SISTEMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Universidad de Cuenca
Manual de Usuario, del sistema de gestión documental de la Universidad de Cuenca.
Tabla de contenido
Introducción. ... 4
Proceso de envío. ... 4
Proceso de Envío Detallado ... 5
1) Crear Documento... 5
a) Nuevo ... 5
b) Buscar Destinatario y Emisor ... 5
c) Tipos de Documento ... 6
d) Llenar Datos ... 6
e) Bandeja de “En Elaboración”. ... 7
2) Editar Documento ... 7 a) Seleccionar Documento. ... 7 b) Modificar datos ... 7 3) Reasignar ... 8 a) Seleccionar Documento ... 8 b) Reasignar Documento ... 8 4) Firmar y Enviar ... 9 a) Seleccionar Documento ... 9 b) Seleccionar Firmar/Enviar ... 9 c) Firmar y Enviar ... 10 d) Bandeja de Enviados ... 10 5) Imprimir ... 10
a) Bandeja Por Imprimir ... 10
b) Imprimir ... 11
Proceso de Recepción ... 11
6) Bandeja de recibidos ... 11
a) Verificación en la Bandeja de Recibidos ... 11
7) Reasignar ... 11
a) Seleccionar Documento ... 11
b) Seleccionar Opción Reasignar ... 12
a) Seleccionar Archivo ... 13
b) Seleccionar Opción Responder ... 13
c) Responder... 13 Varios ... 14 9) Archivar ... 14 10) Restaurar ... 15 11) Informar ... 15 12) Comentar ... 16
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
DE LA UNIVERSIDAD DE CUENCA
Introducción.
En un entorno donde la información digital se ha vuelto extremadamente importante, y donde una empresa sea esta de mediano o de gran tamaño necesita tener un control de los oficios manejados por cada uno de sus empleados, para ello es necesario un sistema que tenga los requisitos básicos para todo el manejo documental, como son la entrada, reenvío, despacho, recepción y almacenamiento de documentos dentro de la empresa.
En los actuales días la informática ha cambiado el mundo, y mucho más en empresas o instituciones de gran prestigio, donde todo se basa en información digital. Es por esta razón que la Universidad de Cuenca, por medio de la Dirección de Desarrollo Informático ha iniciado un proyecto que cambiará radicalmente la eficiencia en el manejo de la documentación interna, implementando un sistema en web que permita a los funcionarios de la Universidad, poderse comunicar por medio de oficios, memos, circulares digitales, permitiendo la eliminación de tiempos muertos como son la impresión, envío de información, y sobretodo conservando el medio ambiente ya que al ser todo digital se realiza un gran ahorro tanto en papel como en tinta.
Proceso de envío.
Para enviar un documento (oficio, memorando, circular, etc.), se debe seguir los siguientes pasos.
• El jefe o asistente crea el documento.
• Se pude modificar el documento mientras no sea enviado.
• Se puede reasignar el documento si el que crea no es el jefe de la dependencia.
• El jefe firma y envía el documento.
Proceso de Envío Detallado
1) Crear Documento
Para crear un documento, se debe tener permisos para esta acción, solo algunos usuarios como jefes o asistentes tiene esta opción.
a) Nuevo
Se escoge la opción Nuevo de la barra lateral izquierda del Sistema como se muestra en la figura Fig. 1-a.
Fig. 1-a.
b) Buscar Destinatario y Emisor
Para especificar quien es el destinatario y quien es el emisor se escoge la opción Buscar de/para, como se muestra en la figura Fig. 1-b1.
Luego en la ventana emergente que aparece se busca a emisor y destinatarios por diferentes campos como tipo de usuario, cédula, institución o área, como se muestra en la figura Fig. 1-b2.
Fig. 1-b1.
c) Tipos de Documento
Existen 4 tipos de documentos que se pueden crear:
• Oficio
• Memorando
• Circular
• Acuerdo
El tipo Oficio solo se puede escoger cuando es un documento externo. Para trámites internos se debe escoger cualquiera de las otras opciones.
Fig. 1-c.
d) Llenar Datos
Luego se llenan los datos de número de referencia, asunto y cuerpo del documento.
El número de referencia se debe llenar solo cuando el documento es creado a partir de otro documento existente.
e) Bandeja de “En Elaboración”.
Cuando se ha terminado de se acepta y documento va a la bandeja de “En Elaboración”.
Fig. 1-e.
2) Editar Documento
Cuando un documento queda en la bandeja de en elaboración. Se puede seguir editándolo hasta que esté aprobado.
a) Seleccionar Documento.
Para editar un documento se debe seleccionar, para esto se sigue el enlace de la fecha del documento, de la lista de documentos en la bandeja en elaboración.
Fig. 2-a.
b) Modificar datos
Luego se selecciona Editar del menú superior y se editan cualquiera de los datos del documento.
Fig. 2-b.
3) Reasignar
Si se está creando un documento en nombre de otro, como por ejemplo que una asistente cree un documento en nombre del jefe, para poder enviarlo se debe reasignar al usuario emisor.
a) Seleccionar Documento
Se selecciona el documento, con el enlace de la fecha del documento.
Fig. 3-a.
b) Reasignar Documento
Luego se selecciona Reasignar del menú superior y se busca al usuario al que se desea reasignar.
Fig. 3-b.
4) Firmar y Enviar
Para enviar el documento se debe firmar y enviar el documento.
a) Seleccionar Documento
Se selecciona el documento, con el enlace de la fecha del documento.
Fig. 4-a.
b) Seleccionar Firmar/Enviar
Se selecciona la opción firmar y enviar en el menú superior.
c) Firmar y Enviar
Se puede ingresar algún comentario y se acepta la firma y el envío.
Fig. 4-c.
d) Bandeja de Enviados
Una vez firmado y enviado el documento pasa a la bandeja de enviados y a la cola de impresión.
Fig. 4-d.
5) Imprimir
Para finalizar el envío, hay que imprimir el documento si es necesario, por esto queda en archivos por imprimir.
a) Bandeja Por Imprimir
b) Imprimir
Se escoge la opción Enviar del menú superior.
Fig. 5-b.
Proceso de Recepción
6) Bandeja de recibidos
a) Verificación en la Bandeja de Recibidos
Cuando llega un documento aparece en la bandeja de Recibidos.
Fig. 6-a.
7) Reasignar
a) Seleccionar Documento
Fig. 7-a.
b) Seleccionar Opción Reasignar
Se escoge la opción reasignar del menú superior, de la vista del documento.
Fig. 7-b.
c) Reasignar
Se busca el usuario al que deseamos reasignar, este proceso se puede hacer por área y por usuario. Se puede hacer un comentario y se acepta la reasignación.
Fig. 7-c.
8) Responder
a) Seleccionar Archivo
Se selecciona el documento, con el enlace de la fecha del documento.
Fig. 8-a.
b) Seleccionar Opción Responder
Se escoge la opción Responder del menú superior del la vista del documento.
Fig. 8-b.
c) Responder
Se llena los datos con la respuesta al documento, por defecto se crea un documento con número de referencia al documento original, y seleccionado la opción De / Para.
Fig. 8-c.
Varios
9) Archivar
10)Restaurar
Una vez archivados, si es necesario, se pueden restaurarlos, para poder reenviar, reasignar o responder.
Fig. 10.
11)Informar
Se puede informar sobre un documento a cualquier usuario del sistema.
12)Comentar
Se puede dejar un comentario del documento en cualquier momento.
