Diseño del Sistema de Gestión RUC para CRM Transportes

Texto completo

(1)

RUC

1.1, 1.2, 1.3, 4.5. 2.1, 3.1, 3.2.6, 4.2, 4.3

Cliente

Gerente General - Subgerente Cotización u oferta adjudicada o negada

Contrato u orden de servicio firmada

Toda la organización

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

Proceso Gerencial

Gerente General - Subgerente, Coordinador HSEQ

Cliente

Cliente Coordinador HSEQ

HSEQ, Revisión por la Gerencia, aprobación y desaprobación de planes de acción, reorientación de

actividades y presupuestos

Revisar resultados de la gestión de los procesos y tomar decisiones para la mejora continua

Cotización u oferta

Proceso HSEQ Informacion de como el cliente persibe el servicio prestado

Gerente General - Subgerente, Coordinador HSEQ

Necesidades del cliente (solicitud de cotización, pliego de condiciones)

Informes de gestión

Requisitos del cliente revisados

Gerente General - Subgerente

Capacidad de la compañía para el cumplimiento de los requisitos del cliente. Mercado Nacional Nuevos requisitos, cambios normativos, etc. Identificar los cambios en el mercado, y establecer los planes de acción respectivos

Requisitos de las normas y de la Guía RUC

Solicitudes y resultados de gestión anteriores Licitaciones, Información recolectada desde:

internet, publicidad, referidos, etc.

Análisis de solicitudes y estado de gestión al corte. Asignar al representante de la dirección para el Sistema

integrado de gestión Clientes- Mercado Identificar nuevos clientes, atención de clientes actuales, recaptura de clientes.

Recursos para la ejecución de actividades

Acta de Revisión Gerencial, actas de reunión. Responsable del sistema integrado de

gestión Proceso de HSEQ

Lideres de proceso

Solicitud de compras o pagos aprobados Cumplir y hacer cumplir las politicas y directrices del

sistema integrado de gestión Lider de proceso

Cumplimiento de directrices de HSEQ y del Sistema integrado de gestión RESPONSABLE

Gerente General - Subgerente

Gerente General, Contador

Identificación de los requisitos de los clientes, asegurar el cumplimiento de los requisitos

Recopilar hojas de vida para aspirantes a los diferentes cargos de la compañia

Requisitos de los clientes identificados

Gerente General - Subgerente, Coordinador HSEQ Gerente General - Subgerente

Autorizaciones, nuevos presupuestos Gerente General - Subgerente

Hojas de vida pre seleccionadas SALIDAS

Estrategias de mercado

Proceso de HSEQ

H

A

C

ER

Gerente General - Subgerente Gerente General - Subgerente

Gerente General - Subgerente

Lideres de proceso

Todos los procesos

Hojas de vida de personal referidas Personal Referido

Directrices del sistema integrado de gestión Necesidades de los clientes

Personal Interno Solicitudes varias Plan de motivación, incentivos y otros.

Todos los procesos

Todos los procesos

Clientes

Políticas, Objetivos, Misión y Visión adecuadas y pertinentes

Objetivos específicos, programa de actividades, indicadores específicos,

instrucciones Objetivos, metas y proyecciones

SUMINISTRA ENTRADAS

Informes de gestión, auditorias, indicadores, no conformidades y planes de acción

Dirigir la organización, planificando estrategias para dar cumplimiento a los requerimientos de clientes y partes interesadas, legales, HSEQ e internos alineándolos con los objetivos y políticas del sistema de gestión, con el fin de lograr un óptimo funcionamiento de la organizacion.

Cliente

Informes de actividades

Aprobaciones de compras o pagos

Aprobación de la propuesta Lideres de proceso

Lideres de proceso

Revisar los requisitos del cliente para la propuesta

Evaluar la capacidad de cumplir los requisitos del cliente

Entrega de la propuesta Solicitudes de compras o pagos

RECEPTOR

Lideres de procesos

Toda la organización Toda la organización

Planeación, programa de actividades, presupuestos, interpretación de objetivos gerenciales, indicadores

Mejora continua del proceso

Cliente

Todos los procesos Gerente General - Subgerente

LIDER DEL PROCESO Gerencial

Gerente General - Subgerente OBJETIVO

ACTIVIDADES

REQUISITOS

Valoración de riesgos, impactos ambientales, requisitos legales, estadísticas de incidentes

Todos los procesos Gerente General - Subgerente

Destinación de recursos para ejecutar las actividades CARACTERIZACIÓN PROCESO GERENCIAL

PROCESO

Presentación de la empresa, Propuestas economicas

Personal de todas las áreas de la compañía. Gerente General - Subgerente

Asistente administrativa

Seguimiento a la propuesta

Gerente General - Subgerente Recopilar solicitudes del personal, a fín de mejorar la

organización

Junta de socios Formular y actualizar la Política, objetivos, Misión y

Visión, metas, proyecciones

Gerente General - Subgerente, Coordinador HSEQ

Proceso de HSEQ

Gerente General - Subgerente Proceso Administrativo

Elaboración y revisión de propuesta Gerente General - Subgerente

Gerente General - Subgerente

Gerente General - Subgerente

Legalización de contrato, Gestión de Polizas, Requisitos HSE Proceso de operaciones, HSEQ

Cotización u oferta Proceso Gerencial

Gerente General - Subgerente Hojas de vida seleccionados Asistente administrativa

Personal referido Hojas de vida de referidos Entrevistas a personal referido

(2)

Toda la organización Plan de acción cumplido completamente

Gerente General - Subgerente, Lideres de proceso

Gerente General - Subgerente, Lideres de proceso

Cliente Gerente General

Lideres de proceso

A

C

TU

A

R

V

ER

IF

IC

A

R

Subgerente - Proceso HSEQ

Seguimiento de cartera Auxiliar contable

Cliente Resultados de la encuesta de satisfaccion

Verificar que se gestionen las quejas, los reclamos y

servicios no conformes generados en las operaciones Subgerente Resultados de la participación y consulta del

personal

Analizar resultados de las encuestas de satisfacion de los

clientes Gerente General - Subgerente, Coordinador HSEQ Planes de acción Facturas de venta canceladas

Cierre de quejas, reclamos y SNC

Mejora continua de los procesos lineamientos Gerenciales

Coordinador HSEQ

Toda la organización

Lideres de proceso

Proceso de HSEQ

Cliente Pagos de facturas de venta

Reporte de quejas y reclamos

Reporte Cumplimiento de los planes de acción

Lideres de proceso

Velar por el cumplimiento de Políticas, Misión, Visión,

Objetivos Cumplimiento de los lineamientos Toda la organización

Resultado de indicadores Elaborar planes de acción que se requieran para la mejora de los procesos Políticas, objetivos y metas

RECURSOS PARAMETROS DE MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Lideres de proceso Verificar que el personal participe activamente en las

actividades del sistema integrado de gestión.

Promover el compromiso del personal con las actividades de HSEQ

Gerente General - Subgerente Brindar recursos y apoyo a todos las unidades que lo

necesiten para que logren ejecutar a cabalidad los planes de acción

Mejora de las directrices de la compañía Toda la organización Gerente General - Subgerente,

Coordinador HSEQ

Gerente General - Subgerente,

Coordinador HSEQ Toda la organización

Revisión y actualización de políticas, objetivos y metas

Informe de revisión por la Gerencia Auditorias internas y externas Encuestas de satisfacción del cliente Talento humano competente. Infraestructura: Computador, Scanner, Software, Correo Electrónico,

(3)

RUC

1.4 - 3.2.1 - 1.1-2.1-3.1- 3.2.6- 4.2- 4.3

Jefe de Mantenimiento Auxiliar de Mantenimiento

Llantas Auxiliar de Matenimiento

Solicitud de recursos financieros Conductor Cliente

Proceso Operaciones Proceso Gerencial

Solicitud del servicio (e-mail, llamada)

Controlar el consumo del ACPM para la flota propia y realizar

informes Vehiculo asignado Conductor Inventario de llantas y presupuesto Proceso Gerencial Cliente Alistamiento de equipos nuevos de la compañía (cabezotes y

remolques)

Proceso de operaciones

Requerimientos en HSEQ para la operación Coordinar y/o enviar repuestos y mecanicos para varadas en

carretera Area de Mantenimiento Programas de HSEQ Cliente Gerencia Operaciones Proceso de operaciones

Proceso de operaciones Aprobacion de la inspeccion por parte de

Operaciones. Inspeccion de vehiculos terceros Area de Mantenimiento

Asegurar que el vehiculo tercero cumpla

con todo lo estableicido Proceso de operaciones Proceso Gerencial Ejecutar el programa de mantenimiento correctivo y preventivo

HAC

ER

Recibir vehiculos programados y vehiculos para mantenimientos preventivos y correctivos, efectuar inspeccion, para vehiculos

propios.

Jefe de Mantenimiento Auxiliar

de Matenimiento Solicitud de servicio

Proceso HSEQ

Inspecciones preoperacionales Y reportes de los conudctores. mensuales de los

vehículos

Asegurar los trabajos de reparacion, mantenimiento y ajuste de los vehiculos, con base en el reporte del conductor, inspeccion y

planeación de mantenimiento.

Area de Mantenimiento Vehículos aptos para las operaciones Proceso Administrativo Seleccinar proveedores aprobados segun

el servicio

Hacer el requerimiento de las necesidades de productos y servicios

Jefe de Mantenimiento - Auxiliar

de Matenimiento Requerimiento compra

Subgerencia - Asistente de gerencia Proceso Gerencial Contrato legalizado u orden de servicio Planificación disponibilidad de vehículos (propios) o Informacion

de vehiculos programados para mantenimiento Jefe de Mantenimiento Disponibilidad de la flota para la operación Cliente Proveedores Cotizacion de servicio y tiempo de entrega

estmado según disponiblidad Estimar tiempos de entrega delos vehiculos

Jefe de Mantenimiento - Auxiliar de Mantenimiento

Vehículos y tanques cumpliendo requisitos

para las operaciones Proceso de Operaciones Toda la organización

Proceso Gerencial Directrices gerenciales Elaborar planeacion (mensual) según programa de mantenimiento de cabezotes y remolques de la flota propia

Jefe de Mantenimiento - Auxiliar

de Mantenimiento Planeacion mensual y presupuesto Proceso Gerencial Proceso Gerencial Directrices del sistema integrado de gestión

PLA

N

EA

R

Cumplir y hacer cumplir las politicas y directrices del sistema

integrado de gestión Jefe de Mantenimiento

Cumplimiento de directrices de HSEQ y del Sistema integrado de gestión

SUMINISTRA

ENTRADAS

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

SALIDAS

RECEPTOR

OBJETIVO

Garantizar el mantenimiento de la flota, con la ejecucion del programa de mantenimiento preventivo y correctivo necesario con el fin de darle

la mayor disponibilidad de los vehiculos en condiciones de calidad y seguridad establecidas al proceso de operaciones; Cumplimiendo los

requisitos del cliente, legales, internos de la organización y los aplicables al SIG.

DESCRIPCION DE PROCESOS

Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE MANTENIMIENTO

(4)

Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE MANTENIMIENTO

Proceso Gerencial Proceso de HSEQ Solucionar retornos, varadas y trabajos no realizados

Generar acciones correctivas, preventivas y planes de mejora Implementación, seguimiento y cierre de

acciones y planes de accion Proceso Gerencial

RECURSOS

PARAMETROS DE MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Proceso de operaciones Resultados del desempeño del proceso

AC

TUAR

Reprogramar vehiculos no atendidos de acuerdo a urgencia de atencion

Jefe de Mantenimiento - Auxiliar de mantenimiento

Resultados de la gestión del proceso Carga recibida

Reporte de novedades en ruta

Requisitos de Mantenimiento por Cliente

Registrar y analizar varadas

Verificar que los requisitos del cliente y de la organización acordados con los terceros se cumplan. Proceso Gerencial

Proceso HSEQ Cumplimiento de programa

V

ER

IFIC

AR

Cliente

Proceso Operaciones Reporte de novedades en ruta Registrar y analizar garantias Area de Mantenimiento Documento legalizado para facturar y liquidar Gerencia General Reporte Conductores Verificar trabajos realizados a los vehiculos Jefe de Mantenimiento - Auxiliar

de mantenimiento

Proceso de HSEQ, Gerencia

Proceso Gerencial Cumplimiento de presupuesto Verificar cumplimiento de presupuesto, costos y gastos de

mantenimiento Subgerente Mediciones de costos y gastos

Cliente, Proceso de HSEQ, Gerencia

Proceso Operaciones Proceso Gerencial

Proceso HSEQ

Actualizar y verificar cumplimiento del programa de mantenimiento

Jefe de Mantenimiento -

Profesional de Mantenimiento Toma de desiciones Gerenciales

Proceso Operaciones

Solucion de novedades oportunamente

Satisfaccion clientes

Cuidado y buen uso de los vehiculos

Proceso de Mantenimiento

Clientes

Proyectar capacitacion de conductores con un enfoque de mantenimiento

Jefe de Mantenimiento - Auxiliar de mantenimiento Area de Mantenimiento

Proceso de HSEQ

Medición de indicadores

Seguimiento a planes de acción

Informe de la revisión por la gerencia

Auditorias internas y externas

Talento humano competente. Infraestructura: Computador, Scanner, Software, Correo Electrónico, Internet,

(5)

RUC

1.4 - 3.2.1 - 1.1-2.1-3.1- 3.2.1-3.2.6- 4.2- 4.3-4.5-4.6

HA

C

ER

Profesional de Seguridad F. Escolta

Control diario de movilización por carretera y novedades Acciones Preventivas, Correctivas y/o de

Mejoramiento

Gerencia General y Subgerencia

Controles para la trazabilidad de la carga en carretera Programación diaria de vehículos

Sistema Satelital Requerimientos del cliente. Proceso operaciones

Informes de seguimiento y retroalimentacion en la plataforma

Selección de contratistas

Evaluación y reevaluación de contratistas Proceso de HSEQ

Contratistas aprobados para las operaciones

Proceso de operaciones

Cumplido del viaje

Proceso de operaciones

Cliente

Cliente o destinatario

Proceso de operaciones Programas de HSEQ Cliente Gerencia Operaciones

Conductor Vehiculo asignado

Jefe de Operaciones Jefe de Operaciones Terceros

Proceso HSEQ

Inspecciones preoperacionales y mensuales

de los vehículos Jefe de Mantenimiento

Cliente

Proceso Operaciones

Proceso Gerencial

Asignación de vehículos

Solicitud de anticipo para viajes

Entrega de información para cargue

Proceso de operaciones

Proceso de operaciones Cliente

Solicitud de recursos financieros

Instrucciones y Recomendaciones para el carge

Solicitud de mantenimiento vehículo

Cumplido del viaje Instrucciones y Recomendaciones para el

carge Instrucciones y Recomendaciones para el

carge

Manifiesto de Carga Desplazamiento al sitio de carga

Despacho del vehículo Manifiesto y documentos para el transporte de la mercancia

Control y Seguimiento al transporte de la carga

Descargue y/o entrega de la carga

Gestión Entrega de soportes de carga

Conductor

Jefe de Operaciones Terceros Coordinador Flota Terceros Solicitud del servicio (e-mail, llamada)

Transporte de carga Elaboración manifiesto de carga

Cargue del vehículo

Planificación ruta para transporte de carga, identificacion de peligros de la ruta, valoracion de riesgos de la ruta.

Supervisor de Campo

Supervisor de Campo

Conductor

Documentación requerida para la selección de contratistas

Controladores de trafico y seguridad

Jefe de Operaciones Terceros

Coordinador Flota Terceros Contratistas aprobados para las operaciones

Jefe de Operaciones Solicitud de servicio

Revision de los vehículos para el transporte de las mercancias

Requerimientos en HSEQ para la operación Planeación de actividades en HSEQ

Vehículos aptos para las operaciones

Jefe de Operaciones

Cliente - Todos los procesos

Conductor Proceso Gerencial Contrato legalizado u orden de servicio

Jefe de Operaciones Profesional Logistico

Jefe de Operaciones Profesional Logistico

Jefe de Operaciones

Supervisor de Campo Seleccion de vehículos (vehículos propios y de terceros)

Cliente

Proceso Gerencial Contrato legalizado u orden de servicio Solicitud del servicio Cliente

Proceso Gerencial Recursos para la ejecución de actividades Analizar y administrar los recursos disponibles y requeridos Jefe de OperacionesProfesional Logistico Disponibilidad de recursos

Proceso operaciones Programación de vehículos Programación de recursos Jefe de OperacionesProfesional Logistico Necesidades de recursos para las operaciones Gerencia General y Subgerencia

Lider de proceso Toda la organización

Programacion de operaciones, disponibilidad

de vehículos Cliente

Planificación disponibilidad de vehículos (vehículos propios y de terceros)

Lider de proceso

Proceso Interno

Auxiliar de Documentacion Vehículos y tanques cumpliendo requisitos para las operaciones Cliente CARACTERIZACIÓN PROCESO DE OPERACIONES

PROCESO OPERACIONES LIDER DEL PROCESO Jefe de Operaciones

Cumplimiento de directrices de HSEQ y del Sistema integrado de gestión OBJETIVO p

SALIDAS RECEPTOR

DESCRIPCION DE PROCESOS

Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

SUMINISTRA ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE

REQUISITOS

Cliente Requisitos de los vehículos y tanques para las operaciones Busqueda de vehículos que cumplen los estandares de los clientes. Proceso Gerencial Directrices del sistema integrado de gestión

Proceso Gerencial Directrices operacionales Planificar las actividades con el fin de dar cumplimiento a las directrices organizacionales Cumplir y hacer cumplir las politicas y directrices del sistema

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CARACTERIZACIÓN PROCESO DE OPERACIONES

DESCRIPCION DE PROCESOS

Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

Gerencia General y Subgerencia

Cliente

Verificar la eficacia de los controles establecidos para el cumplimiento de la seguridad fisica y control de perdidas

Profesional de Seguridad F. Escolta Programación diaria de vehículos

Sistema Satelital Requerimientos del cliente.

Control diario de transporte por carretera y novedades

Acciones inmediatas

Gerencia General y Subgerencia

Cliente Confirmación de recepción de mercancías

Gerencia General

Profesional de Seguridad F. Escolta Proceso operaciones

Profesional de Seguridad F. Escolta

Proceso de operaciones

Sensibilizar al personal acerca de la responsabilidad por el control y la seguridad en todos los niveles de la organización, atraves de

inspecciones y charlas de seguridad.

Profesional de Seguridad F. Escolta Programación diaria de vehículos

Sistema Satelital Requerimientos del cliente.

Tomar las acciones ante eventos no normales como demoras, faltantes de producto y desviaciones que afecten la seguridad Resultados del desempeño del proceso

Implementación, seguimiento y cierre de

acciones y planes de accion Proceso Gerencial Llevar seguimiento de vehículos

Jefe de Operaciones

Conductor Recepcion de documentos para verificar cumplidos y facturacion Auxiliar de Documentacion Documento legalizado para facturar y liquidar

Cliente

Control seguimiento satelital

Entrega de documentos Gerente General

Controladores de Trafico y Seguridad Proceso HSEQ Controles operacionales para la prestación del servicio

Proceso operaciones

Realizar el seguimiento y la medición del proceso

Cordinador de Trafico y Seguridad

Resultados de la gestión del proceso Revisión de liquidaciones de viajes de terceros Aprobación de liquidación de viajes

Informe y reporte de novedades

Confirmar si el cliente recibió la mercancia

Proceso Gerencial Proceso de HSEQ

Control seguimiento satelital Monitoreo de los vehículos e informes

RECURSOS PARAMETROS DE MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Cliente, Proceso de HSEQ, Gerencia

Carga recibida Cliente

Jefe de Operaciones

Controladores de Trafico y Seguridad Informacion de liquidacion de viajes de

terceros

Implementación de Acciones Correctivas, preventivas y/o de Mejora Analizar los datos

Llamadas a los tranportadores Controladores de Trafico y Seguridad

Cliente, Proceso de HSEQ, Proceso de operaciones

Detectar y dar tratamiento al servicio No Conforme que sea

identificado. Mejora en la prestación del servicio

Cliente, Proceso de HSEQ, Proceso de operaciones

Cliente

Reportar las novedades presentadas en carretera

Cliente, Proceso de HSEQ, Proceso de operaciones Documentos de vehículos, tanques y

conductores vigentes. Verificación de los vencimientos de los documentos de los

vehículos, tanque y conductores

Implementar los controles establecidos de seguridad Profesional de Seguridad F.Escolta Control diario de transporte por carretera y novedades

Acciones inmediatas Subgerente / Operaciones

Coordinador Flota Terceros Auditor Contable - Auxiliar Contable

Conductor Informacion de incidentes

Recopilacion de información y verificación de la veracidad de la misma, desplazamiento de personal, vehículos y equipos para la

atención de incidentes.

Controladores de trafico y

seguridad Notificación de incidentes

Hidrospill Proceso de HSEQ

Medición de indicadores Seguimiento a planes de acción Informe de la revisión por la gerencia Auditorias internas y externas

Indicador de desbalances (Perdida de producto) o analsis desviaciones en ruta Talento humano competente. Infraestructura: Computador, Scanner, Software, Correo Electrónico, Internet,

(7)

RUC

2.1, 2.2, 2.6, 2.7, 3.1, 3.2.2, 3.2.3, 3.2.4, 3.2.5, 3.2.6, 3.2.8, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5.

OBJETIVO

Realizar el seguimiento, medición, análisis y mejora de los Sistemas de Gestión de Calidad y de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente,

garantizando el cumplimiento de las NTC ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004 y Guía RUC.

SUMINISTRA

ENTRADAS

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

SALIDAS

RECEPTOR

CARACTERIZACIÓN PROCESO HSEQ

PROCESO

HSEQ

LIDER DEL PROCESO

Coordinador HSEQ

REQUISITOS

Operaciones Priorización de riesgos e impactos ambientales

Tratamiento de los riesgos e impactos prioritarios de la

organización Coordinador HSEQ Programas de gestión Toda la organización Decidir cuales son las certificaciones y recertificaciones a

conseguir y mantener en el año

Gerencia - Subgerencia,

Coordinador HSEQ Presupuesto del SIG y planes de acción

Normas ISO 14001 - ISO 9001 - OHSAS 18001 - Guía

RUC

Requisitos de las normas

Análisis de la identificación de peligros, valoración de riesgos, identificación de impactos ambientales, identificación de requisitos

legales y de otra índole aplicables.

Coordinador HSEQ Base para la elaboración de políticas, objetivos y metas.

Coordinador HSEQ

Coordinador HSEQ

Indicadores, resultados auditorias, planes de acciones, recertificaciones, estado del

SIG

Revisión de presupuesto del SIG Gerente General - Subgerente Ajuste de presupuesto Coordinador HSEQ Clientes, Gerencia general y

Lideres de proceso Lineamientos Estratégicos. Mercado

PLA

Elaboración y/o ajuste de los documentos del sistema de gestión de la empresa

Todos los procesos. Partes Interesadas Todos los procesos

Partes interesadas Gerente General

Coordinador HSEQ

Identificación de peligros, valoración de riesgos, identificación de impactos ambientales, identificación de requisitos

legales y de otra índole aplicables.

Elaborar las políticas, objetivos, metas y directrices del sistema integrado de gestión.

Gerente General - Subgerente ,

Coordinador HSEQ Políticas, objetivos y metas de la compañía Toda la organización Proceso Gerencial Recursos para la ejecución de actividades Analizar y administrar los recursos disponibles y requeridos

NORMAS ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001 - Guía

RUC

Revisión y aprobación de la documentación del sistema de gestión de la empresa

Necesidades de documentación para el sistema de gestión

Necesidad de Gestión Integral del Riesgo

Reporte de incidentes y accidentes de la compañía

Identificar legislación y normatividad aplicable y otros requisitos contractuales Necesidad de respuesta a situaciones de

emergencia y contingencia

Elaboración y Divulgación de la documentación del sistema y control de registros.

Identificación de peligros, Aspectos ambientales y responsabilidad social por proceso Valoración de riesgos, Impactos ambientales por proceso

Determinación de los controles

Realización análisis de vulnerabilidad de la organización

Preparación y respuesta a situaciones de emergencias

Identificación y evaluación del cumplimiento legal de los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba

Clientes, Todos los procesos NORMAS ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001 - RUC -

Legislación Colombiana - Requisitos contratos NORMAS ISO 14001 - OHSAS

18001 - RUC - Legislación Colombiana NORMAS ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001 - Guía

RUC

Documentación e implementación del sistema de gestión integral. Evidencias

Resultado consolidado de incidentes. Plan de Acciones correctivas, preventivas o de

mejora

Matriz identificación de requisitos legales y otra índole

Todos los procesos Partes interesadas Todos los procesos Partes interesadas

Coordinador HSEQ Profesional HSE Determinación de la causa raíz de los incidentes presentados

Planificar las acciones necesarias para eliminar las causas de los incidentes

Aplicar las acciones planificadas

Coordinador HSEQ - Subgerente Coordinador HSEQ

Coordinador HSEQ

Coordinador HSEQ

Profesional HSE Plan de emergencias y contingencias Matriz identificación de peligros

Matriz ambiental

DESCRIPCION DE PROCESOS

Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

Todos los procesos Partes interesadas Coordinador HSEQ Disponibilidad de recursos Proceso Interno

(8)

CARACTERIZACIÓN PROCESO HSEQ

Toda la organización Riesgos, impactos prioritarios, identificación de requisitos legales Elaboración de planes y programas de HSEQ Coordinador HSEQProfesional HSE

Toda la organización Elaborar y presentar informe de auditoria Resultados de auditorias Todos los procesos

Realizar correcciones

Resultados de indicadores, programas de gestión y del SIG.

Consolidar la información y datos para la revisión gerencial del sistema integrado de gestión

Coordinador HSEQ Profesional HSE

Información y datos de entrada para la revisión gerencial del sistema integrado de

gestión

Proceso Gerencial

HAC

ER

Analizar las causas de no conformidades reales y potenciales

Clientes, Proceso Gerencial

Consolidar la información correspondiente al programa de inspecciones, análisis de condiciones anormales repetitivas y sus

causas básicas

Evaluar el cumplimiento de la legislación aplicable

Coordinador HSEQ Lideres de proceso

Inspecciones realizadas

V

ER

IFIC

AR

Proceso Gerencial Solicitud de personal Apoyo al proceso Administrativo en la contratación de personal Coordinador HSEQ Profesional HSE

Proceso HSEQ

Plan de Acciones correctivas, preventivas o de mejora

Proceso Gerencial - Proceso HSEQ Proceso Administrativo Proceso Gerencial

Todos los procesos

Verificar el cumplimiento de los programas de gestión de la

empresa Cierre de Programas de gestión Proceso HSEQ Control de riesgos e impactos,

cumplimiento de requisitos legales. Toda la organización

Gerencia Resultado consolidado de inspecciones

Cumplimiento de la legislación y normatividad aplicable

Todos los procesos Proceso Gerencial, HSEQ,

Operaciones Proceso Gerencial

Indicadores de procesos evaluados Todos los procesos

Lideres de Proceso Consolidar la información de los procesos del sistema integrado

de gestión

Resultados del desempeño del Sistema de Gestión Integral (incluye programas de

gestión)

Proceso Gerencial

Proceso HSEQ Medición indicadores del proceso Evaluar el cumplimiento de los indicadores del proceso Coordinador HSEQ Clientes, Operaciones Resultados de la gestión del Sistema

integrado de gestión

Planificación y Ejecución el programa de inspecciones de la empresa

Toda la organización Documentación e información del Sistema integrado de gestión.

Asegurar que se promueva la toma de conciencia de HSEQ en

todos los niveles de la organización. Coordinador HSEQ

Personal consiente y participativo en el sistema integrado de gestión

Personal para contratación Proceso Operaciones

Proceso Operaciones

Proceso Gerencial

Proceso HSEQ Resultados de medición de los procesos

AC

TUAR

Elaborar planes de acción Coordinador HSEQ

Lideres de proceso Planes de acción Proceso HSEQ

RECURSOS

PARAMETROS DE MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Información y datos del SIG Comunicar a la Gerencia los resultados y gestión del sistema

integrado de gestión Coordinador HSEQ

Información para la mejora del sistema integrado de gestión No conformidades al servicio

Quejas y reclamos del cliente graves y/o repetitivas

Documentación del proceso a auditar Resultados de la revisión por la dirección

Resultados evaluación satisfacción del cliente

Informe de auditoria Consolidado y acción Informe de investigación de incidentes

Proceso HSEQ Auditores Internos Procesos del SIG Procesos del SIG Todos los procesos - clientes

Preparar plan de auditoria

Realizar auditoria

Coordinador HSEQ - Subgerente Coordinador HSEQ -

Subgerente Evaluar el plan de acción para la eliminación de las causas de los

incidentes

Determinar la necesidad de aplicar acciones correctivas o preventivas

Plan de auditoria

Coordinador HSEQ Auditores internos y externos

Coordinador HSEQ Coordinador HSEQ -

Subgerente

Acciones correctivas / preventivas a implementar Acciones correctivas a implementar

Consolidado y acción

Elaborar plan de acciones correctivas o preventivas

Aplicar acciones correctivas o preventivas

Todos los procesos - clientes

Medición de indicadores

Seguimiento a planes de acción

Evaluaciones del servicio, quejas, reclamos, estado de las acciones

Informe de la revisión por la gerencia

Inspecciones gerenciales - Operacionales

Auditorias internas y externas

Talento humano competente. Infraestructura: Computador, Scanner, Software, Correo Electrónico, Internet,

(9)

AC

TUAR

2.3, 2.4, 2.5

Proceso Gerencial

Toda la organización

RECURSOS

Proceso HSEQ Resultados de la evaluación de desempeño

Evaluaciones de desempeño Analizar resultados de las evaluaciones de desempeño de los trabajadores Subgerente - Coordinador HSEQ Toda la organización

V

ER

IFIC

AR

PARAMETROS DE MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Tomar acciones de correción, acciones correctivas / preventivas

Acciones de mejora para el desempeño laboral

Coordinador HSEQ Planes de acción

Proceso Gerencial Pagos o transferencias realizadas Verificar que las transferencias o pagos electronicos hayan sido exitosos Asistente de gerencia Cumplimiento en pagos a trabajadores, terceros y proveedores Contratistas y proveedores Proceso HSEQ

Proceso Gerencial Solicitud de compras

Realizar y solicitar a los jefes que se realicen las evaluaciones de desempeño

Hacer la contratación y afiliación del personal, seleccionado por gerencia/ Subgerencia.

Realizar rerporte de novedades de nomina, seguridad Social. Gestión de examenes médicos ocupacionales, custodia del

archivo..

Asistente de Gerencia

Proceso HSEQ

Solicitud de evaluaciones de desempeño Asistente de Recursos Humanos

HAC

ER

ENTRADAS

Solicitud de ingreso de personal Asistente de Recursos Humanos Personal contratado Auxiliar Contable Movimientos de Bancos Elaboracion de recibos de caja, ajustes contables, registros

contables Auxiliar Contable

Recibo de Caja, Informe de Cartera por vencimientos, Conciliaciones Bancarias Hacer la selección del personal a contratar

Personal evaluado Subgerente, Coordinador HSEQ Toda la organización

Toda la organización Gerencia / Subgerencia

Proceso Contable y financiero Productos o servicios adquiridos

ADMINISTRATIVO

LIDER DEL PROCESO

SUBGERENTE

REQUISITOS

RUC

RECEPTOR

SUMINISTRA

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

SALIDAS

DESCRIPCION DE PROCESOS

Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

CARACTERIZACIÓN PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO

Cumplimiento de directrices de HSEQ y del

Sistema integrado de gestión Toda la organización Lider de proceso Disponibilidad de recursos Proceso Interno

OBJETIVO

Brindar soporte a los procesos de la compañía mediante la adquisición de bienes, servicios y contratación del personal con competencias para

el desarrollo de las actividades de la compañía y gestion de servicios internos como informatica, mensajeria y servicios generales.

Proceso Gerencial Solicitud de transferencias Realización de transferencias bancarias Asistente de gerencia Comprobantes de transferencias bancarias, Anticipos para las operación Proceso Gerencial Directrices del sistema integrado de gestión Cumplir y hacer cumplir las politicas y directrices del sistema

integrado de gestión Lider de proceso

Proceso Gerencial Pagos de viajes a terceros Elaboración de ordenes de egreso Asistente de gerencia Comprobantes de egreso de pagos Gerencia General

Referidos Gerencia y/o

Subgerencia Hojas de vida aspirantes Personal selecionado para contratacion Asistente Administrativa Proceso Gerencial Recursos para la ejecución de actividades Analizar y administrar los recursos disponibles y requeridos

PLA

N

EA

R

Realizar compras que sean aprobadas por la Gerencia y/o Subgerencia

Proceso de Operaciones

Informe de revisión por la Gerencia

Auditorias internas y externas

Evaluación de desempeño del personal

Talento humano competente. Infraestructura: Computador, Scanner, Software, Correo Electrónico, Internet,

(10)

1.4, 3.2.1.

Auxiliar Contable

Gerencia Revision de estados financieros Realizacion de ajustes propuestos por la revision de Gerencia

Proceso Administrativo

Auxiliar Contable

Gerencia - Subgerencia Resultados de Indicadores de gestion y

ejecucion Proceso de HSEQ

Analisis de posibles fallas en el proceso Toma de acciones de corrección y acciones correctivas Coordinador HSEQ

AC

TUAR

Acciones de mejora

Proceso de HSEQ Proceso de HSEQ

RECURSOS

PARAMETROS DE MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

Acciones de mejora Toma de acciones preventivas Coordinador HSEQ

Auxiliar Contable Analisis de posibles fallas en el proceso

Contador - Auxiliar contable Egresos

Ajustes contables Registros contables

V

ER

IFIC

AR

Revision de la informacion contable, causaciones, registros, procesos de control

Auditor

Estados financieros

Balances de Prueba generados desde el

Software Analisis de Indicadores de Gestion

Cliente. P. Contable y financiero Comprobante para pago de seguridad

social Pagos de seguridad social Contador Egresos Guías y condiciones de facturación Elaboración de la factura de Venta Auxiliar Contable Soportes de la Factura de Venta

Contador Planificacion anual de impuestos

Proceso Administrativo Facturas de Proveedores y Ordenes de compra

HAC

ER

Verificacion de Requisitos Legales y Registro contable de la

Factura Auxiliar Contable

Proceso Gerencial Proceso de Operaciones

Comprobantes de Pago de nomina Pagos de Nomina

Proceso Interno

Auxiliar Contable Entrega de facturas de proveedores, ya registradas (Causadas) en el sistema

Incluir en los informes de cuentas por pagar, Programar los pagos y Hacer los Egresos correspondientes

Auxiliar Contable - Asistente de

Gerencia Informes de Cuentas por pagar y Egresos Gerencia, Subgerencia Afectacion en el sistema contable. P. Contable y financiero DIAN y Secretarias

Municipales

Proceso Gerencial Directrices organizacionales, objetivos de

SIG

Planificación y documentación del proceso, definición de objetivos y metas

Documentos Indicadores y metas del proceso

Proceso Gerencial Proceso HSEQ Proceso Gerencial Recursos para la ejecución de actividades Analizar y administrar los recursos disponibles y requeridos Contador Disponibilidad de recursos

Proceso Administrativo Proyeccion de pago de Nominas. seguridad

social y Parafiscales Planeacion para el flujo de caja Contador

Planeacion de recursos y programacion de fechas para pago. Proceso Gerencial

PLA

N

EA

R

Contador

Estatuto Tributario, Decretos Reglamentarios (Calendario Tributario)

Planeacion de elaboracion y presentacion de Impuestos Nacionales y Municipales

OBJETIVO

Asegurar la provisión de recursos para el desarrollo de las operaciones, mantenimiento de los gatos de la compañía e implementación del SIG

RUC

PROVEEDOR

ENTRADAS

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

SALIDAS

CLIENTE

Anexo 2, Manual Sistema de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente "CRM-M01" V:01

CARACTERIZACIÓN PROCESO CONTABLE Y FINANCIERO

PROCESO

CONTABLE Y FINANCIERO

LIDER DEL PROCESO

CONTADOR

REQUISITOS

Informe de revisión por la Gerencia

Auditorias internas y externas

Evaluación de desempeño del personal

Talento humano competente. Infraestructura: Computador, Scanner, Software, Correo Electrónico, Internet,

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Referencias

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