PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DEL CONTROL DE BIENES Y EXISTENCIAS DE
LA ASAMBLEA NACIONAL
PRO-GAF-GAD-004
Coordinación General Administrativo
Versión 1.1
Agosto – 2020
Administración General
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO
Proceso Nivel 1: Gestión Administrativa Financiera
Proceso Nivel 2: Gestión Administrativa
Proceso Nivel 3: Gestión del control de bienes y existencias de la Asamblea Nacional
Versión del documento: 1.1
Responsable: Coordinación General Administrativa Frecuencia de Ejecución: Bajo Demanda
TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO
Versión Descripción de la versión
(motivos y cambios) Realizado / autorizado por
Fecha de elaboración
(mmm-aaaa)
Documentos que se dan de baja con la vigencia de
este documento
1.0 Creación del documento
Ing. Félix Bersoza Yépez
COORDINADOR GENERAL ADMINISTRATIVO
Econ. Mariuxi Vera Briones
SERVIDORA LEGISLATIVA Ene - 2020 N/A 1.1 Actualización: - Ajuste de forma - Cambio de formatos
Ing. Félix Bersoza Yépez
COORDINADOR GENERAL ADMINISTRATIVO
Ing. Marco Galarza
RESPONSABLE DE BIENES
Ing. Andrés Chanabá
LÍDER DE LA GESTIÓN DE PROCESOS Y CALIDAD
Econ. Mariuxi Vera Briones
ANALISTA
Ago - 2020 PRO-GAF-GAD-004 V.1.0
Firmado electrónicamente por:
CARLOS ANDRES CHANABA MEZA
Firmado electrónicamente por:
MARIUXI MARGARITA VERA BRIONES
Firmado electrónicamente por:
FELIX ARNALDO BERSOZA YEPEZ
Firmado electrónicamente por:
MARCO ANDRES GALARZA PAREDES
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ÍNDICE
1. OBJETIVO... 5 2. ALCANCE ... 5 3. MARCO NORMATIVO ... 5 3.1. DOCUMENTOS EXTERNOS ... 5 3.2. DOCUMENTOS INTERNOS ... 5 3.3. NORMAS GENERALES ... 5 4. DESCRIPCIÓN... 8 4.1. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN ... 8 4.2. DIAGRAMA DE CONCEPTUALIZACIÓN ... 9 4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ... 10 4.4. DESCRIPCIÓN DEACTIVIDADES ... 11 5. INDICADOR ... 12 6. TERMINOS Y DEFINICIONES ... 127. DOCUMENTOS, REGISTROS Y ANEXOS ... 14
7.1. LISTADO DE DOCUMENTOS ... 14
7.2. CONTROL DE REGISTROS ... 14
Administración General
1. OBJETIVO
Establecer la normativa para el control de los activos fijos, bienes sujetos de control administrativo y suministros de propiedad de la Asamblea Nacional.
2. ALCANCE
El presente procedimiento comprende desde la salida de los bienes de la Asamblea Nacional y de la infraestructura a la que se asignan, hasta el registro y control del retorno de bienes y constatación de bienes.
3. NORMAS GENERALES
a) Las normas de este documento son de aplicación obligatoria para todos los servidores de Asamblea Nacional, en tanto guarden conformidad con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y resoluciones vigentes al momento de su ejecución.
b) El servidor que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de este documento, así como las leyes y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.
c) La normativa interna y externa que respalda la ejecución de este documento se encuentra en la sección 7.3. Anexos, Anexo 1: Matriz de normatividad.
d) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este documento deben ser complementados o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente.
e) Para efectos de estas normas, serán responsables del proceso de adquisición, recepción, registro, identificación, almacenamiento, distribución, custodia, control, cuidado, uso, egreso o baja de los bienes de cada entidad u organismo, los siguientes servidores o quienes hicieran sus veces según las atribuciones u obligaciones que les correspondan de acuerdo a la normativa vigente:
- Administrador General
- Coordinador General Administrativo
- Titular de la Unidad de Administración de Bienes e Inventarios - Guardalmacén
- Custodio Administrativo - Usuario Final
- Titular de la Unidad de Tecnología, soporte TIC´s. - Coordinador General Financiero
- Contador
f) El líder de Bienes e Inventarios, será el/la encargado/a de supervisar la administración, utilización, egreso y baja de los bienes e inventarios de la Asamblea Nacional.
g) En la administración de bienes el Guardalmacén, o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de contabilidad, deberá constar con información histórica sobre los bienes, manteniendo actualizados los reportes individuales de éstos de acuerdo a las disposiciones emitidas por el ente rector de las finanzas públicas, cuando aplique; además, será su obligación formular y mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza, con sus respectivas características como; marca, modelo, serie, color, material, dimensión, valor de compra, en la cual constará un historial con sus respectivos movimientos y novedades.
h) Al ingreso o egreso de bienes y existencias de la Asamblea Nacional, se suscribirá un acta de entrega recepción entre el custodio finaly el Guardalmacén de Bienes y Existencias.
i) El Guardalmacén de Bienes y Existencias entregará previo la firma de un acta de entrega recepción, los bienes o existencias al usuario final, o al custodio administrativo, o a través del analista de bienes.
j) El usuario final velara por la buena conservación, cuidado, administración y utilización de los bienes que le hayan sido entregados.
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responsable de quien consta a su nombre. Sin embargo, si por deterioro normal se requiere de arreglos menores, el custodio final, solicitará a la Coordinación General Administrativa, la reparación o sustitución.
l) Gestión de Bienes y Existencias de la Coordinación General Administrativa, mantendrá los inventarios actualizados y abrirá la historia de cada bien donde conste todas las características, destino y uso.
m) Los bienes o existencias deben ser entregados al área requirente o usuario final, cumplido al debido proceso.
n) A fin de que la entrega recepción de los bienes y/o inventarios sea válida para todos los efectos, se deberán observar las siguientes disposiciones:
- Dejar constancia obligatoria en un acta de entrega recepción el momento en que se efectúa la entrega de bienes por parte del Custodio Final al Guardalmacén o quien haga sus veces, con el fin de controlar, registrar y custodiar los bienes entregados.
- El Guardalmacén o quien haga sus veces, suscribirá las actas entre el Custodio Final, la persona que entrega el bien y el Guardalmacén.
- El Guardalmacén o quien haga sus veces entregará al Usuario Final los bienes necesarios para las labores inherentes a su cargo o función, de lo cual levantará un acta de entrega recepción en la que constarán las especificaciones y características de aquellos.
- Cuando se produzca la renuncia, separación, destitución, terminación de servicios o traslado administrativo de un Custodio Final se realizará la entrega recepción de los bienes asignados a éste, a otro funcionario de la misma unidad o al Guardalmacén.
o) La Coordinación General de Tecnologías de Información y Comunicación, establecerá un plan de mantenimiento preventivo para todo el hardware y software, considerando un análisis de costo-beneficio, recomendaciones del fabricante, riesgo de interrupción del servicio en bienes críticos y personal calificado. Se establecerá un calendario de las actividades de mantenimiento y se comunicará a todos los usuarios afectados por el mantenimiento.
p) A la Coordinación General de Tecnología de Información y Comunicación le corresponde mantener un listado actualizado de los equipos informáticos de la Asamblea Nacional y el control de los mismos, independientemente del inventario que mantenga Gestión de Bienes. El registro contendrá los datos básicos de cada bien, usuario, fecha de compra, periodo de garantía, proveedor y estado del equipo, de esta manera se permitirá conocer sus características.
q) La unidad por lo menos una vez al año en el cuarto trimestre del ejercicio fiscal, el estado actual de los bienes tecnológicos y de comunicaciones; actualizará los registros físicos; lógicos y coordinará la conciliación con los registros administrativos de la Unidad de Administración de Bienes e Inventarios.
r) La o el Administrador General comunicará a los/as asambleístas y Coordinadores Generales, el inicio del procedimiento de constatación física del inventario de bienes, a fin de que los/as usuarios finales (custodios) brinden las facilidades para la verificación y permanencia de los bienes asignados. La constatación física del inventario de bienes se realizará al menos una vez al año.
s) Es responsabilidad del responsable de la Unidad de Bienes y Existencias o Guardalmacén la verificación física periódica, de los activos fijos y bienes sujetos de control, proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas.
t) La Coordinación General Financiera es responsable de la actualización contable de los bienes permanentemente, en coordinación con el Coordinador General Administrativo deberá realizar la conciliación de los saldos de las cuentas contables frente a los tipos de activos en el Sistema de Administración de Bodegas.
u) El responsable de la Unidad de Bienes y Existencias o Guardalmacén será el responsable de establecer una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de los activos fijos y bienes sujetos de control. Todos los bienes llevarán etiquetas impresas con el código correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación. El responsable de la Unidad de Gestión de Administración de Bienes de la Asamblea Nacional, mantendrá registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos.
v) La conservación, buen uso y protección de los bienes sujetos a control y activos fijos, será responsabilidad directa del servidor custodio de los bienes, quien mediante acta de entrega haya recibido los bienes para el desempeño de sus funciones y labores oficiales, dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para fines personales, religiosos u otras actividades particulares.
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w) El Líder o responsable de la unidad de Tecnología de la Información y Comunicación (TIC´S), será el responsable de la subsistencia, buen uso y amparo de los bienes de tecnología, mismo que elaborará el informe técnico indicando las condiciones técnicas del bien tecnológico. Una vez entregado los bienes de tecnologías al servidor custodio; éste será el único responsable de la conservación del mismo.
x) El responsable de la Unidad Administrativa requirente será el único funcionario competente para designar los custodios de los bienes.
y) En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, se definirán los aspectos relativos a su uso, custodia y verificación, de manera que éstos sean utilizados correctamente y consten bajo custodia del responsable de la unidad Administrativa requirente.
z) Los bienes de la Asamblea Nacional que hubieren desaparecido, por robo, hurto o semejantes; o, hubieren sufrido daños parciales o totales, y quedaren inutilizados; o no hubieren sido presentados por el servidor custodio al momento de la constatación física o, en el momento de entrega recepción por cambio de custodio o cese de funciones; o, pérdida por negligencia o mal uso, deberán ser restituidos, o reemplazados por otros por parte del custodio final o custodio responsable del bien, de acuerdo con las necesidades institucionales.
aa) La reposición del bien se podrá llevar a cabo, en dinero, al precio actual del mercado o con un bien de igual característica al bien desaparecido, destruido o inutilizado.
bb) En ninguno de los casos la Asamblea Nacional obtendrá doble reposición por parte de la compañía aseguradora y del custodio.
cc) Cualquier traslado de bienes entre dependencia de la Asamblea Nacional, requerirá la presentación de la autorización del Líder de la Unidad de Control de Bienes o Guardalmacén a los miembros de la Escolta Legislativa quienes velaran por el cumplimiento de esta disposición.
dd) Todos los documentos que se generen como consecuencia de la ejecución del presente procedimiento deberán ser gestionados a través del Sistema de Gestión Documental de la Asamblea Nacional DTS 2.0 o correo electrónico.
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4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
# ACTIVIDAD DESCRIPCION
1 Receptar la solicitud de salida del bien.
La salida de los bienes estará determinada por el mantenimiento, la garantía, reparación, entrega de bien por salvamento, mediante una solicitud elaborada por el responsable de las unidades requirentes, y remitida por correo electrónico al Líder de la Unidad de Bienes y existencias o Guardalmacén.
Aplica para casos como: mantenimientos, garantías o entrega salvamentos de pólizas de seguro.
2 Elaborar acta entrega recepción a proveedor
El Administrador de los Bienes elaborará y registrará el cambio de custodio en acta; entregando los bienes al proveedor de mantenimiento o garantía, para realizar los arreglos encontrados en los bienes y entrega de salvamento póliza de seguro.
Acorde a la Política de Seguridad de la información institucional, todos los bienes institucionales deben ser registrados al ingreso y salida de la Asamblea Nacional.
2.1 Verificar que el equipo funcione correctamente y receptarlo con informe técnico correspondiente.
Una vez realizada la reparación, el Líder de la unidad de Bienes y Existencias o Guardalmacén en conjunto con el técnico de soporte de TIC´s revisará los equipos entregados por el proveedor y el área de soporte técnico y/o mantenimiento emitirá un informe técnico que certifique la reparación.
2.1.2 Devolver equipo a proveedor para reparación
Una vez recibido el equipo reparado por parte del proveedor y de constatarse el mal funcionamiento del mismo, será devuelto al proveedor para su correcta reparación, formalizando con acta entrega recepción F01v01-PRO-GAF-GAD-004.
2.2 Comunicar, entregar y registrar a nombre del custodio el equipo revisado y/o reparado
Se comunicará mediante correo electrónico o vía extensión telefónica al custodio para la recepción del bien, una vez que haya pasado por la valoración técnica respectiva; se elaborará el acta entrega recepción F01v01-PRO-GAF-GAD-004.
3 Solicitar la baja de los bienes entregados por salvamento
En caso de que la salida del bien sea por salvamento, se deberá solicitar la baja del bien y proceder con lo estipulado en el procedimiento de Alta, Transferencia y Baja de Bienes Valorados.
4 Dar seguimiento a la salida y retorno de bienes y archivar la documentación respectiva
El Líder de la Unidad de Bienes y Existencias o Guardalmacén revisará el registro de control de salida e ingreso de bienes de control de guardianía para verificar el registro de custodios.
5 Planificar la constatación y conciliación física de bienes.
La Unidad de bienes y Existencias o Guardalmacén planificará la ejecución del levantamiento del inventario de bienes determinando los recursos necesarios, tanto humanos, materiales y tecnológicos, así como la elaboración de un cronograma que considere el número de bienes a constatar, la cantidad de agencias y la ubicación geográfica de las mismas.
6 Preparar información de bienes a constatar El Líder de la Unidad de bienes y Existencias o Guardalmacén, determinará el tiempo estándar de constatación para programar su ejecución.
7 Notificar a los custodios la ejecución de la constatación
El Líder de la Unidad de Bienes y Existencias o Guardalmacén informará al custodio de los bienes la fecha estimada para la ejecución del proceso de constatación.
8 Disponer la no movilización de bienes en las unidades administrativas y operativas.
El Coordinador General Administrativo, dispondrá mediante; vía telefónica, Memorando, correo electrónico, mensaje de texto y otros medios a los servidores a su cargo la no movilización de bienes durante la ejecución del proceso de constatación física de bienes.
9 Elaborar actas de Constatación física de bienes El Líder de la Unidad de bienes y Existencias o Guardalmacén, elaborará las actas de constatación física de bienes firmadas en conjunto con el custodio de los bienes.
# ACTIVIDAD DESCRIPCION
10 Elaborar informe final de constatación física Se elaborará un informe final de la ejecución del mismo, en el cual se determinará las acciones a ejecutar para la recuperación o regularización de los mismos.
11 Conciliar Bienes El Coordinador General Financiero realizará la conciliación de Bienes de acuerdo al levantamiento físico. 12 Registrar y controlar la constatación y
conciliación de Bienes
El Líder de la Unidad de bienes y Existencias o Guardalmacén registrará todas las operaciones que se determinaron en la ejecución del levantamiento de bienes y conciliación en el informe final de constatación.
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5. MEDICIÓN DEL PROCESO
NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO PERIODICIDAD
Porcentaje de cumplimiento de actualización de inventario.
(Total de bienes actualizados/Total de bienes del inventario)
*100 Anual
6. TERMINOS Y DEFINICIONES
• Activos Fijos: Conjunto de bienes de una entidad o dependencia. Su importe queda consignado en el capítulo presupuestario del mismo nombre.
• Custodio: El servidor que utiliza el bien y que será quien lo custodie hasta que se cambie o se entregue el bien a otro usuario.
• Inventario: Orden y organización del manejo interno de los bienes y su correspondiente documentación de respaldo.
• Reposición: Es la devolución de un bien desaparecido que previamente ha sido asignado a un custodio determinado, sea, con otro de iguales o similares características, o, con el valor del mismo que es igual al precio especificado en los documentos de respaldo de la tenencia de dicho bien.
• Registro: Refiere al asiento de una información cualquiera y concreta sobre los bienes que son de propiedad de la institución.
• Valoración: Proceso de asignar un valor económico a un bien o servicio.
• Verificación: Demostrar que es verdadero o auténtico el registro de algo de lo que se duda o que es necesario probar.
• Obsolescencia: Proceso de desuso de un bien, dejar de usar, cambiar por mejorar la tecnología.
• Asegurado: Proceso de contratar una póliza de seguro para proteger los bienes de la institución sobre accidentes o siniestros ocurridos en los mismos.
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7. DOCUMENTOS, REGISTROS Y ANEXOS 7.1. LISTADO DE DOCUMENTOS
Código Nombre de los documentos
F01-PRO-GAF-GAD-004 Acta de entrega – recepción
F02- PRO-GAF-GAD-004 Acta de constatación de bienes o de activos por custodio
7.2. CONTROL DE REGISTROS
Nombre del
registro
Contenido
Responsable
de
resguardo
Almacenamiento Indexación
Control de
acceso
Tiempo
de
retención
Ubicación física
y/o electrónica
Criterio de
ordenación
Acta de
entrega –
Recepción
de bienes
1. Acta de entrega –
Recepción de bienes
Líder de
Unidad de
bienes y
existencias
Digital:
Repositorio
Alfresco
Físico:
Archivo de la
unidad de bienes y
existencias
Cronológico
Servidores
legislativos
de la
Unidad de
bienes y
existencias
Digital:
7 años
Físico:
7 años
Acta de
activos por
custodio
1. Acta de activos por
custodio
Líder de
Unidad de
bienes y
existencias
Digital:
Repositorio
Alfresco
Físico:
Archivo de la
unidad de bienes y
existencias
Cronológico
Servidores
legislativos
de la
Unidad de
bienes y
existencias
Digital:
7 años
Físico:
7 años
7.3. ANEXOSCódigo Nombre de los anexos
