Acción Formativa
MÓDULO 3: CERTIFICACIÓN DE PROYECTOS DE I+D+i
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN A LA NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PROYECTOS Y SISTEMAS DE
GESTIÓN DE I+D+I………... 3
2. DOCUMENTACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE I+D+I…………... 10
3. PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE I+D+I………. 17
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA I+D+I (PARTE I) ……….. 23
1. INTRODUCCIÓN A LA NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PROYECTOS Y
SISTEMAS DE GESTIÓN DE I+D+I
1. INTRODUCCIÓN
La investigación, el desarrollo tecnológico y la innovación son factores clave para la supervivencia de las empresas y contribuyen a situarlas en una posición privilegiada para afrontar los nuevos desafíos de un mercado cada vez más globalizadoy competitivo.
Su importancia, no sólo para las empresas, sino también para el país, ha llevado a la Administración Pública a fomentar estas actividades, incentivando con beneficios fiscales a las empresas que incurran en gastos considerados de I+D+i (Ley del Impuesto de Sociedades, artículo 33).
AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), con el apoyo del Ministerio de Ciencia y Tecnología, ha elaborado una serie de normas, con el objetivo de promover y sistematizar las actividades de investigación, desarrollo e innovación de las organizaciones españolas. Dichas normas conforman la serie UNE 166 que veremos más adelante.
2. OBJETIVOS
Al finalizar esta unidadserás capaz de…
3. OBJETO DE LA NORMALIZACIÓN 3.1. Concepto de normalización
Normalización para la ISO (Internacional Organization for Standarization):
“La actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico.”
En España es AENOR quien elabora Normas Técnicas con la participación abierta de todas las partes interesadas (fabricantes, usuarios, clientes y Administración Pública)y quien colabora para impulsar la aportación española en la elaboración de normas europeas e internacionales.
Podemos decir entonces, que la normalización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas.
3.2. Objetivos de la normalización
Como hemos visto, en el proceso de normalización se elaboran especificaciones técnicas que se utilizarán como referencia para mejorar la calidad y la seguridad de las actividades de I+D+i.
Para ello, la normalización persigue fundamentalmente tres objetivos.
• Simplificación: consiste en reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios.
• Unificación: permite el intercambio a nivel internacional.
4. TIPOS DE NORMAS
4.1. Introducción
Podemos definir la norma como:
• Un documento de aplicación voluntaria. • Accesible al público.
• Elaborado por consenso.
• Aprobado por un organismo reconocido.
• Con la participación de todas las partes interesadas.
Cuando las normas se agrupan forman lo que se denomina normativa, es decir, un conjunto de normas que se aplican a una actividad concreta. En este curso nos centraremos en el normativa referente a las actividades de I+D+i.
Las normas se clasifican en función del organismo que las elabora. Podemos distinguir entre: normas nacionales, normas regionales y normas internacionales.
4.2. Normas nacionales
Las normas nacionales pueden ser:
Trasposiciones de las normas ISO
(internacionales) o EN (europeas).
4.3. Normas regionales e internacionales
5. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN DE LAS NORMAS UNE 166
Como ya habíamos visto, las normas UNE, Una Norma Española, son un conjunto de normas tecnológicas creadas por los Comités Técnicos de Normalización (CTN). En concreto, las normas que AENOR ha elaborado en materia de I+D+i son las siguientes.
• Norma UNE 166000: 2006. Terminología y definiciones de las actividades de I+D+I. • Norma UNE 166001: 2006. Gestión de la I+D+I: Requisitos de un proyecto de I+D+I.
• Norma UNE 166002: 2006. Gestión de la I+D+I: Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+I. • Norma UNE 166004: 2003 EX. Gestión de la I+D+I: Competencia y evaluación de auditores de
sistemas de gestión de I+D+I.
Las normas UNE 166000 y UNE 166001 certifican a todas las partes interesadas que se trata de un proyecto de I+D+i normalizado tanto en sus contenidos, presupuestos y ejecución. La norma UNE 166002 certifica el proceso de gestión del proyecto de I+D+i, mediante la sistematización de sus procesos.
Normas regionales
Las normas regionales o europeas son las normas EN, creadas por el CEN (Comité Europeo de Normalización). La Comisión Europea le encarga a dicho comité la elaboración de normas de rango europeo en las que se basarán los estados miembros y las directivas comunitarias.
A partir de estas normas, AENOR ha desarrollado dos tipos de certificaciones con el objetivo de promover y sistematizar las actividades de investigación, desarrollo e innovación de las empresas:
• Certificación de Proyectos de I+D+i.
• Certificación de Sistemas de Gestión de la I+D+i.
6. BENEFICIOS DE LAS NORMAS UNE 166
Las organizaciones que decidan implantar las normas de I+D+i obtendrán, entre otras, las siguientes ventajas:
• Sistematizar las actividades de I+D+i para aprovechar mejor los recursos y el saber hacer propio.
• Potenciar la I+D+i como un factor diferenciador de competitividad y reputación corporativa. • Fomentar la transferencia de tecnología y facilitar las desgravaciones fiscales.
• Mejorar la implicación y motivación de los empleados, así como la satisfacción de los accionistas.
• Optimizar los recursos y mejorar el aprovechamiento del conocimiento interno de la Organización.
• Asegurar que no se pierden actividades de I+D+i susceptibles de generar tecnologías, patentes, valor,… mediante actividades de Vigilancia Tecnológicae Inteligencia Competitiva.
7. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES UTILIZADAS EN LAS NORMAS UNE 166 7.1 Investigación
“indagación original planificada que persiga descubrir nuevos conocimientos y una superior comprensión en el ámbito científico y tecnológico”.
La norma distingue a su vez entre dos tipos de investigación. • Investigación fundamental o básica
• Investigación industrial o aplicada
7.2 Desarrollo
La norma UNE 166000:2006 considera el desarrollo tecnológico como la aplicación de los resultados de la investigación o de cualquier otro tipo de conocimiento científico para la fabricación de nuevos materiales o productos o para el diseño de nuevos procesos o sistemas de producción, así como para la mejora tecnológica sustancial de materiales, productos, procesos o sistemas preexistentes.
7.3 Innovación
Según el artículo 35 del Texto Refundido de la Ley sobre el Impuesto de Sociedades, se considerará innovación tecnológica a la actividad cuyo resultado sea un avance tecnológico en la obtención de nuevos productos o procesos de producción o mejoras sustanciales de los ya existentes.
También se incluyen las actividades de diagnóstico tecnológico tendentes a la identificación, la definición y la orientación de soluciones tecnológicas avanzadas realizadas por universidades, organismos públicos de investigación o centros de innovación y tecnología, reconocidos y registrados como tales, con independencia de los resultados en que culminen.
• Innovación en tecnología • Innovación tecnológica • Innovación en la gestión
8. RESUMEN
¿A qué hacen referencia las siglas I+D+i?
• Investigación: indagación original planificada que persigue descubrir nuevos conocimientos y una superior comprensión en el ámbito científico y tecnológico.
• Desarrollo tecnológico: aplicación de los resultados de la investigación o de cualquier otro tipo de conocimiento científico para la fabricación de nuevos materiales o productos o para el diseño de nuevos procesos o sistemas de producción, así como para la mejora tecnológica de los ya existentes.
• Innovación tecnológica: actividad cuyo resultado sea un avance tecnológico en la obtención de nuevos productos o procesos de producción o mejoras sustanciales de los ya existentes.
AENOR ha elaborado una serie de normas para promover y sistematizar las actividades de I+D+i de las empresas. Estas normas son:
• Norma UNE 166000: Terminología y definiciones. • Norma UNE 166001: Requisitos de un proyecto de I+D+i.
• Norma UNE 166002: Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+i.
• Norma UNE 166004: Competencia y evaluación de auditores de sistemas de gestión de I+D+i. AENOR, además, ha desarrollado dos tipos de certificaciones:
• Certificación de Proyectos de I+D+i.
2
.
DOCUMENTACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE I+D+I
1. INTRODUCCIÓNTras conocer el conjunto de normas UNE 166, en esta unidad vamos a profundizar en la norma UNE 166001:2006, Gestión de la I+D+I. Requisitos de un proyecto de I+D+I.
Gracias a esta norma conocemos los requisitos mínimos que debe cumplir un proyecto I+D+i, sin importar su complejidad, su temática o lo largo o corto que sea.
Además de los puntos que son necesarios completar a la hora de realizar un proyecto de I+D+i, como la memoria o la planificación, en esta unidad conoceremos también las ventajas o beneficios que nos aportará el realizar nuestro proyecto siguiendo las directrices que marca la norma UNE 166001:2006.
2. OBJETIVOS
Al finalizar esta unidad serás capaz de:
• Apreciar las ventajas de la normalización de proyectos de I+D+i.
• Conocer e interpretar los requisitos que, según la norma UNE 166001:2006, debe cumplir un proyecto de I+D+i.
• Adquirir los conocimientos necesarios para la planificación, documentación y certificación de proyectos de I+D+i según la norma UNE 166001:2006.
3. BENEFICIOS DE LA UNE 166001:2006.
La aplicación de la norma UNE 166001 ofrece una serie de beneficios a las organizaciones, ya que: • Orienta a los partícipes en la elaboración de proyectos de I+D+i.
• Maximiza la obtención de beneficios fiscales.
• Estima los beneficios económicos que se obtendrán con el proyecto, permitiendo identificar los riesgos.
4. CONCEPTO DE PROYECTO I+D+I
Según la UNE 166000:2006 un proyecto de I+D+i es un “proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y fin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, los cuales incluyen los compromisos de plazos, costes y recursos, y que se ejecutan con una finalidad concreta”.
5. REQUISITOS DE UN PROYECTO DE I+D+I. 5.1. Generalidades
En este primer apartado haremos una introducción a la memoria. Podemos incluir aquí:
• el título del proyecto
• los datos de sus promotores y colaboradores.
5.2. Responsabilidad
5.3. Memoria.
La memoria es el documento más importante de todo el proyecto, ya que nos permitirá conocer los costes, recursos y beneficios del mismo, y establecer un valor para decidir si continuar o no. En él se recogen todos los aspectos técnicos del proyecto de I+D+i.
Así que, presta atención a los aspectos que a establecer en ella. Los encontrarás en la siguiente pantalla.
Memoria, aspectos a establecer:
• Objetivos y estrategia para alcanzarlos. • Innovación y novedad del proyecto.
• Protección de la propiedad industrial de los resultados.
Decidir cuál será la forma más adecuada de proteger nuestro proyecto de I+D+i, indicando el mecanismo que hemos elegido.
En caso de que hagamos una patente o un modelo de utilidad, lo indicaremos, especificando su número de referencia y situación (solicitada o concedida); en el caso concreto de la patente, indicar si se dispone de informe Tecnológico de Patentes emitido por la OEPM. (Oficina Española de Patentes y Marcas.
www.oepm.com)
5.4. Planificación
Plan del Proyecto, aspectos a describir: 1. Objetivos.
2. Estructura del proyecto
5. Conclusiones disponibles al finalizar cada fase
6. Planificación del proyecto y papel de los participantes
7. Estructura organizativa y de personal 8. Planificación de tareas y sus interacciones
9. Duración
10. Control del programa de trabajo
11. Identificación de riesgos y control de puntos críticos
5.5. Presupuesto.
A la hora de realizar el presupuesto del proyecto debemos contestar a la pregunta: ¿Cuánto costará?
Para ello, nos basaremos en la estimación de costes, identificándolos claramente: • Personal
• Propio
• Subcontrataciones
• Inversiones en aparatos y equipos • materiales, etc.
Analizaremos también su distribución en el tiempo.
5.6. Plan de calidad
Integraremos el proyecto de I+D+i en el sistema de calidad de la organización.
Siempre debemos tener preparado y actualizado un plan de calidad del proyecto. El plan de calidad es un conjunto de técnicas de organización orientadas a la obtención de los niveles más altos de calidad en una empresa o en una institución. Por ejemplo: Plan de Calidad para el Sistema Nacional de Salud. El grado de detalle aplicado al plan de calidad debe estar en función del tamaño y la complejidad del mismo.
5.7. Control de la documentación del proyecto
En el apartado Control de la documentación del proyecto describiremos cómo la empresa identificará, registrará y archivará la documentación generada con el proyecto de I+D+i.
5.8 Plan de explotación de resultados
Consiste en definir las acciones que se llevarán a cabo para explotar, proteger, difundir y comercializar los resultados del proyecto. Explicaremos también los beneficios que representa nuestro proyecto para las partes interesadas y para el resto de la sociedad.
Plan de explotación de resultados, aspectos que debe contener (según la norma UNE 166001:2006):
1. Identificación de un nuevo producto-proceso 2. Mercado potencial
3. Medios necesarios 4. Explotación económica
5.9. Seguimiento del proyecto.
Se realizarán Informes Técnicos Intermedios para conocer la situación y el grado de avance del proyecto.
En ellos, detallaremos:
• los resultados obtenidos hasta el momento • los gastos
• las desviaciones con respecto a la planificación inicial. Dichos informes pueden incluirse en la Memoria del proyecto.
6. RESUMEN.
¿Qué recoge esta norma?
Dentro de la familia de normas UNE 166, la norma UNE 166001:2006 es la que recoge los requisitos que se deben cumplir a la hora de elaborar un proyecto de I+D+i.
Beneficios de su aplicación
Los beneficios que obtendremos si seguimos estas directrices son varios, ya que, además de servirnos como guía en la elaboración del proyecto, nos permitirá tener un mayor control sobre los procesos más difíciles de gestionar, así como establecer los beneficios económicos y la identificación de riesgos, entre otros.
Partes de un proyecto de I+D+i
3. PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE I+D+I
1. INTRODUCCIÓN
Certificación de Proyectos de I+D+i:
Según la norma UNE 166001:2006 existen tres clases de certificados de proyectos en I+D+i. Veremos dichos certificados en esta unidad.
Certificación de Sistemas de Gestión de la I+D+i:
Determina el cumplimiento de los requisitos de la norma UNE 166002:2006 que veremos en las siguientes unidades.
Estos Certificados contribuyen a fomentar los trabajos de investigación, desarrollo e innovación en las empresas, mejorando su imagen y su competitividad frente a otras organizaciones del sector.
En este módulo nos centraremos en el primer tipo, la Certificación de proyectos de I+D+i.
2. OBJETIVOS
Al finalizar este módulo serás capaz de:
• Distinguir los diferentes tipos de certificación existentes en I+D+i. • Detallar las ventajas de certificar un proyecto de I+D+i.
3. BENEFICIOS DE CERTIFICAR UN PROYECTO DE I+D+I.
• Aportar transparencia a los proyectos en I+D+i, sobre todo de cara a las Administraciones Públicas.
• Ayudar a distinguir si la inversión prevista se ajusta al contenido del proyecto. • Sistematizar los proyectos de I+D+i y mejorar su gestión,
estableciendo objetivos para controlar los recursos.
• Promover la generación de tecnología propia, marcas o patentes, con las que obtener beneficios por transferencia de tecnología o desgravaciones fiscales.
• Identificar los riesgos asociados a las actividades de I+D+i, para poder reducirlos o eliminarlos.
• Analizar el resultado de las actividades de I+D+i para la toma de decisiones futuras. • Se demuestra la calidad del proyecto al estar certificado por una norma.
4. TIPOS DE CERTIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE I+D+I La Certificación de Proyectos de I+D+i puede ser de tres tipos.
5. PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE UN PROYECTO DE I+D+I 5.1. Solicitud de certificación
Lo primero que debe hacer una empresa que quiera certificar un proyecto I+D+i es acudir a una de las Entidades de Certificación acreditadas por la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) y presentar una solicitud de certificación. Junto con la solicitud se puede entregar también la Memoria técnica y económica del proyecto.
5.2. Evaluación del proyecto
Una vez recibida la solicitud, la Entidad Certificadora evaluará el proyecto I+D+i presentado por la empresa. Dicha evaluación le permitirá:
• Calificar la naturaleza de las actividades que se desarrollan en el proyecto como de Investigación y Desarrollo (I+D) o Innovación Tecnológica (i), en función de las definiciones de dichos conceptos establecidas en el artículo 35 del R.D.L. 4/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
• Determinar la coherencia del presupuesto presentado con los objetivos técnicos a alcanzar. • Auditar los gastos en los que se ha incurrido durante la ejecución del proyecto en función de
las actividades clasificadas como I+D+i.
5.3. Concesión de la certificación
de 21 de noviembre, por el que se regula la emisión por el Ministerio de Ciencia y Tecnología de informes motivados relativos al cumplimiento de requisitos científicos y tecnológicos, a efectos de la aplicación e interpretación de deducciones fiscales por actividades de investigación y desarrollo e innovación tecnológica. El ministerio que actualmente emite estos informes motivados es el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.
Este Certificado, con carácter general, incluirá la siguiente información:
1) Datos de la empresa y centros de trabajo donde se realiza el proyecto de I+D+i. 2) Título, campo científico-tecnológico del Proyecto y naturaleza del mismo. 3) Identificación clara del proyecto (nombre, nº de revisión, etc.).
4) Declaración de Conformidad con el Real Decreto 1432/2003, artículo 33 de la Ley 43/1995 y Sistema de certificación.
5) Tipo de certificación (Contenido ex ante, Contenidos y ejecución del proyecto, Seguimiento.) 6) Fecha de expedición del certificado.
Una vez obtenido el certificado:
• La empresa solicitante disfrutará de una serie de derechos, pero tendrá también una serie de obligaciones en relación a la certificación de su proyecto de I+D+i. Su incumplimiento, supondrá la suspensión del certificado.
• La entidad de certificación realizará auditorias de seguimiento hasta que finalice el proyecto.
6. ENTIDADES DE CERTIFICACIÓN ACREDITADAS POR ENAC • AENOR: Asociación Española de Normalización y Certificación.
www.aenor.es
• EQA: European Quality Assurance. www.eqa.es
• AIDIT: Agencia de Acreditación en Investigación, Desarrollo e Innovación Tecnológica. www.e-aidit.com
• Servicio de Certificación de la Cámara Oficial de Comercio e Industria de Madrid. www.camaramadrid.es
• FITSA: Fundación Instituto Tecnológico para la Seguridad del Automóvil. (Su servicio de certificación se denomina CERFITSA). www.fundacionfitsa.org
• INNOVAMAR: Fundación Instituto Tecnológico para el Desarrollo de las Industrias Marítimas. www.innovamar.org
• ACIE: Agencia de Certificación en Innovación Española. www.acie.com.es • IVAC: Instituto de Certificación. www.ivac.es
7. RESUMEN
¿Qué aporta la certificación de proyectos de I+D+i?
Entre los beneficios de la certificación de proyectos podemos destacar que fomenta las actividades de I+D+i en las organizaciones, mejorando su imagen frente a los clientes y aumentando su competitividad respecto al resto del sector.
Tipos de certificación
La Certificación de Proyectos de I+D+i puede ser de tres tipos:
• Certificación de contenidos y ejecución del proyecto: proyecto en ejecución o ya finalizado. • Certificado de seguimiento: proyecto que abarca más de un período temporal y que ya ha
sido certificado inicialmente. Proceso de certificación
1. La empresa certificadora tiene que presentar una solicitud de certificación en una Entidad de Certificación.
2. La entidad certificadora evaluará el proyecto.
3. Si el proyecto I+D+i cumple lo establecido en el RD 1432/2003, la entidad certificadora emitirá un certificado a favor del proyecto I+D+i de la empresa solicitante.
¿Quiénes pueden certificar?
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA I+D+I (PARTE I
1. INTRODUCCIÓNComo ya sabes, es la UNE 166002 la que establece los requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+i, así que los contenidos que veremos en este módulo girarán en torno a esta norma.
¿Cuál es el modelo propuesto?, ¿qué documentación es necesaria para establecer y mantener un Sistema de Gestión de I+D+i? En este módulo contestaremos a estas preguntas.
Por otro lado, la UNE 166002 hace hincapié en la responsabilidad y compromiso de la dirección en la implantación de un Sistema de Gestión de la I+D+i, así que también profundizaremos en esta cuestión.
2. CONCEPTOS BÁSICOS DE LA UNE 166002
El Sistema de Gestión de la I+D+i descrito en la norma UNE 166002 tiene algunas características que debemos tener en cuenta:
• Aplicable • Compatible • Flexible
Pero dado el apartado en el que estamos, “Conceptos básicos” no podemos dejar de incluir la definición de Sistema de Gestión de la I+D+i.
Según la norma UNE 166000, un Sistema de Gestión de la I+D+i es “aquella
parte del sistema general de gestión que incluye la estructura organizativa, la planificación de las
actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para
3. OBJETIVOS
Al finalizar esta unidad serás capaz de:
• Apreciar las ventajas de la aplicación de la norma UNE 166002:2006.
• Enumerar los requisitos que establece la Norma UNE 166002:2006 para implantar un sistema de gestión de la I+D+i.
• Conocer el modelo del Proceso de Gestión de la I+D+i.
4. BENEFICIOS DE LA NORMA UNE 166002:2006. • Fomentar las actividades de I+D+i.
• Sistematizar las actividades de I+D+i desarrolladas.
• Proporcionar directrices para organizar y gestionar eficazmente la I+D+i.
• Asegurar que no se pierden actividades susceptibles de generar tecnologías propias y/o patentes o modelos de utilidad.
• Disponer de un proceso de reconocimiento de las tecnologías emergentes o nuevas tecnologías no aplicadas a su sector.
• Potenciar la I+D+i como un factor diferencial de competitividad.
• Ayudar a planificar, organizar y controlar las áreas de I+D+i, incorporando indicadores para optimizar y evaluar la gestión.
5. MODELO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA I+D+I.
La Norma UNE 166002:2006 ha adoptado el modelo de enlaces en cadena de Kline (1986) como modelo de proceso de un Sistema de Gestión de I+D+i.
Este modelo considera la innovación como un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, pero sin progresión lineal entre ellas. Esto se debe a que sus resultados son frecuentemente inciertos y es necesario volver a fases anteriores para resolver los problemas que van surgiendo.
Investigación
Conocimientos científicos y tecnológicos disponibles
A partir de este modelo, crearemos un sistema de gestión de I+D+i basándonos en una metodología específica, conocida como el Círculo de Deming: Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA).
6. DOCUMENTACIÓN
La documentación que necesitaremos para establecer y mantener un Sistema de Gestión de I+D+i es, fundamentalmente, la relativa a la política y objetivos de I+D+i de la organización, así como los procedimientos asociados.
Del proceso de planificación, operación y control de las actividades de I+D+i sólo necesitaremos registrar la documentación de los temas que nos sirven para asegurar el buenfuncionamiento de las mismas.
Control de documentos
Toda la documentación del sistema de gestión de la I+D+i debe ser identificada, aprobada, revisada y actualizada. A su vez, los documentos deben ser legibles y recuperables en cualquier momento.
Control de registros
Deben establecerse los registros suficientes para demostrar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma UNE 2. Hacer
3. Verificar 4. Actuar
166002:2006, asegurando el eficaz funcionamiento del sistema de gestión de la I+D+i. Es necesario definir el tiempo durante el que se conservarán dichos registros.
7. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 7.1. Compromiso de la dirección
¿Qué acciones debe realizar la Dirección de la empresa para hacer patente el compromiso implantación del sistema de gestión de la I+D+i? Pulsa sobre la imagen para dar respuesta a esta cuestión.
La Dirección debe:
• Comunicar a la organización la importancia de las actividades de I+D+i. • Llevar a cabo revisiones periódicas.
• Crear la Unidad de Gestión de la I+D+i y, en su caso, la Unidad de I+D+i. • Aprobar y revisar el presupuesto de I+D+i.
• Establecer la política de protección y explotación de resultados obtenidos. • Establecer una política de I+D+i y sus objetivos.
Nos queda otro interrogante por resolver de los que nos habíamos planteado antes. ¿Del cumplimiento de qué cuestiones debe asegurarse la Dirección? Ya sabes, pulsa sobre el interrogante para resolverlo. La Dirección debe asegurarse de que:
• Los recursos materiales estén disponibles.
• Los objetivos de I+D+i se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización.
• Se mantiene la integridad del sistema cuando se planifiquen e implanten cambios en éste. • Se fija la política de inversión en I+D+i, considerando los criterios de nivel de riesgo.
7.2. Enfoque a las partes interesadas
Las partes interesadas en el proceso de I+D+i deben tener la seguridad de que sus necesidades y expectativas son consideradas y analizadas.
Por otra parte, dentro del sistema de gestión de la I+D+i, existen una serie de factores a tener en cuenta para asegurar el éxito del proceso de I+D+i, por ejemplo:
• Las demandas de los proveedores, clientes y accionistas. • La motivación e implicación de los empleados.
• Los requisitos legales y reglamentarios.
• Las innovaciones y tecnologías que se requieren en el mercado. 7.3. Política de I+D+i
Respecto a la Política de I+D+i,podemos definirla como una declaración de intenciones en materia de I+D+i, que implica el cumplimiento de la Norma UNE 166002:2006, así como la mejora continua del sistema de gestión de I+D+i. En una organización, la política de I+D+i debe ser adecuada tanto a la actividad de la empresa como a su misión y visión.
¿De qué debe asegurarse la Dirección en cuanto al compromiso con la política de I+D+i? Pulsa sobre el interrogante para resolver esta cuestión.
• Se corresponde con el propósito de la organización.
• Sirve como referencia para establecer y revisar los objetivos de I+D+i. • Es conocida y entendida por los miembros de la organización. • Sufre continuas revisiones con el fin de adecuarla a los cambios.
7.4. Planificación del Sistema de Gestión de I+D+i. La finalidad de la planificación del sistema de gestión de la I+D+i debe consistir en cumplir con los requisitos del modelo de proceso de I+D+i, descrito en la Norma UNE 166002:2006. Junto a esto, la alta dirección debe asegurarse de que los objetivos establecidos se implantan
en las funciones y niveles que les corresponden dentro de la organización, siendo a la vez medibles y coherentes con la política de I+D+i.
Se considerarán también en la planificación los niveles de riesgo de la política de inversión en I+D+i, considerando la posibilidad, en su caso, de llevar a cabo cambios en la planificación inicial.
7.5. Estructura de responsabilidades
Se establecerá, por parte de la dirección de la empresa, una estructura de responsabilidades de I+D+i, delimitando la autoridad, las dependencias funcionales existentes y la forma de comunicarlas. Con ese fin, dentro de la empresa se crea la Unidad de Gestión de la I+D+i y, en caso de ser necesarias, las Unidades de I+D+i. Unidad de Gestión de la I+D+i
7.6. Revisión por la dirección
elaborarse y conservarse registros de dichas revisiones para controlar los cambios que se vayan produciendo.
Todos estos requisitos se pueden integrar en el sistema de gestión existente en la organización (calidad, medio ambiente, seguridad, etc.), de este modo, la documentación que se debe realizar se reduce considerablemente.
Revisión de un sistema de gestión de I+D+i por la Dirección: ¿Qué revisar?
A la hora de realizar la revisión de un sistema de gestión de I+D+i, Ia Dirección debe tener en cuenta la siguiente información:
• Resultados de laauditoria.
• Retroalimentación de las partes interesadas. • Seguimiento y medición del proceso de I+D+i.
• Información del seguimiento y medición de los resultados del proceso de I+D+i. • Estado de las acciones correctivas y preventivas.
• Acciones de seguimiento de revisiones previas realizadas por la dirección. • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la I+D+i.
• Recomendaciones para la mejora.
¿Para qué revisar?
• El uso de los recursos.
• Las necesidades de los recursos.
8. RESUMEN ¿Qué es?
Según la Norma UNE 166000, el Sistema de Gestión de la I+D+i es “aquella parte del sistema general de gestión que incluye la estructura organizativa, la planificación de las actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, revisar y mantener al día la política de I+D+i de la organización”.
Beneficios
Los beneficios que aporta la implantación de un sistema de gestión de la I+D+i, en base a la Norma UNE 166002:2006 son, entre otros, el fomento de las actividades de I+D+i, así como su sistematización. Además, proporciona directrices para organizar y gestionar eficazmente la I+D+i, igual que permite potenciar la I+D+i como un factor diferencial de competitividad.
Modelo
La Norma UNE 166002:2006 ha adoptado como ejemplo de sistema de gestión de la I+D+i el modelo de enlaces en cadena de Kline. En este modelo, la innovación es considerada como un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, pero sin progresión lineal entre ellas. A partir de este modelo, crearemos un sistema de gestión de I+D+i basándonos en una metodología específica: “Planificar-Hacer-Verificar-Actuar”.
Compromiso de la Dirección
5. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA I+D+I (PARTE II)
1. INTRODUCCIÓNEn la unidad anterior vimos qué es un Sistema de Gestión de la I+D+i y la norma que lo regula, la UNE 166002. También analizamos dos de sus puntos clave: la documentación y la responsabilidad de la dirección. Como idea importante vimos también el modelo del proceso de gestión de la I+D+i.
En esta unidad, daremos otro paso más tratando otros tres puntos clave de un Sistema de Gestión de la I+D+i:
• La gestión de los recursos, • Las actividades de I+D+i y,
• La medición, análisis y mejora del sistema.
Además, analizaremos los pasos necesarios para llevar a cabo el proceso de certificación de un Sistema de Gestión de la I+D+i.
2. OBJETIVOS
Al finalizar esta unidad serás capaz de:
• Explicar cómo deben gestionarse los recursos en un Sistema de Gestión de la I+D+i.
• Enumerar las diferentes actividades de I+D+i.
3. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
El apartado “Gestión de los recursos” de la Norma UNE 166002 establece una serie de requisitos necesarios para alcanzar los objetivos de I+D+i.
• Provisión de los recursos • Recursos humanos • Motivación del personal
• Competencia, toma de conciencia y formación • Infraestructura
• Ambiente de trabajo
4. ACTIVIDADES DE I+D+I 1. Herramientas.
2. Identificación y análisis de problemas y oportunidades. 3. Análisis y selección de ideas de I+D+i.
4. Planificación, seguimiento y control de la cartera de proyectos. 5. Transferencia de tecnología.
6. Producto de I+D+i. 7. Compras.
8. Resultados del proceso de I+D+i.
4.1 Herramientas
Las herramientas de I+D+i que, tanto la Unidad de Gestión de la I+D+i, como la Unidad de I+D+i deben utilizar, como mínimo, son las siguientes. • Vigilancia Tecnológica • Previsión Tecnológica • Creatividad • Análisis interno • Análisis externo 4.2. Problemas y oportunidades
La Unidad de Gestión de I+D+i debe establecer unas pautas para identificar y analizar las amenazas, problemas y oportunidades de los proyectos. Para ello, debe llevar a cabo una serie siguientes acciones que podemos agrupar en tres grupos:
1.Análisis 2. Identificación 3. Estimación
4.3. Análisis y selección de ideas de I+D+i. ¿Qué es?
¿Quién debe llevarla a cabo?
Debe ser realizada por la Unidad de Gestión de I+D+i. Factores a tener en cuenta
Se deberán tener en cuenta tanto factores tecnológicos como económicos, productivos, legales y sociales. Por ejemplo: la evolución tecnológica esperada, los recursos necesarios, las principales tareas y el coste asociado, la contribución a los objetivos de I+D+i, la posición en el mercado, los factores de riesgo, la probabilidad de éxito y los beneficios esperados.
Técnicas de selección
Entre las técnicas de selección de ideas de I+D+i que la organización puede emplear están: • Método de ratios financieros
• Árboles de relevancia ode decisioneS
4.4. Planificación, seguimiento y control
Una vez que las ideas han sido seleccionadas y en función del grado de complejidad estas ideas pueden dar lugar a proyectos de I+D+i.
En este caso, la Unidad de Gestión de I+D+i debe establecer el sistema más adecuado para realizar la planificación, el seguimiento y el control de la cartera de proyectos de la organización.
• Revisar y aprobar los proyectos de I+D+i. • Definir las prioridades.
• Supervisar el proceso global y las revisiones periódicas. • Buscar fuentes de financiación.
• Evaluar el impacto de la evolución del estado del arte relacionado con los proyectos de I+D+i. 4.5. Transferencia de Tecnología
La Norma UNE 166000:2006 define la Transferencia de Tecnología como un proceso de transmisión de la información científica, tecnológica, del conocimiento, de los medios y de los derechos de explotación, hacia terceras partes para la fabricación de un producto, el desarrollo de un proceso o la prestación de un servicio, contribuyendo al desarrollo de sus capacidades.
La Unidad de Gestión de I+D+i debe establecer un mecanismo que le permitamantener y documentar un sistema de Transferencia de Tecnología. Dicho sistema debe considerar tanto la tecnología propia como la posibilidad de incorporar la ajena, para ello analizará aspectos como los mecanismos de propiedad industrial e intelectual, los contratos de adquisición y venta de tecnología, la asistencia técnica, la cooperación interempresarial y las alianzas tecnológicas u otras formas de colaboración para desarrollar proyectos de I+D+i y la transferencia tecnológica de la universidad u otros organismos de I+D+i a las organizaciones.
4.6. Producto de I+D+i • Invención o diseño básico • Diseño detallado
• Prueba piloto
• Rediseño, demostración y producción • Comercialización
4.7. Compras Proceso de compras
La organización deberá asegurarse de que las subcontrataciones y/o los productos adquiridos cumplen los requisitos especificados por la Unidad de Gestión de I+D+i.
Información de las compras
Esta información debe describir el trabajo a subcontratar o el producto a comprar, incluyendo: • Los requisitos para la aprobación de la compra.
• Los requisitos para la calificación del personal subcontratado. Verificación de las compras
La organización debe establecer e implantar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que la entidad subcontratada o el producto comprado cumple los requisitos especificados. Para que la organización pueda llevar a cabo una verificación en las instalaciones de la entidad subcontratada, deberá haber establecido en la información de subcontratación las disposiciones necesarias para ello.
4.8. Resultados del proceso de I+D+i
Los resultados del proceso de I+D+i deben proporcionarse de tal manera que permitan evaluar el efectivo cumplimiento de los objetivos planteados en la política de I+D+i.
Sistema de documentación
La Unidad de Gestión de I+D+i debe establecer un sistema de documentación de los resultados de I+D+i, donde debe estar incluidos:
• Informes finales de los proyectos.
• Datos básicos, gráficos e informes intermedios.
• Problemas y soluciones específicas, con las técnicas, los procedimientos y los equipos utilizados.
• Evaluaciones escritas de los proyectos en su conjunto, incluyendo los conocimientos adquiridos para futuras actividades de I+D+i.
Seguimiento y medición
La Unidad de Gestión de I+D+i realizará también el seguimiento y medición de los resultados del proceso de I+D+i. Para ello, deberá:
• Definir los criterios para la revisión, selección y aprobación de los resultados del proceso de I+D+i.
• Establecer los mecanismos necesarios para cuantificar los resultados conseguidos y compararlos con los objetivos establecidos en la política de I+D+i. De esta forma, se obtiene una evidencia de la eficacia y eficiencia tecnológica alcanzada.
• La disponibilidad y uso de dispositivos de seguimiento y medición, cuando sean aplicables. • Diseñar e implantar las acciones correctoras que se precisen.
• Identificar, durante el seguimiento, nuevas ideas de I+D+i o profundizar en las ya iniciadas.
4.9. Protección y explotación de resultados
La Unidad de Gestión de I+D+i debe valorar la viabilidad y oportunidad de proteger y explotar los resultados obtenidos, considerando aspectos como los siguientes:
• Identificar las diferentes opciones para proteger los resultados del proceso de I+D+i. • Iniciar los procedimientos de patentes sobre los nuevos descubrimientos.
• Establecer los niveles de confidencialidad de los resultados y determinar las medidas para asegurarla.
5. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
La organización debe planificar e implantar procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora de:
• La ejecución de actividades de I+D+i. • El sistema de gestión de I+D+i.
• La satisfacción de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
5.1. Auditorías internas
La organización debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el Sistema de Gestión de la I+D+i se ha implantado de forma eficaz y se mantiene conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la Norma UNE 166002 y con los del sistema de gestión de la I+D+i de la organización.
Las auditorías deben realizarse asegurando la máxima objetividad e imparcialidad del proceso, por ello, los auditores no podrán auditar nunca su propio trabajo, ni el de su equipo.
5.2. Seguimiento y medición del proceso de I+D+i
La organización debe aplicar los métodos que resulten más apropiados para realizar el seguimiento del proceso de I+D+i implantado.
Dichos métodos deben demostrar la capacidad de las actividades de I+D+i para alcanzar los objetivos previstos. Cuando no se alcancen los resultados previstos deberán determinarse las causas para definir e implantar las acciones preventivas y correctoras necesarias.
Algunos de los aspectos susceptibles de seguimiento son: cumplimiento de los plazos de los proyectos, grado de difusión de los resultados de la Vigilancia Tecnológica, ideas generadas por las Unidades de I+D+i y grado de motivación del personal.
La organización deberá conocer las desviaciones que se produzcan respecto a los resultados esperados para así poder mejorar la eficacia del sistema. Estas desviaciones se identificarán y registrarán para su posterior reutilización, si fuera necesario.
5.3. Análisis de datos
La empresa debe recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la eficacia del sistema de gestión de la I+D+i que ha implantado y para valorar cómo aplicar la mejora continua de la eficacia de dicho sistema.
En el análisis se tendrán en cuenta los datos generados en el seguimiento y la medición del proceso de I+D+i y cualesquiera otras fuentes pertinentes.
El análisis de datos deberá proporcionar información sobre: • La satisfacción de las partes interesadas.
6. MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE I+D+I 6.1. Mejora continua
La organización debe intentar mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la I+D+i mediante el uso de una política de I+D+i adecuada a los objetivos de la empresa, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.
6.2. Acción correctiva
Las acciones correctivas consisten en llevar a cabo acciones para eliminar las causas de no conformidad en el Sistema de Gestión de la I+D+i, con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a las desviaciones encontradas.
Debe establecerse un procedimiento documentado donde se definan los requisitos para revisar las no conformidades, determinar las causas de las
no conformidades, evaluar la necesidad de adoptar acciones para: asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir, determinar e implantar las acciones necesarias, registrar los resultados de las acciones tomadas y revisar las acciones correctivas tomadas.
6.3. Acción preventiva
La organización debe eliminar las causas de no conformidades potenciales en el Sistema de Gestión de la I+D+i, con objeto de prevenir que ocurran. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.
En este caso, también deberá establecerse un procedimiento documentado donde se definan los requisitos para: determinar las no conformidades potenciales y sus causas, evaluar la necesidad de actuar para prevenir la aparición de no conformidades, determinar e implantar las acciones necesarias, registrar los resultados de las acciones tomadas y revisar las acciones preventivas.
La organización que lo desee, puede solicitar a una entidad de certificación que realice una auditoría para, en su caso, emitir un certificado de que el Sistema de Gestión de I+D+i cumple los requisitos de la Norma UNE 166002:2006.
¿Cuáles son los pasos del proceso de certificación de un Sistema de Gestión de I+D+i?
1. Implantación de un Sistema de Gestión de I+D+i en la empresa en base a la Norma UNE 166002:2006.
2. Elección de la entidad de certificación y solicitud de una auditoría externa. 3. Realización de la auditoría externa por parte de la entidad de certificación. 4. Plan de acción derivado de las recomendaciones de la auditoría externa. 5. Auditoría de certificación.
6. Emisión del certificado, si procede.
Tras implantar y revisar el Sistema de Gestión de I+D+i, la organización debe dejarlo funcionar, al menos 3 meses, para generar los registros necesarios que ayuden a demostrar que es efectivo y así poder superar la auditoría de certificación externa.
Durante la auditoría, la entidad de certificación escogida comprobará que el sistema cumple todos los criterios de la norma y, si no es así, propondrá las modificaciones correspondientes. Tras comprobar la idoneidad de las correcciones efectuadas, la entidad entregará a la empresa un certificado de conformidad válido por 3 años. Al finalizar este periodo, deberá realizarse una nueva auditoría para mantener la certificación.
8. RESUMEN
Gestión de los recursos
La Norma UNE 166002 establece cómo la empresa debe definir los recursos técnicos, humanos y económicos que necesita para realizar las actividades de I+D+i.
Actividades de I+D+i
Otro punto clave son las Actividades de I+D+i, donde nos encontramos con las herramientas I+D+i: Vigilancia Tecnológica, Previsión Tecnológica, Creatividad y Análisis Externo e Interno.
Dentro de las actividades de I+D+i también debemos destacar la Transferencia de Tecnología, que consiste en la transmisión de información científica y tecnológica a terceras partes para la fabricación de un producto, el desarrollo de un proceso o la prestación de un servicio.
También hemos visto, dentro de las actividades, las etapas para la realización de un producto de I+D+i: invención o diseño básico; diseño detallado; prueba piloto; rediseño, demostración y producción; comercialización; control de cambios.
Medición, análisis y mejora
La organización debe planificar e implantar procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora de: la ejecución de actividades de I+D+i, el sistema de gestión de I+D+i y la satisfacción de las partes interesadas. Entre esos procesos podemos destacar las auditorías internas, el análisis de datos, la mejora continua y las acciones correctivas y preventivas.
Certificación
