DISEÑO DE UN PLAN ESTRATEGICO PARA LA EMPRESA ANJASOFT LTDA
CAROLINA FLOREZ TORRES MARTHA VIVIANA PINEDA CRUZ
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
DISEÑO DE UN PLAN ESTRATEGICO PARA LA EMPRESA ANJASOFT LTDA
CAROLINA FLOREZ TORRES MARTHA VIVIANA PINEDA CRUZ
Trabajo de grado para optar por el titulo de Administrador de empresas
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
BOGOTÁ 2010
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
1.1TITULO ...15
1.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN ...15
1.2.1 Sublínea de Investigación ...15
1.3 PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA...15
1.3.1 Planteamiento...17 1.3.2 Formulación...17 1.4 OBJETIVOS...18 1.4.1 Objetivo General ...18 1.4.2 Objetivos Específicos...18 1.5 PROPOSITOS ...19 1.6 RESULTADOS ESPERADOS...19
1.7 COMUNICACIÓN Y DIVULGACION DE LOS RESULTADOS ...20
1.8 JUSTIFICACION...20
1.9 HIPOTESIS DE TRABAJO...21
1.9.1 Hipótesis de Primer Grado...21
1.10 DISEÑO METODOLOGICO ...22 1.10.1 Diseño de Investigación ...22 1.10.2 Método de Investigación ...22 1.11 MARCOS DE REFERENCIA...24 1.11.1Marco Teórico...24 1.11.1.1 Planeación Estratégica...25
1.11.3 Marco Conceptual ...33
2.1DIAGNOSTICO EMPRESARIAL ...36
2.1.1 Análisis Interno ...36
2.1.1.1 Presentación de preguntas...37
2.1.1.2 Presentación de Encuesta Direccionamiento Estratégico ...38
2.1.1.3 Interpretación de Resultados ...41
2.1.1.4 Presentación de Encuestas Talento Humano...44
2.1.1.5 Interpretación de Resultados ...45
2.1.1.6 Presentación Encuesta Mercadeo...47
2.1.1.7 Interpretación de Resultados ...48
2.1.1.8 Presentación Encuesta Tecnología ...50
2.1.1.9 Interpretación de Resultados ...51
2.1.1.10 Presentación Encuesta Aspectos Financieros...52
2.1.1.11 Interpretación de Resultados ...53
2.1.2 Matriz PCI...54
2.1.2.1 Análisis Resultados PCI ...56
2.1.3 Matriz de evaluación de factores internos –MEFI- ...61
2.1.7 Análisis de los perfiles de capacidad externa –POAM- ...63
2.1.8 Matriz de evaluación de factores externos –MEFE- ...67
3.1 MATRIZ DAFO ...69
3.1 PLAN DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y ADMINISTRATIVO...73
3.1.1 Misión ...73
3.1.2 Visión ...74
3.1.3 Filosofía ...74
3.1.5 Valores ...75
3.1.6 Objetivos Corporativos ...76
3.1.7 La Ética ...76
3.1.8 Mejoras a la estructura organizacional...77
3.2 PLAN TALENTO HUMANO ...78
3.2.2 Funciones y Estructura Área Talento Humano...78
3.2.2.1 Identificación de Actividades ...78
3.3 PLAN MERCADEO ...81
3.3.1 Identificación de la cadena de valor ...83
3.3.2 Mix de Servicios ...84
3.3.3 Identificación de Estrategias ...87
3.3.4 Objetivos de las estrategias ...88
3.4 PLAN CALIDAD Y SERVICIO AL CLIENTE ...90
3.4.1 Objetivos de las Estrategias ...91
3.4.2 Segmentación...92
3.5 Plan Financiero ...93
3.5.1 Identificación de Estrategias ...93
3.6 PLAN SECTOR EXTERNO ...95
3.7 MATRIZ PEYEA ...96
3.9 INDICADORES DE GESTIÓN...101
3.9.1 Objetivos...101
3.9.2 Identificación y diseño de indicadores...101
3.10 EVALUACION FINANCIERA ...105
4. RESULTADOS E IMPACTOS EN LA PERSPECTIVA FINANCIERA DE ANJASOFT LTDA..119 5. CONCLUSIONES ...128 6. RECOMENDACIONES...131 BIBLIOGRAFIA ...132
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 PRESENTACIÓN DE LAS PREGUNTAS ... 38
Tabla 2 CUESTIONARIO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ... 39
Tabla 3 CUESTIONARIO TALENTO HUMANO... 44
Tabla 4 CUESTIONARIO MERCADEO ... 47
Tabla 5 CUESTIONARIO TECNOLOGÍA ... 50
Tabla 6 CUESTIONARIO ASPECTOS FINANCIEROS ... 52
Tabla 7 MATRIZ PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA -PCI ... 54
Tabla 8 MATRIZ DE EVALUACION DE FACTORES INTERNOS - MEFI ... 62
Tabla 9 MATRIZ POAM ... 64
Tabla 10 MATRIZ DE EVALUACION DE FACTORES EXTERNOS -MEFE ... 67
Tabla 11 MATRIZ DOFA ANJASOFT LTDA ... 68
Tabla 12 MATRIZ DAFO ANJASOFT ... 71
Tabla 13 MATRIZ DE VALORES PROPUESTOS ... 76
Tabla 14 MATRIZ PLANEACION ESTRATEGICA TALENTO HUMANO ... 80
Tabla 15 MIX DE SERVICIOS ... 86
Tabla 16 MATRIZ PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE MERCADO ... 87
Tabla 17 MATRIZ PLANEACION ESTRATÉGICA CALIDAD Y SERVICIO AL CLIENTE 90 Tabla 18 PROCESO SEGMENTACIÓN CLIENTES ... 92
Tabla 21 Matriz PEYEA ... 96
Tabla 22 Matriz Cuantitativa de Planeacion Estrategica ... 99
Tabla 23 PERSPESCTIVA Y AREA EN GESTION DE GERENCIA ... 102
Tabla 24 PERSPECTIVA Y AREA ANALISIS FINANCIERO ... 103
Tabla 25 PERSPECTIVA Y AREA TALENTO HUMANO ... 103
Tabla 26 PERSPECTIVA Y AREA COMPETITIVIDAD... 104
Tabla 27 PRESUPUESTO DE VENTAS Y COSTOS... 105
Tabla 28 FLUJOS DE INVERSION Y NETOS DEL PROYECTO... 108
Tabla 29 FLUJOS DE INVERSION Y NETOS DEL PROYECTO SIN PLAN ... 110
Tabla 30 ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO ... 113
Tabla 31 ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO CON PLAN ESTRATEGICO .. 115
Tabla 32 BALANCE GENERAL COMPARATIVO ... 117
Tabla 33 COMPARATIVO IMPACTO FINANCIERO... 120
LISTA DE GRAFICOS
Gráfico 1 RESULTADOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO... 41
Gráfico 2 RESULTADOS TALENTO HUMANO ... 45
Gráfico 3 RESULTADOS MERCADEO... 48
Gráfico 4 RESULTADOS TECNOLOGÍA... 51
Gráfico 5 RESULTADOS ASPECTOS FINANCIEROS... 53
Gráfico 6. GRAFICACIÓN MATRIZ PEYEA... 98
Gráfico 7. PROYECCIÓN DE VENTAS Y COSTOS ... 106
Gráfico 8. PROYECCIÓN DEL FLUJO NETO DEL PROYECTO CON PLAN ESTRATEGICO... 109
Gráfico 9. PROYECCION DEL FLUJO NETO DEL PROYECTO SIN PLAN ESTRATEGICO... 111
Gráfico 10. ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO... 114
Gráfico 11.PROYECCION DE INGRESOS COSTOS Y UTILIDADES... 116
Gráfico 12.BALANCE GENERAL COMPARATIVO: ACTIVOS ... 118
Gráfico 13.BALANCE GENERAL COMPARATIVO PASIVOS Y PATRIMONIOS ... 118
Gráfico 14.PROYECCION COMPARATIVA DE INGRESOS OPERACIONALES EN DOS ESCENARIOS ... 122
Gráfico 15 PROYECCIONES COMPARATIVA DE UTILIDADES NETAS PARA ANJASOFT LTDA EN DOS ESCENARIOS ... 123 Gráfico 16.PROYECCIONES COMPARATIVAS DE ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO
AGRADECIMIENTOS
Hoy alcanzamos un logro más en la vida y resulta difícil expresar con palabras todo el agradecimiento que sentimos por tantas personas que han creído en nosotras y que nos han apoyado a lo largo del camino, por ello este logro no es solo nuestro.
A la Universidad de la Salle, los profesores y Directivos, quienes son fuente de conocimiento y sabiduría y han contribuido en nuestra formación personal y profesional de forma íntegra con ética y valores, convirtiéndose así en el peldaño para continuar alcanzando nuestras metas.
A nuestro director el profesor Juan de Jesús Arias quién ha sido de gran importancia en el desarrollo de este trabajo con su paciencia, dedicación y colaboración incondicional nos estuvo apoyando y contribuyó a la culminación de este proyecto.
A los Ingenieros de la empresa ANJASOFT LTDA, que nos abrieron las puertas de su empresa y contribuyeron al desarrollo de este trabajo.
A Dios quien nos ha guiado con sabiduría y nos ha dado la fortaleza para seguir adelante y a nuestras familias que son nuestro aliciente para continuar cada día.
Y a todos aquellos que directa o indirectamente han contribuido al logro de esta meta, definitivamente nadie llega por azar a nuestras vidas, cada uno de ustedes ha sido una bendición enviada por Dios, han dejado huella y nos han enseñado la clave del verdadero éxito en la vida.
Dedico cada segundo, instante, momento y esfuerzo que me llevo realizar este trabajo.
No dedico solo el resultado, dedico cada lagrima, cada sueño, cada fantasía hecha realidad; tener un titulo sin sudarlo no seria un logro, el logro es sudar para alcanzar un titulo que no dice lo que eres, pero habla sobre lo que haz hecho y podrás hacer.
Les dedico a ustedes MAMÁ y PAPÁ este logro, por las raíces inculcadas, por su confianza, porque actuaron con firmeza y mucho amor porque con su magia crearon fantasía a mí alrededor.
Dedico este titulo a mi tía Eunice que me llevo a ver a Dios en los sueños, me dio motivos, pero mas que eso oportunidades; Puedes llegar al cielo por diferentes rutas, solo hay que empezar a soñar, confiar y caminar….
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Quiero dedicar este logro a Dios mi fuente de vida, sabiduría fortaleza y mi guía en este largo camino que he recorrido.
A mi madre, quién es mi apoyo incondicional y mi aliciente para continuar cada día, a ella quién me dio la vida y que con compromiso y entrega permanente me ha acompañado siempre especialmente en los momentos difíciles, a ella quien con un consejo me anima a seguir adelante incluso después de una derrota y celebra como propio cada triunfo mío, a
ella quién me inspira el deseo de superación y el anhelo de triunfo en la vida, a ella especialmente debo este logro y lo comparto con todo mi amor.
A mis abuelitos quienes con su sabiduría me han sabido guiar en cada paso, me han dado su confianza y apoyo moral. En especial a mi abuelita quien ha sido como una madre para
mí y con su amor me ha enseñado lecciones para la vida entera como el disfrutar cada triunfo con la fe puesta en lo que soy, puedo y hago, a ella, a mi madre y a mi tía a quien
nunca les podré pagar todos sus esfuerzos y sacrificios ni con las riquezas más grandes del mundo.
A mi familia quienes además de ser testigos de mis triunfos y fracasos me han estimulado a superarme y consolidarme como ser humano.
A mis amigas Karen y Carolina con quienes disfrute de los mejores momentos y han sido mi apoyo en los buenos y malos momentos.
Y a todos los que han sido participes y contribuyeron al alcance de este logro.
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INTRODUCCION
Las organizaciones en un mundo globalizado, tienen que permanentemente estar preparadas para enfrentar entornos cambiantes. No es secreto para nadie que los efectos de la crisis económica mundial, generan inseguridad tanto en pequeños como en grandes empresarios, lo que hará que muchos de ellos vean esto como una amenaza, a medida que la recesión empiece a notarse y las economías comiencen a hundirse en la crisis, el no tener lineamientos administrativos claros los sacará del mercado.
En consecuencia, para formar parte de las organizaciones exitosas y generar respuestas inmediatas y concretas a asuntos de verdadera relevancia, es necesario contar con una adecuada planeación estratégica, implementando así directrices de mejoramiento continúo para orientar el logro de los objetivos organizacionales.
En estos momentos, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planeación estratégica para su crecimiento y estabilidad a largo plazo, conscientes de esto se ha decidido elaborar una propuesta de plan estratégico para la empresa ANJASOFT LTDA, que es una empresa especializada en el desarrollo de software vía web a la medida para PYMES, con el fin de mejorar la eficiencia en todos los procesos de consolidación y transmisión de datos, fue constituida hace tres años y no cuenta directrices que le permita permanecer según las exigencias del mercado y los retos que impone la competencia.
En la primera parte de este trabajo se hace alusión a la estructura de la propuesta investigativa: problema de investigación, objetivos, justificación, propósitos, marco teórico necesarios para dar inicio al desarrollo de este proyecto.
entre otras a fin de aplicar herramientas de evaluación interna mediante matrices como el DOFA, PEYEA, PCI, MPE, MATRIZ DE EVALUACION ESTRATEGICA Y ANALISIS FINANCIERO, POAM, ANALISIS DE PERFIL DE CAPACIDAD EXTERNA, MATRIZ CUANTITATIVA DE PLANEACION ESTRATEGICA; cuyos resultados evidencian falencias de procesos de planeación y direccionamiento estratégico, lo que genera un panorama para el diseño de correctivos en las diferentes áreas y que aporta al desarrollo y mejoramiento continuo de esta pequeña empresa en el mercado y entorno de actuación.
La investigación adelantada, permitió determinar las variables que más afectan el desarrollo de la organización, lo cual arrojó un diagnóstico interno que permitió conocer el direccionamiento estratégico y la gestión de las diferentes áreas como talento humano, mercadeo, direccionamiento, técnicas y tecnológicas, aspectos financieros y de evaluación económica que dieron paso a diseñar estrategias para estas áreas acorde con las necesidades de la empresa y el sector donde se desempeña, plasmando una propuesta de planeación estratégica con escenarios factibles de mejoramiento para un óptimo desarrollo organizacional.
Al final se presentan las conclusiones y recomendaciones en base a los resultados obtenidos en el desarrollo de la investigación realizada.
CAPITULO
I
PROYECTO
DE
INVESTIGACION
1.1TITULO
DISEÑO DE UN PLAN ESTRATEGICO PARA LA EMPRESA ANJASOFT LTDA 1.2LÍNEADEINVESTIGACIÓN
Este proyecto se inscribe en la línea de Procesos Gerenciales.
1.2.1SUBLÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Desarrollo Empresarial
1.3PLANTEAMIENTOYFORMULACIONDELPROBLEMA
1.3.1PLANTEAMIENTO
El paso del tiempo ha demostrado que la planeación estratégica es la mejor herramienta para poder dirigir adecuadamente una organización frente al acelerado ritmo de los negocios actuales, esta es “proyectada a largo plazo, se orienta hacia las relaciones entre la empresa y su ambiente, y abarca a la empresa como totalidad” (Chiavenato, I. 2004: 162) tomando como base el resultado del análisis de su realidad externa e interna.
En este caso específico ANJASOFT LTDA es una empresa constituida hace dos años, especializada en el desarrollo de software vía web para pymes, mejorando la eficiencia en procesos de transmisión de datos y permitiendo a los clientes contar con la información necesaria para la toma de decisiones en tiempo real.
ANJASOFT LTDA es una empresa constituida empíricamente, las directivas han manifestado su preocupación al no tener ningún plan documentado, lo que limita el proceso de la toma de decisiones, además, no cuenta con un claro conocimiento de la competencia, aunque reconocen que la misión y visión son lineamientos base, las establecidas actualmente no son claras, ni de total conocimiento por los empleados, no cuentan con principios, ni una unidad de dirección con objetivos claros que permita identificar su posición actual en el mercado y su proyección a mediano y largo plazo.
Adicionalmente, aunque cumple con los requerimientos legales relacionados con la Cámara de Comercio y la DIAN, no cuenta con documentación de procesos, estudios de mercado, estudios de la competencia, proyecciones financieras, estructuras para el desarrollo en cada una de las áreas, y esto impide el desarrollo de una óptima gestión estratégica desde las perspectivas del entorno, el mercado, los clientes, interna y de gestión, financiera, entre otras, que le permitan alcanzar un posicionamiento y crecimiento en el mediano y largo plazo en el ámbito sectorial del desarrollo de su objeto social.
Por otro lado, los directivos de ANJASOFT LTDA expresan el deseo de contar con nuevos clientes o ampliar sus desarrollos ya que cuentan con personal altamente capacitado para hacerlo, pero el no tener un plan estratégico frena sus expectativas de crecimiento en relación con las oportunidades que ofrece el mercado de las tecnologías de la información y la comunicación y su incorporación en las organizaciones y la sociedad en general. Al no contar con un plan estratégico de mediano y largo plazo, que garantice un mayor posicionamiento y crecimiento organizacional la empresa puede encaminarse hacia el estancamiento y vulnerabilidad competitiva en un mercado de cambios permanentes.
La anterior situación se debe en parte a que los dos directivos son ingenieros de sistemas, y en su afán de cumplir con los requerimientos legales y vender sus servicios han dejado de lado el tema administrativo para el manejo de su empresa.
Por ello, resulta pertinente diseñar un plan estratégico “mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y organizan información interna y externa con el fin de evaluar la situación actual de la empresa, así como su nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la misma hacia el futuro” (Serna, H. 1999:19), para contrarrestar las desventajas que presenta en cuanto procesos estratégicos de enfrentar el entorno, el mercado, los clientes, la perspectiva interna y de gestión y por supuesto la perspectiva financiera que asegura su sostenibilidad y crecimiento. Ante la problemática descrita y presentada actualmente por la empresa ANJASOFT LTDA, y la voluntad expresada por sus directivos de recibir una asesoría profesional, se presenta la oportunidad de adelantar este proyecto de investigación a fin de contribuir desde la academia al mejoramiento estratégico y competitivo de una empresa pequeña, joven y de grandes perspectivas.
1.3.2FORMULACIÓN
¿Cómo diseñar una propuesta de un plan estratégico para la empresa ANJASOTF LTDA que le permita asegurar posicionamiento, sostenibilidad y crecimiento competitivo en el mediano y largo plazo?
1.4OBJETIVOS
1.4.1OBJETIVO GENERAL
Diseñar una propuesta de plan estratégico para la empresa ANJASOTF LTDA partiendo de un diagnóstico interno y externo de la empresa, que le permita ser competitiva en una perspectiva de mediano y largo plazo.
1.4.2OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Realizar un diagnóstico externo de las variables que más afectan el desarrollo de la organización que permita visualizar la posición actual de la empresa.
• Realizar un diagnóstico interno que permita conocer el direccionamiento estratégico y la gestión de las diferentes áreas como lo son talento humano, mercadeo, direccionamiento, financiero y aspectos tecnológicos.
• Elaborar un análisis mediante la aplicación de herramientas de diagnóstico organizacional como el DOFA, PEYEA, PCI, Y MPE que permitan determinar tendencias y comportamientos a fin de estructurar estrategias para la consolidación de sus fortalezas y superación de las debilidades que afectan de manera significativa la empresa como base para el diseño del plan estratégico de ANJASOFT LTDA
• Diseñar estrategias administrativas, de talento humano, de mercadeo, técnicas y financieras, con base en los resultados obtenidos de acuerdo con las necesidades de la empresa y el sector donde se desempeña.
• Estructurar la propuesta de planeación estratégica con base en los resultados de las herramientas aplicadas a las diferentes áreas de la
empresa de forma que permita determinar escenarios factibles de mejoramiento y un óptimo desarrollo organizacional.
• Realizar una proyección financiera a cinco años teniendo en cuenta estados de costos, estado de resultados, flujo de efectivo y balance general donde se evidencie los beneficios de la propuesta de planeación estratégica. • Establecer la viabilidad del proyecto mediante herramientas de evaluación
tales como la TIR, VPN, C/B.
1.5PROPOSITOS
Plantear una propuesta de planeación estratégica para la empresa ANJASOFT LTDA que le permita ser competitiva solucionando sus falencias de carácter administrativo.
Aplicar conceptos y criterios administrativos para la toma de decisiones empresariales.
Obtener el título profesional de Administradores de Empresas con la aplicación de conocimientos.
1.6RESULTADOSESPERADOS
Una adecuada estructura administrativa que mejore la competitividad de la empresa
Dejar un aporte a la empresa como base para una adecuada toma de decisiones. Afianzar los conocimientos en administración de empresas a través de la práctica.
1.7COMUNICACIÓNYDIVULGACIONDELOSRESULTADOS
La sustentación del trabajo de grado es pública bajo los parámetros de la Universidad de la Salle.
Se entregará en medio magnético y escrito a la facultad de Administración de empresas y a la biblioteca de la Universidad.
Se entregará una copia de los resultados a los directivos de la empresa.
1.8JUSTIFICACION
Adelantar este tipo de trabajo investigativo, implica tener en cuenta las diferentes perspectivas teórica de las ciencias administrativas, como marco referencial que orientará el proceso investigativo y resultados del mismo. Dentro de un proceso de diagnóstico organizacional, la planeación estratégica constituye una postura de gran aceptación, por cuanto “La planeación estratégica es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización, obtienen, procesan y analizan información pertinente interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente de la organización, así como su nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia el futuro”. (Serna, H. 1999:19).
Desde el punto de vista metodológico, esta investigación busca la aplicación de herramientas administrativas con una metodología de trabajo compuesta de un análisis de información interna y externa fundamentado en herramientas como la matriz DOFA, PEYEA, PCI, MPE, MATRIZ DE EVALUACION ESTRATEGICA Y ANALISIS FINANCIERO, POAM, ANALISIS DE PERFIL DE CAPACIDAD EXTERNA, MATRIZ CUANTITATIVA DE PLANEACION ESTRATEGICA, brindando así la oportunidad para poner en práctica los conocimientos adquiridos
como administradores de empresas mediante la elaboración de esta propuesta empresarial y académica.
Desde el punto de vista práctico, esta investigación busca mediante la aplicación de conocimientos adquiridos en las distintas áreas, estructurar una propuesta de planeación estratégica; que sin duda alguna será guía para tomar decisiones futuras, proporcionando herramientas para enfrentar la incertidumbre, el cómo actuar de manera conveniente, y así cumplir las metas y objetivos propuestos contrarrestando la forma empírica con la que actualmente se toman las decisiones, pues ANJASOFT LTDA no cuenta con ningún tipo de plan documentado, ni un claro conocimiento del mercado objetivo.
1.9HIPOTESISDETRABAJO
1.9.1HIPÓTESIS DE PRIMER GRADO
El diseño de una estructura de planeación estratégica para ANJASOFT LTDA asegura su sostenibilidad, crecimiento y desarrollo organizacional en el mediano y largo plazo.
1.10DISEÑOMETODOLOGICO
1.10.1DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
La investigación adelantada fue de tipo descriptivo por cuanto se centró en el diagnóstico y análisis de una organización descrita en sus diferentes perspectivas organizacionales bajo un sistema integral de medición de su gestión. La empresa como un todo complejo y particular, permitió obtener información relevante clave para el diseño de un plan estratégico.
1.10.2MÉTODO DE INVESTIGACIÓN
Para el desarrollo de la investigación se utilizó el método inductivo-deductivo para poder inferir conclusiones a partir de indicios de la situación diagnosticada.
Fuentes primarias: se diseñó un formulario con preguntas aplicadas a un grupo de personas entre directivos y administrativos de la empresa, mediante la técnica de Focus Group que permitiera explicar las intencionalidades del proceso para luego diligenciar el formulario con preguntas referentes a las diferentes áreas de la organización.
Se privilegió la encuesta como instrumento de recolección de la información, por cuanto las variables comprometidas como objeto de análisis son muy puntuales y concretas para cada una de las áreas objeto de análisis, por lo tanto, no se consideró la entrevista como instrumento válido, por cuanto las apreciaciones y percepciones de los directivos pueden ser muy amplias y un tanto difíciles de sistematizar y medir, dado que la entrevista se enfoca más a aspectos más cualitativos y no cuantitativos, pudiendo desviar las intencionalidades y propósitos de esta investigación.
Por otra parte, las preguntas formuladas si bien no reúnen una escala de criterios bajo la metodología de Likert, se vio la necesidad de adaptar una respuesta dicotómica del Si y el No incorporando una tercera: Parcialmente. Esto con el fin de no generar respuesta extremas sobre el nivel de cumplimiento, sino dar la opción de una respuesta no tan tajante.
Con respecto al análisis financiero, la proyección fue realizada a un horizonte de cinco años, que es el periodo generalmente aceptado por los inversionistas cuando se trata de proyecto de inversión. En este caso, la implementación de un plan estratégico, conlleva medir efectos e impactos en el largo plazo, pues hay estrategias que requieren de un periodo significativo de implementación pero los resultados evidenciables en la organización solo son medibles y verificables en el largo plazo. Esta fue la razón principal para considerar el horizonte de tiempo en una prospectiva de cinco años.
Fuentes secundarias. Los conceptos y teoría respecto a la planeación estratégica, se fundamentarán inicialmente en el texto de Humberto Serna sobre Gerencia Estratégica, y otras fuentes bibliográficas que contribuyan al desarrollo de la investigación, las cuales pueden ser observadas en la bibliografía del trabajo. FICHA TECNICA:
Población: Directivos y administrativos de ANJASOFT LTDA Muestra: Ocho empleados relacionadas a continuación:
Dos socios, uno de ellos desempeña el cargo de Gerente General y el otro Director del área de Ingeniería y desarrollo, un contador, el director comercial de la empresa que se encarga de la consecución y fidelización de los clientes, y quien también da soporte a los procesos de desarrollo en la empresa, y los cuatro ingenieros que soportan la parte operativa y de desarrollo de productos en la empresa.
La encuesta se diseña con el fin de establecer la situación actual de la empresa en sus diferentes áreas, contiene preguntas de tipo cerrado, con tres opciones de respuesta, a las cuales se les asignó un puntaje con el fin de cuantificar los resultados así:
DESCRIPCION
OPCION DE
RESPUESTA PUNTAJE
Cumple totalmente con el aspecto evaluado SI 3
Cumple parcialmente PARCIALMENTE 2
Cumplimiento nulo NO 1
1.11MARCOSDEREFERENCIA
1.11.1MARCO TEÓRICO
Para ANJASOTF LTDA, desempeñarse apropiadamente dentro del contexto competitivo de una economía global es una prioridad, por ello siempre está en la búsqueda de herramientas que generen directrices de mejora para satisfacer necesidades y expectativas de sus clientes internos y externos, permitiendo estar a la vanguardia de las exigencias del mercado y los retos que impone la competencia.
Para definir la mejor la planeación estratégica es necesario conocer las actividades claves, lo que facilitará consolidar las políticas de calidad que le proporcione a la empresa la adaptabilidad necesaria para afrontar los cambios del mercado.
Teniendo en cuenta lo anterior, existen diferentes enfoques administrativos que influyen al momento de realizar prácticas administrativas, dentro de estos enfoques se pueden resaltar los siguientes:
1.11.1.1 Planeación Estratégica
Dentro de los conceptos básicos de la administración dice “La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todo los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización” (Stoner, J. & Freeman, E. & Geilbert, D. 2006:56), es de gran importancia conocer el significado de cada una de las etapas del proceso administrativo para así comprender la importancia del mismo.
De esta forma el planificar implica premeditar en las metas y objetivos que se desean alcanzar estableciendo el curso de acción adecuado para su consecución permitiendo así, la orientación de los recursos físicos y humanos para que las actividades que se realicen vayan en conformidad a los objetivos ya definidos, la organización entendida como el proceso que permite ordenar y distribuir los recursos de la misma para que se puedan alcanzar las metas propuestas en el proceso de planificación, el dirigir que constituye todos aquellos métodos que permiten a la alta dirección tomar decisiones en todos los procesos de la empresa para así obtener resultados en las metas propuestas; el control como la comprobación o seguimiento que se lleva sobre los procesos establecidos y las decisiones tomadas en la empresa, que permite medir los resultados presentes, comparar y tomar medidas correctivas cuando así se requiera.
Todas las anteriores conllevan a la planeación estratégica que es un proceso que se inicia con el establecimiento de metas organizacionales, define estrategias y políticas para lograr estas metas, y desarrolla planes detallados para asegurar la
proceso para decidir de antemano qué tipo de esfuerzos de planeación debe hacerse, cuándo y cómo debe realizarse, quién lo llevará a cabo, y qué se hará con los resultados. La planeación estratégica es sistemática en el sentido de que es organizada y conducida con base en una realidad entendida.
Según Humberto Serna Gómez, la planeación estratégica es el proceso mediante el cual las decisiones tomadas en una organización se procesan y analizan con el fin de evaluar la situación presente, así como su nivel de competitividad con el propósito de influir sobre el direccionamiento de la empresa hacia el futuro. El proceso de planeación estratégica involucra las siguientes preguntas: 1. ¿Dónde queremos ir? 2. ¿Dónde estamos hoy 3. ¿A donde debemos ir? 4. ¿A dónde podemos ir? 5. ¿A dónde iremos? 6. ¿Cómo estamos llegando a nuestras metas? (Serna, H. 1999:17). Para la mayoría de las empresas, “la planeación estratégica representa una serie de planes producidos después de un periodo de tiempo específico, durante el cual se elaboraron los planes” (George, S. 1998:125). También debería entenderse como un proceso continuo, especialmente en cuanto a la formulación de estrategias, ya que los cambios en el ambiente del negocio son continuos. La idea no es que los planes deberían cambiarse a diario, sino que la planeación debe efectuarse en forma continua y ser apoyada por acciones apropiadas cuando sea necesario” (Íbid). De aquí, la importancia de la planeación estratégica se ve reflejada en la toma de decisiones de la alta gerencia permitiendo intervenir en el efecto que tendrá una decisión sobre los objetivos ya establecidos utilizando apropiadamente los recursos humanos y físicos. La esencia de la planeación estratégica consiste en la identificación de todos los factores internos y externos que afectan directa o indirectamente la estabilidad de la empresa y las acciones a tomar para la consecución de los objetivos.
Por otro lado, para Fernández, el Plan estratégico puede y debe ser tenido en cuenta en cualquier tipo de organización, sea ésta grande o pequeña, y para que sea efectiva debe contemplar una metodología ajustada tanto al tamaño de la empresa, como a sus propias características. Sin embargo, el autor plantea que es
importante partir de técnicas básicas que sirven en cualquier tipo de actividad o empresa, de esta forma es importante empezar con la previsión a corto plazo de los presupuestos anuales, para poder dar forma a lo que será una planeación a mediano y largo plazo. Otra técnica de previsión antes de comenzar la planeación a mediano y largo plazo es la relacionada con la organización misma y su factor humano, en este sentido, plantea el autor, es importante conocer el capital humano del cual se dispone, así como los costos operativos y gastos de funcionamiento que son generados a partir de la nómina, temas que desde un inicio deben ser considerados de importancia, al igual que el direccionamiento corporativo, para partir de bases ciertas y sólidas. (Fernández, A. 2004)
Por lo tanto, el concepto de dirección estratégica está ligado a un proceso que incluye programas y planes de acción, presupuestos y sistemas de información y control. A partir de las consideraciones generales, se plantea entonces lo que se denomina el plan estratégico a largo plazo a fin de estar preparado ante las eventualidades o cambios y contar con planes de contingencia ante esos posibles eventos.
Álvarez, plantea que la fijación de un plan estratégico es una muy buena oportunidad cuando se pretende mejorar la forma de dirigir el negocio, transformar la administración de actividades y recursos, disminuir la vulnerabilidad o fortalecer áreas para convertirlas en ventajas de valor agregado para toda la organización. Por lo tanto, se planea para obtener una mayor efectividad y eficiencia en todo el conjunto de la compañía, partiendo desde su direccionamiento y fijando objetivos claves para cada unidad de negocio. (Álvarez, M. 2006)
Pero para que esto pueda realizarse de forma efectiva, se debe llevar a cabo un proceso específico, comenzando con las premisas de la planeación que literalmente es lo que se establece con anterioridad, estas premisas están divididas en dos tipos: plan para planear, y la información sustancial, necesaria
Antes de llevar a cabo un programa estratégico de planeación es importante que las personas involucradas en él tengan un amplio conocimiento de lo que tiene en mente el alto directivo y cómo operará el sistema. La información acumulada en estas áreas algunas veces es llamada "análisis de situación", pero también se usan otros términos para denominar esta parte de la planeación.
Ninguna organización, no importa cuán grande o lucrativa sea, puede examinar en forma minuciosa todos los elementos que posiblemente están incluidos en el análisis de la situación. Es por ello que cada organización debe identificar aquellos elementos – pasados, presentes y futuros -, que son de gran importancia para su crecimiento, prosperidad y bienestar, y debe concentrar su pensamiento y sus esfuerzos para entenderlos.
Otros elementos se pueden considerar en esta parte del proceso de la planeación aunque pueden ser estimados sin ser investigados o sacados de documentos publicados al respecto (Jaramillo, J. 1992). Luego con una formulación de planes con base en las premisas antes mencionadas, el siguiente paso en el proceso de planeación estratégica es formular estrategias maestras.
Estas estrategias maestras se definen como misiones, propósitos, objetivos y políticas básicas; mientras que las estrategias de programa se relacionan con la adquisición, uso y disposición de los recursos para proyectos específicos, tales como la construcción de una nueva planta en el extranjero.
La programación a mediano plazo es el proceso mediante el cual se prepara y se interrelacionan planes específicos funcionales para mostrar los detalles de cómo se debe llevar a cabo la estrategia para lograr objetivos, misiones y propósitos de la compañía a largo plazo. El periodo típico de planeación es de cinco años, pero existe una tendencia en las compañías más avanzadas en cuanto a tecnología, de planear por adelantado de siete a diez años. Las empresas que se enfrentan a ambientes problemáticos algunas veces reducen la perspectiva de planeación a cuatro o tres años.
En algunas organizaciones los números obtenidos durante el primer año de los planes a mediano plazo son los mismos que aquellos logrados con los planes operativos anuales a corto plazo, aunque en otras empresas no existe la misma similitud. “Los planes operativos serán mucho más detallados que los planes de programación a mediano plazo” (Jaramillo, J. 1992:59). Es importante tener claros los conceptos de estás estrategias maestras entre ellas la visión que es la imagen proyectada de la empresa al futuro, la misión como la razón de ser de la organización es decir define el propósito más importante y duradero por el cual una entidad trabaja y moviliza sus recursos buscando la satisfacción de las necesidades, los valores y principios que son el conjunto de valores, creencias y normas que regulan la vida de una organización; y definen aspectos importantes para la organización y que constituyen la norma de vida corporativa y el soporte de la cultura.
Pero para llegar al desarrollo de esas estrategias maestras ya mencionadas se deben tener unas bases que se desarrollan a partir de un análisis interno y externo en la organización, el cual brinda un punto de partida para comenzar a establecer decisiones futuras.
Para hacer este análisis se deben utilizar instrumentos de medición e indicadores necesarios que permitan dar a conocer la situación en los distintos aspectos organizacionales de la empresa, para tal fin a continuación se referencian las herramientas a utilizar.
La herramienta de diagnóstico más utilizada es el análisis DOFA el cual resume los aspectos clave del análisis del entorno de la organización, identificando las amenazas y debilidades relevantes y también explorar las fortalezas y oportunidades que permitirá tener ventajas frente al entorno.
Debido a que uno de los más relevantes puntos es el desconocimiento del mercado y de la competencia, para este aspecto también se utiliza el análisis de
puede recurrir a otras matrices, ello dependiendo del enfoque de resultados que busca la entidad.
En cuanto a direccionamiento estratégico se aplican la misión, visión, políticas organizacionales, estrategias, objetivos, metas, cultura organizacional y matriz de la acción estratégica y evaluación de la acción PEYEA que tiene como objetivo determinar cuáles son las estrategias más adecuadas para una organización una vez definidas sus posiciones estratégicas interna y externa, acá tenemos en cuenta variables como la fuerza financiera, la ventaja competitiva, la estabilidad del ambiente y la fuerza de la industria.
Pero como complemento de los análisis de capacidad interna, se analizan los factores externos que repercuten en la compañía por medio de la matriz POAM mostrando las ventajas y desventajas del entorno. Para ello vamos a tomar las diferentes variables que servirán de base para analizar la información, luego cada aspecto evaluado se ubicará en una categoría ya sea oportunidad o amenaza y posterior a esto se asignará una calificación de alto, medio o bajo según el grado de importancia y de esta forma determinar el grado de impacto para la empresa. Para establecer el ámbito financiero se examinan aspectos clave como balance general, estado de resultados y presupuestos.
Como se había mencionado, estas herramientas proporcionarán la información necesaria para comenzar a estructurar y diseñar el plan estratégico, el cual en primera medida debe contar con los objetivos de los cuales Peter Drucker menciona que “los objetivos son necesarios para cada área de negocio cuyo desempeño y resultado directamente afectan la supervivencia y prosperidad de la empresa” Dentro de las áreas de relevancia a aplicar los objetivos destacó: “posición del mercado, innovación, productividad, recursos financieros y físicos, utilidad, desempeño y desarrollo de directivos, desempeño y actitud de trabajadores y responsabilidad pública” (Vidal, E. 2005:67) Según los objetivos establecidos por cada área se debe estructurar los planes por cada una de ellas.
Comenzando por el Plan de mercadeo con el análisis de la situación actual de la empresa frente a la competencia, las estrategias maestras ya mencionadas como la misión, la visión y los planes a mediano plazo.
Estos planes dependerán directamente de la actividad y razón social de la empresa y tomará como base aspectos tales como ventas, expansión, promoción, publicidad, precios, clasificación de productos, investigación de mercados, servicios post- venta, inventarios.
De acuerdo a esto se deberá formular un plan financiero el cual básicamente presentará el balance general, el estado de resultados, presupuestos, distribución de capital.
Y por supuesto un plan de personal, donde el recurso humano juega un papel importante, para ello se debe contar con un adecuado sistema de contratación, sueldos, seguridad social, capacitaciones y proyección social dentro de la empresa, lo cual confluye en su clima organizacional.
1.11.2MARCO INSTITUCIONAL
ANJASOFT LTDA es una empresa constituida hace dos años, especializada en el desarrollo de software a la medida para la pequeña y mediana empresa, se enfoca principalmente en el desarrollo de software vía Web, el cual ha demostrado mejorar la eficiencia en todos los procesos de consolidación y transmisión de datos, así como la reducción de costos en la implementación de nuevos software en las empresas, dando la oportunidad a los clientes de ser más eficientes al poder contar en tiempo real, con toda la información necesaria para la toma de decisiones.
software que tiene el cliente en función, outsourcing de nómina diseñado para empresas con alto volumen de empleados permitiendo al cliente cancelar mensualmente o según requerimiento la nómina vía web, sin licencias para aplicativos especiales evitando trámites y papeleos, mantenimiento de base de datos que se refiere a la eliminación de datos innecesarios o datos “basura” que generan que los aplicativos se vuelvan lentos y por último la realización de backups.
En la actualidad cuentan con clientes en diferentes sectores como se menciona a continuación:
Cooperativas: Alianza asociativa CTA, idear futuro, Coomphia
Telecomunicaciones: Consorcio de telecomunicaciones de Colombia CONTECOL, empresa de comunicaciones de la Orinoquia S.A E.S.P Tele Orinoquia, Consorcio Unicikma.
Transporte: Renetur S.A
ANJASOFT LTDA se encuentra ubicada en Bogotá Colombia Barrio El Lago Calle 76 No. 20-23 Of 203 Tel: (57) (1) 5497376. La empresa se encuentra registrada legalmente (ver anexo).
1.11.3MARCO CONCEPTUAL
A continuación encontrará conceptos y términos claves organizados de tal forma que sean fáciles de comprender, utilizados en el desarrollo del presente trabajo. AMENAZAS: Son los eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que inhiben, limitan o dificultan su desarrollo operativo. (Grupo de análisis socioeconómico [On line])
CAPACIDAD COMPETITIVA: Todos los aspectos relacionados con el área comercial, como calidad del producto, exclusividad, portafolio de productos, participación en el mercado, canales de distribución, cubrimiento, investigación y desarrollo, precios, publicidad, lealtad de los clientes, calidad en el servicio al cliente. (Álvarez, M. 2006:28)
CAPACIDAD DIRECTIVA: Todas aquellas fortalezas o debilidades que tengan que ver con el proceso administrativo, entendido como fortalezas o debilidades en: planeación, dirección, toma de decisiones, coordinación, comunicaciones, control. (Escobar, H. & Cuartas, V. 1996)
CAPACIDAD FINANCIERA: Esta incluye todos los aspectos relacionados con las fortalezas o debilidades financieras de la compañía como: deuda o capital, disponibilidad de línea de crédito, capacidad de endeudamiento, margen financiero, rentabilidad, liquidez, rotación de cartera, rotación de inventarios, estabilidad de costos, elasticidad de la demanda y otros índices financieros que se consideren importantes para la organización y el área de análisis. (Calameo [on line])
CAPACIDAD DE TALENTO HUMANO: Se refiere a todas las fortalezas y debi-lidades relacionadas con el recurso humano e incluye: nivel académico, experiencia técnica, estabilidad, rotación, absentismo, nivel de remuneración,
capacitación, programas de desarrollo, motivación, pertenencia. (Escobar, H. & Cuartas, V. 1996)
CAPACIDAD TÉCNICA O TECNOLÓGICA: Aquí se incluyen todos los aspectos relacionados con el proceso de producción en las empresas industriales y con la infraestructura y los procesos en las empresas de servicio. Por tanto, involucra, entre otras: infraestructura tecnológica (hardware), exclusividad de los procesos de producción, normalización de los procesos, ubicación física, acceso a servicios públicos, facilidades físicas, intensidad en el uso de mano de obra, patentes, nivel tecnológico, flexibilidad en la producción, disponibilidad de software, procedimientos administrativos. (Unesco [on line])
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA: Forma en que se agrupan las unidades responsables de una dependencia o entidad, de acuerdo con una coordinación de funciones y líneas de mando jerárquicamente establecidas. (Escobar, H. & Cuartas, V. 1996)
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: (dos definiciones)
Strategor: (1988) es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.
Mintzberg: (1984) es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.
La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible. (Universidad Simón Rodríguez [on line])
DEBILIDADES: Son las actividades o los atributos internos de una organización que inhiben o dificultan el éxito de una empresa. (Hender, L. 2003)
DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO: Es el análisis de fortalezas y debilidades internas de la organización, así como amenazas y oportunidades que enfrenta la institución. (Grupo de análisis socioeconómico [on line])
DIAGNÓSTICO EXTERNO: Es el proceso de identificar las oportunidades o amenazas de la organización, unidad estratégica o departamento en el entorno. (Grupo de análisis socioeconómico [on line])
DIAGNÓSTICO INTERNO: Es el proceso para identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la organización, o del área o unidad estratégica. (Grupo de análisis socioeconómico [on line])
ESTRATEGIAS: Son las acciones que deben realizarse para mantener y soportar el logro de los objetivos de la organización y de cada unidad de trabajo y así hacer realidad los resultados esperados al definir los proyectos estratégicos. Las estrategias son, entonces, las que nos permiten concretar y ejecutar los proyectos estratégicos. Son el cómo lograr y hacer realidad cada objetivo y cada proyecto estratégico. (Stream [on line])
FACTORES ECONÓMICOS: Los relacionados con el comportamiento de la economía, tanto a nivel nacional como internacional: índice de crecimiento, inflación, devaluación, ingresos per cápita, ingreso per cápita disponible, PIB, comportamiento de la economía internacional. (Escobar, H. & Cuartas, V. 1996) FACTORES COMPETITIVOS: Todos los determinados por la competencia, los productos, el mercado, la calidad y el servicio, todos ellos en comparación con los competidores. (Escobar, H. & Cuartas, V. 1996)
FACTORES SOCIALES: Los que afectan el modo de vivir de la gente, incluso sus valores (educación, salud, empleo, seguridad, creencias, cultura, etc.). (Escobar, H. & Cuartas, V. 1996)
FACTORES TECNOLÓGICOS: Los relacionados con el desarrollo de máquinas, herramientas, materiales (hardware), así como los procesos (software). (Escobar, H. & Cuartas, V. 1996)
FORTALEZAS: Son las actividades y los atributos internos de una organización que contribuyen y apoyan e! logro de los objetivos de una institución. (Grupo de análisis socioeconómico [on line])
MERCADO: La totalidad de los compradores potenciales y actuales de algún producto o servicio. (Uribe, C. 2010 [on line])
PERSPECTIVA: conjunto de circunstancias que rodean al observador, y que influyen en su percepción o en su juicio. (Wikipedia [on line])
PROCESO: Conjunto de actividades que toman un insumo, le agregan valor y generan como resultado un producto o servicio que entregan al cliente. En la estructura se ven como un conjunto de subprocesos y/o procedimientos que tienen un punto de inicio y final, generalmente la provisión a un cliente interno o externo. (Contreras, J. 2004 [on line])
CAPITULO
II
DESARROLLO
DEL
PROYECTO
DE
INVESTIGACIÓN
En el presente capítulo se desarrollará el diagnóstico empresarial para ANJASOFT LTDA, a fin de dar continuación con la propuesta del plan estratégico.
2.1DIAGNOSTICOEMPRESARIAL
2.1.1ANÁLISIS INTERNO
La encuesta se diseña con el fin de establecer la situación actual de la empresa en sus diferentes áreas. Contiene preguntas de tipo cerrado y con tres opciones de respuesta, a las cuales se les asigna un puntaje con el fin de cuantificar los resultados así:
DESCRIPCION
OPCION DE
RESPUESTA PUNTAJE
Cumple totalmente con el aspecto evaluado SI 3
Cumple parcialmente PARCIALMENTE 2
Cumplimiento nulo NO 1
A continuación presentamos la ficha técnica de la encuesta aplicada a los empleados de ANJASOFT LTDA
DESCRIPCION
Población: Directivos y administrativos de ANJASOFT LTDA Cumple parcialmente
Cumplimiento nulo
2.1.1.1 Presentación de preguntas
Como se había mencionado anteriormente, la encuesta de desarrolla con preguntas enfocadas hacia las diferentes áreas de la empresa como se presenta a continuación:
Tabla 1 PRESENTACIÓN DE LAS PREGUNTAS
DESCRIPCIÓN ÁREA EVALUADA PREGUNTAS NÚMERO DE
Siendo el área de mayor importancia en la organización se evalúan aspectos como la existencia de planes
estratégicos objetivos, misión, visión, políticas, fortalezas, debilidades, cultura entre otros.
Direccionamiento estratégico
25 Esta área también se considera de gran importancia, dado
que contar con las herramientas necesarias, procesos documentados y trabajar de manera eficiente contribuye al logro de los objetivos, acá se evalúan aspectos como jerarquías, cargos, responsabilidades, procedimientos, capacitación entre otros.
Talento Humano
9 Esta área es de gran relevancia frente a la proyección de
crecimiento y sostenimiento actual del negocio, por tanto acá se evalúan aspectos como conocimiento de la competencia, clientes, precios, entre otros.
Mercadeo
18 Esta área tiene gran importancia pues el acelerado ritmo
del mercado, exige contar con tecnología adecuada para un desempeño eficaz y eficiente en los procesos de la empresa, por ello se toman en cuenta aspectos como importancia de la tecnología y herramientas tecnológicas utilizadas para el desarrollo de los servicios.
Aspectos Tecnológicos
4 Esta área permite establecer la situación actual y
presentar una proyección económica. Se evaluaran los
estados financieros Aspectos Financieros 8
TOTAL DE PREGUNTAS 64
2.1.1.2 Presentación de Encuesta Direccionamiento Estratégico
Después de aplicar las encuestas, a continuación presentamos la tabulación y gráficas de los resultados.
Tabla 2 CUESTIONARIO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PREGUNTAS SI (3) PARCIAL(2) NO (1) RESULTADO
1. ¿Considera usted que la misión de la empresa es
clara? 6 4 4 14
2. ¿Considera usted que el método de divulgación de la
misión es el más adecuado? 6 2 5 13
3. ¿Considera usted que la visión de la empresa es
clara? 6 4 4 21
4. ¿Tiene claro usted los objetivos que conllevan a
cumplir con la visión de la empresa? 3 4 5 18
5. ¿Tiene documentados valores para la empresa? 0 0 8 8
6. ¿Son divulgadas las políticas de la empresa? 3 0 5 8
7. ¿Las políticas de la empresa están documentadas? 0 0 8 8
8. ¿Existe un organigrama en la empresa? 6 0 6 12
9. Es clara para usted la estructura organizacional? 9 4 3 16
10. La estructura organizacional favorece la coordinación
de las funciones de la empresa? 6 4 4 14
11. La estructura organizacional favorece el logro de los
objetivos de la empresa? 6 4 4 14
12. Conoce usted el sistema jerárquico para las
comunicaciones internas? 9 8 1 18
13. Se ha definido sistemas de control y evaluación de
proyectos? 0 6 5 11
14. Utilizan indicadores de gestión para la toma de
decisiones? 0 0 8 8
15. Los directivos dedican parte de su tiempo para
16. La toma de decisiones por parte de los directivos de
la empresa es ágil y oportuna? 3 2 6 11
17. Considera usted apropiado el manejo de los
recursos? 3 14 0 17
18. Contrata servicios externos? 0 0 8 8
19. ¿Conoce usted las expectativas que tiene la
empresa a futuro? 6 0 6 12
20. ¿En la toma de decisiones los directivos de la empresa tienen en cuenta tendencias del entorno económico?
3 6 4 13
21. ¿En la toma de decisiones los directivos de la empresa tienen en cuenta tendencias de carácter político y social?
0 0 8 8
22. ¿En la toma de decisiones los directivos de la empresa tienen en cuenta tendencias de orden tecnológico?
18 2 1 21
23. ¿En la toma de decisiones los directivos de la
empresa tienen en cuenta aspectos demográficos? 0 0 8 8
24. ¿En la toma de decisiones los directivos de la
empresa tienen en cuenta aspectos legales? 12 6 1 19
25. ¿Existe en la empresa un histórico de datos estadísticos que le faciliten la planeación y la toma de decisiones?
Gráfico 1 RESULTADOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
2.1.1.3 Interpretación de Resultados
A partir de los resultados arrojados por las encuestas se estableció que ANJASOFT LTDA cuenta con una misión y visión planteadas y estas se encuentran publicadas en la página de Internet e intranet, sin embargo, es importante que su dirección estratégica sea replanteada, debido a que no es completamente clara, tanto la misión como la visión han sido establecidas principalmente para efectos de la creación de la empresa, pero éstas no muestran un horizonte futuro claro ni bien definido, no se responde a las preguntas acerca de cómo se ve la empresa en el futuro, qué espera o qué busca. La misión y la visión que tiene la compañía, tampoco se encuentra a la vista de los empleados, estas son utilizadas en su página web como medio publicitario, los empleados tienen conocimiento tanto de la misión como visión por las visitas a la página.
ANJASOFT LTDA, además no cuenta con filosofía ni una clara identificación corporativa.
En cuanto a los objetivos se refiere, estos son claros para los directivos pero no para los demás ingenieros, por lo tanto no hay un enfoque unánime que conlleve al alcance de la misión y visión.
En ANJASOFT LTDA no existen políticas documentadas, los directivos tienen algunas políticas claras, pero tampoco las han divulgado al interior de la empresa. En cuanto a la evaluación de proyectos, los directivos insisten en que se realiza periódicamente aunque no a profundidad, mientras que para los demás ingenieros es un tema que no se maneja en la empresa, lo que indica que realmente no se tiene medición al respecto y no hay una documentación que permita generar un histórico de indicadores de gestión para una correcta toma de decisiones.
Debido a que no existe una estructura organizacional definida, los directivos asumen demasiadas funciones en la empresa, no delegan y por tanto, el tiempo que ellos dedican para la planeación es mínimo.
Aunque el área directiva toma ágil y oportunamente las decisiones como se evidencia en la encuesta, es claro que la empresa carece de indicadores de gestión para la toma de decisiones lo cual es importante para establecer un direccionamiento más claro hacia el cumplimiento de los objetivos, que ayudará a los directivos de la empresa a realizar una mejor planeación disminuyendo el tiempo invertido en esta labor.
La empresa también carece de una política de calidad, orientada con estrategias claras, la cual le aportara grandes beneficios frente a los clientes.
Los servicios se prestan en su totalidad por la compañía, no se contratan servicios externos, en las diferentes áreas todo es manejado y distribuido entre los ingenieros.
Para la toma de decisiones el entorno económico juega un papel importante especialmente para los directivos, sin embargo no presenta relevancia para la toma de decisiones en la empresa.
El aspecto político, social, y aspectos demográficos no son contemplados en la empresa, lo que genera una desventaja porque son aspectos importantes a determinar en el momento de la toma de decisiones por parte de la empresa. En cuanto a los aspectos legales se refiere, la compañía se encuentra totalmente legalizada y para los directivos es un tema de vital importancia para la toma de decisiones, sin embargo para el resto de ingenieros es un tema del cual casi no tienen conocimiento.
Como conclusión, en cuanto a direccionamiento estratégico se refiere, en aspectos como políticas, misión, visión, objetivos, los directivos son quienes tienen conocimiento al respecto, al no haber nada documentado para los demás empleados no hay claridad en el tema, se debe realizar una documentación al respecto y lo más importante realizar un proceso de divulgación entre los empleados de ANJASOFT LTDA.
2.1.1.4 Presentación de Encuestas Talento Humano
Tabla 3 CUESTIONARIO TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO
PREGUNTAS SI (3) PARCIAL(2) NO (1) RESULTADO
1. ¿Existe una persona encargada de los
procesos de talento humana? 0 0 8 8
2. ¿Se le entregaron las funciones
correspondientes a su cargo por escrito? 0 2 6 8
3. ¿La empresa tiene un proceso de
selección establecido? 9 6 3 18
4. ¿Existe un proceso de inducción para el
personal nuevo? 6 8 2 16
5. ¿Hay participación del personal en las
decisiones importantes de la empresa? 6 2 5 12
6. ¿Existe en la empresa incentivos para
estimular la productividad? 9 8 1 18
7. ¿Son apropiados los sistemas de comunicación interna que maneja la empresa?
12 6 1 19
8. ¿Realiza funciones fuera de las
establecidas para su cargo? 24 24
9. ¿Se realizan capacitaciones
Gráfico 2 RESULTADOS TALENTO HUMANO
2.1.1.5 Interpretación de Resultados
Ya que los mismos ingenieros son la cabeza de la parte administrativa de la empresa, la parte de talento humano está limitada a la firma de contratos laborales, terminación de los mismos, pago de nómina y memorandos, pero no se visualiza un departamento o persona especializada en ello, los directores administrativos son quienes ejecutan estas funciones, fuera de todas las demás que se refieren al procesos de dirección.
Para todo el personal de la empresa son claras sus funciones, responsabilidades y tareas a realizar, esto se debe básicamente a que todos son ingenieros de sistemas y es su campo de acción, sin embargo, la forma empírica de dirección muestra la carencia de documentación en los procedimientos.
Aunque existe un proceso de inducción ya establecido en ANJASOFT LTDA, con pruebas psicotécnicas y entrevistas, este no se encuentra documentado y a veces
No existe una estructura jerárquica definida, básicamente las decisiones son tomadas por los dos ingenieros que encabezan la dirección de la empresa, por tanto no hay áreas especificas o cargos medios que permitan que los demás empleados puedan ser participes de la toma de decisiones, lo que genera falta de comunicación y retroalimentación en la empresa.
Los incentivos en ANJASOFT LTDA, no se encuentran claramente definidos, prácticamente están determinados por el volumen de ventas que se presenta en el mes, no existe nada documentado que permita tener unanimidad con todos los empleados.
No hay un organigrama en la organización, lo que genera que tampoco exista un sistema jerárquico en las comunicaciones esto debido a que los directivos centralizan funciones y entre los demás ingenieros no hay claridad al respecto. Por lo tanto, la existencia de un organigrama es importante para conocer los mandos de la compañía, este debe ser diseñado y divulgado al interior de la organización. Respecto a la estructura organizacional, no está establecida, el logro de los objetivos de la empresa y la coordinación de sus funciones, se dificulta, puesto que al no conocerse el organigrama, los directivos asumen y centralizan demasiadas funciones y responsabilidades que los demás ingenieros relacionan en una estructura organizacional definida, pero realmente está no es clara ni si quiera para los directivos.
Al no contar con un organigrama definido los empleados asumen funciones diferentes a las asignadas y no tienen una línea de jerarquía para dirigir sus inquietudes, lo cual genera confusiones y en ocasiones falta de determinación acerca de decisiones importantes.
2.1.1.6 Presentación Encuesta Mercadeo
Tabla 4 CUESTIONARIO MERCADEO MERCADEO
PREGUNTAS
SI (3) PARCIAL(2) NO (1) RESULTADO
1. ¿Son claros para usted los servicios que
presta la empresa? 18 4 0 22
2. ¿Están documentadas las características de
los servicios? 0 16 0 16
3. ¿Conoce la participación de su empresa en el
mercado? 0 2 7 9
4. ¿Tiene claro el mercado objetivo de la
empresa? 12 6 1 19
5. ¿Tiene claro el ciclo de vida de sus servicios? 15 6 0 21
6. ¿Tiene definida la marca de su servicio? 24 0 0 24
7. ¿Tiene registrada la marca de su servicio? 24 0 0 24
8. ¿El logo de la empresa expresa su razón de
ser? 6 4 4 14
9. ¿Conoce los precios de la competencia? 0 10 3 13
10. ¿Identifica los canales de distribución de su
servicio? 3 4 5 12
11. ¿Tiene planteadas y documentadas
estrategias de venta? 0 2 6 8
12. ¿La empresa cuenta con servicio post venta? 12 4 0 16
13. ¿Tiene indicadores de calidad de sus
clientes? 0 0 8 8
14. ¿Ha realizado algún estudio sobre sus
clientes potenciales y sus necesidades? 0 4 6 10
15. ¿Maneja estrategias de comunicación y
promoción? 9 8 1 18
16. ¿Hace publicidad para la empresa? 18 4 0 22
17. ¿Tiene un plan de mercadeo escrito? 0 0 8 8
Gráfico 3 RESULTADOS MERCADEO
2.1.1.7 Interpretación de Resultados
Se observa que se tiene claridad en el portafolio de servicios ofrecidos, su clasificación y su mercado, lo cual es positivo, otro aspecto muy positivo a resaltar es que la compañía cuenta con grupo de ingenieros muy profesionales y capacitados, lo cual ofrece muchas ventajas a la hora de posicionar sus servicios. A pesar de no tener documentados los procedimientos, las características, beneficios y ventajas de los servicios ofrecidos se encuentran claros dentro de los desarrollos que lleva a cabo cada uno de los ingenieros, calidad que se traslada al cliente final y que ha hecho que la compañía sea reconocida como una compañía nueva en el mercado, pero que cuenta con servicios de alta calidad.
Sin embargo, se encuentra una falencia en cuanto a la participación de la empresa en el mercado, ni los directivos ni los empleados tienen conocimiento de su nivel de competitividad en el mercado, es necesario establecer indicadores que permitan conocer la situación actual de la empresa en este aspecto, de forma tal que se puedan identificar de manera clara las desventajas, debilidades y amenazas.
Aunque se observa una carencia de cultura organizacional definida, los servicios que se prestan y los desarrollos que lleva a cabo la compañía son de calidad y el objetivo que todos buscan es una mejor rentabilidad y posicionamiento para ANJASOFT LTDA, ya que se tiene claro por los trabajadores que si la empresa progresa habrá mejores condiciones y mas negocios que los beneficiarán.
Existen parámetros de ventas, pero no existe documentación al respecto ni una persona encargada que elabore estrategias de ventas, lo cual representa una falencia y es indispensable documentar para aumentar su competitividad en el mercado.
Los ingenieros manifiestan que conocen las necesidades de sus clientes, sin embargo no se tienen indicadores de calidad que indiquen el grado de satisfacción. Es de vital importancia establecer estos indicadores de forma que muestre falencias e indicadores a mejorar ya que de ello depende el brindar un excelente servicio y mejorar los niveles de competitividad frente a la competencia. Los ingenieros realizan estudios sobres sus clientes potenciales y sus necesidades de acuerdo a la segmentación que ellos tienen establecida. Aunque ya existe este estudio, se deberá complementar evaluando clientes que aunque no se encuentran en la segmentación ya fijada pueden llegar a ser potenciales.
A pesar de no estar documentado, en la empresa si existe una cultura de servicio que es clara para todos los empleados y hasta el momento les ha resultado
