RESPUESTA A OBSERVACIONES DE AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS – INVITACIÓN PÚBLICA No. 001 de 2016
Convocatoria para la selección de un Agente Inmobiliario que realice la Comercialización, Operación y Administración del Proyecto Temporal de Mobiliario Urbano Tipo Contenedor
en la Manzana 22 del Sector de San Victorino
OBSERVACIONES DE CENTURY 21 – CASA GRANDE
1) ¿Los estados Financieros para cumplir los indicadores solicitados pueden tener corte del año 2.016 o tienen que ser los de corte a diciembre de 2.015?
Respuesta:
Los estados financieros exigidos son con corte a 31 de diciembre de 2015, por cuanto se requiere verificar la situación financiera de los proponentes con la misma fecha de corte sobre la cual presentaron la declaración de renta.
2) ¿Qué pasa si el nivel de endeudamiento es superior al 60%; esto descalifica la empresa?
Respuesta:
Por ser un requisito financiero habilitante, el no cumplimiento de los resultados de todos los indicadores financieros será causal para que sea inhabilitada la propuesta.
3) ¿Qué significa la condición: el capital de trabajo debe ser "igual o mayor a 30% del valor del presupuesto oficial“; Cuál es el valor del presupuesto oficial?
Respuesta:
El resultado del indicador de Capital de Trabajo neto debe ser igual o superior al
30% del valor del presupuesto oficial establecido en el numeral 2.2.9 Presupuesto
Oficial.
4) El Parque Comercial San Victorino; ¿cuenta con canecas de basura en áreas comunes, baños, plazoleta de comida; cuantas y de qué tamaño?
Respuesta:
Mobiliario urbano el proyecto
El proyecto cuenta con canecas M-120 (24 unidades) dispuestas en los principales puntos del proyecto, accesos y circulaciones principales. Así mismo las bancas M- 50 (30 unidades) y la jardinería en materas (60 unidades) en concreto de 80X80 con árbol de Eugenia (especie arbórea de porte mediano). para el descanso de los visitantes al proyecto. Se anexa plano con la disposición de estos elementos.
5) ¿Cuantas válvulas de agua hay y en que distribución; Me podría facilitar un mapa hidráulico?
Respuesta:
Se anexa plano hidráulico del proyecto. El proyecto cuenta con dos tanques de agua. El localizado en el costado oriental para agua blanca y el localizado en el costado occidental para recolectar agua lluvia que sirve para la jardinería y los baños.
6) ¿Cuantos baños son, que tipo de dispensadores tienen y en que distribución?
Respuesta:
El proyecto cuenta con cinco baterías de baños tal como se presentan en los
planos a continuación. Los contenedores de baños están en las plazoletas 1, 2, 3,
4 y 5.
7) ¿Cuentan con espacio de acopio para residuos?
Respuesta:
El contenedor de 40 pies adecuado para recolección de residuos cuenta con tres depósitos. Las puertas se localizaron mirando a la calle 9 para la fácil disposición de los residuos directamente al camión recolector.
8) ¿Cuentan con espacio para implementos e insumos de aseo?
Respuesta:
La Sala de Administración que se encuentra localizada en la Carrera 11 cuenta con varios espacios los cuales están a disposición del operador inmobiliario. Con una pequeña adecuación de accesos, uno de estos puede ser usado como depósito de los elementos de aseo, hidrolavadoras para los contenedores, etc.
CONTENEDOR RESIDUOS
ADMINISTRACIÓN
PLANO DE LA SALA DE ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO:
9) En caso que no se acepte que los estados financieros tengan corte a agosto de 2016, se solicita se acepte el índice de liquidez mayor o igual al 1.11% y nivel de endeudamiento menor igual al 75%.
Respuesta:
Se acoge la observación por cuanto los indicadores financieros ajustados se encuentran respaldados con la certificación de disponibilidad de recursos del numeral 3.3.3. Recursos líquidos disponibles.
El numeral 3.3.2 Cumplimiento de los siguientes indicadores financieros, queda de la siguiente manera:
Núm. Indicador Condición Fórmula
1 Índice de liquidez y solvencia (IL)
Mayor o igual a 1,10 Activo
corriente/Pasivo corriente
2 Capital de trabajo (KT) Igual o mayor a 30 % del valor del presupuesto oficial
Capital de trabajo = Activos corrientes – Pasivos corrientes.
3 Nivel de Endeudamiento (NE)
Menor o igual a 75% Nivel de Endeudamiento
= Pasivo Total / Activo Total
10) Agradezco nos envié un plano de planta para determinar áreas con mayor tráfico por vías de acceso y zonas cálidas de comercio.
Respuesta:
Se anexan los planos solicitados.
OBSERVACIONES COC RAIZ SAS
Con base en las respuestas a las observaciones al proyecto de términos de referencia y los términos de referencia definitivos del proceso, cordialmente se presentan preguntas, observaciones y sugerencias en los siguientes términos:
1. Teniendo en cuenta lo manifestado en la audiencia, insistimos y solicitamos respetuosamente que se amplíe el plazo para la presentación de propuestas, por lo menos en 8 días hábiles adicionales.
Esta solicitud se reitera en aras de velar por el principio de pluralidad de proponentes, necesario en este tipo de convocatorias, en las cuales el fideicomitente es una entidad estatal.
Respuesta:
Considerando el tiempo de la verificación, calificación de las ofertas y suscripción
del contrato, los 8 días hábiles no son procedentes por cuanto este mayor tiempo
disminuye el tiempo de comercialización que tiene el Operador Inmobiliario para realizar la colocación de los espacios comerciales.
El tiempo otorgado para presentación de las ofertas es para el 3 de octubre de 2016. Por lo tanto, se modificara el Cronograma del proceso de la siguiente manera:
PLAZO LÍMITE PARA EL
RECIBO DE
PROPUESTAS Y CIERRE DE LA INVITACIÓN
3 de Octubre de 2016 a las 11:00 a. m.
Avenida 15 No.
100-43 piso 2°
ERU en las Instalaciones de ALIANZA
FIDUCIARIA
HABILITACIÓN Y
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
Del 3 al 5 de Octubre de 2016
www.alianza.com.c o; Sistema de contratación Colombia Compra Eficiente (Régimen Especial)
COMITÉ EVALUADOR DESIGNADO POR LA JUNTA DEL FIDEICOMISO
PUBLICACIÓN DEL
INFORME DE
EVALUACIÓN
5 de octubre de 2016 www.alianza.com.c o; Sistema de contratación Colombia Compra Eficiente (Régimen Especial)
ERU – ALIANZA FIDUCIARIA COMO VOCERA DEL FIDEICOMISO SAN VICTORINO
CENTRO
INTERNACIONAL DE COMERCIO MAYORISTA PLAZO PARA REALIZAR
OBSERVACIONES AL
INFORME DE
EVALUACIÓN
Del 5 al 7 de octubre de 2016 hasta las 10:00 a. m.
www.alianza.com.c o; Sistema de contratación Colombia Compra Eficiente (Régimen Especial)
PROPONENTES
PLAZO RESPUESTA A OBSERVACIONES
7 de Octubre de 2016 www.alianza.com.c o; Sistema de contratación Colombia Compra Eficiente (Régimen Especial)
COMITÉ EVALUADOR DESIGNADO POR LA JUNTA DEL FIDEICOMISO – ALIANZA
FIDUCIARIA PUBLICACIÓN DE LA
DECISIÓN SOBRE LA
10 de Octubre de 2016
www.alianza.com.c o; Sistema de
ERU – ALIANZA FIDUCIARIA COMO
MEJOR PROPUESTA contratación Colombia Compra Eficiente (Régimen Especial)
VOCERA DEL FIDEICOMISO SAN VICTORINO
CENTRO
INTERNACIONAL DE COMERCIO MAYORISTA SUSCRIPCIÓN DEL
CONTRATO
13 de Octubre de 2016 Avenida 15 No.
100-43 piso 3°
ERU – ALIANZA FIDUCIARIA COMO VOCERA DEL FIDEICOMISO SAN VICTORINO
CENTRO
INTERNACIONAL DE COMERCIO MAYORISTA
2. Con el fin de poder dimensionar y tramitar el costo de la póliza todo riesgo que garantice la integridad de los espacios mobiliarios y del inmueble, se solicita publicar el valor de estos, adjuntando un documento técnico que justifique su avalúo.
Respuesta:
El valor del suministro e instalación del mobiliario urbano tipo contenedor es de:
$ 6.312.641.143, soportado en el contrato suscrito con el Consorcio Mobiliario Urbano.
3. Con relación a la cuota de administración, se solicita aclarar en los términos de referencia, sí la ERU y/o el Patrimonio Autónomo son los responsables de la cuota de administración de cada unidad comercial, mientras no estén arrendadas.
En los términos de referencia, dice únicamente lo siguiente: ”Con el fin de
apalancar la operación del complejo comercial, mientras se adelanta toda la
comercialización por parte del Operador Inmobiliario, la ERU como
Fideicomitente del Fideicomiso San Victorino Centro Internacional de
Comercio Mayorista, pone a disposición en el fideicomiso una suma
tendiente a suplir los costos de funcionamiento del primer mes de operación del Complejo comercial (aproximadamente de $ 230.000.000), con el fin que cubra el faltante de las cuotas de administración por concepto de los locales que aún no se han arrendado”.
Se entiende que este fondo podría cubrir las cuotas de administración de las unidades comerciales no arrendadas, pero en caso que se agote se debería formalizar el compromiso de la ERU y/o el Patrimonio Autónomo de aportar fondos adicionales en su momento.
Esta situación asociada al tema de mantener la restricción de comercialización de las unidades comerciales para comerciantes con tradición de San Victorino, implicaría un riesgo que el OPERADOR INMOBILIARIO, COMERCIALIZADOR Y ADMINISTRADOR no podría asumir.
En la usanza del negocio inmobiliario el dueño de los inmuebles asume el pago de las cuotas de administración de las unidades comerciales no arrendadas.
Respuesta:
Se aclara que el valor de los $230 millones de pesos depositados por la ERU en el Fideicomiso apalancarán las cuotas de administración de los locales no arrendados, por lo tanto, en el momento que dichos recursos se agoten será responsabilidad de Operador Inmobiliario asumir los costos de funcionamiento del complejo comercial.
4. En el punto 3.2.2 Experiencia Especifica del Proponente se está limitando la experiencia del proponente a la capacidad de administrar contratos de arrendamiento, cuando una parte fundamental del proceso es lograr comercializarlos. En la medida que el trabajo de comercialización se realice de manera adecuada, logrando que los futuros arrendatarios cumplan con el perfil establecido, el trabajo de administración se facilitará.
Por lo anterior se solicita que se acepte la experiencia en comercialización
de contratos de arrendamiento de locales comerciales de las inmobiliarias,
y no solamente la experiencia en administración de contratos de
arrendamiento de locales comerciales.
Respuesta:
No se acepta la observación por cuanto la experiencia no solo es requerida en la comercialización o arrendamiento de locales comerciales sino también en la administración de dichos contratos por un volumen representativo, con el fin de garantizar que el proponente cuenta con la capacidad operativa y experiencia específica requerida para soportar las actividades relacionadas con la comercialización.
5. Dadas las características particulares del proyecto y el territorio de San Victorino, respetuosamente se solicita que se incluya una valoración y asignación de puntaje para el Director Comercial que estará a cargo del proceso de parte del OPERADOR INMOBILIARIO, COMERCIALIZADOR Y ADMINISTRADOR, otorgándole puntaje a las inmobiliarias que presenten con su propuesta un Director Comercial con experiencia comprobada y comprobable en la comercialización de inmuebles en el territorio de San Victorino.
Respuesta:
Analizada la observación, no es procedente por cuanto no se está evaluando el equipo de trabajo sino la experiencia general y específica del proponente Agente Inmobiliario.
6. Teniendo en cuenta lo manifestado en la audiencia, insistimos en que la administración de los contendores no arrendados debe ser asumida por la ERU y/o el Patrimonio Autónomo, asumiendo el compromiso de aportar los fondos adicionales suficientes en su momento.
El OPERADOR INMOBILIARIO, COMERCIALIZADOR Y
ADMINISTRADOR no debe asumir este compromiso, y más teniendo en cuenta que El OPERADOR INMOBILIARIO, COMERCIALIZADOR Y ADMINISTRADOR, no es autónomo en el establecimiento del precio y las condiciones comerciales de arrendamiento de los contendores.
Esta solicitud se reitera en aras del equilibrio económico contractual,
necesario en este tipo de convocatorias, en las cuales el fideicomitente es
una entidad estatal.
Respuesta:
Se aclara que el Operador Inmobiliario para el rol de Comercializador, de acuerdo a lo establecido en el numeral 2.2.1 Obligaciones del Operador Inmobiliario, item 1 establece que: “Con base en el valor de los cánones de arrendamiento de los locales tipo, suministrado por la ERU como Fideicomitente del Fideicomiso San Victorino Centro Internacional de Comercio Mayorista, realizará la validación de los mismos y establecerá la combinación de índices para cánones de arrendamiento, definiendo primas de descuento o premio según la ubicación de cada espacio”. Por lo anterior, el operador es autónomo en establecer la mejor estrategia de comercialización y la determinación de los cánones de los espacios de acuerdo a la ubicación.
En este sentido, dependerá de la fortaleza y destreza en la comercialización, el éxito en la colocación de la mayor cantidad de espacios o locales, con lo cual se mitiga el riesgo de asumir cuotas de administración de los locales vacantes, que excedan los recursos aportados por la ERU. En consecuencia, no se acepta la observación.
7. Teniendo en cuenta lo manifestado en la audiencia, solicitamos que sea explícito el procedimiento que deberá ejecutar El OPERADOR INMOBILIARIO, COMERCIALIZADOR Y ADMINISTRADOR, en caso que al final del plazo contractual, los arrendatarios de los contendores no los desocupen y no los entreguen, situación en la cual El OPERADOR INMOBILIARIO, COMERCIALIZADOR Y ADMINISTRADOR se limitará a ejecutar las acciones legales pertinentes, como una labor de medio y no de resultado. En este sentido El OPERADOR INMOBILIARIO, COMERCIALIZADOR Y ADMINISTRADOR no asumirá ningún riesgo económico derivado de esta situación.
Respuesta:
De conformidad con el numeral 2.2.2 Obligaciones del Operador Inmobiliario para la operación y administración del complejo comercial, item 17 “Exigir la entrega de los espacios comerciales a los arrendatarios, previo a la expiración del plazo contractual, de conformidad con los contratos de arrendamiento suscritos;
recibirlos y hacer entrega de los mismos al Fideicomitente”, se hace referencia a la
gestión en ejercer todas las acciones tendientes a la restitución de los inmuebles, a través de los mecanismos legales establecidos.
Teniendo en cuenta que la gestión del Operador Inmobiliario es de Medio y no de resultado, el cual fue tipificado en la matriz de riesgo como un riesgo operacional y no económico.
OBSERVACIONES HACER CIUDAD
1. En primer lugar, frente a lo señalado en la matriz de riesgos solicito tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Frente a los riesgos señalados en la matríz como 1 y 2, debe decirse que su asignación corresponde a la entidad y no a los oferentes, habida cuenta que de verificarse el mismo frustra el proceso de selección y, en consecuencia, no habría oferente que lo asuma.
Respuesta:
Como quedó en el acta de la Audiencia de Asignación de riesgos, se acepta la observación y se procede a modificar la matriz de riesgos en el sentido de establecer que quien asume el riesgo es el contratante.
- Frente al riesgo 5, denominado como operativo, solicito tener en cuenta que el complejo comercial requiere adecuaciones que lo hagan atractivo a los comerciantes de San Victorino, con lo cual, el apoyo económico y publicitario que la ERU ofrece para que sea efectivo, debería hacerse efectivo desde el momento en que el complejo esté listo para funcionar y no desde el primer mes.
Respuesta:
Se aclara que si bien en el complejo comercial deben ser realizadas unas
adecuaciones por parte de los arrendatarios de los espacios comerciales, la
estrategia de publicidad de la ERU va relacionada a apoyar al Operador Inmobiliario en su estrategia de comercialización, en ese sentido para poder realizar las adecuaciones ya los arrendatarios deberán tener suscritos sus contratos de arrendamiento con el operador inmobiliario, lo cual hace necesario que se inicie la difusión y publicidad desde el primer mes del proyecto.
- Frente a los riesgos señalados en el numeral 11, referente a cambios normativos, se solicita éste sea asignado a la contratante, habida cuenta que se trata de situaciones ajenas a las partes, imprevistas e imprevisibles, en tanto serán sobrevinientes y, en consecuencia, imposibles de ser controladas o siquiera asumidas por el operador inmobiliario, con lo cual, es un riesgo que debe ser asumido por el propietario del negocio, esto es, la ERU.
Respuesta:
De acuerdo a lo manifestado en la audiencia se ratifica que esta observación se acepta en el sentido que se aclara que solo se tipifica el riesgo cuando existan modificaciones normativas, y se procede a ajustar la matriz y se asigna el riesgo al contratante.
2. Ahora bien, en lo que se refiere a los Términos de Referencia, a folio 9 de
los Términos de Referencia, en el numeral 2.2.1.11., referente a las
Obligaciones del Operador Inmobiliario como Comercializador, se dispone
que al “operador inmobiliario no le estará permitido el subarriendo”. Al
respecto debe señalarse que ésta disposición no resulta del todo coherente
con el objeto del contrato que se pretende celebrar dado que en el presente
negocio el operador inmobiliario recibiría el complejo comercial no a título
de arrendamiento sino de administración. En consecuencia, si se tiene en
cuenta que el subarriendo tiene lugar cuando se toma en arriendo un bien,
no por parte del dueño de la misma ni del administrador, sino de otro
arrendatario del bien, es claro que el operador inmobiliario no se encuentra
en la capacidad de subarrendar los locales comerciales objeto del contrato
sino de comercializarlos, administrarlos y arrendarlos.
Respuesta:
Se acepta la observación y se procede a eliminar el numeral 2.2.1.11., teniendo en cuenta que el operador inmobiliario tiene como obligaciones comercializar, administrar, arrendar y no subarrendar. Se aclara que si bien a los arrendatarios se les permite el subarriendo, este es condicionado a que el operador inmobiliario autorice el mismo, teniendo en cuenta que las personas subarrendatarias deberán cumplir con los mismos requisitos establecidos para los arrendatarios.
3. En lo relativo al Proceso de comercialización, al cual se hace referencia en el numeral 2.2.3 del referido documento, folio 12, se señala particularmente en el inciso sexto del mismo que “Se busca que en el proceso de comercialización, el Operador Inmobiliario garantice la participación de los todos los actores del grupo objetivo en las diferentes plazoletas del proyecto y con el fin de evitar concentración de actores, un interesado no podrá arrendar más del 10% del total de los espacios comerciales”. No obstante, dicha disposición resulta contraria al objeto contractual pactado cual es la explotación comercial de la zona. Por ello, se solicita que el porcentaje señalado en dicha disposición se modifique y en su lugar se disponga que “(…) un interesado no podrá arrendar más del 15% del total de los espacios comerciales”, a fin de que el negocio resulte comercialmente más atractivo para los interesados y potenciales oferentes.
Respuesta:
Con el fin de optimizar la estrategia de comercialización que promueva la participación de los todos los actores del grupo objetivo en las diferentes plazoletas del proyecto, se acepta la observación y el nivel de concentración máximo permitido será del 15%. En consecuencia, se modifica el numeral el cual quedará de la siguiente manera:
2.2.3 Proceso de comercialización
El proyecto cuenta con baños, restaurantes, cafés, locales comerciales. Se
dispone también un área administrativa, plaza central y patios cubiertos con
parasoles para las actividades del comercio popular, desfiles, shows de marcas,
lanzamiento de productos, jornadas deportivas, madrugones, etc.
Con el fin de potenciar la comercialización del Complejo Comercial y contar con resultados satisfactorios de colocación de los espacios comerciales en menor tiempo, la ERU como Fideicomitente del Fideicomiso San Victorino Centro Internacional de Comercio Mayorista, apoyará la Estrategia de promoción, publicidad y mercadeo del proyecto a través de la instrucción de contratación al fideicomiso de las siguientes actividades: a) cuñas radiales en emisoras de amplia audiencia en la ciudad; b) publicidad móvil en el sector (motos valla, valla humana y volanteo); c) publicidad en valla fija en el proyecto; d) vallas de contención de público) y de la difusión a través de la Oficina Asesora de Comunicaciones ERU que cuenta con página web oficial, redes sociales, Facebook y twitter, mailing, microvideos publicitarios y free press.
Para la comercialización de los 520 locales o espacios comerciales, el operador inmobiliario definirá la estrategia comercial de convocatoria por grupo objetivo, establecidos por la ERU como fideicomitente del patrimonio autónomo San Victorino Centro Internacional de Comercio Mayorista, en el siguiente orden de prioridad:
1 Ex propietarios manzana 22 (44 ex propietarios, descuento del 10% en el pago por el derecho de uso del espacio comercial).
2 Ex Opcionantes del Proyecto (Descuento del 10%).
3 Agremiaciones de comerciantes y fabricantes del sector, incluidos los madrugones
4 Particulares del sector de San Victorino
Adicionalmente, como criterio de asignación de los espacios comerciales se requiere que los interesados acrediten el desarrollo de actividades comerciales en el sector de San Victorino, con trayectoria de por lo menos 2 años, demostrable a través de la Cámara Comercio.
En aras promover la participación de los ex-propietarios así como de los Ex
opcionantes del proyecto centro comercial, como actores tradicionales interesados
en el desarrollo del proyecto, se establece un porcentaje de descuento como
estrategia del 10% del valor mensual por el derecho de uso del espacio comercial
para los Expropietarios y para los Exopcionantes del 10%, porcentaje de
descuento que no podrá incrementarse en la eventualidad de la toma de más de
un local. Si se presenta un interesado que funge las dos condiciones de
Expropietario y Exopcionante, el porcentaje máximo de descuento es del 10%.
Se busca que en el proceso de comercialización, el Operador Inmobiliario garantice la participación de los todos los actores del grupo objetivo en las diferentes plazoletas del proyecto y con el fin de evitar concentración de actores, un interesado no podrá arrendar más del 15% del total de los espacios comerciales.
4. El inciso segundo del numeral 2.2.4.2., referente a la Cuota de administración, señala que “Con el fin de apalancar la operación del complejo comercial, mientras se adelanta toda la comercialización por parte del Operador Inmobiliario, la ERU como Fideicomitente del Fideicomiso San Victorino Centro Internacional de Comercio Mayorista, pone a disposición en el fideicomiso una suma tendiente a suplir los costos de funcionamiento del primer mes de operación del Complejo comercial (aproximadamente de
$230.000.000), con el fin que cubra el faltante de las cuotas de administración por concepto de los locales que aún no se han arrendado”.
Sin embargo, atendiendo a que los bienes a arrendar no cumplen con las
especificaciones suficientes para ser comercializados inmediatamente, lo
cual obliga al operador inmobiliario o los arrendatarios a realizar
adecuaciones a los mismos para hacerlos comercialmente explotables, se
solicita a la entidad convocante la ampliación del término en que los bienes
estarán a cargo de la ERU, de uno a dos meses, a fin de que durante el
plazo requerido para tales adecuaciones no se generen mayores costos por
administración y otros, toda vez que los bienes a ese momento no están
generando utilidad alguna. En armonía con lo anterior, se solicita a la
entidad convocante que, en el evento en que se conceda la anterior
solicitud, el valor asumido por la ERU para la administración del proyecto
no sólo corresponda a los $230.000.000 estipulados inicialmente, sino al
valor necesario y suficiente para cubrir el período ampliado durante el cual
los bienes se encuentren a cargo de ella. Finalmente, se solicita a la
Convocante se sirva aclarar quién debe asumir el costo de administración
de los locales comerciales cuando quiera que, posterior al primer o segundo
mes del contrato, dependiendo de si se accede o no a la anterior solicitud,
algunos o la totalidad de éstos no se encuentren arrendados.
Respuesta:
Se aclara que el valor de los $230 millones de pesos depositados por la ERU en el Fideicomiso apalancarán las cuotas de administración de los locales no arrendados, por lo tanto, en el momento que dichos recursos se agoten será responsabilidad de Operador Inmobiliario asumir los costos de funcionamiento del complejo comercial.
En este sentido, dependerá de la fortaleza y destreza en la comercialización del Operador Inmobiliario, el éxito en la colocación de la mayor cantidad de espacios o locales, con lo cual se mitiga el riesgo de asumir cuotas de administración de los locales vacantes, que excedan los recursos aportados por la ERU. En consecuencia, no se acepta la observación.
5. A folio 16 del mismo documento, en el numeral 2.2.6.7., referente a las Características del contrato de arrendamiento de espacio comercial, se establece que “el espacio objeto de arrendamiento comercial no podrá ser cedido, ni arrendado, salvo autorización previa y por escrito del operador inmobiliario, previo cumplimiento de la verificación de los perfiles de los potenciales clientes y realizar (sic) los estudios respectivos, incluidos (sic) las normas del SARLAFT”. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que esta disposición se refiere a las obligaciones del arrendatario del local comercial;
en consecuencia, si se tiene en cuenta que éste recibiría el local comercial a título de arrendamiento, es claro que si éste celebra algún negocio jurídico con el local recibido en arriendo, dicho negocio sería el de subarrendamiento y no el de arrendamiento. Por ello, se solicita sea corregida la disposición referida y que, en su lugar, se establezca que “el espacio objeto de arrendamiento comercial no podrá ser cedido, ni SUBARRENDADO, salvo autorización previa y por escrito del operador inmobiliario, previo cumplimiento de la verificación de los perfiles de los potenciales clientes y realizar (sic) los estudios respectivos, incluidos (sic) las normas del SARLAFT”.
Respuesta:
Se acoge la observación y se modifica el numeral 2.2.6. Características de
operación jurídica del Operador Inmobiliario, ítem 7 el cual quedará de la siguiente
manera:
Numeral 2.2.6 Características de operación jurídica del Operador Inmobiliario:
7 El espacio objeto de arrendamiento comercial no podrá ser cedido, ni Subarrendado, salvo autorización previa y por escrito del operador inmobiliario, previo cumplimiento de la verificación de los perfiles de los potenciales clientes y realizar los estudios respectivos, incluidos las normas de SARLAFT.
8. El numeral 3.2.2 de los Términos de Referencia dispone que “El proponente deberá acreditar experiencia como agente inmobiliario comercializador y administrador de contratos de arriendo de locales comerciales en centros comerciales o sitios relacionados con comercio vecinal o zonal, en los cuales demuestre la capacidad operativa de por los menos 250 contratos de arrendamiento vigentes, que se encuentren debidamente sistematizados, para lo cual deberá allegar (i) Certificación expedida por el Representante Legal y el contador, donde se indique el número de contratos de arrendamiento de locales comerciales que a la fecha se encuentre administrando la Inmobiliaria y (ii) copia de los contratos de arrendamiento y la relación de los clientes”. No obstante, dicha exigencia podría indicar un direccionamiento en la convocatoria dado que éste requisito lo cumplen un número muy reducido de operadores inmobiliarios en el mercado distrital. Por ello, se solicita a la entidad convocante que flexibilice el requisito en el sentido de reducir el número de contratos de arrendamiento vigentes exigibles al operador comercial de 250 a 100 y que, a su vez, permita que dicho arrendamiento no sólo se refiera a locales comerciales sino a establecimientos comerciales, es decir, a oficinas, locales, bodegas y demás negocios que puedan ser considerados como tal.
Respuesta:
Se busca que el Operador Inmobiliario cuente con la experiencia específica
relacionada no sólo con el arrendamiento de locales comerciales sino también en
la administración de dichos contratos por un volumen representativo. Sin embargo,
no hay que desconocer la experiencia del agente inmobiliario en la
comercialización de otros usos diferentes a vivienda que se relacionan con
actividades comerciales. Por lo tanto, se amplía el rango de experiencia específica no solo en arrendamiento de locales comerciales sino también a oficinas y bodegas.
De otra parte, con el fin de promover la pluralidad de oferentes y considerando que si el Agente Inmobiliario que resulte seleccionado no tiene el 100% de la capacidad instalada para atender la administración de los 520 contratos de arrendamiento, puede fortalecer su equipo de trabajo, por lo anterior, se acepta la observación y se modifica el número de contratos de contratos de arrendamiento vigentes exigibles al operador de 100 contratos de locales comerciales, oficinas o bodegas.
Por lo anterior, se modifica el numeral 3.2.2 Experiencia específica del proponente, el cual quedará de la siguiente manera:
3.2.2 Experiencia Especifica Mínima del Proponente
El proponente deberá acreditar experiencia como agente inmobiliario comercializador y administrador de contratos de arriendo de locales comerciales en centros comerciales o sitios relacionados con comercio vecinal o zonal, de oficinas o bodegas, en los cuales demuestre la capacidad operativa de por los menos 100 contratos de arrendamiento vigentes, que se encuentren debidamente sistematizados, para lo cual deberá allegar (i) Certificación expedida por el Representante Legal y el contador, donde se indique el número de contratos de arrendamiento de locales comerciales que a la fecha se encuentre administrando la Inmobiliaria y (ii) copia de los contratos de arrendamiento y la relación de los clientes.
La ERU a través del Comité evaluador se reserva el derecho de verificar la autenticidad de los documentos aportados.
Las actividades de comercialización o administración de los contratos de arrendamiento de los locales comerciales que acreditarán la experiencia deben haber sido ejecutados en los últimos diez (10) años anteriores a la fecha del cierre del proceso de selección.
De igual manera, la calificación se modifica de la siguiente manera:
4.1 PROPUESTA MÁS FAVORABLE
La selección para el presente proceso se hará de acuerdo a los siguientes criterios:
Mayor experiencia especifica:
Criterios Puntaje
Mayor número de Contratos de Arrendamiento de locales
comerciales en
Administración
El oferente que acredite mayor número de contratos de arriendo de locales comerciales adicionales a los aportados en la experiencia específica, se le asignara el máximo puntaje de 400 puntos.
A los demás Participantes se les asignará el puntaje de manera proporcional aplicando regla de tres simple directa.
Para acreditar la experiencia específica adicional, debe aportar (i) Certificación expedida por el Representante Legal y el contador, donde se indique el número de contratos de arrendamiento de locales comerciales que a la fecha se encuentre administrando la Inmobiliaria diferentes a los certificados para la experiencia específica mínima y (ii) copia de los contratos de arrendamiento de los locales comerciales, diferentes a los certificados para la experiencia específica mínima y la relación de los clientes.
400
9. El valor del canon de arrendamiento está fijado con base en presupuestos inciertos, por cuanto:
a. No se conoce el mercado y el lugar en el cual se va a realizar el
proyecto no se encuentra acreditado comercialmente. Lo anterior en
tanto el complejo comercial es nuevo y en él no se ha hecho ninguna
explotación comercial. En consecuencia, dado que no existe un
análisis serio e histórico frente a un proyecto como el que se pretende ejecutar, no es claro qué tanto puede producir una zona de contenedores como la que se busca comercializar y administrar.
b. Los locales comerciales se encuentran a la intemperie. Hay condiciones climáticas que pueden generar daños a la estructura de los contenedores y que, por ende, pueden implicar mayores inversiones y la realización de mejoras a fin de evitar el deterioro de los mismos.
c. El local comercial se encuentra abierto y las condiciones de seguridad no son las mismas que se presentan en un local cerrado.
d. No se está teniendo en cuenta que dado el tipo de contenedor y los materiales de los que éstos están hechos, la seguridad interna se encuentra en juego dado que los vendedores no pueden cuidarse los unos a los otros.
e. Hay locales que, por su ubicación, son más importantes o comercialmente más rentables que otros, y pretender que todos los contenedores serán arrendados es difícil. No existe certeza de que todos los locales van a ser explotados comercialmente, ni de que todos van a obtener los mismos beneficios; en consecuencia, no todos los cánones de arrendamiento de todos los locales comerciales van a poder costar lo mismo.
f. Alrededor de la zona hay una vecindad que ha invadido el sector. Lo anterior altera las condiciones de acercamiento del público a la zona y puede generar problemas de seguridad para los arrendatarios de los locales comerciales.
Todo lo anterior, implica unos riesgos y unos costos que, si bien deben ser
asumidos por el operador inmobiliario, deben ser tenidos en cuenta por la
entidad convocante a la hora de establecer el valor que por concepto de
canon de arrendamiento será cobrado a los arrendatarios de los locales
comerciales.
Respuesta:
Se aclara que tanto el diseño como el proyecto se estructuraron con base en experiencias exitosas de comercio popular en contenedores realizadas en Christchurch - Nueva Zelanda, Londres, Buenos Aires, Downtown de Las Vegas, Puebla – México, San Francisco, entre otros, en donde no sólo se convierten en atractores naturales de turismo sino que tienen la capacidad de albergar negocios alternativos, que permiten la reactivación actividades comerciales en zonas deterioradas sino que dinamiza el lugar y el entorno, promoviendo la generación de ingresos para los comerciantes y la generación de empleo y mejora las condiciones de percepción de seguridad en la zona.
Por lo tanto, conociendo las experiencias exitosas, se replica el esquema en la zona de San Victorino, que cuenta con condiciones propicias para promover el desarrollo de comercio popular, diferenciando popular de ilegalidad.
De otra parte, vale la pena resaltar que la estructura de los contenedores es resistente y está diseñada para soportar las inclemencias del clima y exposición a la intemperie, además cuentan con un revestimiento que los hacen más longevos.
Por lo anterior, su mantenimiento no acarrea costos significativos.
Adicionalmente, los materiales y elementos utilizados en los contenedores cumplen con las máximas exigencias de calidad en aislamiento, funcionalidad y estructura, para la seguridad y bienestar de los usuarios dictaminados por la norma ISO, pues al igual ella contempla que personas ingresen a su interior a retirar mercancías.
El local comercial tiene la
posibilidad según la forma en que
se quiera usar de retirar fácilmente
su vitrina y reemplazar por otra que
se adapte a las necesidades
comerciales del usuario. Aclarando
que esta modificación correrá por
cuenta del arrendatario.
Además para la seguridad del proyecto se cuenta con cuatro casetas De vigilancia localizadas en los accesos principales y cuatro cámaras HD de 360° localizadas en los postes de luminaria de las plazoletas 1, 2, 5 y 6. Actualmente el proyecto cuenta con 4 vigilantes pero a gusto del operador inmobiliario esta seguridad puede ser reforzada o modificada.
En cuanto a que por su ubicación hay locales que pueden ser más atractivos comercialmente que otros, no es cierto que se deba cobrar el mismo canon de arrendamiento a todos los locales, por lo que se aclara que de conformidad con lo establecido en el numeral 2.2.1 Obligaciones del Operador Inmobiliario como Comercializador, item 1 establece que: “Con base en el valor de los cánones de arrendamiento de los locales tipo, suministrado por la ERU como Fideicomitente del Fideicomiso San Victorino Centro Internacional de Comercio Mayorista, realizará la validación de los mismos y establecerá la combinación de índices para cánones de arrendamiento, definiendo primas de descuento o premio según la ubicación de cada espacio”. Por lo anterior, el operador es autónomo en establecer la mejor estrategia de comercialización y la determinación de los cánones de los espacios de acuerdo a la ubicación.
En este sentido, dependerá de la fortaleza y destreza en la comercialización, el éxito en la colocación de la mayor cantidad de espacios o locales.
De otra parte, teniendo en cuenta los argumentos expuestos en la presente observación y considerando los comentarios realizados por los interesados durante el proceso, en el cual manifiestan que las condiciones económicas del mercado inmobiliario en el tema de arriendo en San Victorino se ha visto mermada del 2015 al 2016, la Dirección Comercial de la ERU realiza una actualización del estudio de mercado en septiembre de 2016, en el cual se evidenció que por efectos de la dinámica comercial inmobiliaria de la ciudad y en especial del sector San Victorino, los valores promedio de referencia de cánones de arrendamiento del 2015 disminuyen para el 2016, por lo que se hace necesario ajustar el valor del Presupuesto Oficial, el cual queda de la siguiente manera:
2.2.9. PRESUPUESTO OFICIAL
El presupuesto oficial estimado para la presente contratación es de cero (0) pesos.
No obstante lo anterior, la ERU ha realizado una proyección en la cual se indica
que la remuneración por la comercialización de las unidades comerciales del
proyecto, por el plazo de ejecución del contrato será de alrededor de OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS ($800.000.000 MCTE).
La remuneración será realizada por parte del Operador Inmobiliario con los recursos dinerarios provenientes de los cánones de arrendamiento que cancelen los clientes, situación que manifiesta conocer y aceptar.
De igual manera los valores de los cánones de arrendamiento de los locales tipo se modifican así:
10. El numeral 2.2.2 de los Términos de Referencia señala, en su numeral 8,
que el operador inmobiliario deberá “Realizar la contratación de los
servicios de Vigilancia, así como los de Aseo requeridos, para garantizar la
salvaguarda de los bienes y elementos del complejo comercial así como de
las condiciones óptimas de limpieza y salubridad del complejo. En caso que
dichos servicios ya hayan sido contratados por el Fideicomiso, realizarán la
cesión de tales contratos, para garantizar la continuidad en la prestación del
servicio”. Teniendo en cuenta que ya existe un contrato de vigilancia
suscrito por parte de la ERU con una empresa que presta dicho servicio, se
solicita comedidamente a la empresa convocante que aclare en qué
términos se encuentra el contrato de vigilancia, toda vez que en los
Términos de Referencia se dispone que dicho negocio será cedido al
operador inmobiliario y para éste es necesario saber qué es lo que se pretende ceder y en qué términos se llevó a cabo el referido contrato.
Respuesta:
El proceso de selección de la empresa de vigilancia se realizó bajo el régimen privado, el contrato vigente está suscrito entre el Patrimonio Autónomo San Victorino Centro Internacional y la firma Guardianes Seguridad Avanzada. El contrato se encuentra en ejecución y cuenta con 8 puestos de vigilancia 7X24, de los cuales 4 son sin arma, 2 con arma y 2 recorredores con perro. Para el momento de la selección del Operador Inmobiliario si el contrato se encuentra vigente, éste será cedido al Operador Inmobiliario por El Patrimonio Autónomo, por terminar su ejecución. Cuando finalice el contrato de vigilancia actual, será responsabilidad del Operador en su rol de Administrador del Complejo comercial, realizar la contratación de esa u otra Empresa de vigilancia legalmente constituida y vigilada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y definir el número de puestos requeridos y las calidades del servicio con arma, sin arma o con medio canino.
11. Dispone el inciso segundo del numeral 2.2.6 de los Términos de Referencia lo siguiente: “Lo anterior operará mientras se selecciona el Desarrollador del Proyecto Inmobiliario Definitivo. Una vez el Desarrollador se vincule al Fideicomiso como Fideicomitente, será éste quien recibirá los beneficios económicos del arrendamiento de los espacios comerciales, estos recursos deberán ser girados al encargo Fiduciario ERU”. Dado que lo señalado en el texto transcrito no resulta del todo claro, se solicita a la entidad convocante se sirva aclarar a qué se refiere con dicho párrafo.
Respuesta:
En el citado numeral de los términos de referencia, se deja constancia de la
posterior vinculación del Desarrollador del Proyecto Inmobiliario definitivo al
fideicomiso como fideicomitente, esto con el fin que el Operador Inmobiliario
conozca los diferentes actores del proyecto en sus diferentes fases.
De igual manera como la ejecución del contrato de Operador Inmobiliario es de 18 meses y dentro de ésta va a estar vinculado después del mes 7 el Desarrollador del Proyecto inmobiliario, se deja constancia que es una obligación del Desarrollador dar continuidad a la ejecución del contrato del Operador hasta la finalización de los 18 meses, recibiendo los beneficios económicos netos de los cánones de arrendamiento que antes eran de la ERU, a partir de su vinculación como fideicomitente en el Patrimonio Autónomo.
12. En adición a lo anterior, se solicita a la entidad convocante se sirva dejar constancia de tres aspectos discutidos en la Audiencia de Aclaración de Términos de Referencia y de Asignación de Riesgos llevada a cabo el día 23 de septiembre a las 10:00 am, y que se resumen en lo siguiente:
a. En primer lugar, se solicita dejar constancia escrita de que, cualquier ingreso derivado de eventos, celebraciones o ferias llevadas a cabo por el operador inmobiliario de manera ocasional, corresponderá a éste en desarrollo de su rol de administrador. En consecuencia, la ERU no tendrá participación alguna frente a dichos ingresos.
b. En segundo lugar, se solicita dejar constancia escrita de que, en lo relacionado con la prestación de los servicios públicos, la ERU se compromete a garantizar la operatividad y funcionabilidad tanto de los espacios comerciales como de los de prestación de servicios alimentarios dispuestos como consecuencia del proyecto que se pretende desarrollar.
c. Por último, se solicita dejar constancia escrita de que en los contenedores se permiten adecuaciones y modificaciones siempre y cuando éstas cumplan con lo dispuesto en el Reglamento de Uso de las Unidades Comerciales y en el Manual de Vitrinismo.
Respuesta:
Se aclara que los ingresos percibidos por el Operador Inmobiliario en su rol de
Administrador, relacionados con la realización de eventos o ferias temporales,
serán del Operador en un 100%. Sin embargo, la utilización de los espacios
análogos (parasoles) para actividades tipo magrugón deberá ser incluido dentro de
la masa de cánones de arrendamiento sobre la cual la ERU recibe el valor neto de los mismos en el Encargo Fiduciario dispuesto para tal fin.
Frente a la disponibilidad de los servicios públicos la ERU se compromete a garantizar la operatividad y funcionabilidad tanto de los espacios comerciales como de los de prestación de servicios alimentarios dispuestos como consecuencia del proyecto que se pretende desarrollar.
El proyecto cuenta con la dotación completa de los servicios de energía eléctrica, acueducto y alcantarillado y servicio de 4 cámaras de vigilancia HD de 360°. Se aclara que no tiene gas natural ni telecomunicaciones. Pero en los restaurantes se puede utilizar pipeta de gas, con la autorización de Bomberos.
Se anexa cuadro de cargas eléctricas certificado por el ingeniero eléctrico del proyecto.
Respecto a la posibilidad de realizar adecuaciones o modificaciones en los contenedores, se aclara que éstas están permitidas siempre y cuando se acojan a lo establecido en el Manual de Uso de los Contenedores (elaborado por el Consorcio que realizó las adecuaciones e instalación de los contenedores) y no altere las condiciones de estabilidad y servicios como energía para los demás locales del contenedor. Adicionalmente, las adecuaciones también se deben enmarcar al Manual de Vitrinismo que diseñe el Operador Inmobiliario.
Como se busca que el complejo guarde características de homogeneidad, por lo tanto pueden haber tres tipos de locales: los originales entregados, los unidos internamente para contar con áreas más grandes dentro del contenedor y los locales tipo a los que se les modifica la puerta por vitrina y reja. Todo lo antes mencionado y cualquier otra modificación a los contenedores, se ratifica que será asumida por cuenta y riesgo del Operador Inmobiliario y/o del arrendatario.
13. Finalmente, frente a lo dispuesto en el numeral 2.7 referente al
CRONOGRAMA, se solicita a la entidad convocante considere la
ampliación del PLAZO LÍMITE PARA RECIBO DE PROPUESTAS Y
CIERRE DE LA INVITACIÓN programado para el día 27 de septiembre de
2016 a las 10:00 a.m., hasta el día 3 de Octubre del 2016, a fin de que los
potenciales oferentes puedan presentar las ofertas en debida forma y de
acuerdo con lo analizado en la Audiencia de Aclaración de Términos de Referencia y de Asignación de Riesgos realizada el día de hoy.
Respuesta:
Con el fin de promover la pluralidad de oferentes y el tiempo que requieren para ajustar sus propuestas, el tiempo otorgado para presentación de las ofertas es para el 3 de octubre de 2016. Por lo tanto, se modificara el Cronograma del proceso mediante la Adenda correspondiente.
Cordialmente,
EDUARDO AGUIRRE MONROY ELIZABETH CAICEDO BELLO Presidente de la Junta del Fideicomiso Delegada Junta del Fideicomiso
IVAN FLOREZ AGUILAR Delegado Junta del Fideicomiso
Elaboró: Iván Ortíz – Contratista Dirección Técnica ERU Talma Furnieles - Contratista Dirección Jurídica ERU Miguel Tibavisco - Contratista Dirección Jurídica ERU Martha Güiza – Directora Comercial ERU
