CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO DEPARTAMENTO DE ALTA VERAPAZ AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

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9 9 8 8 8 8 7 7 7 7 6 5 4 4 4 4 3 3 2 2 2 2 2 1 1 1

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales 3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera

4.2 Área Técnica

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General

5.1.2 Estado de Resultados

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual 5.2.2 Plan Anual de Auditoría 5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones 5.2.5 Préstamos 5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad 5.3 Estados Financieros

5.3.1 Balance General

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39 38 37 36 30 19 19 12 5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y 11

Egresos

5.3.4 Notas a los Estados Financieros 6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes y Regulaciones Aplicables

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO

9. COMISIÓN DE AUDITORÍA

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1)

Misión (Anexo 2)

Estructura Orgánica (Anexo 3)

Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente de Financiamiento (Anexo 4)

Nombramiento

Forma Única de Estadística Formulario SR1

Anexo del Especialista

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1.

2.

3.

4.

Guatemala, 23 de mayo de 2016

Licenciado:

Ervín Orlando Tut Quim Alcalde Municipal

Municipalidad de San Juan Chamelco Departamento de Alta Verapaz

Señor (a) Alcalde Municipal:

El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los) Nombramiento (s) No. (s) DAM-0348-2015 de fecha 08 de octubre de 2015, he (hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad de San Juan Chamelco, del Departamento de Alta Verapaz, con el objetivo de evaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015.

Nuestro examen incluyó la evaluación de la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectos importantes a revelar, los cuales se describen a continuación:

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

Área Financiera

Deficiencia en el control interno de la documentación de soporte Deficiente control interno

Departamento de Recursos Humanos con deficiente control de personal Falta de reclasificación de la cuenta Construcciones en Proceso

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1.

2.

REGULACIONES APLICABLES

Fraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y suministros

Falta de envío de copias de contratos al registro de la Contraloría General de Cuentas

La Comisión de Auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. Julio Cesar Montes De Leon (Coordinador) y Lic. Victor Hugo Hernandez Alvarado (Supervisor).

El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables.

Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en detalle en el informe de auditoría adjunto.

Atentamente,

ÁREA FINANCIERA

Lic. JULIO CESAR MONTES DE LEON Coordinador Gubernamental

Lic. VICTOR HUGO HERNANDEZ ALVARADO Supervisor Gubernamental

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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

El municipio es una institución autónoma del Derecho Público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües.

La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos.

El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.

La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales.

Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal.

1.2 Función

El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes:

Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros;

administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento;

regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales;

servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales;

reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

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2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

La auditoría se realizó con base en:

La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241.

El Decreto Número 31-2002. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

El Acuerdo Gubernativo Número 192-2014, Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas.

Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y Normas Internacionales de Auditoría.

Nombramiento DAM-0348-2015 de fecha 08 de octubre de 2015.

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

Evaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria de Ingresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015.

3.1.2 Específicos

Verificar los saldos de las cuentas del Balance General, que por la materialidad y naturaleza sean significativos.

Verificar los Ingresos y Gastos revelados en el Estado de Resultados.

Evaluar que el Presupuesto de Ingresos y Egresos se haya ejecutado atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

Evaluar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y otros aspectos legales aplicables.

Evaluar la estructura de control interno, establecida en la entidad.

Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables.

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Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente.

Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.

Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que las rigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

El examen comprendió la revisión selectiva de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la entidad, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativas cuantitativamente y, de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreas críticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe a continuación:

Del Balance General las cuentas siguientes: 1112 Bancos, 1231 Edificios e Instalaciones, 1234 Construcciones en Proceso, 1238 Bienes de uso común, Retenciones a pagar y Préstamos Internos de Largo Plazo.

Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: 5142 Venta de servicios, 5111 Impuestos directos, 5122 Tasas y la 5172 Transferencias Corrientes del Sector Público y del Área de gastos las cuentas: 6111 Remuneraciones y Gastos de Inversión Social.6112 Bienes y Servicios, 6113 Depreciaciones y Amortizaciones.

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central, 5110 Ingresos Tributarios, 5120 Ingresos no Tributarios y 5140 Venta de Bienes y Servicios de la Administración

Del área de Egresos, los Programas siguientes: 1 Actividades Centrales, renglones 011 personal permanente, 022 por contrato y 061 dietas, programa 12

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Supervisión y Mantenimiento de Obras Municipales renglon 267 Mantenimiento de las diferentes obras muncipales Urbana y Rural. Programa 13 Programas Sociales renglones 211 Alimentos para personas y renglón 268 Productos plasticos nylon vinil y P.V.C. 17 Red Vial. Proyecto No. 1 Mantenimiento Carretera Santa Cecilia Chajaneb PAAPA, considerando los eventos relevantes de los Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes: Considerando los eventos relevantes de los proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguiente: O Servicios Personales, 02 Materiales y Suministros, y 03 Propiedad, Planta y Equipo. Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría.

Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría.

4.2 Área Técnica

De conformidad con el Acuerdo No. A-033-2013, de fecha 26 de febrero de 2013, de la Controlaría General de Cuentas, se trasladó solicitud a la Dirección de Infraestructura Pública, Mediante Prov.DAM-0641-2016, de fecha 5 de mayo del 2016, para auditar el área técnica de los proyectos de inversión que se ejecutaron durante el año 2015 que se adjunta un tallada en dicho oficio, quienes rendirán informe por separado.

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

5.1.1 Balance General

De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes:

ACTIVO

Al 31 de diciembre de 2015, las cuentas que se describen son las siguientes:

1112 Bancos

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El monto de esta cuenta refleja el saldo disponible en las cuentas de depósitos monetarios constituidas administradas por la Dirección de Administración Financiera Municipal. Las cuales están conformadas por cuentas monetarias de Fondo Común y cuentas monetarias de obras específicas.

Al 31 de diciembre de 2015 el saldo de la cuenta Banco ascendió a Q739,782,67 de las cuales Q720,422.67 corresponden al fondo Común y Q19,360.00 a la cuenta de obras del Concejo de Desarrollo.

1234 Construcciones en Proceso

Al 31 de diciembre del 2015, el saldo de esta cuenta asciende a Q8,703,126.19 (Ver hallazgo No. 4 de Control Interno)

1238 Bienes de Uso Común

La cuenta 1238 Bienes de Uso Común, presenta un saldo de Q50,214,510.74, los saldos de las cuentas según el Balance General, concilian con los registros del Inventario General de la Municipalidad a esa fecha.

PASIVO

2113 Gastos del Personal a Pagar

Al 31 de diciembre de 2015, la subcuenta 2113.04.00 Retenciones a Pagar, presenta un saldo de Q67,051.53, en concepto de retenciones, pendientes de traslado a las instituciones que corresponden a las cuentas números 201 Cuota IGSS por Q11,149.71, 203 Impuesto Sobre la Renta de Q1,518.22 y la 211 Retenciones Judiciales por Q54,383.60.

2232 Préstamos Internos de Largo Plazo

Al 31 de diciembre de 2015, la cuenta 2232 de Préstamos Internos a Largo Plazo, presenta un saldo por pagar de Q156,238.15, en concepto de Préstamos con el Instituto de Fomento Municipal (INFOM), Crédito número 16100015001.

5.1.2 Estado de Resultados

De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes:

Ingresos y Gastos

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Al 31 de diciembre de 2015, los ingreso percibidos de las cuentas 5142 Venta de Servicios, de Q1,243,386.95, cuenta 5111 Impuestos Directos Q199,240.56 y cuenta 5122 Tasas por Q478,838.41, se examinaron de acuerdo a las muestras de auditoria establecidas.

Gastos

Gastos de Consumo

Se integran por las cuentas 6111 Remuneraciones por Q4,823,276.63, 6112 bienes y servicios por Q432,508.40; y la 6113 depreciación y amortización, en la que se registran los Gastos de Inversión Social, los que en el ejercicio 2015 ascienden a la cantidad de Q9,409,385.97.

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2015, fue aprobado mediante Acuerdo No. 96-2014 de fecha 4 de diciembre 2014.

El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a la cantidad de Q29,300,927.28, el cual tuvo una ampliación de Q6,554,604.45, para un presupuesto vigente de Q35,855,531.73, ejecutándose la cantidad de Q25,951,044.01 (72% en relación al presupuesto vigente), en las diferentes clases de ingresos siguientes: 5110 Ingresos Tributarios, la cantidad de Q562,533.61, 5120 Ingresos no Tributarios, la cantidad de Q755,853.16, 5140 Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública, la cantidad de Q296,369.00, Ingresos de Operación, la cantidad de Q947,832.95, 5160 Rentas de la Propiedad, la cantidad de Q44,673.59, 5170 Trasferencias Corrientes recibidas, la cantidad de Q3,188,106.03, 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q20,155,675.67; siendo esta ultima la más significativa, en virtud que representa un 78% del total de ingresos percibidos.

El aporte de la Asignación Constitucional y de las asignaciones de leyes específicas correspondientes al mes de diciembre de 2015 fueron acreditadas por el Ministerio de Finanzas Públicas durante el mes de enero del año 2016, por un monto de Q1,588,081.90, según registros del Sistema de Contabilidad Integrada para Gobiernos Locales –SICOIN GL. El presente aporte no fue evaluado en el proceso de la Auditoría.

El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2015, asciende a la cantidad de Q29,300,927.28, el cual tuvo una ampliación de Q6,554,604.45, para

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un presupuesto vigente de Q35,855,531.73, ejecutándose la cantidad de Q25,795,190.41 (72% en relación al presupuesto vigente) a través de los programas específicos siguientes: 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q4,721,345.36, 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad de Q664,369.67, 12 Supervisión y Mantenimiento de Obras Municipales, la cantidad de Q7,808,898.63 ver hallazgo No. 1 de Control Interno,13 Programas Sociales, la cantidad de Q1,136,277.49 , 14 Desarrollo Urbano y Rural, la cantidad de Q397,673.48, 15 Agua y Saneamiento, la cantidad de Q522,202.24, 17 Red Vial, la cantidad de Q4,552,304.39 y 99 Partidas no Asignadas a Programas, la cantidad de Q5,992,119.15, de los cuales el programa 12 es el más importante con respecto al total ejecutado, en virtud que representa un 30% del mismo. (Ver hallazgos números 1, 2 y 3 de Control Interno Y hallazgo número 2 de Cumplimiento de Leyes y Regulaciones aplicables).

La liquidación presupuestaria del ejercicio fiscal 2015, fue aprobada conforme Acta Número 02-2016 de fecha 11 de enero 2016.

Modificaciones presupuestarias

En el periodo auditado la Municipalidad realizó modificaciones presupuestarias, mediante ampliaciones por un valor de Q6,554,604.45 y transferencias por un valor de Q3,659,256.77, verificándose que las mismas están autorizadas por el Concejo Municipal y registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto del Sistema Contable.

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el periodo auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto.

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas.

5.2.3 Convenios

Al 31 de diciembre de 2015, la Municipalidad reportó que no tiene convenios

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suscritos con ninguna entidad u organización.

5.2.4 Donaciones

La Municipalidad reportó que durante el ejercicio fiscal 2015, no recibió donaciones.

5.2.5 Préstamos

Al 31 de diciembre de 2015, la cuenta 2232 de Préstamos Internos a Largo Plazo, presenta un saldo por pagar de Q156,238.15, en concepto de Préstamos con el Instituto de Fomento Municipal (INFOM), Crédito número 16100015001.

5.2.6 Transferencias

Al 31 de diciembre 2015, la Municipalidad reportó que no efectuó ninguna transferencia a entidades u organismos.

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

Sistema de Contabilidad Integrada

La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada para Gobiernos Locales, SICOIN GL.

Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones

Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, los concursos siguientes: adjudicó 3 concursos, finalizados 3 y finalizados adjudicados 0; según reporte de Guatecompras generado al 31 de diciembre de 2015.

Sistema Nacional de Inversión Pública

La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.

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5.3 Estados Financieros

5.3.1 Balance General

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5.3.2 Estado de Resultados

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5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

3. estado de liquidación

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5.3.4 Notas a los Estados Financieros

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6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

Hallazgo No. 1

Deficiencia en el control interno de la documentación de soporte

Condición

Al revisar los documentos de soporte de las facturas, orden de pago, cheques y vales de las compras directas de combustibles y lubricantes aplicados al programa 12 renglón presupuestario 262; por la cantidad de Q274,880.90 a la empresa Gasolinera CLUBGAS que se identifica con el número de Identificación Tributaría 308810-3 correspondiente al ejercicio fiscal 2015, no se tiene el control adecuado en la distribución del combustible a los diferentes vehículos y a las maquinarias que integran el convoy de la Municipalidad de San Juan Chamelco, Alta Verapaz;

por parte del encargado de la Unidad de Infraestructura Vial Municipal. Y de acuerdo a las compras directas, publicaciones sin concurso mayores de Q50,000.00 se concluyó que los combustibles los compraron a un solo proveedor y lo distribuyeron a los mismos vehículos y maquinarias de convoy, se incurrió en Fraccionamiento en la adquisición del suministro del combustible Hallazgo No. 1 de cumplimiento de leyes.

Criterio

El Acuerdo número 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental; Norma 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, establece: “Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo”. y la Norma 9 Literal d) Uso de cuentas de control: "La apertura de los sistema integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que por sus caracteristicas, no formen parte del sistema en sí por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones..."

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Causa

Falta de implementación de controles y cumplimiento en los procedimientos por parte del Director Administrativo Financieros Integrada Municipal (DAFIM) y autorizado por el Alcalde Municipal; relacionados a los registros de entrega de los suministros de combustibles a los que manejan las maquinaria de los convoy y vehículos por parte de la Municipalidad.

Efecto

La falta de cumplimiento con los procesos de productos recibidos por parte del almacén y la entrega a los responsables de la maquinaria de convoy, provoca que pueda efectuarse la mala utilización de los suministros.

Recomendación

El Alcalde Municipal debe girar ordenes al Director de Administración Financiero Integrada Municipal, para que todo suministro de combustibles le de entrada por medio de un Kardex y al mismo tiempo le de salida con un respectivo control de vales de entrega a los que manejan los vehículos y las maquinarias que integran el convoy; y los encargados de los mismos mantengan controles internos sobre los productos que reciban y entregan para su consumo.

Comentario de los Responsables

En Memorial, sin membrete de la Municipalidad de fecha 14 de abril 2016, San Juan Chamelco, Alta Verapaz, presentado por el Alcalde Municipal Lic. Ervin Orlando Tut Quim, Adrian Chavac Dionicio, Director Administrativo Financiero Integrada Municipal (DAFIM), manifiestan:

El Auditor Gubernamental señala que “Al revisar los documentos de soporte de las facturas, orden de pago, cheques y vales de las compras directas de combustibles y lubricantes aplicados al programa 12 renglón presupuestario 262 por la cantidad de Q274,880.90….no se tiene el control adecuado en la distribución de combustible a los diferentes vehículos y a las maquinarias que integran el convoy municipal..” En alusión se presenta los siguientes : ARGUMENTOS LEGALES Y NORMATIVOS: el auditor gubernamental basa su criterio en el hecho de faltar a procedimientos de registro, autorización y control oportuno de todas las operaciones; sin embargo como pudo comprobar y se adjunta nuevamente el Kardex número cuatro mil ciento sesenta y cinco autorizado por la Contraloria General de Cuentas donde se registra las entradas y salidas de dicho combustible respaldada las mismas con los formularios de ingreso y salidas de almacén autorizadas por la Contraloria General de Cuentas; evidenciando que no existe violación de la norma de control interno que indica en el criterio.

Comentario de Auditoría

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Se confirma el presente hallazgo al Alcalde Municipal Lic. Ervin Orlando Tut Quim y Director Administrativo Financiero Integrada Municipal (DAFIM) Adrian Chavac Dionicio, en virtud que los comentarios de los responsables no lo desvanece, derivado que se indica que el Director financiero deberá implementar controles de la distribución del combustibles a los encargados del convoy y vehículos de la Municipalidad; y no tenía ningún control sobre el consumo del combustible, pues no adjuntan ninguna evidencia documental que permita dejar sin efecto este hallazgo.

Acciones Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto 13-2013, Numeral 4, para:

Cargo Nombre Valor en Quetzales

ALCALDE ERVIN ORLANDO TUT QUIM 3,900.00

DIRECTOR ADIMINISTRATIVO FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL AFIM ADRIAN (S.O.N.) CHAVAC DIONICIO 2,937.50

Total Q. 6,837.50

Hallazgo No. 2

Deficiente control interno

Condición

En el programa 13, Renglón 211 Alimentos para personas, ejecutados para diferentes actividades coordinadas por la Oficina Municipal de la Mujer de la Municipalidad de San Juan Chamelco, Alta Verapaz, durante el año 2015 y reconocimientos de deuda del año 2014 aprobados por el Concejo Municipal según acta número 02-2015 de fecha 12 de enero 2015, se compraron alimentos a la empresa Negocios y Servicios Sagrada Familia, Sociedad Anónima por un monto de Q168,958,45, sin embargo a dicho gasto no se adjunta documentación de los listados de personas beneficiadas de comunidades o listado de personas que asistieron.

Criterio

El Acuerdo No. 09-03 del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, grupo 2. NORMAS APLICABLES A LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN específicamente el numeral 2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO, establece: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales,

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administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis".

Causa

Responsabilidad del Director Administrativo Financiero Integrada Municipal (DAFIM) Y la Encargada de la Oficina Municipal de la Mujer por falta de control interno al no solicitar y adjuntar documentos que respaldan el gasto al inicio del proceso de compra.

Efecto

Gastos no justificados, incumpliendo con el criterio de calidad del gasto.

Recomendación

El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Director Administrativo Financiero Integrada Municipal (DAFIM) y Encargada de la Oficina de La Mujer, para que cumplan con las funciones inherentes a su cargo y con los controles internos establecidos y que todo gasto que soliciten cuente con toda la documentación de soporte y promueva la legalidad, legitimidad y validez del gasto.

En Memorial, sin membrete de la Municipalidad de fecha 14 de abril 2016, San Juan Chamelco, Alta Verapaz, presentado por Adrian Chavac Dionicio, Director Administrativo Financiero Integrada Municipal (DAFIM), y Claudia Rosmery Caz Quib, Encargada de la Oficina Municipal de la Mujer; manifiestan:

De acuerdo a lo expuesto por el auditor gubernamental “En el programa 13, Renglón 211 Alimentos para personas, ejecutados para diferentes actividades coordinadas por la oficina municipal de la mujer durante el año 2015 y reconocimiento de deuda del año 2014….por un monto de Q168.958.45, sin embargo a dicho gasto no se adjunta documentación los listados de personas beneficiadas de comunidades o listados de personas que asistieron” En relación a lo anterior se presentan los siguientes: ARGUMENTOS LEGALES Y NORMATIVOS. En cumplimiento de las Normas Generales de Control Interno específicamente la del grupo 2 numeral 2.6 Documentos de Respaldo se adjunta tarjeta Kardex de cada producto donde se evidencia el ingreso y salida del almacén; dichas compras se realizaron de acuerdo a las necesidades de la Oficina Municipal de la Mujer contenidas en el plan de actividades programadas.

Se confirma el presente hallazgo al Director Administrativo Financiero Integrada Municipal (DAFIM) Adrian Chavac Dionicio y a la Encargada de la Oficina

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Municipal de la Mujer Claudia Rosmery Caz Quib, en virtud que los comentarios de los responsables no lo desvanece, derivado que si las actividades son coordinadas por la oficina municipal de la mujer y se tiene una planificación; de hecho se sabe a quienes se les va entregar los alimentos y es necesario que en cada reunión se implemente un control de la asistencia a estas actividades, asi cumplir con la calidad del gasto. No adjuntan ninguna evidencia documental que permita dejar sin efecto este hallazgo.

ENCARGADA DE LA OFICINA DE LA MUJER CLAUDIA ROSMERY CAZ QUIB 750.00

Total Q. 3,687.50

Hallazgo No. 3

Departamento de Recursos Humanos con deficiente control de personal

Condición

Al realizar la evaluación a la ejecución presupuestaria de Egresos, programas 01

"Actividades Centrales", Grupo de Gasto 000 Servicios Personales, renglón 011

"Personal Permanente", 022, 029 y 031 "Personal por Contrato"; se constató que los expedientes de personal no tienen control sobre su archivo, detectando las deficiencias siguientes: a) No se cuenta con ficha personal, b) solicitud de trabajo, c) curriculum vitae, d) fotocopia de DPI, e) Fotocopia del Nit, f) fotocopia del IGSS, g) declaración jurada de probidad ante la Contraloría, h) boleto de ornato, i) contratos individuales y acuerdos municipales.

Criterio

El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.11 Archivo establece: “La responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información.- La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para su adecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos,

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incendios u otros riesgos, manteniéndolo por el tiempo establecido en las leyes específicas; independientemente del medio de información que se trate, es decir, por medios manuales o electrónicos. “ y Norma 1.2 Estructura de Control Interno, establece: “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio.” Y norma 1.6 Tipos de Controles, establece: “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior.”

Causa

Inobservancia por parte del Jefe de la Unidad de Recursos Humanos al no tener un adecuado control de los expedientes de los empleados de la Municipalidad.

Efecto

Que existan expedientes de funcionarios y empleados con pocos documentos de soporte que no facilite su análisis, promueva poca transparencia y genere duda en cuanto a su legalidad en su contratación de trabajo.

Recomendación

El Alcalde Municipal, debe girar sus instrucciones al jefe de la Unidad de Recursos Humanos para que procedan a formar y completar los expedientes de los funcionarios y/o empleados municipales.

En Memorial, sin membrete de la Municipalidad de fecha 14 de abril 2016, San Juan Chamelco, Alta Verapaz, presentado por Rubén Alfredo Díaz Chub, Director de Recursos Humanos manifiesta:

"De acuerdo al auditor gubernamental “Al realizar la evaluación de la ejecución presupuestaria de Egresos, programas 01 Actividades centrales presupuestaria de Egresos, programa 01 Actividades centrales grupo de gasto 000 Servicios Personales, renglón 011 personal permanente, 022, 029, y 031 personal por

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contrato, se constató que los expedientes de personal no tiene controles internos sobre el archivo, detectando las deficiencias siguientes: a) no se cuenta con ficha de personal, b) solicitud de trabajo, c) curriculum vitae, d) fotocopia de DPI,…. Y acuerdos municipales”: ARGUMENTOS LEGALES Y NORMATIVOS: de conformidad con las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 1.11 Archivo, y en cumplimiento a dicha norma se evidencia que los expedientes de personal no cuentan con deficiencias; y en referencia a las observaciones de la auditoría comento lo siguiente a) No se cuenta con ficha de personal: se informa que desde el mes de enero del año dos mil doce, se encontró que los expedientes existentes no contaban con ficha personal, por lo que se vio necesario elaborar modelo, el cual se implemento a partir de ese año el cual fue entregado a cada uno de los colaboradores y quienes con el tiempo prudencial lo llenaron y remitieron nuevamente a la dirección y desde esta fecha; cuando se contrata personal de nuevo ingreso se llena dicho requisito que ingreso antes de enero del año 2012 carecen de solicitudes. Pero apartir del año 2012 a todos los expedientes de personal de nuevo ingreso se ha tenido cuidado de solicitar completo los expedientes, c) curriculum vitae; de igual forma que el inciso anterior el personal que ingreso antes del año 2012 algunos carecen de curriculum debido a que ya no laboran dentro de la Municipalidad pera a partir de ese año todos tiene curriculum. d) Fotocopia del DPI se tiene documentado a todo el personal con este documento, ya que sin él no es posible contratar máxime que la mayor cantidad de personal se les contrata en renglones que ameritan elaborar contratos, por lo que todos los expedientes si cuentan con copia del DPI e) Fotocopia del NIT Dentro de los requisitos al momento de recibir un expediente se tiene cuidado que estén completos y uno de ellos es copia del NIT ya que dicho documento se requiere al ingresar los datos para poder elaborar la planilla electrónica del pago del IGSS, cuota patronal y laboral f) Fotocopia del Carne de IGSS: Con relación a la acreditación del personal al IGSS es requisito indispensable que todo el personal este acreditado primeramente por las retenciones que se les hace a cada uno de los colaboradores y para que estos tengan acceso a los servicios, desde el año dos mil trece a todos los que afilian y no se les hace entrega del carnet con foto como se hacia anteriormente, únicamente se les da al tomarse la foto una constancia, haciendo esto que pareciera que no están afiliadas ya que dentro del expediente no aparece copia de carnet de personas que se inscribieron antes del año 2013; así mismo indicar que desde marzo 2015 se habilitó el sistema de pago electrónico, esto nos obliga a que todos los trabajadores estén afiliados desde el primer mes laboral que se les da de alta. g) Declaración Jurada de la Contraloría: En cumplimiento a las instrucciones de la Contraloría General de Cuentas, se ha tenido el cuidado de cumplir con todo lo requerido en cuanto actualización de datos de todos los empleados, ya que es sabido que el ente que verifica el cumplimiento es la misma Contraloría y que como municipalidad estamos expuestos a verificación de los mismo periódicamente.

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Se confirma el presente hallazgo al señor Rubén Alfredo Díaz Chub, por no presentar la evidencia de los documentos que estan bajo el renglón 022, 029 y 031 personal por contrato que no tienen fichas personales que incluye la solicitud de trabajo, curriculum vitaé, fotocopia del Nit, fotocopia DPI, fotocopia del IGSS, boleto de ornato, y declaración jurada de probidad ante la Contraloría General de Cuentas.

DIRECTOR RECURSOS HUMANOS RUBEN ALFREDO DIAZ CHUB 1,625.00

Total Q. 1,625.00

Hallazgo No. 4

Falta de reclasificación de la cuenta Construcciones en Proceso

Condición

Al realizar el análisis de la cuenta número 1234 “CONSTRUCCIONES EN PROCESO” que registra un saldo de Q8,703,126.19 en el Balance General al 31 de diciembre 2015; se determinó que en las integraciones de las construcciones existen las siguientes situaciones:

No

Listado de proyectos o construcciones que no se tiene información detallada de su

ejecución, derivado que vienen de años anteriores, como se detalla a continuación: Valor Registrado

1 Construcción de agua potable CaseríoSesibche Sin valor

2 Rehabilitación de carreteraPaapa,ChajcoalyChajaneb Sin valor

3 Introducción de agua potable, Aldea Kaquximche Sin valor

4 Introducción de agua potable San MiguelChamil Sin valor

5 Introducción de agua potable Santa CatalinaChajaneb Sin valor

6 introducción de agua potable Aldea Granadilla Sin valor

7 Introducción de agua potable AldeaSaquib Sin valor

8 CarreteraChioya-Satexa-Sacampana Sin valor

9 Introducción Sistema de agua potablePaapa Sin valor

10 Habilitación Carretera Xalijá-Campat Sin valor

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11 Habilitación Carretera Lama Sin valor

12 Introducción de drenaje pluvial Sin valor

13 Construcción puente Peatonal Satolox Sin valor

b) Se realizaron gastos de servicios profesionales por un monto de Q8,300.00, registrados en la cuenta Construcciones en Procesos por la compra de un terreno de la escuela Barrio San Agustín y la del inmueble en Xalijá que forma parte un nacimiento de agua.

c) En la integración de las construcciones en proceso, que se mantienen en los expedientes físicos, existen varios que ya fueron recepcionados a las comunidades y otros que se encuentran en procesos legales de establecer la propiedad.

14

Construcción carretera Chioya Chicunc, ubicada en la aldea Chicunc, San Juan

Chamelco 863,060.18

15 Ampliación Escuela Kaquiximche, aldea Caqximche, san Juan Chamelco 262,196.83

16 Ampleación Escuela Roimax, ubicada en aldea Roimax, San Juan Chamelco 279,495.75

17

Ampleación Escuela Manuel Alberto Ramírez Fernandez, ubicada en Barrio

Resurrección, San Juan Chamelco, A.V. 247,477.31

18 Construcciones De Gaviones, ubicada en aldea Xotila, San Juan Chamelco, A.V. 315,087.83

19

Construcción sistema de agua potable, ubicada en Barrio san Luis, San

Juan Chamelco, A.V. 935,700.00

20

Mejoramiento carretera Cojila a Santa Cecilia Chajaneb, ubicada en aldea Cojila,

San Juan Chamelco, A.V. 6,000.00

21

Mejoramiento carretera Santo Domingo Secoj, ubicada en aldea Santo

Domingo Secoj, San Juan Chamelco, A.V. 690,112.00

22 Construcción pavimento área urbana cementerio 316,752.77

23

Construcción de drenaje pluvial Barrio Nueva Esperanza, ubicada en Barrio la

Esperanza, San Juan Chamelco, A.V. 120,361.30

24

Construcción de cancha polideportiva “Instituto básico por cooperativa”, ubicado en

Caserío Sesibche, San Juan Chamelco, A.V. 588,062.50

25

Construcción Escuela aldea Xalija, ubicada en aldea Xalija, San Juan Chamelco,

A.V. 100,577.50

26

Construccion escuela Santa Ana Oriental, ubicada Barrio San Ana Oriental, San

27

Construcción escuela la Libertad, ubicada en aldea Libertad, San Juan Chamelco,

A.V 110,384.70

28

Mejoramiento carretera de terracería área urbana, ubicada en la colonia

Municipal Sesibche, San Juan Chamelco, A.V. 617,670.41

29

16.- Dotación de Aljibes, aldea Queaxbal, ubicada en aldea Queqxbal, San

30 Construcción Mercado Chamil, ubicada en aldea Chamil, San Juan Chamelco, A.V. 157,721.00

31 Carretera Chitixl-Chamisun,( sin valor) 0.00

32 Construcción de pavimento en la primera Calle “A” y 1ª avenida zona dos 691,374.21

33 20.- Construcción Puente vehicular Chiche 623,777.57

34 21.- Construcción y Puente Granadilla-Seapac 614,168.81

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Criterio

El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal –MAFIM- Segunda Versión, 5 Módulo de Contabilidad, Numeral 5.2 Normas de Control Interno, Sub Numeral 5.2.2 Registros Contables, establece: “El Sistema de Contabilidad Integrada Municipal efectuará los registros de las transacciones a través del Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal; la matriz de conversión, a partir de la ejecución presupuestaria, alimentará los diarios mayores generales, mayores auxiliares de las cuentas patrimoniales, de balance y resultados, y los flujos de tesorería de los componentes del Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal”.

El Acuerdo Número 09-03, de fecha 08 de julio de 2003, del Jefe de la Controlaría General de Cuentas, Aprueba las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, 1 Normas de Aplicación General. Norma 1.6 Tipos de Controles.

Establece. “Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control internos que se refiere a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior.” 5 Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental. Norma 5.5 establece: “Registro de las operaciones contables. La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estados y las autoridades superiores de cada entidad deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido en sus respectivos sistemas corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuentan con la documentación de soporte para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluación de la calidad de los registros contables”. Norma 5.9 Elaboración y Presentación de Estados Financieros, indica: “La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar los procedimientos para la elaboración y presentación de Estados Financieros. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cata entidad en su respectivo ámbito, deben velar porque los estados financieros se elaboren y presenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdo con las normas y procedimientos emitidos por el ente rector”.

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Causa

Inobservancia de la normativa legal por parte del Director de Administración, Financiera Integrada Municipal (DAFIM), al no realizar la reclasificación de la cuenta 1234 Construcciones en Proceso.

Efecto

La cuenta 1234 Construcciones en Proceso al 31 de diciembre de 2015, no refleja un saldo real, limitando su análisis e interpretación.

Recomendación

El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de Administración, Financiero Integrada Municipal; para que proceda a reclasificar la cuenta 1234 de Construcciones en Proceso.

En Memorial, sin membrete de la Municipalidad de fecha 14 de abril 2016, San Juan Chamelco, Alta Verapaz, presentado por Adrian Chavac Dionicio, Director Administrativo Financiero Integrada Municipal (DAFIM) y Andrés Pérez, Director Municipal de Planificación ; manifiestan:

De acuerdo a la condición indicada por el auditor gubernamental “Al realizar el análisis de la cuenta número 1234 CONSTRUCCIONES EN PROCESO se registra un saldo de Q8,703,126.09 en el Balance General al 31 de diciembre 2015; se determinó que en las integraciones de las construcciones…”. De lo anterior se presenta los siguientes : ARGUMENTOS LEGALES Y NORMATIVOS:

El hallazgo fue notificado a uno de los suscritos Ingeniero Andrés Pérez Director Municipal de Planificación, el cual según el Manual de puestos, Funciones, Atribuciones y Responsabilidades autorizado por la Municipalidad; Manual de Administración Financiera y atribuciones en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN GL- (el Ministerio de Finanzas Públicas según el puesto laboral asigna los roles en el sistema) no es responsable de la depuración de dicha cuenta contable.

Pero se informa que los proyectos que aún quedan pendiente de regularizar no se realizó debido a que no se encontró documentos de respaldo como lo indica las Normas Generales de Control Interno en su inciso 5.5 “La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuentan con la documentación de

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soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna.

Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables.”

Los proyectos que no se encuentran depurados corresponden a otras administraciones, y en la cual no se encontró documentación que respalda depurarlos de la cuenta construcciones en proceso.

Se confirma el presente hallazgo, al señor Adrián Chavac Dionicio: porque la Cuenta Construcciones en Proceso no se encuentra depurada sobre saldos que corresponden a otras administraciones y no se encontró documentación que respalde e realizar esta operación. No adjuntan ninguna evidencia documental que permita dejar sin efecto este hallazgo; se desvanece el hallazgo al Ingeniero Walder Andrés Pérez Tení; debido a que en el Manual de puestos del Manual de Administración Financiera y atribuciones en el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN GL- no indica que es responsabilidad de depurar las cuentas de Balance.

Total Q. 2,937.50

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

Hallazgo No. 1

Fraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y suministros

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Condición

En la revisión de las compras directas publicaciones sin concurso mayores de Q50,000.00 de los gastos con afectación al renglón 262 combustibles y lubricantes por la cantidad de Q274,880.90 que incluye el impuesto al valor agregado, a la empresa Gasolinera CLUBGAS, correspondiente al ejercicio fiscal 2015, se concluyó que se procedió a fraccionamiento en la adquisición del suministro derivado que los mismos combustibles se utilizaron para los mismos vehículos y convoy de la Municipalidad de San Juan Chamelco, Alta Verapaz.

No.

Factura No. Serie Fecha Factura Monto Factura Monto Total Descripción concepto

925 J 28/02/2015 52,284.00 Pago de combustible diesel,

durante el mes de febrero 2015 a Gasolinera CLUBGAS Nit 308810-3 propietario José Mo Ac compra de 2,268.396 galones

925 J 17/03/2015 8,020.00 Compra de 1 tonel de aceite 15

W-40 para el Convoy Municipal

925 J 17/03/2015 38.00 Compra de 4 borner

925 J 17/03/2015 120.00 compra de 8 botes de silicon

auto. Convoy municipal

925 J 17/03/2015 120.00 Compra de 6 litros de

Activador Electrolitico

925 J 17/03/2015 2,574.00 Compra de 3 cubetas de

15W-40

925 J 17/03/2015 912.00 Compra de 40 tubos de grasa

925 J 17/03/2015 276.00 Compra de 12 litros de 2

tiempos MF

925 J 17/03/2015 658.00 Compra de 3 galones 20W-50

925 J 17/03/2015 324.00 65,326.00 Compra de 6 litros de liquido de

freno Wagner

940 J 31/03/2015 56,638.00 Pago de COMBUSTIBLE Y

LUBRICANTES PARA LOS DIFERENTES VEHICULOS Y CONVOY MUNICIPAL DE SAN JUAN CHAMELCO A.V. de 2,427.75 galones

940 J 15/04/2015 1,108.00 Compra de 40 tubos de grasa

940 J 15/04/2015 1,268.00 Compra de 2 cubetas de aceite

de Sae 30

940 J 15/04/2015 108.00 Compra de 9 litros refrigerantes

940 J 15/04/2015 92.00 Compra de 8 silicones Nais

940 J 15/04/2015 1,536.00 60,750.00 Compra de 3 cubetas de acetie

de ATF

974 J 12/06/2015 1,033.00 Compra de 2 cubetas ATF Total

974 J 12/06/2015 7,820.00 Compra de 1 tonel de aceite 15

W-40 para el Convoy Municipal

974 J 12/06/2015 1,904.00 Compra de 3 cubetas SAE 30

Total

974 J 12/06/2015 2,667.00 Compra de 80 tubos Grasa

Chevron

974 J 12/06/2015 144.00 Compra de 12 litros

refrigerantes Car Kool

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974 J 12/06/2015 306.00 Compra de 6 litros de Castrol 2 T

974 J 12/06/2015 276.00 Compra de 12 litros de MF 2T

974 J 12/06/2015 68,893.00 83,043.00 Pago de COMBUSTIBLES Y

LUBRICANTES PARA LOS DIFERENTES VEHICULOS Y C O N V O Y D E L A MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO A.V.

ORDEN DE PAGO No. D.F.

369-2015 12/06/2015 de 2,834.49 galones de diesel

992 J 14/07/2015 38,655.36 Pago de COMBUSTIBLE PARA

L O S D I F E R E N T E S VEHICULOS Y CONVOY DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO A.V.

992 J 30/06/2015 27,106.54 65,761.90 Pago de COMBUSTIBLE PARA

L O S D I F E R E N T E S VEHICULOS Y CONVOY DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JUAN CHAMELCO A.V. A GASOLINERA CLUBGAS DE JOSEMO AC NIT 308810-3 DE 2,704.255 GALONES DE DIESEL

TOTAL 274,880.90 274,880.90

Criterio

El Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Articulo 38. Monto. Cuando el precio de los bienes, o de las obras, suministros o la remuneración de los servicios exceda de noventa mil quetzales (Q.90,000.00) y no sobrepase los siguientes montos, la compra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización, así: a) Para las municipalidades que no exceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00)”. El Acuerdo Gubernativo No.1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 55 Fraccionamiento, “Se entiende por fraccionamiento cuando debiendo sujetarse la negociación por su monto, al procedimiento de licitación o cotización, se fraccione deliberadamente con el propósito de evadir la práctica de cualquiera de dichos procedimientos”.

Causa

El Alcalde Municipal y el Director Administrativo Financiero Integrada Municipal, incumplieron con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, y evitar el proceso de cotización.

Efecto

Que el precio pagado por los bienes, materiales, servicios u obras adquiridos no sea el más conveniente a los intereses de la municipalidad.

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Recomendación

Al Alcalde Municipal, para que conjuntamente con el Director de Administrativo Financiero Integrada Municipal, se apeguen a la normativa establecida en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, evitando el fraccionamiento en la adquisición de bienes y servicios u obras.

En Memorial, sin membrete de la Municipalidad de fecha 14 de abril 2016, San Juan Chamelco, Alta Verapaz, presentado por el Alcalde Municipal Lic. Ervin Orlando Tut Quim y Adrian Chavac Dionicio, Director Administrativo Financiero Administrativo Integrada Municipal, manifiestan lo siguiente:

De acuerdo al auditor gubernamental indica “En la revisión de las compras directas publicaciones sin concurso mayores de Q50, 000.00 de los gastos con Q274 afectación al renglón 262 combustibles y lubricantes por la cantidad de

,880.90... se concluyó que se procedió a fraccionamiento en la adquisición del suministro derivado que los mismos combustibles se utilizaron para los mismos vehículos y convoy de la Municipalidad…”. Para lo cual se presentan los siguientes: ARGUMENTOS LEGALES Y NORMATIVOS: El concepto de fraccionamiento según la Ley de Contrataciones del Estado indica que se da “con el objeto de evadir la práctica de cotización y licitación”; que en éste caso no se está dando ya que se puede observar que los conceptos de cada factura mencionada sobre el uso de combustibles y lubricantes son par mantenimiento de carretera de diferentes comunidades.

, es de indicar que el mantenimiento de calles de terracería son de 6 comunidades futbol (10 Km. Aproximadamente), apertura de brecha, mejoramiento cancha ; siendo diferentes comunidades beneficiadas por el cual las compras se efectuaron en distintas fechas durante el año, en cumplimiento de los que indica la Ley de Contrataciones en su artículo 43. Compra Directa: “La contratación que se efectué en un solo acto, con una misma persona y por un precio de hasta noventa mil Quetzales Q90 ( ,000.00), se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativa superior de la entidad interesada, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiendo el procedimiento que establezca dicha autoridad”.

Ademas, es de indicar que el mantenimiento de calles de terracería son de 6

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comunidades (10 Km. Aproximadamente), apertura de brecha, mejoramiento cancha futbol; siendo diferentes comunidades beneficiadas por el cual las compras se efectuaron en distintas fechas durante el año, en cumplimiento de los que indica la Ley de Contrataciones en su artículo 43. Compra Directa: “La contratación que se efectué en un solo acto, con una misma persona y por un precio de hasta noventa mil Quetzales (Q90,000.00), se realizará bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad administrativa superior de la entidad interesada, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Estado, sus entidades descentralizadas y autónomas, siguiendo el procedimiento que establezca dicha autoridad”.

El uso de combustibles para las diferentes comunidades beneficiadas se respalda en los Kardex de Almacén sobre su ingreso y salida; y que el haber realizado las compras de combustibles conforme se utilizó en las diferentes fechas, origino economizar a la Municipalidad por la baja del precio por galón durante el año 2015 el cual es de su conocimiento. Por lo que legalmente se demuestra que no existe en ningún momento fraccionamiento y se solicita el descargo de dicho hallazgo.

Se confirma el presente hallazgo al Alcalde Municipal Lic. Ervin Orlando Tut Quim y Adrian Chavac Dionicio y al Director Administrativo Financiero Integrada Municipal, en virtud que los comentarios no lo desvanece, porque la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento en los artículos 38 y 55 respectivamente indica que si existe fraccionamiento, cuando el precio de los bienes o de las obras, suministros o la remuneración de lo servicios exceda de los Q90,000.00 en este caso se compraron en combustibles y lubricantes Q274,880.90. En cumplimiento a la calidad del gasto es necesario seguir el procedimiento de cotización y evitar el fraccionamiento de una forma deliberada.

Sanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 81, para:

ALCALDE ERVIN ORLANDO TUT QUIM 6,135.73

Total Q. 12,271.46

Hallazgo No. 2

Falta de envío de copias de contratos al registro de la Contraloría General de