MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN LOGÍSTICA. [Versión 1.0]

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MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN LOGÍSTICA

[Versión 1.0]

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FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

Nombre / Cargo Firma Fecha

Elaborado por: Equipo Técnico de Gestión Logística

Ing. Paúl Andrés Herrera Zumárraga., MBA Revisado por: TCrn. Esp. Avc. Dinora Tapia Hidalgo Aprobado por: TCrn. EMT. Avc. Patricio Vallejo Rosero

CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Fecha de Actualización 1.0 Se elimina algunos campos para simplificar el

Manual de Procesos.

26/abril/2020

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Contenido

1. INFORMACIÓN BÁSICA ... 4

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO... 6

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ... 7

4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ... 10

5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS ... 11

5.1 FICHA DEL SUBPROCESO OBTENCIÓN ... 11

5.1.1 CONTROLES DEL SUBPROCESO ... 12

5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO ... 13

5.1.3 PROCEDIMIENTOS: ... 19

5.1.3.1 ALCANCE ... 19

5.1.3.2 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ... 19

5.2 FICHA DEL SUBPROCESO COMERCIO EXTERIOR ... 25

5.2.3.1 ALCANCE ... 30

5.3 FICHA DEL SUBPROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES ... 35

5.3.3.1 ALCANCE ... 40

6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO ... 43

7. ANEXOS ... 45

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PROCESO DE GESTIÓN LOGÍSTICA

1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso: GESTIÓN LOGÍSTICA Código del Proceso: 2.1.

Descripción:

PROPÓSITO:

 Gestionar los requerimientos de repuestos, partes y piezas aeronáuticas del área Comercial y de Operaciones de Mantenimiento Aeronáutico, mediante la provisión de bienes y servicios de calidad en tiempo, lugar, cantidad y calidad con costos adecuados, con el fin de contribuir al direccionamiento estratégico y garantizar la entrega de bienes y servicios Aero navegables que cumplan los requerimientos del cliente.

DISPARADOR:

 Disposiciones del señor Director Ejecutivo DIAF.

 Aprobación de asignación presupuestaria.

 Necesidades y requerimientos de partes y repuestos de la OMA y Gerencia Comercial.

 Material aeronáutico a ser comercializado.

 Requerimientos de partes y repuestos a las Cías. En el exterior ENTRADAS:

 Plan de estrategia Institucional.

 Indicadores de cumplimiento.

 Solicitud de adquisición de material de aviación partes y repuestos.

 Solicitud de reparación y overhaul de material aviación partes y repuestos.

 Solicitud de adquisición y actualización de publicaciones técnicas.

 Solicitud de calibración de equipos y herramientas.

 Solicitud de gestión de seguros.

 Solicitud de movilidad de personal y materiales.

SUBPROCESOS:

 2.1.1. Obtención

 2.1.2. Comercio Exterior

 2.1.3. Almacenamiento y Distribución de Materiales

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Productos/Servicios del Proceso:

SUBPROCESO 2.1.1. OBTENCIÓN:

1. Propuestas técnicas de normativa interna para la gestión logística.

2. Requerimientos de cotizaciones por tipo de materiales, partes, repuestos y servicios de cada proyecto.

3. Plan Anual de Contrataciones de materiales, partes, repuestos y servicios aeronáuticos.

4. Cuadros comparativos e Informes técnicos y económicos de las propuestas de cotizaciones de proveedores nacionales e internacionales.

5. Expediente de la Fase Precontractual

6. Pliegos, contratos, resoluciones, informes de gerencia y orden de compra o servicio

7. Contratos y órdenes de compra del servicio legalizado.

SUBPROCESO 2.1.2. COMERCIO EXTERIOR:

1. Guía de embarques enviado por la Oficina Logística de la Fuerza Aérea en Miami.

2. Cuadros comparativos e Informes técnicos y económicos de las propuestas de cotizaciones de proveedores del servicio embarque transnacional.

3. Informe técnico de la embarcadora adjudicada para la transportación de requerimientos desde Miami a los Centros de Mantenimiento Aeronáutico.

4. Autorizaciones habilitantes para realizar las importaciones o exportaciones de los materiales y repuestos.

SUBPROCESO 2.1.3. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES:

1. Plan de almacenamiento, bodegaje, distribución y asignación de partes, repuestos y materiales aeronáuticos para

reparación y overhaul.

2. Reporte de ingreso y almacenamiento de equipos, partes, repuestos y materiales adquiridos y/o reparados.

3. Registro en el kardex de equipos, partes, repuestos y materiales ingresados a bodega.

4. Provisión de equipos, materiales, partes y repuestos para ejecutar los trabajos de mantenimiento a los Proyectos de Servicio Aeronáutico.

5. Acta entrega - recepción, DIAF FORM PA002 del custodio y EGRESS SLIP.

6. Póliza de seguros contratados y proceso de reclamos.

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Tipo de Proceso: Sustantivo Responsable del

Proceso:  Gerente Logística Tipo de cliente: Interno y Externo

Marco Legal:  Constitución de la República del Ecuador.

 Ley Orgánica de la Defensa.

 Ley de Seguridad Pública y del Estado.

 Ley Orgánica de Aduanas.

 Código Orgánico de Planificación de Finanzas.

 Reglamento a la Ley Orgánica de Aduanas.

 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

 Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

 Oficio Nro. 028414-DCP de la Contraloría General del Estado.

 Incoterms 2010.

 Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público.

 Normativa al reglamento Contrataciones Bienes Estratégicos y Servicios conexos.

 Normativa de Seguros, Superintendencia de compañías.

 Instrucciones Técnicas de Mercancías Peligrosas de la Organización de Aviación Civil.

 Ley de Régimen Tributario Interno (Convenios de doble imposición).

 Reglamento Especial de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Ejecución de obras de la DIAF aprobado en sesión del 13 de enero del 2000 por el Directorio DIAF.

 Regulación Nro. P-LG-001 para la calificación y Evaluación de Proveedores del Exterior para la Dirección de la Industria Aeronáutica FAE (DIAF).

 Regulación Interna Nro. RI-DIAF-GL-2019-001.

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

El proceso de Gestión de Logística requiere considerar los siguientes puntos dentro de su proceso:

a. Desarrollar propuestas de directrices, lineamientos, instructivos y normas internas para las operaciones de gestión logística de la DIAF.

b. Consolidar los requerimientos de materiales, partes, repuestos y servicios de los

centros de mantenimiento aeronáutico y del Proceso de Gestión Comercial.

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c. Planificar y gestionar el desarrollo de la fase precontractual a través del proceso de cotizaciones y análisis de ofertas de los proveedores en el exterior.

d. Gestionar y ejecutar los procesos de la fase contractual para la adquisición de materiales, partes, repuestos y servicios aeronáuticos.

e. Gestionar la consolidación de carga con la Oficina Logística de la Fuerza Aérea en Miami.

f. Seleccionar el embarcador de acuerdo a las condiciones de consolidación de carga (tipo de material, prioridad, peso y volumen) acorde a la normativa logística pertinente.

g. Realizar y preparar la documentación técnica necesaria e indispensable conforme a normativa técnica para formalizar la autorización por parte del órgano rector de Aduanas en el Ecuador para las importaciones y exportaciones de materiales y repuestos.

h. Velar por la óptima administración y control de los bienes, inventarios y material aeronáutico con el objeto de facilitar su localización e identificación, su custodio y usuario final

i. Realizar la recepción de equipos, partes, materiales y repuestos así como la verificación de su documentación previo al almacenamiento y bodegaje.

j. Administrar el almacenamiento, distribución y registro de los materiales y repuestos.

k. Gestionar la entrega al personal técnico y o usuario de los equipos, materiales, partes y repuestos acorde al Proyecto de Servicio Aeronáutico.

l. Gestionar los trámites en la fase preparatoria y contractual para la contratación y administración de las pólizas de los ramos de seguros para la DIAF.

m. Desarrollar la planificación operativa anual acorde a los lineamientos metodológicos establecidos para el efecto y mantener actualizada periódicamente la información del sistema de indicadores de gestión de la unidad.

n. Gestionar y supervisar el cumplimiento de las políticas emanadas por la autoridad de conformidad con lo dispuesto en las leyes, normas y reglamentos pertinentes acorde a sus atribuciones y responsabilidades.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

TÉRMINOS

-

Almacenar: Guardar cosas en un almacén u otro lugar, generalmente de forma ordenada, para poder disponer de ellas cuando se necesite o convenga.

-

Asegurado: Persona o bien que, mediante el pago de una prima, recibe la

protección del Asegurador, quien se obliga a indemnizar las pérdidas o los

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perjuicios que puedan sobrevenir a la otra parte en casos determinados, fortuitos o de fuerza mayor.

-

Asegurador: Es la entidad o persona jurídica llamada Compañía de Seguros que emite la póliza y se compromete a cubrir el riesgo o asume el peso del riesgo en su capacidad de suscriptor con el objeto de indemnizar o reparar el daño o la perdida cuando estos ocurran.

-

Asignación: Decisión por la cual se determina que una cosa le corresponde a una persona.

-

Causales de baja: La baja de bienes pueden producirse por las siguientes causales: “robo, hurto, abigateo, caso fortuito o fuerza mayor”.

-

Convenio: Acuerdo entre dos o más personas o entidades sobre un asunto.

-

Correctivas: Que enmienda o modifica una falta, defecto o problema.

-

Cotización: Es la respuesta a la consulta y dentro de ella el proveedor da contestación a las preguntas, hechas por el cliente.

-

Cotizar: Poner o fijar precio a algo.

-

Enajenación: Venta, donación o cesión del derecho o el dominio que se tiene sobre un bien o una propiedad.

-

Estadística: Conjunto de los datos recogidos y clasificados.

-

Exportar: Envío, remesa, negocio, transacción, venta

-

Factura: Cuenta detallada de los objetos comprendidos en una operación de comercio, con expresión de cantidad, medida, calidad y valor.

-

Factura: Es el documento que acredita legalmente una operación de compra y venta.

-

Fondos: Dinero o caudales pertenecientes al haber de un negociante.

-

Guía de Despacho: Es el documento legal que acompaña, la entrega de mercaderías.

-

Indicadores: Dato o información que sirve para conocer un hecho.

-

Exportación: Envío o venta de productos del propio país a otro:

-

Exportación: Envío o venta de productos del propio país a otro:

-

Normativa: Norma o conjunto de normas por las que se regula o se rige determinada materia o actividad.

-

Objeto Asegurado: Se entiende por objeto asegurado aquel elemento expuesto al riesgo cubierto por el seguro.

-

Orden de compra: Es un documento que un comprador entrega a un vendedor

para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo

de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para

la operación comercial.

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-

Pago: Es la operación que realiza el comprador, una vez que recibe en conformidad las mercaderías requeridas según información de bodega. Aquí se procede a realizar el pago de la compra de acuerdo a las políticas de cada empresa.

-

Parámetros: Elemento cuyo conocimiento es necesario para comprender un problema o un asunto.

-

Permuta: Intercambio de una cosa por otra sin mediación de dinero, salvo excepciones.

-

Pliegos: Condiciones o cláusulas que se proponen o se aceptan en un contrato, una concesión gubernativa, una subasta, etc.

-

Póliza: Documento que contiene el convenio o contrato celebrado entre Asegurador y Asegurado.

-

Preventivas: Que previene un mal o un peligro o sirve para prevenirlo.

-

Recepción: Recibir mercancías y verificar su estado.

-

Recibo: Corresponde a la recepción de las mercaderías requeridas en el lugar establecido por el comprador.

-

Remate: Venta pública en la que se adjudica una cosa, especialmente bienes o cosas de valor, a la persona que ofrece más dinero por ella.

-

Resoluciones: Decisión que se toma después de considerar todos los factores de un problema o de una duda.

-

Seguro de transporte: Cubre las pérdidas o daños de las mercaderías, valores u objetos transportados sea por vía marítima. Aérea o fluvial.

-

Traspaso: Es el cambio de asignación de un bien mueble o inmueble que se hubiere vuelto innecesario o inútil para una entidad u organismo en favor de otro, dependiente de la misma persona jurídica, que lo requiera.

-

Trazabilidad: Serie de procedimientos que permiten seguir el proceso de evolución de un producto en cada una de sus etapas.

-

Validez: Característica principal de lo que es correcto o eficaz o de lo que se

ajusta a la ley.

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4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS

A continuación, se presenta una visión general del proceso de Gestión Logística.

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5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS 5.1 FICHA DEL SUBPROCESO OBTENCIÓN

Subproceso: OBTENCIÓN Código del

Subproceso: 2.1.1

Descripción:

PROPÓSITO:

 Realizar los trámites precontractuales para la obtención de bienes y servicios, observando las normativas vigentes y la planificación presupuestaria.

DISPARADOR:

 Necesidades y requerimientos operacionales del material de aviación partes, repuestos y servicios.

 Necesidades de adquisición de combustibles y lubricantes ENTRADAS:

 Solicitud de adquisición de material de aviación partes, repuestos y servicios.

 Solicitud de reparación y overhaul de material aeronáutico y de defensa aérea.

 Solicitud de adquisición y actualización de publicaciones técnicas para la operación de aviones, motores, equipos y radares.

Productos/Servicios del Subproceso:

 Propuestas técnicas de normativa interna para la gestión logística.

 Requerimientos de cotizaciones por tipo de materiales, partes, repuestos y servicios de cada proyecto.

 Plan Anual de Contrataciones de materiales, partes, repuestos y servicios aeronáuticos.

 Cuadros comparativos e Informes técnicos y económicos de las propuestas de cotizaciones de proveedores nacionales e internacionales.

 Expediente de la Fase Precontractual

 Pliegos, contratos, resoluciones, informes de gerencia y orden de compra o servicio

 Contratos y órdenes de compra del servicio legalizado.

Responsable del

Subproceso:  Gerente de Logística Tipo de cliente: Interno y Externo

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5.1.1 CONTROLES DEL SUBPROCESO

 Ley orgánica de la Defensa.

 Ley Orgánica de la Contratación General del Estado.

 Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública.

 Normativa al reglamento Contrataciones Bienes Estratégicos y Servicios conexos.

Oficio Nro. 028414-DCP de la Contraloría General del Estado.

 Incoterms 2010.

 Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público.

 Normativa al reglamento Contrataciones Bienes Estratégicos y Servicios conexos.

 Normativa de Seguros, Superintendencia de compañías.

 Instrucciones Técnicas de Mercancías Peligrosas de la Organización de Aviación Civil.

 Ley de Régimen Tributario Interno (Convenios de doble imposición).

 Reglamento Especial de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Ejecución de obras de la DIAF aprobado en sesión del 13 de enero del 2000 por el Directorio DIAF.

 Regulación Nro. P-LG-001 para la calificación y Evaluación de Proveedores del Exterior para la Dirección de la Industria Aeronáutica FAE (DIAF).

 Regulación Interna Nro. RI-DIAF-GL-2019-001.

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5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

PROCEDIMIENTO OBTENCIÓN PARA MONTOS DE 0,001 USD A 10.000 USD

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PROCEDIMIENTO OBTENCIÓN PARA MONTOS A PARTIR DE 10.000.001 USD A

100.000 USD

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PROCEDIMIENTO OBTENCIÓN PARA MONTOS A PARTIR DE 100.000 USD

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PROCEDIMIENTO OBTENCIÓN DE MANTERIAL AERONÁUTICO

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PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE MATERIAL AERONAÚTICO

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PROCEDIMIENTO ADQUICIÓN LOGÍSTICA LATACUNGA

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5.1.3 PROCEDIMIENTOS:

5.1.3.1 ALCANCE

El subproceso de Obtención inicia desde la recepción del requerimiento de material mediante formato LG 003 hasta que el material es almacenado momentáneamente hasta despachar al centro operativo o al cliente.

5.1.3.2 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

ID. Actividad Descripción Rol Responsable Tiempo Unitario

ADQUISICIONES DE MATERIAL AERONÁUTICO

1 Requerimiento de material Recepta el requerimiento de material mediante formato LG 003.

Centros

Operativos/Gerencia Comercial

20 min

2 Clasifica el requerimiento en base al proyecto

Para atender los requerimientos de la GERENCIA COMERCIAL (CLIENTES EXTERNOS), del CENTRO OPERATIVO (CEMA: Aviónica / Militar) o de cualquier proyecto, será asignado un encargado de adquisiciones.

Gerente de Logística 10 min

3 Cotiza proveedores calificados

El encargado de adquisiciones asignado al proyecto, solicita las cotizaciones vía e- mail a los proveedores calificados, recepta las propuestas y adjunta al proceso.

Encargado de

adquisiciones 3 días

4

Elaborar cuadros

comparativos y órdenes de compra

Se organiza las propuestas recibidas de los proveedores, se elabora cuadros

comparativos para escoger la mejor propuesta en base a parámetros de precio, tiempo de entrega, condición del material, para posteriormente elaborar la respectiva orden de compra.

Encargado de

adquisiciones 3 horas

5

Elaborar documentos para publicación en el SISTEMA OFICIAL DE

CONTRATACIÓN DEL ESTADO

Se elaboran: Resolución de Inicio del proceso, Pliegos del proceso, Resolución de adjudicación del proceso.

Encargado de

adquisiciones 10 min

(20)

6 Autoriza compra Autoriza la compra previo análisis Gerente de Logística 20 min

7 Autoriza pago de orden de compra

Autoriza el pago respectivo de la orden de

compra. Director Ejecutivo 20 min

8 Recibe copia del proceso

Recibe copia del proceso por parte del encargado de adquisiciones. Registra y controla dentro de la asignación presupuestaria

Finanzas 20 min

9 Envía orden de compra a proveedor

Remite vía correo electrónico copia de la orden de compra debidamente firmada.

Encargado de

10 Publica en el SOCE Publica el proceso de adquisición en el SOCE

Encargado de

11 Seguimiento y verificación

Realiza seguimiento con proveedor y confirma que los ítems sean entregados de acuerdo a los parámetros ofertados.

Encargado de

12 Recepción en

OLFAMIA/EMBARCADOR

Confirma la recepción del material en OLFAMIA o Embarcador Asignado.

Encargado de

adquisiciones 1 hora

13 Inicia importación PROCESO DE IMPORTACIÓN Encargado de

comercio Exterior 3 días

14 Notificación de embarque

Notifica al encargado de adquisiciones, con copia de AWB y facturas, que el material está en tránsito hacia Ecuador.

Encargado de Comercio

Exterior/Embarcador

20 min

15 Recepción y Despacho

Recibe el material en las instalaciones de la DIAF, revisa que las cajas y contenedores estén en buenas condiciones, clasifica el material de ser necesario y elabora una guía de embarque para el respectivo despacho al centro operativo o usuario final.

Encargado de

16

Notificación de

Cumplimiento de la Orden de trabajo o servicio en el exterior

Presentar un informe donde conste el material adquirido y gastos generados para el efecto y remitir el documento a la Gerencia Comercial

Encargado de

adquisiciones 20 Min

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17 Solicitud de pago

Legaliza facturas o recepta facturas legalizadas de los centros y elabora memorando de pago disponiendo la transferencia bancaria al respectivo proveedor

Encargado de

18 Reclamos

En caso de existir inconvenientes con el material, se realiza el respectivo reclamo al proveedor vía correo electrónico y se solicita el reemplazo o la devolución del material. De ser el caso, el proveedor emite un documento denominado RMA y se realiza la devolución a través del encargado de comercio exterior.

Encargado de

CALIBRACIÓN Y REPARACIÓN ( Cliente Externo)

1 Solicitud de Cotización

Se recibe el requerimiento de calibración o reparación por parte de la Gerencia Comercial

Gerencia Comercial 1 Hora

2 Emitir Cotización Se procede a realizar la cotización a los proveedores

Responsable del

Proyecto 1 - 8 Horas

3 Recepción de Cotizaciones

Se reciben las cotizaciones de los diferentes proveedores para posteriormente

mediante un cuadro comparativo de las mismas hacer un análisis técnico y económico y elegir la mejor

Responsable del

Proyecto 1 Día

4 Aprobación de la

Cotización Aprueba la cotización elegida previamente Gerente de Logística 1 Hora

5 Remite Cotización Remite la cotización sugerida al

Departamento Comercial Gerente de Logística 1 Hora

6 Análisis de Cotización

La Gerencia Comercial analiza los

márgenes de rentabilidad adecuados para la propuesta final al cliente

Gerencia Comercial 1 Día

7 Propuesta Final Emite la cotización final al cliente Gerencia Comercial 1 Hora

8 Acepta o Rechaza El cliente acepta o rechaza la cotización

recibida Cliente 1 Hora

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9 Aviso de aprobación

Se informa al proveedor que la cotización ha sido aprobada y se emite una orden te trabajo

Responsable del

Proyecto 1 Hora

10 Envió de Material El cliente envía el material a la DIAF Cliente 1 Día

11

Preparación de documentos para la exportación

Se preparan los documentos necesarios para la autorización de la SENAE para la exportación del material

Responsable del

Proyecto 2 Horas

12 Elabora DAE

Elabora la declaración de Aduanas para la exportación temporal y adjunta a la documentación

Comercio Exterior 2 Días

13 Entrega documentación

Entrega la documentación lista para la exportación (códigos de barras y las demás etiquetas)

Comercio Exterior 2 Horas

14 Envió al Exterior

Se entrega la documentación al

transportista para que realice él envió al exterior

Responsable del

Proyecto 1 Hora

15 Exportación Se realiza el proceso de exportación Comercio Exterior 2 Días

16 Elaborar Comunicación Se comunica al proveedor él envió del material para su reparación

Responsable del

Proyecto 1 Hora

17 Arribo y entrega del Material

El material llega a OLFAMIA donde se

procede a distribuir al proveedor OLFAMIA 1 Día

18 Inicio de orden de trabajo El proveedor recibe el material e inicia la

orden de trabajo Proveedor 10 Días

19 Comunica finalización Notifica finalización de los trabajo Proveedor 2 Horas

20 Entrega Material Entrega del material y de la factura para el

cobro de los trabajos realizados Proveedor 5 Días

21 Importación Inicio del proceso de importación del

Material Comercio Exterior 3 Días

22 Elaborar memorando de pago

Se elabora el memorando de pago al departamento financiero para el desembolso de la orden de reparación o calibración

Responsable del

Proyecto 20 min

(23)

ID. Actividad Descripción Rol Responsable Tiempo Unitario 23 Revisar y sumillar El memorando es revisado y sumillado Gerente de Logística 20 min

24 Aprobación de Pago El memorando es revisado y aprobado Director Ejecutivo 10 - 20 min

25 Entrega de Material El material es entregado en la DIAF –

MATRIZ Comercio Exterior 1 Día

26 Recepción de material Se compara la lista de embarque con en material recibido y la orden de embarque

Responsable del

Proyecto 1 Día

27 Clasificación de material

El material es almacenado

momentáneamente hasta despachar al cliente

Responsable del

Proyecto 1 Día

28 Entrega de Material La Gerencial Comercial se encarga de la

entrega del material al cliente Gerencia Comercial 4 Horas CALIBRACIÓN Y REPARACIÓN (Cliente Interno)

1 Solicitud de Cotización Se recibe el requerimiento de calibración o

reparación por parte del Centro Operativo Centro Operativo 1 Hora

2 Emitir Cotización Se procede a analizar la cotización se utiliza listado anual de cotizaciones

Responsable del

Proyecto 1 - 8 Horas

3 Cuadro comparativo Se realiza un análisis técnico y económico para elegir la mejor opción

Responsable del

Proyecto 1 Hora

4 Aprobación de la

Cotización Aprueba la cotización elegida previamente Gerente de Logística 1 Hora

5 Aviso de aprobación

Se informa al proveedor que la cotización ha sido aprobada y se emite una orden te trabajo

Responsable del

Proyecto 1 Hora

6

Preparación de documentos para la exportación

Se preparan los documentos necesarios para la autorización de la SENAE para la exportación del material

Responsable del

Proyecto 2 Horas

7 Elabora DAE

Elabora la declaración de Aduanas para la exportación temporal y adjunta a la documentación

Comercio Exterior 2 Días

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8 Entrega documentación

Entrega la documentación lista para la exportación (códigos de barras y las demás etiquetas)

Comercio Exterior 2 Horas

9 Envió al Exterior

Se entrega la documentación al

transportista para que realice el envío al exterior

Responsable del

Proyecto 1 Hora

10 Exportación Se realiza el proceso de exportación Comercio Exterior 2 Días

11 Elaborar Comunicación Se comunica al proveedor él envió del material para su reparación

Responsable del

Proyecto 1 Hora

12 Arribo y entrega del Material

El material llega a OLFAMIA donde se

procede a distribuir al proveedor OLFAMIA 1 Día

13 Inicio de orden de trabajo El proveedor recibe el material e inicia la

orden de trabajo Proveedor 10 Días

14 Comunica finalización Notifica finalización de los trabajo Proveedor 2 Horas

15 Entrega Material Entrega del material y de la factura para el

cobro de los trabajos realizados Proveedor 5 Días

16 Importación Inicio del proceso de importación del

Material Comercio Exterior 3 Días

17 Elaborar memorando de pago

Se elabora el memorando de pago al departamento financiero para el desembolso de la orden de reparación o calibración

Responsable del

Proyecto 20 min

18 Revisar y sumillar El memorando es revisado y sumillado Gerente de Logística 20 min 19 Aprobación de Pago El memorando es revisado y aprobado Director Ejecutivo 10 - 20 min

20 Entrega de Material El material es entregado en la DIAF -

MATRIZ Comercio Exterior 1 Día

21 Recepción de material Se compara la lista de embarque con en material recibido y la orden de embarque

Responsable del

Proyecto 1 Día

22 Clasificación de material

El material es almacenado

momentáneamente hasta despachar al centro operativo o al cliente

Responsable del

Proyecto 1 Día

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5.2 FICHA DEL SUBPROCESO COMERCIO EXTERIOR

Subproceso: COMERCIO EXTERIOR Código del

Descripción:

PROPÓSITO:

 Entregar a los usuarios internos y externos los bienes e inventarios adquiridos, así como aquellos que se envían para mantenimiento, reparación u overhaul en el exterior utilizando para ello medios contratados por la DIAF.

DISPARADOR:

 Material aeronáutico y de defensa aérea adquiridos.

 Material aeronáutico y de defensa aérea que requieren ser enviados al exterior a reparación, overhaul o aplicación de garantía técnica.

ENTRADAS:

 Requerimiento de seguro de transporte para la importación y exportación de material aeronáutico, defensa aérea.

 Requerimiento desaduanamiento de material aeronáutico, defensa aérea, de los Distritos Aduaneros de Quito, Guayaquil y Latacunga.

 Guía de embarques enviado por la Oficina Logística de la Fuerza Aérea en Miami.

 Cuadros comparativos e Informes técnicos y económicos de las propuestas de cotizaciones de proveedores del servicio embarque transnacional.

 Informe técnico de la embarcadora adjudicada para la transportación de requerimientos desde Miami a los Centros de Mantenimiento Aeronáutico.

 Autorizaciones habilitantes para realizar las importaciones o exportaciones de los materiales y repuestos.

Responsable del

Subproceso:  Gerente de Logística DIAF Tipo de cliente: Interno y Externo

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5.2.1 CONTROLES DEL SUBPROCESO

 Regulaciones Aeronáuticas civiles y militares RDAC y manuales FAE.

 Normas nacionales e internacionales de estandarización, código orgánico de la Producción, comercio e inversiones.

 Manuales internos de la organización para la gestión de los Regímenes: 021, 60, 61, 75 y 87.

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5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

PROCEDIMIENTO LOGÍSTICA IMPORTACIONES

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PROCEDIMIENTO LOGÍSTICA EXPORTACIONES

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PROCEDIMIENTO LOGÍSTICA RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO

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PROCEDIMIENTO ADUANAS CONCILIACIÓN Y DEVENGO POR EL SERVICIO DE TRANSPORTE

5.2.3 PROCEDIMIENTOS:

5.2.3.1 ALCANCE

El Subproceso de Comercio Exterior inicia cuando el responsable de comercio exterior DIAF recibe en archivo PDF al correo electrónico el detalle de embarque y facturas emitidas por las Oficinas Logísticas Militares, así como de las compañías reparadoras y proveedoras ubicadas en el Exterior hasta que en caso de existir inconvenientes con el material, se realiza el respectivo reclamo al proveedor vía correo electrónico y se solicita el reemplazo o la devolución del material. De ser el caso, el proveedor emite un documento denominado RMA y se realiza la devolución a través del encargado de comercio exterior.

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5.2.3.2 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

COMERCIO EXTERIOR (IMPORTACIÓN)

1 Recibir requerimiento El responsable de adquisiciones o

reparación emite solicitud de importación

Responsable de Adquisiciones / Responsable de calibración o reparación

10 min

2 Comunicar él envió

Se procede a notificar a quien tenga la mercadería en envío de la misma mediante los canales que corresponda

Responsable de

Comercio Exterior 10 min

3 Receptar el Material El material es recibido por la embarcadora u OLFAMIA

Embarcadora /

OLFAMIA 1 Día

4 Analizar la Consolidación

Se identifica si es necesario la

consolidación del material para él envió , agrupando el mismo por : mercadería normal o material peligroso considerado como DGR de acuerdo al Manual IATA

Responsable de

5 Consolidar

En caso de que el material se encuentre en la embarcadora la consolidación está a su cargo , de encontrarse el material en OLFAMIA serán los encargados de la consolidación de acuerdo a las disposiciones

Embarcadora /

OLFAMIA 1 Día

6 Notificar el embarque

En el caso de encontrarse el material en las Oficinas de OLFAMIA se solicita que sea entregado el mismo al empresa embarcadora.

En caso de que el material este en la embarcadora se solicita él envió

Responsable de

7 Verificar el Cupo

La empresa embarcadora verifica la disponibilidad de cupo para él envió , en caso de que no exista el cupo se busca un acuerdo de envió en mismo que puede ser por una variación del costo o postergar él envió

Embarcadora 10 min

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8 Coordinar el embarque de material y envío

El material es embarcado y enviado de

acuerdo a las instrucciones recibidas. Embarcadora Depende del lugar de envío

9 Elaborar detalle de envío

La embarcadora notifica al Departamento de Comercio Exterior los detalles de envío conjuntamente con la guía aérea y facturas

Embarcadora 1 Día

10 Retirar la Guía de Embarque Original

Se retirara de la Aerolínea la guía de embarque original

Responsable de

Comercio Exterior 1 Día

11 Elaborar la aplicación del Seguro a la carga

Se realiza la aplicación del seguro de importaciones

Responsable de

12 Solicitar la nacionalización

Genera la solicitud para nacionalización del material adjuntando la documentación necesaria

Responsable de

13 Firmar y autorizar Autoriza la documentación y firma el

documento Director Ejecutivo 10 min

14 Confirmar arribo de material al país

El material arriba al país y es entregado a la SENAE quien ingresa el mismo en el sistema y procede a distribuir a las bodegas correspondientes

Embarcadora 10 horas – 1 Día

15 Tramitar nacionalización

Se tramita la nacionalización con exoneración de impuestos del material a través del sistema ECUAPASS

Responsable de

16 Aprobar la documentación

Zona Primaria aprueba la documentación y

emite el número de solicitud SENAE 10 min

17 Solicitar un funcionario

El responsable de comercio exterior solicita a la SENAE un Funcionario para la

inspección física de los bultos

Responsable de

18 Asignar de funcionario

El funcionario de la SENAE realizara una inspección física a los bultos mediante fotografías y verificación con detalles de bultos

SENAE 2 Horas

19 Aprobar la Inspección El funcionario asignado aprueba la

inspección SENAE 30 min

(33)

20 Finaliza Inspección El jefe de Zona Primaria firma y aprueba la

finalización de la inspección SENAE 20 min

21 Facturación de bodegaje y manipulación

Se procede a cancelar los costos de bodegaje y manipulación

Responsable de

22

Autoriza la nacionalización del material

Se aprueba la nacionalización del material y el mismo podrá ser retirado de las bodegas

SENAE 20 – 40 min

23 Retiro del Material

Se retirará el material nacionalizado y se entrega al transportista quien entregará el mismo al centro operativo o al

departamento de Logística

Responsable de

Comercio Exterior 1 – 3 Horas

24 Liquidaciones Se realizara la liquidación para el pago de la aseguradora y el transporte del material

Responsable de Comercio Exterior

Depende del número de ítems COMERCIO EXTERIOR (EXPORTACIÓN)

1 Solicitar exportación Departamento Logístico OMA solicita Proceso de exportación de materiales

Encargado de

Bodegas OMA 3 días

2 Recepción y Despacho

Recibe el material en las instalaciones de la DIAF, revisa que las cajas y contenedores estén en buenas condiciones, clasifica el material de ser necesario.

Encargado de

3 Elaborar documentación para la SENAE

El responsable de comercio exterior elabora los documentos reglamentarios para la exportación como son: Oficio SENAE, Declaración Aduanera y Factura DIAF.

Responsable de comercio exterior DIAF

2 horas

4 Elaborar DAE

El responsable de comercio exterior a través del sistema informático portal https://portal.aduana.gob.ec/ obtiene el documento aduanero de exportación (DAE).

2 horas

5

Enviar documentación a la compañía

embarcadora

El responsable de comercio exterior remite en formato PDF Oficio SENAE, Declaración Aduanera y Factura DIAF y Documento Aduanero de Exportación legalizados a la Compañía embarcadora contratada para el

Responsable de comercio exterior DIAF y Cía.

Embarcadora

2 horas

(34)

servicio en el Ecuador vía e-mail para adelantar tramites de aduana

6 Asegurar la carga

El responsable de comercio exterior realiza el aseguramiento de transporte externo previa a la salida del material del Ecuador hacia la Oficina Logística Militar en el Exterior, Campania Reparadora o Proveedora.

2 horas

7 Entregar documentación a la embarcadora

El responsable de comercio exterior DIAF entrega los siguientes documentos en forma física para que la Cía. embarcadora contratada por la DIAF realice los trámites de exportación: Oficio, Precorte de Guía, Oficio SENAE, Declaración Aduanera y Factura DIAF.

Responsable de comercio exterior DIAF y funcionario SENAE

1 hora

8 Entregar materiales

El responsable de bodega entrega el material mediante acta entrega recepción de partes y repuestos al responsable de la Cía. Embarcadora con la cual la DIAF contrata el servicio de transporte y manipuleo de bienes de que se encuentra a cargo de la DIAF.

Responsable de comercio exterior DIAF y responsable Cía. embarcadora

1 hora

9

Notificación de

Cumplimiento de la Orden de trabajo o servicio en el exterior

Presentar un informe donde conste el material adquirido y gastos generados para el efecto y remitir el documento a la Gerencia Comercial

Encargado de

adquisiciones 20 Min

10 Solicitud de pago

Legaliza facturas o recepta facturas legalizadas de los centros y elabora memorando de pago disponiendo la transferencia bancaria al respectivo proveedor

Encargado de

11 Reclamos

En caso de existir inconvenientes con el material, se realiza el respectivo reclamo al proveedor vía correo electrónico y se solicita el reemplazo o la devolución del material. De ser el caso, el proveedor emite un documento denominado RMA y se realiza la devolución a través del encargado de comercio exterior.

Encargado de

(35)

5.3 FICHA DEL SUBPROCESO ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES

Subproceso: ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES Código del

Descripción:

PROPÓSITO:

 Velar por la óptima administración y control de los bienes e inventarios de manera que facilite la rápida localización e identificación del bien en las unidades administrativas donde se encuentran ubicados los bienes, así como el custodio y usuario final

DISPARADOR:

 Requerimientos de registro por ingreso, egreso y baja de bienes e inventarios.

ENTRADAS:

 Solicitud de registro por ingreso bienes al sistema TIC´S.

 Solicitud de asignación de bienes por cambio de custodios.

 Solicitud registro de egreso de bienes obsoletos, inservibles o dejados de usar en beneficio de la institución.

 Plan de almacenamiento, bodegaje, distribución y asignación de partes, repuestos y materiales aeronáuticos para reparación y overhaul.

 Reporte de ingreso y almacenamiento de equipos, partes, repuestos y materiales adquiridos y/o reparados.

 Registro en el kardex de equipos, partes, repuestos y materiales ingresados a bodega.

 Provisión de equipos, materiales, partes y repuestos para ejecutar los trabajos de mantenimiento a los Proyectos de Servicio Aeronáutico.

 Acta entrega - recepción, DIAF FORM PA002 del custodio y EGRESS SLIP.

 Póliza de seguros contratados y proceso de reclamos.

Responsable del

Subproceso:  Jefe Departamento Logístico OMA Tipo de cliente: Interno y Externo

(36)

5.3.1 CONTROLES DEL SUBPROCESO

 El proceso de administración y control de bienes se regirá a las siguientes normativas:

 Constitución de la República del Ecuador Publicado en el Registro Oficial Nro. 449 el 20-oct-2008.

 Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes e Inventarios del Sector Público. Año 2017.

 Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que disponga de recursos públicos. Publicado en registro oficial Nro. 87 fecha 14-dic-2009.

 Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental emitido por el Ministerio de Finanzas emitido el 24-ene-2008.

 Manual de Usuario para el Ingreso por Matriz de Carga Inicial en el Sistema de Bienes y Existencias-Modulo de Bienes fecha 23-jun-2014.

 Instructivo para el Ingreso de Datos en la Matriz de Carga Inicial de Bienes Muebles e Inmuebles fecha 15-jul-2013.

 Manual de Usuarios para el registro de ingreso de bienes por acta de entrega- recepción en el Sistema de Bienes y Existencias fecha 04-feb-2014.

 Manual de Usuarios para el registro de ingreso Manual de bienes en el sistema de Bienes y Existencias fecha 28-dic-2013.

5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

PROCEDIMIENTO PROCESO C. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES

(37)

PROCEDIMIENTO DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL AERONÁUTICO

(38)

PROCEDIMIENTO CONTROL DE BIENES E INVENTARIOS

(39)

PROCEDIMIENTO SEGUROS

(40)

5.3.3 PROCEDIMIENTOS:

5.3.3.1 ALCANCE

Desde la recepción Recibo reporte de Logística mensual de compras hasta la elaboración de las pólizas de seguros.

5.3.3.2 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

INGRESO DE IMPORTACIONES

1

Recibo reporte de Logística mensual de compras.

Se recibe con facturas guías. INVENTARIOS 10 min.

2

Ingreso las facturas en el sistema JOB versus cuentas por pagar.

Compra partes y repuestos, Calibraciones y

reparaciones y Activos Fijos. INVENTARIOS 3 días

3

Verificación de facturas. Comparación de facturas con el reporte de

bodegas y el ingreso al sistema JOB. INVENTARIOS 3 días 4 Control de los consumos

de las bodegas

Se consolida el reporte sistema JOB con el

reporte de las bodegas. INVENTARIOS 1 día

5 Ingreso de las devoluciones de los técnicos a las bodegas.

Realizar un asiento contable del ingreso a

bodega. INVENTARIOS 1 día

6

Revisión de saldos finales.

Del sistema JOB y los reportes de saldos de las bodegas. (Saldo Inicial + Compras – Consumos + Devoluciones de los Técnicos – Bajas = Saldo Final).

INVENTARIOS 3 días

CALIBRACIONES Y ACTIVOS FIJOS DEL EXTERIOR.

1

Ingreso sistema JOB las facturas de calibraciones y reparaciones.

Con la factura legalizada por el centro se procede a realizar un asiento contable enviándole como un gasto.

INVENTARIOS 1 día

(41)

2

Ingreso sistema JOB las facturas de activos fijos del exterior. Herramientas o Equipos.

Con la factura legalizada por el centro se realiza el ingreso en el módulo de Activos Fijos (Codificación – y características de cada activo fijo con el nombre del nuevo custodio)

INVENTARIOS 1 día

INGRESO ACTIVOS FIJOS

1 Recepción de la factura y del bien

Especificando características de cada bien(

serie, custodio, color y código) INVENTARIOS 2 días

2

Verificación en sistema de las futuras ingresadas en el CEMA

En base a reportes emitidos por el sistema

informático Job. INVENTARIOS 2 días

CONSTATACIONES FISICAS

1 Oficio Cronograma sr.

Director Ejecutivo DIAF.

Programación de constataciones físicas

para el año en curso INVENTARIOS 1 horas

2 Inicio proceso de

constatación Conteo físico ítem por ítem INVENTARIOS 4 semanas

BAJAS DE BIENES

1

Recepción de solicitud de baja adjuntado los informes técnicos respectivo y autorizado por el señor director ejecutivo DIAF.

Especificando las condiciones y estado de

los bienes INVENTARIOS 1 hora

2

Oficio SR. Gerente Logística remitido al Gerente Administrativo Central

Se designe una persona que realice la inspección de baja de acuerdo con el Reglamento de Bienes del Sector Publico.

INVENTARIOS 1

3

Elaborar oficio dirigido al director ejecutivo de la DIAF. Adjuntado todo el expediente de la baja (informe inspección, informes técnicos )

Solicitando baja INVENTARIOS 1 día

(42)

4 Elaboración de las Actas

de bajas. Legalización de Actas de Bajas. INVENTARIOS 3 horas

5 Incineración Proceso de incineración INVENTARIOS 1 hora

CONTROL Y MANEJO DE LA BODEGA DE SUMINISTROS DE OFICINA Y MATERIAL DE LIMPIEZA

1 Requerimiento de material

Por medio de memos dirigidos a los jefes departamentales, y a los centros CEMA - CEMEFA

INVENTARIOS 1 hora

2 Consolidación de lo requerido

Entrega al Departamento de compras

públicas para la adquisición. INVENTARIOS 1 hora

3 Recepción del material en la bodega

Ingreso en el sistema JOB las facturas del

material ítem por ítem. INVENTARIO 2 días

4 Entrega de material Entrega de material por medio de

documento con firmas de responsabilidad INVENTARIO 3 días

5

Registro de material entregado en el sistema JOB

Con los documentos firmados se procede a realizar el consumo de los ítems de la bodega.

INVENTARIO 3 días

SEGUROS

1 Inicio proceso Solicitud inicio proceso Logística 1 día.

2 Pliegos Elaboración pliegos Logística 1 día.

3 Certificación Presupuestaria

Solicitud Certificación Presupuestaria a

Finanzas Finanzas 2 días

4 Disposición elaboración

proceso Designa miembros comisión técnica Director 1 hora

5 Envió pliegos miembros

comisión técnica Revisión pliegos Director 1 día

6 Entrega carpeta proceso Publicación proceso SERCOP Compras públicas 2 horas

7 Recepción preguntas y

aclaraciones Preguntas y aclaraciones Comisión técnica 1 día

8 Adjudicación proceso Proceso adjudicado SERCOP Compras públicas 1 hora

(43)

9 Recepción pólizas Revisión pólizas Gerencia Logística 2 horas

10 Requerimiento Se recopila la información Gerencia Logística 1 día.

11 Términos de referencia Revisión términos referencia Gerencia Logística 1 día

12 Certificación

Presupuestaria Recepción Certificación Presupuestaria Gerencia Logística 1 hora

13 Comisión técnica Recepción memos Miembros comisión

técnica 1 hora

14 Departamento

contratación Recepción cotizaciones Compras públicas 1 día

15 Apertura sobres Análisis cotizaciones Miembros comisión

técnica 1 día

16 Preguntas y aclaraciones Contestación preguntas Miembros comisión

técnica 3 horas

17 Contestación preguntas y

aclaraciones Publicación SERCOP Compras públicas 2 horas

18 Pólizas Elaboración pólizas Empresa adjudicada 2 días

6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO

Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Logística son los siguientes:

No. Indicador Descripción Fórmula de Cálculo

Unidad de Medida

Responsable de Medición

Fuente de Medición

Frecuenci a de Medición

Meta Valor

Potencial

1

Cumplimiento Plan de Obtención

Dar atención a los pedidos internos y

externos

(cotizaciones aceptadas y

propuestas presentadas) x100

% Analista de

obtención Reporte mensual 100% 100%

2 Cumplimiento Plan de

Dar atención a los pedidos

(cotizaciones aceptadas y

%

Analista de reparaciones y

calibraciones

Reporte mensual 100% 100%

(44)

reparación /calibración

internos y externos

propuestas presentadas) x100

3

Cumplimiento o plan de Comercio Exterior

Liberación de materiales en aduanas en el interior como en el exterior

Materiales

desaduanizados %

Analista de comercio

exterior

4 Cumplimiento Pólizas

Gestión de reclamos

Reclamos

atendidos % Encargado de

Seguros Reporte mensual 100% 100%

5

Cumplimiento control de

Bienes y Existencias

Gestión de Control de existencias

Reporte de

inventarios %

Analista de Control de Bienes y Existencias

(45)

7. ANEXOS

ANEXO Nro. 1 PEDIDO

1.

DÌAF FORM QC 023”

(46)

(47)

(48)

ANEXO Nro. 2 INFORME DE NECESIDAD INFORME DE NECESIDAD No 637180102

GERENCIA O DEPARTAMENTO: DPTO. Compras Pública FECHA:

LUGAR: Latacunga INFORME DE NECESIDAD PARA LA ADQUISICION 1 ALQUILER DEL EQUIPO, TEMP CALL TESTER PARA EL AVION BOEING 737- 200/400

ANTECEDENTES:

W.0 18106/17095 de fecha 01 de agosto del 2018, perteneciente al avión Boeing 737200-400/, N712S.YV3012

DESARROLLO

De acuerdo al manual de mantenimiento AMM 2'1-61-01 de la aeronave y Fa W.O f 810617095 / Es necesario realizar el chequeo de los switchs de temperatura de aire acondicionado que se reatiza en el sistema de control de temperatura,

DETERMINACIÓN DE LA DEFICIENCIA

No tenemos disponible el equipo Loop Resislance Tester en la Bodega de Partes y Repuestos de OMA-DIAF.

ESTABLECIMIENTO DE LA NECESIDAD O JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO.

Es necesario la adquisición/alquiler de este equipo para realizar el chequeo de los switchs de temperatura del aire acondicionado para el cumplimiento de la W.O 18106/17095, al no contar con este equipo disponible en la OMA-DIAF, las siguientes tarjetas de trabajo no se podrán efectuar

0136-01 1-05-01

0121-051-01-04 0121-061„01-01 0129-032-01-01 CONCLUSIONES

Se requiere tener este equipo en las Instalaciones del CEMA para poder cumplir con la tarjeta de trabajo mencionadas

(49)

RECOMENDACIONES:

Alquiler o adquirir el equipo con la finalidad de dar cumplimiento a las tarjetas de trabajo descritas y cumplir con tas inspecciones de las aeronaves de la OMA-DIAF.

honny Soria G.

TNTE. TÉc. Avc

JEFE ANALISIS DE PRODUCCION OMA-DIAF