Mantenimiento de Infraestructura

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OBJETIVO:

Establecer los lineamientos a seguir para la ejecución de mantenimiento de infraestructura en las instalaciones del Colegio. Además de la adecuada clasificación y prioridad en mantenimiento correctivo y preventivo, según corresponda.

ALCANCE:

Dirigido a colaboradores y órganos del Colegio

POLÍTICAS: Específicas

1. El Departamento de Infraestructura y Mantenimiento será el encargado de proporcionar

oportuna y eficientemente los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo que requiera el Colegio en las sedes de San José, Alajuela y centro recreativo de Alajuela.

2. Toda solicitud de mantenimiento de infraestructura debe ser tramitada a través de la unidad de

Mantenimiento, mediante el formulario Solicitud de Mantenimiento (F-IM-01) debidamente lleno y firmado por la Jefatura del solicitante.

3. Tanto los Auxiliares de mantenimiento como cualquier otro colaborador del Colegio deben

reportar a la Unidad de Mantenimiento, mediante el respectivo formulario, los asuntos que detecten y que requieran atención oportuna, ya sea de manera preventiva o correctiva.

4. El encargado de Mantenimiento deberá supervisar y verificar periódicamente el trabajo realizado

Mantenimiento de Infraestructura

Código: POL/PRO-IM02 Versión: 1 Enero 2015

Fecha de aprobación: Diciembre 2014 Reemplaza a: Ninguna

Revisado por: Dirección Ejecutiva Aprobado para entrar en vigencia: 14 de enero

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5. Toda solicitud de mantenimiento será analizada previamente por el encargado de Mantenimiento quien las clasificará según corresponda, de acuerdo con el nivel de prioridad, así como el tipo de mantenimiento:

a) Mantenimiento correctivo: es aquel provocado por averías u otros defectos en la infraestructura y se realiza con el fin de reparar los fallos en las instalaciones y otros. Éste será atendido en un plazo máximo de 8 días hábiles posteriores al recibido del formulario para las áreas de prestación de servicio y 12 días hábiles para las otras áreas, tanto en sede Alajuela, Centro de Recreo de Alajuela y sede San José.

b) Mantenimiento preventivo: es la programación de actividades de inspección de las instalaciones mediante el F-IM-02 lista de chequeo de mantenimiento preventivo, los cuales se llevarán a cabo por parte del Encargado de Mantenimiento de forma periódica en sede Alajuela y sede San José, para prevenir el deterioro de la infraestructura.

6. En cuanto a las reparaciones de mantenimiento que requieren contratación de empresa externa,

se regirán por la POL-PRO-CMP-01.

7. Los auxiliares de mantenimiento son los responsables de las herramientas, equipo de protección

y materiales del área; el Encargado de Mantenimiento realizará inventarios mensuales a los mismos.

8. Se mantendrá un archivo digital y físico con los indicadores y especificaciones de cada formulario

de mantenimiento F-IM-01, con el fin de mantener un mayor control de cumplimiento de las metas establecidas.

9. Los auxiliares de mantenimiento deberán dar el adecuado uso al equipo de protección, así como

aplicar las medidas de seguridad y salud ocupacional. El Encargado de Mantenimiento supervisará su cumplimiento.

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Descripción:

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

No. Actividades Responsable:

1. Confecciona boleta de Solicitud de Mantenimiento (F-IM-01)

y traslada al Encargado de Mantenimiento debidamente llena con la firma respectiva de su jefatura.

Interesado

2. Recibe la Boleta de Solicitud de Mantenimiento y verifica que

esté debidamente llena.

Encargado de Mantenimiento

3. Clasifica según el tipo de mantenimiento y nivel de prioridad

en el espacio de Mantenimiento correctivo o preventivo del F-IM-01

4. Analiza si el mantenimiento lo realiza el auxiliar de

Mantenimiento o se requiere de una empresa externa para su elaboración.

5. Ingresa en los indicadores las solicitudes recibidas de

mantenimiento.

Encargado de Mantenimiento 6. Analizan el trabajo de mantenimiento a realizar en el sitio

indicado y determinan la compra de materiales en caso de requerirse.

Encargado de Mantenimiento y

Auxiliar de Mantenimiento

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO POR PARTE DEL AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

1. Entrega al Auxiliar de Mantenimiento correspondiente, la lista

clasificada según prioridad de solicitudes para reparación.

2. Realiza la reparación según lo indicado en el formulario

F-IM-04 asignación de trabajo.

Auxiliar de Mantenimiento

3. Verifica el trabajo realizado por el Auxiliar de Mantenimiento

asignado. En caso de requerirse solicita los cambios respectivos y finalmente da el V.B al trabajo ejecutado.

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indicadores correspondientes. Mantenimiento

DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO POR EMPRESA EXTERNA

1. Selecciona por prioridad los trabajos que requieren

contratación de empresa externa para realizarlos.

Encargado de Mantenimiento 2. Solicita las cotizaciones de los trabajos requeridos y las

compara para su apropiada selección.

3.

Realiza la Autorización de Compra en el F-CMP-02 según corresponda y la firma.

4. Trasladar la boleta de Autorización a su Jefe Inmediato,

Encargada de Tesorería y Director Ejecutivo para sus respectivas firmas.

5. Confecciona la orden de compra con base en la boleta de autorización de compra, la imprime, y solicita la firma de su jefe inmediato.

6. Envía la orden de compra por correo electrónico al proveedor

seleccionado.

7. Confecciona la Solicitud de pago. Encargado de

Mantenimiento

8. Ejecuta el trabajo específico para el cual fue contratado. Proveedor externo

9. Revisa que el servicio fue recibido según la cotización

planteada con el proveedor.

10. Firma la factura del proveedor para su respectivo pago. Encargado de

Mantenimiento 11. Realiza un informe sobre el alcance y los logros del trabajo

realizado, costo y otros.

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Histórico de Versiones

Versión Fecha de

cambio