Magaya Software Manual de Contabilidad

154 

Loading.... (view fulltext now)

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Texto completo

(1)

Guía Para:

Magaya Software

Manual de Contabilidad

Facturación

Pagos

Procesos Bancarios

Estado Financiero

y más

(2)

Manual de Contablidad para Productos de Magaya

Índice

1. Cómo utilizar este manual . . . 3

Introducción . . . 3

Cómo está Organizado este Manual . . . 3

Dónde Encontrar Ayuda . . . 4

2. Sistema Contable Magaya . . . 5

Introducción . . . 5

Introducción a la Carpeta de Contabilidad . . . 6

3. Asistente de Contabilidad . . . 9

Usando el Asistente de Contabilidad . . . 9

Introduciendo Saldos de Apertura . . . 15

4. Lista de Cuentas . . . 19

Introducción . . . 19

Como Agregar a la Lista de Cuentas . . . 20

Procedimiento Paso a Paso . . . 20

Acciones en la Lista de Cuentas . . . 22

5. Productos y Servicios . . . 25

Introducción a Productos y Servicios . . . 25

Agregar Productos y Servicios . . . 26

Acciones Ejecutadas con Productos y Servicios . . . 28

6. Cuentas por Cobrar . . . 31

Introducción a Cuentas por Cobrar . . . 31

Crear Facturas de Venta . . . 32

Acciones para Facturas de Venta . . . 37

Reintegros de Cobro . . . 40

Pagos . . . 42

Acciones para Pagos . . . 45

Depositando Pagos . . . 45

Acciones para Depósitos . . . 48

Cheque de Reembolso . . . 49

7. Cuentas por Pagar . . . 53

Introducción a Cuentas por Pagar . . . 53

Crear Facturas de Pago . . . 53

Acciones para Facturas de Compra . . . 55

Reintegro de Pago . . . 58

(3)

Pagar a Múltiples Proveedores . . . 61

Reembolso de Proveedores . . . 65

8. Banca . . . 67

Introducción a la Banca en el Magaya Explorer . . . 67

Escribir Cheques . . . 67

Acciones para Cheques . . . 72

Haciendo Depósitos. . . . 75

Reconciliación Bancaria . . . 77

9. Reportes Contables . . . 83

Introducción a los Reportes Contables . . . 83

Visualización y Trabajo con los Reportes Contables . . . 83

Personalizar Reportes . . . 86

Reportes Financieros . . . 90

Reportes de Pérdidas y Ganancias . . . 91

Hoja de Balance . . . 97

Estado de Flujo de Caja . . . 99

Reportes de Ventas . . . 100

Reportes de Compras . . . 105

Resumen de Reportes de Utilidades . . . 109

Reportes de Rentabilidad por Cliente . . . 110

Reporte de Ganancias por Vendedor . . . 111

Reporte de Ganancias por Agente . . . 112

Otros Reportes . . . 113

Reportes de Múltiples Monedas . . . 115

10. Funciones Avanzadas de Contabilidad . . . 117

Impuestos de Ventas . . . 117

Pasos: Agregue un Impuesto de Ventas . . . 117

Aprobar/Disputar Facturas . . . 121

Entrada de Diario . . . 122

Pasos: Crear una Entrada de Diario . . . 123

Ajustes . . . 126

Múltiples Monedas . . . 127

Menú de Configuración de la Contabilidad . . . 135

Relación entre Contabilidad y Operaciones . . . 140

Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar . . . 145

Procesando Descuentos . . . 146

Manejando Cheques Rechazados . . . 147

Procesar Pago por Transferencia Electrónica . . . 148

Depósitos de Caja Chica . . . 149

(4)

1. CÓMOUTILIZARESTEMANUAL

INTRODUCCIÓN

1. Cómo utilizar este manual

Introducción

Bienvenidos al Manual del Software Contable de Magaya.

Este manual está diseñado para enseñarle como realizar los procedimientos de contabilidad en Magaya software y responder preguntas comunes como por ejemplo "¿Cómo creo una Factura de Cobro?" y "¿Cómo agrego una cuenta a la Lista de Cuentas?".

Magaya software está diseñado para proveedores de servicios logísticos, agentes expedidores de fletes, N.V.O.C.C. , consolidadores, agentes de transporte, agentes de mensajería, proveedores de almacén y otros en la industria logística. El software de Magaya contiene un sistema contable completo que integra las funciones contables con las demás funciones operativas en el software.

Cómo está Organizado este Manual

Este manual está diseñado orientado a las tareas. Usted puede saltar a cualquier tópico y obtener instrucciones paso a paso para todas las tareas contables ejecut-ables en el software Magaya. También puede hacer clic en cualquier palabra en el índice para ir a ese tema. Este manual está organizado en los siguientes temas: • Una visión general del sistema de contabilidad y asistente de contabilidad (se recomienda comenzar con el Asistente de Contabilidad para config-urar la información contable de su empresa tales como el año fiscal, la moneda del país, y otros)

• Cómo usar la Lista de Cuentas

• Cómo utilizar los Productos y Servicios

• Cuentas por Cobrar, incluyendo el trabajo con las facturas, notas de crédito, recepción de pagos, y cómo crear un informe de las facturas pend-ientes y el envejecimiento de CxC

• Cuentas por Pagar, incluyendo la creación y el pago de facturas, créditos y reembolsos a factura de proveedor, y cómo crear un informe de facturas sin pagar y el envejecimiento de CxP

(5)

1. CÓMOUTILIZARESTEMANUAL

DÓNDE ENCONTRAR AYUDA

• Como ejecutar operaciones bancarias tales como escribir cheques en el software Magaya, como hacer boletas de depósito, y como conciliar la cuenta bancaria

• Los reportes incluyen informes financieros, tales como Estado de Ganan-cias y Pérdidas, Balance General y Flujo de Caja; otros reportes que puede elaborar incluyen reportes de ventas y compras, Balances de Compro-bación, detalles de transacciones, y más

• Temas adicionales incluyen trabajando con la Tabla de Impuestos, haci-endo ajustes en las divisiones de su compañía y numeración de docu-mentos en el software Magaya, creación de Entradas de Diario, trabajando con múltiples monedas, y más.

Funciones de contabilidad que puede personalizar para su empresa como el establecimiento de las tarifas de transporte, tarifas y contratos, cargos por la automatización y más se pueden encontrar en el Manual de Personalización de

Magaya Software, disponible en www.magaya.com.

Dónde Encontrar Ayuda

Si tiene consultas o necesita asistencia, puede contactar a Magaya Corporation:

Teléfono: (786) 845-9150

Email: support@magaya.com

Manuales de usuario de software Magaya, tutoriales en vídeo, y consejos prác-ticos están disponibles para ver o descargar desde el sitio web de Magaya: www.magaya.com. Consejos adicionales puede encontrarlos en los cuadros de diálogo y las pantallas del Magaya Explorer. Para deshabilitar los consejos, vaya a la Carpeta de Mantenimiento > Configuración > General.

El uso del software Magaya y su documentación, se rigen por los términos esta-blecidos en su licencia.

(6)

2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA

INTRODUCCIÓN

2. Sistema Contable Magaya

Introducción

Todos los productos Magaya incluyen un completo sistema contable que está integrado con las características operativas presentes en la aplicación. Por ejemplo, cuando agrega cargos a un Recibo de Almacén o Embarque, el sistema Magaya transfiere toda la información para que pueda crear las facturas, recibos y otras transacciones contables fácilmente.

El siguiente diagrama ilustra el proceso contable y los reportes financieros incluidos en el sistema Magaya:

El sistema contable también incluye reportes financieros como por ejemplo la hoja de balance y el reporte de pérdidas y ganancias que usted puede crear en el Magaya Explorer.

Hay un Asistente Contable que puede usar la primera vez que instala el soft-ware de Magaya. Este le ayudará a preparar el balance inicial de todas las cuentas a la fecha en que comienza a usar el sistema Magaya. Ver el capítulo 3 "Asistente Contable" en este manual para más detalles.

(7)

2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA

INTRODUCCIÓNALA CARPETADE CONTABILIDAD

Introducción a la Carpeta de Contabilidad

En la carpeta de Contabilidad del Magaya Explorer hay una lista de funciones que le permiten ejecutar transacciones contables comunes como por ejemplo crear facturas, recibos, pagos, depósitos y cheques y digitar tasas:

La siguiente es una breve descripción de las características de la carpeta de Cont-abilidad (cada uno de estos temas se tratan en detalle en elManual de

Contabil-idad del Software Magaya):

Lista de Cuentas: Donde se definen las cuentas del libro mayor (donde digita la definición de las cuentas). Le ayuda a llevar la cuenta de sus ingresos y gastos al categorizarlos por tipo. Usted puede agregar cuentas específicas para su negocio. Puede tener una cuenta como por ejemplo “Documentación” para los diferentes artículos, como diferentes tipos de documentos por los que cobra, incluyendo EEI, Hoja de Ruta Aérea, Carta de Embarque, etc., o puede crear una cuenta para cada uno.

Productos y Servicios: Éste muestra los códigos para los servicios que usted provee, como por ejemplo flete marítimo y el nombre de la cuenta a la que está asociado. Usted usará estos productos al crear y trabajar con transacciones de Cuentas por Cobrar (CxC) y Cuentas por Pagar (CxP). • Tarifas: La carpeta de Tarifas contiene los siguientes tipos de tarifas:

– Tarifas Estándar de Cliente: Estas son las tarifas de venta de servicios de carga que se aplican a todos los clientes.

(8)

2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA

INTRODUCCIÓNALA CARPETADE CONTABILIDAD

– Tarifas de Cliente: Esta agrupa todas las tarifas para todos sus clientes en un solo lugar. Puede personalizar los tarifas para clientes mediante el asistente aquí disponible.

– Tarifas de Transportista: Estas son las tarifas de compra de servicios de carga organizadas por compañía (de transporte).

– Contratos de Clientes: Esta se ocupa de las tarifas de cliente que se utilizan para el cálculo de sus precios de venta.

– Contratos de Transportista: Esta se ocupa de sus tarifas de compra. introduzca la tarifa que su transportista le da.

Para detalles sobre el uso de las tarifas, vea el Manual de Personalización

del Software Magaya.

Facturas de Cobro (y Lista de Facturas de Cobro): Estas son sus transac-ciones de Cuentas por Cobrar (CxC). Los siguientes son los tipos de trans-acciones de CxC:

– Añadir Factura de Cobro: esto es para las facturas normales – Añadir Reintegro de Cobro: es para un reembolso. Lo envía a un

cliente si se le sobre facturó. También se utiliza para los agentes a los que usted debe dinero; el reintegro de cobro se genera automática-mente durante la liquidación.

Facturas de Pago (y la lista de Facturas de Pago): Estas son las ciones de cuentas por pagar (CxP). Los siguientes son los tipos de transac-ciones de CxP:

– Agregar Factura de Pago: para los items de los que no tiene facturas, como por ejemplo alquiler, salarios, etc. (No requiere hacer facturas para estos, es opcional).

– Añadir Crédito sobre Factura de Pago: si usted le pagó en exceso a un proveedor (o le sobre facturaron), entonces puede hacer un registro de los créditos que le dan. Si usted les debe un saldo, es posible deducirlo de ese saldo. Al escribir el cheque, el software Magaya restará el crédito. Si le envían un cheque de reembolso, se puede crear un pago que será un Reembolso de Proveedor.

Pagos Recibidos (y la Lista de Pagos Recibidos): Al recibir los pagos de los clientes, los pagos serán listados aquí. Se puede crear un pago de cliente o un reembolso de proveedor aquí, seleccionándolo en la flecha desplegable del botón “Agregar”. Tipos de pagos que usted puede hacer:

– Pago de Cliente: Se utiliza para registrar lo que un cliente paga – Reembolso de Proveedor: Se utiliza cuando un proveedor le envía

(9)

2. SISTEMA CONTABLE MAGAYA

INTRODUCCIÓNALA CARPETADE CONTABILIDAD

Depósitos (y la lista de Depósitos): Este registra sus depósitos al banco. Los tipos de depósitos son:

– Depositar Pagos: para depositar un pago que ha recibido de un cliente

– Depósito Directo: para depositar dinero de cualquier otra fuente, como un préstamo

Cheques (y Lista de Cheques): Este registra los cheques para los pagos a sus proveedores. Los siguientes son los tipos de cheques que usted puede crear:

– Pagar Facturas (Cheque): para pagar facturas ordinarias

– Cheque: para pagar los artículos de los que usted no tiene facturas, como alquiler, salarios, etc

– Cheque de reembolso: un cheque que se crea para dar a su cliente un reembolso

– Pagar Impuestos por Ventas: un cheque para pagar impuestos de ventas que colecta de las cuentas por cobrar (CxC).

Estos temas se explican en el Manual Contable Magaya. Para encontrar cualquier tema rápidamente, vaya al índice y haga clic en la palabra indexada. En cualquier lista, puede hacer clic en una entidad o transacción para tener acceso a un menú desplegable de opciones. El mismo menú está disponible en el botón Acciones de cada lista. Usted también puede ver transacciones abiertas para cualquier cliente, proveedor, etc. haciendo clic en el nombre de la entidad en la carpeta de Mantenimiento.

(10)

3. ASISTENTEDE CONTABILIDAD

USANDOEL ASISTENTEDE CONTABILIDAD

3. Asistente de Contabilidad

El Asistente de Contabilidad está diseñado para ayudarle a introducir la infor-mación contable de su empresa en el sistema Magaya. Esta es una manera fácil de introducir los balances iniciales para las cuentas, clientes y proveedores a la fecha en que empieza a usar el sistema Magaya.

La configuración de esta información se hace generalmente cuando el software Magaya se instala por primera vez. Si el asistente no se uso entonces, puede ser usado ahora o en cualquier momento. Se recomienda que utilice este asistente de contabilidad y el Asistente de Inicio. Es especialmente importante si usted va a trabajar en más de una moneda que seleccione la moneda nacional para que coincida con la moneda de su país en el Asistente de Inicio; la moneda de su país afectará las transacciones de impuestos. El Asistente de Inicio se explica en el

Manual de Operaciones del Magaya Cargo System.

El Asistente de Contabilidad le ayuda a configurar su: • Lista de Cuentas (también llamado el libro mayor) • Productos y Servicios

• Balances de apertura de sus clientes y proveedores

Cada pantalla del asistente contiene instrucciones para ayudarle a trabajar con el asistente. Usted puede ir hacia adelante y hacia atrás en las pantallas para cambiar la información. Cuando termine con el asistente, toda la información se guarda en el sistema Magaya.

Configuración adicional de las opciones relacionadas de la contabilidad se puede hacer en el menú Mantenimiento > Configuración. Véase el capítulo 10 del Manual de Contabilidad del Software Magaya.

Usando el Asistente de Contabilidad

(11)

3. ASISTENTEDE CONTABILIDAD

USANDOEL ASISTENTEDE CONTABILIDAD

TASK

1. Vaya al menú Archivo y seleccione Asistente de Contabilidad. La pantalla de bienvenida se abre:

2. Haga clic en el botón Siguiente para iniciar el asistente.

3. Seleccione el mes que desea asignar como el comienzo de su año fiscal. Esto es necesario para calcular las ganancias del año. El sistema utilizará este mes para cerrar automáticamente el año.

4. En la página de la Lista de Cuentas, agregue o edite cuentas según requiera. (El software provee una lista de cuentas por defecto. Se reco-mienda que esta información se introduzca en el asistente para que pueda usar las funciones contables del software Magaya.) También introduzca los balances iniciales para las cuentas que necesita tales como caja chica y banco. La siguiente es la pantalla del asistente para la Lista de Cuentas:

• El balance de apertura es utilizado por el sistema para crear una entrada de diario que carga esa cuenta por el balance y debita el saldo inicial de la cuenta patrimonial.

• Más detalles acerca de la Lista de Cuentas pueden hallarse en el tema “Lista de Cuentas”.

5. En la pantalla de Productos y Servicios, agregue o edite Productos y Servicios según requiera. (Este software provee una lista por defecto de productos y servicios. Haga clic en el botón Agregar para añadir un nuevo producto o servicio. Haga clic en un articulo o servicio existente

(12)

3. ASISTENTEDE CONTABILIDAD

USANDOEL ASISTENTEDE CONTABILIDAD

y luego clic en en el botón Editar para hacer cambios.) La siguiente es la pantalla del asistente de Productos y Servicios:

• Para más detalles sobre los productos y servicios, consulte el tema "Productos y Servicios".

6. Haga clic en el botón Siguiente para pasar a la siguiente pantalla: ingresar los saldos iniciales de los agentes de transporte. En el sistema Magaya, los agentes de transporte se consideran “clientes”. Agregar o editar balances de apertura haciendo clic en el botón de Agregar o Editar para:

Clientes (esto incluye agentes de transportes). Al entrar en el balance de apertura para un cliente, el sistema creará automáticamente una factura para el cliente por esa cantidad que se destinará a CxC, y la partida se asignará a los Productos y Servicios como ingreso al saldo

(13)

3. ASISTENTEDE CONTABILIDAD

USANDOEL ASISTENTEDE CONTABILIDAD

inicial. La imagen muestra los agentes de tránsito, la pantalla de Clientes funciona de la misma manera.

Proveedores (esto incluye a los transportistas, vendedores y a los

prov-eedores de almacenaje). El sistema crea automáticamente una factura y la envía a las CxP, y la línea en la factura usará el saldo inicial como gasto. Esta captura muestra la pantalla del asistente de Transportistas. Las pantallas del asistente para cada una de estas funciona de la misma manera.

(14)

3. ASISTENTEDE CONTABILIDAD

USANDOEL ASISTENTEDE CONTABILIDAD

será guardada.

AFTER COMPLETING THIS TASK:

Cuando haya completado todas las pantallas en el Asistente de Contabilidad, se puede modificar y completar la información introducida en cualquier momento abriendo la carpeta de Contabilidad o regresando al Asistente de Contabilidad.

(15)

3. ASISTENTEDE CONTABILIDAD

(16)

INTRODUCIENDO SALDOSDE APERTURA

Introduciendo Saldos de Apertura

Para introducir saldos de apertura en su software Magaya siga estos pasos. Este procedimiento se recomienda después de usar el Asistente de Contabilidad para establecer los detalles de su contabilidad.

Antes de comenzar los pasos de abajo, tenga a mano un balance de compro-bación que liste todas los estados de resultados de su sistema anterior, para que pueda introducir los datos de él en su sistema Magaya. Es posible que ya tenga el reporte se utilizó para introducir datos en el Asistente de Contabilidad; se puede utilizar el mismo informe para este procedimiento.

1) Crear un Balance de Comprobación en sus sistema Magaya: • Vaya a la carpeta de Contabilidad > Lista de Cuentas

• Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Reportes > Balance de Comprobación

• Busque los saldos de apertura de ingresos y gastos

Este balance de comprobación muestra todos los datos introducidos en el Asistente de Contabilidad.

(17)

INTRODUCIENDO SALDOSDE APERTURA

2) Crear un Asiento de Diario en su sistema Magaya:

• Vaya a la Carpeta de Contabilidad > Lista de Cuentas

• Haga clic en el botón de Acciones y seleccione Asientos de Diario Generales.

• Haga clic en el botón de Agregar para abrir un cuadro de diálogo de asiento de diario.

3) Agregue los siguientes artículos en el cuadro de diálogo del asiento de diario:

• Haga clic en el botón de Agregar para activar la línea en la tabla de detalle.

• En la columna de Nombre de Cuenta, seleccione Saldo de Apertura de Ingresos.

Si hay un Débito en el Balance de Comprobación, entonces intro-duzca el monto en la columna de Crédito. Se requiere esta reversión para este paso.

• Haga clic en el botón de Agregar, y en la columna Nombre de la Cuenta, seleccione el Saldo de Apertura de Gastos. Si había un monto como Débito para este gasto en su balance de comprobación,

(18)

INTRODUCIENDO SALDOSDE APERTURA

introduzca la cantidad en la columna de Crédito. Se requiere esta reversión para este paso.

4) Escribe el nombre de sus otras cuentas en el cuadro de diálogo de Asiento de Diario. Por ejemplo, introduzca el débito y el crédito para los ingresos de carga aérea y costo.

Siga introduciendo todas sus cuentas. Si usted tenía una cuenta en el sistema anterior, pero que no aparece en la lista Magaya de las cuentas por defecto, puede crearla: Haga clic en el signo más en el menú desplegable de la columna Nombre de la Cuenta y agregue la cuenta.

5) Para hacer los totales de débito y crédito iguales, agregue la cuenta "Capital Inicial" y anote la diferencia entre el monto del crédito y el débito. Si el débito es menor, anote la diferencia en la columna de débito. Si el monto del crédito es menor, anote la diferencia en la columna de crédito. No introduzca manualmente la diferencia en los campos de totales en la parte inferior de la pantalla; se guardará.

6) Haga clic en OK en el cuadro de diálogo de Asiento de Diario para guardar.

Ahora los débitos y créditos son iguales, y los saldos de apertura están completos.

(19)
(20)

4. LISTADE CUENTAS

INTRODUCCIÓN

4. Lista de Cuentas

Introducción

La Lista de Cuentas es una lista de las cuentas de su libro mayor. Le ayuda a llevar registro de sus ingresos y sus gastos al categorizarlos por tipo. Luego puede generar reportes para ver los diferentes tipos de ingresos que percibe y los tipos de gastos que tiene.

El sistema Magaya, por defecto, tiene muchas cuentas en la carpeta de la Lista de Cuentas. Usted puede agregar cuentas específicas de su negocio. Puede tener una cuenta de “Documentación” para varios elementos diferentes, tales como los diferentes tipos de documentos por los que usted cobra, incluyendo EEI (antes conocido como SED), guías aéreas, carta de embarque, etc, o puede crear una cuenta para cada uno.

La siguiente pantalla muestra un primer plano de la Lista de Cuentas, desta-cando el Costo del Flete Aéreo, Ingresos por Flete Aéreo, y su tipo de cuenta.

(21)

4. LISTADE CUENTAS

COMO AGREGARALA LISTADE CUENTAS

Como Agregar a la Lista de Cuentas

Procedimiento Paso a Paso

TASK

1. Vaya a la carpeta de Contabilidad y haga clic en la Lista de Cuentas.

• La lista de cuentas se abre.

(22)

4. LISTADE CUENTAS

COMO AGREGARALA LISTADE CUENTAS

3. Use el primer menú desplegable para seleccionar un tipo de cuenta. El tipo de “Cuentas por Cobrar”, se muestra por defecto. Las opciones son: • Cuentas por Cobrar (CxC): Este dinero es el que se le adeuda a usted

(se considera un activo).

Cuentas por Pagar: (CxP) Este es el dinero que usted debe (se considera

un pasivo).

Ingresos: Determina de donde proviene el dinero.

Gastos: Se usa para determinar en que está gastando dinero.

Costo de Ventas: Use esto para determinar el costo de los artículos que

vende.

Banco: Use esta cuenta para transacciones de cuenta corriente y de

ahorros, mercado de dinero y caja chica.

Fondos por Depositar: Dinero retenido para depositarse luego.

Activos Fijos: Para equipos o mobiliario que no van a ser convertidos en

efectivo en el presente año.

Otros Activos: Use este nombre de cuenta para cualquier activo que no

se pueda clasificar como Fijo o Circulante.

Otros Activos Circulantes: Para facturas por cobrar que vencen dentro

de un año, el valor de inventario, etc.

Pasivos a Largo Plazo: Cuentas que se deben durante un largo período

de tiempo, como una hipoteca, a más de un año.

Otros Pasivos Corrientes: Que se deben a menos de un año. Por

ejemplo los impuestos de ventas.

Patrimonio: El valor neto de la compañía.

Tarjeta de Crédito: cree una cuenta de "tarjeta de crédito" por cada

tarjeta para dar seguimiento a los gastos del negocio pagados con la tarjeta de crédito. (También tendrá que añadir la compañía de tarjetas de crédito como proveedor en la carpeta de mantenimiento).

4. Introduzca el nombre y número de cuenta.

5. Seleccione una cuenta padre conforme lo requiera. Esto le permitirá agrupar las cuentas en reportes (por ejemplo agrupando todos los tipos de fletes y todos los tipos de documentación).

6. Añada anotaciones si es necesario haciendo clic en la pestaña de Notas y escribiendo en el campo en blanco.

7. Si desea desactivar esta cuenta ahora (o en otro momento), haga clic en la casilla de selección “Inactiva".

(23)

4. LISTADE CUENTAS

ACCIONESENLA LISTADE CUENTAS

Acciones en la Lista de Cuentas

El botón de Acciones en la Lista de Cuentas le da muchas opciones.

Las siguientes acciones se pueden ejecutar haciendo clic en botón de Acciones: • Otros Reportes: Esta opción genera reportes por nombre, tipo, número

de cuenta, moneda, cuenta padre, o por código de tipo.

Reportes: Esta opción ofrece la misma lista de reportes que la opción de menú “Reportes” encima de la barra de herramientas de Magaya Explorer. • Lista de Transacciones: Esto le permite ver una lista de las transacciones al hacer clic en un activo o pasivo de la lista. (Esta opción aparece atenuada si selecciona ingresos o gastos.)

Reconciliar: Utilice esta opción para reconciliar la Cuenta Bancaria. Se abre una pantalla, indicando los depósitos y créditos, cheques y débitos, los totales del balance y mucho más. Usted tiene la opción de agregar, modificar o eliminar las transacciones.

Remplazar Cuenta: Use éste para remplazar por una cuenta del mismo tipo. La cuenta será remplazada en cualquier transacción en donde se halla usado. Esto es útil si una cuenta se ha duplicado o usado incorrectamente.

(24)

4. LISTADE CUENTAS

ACCIONESENLA LISTADE CUENTAS

Después de que remplaza la cuenta, puede deshabilitar o borrar la cuenta vieja.

Asientos de Diario General: Esto muestra una lista general de asientos de diario. Para aprender a agregar una nueva entrada de diario, consulte el Capítulo 10 del Manual de Contabilidad del Software Magaya, el tema "Asientos de Diario".

Divisiones: Este muestra una lista de divisiones, si su compañía las tiene. Para más detalles sobre cómo configurar las divisiones, consulte el tema Divisiones en el Manual de Personalización del Software Magaya.

Tabla de Impuestos: Esto muestra una lista de los impuestos sobre las ventas (para las mercancías que vende, no los servicios). Para obtener más información acerca de cómo agregar el impuesto de ventas a su sistema de Magaya, consulte el tema "Impuestos de Ventas".

Configurar Columnas: Use esto para escoger la columnas que desea ver. • Importar (y Exportar): Utilice estas opciones para enviar datos desde la

base de datos Magaya, o llevar datos hacia la base de datos Magaya, en formatos XML o CSV.

(25)

4. LISTADE CUENTAS

(26)

5. PRODUCTOSY SERVICIOS

INTRODUCCIÓNA PRODUCTOSY SERVICIOS

5. Productos y Servicios

Introducción a Productos y Servicios

La lista de “Productos y Servicios” en el Magaya Explorer muestra todos los productos y servicios que su negocio compra y vende, tal como servicios docu-mentales, servicios de transporte, tasas de embalaje, y más. Los Productos y Servicios se utilizan para los informes de ventas, tales como la cantidad de fletes marítimos ha vendido o comprado, etc

El software Magaya viene con una lista predefinida de productos y servicios que cubren las necesidades de un proveedor de logística estándar. Usted puede modificar o agregarle más basado en sus necesidades específicas.

Productos y Servicios se usan en Cuentas por Pagar y en Cuentas por Cobrar. Cuando usa un Artículo o Servicio en una Factura de Cobro, la linea en la factura afectará la cuenta a la que se aplica el artículo sumando o restando de ella según sea una factura o un crédito. La cuenta se mostrará en el informe de pérdidas y ganancias.

(27)

5. PRODUCTOSY SERVICIOS

AGREGAR PRODUCTOSY SERVICIOS

Agregar Productos y Servicios

Para agregar un producto o un servicio al sistema Magaya, siga los siguientes pasos.

1) Haga clic en el botón Agregar en la carpeta Productos y Servicios. Un cuadro de dialogo se abrirá:

2) Seleccione el tipo de producto (o servicio). Cuando selecciona un Tipo, no será un gasto o ingreso hasta que usted también seleccione el tipo de cuenta. Los Tipos de productos y servicios disponibles en el menú desple-gable son:

Otros: Use éste para productos (o servicios) que no se pueden clasificar como Carga o como alguno de los otros tipos listados. • Carga: Use éste para productos (o servicios) de carga como Carga

Marítima o Carga Aérea.

Valuación: Cuando se usa éste tipo para crear un producto, el valor (valor de la carga) aparecerá en las guías aéreas.

(28)

5. PRODUCTOSY SERVICIOS

AGREGAR PRODUCTOSY SERVICIOS

Impuesto: Este se usa para impuestos como los derechos de aduana, y el monto que aparecerá en las guías aéreas.

Otros fletes: Se usa para artículos (o servicios) que se relacionan con la carga pero que no son precisamente la carga, como costos e ingresos por Sobrecargo por Combustible.

Inventario: Se usa para artículos que usted mantiene en su inven-tario y luego vende. Si selecciona “Inveninven-tario” y luego “Cuenta de Activos” y “Articulo de Inventario” opciones adicionales serán desplegadas.

3) Para el campo “Código Tributario”, seleccione un impuesto sobre las ventas aplicable al servicio o producto. (Para configurar el impuesto sobre las ventas, ir a Lista de Cuentas, el botón de Acciones, la Tabla de Impu-estos.)

4) Escriba una descripción del producto. El campo de “Código” se llenará automáticamente en base a la descripción.

5) Seleccione una cuenta a la que el producto (o servicio) se referirá en el libro mayor (seleccione la cuenta que desea cuando se ejecuta el estado de resultados para ver este artículo reflejado, según el grado de detalle que desee ver en su estado de resultados). El producto (o servicio) será un ingreso, gasto o costo de mercancías vendidas, dependiendo de a qué cuenta está relacionado. Por ejemplo, una tarifa de almacenamiento se asigna a una cuenta de Costo de Servicios. Los ingresos por Carga Terrestre son asignados a una cuenta de Ingresos por Carga Terrestre. 6) Escriba un precio. Si desea tener el precio calculado, use el botón de

“Tarifa”. Para más detalles sobre el uso del cuadro de diálogo de Tarifa, vea el Capitulo 2 en el Manual de Personalización del Software Magaya. 7) Si usted selecciona la opción para indicar que este es un artículo de

reventa , los siguientes campos se habilitarán:

• La casilla de selección de “Crear el cargo de reventa mente” se utiliza si quiere que su sistema Magaya cree automática-mente un producto de reventa ya sea cuando se cree manualautomática-mente un gasto o un ingreso.

• Cargo de Ingreso (o Cargo de Gastos): Si usted selecciona Cuenta de Ingresos, entonces este campo será “Cargo de Ingresos”.

• Proveedor Preferido: Este podría estar marcado en gris.

• Cuenta de Activos: Para la compra de inventarios y su reventa. (Ésta se activa cuando se selecciona el tipo “Inventario”).

• Producto Relacionado: Seleccione de entre los productos en el menú desplegable o añada un producto nuevo. (Éste se activa cuando se

(29)

5. PRODUCTOSY SERVICIOS

ACCIONES EJECUTADASCON PRODUCTOSY SERVICIOS

selecciona el tipo “Inventario”). Esto carga información a partir de las definiciones del producto de inventario que se encuentran en la carpeta de Almacenaje.

8) Haga clic en el botón OK cuando haya terminado. El producto (o servicio) ahora aparece en la lista.

Acciones Ejecutadas con Productos y Servicios

Para realizar informes basados en los Productos y Servicios, utilice el botón Acciones y seleccione “Reportes” en el menú emergente.

Las siguientes reportes de ventas y compras están disponibles:

Los reportes se producirán usando las transacciones de los productos y servi-cios.

Otras acciones disponibles en el botón Acciones incluyen la opción de elegir las columnas que desea en la lista, y para importar o exportar los datos desde o hacia el sistema Magaya.

Remplazar Producto: Usted puede encontrar y remplazar cualquier producto existente del mismo tipo, y el sistema actualizará cualquier transacción que

(30)

5. PRODUCTOSY SERVICIOS

ACCIONES EJECUTADASCON PRODUCTOSY SERVICIOS

tenga registrado ese mismo artículo. Cuando abra el cuadro de diálogo del menú de Acciones, seleccione los productos a encontrar y remplazar.

La característica de Buscar y Reemplazar es útil si un producto se ha duplicado o no se ha utilizado correctamente. Después de que el producto es reemplazado, usted puede optar por desactivar o eliminar el producto anterior.

La lista de Productos y Servicios se puede filtrar usando el Filtro Estándar o Avanzado. Para detalles acerca de los filtros, vea el Capitulo 5 en el Manual de

(31)

5. PRODUCTOSY SERVICIOS

(32)

6. CUENTASPOR COBRAR

INTRODUCCIÓNA CUENTASPOR COBRAR

6. Cuentas por Cobrar

Introducción a Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar (CxC) es dinero que se le debe en facturas pendientes. Las secciones de este tema explican cómo crear las siguientes transacciones en el software Magaya: • Facturas de Cobro • Reintegros de Cobro • Pagos Recibidos • Depósitos • Reembolsos

Todas estas transacciones son creadas usando un cuadro de diálogo que trans-fiere todos los datos a los formularios del documento. Los datos también se almacenan en el sistema Magaya para que pueda crear reportes y más. El Magaya Explorer ofrece reportes de CxC para mostrar qué clientes están morosos (reportes de retardos), facturas pendientes (sin pagar), y reportes de ventas.

(33)

6. CUENTASPOR COBRAR

CREAR FACTURASDE VENTA

Crear Facturas de Venta

Para crear facturas de venta en el Magaya Explorer, siga estos pasos.

1) En la factura (documento o lista), haga clic en el botón Agregar. Seleccione “Agregar Factura" en el menú emergente.

El cuadro de diálogo de Factura de Cobro se abre. En la primera pestaña, digite los detalles de la transacción. Digite detalles en las pestañas de Eventos, Adjuntos, Notas y Notas Internas según requiera. Eventos y cualquier documento adjunto o fotografías estarán visibles para los clientes en la herramienta interactiva de seguimiento en línea Magaya LiveTrack.

Nota: Cuando trabaje en la vista Documento, rápidamente puede ver el

estado de la factura observando el símbolo en la barra de herramientas del documento, contiguo a las flechas de navegación:

La vista de Lista también tiene una columna de estado que indica si una factura está pendiente o pagada. Se pueden añadir otras columnas a través del botón Acciones.

(34)

6. CUENTASPOR COBRAR

CREAR FACTURASDE VENTA

2) Introduzca información en el cuadro de diálogo de Factura de Cobro:

• El número de factura se rellena automáticamente. Para información acerca de como establecer la numeración de las facturas, vea el tema "Menú de Configuración de la Contabilidad".

• Seleccione el cliente al que usted esta facturando del menú desple-gable “Aplicar a”. La dirección para el cliente se completará de forma automática. Si necesita cambiar la dirección para esta operación, haga clic en el botón "Cambiar".

• Seleccione “Cuentas por Cobrar” para el campo de la Cuenta. Si está trabajando en varias monedas, habrá al menos una cuenta

disponible en el menú desplegable para cada moneda. Para hacer la factura en una de esas monedas, selecciónela de la lista desplegable. Para obtener información sobre la configuración del sistema Magaya a trabajar con varias monedas, consulte el tema "Múltiples Monedas".

• La Fecha de Transacción se establece en la fecha de hoy.

• La Fecha de Vencimiento se establece en 30 días. Si ha establecido condiciones de pago para el cliente, el sistema completará la fecha predefinida de manera automática.

(35)

6. CUENTASPOR COBRAR

CREAR FACTURASDE VENTA

Agregar Cargos: Haga clic en el botón Agregar en el cuadro de diálogo para agregar cargos. Un nuevo cuadro de diálogo se abrirá:

El Tipo que usted emplee extraerá información de la lista de Productos y Servicios. La lista desplegable de Tipo para las facturas le mostrará solo los productos y servicios que se refieren a las cuentas de Ingresos.

Agregue una descripción (opcional). Información adicional puede agregarse en la pestaña de Notas. Cualquier nota que usted agregue aparecerá en la factura a la vista del cliente.

El Código Fiscal extrae de la Tabla de Impuestos de Ventas. Introduzca la Cantidad y el Precio. El monto será calculado automáticamente. La unidad puede ser una palabra como “libras”, “lbs”, o “c/u”. El campo de Unidad es opcional.

Haga clic en el botón OK. El cargo se rellena en la línea del cuadro de diálogo de la factura. Usted puede agregar tantos cargos a la factura como requiera mediante el botón Agregar. Los totales se calculan.

• Si usted necesita editar un cargo, seleccione la partida para el cargo y haga clic en el botón Editar. Para remover (borrar) un cargo, selec-cione la partida para el cargo y haga clic en el botón Remover.

(36)

6. CUENTASPOR COBRAR

CREAR FACTURASDE VENTA

• Para agregar una línea de Cuenta a la factura, haga clic en la pestaña de “Cuentas”.

Esto puede puede ser útil si necesita reemitir una factura porque el cliente no tenía fondos suficientes y su cheque es rechazado. Otro ejemplo es cuando usted quiere ofrecer un descuento a un cliente. Para obtener más información, consulte la sección “Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar” en el Capítulo 10.

• Si esta factura se relaciona con una transacción, como un embarque o un Recibo de Almacén, el botón para esta transacción aparecerá en el cuadro de diálogo de la factura. Vea la transacción haciendo clic en el botón.

Una factura periódica mostrará un botón de “Historia” que mostrará todas las transacciones relacionadas.

(37)

6. CUENTASPOR COBRAR

CREAR FACTURASDE VENTA

3) Haga clic en OK cuando haya terminado introduciendo toda la infor-mación para esta factura. Los datos son transferidos al formulario de la factura, y esta es guardada en su base de datos Magaya.

La factura se puede modificar haciendo clic en el botón de Acciones y escogiendo “Seleccionar Plantilla”.

En el cuadro de diálogo, usted puede escoger diferentes plantillas y asociarlas a esta transacción o definirla como plantilla por defecto.

Si hace clic en los botones de “Nuevo” o “Copiar”, el Diseñador de Docu-mentos Magaya se abre. Este se utiliza para personalizar plantillas. Vea el

(38)

6. CUENTASPOR COBRAR

ACCIONESPARA FACTURASDE VENTA Manual de Personalización del Software Magaya para más detalles.

Acciones para Facturas de Venta

El botón de Acciones para Factura de Cobro provee muchas funciones. Usted puede acceder a las Acciones cuando está en la vista de Documento de Factura o en la vista de Lista de Facturas. Deslice el cursor sobre el botón de Acciones y haga clic en la flecha al lado del botón.

(39)

6. CUENTASPOR COBRAR

ACCIONESPARA FACTURASDE VENTA

El botón de Acciones en la vista de Lista de Facturas de Cobro contiene las siguientes opciones adicionales:

Los Reportes de Embarque relacionan las operaciones de información en el sistema Magaya, permitiéndole ver reportes tales como cuanto ha facturado por ciertos puertos o agentes destino.

Reportes de Ventas que se pueden crear son:

Facturas Pendientes: Ver un reporte de facturas pendientes. Cuando se abre el reporte, usted puede modificar el reporte escogiendo que columnas ver, cambiar el rango de fechas, filtrar la lista, guardarla o exportarla. • Facturas Pendientes por fecha: Para ver que facturas están pendientes a

alguna fecha, sin importar si la factura se pagó después de esa fecha. • Retardos de CxC, Reportes: Seleccione un reporte que muestre detalles

desglosados o sumarios para ver qué está vencido.

Detalles de Facturas: Una lista de todas las facturas, incluyendo el detalle, desglosado por linea para cada factura.

(40)

6. CUENTASPOR COBRAR

ACCIONESPARA FACTURASDE VENTA

• Exportar la lista a los programas de contabilidad QuickBooks® o

PeachTree® para exportar las facturas que ha filtrado y para salvarlas en su computadora (u otra carpeta) en un formato de archivo que puede ser abierto por esos programas.

• Ir a un Documento cuando hace clic en una factura. • Imprimir un lote de facturas que tiene en una lista filtrada. • Excluir la factura del seguimiento en línea.

Aprobar/Disputar una factura (esta opción está disponible del botón de Acciones en la Lista de Facturas o si hace clic derecho en una factura de la lista. El perfil del cliente debe tener los accesos a este Web Track configu-rados; ver Capítulo 10, “Funciones Avanzadas de Contabilidad”.)

Haga clic en el botón ya sea para aprobar o disputar. Escriba la razón en el cuadro de diálogo.

Los comentarios aparecen en la pestaña de Eventos para la transacción.

• Recibir pago de una factura sobre la que ha hecho clic. Un cuadro de diálogo de abre. Vea la sección "Pagos".

• Para detalles en el uso de la opción de pagos en línea, vea el Capítulo 9 en el Manual de Comunicación del Software Magaya.

• Anular una transacción que haya seleccionado.

• Guardar como Recurrente: Esto convierte la factura seleccionada en una factura recurrente que será cargada al cliente cada mes (o en el periodo que usted defina). Los pasos para crear facturas recurrentes se encuentras en el Manual de Personalización del Software Magaya.

(41)

6. CUENTASPOR COBRAR

REINTEGROSDE COBRO

• Para ver la lista de facturas recurrentes, use el botón de Acciones y selec-cione “Facturas Recurrentes”.

• Transacciones Abiertas: Estas opciones crean una lista de todas las trans-acciones abiertas. Cambie el rango de fechas para ver el periodo de tiempo que escogió, o para personalizar la lista mediante el botón de Acciones > Escoger Columnas.

Otras opciones en la Lista de Facturas son las funciones de importar y exportar para enviar datos a otros sistemas o para traer datos a la base de datos de Magaya. Usted puede escoger las columnas o ver la Historia de una factura seleccionando la factura y la opción de Historia la lista del botón de Acciones. Todas las acciones arriba indicadas también están disponibles cuando hace clic derecho en una transacción de la lista.

Reintegros de Cobro

Los Reintegros de Cobro son generados cuando usted le cobra de más a un cliente o si desea hacerle un descuento después de creada la factura. (Nota: Los descuentos también puede ser creados de otra manera; vea el Capitulo 10, sección “Procedimientos Especiales en Cuentas por Cobrar”.)

Siga los siguientes pasos para crear un Reintegro de Cobro.

1) Vaya a Facturas (vista de documento o de lista) y haga clic en el botón Agregar. Seleccione “Agregar Reintegro de Cobro”.

(42)

6. CUENTASPOR COBRAR

REINTEGROSDE COBRO

Un cuadro de diálogo se abre con las siguientes pestañas: la primera pestaña se usa para todos los detalles de las transacciones de notas de crédito; los otras se usan para Eventos, Adjuntos, Notas y Notas Internas.

• Los campos en este cuadro de diálogo son los mismos que los del cuadro de diálogo de la factura. Recordatorio: Todas las cantidades serán tratadas como un negativo (una resta) para las cuentas y artículos seleccionados. Cuando una nota de crédito ha sido pagada a un cliente (ya sea con un cheque o con crédito en un saldo), el estado se actualizará en la Lista de Facturas. Usted también puede ver el estado en la barra de herramientas similar a las facturas. Cuando introduzca esta transacción, se mostrará como un negativo (deduc-ción) en Cuentas por Cobrar.

(43)

6. CUENTASPOR COBRAR

PAGOS

Pagos

Un Pago es un pago mediante cheque o tarjeta de crédito que usted recibe de un cliente. Este proceso crea un registro del pago en su sistema Magaya. Para crear un Pago:

1) Vaya a Contabilidad > Pagos (o Lista de Pagos)

2) Haga clic en el botón Agregar y seleccione “Pago de Cliente”.

(44)

6. CUENTASPOR COBRAR

PAGOS

3) Introduzca la información que necesita en el cuadro de diálogo de trans-acción de pago.

• La CxC de “Cuentas por Cobrar” se selecciona por defecto. Usted puede seleccionar una CxC diferente. Por ejemplo, si está trabajando en múltiples monedas y selecciona una CxC con otra moneda, este pago se hará en esa otra moneda, y esa CxC se actualizará con esta transacción de pago.

• Seleccione el cliente que está haciendo el pago. Cuando seleccione el cliente, usted vera cualquier factura o nota de crédito pendiente para el. La casilla de verificación que muestra facturas pendientes está seleccionada por defecto.

• Seleccione la cuenta de banco para depositar el pago. La casilla de verificación al lado del campo “Depositar a” no está marcada por defecto. Si la deja sin seleccionar, el dinero será enviado a la cuenta de Fondos sin Depositar en su sistema Magaya para ser retenido hasta que vaya al banco con todos los depósitos. (Entonces usted creará una transacción de “Pago de Depósito” en la subcarpeta de Depósitos).

• Pagar con: Este campo se conecta con la opción de Pago en Línea; para usar esta función, debe estar activada en su menú de Configu-ración y configurada para este cliente. Vea el Manual de Software de

Comunicaciones Magaya para más detalles.

• Introduzca el número del cheque que el cliente le envió.

• La fecha se llenará con la fecha de hoy. Puede cambiarse según lo necesite.

• Introduzca el monto del pago. Si hay facturas pendientes, el monto del pago será deducido del total. Usted también puede hacer clic en las facturas en la lista para aplicarles el pago.

• Introduzca un memo (anotación) según requiera.

• Haga clic en la factura a pagar. Una marca de verificación aparecerá en la casilla y el Monto Pendiente cambiará a Monto Pagado. Para introducir un pago parcial, haga clic en la celda de la tabla de “Monto Pagado” de la factura y digite el monto pagado.

(45)

6. CUENTASPOR COBRAR

PAGOS

• Haga clic en el botón de OK cuando termine. Toda la información se salvará, y un documento de pago será creado automáticamente. La Lista de Pagos será actualizada y mostrará la nueva transacción.

Pago en Exceso: Usted puede introducir un monto que es mayor que el indicado en la pantalla de las facturas. Una notificación aparecerá, como se muestra en este ejemplo:

Este ejemplo muestra un pago en exceso por $271.15. Haga clic en “Si” si desea aceptar el pago, o haga clic en “No” si necesita hacer un cambio. La diferencia se mantendrá como un crédito para ese cliente.

La próxima vez que usted acepte un pago de este cliente, el crédito aparecerá en la lista. El monto se puede aplicar a facturas futuras, o puede crear un cheque de reembolso.

Adelanto de pago: Digite el monto en el campo “Monto” y haga clic en “OK”. El monto se mostrará como un “Pago” y estará disponible como un crédito para futuras facturas.

Descuento: Usted puede dar descuento en el cuadro de diálogo de Factura. Vea la sección “Procedimientos Especiales para Cuentas por Cobrar” en el Capítulo 10.

Cargos por Transferencia Electrónica: Vea la sección “Procedimientos Especiales para Cuentas por Cobrar” en el Capítulo 10.

(46)

6. CUENTASPOR COBRAR

ACCIONESPARA PAGOS

Acciones para Pagos

El botón de Acciones en Pagos (vista de documento o lista) le permite crear reportes y más.

Los reportes pueden crearse por número de cuenta, nombre, moneda, etc. Los reportes se pueden configurar con diferentes tipografías y más.

Un pago en línea puede ser anulado. Para detalles sobre la función de pago en línea, vea el Manual de Software de Comunicaciones Magaya.

Para ver un pago, selecciónelo y escoja la opción “Ir al Documento”.

Para ver fondos sin depositar, haga clic en esta opción. Una lista se abre con fondos que no se han llevado al banco aún.

También puede escoger las columnas que usted desea de la lista, exportar o importar datos, y ver el historial de cada transacción.

Estas acciones también están disponibles cuando hace clic en el botón derecho del ratón sobre una transacción en la lista.

Depositando Pagos

Depósitos de pagos que usted recibe de sus clientes pueden crearse en la Lista de Depósitos o en la vista de documento. Hay dos tipos de depósitos:

(47)

6. CUENTASPOR COBRAR

DEPOSITANDO PAGOS

Depósito de Pagos: Use esta opción cuando esté depositando dinero de la cuenta de Fondos sin Depositar.

Depósito: Use esto cuando esté haciendo un tipo de Depósito como por ejemplo si recibe un préstamo de un banco. Vea el tema "Banca" para detalles.

Para depositar un pago:

Haga clic en el botón de Agregar y seleccione “Depositar Pago”:

(48)

6. CUENTASPOR COBRAR

DEPOSITANDO PAGOS

• Seleccione la cuenta bancaria a la que irá el depósito. • La fecha se llenará con la fecha de hoy.

• Agregue un memo (anotación) según requiera.

• La casilla de verificación para mostrar todos los fondos sin depositar estará marcada por defecto si el depósito que está haciendo es nuevo (no existe). Si la lista es muy larga, desactive la casilla para ver solo los depósitos relacionados con las transacciones en las que está trabajando. • En la lista de Pagos, haga clic en la casilla de las transacciones que desea

(49)

6. CUENTASPOR COBRAR

ACCIONESPARA DEPÓSITOS

• Haga clic en el botón OK cuando termine. Una boleta de depósito está lista:

El pago se considera ahora depositado de acuerdo a su sistema contable Magaya. Si usted está recibiendo pagos de clientes en línea, deposite esos pagos igual que cualquier otro depósito.

Acciones para Depósitos

El botón de Acciones para Depósitos puede accederse desde la vista de docu-mento o lista para las siguientes opciones:

• Reportes: Por nombre de cuenta, anotación, etc

• Ir a Documento: El Depósito aparece en el panel de visualización. • Anular Depósito: Esto invalida la transacción pero no la borra, para que

halla un registro de la anulación en la bitácora de transacciones. • Imprimir en Lote: Esto imprimirá las transacciones que usted halla

filtrado.

• Configurar Columnas: Un cuadro de diálogo se abre con opciones para incluir o excluir columnas y reorganizarlas.

• Exportar: Un cuadro de diálogo se abre donde puede seleccionar la ubicación (carpeta) a donde exportar datos.

• Historia: Un cuadro de diálogo se abre mostrando cualquier transacción relacionada con la transacción que ha seleccionado.

(50)

6. CUENTASPOR COBRAR

CHEQUEDE REEMBOLSO

Cheque de Reembolso

Existen dos tipos de reembolsos que usted puede crear con el Magaya Explorer: La función de “Cheque de Reembolso” se localiza en Cheques (vista de lista ó documento). Úsela cuando un cliente le pague de más y usted le gire un cheque por ese monto. Para poder emitir un cheque de reembolso, un crédito debe existir para ese cliente, ya sea como Reintegro de Cobro o como un anticipo o un sobrepago.

Un “Reembolso de Proveedor” está disponible en Pagos. Use esto cuando reciba un reembolso de un proveedor. Para detalles sobre reembolsos de proveedor, vea el tema "Cuentas por Pagar".

Siga los siguientes pasos para crear un Cheque de Reembolso.

(51)

6. CUENTASPOR COBRAR

CHEQUEDE REEMBOLSO

Un cuadro de diálogo se abre

• Seleccione la cuenta de CxC. Esto extraerá de la Lista de Cuentas. Si usted está trabajando con múltiples monedas, seleccione la cuenta para la moneda apropiada para este cheque. Esta captura de pantalla muestra una lista desplegable con el Euro (EUR) y el Bolivar Venezolano (VEB) inclu-idos en la lista:

• Seleccione la Cuenta Bancaria que usará para pagar este reembolso. • Seleccione la compañía a la que está girando el cheque de reembolso. • Escriba una Nota si se requiere.

(52)

6. CUENTASPOR COBRAR

CHEQUEDE REEMBOLSO

• Marque la casilla para mostrar todos los créditos no reembolsados. • En la lista de Créditos, haga clic en el crédito con el que está trabajando o

introduzca el monto para cada crédito.

• Introduzca el monto a reembolsar en el campo de Monto. • Haga clic en el botón de OK.

(53)

6. CUENTASPOR COBRAR

(54)

7. CUENTASPOR PAGAR

INTRODUCCIÓNA CUENTASPOR PAGAR

7. Cuentas por Pagar

Introducción a Cuentas por Pagar

Cuentas por Pagar (CxP) son facturas de sus proveedores que necesita pagar. Las secciones de este tema explican cómo crear las siguientes transacciones en el Explorador de Magaya:

• Facturas de Pago • Reintegro de Pago • Pagos de Facturas

• Reembolso de Proveedores

Este tema también explica como crear reportes de facturas sin pagar y CxC viejas.

Crear Facturas de Pago

Para crear una factura de Pago, vaya a Facturas de Pago (la vista de documento o de lista) en la carpeta de Contabilidad del Magaya Explorer. Las facturas de pago con frecuencia son creadas para gastos telefónicos, mercadeo, etc. Haga clic en el botón Agregar y seleccione “Adicionar Factura de Pago”.

(55)

7. CUENTASPOR PAGAR

CREAR FACTURASDE PAGO

Un cuadro de diálogo se abre. Cuenta con tres pestañas: Factura de Pago, Notas y Notas Internas.

• En la pestaña de Factura de Pago, el número de transacción se llena automáticamente, pero usted puede modificarlo y escribir el número de factura real del proveedor.

• Seleccione la cuenta de “Cuentas por Pagar” que usted necesita para esta factura. Si está trabajando en varias monedas, habrá al menos una cuenta disponible en el menú desplegable por cada moneda. Para hacer la factura en una de esas monedas, selecciónela de la lista desplegable. Para obtener información sobre la configuración del sistema Magaya para trabajar con varias divisas, consulte el tema "Múltiples Monedas".

• Seleccione el proveedor. La dirección se llenará automáticamente. Si necesita cambiar la dirección para esta transacción, haga clic en el botón “Cambiar” y digite la nueva información.

• La Fecha de Transacción se llena automáticamente con la fecha de hoy. (Introduzca la fecha de la factura si se necesita).

• La Fecha Límite se llena automáticamente basada en los términos para este proveedor (por ejemplo a 30 días desde la fecha). Cambie la fecha de vencimiento si la fecha real de vencimiento es diferente.

(56)

7. CUENTASPOR PAGAR

ACCIONESPARA FACTURASDE COMPRA

• Haga clic en el botón Agregar para agregar cargos a la factura. Un cuadro de diálogo se abre:

El Tipo que aplique extraerá información de la lista de Productos y Servi-cios. La lista desplegable de Tipo para facturas mostrará solo Productos y Servicios que se refieren a cuentas de gastos (o Costo de Ventas).

Agregue una descripción (opcional). Información adicional puede agregarse en la pestaña de Notas. Cualquier nota que agregue aparecerá en la factura para que el cliente la vea.

Introduzca la cantidad y el precio. El monto se calcula automáticamente. La unidades son opcionales (ejemplos son: “libras”, “lbs”, “c/u”, etc.). Haga clic en el botón OK. La información se guarda en la transacción de la Factura. Puede agregar tantos cargos como necesite.

En la pantalla de la Factura, introduzca cualquier Nota o Nota Interna según requiera haciendo clic en las pestañas.

Haga clic en el botón OK cuando termine. La factura se actualizará en la Lista de Facturas o en el documento.

Acciones para Facturas de Compra

Cuando está viendo una factura, puede hacer clic en el botón de Acciones para pagar la factura, Anularla, salvarla como factura recurrente, seleccionar una

(57)

7. CUENTASPOR PAGAR

ACCIONESPARA FACTURASDE COMPRA

plantilla o ver el historial. Cada una de estas se explicará en esta sección. Primero veamos el menú del botón de Acciones de la vista de documento:

Cuando accede al botón de Acciones desde la vista de lista, usted verá esas opciones además de las siguientes:

La lista de Acciones también está disponible cuando seleccione una factura y haga clic derecho en ella.

(58)

7. CUENTASPOR PAGAR

ACCIONESPARA FACTURASDE COMPRA

Crear Reportes de Carga: Seleccione una factura, haga clic en el botón de Acciones, y haga clic en la opción “Reportes de Carga”. Seleccione el tipo de reporte de carga que necesita. Los Reportes de Carga relacionan las operaciones y la información contable en el sistema Magaya, permitién-dole ver reportes tales como cuanto le ha facturado a través de ciertos puertos o agentes destinatarios.

Crear Reportes de Compras: Use esta opción para crear reportes de todas

las facturas sin pagar o facturas sin pagar de una determinada fecha. Otras opciones son crear un reporte de retardos de cuentas por pagar (en detalle o como sumario) y un reporte de Detalle de Factura. El informe se abre en el panel de visualización. Puede ajustar las columnas en los informes, guardar un informe, filtrar la información, o exportar los datos del informe.

Exportar los datos en la factura a QuickBooks® o al software de contabil-idad PeachTree® para exportar las facturas que usted ha filtrado y para salvarlas en su computadora (o en otro directorio) en un formato de archivo que puede ser importado por esas aplicaciones.

Para ver una factura, seleccione el documento para resaltarlo y seleccione "Ir al documento".

Imprimir un lote de facturas que usted filtró.

Pagar una factura: Un cuadro de diálogo se abre. Para más información sobre el llenado de los campos, vea la sección “Crear Facturas.”

Anular una transacción: Seleccione la factura y haga clic en la opción para invalidar una transacción.

Guardar como Recurrente: Esto es útil para crear una factura recurrente basada en la factura que está viendo si es una factura que necesita pagar cada mes. Un asistente lo guía paso a paso. Ver detalles en el Manual de

Personalización del Software Magaya, Capítulo 2. También encontrará

pasos para facturación periódica allí También.

Facturas Recurrentes: Esto desplegará una lista de facturas recurrentes. • Transacciones Abiertas: Esto muestra una lista de transacciones abiertas.

Ajuste el rango de fechas según requiera en la lista. • Escoger columnas en la lista.

Importar y Exportar datos hacia y desde la base de datos Magaya. • Historia: Esto abre una lista de cualquier transacción relacionada con la

seleccionada.

(59)

7. CUENTASPOR PAGAR

REINTEGRODE PAGO

Nota: Los usuarios de la Solución de Cadena de Suministro Magaya pueden crear facturas de Ordenes de Compra para más de un proveedor. Véase el capí-tulo 9 sobre las Ordenes de Compra en en Manual de Operaciones de la Solución

de Cadena de Suministro Magaya.

Comprar un Activo Fijo:

Cuando usted compra un activo fijo, puede crear una factura para el. Por ejemplo, si usted compra un vehículo para su compañía, usted ingresa una factura que va a los Activos de su compañía.

Reintegro de Pago

Un Reintegro de Pago es el crédito de un proveedor. El crédito puede ser producto de un sobrepago que usted hizo al proveedor o si le sobrefacturaron a usted. (Si le envían un cheque de reembolso, usted creará un Reembolso de Proveedor en la Lista de Pagos.)

Los siguientes pasos explican como procesar un Reintegro de Pago en el Magaya Explorer.

(60)

7. CUENTASPOR PAGAR

REINTEGRODE PAGO

En Facturas (vista de documento o lista), haga clic en el botón Agregar y selec-cione “Adicionar Reintegro de Pago”.

Un cuadro de diálogo se abre. Existen las siguientes pestañas: Crédito, Notas y Notas Internas. La fecha y el número de transacción se rellenan automática-mente.

Esta pantalla es la misma que la pantalla de Factura. Ver los pasos en la sección de "Creación de Facturas" para llenar los campos del Reintegro de Pago. Tenga en cuenta que el reintegro de pago se restará de Cuentas por Pagar y se mostrará como un negativo en las CxP.

(61)

7. CUENTASPOR PAGAR

PAGODE FACTURAS

Pago de Facturas

Para pagar facturas, vaya a la Lista de Cheques (o vista del documento) y haga clic en el botón Agregar. Seleccione “Pagar facturas (Cheque)”. Use esta opción para crear un cheque para cancelar una factura, tales como facturas de teléfono o facturas de carga, etc.

• Seleccione la Cuenta CxP para esta factura. Si está trabajando con múlti-ples monedas y selecciona una cuenta CxP en otra moneda, este pago se efectuará en esa moneda, y esa Cuenta CxP se actualizará con esta trans-acción de pago.

• Introduzca el número de cheque. Para información sobre el ajuste de la numeración de cheques, vea el tema "Menú de Configuración de Contab-ilidad""Menú de Configuración de Contabilidad".

• Seleccione la Cuenta Bancaria a usar para este cheque. Si usted tiene una tarjeta de crédito establecida en la Lista de Cuentas, también puede selec-cionarlo aquí. El saldo de la cuenta bancaria seleccionada se muestra en la parte inferior del cuadro de diálogo.

• La fecha se completa automáticamente.

• Seleccione a quien desea girar el cheque ("Pagar a la orden de"). Si hay créditos existentes, el monto se mostrará en la parte inferior de la pantalla.

(62)

7. CUENTASPOR PAGAR

PAGARA MÚLTIPLES PROVEEDORES

• Agregue una nota según sea necesario.

• Marque la casilla para mostrar todas las facturas no pagadas en la Lista de Facturas.

• Haga clic en la factura a pagar o en el Reintegro de Pago a aplicar a este pago.

• Anote el monto pagado en el campo de “Cantidad Recibida”.

• Haga clic en el botón de OK cuando termine. El cheque se mostrará en el panel de visualización.

Pagar a Múltiples Proveedores

Desde la Lista de Cheques, usted puede pagar múltiples proveedores. Seleccione la opción del botón “Agregar”. Un asistente se abre:

Seleccione la cuenta bancaria que desea usar para pagar a los proveedores. Las opciones están marcadas por defecto. Vaya a la siguiente pantalla.

(63)

7. CUENTASPOR PAGAR

PAGARA MÚLTIPLES PROVEEDORES

Seleccione las facturas a pagar. Una marca de comprobación aparece junto a cada factura conforme la seleccione:

(64)

7. CUENTASPOR PAGAR

PAGARA MÚLTIPLES PROVEEDORES

(65)

7. CUENTASPOR PAGAR

PAGARA MÚLTIPLES PROVEEDORES

En esta pantalla, el sistema muestra los cheques que el sistema creará para usted:

En la última pantalla del asistente, haga clic en el botón de “Crear Cheques” para dejar que el sistema genere los cheques. La pantalla muestra el progreso del sistema mientras crea los cheques:

(66)

7. CUENTASPOR PAGAR

REEMBOLSODE PROVEEDORES

Si alguna factura no es válida, el cheque no será creado por el asistente. Esto puede ocurrir si alguien más en su compañía está pagando esa misma factura al mismo tiempo en que usted ejecuta el asistente.

Haga clic en “Terminar” cuando concluya. Los cheques pagados aparecerán en su Lista de Cheques. Usted puede imprimir los cheques como de costumbre.

Reembolso de Proveedores

Un “Reembolso de Proveedor” está disponible en la carpeta de Pagos. Use esta cuando reciba un reembolso de un proveedor. Para poder recibir un cheque de reembolso de un proveedor, deberá tener reintegro de pago para ese proveedor en el sistema.

Vaya a Pagos (en la vista de documento o lista) y haga clic en el botón de Agregar.

(67)

7. CUENTASPOR PAGAR

REEMBOLSODE PROVEEDORES

Un cuadro de diálogo se abre. (Es similar a la pantalla de Pagos).

• Seleccione la Cuenta CxP para este reembolso de proveedor. Si está traba-jando con múltiples monedas y selecciona una cuenta CxP en otra moneda, este pago se efectuará en esa moneda, y esa Cuenta CxP se actu-alizará con esta transacción de reembolso.

• Ingrese su numero de cheque.

• Seleccione la Cuenta Bancaria para depositar este reembolso. • Seleccione el nombre del proveedor.

• La fecha se llena automáticamente con la fecha de hoy.

• Marque la casilla para mostrar todos los créditos no reembolsados. • Digite una nota si se requiere.

• Ingrese el monto del reembolso en la celda de "Monto", o seleccione de los créditos en la lista. En la lista de Créditos, puede hacer clic en una linea de “Monto Pagado” y escribir el monto.

• Haga clic en el botón de OK. El reembolso se mostrará en el panel de visu-alización.

(68)

8. BANCA

INTRODUCCIÓNALA BANCAENEL MAGAYA EXPLORER

8. Banca

Introducción a la Banca en el Magaya Explorer

El Magaya Explorer ofrece funciones bancarias para atender sus necesidades bancarias tales como:

• Escribir cheques (para pagar gastos e impuestos de ventas) • Hacer depósitos

• Reconciliaciones bancarias

Escribir Cheques

Hay diferentes tipos de cheques que usted puede crear. Desde el botón Agregar (en la vista de documento o en la vista de lista) usted puede elegir lo siguiente:

El resto de este tema explicará las siguientes tareas para girar cheques: • Añadir Cheques: Esto es para pagar gastos tales como suministros de

Figure

Actualización...

Referencias

Actualización...

Related subjects :