PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO No. 0014
DONACIONES Y PREMIOS EN ESPECIE
I. COMPRA DE LOS BIENES PARA DONAR O A ENTREGAR A TITULO DE PREMIO
La compra de los bienes se realizará a través del módulo MM de SAP, para lo cual, desde la Solicitud de Pedido se utilizará el Código de Servicio 91000230 Entrega premios o donación, el cual tiene asociada la Categoría de Valoración 6697 Bienes adquiridos donación-premio que deriva a la cuenta de mayor 1895950006 Otros activos-diversos-bienes adquiridos para donar o regalar.
Debido a que la cuenta 1895950006 no está creada como Clase de Costo, las compras se realizarán con cargo a Ordenes Estadísticas que la Contabilidad General creará en la medida que se requieran, previa solicitud del área o dependencia que asumirá el gasto. Una vez creada la respectiva Orden, el área responsable deberá solicitar a Presupuesto la actualización de las reglas de derivación, indicando el número de la orden, el centro gestor y el programa de financiamiento.
El grupo de artículos a utilizar será el Código 2261 Bs premios y donaciones.
Si los bienes que se adquieran están gravados con el impuesto sobre las ventas, el IVA se debe tratar como mayor valor, para lo cual se debe utilizar el Indicador BN.
Una vez elaborados la Solicitud de Pedido y el Pedido se procede a la Entrada de Actividad que genera un documento financiero con la siguiente imputación contable:
Número de la orden estadística
Por último, se realiza la verificación de factura en la cual se practican las retenciones en la fuente a que haya lugar, de acuerdo con las condiciones fiscales del proveedor. Tener en cuenta que el IVA en la compra de bienes para donar o para entregar a título de premio se debe tratar como mayor valor, utilizando el indicador BN.
II. ENTREGA DE LOS BIENES A LOS DONATARIOS O GANADORES DE LOS
PREMIOS
Con la entrega de los bienes se debe reconocer el gasto por concepto de donación o premio, según corresponda. El gasto se reconocerá por el valor de adquisición de los bienes donados o entregados a título de premio, incluido el IVA, afectando las siguientes cuentas contables:
5395250001 Gasto No Operacionales – Diversos -Donaciones-Con req.Art.125 E.T. 5395250002 Gasto No Operacionales - Diversos-Auxilios y Premios
La contrapartida es un crédito a la cuenta de mayor 1895950006 Otros activos-diversos-bienes adquiridos para donar o regalar, la cual se afectó con la compra de los bienes. Una vez entregados los bienes objeto de la donación o premio, el saldo de la cuenta 1895950006 Otros activos-diversos-bienes adquiridos para donar o regalar
debe ser cero (0).
Con el objeto de controlar el uso de la cuenta 1895950006, ésta solo será imputable por usuarios previamente autorizados. Para el efecto cada una de las dependencias deberá informar a la Contabilidad General el nombre del usuario que será responsable del
manejo de la cuenta y solicitar que se le habilite la respectiva autorización. Únicamente se habilitará un usuario por dependencia.
Dado que la cuenta 1895950006 se afectará tanto por el módulo MM con la entrada de actividad, como por el módulo FI con la entrega de los bienes, el usuario que se designe deberá tener autorización para ejecutar las dos operaciones dentro del sistema. De otra parte, cuando a ello hubiere lugar, en el mismo documento contable se debe causar la retención en la fuente asumida por ganancias ocasionales, teniendo en cuenta lo siguiente:
Las donaciones efectuadas a las entidades previstas en el artículo 125 E.T. no están sometidas a retención en la fuente.
La entrega de premios, en dinero o en especie, está sometida a retención en la fuente por ganancias ocasionales a la tarifa del 20%, cuando el valor del premio sea superior a 48 UVT, es decir $1.206.000 (valor base año 2011).
De manera excepcional y únicamente para los fines de este procedimiento, la retención en la fuente se causará con imputación directa sobre la cuenta 2365450001 CxP ReteRenta 20% Loterías, Rifas, Apuestas y Similares.
El documento contable queda de la siguiente manera:
El tercero beneficiario de la donación o de los premios se identificará digitando el Código de Acreedor en el campo asignación de las cuentas de gasto 5395250001 Donación y 5395250002 Auxilios y premios.
El indicador de IVA en el gasto tanto por Donación o Premio como por Retención Asumida siempre será 0S Imputable únicamente
por usuarios previamente autorizados
El diligenciamiento del campo asignación en la cuenta del gasto es obligatorio y el sistema valida que el código que allí se indique corresponda a un tercero previamente creado en el maestro de acreedores. Se debe digitar el código de acreedor seguido de un espacio y la letra K. Ej. 1004738 K.
El programa de información exógena reportará la donación o el premio en cabeza del tercero que corresponda al código que se indique en el campo Asignación de la cuenta del gasto.
III. CONTROL PRESUPUESTAL
Este evento ejecutará con la compra de elementos. Por tanto la cuenta 1895950006 Otros Act-Diversos-Bienes adquiridos para donar o regalar, se le asignó la PosPre 212512501 Aportes y Contribuciones.
Código del Acreedor beneficiario de la donación o premio, seguido de espacio y la letra K
Se creará una orden por cada área de Oficina Central que utilice este evento y por Comité.
Las salidas de almacén se registran por las cuentas 5395250001 y 5395250002 y este evento no es relevante para presupuesto.
IV. AUTORIZACION ETESA
La realización de juegos de suerte y azar, concursos o eventos que involucren la entrega de premios, requiere la autorización previa de la Empresa Territorial para la Salud ETESA en liquidación o de las Secretarías de Gobierno; por lo tanto, las áreas o dependencias de Federación que organicen eventos de esta naturaleza deben solicitar el acompañamiento de la División Jurídica toda vez que el proceso tiene implicaciones de carácter legal.
Adicionalmente, se deben liquidar, declarar y pagar los derechos de explotación y gastos de administración de acuerdo con las tarifas y valores determinados, los cuales a partir del mes de febrero de 2011 serán recaudados y administrados por la DIAN. En este punto la Oficina de Asuntos Tributarios hará el acompañamiento necesario.
OFICINA DE ASUNTOS TRIBUTARIOS Febrero de 2011
