3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 1
TEMA 6
LA PLANIFICACIÓN Y EL CONTROL
(OLMEDA 1999: XI, pp. 441-484)
La planificación es una forma específica de la adopción de decisiones. La manera de levarla a cabo, de alcanzar los objetivos deseados es el control.
1. Conceptos
Dos grandes tipos de actividades planificadoras en una organización:
1. Tipo de planificación asociado con el proceso de control.
2. Formulación de la política, establecimiento de objetivos y planificación de la gestión superior o planificación estratégica: proceso de decisión sobre los objetivos de la organización sobre los cambios en estos objetivos, sobre los recursos empleados para alcanzar estos propósitos y sobre las políticas que van a gobernar la adquisición, uso y disposición de estos recursos.
Control de gestión: proceso por el cual los gestores se aseguran de que los recursos se obtienen y se emplean efectiva y eficientemente par el logro de los objetivos de la organización.
Tres ideas claves:
- Afecta a los gestores.
- Tiene lugar en un contexto de políticas y objetivos a los que la organización ha llegado en el proceso de planificación estratégica.
- Los criterios para juzgar las acciones en este ámbito son la efectividad y la eficiencia.
Control operativo: proceso de aseguramiento de que las tareas específicas se llevan a cabo efectiva y eficientemente.
Manejo de la información: proceso de recogida, manipulación y transmisión de información.
Contabilidad financiera: proceso de divulgación de información financiera sobre la organización al mundo exterior.
Los procesos de planificación y control en las organizaciones Procesos orientados internamente:
3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 2 Planificación estratégica
Manejo de información Control de gestión
Control operativo Procesos orientados externamente:
Contabilidad financiera
2. La planificación desde el análisis de sistemas
Principales preocupaciones de los gestores en cuanto a planificación:
- Anticipación y evitación de problemas futuros.
- Identificación de oportunidades futuras.
- Desarrollo de cursos de acción que ayudarán a la organización a alcanzar objetivos deseados.
La planificación se inicia con un proceso de afrontar problemas de decisión no estructurados, caracterizados por la novedad, complejidad e incertidumbre.
Fallos:
- La planificación es arriesgada e incierta.
- Los cambios no anticipados se suceden con mucha rapidez, lo cual sólo permite planificación general y limitada.
- Los planes estratégicos pueden llevarse a cabo sin prever cómo implementamos y quién lo hará.
- Tendencia a proyectar en el futuro lo ocurrido en el pasado.
- Separación muy acentuada entre planificación e implementación.
Elementos característicos de la planificación:
- Anticipación.
- Sistema de decisiones: interconexión entre conjunto de decisores y otras decisiones.
- Creación de estados futuros deseados: establecimiento de un objetivo.
HELLRIEGEL Y SLOGUM. Actividades de planificación: proceso decisorio consistente en las siguientes etapas:
1. Establecimiento de objetivos.
2. Identificación de oportunidades y problemas anticipados.
3. Relación entre los bits de información y las creencias.
4. Acumulación de información.
5. Establecimiento de suposiciones.
6. Previsión de condiciones futuras.
7. Desarrollo y elección entre cursos de acción alternativos.
3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 3 8. Selección de planes totales que logrará el mejor equilibrio entre objetivos finales y
secundarios.
9. Establecimiento de políticas.
10. Establecimiento de normas y medios de medida de adecuación al plan de acción.
Debe distinguirse entre planificación estratégica y planificación táctica: actividades corrientes o plazo muy corto (un año o menos), control e integración de operaciones actuales, asignación habitual de recursos (presupuestos). Se trata de mantener el sistema.
2.1. Planificación estratégica
Es fundamental la distinción entre planificación estratégica y control de gestión.
Características Planificación estratégica Control de gestión
Acento de los planes
Complejidades
Grado de estructura
Naturaleza de la información
Comunicación de la información
Propósito de las estimaciones
Personas implicadas fundamentalmente
Número de personas implicadas
Actividad mental
Disciplina originaria
Planificación y control
Horizonte temporal
Resultado final
Valoración del trabajo realizado
En un aspecto en cada momento
Muchas variables
Desestructurado, irregular;
cada problema es diferente
Hecha a medida para el problema; más externa y predictiva; menos precisa
Relativamente sencilla
Muestran los resultados esperados
Directivos superiores de asesoramiento y gestión
Pequeño
Creativa, analítica
Economía
Planificación dominante, algo de control
Tiende a ser largo
Políticas y precedentes
Extremamente difícil
En el conjunto de la organización
Menos complejo
Rítmico, procedimientos prescritos
Integrada, más interna e histórica; más precisa
Relativamente difícil
Conducen a los resultados deseados
Gestión superior y ejecución
Grande
Administrativa, persuasiva
Psicología social
Énfasis tanto en la planificación, como en el control
Tiende a ser breve
Acción dentro de las políticas y de los precedentes
Mucho menos difícil
3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 4
2.2. Un sistema de planificación estratégica
Desarrollo de las ideas de la teoría de sistemas mediante planificación estratégica.
Elementos básicos:
1. Un sistema de planes.
2. Un proceso de planificación.
3. Un subsistema de decisión.
4. Un subsistema de gestión de la información
5. Una cultura organizativa y un subsistema de gestión que facilite la planificación.
Fases del proceso de planificación:
1. Establecimiento de los objetivos generales: establece encaje de personas y unidades en propósitos generales.
2. Recogida de información y previsión: estado actual de la organización y examen del contexto.
3. Planeamiento de supuestos: comportamientos de mercados, competidores y contexto.
4. Establecimiento de objetivos específicos: en base a la información de las etapas previas.
5. Desarrollo de planes.
En el subsistema de decisión, punto importante en el proceso de planificación, se deben plantear cuestiones del tipo:
¿Qué necesita saberse? ¿Dónde obtener datos? ¿Quién los recoge? ¿Cómo se juntan? ¿Quién los analizará e interpretará? ¿Cómo se almacenará la información para ser útil después?
¿Cómo se aplicarán las conclusiones? ¿Cómo se protegerá el sistema de filtraciones y sabotajes?
En el pensamiento estratégico de sistemas se hace especial hincapié en un sistema de apoyo a la decisión que integra subsistemas de decisión e información, con los sistemas de exploración ambiental: Irregular, Periódico y Continuo.
Un sistema de planificación estratégica debe ser creado, estructurado y administrado. Es fundamental la motivación.
Conceptos elementales de planificación
Procesos de planificación. 4 apartados:
1. La variedad de planes: objetivos, políticas, presupuestos y planes de programas/proyecto.
2. Dimensión temporal: la planificación estratégica se centra en el largo plazo, la gestión de objetivos en el corto.
3. Valores esperables: 4 expectativas:
3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 5 3.1. Compresión más clara del efecto futuro de las decisiones presentes.
3.2. Anticipación de las áreas que requieran decisiones futuras.
3.3. Aumento de la velocidad de flujo de la información relevante.
3.4. Interpretación más rápida y menos brusca de decisiones futuras.
4. Planificación de programas: relacionados con los objetivos organizativos orientados hacia lo que la organización produce o el servicio que presta hacia lo que la organización trata de lograr.
Categorías:
- Categorías de programa
- Subcategorías de programa: subdivisión de categorías - Elementos de programa: subdivisión de las subcategorías.
Un ejemplo de planificación estratégica
Dimensión temporal. Etapas: definición del problema, del proyecto, desarrollo del sistema, producción, distribución, operaciones y terminación.
Dimensión lógica. Etapas: definición del problema, diseño de los valores del sistema, síntesis de sistemas, análisis de sistemas, jerarquización de alternativas, adopción de decisiones, planificación para la acción.
Etapas de planificación de una política organizativa:
1. Determinar necesidades, constricciones, controles alterables y objetivos.
2. Transformar el diseño de valores del sistema en un formato de valoración extrínseca.
3. Enfoques alternativos, medidas de los logros, cómo se describe cada enfoque.
2.3. La perspectiva contingente
Planificación de contingencia: considerar posibilidades, alternativas futuras y desarrollo de un plan para cada una de ellas.
A) Proceso de planificación estratégica en entorno de tareas homogéneo y estable:
- Cuota de mercado o clientela fija o estable.
- Mantener la competencia en el producto ofrecido.
- Forma de estructura interna mecánica o burocrática.
- Tecnología de producción masiva que requiere inversión de capital masiva y de trabajo rutinario.
- Papel de la alta dirección: crear canales de distribución y mantener statu quo.
B) En entornos de tareas homogéneo y cambiante:
- Cuota de mercado o clientela fija. Ajustar para ganar eficiencia.
- Mejorar economía de escala.
- Mejorar la competencia en base a cambios en el producto.
- Forma de organización mecánica en menor medida que en A
3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 6 - Tecnología de proceso que permite escasa excepciones, inversión de capital intensiva.
- La alta dirección debe buscar información en entorno de tareas.
C) Entorno de tareas heterogéneo y estable:
- Cuota de mercado relativamente fija.
- Mejorar economía mediante cambio planificado.
- Mejorar competencia distintiva de cada producto para segmentar mercado de clientes.
- Forma de organización mecánica, con centros de beneficio para cada producto.
- La alta dirección debe recoger datos de entorno de tareas e integrar todos los productos.
D) Entorno de tareas heterogéneo y cambiante:
- Productos o servicios en cambio continuo.
- Cambios tecnológicos esenciales.
- Cambios rápidos en el entorno de tareas.
- Personal que pueda aceptar la ambigüedad.
2.4. Planificación política
Inmoviliza más capital que la empresarial y es menos flexible. Sujeta a los efectos vinculantes de leyes y normas administrativas.
Dificultades de la planificación política:
- Los objetivos y criterios de valoración de la acción gubernamental son vagos y controvertidos.
- Los programas públicos requieren difícil coordinación, lo que implica mucho tiempo.
- La competición entre distintos partidos políticos.
Tres funciones planificadoras importantes, desde el punto de vista del gobierno:
1. Predecibilidad: conocimiento de los desarrollos futuros y relaciones causales.
2. Evaluación: rango d valoración de medios y objetivos.
3. Economía de la información: costes de producción de conocimiento de estas materias.
3. Control
Lugar de las personas en estos procesos
El proceso de control descansa sobre las realimentaciones de rendimiento. Si son los esperados el proceso continúa, si no lo son, intervienen las personas para:
1. centrarse en el control de subunidades y reexaminar información, comportamientos y flujos de recursos existentes entre subunidades y entre organizaciones y su contexto.
3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 7 RESUMEN
LA PLANIFICACIÓN Y EL CONTROL
La planificación es una forma específica de la adopción de decisiones. La manera de levarla a cabo, de alcanzar los objetivos deseados es el control.
1. Conceptos
Dos grandes tipos de actividades planificadoras en una organización:
3. Tipo de planificación asociado con el proceso de control.
4. Formulación de la política, establecimiento de objetivos y planificación de la gestión superior o planificación estratégica: proceso de decisión sobre los objetivos de la organización sobre los cambios en estos objetivos, sobre los recursos empleados para alcanzar estos propósitos y sobre las políticas que van a gobernar la adquisición, uso y disposición de estos recursos.
Control de gestión: proceso por el cual los gestores se aseguran de que los recursos se obtienen y se emplean efectiva y eficientemente para el logro de los objetivos de la organización.
Tres ideas claves:
- Afecta a los gestores.
- Tiene lugar en un contexto de políticas y objetivos a los que la organización ha llegado en el proceso de planificación estratégica.
- Los criterios para juzgar las acciones en este ámbito son la efectividad y la eficiencia.
Control operativo: proceso de aseguramiento de que las tareas específicas se llevan a cabo efectiva y eficientemente.
Manejo de la información: proceso de recogida, manipulación y transmisión de información.
Contabilidad financiera: proceso de divulgación de información financiera sobre la organización al mundo exterior.
Los procesos de planificación y control en las organizaciones Procesos orientados internamente:
Planificación estratégica
Manejo de información Control de gestión
Control operativo Procesos orientados externamente:
3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 8 Contabilidad financiera
2. La planificación desde el análisis de sistemas
Principales preocupaciones de los gestores en cuanto a planificación:
- Anticipación y evitación de problemas futuros.
- Identificación de oportunidades futuras.
- Desarrollo de cursos de acción que ayudarán a la organización a alcanzar objetivos deseados.
La planificación se inicia con un proceso de afrontar problemas de decisión no estructurados, caracterizados por la novedad, complejidad e incertidumbre.
Fallos:
- La planificación es arriesgada e incierta.
- Los cambios no anticipados se suceden con mucha rapidez, lo cual sólo permite planificación general y limitada.
- Los planes estratégicos pueden llevarse a cabo sin prever cómo implementamos y quién lo hará.
- Tendencia a proyectar en el futuro lo ocurrido en el pasado.
- Separación muy acentuada entre planificación e implementación.
Elementos característicos de la planificación:
- Anticipación.
- Sistema de decisiones: interconexión entre conjunto de decisores y otras decisiones.
- Creación de estados futuros deseados: establecimiento de un objetivo.
HELLRIEGEL Y SLOGUM. Actividades de planificación: proceso decisorio consistente en las siguientes etapas:
11. Establecimiento de objetivos.
12. Identificación de oportunidades y problemas anticipados.
13. Relación entre los bits de información y las creencias.
14. Acumulación de información.
15. Establecimiento de suposiciones.
16. Previsión de condiciones futuras.
17. Desarrollo y elección entre cursos de acción alternativos.
18. Selección de planes totales que logrará el mejor equilibrio entre objetivos finales y secundarios.
19. Establecimiento de políticas.
20. Establecimiento de normas y medios de medida de adecuación al plan de acción.
3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 9 Debe distinguirse entre planificación estratégica y planificación táctica: actividades corrientes o plazo muy corto (un año o menos), control e integración de operaciones actuales, asignación habitual de recursos (presupuestos). Se trata de mantener el sistema.
2.1. Planificación estratégica
Es fundamental la distinción entre planificación estratégica y control de gestión.
Características Planificación estratégica Control de gestión
Acento de los planes
Complejidades
Grado de estructura
Naturaleza de la información
Comunicación de la información
Propósito de las estimaciones
Personas implicadas fundamentalmente
Número de personas implicadas
Actividad mental
Disciplina originaria
Planificación y control
Horizonte temporal
Resultado final
Valoración del trabajo realizado
En un aspecto en cada momento
Muchas variables
Desestructurado, irregular;
cada problema es diferente
Hecha a medida para el problema; más externa y predictiva; menos precisa
Relativamente sencilla
Muestran los resultados esperados
Directivos superiores de asesoramiento y gestión
Pequeño
Creativa, analítica
Economía
Planificación dominante, algo de control
Tiende a ser largo
Políticas y precedentes
Extremamente difícil
En el conjunto de la organización
Menos complejo
Rítmico, procedimientos prescritos
Integrada, más interna e histórica; más precisa
Relativamente difícil
Conducen a los resultados deseados
Gestión superior y ejecución
Grande
Administrativa, persuasiva
Psicología social
Énfasis tanto en la planificación, como en el control
Tiende a ser breve
Acción dentro de las políticas y de los precedentes
Mucho menos difícil
2.2. Un sistema de planificación estratégica
Desarrollo de las ideas de la teoría de sistemas mediante planificación estratégica.
Elementos básicos:
6. Un sistema de planes.
7. Un proceso de planificación.
8. Un subsistema de decisión.
9. Un subsistema de gestión de la información
10. Una cultura organizativa y un subsistema de gestión que facilite la planificación.
3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 10 Fases del proceso de planificación:
6. Establecimiento de los objetivos generales: establece encaje de personas y unidades en propósitos generales.
7. Recogida de información y previsión: estado actual de la organización y examen del contexto.
8. Planeamiento de supuestos: comportamientos de mercados, competidores y contexto.
9. Establecimiento de objetivos específicos: en base a la información de las etapas previas.
10. Desarrollo de planes.
En el subsistema de decisión, punto importante en el proceso de planificación, se deben plantear cuestiones del tipo:
¿Qué necesita saberse? ¿Dónde obtener datos? ¿Quién los recoge? ¿Cómo se juntan? ¿Quién los analizará e interpretará? ¿Cómo se almacenará la información para ser útil después?
¿Cómo se aplicarán las conclusiones? ¿Cómo se protegerá el sistema de filtraciones y sabotajes?
En el pensamiento estratégico de sistemas se hace especial hincapié en un sistema de apoyo a la decisión que integra subsistemas de decisión e información, con los sistemas de exploración ambiental: Irregular, Periódico y Continuo.
Un sistema de planificación estratégica debe ser creado, estructurado y administrado. Es fundamental la motivación.
Conceptos elementales de planificación
Procesos de planificación. 4 apartados:
5. La variedad de planes: objetivos, políticas, presupuestos y planes de programas/proyecto.
6. Dimensión temporal: la planificación estratégica se centra en el largo plazo, la gestión de objetivos en el corto.
7. Valores esperables: 4 expectativas:
7.1. Compresión más clase del efecto futuro de las decisiones presentes.
7.2. Anticipación de las áreas que requieran decisiones futuras.
7.3. Aumento de la velocidad de flujo de la información relevante.
7.4. Interpretación más rápida y menos brusca de decisiones futuras.
8. Planificación de programas: relacionados con los objetivos organizativos orientados hacia lo que la organización produce o el servicio que presta hacia lo que la organización trata de lograr.
Categorías:
- Categorías de programa
3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 11 - Subcategorías de programa: subdivisión de categorías
- Elementos de programa: subdivisión de las subcategorías.
Un ejemplo de planificación estratégica
Dimensión temporal. Etapas: definición del problema, del proyecto, desarrollo del sistema, producción, distribución, operaciones y terminación.
Dimensión lógica. Etapas: definición del problema, diseño de los valores del sistema, síntesis de sistemas, análisis de sistemas, jerarquización de alternativas, adopción de decisiones, planificación para la acción.
Etapas de planificación de una política organizativa:
4. Determinar necesidades, constricciones, controles alterables y objetivos.
5. Transformar el diseño de valores del sistema en un formato de valoración extrínseca.
6. Enfoques alternativos, medidas de los logros, cómo se describe cada enfoque.
2.3. La perspectiva contingente
Planificación de contingencia: considerar posibilidades, alternativas futuras y desarrollo de un plan para cada una de ellas.
E) Proceso de planificación estratégica en entorno de tareas homogéneo y estable:
- Cuota de mercado o clientela fija o estable.
- Mantener la competencia en el producto ofrecido.
- Forma de estructura interna mecánica o burocrática.
- Tecnología de producción masiva que requiere inversión de capital masiva y de trabajo rutinario.
- Papel de la alta dirección: crear canales de distribución y mantener statu quo.
F) En entornos de tareas homogéneo y cambiante:
- Cuota de mercado o clientela fija. Ajustar para ganar eficiencia.
- Mejorar economía de escala.
- Mejorar la competencia en base a cambios en el producto.
- Forma de organización mecánica en menor medida que en A
- Tecnología de proceso que permite escasa excepciones, inversión de capital intensiva.
- La alta dirección debe buscar información en entorno de tareas.
G) Entorno de tareas heterogéneo y estable:
- Cuota de mercado relativamente fija.
- Mejorar economía mediante cambio planificado.
- Mejorar competencia distintiva de cada producto para segmentar mercado de clientes.
- Forma de organización mecánica, con centros de beneficio para cada producto.
3º. Ciencia de la Administración. Primer parcial 12 - La alta dirección debe recoger datos de entorno de tareas e integrar todos los
productos.
H) Entorno de tareas heterogéneo y cambiante:
- Productos o servicios en cambio continuo.
- Cambios tecnológicos esenciales.
- Cambios rápidos en el entorno de tareas.
- Personal que pueda aceptar la ambigüedad.
2.4. Planificación política
Inmoviliza más capital que la empresarial y es menos flexible. Sujeta a los efectos vinculantes de leyes y normas administrativas.
Dificultades de la planificación política:
- Los objetivos y criterios de valoración de la acción gubernamental son vagos y controvertidos.
- Los programas públicos requieren difícil coordinación, lo que implica mucho tiempo.
- La competición entre distintos partidos políticos.
Tres funciones planificadoras importantes, desde el punto de vista del gobierno:
4. Predecibilidad: conocimiento de los desarrollos futuros y relaciones causales.
5. Evaluación: rango d valoración de medios y objetivos.
6. Economía de la información: costes de producción de conocimiento de estas materias.
3. Control
Lugar de las personas en estos procesos
El proceso de control descansa sobre las realimentaciones de rendimiento. Si son los esperados el proceso continúa, si no lo son, intervienen las personas para:
2. centrarse en el control de subunidades y reexaminar información, comportamientos y flujos de recursos existentes entre subunidades y entre organizaciones y su contexto.
