INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION UNIDAD TEPEPAN
SEMINARIO:
LAS PRINCIPALES AUDITORIAS QUE REALIZA EL CONTADOR PUBLICO
TEMA:
ETAPA DE CIERRE DE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS
INFORME FINAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO
PRESENTAN:
JUAN CARLOS CISNEROS ROQUE ADRIANA GONZALEZ PEREZ MAYRA MALDONADO JIMENEZ
JESSICA PAEZ VALDIVIA PAOLA VALENCIA VAZQUEZ
CONDUCTOR DE SEMINARIO: C. P. C. CARLOS ALARCON FLORES
MEXICO D. F., NOVIEMBRE DE 2005
AGRADECIMIENTOS
AL INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL (IPN)
“Por darnos la oportunidad de representarlo a lo largo de nuestra
vida profesional, responsabilidad que nos comprometemos a cuidar”.
A LA ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN
(UNIDAD TEPEPAN)
“Por haber sido casa de enseñanza durante este recorrido de esfuerzos
y triunfos”.
A LOS PROFESORES.
“Agradecemos su apoyo, motivación y dedicación en la
transmisión de sus conocimientos, experiencias profesionales y personales”.
INDICE
ETAPA DE CIERRE AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS
INTRODUCCION. 5
CAPITULO 1. AJUSTES O RECLACIFICACIONES 7
1.1. HALLAZGOS DE DIFERENCIAS.
1.1.1. CONCEPTO
1.1.2. DETERMINACION Y ACEPTACION DE AJUSTES.
CAPITULO 2. HECHOS Y EVENTOS POSTERIORES. 13
2.1 CONCEPTO DE HECHOS POSTERIORES.
2.2 TIPOS DE HECHOS POSTERIORES.
2.3 OBJETIVOS DE AUDITORIA DE HECHOS POSTERIORES.
2.4 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA EN HECHOS POSTERIORES.
CAPITULO 3. CARTA DE SUGERENCIAS. 24
3.1 CONTENIDO.
CAPITULO 4. DECLARACIONES ESCRITAS DE LA ADMINISTRACIÓN 30 4.1 CARTA DE DECLARACIONES DE LA ADMINISTRACION.
4.1.1 CONTENIDO.
4.2 CONFIRMACION DE ACTAS DEL SECRETARIO DEL CONSEJO 4.2.1 CONTENIDO.
CAPITULO 5. ESTADOS FINANCIEROS 37
5.1 TIPOS DE ESTADOS FINANCIEROS 5.2 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS 5.3 CARACTERISTICAS
CAPITULO 6. DICTAMEN DEL AUDITOR. 46
6.1 CONCEPTO DEL DICTAMEN 6.2 CONTENIDO DEL DICTAMEN 6.3 TIPOS DE DICTAMEN.
CAPITULO 7. SISTEMA DE PRESENTACION DEL DICTAMEN FISCAL (SIPRED 2004) 71 7.1 CARACTERISTICAS GENERALES.
7.2 DESCARGA E INSTALACION.
7.3 INFORMACION QUE LO INTEGRA.
CAPITULO 8. ENTREGA DE INFORMES. 90
8.1 DICTAMEN
8.2 ESTADOS FINANCIEROS Y SUS NOTAS.
8.3 ELABORACION DEL INFORME DE LA SITUACION FISCAL DEL CONTRIBUYENTE (SIPRED 2004).
8.4 CARTA DE SUGERENCIAS
CAPITULO 9. CORTE DE TIEMPO, HONORARIOS ADICIONALES Y FACTURACION. 99 9.1 TIEMPO DE PERSONAL.
9.2 HONORARIOS POR OTROS TRABAJOS.
CAPITULO 10. CASO PRÁCTICO. 111
10.1 CEDULA DE AJUSTES 10.2 CARTA DE SUGERENCIAS
10.3 CARTA DE DECLARACIONES DE LA ADMINISTRACION 10.4 CONFIRMACION DE ACTAS DEL SECRETARIO DEL CONSEJO
10.5 DICTAMEN Y ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS Y SUS NOTAS 10.6 SISTEMA DE PRESENTACION DEL DICTAMEN FISCAL (SIPRED´ 2004)
CONCLUSIONES 214
BIBLIOGRAFIA. 216
INTRODUCCION
El objetivo de la elaboración de este informe es expresar y describir de manera entendible la auditoria de estados financieros ya que esta es una actividad apasionante y compleja. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización. La auditoria es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizado por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica especifica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos. Plantea los retos significativos a todas las áreas del conocimiento propios del Contador Público.
Es claro que la auditoria de los estados financieros de una entidad constituye la actividad primordial el contador publico en la practica independiente de la profesión, por tal motivo se ha visto ante la necesidad de responder al importante reto que representa el creciente volumen en las operaciones de las empresas y los sofisticados medios para el procesamiento de información.
La profesión de la contaduría pública, en su función tradicional relativa a la auditoria de estados financieros, afronta en nuestros días una verdadera crisis originada fundamentalmente por los siguientes factores:
1. En la mente del gerente o director de finanzas se dibuja la imagen del contador público en calidad de una persona cuyos esfuerzos se enfocan hacia la dictaminación de estados financieros para efectos fiscales, así como el ajuste de cuentas, la detección de documentos que no llenan tales o cuales requisitos, que no cuentan con un determinado sello o que no han seguido determinada rutina.
2. Entre los objetivos fundamentales de la administración se encuentran el establecimiento de controles administrativos firmes, la obtención de utilidades, así como la proyección pública; por tal motivo se acusa al contador público de no estar contribuyendo al logro de estos objetivos por proyectar todas sus habilidades hacia la investigación del pasado, sin tomar en consideración el futuro.
3. La dificultad de contar con personal calificado y su alto costo, ha provocado una tremenda escasez de personal calificado y ha llevado a las firmas de contadores públicos a mejorar considerablemente sus elementos motivacionales con la finalidad de tratar de retener en sus filas a los elementos de más valía.
Para concluir con el trabajo final de la auditoria, el auditor realizara su trabajo en la oficina del cliente, este debe trabajar junto con su jefe principal, cuya obligación es hacer una revisión general de las cédulas formuladas y de los procedimientos seguidos durante la revisión. La secuencia y lugar de estos hechos depende de la naturaleza del convenio, distancia de la oficina principal por el auditor y diversos factores. Una vez concluido el programa formal de auditoria, el auditor debe revisar lo que ha hecho, dar fin a cualquier punto pendiente o incompleto, formula los estados financieros (o si han sido ya formulados por el personal del cliente los edita), los analiza con la dirección y procura que la dirección intervenga en ellos y después en base a estos emite un dictamen u opinión acerca de la información financiera de la entidad, originados por operaciones, variaciones en el capital contable y cambios en la situación financiera; lo cual tiene como fin primordial el brindar veracidad a las cifras presentadas por las organizaciones en sus estados financieros.
Durante los siguientes capítulos se mostraran todo lo que se realiza durante la etapa final de la auditoria de estados financieros desde la determinación de diferencias y proponer asientos de ajustes y reclasificaciones hasta el envío del dictamen fiscal por medio del programa SIPRED’2004. Analizaremos cada una de ellas, el momento en que han de iniciarse hasta su culminación.
Tomando en consideración todas las operaciones realizadas, podemos concluir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente a toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr la eficiencia.
CAPITULO 1. AJUSTES O RECLACIFICACIONES
El auditor durante el desarrollo de su trabajo, y en cualquiera de sus etapas, ira detectando situaciones, irregularidades o anomalías que merecen ser tomadas en consideración para su análisis y discusión con el personal de la unidad administrativa o función sujeta a auditoria; del resultado de tal proceso se derivara su eventual inclusión en el informe de esta.
1.1. HALLAZGOS DE DIFERENCIAS.
En este punto es determínate el termino a aplicar, si el auditor va a comentar con los auditados una
“irregularidad”, “anomalía”, deficiencia”, “falta”, etc., con toda seguridad que se va a enfrentar a un rechazo o conflicto hacia el y su trabajo. Para evitar tales situaciones es conveniente emplear otros calificativos, pero en su presentación se recibe con posturas diferentes por parte de los auditados.
Estos errores pueden ser grandes o pequeños en cuanto al monto; pueden surgir de la omisión de transacciones o del uso incorrecto de las cifras; o pueden ser el resultado de la clasificación inapropiada o del corte de documentos o de la mala interpretación de las transacciones. Generalmente, estos errores son accidentales; sin embargo, los auditores pueden descubrir que existe fraude en los registros contables.
Para corregir los errores materiales o el fraude descubierto en los estados financieros y los registros contables, los auditores elaboran o proponen asientos de ajustes, de diario que ellos recomiendan hacer en los registros de contabilidad del cliente. Adicionalmente, los auditores elaboran asientos de reclasificación en el diario para renglones que, aunque están registrados correctamente en los registros contables, deben se reclasificados para su presentación correcta en los estados financieros del cliente. Por ejemplo las cuentas por cobrar con saldos crédito deben ser reclasificadas como un pasivo en el balance general. Los asientos de reclasificación afectan solamente la presentación de los estados financieros, por consiguiente, estos no son registrados en los registros contables del cliente. Los asientos de reclasificación aparecen solamente en las hojas de trabajo de la contabilidad.
En el transcurso de todo el proceso de la auditoria, los auditores propondrán asientos de ajuste para todos los errores materiales (bien sea causados por error o por fraude) descubiertos en los registros financieros del cliente.
Cualquier error material que los auditores encuentren debe ser corregido; de otra forma, ellos no podrían emitir una opinión no calificada o limpia sobre los estados financieros. Al evaluar si un error individual es material, los auditores consideran tanto los factores cuantitativos como cualitativos.
Debido al trabajo que realiza el auditor es obvio que en el transcurso de la revisión se producirán ajustes a los registros del cliente debido a errores u omisiones, así como algunas reclasificaciones en las cuentas realizadas sólo en los papeles de la auditoria, con el objeto de dar una mejor presentación a los estados financieros.
1.1.1. CONCEPTO
El auditor determinara hallazgos y presentara recomendaciones que influirán o afectaran las actividades y operaciones de la organización. Aun cuando el personal de la organización, en lo individual o colectivamente, es responsable por aceptar las recomendaciones y adoptar acciones correctivas el auditor guarda un interés común respecto a la naturaleza y alcance de las observaciones o deficiencias reportadas y la forma como serán solucionadas.
Las diferencias de auditoria que corrige el cliente antes de la emisión de los estados financieros son las siguientes:
1) Diferencias entre el importe, clasificación o presentación que nosotros consideremos que son requeridos por los PCGA (u otra base comprensiva de contabilidad).
2) La omisión en los estados financieros de un importe, cuenta o partida que requieren los PCGA.
Cuando el auditor descubre errores importantes en los registros de contabilidad, deben corregirse los estados financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de forma adecuada el en cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario. Aunque el asiento de ajuste descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el auditor, éstos deben ser aprobados por el cliente porque la administración tiene la responsabilidad principal por la presentación razonable de los estados financieros.
Debido a lo anterior el auditor debe tener en cuenta los siguientes conceptos: los asientos de ajustes son
financieros. Las reclasificaciones son los asientos contables de corrección que no afectan los resultados de operación.
1.1.2. DETERMINACION Y ACEPTACION DE AJUSTES.
Durante el desarrollo de su trabajo, el auditor financiero ira encontrando detectando errores de omisión o de comisión –cuya corrección se hace indispensable a efecto de que los estados o información financiera sujeta a su examen entre a un proceso de saneamiento o depuración con el propósito de que llegue a reflejar una correcta o adecuada posición financiera a una fecha dada, y los resultados de operación por un periodo determinado. Esas correcciones se llevan a cabo por medio de ajustes y reclasificaciones propuestos por el auditor.
Cuando identificamos diferencias de auditoria: las analizamos, buscamos sus causas incluyendo si son o no son intencionales, y consideramos sus implicaciones; es decir, reconsideramos nuestras evaluaciones de riesgo combinado y de control interno.
Sólo los asientos que afecten en forma relevante la presentación razonable de los estados financieros, deben ser hechos. La determinación de cuándo ajustar un error se basa en el impacto que tendrá dicho error en los estados financieros de que se trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes que no se ajustan pueden ocasionar un error global importante cuando se combinan. Es común que los auditores resuman todos los asientos que no hayan sido registrados en un papel de trabajo aparte como medio para determinar su efecto acumulativo.
Los errores inmateriales descubiertos por los auditores se acumulan en un papel de trabajo con un titulo, como
“Asientos de ajuste propuestos “. Cada uno debe tener una justificación práctica, ya sea porque su importe sea considerable o porque existan políticas que sirvan como recordatorio formal.
Los ajustes no deben ser registrados inmediatamente en los libros de la compañía, sino debe esperarse hasta terminar la auditoria para verificar que no existan ajustes duplicados o que se contrapongan. Además, antes de pasarlos al cliente para su contabilización, son objeto de juicio por parte del encargado para determinar la materialidad o importancia relativa en relación con los estados financieros. Sin embargo, en papeles de trabajo debe constar cuáles ajustes deben registrarse y cuáles no.
Los ajustes aceptados por los encargados serán objeto de análisis con los ejecutivos de la dirección de finanzas. De la importancia que tenga un ajuste depende si es conveniente llevarlo hasta la dirección general, con el fin de que sea autorizado y registrado en la contabilidad. En otros casos, los auditores pedirán a la gerencia hacer ajustes a los estados financieros por lo errores conocidos o realizaran procedimientos de auditora adicionales para reducir a un mas el riesgo de detección.
Los auditores nunca deben emitir una opinión no calificada sobre los estados financieros en los cuales el riesgo de error material es considerado alto. Debido a que los estados financieros son afirmaciones de la gerencia, aunque los auditores pueden sugerir diversos ajustes y revelaciones relacionados con los estados financieros, estos solo serán modificados cuando la gerencia los apruebe. En algunas circunstancias, la gerencia puede proponer ajustes y revelaciones que difieren. Puesto que la responsabilidad de los auditores es expresar una opinión sobre los estados financieros, las diferencias no resueltas entre el auditor y el cliente con respecto a esas diferencias pueden dar como resultado una modificación del informe de los auditores.
Probamente, el procedimiento correcto para obtener la aceptación del cliente sea diferente en cada trabajo y normalmente será determinado por el jefe principal del auditor antes de comenzar la auditoria. En algunos casos, el jefe principal los revisara y analizara con el cliente; en otros, la tarea se dejara al auditor, al menos cuando se trata de ciertos tipos de ajustes. Asimismo, estos pueden ser entregados sin formalidad alguna al funcionario encargado de la contabilidad del cliente, mientras el trabajo en su oficina sigue desarrollándose.
Durante los últimos años ha quedado sólidamente establecido que los estados financieros suscritos por un contador público no son suyos, sino de su cliente. El contador público persuade, pero no tiene manera de obligar al cliente ciertos procedimientos contables ni a que acepte ajustes y reclasificaciones cuando sean necesarios. Dependiendo de la importancia de esos ajustes y reclasificaciones, el área de contabilidad les ira dando efecto durante el transcurso de la auditoria. Otros, los mas revelantes o importantes, requerirán de su discusión con los altos niveles de administración de la entidad auditada; discusión que con frecuencia se da ya durante la etapa final de auditoria.
Los ajustes o reclasificaciones que se propongan deben ser revisados por el jefe principal del auditor antes de ser presentados al cliente.
Las redacciones de los asientos de ajustes deben de ser lo suficientemente detalladas para que el personal del
Cada uno debe tener una justificación práctica, ya sea porque su importe sea considerable o porque existan políticas que sirvan como recordatorio formal. El auditor deberá resumir estos asientos en una lista dentro de los papeles de trabajo, codificarlos mediante una letra y explicarlos al cliente si es necesario, pero no deberá regístralos; porque su trabajo no es hacer la contabilidad.
Las redacciones de los asientos de ajuste deben ser lo suficientemente detalladas como para que el personal del cliente pueda entender sus orígenes. Si para su propia comodidad el auditor desea hacer referencia a sus papeles, ello debe indicarse entre paréntesis, para que no se copie cuando los ajustes se capturen.
En la cédula de ajustes y reclasificaciones aparecen referenciados los asientos que incorporo el cliente en su contabilidad; las razones por las cuales no incorporo los demás y la cualificación del efecto de tales omisiones en los estados financieros, en comparación con el importe de la importancia relativa.
Para facilitar la identificación, los asientos de reclasificación deben estar debidamente agrupados. Los asientos de reclasificación deben ser registrados únicamente en los papeles de trabajo del auditor y corresponden a la debida presentación de estados financieros de la agrupación correcta de las cuentas, sin importar que las operaciones realizadas en un periodo estén debidamente registradas.
Se revisarán los ajustes de auditoria para juzgar si están correctos desde el punto de vista contable y matemático, evaluando si las explicaciones que se hacen de los ajustes son las apropiadas y si los asientos son correctos.
Todos los ajustes de auditoria deberán de estar registrados en tres lugares:
1. En las cédulas de trabajo correspondientes a la cuenta especifica que se esta auditando
2. En la cédula de auditoria referente a la hoja de trabajo en donde aparece la balanza de comprobación y los ajustes derivados de la auditoria y
3. En los papeles de trabajo referentes a ajustes de auditoria. Antes que el auditor de por concluido su trabajo deberá revisar en una forma crítica los ajustes de auditoria.
Luego de haber obtenido la conformidad del cliente respecto de los ajustes, el auditor debe cotejar los libros con las cifras que aparecerán en su informe. Podrá comparar los saldos del mayor, después de registrados los ajustes, con las columnas finales de su balanza de trabajo o, cuando los libros no se dejaron abiertos, debe
revisar la forma en que hayan afectado los ajustes a las cuentas. En lugar de una inspección personal podrá aceptar una declaración del contralor o de la dirección que indique que los ajustes han sido registrados.La compañía no tendrá mayores problemas cuando aún no cierre su ejercicio, ya que sólo se limitara a registrar los ajustes mencionados que corresponden a la auditoria.
Una práctica de muchos contadores públicos es presentar una balanza definitiva de ajustes de auditoria para que la empresa los despida entre el fin del periodo auditado y la fecha del informe de auditoria, y las cifras son las mismas contablemente con la auditoria externa, al determinar los estados financieros auditados; por ejemplo, si el 20 de marzo el auditor termina el trabajo en la oficina del cliente una auditoria que abarque el año calendario anterior, debe anotar por costumbre esa forma en su informe. Como este debe ser capturado y cotejado en las oficinas del auditor antes de que el documento terminado se ponga en manos del cliente, pueden transcurrir una a dos semanas, y de lo que ocurra en el negocio después del 20 de marzo el auditor puede no ser informado. Asimismo, estos pueden ser entregados sin formalidad alguna al funcionario encargado de la contabilidad del cliente.
Identificar y resolver diferencias de auditoria es una de nuestras más importantes responsabilidades y un paso crítico para la formulación de nuestra opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros. Nuestro objetivo es no dejar diferencia alguna de auditoria sin “ajustar”.Por lo que alentamos al cliente a corregirlas a medida que las vamos identificando y esperamos que así lo hará, a menos que su importe sea verdaderamente insignificante.
Si el cliente rechaza los ajustes o comentarios, o bien, la forma que el contador público considera necesaria para presentar de manera razonable los resultados operativos o de posición, éste debe hacer la salvedad del caso en su informe o rehusarse a darlo.
Durante el desarrollo de la auditoria el contador público ha determinado la necesidad de que la entidad auditada da efecto a ajustes y reclasificaciones en su contabilidad a efecto de que sus estados financieros reflejen una razonable situación financiera y resultados de operación. Toca al auditor en este momento presentar a la consideración de la administración la propuesta de sus ajustes y reclasificaciones, discutirlos y, una vez aceptados, registrarlos.
CAPITULO 2. HECHOS Y EVENTOS POSTERIORES.
"La finalidad del examen de estados financieros es expresar una opinión profesional independiente respecto a si dichos estados presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una empresa de acuerdo con principios de contabilidad"
Por lo anterior será necesario que se mencionen todos aquellos eventos que hayan ocurrido después de la fecha de los estado financieros que fueron conocidos antes de la terminación de una auditoria y que al representar sumas considerables repercuten sobre los estados financieros, o bien cuando se trate de eventos significativos y fuera de lo común.
La importancia de informar acerca de los eventos que ocurrieron a una fecha posterior a la de los estados financieros, evidentemente se han incrementado debido al énfasis que en la actualidad se le da al estado de resultados. Antes de elaborar el informe de auditoria, el auditor deberá examinar todos aquellos eventos que ocurrieron a una fecha posterior a la de os estados financieros.
Estos estudios deberán llevarse a cabo primordialmente para determinar si algunos de los eventos son de tal magnitud que afecten de una forma sustancial la situación financiera o los resultados de las operaciones que se han reportado respecto de un cliente. El lapso de tiempo requerido para concluir una auditoria podría variar y es del todo posible que existan eventos que hayan ocurrido después del cierre del periodo fiscal que puedan afectar la posición financiera o resultados de operación subsecuente a la fecha de dichos estados y antes y después de la fecha en que se rinda el informe de auditoria.
Sin embargo, no se puede incluir que un informe de auditoria deba retrasarse considerando la posibilidad de que ocurra un evento. Podemos agregar que un informe de auditoria deberá terminarse y entregarse lo mas porto posible después que se concluya el trabajo de investigación por parte del auditor.
Si no hubiera necesidad de mencionar eventos subsecuentes a la fecha de los estados financieros, la revelación no tendría sentido. Quizá valga la pena enfatizar de nuevo que la labor de un auditor de dar por concluido un trabajo de investigación y de rendir su informe de auditoria que tiene lugar después de la fecha de los estados financieros.
A continuación aparecen algunos tipos de acontecimientos post auditoria que se dan a conocer en notas al calce de los estados financieros o se citan en los informes de los contadores públicos:
1. Suspensión total de la manufactura de líneas importantes de productos.
2. Venta de la planta.
3. Compra de la planta.
4. Juicio por infracción de patentes contra la compañía.
5. Sentencia favorable para la compañía.
6. Reparto de acciones.
7. Dividendo de acciones.
2.1 CONCEPTO
Algunos hechos o transacciones ocurridos con posterioridad a la fecha del balance y hasta la fecha del dictamen, pueden afectar significativamente, de acuerdo con principios de contabilidad y hacen necesario un ajuste o revelación en dichos estados. Estos acontecimientos reciben la denominación de "hechos posteriores".
El Boletín A-5 “Revelación suficiente” de la Comisión de Principios de Contabilidad, establece que “los estados financieros deben contener en forma clara y comprensible, suficientes elementos para juzgar la situación financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición financiera de la entidad”.
El Boletín A-3 "Realización y periodo contable, de la misma Comisión, establece que específica o concretamente existe realización de eventos financiero económicos para fines contables y cuyos efectos es necesario reflejar en el periodo al que pertenecen.
Los hechos posteriores que deben ser considerados por el auditor son los siguientes:
Hechos que proporcionan evidencia adicional en relación a condiciones existentes a la fecha del balance general y que afectan las estimaciones inherentes al proceso de elaboración de estados financieros.
Estos estados deben ser ajustados en función a cualquier cambio en estimaciones resultantes del uso de dicha evidencia.
2.2 TIPOS DE HECHOS POSTERIORES.
Existen dos tipos de hechos posteriores:
En el primero se incluyen los “hechos que proporcionan evidencia adicional con respecto a condiciones que existían a la fecha del balance general y que afectan la estimaciones inherentes al proceso de preparación de los estados financieros”. La evidencia disponible antes de emitirse los estados financieros debe usarse para evaluar las estimaciones empleadas por la gerencia. El auditor evalúa estas estimaciones a la luz de hechos posteriores realizando indagaciones de la gerencia y adquiriendo conocimientos actualizados sobre los factores tecnológicos que afectan las operaciones del cliente.
Por su parte, el mencionado Boletín A-5 establece que, "en caso de que existan hechos posteriores que afecten sustancialmente la situación financiera y el resultado de las operaciones de la entidad, entre la fecha a la que son relativos los estados financieros y la fecha en que éstos son emitidos, deberán revelarse suficiente y adecuadamente estos hechos por medio de notas explicativas".
Este boletín se refiere al examen de eventos o transacciones ocurridos dentro del periodo posterior a la fecha de los estados financieros y hasta la fecha del dictamen, su tratamiento y las revelaciones correspondientes a que den lugar.
El segundo tipo de hechos posteriores incluye los “hechos que proporcionan evidencia con respecto a las condiciones que no existían a la fecha del balance general del que se informa pero que emergieron con posterioridad a esa fecha”. Este tipo de hechos posteriores puede recubrirse revisando las actas de reuniones de la junta directiva posteriores a la fecha del balance general, haciendo indagaciones con la sugerencia y obteniendo cartas de manifestaciones de la gerencia.
En general, los hechos que requieren mención son relativamente muchos e importantes en la vida de la compañía, y notables por sus efectos sobre la posición financiera, reposición de los principales activos y pasivos, o capacidad de generación de utilidades pasadas o futuras.
El boletín 5230 de Normas y Procedimientos de Auditoria los clasifica de la siguiente manera:
1) HECHOS QUE REQUIEREN AJUSTE:
a) Cuando la entidad ha efectuado transacciones con otros entes económicos
b) Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes.
c) Pero también pueden ocurrir eventos económicos externos ajenos a las decisiones de la administración de la entidad y que le afecten en alguna forma.
2) HECHOS QUE NO EXISTIAN, PERO SOLAMENTE DEBEN DE REVELARSE
a) Movimientos en el capital contable originados por modificaciones al capital social, pago de dividendos, etcétera.
b) Contratación de pasivos de importancia, incluyendo emisión de obligaciones, en adición a los existentes a la fecha del balance, especialmente si se otorga una garantía específica.
c) Daños de importancia a los activos de la compañía, originados por siniestros, incluyendo la pérdida por incobrabilidad de un saldo a cargo de un cliente como resultado de un siniestro.
d) Inversiones significativas, incluyendo compra de acciones de subsidiarias o afiliadas.
e) Inicio o resolución de litigios, cuando el asunto materia del mismo se originó con posterioridad a la fecha del balance.
f) Baja en la cotización de valores en bolsa.
g) Devaluación monetaria significativa
El proceso de examen de estas circunstancias tiene por objeto detectar cambios extraordinarios en las cuentas reales y nominales.
A continuación presentamos algunos eventos que podrán tener lugar a una fecha posterior a la de los estados financieros, pero anterior a la fecha en que se rinda el informe de auditoria, mencionándose las cuentas que sea afectada por tales eventos:
Efectivo:
-Quiebra de un banco
-Robo o hurto de dinero por una cantidad muy superior al valor de lo asegurado.
Cuentas por cobrar:
-Moratoria bancaria
-Insolvencia de uno de loas principales clientes
-Perdidas imprevisibles de gran cuantía referentes a una cuenta o documento por cobrar.
Inversiones:
-Baja drástica en el precio de mercado problemas financieros de las empresas emisoras -Falta de pago de intereses y amortización de capital insoluto
-Venta de inversiones a precios muy superiores o inferiores al costo
Inventarios:
-Pérdida por incendios y demás siniestros que no estén aseguradas -Aumentos o bajas drásticas en el precio de mercado
-Cambios en los métodos para evaluar los inventarios
-Empleo, fuera de o común, de los inventarios como garantía de préstamos.
Activos fijos:
-Pérdidas por incendios y demás siniestros no asegurados -Planes o proyectos de expansión o contratación de operaciones -Reevaluaciones o devaluaciones de activos.
-Obsolescencia provocada por cambios repentinos tanto en los productos como en la demanda.
Pasivos circulantes:
-Contratos extraordinarios de compra, acompañados por disminución en los precios de venta -Cancelación de contratos de compra
-Falta de pago de documentos.
Pasivos a largo plazo:
-Un aumento desmedido en los pasivos a largo plazo
-Falta de pago de intereses o amortización del capital insoluto
-Emisión de nuevas obligaciones para retirar la antigua emisión de obligaciones
Capital Social:
-Aumento o disminución del número de acciones -Transacciones extraordinarias con acciones en tesorería -Reorganización de la estructura de capital social
-Cambio en el tipo de organización, o sea, la conversión de una sociedad de personas a una sociedad anónima, o viceversa.
Prima en venta de acciones:
-Traspasos a la cuenta de capital social o viceversa como consecuencia de cambios en el valor nominal o valor estipulado de las acciones
-Cambios extraordinarios en el superávit pagado.
Utilidades retenidas:
-Dividendos fuera de lo normal que repercutan desfavorablemente sobre el capital de trabajo -Reserva fuera de lo normal
-Pérdidas y utilidades significativas que se hayan cargado o acreditado directamente a esta cuenta.
Otros eventos:
-Cambios habidos en el personal que se constituye en los ejecutivos clave -Cambios en las políticas administrativas
-Cambies en las leyes
-Reclamaciones extraordinarias al gobierno para el pago de impuestos adicionales o bien la devolución de impuestos pagados de más.
-Requerimientos de la Comisión de Valores y Cambios -Fallos dados por los tribunales
Los eventos que ocurren después de la fecha de los estados financieros deberán ser tan importantes como para ameritar tomar una de las siguientes decisiones:
-Modificar los estados financieros de fin de año -Incluir notas aclaratorias a los estados financieros.
-Hacer algunas aclaraciones a los estados financieros mediante información entre paréntesis.
Hacer algunos comentarios en el texto del informe de auditoria. Si un evento se comenta en el texto del informe, el auditor deberá relacionar los estados financieros y el informe de una forma similar a la siguiente:
del texto del informe que los acompaña. El contenido del informe de auditoria deberá leerse conjuntamente con estos estados”.
2.3 OBJETIVOS DE AUDITORIA DE HECHOS POSTERIORES.
Los objetivos de los procedimientos de auditoría relativos al examen de hechos posteriores son:
a) Determinar los hechos o transacciones que pudieran afectar de manera importante a los estados financieros y que acontezcan en el periodo comprendido entre la fecha de los mismos y la del dictamen.
b) Determinar si se trata de un hecho que requiere ajuste o únicamente revelación.
c) Si el impacto del hecho posterior que requiere revelación sea de importancia, el auditor debe evaluar la necesidad de incluir en su dictamen un párrafo de énfasis referido a tal hecho.
d) Comprobar su adecuada revelación de los hechos posteriores ocurridos, de tal suerte, que la información que muestre dichos estados pueda ser evaluada adecuadamente por los usuarios de los mismos.
2.4 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA EN HECHOS POSTERIORES.
El auditor puede determinar fácilmente la existencia de litigios, reclamaciones y transacciones cuando en las cuentas se han registrado provisiones para pérdidas. Asimismo, se pueden llegar a conocer acontecimientos, que probablemente pueden dar o hayan dado lugar a litigios, reclamaciones o tasaciones, mientras se llevan a cabo los estudios de auditoría rutinarios y se aplican pruebas para detectar responsabilidades no registradas y contingentes. Sin embargo ciertos acontecimientos que dan lugar a litigios, reclamaciones y transacciones, como son la violación de patentes o la fijación de precios, pueden ser menos susceptibles de detección en una auditoría.
En la revisión de los estados financieros se aplican determinados procedimientos de auditoría, encaminados principalmente a comprobar que las operaciones realizadas con posterioridad a la fecha de dichos estados, hayan sido registradas en el periodo a que correspondan. Sin embargo, esta comprobación puede constituir una fuente de información importante para descubrir hechos posteriores. El auditor tiene la responsabilidad de recolectar evidencia concerniente a los hechos ocurridos posteriormente a la fecha del balance general. Por lo general esta responsabilidad continúa hasta la fecha del dictamen, que es el último día de ejecución del trabajo. Los hechos posteriores pueden afectar a los estados financieros en dos formas:
Primero.- pueden crear la necesidad de registrar ajustes contables a la fecha del balance general. Esto ocurre cuando, a esa fecha, el hecho afecta el valor en libros de cualquier cuenta. Por ejemplo, la resolución de una causa legal entre la fecha del balance y la del dictamen puede proveer evidencia suficiente para ajuste.
Segundo.- el hecho puede no estar relacionado con los valores en libros de las cuentas de la fecha del balance general y, por lo tanto, no da lugar a ajustes de esos saldos. No obstante, es probable que este hecho posterior deba revelarse en notas a los estados financieros. Como ejemplos de estos hechos, pueden citarse la emisión de acciones o las pérdidas resultantes de incendios o inundaciones ocurridas después del cierre del año social.
Cuando el impacto del hecho sobre los estados financieros tiene importancia relativa, puede ser más apropiados a estados financieros proforma y presentados como suplemento de los estados financieros regulares. Los estados proforma se preparan suponiendo que el hecho posterior ocurrió en la fecha del balance general del ejercicio que sé esta auditando.
Los procedimientos de auditoria para obtener evidencia en cuanto a todos los hechos posteriores pueden clasificarse como los que tienen que ver con otros aspectos de la auditoria y los diseñados específicamente para obtener evidencia sobre hechos posteriores. En diversas áreas de la auditoria se examinan hechos posteriores como parte los procedimientos ejecutados para determinar si una cuenta se presenta en concordancia con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Por ejemplo, el efectivo proveniente de partidas a cobrar recibido posteriormente al cierre del ejercicio presenta hechos posteriores pero también es evidencia comprobatoria de que, saldos a la fecha del balance general, las correspondientes partidas a cobrar representaban saldos que el cliente esperaba recibir en el siguiente ejercicio.
La gerencia de la empresa es actualmente la fuente primordial de esa información y se espera que el abogado corrobore la integridad de los datos proporcionados por la gerencia en cuanto a litigios, reclamaciones y transacciones pendientes o previstos.
Antes de elaborar el informe de auditoria, pero después de haber terminado con todo el trabajo de rutina después del periodo, el auditor deberá identificar los procedimientos a realizarse para identificar posibles
hechos posteriores que pueden resultar en el registro de un ajuste o en revelaciones adicionales en los estados financieros:
1. Leer y revisar los últimos estados financieros de su cliente que se hayan elaborado durante el intervalo de tiempo transcurrido entre la fecha de los estados financieros auditados y la fecha en que se habrá de rendir su informe obteniendo explicaciones y examinando la documentación relativa a las variaciones relevantes.
2. Revisará los estados o informes que se dirijan a la Comisión de Valores.
3. Examen de las actas disponibles de reuniones de asamblea de accionistas, de juntas del Consejo de Administración y directores, de comités administrativos, de operación y otros, celebradas en el periodo subsecuente para poder determinar si han tenido lugar eventos de índole financiero que pudieran tener algún efecto sobre la corrección de lo presentado en los estados financieros del periodo auditado.
4. Examen de registros y documentos comprobatorios que respalden transacciones realizadas durante el periodo subsecuente.
5. Investigación con los funcionarios de la empresa, sobre la existencia de hechos posteriores.
6. Declaración del cliente sobre la existencia o ausencia de hechos posteriores que sean de su conocimiento.
7. Averiguar y discutir con gerentes responsables de la contabilidad financiera:
a) Si desde la fecha del balance general ha ocurrido algún cambio relativamente importante en las partidas del capital contable, en la deuda a largo plazo o en el capital de trabajo.
b) Si se registraron ajustes importantes durante el periodo posterior.
8. Comentar con los funcionarios de su cliente los eventos que pudieran considerarse de importancia.
9. Indagar y discutir con los gerentes de contabilidad financiera la situación de asuntos que se habían contabilizado basándose en datos tentativos o preliminares.
10. Obtener confirmación de los asesores legales una descripción y evaluación de cualquier litigio, reclamaciones o gravámenes incipientes, riesgos y juicios conocidos y/o resueltos en el periodo subsecuente.
11. La respuesta del abogado debe ser leída en su totalidad, para asegurarse de que responda cumplidamente a la solicitud de información de auditoría y para determinar si contradice a la información que posee el auditor. El lenguaje empleado en las respuestas de los abogados asume muchas formas y no se puede decir nada definitivo acerca del efecto que dicho lenguaje, producirá en la clase de opinión que el auditor pueda expresar. Sin embargo, ciertos atributos dan lugar normalmente a una opinión sin salvedades mientras que otros excluyen por lo general ese tipo de opinión.
12. Examinar los documentos relacionados con litigios, reclamaciones y transacciones, incluyendo la correspondencia con y las facturas de los abogados.
13. Obtener una carta de manifestaciones de la gerencia concerniente a cualquier hecho ocurrido durante el periodo posterior que requiere ajuste de los estados financieros o revelación en nota a estos Obtener de la gerencia (preferiblemente en la carta declaración que se describe más adelante) la seguridad de que han sido reveladas todas las contingencias, incluyendo los litigios, reclamaciones y transacciones que se deben revelar.
14. Obtener de la gerencia (preferiblemente en la carta declaración) la seguridad de que ha revelado todas las reclamaciones no presentadas aún pero que el asesor jurídico considere probables y que: deban ser reveladas, y también, con el permiso del cliente, informar al asesor jurídico que el cliente le ha dado esa seguridad al auditor.
15. Si fuere posible deberá el auditor estudiar los proyectos.
16. Realizar cualesquiera otros procedimientos adicionales que se juzgan apropiados basándose en los resultados de los procedimientos que se acaban de mencionar.
Se deberán revelar hechos que hayan tenido lugar después de la fecha de los estados financieros (1) si se trata de sumas cuantiosas, (2) si el evento se considera significativo y a su vez extraordinario y (3) si el evento
excepciones son en aquellos casos en donde solamente estén involucrados los intereses de los dueños y cuando dichos eventos sean de naturaleza normalmente considerada como de rutina. La necesidad de revelación dependerá de las circunstancias de cada caso; por lo tanto, será necesario que el auditor aplique su juicio razonado para poder determinar cuando un evento se considera extraordinario o normal y su efecto sobre la posición financiera, resultados de operación, acreedores e inversionistas. Se les deberá dar igual importancia en los estados financieros y el informe de auditoria tanto a los incidentes favorables, como a los desfavorables.
CAPITULO 3. CARTA DE SUGERENCIAS.
Ha sido costumbre que, junto con el informe del auditor, se dirija al cliente un informe con observaciones y sugerencias para mejorar las diversas funciones de la empresa que se audita.
De entre los muchos objetivos que persigue la elaboración de recomendaciones a los clientes se pueden enumerar los siguientes:
1. Identificar problemas de la empresa y proponer soluciones.
2. Rendir un servicio útil al cliente.
3. Afirmar la competencia empresarial y sentido práctico de la firma.
4. Abrir camino para servicios adicionales.
5. Analizar el informe con el cliente.
La responsabilidad del auditor para informar por escrito sobre debilidades o desviaciones relacionadas con la estructura del control interno se han incrementado, ha sido necesario definir las situaciones a informar, así como la forma y contenido de dicho informe.
Para la elaboración de esta relación de problemas detectados a medida que surge es conveniente definir los elementos de la estructura del control interno y establecer los pronunciamientos normativos aplicables a su estudio y evaluación, como un aspecto fundamental al diseñar la estrategia de auditoría, así como señalar los lineamientos que deben seguirse al informar sobre debilidades o desviaciones al control interno. La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes elementos:
1. El ambiente de control.
2. La evaluación de riesgos.
3. Los sistemas de información y comunicación.
4. Los procedimientos de control.
5. La vigilancia.
La división del control interno en cinco elementos proporciona al auditor una estructura útil para evaluar el impacto de los controles internos de una entidad en la auditoría. Sin embargo, esto no necesariamente refleja cómo una entidad considera e implementa su control interno; asimismo, la primera consideración del auditor se refiere a cómo un control específico afecta las aseveraciones en los estados financieros más que su clasificación en uno de los elementos de control interno, antes mencionados, en particular.
Durante el curso de su trabajo, el auditor debe estar al tanto de los asuntos relacionados con el control interno que puedan ser de interés para el cliente, los cuales se identifican como "situaciones a informar".
Estas situaciones son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse al cliente, ya que representan deficiencias importantes en el diseño u operación de la estructura del control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la organización para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera consistente con las afirmaciones de la Administración sobre los estados financieros. Los siguientes son ejemplos de posibles "situaciones a informar". Se presentan agrupadas por tipo de deficiencia y situaciones específicas dentro de cada una de ellas.
1. Deficiencias en el diseño de la estructura del control interno:
a) Diseño inadecuado de la estructura del control interno en general.
b) Ausencia de una adecuada segregación de funciones, acorde con los objetivos de control establecidos.
c) Falta de revisión y aprobación adecuada de las transacciones, pólizas contables o reportes emitidos.
d) Procedimientos inadecuados para la evaluación y aplicación adecuada de principios de contabilidad.
e) Medidas deficientes para la protección de activos.
f) Ausencia de técnicas de control adecuadas para el tipo de transacciones efectuadas.
g) Fallas en el diseño del sistema para suministrar información completa, correcta, congruente y oportuna con los objetivos y necesidades de la entidad.
2. Deficiencias en la operación de la estructura del control interno:
a) Deficiencias en los controles establecidos para la prevención y detección de omisiones en la información contable.
b) Fallas en el suministro oportuno de información completa, correcta de acuerdo con los objetivos de la entidad, como consecuencia de omisiones en la aplicación de los procedimientos de control.
c) Violación intencional de los controles establecidos, por parte de personal de alto nivel jerárquico, en detrimento de los objetivos de control.
d) Fallas en la protección de los activos, contra pérdidas, daños o uso indebido de los mismos.
e) Fallas en la ejecución de funciones que son parte de la estructura del control interno, tales como preparación o revisión oportuna de conciliaciones.
f) Aplicación indebida de principios de contabilidad con la intención de distorsionar la información financiera.
g) Falta de adhesión a las políticas y procedimientos establecidos por la Administración.
h) Falta de capacidad y entrenamiento de los empleados o funcionarios para el adecuado desarrollo de sus actividades.
3. Otras
a) Fallas en el seguimiento y corrección de deficiencias de control interno previamente reportadas.
b) Transacciones importantes con partes relacionadas no reveladas.
c) Falta de objetividad de los responsables en la toma de decisiones contables y de información financiera.
d) Declaraciones incorrectas por parte del personal del cliente hacia el auditor.
El desarrollo de estas recomendaciones requiere participación activa del grupo de auditoria, que incluye desde el socio encargado hasta el ayudante de menor experiencia. La mayoría de las sugerencias suelen provenir del encargado y del resto del personal signado al trabajo debido al contacto directo que ellos mantienen con las distintas funciones del negocio en el curso de la auditoria.
El proceso de registro de observaciones infiere él anotarlas, así como sus causas, consecuencias, opciones de solución y beneficios esperados; de igual manera, se indicara el nombre de la persona con quien se comento y los comentarios recibidos.
El conjunto de observaciones registradas y numeradas en forma consecutiva para efectos de control, habrán de integrarse en una sección específica de los papeles de trabajo; y se hará referencia de ellas, por su número, en el programa de auditoria y en los papeles de trabajo relativos al área o sección donde fue detectada. Es conveniente señalar las observaciones habrá de ser registradas en el momento mismo de que se detectan; no dejarlas para mañana; no dejarlas a la memoria. Si el auditor sabe dar un correcto uso de este procedimiento vera, sin lugar a dudas, que al concluir su auditoria tendrá en sus manos el fondo de su intervención al que solo tendrá que darle forma y presentación por medio del informe. El auditor tomara nota de una
“observación”, inclusive en presencia del auditado, porque además deberá discutirla con él. No será la misma reacción por parte del auditado él comentarle una “observación” que una “falla” o “deficiencia” sobre todo se debe contar con cortesía, tacto y buenas relaciones ante todo.
Concluido el trabajo final de auditoria, para dejar constancia del avance obtenido y las ventajas logradas con las medidas sugeridas e implantadas en relación con el control interno, es aconsejable propiciar escrita en la que se analice el resultado obtenido a través de tales cambios.
Es vital que el contador público presente, además de una carta que contenga sugerencias para el mejoramiento de los controles internos y contables, una carta de sugerencias constructivas encaminadas a reducir ineficiencias e incrementar las utilidades de su cliente.
El hecho de mantener en la carta arriba mencionada, exclusivamente sugerencias de carácter puramente contractivo, permitirá que la alta gerencia aborde los problemas planteados con muchísimas más seriedad y atención. Puesto que genera los problemas planteados con mayor seriedad y atención, puesto que generalmente se cubrirán problemas administrativos de un gran interés para la empresa.
La presentación de una carta de sugerencias constructivas aporta inapreciables beneficios, entre los cuales se podrán mencionar los siguientes: a) al mantenerse en mente el objetivo de presentar una carta de esta naturaleza, se motiva al grupo de auditoria a estar consciente, con respecto a los problemas administrativos del cliente, que podrían dar lugar a comentarios constructivos. En estas circunstancias se eleva la calidad del trabajo de auditoria y se logra que el grupo de auditores encuentre un mayor interés de su trabajo; b) se enaltece la imagen del auditor ante los ojos del cliente. El cliente llegara a apreciar en todo su significado la identificación del auditor con los objetivos principales de la gerencia. Quizás en esas circunstancias, encuentre el cliente más fácil de “justificar” los honorarios que le cubre la firma de contadores públicos; c) en numerosas ocasiones una carta de comentarios constructivos, conduce a que el cliente acuda a la propia firma de contadores públicos para solucionar algunos de los problemas planteados, generados para la firma un trabajo especial de servicios administrativos.
3.1 CONTENIDO
Cuando se descubren deficiencias importantes en el control interno, se debe emitir inmediatamente una notificación dirigida al cliente, lo cual reduce al mínimo la del auditor en el caso de que se descubriese con posterioridad un desfalco de importancia o uno serio. Difícilmente una persona puede retener en la mente los problemas detectados durante el trabajo, por lo que es conveniente elaborar una relación de ellos a medida
que surgen estructurada de la siguiente manera: deficiencia, efecto y posible sugerencia. Además deben ser relacionados con los papeles de trabajo en los cuales se encontró la deficiencia.
Para ello es necesario contar con un papel de trabajo para todas las áreas examinadas, cuyo formato del encabezado de la cédula puede ser así:
REFERENCIA OBSERVACION EFECTO RECOMENDACION FECHA
La presentación formal de la carta, es conveniente su discusión con funcionarios de la alta gerencia, de manera que se pueda verificar la autenticidad de las principales aseveraciones contenidas en la misma y se pueda evitar la presentación de sugerencias enfocadas en forma impractica. Frecuentemente, de las discusiones con los funcionarios de la alta gerencia, se pueden eliminar o adicionar párrafos a la carta, enfocarlos en forma mas practica o sistematizar o reagrupar comentarios.
Una de las características del memorándum es que debe hacerse hincapié en las sugerencias constructivas sobre las políticas de negocios y las operaciones. A pesar de que las recomendaciones para mejorar el control interno y los procedimientos de contabilidad son importantes, existen la tendencia a sobredimensionarlas, pues se olvida que normalmente son mejor recibidas cuando se incluyen otros aspectos de las operaciones.
Es importante tener la certeza de los hechos relativos a la situación o procedimientos en que se basan las recomendaciones. Estas deben ser meditadas y prácticas, no simples aspectos a investigar o ideas comunes presentadas sin mucho estudio. Las sugerencias que guarden relación con servicios administrativos o impuestos deben ser analizadas por especialistas en esos campos para aprovechar su capacidad.En la carta de situaciones a informar deben estar los asuntos que llaman la atención del auditor y que, en su opinión, deben comunicarse al cliente, ya que representan deficiencias importantes en el diseño u operación de la estructura de control interno que podrían afectar negativamente la capacidad de la organización para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera, junto con las sugerencias del mismo auditor.
Ejemplo de carta introductoria al informe sobre asuntos relacionados con la estructura del control interno:
Al Consejo de Administración
De __________________:
Con relación a nuestro examen de los estados financieros de ___________________________________ por el año terminado el _______________, hemos evaluado la estructura del control interno de la Compañía, únicamente hasta el grado que consideramos necesario para tener una base sobre la cual determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas de auditoria, aplicadas en nuestro examen de los estados financieros. Nuestra evaluación de la estructura del control interno no comprendió un estudio y evaluación detallada de ninguno de sus elementos, y no fue ejecutada con el propósito de desarrollar recomendaciones detalladas o evaluar la eficacia con la cual la estructura del control interno de la Compañía permite prevenir o detectar todos los errores e irregularidades que pudieran ocurrir. Los asuntos tratados aquí fueron considerados durante nuestro examen y no modifican nuestra opinión fechada el ________________ sobre dichos estados financieros. El informe adjunto también incluye comentarios y sugerencias con respecto a otros asuntos financieros y administrativos, los cuales notamos durante el curso de nuestro examen de los estados financieros.
Todos estos comentarios se presentan como sugerencias constructivas para la consideración de la Administración, como parte del proceso continuo de modificación y mejoramiento de la estructura del control interno existente y de otras prácticas y procedimientos administrativos y financieros.
Este informe es para uso exclusivo de la Administración de la Compañía y no debe ser utilizado con ningún otro fin.
Deseamos expresar nuestro agradecimiento por la cortesía y cooperación extendida a nuestros representantes durante el curso de su trabajo. Nos agradaría discutir estas recomendaciones en mayor detalle, de ser necesario y, asimismo, proporcionar la ayuda necesaria para su implantación.
Muy atentamente,
Nota: Si este informe se emite antes de que la auditoria se complete, el final del primer párrafo debe modificarse, indicando:
"… Los asuntos tratados aquí serán considerados por nosotros durante el resto de nuestro examen".
CAPITULO 4. DECLARACIONES ESCRITAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Las normas de auditoria que se refieren a ejecución del trabajo, establecen que el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para expresar su opinión.
Durante el transcurso de un trabajo, el personal del cliente responde oralmente a muchas de las preguntas del auditor. Es obligatorio obtener manifestaciones del cliente por escritorio que confirmen las afirmaciones orales para reducir así la posibilidad de malentendidos entre el cliente y su auditor. La mayoría de las manifestaciones deben ser respaldadas por evidencia comprobatoria. En algunos casos la naturaleza de manifestación puede imposibilitar su comprobación.
En el desarrollo de una revisión la administración de la empresa realiza declaraciones al auditor, tanto en forma verbal como escrita, ya sea en respuesta a solicitud específica o a través de los estados financieros. Las declaraciones escritas de la administración, normalmente confirman aseveraciones dadas al auditor en forma verbal, indican y documentan la propiedad de dichas afirmaciones y reducen la posibilidad de malos entendidos entre la administración y el auditor.
Las manifestaciones comúnmente utilizadas en una auditoria de estados financieros son:
1. La carta de declaraciones de la Administración,
2. La confirmación de actas del secretario del Consejo de Administración.
La obtención de declaraciones escritas de parte de la administración confirma su responsabilidad en cuanto a la preparación y aprobación de los estados financieros. Sin embargo, dichas afirmaciones no pueden ser un sustituto de evidencia de auditoria que el contador público pudiera encontrar en el desarrollo de su trabajo.
Si el auditor no pudiera llevar a cabo algún procedimiento de auditoria que considere necesario en las circunstancias, respecto a algún asunto de importancia para los estados financieros, existirá una limitación en el alcance de su examen, que podría ocasionar una salvedad o una abstención de opinión en su informe, sin importar si se obtuvo una declaración específica al respecto por parte de la administración de la empresa.Las declaraciones de la administración deben incluir solamente aspectos que se consideren importantes, en
4.1 CARTA DE DECLARACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
El propósito de una auditoria es formar una opinión sobre los estados financieros con frecuencia se solicita al auditor que prepare una carta para la gerencia al concluir su evaluación. La importancia relativa, cuando se puede expresar en cifras, debe emplearse para determinar cuales son los puntos a incluirse en la carta de manifestaciones del cliente.
La carta de declaraciones de la administración deberá dirigirse al auditor y llevar como fecha aquélla en que concluya su trabajo, misma que coincidirá con la del dictamen. Esta carta deberá ser firmada por el funcionario de mayor jerarquía y el responsable de la información financiera de la empresa.
En caso de existir eventos subsecuentes que deben ser incluidos, será necesario obtener una carta adicional que cubra el hecho o transacción ocurrida con posterioridad a la fecha original de la carta o utilizar doble fecha.
En caso de que el examen del auditor cubra estados financieros consolidados, la carta de declaraciones de la administración que se obtenga de la compañía tenedora, deberá hacer referencia a dichos estados financieros consolidados.
Si el auditor examina los estados financieros de una subsidiaria, pero no los de la compañía tenedora, podría requerir una declaración de la administración de la tenedora, respecto de asuntos que puedan afectar a la subsidiaria, tales como transacciones con partes relacionadas o la intención de la tenedora de proporcionarle apoyo financiero continuo.
En caso de que la administración de la empresa se niegue a proporcionar o ratificar declaraciones escritas que el auditor considere necesarias, esto constituirá una limitación en el alcance.
En tales circunstancias, el auditor deberá evaluar la confianza que ha depositado en otras declaraciones de la administración durante el curso de su examen y considerar si la negativa tiene algún efecto en su informe que pueda ocasionar una salvedad o una abstención en su opinión.
4.1.1 CONTENIDO
La carta de manifestaciones debe ser firmada por personal del cliente que tiene la responsabilidad y el conocimiento de todos los puntos siguientes. Por lo general, la carta es firmada por el principal funcionario ejecutivo y el principal funcionario financiero del cliente. De modo que cubra hechos posteriores, a la fecha de la carta debería ser igual a la fecha del informe del auditor. Cuando el cliente rehúsa presentar manifestaciones por escrito existe una limitación del alcance del trabajo y será necesario emitir un dictamen con salvedades o denegar la opinión.
Si bien no existe una lista de comprehensiva de todos los puntos a describirse en una carta de declaraciones de la administración dependerán de las circunstancias de la contratación de los servicios del auditor, así como de la naturaleza y bases de presentación de los estados financieros.
La carta de declaraciones de la administración entre otros, incluirá los siguientes aspectos, (sí son aplicables):
1. Reconocimiento de la administración de su responsabilidad sobre los estados financieros, preparados de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o, en su caso, las bases especiales utilizadas en su preparación.
2. La afirmación de disponibilidad de todos los registros, incluso de actas de reuniones de directores y reuniones de otros comités e información relativa.
3. Una declaración de que los estados financieros no contienen errores u omisiones importantes y de irregularidades que involucren a la administración o empleados de la empresa ni hay transacciones no registradas.
4. Disponibilidad de actas de Asamblea de Accionistas, juntas del Consejo de Administración y Comités de Dirección.
6. Posibles incumplimientos con contratos que puedan afectar los estados financieros.
7. Planes o propósitos que puedan afectar el valor registrado o la clasificación de activos o pasivos.
8. Información relativa de hechos posteriores.
9. Irregularidades.
10. Convenios restrictivos.
11. Incumplimiento de requisitos de presentación de informes a entidades reguladoras.
12. Planes e intenciones que afectan montos en el balance general.
13. Revelación apropiada de restricciones sobre la disponibilidad de activos..
14. Que las cuentas por cobrar representen operaciones reales y, se muestre a su valor neto de recuperación.
15. Que no existan inventarlos valuados en exceso a su valor neto de realización.
16. Manifestaciones concernientes a unidades obsoletas en el inventario.
17. Pérdidas en compromisos de venta.
18. Títulos de propiedad de activos, de embargos preventivos, o de lo dado en prenda cola telar.
19. Convenios de recompra.
20. Perdidas originadas por compromisos de compra o venta.
21. Que los activos se encuentren correctamente valuados, a nombre de la compañía y que exista revelación sobre gravámenes existentes.
22. Compromisos de recompra de activos vendidos previamente.
23. Actos ilegales y pérdidas contingentes conexas.
24. Otros pasivos y contingencias de ganancia o pérdida.
25. Violaciones o posibles violaciones a leyes o reglamentos, cuyos efectos deban ser revelados en forma apropiada en los estados financieros o como base para registrar posibles pérdidas por contingencias.
26. Acumulación o revelación en los estados financieros de otros pasivos y ganancias o pérdidas por contingencias.
27. Que no existan reclamaciones, gravámenes o litigios no iniciados que el abogado piensa se iniciarán, no reportados por los abogados y que sea probable que afecten a la empresa.
28. Opciones, convenios y restricciones concernientes a las acciones de capital social, contratos o capital social reservado de la empresa.
29. Una afirmación de que las manifestaciones en la carta conciernen a los estados financieros consolidados y, cuando es apropiado, a los estados de la matriz presentados por separado.
4.2 CONFIRMACION DE ACTAS DEL SECRETARIO DEL CONSEJO
El libro de actas de la corporación es un registro oficial de las decisiones tomadas en las reuniones de los directores y los accionistas. Típico de las decisiones tomadas en las reuniones de accionistas es la delegación de autoridad a la gerencia para adquirir o disponer de subsidiarias y adoptar o modificar los planes de pensiones o de repartición de utilidades para altos ejecutivos y empleados. Los accionistas también aprovechan ordinariamente la selección de una firma de auditores independientes. Los representantes de la firma de auditoria asisten a las reuniones de accionistas, con el fin de responder preguntas que puedan surgir relacionadas con el control interno y las operaciones financieras del negocio.
Las actas de las reuniones de los directores o la junta directiva contienen generalmente autorizaciones para realizar importantes transacciones y acuerdos contractuales, como la apertura de cuentas bancarias, la fijación de los salarios de los altos ejecutivos, la declaración de dividendos y los arreglos de acuerdos a largo plazo con proveedores, clientes y arrendadores. Adicionalmente, las actas pueden documentar discusiones de la junta sobre litigios pendientes, investigaciones de las agencias reguladoras u otras contingencias de perdida.
Por consiguiente, los auditores deben leer las actas de las reuniones sostenidas hasta el último día del trabajo de campo. El secretario u otro alto ejecutivo corporativo harán entrega a los auditores de copias de todas las actas, incluidas aquellas de los comités de la junta, directores y accionistas, de reuniones regulares y especiales.
Estas copias deben de estar certificadas o firmadas por un alto ejecutivo corporativo y deben compararse con el libro de actas oficial en una medida suficiente para establecer una cobertura y autenticidad totales.
Al revisar las actas, los auditores 1) anotaran la fecha de la reunión y si hubo quórum y 2) subrayar o destacar las acciones y decisiones que a su juicio deben incluir en la conducción de la auditora. El material no esencial puede ser revisado rápidamente, y pueden destacarse solamente aspectos que justifican ser investigados durante el curso de la auditoria. Para esta fase del trabajo de auditoria, no hay un sustituto para la mayor experiencia y madurez de juicio; las actas incluyen un amplio rango de información desde asuntos de importancia real para la auditoria hasta aquellos que pueden ser ignorados en forma segura.
Las decisiones importantes de las actas, como la declaración de dividendos o autorizaciones de préstamos, generalmente dan como resultado acciones que necesitan ser registradas en los registros contables. A medida que la auditoria progresa los auditores deben seguir el rastro de los eventos autorizados en las actas hasta los
registros de contabilidad y hacer referencias cruzadas de sus copias de las actas con los análisis de las cuentas implícitas. En forma similar, los eventos registrados en los registros contables que normalmente exigen autorización de los directores o de la junta directiva deben ser objeto de seguimiento y debe hacerse referencia cruzada a las copias de las actas en poder de los auditores.
4.2.1 CONTENIDO
Los auditores deben obtener de la gerencia una carta en la cual manifiestan que todas las actas les han sido entregadas. El rechazo del cliente a proporcionar a los auditores copias de todas las actas es una limitación grave del alcance del examen de los auditores. La comunicación del secretario del consejo debe cubrir hasta la fecha del dictamen.
Esta carta deberá incluir una relación de todas las actas de Asamblea de Accionistas juntas del Consejo de Administración y, en su caso, de Comités de Dirección celebrados durante el periodo, indicar si éstas han sido asentadas en los libros correspondientes.
Un ejemplo de la Confirmación de actas del Secretario del Consejo de Administración es el siguiente:
Fecha.
Nombre del despacho.
Domicilio.
Muy señores nuestros:
Con motivo de la auditoria de los estados financieros de (compañía) al (fecha de auditoria), hemos mostrado a su representante las actas de accionistas, juntas del Consejo de Administración y Comités de Dirección siguientes, las cuales se encuentran debidamente asentadas en los libros correspondientes:
Fecha Clase de reunión
Esta carta constituye una relación de todas las asambleas y juntas celebradas durante el periodo comprendido del (fecha de inicio del ejercicio auditado 20 ____, al (fecha del dictamen) de 20 ____.
Atentamente,
CAPITULO 5. ESTADOS FINANCIEROS
Los estados financieros básicos deben cumplir el objetivo de informar sobre la situación financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados de sus operaciones y los cambios en su situación financiera por el periodo contable terminado en dicha fecha. De aquí se desprende que los estados financieros básicos comprenden el balance general, los estados de resultados, de variaciones en el capital contable y de cambios en la situación financiera y las notas que son parte integrante de los mismos.
Los estados financieros son declaraciones informativas de una empresa respecto a los elementos de su posición financiera y a los resultados de sus operaciones. Estas declaraciones se hacen mediante los recursos de expresión que forman los estados financieros, títulos, rubros, clasificaciones, descripciones, agrupaciones, cifras, totales, subtotales, notas explicativas.
Los estados financieros son un medio de comunicar información y no son un fin, ya que no persiguen el tratar de convencer al lector de un cierto punto de vista o de la validez de una posición. Los estados financieros deben ser capaces de transmitir información que satisfaga al usuario general en la empresa.
Los estados financieros básicos junto con sus notas respectivas son responsabilidad únicamente de la administración de la entidad que los emite, o bien, de la persona física propietaria del negocio.
Dichos estados financieros deberán cumplir con los requisitos de revelación suficiente para evaluar la información financiera que se presenta.
La aprobación del cliente de la forma, contenido y notas al calce de los estados financieros que el auditor se propone insertar en su informe puede hacerse mediante la firma del contralor en el borrador final de los estados, en el momento de la revisión de los ajustes y a veces posteriormente.
El auditor y su jefe principal también pueden analizar el borrador con el cliente, aun cuando la responsabilidad del informe descansa exclusivamente el contador público, hecho respetado en los negocios y reconocido sostenido por órganos gubernamentales como la Comisión de Valores y la Dirección de Administración Fiscal Federal.
