Guía del usuario de
Digital Asset Manager
Versión 5.3 SP2 Enero de 2006
Tabla de contenido
Prefacio
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15Capítulo 1 Introducción a las aplicaciones basadas en WDK
...
17¿Qué es una aplicación basada en WDK?
...
17¿Qué es un repositorio?
...
18¿Qué es el directorio de retirada?
...
19¿Qué es un flujo de trabajo?
...
19¿Qué es la bandeja de entrada?
...
20¿Qué es un ciclo de vida de documento?
...
20¿Qué es un conjunto de permisos?
...
21Capítulo 2 Usar la interfaz
...
23Iniciar y cerrar sesión
...
23Iniciar sesión
...
24Iniciar sesión en repositorios adicionales
...
25Cerrar sesión
...
26Cambiar la contraseña
...
26Usar opciones de accesibilidad adicionales
...
26Vistas optimizada y estándar
...
27Nodos
...
29Realizar acciones
...
31Explorar repositorios
...
33La ruta de exploración
...
34Elegir los campos que aparecen en una página
...
34Elegir la información que va a aparecer en una lista
...
35Establecer el número de elementos por página
...
35Pasar a elementos de una lista
...
36Filtrar listas
...
36Ordenar listas
...
37Seleccionar las columnas que van a aparecer en una lista
...
37Usar miniaturas como información visual
...
39Activar la caja de luz
...
39Elegir elementos en páginas de selección
...
40Arrastrar y colocar
...
42Capítulo 3 Buscar
...
47Ejecutar búsquedas simples
...
47Resultados de la búsqueda
...
48Ejecutar búsquedas avanzadas
...
49Guardar búsquedas
...
50Ejecutar búsquedas guardadas
...
51Gestionar búsquedas guardadas
...
52Capítulo 4 Definir preferencias
...
55Definir preferencias generales
...
55Definir preferencias de columnas
...
56Definir preferencias de documentos virtuales
...
57Definir preferencias de inicio de sesión
...
58Definir repositorios favoritos
...
59Definir orígenes de búsqueda
...
59Definir formatos
...
60Definir las preferencias de File Share Services
...
61Capítulo 5 Trabajar con archivadores, carpetas y archivos
...
63Crear archivadores, carpetas y archivos
...
63Crear nuevos archivadores
...
64Crear nuevas carpetas
...
64Crear nuevos documentos
...
65Retirar y editar archivos
...
66Funcionamiento de la retirada y edición
...
66Directorio de retirada
...
67Retirar y editar archivos
...
68Registrar archivos
...
69Cancelar retiradas
...
71Localizar archivos utilizados recientemente
...
71Acceder a los archivos retirados
...
72Ver archivos en modo de sólo lectura
...
72Ver elementos relacionados
...
73Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento
...
73Importar
...
74 Exportar...
75 Eliminar...
76 Usar el portapapeles...
77 Mover elementos...
78 Copiar elementos...
79Enlazar elementos y abrir enlaces
...
80Enlazar un elemento a varias ubicaciones del repositorio
...
80 Crear un acceso directo desde fuera del repositorio a unTabla de contenido
Capítulo 6 Trabajar con propiedades
...
87Definir propiedades
...
87Ver historiales
...
88Establecer fechas de retención
...
89Capítulo 7 Trabajar con taxonomías
...
91Información general sobre taxonomías
...
91Enviar elementos para clasificación
...
92Crear categorías
...
92Explorar categorías
...
93Capítulo 8 Trabajar con versiones
...
95Información general sobre versiones
...
95Ver versiones
...
96Capítulo 9 Copias y transformaciones
...
99Trabajar con copias
...
99Información general sobre copias
...
99Ver copias
...
101Importar copias
...
101Definir una copia de vista previa
...
102Ver la copia de vista previa
...
102Restablecer copias
...
103Trabajar con transformaciones
...
103Información general sobre transformaciones
...
104Transformar documentos al formato PDF o HTML
...
104Crear copias mediante transformaciones
...
105Crear objetos relacionados mediante transformaciones
...
107Ver las propiedades de las transformaciones
...
109Quitar transformaciones guardadas
...
110Capítulo 10 Trabajar con réplicas y accesos directos
...
111Réplicas
...
111Accesos directos (referencias)
...
113Capítulo 11 Trabajar con relaciones
...
115Capítulo 12 Trabajar con guiones gráficos
...
117Información general sobre guiones gráficos
...
117Ver guiones gráficos de documentos
...
118Usar el Visor del guión gráfico
...
119Ver diapositivas de PowerPoint desde el guión gráfico
...
120Ver páginas PDF desde el guión gráfico
...
121Anular miniaturas de documento desde el guión gráfico
...
121Editar detalles de vídeo
...
129Reproducir un vídeo desde detalles de vídeo
...
130Ver un guión gráfico de vídeo
...
131Reproducir un vídeo del guión gráfico
...
133Ver pistas de texto de vídeo
...
134Crear pistas de texto
...
135Editar pistas de texto
...
136Eliminar pistas de texto
...
137Ver subclips de vídeo
...
137Crear subclips de vídeo
...
138Editar subclips de vídeo
...
139Eliminar subclips de vídeo
...
140Configurar tiempos de marcas iniciales y finales
...
141Configurar la miniatura predeterminada desde un guión gráfico de vídeo
...
142Eliminar fotogramas de un guión gráfico de vídeo
...
143Capítulo 14 Trabajar con el agregado de PowerPoint
...
145Añadir diapositivas al agregado de PowerPoint
...
146Ver el agregado de PowerPoint
...
147Quitar diapositivas del agregado de PowerPoint
...
148Buscar presentaciones y diapositivas de PowerPoint
...
148Crear una presentación de PowerPoint
...
151Borrar todas las diapositivas del agregado de PowerPoint
...
152Agregar una plantilla para utilizar en el agregado de PowerPoint
...
152Capítulo 15 Trabajar con documentos virtuales
...
155¿Qué es un documento virtual?
...
155Ver la estructura de un documento virtual
...
156Ver el contenido de un documento virtual
...
158Crear documentos virtuales
...
159Trabajar con descendientes
...
159Agregar descendientes
...
160Quitar descendientes
...
163Reordenar descendientes en una ubicación del documento virtual
...
164Mover descendientes a otra ubicación del documento virtual
...
165Fijar descendientes en versiones
...
166Convertir documentos virtuales en documentos simples
...
168Modificar etiquetas de versión
...
168Trabajar con instantáneas
...
169Tabla de contenido
Importing a course
...
174Overview
...
174Structure of an imported course
...
175Importing a course manifest file
...
176Importing a zipped course folder
...
177Exporting a course
...
178Checking out a course
...
178Adding new SCOs and resources to checked out courses
...
179Checking in a course
...
180Versioning a course
...
181Searching for course objects
...
182Viewing courses
...
183Viewing course information
...
185Viewing course properties
...
185Viewing publish history
...
186Publishing a course
...
187Deleting a course
...
187Configuring Learning Services for publishing
...
188Configuring an LMS Server
...
189Adding a new LMS Server object
...
189Editing an LMS Server object
...
190Searching or browsing for an LMS Server object
...
190Deleting an LMS Server object
...
191PENS configuration
...
191Adding a new PENS configuration
...
191Editing a PENS configuration object
...
193Searching or browsing for a PENS configuration object
...
193Deleting a PENS configuration object
...
194Capítulo 17 Anotar documentos PDF
...
195Capítulo 18 Trabajar con colecciones
...
197Información general sobre colecciones
...
197Agregar contenido a colecciones
...
198Crear nuevas colecciones
...
199Ver el contenido de una colección
...
201Ordenar el contenido de una colección
...
201Reproducir el contenido de una colección de depósito de vídeo
...
202Copiar copias a otras colecciones
...
203Buscar colecciones
...
203Ver las colecciones favoritas
...
204Agregar colecciones a sus colecciones favoritas
...
204Quitar colecciones de sus colecciones favoritas
...
205Ver colecciones en otros productos de Documentum
...
213Capítulo 19 Trabajar con formularios
...
215Crear formularios
...
215Abrir formularios
...
216Introducir datos en formularios
...
216Formatear el contenido de un formulario
...
219Capítulo 20 Trabajar con Collaborative Services
...
223Información general sobre Collaborative Services
...
223Salas
...
223Discusiones
...
224Notas
...
224Las carpetas y los archivadores contextuales
...
224Editor de texto enriquecido
...
225Trabajar con salas
...
225Visitar salas
...
225Enlazar a salas
...
226Acerca de los objetos controlados por salas
...
226Quitar el control de los objetos de una sala
...
227Crear salas
...
227Editar las propiedades de una sala
...
229Acerca de la pertenencia a una sala
...
229Gestionar la pertenencia a una sala
...
230Copiar salas
...
234Mover o enlazar a una sala
...
234Eliminar salas
...
234Trabajar con discusiones
...
235Ver discusiones
...
236Agregar y editar comentarios
...
236Eliminar comentarios
...
237Discusiones en los resultados de búsqueda
...
237Trabajar con notas
...
238Notas en los resultados de búsqueda
...
239Trabajar con carpetas y archivadores contextuales
...
240Crear carpetas contextuales
...
240Carpetas y archivadores contextuales en resultados de búsquedas
...
241Usar el editor de texto enriquecido
...
241Agregar contenido al editor de texto enriquecido
...
241Barra de herramientas del editor de texto enriquecido
...
242Capítulo 21 Enviar flujos de trabajo y realizar tareas
...
245Información general sobre tareas
...
245Información general sobre flujos de trabajo
...
245Archivos anexos
...
248Bandeja de entrada
...
249Tabla de contenido
Delegar tareas
...
256Repetir tareas
...
256Cambiar la disponibilidad
...
257Iniciar un flujo de trabajo
...
257Enviar flujos rápidos
...
260Capítulo 22 Gestionar flujos de trabajo
...
261Ver flujos de trabajo
...
261Ver detalles de flujos de trabajo
...
262Ver eventos de auditoría
...
263Ver flujos de trabajo a través de Workflow Manager
...
263Guardar información de flujos de trabajo
...
263Pausar flujos de trabajo
...
264Reanudar flujos de trabajo pausados
...
264Terminar flujos de trabajo
...
265Procesar tareas fallidas
...
266Crear plantillas de flujo de trabajo
...
266Editar conjuntos de alias en flujos de trabajo
...
266Cambiar el supervisor del flujo de trabajo
...
267Ver informes
...
267Capítulo 23 Trabajar con colas de trabajo
...
269Información general sobre colas de trabajos
...
269Configurar la gestión de colas
...
270Orden para configurar las primeras colas de trabajos
...
272Crear categorías de colas
...
272Crear o modificar políticas de colas
...
272Crear colas de trabajos
...
273Gestionar colas de trabajos
...
274Controlar colas activas
...
275Suspender tareas de colas de trabajos
...
275Quitar la suspensión de tareas
...
276Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos
...
276Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos
...
276Actualizar perfiles de usuarios en colas de trabajos
...
277Capítulo 24 Gestionar ciclos de vida
...
279Información general sobre ciclos de vida
...
279Promover elementos
...
280Devolver elementos al estado anterior
...
281Asignar ciclos de vida
...
281...
Capítulo 26 Acceder a las herramientas administrativas
...
287Capítulo 27 Gestionar conjuntos de permisos
...
289Información general sobre permisos
...
289Permisos
...
289Seguridad de carpeta
...
292Permisos extendidos
...
293Entradas adicionales de control de acceso
...
294Conjuntos de alias predeterminados
...
295Localizar conjuntos de permisos
...
295Ver dónde se utiliza un conjunto de permisos
...
296Ver o modificar conjuntos de permisos
...
296Crear conjuntos de permisos
...
298Establecer permisos para un objeto
...
302Agregar o eliminar usuarios de conjuntos de permisos
...
303Agregar usuarios a conjuntos de permisos
...
303Eliminar usuarios de conjuntos de permisos
...
304Cambiar los permisos asignados a un usuario
...
305Establecer permisos básicos y extendidos de objetos de usuarios
...
305Eliminar conjuntos de permisos
...
307Capítulo 28 Gestionar usuarios, grupos y roles
...
309Usuarios
...
309Localizar usuarios
...
311Establecer los permisos predeterminados del archivador de un nuevo usuario
...
311Crear o modificar usuarios
...
312Crear usuarios
...
312Crear usuarios globales
...
317Propiedades de usuario
...
318Importar usuarios
...
324Importar propiedades de usuario
...
326Eliminar usuarios
...
330Reasignar objetos a otro usuario
...
331Cambiar el repositorio inicial de un usuario
...
331Activar o desactivar usuarios
...
332Modificar usuarios
...
332Ver grupos, flujos de trabajo, conjuntos de alias, conjuntos de permisos y documentos de usuarios
...
332Ver o eliminar registros de cambio de repositorio inicial
...
333Ver registros de reasignación de usuarios
...
333Cambiar el nombre de los informes
...
334Grupos
...
334Acerca de los grupos dinámicos
...
336Localizar grupos
...
337Ver dónde se usa un grupo
...
337Crear o modificar grupos
...
337Crear grupos
...
338Tabla de contenido
Roles
...
344Crear o modificar roles
...
344Crear roles
...
344Agregar usuarios, grupos o roles a roles
...
345Modificar roles
...
346Reasignar roles
...
346Eliminar roles
...
347Propiedades de rol
...
347Capítulo 29 Managing Editorial Publishing
...
349Editorial Publishing overview
...
349Smart Connection palettes
...
350The Publications Cabinet view
...
350The Publishing Elements node
...
351The Inbox
...
351Editorial publishing configuration
...
351Editorial workflow roles
...
352Required permissions and security
...
352Editorial Publishing configuration
...
353System, publication and section level configuration
...
355System level configuration
...
355Publication level configuration
...
356Section level configuration
...
357Configuring Element Types
...
358Configuring Metadata Visibility
...
359Configuring Workflows
...
361Configuring Performer Types
...
362Configuring Templates
...
363Object Types
...
364Creating Object Types
...
365Editing Object Types
...
366Workflow States
...
366Creating a workflow state
...
367Editing an Existing State
...
368Workflow Templates
...
368Creating a workflow template for Editorial Publishing using the built-in workflow template editor
...
369Creating a workflow template for Editorial Publishing using Business Process Manager
...
369Performer Types
...
374Creating a performer type
...
375Working with publications
...
375Creating a publication
...
375Creating a section in a publication
...
377Creating an issue of a publication
...
378Adding an element to a publication issue
...
378Deleting a publication, issue, or section
...
379Apéndice A Iconos
...
381Iconos comunes en aplicaciones WDK
...
381Lista de figuras
Figura 2–1. Vista optimizada
...
28Figura 2–2. Vista estándar
...
29Figura 2–3. Nodos comunes a todas las aplicaciones basadas en WDK
...
30Figura 2–4. Ruta de exploración
...
34Figura 2–5. Caja de luz en vista de archivador estándar
...
40Figura 2–6. Página de selección
...
41Figura 2–7. Página de selección con área para agregar selecciones
...
42Figura 5–1. Importar archivos y carpetas
...
74Figura 8–1. Crear versiones
...
96Figura 15–1. VDM en la vista optimizada
...
157Figura 15–2. VDM en la vista estándar
...
157Figura 16–1. Structure of a course folder in Classic view
...
175Figura 16–2. LMS Servers screen
...
190Figu ra 16– 3. P E NS Con fi guration screen
...
193Figura 20–1. Relación entre miembros de un repositorio y miembros, grupos y roles d e u na sala
...
230Figura 21–1. Integración de flujos de trabajo y ciclos de vida
...
248Figura 29–1. Expanded Publications cabinet
...
350Figura 29–2. Expanded Publishing Elements node
...
351Figura 29–3. Expanded Administration node in Digital Asset Manager with Editorial Publishing
...
354Figura 29–4. System Configuration screen
...
356Figura 29–5. Publication Configuration screen
...
357Figura 29–6. Section Configuration screen
...
358Figura 29–7. Element Types view
...
358Figura 29–8. Metadata Visibility view
...
360Figura 29–9. Workflows view
...
361Figura 29–10. Performer Types view
...
362Figura 29–11. Templates view
...
364Tabla de contenido
Lista de tablas
Tabla 2–1. Tipos MIME según la extensión
...
45Tabla 19–1. Botones de formato de un formulario
...
219Tabla 27–1. Niveles de acceso
...
291Tabla 27–2. Permisos requeridos con seguridad de carpeta
...
292Tabla 27–3. Permisos extendidos
...
293Tabla 27–4. Entradas adicionales de control de acceso
...
294Tabla 27–5. Permisos básicos del usuario
...
306Tabla 27–6. Permiso extendido del usuario
...
306Tabla 28–1. Propiedades de un usuario
...
318Tabla 28–2. Importar propiedades de usuario
...
327Tabla 28–3. Privilegios para crear o modificar grupos
...
335Tabla 28–4. Propiedades de un grupo
...
341Tabla 28–5. Propiedades de un rol
...
347Prefacio
En esta guía se explica cómo utilizar Digital Asset Manager de EMC Documentum. Se describe el comportamiento de la interfaz predeterminada de Digital Asset Manager. Su instalación podría estar personalizada. Si es así, es posible que los elementos de la interfaz que vea no se correspondan con los que se describen en este manual.
Historial de revisión
Fecha de revisión Descripción
Enero de 2006 Versión inicial de esta guía
Para descargar documentación relacionada, consulte el área de asistencia técnica de http://www.documentum.com/.
Capítulo 1
Introducción a las aplicaciones
basadas en WDK
En esta sección se ofrece información general acerca de los siguientes temas: • ¿Qué es una aplicación basada en WDK?, página 17
• ¿Qué es un repositorio?, página 18
• ¿Qué es el directorio de retirada?, página 19 • ¿Qué es un flujo de trabajo?, página 19 • ¿Qué es la bandeja de entrada?, página 20
• ¿Qué es un ciclo de vida de documento?, página 20 • ¿Qué es un conjunto de permisos?, página 21
¿Qué es una aplicación basada en WDK?
Las aplicaciones basadas en WDK están incorporadas en la funcionalidad WDK (Web Development Kit). Las aplicaciones basadas en WDK permiten el acceso a un repositorio de EMC | Documentum mediante un explorador Web.
Digital Asset Manager es una aplicación basada en WDK.
La funcionalidad WDK permite obtener acceso, editar y gestionar el contenido de varios repositorios. Mediante la función WDK, puede distribuir el contenido utilizando procesos empresariales automatizados; restringir el acceso a contenido según los conjuntos de permisos; y asignar números de versión al contenido que le ayudarán a realizar un seguimiento de las revisiones.
¿Qué es un repositorio?
Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el que trabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios ofrecen seguridad, herramientas y servicios para compartir contenido entre muchos usuarios. Los procesos controlan la distribución automatizada del contenido y le asignan ciclos de vida de documentos. Asimismo, los procesos permiten crear, editar y reenviar contenido, sin importar los conocimientos técnicos del usuario.
Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido: • El contenido que forma el archivo; es decir, el texto, gráficos, sonido, vídeo, contenido
binario u otro contenido.
• Las propiedades: las características descriptivas del archivo, como su fecha de creación, autor, número de versión y otra información. Los valores de propiedad sólo los puede editar el creador del archivo o un usuario con una configuración de seguridad lo suficientemente alta.
El nivel superior de organización de un repositorio son los nodos. Los nodos proporcionan acceso a distintas funciones del repositorio y a distintas formas de organizar su contenido. Puede acceder a todo el contenido de un repositorio a través de su nodo Archivadores, el cual organiza el contenido en archivadores y carpetas de archivadores. Otros nodos proporcionan distintos esquemas de organización para facilitar el acceso al contenido, por ejemplo, en función de los archivos que utilice con más frecuencia, de los archivos utilizados recientemente o mediante otros esquemas configurados por su organización.
En todos los repositorios hay un archivador inicial con su nombre. Ningún otro usuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él. El archivador inicial es el lugar donde se almacenan los documentos personales.
En cada repositorio dispondrá de su propia bandeja de entrada. En la bandeja de entrada se muestran las tareas que le han sido asignadas y las notificaciones que ha solicitado para acciones concretas.
Cuando desee modificar un archivo, deberá retirarlo del repositorio. Esto bloqueará el archivo, de forma que ningún otro usuario pueda modificarlo. Los demás usuarios podrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Cuando termine de modificar el archivo, podrá volver a registrarlo en el repositorio para reemplazar la versión anterior por la actualizada. Al registrarlo, el archivo se desbloqueará para que otros usuarios puedan modificarlo.
Cuando se crea un archivo en el repositorio, Digital Asset Manager le asigna un número de versión. A los archivos nuevos se les asigna el número de versión 1.0. Digital Asset Manager incrementa automáticamente los números de versión en un decimal cada vez que un archivo se retira y se vuelve a registrar. Puede seleccionar que el incremento no
Introducción a las aplicaciones basadas en WDK
se aplique, de modo que se mantenga el mismo número de versión y se sobrescriba la versión existente.
Además de contenido, los repositorios también almacenan otros elementos, como flujos de trabajo (secuencias automatizadas para distribuir archivos), conjuntos de permisos y perfiles de usuario. Todos los elementos de un repositorio, sean o no de contenido, se almacenan como objetos de repositorio con un tipo de objeto definido. Los archivos de contenido tienen normalmente el tipo de objeto dm_document. El tipo de objeto determina los tipos de propiedades asociadas al objeto.
El contenido de un repositorio es gestionado por Documentum Content Server.
¿Qué es el directorio de retirada?
Cuando retira archivos de un repositorio, Digital Asset Manager los descarga en una ubicación de su equipo. Esta ubicación se denomina directorio de retirada.
Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté o no conectado al repositorio. Cuando esté listo para guardar el archivo en el repositorio, deberá registrarlo de nuevo.
De forma predeterminada, el directorio de retirada se encuentra en una de las siguientes ubicaciones:
• En sistemas operativos de Windows:
//Documentum/Retirada
• En sistemas operativos de Macintosh:
Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:Retirada
Puede cambiar la ubicación del directorio de retirada en las preferencias de Digital Asset Manager.
En algunos casos, cuando se retira un archivo, es posible que Digital Asset Manager no lo copie en el equipo, sino que lo transmita al equipo. Que esto ocurra depende de la aplicación de edición del archivo. Si Digital Asset Manager transmite el archivo al equipo, el archivo no se guarda en el equipo local. Si precisa más información sobre la retirada de archivos, consulte la sección Retirar y editar archivos de esta guía.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es un proceso que permite distribuir electrónicamente documentos e instrucciones entre usuarios. Por ejemplo, un empleado crea un informe de gastos de viaje; otro empleado lo revisa y, a continuación, lo devuelve para que sea corregido;
por último, un tercer empleado lo aprueba. Un flujo de trabajo automatiza el proceso, garantizando que el archivo adecuado vaya a la persona adecuada en el orden adecuado. Para iniciar un flujo de trabajo, elija la plantilla de flujo de trabajo que especifique la secuencia de tareas que desee realizar. La plantilla puede especificar qué usuario realiza cada tarea o permitirle que seleccione a los usuarios. Asimismo, la plantilla puede incluir tareas automáticas, las cuales son tareas que el sistema realiza antes de enviar el flujo de trabajo al siguiente usuario.
¿Qué es la bandeja de entrada?
La bandeja de entrada contiene las tareas y notificaciones recibidas. Las tareas son asignaciones electrónicas que se envían como parte de un flujo de trabajo. Cuando recibe una tarea, puede elegir si desea aceptarla o rechazarla. Cuando termine una tarea, la reenviará. El flujo de trabajo avisará al siguiente usuario en la secuencia. Las tareas pueden incluir archivos anexos.
Las notificaciones son mensajes que permiten saber cuándo se ha producido una acción específica en un documento. Si desea recibir notificaciones sobre determinados eventos, seleccione la opción de notificación correspondiente en las propiedades del documento. En una federación de repositorios, dispondrá de una única bandeja de entrada para toda la federación.
¿Qué es un ciclo de vida de documento?
Los ciclos de vida de documentos son las secuencias de estados por las que pasa un archivo desde que se crea hasta que caduca. Cuando se crea un archivo, el sistema le asigna un ciclo de vida de documento y, a continuación, le asigna el primer estado de dicho ciclo de vida.
Entre los estados de los ciclos de vida se incluyen Trabajo en curso, el cual indica que un documento está en fase de borrador, y En prueba, que indica que un documento está terminado y listo para ser aprobado. De forma predeterminada, Digital Asset Manager no permite realizar cambios en los elementos que se encuentran en el estado En prueba del ciclo de vida.
Los archivos avanzan por los estados del ciclo de vida mediante la promoción manual o automática. Normalmente, el ciclo de vida de documento estará incorporado a un flujo de trabajo. Sabrá cuál es su papel en el ciclo de vida de un archivo cuando aparezca una tarea de flujo de trabajo en la bandeja de entrada.
Introducción a las aplicaciones basadas en WDK
¿Qué es un conjunto de permisos?
Los conjuntos de permisos determinan los usuarios que tienen acceso a un elemento concreto del repositorio. Todos los elementos del repositorio tienen asociado un conjunto de permisos, el cual determina quién tiene acceso al elemento y qué acciones puede realizar cada usuario con acceso. El acceso a un elemento del repositorio viene determinado por el conjunto de permisos asignado a dicho elemento.
Los conjuntos de permisos enumeran los usuarios y grupos a los que se ha otorgado acceso. El conjunto de permisos asigna uno de estos siete niveles de acceso a todos los usuarios y grupos incluidos. Cada nivel de acceso incluye todos los permisos de los niveles precedentes:
• Ninguno: no se permite acceso al elemento.
• Examinar: los usuarios pueden ver las propiedades del elemento, pero no su contenido.
• Leer: los usuarios pueden ver el contenido del elemento. • Relacionar: los usuarios pueden escribir notas en el elemento.
• Versión: los usuarios pueden modificar y registrar nuevas versiones del elemento. • Escribir: los usuarios pueden modificar y registrar el elemento manteniendo la
misma versión.
Capítulo 2
Usar la interfaz
En esta sección se describen los siguientes temas: • Iniciar y cerrar sesión, página 23
• Vistas optimizada y estándar, página 27 • Nodos, página 29
• Realizar acciones, página 31 • Explorar repositorios, página 33 • La ruta de exploración, página 34
• Elegir los campos que aparecen en una página, página 34 • Elegir la información que va a aparecer en una lista, página 35 • Elegir elementos en páginas de selección, página 40
• Arrastrar y colocar, página 42 • Abrir ventanas nuevas, página 43 • Ver mensajes, página 43
• Ver el estado del trabajo (estado de tareas), página 44
• Ver la información de producto de la aplicación WDK, página 46
Iniciar y cerrar sesión
En esta sección se describen los siguientes temas: • Iniciar sesión, página 24
• Iniciar sesión en repositorios adicionales, página 25 • Cerrar sesión, página 26
• Cambiar la contraseña, página 26
Iniciar sesión
Para iniciar sesión, debe disponer de la siguiente información: • URL de Digital Asset Manager.
• El nombre del repositorio en el que va a iniciar sesión. • El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.
• Si procede: la ubicación de red desde la que se accede a Digital Asset Manager. • Si procede: el nombre de dominio de Windows NT para el repositorio.
• Si procede: el idioma de la aplicación que ejecuta. Si no es así, consulte a su administrador.
Para iniciar sesión:
1. En el explorador, escriba la URL de Digital Asset Manager en el campo de dirección/ubicación que corresponda y presione Intro o haga clic en Ir. Se producirá una de las siguientes situaciones:
• Si guardó sus credenciales con Digital Asset Manager o utiliza otro tipo de autenticación automatizada, Digital Asset Manager iniciará la sesión de forma automática. Omita el resto del procedimiento. Puede eliminar las credenciales guardadas en las Preferencias de Digital Asset Manager.
• Si no guardó sus credenciales la última vez que inició una sesión, aparecerá la página Inicio de sesión. Continúe con el resto del procedimiento.
2. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba su nombre de usuario para el repositorio en el que está iniciando sesión. Los nombres de usuario distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
3. En el campo Contraseña, escriba su contraseña para el repositorio en el que está iniciando sesión. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. 4. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio.
5. Si la lista Ubicación está disponible, seleccione la ubicación en la red de su
organización desde la que accede a Digital Asset Manager. Esta lista está disponible si la red de su organización utiliza almacenamientos de contenido distribuido. Esto permite a Digital Asset Manager acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana de la red. Según la configuración de su organización, esta ubicación podría ser un valor fijo.
6. Para que el equipo local inicie la sesión de forma automática la próxima vez que acceda a Digital Asset Manager, marque la casilla ¿Recordar credenciales la próxima
vez? De este modo, la página Inicio de sesión no aparecerá la próxima vez que
acceda a Digital Asset Manager. La sesión se iniciará de forma automática.
Puede eliminar las credenciales guardadas en Preferencias. Esto puede resultar útil para volver a tener acceso al enlace Más opciones al iniciar la sesión.
Usar la interfaz
Las credenciales se almacenan en una cookie en el equipo con el que se accede a Digital Asset Manager. Si elimina la cookie o inicia sesión desde otro equipo, tendrá que volver a escribir las credenciales la próxima vez que inicie una sesión.
7. Para introducir otra información de inicio de sesión, haga clic en Más opciones y escriba o seleccione cualquiera de las opciones siguientes:
• Dominio
Un nombre de dominio de Windows NT.
• Idioma
El idioma que utiliza en las páginas de Digital Asset Manager.
• Opciones de accesibilidad adicionales
Seleccione esta opción para usar las funciones de accesibilidad. Si precisa más información sobre funciones de accesibilidad, consulteUsar opciones de accesibilidad adicionales, página 26.
• Cambiar contraseña
Haga clic en esta opción para cambiar la contraseña. Si precisa más información, consulteCambiar la contraseña, página 26. Si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar las contraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en el servidor LDAP. 8. Haga clic en Iniciar sesión.
Iniciar sesión en repositorios adicionales
Si la organización tiene varios repositorios, puede iniciar sesión en más de un repositorio durante la sesión de Digital Asset Manager.
Para iniciar sesión en otro repositorio:
1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles: • En la lista Repositorio, en la parte superior derecha de la página, elija el
repositorio o seleccione Agregar repositorio.
• En el panel izquierdo (si está disponible), seleccione el repositorio o haga clic en
Agregar repositorio.
2. Si seleccionó Agregar repositorio, elija un repositorio y haga clic en Aceptar. 3. Escriba el nombre de usuario y la contraseña para el repositorio.
Cerrar sesión
Para cerrar la sesión:
1. Siga uno de estos procedimientos:
• Al principio de la página, haga clic en Cerrar sesión. • Seleccione Archivo>Cerrar sesión.
Cambiar la contraseña
Tenga en cuenta que, si utiliza la autenticación de usuarios de LDAP, no puede cambiar las contraseñas desde esta página. Un administrador del sistema debe cambiar la contraseña en el servidor LDAP.
Para cambiar la contraseña:
1. En la página de inicio de sesión, haga clic en Más opciones. 2. Haga clic en Cambiar contraseña.
3. En el campo Contraseña actual, escriba la contraseña actual.
4. En los campos Nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña, escriba la nueva contraseña. Es recomendable utilizar una contraseña que esté formada por letras y números.
5. Haga clic en Cambiar contraseña.
Usar opciones de accesibilidad adicionales
Si está disponible, el modo de accesibilidad proporciona una forma alternativa de utilizar la interfaz. Este modo ofrece listas en lugar de menús y proporciona texto descriptivo adicional. El modo de accesibilidad ofrece exploración lineal, exploración por fichas y etiquetas ALT con descripciones de los elementos.
Nota: Las opciones de accesibilidad no se incluyen en Documentum Administrator.
Para utilizar el modo de accesibilidad:
1. En el campo Nombre de inicio de sesión, escriba el nombre de usuario, en el que se distingue entre mayúsculas y minúsculas.
2. En el campo Contraseña, escriba la contraseña, en la que se distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Usar la interfaz
3. En el campo Repositorios, seleccione el repositorio. 4. Haga clic en Más opciones.
IMPORTANTE: si guardó sus credenciales de inicio de sesión (marcando la casilla ¿Recordar credenciales la próxima vez?), no se mostrará la página Inicio de sesión.
Si desea ver la página Inicio de sesión, debe borrar las credenciales guardadas en
Preferencias o eliminar la cookie que contiene las credenciales guardadas.
5. Seleccione Opciones de accesibilidad adicionales. 6. Haga clic en Iniciar sesión.
Problemas conocidos en el modo de accesibilidad:
• Para una exploración lineal, se deberá utilizar la vista Estándar.
• Existe un gran número de marcos. Los lectores de pantalla con funciones de exploración de marcos ayudan a solucionar este problema.
• El control de formulario de lista desplegable provoca una exploración inmediata. Los usuarios de JAWS pueden utilizar ALT+flecha arriba/flecha abajo para evitar dicha exploración.
• Al actualizar la página se vuelve al nivel superior del nodo inicial.
• Es posible que no se tenga acceso a los componentes desarrollados o modificados por otros fabricantes.
Vistas optimizada y estándar
Existen dos vistas diferentes: la vista optimizada y la vista estándar.
La vista optimizada proporciona acceso a las funciones usadas con mayor frecuencia. En la vista optimizada, los elementos se procesan de uno en uno.
Figura 2-1. Vista optimizada
La vista estándar incluye la barra de menús y proporciona acceso a todas las funciones de Digital Asset Manager, según los permisos de que disponga (el acceso a determinadas funciones puede estar limitado por sus niveles de permiso). La vista estándar permite procesar varios elementos a la vez. Las funciones administrativas están disponibles a través de la vista estándar.
Usar la interfaz
Figura 2-2. Vista estándar
Puede cambiar de vista en cualquier momento. Digital Asset Manager mantiene su ubicación en el repositorio. Si una ubicación no está disponible en la nueva vista, Digital Asset Manager muestra la página predeterminada (la página predeterminada se define en Preferencias).
Para alternar entre las vistas:
1. Al final de la página, haga clic en Optimizada o Estándar.
Nodos
El nivel superior de un repositorio consta de los distintos nodos, que proporcionan acceso a las diversas funciones y tipos de objetos de Digital Asset Manager. Para abrir un nodo, haga clic en él.
Si el tamaño de la ventana es demasiado pequeño para mostrar todas las fichas, aparecerán unas flechas como las que se muestran a continuación:
En la vista estándar, los nodos aparecen como un árbol de navegación en el panel izquierdo. En la siguiente ilustración se muestra un conjunto básico de nodos. Es posible que su aplicación muestre más nodos.
Figura 2-3. Nodos comunes a todas las aplicaciones basadas en WDK
La instalación básica de WDK incluye los nodos predeterminados siguientes, aunque es posible que su aplicación incluya otros nodos:
• Bandeja de entrada
Muestra las tareas y notificaciones recibidas.
• Mis archivos
Muestra los últimos archivos creados, modificados o retirados.
• Suscripciones
Muestra los archivos y carpetas a los que se desea acceder rápidamente.
• Categorías
Ofrece formas alternativas de agrupar archivos distintas a como están organizados en los archivadores. Por ejemplo, un archivador permite organizar archivos según su estructura en un sitio Web, pero puede que ésta no sea la forma más lógica de organizar los archivos cuando los autores Web desean acceder a ellos internamente. Las categorías permiten a las organizaciones agrupar archivos en función del modo en que los autores accederán a ellos; por ejemplo, según el departamento responsable de determinado contenido.
Usar la interfaz
Muestra el nivel de organización más alto de un repositorio. Los archivadores contienen carpetas y archivos.
• Archivador inicial
Contiene las carpetas y documentos personales. Ningún otro usuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él. Es el lugar donde se almacenan los documentos personales.
• Administración (sólo en la vista estándar)
Proporciona acceso a la configuración del sistema y a funciones administrativas.
Realizar acciones
En la vista optimizada, las acciones se realizan en un elemento cada vez. Las acciones que se aplican a la ubicación actual aparecen como hipervínculos sobre la lista de elementos. Las acciones disponibles aparecen subrayadas, como se muestra a continuación:
Las acciones que se aplican a un elemento de lista aparecen como hipervínculos junto a dicho elemento. Las acciones disponibles aparecen subrayadas. El enlace Más abre un menú con más acciones. Si utiliza el modo de accesibilidad, el enlace Más es sustituido por el enlace Acciones.
En la vista estándar, se pueden
realizar acciones en varios elementos a la vez. Para que una acción afecte a uno o varios elementos, marque las casillas de verificación de los elementos y, a
continuación, seleccione la acción. Las acciones que se realizan con mayor frecuencia aparecen en la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior de la página, como se muestra a continuación:
En la vista estándar, todas las acciones disponibles aparecen en la barra de menús, justo debajo de la barra de herramientas, como se muestra a continuación:
Están incluidas tanto las acciones que se aplican a la ubicación como las que se aplican a los elementos de la lista. Las acciones disponibles aparecen resaltadas en los menús. Si utiliza el modo de accesibilidad, los menús son sustituidos por los enlaces Acciones
globales y Acciones, los cuales muestran listas de acciones disponibles. Por tanto, en
esta guía, cuando un procedimiento indique que seleccione un menú, deberá seleccionar el enlace adecuado del modo de accesibilidad.
Usar la interfaz
Explorar repositorios
En este tema se incluyen dos procedimientos: uno para explorar con la vista optimizada y otro para explorar con la vista estándar. Puede utilizar estos procedimientos para explorar archivadores, taxonomías u otras estructuras de directorio.
Para explorar el repositorio mediante la vista optimizada:
1. Haga clic en la ficha correspondiente al nodo que desee explorar.
Por ejemplo, para explorar el nodo Categorías, haga clic en la ficha Categorías. 2. Se abrirá el siguiente nivel de directorios. Para abrir una ubicación del directorio
(por ejemplo, una carpeta), haga clic en la ubicación. Puede seguir “profundizando” en la estructura de directorios haciendo clic en las sucesivas ubicaciones hasta que encuentre el elemento que está buscando.
3. Para volver a un nivel superior de la estructura de directorios, siga uno de estos procedimientos:
• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clic en la ubicación de directorio a la que desee ir.
• Para ir al nivel superior de un nodo, haga clic en el nodo.
Para explorar un repositorio mediante la vista estándar:
En el panel izquierdo de la vista estándar aparece un árbol de directorios que muestra la estructura de directorios del repositorio. En el panel derecho se muestra el contenido del elemento seleccionado en el panel izquierdo.
1. Para expandir un elemento del panel izquierdo, haga clic en su signo más (+). El elemento se expandirá en el panel izquierdo para mostrar el siguiente nivel de carpetas y nodos que contiene.
Cuando haga clic en el signo más, la visualización del panel derecho no cambiará. Para cambiar lo que se ve en el panel derecho, hay que hacer clic en el propio elemento.
Si una carpeta contiene más de 50 subcarpetas, no se expandirá inmediatamente. En su lugar, Digital Asset Manager mostrará un número indicando la cantidad de subcarpetas existentes. Por ejemplo, si hubiera 460 subcarpetas, Digital Asset Manager mostraría 460 carpetas. Para visualizar las subcarpetas en el panel izquierdo, haga clic en ese número. O bien, haga clic en el nombre de la carpeta principal en el panel izquierdo para ver la lista de subcarpetas en el panel derecho. Si accede a una subcarpeta del panel derecho, el nombre de la subcarpeta se agregará al árbol del panel izquierdo, pero el árbol no se expandirá. La designación numérica cambia para indicarle el número de carpetas que no se han mostrado todavía. 2. Para contraer un elemento en el panel izquierdo, haga clic en su signo menos (-). 3. Para volver a un nivel superior del directorio, siga uno de estos procedimientos:
• En el panel izquierdo, haga clic en la ubicación a la que desee ir.
• En la ruta de exploración que aparece en la parte superior de la página, haga clic en la ubicación a la que desee ir.
La ruta de exploración
Al abrir directorios o realizar acciones, en la parte superior de la página aparece una ruta que muestra la ubicación a la que se ha desplazado o la acción que está viendo. Puede hacer clic en cualquier carpeta de la ruta para volver a esa ubicación. En la siguiente ilustración se muestra la ruta de exploración y las acciones disponibles en la ubicación a la que se ha desplazado.
Figura 2-4. Ruta de exploración
Elegir los campos que aparecen en una página
En ocasiones, al mostrar las propiedades de un objeto, los usuarios que disponen de privilegios administrativos pueden ver campos adicionales en las páginas. Si en una página aparece el enlace [+] Mostrar opciones o [+] Mostrar más, podrá seleccionar estos enlaces para ver más propiedades u opciones. Para ver la lista completa de propiedades asociadas al tipo de objeto, puede marcar la casilla de verificación Mostrar todas las
propiedades.
Las propiedades mostradas varían según el tipo de objeto del documento original. Si procede, los campos se pueden modificar. Si desea ver explicaciones detalladas de las
Usar la interfaz
propiedades, consulte la descripción del tipo de objeto en Content Server Object Reference
Manual (Manual de referencia de objetos de Content Server).
Para ocultar campos u opciones adicionales, seleccione el enlace [-] Ocultar opciones o el enlace [-] Ocultar más.
Elegir la información que va a aparecer en una
lista
Puede determinar la forma en que se mostrará la lista de elementos. En esta sección se describen los siguientes temas:
• Establecer el número de elementos por página, página 35 • Pasar a elementos de una lista, página 36
• Filtrar listas, página 36 • Ordenar listas, página 37
• Seleccionar las columnas que van a aparecer en una lista, página 37 • Usar miniaturas como información visual, página 39
Establecer el número de elementos por página
Puede seleccionar el número máximo de elementos que se mostrarán en cada página. Los elementos adicionales se presentarán en la página siguiente. Dicho número máximo se selecciona en la lista Elementos por página, que se muestra a continuación:
El campo situado sobre la lista indica el número de páginas que contiene la lista. Por ejemplo, si aparece lo siguiente:
estará viendo la primera página de una lista de cinco.
Para avanzar o retroceder una página cada vez, haga clic en las flechas sencillas: o Para ir a la primera o a la última página de la lista, haga clic en las flechas dobles: o Para ir a un determinado número de página, escriba el número en el campo de texto y presione Intro.
Pasar a elementos de una lista
Si el campo Empieza por aparece en la parte superior de una lista o directorio, puede acceder directamente a un elemento de la lista sin tener que desplazarse por toda la lista:
Si escribe los primeros caracteres del nombre de un archivo y hace clic en Ir, Digital Asset Manager pasa directamente a los elementos de la lista cuyos nombres empiecen por dichos caracteres. También puede introducir una ubicación. En este tema se incluyen dos procedimientos: uno para acceder directamente a elementos y otro para acceder directamente a ubicaciones.
Para localizar un elemento mediante el campo Empieza por:
1. En el campo Empieza por, escriba las primeras letras del nombre del elemento. 2. Haga clic en Ir.
Para encontrar una ubicación mediante el campo Empieza por:
1. En el campo Empieza por, escriba la ruta completa o el principio de la ruta. Utilice esta sintaxis:
/nombre_archivador/ruta_carpeta/ruta_carpeta/
Por ejemplo, para acceder directamente a una carpeta llamada “carpeta_xyz” del nivel superior de un archivador denominado “archivador_abc”, deberá escribir lo siguiente:
2. Haga clic en Ir.
Filtrar listas
Se pueden utilizar filtros para restringir los tipos de elementos que se mostrarán en una lista. Si hay filtros disponibles, puede acceder a ellos mediante una lista de selección:
, o un botón:
Usar la interfaz
El botón Filtro permite aplicar varios filtros a la vez. Por ejemplo, podría filtrar por estado y escenario para ver los archivos que tienen tanto el ciclo de vida En prueba como un escenario francés. Si desea aplicar varios filtros a la vez, haga clic en el botón Filtro para ver los filtros disponibles. Por cada filtro disponible, seleccione el valor que desea emplear para filtrar.
Nota: Si la aplicación basada en WDK permite filtrar archivos que están en un sitio Web
de trabajo en curso, la pantalla resultante también incluirá los archivos que no tienen dicho estado. Se trata de un comportamiento intencionado.
Ordenar listas
Al ordenar elementos en una lista, aparecerán en orden descendente.
Para ordenar elementos en la vista optimizada:
1. Para ordenarlos, haga clic en una de las propiedades de la línea Ordenar por, como se muestra a continuación:
2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar la propiedad.
Para ordenar elementos en la vista estándar:
1. Haga clic en un encabezado de columna, como se muestra a continuación:
Para ordenarlos por propietario de bloqueo, haga clic en el icono de llave: 2. Para invertir el orden, vuelva a seleccionar el encabezado de columna.
Seleccionar las columnas que van a aparecer en una
lista
Puede seleccionar qué propiedades aparecerán en las listas, así como cambiar el orden en el que aparecerán las columnas de dichas propiedades. Por ejemplo, una lista podría mostrar valores para las opciones Nombre, Tamaño, Modificado y Formato, tal y como se muestra aquí:
Podría decidir quitar Tamaño y agregar Creador, tal y como se muestra a continuación:
Para seleccionar las columnas que aparecerán en una vista determinada:
1. Desplácese hasta la vista.
2. Si aparece la casilla de verificación Igual que Archivadores, puede marcarla para copiar la configuración del archivador y omitir el resto de este procedimiento. 3. Haga clic en .
4. Para agregar una propiedad que se mostrará como una columna, siga este procedimiento:
a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, seleccione el tipo de objeto que contiene la propiedad que desea mostrar. Las propiedades se muestran en la lista
Seleccionar atributos para mostrar.
Para ver las propiedades de todos los tipos de objetos estándar, seleccione
Elementos predeterminados.
Nota: Para ver las propiedades de un tipo de objeto personalizado, un
administrador debe agregar dicho tipo de objeto a la lista y, a continuación, el usuario debe seleccionarlo en la lista Seleccionar tipo de objeto.
b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que desea mostrar en una columna.
c. Haga clic en Agregar.
d. Repita estos pasos con tantas propiedades como desee agregar.
5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedad en la lista Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en Arriba o en Abajo, según corresponda.
6. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedad en
Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en Quitar.
7. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar. Las opciones de columnas se mantienen por perfil de usuario y por equipo. Si utiliza un equipo distinto, tendrá que volver a especificar las opciones de columnas para el nuevo equipo.
Usar la interfaz
Usar miniaturas como información visual
Las miniaturas sirven de información visual para conocer el tipo o contenido de un archivo. Por ejemplo, la miniatura de un archivo de imagen suele ser una copia de la imagen más pequeña y con menor resolución. Si no se puede generar una miniatura de baja resolución, la miniatura aparece como una representación del tipo de archivo, utilizando el icono estándar del formato.
Si se configura para ello, Digital Asset Manager crea miniaturas de nuevos archivos cuando se importan o crean por primera vez en el repositorio. Tenga en cuenta que es posible que la nueva miniatura no aparezca en seguida. La creación de miniaturas se lleva a cabo de forma asíncrona, lo que significa que es posible que la miniatura no esté disponible inmediatamente.
Si por algún motivo no se puede enviar al explorador la miniatura o cargarla, Digital Asset Manager mostrará un icono para representar a la miniatura “rota”. Es posible configurar el icono que se emplea para indicar una miniatura rota, pero de manera predeterminada se muestra como un icono de documento genérico ( ).
En Digital Asset Manager, se muestran las miniaturas de forma predeterminada. La única forma de desactivar las miniaturas es a través de las preferencias.
Activar la caja de luz
La Caja de luz permite revisar con rapidez una lista de objetos mediante la visualización de sus miniaturas y de una cantidad limitada de metadatos. La cantidad y los tipos de metadatos que se muestran en la Caja de luz se determinan mediante las preferencias de Columna. Los únicos metadatos requeridos en la vista Caja de luz es la miniatura.
Figura 2-5. Caja de luz en vista de archivador estándar
Para activar la caja de luz:
1. Mientras ve una lista de archivos, marque la casilla de verificación Caja de luz. La casilla de verificación permite activar y desactivar la visualización de la caja de luz.
Elegir elementos en páginas de selección
Ciertos procedimientos en Digital Asset Manager solicitan al usuario que elija un elemento en una página de selección (que se muestra a continuación). Este procedimiento describe cómo utilizar una página de selección.
Usar la interfaz
Figura 2-6. Página de selección
Para elegir un elemento en una página de selección:
1. En el lado izquierdo de la página de selección, haga clic en el nodo que desee explorar.
2. En la lista, desplácese hasta el elemento deseado. Utilice la exploración estándar de Digital Asset Manager. En otras palabras, desplácese de la misma forma que en cualquier otra lista en Digital Asset Manager.
3. Cuando localice el elemento deseado, marque su casilla de verificación. Si es posible, puede seleccionar varios elementos.
4. Si la página de selección presenta un área a su derecha para agregar las selecciones, debe mover las selecciones a la misma haciendo clic en el botón de flecha derecha. Puede agregar varias selecciones. Si la página de selección no presenta el área mencionada para agregar las selecciones, omita este paso.
Figura 2-7. Página de selección con área para agregar selecciones
5. Cuando haya terminado de realizar las selecciones, haga clic en Aceptar.
Arrastrar y colocar
La función de arrastrar y colocar permite seleccionar archivos u otros objetos con el ratón y moverlos a una ubicación nueva. La acción de arrastrar y colocar se realiza tanto al mover un elemento desde una ventana de Digital Asset Manager a otra ventana de Digital Asset Manager, como al mover un elemento desde un panel de la vista estándar al otro. Puede utilizar esta función para mover elementos desde y hasta las ubicaciones siguientes:
• Desde el portapapeles hacia una ubicación del repositorio
• Desde cualquier vista de lista (como una lista de carpetas, una lista de categorías o los resultados de una búsqueda) hasta otra ubicación del repositorio
• Desde una ubicación de un documento virtual hasta otra ubicación del mismo documento
• Desde un repositorio hasta un sistema de archivos local, o viceversa
Para habilitar la función de arrastrar y colocar:
1. Instale el complemento WdkPluginCab a través de Preferencias. Dicho complemento se instala en la siguiente ubicación del equipo local:
Usar la interfaz
C:\WINDOWS\Downloaded Program Files
Para arrastrar y colocar un elemento desde una ubicación hacia otra:
1. En el panel izquierdo o derecho, coloque el puntero del ratón sobre el elemento. 2. Mantenga pulsado el botón derecho del ratón.
3. Mientras mantiene pulsado el botón derecho del ratón, arrastre el elemento hacia una ubicación del panel opuesto.
4. Suelte el botón derecho del ratón.
5. Si aparece un menú, seleccione la acción deseada.
Abrir ventanas nuevas
Si la opción está disponible en la aplicación basada en WDK, entonces, cuando se encuentre en un repositorio, podrá abrir una ventana nueva e independiente para el repositorio. Puede utilizar esta función para ver varias áreas de un repositorio al mismo tiempo o para ver varios repositorios a la vez.
Para abrir una ventana nueva para el repositorio actual:
1. Siga uno de estos procedimientos, en función de las opciones disponibles: • Haga clic en Nueva ventana.
• Seleccione Herramientas>Nueva ventana.
Ver mensajes
Los mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada en la parte inferior de la página, como se muestra a continuación:
Si la longitud de un mensaje es mayor que el área de visualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo haciendo clic en el botón Ver mensajes de la barra de estado. De esta forma se abrirá el Visor de mensajes, en el que se muestran los mensajes recientes.
Ver el estado del trabajo (estado de tareas)
Para mostrar el estado de los trabajos en segundo plano, haga clic en el botón Estado del
trabajo o bien en el botón Estado de tareas en la barra de estado. El botón que aparezca
dependerá de la aplicación WDK que utilice.
Por ejemplo, se verán el estado del trabajo o el estado de tareas si se devuelve un archivo a su estado anterior de forma asíncrona. Para ver si se ha completado el trabajo, haga clic en el botón.
El botón aparecerá “marcado” si tiene mensajes de estado no leídos remitidos por una tarea asíncrona.
Si hay alguna tarea asíncrona en curso, aparecerá una imagen animada junto al botón. Para actualizar el estado, haga clic en Actualizar.
Configurar el explorador para reproductores
de medios
Digital Asset Manager admite una variedad de objetos. Entre éstos se encuentran transmisiones de medios en forma de archivos de vídeo y audio. Es posible que sea necesario configurar el explorador para que abra los reproductores de medios adecuados cuando desee reproducir un archivo de transmisión desde Digital Asset Manager. La necesidad de configurar el explorador depende del sistema operativo y del explorador que se utilice. Por ejemplo, los usuarios de Macintosh que tengan el explorador Netscape tendrán que configurar el explorador. Los usuarios de Microsoft Internet Explorer probablemente no tendrán que configurar el explorador.
Digital Asset Manager admite actualmente los siguientes reproductores de medios: RealPlayer de RealNetworks, Reproductor de Windows Media de Microsoft y QuickTime de Apple.
Al elegir reproducir un archivo de transmisión, Digital Asset Manager detectará si hay algún reproductor de medios instalado en el equipo. Si tiene instalado el reproductor de medios adecuado para el tipo de archivo seleccionado y el explorador está configurado para reconocerlo, Digital Asset Manager abrirá el reproductor e iniciará la reproducción de dicho archivo.
En la siguiente tabla se detallan los tipos de archivo de transmisión y los tipos MIME correspondientes, lo que le ayudará a configurar el explorador.
Usar la interfaz
Tabla 2-1. Tipos MIME según la extensión
Extensión de archivo Tipo MIME
.asf video/x-ms-asf .asx video/x-ms-asf .wma audio/x-ms-wma .wax audio/x-ms-wax .wmv video/x-ms-wmv .wvx video/x-ms-wvx .wm video/x-ms-wm .wmx video/x-ms-wmx .wmz application/x-ms-wmz .wmd application/x-ms-wmd
Para obtener ayuda sobre los tipos de reproductores y los formatos de archivo que admiten, consulte la Ayuda del reproductor.
Es posible que para abrir el reproductor más apropiado de un tipo de archivo sea necesario configurar algunos exploradores. Por ejemplo, es posible que sea necesario configurar Netscape en los host de Macintosh. Siga este procedimiento para configurar Netscape en un host de Macintosh.
Para configurar Netscape (en Macintosh) con el fin de que reproduzca los archivos de transmisión en el reproductor adecuado:
1. En el menú Editar de Netscape, seleccione Preferencias. Se abrirá el cuadro de diálogo Preferencias.
2. Expanda la categoría Navigator. 3. Seleccione Aplicaciones auxiliares.
Aparecerá la ventana Aplicaciones auxiliares.
4. En cada tipo MIME, haga clic en Nuevo tipo y siga las indicaciones oportunas con el fin de configurar el tipo MIME para la extensión de archivo y el reproductor correspondientes.
Ver la información de producto de la aplicación
WDK
Para ver el número de versión y otra información del producto:
1. Seleccione Archivo>Acerca de Digital Asset Manager.
2. Para acceder al sitio Web de EMC o EMC|Documentum, haga clic en el logotipo adecuado.
Capítulo 3
Buscar
Las búsquedas se inician en la parte superior de la página de Digital Asset Manager:
• permite realizar una búsqueda simple basada en las
palabras clave que introduzca. Escriba las palabras clave y, a continuación, haga clic en . • permite realizar una búsqueda por determinadas propiedades y valores de
propiedad. Si precisa más información, consulte el tema de esta guía sobre búsquedas avanzadas. En esta sección se describen los siguientes temas:
• Ejecutar búsquedas simples, página 47 • Resultados de la búsqueda, página 48 • Ejecutar búsquedas avanzadas, página 49 • Guardar búsquedas, página 50
• Ejecutar búsquedas guardadas, página 51 • Gestionar búsquedas guardadas, página 52
Ejecutar búsquedas simples
Una búsqueda simple compara las palabras buscadas con texto indexado y propiedades de texto. Una búsqueda simple busca en las ubicaciones internas y externas designadas en la pantalla de búsqueda avanzada.
Una búsqueda simple devuelve documentos que contienen al menos una de las palabras buscadas. Los resultados de la búsqueda primero muestran los documentos que contienen todas las palabras buscadas y en segundo lugar los que no las contienen todas, pero al menos sí uno de los términos.
Puede usar comillas u operadores (Y,O) en el cuadro de búsqueda para restringirla. Utilice las comillas o los operadores de la siguiente forma:
• Escriba comillas en las palabras para devolver documentos que contengan la palabra o frase exacta. Por ejemplo, escriba "red" para encontrar sólo los documentos que contengan la palabra “red” y omitir los que contengan “redes” pero no “red”. Y escriba “gestión de conocimiento” para devolver los documentos que contengan la frase exacta “gestión de conocimiento” pero omitir los que contengan las palabras “gestión” y “conocimiento” separadas.
• Escriba “Y” para encontrar los documentos que contengan ambas palabras. • Escriba “O” para encontrar los documentos que contengan al menos una de las
palabras.
Nota: Cuando hay tres o más valores, las operaciones se realizan según su orden de
definición. Cada vez que se agrega un operador (Y u O), los operadores anteriores se agrupan.
Para realizar una búsqueda simple:
1. En el campo Buscar situado en la parte superior de la página, escriba el texto que desee buscar. Para separar el texto, introduzca un espacio. Para buscar una frase exacta, utilice comillas dobles: "idiomas extranjeros"
2. Haga clic en Ir.
3. Mientras se ejecuta la búsqueda, Digital Asset Manager muestra la primera página de resultados. Para ver el estado de la búsqueda, haga clic en Procesando en la esquina superior derecha de la página.
4. Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en Editar búsqueda y siga las instrucciones que se indican enEjecutar búsquedas avanzadas, página 49. 5. Para guardar la búsqueda, haga clic en Guardar búsqueda (para obtener más
información, consulteGuardar búsquedas, página 50).
Resultados de la búsqueda
Los resultados muestran los objetos que coinciden con los criterios de búsqueda. Al realizar búsquedas utilizando una propiedad basada en texto, como el nombre o la descripción, en la lista de resultados, Digital Asset Manager resalta las palabras que coinciden con los valores de búsqueda. Digital Asset Manager no resaltará los términos de búsqueda para las propiedades numéricas, de fechas o booleanas.
