Elaboración del manual de funciones por competencias como estrategia de mejoramiento de los procesos administrativos de la empresa “AIS S A S ”

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(1)ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS COMO ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA “AIS S.A.S.”. DANIELA BONILLA ARANDA LINA MARÍA MARTÍNEZ HORTÚA LILIANA ANDREA VARGAS GODOY. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL NEIVA 2018.

(2) ELABORACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS COMO ESTRATEGIA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA “AIS S.A.S.”. DANIELA BONILLA ARANDA LINA MARÍA MARTÍNEZ HORTÚA LILIANA ANDREA VARGAS GODOY. Informe final de seminario de profundización presentado como requisito para optar al título de Ingeniero Industrial. Asesor: Ingeniero Carlos Wilmer Oviedo Córdoba. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍAS PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL NEIVA 2018.

(3) Nota de aceptación:. Firma del presidente del jurado. Firma del jurado. Firma del jurado. Neiva, 12 de octubre de 2018 3.

(4) DEDICATORIA. En primer lugar, dar infinitas gracias a Dios, por permitirnos llegar hasta este momento especial de nuestras vidas, por estar en cada paso que damos, por fortalecer nuestras mentes y por haber puesto en nuestro camino a todas esas personas que han sido un soporte y compañía durante nuestra formación como profesionales.. A nuestros padres, por ser el pilar fundamental en nuestra educación, tanto en la formación académica y como personas, por la confianza y el apoyo brindado durante este periodo de estudio. Todo este trabajo ha sido posible gracias a ellos, dedicado a nuestros padres.. 4.

(5) AGRADECIMIENTOS. Especialmente a Dios por darnos la sabiduría y fuerza para poder culminar con éxito esta etapa de nuestras vidas.. A nuestros maestros y asesores del trabajo de grado, por su paciencia, comprensión, guía, entrega y valiosos consejos a lo largo de este proceso de desarrollo del trabajo.. A la Universidad Cooperativa de Colombia, la cual abrió sus puertas, preparándonos para un futuro competitivo y formándonos como personas de bien, agradecer especialmente a los docentes del programa de ingeniería industrial por todos los conocimientos empleados durante los 5 años de enseñanza.. Y a todas aquellas personas que han sido parte de la culminación de este trabajo de grado.. 5.

(6) CONTENIDO. pág.. INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 15. 1. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................. 17. 2. OBJETIVOS .................................................................................................... 18. 2.1. OBJETIVO GENERAL .................................................................................. 18. 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................... 18. 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................ 19. 3.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA................................................................. 19. 3.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................... 20. 4. MARCO TEÓRICO.......................................................................................... 21. 4.1. MARCO HISTÓRICO .................................................................................... 21. 4.2. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................... 22. 4.2.1 Estructura organizacional ............................................................................ 22 4.2.2 Organización ............................................................................................... 23 4.2.3 División del trabajo ...................................................................................... 23 4.2.4 Jerarquización ............................................................................................. 23 4.2.5 Definición de cargo ..................................................................................... 23 4.2.6 Descripción de cargos ................................................................................. 24. 6.

(7) 4.2.7 Análisis de cargos ....................................................................................... 24 4.2.8 Estructura del análisis de cargos ................................................................ 24 4.2.9 Modelos teóricos de descripción de cargos ................................................ 24 4.2.10 Definición de manual ................................................................................... 25 4.2.11 Entrevista personal ..................................................................................... 25 4.2.12 Tipos de entrevistas .................................................................................... 25 4.3. MARCO LEGAL ............................................................................................ 26. 4.3.1 Norma ISO 9001:2015 ................................................................................ 27 4.3.2 Decreto 1072 de 2015 ................................................................................. 27 4.3.3 Ley 55 de 1993 ........................................................................................... 27 4.4. MARCO CONTEXTUAL ................................................................................ 27. 5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .............................................................. 29. 6. DISEÑO METODOLÓGICO ............................................................................ 30. 7. DESARROLLO DEL TRABAJO ..................................................................... 31. 7.1. RESEÑA HISTÓRICA ................................................................................... 31. 7.2. INFORMACIÓN BÁSICA DE LA EMPRESA ................................................. 31. 7.3. MISIÓN ......................................................................................................... 32. 7.4. VISIÓN .......................................................................................................... 32. 7.5. POLÍTICA ...................................................................................................... 32. 7.6. VALORES CORPORATIVOS........................................................................ 33. 7.7. CLIMA ORGANIZACIONAL .......................................................................... 33 7.

(8) 7.7.1 Encuesta de análisis de clima organizacional ............................................. 34 7.8. ORGANIGRAMA PROPUESTO.................................................................... 37. 7.9. PERFILES DE CARGOS .............................................................................. 40. 8. CONCLUSIONES............................................................................................ 95. 9. RECOMENDACIONES ................................................................................... 96. BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 97. ANEXOS ................................................................................................................ 98. 8.

(9) LISTA DE TABLAS. pág.. Tabla 1. Cronograma de actividades ................................................................... 29 Tabla 2. Resultado de encuestas ........................................................................ 35 Tabla 3. Cargos elegidos para el manual de funciones ....................................... 40 Tabla 4. Perfil de cargo del Director general ....................................................... 41 Tabla 5. Perfil de cargo del Gerente administrativo ............................................. 44 Tabla 6. Perfil de cargo del Coordinador de producción...................................... 48 Tabla 7. Perfil de cargo del Operario de producción ........................................... 51 Tabla 8. Perfil de cargo del Coordinador de calidad ............................................ 54 Tabla 9. Perfil de cargo del Coordinador de compras e inventario ...................... 57 Tabla 10.. Perfil de cargo del Asesor comercial .................................................. 60. Tabla 11.. Perfil de cargo del Auxiliar de ventas ................................................. 63. Tabla 12.. Perfil de cargo del Coordinador operativo (Nacional) ......................... 66. Tabla 13.. Perfil de cargo del Auxiliar de lavandería ........................................... 70. Tabla 14.. Perfil de cargo del Conductor ............................................................. 73. Tabla 15.. Perfil de cargo del Coordinador operativo (Neiva).............................. 76. Tabla 16.. Perfil de cargo del Auxiliar de aseo, limpieza y desinfección ............. 79. Tabla 17.. Perfil de cargo del Contador ............................................................... 82. Tabla 18.. Perfil de cargo del Auxiliar contable ................................................... 85. Tabla 19.. Perfil de cargo del Coordinador SG-SST ........................................... 88. 9.

(10) Tabla 20.. Perfil de cargo del Coordinador de talento humano ........................... 92. 10.

(11) LISTA DE FIGURAS. pág.. Figura 1.. Resultado de encuestas ..................................................................... 36. Figura 2.. Organigrama propuesto ..................................................................... 39. 11.

(12) LISTA DE ANEXOS. pág.. Anexo A.. Entrevistas de análisis de cargos por competencias .......................... 99. Anexo B.. Formato de análisis de competencias .............................................. 114. Anexo C.. Resultado de análisis de competencias ........................................... 115. Anexo D.. Autorización para la elaboración del manual de funciones .............. 118. Anexo E.. Carta de aceptación ......................................................................... 119. Anexo F.. Certificación de asistencia ................................................................ 120. 12.

(13) GLOSARIO. ANÁLISIS DE CARGO: es un procedimiento que forma parte de las tareas administrativas de una empresa y que consiste en la determinación de las responsabilidades y obligaciones de las posiciones laborales. CARGO: es la responsabilidad que tiene una persona, la cual incluye el cuidado de un bien material, la supervisión de un proyecto o la protección de un ser vivo, entre otras posibilidades. COMPETENCIAS: son aquellas condiciones que debe de poseer un individuo para el desempeño eficaz y eficiente en un determinado contexto laboral, además de los conocimientos básicos y la experiencia. CONDICIONES AMBIENTALES: son aquellas condiciones presentes en el entorno de obtención del producto o de prestación del servicio que más beneficien su consecución óptima o sean más adecuados para el logro de la satisfacción del cliente a la hora de llevar a cabo la prestación del servicio. DEPENDENCIA: dependencia es aquella oficina que depende de otra que ostenta una mayor entidad o importancia. EDUCACIÓN: corresponde al nivel de escolaridad y la especificidad requerida para desempeñar el cargo. EXPERIENCIA LABORAL: se refiere al tiempo laborado requerido con el fin de demostrar experticia general y/o especifica requerida para el buen desempeño. FORMACIÓN: es el proceso y el efecto de formar o formase profesionalmente. HABILIDADES: es la facilidad, aptitud y rapidez para llevar a cabo cualquier tarea o actividad. Por lo tanto, una persona hábil, es aquella que obtiene éxito gracias a su destreza; quién ha desarrollado habilidad, ha adquirido una metodología, técnicas específicas y práctica en su área de trabajo. IDENTIFICACIÓN: es la acción y el efecto de identificar o identificarse. O sea, es el acto de dar a conocer o probar que una persona o ente en específico es la misma que se buscar. JEFE INMEDIATO: hace referencia al cargo de la persona responsable del área (Supervisor, Coordinador, Jefe de Producción, entre otros). MANUAL DE FUNCIONES: es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus 13.

(14) actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión. PROPÓSITO: es la intención o el ánimo por el que se realiza o se deja de realizar una acción. Se trata del objetivo que se pretende alcanzar. Este término indica la finalidad, la meta de una acción o de un objeto. RESPONSABILIDADES: es un valor que está en la conciencia de la persona, que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano de lo moral. RIESGOS LABORALES: es la posibilidad de que un trabajador sufra una enfermedad laboral o un accidente laboral. TOMA DE DECISIONES: es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre diferentes opciones o formas posibles para resolver diferentes situaciones en la vida en diferentes contextos: empresarial, laboral, económico, familiar, personal, social, etc. (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración).. 14.

(15) INTRODUCCIÓN. Hoy en día las nuevas tendencias demográficas, sociales, económicas y tecnológicas obligan a todas las empresas a tener cambios en su competitividad y productividad, haciendo que el empleado realice funciones nuevas a las que habitualmente han venido trabajando y más aún cuando el empleado lleva varios años en el mismo desempeño laboral. Es así que, al cambiar ese ritmo de trabajo por uno más desarrollado surge una serie de funciones las cuales se ven afectadas por el desconocimiento de la línea de autoridad, de los objetivos del área o departamento y las funciones y responsabilidades que se deben cumplir en el puesto de trabajo.. En la región se ven pocos cambios en la productividad ya que se manejaba mucho trabajo operativo lo cual hace que el trabajo sea rutinario y poco competitivo, por esto es necesario que la organización valore el talento humano que tiene y establezca un manual de funciones por competencias, lo cual hará que el personal tenga claridad en sus funciones y se evalué las habilidades de cada empleado en el puesto de trabajo.. Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S., AIS S.A.S., es una empresa de prestación de servicios cuyo objeto social se orienta a prestar asistencia profesional mediante asesorías, ingeniería aplicada, prestación de servicios de aseo, limpieza y desinfección; además elabora y comercializa productos de higiene doméstica y de higiene personal, los cuales fabrica en su planta de producción ubicada en el municipio de Palermo, en la cual se utilizan altos estándares de calidad, seguridad y salud en el trabajo. Los procesos que allí se desarrollan están ligados con la preservación del medio ambiente. Esta empresa genera hoy en día más de 200 empleos directos y más de 50 indirectos, apoyados en una red de distribución de 8 puntos de venta a nivel regional y nacional.. La empresa ha tenido un crecimiento muy importante en los últimos 5 años en la región, generando nuevos puestos de trabajo tanto administrativos como operativos para cubrir la demanda y así cumplir con las metas proyectadas, por tales razones se hace necesario realizar un manual de funciones para cada puesto de trabajo, donde se determinen las habilidades y competencias que debe tener el empleado para poder establecer las nuevas funciones y responsabilidades, aumentando la productividad y la calidad que con eficiencia y eficacia generan mayores márgenes de utilidad.. 15.

(16) En el presente trabajo se evidenciará las competencias y responsabilidades de cada puesto de trabajo, determinadas por una serie de herramientas, permitiendo crear un perfil de cargo idóneo en donde el objetivo de la empresa se cumpla de manera más concreta, permitiendo que el personal tenga claridad y en su caso un buen clima laboral, lo que generará que la organización aumente su nivel de desempeño y pueda crecer dentro y fuera de la región. Además, se determinarán actividades para mejorar el ambiente laboral, creando un equipo de trabajo sólido y comprometido con sus metas y funciones delegadas.. 16.

(17) 1. JUSTIFICACIÓN. El cambio acelerado que a diario se ve en la industria, en las empresas y en la tecnología, permite que el hombre desarrolle competencias, las cuales estén ligadas a buscar mejores formas de producción, donde se enfoque en brindar nuevas oportunidades en los diferentes sectores de la región, fomentando así la innovación y la competitividad.. Con la apertura de nuevos mercados en regiones diferentes, las empresas han venido generando más empleo, con mejores condiciones de trabajo, algunas mucho mejores que otras. Es por esto, que se debe hacer más énfasis en el mejoramiento en el área de recursos humanos de cada empresa, donde se empleen practicas organizacionales, las cuales identifiquen funciones que son de vital importancia en una compañía, empleando reformas en su ciclo productivo y así eleve los niveles de rendimiento.. Es evidente que, ante un buen departamento de recursos humanos, las empresas hacen que su producción y su economía mejore, ya que mantiene un buen clima laboral, dando un nivel alto de importancia a sus empleados, generando así confianza y empoderamiento de sus funciones, lo cual permita que el foco del objetivo principal de cada empresa no se pierda y así genere un trabajo eficaz y eficiente, dando un valor agregado, la cual diferencie dentro de las demás compañías del sector, permitiendo así que la organización abra nuevos mercados en departamentos diferentes, para que de esta forma se fomente la generación de la industria.. Es así, que la finalidad del manual de cargos, permitirá a la empresa AIS S.A.S. tener un mayor orden en cuanto a las funciones de cada puesto de trabajo que se deben realizar, haciendo que cada empleado conozca cuáles son sus responsabilidades generales y específicas obteniendo así una buena productividad, ya que se eliminaran los tiempos muertos en las actividades en donde había confusión tales como saber quién debe hacer la tarea o quien no debe hacerla, y al mismo tiempo generando un buen clima laboral y un orden jerárquico dentro de la empresa.. 17.

(18) 2. 2.1. OBJETIVOS. OBJETIVO GENERAL. Elaborar un manual de funciones que permita identificar y organizar las competencias laborales requeridas para los cargos en la empresa Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S.. 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. o Actualizar la estructura organizacional y organigrama de la empresa Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S. para ajustarlos a las necesidades actuales, a sus niveles de jerarquía y autoridad. o Realizar el levantamiento de la información a través de entrevistas y trabajo de campo, para hacer la revisión documental de las dependencias, competencias y responsabilidades propias de cada cargo. o Elaborar el manual de funciones de la empresa Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S. con toda la información recopilada a través de las fichas de trabajo y entrevistas, para contribuir al desarrollo organizacional de la empresa.. 18.

(19) 3. 3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA. Con en el avance de la industria unido con el crecimiento de la región, se hace evidente que las organizaciones van aumentando el número de empleados, creando así confusión acerca de sus funciones generando un bajo desempeño en su puesto de trabajo.. En muchas empresas, sobre todo en las medianas o pequeñas, se evidencia la falta de un manual de cargos, el cual este valorado por las competencias que debe tener el cargo como tal, es por esto que muchos empleados no tengan claridad en sus actividades o responsabilidades que deben tener, generando así un conflicto en cuanto a la toma de responsabilidades y decisiones dentro de la organización, creando así un mal clima laboral y de paso generando una baja en la productividad y rendimiento de la empresa.. Es por esto, que dentro de una empresa sin importar el tamaño, se hace necesario el mantener un área de recursos humanos, donde se realicen acciones que incidan en el buen trato del personal de la empresa tanto administrativo como operativo, asignando las funciones que correspondan al cargo, las cuales tendrán una serie de requisitos para poder tomar el puesto de trabajo asignado, y así crear un orden dentro de la organización, dejando como resultado un nivel de éxito, dado que cada empleado conoce las funciones, responsabilidades, la línea de autoridad y mando del área donde se desempeñe la labor.. Es importante, que la empresa tenga claros los objetivos y metas que pretende alcanzar, pero también es importante darlos a conocer su personal al momento de hacer la selección de personal, también deben ser capacitados para crear éxito, donde se identifiquen en cada proceso de selección las competencias idóneas para que el cargo genere productividad, haciendo que el empleado sienta pertenencia hacia la empresa, se empodere de su cargo, creando nuevas estrategias, ideas para cambio y sobre todo teniendo la oportunidad de un mayor avance dentro de la organización, es decir, que al generar nuevas estrategias ya sea en su puesto de trabajo o en el área como tal, hace que sea más importante, porque es el empleado quien ve las necesidades y sobre todo, sabe de qué forma puede ayudar a que la empresa tome un mejor punto en rendimiento, generando así más oportunidades de empleo y expansión en la zona.. 19.

(20) A diario se ve muchas inconsistencias en cuanto a la contratación de personal que no es apto para el cargo, ya sea por intereses afines con la empresa, como familiares y amigos dentro de la empresa, generando así una baja en la productividad o simplemente hacer un gasto en el proceso de selección debido a que el empleado ve que no cuenta con las habilidades o requisitos para ocupar el cargo y da paso a su renuncia, dejando como resultado perdidas económicas y no dar la posibilidad a otra persona que en si cuente con las competencias, la cuales permitan desempeñarse de forma correcta en el cargo.. Es por esto que la empresa Asesorías e Ingeniera Servicios y Suministros S.A.S., ve la necesidad de implementar un manual de cargos, donde se identifique las competencias y requisitos necesarios para cada puesto y área de trabajo, las cuales mejoren la productividad dejando así un buen perfil de cargo el cual pueda aplicarse a nivel nacional, donde cada empleado tenga clara sus funciones, a quien dirigirse en caso de algún reclamo o simplemente saber de quién debe recibir orden directa, por lo cual la estructura organizacional mantenga su orden y no se presenten conflictos o malos entendidos en cuanto a responsabilidades en sus actividades diarias, dejando como resultado en la empresa la expansión de su mercado y adquiera más empleados, convirtiéndose en una empresa competitiva y solidaria con la región donde se encuentre ubicada.. 3.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. ¿De qué manera la empresa Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S. podría identificar los cargos para seleccionar la persona adecuada para cada puesto de trabajo?. 20.

(21) 4. 4.1. MARCO TEÓRICO. MARCO HISTÓRICO. La evolución de las empresas hace que los diferentes departamentos que la componen obligatoriamente cambien de una manera periódica; estas transformaciones que se originan producto de tecnologías de avanzada tienden a modificar la forma de tratar y capacitar el personal. El comportamiento del personal de una empresa cambia la manera de administrar los recursos internos al manejar características cambiantes diferentes las cuales por ley y producto del clima y la cultura organizacional afecta la vida diaria de las personas de la organización en la cual se desempeña en su trabajo. Por consiguiente, se afirma que “la empresa, en parte, hace que los hombres sean como son” 1 al permanecer casi la tercera parte de su existencia inmersos en su célula profesional quedando inevitablemente por el estilo que le es impuesto en su lugar de trabajo. A inicios del siglo XX y con el inicio de la evolución industrial2, se puede encontrar que el talento humano no se consideraba precisamente talento, más bien se tomaba el personal como una maquina pasiva la cual se explotaba al máximo de su capacidad llegando a llevar al ser humano a condiciones extremas de esclavitud empresarial. De esta manera se ubica Weber y su burocracia 3 en la que exponía una jerarquía administrativa precisa y no se contrataba sin la calificación profesional demostrada, la remuneración de dinero era fija y permanente sin alguna motivación para que el empleado realizara bien sus actividades laborales y para complementar este era vigilado siempre.. La alta dirección poseía la única y la última palabra excluyendo a los subordinados que se limitaban a realzar la mano de obra siendo considerados recursos de producción como cualquier máquina o equipo. En resumen, la administración de personas se denominó relaciones industriales sin tener presente el aspecto humano.. En los años 50 empieza a evolucionar el concepto de ver al humano como una maquina productora de movimientos repetitivos y antiguos, aunque en esta época todavía no se le da el valor que tiene los colaboradores de una organización, la 1. GROS, André. El Hombre y la Empresa. El Hombre y la Empresa en un Mundo en Evolución. CHIAVENATO, Idalberto. Administración de Recursos Humanos. El Capital Humano de las Organizaciones. Novena edición. 3 LUCAS MARÍN, Antonio. Teorías de la Organización y Comunicación. 2. 21.

(22) legislación laboral vigente en ese entonces era la guía para que los dueños del personal tratasen a sus subordinados. El gran avance en este año se consideró que no solo se trataba de aminorar los conflictos internos que surgían en las compañías, sino que intentaban por medio de leyes administrar el personal, aunque no dejaba de ser una manera antigua porque intervenían mas no imponían políticas éticas de administrar el personal.. En la época de los 60, la administración de recursos humanos sufre una de las mayores transformaciones debido a que los desafíos organizacionales crecían de una manera lenta y las empresas solo contaban con su capital humano para enfrentarlos. Es entonces cuando se empieza a dar participación a la máquina humana sumergida en la industria y se empieza a llevar a las oficinas donde se tomaban las decisiones que guiarían la organización. En la década de los 70, apareció el concepto de recurso humano donde básicamente se administraba al personal de una manera estandarizada y formalizada dándole la importancia que se merecían, pero no se perdía la forma extraordinaria de administrar. La era de la industrialización neoclásica4 que va hasta los años 90 se caracterizó por cambios rápidos y poco predecibles en los cuales uno de esos cambios en las empresas fue invalidar el modelo burocrático y extraordinario en los organigramas probando innovación y adaptación generando flexibilidad corporativa y pasando a un esquema horizontal de departamentalización dando como resultado mayor importancia a cada uno de los miembros de una organización.. 4.2. MARCO CONCEPTUAL. 4.2.1 Estructura organizacional La estructura organizacional es un marco que preparan los gerentes para dividir y coordinar las actividades de los miembros de una organización5. Una estructura organizacional define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos6.. 4. Ibíd. (2). STONER, JAMES A. FREMAN, R. Edward, GILBERT, Daniel R. Administración. 6 Ed. México: Prectice-Hall Hispanoamericana, 1996. 688 p. 6 ROBBINS, Stephen P. COULTER, Mery. Administración. 6 Ed. México: Pearson Education, 2000. 645 p. 5. 22.

(23) 4.2.2 Organización La organización administrativa que agrupa las actividades necesarias para realizar lo planeado. Las organizaciones son muy variables, según el grado de su estructuración puede ser formal e informal. La organización formal, es la que aparece trazada en los diagramas de organización. Es la estructura formalmente establecida por los administradores, quienes definen las tareas que deben ser ejecutadas y asignan responsabilidades para su ejecución. Una organización informal es aquella que emerge espontánea entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal, a partir de las relaciones humanas establecidas al desempeñarse en sus cargos7.. 4.2.3 División del trabajo La división del trabajo es descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de la tarea en general8.. 4.2.4 Jerarquización Jerarquizar es una manera de clasificar las cosas, de estereotiparlas, con el fin de manejarlas con mayor facilidad. Cuanto más se utilice la Jerarquización en el proceso decisorio, serán menos las alternativas de solución diferentes9.. 4.2.5 Definición de cargo Según Chruden y Sherman citado por Chiavenato definen un cargo como una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que lo desempeña, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organización10.. 7. Ibíd. (5). Ibíd. (5). 9 Ibíd. (5). 10 CHIAVENATO, Adalberto. Gestión del Talento Humano: El Nuevo Papel de los Recursos Humanos en las Organizaciones. Bogotá: McGraw-Hill interamericana. 2002. 475 p. 8. 23.

(24) 4.2.6 Descripción de cargos Según Chiavenato la descripción del cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (como lo hace), los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y responsabilidades que comprende11.. 4.2.7 Análisis de cargos Chiavenato define el análisis de cargos como el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. El análisis estudia y determina los requisitos calificativos, las responsabilidades que le atañan y las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeño12.. 4.2.8 Estructura del análisis de cargos La estructura del análisis de cargos se refiere a cuatro aspectos o factores de especificaciones, que comprenden: a) Requisitos intelectuales que debe poseer el empleado para desempeñar el cargo de manera adecuada. b) Requisitos físicos, se refieren al esfuerzo físico y mental que necesita el empleado. c) Responsabilidades implícitas, tienen que ver con las responsabilidades por la supervisión de subordinados, material, herramientas o equipos que utilizan. d) Condiciones de trabajo, se refieren a las condiciones ambientales y riesgos a los que se expone el empleado que puedan condicionar su productividad y rendimiento en sus funciones.. 4.2.9 Modelos teóricos de descripción de cargos Según Chiavenato la descripción y análisis de cargos abarca los siguientes aspectos13: o Intrínsecos: Nombre del cargo, posición del cargo en el organigrama (nivel del cargo, subordinación, supervisión y comunicaciones colaterales) y contenido del. 11. Ibíd. (5). Ibíd. (5). 13 Ibíd. (5). 12. 24.

(25) cargo (tareas o funciones diarias, esporádicas).. semanales, mensuales anuales. y. o Extrínsecos: Requisitos intelectuales (instrucción básica, experiencia, iniciativa y aptitudes necesarias), requisitos físicos (esfuerzo físico, concentración y constitución física), responsabilidades implícitas por supervisión de personal, materiales y equipos, métodos y procesos, dinero, títulos, valores o documentos, información confidencial y seguridad de terceros y condiciones de trabajo (ambiente de trabajo y riesgos inherentes).. 4.2.10 Definición de manual Un manual de cargos es aquel que expone con detalle la descripción de los cargos y la relación existente entre ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los integrantes de la empresa.. 4.2.11 Entrevista personal La entrevista es un paso más, y a menudo el último y más importante, dentro de un proceso de selección. Es un diálogo con preguntas y respuestas sobre temas profesionales, formativos y personales, en el cual tanto la persona entrevistadora como la entrevistada intentan resolver sus dudas. Durante la entrevista tiene que tener en cuenta las cosas que se dicen verbalmente sin olvidar los detalles que se transmiten con la actitud y la forma de comportarse.. 4.2.12 Tipos de entrevistas Las entrevistas como es de conocimiento, se llevan a cabo entre uno o varios representantes de la organización, y el candidato o postulante a la plaza de concurso. Se reitera la recomendación que esta etapa, por ser subjetiva y cualitativa que se haga a través de una comisión.. Las preguntas que formulen la comisión o jurado, pueden ser estructuradas, no estructuradas, mixtas, de solución de problemas o de provocación de tensión. En la práctica la estructura mixta es la más empleada, aunque cada una de las otras desempeña una función importante.. 25.

(26) 4.2.12.1. Entrevistas no estructuradas. Permite que la comisión formule preguntas no previstas durante la conversación. Los entrevistadores inquieren sobre diferentes temas a medida que se presentan, en forma de una práctica común. Lo que es grave, en este tipo de entrevista, es que pueden pasarse por alto determinadas áreas de aptitud, conocimiento o experiencia del postulante.. 4.2.12.2. Entrevistas estructuradas. Las entrevistas estructuradas se basan en un marco de preguntas predeterminadas. Las preguntas se establecen antes de que inicie la entrevista y todo postulante debe responderla. Este enfoque mejora la contabilidad de la entrevista, pero no permite que el jurado explore las respuestas interesantes o poco comunes. Por eso la impresión de entrevistado y entrevistadores es la de estar sometidos a un proceso sumamente mecánico. Es posible incluso que muchos postulantes se sientan desalentados al participar en este tipo de proceso.. 4.2.12.3. Entrevistas mixtas. En la práctica, los entrevistadores despliegan una estrategia mixta, con preguntas estructurales y con preguntas no estructurales. La parte estructural proporciona una base informativa que permite las comparaciones entre postulantes. La parte no estructurada añade interés al proceso y permite un conocimiento inicial de las características específicas del concursante.. 4.2.12.4. Entrevista de solución de problemas. Se centra en un asunto que se espera que sea resuelta por el postulante. Frecuentemente se trata de soluciones interpersonales hipotéticas, que se presentan al candidato para que explique cómo las enfrentaría.. 4.3. MARCO LEGAL. La reglamentación a la cual se acoge el sector empresarial con respecto al manejo de su personal, son las estipuladas en los siguientes reglamentos.. 26.

(27) 4.3.1 Norma ISO 9001:2015 Requiere que la alta dirección asigne, capacite, forme, comunique, defina y analice la competencia de los recursos con la finalidad de asegurar la calidad en los procesos. Para asegurar que la organización pueda cumplir consistentemente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe proporcionar las personas necesarias para el funcionamiento eficaz del sistema de gestión de calidad, incluyendo el funcionamiento de los procesos necesarios.. 4.3.2 Decreto 1072 de 2015 El decreto 1072 de 2015 compila todas las normas que reglamentan el trabajo y que antes estaban dispersas. Desde el momento de su expedición, el decreto 1072 se convirtió en la única fuente para consultar las normas reglamentarias del trabajo en Colombia.. 4.3.3 Ley 55 de 1993 o Artículo 1: El presente Convenio se aplica a todas las ramas de actividad económica en las que se utilizan productos químicos. o Artículo 10: Identificación. 1) Los empleadores deberán asegurarse de que todos los productos químicos utilizados en el trabajo están etiquetados o marcados con arreglo a lo previsto en el artículo 7 y de que las fichas de datos de seguridad han sido proporcionadas según se prevé en el artículo 8 y son puestas a disposición de los trabajadores y de sus representantes. 2) Cuando los empleadores reciban productos químicos que no hayan sido etiquetados o marcados con arreglo a lo previsto en el artículo 7 o para los cuales no se hayan proporcionado fichas de datos de seguridad según se prevé en el artículo 8, deberán obtener la información pertinente del proveedor o de otras fuentes de información razonablemente disponibles, y no deberán utilizar los productos químicos antes de disponer de dicha información.. 4.4. MARCO CONTEXTUAL. La empresa Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S., se encuentra ubicada en la dirección km 2 vía Palermo – Huila en el parque industrial bodega G6, cuenta con una trayectoria de más de ocho años en el medio de la prestación de servicios de asistencia profesional en asesorías, ingeniería, servicios de aseo, limpieza y desinfección; así mismo elabora y comercializa productos de higiene 27.

(28) doméstica y absorbente de higiene personal, con altos estándares de calidad, seguridad y salud en el trabajo, comprometidos con el medio ambiente.. La empresa cuenta con un valor agregado el cual es ofrecer productos amigables al medio ambiente brindando paquetes completos de servicios en el que se encontraba el personal que realizaba las labores de aseo e insumos con contratos en la ciudad de Neiva y de igual manera en Pitalito e Ibagué.. 28.

(29) 5. Tabla 1.. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. Cronograma de actividades. Elaboró: Autores del trabajo.. 29.

(30) 6. DISEÑO METODOLÓGICO. Se utilizó una combinación de la investigación analítica con la descriptiva, por cuanto se pudo determinar el problema de manera específica, mostrando sus principales características. Para realizar este análisis se cumplió el siguiente proceso: o Se realizó una entrevista a los funcionarios de la empresa Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S. donde se recopiló toda la información necesaria para diseñar el manual de cargos por competencias (ver Anexo A). También los funcionarios calificaron en una escala del 1 al 10 una serie de competencias suministradas para medir el nivel de importancia de la competencia en el cargo (ver Anexos B y C). o Luego se examinó toda la información recopilada y se complementó con la observación de campo. o Una vez examinada la información se procedió a verificarla con los jefes de cada dependencia y se hizo el análisis de la misma. o Después de analizada y valorada toda la información, se procedió al diseño de los perfiles de cargos para algunos funcionarios de la empresa Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S., dando como resultado el manual de funciones por competencias.. 30.

(31) 7. 7.1. DESARROLLO DEL TRABAJO. RESEÑA HISTÓRICA. AIS S.A.S. inicia actividades el día 17 de febrero de 2010, con su propietaria Angélica María Perdomo Álvarez y la política principal de generar empleo que no sean por cooperativas, impactando los costos de los contratos laborales, iniciando labores en la dirección avenida La Toma con carrera 7 y con solo 3 personas en el área administrativa, entre ellos la Gerente General, la Contadora y una Ingeniera Ambiental.. La empresa cuenta con un valor agregado el cual es ofrecer productos amigables al medio ambiente brindando paquetes completos de servicio en el que se encontraba el personal que realizaba las labores de aseo e insumos con contratos en la ciudad de Neiva y unos años más tarde ampliando su campo de acción y consolidándose en Neiva, Ibagué y Pitalito.. Hoy en día ejercen su función desde las oficinas principales ubicadas en la dirección km 2 vía Palermo – Huila en el parque industrial bodega G6 contando con más 200 empleados y ofreciendo asistencia en servicios y productos de alta calidad.. 7.2. INFORMACIÓN BÁSICA DE LA EMPRESA. o Razón social: Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S. o Nit.: 900.341.495-1. o Actividad económica: Prestación de servicios de aseo y limpieza industrial, elaboración y comercialización de productos de higiene doméstica y absorbente de higiene personal. o Clase de riesgo: I, II, III y IV. ARL: Positiva ARL.. 31.

(32) 7.3. MISIÓN. Somos una empresa dedicada a la prestación de servicios de asistencia profesional en asesorías, ingenierías, servicios de aseo, limpieza y desinfección; así mismo elabora y comercializa productos de higiene doméstica y absorbente de higiene personal, con altos estándares de calidad, seguridad y salud en el trabajo, comprometidos con el medio ambiente. La interacción de nuestros recursos: talento humano, maquinaria e insumos son la búsqueda constante del mejoramiento continuo, ofreciendo a nuestros clientes una óptima relación costo – beneficio a fin de generar mayor calidad de vida a la comunidad beneficiaria, progreso económico y conservación del medio ambiente. Fuente: Suministrado por la empresa.. 7.4. VISIÓN. En el 2030, seremos una empresa con alto reconocimiento en el mercado del sector salud, líder en procesos de desinfección de áreas críticas, elaboración y comercialización de productos de higiene doméstica y absorbente de higiene personal, especializada en sectores comerciales, industriales, residenciales, institucionales, hospitalarios, gozando del reconocimiento de las empresas del sector; prevaleciendo el objeto y su política integral. Fuente: Suministrado por la empresa.. 7.5. POLÍTICA. AIS S.A.S. es una empresa especializada en servicios de aseo, limpieza, desinfección y lavandería, así mismo elabora y comercializa productos de higiene doméstica y absorbente de higiene personal satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, velando por la salud de nuestros trabajadores, minimizando riesgos de accidentabilidad y enfermedades laborales, generando condiciones que preserven el medio ambiente logrando así un uso correcto de los recursos empleados para la realización de nuestros productos.. AIS S.A.S. está comprometida con el mejoramiento continuo de los procesos del sistema de gestión integrado cumpliendo la legislación y normatividad vigente aplicable en calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo.. 32.

(33) Para el cumplimiento de nuestra política nos apoyamos del recurso humano competente y capacitado en permanente relación con nuestros proveedores a fin de obtener productos que sirvan de apoyo para mantener el SGI. Fuente: Suministrado por la empresa.. 7.6. VALORES CORPORATIVOS. o Respeto: Escuchamos, entendemos y valoramos a los demás, buscando armonía en las relaciones interpersonales, laborales y comerciales. o Trabajo en equipo: Con el aporte de todos los que intervienen en los diferentes procesos de la organización buscamos el logro de los objetivos organizacionales. o Honestidad: Realizamos todas las operaciones con transparencia y rectitud. o Responsabilidad: Estamos comprometidos en asumir y cumplir nuestros deberes y obligaciones para alcanzar los propósitos de la organización. o Compromiso: Nuestro compromiso es cumplir con las expectativas creadas y las necesidades particulares de servicio y atención de nuestros clientes. La satisfacción de ellos es nuestra principal premisa, pues esta se constituye en nuestro principal activo; además del compromiso con la calidad en todas y cada una de las actividades que comprenden la prestación del servicio. o Confianza: La eficacia y la calidad del servicio son la meta de nuestra labor y la garantía de satisfacción de nuestros clientes. o Seriedad: Somos responsables y coherentes con nuestros actos y servicios brindando lo mejor de sí en nuestra labor. o Innovación: La innovación y la calidad son la clave para el cumplimiento de nuestro compromiso con el progreso, desarrollando soluciones que se anticipen y satisfagan las necesidades de nuestros clientes, con productos y servicios de alto valor.. 7.7. CLIMA ORGANIZACIONAL. El clima organizacional se ha convertido en uno de los objetivos principales de las empresas para obtener equipos de alto rendimiento, positivo y motivador para sus. 33.

(34) empleados, ya que de esto depende que las organizaciones cumplan los objetivos planificados en el tiempo adecuado de manera satisfactoria.. 7.7.1 Encuesta de análisis de clima organizacional En la empresa Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S. se realizó una encuesta con muestra de siete empleados con el fin de identificar las falencias y las necesidades en el lugar de trabajo, lo cual nos permitió hacer un análisis de cómo está el clima organizacional y así poder brindar una propuesta de actividades para crear un mejor ambiente de trabajo. En la siguiente tabla se evidencia el formato de la encuesta realizada con el total de los resultados para los siete encuestados.. 34.

(35) Tabla 2.. Resultado de encuestas PREGUNTAS. 1. Está de acuerdo con el ambiante laboral que se maneja en su área de trabajo 2. Está de acuerdo en la forma en que son delegadas sus funciones por parte de su jefe encargado 3. Se encuetra de acuerdo con la limpieza e higiene que se maneja en la empresa 4. Realizan algún tipo de actividad recreacional durante el mes de trabajo 5. Se brinda algún tipo de incentivo por cumplimiento de meta o por rendimiento. 6. Ha presenciado o estuvo involucrado en algún tipo de conflicto con un compaero (a) de trabajo 7. Idntifica algún tipo de grupo que no este integrado o cause mal clima laboral. 1. 2. 3. Totalmete Parcialmente En de acuerdo de acuerdo desacuerdo. N/A. 3. 3. 1. 0. 5. 2. 0. 0. 6. 1. 0. 0. 1. 1. 5. 0. 2. 3. 2. 0. 2. 3. 2. 0. 4. 3. 0. 0. 8. La empresa valora su trabajo. 4. 3. 0. 0. 9. La empresa paga su salario de forma puntual 10. Considera que falta algún tipo de capacitación 11. Cree que el horario de trabajo esta apto para realizar sus funciones 12. Los turnos que maneja estan bien ubicados y organizados de acuerdo al horario y funciones a realizar 13. Cunado trabajo en equipo se desenvuelve de forma satisfactoria 14. El jefe inmediato tiene en cuenta o le pide opinión para tomar decisiones en su cargo. 4. 3. 0. 0. 3. 4. 0. 0. 6. 1. 0. 0. 6. 0. 1. 0. 5. 2. 0. 0. 7. 0. 0. 0. 6. 1. 0. 0. 15. Recibe de forma oportuna las idicaciones de las activiidades a realizar Elaboró: Autores del trabajo.. 35.

(36) Figura 1.. Resultado de encuestas. Elaboró: Autores del trabajo.. De acuerdo a los resultados, se puede analizar que el mayor problema en cuanto al clima laboral y motivación, es la falta de actividades las cuales generen integración y así baje los niveles de conflicto que se presentan en la empresa por haber grupos de amistades, donde se genera exclusión del que no pertenece al grupo.. La empresa Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S. en el departamento de talento humano de la mano con la psicóloga han demostrado la necesidad de conformar vínculos más cercanos y comunicativos entre los empleados ya que se ha visto reflejado el alejamiento entre ciertos grupos de personas de diferentes dependencias, siendo así, se ha propuesto a la empresa establecer planes de bienestar que refuercen la comunicación entre los empleados y a la vez mejorar el clima organizacional de la empresa, para ello se proponen las siguientes actividades de ayuda:. 7.7.1.1 Programas deportivos Dentro de estos programas deportivos se debe organizar torneos de un deporte en especial que sea del agrado de la mayoría de las personas vinculadas a la. 36.

(37) empresa, para que permita reforzar el compañerismo entre ellos mismos y crear un vínculo de confianza a parte de la laboral.. 7.7.1.2 Programas de comunicación Este programa consiste en entregar a cada uno de los empleados una página de un libro, que contenga especialmente información de comunicación, y pedirle a cada miembro de la empresa que organicen las hojas en orden secuencial de tal modo que cada uno pueda ubicar la página antes y después a la que le fue entregada conversando entre sí. Así al finalizar la actividad, cada una de las páginas debe quedar en el orden correspondiente. En esta actividad se busca construir espacios de interacción que pongan a prueba las competencias y habilidades comunicativas que faciliten la resolución de conflictos y la toma de decisiones.. 7.7.1.3 Programas de recompensa Consiste en formar turnos de trabajo diferentes a los que se tienen actualmente con grupos de empleados de diferentes dependencias de la organización y a los grupos de trabajo que están acostumbrados a trabajar día a día. Esta actividad tiene como finalidad el hacer que los empleados interactúen con todos los demás miembros de la empresa sin importar el nivel de jerarquización que se encuentren, siendo estos empleados bonificados con unas horas de descanso o incluso un día de descanso, de esta manera se sientan motivados a realizar la actividad.. El objetivo de estas actividades no es lúdico ni recreativo, deben tener en cuenta que son unas herramientas organizacionales que sirven para interactuar y buscar de alguna forma la comunicación entre sí.. Teniendo un buen clima laboral es muy beneficioso ya que se aumenta el grado de motivación de los empleados, una cultura de aprendizaje más auténtica, y sobre todo la comunicación efectiva. Pero la ventaja más importante e interesante para la organización es que a través de estas actividades se ayuda a aumentar el rendimiento y la productividad de la empresa.. 7.8. ORGANIGRAMA PROPUESTO. De acuerdo al análisis que se realizó de la jerarquía en la empresa AIS S.A.S., se puede dar mejoría al organigrama, respetando el nivel de importancia que tiene 37.

(38) cada cargo, a quién debe dirigirse o recibir órdenes de funciones propias o externas del cargo, creando así un trabajo organizado y productivo.. Por otro lado, se tuvo en cuenta la junta de accionistas, donde se dejó como el nivel jerárquico más importante que hay dentro de la empresa, así mismo se dio orden a los cargos que son externos pero que son requeridos en la empresa para poder mantener los lineamientos y cumplir así con las normas que rigen las empresas.. 38.

(39) Figura 2.. Organigrama propuesto. Elaboró: Autores del trabajo.. 39.

(40) 7.9. PERFILES DE CARGOS. De acuerdo a los resultados obtenidos sobre el nivel de importancia que le brinda cada empleado al cargo para realizar sus funciones, se pudieron determinar así las competencias que son necesarias para el buen desempeño laboral y así nos permite enfocarlas en cada perfil de cargo que se eligieron para elaborar el manual de funciones.. Se procedió al diseño de los perfiles de cargos para 17 funcionarios de la empresa Asesorías e Ingeniería Servicios y Suministros S.A.S., dando como resultado el manual de funciones por competencias.. Tabla 3.. Cargos elegidos para el manual de funciones No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17. Cargo Director general Gerente administrativo Coordinador de producción Operario de producción Coordinador de calidad Coordinador de compras e inventario Asesor comercial Auxiliar de ventas Coordinador operativo (Nacional) Auxiliar de lavandería Conductor Coordinador operativo (Neiva) Auxiliar de aseo, limpieza y desinfección Contador Auxiliar contable Coordinador SG-SST Coordinador de talento humano. Elaboró: Autores del trabajo.. 40.

(41) Tabla 4.. Perfil de cargo del Director general CODIGO: GH-CP-PR-001 PERFIL DE CARGO. VERSION: 02 FECHA: Octubre 2018. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Título del Cargo: Director General. Ubicación del cargo:. Reporta directo a: Junta Directiva Cargos que le reportan: Gerente Administrativo Jornada Laboral:. Administrativo. X. (8:00 a 12:00 m - 2:00 a 6:00 pm). Turnos rotativos. PROPOSITO DEL CARGO Dirigir, controlar, organizar y mantener AIS S.A.S. bajo los lineamientos establecidos por la asamblea general de accionistas. Administrar, direccionar y formular políticas, adopción de planes para su ejecución, tendientes al crecimiento y desarrollo integral de la empresa. FUNCIONES GENERALES DEL CARGO 1. Realizar personalmente la labor en los términos estipulados; observar los preceptos del reglamento interno de trabajo, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de manera particular le imparta la empresa o sus representantes según el orden jerárquico. 2. No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las informaciones que sean de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a la empresa, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes. 3. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y útiles que les hayan facilitado y las materias primas sobrantes. 4. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros. 5. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estime conducentes a evitarle daños y perjuicios. 6. Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o riesgo inminente que afecten o amenacen las personas o las cosas de la empresa. 7. Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por el médico de la empresa o por las autoridades del ramo y observar con suma diligencia y cuidado las instrucciones y órdenes preventivas de accidentes o de enfermedades profesionales. 8. Registrar en las oficinas de la empresa su domicilio y dirección y dar aviso oportuno de cualquier cambio que ocurra (C.S.T., art. 58.) 9. Evitar toda conducta que pueda constituir acoso laboral a uno o algunos o todos sus compañeros de trabajo, sean estos dependientes, contratistas, cooperados o asociados. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO 1. Supervisar el funcionamiento de la empresa, la ejecución del trabajo, de la prestación de los servicios y del desarrollo de los programas. 2. Coordinar los comités de gerencia y calidad. 3. Cuidar de la debida y oportuna ejecución de las operaciones, así como de su contabilización. 4. Ejecutar las sanciones disciplinarias que le corresponda aplicar, de conformidad con los estatutos y los reglamentos. 5. Coordinar con las diferentes áreas las actividades que se desarrollen en cada una de ellas.. 41.

(42) 6. Dirigir las relaciones de trabajo y contratar cuando fuere necesario, a personal adicional para el cumplimiento de obligaciones contractuales. 7. Realizar las revisiones programadas del sistema de gestión de calidad y facilitar los medios que garanticen la mejora continua. 8. Realizar un adecuado manejo de relaciones públicas con el ánimo de facilitar la gestión comercial y Bancaria. 9. Revisar y dar visto bueno a la legalización de las cajas menor. 10. Revisar y dar visto bueno a los comprobantes de pago y compras. 11. Autorizar las órdenes de producción. 12. Aprobar oportunamente los pagos que haga la empresa por todo concepto. 13. Mantener estricta confidencialidad de los asuntos relacionados con la empresa y que en ejercicio de sus funciones sean de su conocimiento. 14. Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de trabajo y las normas de higiene y seguridad industrial adoptadas por la empresa. 15. Establecer una política de Calidad clara y concreta que reúna todos los elementos que contribuyan al bienestar físico, mental y social de los trabajadores, el no deterioro del medio ambiente y el cuidado de los equipos. 16. Las demás funciones inherentes a su cargo y todas aquellas que se requieran para el adecuado funcionamiento de la empresa. FORMACIÓN Formación Académica. Básica primaria. Secundaria. Profesional. Especialista. Técnico. Tecnologo. (Nivel Máxim o de Form ación). Doctorado. Maestría. Área : Profesional graduado en cualquiera de las ramas de la Administración (Ingeniería industrial, economía, contaduría, administración financiera y/o Derecho). Documentos de soporte: - Diploma o acta de grado - Tarjeta Profesional. Formación profesional (Inducciones o capacitaciones). Inducción general Inducción al cargo Conceptos básicos del sistema de gestión de calidad. Sistema de Gestión integral de la Empresa. Capacitación de Salud Ocupacional.. Documentos de soporte: Registro de asistencia a capacitación EXPERIENCIA LABORAL General (Años, Meses) : Mínimo (1) años de experiencia en cargos Gerenciales o Mínimo (3) años de experiencia profesional. Documentos de soporte: Certificaciones COMPETENCIAS Estratégicas e institucionales. Aplica. Adaptabilidad. X. Calidad del trabajo. X. Orientado al logro. X. Orientado al servicio. X. Trabajo colaborativo en equipo. X. Funcionales Atención al cliente. X. Integridad. X. Comunicación. X. Sociabilidad. X. Visión. X. Capacidad de negociación. X. Liderazgo. X. Toma de desiciones. X. Iniciativa. X. Planeación y organización. X. Trabajo bajo presión. X. 42. N/A.

(43) Conocimientos Comunicación. X. Conocimiento técnico. X. Solución de problemas. X. Pensamiento crítico. X. Entendimiento interpersonal. X. Aprendizaje. X X. Inglés. RESPONSABILIDAD SOBRE RECURSOS INFORMES: Gestión mensual y anual Balance General- P y G. EQUIPOS/MATERIALES: El funcionario es responsable por la adecuada custodia y conservación de los bienes de la empresa. Responder durante la jornada laboral, por el manejo y conservación de los elementos y equipos de oficina entregados para el cumplimiento de sus funciones. FORMATOS Y DOCUMENTOS: - Los Establecidos por El SGI - Registros del Proceso Gerencial - Archivo Activo asignado a su dependencia. TOMA DE DECISIONES. (Nivel de responsabilidad). ALTO: Toma de decisiones estratégicas que impactan internamente la institución MEDIO: Toma de decisiones que impactan su área de trabajo BAJO: Toma de decisiones limitadas por política institucional RELACIONES DEL CARGO INTERNAS Contacto. Frecuencia. Propósito. Con todo el personal administrativo y operativo de la empresa. Diaria o Mensual. Brindar asesorias tecnicas, Formulación y ejecución de presupuestos, proporcionar información sobre la necesidad o problemas de clientes.. Contacto. Frecuencia. EXTERNAS. Proveedores Diaria , Semanal o Mensual. Propósito Cumplimiento con los pagos de solicitudes de productos Atender necesidades y solucionar problemas. Clientes. RESPONSABILIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (DECRETO 1072 DE 2015) 1. Suministrar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SG-SST. 2. y comunicar a los trabajadores y salud enpeligros el trabajo dentro del marco de sus 3. Asignar Garantizar la consultaresponsabilidades y participación de los trabajadores enen la seguridad identificación de los y control de los riesgos, asífunciones. como la participación a través del comité o vigía de Seguridad y Salud en el trabajo. 4. Garantizar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo. 5. Implementar los correctivos necesarios para el cumplimiento de metas y objetivos. CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DEL TRABAJO (LEY 55 DE 1993) TIPO DE RIESGO Físicos Psicosocial Biomecánicos. DESCRIPCIÓN Iluminación, radiaciones no ionizantes Altas demandas cualitativas y cuantitativas de la labor, iniciativa, autonomia, tarea con altas cargas mentales Postura, movimientos repetitivos. NIVEL DE EXPOSICIÓN ALTO ALTO ALTO. Seguridad. Eléctricos, locativos, tecnológicos, accidente de tránsito públicos.. MEDIO. Naturales. Sismos, terremotos, inundaciones. MEDIO. Biológicos. Virus, bacterias e infecciones. 43. BAJO.

(44) Tabla 5.. Perfil de cargo del Gerente administrativo CODIGO: GH-CP-PR-001 PERFIL DE CARGO. VERSION: 02 FECHA: Octubre 2018. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Título del Cargo: Gerente administrativo. Ubicación del cargo:. Reporta directo a: Director General Cargos que le reportan: Departamento administrativo, Jefe operacional, Departamento talento humano. Jornada Laboral:. Administrativo. X. (8:00 a 12:00 m - 2:00 a 6:00 pm). Turnos rotativos. PROPOSITO DEL CARGO Dirigir, controlar, organizar y mantener AIS S.A.S. bajo los lineamientos establecidos por la asamblea general de accionistas. Administrar, direccionar y formular políticas, adopción de planes para su ejecución, tendientes al crecimiento y desarrollo integral de la empresa. FUNCIONES GENERALES DEL CARGO 1. Realizar personalmente la labor en los términos estipulados; observar los preceptos del reglamento interno de trabajo, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de manera particular le imparta la empresa o sus representantes según el orden jerárquico. 2. No comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las informaciones que sean de naturaleza reservada y cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a la empresa, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes. 3. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y útiles que les hayan facilitado y las materias primas sobrantes. 4. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros. 5. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estime conducentes a evitarle daños y perjuicios. 6. Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o riesgo inminente que afecten o amenacen las personas o las cosas de la empresa. 7. Observar las medidas preventivas higiénicas prescritas por el médico de la empresa o por las autoridades del ramo y observar con suma diligencia y cuidado las instrucciones y órdenes preventivas de accidentes o de enfermedades profesionales. 8. Registrar en las oficinas de la empresa su domicilio y dirección y dar aviso oportuno de cualquier cambio que ocurra (C.S.T., art. 58.) 9. Evitar toda conducta que pueda constituir acoso laboral a uno o algunos o todos sus compañeros de trabajo, sean estos dependientes, contratistas, cooperados o asociados. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO 1. Ejercer la representación legal de la Entidad 2. Coordinar los comités de gerencia y calidad. 3. Realizar las revisiones programadas del sistema de gestión de calidad y facilitar los medios que garanticen la mejora continua. 4. Ejecutar las actividades comerciales de la empresa. 5. Realizar un adecuado manejo de relaciones públicas con el ánimo de facilitar la gestión comercial y Bancaria.. 44.

(45) 5. Realizar un adecuado manejo de relaciones públicas con el ánimo de facilitar la gestión comercial y Bancaria. 6. Coordinar la gestión comercial de los puntos de venta. 7. Celebrar los contratos y convenios con entidades públicas o privadas que sean necesarios para la gestión institucional. 8. Administrar los recursos económicos de la empresa. 9. Revisar y dar visto bueno a la legalización de las cajas menor 10. Revisar y dar visto bueno a los comprobantes de pago y compras. 11. Autorizar las órdenes de producción. 12. En caso de ausencia del Jefe de Producción asumirá las funciones y responsabilidades del cargo respectivo temporalmente.( ver Fch-Ger.06) 13. Aprobar oportunamente los pagos que haga la empresa por todo concepto. 14. Mantener estricta confidencialidad de los asuntos relacionados con la empresa y que en ejercicio de sus funciones sean de su conocimiento. 15. Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de trabajo y las normas de higiene y seguridad industrial adoptadas por la empresa. 16. Establecer una política de Calidad clara y concreta que reúna todos los elementos que contribuyan al bienestar físico, mental y social de los trabajadores, el no deterioro del medio ambiente y el cuidado de los equipos. 17. Asignar el presupuesto de inversión necesario para el correcto desarrollo de todas las actividades que contribuyan al bienestar de los trabajadores y conservación del medio ambiente. 18. Aplicar las evaluaciones de desempeño al personal que labora en el área administrativa de AIS S.A.S. 19. Designar el responsable del SG-SST. 20. Estar atento a cumplir con las prohibiciones como: fumar, beber, comer, masticar y el uso de maquillaje en las zonas donde están restringidas. 21. Brindar todo el apoyo requerido al SG-SST de la empresa. 22. Brindar a sus subalternos todos los recursos necesarios para ejecutar las actividades. 23. Las demás funciones inherentes a su cargo y todas aquellas que se requieran para el adecuado funcionamiento de la empresa. FORMACIÓN Formación Académica (Nivel Máximo de Formación). Básica primaria. Secundaria. Profesional. Especialista. Técnico Doctorado. Tecnologo Maestría. Área : Graduado en cualquiera de las ramas de la Administración (Ingeniería industrial, economía, contaduría, administración financiera y/o Derecho). Documentos de soporte: Diploma o acta de grado, Tarjeta Profesional. Formación profesional (Inducciones o capacitaciones). Inducción general Inducción al cargo Conceptos básicos del sistema de gestión de calidad. Sistema de Gestión integral de la Empresa. Capacitación de Salud Ocupacional.. Documentos de soporte: Registro de asistencia a capacitación EXPERIENCIA LABORAL General (Años, Meses) : Mínimo (1) años de experiencia en cargos Gerenciales o Mínimo (3) años de experiencia profesional. Documentos de soporte: Certificaciones COMPETENCIAS Estratégicas e institucionales. Aplica. Adaptabilidad. X. Calidad del trabajo. X. Orientado al logro. X. Orientado al servicio. X. Trabajo colaborativo en equipo. X. Funcionales Atención al cliente. X. 45. N/A.

(46) Integridad. X. Comunicación. X. Sociabilidad. X. Visión. X. Capacidad de negociación. X. Liderazgo. X. Toma de desiciones. X. Iniciativa. X. Planeación y organización. X. Trabajo bajo presión. X. Conocimientos Comunicación. X. Conocimiento técnico. X. Solución de problemas. X. Pensamiento crítico. X. Entendimiento interpersonal. X. Aprendizaje. X. Inglés. X RESPONSABILIDAD SOBRE RECURSOS. INFORMES: Gestión mensual y anual Balance General- P y G. EQUIPOS/MATERIALES: El funcionario es responsable por la adecuada custodia y conservación de los bienes de la empresa. Responder durante la jornada laboral, por el manejo y conservación de los elementos y equipos de oficina entregados para el cumplimiento de sus funciones. FORMATOS Y DOCUMENTOS: Los Establecidos por El SGI Registros del Proceso Gerencial Archivo Activo asignado a su dependencia TOMA DE DECISIONES. (Nivel de responsabilidad). ALTO: Toma de decisiones estratégicas que impactan internamente la institución MEDIO: Toma de decisiones que impactan su área de trabajo BAJO: Toma de decisiones limitadas por política institucional RELACIONES DEL CARGO INTERNAS Contacto. Frecuencia. Propósito Obligaciones financieras de la empresa: Nuevos créditos, prorrogas de créditos, prestamos a empleados y retiros de empleados, Seleccionar las entidades financieras con. Todos los empleados de la empresa. Diaria. Contacto. Frecuencia. Propósito. Cuando sea necesario. Autorizar los pagos que sean necesarios, Implementación de indicadores,Manejo de proveedores comunes de servicio financiero, Programas conjuntos de contabilidad y tesoreríaRealizar consultas tributarias y cambiarias a los asesores externos, Discutir información financiera pertinente con las entidades financieras. EXTERNAS Bancos Clientes Proveedores Entidades de control DIAN Asesores tributarios y cambiarios. RESPONSABILIDADES SOBRE EL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (DECRETO 1072 DE 2015) 1. Asignar y comunicar responsabilidades a los trabajadores en seguridad y salud en el trabajo dentro del marco de sus funciones. 2.Garantizar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo. 46.

(47) 3.Implementar los correctivos necesarios para el cumplimiento de metas y objetivos. 4. disponibilidad de personal para liderar yycontrolar de la seguridad y salud en el trabajo 5. Garantizar Garantizar la información oportuna sobre lacompetente gestión de la seguridad salud eneleldesarrollo trabajo y canales de comunicación que permitan recolectar información manifestada por los trabajadores. CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DEL TRABAJO (LEY 55 DE 1993) TIPO DE RIESGO Físicos Psicosocial Biomecánicos Seguridad. DESCRIPCIÓN. NIVEL DE EXPOSICIÓN. Iluminación, Radiaciones no ionizantes Altas demandas cualitativas y cuantitativas de la labor, iniciativa, autonomia, tarea con altas cargas mentales. ALTO. Postura, esfuerzo, movimiento repetitivo Eléctricos, locativos, tecnológicos, accidentes de tránsito públicos. ALTO. Naturales. Sismos, terremotos, inundaciones. Biológicos. Virus, bacterias e infecciones. 47. ALTO. MEDIO. MEDIO BAJO.