Diseño y elaboración del manual de funciones por competencias para la empresa AVOSS

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(1)DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS PARA LA EMPRESA AVOSS. NATALIA ALJURE LASSO MAYRA ALEJANDRA GUZMAN CASTELLANOS PAOLA MEDINA TIERRADENTRO. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL NEIVA 2018.

(2) DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS PARA LA EMPRESA AVOSS. NATALIA ALJURE LASSO MAYRA ALEJANDRA GUZMAN CASTELLANOS PAOLA MEDINA TIERRADENTRO. Informe final de seminario de profundización presentado como opción de grado para optar al título de ingeniero industrial. Asesor Ing. CARLOS WILMER OVIEDO CORDOBA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL NEIVA 2018.

(3) Nota de aceptación. _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________. _______________________________ Firma del presidente del jurado. _______________________________ Firma del jurado. _______________________________ Firma del jurado. Neiva, 12 de Octubre de 2018 3.

(4) DEDICATORIA. Dedico este trabajo a Dios y a mi familia, porque siempre están en lo momento felices y difíciles de mi vida por eso todo lo que soy se los debo a ellos y a mi hijo que me inspira cada día ser mejor persona Natalia Aljure Lasso El presente trabajo es dedicado a mi familia, a mi novio quienes han sido parte fundamental en mi vida y en cada paso que doy, ellos son quienes me dieron grandes enseñanzas y los principales protagonistas de este “sueño alcanzado”. María Alejandra Guzmán Castellanos Inicialmente quiero dedicarle todo mi proceso de aprendizaje A Dios, por no desampararme en ningún momento de mi vida por darme la oportunidad de vivir y por estar conmigo en cada paso que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente. A mis padres por ser el pilar más importante que inicie este sueño creyeron siempre en mí, por demostrarme siempre su cariño, apoyo incondicional y ejemplo de perseverancia y constancia que los caracteriza y que me han infundado siempre, por el valor mostrado para salir adelante Paola Medina Tierradentro. 4.

(5) AGRADECIMIENTOS. En primer lugar a Dios por haberme guiado por el camino de la felicidad hasta ahora; en segundo lugar a cada uno de los que son parte de mi familia y en especial a mi hijo y mi madre por haberme dado su fuerza y apoyo incondicional que me han ayudado y llevado hasta donde estoy ahora. Natalia Aljure Lasso Este proyecto es el resultado del esfuerzo conjunto de todos los que formamos el grupo de trabajo. Por esto agradezco a mis compañeras por cada momento que estuvimos juntas y a mi familia por el apoyo incondicional y a mi novio María Alejandra Guzmán Castellanos Principalmente agradezco a Dios, porque me dio la confianza, sabiduría y la fortaleza de cumplir favorablemente este proyecto, A mis padres por haberme brindado la oportunidad de estudiar la carrera quienes siempre confiaron en mí y me apoyaron en cada instante por siempre enseñarme que en la vida Hay que luchar por las cosas que uno quiere y nunca rendirse cuando las cosas se ponga difíciles hay que siempre salir adelante gracias por la orientación que me has dado, por iluminar mi camino y darme la pauta para poder realizarme en mis estudios y mi vida. Agradezco los consejos sabios que en el momento exacto has sabido darme para no dejarme caer y enfrentar los momentos difíciles, por ayudarme a tomar las decisiones que me ayuden a balancear mi vida les doy mi más sincero agradecimiento. Paola Medina Tierradentro. 5.

(6) CONTENIDO. Pág. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................16. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................17 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ...................................................................17 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA..................................................................17. 2. JUSTIFICACIÓN................................................................................................18. 3. OBJETIVOS.......................................................................................................19 3.1 OBEJTIVOS GENERALES ..............................................................................19 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS............................................................................19. 4. MARCO TEÓRICO ............................................................................................20 4.1 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO ................................................................20 4.2 TALENTO HUMANO .......................................................................................21 4.2.1 Perfiles de puestos de trabajo.......................................................................21 4.3 DISEÑO, DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS....................................21 4.4 DESCRIPCIÓN ................................................................................................21 4.5 IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIÓN DEL CARGO .....................................22 4.6 ANÁLISIS DE PUESTO DE TRABAJO............................................................23 4.7 CARGO............................................................................................................23 4.8 COMPETENCIAS ............................................................................................23. 6.

(7) 4.9 CAPACIDADES ...............................................................................................23 4.10 HABILIDADES ...............................................................................................23 4.11 DESTREZAS .................................................................................................23 4.12 CUALIDADES ................................................................................................24 4.13 CONOCIMIENTO...........................................................................................24 4.14 INICIATIVA ....................................................................................................24 4.15 LIDERAZGO ..................................................................................................24 4.16 RELACIONES INTERPERSONALES............................................................24 4.17 CAPACIDAD PARA TOMA DE DECISIONES ..............................................25 4.18 TRABAJO EN EQUIPO .................................................................................25 4.19 HABILIDAD DE NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN .................................25. 5. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA....................................................................26 5.1 INSTALACIONES Y DEPENDECIAS DE LA EMPRESA ................................26 5.2 UBICACIÓN DE LA EMPRESA AVOSS ..........................................................27 5.3 RESEÑA HISTORICA......................................................................................27 5.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ...............................................................29 5.5 MAPA DE PROCESOS....................................................................................30 5.6 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA...........................................................................31 5.6.1 Misión............................................................................................................31 5.6.2 Visión. ...........................................................................................................31 5.6.3 Política y valores. ..........................................................................................31. 6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES..................................................................32 7.

(8) 7. DESARROLLO DEL TRABAJO .........................................................................34 7.1 ORGANIGRAMA ACTUALIZADO....................................................................34 7.2 CLASIFICACIÓN DE RIEGOS PARA CADA CARGO.....................................35 7.3 MANUAL DE ANÁLISIS DE CARGOS POR COMPETENCIAS ......................38 7.4 INFORMACIÓN DE LA ENTREVISTA.............................................................39. 8. CONCLUSIONES ..............................................................................................45. RECOMENDACIONES ..........................................................................................46. BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................47. ANEXOS ................................................................................................................48. 8.

(9) LISTA DE TABLAS. Pág. Tabla 1. Información general de la empresa..........................................................26 Tabla 2. Cronograma de actividades .....................................................................32 Tabla 3. Resumen de la matriz de riesgo para cada cargo....................................35 Tabla 4. Perfiles de cargos ....................................................................................39 Tabla 5. Diseño del cuestionario para todos los cargos manual de funciones por competencias ..........................................................................................39 Tabla 6. Diseño del Cuestionario de competencias (evaluador jefe inmediato).....41 Tabla 7. Formulario para descripción de puesto (análisis de cargo por competencias).........................................................................................42. 9.

(10) LISTA DE FIGURAS. Pág. Figura 1. Ubicación de la empresa ........................................................................27 Figura 2. Organigrama de la empresa ...................................................................29 Figura 3. Mapa procesos Avoss.............................................................................30 Figura 4. Organigrama actualizado........................................................................34. 10.

(11) LISTA DE ANEXOS. Pág. Anexo A. Matriz de riesgos ....................................................................................38 Anexo B. Gerente ..................................................................................................48 Anexo C. Gerente financiero..................................................................................51 Anexo D. Contador ................................................................................................53 Anexo E.Pagador...................................................................................................56 Anexo F. Auxiliar contable .....................................................................................58 Anexo G. Auxiliar administrativo ............................................................................60 Anexo H. Mensajero-conductor..............................................................................62 Anexo I. Gerente administrativo.............................................................................64 Anexo J. Auxiliar de recursos humanos.................................................................66 Anexo K. Coordinador sistema de gestión .............................................................68 Anexo L. Auxiliar sistemas integrados ...................................................................70 Anexo M. Coordinador proyecto ............................................................................72. 11.

(12) GLOSARIO. ANÁLISIS DE PUESTO: Es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas. COMPETENCIAS: Las competencias didácticas son las capacidades humanas que constan de diferentes conocimientos, habilidades, pensamientos, carácter y valores de manera integral en las distintas interacciones que tienen las personas para la vida en los ámbitos personal, social y laboral. ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor. JERARQUÍA: Organización de personas o cosas en una escala ordenada y subordinante según un criterio de mayor o menor importancia o relevancia dentro de la misma. EMPRESA: Las organizaciones son estructuras administrativas y sistemas administrativos creados para lograr metas u objetivos con apoyo de los propios seres humanos, y/o con apoyo del talento humano o de otras características similares. PERFIL DE COMPETENCIA: Está formado por las habilidades y conocimientos que se requieren para desempeñar un puesto de trabajo, así como los comportamientos y actitudes que tienen las personas con el mayor desempeño dentro de sus puestos de trabajo. PERFIL DE CARGO: Es un método de recopilación de los requisitos y calificaciones personales exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución: nivel de estudios, experiencia, funciones del puesto, requisitos de instrucción y conocimientos, así como las aptitudes y características de personalidad requeridas. FORMATOS: Forma particular de codificar información para ser almacenada, es un modo de representación de datos que permite un manejo más rápido y eficiente de los mismos. 12.

(13) ENCUESTA: Es un procedimiento dentro de los diseños de una investigación descriptiva en el que el investigador recopila datos mediante un cuestionario previamente diseñado, sin modificar el entorno ni el fenómeno donde se recoge la información ya sea para entregarlo en forma de tríptico, gráfica o tabla. ENTREVISTA: Es un diálogo entablado entre dos o más personas: el entrevistador interroga y el que contesta es el entrevistado. RELACIONES LABORALES: Son aquellas que se establecen entre el trabajo y el capital en el proceso productivo. DECRETO: Es la decisión de una autoridad sobre la materia en que tiene competencia. ÁREAS: Son las actividades más importantes de la empresa, ya que por ellas se plantean y tratan de alcanzar los objetivos y metas. Generalmente una empresa está formada por al menos 5 áreas funcionales básicas (dirección, administración, mercado y ventas, producción y contabilidad y finanzas), pero puede estar formada por muchas más (investigación, recursos humanos, estrategia, etc.). El número de áreas funcionales de la empresa dependerá del tamaño de la misma. FORMACIÓN: Se entiende todos aquellos estudios y aprendizajes encaminados a la inserción, reinserción y actualización laboral, cuyo objetivo principal es aumentar y adecuar el conocimiento y habilidades de los actuales y futuros trabajadores a lo largo de toda la vida. HABILIDAD: Es la capacidad de llevar a cabo una tarea con resultados determinados a menudo dentro de una cantidad de tiempo, energía o ambos. AMBIENTE DE TRABAJO: Es el conjunto de condiciones que contribuyen a su satisfacción con su empleo. MANUAL: Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. 24 el manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO: En este enunciado se identifica la razón de ser del cargo en términos de resultados.. 13.

(14) CLIMA ORGANIZACIONAL: Son las percepciones que el trabajador tiene de las estructuras y procesos que ocurren en un medio laboral. Se refiere al ambiente de trabajo propio de la organización. Dicho ambiente ejerce influencia directa en la conducta y el comportamiento de sus miembros1. ANTOLÓGICO: Es un atributo que puede ser una cualidad (es decir, inherente a ese objeto, persona o situación) del mismo modo que puede ser una cualidad adquirida y modificable con el paso del tiempo 2. OSTENTA: Mostrar algo que se posee de forma que se haga visible a los demás, por orgullo, vanidad o complacencia3. TALENTO: Está vinculada a la aptitud o la inteligencia. Se trata de la capacidad para ejercer una cierta ocupación o para desempeñar una actividad. 4. 1. Definición ABC. (2017) Definición Clima Organizacional. Recuperado https://www.definicionabc.com/general/cualidad.php Definición ABC. (2017) Definición antológico. Recuperado de Https://www.definicionabc.com/general/cualidad.php 3 Wordreference (2017) Definición de ostentar. Recuperado de http://www.wordreference.com/definicion/ostentar 4 Definición (2017). Talento. Recuperado de https://definicion.de/talento/ 2. 14.

(15) RESUMEN. El presente trabajo consistió en el diseño y elaboración del manual de funciones por competencias para la empresa privada AVOSS “Asociación de Voluntarios para el Servicio Social”, y se basó en establecer el perfil de cargos para doce (12) puestos de trabajo según la estructura organizacional de la empresa. Para la recolección de datos y desarrollo del mismo se aplicó un cuestionario para el jefe inmediato y de esta manera recolectar información sobre cada uno de los cargos y establecer el grado de escolaridad, formación y experiencia requerida; se realizó entrevista con los trabajadores de la Asociación para de esta manera identificar funciones, habilidades y competencias de acuerdo a cada uno de los cargos seleccionados. Finalmente, una vez recolectada toda la información necesaria, se logró elaborar el manual de funciones por competencias en la entidad AVOSS en la ciudad de Neiva, esto con el fin de fortalecer y desarrollar competencias generales y específicas, que sirvan para que el personal de la empresa se desempeñe de manera vigorosa en su respectivo cargo asignado.. 15.

(16) INTRODUCCIÓN. Las tendencias actuales de la administración moderna indican que las organizaciones, tienen que tener, para generar alta productividad y competitividad personal calificado y talento humano reconocido que tengan competencias en el cargo requerido, es por esto que es importante definir el perfil de cargos de los trabajadores en el manual de funciones por competencias, ya que estableciendo el manual permite que la empresa sepa a ciencia cierta qué es lo que va hacer cada persona y con eso se busca que cada individuo tenga mayor productividad y con esto se logra que la entidad mejore sus indicadores. Es aquí donde la gestión del talento humano interviene en la correcta integración de estrategia, estructura, sistemas de trabajo; con el fin de que el personal de la empresa presente cumpla y aplique habilidades y capacidades en el cargo, generando eficiencia y competitividad organizacional. Los objetivos fundamentales de la gestión del talento humano son cuatro: sociales, corporativos, funcionales y personales. Los manuales de funciones y perfil de cargos son una herramienta importante para todas las empresas, debido a que su objetivo principal es describir con claridad todas las actividades de la empresa y delegar las responsabilidades en cada uno de los cargos, evitando así funciones y compromisos compartidos. El presente documento contiene el resultado del trabajo de campo aplicado en la empresa AVOSS “Asociación de Voluntarios para el Servicio Social”, para diseñar y elaborar el Manual de Funciones por Competencias. Dicha entidad se encuentra ubicada en la dirección: Calle 57 No. 1C-14 en la ciudad de Neiva, cuya actividad económica principal se basa en el desarrollo de proyectos de carácter social, atendiendo a población vulnerable como primera infancia, adulto mayor, reinsertados, desplazados, discapacitados, etc., actualmente cuentan con 14 proyectos en el Huila, y 5 proyectos en el Putumayo; siendo su cliente directo el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “ICBF”. Una vez diseñado y establecido el manual de funciones por competencias para los doce (12) cargos de la Asociación según su estructura organizacional, se compartió y divulgo con la organización con el fin de que la entidad cuente con un instrumento de gestión institucional diseñado y ajustado según los lineamientos establecidos, que permita el cumplimiento eficiente y eficaz de las políticas de administración de personal al servicio de la comunidad.. 16.

(17) 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA La Asociación de Voluntarios para el Servicio Social (Avoss), es una empresa sin ánimo de lucro conformada por 12 personas, la representante legal la señora María Leydith Cuellar de Fajardo que se orienta a desarrollar proyectos de carácter social tales como: capacitación a madres comunitarias que tendrán a cargo niños de 0 a 5 años, entre otras. Uno de los problemas a los que se enfrenta la empresa, es el de lograr la mejor forma de administrar el capital humano, es por esto que es importante que enganchen al mejor personal cualificado en un respectivo cargo. Esta es una de las finalidades en la descripción de funciones, permitir a la organización conocer a profundidad cada uno de los puestos que la conforman, de manera que se optimice el desempeño de los trabajadores en cada uno de sus respectivos puestos. A partir del diagnóstico efectuado, se encontró que la entidad no contaba con un manual de funciones por competencias; manifestándose serios problemas de comunicación y organización por la multitud de funciones a realizar. Los instrumentos aplicados como encuestas y entrevistas, detectaron que la mayor parte de los empleados no cuentan con un manual de funciones donde tengan de manera clara y establecida el rol que deben cumplir dentro de la organización. Adicional se encontró personal realizando las mismas funciones; así como ausentismos de cargos contemplados dentro del organigrama. Por lo anterior, se realizó la propuesta del diseño y elaboración del “Manual de Funciones de Gestión de Talento Humano por Competencias para la Empresa “AVOSS”, recopilando primero la información necesaria para adecuar y ajustar los respectivos roles junto con los perfiles, objetivos y competencias a desarrollar.. 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cuál es el manual de funciones por competencias adecuado para la asociación de voluntarios para el servicio social (AVOSS) en la ciudad de Neiva; que le permita mejorar los procesos internos y administrar de forma eficiente y eficaz su talento humano?. 17.

(18) 2. JUSTIFICACIÓN. Este manual de funciones aporta a un proceso metodológico desarrollado por la Asociación de Voluntarios para el Servicio Social “AVOSS”, la cual busca mejorar el desempeño de las actividades que cada empleado debe realizar, sirviendo como herramienta indispensable dentro del área de recursos humanos de la empresa; y a su vez se beneficia en calidad y eficacia de los logros esperados por cada departamento, permitiendo que exista una mejor información a los resultados esperados donde se evidencia en los logros de los objetivos de la organización, y a su vez en la misión y visión de la misma. Por lo cual elaborar el manual de funciones es fundamental para dicha entidad, ya que: . Permite conocer las competencias designadas y requeridas para cada puesto de trabajo.. . Otorga a la organización el conocimiento de la funcionalidad y aporte de cada trabajador.. . Enfatiza el talento humano idóneo para cada cargo en la asociación.. La Asociación de Voluntarios para el Servicio Social (AVOSS), mediante el manual de funciones puede identificar las competencias y habilidades de cada uno de sus trabajadores en cada uno de sus cargos, lo cual le permitirá una mejor administración estratégica de su talento humano teniendo en cuenta que las bases para la incorporación y selección del personal es en el perfil del puesto de trabajo. Es por esta razón, que se debe mantener el equilibrio dentro del equipo de trabajo, siguiendo los lineamientos, mediante capacitaciones referentes a todos aquellos riesgos en los que se pueden ver involucrados los empleados en actividades lúdicas e integración, así como reconocimientos por logros obtenidos y modelos exitosos de acompañamiento del talento humano, todo esto basado en la confianza y el respeto.. 18.

(19) 3. OBJETIVOS. 3.1 OBJETIVOS GENERALES Elaborar el manual de funciones por competencias para la empresa AVOSS en la ciudad de Neiva, para mejorar los procesos internos y administrar de forma eficaz y eficiente el talento humano.. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS . Identificar las habilidades y capacidades del personal requerido para los puestos de trabajo, de acuerdo con el cuestionario y las entrevistas suministradas por la organización.. . Definir el perfil de cargos correspondiente de acuerdo a la información acumulada para diseñar el formato del manual de funciones por competencias para la entidad.. . Elaborar el manual de funciones para los cargos acorde a la información recopilada sobre la estructura organizacional de la empresa.. 19.

(20) 4. MARCO TEÓRICO. 4.1 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO La gestión del talento humano es un proceso que surgió en los años 90 y se continúa adoptando por empresas que se dan cuenta que lo que impulsa el éxito de su negocio es el talento y las habilidades de sus empleados. Las compañías que lo han puesto en práctica lo han hecho para solucionar problemas sobre las dificultades que tiene el empleado en la organización El tema es que muchas organizaciones hoy en día, hacen un enorme esfuerzo por atraer empleados a su empresa, no puede dejarse en manos únicamente del departamento de recursos humanos la labor de atraer a los colaboradores, sino que debe ser practicado en todos los niveles de la organización 2. 3La estrategia de negocio debe incluir la responsabilidad de que los gerentes y supervisores desarrollen a sus subalternos inmediatos Las divisiones dentro de la compañía deben compartir abiertamente la información con otros departamentos para que los empleados logren el conocimiento de los objetivos de la organización en su totalidad. Las empresas que se enfocan en desarrollar su talento integran planes y procesos para dar seguimiento y administrar el talento. Utilizando lo siguiente: . Buscar, atraer y reclutar candidatos calificados con formación competitiva.. . Administrar y definir sueldos competitivos.. . Procurar oportunidades de capacitaciones y desarrollo.. . Establecer procesos para manejar el desempeño.. . Tener en marcha programas de retención.. . Administrar ascensos y traslados.. . Definir y alinear el talento de la compañía con su plan estratégico de medio y largo plazo.. 20.

(21) 4.2 TALENTO HUMANO No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos en este grupo, sino también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad: conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades, potencialidades, salud, etc.. 4.2.1 Perfiles de puestos de trabajo. Es la información estructurada respecto a la ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica, misión, funciones, así como también los requisitos y exigencias que demanda para que una persona pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente.. 4.3 DISEÑO, DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS La descripción de puestos es una relación escrita que define los deberes y las condiciones relacionadas con el cargo. Proporciona datos sobre lo que el aspirante hace, cómo lo hace, y por qué lo hace. Es el proceso que consiste en determinar los elementos o hechos que componen la naturaleza de un cargo y que lo hacen distinto de todos los otros existentes en la organización. La descripción de Puestos es la relación detallada de las atribuciones o tareas del puesto (lo que el ocupante hace), de los métodos empleados para la ejecución de esas atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (para qué lo hace). El análisis de puestos es el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. Es un proceso de investigación de las actividades del trabajo y de las demandas de los trabajadores, cualquiera que sea el tipo o nivel de empleo.. 4.4 DESCRIPCIÓN La descripción de cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas y que lo diferencian de los demás puestos que existen en la empresa; es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo, la periodicidad de la ejecución, los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas y los objetivos del cargo. Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Definición ABC. (2017) Definición antológico. Https://www.definicionabc.com/general/cualidad.php. 21. Recuperado. de.

(22) . Nombre del cargo. . Posición del cargo en el organigrama (nivel del cargo, subordinación, supervisión, comunicaciones colaterales). . Tareas o atribuciones del cargo (diarias, semanales, mensuales, anuales, esporádicas). La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial. Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un compromiso y que lo diferencian de los demás puestos que existen en una empresa; es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Todas las fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Evidentemente, las descripciones de cargos son útiles, aunque se pueden permitir desviaciones individuales. Un empleado nuevo querrá saber qué se espera de él, y cuando el supervisor se percata de problemas de coordinación entre empleados tendrá que saber cuáles son las funciones que corresponden a cada uno. La descripción debería, en el caso ideal, distinguir entre el contenido prescrito y discrecional de cada cargo. Así, quizá sea requisito que, por ejemplo, cada vendedor presente un informe semanal de sus visitas, mientras un vendedor de más experiencia y capacidad puede emplear su discreción al informarle a la gerencia acerca de las condiciones cambiantes en el mercado, sus orígenes y posibles medidas correctivas en la línea de productos. En resumen, la descripción de cargos está orientada hacia el contenido de los cargos, es decir, hacia los aspectos intrínsecos de los cargos.. 4.5 IMPORTANCIA DE LA DESCRIPCIÓN DEL CARGO Es una actividad de suma importancia para cualquier empresa, trátese de grandes, medianas o pequeñas. El definir claramente lo que concierne a cada cargo existente en la empresa, permite obtener resultados acordes a sus necesidades, optimizando el recurso humano disponible.. 22.

(23) 4.6 ANÁLISIS DE PUESTO DE TRABAJO Procedimiento a través del cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidades y experiencias) que deben ser contratadas para ocuparlas. 4.7 CARGO Se define como la agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un solo empleado que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de la empresa. Entonces podríamos decir que la descripción de cargo no es más que enumerar detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros. 4.8 COMPETENCIAS Son aquellos factores que distinguen a la persona con un desempeño superior de los que tienen un desempeño "adecuado". Por tanto, las competencias son aquellas características personales del individuo (motivación, valores, rasgos, etc. Que le permite hacer de forma óptima las funciones de su puesto de trabajo. 4.9 CAPACIDADES Representan la habilidad de una empresa para aprovechar los recursos que se han integrado en forma intencional para lograr una condición deseada. Las capacidades base de una empresa están dadas por las habilidades y conocimientos de sus empleados, por ello no se debe subestimar el valor del capital humano, en el desarrollo y aplicación de las capacidades y obviamente en la creación de las aptitudes centrales.. 4.10 HABILIDADES La habilidad es la aptitud innata, talento, destreza o capacidad que ostenta una persona para llevar a cabo y por supuesto con éxito, determinada actividad, trabajo u oficio. 4.11 DESTREZAS Es la habilidad o arte con el cual se realiza una determinada cosa, trabajo o actividad y haciéndolo de manera correcta, satisfactoria, es decir, hacer algo con destreza implicará hacerlo y bien 23.

(24) 4.12 CUALIDADES Es un atributo que puede ser antológico (es decir, inherente a ese objeto, persona o situación) del mismo modo que puede ser una cualidad adquirida y modificable con el paso del tiempo. Las cualidades pueden ser extremadamente diversas cuando se habla de un mismo individuo u objeto y las mismas pueden hacer referencia a un sinfín de caracteres diferentes. 4.13 CONOCIMIENTO Es una de las cualidades específicamente humanas. A través del conocimiento, el ser humano percibe la realidad tal y como es, es decir, desde un punto de vista filosófico, capta la verdad de las cosas, su esencia y su realidad única . Actitud: orientación duradera, afectiva y evaluativa hacia algún objeto que incluye: opiniones, creencias y expectativas. Se aprende con la experiencia.. . Capacidad de gestión: es la habilidad que tiene la persona para tramitar o logar un objetivo específico, mediante un proceso utilizado para gestionar las ciencias aplicadas de la información.. 4.14 INICIATIVA Es quien hace una cosa bien hecha sin que nadie se lo ordene.. 4.15 LIDERAZGO El liderazgo es el proceso de influir en otros y apoyarlos para que trabajen con entusiasmo en el logro de objetivos comunes 4.16 RELACIONES INTERPERSONALES Es la capacidad que tenemos para trabajar juntos con una meta definida, haciendo del trabajo diario una oportunidad de vida para uno mismo y los seres que nos rodean.. 24.

(25) 4.17 CAPACIDAD PARA TOMA DE DECISIONES La toma de decisiones se define como la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos de dirección o reputación.. 4.18 TRABAJO EN EQUIPO El trabajo en equipo, consiste en realizar una tarea específica, por medio de un grupo de personas, que conforman, a su vez, un grupo de trabajo. Es primordial en el trabajo en equipo, la unión y empatía entre los integrantes. Ya que en más de una oportunidad, será necesario comprender a otro integrante y, así mismo, apoyar las distintas ideas que vayan naciendo con el desarrollo de la tarea en cuestión. De igual manera, el trabajo en equipo, estará conformado, por personas con conocimientos específicos, en diversas materias, que se entrelazan para la consecución del objetivo o meta a alcanzar.. 4.19 HABILIDAD DE NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN La habilidad de negociación y contratación es como un proceso en que dos partes o más intercambian bienes o servicios y procuran llegar a un acuerdo sobre el producto ofrecido, la negociación como parte de la actividad profesional diaria, requiere tanto de procedimientos como de habilidades y actitudes personales.. 25.

(26) 5. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA. Tabla 1. Información general de la empresa Razón social: Representante legal: Ubicación: Dirección:. AVOSS - (Asociación de Voluntarios para el Servicio Social) María Leydith Cuellar De Fajardo Neiva-Huila 57 N° 1C – 14. Actividad Económica principal:. Su actividad económica principal se basa en el desarrollo de proyectos de carácter social, atendiendo a población vulnerable como primera infancia, adulto mayor, reinsertados, desplazados, discapacitados, etc.. ARL:. Sura. Forma jurídica:. Entidad sin ánimos de lucro. Fuente: Avoss (Asociación del Voluntariado del Seguro Social) 5.1 INSTALACIONES Y DEPENDECIAS DE LA EMPRESA La planta física de AVOSS está ubicada en la ciudad de Neiva y cuenta con 3 niveles, con las siguientes características: 1er Nivel:  . Bodega materias primas e insumos Cocina industrializada. 2º Nivel:       . Recepción / Secretaría Administrativa Área Técnica / Gestión HSEQ Recursos Humanos Gerencia Administrativa Proyectos Primera Infancia Sala de Juntas Oficina Representante Legal. 26.

(27) 3er Nivel:   . Archivo general Área de contabilidad Gerencia financiera. 5.2 UBICACIÓN DE LA EMPRESA AVOSS La Asociación de Voluntades para el Servicio Social “AVOSS” se encuentra ubicada en la localidad de Neiva, en el departamento de Huila. El domicilio social de esta empresa es en la calle 57 1 c 14, Neiva, Huila.. Figura 1. Ubicación de la empresa. Fuente: Avoss (Asociación del Voluntariado del Seguro Social). 5.3 RESEÑA HISTORICA Se crea en Neiva en el año 2002, con el nombre de Asociación del Voluntariado del Seguro Social del Huila –AVOSS. Su constitución se fundamenta en la capacidad y voluntad sin ánimo de lucro de un grupo de mujeres pensionadas por. 27.

(28) el Instituto del Seguro Social, quienes querían actuar en pro de mejorar la calidad de vida de las personas más vulnerables. A partir del año 2011, toma el nombre de Asociación de Voluntarios para el servicio Social “AVOSS”. La organización cuenta con un grupo selecto de profesionales, tecnólogos y técnicos en diversas áreas. En el año 2017 cambia de razón social: Asociación de Voluntades para el Servicio Social, para seguir demostrando su carácter sin ánimo de lucro y cumplir con la legislación nacional. En el año 2010 se certifica en el modelo de gestión para micro y pequeña empresa bajo la norma NTC 6001:2008 creado por el ICONTEC, con el objetivo de seguir siendo competitivos, ofreciendo bienes y servicios de calidad. A continuación, compartimos un listado de empresas similares a la Asociación de Voluntades para el Servicio Social AVOSS en el Departamento del Huila. Empresa CORPORACION NUTRICION BIENESTAR NSB DE COLOMBIA. Dirección SALUD. Y. CALLE 6 C 26 77, NEIVA, HUILA. FUNDACION DE AYUDA AL ANCIANO AYA ARCINIEGAS. CALLE 4 3 34, TELLO, HUILA. FUNDACION LOLITA. CALLE 23 5 A 15, NEIVA, HUILA. VIVA LA GENTE. CALLE 91 7 38, NEIVA, HUILA. GUIPAS FUNDACION. CALLE 20 58 53, NEIVA, HUILA. ASOCIACION PSICOLOGOS SIN FRONTERAS COLOMBIA. CALLE 49 770 BL C APTO 111, NEIVA, HUILA. FUNDACION CAMINOS DE PAZ PARA LA CONVIVENCIA SOCIAL. CALLE 6 7 64, NEIVA, HUILA. FUNDACION IN PLENITUD. CALLE 9 6 36, GARZON, HUILA. FUNDACION PLAN NINEZ. CARRERA 4 4 67, TIMANA, HUILA. 28.

(29) 5.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. Figura 2. Organigrama de la empresa. Fuente:. Avoss. (Asociación. del. Voluntariado 29. del. Seguro. Social).

(30) 5.5 MAPA DE PROCESOS. Figura 3. Mapa procesos Avoss. Fuente: Avoss (Asociación del Voluntariado del Seguro Social). 30.

(31) 5.6 DIRECCIÓN ESTRATÉGICA. 5.6.1 Misión. Trabajar con calidad, en un ámbito seguro, promoviendo la cultura ambiental, con responsabilidad y trasparencia en el desarrollo y la atención integral de: la primera infancia, la niñez, la adolescencia, reinsertados, víctimas del conflicto armado, adulto mayor y el bienestar de las familias Colombianas con gran sentido de pertenencia y esfuerzo en procura de la satisfacción del cliente. AVOSS “Asociación de voluntades para el Servicio Social”, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía empresarial, en el tratamiento de los datos Personales. Fuente: Avoss (Asociación del Voluntariado del Seguro Social). 5.6.2 Visión. Consolidarnos como Asociación líder para el año 2025 en el ámbito nacional, en las áreas de trabajo que cubren nuestro objetivos específicos en un contexto laboral ético, moral con estándares de calidad, seguridad en el trabajo y cuidado del medio ambiente, implementando el sistema de gestión integrado, en busca de una mejora continua en todos sus procesos, contribuyendo a la construcción de una comunidad en paz, próspera y equitativa a nivel de los proyectos en ejecución. Fuente: Avoss (Asociación del Voluntariado del Seguro Social) 5.6.3 Política y valores. Buscamos cumplir con los requerimientos técnicos y económicos del cliente brindando una excelente calidad de los productos y servicios, en procura de una mejora continua en todos nuestros procesos. Para ello, cuenta con recurso humano calificado, lo que le permite ofrecer servicios con seguridad, confianza, amabilidad y puntualidad, en procura de su fortalecimiento organizacional. Fuente: Avoss (Asociación del Voluntariado del Seguro Social). 31.

(32) 6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. Tabla 2. Cronograma de actividades. Fuente: Autores 32.

(33) Tabla 2. (Continuación). Fuente: Autores. 33.

(34) 7. DESARROLLO DEL TRABAJO. 7.1 ORGANIGRAMA ACTUALIZADO El organigrama que se muestra a continuación muestra las modificaciones realizadas teniendo en cuenta la contratación de nuevos empleados y la relación directa de los cargos.. Figura 4. Organigrama actualizado. Fuente: Autores 34.

(35) 7.2 CLASIFICACIÓN DE RIEGOS PARA CADA CARGO. Tabla 3. Resumen de la matriz de riesgo para cada cargo. Fuente: Autores. 35.


(37) Tabla 3. (Continuación). 37.

(38) Fuente: Autores. (Ver Anexo A. Matriz de riesgos). 7.3 MANUAL DE ANÁLISIS DE CARGOS POR COMPETENCIAS Se actualizo los manuales de funciones donde se realizan las entrevistas a todos los cargos de la organización y se tiene en cuenta todas las etapas para describir la elaboración del manual de funciones. Planeación estratégica del trabajo se realiza un cronograma para llevar a cabo las actividades a realizar como las visitas de la empresa, encuestas, elaboración de formatos y los entrevistados los cuales son 13 cargos que conforman las siguientes funciones.. 38.

(39) Tabla 4. Perfiles de cargos MANUAL DE INDENTIFICACION DE PERFILES PARA LA EMPRESA (CONDOMINIO ROSALES) CARGO QUIEN REPORTA Gerente Asamblea General de Asociados – junta directiva Gerente financiero Representante legal Contador Gerente financiero Pagador Gerente financiero Aux. contable Contador Auxiliar administrativa Representante legal Mensajero – conductor Aux. Administrativa Gerente administrativo Representante legal Aux. recursos humanos Gerente administrativos Coordinadores sistema de gestión Gerente administrativos integrado Aux. sistema de gestión integrado Coordinador sistemas de gestión integrado Coordinadores de proyectos Gerente administrativos. Fuente: Avoss (Asociación del Voluntariado del Seguro Social). 7.4 INFORMACIÓN DE LA ENTREVISTA Información requerida para la actualización de los manuales de análisis de cargos. Tabla 5. Diseño del cuestionario para todos los cargos manual de funciones por competencias. 39.

(40) Fuente: Autores Tabla 5. (Continuación). Fuente: Autores. 40.

(41) Tabla 6. Diseño del Cuestionario de competencias (evaluador jefe inmediato). Fuente: Autores. 41.

(42) Para la actualización de datos se tuvo en cuenta cada uno de los cargos con la colaboración del administrador y trabajadores los cuales nos suministraron la información para realizar los ajustes necesarios.. Tabla 7. Formulario para descripción de puesto (análisis de cargo por competencias). Fuente: Autores. 42.


(44) Tabla 7. (Continuación). Fuente: Autores. Este formato fue elaborado por las estudiantes Natalia Aljure Lasso, María Alejandra Guzmán Castellano y Paola Medina Tierradentro, teniendo en cuenta que la empresa no contaba con una estructura denominada “Manual de funciones y responsabilidades”, que le permitiera lograr la mejor forma de administrar, seleccionar el capital humano y optimizar el desempeño de los trabajadores en cada uno de sus respectivos puestos.. 44.

(45) 8. CONCLUSIONES  Se identificaron las habilidades y capacidades del personal requerido para los 12 cargos elegidos en la organización, a través de la entrevista aplicada al personal directo de la Asociación, la cual constaba de 11 preguntas, distribuidas en 7 de selección múltiple y 4 abiertas. Permitiendo de esta manera reconocer que todas las personas poseen características diferentes, que desde el punto de vista laboral permitirán desempeños diferenciadores; la clave está en identificar estas características presentes o potenciales en procesos como perfiles, selección, desarrollo, entre otros. . Se definieron los perfiles de cargos correspondientes de acuerdo a la información recolectada en las encuestas y entrevistas basada en las habilidades, responsabilidades y funciones. Teniendo en cuenta lo anterior poder proceder con la elaboración del Manual de Funciones por Competencias. De esta manera se contribuyó a que se logre, no solo mayores niveles de eficiencia en el desempeño del cargo, puesto que el responsable de éste tendrá las características requeridas para realizarlo en forma exitosa, sino que desde el punto de vista personal lograr mayor motivación y satisfacción; ya que permitirá que las personas realicen labores asociadas con sus habilidades, destrezas y conocimientos.. . Se elaboró el manual de funciones por competencias para el personal de la Asociación de acuerdo a la información consolidada en la definición del perfil, y a la estructura organizacional propuesta para la Asociación. Asimismo contribuir para que el proceso de selección de personal de la compañía se vuelva más exitoso, ya que permitirá la identificación de las características de los trabajadores más competentes para desempeñar un cargo determinado, y al hacer esto se logra dentro de las organizaciones disminuir costos, ahorrar tiempo en las capacitaciones y evitar en gran parte la rotación de personal; todo esto debido a que se escogen los trabajadores que tienen las competencias idóneas para dicho cargo, haciendo así que su desarrollo sea más rápido y pueda brindar mejores resultados y un gran desempeño.. 45.

(46) RECOMENDACIONES . Revisar la estructura organizacional propuesta para de esta manera garantizar el desarrollo correcto de cada una de las operaciones dentro de la asociación.. . Realizar capacitaciones y sensibilización al personal administrativo y operativo para que estos tengan un mejor desempeño dentro de la organización.. . Dar a conocer al personal que ingresa a la compañía los perfiles de cargo en la inducción impartida por la compañía, para de esta manera garantizar y asegurar las funciones que requieren cumplir para la ejecución del cargo.. . Establecer como objetivo organizacional la actualización del manual de funciones de manera periódica (anual).. 46.

(47) BIBLIOGRAFIA. Castillo, A. (2007) “Análisis de cargos y manual de funciones en una empresa manufacturera”. Universidad Tecnológica de Pereira. Recuperado de https://goo.gl/ArujcC Departamento Administrativo de la Función Pública (2016) Sistema de gestión del talento humano por competencias laborales, en el sector público colombiano. Recuperado de https://goo.gl/X4Abqz Definición ABC. (2017) Definición antológico. Https://www.definicionabc.com/general/cualidad.php. Recuperado. de. Monta, G. (2015) “Levantamiento y sociabilización de los perfiles de cargos por competencias y su relación con la satisfacción del cliente en el restaurante “El Rincón de mis Abuelos”. Universidad Central del Ecuador Recuperado de https://goo.gl/tAqN9n Muñoz, J (2012). Manual de procedimientos para la gestión del talento humano para los agentes de cargas internacional. Universidad Militar Nueva Granada y San Buenaventura. Recuperado de https://goo.gl/PPQv3i Wordreference (2017) Definición de ostentar. http://www.wordreference.com/definicion/ostentar. Recuperado. Definición (2017). Talento. Recuperado de https://definicion.de/talento/. 47. de.

(48) ANEXOS. Anexo B. Gerente. 48.

(49) 49.

(50) Fuente: Autores. 50.

(51) Anexo C. Gerente financiero. 51.

(52) 52.

(53) Fuente: Autores Anexo D. Contador. 53.

(54) 54.


(56) Anexo E.Pagador. 56.

(57) 57.

(58) Anexo F. Auxiliar contable. 58.


(60) Anexo G. Auxiliar administrativo. 60.


(62) Anexo H. Mensajero-conductor. 62.


(64) Anexo I. Gerente administrativo. 64.


(66) Anexo J. Auxiliar de recursos humanos. 66.


(68) Anexo K. Coordinador sistema de gestión. 68.


(70) Anexo L. Auxiliar sistemas integrados. 70.


(72) Anexo M. Coordinador proyecto. 72.


(74)