Universidad Mayor de San Andrés

Universidad “Mayor de San Andrés”

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y FINANCIERAS CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

MEMORIA ACADEMICA LABORAL

“CREACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL FINANCIERO DEL SERVICIO EXTERIOR”

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA PLAN P.E.T.A.E.N.G. 12ava VERSIÓN

Autor: JESÚS ENVER TABORGA CHÁVEZ Tutor: Mg. Sc. PABLO RIVEROS NAVA

La Paz – Bolivia 2019

LA PRESENTE MEMORIA LABORAL, ORIGINO GRATAMENTE HABER RETORNADO A DEAMBULAR POR LAS AULAS Y PASILLOS DE LA UMSA Y DE NUESTRA QUERIDA CARRERA,

LO QUE TRAJO A MI MENTE CATEDRATICOS DE GRAN VALIA, QUIENES, DE UNA U OTRA MANERA, A TRAVÉS DE SUS ENSEÑANZAS, HAN DEJADO HUELLA EN EL TRASNCUSRSO DE MI

VIDA. SEGURO DE OMITIR A MUCHOS MERITORIOS MAESTROS, ASOMAN A MI MEMORIA NOMBRES COMO MANUEL CALANCHA, REYNALDO BARBOSA, JAIME RIVEROS, JAIME APARICIO Y MARCELO AGUIRRE, ENTRE OTROS. A ELLOS MIS SINCEROS AGRADECIMIENTOS,

POR LOS CONOCIMIENTOS OBTENIDOS.

DE LA MISMA MANERA AGRADECER A MI TUTOR MSC. LIC. PABLO RIVEROS NAVA, POR

HACER POSIBLE LA ENTREGA DE ESTE TRABAJO.

Contenido

INTRODUCION ... 1

a) SECTOR DE ESTUDIO ... 2

Misión. ... 2

Visión. ... 2

Estructura Institucional del Ministerio de Relaciones Exteriores ... 2

b) IMPLIACIONES PRACTICAS ... 3

c) RELEVANCIA ECONÓMICA SOCIAL ... 5

CAPITULO I ... 6

GENERALIDADES DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL ... 6

a) DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL ... 6

CAPITULO II ...13

ACTIVIDAD PROFESIONAL PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS ...13

a) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...13

b) IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ...18

c) OBJETIVO ...19

d) DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL EN RELACIÓN CON LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA ...21

CAPITULO III ...27

ALCANCES EN LA SOLUCION DEL PROBLEMA ...27

a) MARCO CONCEPTUAL ...27

b) MARCO LEGAL ...28

c) MARCO TEORICO ...32

CAPITULO IV ...37

DESCRIPCION DE LA SOLUCION AL PROBLEMA - DESARROLLO DE LA SOLUCION Y RESULTADOS37 CONCLUSIONES ...45

RECOMENDACIONES ...47

ANEXOS ...48

BIBLIOGRAFÍA ...71

PETAENG 12ª Versión ₁

INTRODUCION

El presente trabajo es elaborado en base a la experiencia laboral adquirida en el área financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores, institución que forma parte de la administración pública del Estado Plurinacional de Bolivia. La mentada entidad, que cuenta, por su naturaleza, con un esquema diferente al de otras entidades estatales por el hecho de tener a su cargo el Servicio de Relaciones Exteriores, al cual se asigna el mayor porcentaje de los recursos financieros que el Tesoro General de Estado, destina a dicho Ministerio.

El tema elegido para este análisis lleva por título: “CREACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL FINANCIERO DEL SERVICIO EXTERIOR EN EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES”. En el mismo, se pretende describir el proceso llevado a cabo en la implementación de la Oficina citada, desde su creación hasta la actualidad, la cual tiene por objeto el control de los recursos financieros enviados mensualmente al Servicio Exterior (Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares) del Estado Plurinacional de Bolivia para su funcionamiento, haberes y otros (realización de actividades protocolares, culturales, y comerciales, compra de activos fijos, refacciones y programas especiales).

El motivo personal de la elección del tema objeto del presente análisis, radica fundamentalmente en haber contribuido y ser partícipe del avance y mejoramiento de los procesos y procedimientos de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, mediante la creación, implantación e implementación de normativa específica para la rendición de cuentas y la sistematización de los procesos utilizados para su elaboración y presentación.

Los resultados de tales avances, han incidido a que a la fecha se tenga información oportuna sobre el control de la ejecución presupuestaria y de esta manera se coadyuve en la eficiente toma de decisiones.

PETAENG 12ª Versión ₂ a) SECTOR DE ESTUDIO

El Ministerio de Relaciones Exteriores, fue creado en 1884 con el denominativo de Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, durante la presidencia de Gregorio Pacheco, siendo su primer Ministro titular el Dr. Jorge Oblitas. La sede de sus funciones fue la capital de la República, Sucre. (Anexo N°1)

Misión. “El Ministerio de Relaciones Exteriores constituye la entidad rectora de las relaciones internacionales del Estado Plurinacional de Bolivia, que desarrolla la gestión de la Política Exterior para la defensa de la Soberanía, Independencia e Intereses del Estado, mediante la aplicación de la Diplomacia de los Pueblos por la Vida, en beneficio de las y los bolivianos en el exterior.” (Min. RR.EE., 2016, pág. 1)

Visión. “Al 2020 el Ministerio de Relaciones Exteriores, bajo la filosofía del vivir bien, posiciona la Diplomacia de los Pueblos por la Vida, establece con Soberanía, Respeto y Complementariedad relaciones internacionales, procesos de integración y consolida los derechos de las y los bolivianos en el exterior”. (Min. RR.EE., 2016, pág. 1)

Estructura Institucional del Ministerio de Relaciones Exteriores. El área organizacional objeto del presente trabajo es la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, parte de la Unidad Financiera y dependiente de la Dirección General de Asuntos Administrativos, la cual obedece directamente al Despacho de la MAE del Ministerio de Relaciones Exteriores. A continuación se describe la estructura de la institución (organigrama):

PETAENG 12ª Versión ₃ Ilustración 1 Organigrama Institucional del Ministerio de RR.EE⁾

Fuente: Ministerio de RR.EE. – Dirección Gral. de Planificación (Anexo N° 10)

b) IMPLIACIONES PRACTICAS

Los problemas existentes previamente a la creación e implementación de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, han sido los siguientes:

 En la gestión 2012, a recomendación de la Contraloría General del Estado (Contraloría General de la Republica en ese entonces), se crea la Unidad de Control Financiero del Servicio Exterior, dependiente de la Dirección General de Asuntos Administrativos. Hasta dicha fecha no existía dependencia alguna, especializada en la revisión de los descargos del Servicio Exterior.

 No existían revisiones periódicas de los descargos remitidos por el Servicio Exterior, salvo revisiones esporádicas no especializadas.

PETAENG 12ª Versión ₄

 No existían funcionarios designados específicamente para la realización de las revisiones de descargos del Servicio Exterior. Tales revisiones eran efectuadas por un dependiente de la Unidad Financiera.

 Las revisiones de los descargos no seguían un procedimiento estandarizado, limitándose a la elaboración de informes, tipo dictamen, sin detallar claramente las observaciones y recomendaciones sobre la ejecución de gastos.

 No existía sistema informático alguno que coadyuve tanto a los funcionarios del Servicio Exterior en la elaboración de las rendiciones de cuenta como al funcionario que las revise.

 No se brindaba información oportuna a los funcionarios del Servicio Central del Ministerio de Relaciones Exteriores, quienes efectuaban la programación, asignación y distribución de recursos financieros (Área de Presupuestos).

 Al no contar con sistemas de información digitales y eficientes como los de hoy en día, través de las redes de internet, no existía una comunicación constante y fluida entre los funcionarios del Servicio Exterior (Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares) y los funcionarios del Servicio Central, lo que originaba una considerable pérdida de tiempo, puesto que no se podían resolver problemas inmediatos y absolver dudas y consultas, lo que se reflejaba en una ejecución presupuestaria deficiente dando por resultado una mayor cantidad de observaciones.

Los Embajadores y o Cónsules Generales o máximos responsables de cada Misión Diplomática u Oficina Consular, no contaban con información oportuna en cuanto a su ejecución de gastos para la toma de decisiones y

PETAENG 12ª Versión ₅ disponibilidad presupuestaria, tomando en cuenta que ellos (tales funcionarios) son los directos responsables de los recursos enviados.

 Los reportes que eran solicitados por la Unidad de Auditoria Interna, se elaboraban manualmente, lo que originaba retraso en brindar información a dicha área organizacional.

c) RELEVANCIA ECONÓMICA SOCIAL

La labor desarrollada, se constituye en un instrumento de mucha ayuda en el ámbito de fiscalización y control de recursos para el Ministerio de Relaciones Exteriores, considerando que, hasta antes de la creación de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, no existían controles específicos de esta naturaleza, por lo que los recursos no eran utilizados eficientemente. Aspecto que, a la fecha, ha cambiado radicalmente por la revisión periódica de los gastos ejecutados en el Servicio Exterior.

El beneficio es directo sobre la gestión gubernamental.

De la misma manera, se considera de utilidad para los funcionarios designados al servicio exterior, porque mediante tales controles, que son periódicos, llevan una adecuada ejecución presupuestaria en relación a la disponibilidad de sus recursos, lo cual repercute en el desempeño de su gestión. Resultado de este buen manejo, dichos funcionarios evitan observaciones que originan cargos de cuenta a ser subsanados, llegando incluso a tener procesos penales por tales observaciones, al final de sus funciones y al retorno al país.

En términos generales, el beneficio de estos controles es directo sobre la gestión gubernamental y con efecto en el conjunto de la colectividad boliviana, considerando que los recursos ejecutados provienen de las arcas de Estado, producto de los impuestos recaudados. (Anexo N° 18)

PETAENG 12ª Versión ₆

CAPITULO I

GENERALIDADES DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL

a) DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL

Se cuenta con una experiencia laboral de más de 15 años en el Ministerio de Relaciones Exteriores, Dirección General de Asuntos Administrativos, Unidad Financiera, ejerciendo como Responsable; Encargado y Técnico de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior. La cual se encarga de la supervisión, control y seguimiento a los recursos remitidos a las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares acreditadas en el Exterior¹.

Las funciones específicas que realiza la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, son las siguientes:

 La emisión de reportes periódicos (informes) sobre las revisiones realizadas a los descargos remitidos por las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares.

 Prestar asesoramiento permanente sobre temas financieros a las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares.

 Atender oportunamente las solicitudes de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares y Centros Emisores de Pasaportes, sobre temas relativos al área financiera.

 Realizar el seguimiento a la ejecución presupuestaria de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares y Centros Emisores, informando

1 Misiones Permanentes ante organismos internacionales como la OEA, ONU y ALADI, Embajadas y Consulados de Bolivia).

PETAENG 12ª Versión ₇ permanentemente sobre la existencia de saldos inactivos detectados a efectos de evitar la remisión de recursos innecesarios al exterior.

 La emisión de Informes y Certificaciones de no adeudos por el manejo de recursos de gastos de funcionamientos y otros a ex funcionarios designados al Servicio Exterior.

 Actualizar permanentemente la información sobre el cumplimiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares y Centros Emisores, sobre plazos de remisión de descargos que comprenden los gastos de funcionamiento, Programas y otros a objeto de la emisión de las notas de comunicación y/o llamadas de atención, según lo establece la normativa interna.

 Elaborar informes sobre cuentas por cobrar para su recuperación.

 Elaborar información sobre cuentas por cobrar al cierre de cada ejercicio fiscal y seguimiento a la evolución de las mismas.

 Prestar asesoramiento al Servicio Exterior sobre manejo y registro de transacciones en el sistema interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, denominado Sistema informático de Control Financiero SICOF. (Anexo N°

11)

 Al cierre del ejercicio fiscal, proporcionar información sobre adquisiciones de bienes muebles e inmuebles al Área Administrativa para su integración al Estado Complementario de Activos Fijos.

 Mantener un archivo permanente inventariado y adecuado de la documentación que se reciba y se genere al igual que la documentación administrada y procesada.

PETAENG 12ª Versión ₈

 Asesorar a las autoridades superiores en cuanto a la elegibilidad de gastos y actividades que se realizan en el servicio exterior.

 Prestar asesoramiento sobre el manejo financiero en Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares y Centros Emisores, en el lugar de sus funciones cuando así se amerite. Según la normativa interna todos los funcionarios del Servicio Exterior deben tener disponibilidad inmediata y en cualquier momento para viajes en comisión a efecto de solucionar y coadyuvar en temas que requiera el análisis técnico especializado del área.

 Trabajo de campo en la supervisión, manejo y ejecución de recursos en Cumbres Presidenciales; reuniones internacionales y donde así se requiera.

Por otra parte, y en función a la actualización de normativa vigente aplicada a estos controles y solución de vacíos legales para tal fiscalización, se es y ha sido parte fundamental de la creación y actualización de Reglamentos específicos, inherentes al proceso de control de recursos, respaldados con Resoluciones Ministeriales respectivas, los cuales se detallan a continuación:

 Reglamento Para Rendición de Cuentas en el Servicio Exterior Ministerio de Relaciones Exteriores, instituido de acuerdo a Resolución Ministerial Nº S.E. Nº 106/2014 de 01/12/2014. (Anexo N° 5)

 Reglamento de Pasajes y Viáticos para el Servicio Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, instituido de acuerdo a Resolución Ministerial Nº S.E. Nº 008/2013 de 01/11/2013. (Anexo N° 7)

 Reglamento Específico para la Contratación de Bienes y Servicios, Arrendamiento de Inmuebles y Contratación de Personal Local del Servicio Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, instituido de acuerdo a

PETAENG 12ª Versión ₉ Resolución Ministerial S-E Nº 010/2013 de 14/10/2013. (Anexo N° 8)

 Reglamento para Uso de Telefonía Celular en el Servicio Exterior, instituido de acuerdo a Resolución Ministerial Nº 612-2012 de 19/11/2012. (Anexo N°

9)

 Reglamento Específico de Pasajes y Viáticos del Ministerio de Relaciones Exteriores, instituido de acuerdo a Resolución Ministerial S.E. Nº 510/2009 de 18/08/2009.

 Reglamento Para Rendición de Cuentas en el Servicio Exterior Ministerio de Relaciones Exteriores, instituido de acuerdo a Resolución Ministerial Nº 890/2007 de 26/12/2007.

 Reglamento Interno para Uso de Telefonía Celular en el Servicio Exterior, instituido de acuerdo a Resolución Ministerial Nº 132/2005 de 04/04/2005.

 Reglamento Específico de Contrataciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, instituido de acuerdo a Resolución Ministerial Nº 298/2004 de 27/08/2004.

 Reglamento Específico para la Suscripción de Contratos de arrendamiento de Inmuebles para Oficinas de las Misiones Diplomáticas y Consulares y Modelo de Contrato de Arrendamiento del Ministerio de Relaciones Exteriores, instituido de acuerdo a Resolución Ministerial Nº 010/2004 de 23/04/2004.

 Reglamento Para Rendición de Cuentas en el Servicio Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, instituido de acuerdo a Resolución Ministerial Nº 511/2003 de 07/11/2003.

PETAENG 12ª Versión ₁₀ De la misma manera, y en el marco de las actividades de control se han realizado labores que han coadyuvado en la solución y asesoramiento de problemas financieros, en el mismo lugar de los hechos, es decir fuera del país y en el interior del mismo, algunos casos son:

 Asesoramiento en la resolución de problemas financieros de la Misión Permanente de Bolivia ante la Organización de los Estado Americanos (OEA), con sede en Washington D.C. – EE. UU., mayo 2012.

 Integrante de la Comisión de Coordinación Administrativa en la XVII Reunión Presidencial Andino, precedida de las Reuniones de Coordinadores de Política Externa Común de Representantes Alternos de la Comisión de la Comunidad Andina y del Consejo Andino de Ministros de Relaciones Exteriores, efectuada en Tarija – Bolivia, mayo 2017.

 Miembro de comisión y recepción para el proceso de Contrataciones de Activos del Ministerio de Relaciones Exteriores, diciembre/2013.

A continuación, se detallan las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Bolivia acreditadas en el Exterior:

Ilustración 2 Detalle de Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares acreditadas en el Servicio Exterior

Nº MISIONES DIPLOMÁTICAS Nº OFICINAS CONSULADOS

1 Embajada en INGLATERRA 1 Consulado Gral. en BARCELONA - ESPAÑA

2 Embajada en PERU 2 Consulado Gral. en MADRID - ESPAÑA

3 Embajada en JAPON 3 Consulado en MURCIA - ESPAÑA

4 Embajada en ESPAÑA 4 Consulado en VALENCIA - ESPAÑA

5 Embajada en CUBA 5 Consulado en SEVILLA - ESPAÑA

6 Embajada de COREA 6 Consulado en BILBAO - ESPAÑA

7 Embajada en VENEZUELA 7 Consulado Gral. En MILÁN - ITALIA

8 Misión ante ORG. INT. (Ginebra -Suiza) 8 Consulado Gral. en BUENOS AIRES - ARG.

PETAENG 12ª Versión ₁₁

Nº MISIONES DIPLOMÁTICAS Nº OFICINAS CONSULADOS

9 Embajada en la SANTA SEDE 9 Consulado en MENDOZA - ARG.

10 Embajada en ITALIA 10 Consulado en ROSARIO - ARG.

11 Embajada en PARAGUAY 11 Consulado en JUJUY - ARG.

12 Embajada en CANADA 12 Consulado en POCITOS - ARG.

13 Embajada en PANAMA 13 Consulado en SALTA - ARG.

14 Embajada en COLOMBIA 14 Consulado en VIEDMA - ARGENTINA 15 Embajada en URUGUAY 15 Consulado en CORDOBA - ARG.

16 Embajada en RUSIA 16 Consulado en ORAN - ARG.

17 Embajada en FRANCIA 17 Consulado en LA QUIACA - ARG.

18 Deleg. Permanente ante la UNESCO 18 Consulado en COMODORO RIVADAVIA - ARG.

19 Embajada en BRASIL 19 Consulado Gral. en SANTIAGO-CHILE 20 Embajada en EGIPTO 20 Consulado Gral. en ARICA-CHILE 21 Embajada en IRAN 21 Consulado en ANTOFAGASTA - CHILE 22 Emb. en EE. UU. 22 Consulado en IQUIQUE - CHILE 23 Misión Ante NN.UU. 23 Consulado en CALAMA-CHILE 24 Misión Ante O.E.A. 24 Consulado en CUSCO-PERU 25 Embajada en CHINA-BEIJING 25 Consulado Gral en LIMA - PERÚ 26 Embajada en LA HAYA-HOLANDA 26 Consulado en PUNO-PERU 27 Embajada en ARGENTINA 27 Consulado en TACNA-PERU

28 Emb. BELGICA M. Ante COM.

EUROPEA 28 Consulado en ILO-PERU

29 Embajada en SUECIA 29 Consulado Gral. en SAO PABLO - BRASIL

30 Embajada en AUSTRIA 30 Consulado Gral. en RIO DE JANEIRO – BRASIL

31 Embajada en NICARAGUA 31 Consulado en CORUMBA - BRASIL 32 Embajada en ALEMANIA 32 Cons. en GUAJARA MIRIN R.F. - BRASIL 33 Embajada en MEXICO 33 Consulado en CACERES - BRASIL 34 Embajada en COSTA RICA 34 Consulado en BRASILEIA - BRASIL

35 Embajada en DINAMARCA 35 Consulado Gral. en LOS ANGELES - EE.UU.

36 Embajada en ECUADOR 36 Consulado Gral. en MIAMI - EE.UU.

37 Embajada en INDIA 37 Consulado Gral. en WASHINGTON - EE.UU.

38 Consulado en HOUSTON - EE.UU.

39 Consulado Gral. en NUEVA YORK EE.UU.

40 Consulado Gral. en GINEBRA - SUIZA

PETAENG 12ª Versión ₁₂

Nº MISIONES DIPLOMÁTICAS Nº OFICINAS CONSULADOS

41 Viceconsulado en PILAR - ARG.

42 Viceconsulado en LA PLATA - ARG.

43 Viceconsulado en LA MATANZA - ARG.

Fuente: Ministerio de RR.EE. – Dirección Gral. de Asuntos Administrativos

PETAENG 12ª Versión ₁₃

CAPITULO II

ACTIVIDAD PROFESIONAL PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS

a) PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El ámbito del control de recursos financieros, se constituye en uno de los problemas más sensibles y delicados de toda organización, más aún en las instituciones estatales, lo que ha llevado a establecer ciertos mecanismos de fiscalización en cada institución, considerando su característica propia. Es el caso de Ministerio de Relaciones Exteriores que, por su naturaleza, debe cubrir las necesidades del funcionamiento del servicio exterior que comprende a las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares acreditadas exterior de Bolivia, lo cual exige un presupuesto sustancial del Ministerio citado. Es así que en el marco de la Ley Nº 1178 del Sistema de Administración, Fiscalización y Control Gubernamental (Ley SAFCO) (Anexo N° 2), se crea la Unidad de Control Financiero del Servicio Exterior, mediante Resolución Ministerial Nº 254/2015 de fecha 07 de octubre de 2002. (Anexo N° 4)

Cabe resaltar que la creación de dicha Oficina, (Unidad en ese entonces) obedece a la necesidad anteriormente señalada, además de haber sido producto de una recomendación de la Contraloría General de la Republica (hoy del Estado), efectuada mediante Informe: EX/P12/F98-S1 (PM01/2) Informe de Seguimiento a la Implantación de Recomendaciones del Informe de Auditoría Nº EL/0P12/F98- S1(PM00/1/), en el numeral 1.26 “Rendiciones de Cuentas por parte del Servicio Exterior” (Recomendación Nº 40), con la indicación prohibitiva que la Unidad de Auditoría Interna efectúe este tipo de controles.

En este contexto, y en la implementación de dichos controles, se han podido establecer debilidades, tanto en la misma área organizacional como de los funcionarios designados al servicio exterior (Misiones Diplomáticas y Oficinas

PETAENG 12ª Versión ₁₄ Consulares de Bolivia acreditadas en el Exterior), los cuales se puntualizan de la siguiente manera:

 No existía un control periódico a los descargos del servicio exterior.

 No existía sistema contable alguno que coadyuve en la elaboración de las rendiciones de cuenta a los funcionarios en el servicio exterior.

 Existía una reglamentación básica para la rendición de cuenta denominado

“Manual de Procedimiento Administrativo para las Embajadas, Representaciones Permanentes y Consulados Bolivianos Acreditados en el Exterior”

 Al no existir un área específica y especializada en estos controles, no se contaba con funcionarios especializados en tales tareas, las cuales se encomendaban a un funcionario de la Unidad Financiera, que además tenía diferentes labores encomendadas.

 Existía y se mantiene como una debilidad desde gestiones pasadas, y en diversas administraciones del Estado, una ausencia de eficiencia en la designación de funcionarios públicos para que desempeñen las labores financieras (manejo de recursos y rendiciones de cuenta) en la Misiones Diplomáticas y Consulados de Bolivia en el Exterior. Lo cual repercute en el trabajo cotidiano de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, puesto que, constantemente se debe capacitar a tales funcionarios de manera minuciosa, tomando en cuenta que no poseen, en su generalidad, con formación en el área financiera contable.

Este es uno de los aspectos problemáticos que influye negativamente en las actividades de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, considerando que se debe dedicar tiempo extra a la solución de inconvenientes generados por la falta de conocimiento de dichos funcionarios en temas financieros, quienes presentan las siguientes dificultades en el desarrollo de sus funciones:

PETAENG 12ª Versión ₁₅

 Desconocimiento de la elegibilidad de los gastos que se pueden realizar (apropiación incorrecta de los gastos en partidas presupuestarias).

 Desconocimiento de la normativa vigente (ejem. Ley SAFCO, Ley Financial, Clasificadores Presupuestarios de cada gestión, Reglamentación interna).

 Mala aplicación de la reglamentación interna, por el propio desconocimiento del manejo financiero estatal.

 Uso deficiente del Sistema Informático de Control Financiero (denominado SICOF), el cual no se presenta como un método informático amigable para el manejo de personas que no están familiarizadas con temas financiero contables; por tanto, se requiere constantemente de asistencia para solucionar los problemas emergentes del mismo.

 Demora en la presentación oportuna de informes financieros (rendiciones de cuenta), lo que retrasa el trabajo en la revisión y establecimiento de observaciones evidenciadas, las cuales podrían ser subsanadas antes de que pudiesen generar algún daño económico al Estado.

 Presentación tardía de información solicitada, cuando es requerida para la autorización de actividades instruidas por autoridades superiores.

 Desconocimiento y adecuación a la normativa del país sede que, si bien, sólo se puede obtener con la permanencia y cotidianidad en el país sede; sirve como un parámetro eficaz el manejo, en nuestro país, del tema público referido a la gestión pública.

 Sobre el punto anterior y a causa del mismo, personal de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, se ha visto en la necesidad de efectuar verificaciones y resolución de problemas in situ, es decir acudir a países donde se encuentran los enclaves territoriales a solucionar ciertos inconvenientes. Los cuales se puntualizan de la siguiente manera:

 Efectuar las gestiones necesarias ante instituciones de los países

PETAENG 12ª Versión ₁₆ sede para la solucionar ciertos problemas.

 Ciertos casos de apertura de cuentas bancarias, junto con autoridades de las Misiones Diplomáticas y/u Oficinas Consulares (Embajadores y/o Cónsules Generales y Cónsules);

 Efectuar cruce de información con proveedores de los países sede, a objeto verificar descargos.

 Corrección in situ de los descargos presentados por el Servicio Exterior, considerando el cruce de información con proveedores de bienes y servicios de los países sede.

 Se ha tenido que coadyuvar, asesorar y estar presentes en ciertas adquisiciones mayores como compra, reparaciones y/o remodelaciones de inmuebles y compra de vehículos, a objeto de que las mismas cumplan con los requisitos del país sede y también se enmarquen dentro de nuestra normativa.

 Se ha tenido que verificar pagos por juicios laborales instaurados por el personal local (empleados contratados por las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares en el país sede que no pertenecen a la planta del Ministerio de Relaciones Exteriores), originados por la firma de contratos mal elaborados en gestiones pasadas.

 Se ha coadyuvado en auditorias especiales juntamente al área de Auditoria Interna, por el mal manejo de recursos de parte de funcionarios y ex funcionarios.

Tales falencias mencionadas anteriormente, son solamente una muestra de la implicancia que pueden ocasionar designaciones improvisadas.

Tomando en cuenta la importancia del nombramiento de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, tanto en el Servicio Central como en el Servicio Exterior, y las consiguientes consecuencias, es importante hacer mención a la norma vigente por

PETAENG 12ª Versión ₁₇ lo cual se designan a los mismos, esta es la Ley Nº 465 del Servicio de Relaciones Exteriores (Anexo N° 3), que menciona en su Artículo Nº 41 (Requisitos) Para el ingreso y el desempeño de funciones públicas en el Ministerio de Relaciones Exteriores, se deben cumplir los siguientes requisitos:

1. Contar con nacionalidad boliviana.

2. Ser mayor de edad

3. Vencer satisfactoriamente el concurso de méritos y/o examen de competencia, cuando corresponda. Para el ingreso a un rango diplomático se deberá acreditar la Conclusión del curso de capacitación de la Academia Diplomática Plurinacional o su equivalente, o haber recibido invitación expresa de la Ministra o el Ministro de Relaciones Exteriores por su condición profesional, personalidad, experticia o técnica de reconocida trayectoria o compromiso social.

4. Cumplir con los deberes militares, en caso de varones.

5. No hallarse comprendida o comprendido en los casos de prohibición y de incompatibilidad establecidos en la Constitución Política del Estado y en la presente Ley.

6. No tener pliego de cargo ejecutoriado en materia coactiva fiscal, sentencia ejecutoriada en materia Civil Ordinaria por deudas con el Estado, sentencia condenatoria ejecutoriada en materia Penal, pendientes de cumplimiento ni auto o resolución final ejecutoriada de Sumario Administrativo con sanción de destitución, hasta un año de emitido el fallo.

7. Hablar al menos dos idiomas oficiales del estado Plurinacional de Bolivia. Dicho requisito se aplicará progresivamente, según manda la Constitución Política del Estado.

8. Presentar la Declaración Jurada de Bienes y Rentas ante la Contraloría General del Estado.

9. Cumplir los requisitos mínimos del perfil del cargo correspondiente,

PETAENG 12ª Versión ₁₈ presentando los documentos respaldatorios. (Estado Plurinacional de Bolivia, 2013, pág. 52)

Tales requisitos son generales y de forma, no de fondo. A esto se le añade, la inexistencia de manuales de funciones para las convocatorias, elección y designaciones de funcionarios, los cuales establezcan parámetros mínimos de conocimientos específicos para cada área.

En este contexto, se puntualiza que la problemática fundamental, objeto del presente análisis, ha sido la creación de una dependencia especializada dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores para efectuar el control y supervisión de los recursos financieros remitidos a las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares para su normal funcionamiento y realización de actividades en el marco de sus competencias.

b) IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

1. Alcance

1.1 Alcance temporal. El alcance del presente análisis comprende el periodo analizado desde la gestión 2002 a la fecha, lapso de tiempo en al cual se desarrollaron las actividades dentro de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior; área organizacional que se crea en el mes de octubre 2002, a recomendación de la Contraloría General de la Republica (en ese entonces).

De la misma forma, el tiempo de análisis y elaboración de la presente Memoria Laboral abarca el periodo comprendido entre diciembre de 2018 a abril de 2019.

1.2 Alcance Económico. La Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, controla la totalidad de los recursos remitidos al Servicio Exterior (Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares Acreditadas en el Servicio

PETAENG 12ª Versión ₁₉ Exterior, lo que se traduce en aproximadamente un 80% de los recursos financieros asignados al Ministerio de Relaciones de parte del Tesoro General del Estado. Estos recursos remitidos comprenden las asignaciones presupuestarias para el funcionamiento de tales enclaves territoriales bolivianos (Gastos de Funcionamiento); compra de activos (bienes muebles, inmuebles, vehículos y otros); haberes del personal designado (diplomático y administrativo), actividades de carácter oficial (protocolares, culturales y comerciales), además de otros recursos extraordinarios destinados a la participación y representación de Bolivia y Programas especiales.

1.3 Alcance social político. El estudio se centra fundamentalmente en el Ministerio de Relaciones Exteriores que, en base a la identificación de la ausencia de controles específicos en su estructura, y a recomendación de la Contraloría General del Estado (Republica en ese entonces), fortalece la Dirección General de Asuntos Administrativos, incorporando orgánicamente la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, área organizacional foco del presente análisis.

En este contexto, se observa la implementación de políticas públicas en pro de la transparencia del manejo de recursos destinados a objetivos específicos, aspecto que tiene su incidencia en la sociedad en su conjunto.

c) OBJETIVO

1. General

Presentar las actividades realizadas en el proceso de control interno de los recursos asignados al Servicio Exterior del Estado Plurinacional de Bolivia (Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares), a partir de la creación de un área especializada dentro de la estructura institucional del Ministerio de Relaciones Exteriores, denominada Oficina de Control Financiero del Servicio

PETAENG 12ª Versión ₂₀ Exterior, la cual es descrita de acuerdo a las funciones que realiza.

2. Específicos

 Detallar las acciones llevadas a cabo, para la mejora de los controles internos de recursos específicos, destinados al servicio exterior.

 Identificar las falencias por las que se atravesó durante la implementación de los controles.

 Mencionar cómo afecta la dotación de personal destinado al Servicio Exterior, en el trabajo de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior. Resumir el manejo del Sistema de Control Financiero SIFOF (Anexo N° 11), instrumento esencial para el registro de transacciones financieras y elaboración de rendiciones de cuenta.

PETAENG 12ª Versión ₂₁ d) DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL EN

RELACIÓN CON LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

El Ministerio de Relaciones Exteriores, es una repartición del Estado, que se ocupa de las relaciones internacionales del Estado Plurinacional de Bolivia, debiendo, por lo tanto, cubrir los gastos de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares acreditadas en el Exterior. En este contexto, destina recursos específicos para el funcionamiento de tal servicio. Este presupuesto se constituye en casi un 80% del presupuesto total asignado a esa repartición, motivo por el cual se requiere de mecanismos de control para efectuar el seguimiento y supervisión de dichos recursos. Es de esta forma que, se pasa a describir el procedimiento establecido en el Reglamento para Rendición de Cuentas en el Servicio Exterior, instituido mediante Resolución Ministerial S – E, Nº 106/2014 de fecha 01 de diciembre de 2014, en actual vigencia, y otras normas utilizadas para el control de tales recursos.

La Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, área organizacional parte de la Unidad Financiera y dependiente de la Dirección General de Asuntos Administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores, fue creada el 7 de octubre de 2002, a través de Resolución Ministerial Nº 254/2002.Es en este marco que, la Oficina mencionada, comienza la revisión de la ejecución de los recursos remitidos al Servicio Exterior, contando en principio con un Jefe de Unidad y cuatro funcionarios para la revisión de 34 Embajadas y Misiones, y 34 Consulados, número de servidores públicos que posteriormente se consideró insuficiente para el volumen de trabajo.

Las labores que se llevan a cabo, consisten en la revisión de las rendiciones de cuenta por los recursos enviados mensualmente al Servicio Exterior, para el funcionamiento normal de las Misiones y Oficinas Consulares.

El procedimiento para el envío de los recursos mencionados es el siguiente:

PETAENG 12ª Versión ₂₂ Los recursos que se remiten son transformados en dólares estadunidenses al tipo de cambio oficial de la fecha. Para tal efecto, de compran divisas al Banco Central de Bolivia para ser remitidos de manera trimestral (Anexo N° 12) a cada una de las Misiones y Oficinas Consulares de Bolivia en el Exterior, remesas bancarias enviadas a través del Banco intermediario J.P. Morgan Chase, el cual se encarga de distribuirlas.

Cada Misión u Oficina Consular cuenta con una asignación de recursos diferente (techo presupuestario mensual), lo cual es determinado en función al costo de vida de cada país.

Una vez ejecutado el gasto, cada Misión debe proceder a la rendición de cuentas mensual por lo recursos remitidos. Los descargos deben ser elaborados en el marco, fundamentalmente, de la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales de fecha 20 de julio de 1990 (Anexo N° 2), y del Reglamento para Rendición de Cuentas en el Servicio Exterior, instituido según Resolución Ministerial S.E. Nº 106/2017 de fecha 01 de diciembre de 2014 (Anexo N° 5), normas sobre las cuales se apoya tanto la elaboración de dichos descargos como la revisión y evaluación de los mismos.

En este contexto, se detalla, de manera resumida, el procedimiento utilizado por el Servicio Exterior para la rendición de cuentas

 Todas las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares, tienen la obligación de rendir cuentas mensualmente de los recursos que reciban.

 El Jefe de Misión u Oficina Consular (Embajador o Cónsul) es el directo responsable, de los descargos presentados conjuntamente el Encargado Administrativo.

 El Encargado Administrativo, es el quien debe elaborar las rendiciones de

PETAENG 12ª Versión ₂₃ cuenta, bajo la supervisión del Jefe de Misión.

 El manejo de los recursos con los que cuentan las Misiones y Oficinas Consulares deben obligatoriamente ser mantenidos en cuentas bancarias.

 La elaboración de las rendiciones de cuenta sigue resumidamente, los siguientes pasos:

 Registro de transferencias, que comprende el registro de las remesas recibidas de parte del Tesoro General del Estado y otros ingresos que pudieran darse en el transcurso del mes por diferente índole (devolución de impuestos, devoluciones por gastos observados y otros). (Anexo N° 16)

 Registro de los gastos, (pago de servicios básicos, actividades protocolares, culturales, comerciales, documentación de ciudadanos bolivianos en el exterior y otras actividades inherentes a las funciones del servicio exterior); para tal efecto, debe sustentarse cada gasto con documentación necesaria y suficiente. (Facturas y/o recibos oficiales, informes, contratos y otros). (Anexo N° 17)

 El envío de manera física de tales rendiciones a La Paz, debe efectuársela a los 20 días posteriores al mes que corresponde la rendición de cuentas en Valija Diplomática, vía correo rápido (Courier)

 Todo este procedimiento, es efectuado a través del Sistema de Control Financiero (SICOF), en el cual se realizan y elaboran de manera ordenada las rendiciones de cuenta, desde el simple registro de un ingreso hasta la conciliación bancaria.

De acuerdo al Manual del Sistema de Control Financiero, los objetivos del mismo, son los siguientes:

 Facilitar la estandarización de los procesos de ejecución y

PETAENG 12ª Versión ₂₄ rendición de gastos de funcionamiento y programas.

 Facilitar el control del gasto y registro de los movimientos contables.

 Minimizar errores en los cálculos.

 Facilitar la aplicación del Reglamento para Rendición de Cuentas en el Servicio Exterior.

 Contar con información oportuna para la toma de decisiones.

 Transparentar la ejecución de gastos de Funcionamiento y Programas. (Dirección Gral. de Asuntos Administrativos , 2012, pág. 1)

De la misma manera se describen las características de dicho Sistema (Sistema de Control Financiero SICOF): (Anexo N° 11)

 Aplicación integrada en el Portal del Ministerio de Relaciones Exteriores, con alcance a todas las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares en el Exterior.

 Manejo de monedas de cada país y modalidad del tipo de cambio.

 Capacidad de manejar varios Programas de gasto.

 Manejo de periodos contables.

 Seguridad basada en roles.

 Encriptación en la comunicación. (Dirección Gral. de Asuntos Administrativos , 2012, pág. 1)

PETAENG 12ª Versión ₂₅ Ilustración 3 Sistema de Control Financiero del Servicio Exterior

SICOF

Fuente: MRE – Dirección Gral. de Asuntos Administrativos (htto://portalmre.rree.gob.bo)

Las acciones enunciadas precedentemente son llevadas a cabo por el Servicio Exterior. Como contraparte, la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, efectúa la revisión a tales rendiciones de cuenta en el ámbito del control interno, En tal sentido, las funciones específicas realizadas por la oficina citada, son las siguientes:

 Revisión y seguimiento constante y periódico de las rendiciones de cuenta de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares

 Elaboración cuatrimestral de reportes referentes a las revisiones efectuadas.

 Producto de estas revisiones, y al identificarse observaciones, estas son puestas a conocimiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares, mediante informes periódicos, las cuales que deben ser

PETAENG 12ª Versión ₂₆ subsanadas en un plazo no mayor a 30 días calendario; en caso que no se cumpliera con el descargo correspondiente y satisfactorio de tales observaciones, estas son derivadas a otras instancias para el inicio de procesos administrativos o incluso penales, dependiendo de la magnitud del incumplimiento a la norma. (Anexo N° 6)

 Dicha área organizacional, se constituye en una instancia evaluadora de la gestión de Jefes de Misión, Ex Jefes de Misión y otros funcionarios (Embajadores, Cónsules, personal diplomático y administrativo), quienes a través del manejo económico demuestran su eficiencia o por el contrario las falencias en el manejo de recursos, lo cual se refleja en el contenido de los informes evacuados por la Oficina mencionada que, a su vez brinda su conformidad o no para que tales funcionarios continúen en funciones y/o puedan beneficiarse con las prestaciones económicas que por ley les corresponde (gastos de instalación, reinstalación y retorno), lo cual se refrenda mediante un Certificado de Conformidad de Gastos.

PETAENG 12ª Versión ₂₇

CAPITULO III

ALCANCES EN LA SOLUCION DEL PROBLEMA a) MARCO CONCEPTUAL

 Misiones Diplomáticas. - El termino Misión Diplomática comprende a las Embajadas, Representaciones y /o Delegaciones Permanentes (acreditadas ante organismos internacionales como la OEA, ONU y ALADI).

 Oficinas consulares. - Engloba a los Consulados Generales, Consulados y Viceconsulados.

 Centro Emisor de Pasaportes. - Oficinas que emite los pasaportes bolivianos para toda la región donde existen enclaves bolivianos (con sede en Washington D.C. – EE.UU. y Madrid – España).

 Jefes de Misión y Jefes de Oficinas Consulares. – Los Jefes de Misión son los Jefes de las Embajadas, Representaciones y/o Delegaciones Permanentes; también fungen como tales los Encargados de Negocios, quienes asumen temporalmente la responsabilidad de tales Misiones Diplomáticas.

Los Jefes de Oficinas Consulares se denominan a los Cónsules Generales, Cónsules, Vicecónsules o Agentes Consulares.

 País Receptor. Es el país que acoge a las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de Bolivia en el exterior.

 Gastos de Funcionamiento. Aquellos recursos financieros asignados por el Ministerio de Relaciones Exteriores a las Misiones Diplomáticas y

PETAENG 12ª Versión ₂₈ Oficinas Consulares acreditadas en el Exterior, a objeto de cumplir obligaciones inherentes a su funcionamiento.

 Programas Específicos. - Aquellos recursos asignados por el Ministerio de Relaciones Exteriores a las Misiones Diplomáticas u Oficinas Consulares acreditadas en el exterior, para ejecutarse de manera exclusiva en objetivos específicos, como ser; Programa de Documentación de Apoyo a Ciudadanas Bolivianas y Bolivianos; Membrecía no permanente en el Consejo de Seguridad de la ONU y otros. (Min.de RR.EE., 2014)

b) MARCO LEGAL

1. Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales (Anexo N° 2)

Capítulo 1 Finalidad y ámbito de aplicación Artículo 1

a) “Programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y el uso eficaz y eficiente de los recursos públicos para el cumplimiento y ajuste oportuno de las políticas, los programas, la prestación de servicios y los proyectos del Sector Publico;”

b) “Disponer de información útil, oportuna y confiable asegurando la razonabilidad de los informes y estados financieros;”

c) “Lograr que todo servidor público, sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad por sus actos rindiendo cuenta no solo de los objetivos a que se destinaron los recursos públicos que le fueron confiados, sino también de la forma y resultado de su aplicación:”

d) “Desarrollar la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el manejo incorrecto de los recursos del Estado.” (Min. Hacienda, 1990, pág. 1)

PETAENG 12ª Versión ₂₉ 2. Ley Nº 465, LEY DEL SERVICIO DE RELACIONES EXTERIORES DEL

ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA, 19 DE DOCIEMBRE DE 2013.

(Anexo N° 3)

Artículo 15º, Numeral 13 (FUNCIONES DE LA EMBAJADORA O EL EMBAJADOR); Artículo 17º, Numeral 14 (FUNCIONES DE LA REPRESENTANTE O EL REPRESENTANTE PERMANENTE ANTE ORGANISMOS INTERNACIONALES) y Artículo 19º, Numeral 21 (FUNCIONES CONSULARES).

“Asegurar, en coordinación con la Dirección General de Asuntos Administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores, bajo principios de eficacia, eficiencia y economía, la administración de los recursos asignados, la conservación, mantenimiento, inventariación periódica y baja de los bienes inmuebles y muebles, según corresponda.” (Estado Plurinacional de Bolivia, 2013, págs. 28,32,38)

Artículo 24º.- (SISTEMAS Y REGÍMENES DE ADMINISTRACIÓN, ASIGNACIÓN Y DISPOSICIÓN DE RECURSOS)

I. Por las características especiales del Servicio de Relaciones Exteriores, el Ministerio de Relaciones Exteriores podrá adoptar sistemas de administración gubernamentales especiales y acordes a las actividades, operaciones, transacciones y funciones del Servicio Exterior; así como regímenes salariales diferentes a los establecidos para la Administración Publica Central, considerando el costo de vida en el país sede de funciones.” (Estado Plurinacional de Bolivia, 2013, pág. 41)

Artículo 28º.- (PRUEBA PARA EL INICIO DE LAS ACCIONES) El retraso, la falta o insuficiencia de rendición de cuentas atribuible a la autoridad jerárquica competente de la Oficina respectiva del Servicio Exterior,

PETAENG 12ª Versión ₃₀ equivale al incumplimiento de una obligación con el Estado, a cuyo efecto, la Dirección General de Asuntos Administrativos, elaborará un Informe de Control Financiero debidamente sustentado, que previo criterio legal, comunicación al involucrado, recepción y evaluación de su descargos , aclaraciones o justificativos, y aprobación de la Ministra o el Ministro de Relaciones Exteriores, constituirá prueba para iniciar directamente la acción judicial, civil penal administrativa, ejecutiva u otra que corresponda. (Estado Plurinacional de Bolivia, 2013, pág. 43)

Artículo 44º (Deberes)

2. Desarrollar sus funciones, atribuciones y deberes administrativas, con puntualidad, celeridad, economía, eficiencia, eficacia, oportunidad, probidad y con pleno sometimiento a la normativa interna que regula el ejercicio de sus funciones. (Estado Plurinacional de Bolivia, 2013, pág. 62)

3. REGLAMENTO PARA RENDICIÓN DE CUENTAS EN EL SERVICIO EXTERIOR, R. M. Nº 106/2014 de 01/12/2014 (Anexo N° 5)

Artículo 1. OBJETO

“El Presente reglamento tiene por objeto normar los procedimientos para la administración, control y rendición de cuentas de los recursos de Gastos de Funcionamiento, haberes y Programas Específicos, asignados a las Misiones Diplomáticas, Representaciones ante Organismos Internacionales y Oficinas Consulares, acreditadas en el exterior, en el marco del presupuesto aprobado para el Ministerio de Relaciones Exteriores.” (Min.de RR.EE., 2014, pág. 1)

Artículo 6. RESPONSABLES DE LA PRESENTACION DE DESCARGOS

“El Jefe de la Misión Diplomática o Jefe de la Oficina Consular y el Encargado Administrativo, asumen de manera solidaria, la responsabilidad por los descargos presentados y por la manera en la que se administren los

PETAENG 12ª Versión ₃₁ recursos asignados.

Cuando el Encargado Administrativo sea Personal Local (bajo contrato u otra modalidad analógica), asume la responsabilidad de los descargos, el Jefe de la Misión Diplomática o Jefe de la Oficina Consular.

El Jefe de la Misión Diplomática o Jefe de la Oficina Consular y el Encargado Administrativo, tienen la obligación de controlar el cumplimiento de pago de los servicios básicos y otras obligaciones dentro de los plazos establecidos por las normas del país receptos de manera oportuna, siendo de su exclusiva responsabilidad, el pago de multas o sanciones ocasionadas por el retraso en el pago de las obligaciones señaladas.”

(Min.de RR.EE., 2014, pág. 4)

Artículo 19. FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL FINANCIERO

“Los servidores y servidoras públicas responsables de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, dependiente de la Unidad Financiera de la Dirección General de Asuntos Administrativos, tienen las siguientes funciones:

a) Revisar y efectuar seguimiento constante de las rendiciones de cuenta de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares.

b) Cuatrimestralmente emitir reportes de las revisiones de los descargos remitidos por la Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares, hasta treinta (30) días calendario, posteriores a la conclusión del cuatrimestre.

c) Prestar asesoramiento administrativo financiero a las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares.

d) Mantener un Archivo permanente, Inventariado y adecuado de la documentación que se reciba y se genere.

PETAENG 12ª Versión ₃₂ e) Atender y responder solicitudes de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares.

f) Efectuar el seguimiento a la ejecución presupuestaria de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares.

g) Cumplir otras funciones afines que le sean asignadas por su inmediato superior.” (Min.de RR.EE., 2014, pág. 19)

c) MARCO TEORICO

1. Proceso Administrativo. - Como se conoce el Proceso Administrativo comprende cinco etapas: Planeación, Organización, Integración, Dirección y Control. Si bien el tema del presente análisis, está incluido en cada una de estas etapas, nos abocamos fundamentalmente al Control.

El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones. (Münch Galindo, 2007, pág. 55)

El siguiente cuadro resume las técnicas del Control:

PETAENG 12ª Versión ₃₃ Ilustración 4 Proceso administrativo - Control

Etapa/Concepto Importancia Etapas/proceso Principio Técnicas Establecimiento

de los estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de

comparar, corregir desviaciones, prevenirlas y mejorarlas continuamente

-Sirve para comprobar la efectividad de la gestión.

--Promueve el aseguramiento de la calidad

-Protege los activos de la empresa -Establece las medidas para prevenir errores reducir costos y tiempo

-Establecimiento de estándares -Medición -Corrección

Retroalimentación

De la función controlada -De las desviaciones -Autocontrol -Excepción

-Sistemas de Información -Gráficas y diagramas -Estudio de métodos -Indicadores -Control Interno -Métodos Cuantitativos

Fuente: Munch Galindo, Lourdes - Administración

2. Recursos financieros- son los elementos monetarios de que dispone la empresa para ejecutar sus decisiones; éstos provienen de las aportaciones de los socios, las utilidades y las ventas, así como de los préstamos, créditos y emisión de valores. El funcionamiento de cualquier organización requiere dinero. La inversión inicial proviene del propietario y de los socios.

También es posible obtener financiamiento a través de préstamos bancarios, créditos industriales o comisión de acciones. Toda empresa necesita capital suficiente para poder operar. De la adecuada asignación, planeación y control de recursos financieros depende el logro de los objetivos de la organización. (Münch Galindo, 2007, pág. 153)

PETAENG 12ª Versión ₃₄ 3. Reclutamiento, selección, contratación, promoción y transferencia de personal. La selección de personal para que sea válida debe sustentarse en el análisis del puesto que sirve como guía de todo el proceso de selección. De lo contrario, si se realiza de manera empírica, con base en corazonadas o recomendaciones, puede elegirse a personal ineficiente o que no reúna el perfil requerido por la organización, lo cual origina consecuencias que van desde la baja productividad, y altos costos, hasta otras más graves e irreversibles. Para efectuar un proceso científico de selección de personal deben realizarse las siguientes etapas: 1.

Recepción preliminar de candidatos. Revisión de la documentación del candidato para asegurar si reúne los requisitos básicos. 2. Elaboración de solicitud de empleo. Se usa para conocer los datos del solicitante y para llevar a cabo la entrevista inicial. 3. Entrevista previa. Sirve para determinar si el candidato reúne los requisitos del perfil del puesto. Se utiliza para hacer una evaluación rápida de qué tan aceptable es el candidato. 4.

Aplicación de pruebas de conocimientos. Las pruebas y exámenes de admisión son indispensables para evaluar las capacidades, aptitudes y competencias de los candidatos. 5. Entrevista profunda. Su objetivo es comprobar la autenticidad de la información y evaluar aspectos más específicos acerca de las competencias del candidato. 6. Aplicación de pruebas psicométricas y de personalidad. Para evaluar la inteligencia, personalidad y salud mental de los aspirantes. 7. Entrevista de selección.

Se realiza con el jefe inmediato para constatar que reúne todos los requisitos. 8. Encuesta socioeconómica. Investigación de antecedentes y verificación de referencias. Se comprueba la veracidad de la información proporcionada en la solicitud y en la entrevista. 9. Examen médico. Consiste en una revisión de salud física del empleado; para ello se recurre a clínicas o consultorios médicos. 10. Contratación. Cuando el candidato ha aprobado todas las etapas anteriores, se realiza la entrevista de contratación donde se le informa su aceptación y las condiciones del trabajo y del puesto. 11.

Inducción. Es la introducción y bienvenida hacia la empresa, los compañeros y el puesto. (Münch Galindo, 2007, págs. 176,177)

PETAENG 12ª Versión ₃₅ 4. Planeación financiera y presupuestos Los presupuestos sirven para planear y controlar las actividades plasmadas en el plan estratégico, y expresarlas en dinero y volúmenes, controlar los ingresos y egresos, así como efectuar el seguimiento del logro de los planes y evaluar los resultados. (Münch Galindo, 2007, pág. 187)

5. Control. En las organizaciones contemporáneas, la palabra control no resulta del todo satisfactoria, ya que implica, al igual que la palabra dirección, que la actividad debería llevarse a cabo siguiendo pautas dictatoriales y autocráticas. Éste, por supuesto, no es el caso, aunque en una circunstancia específica un administrador podría actuar de esa forma.

La esencia de esta función consiste en regular el trabajo de quienes un administrador es responsable. La regulación podría realizarse de distintas formas, incluyendo el establecimiento anticipado de estándares de desempeño, la supervisión continua (en tiempo real) del desempeño y, de manera significativa, la evaluación del desempeño general. Los resultados de la evaluación se retroalimentan al proceso de planeación. Por consiguiente, es importante considerar estas cuatro funciones administrativas como partes de un proceso recíproco y recurrente. (Hitt, Black, & Porter, 2006, pág. 26)

6. Presupuestos. El presupuesto para gastos es otro de los presupuestos comunes. En general un presupuesto para gastos comprende todas las actividades primarias en las cuales la unidad u organización planea gastar dinero, así como la cantidad que se asignó a cada rubro para el próximo año. De hecho, casi todas las organizaciones con fines de lucro y sin ellos, de tamaño mediano a grande, manejan presupuestos de gastos con propósitos tanto de planeación como de control. (Hitt, Black, & Porter, 2006, pág.

287).

PETAENG 12ª Versión ₃₆ 7. Control, financiero y presupuestal, contienen elementos de sistemas de control tanto táctico como estratégico. En el grado en que se centran en la organización completa, tienden a dirigirse más al extremo estratégico del continuo, y cuanto más se centren en unidades específicas dentro de la organización como un todo, tenderán a ir al extremo táctico. Se ha elegido analizarlos en esta sección debido a que con más frecuencia se centran en unidades organizacionales, pero hay que recordar que también se les utiliza para ciertas consideraciones de control estratégico, en especial los controles financieros. Controles financieros Éstos incluyen varias razones cuantitativas importantes que involucran estadísticas financieras clave.

Aunque tales datos financieros siempre se generan al nivel de toda la organización, así como al de unidad organizacional, son útiles en especial a nivel de ésta como forma de control táctico. (Hitt, Black, & Porter, 2006, pág. 581)

PETAENG 12ª Versión ₃₇

CAPITULO IV

DESCRIPCION DE LA SOLUCION AL PROBLEMA - DESARROLLO DE LA SOLUCION Y RESULTADOS

Por lo descrito anteriormente, se puede advertir que el problema puesto en análisis, en base a la experiencia propia, se traducía en la ausencia de control y supervisión de los recursos financieros remitidos al servicio exterior de Bolivia (Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares), para el mantenimiento y funcionamiento de las mismas. Obteniéndose resultados favorables con la creación e implementación de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior que es parte de la Unidad Financiera y dependiente de la Dirección General de Asuntos Administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

El crecimiento y fortalecimiento de la Oficina mencionada, ha sido gradual y secuencial, gracias a la inclusión de más funcionarios designados específicamente a estos controles y la implementación de normativa actualizada, la cual se ha ido mejorando en base a los problemas detectados en las revisiones efectuadas.

Es en este entendido que, en el transcurso de la permanencia en dicha Oficina, se ha aportado fundamentalmente con la experiencia en la supervisión y control de dichos recursos, a través de las constantes, permanentes y periódicas revisiones de las rendiciones de cuenta remitidas por el Servicio Exterior al Servicio Central del Ministerio de Relaciones Exteriores. Dichas actividades de control no solo se limitan a tales revisiones, también se realizan sub operaciones cotidianas como autorización de gastos, asesoramiento, solución de temas financieros y otros. De la misma manera, las actividades realizadas están estrechamente interrelacionadas con otras reparticiones del Ministerio citado, como Presupuestos, Activos Fijos, Recursos Humanos, Auditoría Interna, Área Jurídica y Área de Planificación, lo que la sitúa en un área de suma importancia en la estructura organizacional.

PETAENG 12ª Versión ₃₈ En este contexto, se plantea el siguiente cuadro comparativo que muestra el problema inicial y la solución implementada para el cumplimiento de los objetivos.

Ilustración 5 Cuadro comparativo referente a los controles previos y posteriores a la creación de la Oficina de Control Financiero del Servicio

Exterior Controles antes de creación de la

Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior

Controles posteriores a la creación de la Oficina de Control Financiero

del Servicio Exterior No existía una oficina dedicada

exclusivamente al control y supervisión de los recursos remitidos al Servicio Exterior.

La revisión era efectuada por funcionarios de la Dirección Financiera (en ese entonces), de manera esporádica y no periódica consecutiva.

Creación de la Oficina de Control Financiero del Servicio Exterior, mediante Resolución Ministerial Nº 254/2002 de 07 de octubre de 2002.

Existencia de un “Manual de Procedimiento Administrativo – Financiero, para Embajadas Representaciones Permanente y Consulados Bolivianos Acreditados en el Exterior, Resolución Ministerial Nº 153/93 de 15 de junio de 1993.

Documento que brindaba las bases iniciales para la elaboración de rendiciones de cuentas en el Servicio Exterior

Implantación del Reglamento Para Rendición de Cuentas en el Servicio Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores, instituido de acuerdo a Resolución Ministerial Nº 511/2003 de 07/11/2003., el cual fue actualizado en dos ocasiones, mediante Resoluciones Ministeriales Nº S.E. Nº 890/2014 de 26/12/2007 y Nº S.E. Nº 106/2014 de 01/12/2014.