viceversa, por lo cual será aplicado al momento de pasar la fundamentación teórica a lo práctico.

Método de recolección de la Información

La recolección de la información es el método aplicado en la Investigación para la obtención de la información mediante la entrevista dirigida al Mayor de la Policía y encuestas aplicadas al personal policial de la Jefatura Provincial Antinarcóticos con el objetivo de recopilar la información necesaria acerca de los procesos que se llevan a cabo acerca de la gestión documental de la Institución.

Técnicas

Las técnicas utilizadas en la Investigación para la obtención de la información fue la entrevista y la encuesta obteniendo así la información de manera ordenada.

Instrumentos

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21 POBLACIÓN Y MUESTRA

La Población estimada que se tomó en cuenta para el desarrollo de la Investigación es precisamente el personal policial que labora en la Jefatura a quienes se les aplico la encuesta y la entrevista fue aplicada al Señor Mayor de la Policía Carlos Flores González.

Tabla 1:Población

DESCRIPCIÓN TOTAL DE PERSONAS

Representante 1

Personal que labora en la Jefatura 25

Total 26

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS

Resultados de la entrevista aplicada la cual se encuentra en el Anexo C

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22

Resultados de la encuesta aplicada la cual se encuentra en el Anexo D

Pregunta#1: ¿Cómo calificaría usted el proceso actual que se maneja en la Jefatura para la gestión de la Información?

Tabla 2:Gestión de la Información

PARÁMETROS FRECUENCIA PORCENTAJE

BUENA 9 36%

REGULAR 16 64%

TOTAL 25 100%

Fuente: Población del Personal de la JPA-SD Autores: Torres B, Díaz T.

Gráfico 1:Gestión de la Información

Interpretación de Resultados

En el presente cuadro estadístico y gráfico se presenta los datos que se obtuvieron de la primera pregunta. Según los resultados obtenidos el 64% de la población encuestada considera que la gestión de la información es regular.

36%

64%

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23

Pregunta#2: ¿Considera usted que el manejo que se le da a los documentos en las áreas de la Jefatura es el adecuado?

Tabla 3:Manejo de los documentos

SI 10 40%

NO 15 60%

TOTAL 25 100%

Gráfico 2:Manejo de los documentos

En el presente cuadro estadístico y gráfico se presenta los datos que se obtuvieron de la segunda pregunta. Según los resultados obtenidos el 60% de la población encuestada consideran que el manejo que se le da a los documentos no es el adecuado.

40%

60% SI

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24

Pregunta#3 ¿Cree usted que es importante el manejo de un Sistema de Gestión Documental para las áreas de la Jefatura?

Tabla 4:Manejo de un Sistema de Gestión Documental

SI 22 88%

NO 3 12%

TOTAL 25 100%

Gráfico 3:Manejo de un Sistema de Gestión Documental

En el presente cuadro estadístico y gráfico se presenta los datos que se obtuvieron de la tercera pregunta. Según los resultados obtenidos el 80 % de la población encuestada cree que es importante el manejo de un Sistema de Gestión Documental para cada una de las áreas donde se maneja la información.

88% 12%

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25

Pregunta#4: ¿Considera usted adecuado que el manejo de los documentos se lo realice mediante el uso de un Sistema de Gestión Documental?

Tabla 5:Uso de un Sistema de Gestión documental

SI 25 100%

NO 0 0%

TOTAL 25 100%

Gráfico 4:Uso de un Sistema de Gestión documental

En el presente cuadro estadístico y gráfico se presenta los datos que se obtuvieron de la cuarta pregunta. Según los resultados obtenidos el 100% de la población encuestada estarían de acuerdo que sería de gran ayuda para sus actividades el uso de un Sistema de Gestión Documental.

100% 0%

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26

Pregunta#5: Considerando que el adecuado manejo de la información es de vital importancia para la Institución ¿Usted estaría de acuerdo en utilizar un Sistema para el registro de información y gestión de documentos?

Tabla 6:Registro de información y gestión de documentos

SI 23 92%

NO 2 8%

TOTAL 25 100%

Gráfico 5: Registro de información y gestión de documentos

En el presente cuadro estadístico y gráfico se presenta los datos que se obtuvieron de la quinta pregunta. Según los resultados obtenidos el 92% de la población encuestada estarían de acuerdo que el Sistema sería de gran aporte para el registro y gestión de documentos.

92% 8%

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27

PRESENTACIÓN DE RESULTADOS CON LA PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA PROFESIONAL PLANTEADO

TEMA DE LA PROPUESTA

Sistema de Gestión de documentos SGDJPA orientado a la web para el adecuado manejo de información en las diferentes áreas de la Jefatura Provincial Antinarcóticos en el cantón Santo Domingo.

OBJETIVOS DE LA PROPUESTA Objetivo General de la Propuesta

Diseñar un Sistema de Gestión de documentos SGDJPA orientado a la web para el adecuado manejo de información en las diferentes áreas de la Jefatura Provincial Antinarcóticos en el cantón Santo Domingo.

Objetivos Específicos

 Elaborar la base de datos con los campos necesarios para el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de documentos.

 Crear los módulos del sistema con interfaces amigables con la finalidad de presentar a los usuarios un ambiente fácil de utilizar.

 Describir los procesos de funcionamiento del Sistema mediante la presentación de diagramas UML.

 Planificar cada una de las etapas de desarrollo del Sistema mediante un cronograma de actividades.

 Realizar las pruebas necesarias aplicadas al sistema mediante la verificación y funcionamiento correcto de los procesos del Sistema de Gestión de documentos.

JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA

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28

Tomando en cuenta todos estos factores se plantea la implementación de un Sistema de Gestión de documentos para cada una de las áreas de la Jefatura Provincial Antinarcóticos, con el desarrollo del Sistema se busca mejorar la administración de los documentos y lograr gestionar la información de una mejor manera mostrando así una mejor estructura de la información.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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29

Elaborado por: Torres Cadena Briceyda; Díaz Lanche Tobías

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Tabla 7:Costos del Desarrollo del Sistema

Elaborado por: Torres Cadena Briceyda; Díaz Lanche Tobías

Tabla 8:Gastos de Recursos Materiales y Tecnológicos

Actividad Cantidad en

Horas Valor por hora Total Análisis y planificación de requerimientos 30 $ 12,00 $ 360,00 Diseño y Programación 320 $ 12,00 $ 3.840,00 Verificación y Pruebas del Sistema 25 $ 12,00 $ 300,00 Implementación 4 $ 12,00 $ 48,00 Capacitación al Personal 10 $ 12,00 $ 120,00

TOTAL

389 $ 12,00 $ 4.668,00

2 Resmas de Papel $ 6,16 $ 0,84 $ 7,00 1 Hosting y Dominio $ 34,00 $ 4,08 $ 38,08 1 Equipo Informático ASUS $ 1.117,60 $ 152,40 $ 1.270,00 1 Scanner Epson Workforce Es-400 $ 440,00 $ 60,00 $ 500,00

Total

TOTAL

$ 1.597,76 $ 217,32 $ 1.815,08

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30

Tabla 9:Gastos de Servicios

Tabla 10:Total ,generado por costos y gastos

Elaborado por: Torres Cadena Briceyda; Díaz Lanche Tobías DESARROLLO DE LA PROPUESTA

Para el desarrollo del presente proyecto se utilizará la Metodología en Cascada ya que con esta metodología podemos viabilizar varios de los procesos y desarrollo de cada uno de los pasos los cuales podrán ser implementados de manera directa con el usuario, de tal manera que el desarrollo de la propuesta estará en marcada a cada paso de dicha metodología, logrando así obtener una propuesta estructurada.

Modelo en Cascada

El primer modelo de proceso de desarrollo de software que se publicó se derivó de procesos de ingeniería de sistemas más generales, debido a la cascada de una fase a otra, dicho modelo se conoce como modelo en cascada o como ciclo de vida del software. (Sommerville, 2006) Según el autor Sommerville las principales etapas de este modelo se transforman en actividades fundamentales de desarrollo las cuales son:

 Análisis y definición de requerimientos: Los servicios, restricciones y metas del sistema se definen a partir de las consultas con los usuarios.

Internet 350 $ 0,75 $ 262,50

Movilización y Viáticos $ 175,00

TOTAL

Actividad Horas Valor Hora Total

437,50 $

Actividad Sub Total Iva 12% Total

Costos del desarrollo del Sistema $ 4.688,00 $0,00 $ 4.688,00 Gastos de recursos materiales y tecnológicos $ 1.597,76 $ 217,32 $ 1.815,08 Gastos de Servicios $ 437,50 $0,00 $ 437,50

6.940,58 $

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31

 Diseño del Sistema y del Software: El proceso de diseño del sistema divide los requerimientos en sistemas hardware o software estableciendo una arquitectura completa el sistema.

 Implementación y pruebas de unidades: Durante esta etapa el diseño del software se lleva a cabo como un conjunto o unidades de programas.

 Integración y prueba del Sistema: Los programas o las unidades individuales de programas se integran y se prueban como un sistema completo para asegurar que se cumplan los requisitos del software, después de las pruebas, el sistema se entrega al cliente.

 Funcionamiento y mantenimiento: Por lo general esta es la fase más larga del ciclo de vida, el sistema se instala y se pone en funcionamiento practico. El mantenimiento implica corregir errores no descubiertos en las etapas anteriores del ciclo de vida, mejorar la implementación de las unidades del sistema y resaltar los servicios del sistema una vez que se descubren nuevos requerimientos.

Ilustración 2:Modelo en Cascada

Elaborado por: Torres Cadena Briceyda; Díaz Lanche Tobías. Fuente: Ilustración del Libro Ingeniería de Software de Ian Sommerville

DEFINICIÓN DE REQUERIMIENTOS

DISEÑO DEL SISTEMA Y DEL

SOFTWARE

IMPLEMENTACIÓN DE PRUEBAS Y

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32 Definición de requerimientos

En esta etapa se identificarán todos los factores que generan descontento a los usuarios en el manejo de la información, además de recolectar los requerimientos necesarios los cuales serán los pilares fundamentales en el desarrollo del sistema. Para lo cual los requisitos deberán ser recolectados tomando en consideración de los factores críticos.

Diseño del sistema y del software

En esta etapa se identifican cada uno de los procesos que intervienen en el funcionamiento del Sistema de Gestión de documentos, es decir identificar cada uno de los pasos a seguir que se deben realizar para el desarrollo de la propuesta.

Implementación y prueba de unidades

En esta etapa se procede a realizar las pruebas necesarias de funcionamiento desde el hosting en el que se alojara el Sistema para así poder verificar la compatibilidad con los navegadores web y revisar que los procesos funcionen correctamente.

Integración y prueba del sistema

Se presentan los módulos implementados en el Sistema para así poder verificar que su funcionamiento sea el correcto y constatar que todos los requerimientos estén establecidos correctamente.

Funcionamiento y mantenimiento

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33 Modelo físico de la Base de datos

Descripción de la base de datos desarrollada para la implementación del Sistema en la cual se presentan las tablas utilizadas para su desarrollo.

Para tener una mejor descripción de cada tabla en el Anexo E se presenta el Diccionario de datos.

Ilustración 3:Modelo físico de la Base de datos

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34 Diagramas UML

Registro de un nuevo usuario

En presente diagrama se representa los procesos que realiza el usuario administrador del Sistema para la asignación de una cuenta a un usuario.

Ilustración 4:Registro de nuevo usuario

Elaborado por: Torres Cadena Briceyda; Díaz Lanche Tobías.

Login del Usuario

En los presentes diagramas tanto de caso de uso como de secuencia, se representa los procesos que realiza Sistema al recibir la petición del usuario al momento de iniciar sesión.

Ilustración 5:Diagrama de caso de uso del Formulario Login de Usuario

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35

Ilustración 6:Diagrama de secuencia del Formulario de Login del usuario

Nuevo Registro

En los presentes diagramas tanto de caso de uso como de secuencia, se representa los procesos que realiza Sistema al recibir la petición del usuario para el ingreso de un nuevo registro de información en los formularios del sistema.

Ilustración 7:Diagrama de caso de uso para un nuevo registro de información

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36

Ilustración 8:Diagrama de Secuencia para un nuevo registro de información

Actualizar Registro

En los presentes diagramas tanto de caso de uso como de secuencia, se representa los procesos que realiza Sistema al recibir la petición del usuario para la actualización de información de un registro.

Ilustración 9:Diagrama de caso de uso para la Actualización de un Registro

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Ilustración 10:Diagrama de secuencia para la actualización de un registro

Eliminar Registro

En los presentes diagramas tanto de caso de uso como de secuencia, se representa los procesos que realiza Sistema al recibir la petición del usuario para la eliminación de un registro.

Ilustración 11:Eliminar Registro

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Ilustración 12:Diagrama de Secuencia para la eliminación de un registro

Requerimientos de los usuarios

En el presente diagrama se presenta el proceso para el registro y envió de un requerimiento de parte del usuario dirigido al Administrador del Sistema.

Ilustración 13:Requerimientos de los Usuarios

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39 Diseño de Interfaz del Sistema

Formulario de Login de Usuario

Ilustración 14:Interfaz del Login de usuario

El Sistema cuenta con tres roles de usuario los cuales son el administrador, usuario normal y usuario secretaria.

Módulo para el rol Administrador

Ilustración 15:Interfaz del Administrador

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40

Al ingresar al sistema con el rol administrador al usuario se le presentará la siguiente pantalla principal, el administrador podrá tener acceso a los gráficos estadísticos, crear usuarios, asignar permisos, además será el encargado de recibir los requerimientos de los usuarios y tendrá la responsabilidad de aceptar o rechazar dichos requerimientos.

Ilustración 16:Registro de Usuarios

Ilustración 17:Asignar Permisos a los Usuarios

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41

Ilustración 18: Gráficos estadísticos detenidos

Ilustración 19:Gráficos estadísticos casos

Ilustración 20:Gráficos estadísticos evidencias

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42 Módulo para el rol Secretaria

El rol secretaria será el encargado de realizar los registros de personal y detenidos y será la única persona que pueda realizar cambios a la información.

Ilustración 21:Interfaz del Usuario Secretaria

Ilustración 22:Formulario Registro Personal

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43 Módulo para el rol procedimientos

El rol de procedimientos será el encargado de realizar los registros de evidencias, casos y actas y será la única persona que pueda realizar cambios a la información.

Ilustración 23:Formulario de Registros de evidencias

Ilustración 24:Registro de Casos

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44

Ilustración 25:Registro de actas

Módulo para el rol usuario

El rol usuario se mostrará el acceso a la gestión de requerimientos es decir son las solicitudes que hacen los usuarios al Administrador mediante el registro de documentos.

Ilustración 26:Formulario de requerimientos de los usuarios

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45

Ilustración 27:Registro de documentos

Ilustración 28:Visualización de los documentos

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46 CONCLUSIONES

 Mediante el Sistema de gestión de documentos SGDJPA orientado a la web se establece la comunicación entre el personal policial y la institución de forma directa ayudando así a que los usuarios puedan gestionar los documentos de manera organizada y tener el acceso a la información en el momento que lo necesiten.  Con el uso de los recursos y herramientas tecnológicas se alcanzó desarrollar un

sistema qué puedan cumplir con todos los requerimientos por parte de los servidores policiales (usuarios), brindando una mejor organización de toda la documentación que se genere de manera interna en la Jefatura Provincial Antinarcóticos en el cantón Santo Domingo.

 El Sistema orientado a la web está desarrollado bajo la estructura del FRAMEWORK CODEIGNITER con los recursos que esta cuenta, se pudo estructurar el diseño y presentación de los módulos de los usuarios de forma organizada y otorgando los permisos y seguridades necesarias a la Información

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47 RECOMENDACIONES

 Brindar capacitaciones al personal policial que harán uso del sistema en relación al correcto funcionamiento y seguridad del Sistema de Gestión de documentos.

 Se recomienda realizar respaldos a la base de datos cada semana para así poder precautelar la información de los registros y los documentos en caso de presentarse cualquier inconveniente con el Sistema.

 En el caso de que se quiera agregar nuevas funciones o la creación de nuevos módulos al sistema se recomienda que el desarrollo se lo siga realizando con la estructura del FRAMEWORK CODEIGNITER y que la persona que vaya a desarrollar tenga los conocimientos necesarios acerca del FRAMEWORK con el fin de precautelar el funcionamiento del Sistema.

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