ÁREA PROYECTOS EQUIPO DE TRABAJO PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA Y MEJORA OPERACIONAL

(1)

i

ÁREA PROYECTOS

EQUIPO DE TRABAJO

PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA Y MEJORA OPERACIONAL

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE

INTERVENTORÍA PARA PROYECTOS DE CHEC

(2)

ii

TABLA DE CONTENIDO

1. CONDICIONES CONTRACTUALES ... 5

1.1. OBJETO ... 5

1.2. ALCANCE DEL CONTRATO ... 5

1.2.1. DESCRIPCIÓN DE LOS PROYECTOS ... 5

1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ... 15

1.3.1. ACERCA DE UNIÓN TEMPORAL O CONSORCIO ... 15

1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA ... 16

1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ... 17

1.6. INFORMACIÓN GENERAL ... 17

1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ... 17

1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN ... 18

1.6.3. TRANSPARENCIA... 18

1.6.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ... 19

1.6.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES... 19

1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ... 20

1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 20

1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS 20 1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ... 20

1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA ... 21

1.9.1. EXTENSIÓN DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES A OTRAS EMPRESAS DEL GRUPO EPM ... 21

1.9.2. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ... 21

1.9.3. IDIOMA DE LA OFERTA ... 22

1.9.4. VIGENCIA DE LA OFERTA ... 22

1.9.5. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO ... 22

1.9.6. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL OFERENTE O CONTRATISTA ... 24

1.9.7. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ... 25

1.9.8. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN ... 28

1.9.9. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES ... 28

1.9.10. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ... 28

1.9.11. PRECIO ... 29

1.9.12. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ... 30

1.9.13. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL... 31

1.9.14. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN ... 31

(3)

iii

1.10.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ... 33

1.10.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS ... 34

1.10.4. CLÁUSULA DE RESERVA ... 34

1.10.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTAS ... 34

1.10.5.1. DESVIACIONES ... 34

1.10.5.2. PRESELECCIÓN ... 35

1.10.5.3. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN ... 35

1.10.5.4. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD ... 36

1.10.5.5. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS ... 36

1.10.5.6. INFORME DE EVALUACIÓN A LOS OFERENTES ... 37

1.10.6. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA ... 38

1.10.6.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA ... 38

1.10.6.2. AJUSTE ECONÓMICO ... 38

1.11. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO ... 39

1.11.1. NATURALEZA DEL CONTRATO ... 39

1.11.2. PERFECCIONAMIENTO, FORMALIZACIÓN E INICIO DEL CONTRATO ... 39

1.11.3. INICIACIÓN ... 39

1.11.4. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ... 40

1.11.5. ADICIÓN O PRÓRROGA ... 41

1.11.6. ADICIÓN DE SERVICIOS NO INCLUIDOS EN EL CONTRATO INICIAL ... 41

1.11.7. DOMICILIO CONTRACTUAL ... 41

1.11.8. FONDOS ... 41

1.11.9. VALOR DEL CONTRATO ... 41

1.11.10. FORMA DE PAGO ... 41

1.11.11. RETENCIÓN DE PAGOS ... 42

1.12. GARANTÍAS DEL CONTRATO ... 42

1.13. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA ... 44

1.14. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ... 44

1.15. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ... 44

1.16. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTO ... 46

1.17. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ... 47

1.18. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ... 48

1.19. REQUISITOS DE LA FACTURA ... 48

1.20. COMUNICACIONES CON EL CONTRATISTA ... 48

1.21. COMPENSACIÓN ... 48

(4)

iv

1.24. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ... 49

1.25. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL ... 50

1.26. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ... 51

1.27. INDEMNIDAD ... 51

1.28. POLÍTICA AMBIENTAL ... 51

1.29. CONTROL DE REGISTROS ... 52

1.30. ACCESO DE CHEC A LAS OFICINAS DEL CONTRATISTA ... 52

1.31. REVALUACIÓN DE PROVEEDORES ... 53

1.32. PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN E INFORMES MENSUALES O PERIÓDICOS ... 53

1.33. TERMINACIÓN ... 54

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ... 54

3. ANEXOS ... 55

3.1. CARTA DE PRESENTACIÓN ... 55

3.2. INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS ... 58

3.3. FORMULARIOS OFERTA ECONÓMICA ... 59

3.4. ORGANIGRAMA EQUIPO DE INTERVENTORIA CREG 024 DE 2013 ... 64

3.5. METODOLOGÍA PROPUESTA PARA LA REALIZACIÓN DE LA INTERVENTORÍA SEGÚN LA RESOLUCIÓN CREG 024 DE 2013 ... 65

3.6. APARTAMIENTOS ... 66

(5)

5

1. CONDICIONES CONTRACTUALES

Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.

1.1. OBJETO

Prestación de servicios de interventoría para proyectos de CHEC.

1.2. ALCANCE DEL CONTRATO

El alcance de esta contratación se refiere a las actividades de interventoría definidas en el Artículo 27 de la Resolución CREG 024 de 2013 para los proyectos de conexión al STN y/o proyectos del STR de CHEC.

Este proceso se dividirá en cuatro grupos, así:

- Grupo 1: Para la interventoría del Proyecto Subestación La Enea

- Grupo 2: Para la interventoría del Proyecto Subestación La Esmeralda

- Grupo 3: Para la interventoría del Proyecto Subestación La Hermosa

- Grupo 4: Para la interventoría del Proyecto reconfiguración de la línea doble circuito 115kV Esmeralda-Rosa

El oferente debe tener en cuenta para la presentación de su oferta, cumplir con el alcance definido en las actividades descritas en el Artículo 27 de la Resolución CREG 024 de 2013. Se deberán ofertar la totalidad de los grupos, so pena de rechazo de la oferta.

1.2.1. DESCRIPCIÓN DE LOS PROYECTOS

Como resultado del estudio de planeamiento realizado por CHEC para el área CQR, compuesta por los departamentos de Caldas, Quindío y Risaralda (CQR), se determinaron como proyectos a ejecutar dentro del plan de obras resultantes del mismo, las ampliaciones de las conexiones al STN en las subestaciones La Enea, La Hermosa y La Esmeralda a nivel de 230 kV y la reconfiguración de la línea doble circuito 115kV Esmeralda-Rosa en Esmeralda-Hermosa-Rosa, todas las anteriores debidamente aprobadas por la Unidad de Planeación Minero Energético UPME.

Cada proyecto será un grupo independiente y sus obras relacionadas de manera general contemplan lo siguiente:

- Grupo 1: Proyecto Subestación La Enea:

Localización: Municipio de Villamaría, Vereda Gallinazo (Departamento de Caldas). Configuración actual de subestación 115kV y 230kV: Barra principal y transferencia.

(6)

6 Puesta en servicio del proyecto: Junio de 2018. El alcance del proyecto es el siguiente:

- Instalación en subestación La Enea de un banco adicional de autotransformadores monofásicos 3x50MVA de 230/115 kV, con sus respectivas bahías convencionales de transformador por alta (patio de 230kV propiedad de ISA) y por baja, ambas con configuración barra principal más transferencia.

- Traslado de tres (3) transformadores de tensión de barras de 115kV.

- Todo lo relacionado con las obras civiles asociadas con los trabajos a desarrollar en la subestación La Enea, entre ellas, la construcción de fosos auto-contenedores, muros cortafuegos, vías carrileras para autotransformadores, cimentaciones de equipos, reconstrucción de vía perimetral de patio de subestaciones y demás requeridas. - Todo lo relacionado con el control, automatización, telecomunicaciones, protección y

servicios auxiliares para la correcta y completa funcionalidad y operación del proyecto. - Todo lo relacionado con las pruebas y puesta en servicio del proyecto.

La Figura 1, ilustra un esquema general del proyecto y la infraestructura a construir, (encerrada en ovalo) en subestación La Enea.

(7)

7

Este proyecto lo realizará CHEC y contará en general con el desarrollo de las siguientes etapas y/o actividades para las obras requeridas en la subestación:

- Diseños, ingeniería y estudios electromecánicos y civiles. - Suministro de equipos y materiales.

- Obras civiles.

- Montajes electromecánicos. - Pruebas y puesta en servicio.

Este proyecto NO se realizará bajo modalidades EPC o llave en mano, se ejecutará por etapas con contrataciones independientes desarrolladas por CHEC y/o desarrollo de actividades con recursos propios del Grupo EPM.

- Grupo 2: Proyecto Subestación La Esmeralda:

Localización: Municipio de Palestina, Vereda la Plata (Departamento de Caldas) Configuración actual de subestación 115kV: Barra principal y transferencia.

Configuración actual de subestación 230kV: Doble barra más seccionador bypass. Puesta en servicio del proyecto: Noviembre de 2018.

Actualmente las subestaciones Esmeralda ISA 230kV y Esmeralda CHEC 115kV, se encuentran conectadas por medio de dos líneas de 115kV de aproximadamente 1,6 km, estas para las dos conexiones actuales al STN, el origen de estas líneas son los bujes de 115kV de los dos transformadores 230/115kV ubicados en subestación La Esmeralda ISA 230kV y su fin son las bahías de transformador de 115kV ubicadas en subestación La Esmeralda CHEC 115kV. De esta misma manera se conectará el tercer transformador de conexión al STN objeto de este proyecto, se aprovechará una línea aislada a 115kV existente entre las subestaciones Esmeralda CHEC 115kV y Esmeralda ISA 230kV, la cual requiere de la construcción de una variante entre 400 mt – 600 mt de longitud para conectarse a los bujes del transformador.

El alcance del proyecto es el siguiente:

- Instalación en subestación La Esmeralda ISA 230kV de un autotransformador trifásico de 90MVA de 230/115 kV, bahía de alta (230kV) y ampliación de los barrajes de 230kV. - Adecuación en subestación La Esmeralda CHEC 115kV de una bahía de línea 115kV

existente a convertirse en la bahía de baja del autotransformador a instalar.

- Construcción de variante de entre 400mt a 600mt de línea 115kV existente Esmeralda ISA 230kV – Esmeralda CHEC 115kV.

- Todo lo relacionado con las obras civiles asociadas con los trabajos a desarrollar en la subestaciones Esmeralda ISA 230kV y Esmeralda CHEC 115kV, entre ellas, la construcción de foso y vías carrileras para autotransformadores, cimentaciones de equipos y pórticos, canalizaciones, adecuaciones de terreno para expansión de barrajes de 230kV, construcción de bahía 230kV e instalación de autotransformador,

(8)

8

drenajes, reconstrucción de vía perimetral de patio de subestaciones y demás requeridas.

- Todo lo relacionado con el control, automatización, telecomunicaciones, protección y servicios auxiliares para la correcta y completa funcionalidad y operación del proyecto. - Todo lo relacionado con las pruebas y puesta en servicio del proyecto.

La Figura 2, ilustra un esquema general del proyecto y la infraestructura a construir, (encerrado en ovalo) en subestación La Esmeralda ISA 230kV.

Figura 2 Esquema General proyecto en SE La Esmeralda ISA 230kV

La Figura 3, ilustra un esquema general de la bahía a reconfigurar en subestación La Esmeralda CHEC 115kV.

(9)

9

Figura 3 Esquema General proyecto SE La Esmeralda CHEC 115kV

La Figura 4, ilustra un esquema general del recorrido de la línea 115kV entre subestación Esmeralda ISA 230kV y subestación Esmeralda CHEC 115kV.

(10)

10

Figura 4 Esquema General referencia actual Línea 115kV Esmeralda 230kV-Esmeralda 115kV

- Obras civiles.

- Grupo 3: Proyecto Subestación La Hermosa:

Localización: Municipio de Santa Rosa, Barrio La Hermosa (Departamento Risaralda) Configuración subestación 115kV y 230kV: Barra principal y transferencia.

(11)

11

Puesta en servicio del proyecto: Noviembre de 2018. El alcance del proyecto es el siguiente:

- Instalación en subestación La Hermosa de un banco adicional de autotransformadores monofásicos 3x50MVA de 230/115 kV, con sus respectivas bahías convencionales de transformador por alta (patio de 230kV propiedad de ISA) y por baja, ambas con configuración barra principal más transferencia.

- Todo lo relacionado con las obras civiles asociadas con los trabajos a desarrollar en la subestación La Hermosa, entre ellas, la construcción de fosos auto-contenedores, muros cortafuegos, vías carrileras para autotransformadores, cimentaciones de equipos y demás requeridas.

- Todo lo relacionado con el control, automatización, telecomunicaciones, protección y servicios auxiliares para la correcta y completa funcionalidad y operación del proyecto. - Todo lo relacionado con las pruebas y puesta en servicio del proyecto.

La Figura 5, ilustra un esquema general del proyecto y la infraestructura a construir, (encerrada en ovalo) en subestación La Hermosa.

(12)

12

- Obras civiles.

- Grupo 4: Proyecto reconfiguración de la línea doble circuito 115kV

Esmeralda-Rosa:

Localización: Sector Alto del Nudo ubicado entre las veredas de Manzanillo y La Hermosa, municipio de Santa Rosa de Cabal y la vereda Aguazul en el municipio de Dosquebradas, todas en el departamento de Risaralda.

Configuración subestación 115kV: Barra principal y transferencia. Puesta en servicio del proyecto: Noviembre de 2018.

El alcance del proyecto es el siguiente:

- Reconfiguración de la línea existente en doble circuito Esmeralda – La Rosa 115 kV, interrumpiéndose esta en las cercanías de alto del Nudo que está ubicado entre las veredas de Manzanillo y La Hermosa, municipio de Santa Rosa de Cabal y la vereda Aguazul en el municipio de Dosquebradas, para desde allí iniciar la construcción de dos variantes doble circuito, ambas hacia la subestación La Hermosa que está ubicada en el municipio de Santa Rosa de Cabal, en el departamento de Risaralda.

- Las longitudes de cada variante en doble circuito hasta a subestación La Hermosa, inicialmente calculadas según ingeniería conceptual son (a verificar en ingeniería final):

Variante doble circuito La Esmeralda – La Hermosa 115 kV: 2.54 km (aprox). Variante doble circuito La Hermosa – La Rosa 115 kV: 2.53 km (aprox). - Construcción de cuatro bahías de línea 115kV barra principal más transferencia en

(13)

13

- Todo lo relacionado con las obras civiles asociadas con los trabajos a desarrollar en la construcción de las variantes de línea 115kV y subestación La Hermosa, entre ellas, cimentaciones de equipos, torres, estabilizaciones de terreno, y demás requeridas.

- Todo lo relacionado con el control, automatización, telecomunicaciones, protección y servicios auxiliares para la correcta y completa funcionalidad y operación del proyecto.

- Todo lo relacionado con las pruebas y puesta en servicio del proyecto.

La Figura 6, ilustra un esquema general de las dos variantes formuladas en ingeniería conceptual de línea en doble circuito que se requieren construir para el desarrollo del proyecto de reconfiguración de la línea doble circuito 115kV existente Esmeralda-Rosa. (los recorridos propuestos de las variantes se verificaran en la etapa de ingeniería final).

Figura 6 Esquema general de reconfiguración doble circuito Esmeralda-Rosa 115kV

La Figura 7, ilustra un esquema general de las obras a realizar en la subestación La Hermosa (encerrada en ovalo), asociadas con el proyecto de reconfiguración de la línea doble circuito 115kV Esmeralda-Rosa.

(14)

14

Figura 7 Esquema General de las obras en SE La Hermosa

- Diseños, ingeniería y estudios ambientales, prediales, electromecánicos y civiles de líneas y subestación.

- Gestión Predial (predios de la línea).

- Gestión Ambiental (licencia ambiental de la línea). - Implementación del Plan de Manejo Ambiental (PMA).

- Suministro de equipos y materiales de líneas y de subestación.. - Obras civiles de líneas y de subestación..

- Montajes electromecánicos de líneas y de subestación. - Pruebas y puesta en servicio de líneas y de subestación.

(15)

15

1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR

Podrán presentar ofertas solo las personas jurídicas nacionales legalmente constituidas y las uniones temporales o consorcios, que se encuentran incluidas en la lista de interventores elaborada por el C.N.O para los proyectos de Expansión del STR. La lista será la que contenga el Acuerdo vigente C.N.O. (Acuerdo C.N.O 825 del 17 de diciembre de 2015 o el que le sustituya, modifique o actualice) de conformidad con lo indicado en la Resolución CREG 024 de 2013 y que cumplan, además, con los siguientes requisitos: a. Tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas

para el Grupo EPM, en el registro único, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. En caso de uniones temporales o consorcios al menos uno de sus integrantes deberá tener inscripción en este sistema.

b. Haber asistido a la totalidad de la reunión mencionada en el numeral ¡Error! No se

ncuentra el origen de la referencia.. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA.

c. Cancelar la suma establecida en el numeral ¡Error! No se encuentra el origen de la

eferencia. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.

No podrán participar de esta solicitud de oferta las empresas que sean contratistas actuales de diseños de subestaciones y/o líneas de los anteriores proyectos.

El proponente deberá presentar oferta para todos los grupos so pena de rechazo de la misma y no se admiten propuestas alternativas.

Así mismo, no podrán participar en este proceso de contratación y por lo tanto, tampoco celebrar contrato con CHEC, bien sea directamente o por interpuesta persona, sus empleados ni los miembros de su Junta Directiva y personas que se encuentren incursas en causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.

Se recalca, solo podrán presentar ofertas las firmas, consorcios y uniones temporales incluidas en el Acuerdo C.N.O vigente que incluye las firmas interventoras de los proyectos de expansión que se ejecuten en los Sistemas de Transmisión Regional STR’

1.3.1. ACERCA DE UNIÓN TEMPORAL O CONSORCIO

Se deberá cumplir con los siguientes requisitos:

 Las pólizas, amparos y seguros deben afianzar a todos sus miembros.

 Las inhabilidades e incompatibilidades, así como las situaciones de conflictos de intereses aplican para todos sus miembros.

 La unión temporal debe acreditar dicha condición mediante documento escrito que deberá contener los siguientes requisitos:

(16)

16

- La denominación o razón social de las personas integrantes, los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin la aprobación de CHEC; las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad.

- Los miembros de la unión temporal deberán designar la persona que para todos los efectos representará y señalarán las reglas básicas que regulan las relaciones entre ellos y sus responsabilidades. Las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la oferta y del contrato mencionado, afectarán a todos los miembros que conformen la unión temporal, en forma solidaria.

- Las personas que integran la unión temporal deben cumplir individualmente con los requisitos jurídicos y acompañar los documentos requeridos sobre existencia y representación legal. Además, deben acreditar individual o conjuntamente los demás requisitos técnicos y administrativos establecidos, según se indique en éstos términos de referencia.

1.4. REUNIÓN ACLARATORIA OBLIGATORIA

Se realizará reunión de carácter obligatorio, con el fin de entregar a los posibles oferentes el contexto sobre el cual se ejecutarán las actividades objeto del presente proceso de contratación y las condiciones particulares del contrato previstas en estos términos. Dicha reunión se llevará a cabo el día jueves 17 de marzo de 2016 a las 10:00 a.m. en la sala Guacaica ubicada en el Bloque 1, piso 1, Estación Uribe, Manizales.

La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro definido y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión, con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la reunión. La constancia de asistencia deberá ser entregada con la oferta.

Cuando el representante legal del posible oferente no puedan asistir a esta reunión, deberá enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin, la cual debe ser presentada por el delegado a los funcionarios de CHEC antes del inicio de la reunión; en caso que no sea presentado el documento anterior, este será subsanable en el término que CHEC designe. En todo caso, el delegado debe informar la razón social y el NIT de la persona jurídica que representará en la reunión.

Se recomienda que la persona que asista en representación de cada participante tenga la idoneidad suficiente y necesaria para el manejo de los temas a tratar en la reunión. Un posible oferente no podrá representar a otro posible oferente, del mismo modo, un delegado solo podrá representar a un solo posible oferente.

En la reunión se hará entrega del cronograma general de cada proyecto a todos los posibles oferentes.

(17)

17

para la realización de la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo.

Los posibles oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el posible oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

La no asistencia a la reunión es causal de rechazo de la oferta.

En caso de uniones temporales o consorcios se acepta la asistencia a la reunión obligatoria de uno solo de sus posibles integrantes.

Por ser segunda vez que se publica este proceso, los posibles oferentes que hayan asistido la primera vez a la reunión aclaratoria celebrada el 05 de noviembre 2015, no necesitan asistir de nuevo a esta reunión, por lo tanto se les aceptará incluir en su oferta el certificado de asistencia a la reunión citada.

1.5. VALOR DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Los términos de referencia tienen un valor no reembolsable de SEISCIENTOS OCHENTA Y NUEVE MIL CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO PESOS ($689.455) M/CTE., los cuales deberán consignarse a nombre de CHEC S.A. E.S.P., identificada con NIT. 890.800.128-6 en la cuenta del Convenio Empresarial número 0860-0016-1561 de DAVIVIENDA, diligenciando para la consignación el Formato de Convenios Empresariales del Banco, indicando en el campo “Referencia 1” el número 2103 y en “Referencia 2” el NIT del oferente que participará en el proceso de contratación; así mismo se informa que el nombre del convenio que debe indicarse en el espacio destinado para tal fin, es CHEC. Con la copia del recibo de consignación original deberán acercarse al Equipo Cadena de Suministro ubicado en la Estación Uribe, Manizales, donde se elaborará el correspondiente recibo de ingreso, el cual debe presentarse con la oferta. Igualmente se puede enviar la consignación vía fax (8899044) a nombre de Javier Mejía Palacio, indicando la siguiente información: Nombre del oferente, NIT y concepto, en cuyo caso se debe adjuntar a la oferta copia de la consignación. Así mismo podrá enviarse al correo electrónico a Javier.Mejia@chec.com.co

El pago permite al oferente la presentación de la oferta.

Por segunda vez que se publica este proceso, los posibles oferentes que hayan realizado la consignación la primera vez no deben consignar de nuevo, a no ser que hayan solicitado la devolución del dinero, por lo tanto se les aceptará incluir en su oferta el recibo de consignación de la primera vez.

1.6. INFORMACIÓN GENERAL

1.6.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE

(18)

18

sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios Mixta, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las Empresas de Servicios Públicos y a las normas especiales que rigen las Empresas del Sector Eléctrico.

1.6.2. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN

Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por lo tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutua que genere valor para las partes y para la sociedad en general.

Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa.

El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:

 Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.

 Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.

 Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.

Sostenibilidad

Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:

 El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.

 El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.

 La protección y recuperación del medio ambiente.

 La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.

 El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.

 El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás

1.6.3. TRANSPARENCIA

CHEC, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la Administración y en desarrollo de los principios que rigen su

(19)

19

contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas.

Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe al siguiente número telefónico: 01-8000-912432

La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministra.

1.6.4. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO

El marco legal de la presente solicitud de ofertas y del contrato que se derive de ésta, será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142 y 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por lo tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigente al momento de aceptar la oferta o celebrar el contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994 y 617 de 2000 y de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9° o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.

En todo y cualquier caso, cuando sobrevenga un evento que pueda dar lugar a conflictos de intereses deberá aplicarse la regla según la cual debe privilegiarse el mejor interés de CHEC.

El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y Seguridad informática que sean aplicables conforme el objeto y alcance del contrato.

1.6.5. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por lo tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008.

El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo con la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma.

(20)

20

Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.

CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009.

Es obligación del oferente o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.

1.7. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN

1.7.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los términos de referencia se publicarán en la página web de CHEC www.chec.com.co desde el día sábado 12 de marzo de 2016, así, podrán presentar sus inquietudes los posibles oferentes como resultado de las visitas a la página web de CHEC.

1.7.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los términos de referencia podrán consultarse en el Área de Proyectos de CHEC, Estación Uribe Manizales y aclarar todas las inquietudes con el Ingeniero Camilo Andrés Duque Moreno, en horario de 7:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:30 p.m. al teléfono (6)8899000 extensión 1393 o a través del correo electrónico Camilo.Duque@chec.com.co

Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas, producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas.

CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas.

Toda modificación se hará mediante adendas numeradas las cuales formarán parte integral de los términos de referencia. Las adendas se publicarán solo en días hábiles y horarios laborales a través de la página Web de CHEC.

1.8. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrá lugar en el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día jueves 31 de marzo de 2016 a las 3:00 p.m. en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.

Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC, en original y una (1) copia.

(21)

21

CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax o correo electrónico.

Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

1.9. CONDICIONES DE LA OFERTA

1.9.1. EXTENSIÓN DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES A OTRAS

EMPRESAS DEL GRUPO EPM

En caso de que una o varias empresas del Grupo Empresarial EPM, no incluidas en este proceso de contratación, llegare (n) a requerir los mismos bienes o servicios durante el término de ejecución del contrato, que para estos efectos se denomina contrato originario, el contratista deberá, salvo justificación debidamente acreditada, estar en capacidad de extender las mismas condiciones contractuales, a la (s) empresa (s) que presente (n) su solicitud de oferta, a través de la modalidad de selección establecida para tal efecto, dentro del término indicado.

Los precios deberán ser iguales o más favorables a los inicialmente pactados. Este valor debe ser negociado con cada empresa antes de la firma del respectivo contrato.

En todo caso, CHEC no se hace responsable de ninguna obligación contraída por las demás empresas del Grupo EPM, con motivo de la suscripción del contrato derivado, entendido éste como el celebrado invocando la existencia del contrato originario.

1.9.2. REGISTRO Y VERIFICACIÓN

Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. (Subsanablepara lo cual se solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada).

Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

 Certificado de Existencia y Representación Legal

Por lo anterior, estos documentos deberán enviarse o actualizarse en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, en el registro único, a más tardar en la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanablepara lo cual se

(22)

22

solicitará al oferente que cumpla con este requisito de participación y en caso de que no cumpla con ello en el tiempo que se conceda para tal fin, la oferta será rechazada).

En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud.

Ni el envío ni la radicación de documentos al administrador del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, indican que el oferente se encuentre inscrito en el registro de proveedores, pues sólo se cumplirá con el requisito de participación cuando se le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso.

Los oferentes, una vez inscritos en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, deben actualizar la información que allí reposa de forma permanente.

El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es orientacion@konfirma.com.co, teléfono 4445656, Medellín.

1.9.3. IDIOMA DE LA OFERTA

La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.

1.9.4. VIGENCIA DE LA OFERTA

La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha de cierre, será esta última fecha.

En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.

1.9.5. PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

Los oferentes declaran que tanto los recursos que serán utilizados en la ejecución de las actividades que comprenderán el objeto de esta contratación, así como sus ingresos, provienen de actividades y fuentes lícitas y se comprometen a no utilizar a CHEC ni al contrato como vehículo para dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos en actividades ilícitas.

El oferente o contratista se obliga a reportar a CHEC la inclusión de su nombre, razón o denominación social, el de los empleados asignados al desarrollo del objeto del contrato, el de sus asociados, sus administradores o cualquier aportante de recursos bajo cualquier título, en listas de riesgo delictivo administradas por Naciones, Organizaciones o entidades nacionales o internacionales.

(23)

23

El contratista se obliga a entregar a CHEC la información veraz y verificable que esta última les exija para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como a actualizar los datos suministrados mínimo una vez al año.

De la misma forma, el oferente o contratista deberá informar a CHEC del inicio de cualquier proceso penal, sin importar si se encuentra en etapa de investigación o juicio, que lleve a cabo la autoridad competente en donde sea parte del proceso, así como cualquier citación que le realice dicha autoridad para que comparezca dentro de una investigación o proceso penal, sin importar en la calidad que sea citado.

CHEC se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan.

CHEC declara que dentro del proceso de contratación ha actuado con buena fe exenta de culpa, que cumplió con las obligaciones establecidas en la normatividad que le aplica relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como con los procedimientos internos establecidos en esta materia. En consecuencia, CHEC en la suscripción del contrato obra con la máxima diligencia establecida en la normatividad aplicable y sus procedimientos internos relacionados con esta materia.

Las partes acuerdan que CHEC podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente una o varias de las situaciones que a continuación se estipulan, sin que por este hecho esté obligada a indemnizar algún tipo de perjuicio al contratista:

1. Cuando el contratista no diere cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo que le sean aplicables.

2. Cuando el contratista o algunos de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, figuren en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), en las listas de la OFAC Banco Mundial, Grupo BID – Banco Interamericano de Desarrollo – o en las listas nacionales o internacionales.

3. Cuando exista en contra del contratista o de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, de sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y sus miembros de la Junta Directiva, sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos

(24)

24

penales por delitos dolosos, o exista información pública con respecto a tales personas que pueda poner a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.

4. Cuando se presenten elementos que puedan representar para CHEC riesgos reputacionales, legales, operativos o de contagio relacionados con el lavado de activos o la financiación del terrorismo.

5. Cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones del contratista, la licitud de sus recursos o que el contratista ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas.

6. Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias o falsedades en la documentación e información aportada por el contratista en la ejecución del contrato. 7. Cuando el contratista, sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente

tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del Grupo BID.

8. Cuando cualquier activo objeto del contrato sea objeto de una medida de extinción de dominio y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga sus veces no tenga el control o no le haya sido nombrado un depositario directo.

1.9.6. DECLARACIÓN DE ORIGEN DE LOS BIENES Y RECURSOS DEL

OFERENTE O CONTRATISTA

Con la presentación de la oferta, se entiende presentada bajo la gravedad de juramento la siguiente declaración, que se entenderá incorporada al contrato en el evento de ser aceptada su oferta:

1. Que los ingresos o bienes del oferente o contratista no provienen de ninguna actividad ilícita contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione o modifique. En consecuencia declara que sus ingresos o bienes están ligados al desarrollo normal de actividades lícitas propias de su objeto social en el caso de personas jurídicas o del ejercicio de su profesión u oficio en el caso de ser persona natural.

2. Que el oferente o contratista no ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a la realización o financiamiento de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas relacionadas con dichas actividades.

(25)

25

3. Que los recursos o bienes objeto del contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal o en cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya.

4. Que en la ejecución del contrato, el contratista se abstendrá de tener vínculos con terceros que se conozca por cualquier medio estén vinculados a actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, fraude o corrupción.

5. Que el contratista cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), fraude o corrupción que le resulten aplicables, teniendo implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control al lavado de activos o financiación del terrorismo, prevención del fraude y corrupción que se derivan de dichas disposiciones legales.

6. Que ni el oferente o contratista ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni sus representantes legales, revisores fiscales, auditores externos y miembros de Junta Directiva, se encuentran en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-), estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y podrá dar por terminada cualquier relación contractual si verifica que alguna de tales personas figuran en dichas listas.

7. Que no existe en contra del oferente o contratista ni de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni de sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, ni de sus Revisores Fiscales o Auditores Externos, una sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o que se encuentren vinculados a investigaciones penales por delitos dolosos, estando CHEC facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes en bases de datos y en informaciones públicas nacionales o internacionales y podrá dar por terminada cualquier relación comercial si verifica que contra alguna de tales personas existen investigaciones o procesos o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan dejar a CHEC frente a un riesgo legal o reputacional.

8. El oferente o contratista se obliga a indemnizar a CHEC por todos los perjuicios probados que le llegare a causar por el incumplimiento de esta declaración.

1.9.7. DOCUMENTOS DE LA OFERTA

Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el registro único del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

(26)

26

 Certificado de Existencia y Representación Legal

Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados o en medio digital, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado.

El término “subsanable siempre y cuando…”, indica que podrá corregirse el documento, siempre que se cumpla la condición estipulada en el respectivo literal.

El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta.

La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta.

Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente, su estudio y evaluación por CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación:

a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto.

En el caso que el oferente sea una unión temporal o un consorcio, la carta de presentación deberá estar suscrita por la persona que será el representante legal para todo el proceso contractual y precontractual de esta solicitud de ofertas. Los miembros del consorcio y de la unión temporal deberán designar la persona que, para todos los efectos, los representará; y señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. (Subsanable).

b) En el caso que el oferente sea un consorcio o una unión temporal, deberá presentar

documento de su constitución debidamente suscrito por sus miembros. En el documento se deberá constar claramente si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados posteriormente. (Subsanable)

c) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta

y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato hasta por el valor de la oferta. En el caso de que el oferente sea una unión temporal o consorcio, constituido por personas jurídicas y los representantes tengan restricciones, se deberá presentar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta, de cada una de las sociedades que conforman la unión temporal o el consorcio. (Subsanable).

(27)

27

d) Garantía de seriedad de la oferta, acompañada del recibo de pago de la prima (recibo de caja), expedido por la compañía aseguradora. En el caso que el oferente sea una

unión temporal o consorcio, en la póliza de seriedad deberán estar expresamente contemplados como tomadores de la misma cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal. (Subsanable siempre y cuando la garantía haya sido expedida antes del cierre de la solicitud de ofertas).

e) Certificación de pagos de aportes a la seguridad social y pagos parafiscales, de acuerdo

con lo estipulado en el artículo 50 la ley 789 de 2002, para lo cual deberán diligenciar el formato adjunto. En el caso de consorcios y uniones temporales todos los integrantes deberán adjuntar el documento. (Subsanable).

f) Recibo de ingreso expedido por CHEC por concepto de términos de referencia de

acuerdo con lo establecido en el numeral 1.5. (Subsanable, siempre y cuando el pago se haya realizado antes de la hora de cierre de la solicitud de ofertas)

g) Formato de Conocimiento del Tercero. En caso de ser unión temporal o consorcio,

deberán adjuntar un formato por cada uno de sus integrantes. (Subsanable)

h) Constancia de asistencia a la reunión obligatoria. En caso de uniones temporales o

consorcios, se deberá allegar la constancia del integrante que participó de la reunión. (Subsanable, siempre y cuando haya asistido a la reunión).

i) Documento de autorización de asistencia a la reunión obligatoria, en caso tal que no se

haya sido aportado el día de la visita. En caso de uniones temporales o consorcios, se deberá allegar la constancia del integrante que participó de la reunión. (Subsanable).

j) Oferta económica, para lo cual el oferente debe presentar completamente diligenciados

los formularios adjuntos. (No subsanable salvo informalidades o errores aritméticos).

k) Memoria USB o CD conteniendo la oferta técnica y económica, con sus soportes,

usando formatos en PDF y sus respetivas versiones editables. (Subsanable).

l) En el caso que el oferente sea un consorcio o una unión temporal, deberá presentar

documento de su constitución debidamente suscrito por sus miembros. En el documento se deberá constar claramente si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados posteriormente. (Subsanable).

m) Organigrama propuesto para la ejecución del contrato, asociando personal directivo y

propuesto para cada grupo, según formato adjunto. (Subsanable).

n) Documento con la metodología propuesta para la realización de la interventoría según

la Resolución CREG 024 e 2013, de acuerdo al formato adjunto. (Subsanable).

o) Documentos requeridos de constitución de consorcios o uniones temporales de acuerdo

(28)

28

p) Formato de apartamientos (desviaciones). En caso de existir apartamientos de las

especificaciones técnicas, o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado “APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por lo tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. (En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo).

q) Incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. (Subsanable

siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas o sanciones, la oferta será rechazada).

En cuanto a requisitos subsanables, éstos deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.

1.9.8. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN

CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser rechazada.

En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental.

1.9.9. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES

Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta.

Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.

1.9.10. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA

Los oferentes deberán asumir todos los gastos y costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado del proceso de contratación.

(29)

29

La oferta deberá ser presentada oportunamente según lo indicado en estos términos en original y una (1) copia. El original y la copia deben ser presentados en sobres cerrados e independientes y marcados como sigue:

“OFERTA PARA CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INTERVENTORÍA PARA CHEC”

(Original o copia según sea el caso)

Se requiere que la copia posean los mismos documentos que el original.

Si se presenta alguna discrepancia documental, textual y/o de contenido o de número de folios entre el original de la oferta y la copia, prevalecerá el de la oferta original.

El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en la presente solicitud de ofertas y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida.

La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:

a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el

numeral de DOCUMENTOS DE LA OFERTA.

b) Foliar todos los documentos, certificados, tablas y análisis requeridos y presentados,

los cuales deberán estar enlistados en la tabla de contenido.

Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre, en la URNA del Equipo Cadena de Suministro de CHEC.

No se aceptarán ofertas enviadas por correo electrónico, telefax o similares.

1.9.11. PRECIO

La oferta se debe presentar en pesos colombianos.

Los precios ofrecidos deberán cubrir todos los costos directos e indirectos requeridos para cumplir totalmente con el objeto y alcance estipulados en estos términos de referencia.

Serán a cargo de contratista el pago de los salarios de los trabajadores que requiera para garantizar la prestación del servicio que se pretende contratar, así como de todas las prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, gastos de transporte, alimentación, hospedaje, impuestos, tasas y contribuciones, primas de seguros y garantías, así como todos los gastos que implique el perfeccionamiento del contrato, además de los gastos generales y de administración de los servicios objeto del contrato.

Los precios objeto de esta solicitud de ofertas serán fijos y firmes por el término del contrato a partir de la fecha de su firma. Si se cotizan precios reajustables la oferta será eliminada.

(30)

30

Las ofertas serán analizadas para determinar si se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso tales errores serán corregidos para efectos de evaluación. En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original.

El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio.

Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto cada proponente al estructurar los costos de su propuesta deberá tener en cuenta, todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.

1.9.12. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

El oferente deberá presentar la póliza de seriedad de la oferta, tomada a favor de

particulares, expedida por una entidad Bancaria o una compañía de Seguros legalmente

establecida en el país, preferiblemente con sucursal en Manizales.

El oferente podrá optar por presentar la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía de SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en el Edificio 1, piso 1 de CHEC Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448.

El oferente deberá presentar el correspondiente recibo de caja en el cual conste el pago de la prima, expedido por la entidad aseguradora a cargo del oferente. No se aceptan constancias de pago o certificados similares, tampoco recibos de intermediarios o corredores de seguros.

El valor asegurado será el equivalente al DIEZ POR CIENTO (10%) del valor total de la oferta presentada, incluyendo IVA. La póliza debe ser expedida a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., NIT 890.800.128-6.

La vigencia de la garantía será mínimo de 90 días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.

(31)

31

Mediante este amparo el oferente garantiza a CHEC el cubrimiento de los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento realizado por el oferente y que se materializa, entre otros, en los siguientes casos:

- No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato para el cual el oferente Garantizado, presentó la oferta.

- No mantener las condiciones de la oferta, por parte del oferente Garantizado.

- El retiro de la oferta del oferente Garantizado, luego de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas, sin la autorización o aprobación escrita de CHEC. - La no realización por el oferente Garantizado, de todos los trámites necesarios para

perfeccionar o formalizar el contrato, para el cual ofertó.

- Cualquier otro evento, que pueda demostrar en forma inequívoca, a CHEC, referente a la falta de seriedad del oferente Garantizado, respecto de la oferta presentada por este último.

En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento, se extenderá desde el momento de presentación de la oferta o propuesta al Asegurado, por el Garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.

La citada garantía de seriedad debe entregarse firmada por el oferente.

1.9.13. EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del Sistema de Información de Proveedores y Contratistas para el Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces.

La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más.

Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta o celebrar el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.

1.9.14. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN

Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad.

(32)

32

El oferente deberá examinar en detalle la presente solicitud de ofertas, allegar toda la información adicional que considere necesaria, aclarar con CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos.

En todo caso el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en la presente solicitud de ofertas y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma.

La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada; por la no presentación de la propuesta conforme a lo especificado o por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida.

Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de obra o servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.

La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente, de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC y acata las condiciones del presente documento, que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que del documento de condiciones y demás documentos u otros hechos haga el oferente que puedan incidir en la elaboración de la oferta.

El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos.

1.10. APERTURA DE LAS OFERTAS Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS

En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados.

El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes y el valor total de la oferta. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura.

El estudio pormenorizado de la documentación se llevará a cabo por parte de las personas que designe CHEC para tal efecto.