MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UNIDAD DE PLANIFICACIÓN

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PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Página Página 1 de 29

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN

Guatemala, junio de 2021

Elaborado por:

Unidad de Planificación

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PROCEDIMIENTOS

INDICE

I. JUSTIFICACIÓN

... 5

II. OBJETIVOS DEL MANUAL ... 5

III. BASE LEGAL ... 6

IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN

... 6

V. NORMAS Y POLÍTICAS EN GENERAL

... 6

VI. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS ... 7

VII. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS ... 8

VIII. SIMBOLOGIA

... 23

IX. GLOSARIO

... 24

ANEXO:

... 26

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PROCEDIMIENTOS

APROBACIÓN DE MANUAL

Asesoró:

Karla Gabriela Escobar Valle

Revisión Técnica:

Licenciado Erick Estid Monzón Gómez

Firma y Sello

Revisión Jurídica:

Licenciada Aida Gabriela Morales Chamalé

Firma y Sello

Autorizó:

Ingeniero Enrique Cossich Mérida

Firma y Sello

Firmado digitalmente por Erick Estid Monzón Gómez / 8103969-7 Fecha: 2021.06.09 11:04:48 -06'00'

Firmado digitalmente por Aida Gabriela Morales Chamale / 8103969-7 Fecha: 2021.06.09 11:13:23 -06'00'

2021.06.09

12:00:36 -06'00'

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PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCIÓN

La Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, es una institución que depende de la Presidencia de la República, que tiene por objeto “apoyar las acciones de los Ministerios y dependencias del Organismo Ejecutivo para coordinar la aplicación de las medidas, compromisos y estrategias que se derivan de los Instrumentos Internacionales así como de la políticas y planes de acción nacional en materia de gobierno abierto y electrónico, a efecto de coadyuvan a la transformación y comunicación, participación ciudadana, rendición de cuentas y transparencia”.

La presente herramienta es un documento técnico normativo de gestión institucional en el cual describe y establece los procedimientos que se realizan.

Para coadyuvar con la premisa anterior se elabora el presente Manual de Normas

y Procedimientos, aplicado a la Unidad de Planificación.

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PROCEDIMIENTOS

I. JUSTIFICACIÓN

El Manual de Normas y Procedimientos, surge de la necesidad de crear un instrumento que guíe el funcionamiento interno de la Unidad de Planificación en forma técnica, para la realización u orientación de cada una de las actividades de los puestos, independientemente de la persona encargada de realizarlo.

II. OBJETIVOS DEL MANUAL

El Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de Planificación tiene los siguientes objetivos:

• Recopilar en forma ordenada, secuencial y detalladamente las actividades realizadas en la Unidad.

• Facilitar el proceso de inducción al personal de nuevo

ingreso, permitiéndoles conocer las normas con claridad.

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PROCEDIMIENTOS

III. BASE LEGAL

• Ley Orgánica del Presupuesto Decreto Número 101-97, su Reglamento y sus Reformas.

• Normas de Auditoría de Sector Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.

• Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 de fecha 26 de diciembre de 2012.

• Acuerdo Gubernativo Número 41-2018 de fecha 06 de marzo de 2018.

• Acuerdo Gubernativo Número 45-2020 de fecha 20 de marzo de 2020.

•

Acuerdo Interno Número 47-2020 de fecha 26 de noviembre de 2020, que aprueba el Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente Manual de Normas y Procedimientos es de aplicación y observancia general, para el personal de la Unidad de Planificación de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico y público en general que desee conocer la institución.

V. NORMAS Y POLÍTICAS EN GENERAL

El Director de la Unidad de Planificación, deberá poseer un ejemplar completo de este Manual debiendo observar y supervisar el cumplimiento estricto de las normas específicas y procedimientos contenidos en el mismo.

El personal de la Unidad de Planificación podrá plantear ante el Director de la

Unidad, sugerencias o modificaciones en los procesos establecidos con la finalidad

de mejorarlos y hacerlos eficientes.

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PROCEDIMIENTOS

VI. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

• Elaboración del Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual.

• Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto y Multianual de la Comisión.

• Elaboración de la Memoria de Labores.

• Informe de Avance de Actividades de los Órganos Técnicos de la Comisión.

• Comprobante Mensual de Ejecución de Metas de Productos y Subproductos.

• Reporte de Programación de Metas Físicas y Financieras para Productos y Subproductos -POA-.

• Autorización de Manuales Administrativos.

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PROCEDIMIENTOS

VII. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS

1. Unidad Administrativa: Unidad de Planificación

2. Título del Procedimiento:

Elaboración del Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual.

3. Objetivo del Procedimiento:

Elaborar la Planeación Estratégica de la Comisión con sus respectivos insumos del año para laborar, así como la proyección multianual.

4. Normas del Procedimiento:

I. Reglamento Orgánico Interno, Acuerdo Interno 47-2020 de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

II. Normas establecidas por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-.

UNIDAD RESPONSABLE

PUESTO DE TRABAJO

No. DE PASO

ACTIVIDAD

SEGEPLAN - 1

Gira invitación a las Instituciones con el objeto de capacitar y proporcionar los lineamientos para la elaboración del Plan Estratégico Institucional -PEI-, Plan Operativo Multianual -POM- y Plan Operativo Anual -POA-.

Unidad de Planificación Director 2 Recibe invitación y designa a personal para participar en la actividad.

Unidad de Planificación Director 3

Solicita a las Direcciones y Unidades de la Comisión, la información para la elaboración de los Planes Operativos, con el objeto de que los mismos se consoliden para el ingreso al módulo de seguimiento físico.

Direcciones y Unidades Comisión GAE

Directores 4

Reciben la solicitud y elaboran su Plan Operativo Anual para trasladarlo a Unidad de Planificación.

Unidad de Planificación Técnico de Dirección

5 Recibe el documento elaborado por las Direcciones y Unidades Administrativas.

Analiza y revisa la información contenida en los Planes Operativos recibidos, elabora informe.

7

Consolida la información contenida dentro de los formularios establecidos por la SEGEPLAN.

Traslada a la Dirección Ejecutiva el informe que contiene el PEI, POM y POA.

Dirección Ejecutiva Coordinador y Director Ejecutivo

9 Recibe, aprueba y envía el informe del PEI, POM, POA.

SEGEPLAN - 10 Recibe el Informe del PEI, POM y POA.

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PROCEDIMIENTOS

Fin del Procedimiento.

Elaboración del Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual

SEGEPLAN Unidad de Planificación Direcciones y Unidades

Administrativas Dirección Ejecutiva

1 2 4

Fin

3

5

6

7

8

9 Inicio

10

(10)

PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Página Página 10 de 29

No. DE PASO

ACTIVIDAD

Dirección Administrativa Financiera

Director 1

Solicita con la Unidad de Planificación la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto y Multianual.

Unidad de Planificación Director 2 Recibe solicitud y trabaja en el PEI, POM y POA.

Unidad de Planificación Técnico de Dirección 3

Ingresa información en el Sistema SICOIN, para la generación de los Reportes DTP1, DTP2, DTP3, DTP4, DTP5 y DTP6.

Coadyuva con información para la elaboración del informe gerencial del anteproyecto de presupuesto.

Unidad de Planificación Técnico de Dirección 5 Envía información solicitada en paso 1.

Dirección Administrativa Financiera

Director 6 Recibe información solicitada.

1. Unidad Administrativa: Unidad de Planificación 2.

Título del Procedimiento:

Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto y Multianual.

3. Objetivo del Procedimiento:

Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto y Multianual de la Comisión.

4. Normas del Procedimiento:

II. Normas establecidas por el Ministerio de Finanzas Públicas -MINFIN-.

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PROCEDIMIENTOS

Elaboración de Anteproyecto de Presupuesto y Multianual de la Comisión

Dirección Administrativa

Financiera Unidad de Planificación

2

3 Inicio

1

4

5 6

Fin

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PROCEDIMIENTOS

1. Unidad Administrativa: Unidad de Planificación

2. Título del Procedimiento: Elaboración de la Memoria de Labores.

3. Objetivo del Procedimiento:

Elaborar la Memoria de Labores, que represente las actividades realizadas por la Comisión en un ejercicio fiscal.

4. Normas del Procedimiento:

II. Normas establecidas por la Secretaría de Comunicación Social de la Presidencia -SCSPR-.

III. Normas establecidas por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-.

IV. Normas establecidas por el Congreso de la República de Guatemala, Decreto Número 101-97.

No. DE PASO

ACTIVIDAD

Unidad de Planificación Director 1 Emite oficio solicitando información para elaborar Memoria de Labores a las Direcciones y Unidades de la Comisión.

Director 2 Reciben solicitud de información y la preparan.

Director 3 Trasladan información solicitada a la Unidad de Planificación.

Unidad de Planificación Técnico de Dirección 4 Recibe información de las Direcciones y Unidades Administrativas.

Unidad de Planificación Técnico de Dirección 5 Unifica información y prepara Memoria de Labores.

Unidad de Planificación Director 6 Traslada a la Dirección Ejecutiva Memoria de Labores para su revisión y aprobación.

7 Recibe, analiza y aprueba Memoria de Labores.

8 Traslada Memoria de Labores a la Unidad de Planificación.

Unidad de Planificación Técnico de Dirección 9 Recibe Memoria de Labores.

Unidad de Planificación Director 10 Envía la Memoria de Labores.

Congreso de la República SEGEPLAN y SCSPR

- 11 Recibe Memoria de Labores de la Comisión.

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PROCEDIMIENTOS

Elaboración de la Memoria de Labores

Unidad de Planificación Direcciones y Unidades

Administrativas Dirección Ejecutiva CONGRESO, SEGEPLAN Y SCSPR

2

3 Inicio

1

4

5

6 7

8 9

10 11

Fin

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PROCEDIMIENTOS

1. Unidad Administrativa: Unidad de Planificación 2.

Título del Procedimiento:

Informe de Avance de Actividades de los Órganos Técnicos de la Comisión.

3. Objetivo del Procedimiento:

Presentar los avances mensuales a la Dirección Ejecutiva, de los Órganos Técnicos de la Comisión.

4. Normas del Procedimiento:

No. DE PASO

ACTIVIDAD

Solicita el avance mensual de las actividades a los Órganos Técnicos de la Comisión.

Órganos Técnicos Comisión GAE

Director 2 Reciben solicitud para elaboración de informe de actividades mensuales.

Director 3 Elaboran y trasladan Información de las actividades mensuales realizadas.

Unidad de Planificación Técnico de Dirección 4 Recibe la información elaborada por los Órganos Técnicos.

Unidad de Planificación Técnico de Dirección 5 Analiza, unifica y procede a elaborar el informe de avance de actividades.

Traslada informe de actividades mensuales a la Subdirección Ejecutiva.

Dirección Ejecutiva

Subdirector Ejecutivo

7

Recibe y revisa informe de actividades mensuales de los Órganos Técnicos de la Comisión.

Unidad de Planificación Director 8 Si existen observaciones regresa al paso 5, caso contrario continua

Unidad de Planificación Director 9 Entrega informe de actividades mensuales.

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PROCEDIMIENTOS

Informe de Avance de Actividades de los Órganos Técnicos de la Comisión

Unidad de Planificación Órganos Técnicos Subdirección Ejecutiva

2

3 Inicio

1

4

5

Fin

6 7

8

9

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PROCEDIMIENTOS

1. Unidad Administrativa: Unidad de Planificación 2.

Título del Procedimiento:

Comprobante Mensual de Ejecución de Metas de Productos y Subproductos.

3. Objetivo del Procedimiento:

Presentar los avances mensuales al Ministerio de Finanzas Públicas, de las actividades realizadas en la Comisión.

4. Normas del Procedimiento:

II. Normas establecidas por el Ministerio de Finanzas Públicas -MINFIN-.

No. DE PASO

ACTIVIDAD

Unidad de Planificación Director 1 Solicita el avance mensual de las actividades de los Órganos Técnicos.

Director 2 Reciben solicitud para elaboración de informe de avance de actividades.

Director 3 Elaboran y trasladan Información del avance de las actividades realizadas.

4 Recibe la información elaborada por los Órganos Técnicos.

5 Analiza, unifica y procede a elaborar el informe de avance de actividades.

Procede a ingresar en el Sistema de Gestión SIGES los datos mensuales, según la información proporcionada por los Órganos Técnicos.

Traslada el Comprobante de Ejecución de Metas de Productos y Subproductos, para la respectiva aprobación de la Dirección Ejecutiva.

Dirección Ejecutiva

Coordinador y

Director Ejecutivo 8

Recibe el Comprobante de Ejecución de Metas de Productos y Subproductos, para su análisis y autorización.

9

Devuelve el Comprobante de Ejecución de Metas de Productos y Subproductos debidamente autorizado.

Unidad de Planificación

Técnico de

Dirección 10

Recibe y envía el Comprobante de Ejecución de Metas de Productos y Subproductos al MINFIN.

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PROCEDIMIENTOS

Comprobante Mensual de Ejecución de Metas de Productos y Subproductos

Unidad de Planificación Órganos Técnicos Dirección Ejecutiva

2

3 Inicio

1

4

5

Fin

8

6

7

9

10

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PROCEDIMIENTOS

No. DE PASO

ACTIVIDAD

Solicita el avance mensual de las actividades a los Órganos Técnicos y la Ejecución Presupuestaria a la Dirección Administrativa Financiera.

Órganos Técnicos y Dirección Administrativa

Financiera

Director 2

Reciben solicitud para elaboración de información.

Órganos Técnicos y Dirección Administrativa

Financiera

Director 3 Elaboran y trasladan Información del avance de las actividades realizadas y la respectiva Ejecución Presupuestaria.

Unidad de Planificación

Técnico de Dirección

4

Recibe la información elaborada por los Órganos Técnicos y la Dirección Administrativa Financiera.

Analiza, unifica y procede a elaborar el reporte de programación de metas físicas y financieras para productos y subproductos.

Procede a ingresar al SIPLAN los datos de manera mensual, según la información proporcionada por los Órganos Técnicos y la Dirección Administrativa Financiera.

Traslada el reporte de programación de metas físicas y financieras para productos y subproductos -POA-, para la respectiva aprobación de la Dirección Ejecutiva.

8 Recibe el Reporte de programación de metas físicas y financieras para productos y subproductos -POA-, para su análisis y autorización.

1. Unidad Administrativa: Unidad de Planificación

2. Título del Procedimiento:

Reporte de Programación de Metas Físicas y Financieras para Productos y Subproductos -POA-.

3. Objetivo del Procedimiento:

Presentar los avances cuatrimestrales de las actividades realizadas en la Comisión a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia.

4. Normas del Procedimiento:

II. Normas establecidas por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia - SEGEPLAN-.

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PROCEDIMIENTOS

9

Devuelve el reporte de programación de metas físicas y financieras para productos y subproductos -POA-, debidamente autorizado.

Recibe y envía el reporte de programación de metas físicas y financieras para productos y subproductos -POA-, a la SEGEPLAN.

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PROCEDIMIENTOS

Reporte de Programación de Metas Físicas y Financieras para Productos y Subproductos -POA-

Unidad de Planificación Órganos Técnicos y Dirección

Administrativa Financiera Dirección Ejecutiva

2

3 Inicio

1

4

5

Fin

8

6

7

9

10

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PROCEDIMIENTOS

1. Unidad Administrativa: Unidad de Planificación 2.

Título del Procedimiento:

Autorización de Manuales Administrativos

3. Objetivo del Procedimiento:

Autorizar los manuales administrativos de la Comisión.

4. Normas del Procedimiento:

II.

Normas establecidas por la Contraloría General de Cuentas -CGC-.

No. DE PASO

ACTIVIDAD Direcciones y/o Unidades de

la Comisión

Director 1 Elaboran el respectivo manual administrativo.

Direcciones y/o Unidades de la Comisión

Director 2 Envían el manual para su respectiva revisión y aprobación.

Unidad de Planificación Técnico de Dirección 3 Recibe el manual administrativo.

Unidad de Planificación Técnico de Dirección 4 Revisa, analiza el manual administrativo y elabora dictamen técnico.

Envía el manual a la Unidad de Asesoría Jurídica y solicita el dictamen respectivo.

Unidad de Asesoría Jurídica Director 6 Recibe el manual y la solicitud del dictamen.

Unidad de Asesoría Jurídica Director 7 Emiten dictamen y lo envían.

Unidad de Planificación Director 8 Recibe el dictamen solicitado.

Envía el manual con los respectivos dictámenes y solicita emita acuerdo interno de aprobación.

10 Recibe el manual con sus respectivos dictámenes.

11 Analiza y elabora el acuerdo interno de aprobación del manual.

12 Envía el manual con el respectivo acuerdo de aprobación.

Unidad de Planificación Técnico de Dirección 13 Recibe el manual con el respectivo acuerdo interno de aprobación.

Envía a todas las Direcciones y Unidades de la Comisión, el manual aprobado para su conocimiento y efectos.

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PROCEDIMIENTOS

Autorización de Manuales Administrativos

Direcciones y/o Unidades

de la Comisión

Unidad de Planificación Unidad de Asesoría Dirección Ejecutiva Jurídica

Inicio

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Fin

(23)

PROCEDIMIENTOS

VIII. SIMBOLOGIA

Terminal Indica dónde comienza y dónde

termina el proceso

Tarea Indica una acción simple o

actividad a desarrollar

Documento Indica la presencia de un

documento

Decisión Generalmente, en los procesos hay

que tomar decisiones. Del símbolo salen dos flechas, SÍ/NO,

Bueno/Malo,

Conector Indica la dirección del flujo del proceso

Continuidad entre

páginas Indica que el proceso continúa (en

otra página).

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PROCEDIMIENTOS

IX. GLOSARIO

• Anteproyecto de Presupuesto: es la proyección o estimación de los ingresos y gastos al nivel de desagregación utilizado en la formulación del Presupuesto General de la Nación, para una determinada vigencia fiscal.

• Contraloría General de Cuentas: es una institución técnica descentralizada, con funciones fiscalizadoras de los ingresos, egresos y en general de todo interés hacendario de los Organismos del Estado, los municipios, entidades descentralizadas y autónomas, así como de cualquier persona que reciba fondos del Estado o que haga colectas públicas.

• Manual Administrativo: son instrumentos que proporcionan medios de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente información de una institución tales como los antecedentes, legislación, estructura organizacional, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, entre otros.

• Ministerio de Finanzas Públicas: es el Ministerio encargado de dirigir las finanzas de Guatemala, por lo cual le corresponde cumplir y hacer cumplir todo lo relativo al régimen jurídico hacendario del Estado, incluyendo la recaudación y administración de los ingresos fiscales, la gestión de financiamiento interno y externo, la ejecución presupuestaria y el registro y control de los bienes que constituyen el patrimonio del Estado.

.

• Plan Estratégico Institucional: es un instrumento fundamental en la Gestión Institucional y constituye el documento de trabajo en el que se concreta y se define de manera concreta y específica el direccionamiento estratégico cuyo logro se contribuye con el proceso de diseño e implementación de planes.

• Plan Operativo Anual: es una herramienta para obtener un plan estructurado de actividades sobre la ejecución de la estrategia de la institución en el período de un año.

• Plan Operativo Multianual: es una herramienta para obtener un plan estructurado de actividades sobre la ejecución de la estrategia de la institución en el período de años establecidos.

• SIGEPLAN: es el "ente planificador del Estado" tiene como responsabilidad

coadyuvar, facilitar, asesorar y coordinar con otros actores el proceso de

planificación.

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PROCEDIMIENTOS

• SIPLAN: es el sistema de información que cuenta con su respectiva

plataforma informática que permitirá a la administración Pública sistematizar,

dar orientación y seguimiento a la gestión de los servicios públicos por medio

de sus componentes, herramientas y procedimientos, con el fin de lograr el

cumplimiento de los Resultados Estratégicos de Gobierno así como de los

Resultados Institucionales definidos en los planes de largo, mediano y corto

plazo.

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PROCEDIMIENTOS

ANEXO:

Acuerdo Gubernativo Número 45-2020 de fecha 20 de marzo de 2020.

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PROCEDIMIENTOS

Acuerdo Interno No. 035-2020 de la Comisión

(28)

PROCEDIMIENTOS

(29)

PROCEDIMIENTOS