e
Conclusions de la
Oficina per l’Administració Electrònica
e-administració
Conclusions de la
Oficina per l’Administració Electrònica
Versió 1
Maig de 2010
<Conclusions Jornada> – <v5>
<Maig 2010>
Pàg. 1
1 Í
NDEX
2
La e-Factura ... 2
2.1
El projecte UPC de Factura Electrònica ... 3
2.2
El procés de recepció d’ e-Factures a la UPC ... 5
2.3
Conclusions UPC ... 6
2.4
Visió de futur ... 6
2.
Sistema de gestió Documental ... 7
<Conclusions Jornada> – <v5>
<Maig 2010>
Pàg. 2
2
L
A E
-F
ACTURA
Una factura electrònica és un document tributari en format electrònic que compleix els requisits legals i reglamentàriament exigibles a les factures i que:
- Es transmet entre emissor i receptor a través de medis telemàtics - Ha d’existir un acord entre ambdues parts
- Conté una signatura digital feta amb un certificat emès per una autoritat de certificació que garanteix la identitat, la integritat i el no repudi.
- Permet garantir i precisar en quin moment la e-factura ha estat signada (segell de temps)
- Format estàndard del fitxer electrònic de factura: Factura-e definit per la AEAT i i adoptat per les Administracions Públiques Catalanes
Marc normatiu
- La llei 30/2007 de 30 de octubre, de Contractes del Sector Públic obliga a l’ús de la factura electrònica des de finals de 2009 a les empreses que no tenen compte de Pèrdues i guanys abreviada, i serà obligatòria per a totes les empreses en la seva relació amb l’administració pública, a partir de l’1 de novembre de 2010
- La llei 11/2007 de 22 de juny, d’Accés Electrònic dels Ciutadans als Serveis Públics. - La LLEI 56/2007, de 28 de desembre, de mesures d'impuls de la societat de la informació. - Projecte de Llei d’Ús dels Mitjans Electrònics al Sector Públic de Catalunya
Els beneficis de la implantació de la e-facutra són clars: - S’incrementa l’eficiència en un 71%
• Reducció del temps de la comptabilització • Reducció de la gestió de les incidències • Entrada automàtica de les factures a SAP - Es redueixen els costos en un 61%
• Reducció del cost i temps de distribució de les factures • Reducció de l'arxiu físic (espai, paper)
• Estalvi de 6,40€ (57%) en el procés d’emissió • Estalvi de 10’90 (62%) en el procés de recepció
A la UPC amb 27 proveïdors cobriríem aproximadament el 30% (17.341) de la facturació total (54.426)
Per contra, entre els aspectes que poden inhibir la posada en marxa, destaquem la compatibilitat amb els sistemes (interns, client, proveïdor), la complexitat per a la implantació, la inversió inicial i la por al canvi.
<Conclusions Jornada> – <v5>
<Maig 2010>
Pàg. 3
2.1
E
L PROJECTEUPC
DEF
ACTURAE
LECTRÒNICAEl projecte de la UPC per a la implantació de la factura electrònica, es va plantejar i es desenvolupa atenent a tres eixos:
Organitzatiu
Identificació dels “Actors”. Constitució d’un grup de treball: Servei d’Economia, CTT, UPCnet Coordinació del projecte amb l’OAE:
Eines de l’e-administració Aspectes normatius
Coordinació del projecte amb l’ACUP: Associació Catalana d’Universitats Públiques. Anàlisi de la situació actual
- Revisió dels processos d’emissió i recepció d’efactura de la UPC - Segmentació de clients i proveïdors.
Disseny de la situació futura
- Elaboració dels nous processos d’emissió i recepció de factura electrònica de la UPC - Identificació de tasques i responsabilitats
- Acord amb proveïdors i clients - Definició del “roadmap” del projecte
2009 Projecte recepció d’e-factures de proveïdors (pilot UPCnet) 2010 Projecte e-comanda
2011 Projecte emissió e-factures a clients
Normatiu
En l’aspecte normatiu es treballa per garantir l’acompliment de la normativa, per tant es necessari: - Revisar la normativa interna de la UPC
- Establir un conveni amb l’AOC per a l’ utilització dels següents serveis de l’eFACT: Recepció d’e-factures de proveïdor
Validació de format Validació de signatura
- Seleccionar el format: factura-e (Standard de l’agència tributària i el Ministeri d’Indústria) - Atendre les recomanacions de l’ACUP
<Conclusions Jornada> – <v5>
<Maig 2010>
Pàg. 4
Tecnològic
En l’eix tecnològic, destacar
- Sistema de gestió econòmic i financer de la UPC (SAP)
Validació de les dades de la e-factura (validació semàntica): NIF, Nro. D, import, Confrontació amb el document D
Generació de la OP preliminar Autorització de la e-factura Comptabilització de la OP - Gestor documental de la UPC
Emmagatzemament digital de les e-factures Gestió documental de les e-factures
- Plataforma de recepció d’e-factures de l’AOC ( e-FACT) Canal de recepció per a totes les AAPP Catalanes Validació del format (validació sintàctica) Validació de la signatura
La utilització del Portal E-Fact con canal de recepció de les e-factures de la Universitat implica beneficis tant per a les empreses com per a la nostra universitat
Beneficis per a l’empresa
- Intercanvi de la informació sense error entre l’Administració i proveïdors (les dades originals arriben a destí per mitjans electrònics sense cap tipus d’entrada manual).
- Registre d’entrada de les factures electròniques per part de les administracions en un termini màxim de 24h des del seu lliurament, així com la reducció dels temps de tramitació. - Com a proveïdors disposareu de totes les garanties en la recepció i registre de les factures i
podreu agilitzar l’inici de còmput dels terminis de cobrament.
- Estalvi de costos en la generació i emissió de factures en format electrònic enlloc de la factura en paper.
Beneficis per la UPC
- Reducció dels temps de tramitació interna.
- Es podran anticipar els plans de Tresoreria ja que les obligacions de pagament poden veure’s de forma anticipada i automatitzada a partir del moment en el que s’efectuen els serveis o es lliuren els subministraments.
- Major eficiència en la gestió, auditoria i inspecció.
- Estalvi d’espai i gestió més efectiva de l’arxiu. Eliminació de l’obligatorietat d’imprimir les factures en paper
<Conclusions Jornada> – <v5>
<Maig 2010>
Pàg. 5
2.2
E
L PROCÉS DE RECEPCIÓ D’
E-F
ACTURES A LAUPC
El procés de Recepció de-factures a la UPC contempla:- Gestionar les e-factures (Centre Gestor), fent una confrontació individual de les e-factures amb el document D associat:
Acceptació: Crear la OP preliminar amb proposta de dades del document D Rebuig: indicar el motiu de rebuig
- Log/històric de les e-factures
Visualització de les e-factures errònies amb motius de rebuig: Proveïdor inexistent a SAP
Inexistència d’acord de factura electrònica amb el proveïdor Número de referència (document D) inexistent
Import factura superior a l’import del document D Número de factura del proveïdor ja comptabilitzada a SAP Data d’emissió anterior a la data del document D
Rebuig de l’e-factura per part del centre gestor Altres....
Cerca de e-factures: número de factura de proveïdor, ordre de pagament, data de recepció de l’e-factura
- Visualització de l’e-factura: nous annexes a l’ordre de pagament Factura “maca” en format PDF
Factura electrònica (format facturae) - Acord d’e-factura amb client
Registre dels clients que tenen acord d’e-factura amb la UPC
Aquesta nova forma de treballar implicarà canvis en el procés de recepció actual. Els mes destacats són - Comanda
Obligatorietat de la comanda.
Identificació del Centre Gestor responsable de la comanda i per tant de la despesa - Workflow d’aprovació de l’e-factura
La revisió de les incidències del procés de recepció i validació de l’e-factura serà un procés automàtic
El procés d’aprovació de l’e-factura es realitzarà a partir de la confrontació amb l’albarà i la comanda
- En quant a l’arxiu documental s’hauran de definir nous: Perfils d’accés
<Conclusions Jornada> – <v5>
<Maig 2010>
Pàg. 6
2.3
C
ONCLUSIONSUPC
La implantació completa del nou procés de recepció d’e- factures, no només significarà per a la UPC el compliment amb la legalitat sinó que millorarà notablement l’eficiència de la comptabilització de factures ja que els automatismes afavoriran el registre i la comptabilització
El fet de la regulació del Procés de la e-comanda (requeriment fonamental per l’èxit de la e-factura) facilitarà el control de les compres en la seva totalitat.
La signatura electrònica representarà un “Estalvi” en les autoritzacions.
2.4
V
ISIÓ DE FUTUR- Entre 5 i 8 anys la factura electrònica estructurada s’haurà convertit en el mètode de facturació predominant a tota Europa.
- El paper no desapareix del tot. Hi ha que compatibilitzar-lo
- Les factures electròniques seran tractades igual que les tradicionals suportades en paper.
- El entorn jurídic i fiscal per a la realització de la facturació electrònica s’haurà harmonitzat en tots els Estats membres
- Clients i proveïdors disposaran d’un ampli ventall de solucions i serveis per implantar la facturació electrònica
- Aquesta podrà realitzar-se de forma bilateral directa entre les parts i/o mitjançant proveïdors de serveis de diversos tipus.
- S’hauran consolidat estandars d’e-factura i els seus processos relacionats
- Les empreses europees hauran fet inversions importants en la contractació eficient, en els processos comptables i de cobrament i pagament i en els corresponents sistemes de gestió integrats.
- Ni la manca de disponibilitat de personal TIC, ni la de recursos informàtics serà un obstacle per a l’adopció de la facturació electrònica.
- La facturació electrònica serà útil per iniciar els processos de desmaterialització i digitalització de documents utilitzats per les empreses, contribuint a reduir carregues administratives i obrint camí per a que altres documents continuïn aquesta via.
<Conclusions Jornada> – <v5>
<Maig 2010>
Pàg. 7
2.
S
ISTEMA DE GESTIÓ
D
OCUMENTAL
Document electrònic: És el redactat en suport electrònic que incorpori dades signades electrònicament. (art 3.5 Llei 59/2003, de 19 de desembre, de signatura electrònica)
Segell de temps: permet associar un document amb una data i hora, i d'aquesta manera obtenir evidències (tècniques i jurídiques) de que tal acte s'ha produït en un determinat moment.
Expedient: agrupació ordenada de documents corresponents a la resolució administrativa d’un assumpte determinat. Es el resultat de l’execució d’un procediment administratiu. És la unitat bàsica de gestió del model de Gestió documental i Arxiu, ja que tot document administratiu ha d’anar sempre dins d’un expedient.
Un document administratiu ha d’ésser:
• Autèntic: el seu origen esta verificat i reconegut com a vàlid. • Fiable : El seu contingut té valor informatiu, testimonial o legal. • Íntegre: complert i inalterat.
• Usable: Es pot localitzar, recuperar i interpretar Cicle de vida dels documents
- Fase activa (
arxiu de gestió
) ; documents de producció recent, conservats en l'administració d'origen, ja que, corresponen a procediments en tràmit- Fase semiactiva (
arxiu administratiu
); documents que corresponen a procediments finalitzats i que tenen un nivell mig de consulta.- Fase inactiva (
arxiu històric
); documents conservats a l'arxiu històric. Corresponen a un procediment finalitzat i tenen un nivell baix de consultaUna bona gestió dels documents electrònics ha de:
- Integrar la gestió dels documents electrònics com a documents administratius dins el sistema de gestió documental.
• Gestió integrada dels expedients en suport tradicional i els electrònics • Classificar dins el quadre de classificació funcional
• Disposar d’acord amb les regles de conservació i eliminació • Utilitzar sistemes de descripció integrats. Metadades
• Sistema d’arxivatge que estableixi una correspondència entre els documents electrònics i els documents en altres suports
- Assegurar la qualitat de les imatges o dels textos en la digitalització. - Assegurar l’autenticitat i la integritat dels documents.
- Assegurar la confidencialitat de la informació electrònica.
- Assegurar la disponibilitat i llegibilitat dels documents al llarg del temps.
-
Assegurar la Interoperabilitat. (Implantar un sistema de gestió de documents electrònics corporatiu implica treballar en xarxa amb criteris homogenis compartint informació amb altres administracions)<Conclusions Jornada> – <v5>
<Maig 2010>
Pàg. 8
3.
M
ISSIÓ DE LA
AOC
Col·laborar amb les administracions públiques catalanes en l’adopció i desenvolupament de polítiques per a la millora dels serveis públics, mitjançant l’impuls i promoció d’iniciatives i la gestió de serveis d'ús intensiu de les TIC.
- Interopoerabilitat - Reusabilitat - Seguretat
Que és VIA Oberta?
La solució per fer efectiu el dret dels ciutadans a no aportar documents i dades que ja obrin en poder de les administracions públiques, reconegut a l’article 6.2 b) de la Llei 11/2007, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics i desenvolupat en el Real Decret 4/2010 que regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat.
Beneficis d’utilitzar VIA Oberta per a les Administracions
• S’agilitza la tramitació d’ajuts i subvencions, contractació pública, notificacions administratives...
• Es millora el servei que s’ofereix a la ciutadania
• Es millora la imatge general de les Administracions Públiques (les administracions treballen en xarxa)
per a la ciutadania
