Evaluación del control interno y su aplicación en las áreas contables y operativas

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Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - C.P.A.

TEMA

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y SU APLICACIÓN

EN LAS ÁREAS CONTABLES Y OPERATIVAS.

TUTORA

MAE. Lcda. ESTELA HURTADO PALMIRO

AUTORA

VERA MEZA DIANA ELIZABETH

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Quito: Av. Whymper E7-37 y Alpallana, edificio Delfos, teléfonos (593-2) 2505660/ 1; y en la Av. 9 de octubre 624 y Carrión, Edificio Prometeo, teléfonos 2569898/ 9. Fax: (593 2) 2509054

REPOSITARIO NACIONAL EN CIENCIA Y

TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO de tesis

TITULO Y SUBTITULO:

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y SU APLICACIÓN EN LAS ÁREAS CONTABLES Y OPERATIVAS

AUTOR/ES:

DIANA ELIZABETH VERA MEZA

REVISORES:

CONTABILIDAD Y AUDITORIA

FECHA DE PUBLICACIÓN: N. DE PAGS:

100 ÁREAS TEMÁTICAS:

AUDITORÍA

PALABRAS CLAVE:

AUDITORÍA, CONTROL INTERNO, EVALUACIÓN, ANÁLISIS FINANCIERO, CONTABILIDAD

RESUMEN: El presente trabajo de titulación es la Evaluación del Control Interno y su aplicación en las áreas contables y operativas, aplicado a la Agencia Naviera Internacional S.A.

N. DE REGISTRO (en base de datos): N. DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL (tesis en la web): ADJUNTO URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: MSC. ROSA HINOJOSA DE LEIMBERG, DECANA

Teléfono: 2596500 EXT. 201 DECANATO E-mail: rhinojosal@ulvr.edu.ec

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DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS

PATRIMONIALES

DIANA ELIZABETH VERA MEZA, declaro bajo juramento, que la autoría del presente trabajo de investigación, corresponde totalmente a los/las suscritos(as) y nos responsabilizamos con los criterios y opiniones científicas que en el mismo se declaran, como producto de la investigación realizada.

De la misma forma, cedemos nuestros derechos patrimoniales y de titularidad a la Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil, según lo establece la Ley de Propiedad Intelectual del Ecuador.

Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de estudiar la evaluación del control interno y su aplicación en las áreas contables y operativas.

Autora:

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CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR

En mi calidad de Tutor(a) del Proyecto de Investigación “EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y SU APLICACIÓN EN LAS ÁREAS CONTABLES Y OPERATIVAS”, nombrada por el Consejo Directivo de la Facultad de Administración de la Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil.

CERTIFICO:

Haber dirigido, revisado y analizado en todas sus partes el Proyecto de Investigación titulado: “EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y SU APLICACIÓN EN LAS ÁREAS CONTABLES Y OPERATIVAS”, presentado por la estudiante DIANA ELIZABETH VERA MEZA como requisito previo a la aprobación de la investigación para optar al Título de INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA - CPA, encontrándose apto para su sustentación

Firma:

__________________________ MAE. Lcda. Estela Hurtado Palmiro C.I. 0915999155

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DEDICATORIA

Quiero dedicar el presente trabajo de titulación a mis queridos padres, que siempre han guiado mis pasos, constituyen un pilar fundamental en mi desarrollo profesional y personal, además de la inculcación de valores que me han brindado para ser una persona de bien.

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AGRADECIMIENTO

Agradezco a los maestros de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil por guiar mi aprendizaje, compartir sus conocimientos y experiencias.

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ÍNDICE GENERAL

DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS PATRIMONIALES ... II

CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR ... III

CERTIFICADO DE ANTIPLAGIO ... IV

CAPÍTULO I DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ... 3

1.1. Tema de investigación ... 3

1.2. Planteamiento del problema de investigación ... 3

1.3. Formulación del problema de investigación ... 5

1.4. Sistematización del problema de investigación ... 5

1.5. Objetivos de la investigación ... 5

1.5.1. Objetivo general ... 5

1.5.2. Objetivos específicos ... 6

1.6. Justificación de la investigación ... 6

1.7. Delimitación de la investigación ... 7

1.8. Idea a defender ... 8

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO ... 9

2.1. Antecedentes... 9

2.1.1. Direccionamiento estratégico ... 10

2.2. Bases teóricas ... 12

2.2.1. Antecedentes de las agencias navieras ... 12

2.2.2. Control interno en las agencias navieras ... 12

2.2.3. Estructura organizacional. ... 14

2.3. Marco conceptual ... 16

2.3.1. Control interno ... 16

2.3.2. Sistemas de control interno ... 16

2.3.3. Control interno en auditoría ... 16

2.3.4. Controles contables ... 17

2.3.5. Controles operativos ... 19

2.3.6. El entorno de control ... 19

2.3.7. Evaluación de operaciones ... 19

2.3.8. Control interno según las normas internacionales de auditoria ... 20

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2.3.10. Control interno según el informe COCO ... 22

2.3.11. Control interno según el modelo GRC ... 23

2.3.12. Objetivos del control interno ... 23

2.3.13. Limitaciones del control interno ... 24

2.4. Marco legal ... 25

2.4.1. Constitución de la República del Ecuador ... 25

2.4.2. Código tributario ... 25

2.4.3. Ley orgánica de régimen tributario interno ... 25

2.4.4. Código orgánico de la producción, comercio e inversiones ... 26

CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO ... 27

3.1. Tipo de investigación ... 27

3.2. Enfoque de la investigación ... 27

3.3. Técnicas de investigación ... 27

3.3.1. Descripción general de las técnicas de recolección de datos... 27

3.4. Población y muestra ... 28

3.5. Recursos para la recolección de datos ... 28

3.5.1. Fuentes. ... 28

3.6. Análisis de la situación actual de las áreas objeto a estudio ... 29

3.6.1. Departamento contable - financiero. ... 29

3.6.2. Departamento operativo. ... 31

3.6.3. Aplicación de entrevista cuestionario ... 33

3.6.4. Conclusiones de la entrevista ... 41

3.6.5. Evaluación de estados financieros ... 42

3.6.6. Evaluación del control interno ... 48

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ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1: Estado De Resultado Comparativo Periodo 2013-2014 ... 42

Tabla 2: Balance General Periodo 2013-2014 ... 43

Tabla 3: Cuestionario Sobre Ambiente De Control ... 50

Tabla 4: Cuestionario Sobre Evaluación De Riesgo ... 51

Tabla 5: Cuestionario Sobre Actividades De Control ... 52

Tabla 6: Cuestionario Sobre Información Y Comunicación ... 53

Tabla 7: Cuestionario Sobre Actividades De Supervisión ... 54

Tabla 8: Manual De Puestos Y Funciones Del Gerente General ... 65

Tabla 9: Manual De Puestos Y Funciones Del Financiero ... 66

Tabla 10: Manual De Puestos Y Funciones Del Coordinador De Operaciones ... 67

Tabla 11: Manual De Puestos Y Funciones Del Asistente De Operaciones ... 68

Tabla 12: Manual De Puestos Y Funciones Del Contador ... 69

Tabla 13: Manual De Puestos Y Funciones Del Asistente Contable ... 70

Tabla 14: Propuesta De Objetivos Estratégicos ... 71

Tabla 15: Determinación De La Probabilidad De Ocurrencia ... 72

Tabla 16: Determinación De Nivel De Impacto ... 72

Tabla 17: Determinación Del Nivel De Detención ... 73

Tabla 18: Determinación De La Prioridad De Riesgo ... 73

Tabla 19: Identificación De Riesgos ... 74

Tabla 20: Evaluación De Riesgo ... 75

Tabla 21: Plan De Prevención De Riesgos ... 76

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Flujograma Dpto. Contable ... 30

Figura 3: Flujograma Dpto. Operativo ... 32

Figura 4: Razón Corriente Periodo 2013-2014 ... 44

Figura 5: Capital Neto De Trabajo Periodo 2013-2014 ... 45

Figura 6: Razón De Endeudamiento Periodo 2013-2014 ... 45

Figura 7: Razón Pasivo Capital Periodo 2013-2014 ... 46

Figura 8: Autonomía Financiera 2013-2014 ... 46

Figura 9: Margen De Utilidad Periodo 2013-2014 ... 47

Figura 9: Rentabilidad Sobre El Patrimonio ... 48

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ÍNDICE DE ANEXOS

ANEXO 1: Notas a los Estados Financieros... 58

Nota 1 ... 58

Nota 2 ... 58

Nota 3 ... 58

Nota 4 ... 58

Nota 5 ... 58

Nota 6 ... 59

Nota 7 ... 59

Nota 8 ... 59

ANEXO 2: Guía de Control Interno ... 60

Objetivo del manual ... 60

Ambiente de control ... 61

Evaluación de riesgo ... 72

Actividad de control ... 78

Información y comunicación ... 79

Actividad de monitoreo ... 80

ANEXO 3: Evidencias ... 81

Figura A ... 81

Figura B ... 82

Figura C ... 83

Figura D ... 84

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RESUMEN

El presente trabajo de titulación es la Evaluación del Control Interno y su aplicación en las áreas contables y operativas, aplicado a la Agencia Naviera Internacional S.A. GOLFOLINE dedicada al agenciamiento y representación de armadores y buques en los puertos.

La Evaluación del Control Interno se realiza en base a la información recopilada por medio del uso de las herramientas de auditoría adecuadas para detectar los problemas de las áreas objeto a evaluación.

Luego de la evaluación se elabora un informe técnico adicional, comentarios y conclusiones acerca de los problemas detectados con el fin de contribuir a la mejora de los procesos que la empresa ha venido empleando y que los directivos puedan hacer uso pertinente de esta información.

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INTRODUCCIÓN

El Control Interno en las empresas, tanto públicas como privadas, constituye un pilar básico en la estructura de las organizaciones para poder llevar a cabo de una manera organizada el control de los procesos.

En la evolución del sistema empresarial se resalta que en el pasado los encargados de las empresas eran los propios dueños, por ende estaban a cargo de la supervisión y control del cumplimiento de normas y directrices dictadas por ellos; luego la estructura organizativa se volvió más compleja y junto con las nuevas herramientas tecnológicas que facilitaban la supervisión, las actividades de control interno fueron evolucionando para adaptarse a estos cambios.

Entre los cambios notables se encuentra la segregación de funciones, es decir que el propietario deja de ser el único supervisor y encargado del control de actividades y se establecen niveles jerárquicos que faciliten su tarea, por medio de planes organizativos que permitan garantizar el cumplimiento de objetivos en el tiempo previsto.

Con un control interno inadecuado se dificultarían las labores de las empresas, por esta razón es necesaria una evaluación periódica del control interno, para detectar a tiempo falencias que necesiten un cambio o la implementación de una nueva metodología de control, adecuada para la organización.

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CAPÍTULO I DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

1.1. TEMA DE INVESTIGACIÓN

Evaluación del Control Interno y su Aplicación en las Áreas Contables y Operativas de la Agencia Naviera Internacional Golfoline S.A. de la ciudad de Guayaquil.

1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

El cumplimiento del Control Interno dentro de la Agencia Naviera Internacional Golfoline S.A. es un proceso supervisado por la administración (gerente general) y otro personal de la empresa con ciertas responsabilidades de control tanto en el área operativa como en la contable y financiera, para de esta manera garantizar el cumplimiento de objetivos propuestos.

El Control Interno abarca el plan de organización que garantiza la protección y buen uso de los activos de la empresa, como también que proporcione información fiable para la toma de decisiones.

En nuestro país se evidencia que en las empresas es necesario evaluar periódicamente el cumplimiento de objetivos y el uso que se le ha venido dando a los recursos. Estas evaluaciones periódicas contribuyen con el control interno de las entidades obteniendo como resultado la detección de falencias y por ende, a través de medidas correctivas, a la mejor explotación de los recursos que dispone la empresa así como una buena administración.

En Ecuador al implementarse las NIIF, en cierta forma, ha ocasionado que las entidades de control exijan a las empresas a ejecutar una revisión continua tanto en sus operaciones, transacciones y demás procesos administrativos para permitir que estas empresas continúen con sus operaciones.

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La empresa no cuenta con un organigrama funcional aprobado que identifique las áreas, actividades y la forma en la que se encuentran interrelacionadas; así como también se ha observado la carencia de programas de capacitación continua al personal, que sean proporcionados por los administradores, que garanticen que los colaboradores tengan pleno conocimiento de cómo deben ejercer sus actividades.

También es importante señalar que la empresa no cuenta con un departamento de Control Interno, siendo que los controles se han venido efectuando por la gerencia y administración de una manera no periódica sino más bien esporádica, como una responsabilidad correlativa a sus funciones.

Esta forma de control mencionada en el anterior párrafo ha originado que en las áreas objeto a evaluación, la administración note como cada vez se va disminuyendo el cumplimiento de objetivos propuestos, los indicios de esta mengua se evidencian en el aumento de multas fiscales en el periodo 2014 por un valor aproximado a los $40.000,00 USD, de gastos no deducibles cuyo valor se encuentra pendiente por definir, atrasos en la facturación hasta de cuatro semanas, entre otras mermas y perjuicios no contempladas en el presupuesto.

Las personas que conforman la administración son responsables inmediatos del cumplimiento del Control Interno en las áreas a su cargo, debiendo estar informados constantemente de las leyes y regulaciones a las cuales la empresa se ve implicada a cumplir para de esta manera promover la eficiencia y eficacia en las operaciones de las áreas a ser evaluadas. (Coopers & Librand, 1997, p.114)

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1.3. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

¿Cómo la Evaluación del Control Interno para las Áreas Contables y Operativas contribuirá a la mejora de la empresa?

1.4. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

La sistematización comprende desde la repetición de experiencias y la organización de información obtenida en dichas experiencias, hasta su análisis, los cuales permitirán forjar bases para un proceso.

Oscar Zapata (2005) afirma que “En la sistematización no existe una serie de pasos o procesos” (p.224). Ya que estos se deben ir adaptando de la manera más adecuada al desarrollo de las circunstancias.

Es por esta razón que para tener una mejor idea se va a delimitar el objeto a sistematizar mediante las siguientes preguntas:

 ¿Cómo la Evaluación del Control Interno aplicado en las áreas contables y operativas ayudará a diagnosticar los problemas de la empresa?

 ¿La implementación de una metodología de Control Interno coadyuvará al cumplimiento con la aduana y la disminución de gastos no deducibles?

 ¿De qué manera el resultado de la implementación podría contribuir al cumplimiento de objetivos en la empresa?

Al hacernos estas preguntas se va a facilitar la reconstrucción de hechos importantes, así como ordenar y clasificar la información.

1.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.5.1. Objetivo general

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1.5.2. Objetivos específicos

 Elaborar un plan que ayude a Diagnosticar los procesos de Control Interno existente en la empresa.

 Implementar un Modelo de Control Interno acorde a las necesidades y operaciones de la empresa.

 Detectar y reducir riesgos en las áreas objeto a estudio mediante el nuevo modelo de control interno.

1.6. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La Agencia Naviera Internacional Golfoline S.A. tiene como actividad principal la de representación de empresas nacionales y extranjeras operadoras de carga, al ser una mediana empresa en crecimiento relativamente nueva, sus operaciones comenzaron a finales del 2011, se encuentra en una etapa en la que es necesario evaluar el cumplimiento de objetivos y la efectividad del Control Interno.

Las operaciones se han venido desarrollando de manera ininterrumpida, pero Golfoline nunca se ha visto sometida a un tipo de auditoría o control interno estructurado, ya que carece de un departamento de auditoría interna.

En los años 2013 y 2014 los administradores han visto un incremento significativo en las multas operativas, dadas por el giro del negocio es normal tener ciertos conflictos con esta entidad, específicamente por cometer faltas reglamentarias y contravenciones aduaneras, pero en el periodo mencionado han intensificado por lo que es necesario una evaluación del área operativa, cuyas oficinas se encuentran ubicadas en la Puerto Bolívar, Machala.

En cuanto al área Contable - Financiera también han encontrado necesario un análisis ya que existe el incremento de gastos no deducibles y cuentas representativas pendientes de revisión como la de reembolso de gastos.

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Por lo que luego de esta evaluación es probable el planteamiento de una restructuración de Control Interno para mejorar las áreas críticas.

1.7. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

El presente trabajo se limitará tomando como objeto a estudio la población de la Agencia Naviera Golfoline S.A. durante el periodo 2014.

Población: Agencia Naviera Internacional Golfoline S.A. Año: 2014

Campo: Control Interno

Aspecto: Análisis y diagnóstico de procesos.

Para el proceso de evaluación del Control Interno se revisarán las siguientes cuentas de mayor relevancia de las áreas operativas y contables

En el área contable las cuentas relevantes son:

Otros Servicios no Específicos (ingreso).- En esta cuenta se registra lo facturado por concepto de Reembolsos a los clientes entre otros conceptos que se puedan dar por el giro del negocio se encuentran los generados por servicios entre la Autoridad Portuaria y el exportador, ingreso y salida de tripulantes del recinto portuario, gastos médicos de los tripulantes, por gastos de tarja, etc.

Reembolso de Gastos Fondos Administrados (Gastos).- Esta cuenta está destinada para llevar un control de las facturas de las tarjadoras que emiten al exportador.

Otros Gastos no Operacionales (Gastos), misma que para el año 2014 presenta un fuerte incremento de valores más significativos.

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1.8. IDEA A DEFENDER

La aplicación de una evaluación de Control Interno en las áreas Contables y Operativas, es un proceso necesario ya que a través de este se podrá determinar, el estado y nivel de control interno que existe dentro de la Agencia Naviera Internacional Golfoline S. A.

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CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO

2.1. ANTECEDENTES

Existen opiniones divididas acerca de cuándo se manifestó por primera vez el Control Interno; para algunos investigadores el primer precedente sobre Control Interno surgió en el estudio divulgado por el Instituto Americano de Contadores Públicos “Verificación de Estados Financieros”, en 1929. Otras personas debaten que existió en 1892 un primer acercamiento al Control Interno en el libro Auditing de Lawrence Dicksee al separar el proceso de auditoría en tres fases: detección de fraudes, errores técnicos y por último errores en principios.

En 1936 se puede encontrar una aproximación más tangible en el estudio desarrollado por el AICPA “Evaluación y Juicio del Auditor en Relación con el Control Interno Contable” lo siguiente:

El termino verificación y control interno se usa para describir aquellas medidas y métodos adoptados dentro de la organización para salvaguardar el efectivo y otros activos, así como para verificar la exactitud del registro en los libros contables. Las salvaguardas cubrirán asuntos tales como los ingresos y salidas que se manejan por correo, los ingresos de ventas en efectivo, preparación y pago de nóminas, y erogación de fondos. (Fonseca Luna, 2011, p. 14)

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En los años setenta, las operaciones relacionadas con el control interno prevalecían en las áreas de diseños de sistemas y en auditoría, enfocándose en cómo optimizar los sistemas de control interno y como integrarlos en las auditorías. Pero este panorama cambia a raíz de las indagaciones realizadas en el caso Watergate en los años 1973 y 1976 por parte de las entidades de control, estas indagaciones conllevan a que se preste mayor atención al control interno; estas pesquisas orientan a que las investigaciones se extiendan a varias empresas norteamericanas revelando un nexo con partidos políticos, mediante operaciones de financiación ilegales. (Miembros de AMV Colombia y Asociados, 2008, p. 4)

El ejemplo anterior da una pauta de la importancia del Control Interno en las empresas, generalmente cuando una organización recién comienza el control se suele dar por los propietarios, pero a medida que se expande el negocio y por ende las operaciones del mismo se vuelven más complejas se hace necesaria una implementación de una metodología adecuada que provea las herramientas necesarias de control que ayuden al cumplimiento de objetivo.

Puchol (2009) nos indica que el crecimiento de la empresa usualmente es proporcional a la incorporación de nuevos recursos humanos, estructuras adecuadas y la adquisición de nuevos activos, esto origina que haya mayor delegación de funciones y descentralización de actividades.

Por lo antes expuesto las empresas implantan una planificación de los procesos y métodos que certifiquen la salvaguarda de los activos, la razonabilidad de los estados financieros y las pautas marcadas por los directivos.

2.1.1. Direccionamiento estratégico

2.1.1.1. Reseña histórica de la empresa

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Provincia del Guayas haciendo referencia al golfo de Guayaquil. Iniciando sus Actividades en Guayaquil, para luego expandirlas a la provincia de Esmeraldas en el año 2012 y finalmente establecerlas en Puerto Bolívar, el segundo más importante en Ecuador, de la provincia de El Oro a finales del mismo año, ofreciendo sus servicios logísticos y de agenciamiento, facilitando las actividades de los clientes al integrar operaciones relacionadas con las importaciones, exportaciones que ellos no pueden satisfacer por sí mismos.

Al ser la Agencia Naviera Internacional Golfoline S.A. una empresa relativamente joven, se destaca por el servicio y cumplimiento que brinda a sus clientes, captando cada vez más la atención del mercado. Siendo su filosofía la de una atención personalizada y óptima solución de problemas que puedan presentársele al cliente ya sea al momento de embarque o desembarque.

Se enfatiza que también lo que ha favorecido a la empresa, en cuanto a confiabilidad es que los primeros clientes con los que empezó operaciones comerciales sea una de las exportadoras e importadoras internacionales más grandes de América.

2.1.1.2. Misión

Apoyar logísticamente y prestar servicios de agenciamiento naviero a buques en Puerto Bolívar. Estar al tanto y prestos a satisfacer las necesidades de los clientes tanto nacionales como extranjeros.

2.1.1.3. Visión

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2.1.1.4. Objetivos de la empresa.

 Garantizar la satisfacción de los clientes, por medio de un servicio de calidad así como una eficaz resolución de dificultades que se puedan dar en el ámbito logístico.

 Mantener una buena relación con los clientes, a través del mejoramiento en los canales de comunicación con ellos.

 Implementar controles formales que permitan evaluar el desempeño de las operaciones, a fin de aumentar el nivel de confiabilidad.

2.2. BASES TEÓRICAS

2.2.1. Antecedentes de las agencias navieras

“Las Agencias Navieras son compañías cuyo giro del negocio consiste en prestar de servicios de apoyo a una embarcación que llegue a un puerto predestinado a realizar labores portuarias de carga y/o descarga, toma de combustibles, reparaciones, mantenimiento, etc.” (Madrileño, 2011, p.2). También cuando simplemente se encuentran en condición de tránsito que son requeridos por un armador, un fletador, o cualquier persona debidamente designada, participando como representante particular de estas figuras marítimas en el puerto local.

2.2.2. Control interno en las agencias navieras

Horngren (2013) refiere que el Control Interno busca salvaguardar los activos de la empresa, mediante controles administrativos y contables, vinculando las decisiones ordinarias a las estrategias corporativas y que sean compatibles con los objetivos de la organización.

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La regulación de la actividad entre las partes (Agencia Naviera – Compañía Marítima) se ve afectada por un contrato de representación en el cual deben existir tres aspectos básicos:

Operatividad: Que conlleva a la atención y desarrollo de todas las tareas y necesidades de cada buque, siendo estas tareas detalladas de acuerdo a la necesidad de la compañía marítima.

Comercialización: Se refiere a todo lo relacionado con la venta de fletes abarcando desde el tipo de carga hasta información complementaria del sector de mercado que posee cada compañía representada.

Administrativos-Financieros: En este punto se incluye a todas las tareas llamadas de “oficina” que pueden ir desde la facturación y cobranzas hasta la presentación de reportes por los ingresos obtenidos por cada buque.

Habiéndose explicado las funciones básicas que existen en una Agencia Naviera, se hace necesario que el núcleo operativo de la Agencia Naviera esté en una constante supervisión, ya que la naturaleza de las actividades tanto de campo (en los puertos) como administrativas precisa un buen ámbito de control así como la descentralización en la toma de decisiones. (Muffati, 2011)

Expuesto lo anterior y proporcionando una visión más específica de las actividades de Golfoline S.A. se citará a los siguientes autores para comprender por qué es necesario e importante el control interno para la empresa objeto a evaluación:

Para Charles T. Horngren y Walter T. Harrison “El control interno es el plan organizacional y todas las medidas afines de una entidad para salvaguardar los activos, fomentar el acatamiento de sus políticas de promover su eficacia operativa y garantizar que se tengan registros contables precisos y fiables” (Horngren, Harrison, & Bamber, Contabilidad, 2003, p.32)

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Los controles administrativos se refieren a la planificación de la organización, así como los métodos y procedimientos que esta conlleva.

Los controles contables se refieren en específico a los procesos gracias a los cuales se autorizan las transacciones, se salvaguardan los activos y se garantiza la exactitud de los registros financieros (Horngren C., 2013)

Tomando los anteriores conceptos se puede determinar que el control interno constituye una parte fundamental en la organización de la empresa ya que la seguridad y confiabilidad de la empresa y de la información generada por la misma, será relativa al grado de control interno aplicado.

2.2.3. Estructura organizacional.

La estructura de la empresa está conformada de la siguiente manera, en orden de relevancia.

 Gerente General

 Financiero

 Contador

 Coordinador de Operaciones

 Asistente Contable

 Asistente de Operaciones 1

 Asistente de Operaciones 2

 Asistente de Facturación y archivo

2.2.3.1. Organización departamental

La empresa tiene sus oficinas administrativas en Guayaquil y sus operaciones las desarrolla en Puerto Bolívar, en donde los departamentos se encuentran distribuidos de la siguiente manera:

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15 Departamento gerencial:

Representado por el dueño de la compañía, el señor Mario García, quien hace las veces de Gerente General y Representante Legal.

Departamento financiero – contable: Conformado por:

La Ing. Jeneth Reyes, quien es la responsable del área así como también la persona encargada de supervisar el área contable;

El contador C.P.A. Jorge Ochoa persona que tiene bajo su cargo a los asistentes contables y de facturación

En la ciudad de Machala (Puerto Bolívar): Departamento de operaciones:

El Señor Nelson Armijos es el responsable de las Operaciones realizadas en la ciudad de Machala, así como la planeación y cumplimiento de la logística, para lo cual cuenta con dos asistentes operativos y un mensajero quienes dan soporte en sus actividades.

2.2.3.3. Organismos de control

La Agencia Naviera Internacional Golfoline S.A. se ve sometida a los siguientes Organismos de Control y entes reguladores:

 Superintendencia de Compañías.

 Servicio de Rentas Internas.

 Servicio Nacional de Aduana del Ecuador.

 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

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2.3. MARCO CONCEPTUAL

2.3.1. Control interno

El Control Interno es un proceso, afectado por el Consejo de Directores de la Entidad y demás personal designado para proporcionar una razonable seguridad en relación con el logro de los objetivos de las siguientes categorías:

 Seguridad en la Información Financiera

 Efectividad y eficiencia de las operaciones

 Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables. (Contraloría General del Estado, 2001, p.23)

2.3.2. Sistemas de control interno

Mora (2010) afirma que es el “conjunto de elementos, normas y procedimientos encaminados a lograr la máxima eficacia en la gestión de la empresa y, en definitiva, al óptimo logro de sus fines”. (p.208)

En conclusión se puede entender que ambas definiciones coinciden en que el Control Interno es un proceso diseñado por los administradores, para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

2.3.3. Control interno en auditoría

Proceso por medio del cual los directivos pretenden asegurar que las conductas y decisiones de los empleados de una empresa, sean individuales o en conjunto, estén acordes con los objetivos y estrategias organizativas.

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Estos múltiples mecanismos funcionan de manera conjunta para conseguir los mismos fines y comprenden una extensa recopilación de procesos. (Mora, 2010)

2.3.4. Controles contables

Los controles contables están conformados por la planificación de la organización y metodologías a aplicar, cuya meta es la salvaguarda de los bienes y la fiabilidad de los registros contables.

Los controles contables tienen una repercusión directa en la preparación de Estados Financieros que a su vez son utilizados por los directivos para la toma de decisiones o considerar futuros cambios (Franklin, 2007). Teniendo como función principal la de suministrar seguridad de que los errores y anomalías se pueden descubrir en un tiempo prudente asegurando la integridad de los registros contables.

Los objetivos del control contable deben estar determinados de acuerdo a cada una de las etapas por las que se atraviesa para el registro de una transacción, este control debe estar en una continua supervisión para determinar que se adapta a cada una de las situaciones que puedan darse en el registro de transacciones (Datar, Horngren, & Foster, 2007).

La evaluación del control interno en los procesos contables se realiza a través de las pruebas de cumplimiento.

2.3.4.1. Las pruebas de cumplimiento

Son un conjunto de pruebas sustantivas cuyo fin es el de verificar que el control existe así como obtener evidencia suficiente y relevante que permita hacer un juicio o evaluación de los estados financieros, las mismas cuya naturaleza y extensión se verá determinada por los procedimientos de control contable existentes y demás evidencia disponible del cumplimiento que ha llevado a cabo.

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 Pruebas representativas de cumplimiento en actividades significativas o de mayor relevancia.

 Observancia del cumplimento de procesos en distintos tiempos. (Amat & Campa, 2013, s.n.)

Naturaleza de las Pruebas de Cumplimiento:

El control interno contable demanda que además de que los procedimientos sean realizados de acuerdo a la normativa, también sean apropiados a los objetivos establecidos.

Algunas particularidades del control interno contable demandan procedimientos innecesarios para la ejecución de la transacción en sí, sino más culminarse tenga que pasar por distintas personas o áreas independientes con la finalidad de evitar riesgo de fraudes o irregularidades. (Manco, 2014)

2.3.4.2. Pruebas sustantivas

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2.3.5. Controles operativos

La empresa debe diseñar y establecer, organigramas y manuales claros y bien definidos, así como procedimientos para la asignación de puestos de trabajo funciones y responsabilidades de cada uno. Teniendo como base de que cada persona dentro de la empresa tiene fijada sus competencias y responsabilidades.

Muchas veces se hace necesaria la segregación de funciones y delegación de responsabilidades, lo cual conlleva a que los jefes examinen y aprueben, siempre que sea preciso, las actividades de las personas a su cargo.

“Es importante que cada empleado tenga conocimiento de que cómo un buen cumplimiento de sus funciones ayuda a la empresa a alcanzar los objetivos” (Eslava, 2013, p.44).

2.3.6. El entorno de control

El entorno de control delimita los estándares de comportamiento en una empresa, así como también influye directamente en la perspectiva que tienen los colaboradores con relación al control. (Gutierrez Pulido, 2013)

El entorno de control se ve afectado por una serie de factores, que de los cuales su aplicación se verá afectada de acuerdo a las necesidades de la empresa.

2.3.7. Evaluación de operaciones

La necesidad de evaluar las áreas operativas de una empresa nace cuando la directiva o las personas encargadas de la supervisión ciertas áreas observa que existe disfuncionalidad en la organización lo que conlleva a que los resultados no sean lo suficientemente satisfactorios, centrándose en la eficacia, eficiencia y efectividad de las operaciones.

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Una vez identificadas las respuestas de manera general a estas interrogantes, el analista tiene una base sobre por cuál área empezar a trabajar.

En los objetivos de los Controles Operativos pondera la medición y eficiencia con la que se utilizan los recursos de la empresa, cambiando y adaptando las políticas de la empresa siempre que las personas responsables lo crean prudente, evaluando si de esta manera el área o proceso a valorar podría operar más eficientemente. (Fred, 2003).

2.3.8. Control interno según las normas internacionales de auditoria

2.3.8.1 Evaluación de riesgo y control interno (NIA 6)

El enunciado “Sistema de Control Interno” interpreta a todas las normativas y procedimientos acogidos por la administración de una entidad para coadyuvar en el cumplimiento de objetivos, de garantizar la administración ordenada y eficaz de su negocio. El sistema de control interno no solamente abarca a las aplicaciones que pueda tener en el sistema de contabilidad sino a distintas áreas y situaciones.

2.3.8.2. Sistemas de contabilidad y control interno.

 Las transacciones se realizan con previa autorización de la administración o supervisor a cargo.

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2.3.9. Control interno según el informe COSO

Según el COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Tread way Commission) El control interno es el acumulado de procedimientos desarrollados por la parte directiva y todo el personal que conforma la empresa, planteado con el objetivo de proporcionar un nivel de seguridad confiable en lo que respecta al cumplimiento de objetivos y metas en las siguientes categorías:

 Eficacia y eficiencia de las operaciones.

 Confiabilidad de la información financiera.

 Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables. (González & Maylié, 2014, párrafo 5)

Según el marco COSO, el Control Interno consta de cinco componentes, los mismos que se encuentran relacionados entre sí:

 Ambiente de control: El ambiente de control se constituye por una serie de factores componentes del entorno que incite e influya en el personal de una manera positiva. Es la plataforma en la que se apoyan los demás componentes, proporcionando disciplina, en la organización.

 Evaluación de riesgos: Por medio de la evaluación se puede detectar los riesgos existentes que son mayormente representativos que amenazan con afectar el cumplimiento de objetivos de la empresa.

De igual manera están los riesgos futuros por posibles cambios en los distintos ámbitos externos o internos.

 Actividades de control: Son actividades que deben ser cumplidas periódicamente para garantizar el correcto desarrollo y aplicación de los sistemas y procedimientos existentes, pudiendo ser aplicadas de distintas formas, desde manuales, computarizadas, generales, especificas, preventivas, detectivas, administrativas u operacionales.

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- Controles Generales: Incluye todas aquellas medidas de seguridad y prevenciones establecidas por la administración, encaminadas a mantener la exactitud e integridad de los datos originales como consecuencia del desarrollo de sus actividades, por ejemplo la delegación y segregación de funciones, procesos de validación de datos, entre otras.

- Controles Específicos: Están relacionados con el proceso de transacciones dentro de lo que confiere al sistema administrativo y contable, este tipo de control se apoya en técnicas de descubrimiento, considerando como tales las tendentes a proporcionar seguridad de los datos, por ejemplo, inventarios de existencias, documentación numerada por la imprenta, conciliaciones, auditorias, entre otros. (Eslava, 2013, capítulo 2, 3)

 Supervisión y Monitoreo: Al momento de diseñar un sistema de control se lo realiza para que opere en circunstancias específicas, siendo así que es normal que presenten ciertas limitaciones y riesgos ocasionados por factores externos e internos, por lo que es necesario que se realice una evaluación periódica de estos controles en base al cumplimiento de objetivos. (Romero, 2012)

2.3.10. Control interno según el informe COCO

El modelo de informe COCO nace luego de un análisis efectuado por Criteria of the Control Committee of the Canadian Institute of Chartered Accountants, con el objetivo de que los lineamientos sean más simples, claros y fáciles de aplicar.

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actividades de control que necesiten un cambio. (Congreso Internacional de Auditoria Integral, 1997)

Según el COCO las etapas para el control interno son: Propósito, Capacidad, Compromiso y Monitoreo y Aprendizaje, estas bases confluyen en 20 criterios adaptables en el control dentro de la organización, en estos criterios se puede identificar la principal diferencia con el COSO, modelo en el cual se presentan 5 componentes interrelacionados.

Es necesario evaluar los distintos criterios para aplicarlos de acuerdo las necesidades de la empresa en particular y de esta forma determinar qué controles serían los más adecuados. (Fonseca Luna, 2011)

2.3.11. Control interno según el modelo GRC

El Modelo GRC fue creado por la organización Open Compliance and Ethics Group, el GRC (Gobierno, Riesgo y Cumplimiento) está orientado a investigar la forma en la que las entidades abordan el gobierno corporativo, la dirección del riesgo y el cumplimiento de objetivos (Lara, 2012, P.30)

El modelo GRC para su implementación considera cinco etapas adaptables a los objetivos de cada organización:

 Diagnóstico

 Planeación y definición del alcance

 Desarrollo e implementación

 Herramientas

 Seguimiento al desempeño

2.3.12. Objetivos del control interno

El control interno tiene como objetivos los siguientes:

 Prevenir fraudes.

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 Obtener información administrativa, contable y financiera, confiable segura y oportuna.

 Promover la eficiencia del personal. (Cuenca, 2006, p.33)

De los objetivos expuestos se puede aseverar que el control interno tiene como propósito salvaguardar los bienes, valores y demás activos de la empresa, siendo en sí el examen y análisis enfocado en la periódica evaluación de procesos.

2.3.13. Limitaciones del control interno

La implantación, monitoreo y mantenimiento de un sistema de Control Interno es responsabilidad de los directivos, quienes tienen que mantener un seguimiento y evaluación constante para que de esta manera se pueda mantener el grado de eficacia y eficiencia en los procesos al máximo y a su vez minimizando los riesgos.

Todo sistema de control interno va a presentar ciertas limitaciones que conllevaran a una probabilidad de riesgo inherente:

 Mala comprensión de instrucciones, errores de juicio o en su defecto el simple fallo humano.

 En la distribución de responsabilidades y segregación de funciones está el riesgo inminente de presentarse confabulación o colusión de empleados implicados en tareas relacionadas directamente. (de Lara, 2007, p.55)

 El mantenimiento del sistema de Control suele ser costoso dependiendo de los cambios emergentes.

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La evaluación de los controles, de acuerdo a la necesidad de cada empresa, puede llevarse a cabo de manera periódica estableciendo una previa planificación y adaptándola siempre que existan cambios relevantes o se hayan detectado falencias que afecten a los objetivos de las áreas para de esta manera apoyar en el cumplimiento de los mismos. (Chiriboga & Cedeño, 2012)

2.4. MARCO LEGAL

2.4.1. Constitución de la República del Ecuador

La Constitución de la República del Ecuador, siendo el sistema rector de las normativas del país, indica en su sección cuarta, art. 213 que “(Constitución del Ecuador, 2008)”

2.4.2. Código tributario

Está conformado por:

Libro Primero.- Se refiere al ámbito de aplicación, conceptos fundamentales, nacimiento y extinción de la obligación tributaria.

Libro Segundo.- Se explaya en las normas de los procedimientos tributarios.

Libro Tercero.- Abarca las normas de los procedimientos contenciosos así como de las entidades competentes.

Libro Cuarto.- Del ilícito tributario que comprende la determinación de las infracciones tributarias, determinación de responsabilidad y sanciones. (Servicio de Rentas Internas, 2014)

2.4.3. Ley orgánica de régimen tributario interno

Contiene las particularidades relativas a los impuestos que existen en el país:

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 Impuesto al Valor Agregado.

 Impuesto a los Consumos Especiales.

 Régimen Impositivo Simplificado. (Servicio de Rentas Internas, 2015)

2.4.4. Código orgánico de la producción, comercio e

inversiones

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CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO

3.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN

Esta investigación es de tipo descriptiva ya que se emplea herramientas de medición y evaluación cuyo alcance corresponde a la medida que el Control Interno es considerado como un instrumento para la evaluación y optimización de los procesos

3.2. ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN

Está enfocada cualitativamente, es decir centrándose en la calidad y naturaleza de fenómenos estudiados y a evaluar los procesos de Control Interno ya existentes en la empresa. Así como también cuantitativamente, debido a la necesaria evaluación de estados financieros que permitirá obtener un conocimiento más acertado acerca de la situación global de la empresa.

3.3. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

Considerando que la Agencia Naviera Internacional Golfoline S.A. emplea a nueve personas para ejercer sus operaciones, se ha seleccionado la entrevista como herramienta para levantamiento de datos, así como preguntas y flujogramas para explicación de las áreas investigadas para tener una idea clara de los procedimientos.

3.3.1. Descripción general de las técnicas de recolección de datos

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3.3.1.1. Entrevista

La entrevista es un diálogo direccionado a obtener información de parte del entrevistado, en base a un banco de preguntas previamente seleccionadas.

3.3.1.2. Observación directa

Se recolectará información en base a la observación de campo que se ha realizado al momento de ejecutar las entrevistas, acudiendo a las instalaciones de la empresa y notando los procesos que la empresa ha adaptado, poniendo especial atención a los procesos de registros contables y al área operativa constatando el tratamiento que se les da a la carga de información, así como a todas las actividades que involucren a la operación.

3.4. POBLACIÓN Y MUESTRA

La población de la empresa está conformada por nueve personas, siendo ocho individuos los que presentan una relación inherente al tema de investigación, distribuidos en las diferentes áreas a evaluar de la siguiente manera:

3 personas en el área Operativa (Pto. Bolívar)

5 personas en el área Contable- Financiera (Guayaquil) de los cuales 2 son administrativos

3.5. RECURSOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS

3.5.1. Fuentes.

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3.6. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LAS ÁREAS OBJETO

A ESTUDIO

Para llevar a cabo este análisis se debió realizar la respectiva recolección de datos siendo las herramientas principales el cuestionario y la entrevista a los empleados vinculados de manera directa e indirecta en estas áreas.

De manera general es destacable que las operaciones que se realizan diariamente no cuentan con una guía establecida en la cual se puedan regir los empleados, recalcando que aun en vista de falta de guías y reglamentos los colaboradores realizan las actividades más bien llevadas en torno a la experiencia que tienen en el puesto.

3.6.1. Departamento contable - financiero.

La Ing. Jeneth Reyes, en calidad de jefa del departamento Contable – Financiero, brinda apoyo a la gerencia en la toma de decisiones, siendo a su vez asesorada por el contador Jorge Ochoa.

Reconoce que existen ciertas falencias por ser subsanadas, tales como cuentas pendientes de revisión y el notable incremento de gastos no deducibles.

3.6.1.1. Actividades del departamento contable – financiero:

 Registro de transacciones en el sistema contable.

 Entrega de reportes mensuales.

 Cumplimiento con los organismos de control (SRI, Superintendencia de Compañías, Ministerio de Relaciones Laborales, etc.)

 Pago de Nómina.

 Seguimiento semanal de facturación.

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3.6.1.2. Flujograma de actividades del área contable

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3.6.2. Departamento operativo.

El Sr. Nelson Armijos, supervisor de las operaciones realizadas en Puerto Bolívar coordina con sus asistentes operativos las actividades de representación y agenciamiento por los buques o naves semanales a pedido de los clientes.

Estas actividades a más de ser de campo, también abarcan cierto ámbito administrativo como corresponde la carga de información en el sistema Ecuapass de los buques por ser atendidos tanto como arribo como de zarpe, cumpliendo el tiempo de carga establecido el Art. 31 del Reglamento al Título de la Facilitación Aduanera para el Comercio, del Libro V del Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones.

3.6.2.1. Actividades del departamento operativos:

 Pago de tasas para de arribo y zarpe de buques a representar.

 Pago de tarjadoras autorizadas por Autoridad Portuaria de Puerto Bolívar

 Refacturación de gastos de reembolso.

 Reporte de gastos al Fletador o Compañía Marítima.

 Cargar información de buques al sistema Ecuapass.

 Reportes de gastos administrativos.

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3.6.2.2. Flujograma de actividades del área operativa

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3.6.3. Aplicación de entrevista cuestionario

3.6.3.1. Entrevista a personal administrativo

La presente entrevista será realizada con el objetivo de identificar el estado actual del control interno en la Agencia Naviera Internacional Golfoline S.A. Sus respuestas serán tratadas de forma confidencial y no serán utilizadas para ningún propósito distinto a la investigación que se lleva a cabo.

Entrevista Nº 1

Entrevistado: Ing. Jeneth Reyes

Cargo: Jefa del Departamento Contable - Financiero

¿La compañía tiene procedimientos establecidos para cada una de las funciones?

El personal encargado de registrar las transacciones en el área contable conoce los procesos a realizar, sin tener necesariamente un manual de funciones por puesto.

¿Los procedimientos que realizan actualmente son los más adecuados para alcanzar los objetivos de la empresa? ¿Por qué?

Estar al frente de una empresa es buscar la mejora continua, por lo que no me atrevería a afirmar que son adecuados en un 100%, ya que aunque los procesos realizados buscan garantizar los objetivos a corto plazo, los que son a largo plazo se han visto dificultados y entorpecidos por diversos factores sobre los

cuales estamos empezando a barajar medidas para mejorar la situación.

¿Existe control en el área contable financiera? Descríbalo.

Si existe, el control lo realizamos el gerente de la compañía y yo revisando reportes mensuales, así como un seguimiento diario de los registros en las cuentas principales.

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El control en Puerto Bolívar lo hacemos ocasionalmente sin tener un calendario establecido de visitas, el supervisor Armijos debe reportar y rendir cuentas a la gerencia.

¿La segregación de funciones se aplica de manera adecuada en el área?

No existe una segregación de funciones, cada asistente cumple un proceso específico por el cual es responsable de empezar y culminar de manera correcta.

¿Qué parámetros de evaluación se utiliza para conocer la gestión de los servicios que presta la empresa?

No manejamos parámetros establecidos, las evaluaciones y controles se dan en base al conocimiento que tenemos del giro del negocio y tomando como punto de comparación los periodos anteriores

¿Considera necesario una reestructuración del control interno en las áreas contable financiera y operativa? ¿Por qué?

Debo reconocer que el control no es exhaustivo y que los objetivos a largo plazo se han visto dificultados por el origen de contravenciones y gastos no presupuestados que en un principio se pudo evitar con un adecuado plan de control interno. (Ver foto en anexo 3, Figura A)

Entrevistado: Sr. Carlos Mario García

Cargo: Gerente General

No existen por escrito, pero los colaboradores ya tienen conocimiento de las funciones a realizar y de las fechas tope para la entrega de reportes

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Reconozco que hay procedimientos que se deben cambiar, más aún cuando la empresa se ha visto perjudicada económicamente por procesos mal realizados

¿Existe control en el área contable financiera? Descríbalo.

El control en esa área es principalmente realizado por la Ing. Reyes quien está a cargo de supervisar las funciones de los asistentes, yo contribuyo en el control revisando reportes periódicos.

¿Existe control en el área operativa? Descríbalo.

Nelson Armijos, supervisor de operaciones de Puerto Bolívar es el responsable del área y de reportarme eventualidades relevantes durante la estancia del buque, a su vez la Ing. Reyes y yo viajamos de manera esporádica y sorpresiva con el fin de verificar que todo el personal se encuentre operativo

¿La segregación de funciones se aplica de manera adecuada en el área?

La mayoría del personal labora conmigo desde la creación de la compañía, teniendo claro su función y responsabilidades, por lo cual no veo necesaria una segregación de funciones.

Esencialmente trabajamos con un cliente principal que nos da cierto número de buques semanales para agenciar, no manejamos parámetros para verificar la gestión del servicio, pero en el caso de algún inconveniente o insatisfacción mantengo una buena relación con los clientes y no dudo en que me lo harán saber

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Entrevistado: Sr. Nelson Armijos

Cargo: Jefe de Operaciones (Puerto Bolívar)

No hay manuales de procedimiento para el área operativa.

Junto con la gerencia estamos analizando varios cambios en procesos pero aun no definimos algo concreto.

¿Existe control en el área operativa? Descríbalo.

Sí, el gerente y la jefa financiera viajan ocasionalmente para verificar el

Como jefe operativo me encuentro en constante comunicación con los clientes, la calidad del servicio se mantiene gracias a esta comunicación y la eficiencia en el desempeño de la operatividad.

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3.6.3.2. Entrevista del personal operativo y auxiliar.

Entrevistado: Sr. Jaime Barrera

Cargo: Asistente de Operaciones 1

¿La compañía tiene procedimientos establecidos para las funciones que usted desempeña?

En el tiempo que tengo laborando aquí no me han entregado un manual de procedimientos, por lo que asumo que no existe.

Al menos en el área operativa si estoy consciente de que hay procesos que se deben ir adecuando conforme van avanzando las herramientas tecnológicas.

¿Existe control en el área que labora? Descríbalo.

Mi jefe inmediato, está en una tarea constante de supervisión y control, cada uno de los asistentes debemos presentar reportes semanales y preparar proyecciones.

¿Considera necesario una reestructuración del control interno en el área operativa? ¿Por qué?

No, ya que hasta el momento las operaciones se han realizado con normalidad.

Entrevistado: Sra. Jessica Barrios

Cargo: Asistente de Operaciones 2

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Al ser una persona nueva en el puesto no podría dar una respuesta certera, pero si sugeriría ciertos cambios.

El Sr. Armijos, supervisor del área nos pide reportes así como también de Guayaquil vienen a supervisar de manera sorpresiva.

¿Considera necesario una reestructuración del control interno en el área operativa? ¿Por qué?

Sí, la empresa lo necesita sobre todo para evitar que vuelvan a suceder casos como el de la persona que antiguamente laboraba en este puesto, ya que su falta de compromiso con el trabajo ocasionó un grave perjuicio económico para la empresa.

Entrevistado: Ing. Jorge Ochoa

Cargo: Contador (externo)

Al ser un asesor externo no se me ha entregado un manual de procedimientos.

Hay procesos que deben cambiarse y yo como asesor se lo he expuesto al gerente y a la jefa de área, pero por varias limitaciones entre ellas la económica no han podido adaptarlas.

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¿Considera necesario una reestructuración del control interno en el área contable? ¿Por qué?

Es necesario, porque como expuse en la segunda pregunta hay procesos que deben mejorar lo cual conlleva una planificación adecuada del Control Interno.

Entrevistado: Srta. Linda Díaz

Cargo: Asistente Contable

De momento solo existe el reglamento interno, más no manuales de procedimientos específicos.

En el área contable es necesario evaluar y reestructurar ciertos procesos porque existen casos en los que se realizan registros usando cuentas no apropiadas, pero que por costumbre se siguen ingresando de la misma manera.

Sí, todos contribuimos al control, en mi caso revisando registros, cuentas y presentando reportes a la administración, además que en la parte tributaria de manera mensual el contador revisa los libros mayores de las cuentas de impuestos.

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Entrevistado: Sr. Gustavo Rodríguez.

Cargo: Asistente de Facturación y Archivo

.No se encuentran establecidos por escrito.

Los procedimientos son adecuados pero me parece que se pueden mejorar porque existen pequeñas falencias ocasionadas por la obsolescencia del sistema contable.

El control existe primero con la jefa del departamento revisando transacciones y cuentas usadas en la facturación, luego con el contador por el tema tributario y por ultimo con el gerente por medio de reportes mensuales o semanales según lo requiera.

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3.6.4. Conclusiones de la entrevista

Luego de haber visitado las instalaciones de la empresa en Guayaquil y Puerto Bolívar, he podido visualizar los procesos en las áreas objeto a estudio y entrevistar a todos los involucrados, siendo así que me permito resaltar los puntos más relevantes de la visita y entrevista:

 En su mayoría están de acuerdo con que los procesos no son los más adecuados con la excepción de ciertos asistentes que no están al tanto en su totalidad de la situación de la empresa. El personal administrativo fue más propenso a explayarse en explicar por qué deben mejorar los procesos así como los involucrados directos en las áreas objeto a estudio.

 En el área operativa existe una persona nueva en el puesto, como producto de un despido por la falta de cumplimiento de la persona anteriormente encargada, esta falta de cumplimiento ha originado multas operativas con el ente regulador SENAE que hasta el cierre del año 2014 suman $43.144,43 y que hasta la fecha de la entrevista sigue aumentando por errores ocurridos en los periodos 2014-2015 (información proporcionada por el área contable financiera de Golfoline).

 En el área contable financiera, sobresale el aumento de gastos no deducibles, el incorrecto manejo de las cuentas contables por citar el principal ejemplo es el de las cuentas de Facturación por Reembolso en el grupo de los ingresos y de Gastos Fondos Administrados (reembolsos) en el grupo de los gastos.

 Mayoritariamente se muestran de acuerdo con la necesidad de una reestructuración del Control Interno actual, viéndose motivado por los problemas y riesgos evidenciados en el periodo 2014.

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empresariales a largo plazo se ven comprometidos por situaciones que se pudieron evitar con un plan de control interno adecuado.

3.6.5. Evaluación de estados financieros

A continuación se muestra el cálculo y el análisis de un grupo de razones financieras utilizando los estados financieros de la empresa en el periodo 2013 – 2014, como se muestran a continuación.

Tabla 1: Estado de Resultado Comparativo Periodo 2013-2014

CUENTAS NOTA 2013

COSTOS OPERATIVOS 2 246,723.74 407,196.05 160,472.31

COSTOS OPERATIVOS ESMERALDAS 14,310.62 3,920.78

COSTOS OPERATIVOS GUAYAQUIL 10,991.25 10,690.05

COSTOS OPERATIVOS PTO. BOLIVAR 221,421.87 392,585.22

GASTOS GENERALES 3 18,712.20 19,017.27 305.07

GASTOS ADMINISTRATIVOS 18,632.90 17,953.95

GASTOS FINANCIEROS 79.3 1,063.32

OTROS INGRESOS NO OPERACIONALES 4 104 987.95 883.95

OTROS EGRESOS NO OPERACIONALES 5 1,011.91 8,375.74 7,363.83

NET OTHER INCOME -907.91 -7,387.79 -6,479.88

NET INCOME 419,650.39 973,655.33 554,004.94

ESTADO DE RESULTADO

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Tabla 2: Balance General Periodo 2013-2014

Fuente: Agencia Naviera Internacional S.A. Golfoline *Ver notas a los Estados Financieros en Anexo 1

CUENTAS NOTA 2013

ACTIVOS NO CORRIENTES 547.00 547.00 0.00

ACTIVOS INTANGIBLES 547.00 547.00

PASIVOS NO CORRIENTES 0.00 1,458.71 1,458.71

PROVISIONES PARA

JUBILACIÒN PATRONAL 0.00 1,332.42

PROVISIONES PARA

DESAHUCIO 0.00 126.29

PATRIMONIO NETO 8 670.68 2,402.14 1,731.46

CAPITAL SUSCRITO 4,000.00 4,000.00

PASIVO + PATRIMONIO 670.68 15,405.62 14,734.94

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3.6.5.1. Razones de liquidez

Razón Corriente = Activo Corriente / Pasivo Corriente

Figura 3: Razón Corriente Periodo 2013-2014 Elaborado por: La Autora.

Los resultados de la razón corriente muestran un comportamiento creciente con valores de 1,29 USD en el 2014 lo que muestra que por cada un dólar de pasivos a corto plazo se encuentran 1,29 de activos corrientes para cubrir dichas deudas, mostrando el alto índice de liquidez con la que cuenta la empresa. Dado esencialmente porque las facturas de reembolso no tienen el tratamiento contable adecuado, ya que en la mayoría de las ocasiones se cruza el pago del cliente (depósito en bancos) con la factura a nombre de Golfoline (reembolso), razón por la cual la cuenta de reembolso de gastos fondos administrados (5296) no coincide con el total facturado.

2013 2014

Razón Corriente 0.00 1.29

0.00 0.20 0.40 0.60 0.80 1.00 1.20 1.40

USD

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Capital Neto de Trabajo = Activo corriente - Pasivo corriente

Figura 4: Capital Neto de Trabajo Periodo 2013-2014

Elaborado por: La Autora.

El Capital Neto de trabajo muestra igualmente un comportamiento similar a la Razón Corriente, teniendo un pico más elevado en el 2014 con la reducción del impuesto a la renta, los resultados revelan valores de 3.313,85 USD de activos corrientes adicionales a los que pudieran utilizar para cubrir las deudas a corto plazo.

3.6.5.2. Razones de endeudamiento

Razón de Endeudamiento = Pasivo total / Activo total.

Figura 5: Razón de Endeudamiento Periodo 2013-2014