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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENA-
INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL
INTERNO -VIGENCIA 2014-
En el módulo de Planeación y Gestión durante la vigencia 2014 se evidenció la realización de las siguientes actividades, tendientes a fortalecer:
1.1 Componente del Talento Humano
1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos:
El código de ética para la vigencia 2014, reafirmó los principios éticos, valores y compromisos institucionales. Este documento fue divulgado a través de la página Intranet, correos electrónicos y actividades de inducción y reinducción a los servidores públicos, con el fin de fortalecer la cultura ética del SENA.
En las Regionales y Centros de Formación la estrategia se fortaleció con los ejercicios de inducción a través de talleres y actividades lúdicas dirigidas a los instructores y aprendices nuevos. Adicionalmente se utilizaron medios visuales como: carteleras, presentaciones y videos que promovieron la interiorización de los valores y compromisos éticos de la Entidad.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano:
El SENA, por medio del Decreto 250 de 2004 y las resoluciones 0141 de 2010 y 2191 de 2011; adoptó el manual de funciones para los niveles Directivo, asesor, profesional, instructor, técnico y asistencial. Este manual fue publicado en el sitio web de la Institución con el fin de ser consultado por los servidores públicos, partes interesadas y ciudadanía en general.
La Entidad adelantó en el 2014 proceso de actualización del manual de funciones a partir del estudio de cargas y competencias laborales en conjunto con la Escuela superior de Administración Pública, con el objetivo de rediseñar las actividades de los servidores públicos de acuerdo a la estructura organizacional y el mapa de procesos de la institución. La construcción y divulgación del Plan Institucional de Capacitación –PIC se llevó a cabo a partir de diferentes etapas como; a) Estudio de necesidades de capacitación de los servidores públicos en las diferentes Direcciones, Oficinas y Centros de Formación del nivel Nacional. Estas necesidades fueron priorizadas de acuerdo a los planes, retos Institucionales y disponibilidad presupuestal b) Elaboración de perfiles de proyectos de aprendizaje en equipo, que identificaron las debilidades de formación en los servidores públicos y los objetivos conceptuales y pedagógicos a trabajar c) Difusión del programa de capacitación a través de la Intranet y de comunicaciones a las Regionales informando
1.MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
2 la oferta de los cursos y programas de capacitación d) Seguimiento a la ejecución de este plan, con el fin de evaluar el desarrollo de competencias y su efectivo fortalecimiento. El proceso de inducción y re inducción de la Entidad en el 2014, se realizó a través del curso virtual en Sofía Plus “ABC del servidor” dirigido a los servidores públicos nuevos. El contenido de este curso se estructuró en 16 módulos referentes a la plataforma estratégica de la Organización, régimen prestacional y disciplinario.
En las Regionales y Centros de Formación las actividades de inducción y re inducción estuvieron dirigidas a los instructores nuevos a través de talleres para la socialización de la plataforma estratégica de la Entidad, procedimientos de la formación integral y el Sistema Integrado de Gestión.
Mediante resolución 221 de 2013, El SENA adoptó el Plan de bienestar y estímulos para Vigencia 2014, el cual se socializó a la Dirección General, Regionales y Centros de Formación a través de la circular 3-2014-000079. La construcción de este documento se llevó a cabo por parte de la Secretaría General encargada del Talento Humano de la Institución, quien realizó la aplicación de una encuesta a todos los funcionarios para identificar las necesidades y expectativas de bienestar, con el fin de motivar el desempeño laboral eficaz y compromiso con la institución.
En cuanto a los lineamientos de incentivos, fueron divulgados por medio de la circular 3-2014-000037 de 2014 a las Regionales y Centros de Formación. Como resultado, 28 regionales celebraron el Comité “Regional de Incentivos”, con el objetivo de participar en la elección de los mejores funcionarios a nivel Nacional de carrera administrativa, así como el mejor empleado de libre nombramiento y remoción, teniendo como parámetro de calificación la evaluación de desempeño laboral y el cumplimiento de metas de los acuerdos de gestión.
El 10 de noviembre de 2014 el Comité Nacional de Incentivos realizó la elección de los mejores empleados del SENA, resultado promulgado a través de la resolución 2611 de 2014.
La evaluación de desempeño para los empleados públicos de carrera se llevó a cabo de acuerdo a los lineamientos establecidos en los acuerdos 138 de 2010 y 176 de 2012 de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Durante el 2014 los servidores establecieron los compromisos laborales y comportamentales con los respectivos jefes o Directores de área, se elaboraron las evaluaciones parciales y el seguimiento respectivo al desempeño laboral y al registro de evidencias.
Los procesos meritocráticos se fortalecieron con la provisión de cargos públicos a través de (2) convocatorias: 001 acogida mediante Resolución 1208 de 2014, para proveer 10 cargos directivos (tres cargos de Director Regional y siete cargos para Subdirectores de Centro) y 002 adoptada mediante Resolución 1550 de 2014, para proveer 10 empleos de Gerencia Pública (dos cargos de Director Regional y ocho cargos de Subdirector de Centro).
1.2 Componente de Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes Programas y Proyectos
El SENA para cumplir cada una de sus metas y objetivos, estructuró planes y programas que le permitieron llevar a cabo su función social.
3 La construcción del plan de acción 2014 se realizó a partir de las estrategias y líneas base del Plan Estratégico 2011-2014 Visión 2020, Sena de Clase Mundial. Así mismo este plan se estructuró a partir de las cinco políticas de desarrollo administrativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Los insumos básicos para la formulación del plan de acción 2014 fueron; visión, misión, plan de desarrollo nacional, plan sectorial, plan de mejoramiento institucional. La formulación de metas e indicadores se soportó en el aplicativo Plan de acción-web Dirección de Planeación, plataforma por la cual se llevó acabo seguimiento periódico al avance de metas e indicadores planteados por las Direcciones, Oficinas, Regionales y Centros de Formación.
El seguimiento operativo del plan de acción en los Centros de Formación se realizó a partir del reporte cuatrimestral de indicadores de deserción, alta calidad, certificación y cupos que evidenciaron el avance de las metas de los programas y proyectos propuestos como; jóvenes rurales emprendedores, cien mil oportunidades, agencia pública de Empleo, apoyos de sostenimiento, formación virtual, formación integral, desplazados por la violencia, integración con la media, entre otros. Los comités primarios fueron el espacio utilizado por diferentes Centros de Formación para el análisis y formulación de acciones de mejora para optimizar el resultado de los diferentes indicadores.
Por otra parte, en respuesta a la política de transparencia y racionalización de trámites del Gobierno Nacional, el SENA elaboró el plan anticorrupción y de atención al ciudadano, estructurado en cuatro componentes; riesgos de corrupción y acciones para su manejo; estrategia anti tramites, rendición de cuentas y mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Este plan proyectó actividades como; Promover portafolio de servicios de la Entidad a los diferentes grupos de interés, actualización de los trámites inscritos en el Sistema único de Trámites SUIT, identificación de los riesgos de corrupción de los procesos de la Entidad.
Para el 2014 se realizaron estrategias de divulgación y socialización de la visión, misión y objetivos institucionales a través de la página web institucional, adquisición e implementación del aplicativo Compromiso, actividades de inducción y reinducción de los servidores públicos y divulgación del Sistema Integrado de Gestión.
En las Regionales y Centros de Formación la visión y misión fueron difundidas por medio de carteleras, correos electrónicos dirigidos a los funcionarios públicos y aprendices; actividades de inducción, publicación en los diferentes blogs de la web y socialización del PEI a instructores.
El modelo de operación por procesos definido por el SENA para la vigencia 2014 estuvo conformado por 17 procesos caracterizados, 93 procedimientos, 7 manuales, 10 instructivos, 18 guías y 255 formatos. De acuerdo a esta documentación se establecieron actividades, responsables, puntos de control, que conllevaron al fortalecimiento de la estandarización de las actividades de la entidad con el fin de dar cumplimiento a los objetivos institucionales. La documentación del Sistema Integrado de Gestión fue dispuesta en la herramienta COMPROMISO, fuente oficial de información para todos los servidores. Así mismo la Dirección de Planeación desarrolló capacitaciones a los líderes y gestores de las Regionales y Centros de Formación para fomentar la cultura de calidad. La entidad logró la certificación bajo las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009 porel ICONTEC.
4 Los líderes y Gestores SIG en las Regionales y Centros de Formación promovieron el Sistema Integrado de Gestión a través de sensibilizaciones, correos electrónicos, carteleras, y concursos.
1.2.3 Estructura Organizacional
La estructura organizacional del SENA fue adoptada mediante el decreto 249 de 2004. Los funcionarios y servidores de la entidad poseen el conocimiento de la estructura e identifican en qué línea de mando se encuentran ubicados. La entidad publicó la estructura organizacional en la página web para fácil consulta de sus clientes y partes interesadas.
1.2.4 Indicadores de Gestión
El SENA para el 2014 dispuso de una batería de indicadores que le permitieron evaluar la gestión de las Direcciones, Oficinas, Regionales y Centros de Formación. El seguimiento a los indicadores es realizado periódicamente y retroalimentado con los responsables de los procesos, el consolidado de esta evaluación fue publicado en la página institucional de manera semestral.
Las hojas de vida de los indicadores de cada proceso fueron publicados en el aplicativo CompromISO. A través de esta plataforma los responsables de proceso realizaron seguimiento y respectiva retroalimentación.
1.2.5 Políticas de Operación
El SENA publicó en la página web el Plan Estratégico “2011-2014 con visión 2020” fundamentado en tres objetivos prioritarios de Gestión; más empleo, menos pobreza, y más seguridad. El plan estratégico en mención fue articulado con los diferentes programas e indicadores del plan de acción de 2014 y con los proyectos de inversión desarrollados por la Entidad.
Así mismo, la promesa de valor de la Institución que respaldó el Sistema Integrado de Gestión se estructuró en cuatro ejes; I) prestación de servicios con calidad, oportunidad y pertinencia; II) aplicación de buenas prácticas ambientales, III) implementación de ambientes de trabajo y aprendizaje con condiciones que contribuyan a la seguridad y salud ocupacional desarrollo y IV) buen uso de las tecnologías de la información y comunicación, Esta política de calidad fue publicada en el aplicativo CompromISO, en la página web de la Entidad y socializada a través de los lideres SIG de cada área, Regional y Centro de Formación.
1.3 Componente Administración del Riesgo
El SENA durante el 2014 en cabeza de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, realizó capacitación sobre la metodología de identificación y valoración de los riesgos en cada una de las áreas. En consecuencia se actualizó el mapa de riesgos Institucional bajo los estándares de la norma de calidad ISO 31000 y lineamientos de Administración de Riesgos del DAFP, este trabajo se realizó en compañía de los lideres SIG y responsables de proceso, con el fin de formular acciones para mitigar la materialización de los riesgos identificados.
5 El mapa de riesgos se encuentra publicado en el aplicativo Compromiso en el módulo Administración de Riesgos para consulta y seguimiento de los servidores públicos de la Entidad.
En las regionales y Centros de Formación, la metodología de identificación, valoración y manejo de riesgos fue socializada por medio de video conferencias por parte de la Dirección de Planeación a los Lideres de procesos.
En el ejercicio de evaluación del Sistema de Control interno –MECI- vigencia 2014, se identificaron las siguientes debilidades:
1.1 Componente del Talento Humano
1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos:
A pesar de que se desarrollaron actividades de divulgación del código de ética falta el acto administrativo que formalice la adopción de los principios y valores éticos dentro de la Entidad.
Igualmente, el contenido del código de ética no incluyó la descripción de las conductas de los servidores públicos del SENA frente a temas como; los usuarios, clientes, funcionarios, proveedores, manejo de información, uso de bienes y medio ambiente, lineamientos anti soborno, antifraude, antipiratería, y de integridad ética.
Por otra parte este documento fue publicado en la Intranet del SENA, sin embargo se encuentra pendiente la divulgación en la página web institucional, con el fin de ser consultado por la ciudadanía y partes interesadas.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano:
A pesar de la existencia del Manual de Funciones de la entidad, los espacios de divulgación que se limitaron a la publicación de la página web y la inducción presencial de los servidores públicos.
Por otra parte el plan de inducción y re inducción presentó debilidades en la estructura y metodología. La etapa virtual del proceso no permite trascender ámbitos dinámicos y de mayor aprendizaje y la etapa presencial carece de mecanismos de control y seguimiento que permita la medición de la eficacia y efectividad de formación en los servidores públicos. En los módulos del programa de inducción “ABC del servidor” faltaron temas como; el manual de funciones, el Sistema Integrado de Calidad y MECI
1. MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
6 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico
1.2.2 Modelo de Operación por procesos
Para la aprobación y depuración de la documentación de algunos procedimientos, formatos y manuales que son necesarios para el desarrollo de las actividades de la Entidad, se careció de la oportunidad requerida.
El procedimiento de asignación de usuarios y claves para el ingreso a la herramienta CompromISO, de algunos instructores dificultó la socialización oportuna del uso del aplicativo.
1.2.4 Indicadores de Gestión
La Entidad cuenta con una batería de indicadores muy amplia y el seguimiento se fundamentó en la consolidación de los reportes realizados por las áreas, oficinas, Regionales y Centros de Formación, sin profundizar en acciones que permitan mejorar los resultados de los indicadores.
1.2.5 Políticas de Operación
Aunque el plan estratégico fue publicado en la página web institucional, el conocimiento de su contenido por parte de los servidores públicos fue débil.
Por otra parte el plan anticorrupción y atención al ciudadano de la vigencia 2014 fue elaborado sin profundizar en las siguientes variables; a) Diagnóstico del estado de tramites de la Entidad, b) indicadores y c) metas, aspectos relevantes en la efectividad de las acciones de anticorrupción y de gestión eficiente hacia al ciudadano.
1.3 Componente Administración del Riesgo
El proceso de identificación de riesgos se llevó a cabo desde las áreas de Dirección General sin profundizar en las necesidades y aspectos culturales, económicos, de infraestructura y capacidad operativa de las diferentes Regionales y Centros de Formación.
Así mismo, el seguimiento a las acciones de mitigación de riesgospresentó debilidades, debido a la inoportuna ejecución de las diferentes actividades formuladas.
A pesar de que se llevó a cabo la identificación de los riesgos de corrupción de la Entidad, esta actividad presentó deficiencias en la socialización a los servidores públicos de la Institución.
Igualmente, la Política de Administración de Riesgos Institucional (resolución 1116 de 2007),se encuentra desactualizada frente a los lineamientos establecidos por el decreto 943 de 2014 y ley 1174 de 2011 sobre Administración del riesgo y riesgos de corrupción respectivamente, toda vez que exceptúa aspectos como: a) objetivos, b) estrategias para establecer cómo se va a desarrollar la política a largo, mediano y corto plazo c) los
7 riesgos que se van a controlar, d) las acciones a desarrollar, e) seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas.
En el ejercicio de evaluación del Sistema de Control Interno –MECI, se identificaron los siguientes avances:
2.1 Componente de autoevaluación Institucional 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
El proceso de autoevaluación de Control y Gestión de la Entidad durante el 2014, se realizó a partir pre auditoría y auditoría de certificación bajo la norma ISO 9001:2008 y NCTGP 1000:2009.
Una vez certificada la Entidad la autoevaluación institucional se aseguró a partir de la revisión por la Dirección que realizó cada Regional, los insumos que se tuvieron en cuenta para esta revisión fueron; a) resultados de las auditorias de calidad (pre auditoria y auditoría de certificación), b) informe de resultados de la encuesta de medición de satisfacción al cliente c) resultados de los indicadores de las diferentes baterías, d) estado de acciones preventivas y correctivas. d) cambios internos o externos que podrían afectar el SIG, e) Recomendaciones de acciones de mejora que se hayan recibido de grupos internos y externos de la Entidad. Los resultados de esta revisión condujeron a la formulación de acciones de mejora para el fortalecimiento y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.
La herramienta que apoyó las actividades de autoevaluación fue el aplicativo CompromISO, a través del cual los líderes de proceso o servidor públicos realizaron seguimientos a los indicadores y planes de mejoramiento a partir de las alertas generadas en esta plataforma.
El fomento de la cultura del autocontrol fue elemento clave en el fortalecimiento de la autoevaluación Institucional. Esta actividad estuvo liderada por la Oficina de Control Interno a través de las visitas de auditoria a las diferentes Regionales y Centros de Formación, de los Subcomités de Control interno y los Comités Nacionales de Control Interno; espacios propicios para promover la capacidad que tiene cada servidor público para detectar las desviaciones en su trabajo y realizar los correctivos necesarios.
2.2 Componente de Auditoría Interna
El procedimiento de auditoria interna para el 2014se estructuró a partirlos lineamientos del Departamento Administrativo de la Función Pública y de las necesidades del SENA frente a la evaluación independiente y objetiva de los procesos y operaciones. Este proceso de auditoría interna contemplo las fases de a) programación general de
2. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
8 auditorías, b) planeación, c) ejecución, d) comunicación de resultados y c) seguimiento al cumplimiento de planes de mejoramiento.
Igualmente el programa anual de auditoría, se elaboró bajo estándares internacionales de auditoria. A partir del ejercicio de priorización de procesos, procedimientos y puntos de auditoria, se determinaron; 13 Regionales, 34 Centros de Formación para auditar y 7 procedimientos transversales a evaluar. Este programa anual de auditoría fue debidamente aprobado por el Comité Nacional de Control Interno y modificado de acuerdo los requerimientos especiales solicitados por parte de la Alta Dirección. La ejecución del programa a Diciembre 31 fue: el 100% para auditorias programas en Regionales, 117% en Centros de Formación y del 57% en Dirección General. El resultado de este ejercicio fue comunicado a los responsables de procesos y a la alta Dirección a través de informes detallados y ejecutivos que describieron los hallazgos y riesgos identificados en cada visita.
Así mismo, el informe Ejecutivo Anual de Control Interno fue elaborado oportunamente de acuerdo a los lineamientos del DAFP, a partir de pruebas documentales con los responsables de procesos y de la aplicación de una encuesta de conocimiento del Modelo Estándar de Control Interno MECI a las Regionales, con el fin de realizar una evaluación objetiva del Sistema. Este informe fue publicado en la página web y comunicado a la Alta Dirección y al representante MECI de la Entidad para que sirviera como insumo para la mejora continua del Sistema de Control interno.
2.3 Componente planes de Mejoramiento
La construcción de los planes de mejoramiento durante el 2014, fue resultado de tres fuentes de evaluación; auditorías internas de gestión, auditorías internas-externas de calidad y auditorías realizadas por la Contraloría General de la República. Estos planes de mejoramiento contemplaron acciones correctivas y preventivas guiadas a fortalecer los procesos de la Entidad.
El seguimiento de los planes de mejoramiento se realizó a partir de; la herramienta CompromISO; en el módulo de mejoramiento continuo donde los responsables de acciones preventivas o correctivas registraron los respectivos avances.
Así mismo, la Oficina de Control Interno llevo a cabo seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República en la vigencias: 2012, 2011,2010, 2009 y anteriores, a través de la celebración de mesas de trabajo con las Áreas y Regionales del SENA, con el objetivo de evaluar las acciones formuladas y obtener evidencias suficientes para el cierre de hallazgos. Resultado de este ejercicio fue el cierre de 319 hallazgos, actividad comunicada mediante oficio a la Contraloría General de la República.
El seguimiento de planes de mejoramiento por parte de las Regionales se surtió en los meses de Noviembre y Diciembre con la revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Calidad, en la cual se incluyó el reporte de avance.
9 En el ejercicio de evaluación del Sistema de Control interno –MECI- vigencia 2014, se identificaron las siguientes debilidades:
2.3 Componente planes de Mejoramiento
El seguimiento y cumplimiento de las acciones formuladas en los planes de mejoramiento fue insuficiente debido que el 31% del total de acciones correctivas y preventivas a Diciembre 31 de 2014 se encontraban sin gestionar. Así mismo el 19% del total de las acciones reportó avance de cumplimiento inferior al 25%.
Pese a que se formularon acciones preventivas y correctivas en los planes de mejoramiento de la Entidad, no han mitigado completamente las causas de los hallazgos o inconformidades.
Por otro lado, la articulación entre áreas y Regionales para la ejecución de las acciones formuladas en los planes de mejoramiento fue deficiente en la comunicación de los lineamientos de operación, dificultando la ejecución óptima de los planes de mejoramiento Institucionales.
En el ejercicio de evaluación del Sistema de Control Interno –MECI, se identificaron los siguientes avances:
3.1 Información y Comunicación Interna
La entidad para el 2014 dispuso de diferentes canales de comunicación para registrar peticiones, quejas, reclamos o sugerencias, estos canales fueron;
· Página web de la entidad:www.sena.edu.con link atención al ciudadano · Línea nacional 018000 910270
· Buzón de PQRS en Regionales y Centros de formación · Puntos de atención al usuario
· CRM
2. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
DEBILIDADES
3. EJE TRASNVERSAL DE COMUNICACIÓN
10 Así mismo, el grupo de Servicio al Cliente realizó análisis y seguimiento mensual a la información relacionada con las PQRS a nivel nacional.
De igual forma, se aplicó una encuesta anual de satisfacción al cliente a los diferentes usuarios; aprendices, empresas y ciudadanía en general, quienes utilizaron los diferentes canales de servicio e información de la Entidad.
Referente a las fuentes internas de información, el SENA implementó el aplicativo Compromiso que administró la documentación de los procesos Institucionales. Adicionalmente, en la página web institucional, fue publicado el normograma para consulta de servidores y ciudadanía en general de la normatividad de la Entidad.
El SENA llevó a cabo en el mes de Abril de 2014 la rendición de cuentas, donde socializó los programas y metas alcanzadas en el 2013, en materia de formación y empleo. Esta actividad fue divulgada a través de medios de comunicación como: televisión e internet.
En Diciembre de 2014 se celebró un nuevo espacio de rendición de cuentas donde el SENA en compañía de las Entidades adscritas al Ministerio de Trabajo, entregó balance de la gestión Institucional, destacando los aportes realizados en educación superior, formación en bilingüismo, aulas móviles, escuelas de instructores e iniciativas empresariales.
La Entidad a través de la Oficina de Gestión documental, realizó la actualización de las Tablas de Retención Documental a partir de los cambios normativos y ajustes de los procesos, esta información fue publicada en la intranet para la consulta de funcionarios y servidores.
En las Regionales y Centros de Formación el proceso de gestión documental se fortaleció a partir de jornadas de capacitación y correos institucionales a los servidores públicos. La política de comunicaciones Institucional, fue documentada a través del protocolo de comunicaciones, tuvo alcance a los colaboradores del SENA por medio de la Intranet y de la difusión realizada a través correos electrónicos. Esta política describió lineamientos de divulgación, promoción y buen uso de la imagen institucional e incluyó cuatro elementos de operación; 1. Manual de comunicaciones. 2. Identidad corporativa. 3. Manejo de páginas electrónicas y redes sociales; y 4. Pautas para eventos Institucionales.
3.2 Sistemas de información y comunicación
El SENA fortaleció el uso de la herramienta ON BASE a través de capacitaciones a las Regionales y Centros de formación, con el fin de optimizar el manejo del aplicativo en las Regionales y Centros de Formación. Esta herramienta contribuyo al proyecto de Oficina sin Papel, permitiendo iniciar la racionalización del consumo del papel en las dependencias nivel Nacional.
Por otra parte, la Estrategia de Gobierno en Línea (GEL) fue adoptada través de la resolución 2110 de 2014 por la cual se delegó a la oficina de sistema la implementación y sostenimiento de GEL. Así mismo el SENA presentó avance del 52% en la implementación de los seis componentes de la estrategia GEL: Democracia, Transformación, Transacción, Interacción, Información, Elementos Transversales.
11 Así mismo la Entidad fortaleció la comunicación con clientes internos y externos a través de la página web institucional www.sena.edu.co que divulgó información de la Entidad sobre gestión, planeación estratégica, servicios, alianzas para el trabajo, atención al ciudadano, noticias, entre otros.
Igualmente, la Entidad facilitó la realización de trámites en línea a través de la página web Institucional, estos trámites fueron: a) inscripción de aspirantes a programas de formación profesional, B) solicitud de certificados y constancias académicas c) solicitud de paz y salvos y aportes parafiscales, d) contratación virtual de aprendices SENA, e) pagos en línea.
Los sistemas de información utilizados por la Entidad para el cumplimiento de la misión y objeto social fueron; Sofia Plus Orions, Kactus, comproISO, ON BASE, CMDB a cargo del proveedor actual de servicios tecnológicos (PROA), OSGVA - Sistema de Gestión Virtual de Aprendices, SMA Servicio Médico Asistencial, Plan Operativo Anual (POA), Agencia Pública de Empleo (APE), entre otros.
El repositorio de capacitaciones manuales y ayudas para el uso de los sistemas de información fue publicado en la Intranet corporativa para consulta de los interesados. Adicionalmente, El SENA implementó la B.D de Gestión del Conocimiento; repositorio que centraliza las capacitaciones y documentación de los todos los sistemas de información. El responsable de la administración fue la Oficina de sistemas y proveedor de servicios IT con Guía Operacional CI-CN-P040.
En el ejercicio de evaluación del Sistema de Control interno –MECI- vigencia 2014, se identificaron las siguientes debilidades:
3.1 Información y Comunicación Interna
Se evidenciaron deficiencias en el registro de PQRS a través de la página web, debido a que en el periodo de evaluación del Sistema de Control Interno, se ejecutaron pruebas con los navegadores; Google Chrome e Internet Explorer donde el sistema permitió acceso y creación de la PQRS, pero presentó inconvenientes en el registro.
De acuerdo a los informes de seguimiento de PQRS del 2014, se presentaron algunas respuestas por fuera de los términos de ley.
El aplicativo ON BASE, presentó debilidades en la asignación de responsables de algunas PQRS a nivel nacional, ocasionando reproceso para la asignación y disminución del tiempo de respuesta.
3. EJE TRASNVERSAL DE COMUNICACIÓN 3. EJE TRANSVERSAL DE COMUNICACIÓN
12 Los resultados de rendición de cuentas Institucional, carecieron de planes de mejoramiento como resultado de las inquietudes y demandas de la ciudadanía y grupos de interés.
3.2 Sistemas de información y comunicación
La página web de la Entidad presentó debilidades en la actualización de la información de los Directores, Subdirectores y jefes de Oficina de la institución.
Igualmente, la funcionalidad de los links en el sitio web como: SIGOB, intermediación laboral, y búsqueda de perfiles disponibles presentaron dificultades en su acceso.
Para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno en la Entidad se realizan las siguientes recomendaciones:
Actualizar y adoptar mediante acto administrativo el codigo de ética, contemplando las conductas que deben ser acogidas por los servidores públicos del SENA, frente a situaciones de riesgo reputacional y de corrupción
Publicación en el sitio web institucional del codigo de ética para consulta de servidores y partes interesadas.
Conformar el comité de ética institucional como órgano consultor y asesor, cuya misión será velar por el cumplimiento de los principios, valores y compromisos institucionales.
Generar espacios dinámicos y efectivos para los procesos de inducción y reinducción de los servidores públicos. Así mismo es necesario el rediseño de los contenidos de estas actividades de tal forma que sean coherentes con los procedimientos y los cambios normativos y organizacionales de la Entidad.
Depurar y rediseñar los indicadores de gestión para una efectiva medición del impacto de los programas planes y proyectos de la Entidad.
Publicar de manera oportuna el plan anticorrupción y de atención al ciudadano de acuerdo al decreto 2641 de 2012.Igualmente formular este plan definiendo indicadores, metas y diagnóstico de trámites.
Crear un área/ grupo de Administración o Gestión de Riesgos Institucionales, con el fin de realizar adecuada identificación, valoración y seguimiento de riesgos que le permita a la Entidad mitigar la pérdida de recursos y el posible incumplimiento de los objetivos Institucionales.
13 Identificar los riesgos de corrupción en consenso con las Regionales y Centros de Formación para generar acciones que mitiguen el impacto catastrófico para la Entidad.
Construir planes de mejoramiento de forma articulada entre las Regionales, Centros de Formación, oficinas y Direcciones con el fin de mitigar las causas raíz de las inconformidades y hallazgos identificados.
Realizar la publicación de las tablas de retención en el sitio web de la Entidad para consulta de la ciudadanía y servidores públicos.
Fortalecer la estrategia GEL en la Entidad para generar una gestión institucional eficiente transparente y participativa sobre la base de mejores servicios electrónicos
Revisar, depurar y suministrar información requerida por los Entes de Control en la página web del SENA, evitando sanciones legales y reprocesos.
Definir estrategia de socialización efectiva de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno – MECI tanto en la Dirección General como en las Regionales y Centros de Formación.
Elaboró: Diana Peralta Delgadillo -Adriana M. Pinzón Briceño Aprobó y Revisó: Raúl Eduardo González Garzón.
