GUÍA SIMPLE
DE ARCHIVOS
CONTENIDO:
Introducción... 02
Concentración de Documentos de las Áreas de la Administración... 03-06 Depuración de Documentos en el Archivo Municipal………... 07-09 Atención a la Ciudadana y Áreas que Conforman la Administración... 10-12 Depuración Preliminar de Documentos en las áreas de la Administración...13-15
INTRODUCCIÓN:
En cumplimiento de estas funciones, las áreas de la administración generan una gran cantidad de documentos, por lo que se deben aplicar los Lineamientos y Normas establecidas para regular su concentración, organización y preservación, así como uniformar la labor archivística en todos los archivos de trámite en las áreas de la administración.
El Archivo Municipal actualizó los Instrumentos de Control y Consulta Archivística tomando como base los fines anteriormente mencionados, el principio de procedencia y orden original, así como el ciclo vital del documento. Es necesario recalcar que estos Instrumentos son la base para homogenizar la concentración, organización, administración y conservación del patrimonio documental, además de ser el encargado del resguardo de dicho patrimonio.
Los Instrumentos de Control y Consulta Archivística 2019 son: Catálogo de Disposición Documental;
Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México;
Lineamientos para la Valoración, Selección y Baja de los Documentos, Expedientes y Series de Trámite Concluido en los Archivos Del Estado De México;
Inventario general;
Inventario de baja documental; Guía Simple de Archivos, Bando Municipal;
Concentración de Documentos de las Áreas de la Administración
Para que cada una de las áreas que conforman la Administración 2019-2021, puedan llevar a cabo su concentración al Archivo Municipal, deben aplicar las normas establecidas para que se haga de manera correcta y con ello poder localizar con exactitud y eficiencia la documentación que nos sea solicitada por la ciudadanía, así como por las áreas de la administración, cumpliendo con el siguiente marco jurídico:
a) General
Catálogo de disposición documental;
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados. Ley Federal de Archivos.
Reglamento de la Ley General de Archivos.
Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos.
Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México;
Lineamientos para la Valoración, Selección y Baja de los Documentos, Expedientes y Series de Trámite Concluido en los Archivos Del Estado De México;
b) Institucional
Descripción de Procedimiento
NÚMERO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE SALIDA
1 Calendarización de concentración de Archivos de tramite al archivo municipal
Secretario del H. Ayuntamiento Calendario o cronograma 2 Proporcionar formatos y orientación sobre el
llenado del mismo.
Encargado del Archivo Formato 3 Verificar en la oficina remitente que la
documentación cubra los requisitos de concentración, incluyendo la depuración preliminar.
Encargado del Archivo o persona designada
Visto bueno 4 Recepción de la documentación a concentrar
en el archivo municipal y verificar que el expediente corresponda a lo señalado en el formato de concentración.
Encargado del Archivo o persona designada
Acuse de recibo 5 Retirar carpetas, broches, folder y proceder a
coser los documentos en el folder correspondiente.
Encargado del Archivo o persona
designada Procedimiento 6 Clasificar la documentación, Asignando la
clasificación que identifique a los expediente.
Encargado del Archivo o persona designada
Clasificación 7 Elaborar las clasificaciones que identifiquen a
los expedientes.
Encargado del Archivo o persona designada
Identificación de expediente 8 Hacer la descripción del contenido más
importante de los expedientes.
Encargado del Archivo o persona designada
Descripción 9 Elaborar etiquetas para expediente y para
volumen.
Encargado del Archivo o persona designada
Etiquetas de referencia 10 Pegar etiquetas a expedientes y a
volúmenes.
Encargado del Archivo o persona designada
Localización de expediente 11 Colocar volúmenes en estantería
12 Registrar en base de datos la concentración. Incluyendo la clasificación que le
corresponda conforme a la ley de transparencia y acceso a la información pública del estado de México y Municipios.
Encargado del Archivo o persona designada
Diagrama de Flujo
NÚMERO SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
JEFE DE ARCHIVO AUXILIAR DE ARCHIVO
1 Calendarización de concentración de Archivos de trámite al archivo municipal. 2 Proporcionar formatos y orientación sobre el llenado del mismo.
3 Verificar en la oficina remitente que la documentación cubra los requisitos de concentración.
4 Recepción de la documentación a concentrar en el Archivo Municipal.
5 Retirar carpetas, broches, folder y proceder a coser los documentos.
6 Clasificar la documentación,
7 Elaborar las clasificaciones que identifiquen a los expedientes.
8 Hacer la descripción del contenido.
9 Elaborar etiquetas para expediente y para volumen.
10 Pegar etiquetas a expedientes y a volúmenes. 11 Colocar volúmenes en estantería
correspondiente.
Depuración de Documentos en el Archivo Municipal (Depuración final)
Para que el Archivo Municipal no se vea rebasado en cuanto a la capacidad con los archivos concentrados, se debe llevar a cabo la depuración final y dar de baja toda aquella documentación que por su naturaleza y por haber concluido su vida útil es susceptible de depuración, siempre apegados a las normas que deben aplicarse a este trámite, para la depuración final, se debe cumplir con el siguiente marco jurídico:
c) General
Catálogo de disposición documental;
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados. Ley Federal de Archivos.
Reglamento de la Ley General de Archivos.
Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México;
Lineamientos para la Valoración, Selección y Baja de los Documentos, Expedientes y Series de Trámite Concluido en los Archivos Del Estado De México;
Descripción del Procedimiento
Número Descripción de la actividad Responsable Salida
1 Separar los grupos documentales a depurar. Jefe de Archivo y Auxiliar de Archivo Separar 2 Verificar la vigencia de los documentos. Jefe de Archivo y Auxiliar de Archivo Verificar 3 Elaborar las fichas de Disposición Documental
con los datos solicitados en los formatos establecidos por la comisión dictaminadora de depuración de documentos.
Jefe de Archivo y Auxiliar de Archivo Elaborar ficha 4 Solicitar el análisis y verificación de los
documentos a depurar por la Comisión Dictaminadora de Depuración de
Documentos, para su aprobación o corrección en su caso, procediendo a levantar el acta circunstanciada para su elaboración definitiva por la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos.
Jefe de Archivo y/o Auxiliar de Archivo Analizar y verificar
5 Reunión conjunta Presidente Municipal, Secretario del Ayuntamiento, Encargado del Archivo Municipal y Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, para
determinar el procedimiento a seguir para la destrucción de la documentación, mediante el acta que avale este proceso.
Presidente Municipal, Secretario del Ayuntamiento, Jefe del Archivo Municipal y Comisión Dictaminadora de
Depuración de Documentos
Levantar acta de
procedimiento
6 Destrucción de la documentación a depurar, mediante trituración o sepultar la
documentación.
Diagrama de Flujo Numero Presidente Municipal Comisión Dictaminadora de Depuración Documentos Secretario del Ayuntamiento
Jefe de Archivo Auxiliar de
Archivo
1 Separar los grupos
documentales a depurar. 2 Verificar la vigencia de los
documentos.
3 Elaborar las fichas de disposición documental. 4 Solicitar el análisis y
verificación de los
documentos a depurar por la comisión dictaminadora de depuración de documentos. 5 Reunión conjunta Presidente Municipal, Secretario del H. Ayuntamiento, Jefe del Archivo Municipal y Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos 6 Destrucción de la documentación a depurar, mediante trituración.
Atención a la Ciudadana y a Áreas que Conforman la Administración
La atención a la ciudadanía así como a las distintas áreas de la administración, es un tema en el que debemos estar actualizados, para poder de una manera eficiente y en menor tiempo poder dar respuesta a las solicitudes, tanto en consulta de expedientes o proporcionar las copias que requieran, sin dejar de lado el cumplir con el siguiente marco jurídico:
d) General
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados. Ley Federal de Archivos.
Reglamento de la Ley Federal de Archivos.
Descripción del Procedimiento
Numero Descripción de la actividad Responsable Salida
1 Mediante oficio la Secretaria del H. Ayuntamiento solicita la búsqueda de documentos al Archivo, solicitados por las distintas áreas del H. ayuntamiento así como la ciudadanía en general
Secretario del H. Ayuntamiento.
Oficio
2 Se recibe el oficio en el Archivo municipal, sellando de recibido.
Jefe de Archivo Acuse 3 Se busca en la base de datos la información
requerida.
Jefe de Archivo o persona designada
Búsqueda 4 Se envía respuesta con copia del asunto o
documento solicitado Secretaria mediante oficio.
Jefe de Archivo o persona designada
Respuesta
5 En caso de que se requiera copias de documentos o planos arquitectónicos, personal del Archivo, efectúa las reproducciones.
Jefe de Archivo o persona designada
Procedimien to
6 Anotar en “El Libro de Registro de Préstamo y Consulta de Documentos o Expedientes”.
Jefe de Archivo o persona designada
Registrar 7 En caso de requerir el expediente se debe
llenar y firmar el formato de resguardo por el área solicitante.
Diagrama de Flujo
Numero Secretaria del H. Ayuntamiento Jefe de Archivo Auxiliar de Archivo Auxiliar de Archivo
1 Mediante oficio la Secretaria del H. Ayuntamiento solicita la búsqueda de documentos al Archivo 2 Se recibe el oficio en el Archivo Municipal, sellando de recibido. 3 Se busca en la base de datos la información requerida. 4 Se envía respuesta
con copia del asunto o documento solicitado a Secretaria mediante oficio. 5 En caso de que se requiera copias de documentos o planos Arquitectónicos, personal del Archivo, efectúa las
reproducciones 6 Anotar en “El Libro
de Registro de Préstamo y Consulta de Documentos o Expedientes”.
Depuración Preliminar de Documentos en las Áreas de la Administración
En el tema de la depuración preliminar se debe asesorar a cada una de las áreas de la administración, para que realicen su depuración en los archivos de trámite que tienen bajo su resguardo antes de su concentración al Archivo Municipal ya que es un tema que les compete a cada uno de los responsables de las áreas, para ello deben aplicar las normas que para ello se establecen y cumplir con el siguiente marco jurídico:
e) General
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados. Ley Federal de Archivos.
Reglamento de la Ley Federal de Archivos.
Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México;
Lineamientos para la Valoración, Selección y Baja de los Documentos, Expedientes y Series de Trámite Concluido en los Archivos Del Estado De México;
Descripción del Procedimiento
Numero Descripción de la actividad Responsable Salida
1 Separar los grupos documentales a depurar.
Persona designada para realizar la depuración
Separar 2 Verificar el tipo de documentos
conforme a los lineamientos y normas establecidas.
Persona designada para realizar la depuración
Verificar
3 Elaborar oficio para hacer el depósito al archivo municipal de la
documentación susceptible de depuración.
Persona designada para realizar la depuración
Elaborar oficio
4 Transferir la documentación
susceptible de depuración al archivo municipal con oficio sellado y firmado por el responsable del área
Persona designada para realizar la depuración
Diagrama de Flujo
Número Responsable del área de la
Administración
Persona asignada para depuración preliminar Encargado del Archivo Municipal Auxiliar de archivo 1 Designar a la persona encargada de la depuración preliminar
2 Separar los documentos
a depurar.
3 Verificar el tipo de
documentos conforme a los lineamientos y
normas establecidas
4 Elaborar oficio para
hacer el depósito al archivo municipal de la documentación
susceptible de depuración.
5 transferir con oficio
sellado y firmado por el responsable del área
