CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS
FUNDACION KANIL INFORME DE AUDITORIA
A LA LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008
La Fundación Kanil, fue constituida mediante Acta Notarial número ciento ochenta y nueve (189), autorizada en el municipio de Quetzaltenango, departamento de Quetzaltenango, el 28 de abril de 1998, ante los oficios del Notario Gilberto Estuardo Valle Flores, inscrita en el Registro Civil del mismo municipio, el 23 de septiembre de 1998, en forma definitiva en la partida 83, folio 184 al 190, del libro 5, de Personas Jurídicas, aprobando su funcionamiento mediante Acuerdo Ministerial No. 267-98.
La Entidad cuya denominación social es Fundación Kanil, apoyada con su Reglamento Interior de Trabajo con catorce capítulos y veinticinco artículos, regulan las relaciones laborales entre su personal.
Sus objetivos son promover y fortalecer la organización y autogestión comunitaria como base del desarrollo local, formar elementos humanos que puedan proponer y conducir procesos, planificar, ejecutar y facilitar proyectos de desarrollo integral, para alcanzar la sostenibilidad de los mismos, conformar consejos comunitarios para preparar proyectos y solicitar apoyo en recursos físicos-financieros para la ejecución de actividades productivas, que satisfagan las demandas de la población.
La Fundación, funciona con ingresos provenientes del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, a través de la Dirección de Area de Salud de Huehuetenango, del Sistema Integral de Atención en Salud -SIAS- y del Fondo Guatemalteco de Vivienda -FOGUAVI-, percibidos durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008, se determinó en la Caja Fiscal, un saldo inicial de proveniente de la última auditoría practicada que asciende a la cantidad de SEISCIENTOS SESENTA Y DOS MIL SEISCIENTOS NOVENTA Y OCHO QUETZALES CON NOVENTA CENTAVOS (Q. 662,698.90), habiéndose establecido un total de ingresos de CUATRO MILLONES SEISCIENTOS DIEZ Y NUEVE MIL CUATROCIENTOS TREINTA QUETZALES CON NOVENTA Y NUEVE CENTAVOS (Q. 4.619,430.99), equivalente al 100%, los egresos durante el mismo período ascienden a CUATRO MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y CUATRO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y CUATRO QUETZALES CON CINCUENTA Y SEIS CENTAVOS (Q. 4.994.894.56), equivalente al 100%, existiendo una diferencia de DOCIENTOS OCHENTA Y SIETE MIL DOCIENTOS TREINTA Y CINCO QUETZALES CON TREINTA Y TRES CENTAVOS (Q. 287,235.33), derivado de las malas operaciones aritméticas, ingresos y egresos de fondos privativos, por lo que la Fundación realizó varios ajustes para establecer el saldo real en la Caja Fiscal de CERO QUETZALES (Q. 0.00), que coincidió con el Estado de Cuenta Bancario y Conciliación Bancaria.
ANTECEDENTES
Practicar auditoría gubernamental con enfoque de gestión, con énfasis en la evaluación financiera y administrativa para identificar situaciones críticas y promover mejoras en los controles gerenciales y en la obtención de resultados.
Determinar que la Fundación Kanil, cumpla con las políticas y normas de la ejecución de obras o proyectos realizados con fondos provenientes de las distintas instituciones del Estado.
Evaluar la estructura organizacional, para establecer si los niveles jerárquicos de la Fundación, son adecuados. Verificar en el área de fondos, que todos los recursos a cargo de la Fundación, se administren en forma adecuada y se registren en forma oportuna.
Verificar si el procedimiento de contabilidad implementado por la Fundación, llena los requerimientos mínimos de registro y seguridad, para un mejor control interno, en aras de salvaguardar la información que se reproduce por las operaciones financieras que se realizan, asegurando resultados razonables.
Comprobar que las decisiones y acciones sean ejecutadas de acuerdo a los convenios suscritos y que sean congruentes con las funciones y los objetivos planificados.
La Auditoría se practicó en la totalidad de los ingresos percibidos por la entidad, durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008, los cuales ascienden a CINCO MILLONES DOSCIENTOS OCHENTA DOS MIL CIENTO VEINTINUEVE QUETZALES CON OCHENTA Y NUEVE CENTAVOS (Q. 5.282,129.89), evaluando aspectos financieros, de cumplimiento y de gestión institucional, para establecer situaciones críticas de tipo legal, financiero, técnico y administrativo, que incidieron en la eficacia, eficiencia y transparencia de dicha gestión, con el fin de proponer recomendaciones que sean pertinentes para su mejoramiento. En el proceso de auditoría se consideró una muestra de TRES MILLONES DOSCIENTOS CINCUENTA Y UN MIL SEISCIENTOS QUETZALES CON NOVENTA Y NUEVE CENTAVOS (Q. 3.251,600.99), equivalente al 70%.
Se realizaron visitas de campo a los Centros de Cobertura, establecidos por la Fundación, en las jurisdicciones de los municipios de La Libertad y Chiantla del departamento de Huehuetenango, con el objetivo de comprobar que los servicios de atención en salud se estén brindando adecuadamente hacia la población más necesitada, de conformidad con los convenios suscritos con el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social y entrevistas a pacientes aprovechando los días de consultas para establecer si los servicios han sido satisfactorios y el medicamento ha sido suministrado oportunamente, aparte de revisar las fichas de pacientes en relación a existencia, registro y control del medicamento. Así mismo se realizó verificación física a los proyectos de soluciones habitacionales, establecidos con fondos provenientes del Fondo Guatemalteco de Vivienda -FOGUAVI-, ejecutados en las comunidades de Aldea Chacaj, Aldea El Aguacate y Aldea El Quetzal del municipio de Nentón, del departamento de Huehuetenango, para corroborar las construcciones de viviendas en beneficio de la población desarraigada y desmovilizada por el conflicto armado interno, estableciéndose que la Fundación llevó a cabo estos servicios y proyectos con resultados favorables en beneficio de la población.
HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 DEFICIENTE OPERATORIA EN CAJA FISCAL
Se comprobó que la Fundación realiza operaciones de ingresos y egresos en la Caja Fiscal, incluyendo entre sus registros en esta forma oficial, Fondos Públicos y Privados. Además en algunos casos no detallan el número de cheque, número de facturas y el número de la forma oficial 63-A2.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 08 de julio de 2003 y modificadas por el Acuerdo Interno numero A-57-2006 de fecha 08 de junio de 2006, según numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones indica: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los
procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.
Falta de cuidado e interés del Contador General y Contadores de Areas, en el registro de las operaciones contables de manera eficiente en la forma oficial de Fundación Kanil, dando origen a una serie de ajustes contables.
El cúmulo de deficiencias que se originaron en la operatoria de la Caja Fiscal, genera
incertidumbre y obstaculiza la toma de decisiones de Junta Directiva en la información financiera, ya que no garantiza confiabilidad, ni razonabilidad.
Que los integrantes de Consejo Directivo de la Fundación, para contratar los servicios técnicos de un Contador, deben evaluar los aspectos como: Honestidad, lealtad, eficiencia, experiencia en conocimientos de diferentes tipos de contabilidades, asimismo debe informar constantemente de los resultados financieros.
Mediante Ref. F.K 07-09 de fecha 26 de febrero de 2009, la Entidad manifestó: Fundación Kanil realizo operaciones de ingresos y egresos y los registros en las respectivas cajas fiscales correspondientes a los Convenios de Salud Sias y por desconocimiento fueron registrados también los ingresos y egresos del Fondo Privativo PNUD lo que genero una deficiencia en su operatoria pues presento un saldo diferente al de los fondo públicos. En el mes de junio de 2008 por instrucciones del señor Auditor de la Contraloría General de Cuentas que en ese momento auditada el año 2007 se registraron en la caja fiscal del mes de mayo los ajustes correspondientes para dejar el saldo real correspondiente a los fondos públicos. En relación a que en algunos casos no se detallaron números de: cheques, facturas y de la forma 63-A2 la Fundación ya ha tomado las providencias del caso a manera de ir corrigiendo estos detalles y se espera que en las subsiguientes presentaciones de caja fiscal no se de estas deficiencias.
Los argumentos planteados por la Presidenta y Representante Legal y Contador General de la Fundación, no son suficientes y competentes para el desvanecimiento del presente hallazgo, en virtud que la comisión de auditoría
INFORME DE CONTROL INTERNO
Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría
verificó que la deficiencia persiste, por lo cual se confirma el mismo.
Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18), para la Presidenta y Representante Legal, Contador General, Coordinadora del Área y 2 Contadores del Area de Salud, por la cantidad de VEINTE MIL QUETZALES (Q. 20,000.00) para cada uno, sanción que asciende a CIEN MIL QUETZALES (Q. 100,000.00).
HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 2
INTERESES PERCIBIDOS NO REGISTRADOS ADECUADAMENTE
Se comprobó que la Fundación, percibe intereses generados en las Cuentas Bancarias, los que se registran sin exigir la extensión de la forma oficial 63-A2 de parte de la Dirección de Area de Salud de Huehuetenango.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 08 de julio de 2003 y modificadas por el Acuerdo Interno numero A-57-2006 de fecha 08 de junio de 2006, según numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, indica que cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones.
Descuido y falta de esmero del Contador General de la Fundación, al no exigir la extensión de la forma oficial de manera oportuna, en la entrega de intereses a la institución estatal.
Los registros inoportunos de la forma oficial en la Caja Fiscal, no permite el efectivo cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables que rigen la materia.
Que la Presidenta de la Fundación gire instrucciones inmediatas al Contador General y Contadores de Areas, para que exijan al Area de Salud de Huehuetenango, la emisión de la forma oficial, cuando se proceda a efectuar reintegros por cualquier concepto y que estos sean registrados oportunamente en la Caja Fiscal.
Mediante Ref. F.K 07-09 de fecha 26 de febrero de 2009, la Entidad manifestó: Fundación Kanil en los Convenios de Salud Sias percibió intereses que se generaron en las cuentas bancarias durante el año 2008 y fueron registrados en los informes y en las respectivas cajas fiscales y ha cumplido con entregarlos a la Dirección de Área de Salud de Huehuetenango exigiendo el comprobantes respectivo como lo es la forma oficial 63-A2 como consta en los archivos correspondientes. En el mes de Enero del año 2009 se realizo la misma gestión encontrándose con el inconveniente que la persona encargada de recibir, emitir y firmar los recibos 63-A2 no se encontraba por estar cubriendo actividades de la Dirección de Área en la ciudad capital y después por vacaciones por lo que a la presente fecha están emitidos y archivados correctamente y registrados en la caja fiscal correspondiente.
Los argumentos planteados por la Presidenta y Representante Legal y Contador General de la Fundación, no son suficientes y competentes para el desvanecimiento del presente hallazgo, en virtud que la comisión de auditoría verificó que la deficiencia persiste, por lo cual se confirma el mismo.
Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18), para la Presidenta y Representante Legal, Contador General, Coordinadora del Área y 2 Contadores del Area de Salud, por la cantidad de VEINTE MIL QUETZALES (Q. 20,000.00) para cada uno, sanción que asciende a CIEN MIL QUETZALES (Q. 100,000.00). Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 5
FALTA DE DETERMINACIÓN DEL SALDO DE CAJA FISCAL
Se comprobó que por las deficiencias de la operatoria de la caja fiscal, la Fundación, no tiene establecido el saldo de la misma al 31 de diciembre de 2008.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 08 de julio de 2003 y modificadas por el Acuerdo Interno numero A-57-2006 de fecha 08 de junio de 2006, según numeral 2.4 de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Autorización y Registro de Operaciones indica: Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimiento de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.
Falta de conocimiento y experiencia en el cumplimiento de las atribuciones del Contador General y Contadores de Areas de la Fundación, al no proceder a la determinación del saldo de Caja Fiscal, de manera oportuna y precisa.
Al no establecer el saldo de la Caja Fiscal, la Fundación desconoce su situación financiera, obstaculizando la toma de decisiones en la ejecución de los fondos públicos.
Que la Presidenta y Representante Legal de la Fundación, gire sus instrucciones al Contador General y Contadores de Areas, para que mensualmente cumplan con la debida operatoria de la Caja Fiscal, para cuando se presente la Comisión de Auditoría, en el futuro no existan limitaciones al requerir información financiera.
Mediante Ref. F.K 07-09 de fecha 26 de febrero de 2009, la entidad manifestó: Fundación Kanil estableció que al 31 de diciembre de 2008 el saldo es totalmente a cero en todos los convenios tanto del Sias con de los otras instituciones por lo que se le presenta copia de la caja fiscal respectiva.
Los argumentos planteados por la Presidenta y Representante Legal de la Fundación, no son suficientes y competentes para el desvanecimiento del presente hallazgo, en virtud que la comisión de auditoría verificó que la deficiencia persiste, por lo cual se confirma el mismo.
Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18), para la Presidenta y Representante Legal, Contador General, Coordinadora del Área y 2 Contadores del Area de Salud, por la cantidad de VEINTE MIL QUETZALES (Q. 20,000.00) para cada uno, sanción que asciende a CIEN MIL QUETZALES (Q. 100,000.00). Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 1
TARJETAS DE RESPONSABILIDAD NO AUTORIZADAS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS
Se estableció que la Fundación cuenta con bienes de activos fijos, adquiridos con Fondos Públicos, los cuales, carecen de tarjetas de responsabilidad autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 08 de julio de 2003 y modificadas por el Acuerdo Interno numero A-57-2006 de fecha 08 de junio de 2006, según numeral 2.4 Autorización y Registro de Operaciones, indica que cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones.
El Decreto Legislativo 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 4 Atribuciones de la Contraloría General de Cuentas en la literal k) Indica autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización.
Inobservancia de las Normas y Procedimientos establecidos para el control de los bienes de Activo Fijo, en lo que respecta a la elaboración de las Tarjetas de Responsabilidad.
Provoca descontrol en relación a la ubicación de los bienes de activo fijo, facilitando con ello que puedan perderse o destruirse y no se puedan deducir responsabilidades para su recuperación.
Que la Presidenta de la Fundación, gire instrucciones inmediatas al Contador General, para que realice los trámites ante Contraloría General de Cuentas, para la autorización de tarjetas de responsabilidad y se registren los bienes asignados a cada persona.
Mediante Ref. F.K 07-09 de fecha 26 de febrero de 2009, la Entidad manifestó: Fundación Kanil con los Convenios de Salud Pública adquirió activos fijos con fondos públicos según lo presupuestado y ha cumplido con elaborar las tarjetas de responsabilidad para el personal institucional y voluntario en tarjetas no autorizadas por la Contraloría General de Cuentas y Si aceptadas por la Dirección de Area de Salud de Huehuetenango, ya que su autorización conlleva un costo muy elevado que no esta enmarcado en el presupuesto de los convenios firmados y al realizarse dicho gasto se considera como no avalado y por lo tanto deberá ser reintegrado, motivo por el cual no se ha realizado el mismo. En el mes de junio 2008 se le comunicó esta situación al señor Auditor de la Contraloría General de Cuentas que en ese momento auditaba el año 2007 y que transcurría parte de año 2008 por lo que El redactaría una nota dirigida a la Dirección de Área de Salud solicitando la autorización de los fondos para realizar el gasto. Por lo antes expuesto solicitamos sus buenos oficios para que sea iniciada la gestión y sean autorizados dicho fondos para el año 2008.
Los argumentos planteados por la administración de la Fundación, no son satisfactorias para desvanecer el presente hallazgo, por lo que se confirma el mismo.
INFORME DE CUMPLIMIENTO Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración Comentarios de auditoría Acción Correctiva
Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 19), para la Presidenta y Representante Legal, Directora General y Contador General de la Fundación, por la cantidad de VEINTE MIL QUETZALES (Q. 20,000.00) para cada uno, sanción que asciende a SESENTA MIL QUETZALES(Q. 60,000.00).
HALLAZGO DE CUMPLIMIENTO No. 2 FALTA DE DOCUMENTOS DE RESPALDO
Se comprobó que la Fundación, en los meses de octubre y diciembre del año 2008, efectuó pagos a vigilantes y comadronas, los cuales carecen de documentos de respaldo y que ascienden a NOVECIENTOS SETENTA QUETZALES (Q. 970.00). Además se estableció la emisión de los cheques Nos. 6626643 y 6580067 por valor de NUEVE MIL QUETZALES (Q. 9,000.00) y DOS MIL CUATROCIENTOS (Q. 2,400.00) respectivamente y las planillas adjuntas suman DOCE MIL QUETZALES (Q.12,000.00) y DOS MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA QUETZALES (Q. 2,450.00).
Además se comprobó que la Fundación, no dio cumplimiento a las recomendaciones giradas por la Contraloría General de Cuentas, en oficio No. DAEE-AEA-10-2008 de fecha 19 de junio de 2008, en el cual se requiere implementar la aplicación de cheques vouchers impresos por el sistema bancario, para garantizar la correcta utilización de los fondos públicos.
Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobadas por la Contraloría General de Cuentas por medio del Acuerdo Interno No. 09-03 de fecha 08 de julio de 2003 y modificadas por el Acuerdo Interno número A-57-2006 de fecha 08 de junio de 2006, según numeral 2.6 Documentos de Respaldo, indica que: Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis.
Falta de eficiencia y eficacia del Contador General y Contadores de Areas de la Fundación, al efectuar operaciones no sustentadas con documentos de soporte, e inobservancia del Principio de Revelación Suficiente, de las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, en la ejecución financiera.
Al no contar con la documentación de respaldo, limita importancia sobre las decisiones administrativas que debe adoptar la Junta Directiva de la Fundación, como órgano jerárquico superior de la administración, incidiendo en que la gestión administrativa pierda su eficiencia y efectividad, por consiguiente obstaculiza el avance de la Auditoría.
Que las autoridades de la Fundación, exijan al Contador General y Contadores de Area, el debido control interno y que para contratar los servicios técnicos de un Contador, deben evaluar los aspectos como: Honestidad, lealtad, eficiencia, experiencia en conocimientos de diferentes tipos de contabilidades.
Mediante Ref. F.K 07-09 de fecha 26 de febrero de 2009, la Entidad manifestó: Se adjuntan notas aclaratorias y fotocopias suscritas por lo contadores de los Covenios de Salud. En relación al no cumplimiento de la implementación de los cheques vouchers impresos por el Sistema bancario la Fundación realizó las gestiones pertinentes para lo cual se llego a la conclusión de no poder realizarlos por el alto costo del mismo ya que el mínimo para imprimir es de 1,000 por cada convenio y son 8 en total. En cada uno de los convenios se manejan solamente la cantidad de 300 por cada uno y la diferencia será un gasto de mas, teniendo en cuenta que cada año se renuevan los mismo. No esta de mas indicarle que se cuenta con un sistema de voucher para los controles respectivos. Condición Criterio Causa Efecto Recomendación Comentarios de la administración
Los argumentos planteados por la Presidenta y Representante Legal y Contador General de la Fundación, no son suficientes y competentes para el desvanecimiento del presente hallazgo, en virtud que la comisión de auditoría verificó que la deficiencia persiste, por lo cual se confirma el mismo.
Se solicitó sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 16), para la Presidenta y Representante Legal, Contador General, Coordinadora del Área y 2 Contadores del Area de Salud, por la cantidad de VEINTE MIL QUETZALES (Q. 20,000.00) para cada uno, sanción que asciende a CIEN MIL QUETZALES (Q. 100,000.00).
Comentarios de auditoría
Si existen recomendaciones de Auditorías anteriores, en virtud de ser esta la segunda práctica de Auditoría ordenada por la Contraloría General de Cuentas, las cuales no cumplieron en corregir las deficiencias determinadas, de conformidad con el Decreto 31-2002. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, como consecuencia de ello, se aplicarán acciones correctivas para mejorar la actividad administrativa y financiera de la Fundación.
ASTRID JEANNETTE DIAZ GAMEZ PRESIDENTE 01/01/2008 31/12/2008
PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERÍODO AUDITADO
Nombre Cargo Del Al
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